Prozesseinheit 3 Eventorganisation Financial Service Sector

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1 Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 3 2. Hauptteil 3 3. Schlussteil 4 4. Flussdiagramm Teil Flussdiagramm Teil Flussdiagramm Teil Kritische Schnittpunkte 8 8. Vorgehensplan 9 9. Auswertungsbogen 10 Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 2 von 10

3 1. Einleitung Ich arbeitete in der IBM Schweiz AG als Kauffrau Lernende in vier verschiedenen Abteilungen. In den ersten zwei Lehrjahren wechselte ich halbjährlich, nun im dritten bleibe ich ein ganzes Jahr in der fünften und letzten Abteilung. Aktuell bin ich in der Abteilung Financial Service Sector (FSS) als Salesassistentin tätig. Ich helfe den Verkäufern (Sales) bei administrativen Aufträgen und organisiere diverse Kundenevents, wie auch das Dinner anlässlich des Finance Forum. 2. Hauptteil 1) Allgemein: Eingang des Auftrages, einen Event zu organisieren. Mein Fall: Auftrag, anschliessend an das Finance Forum (Plattform & Anlass um Kundenbeziehungen zu pflegen) ein Dinner für C-Level 1 Executives aus der Bankenund Versicherungsbranche zu organisieren und entsprechende Kundenwünsche zu berücksichtigen. 2) Allgemein: Mit dem Auftraggeber werden bei einem Meeting die Rahmenbedingungen für den Event besprochen. Mein Fall: Da es sich beim Executive Dinner um ein sich jährlich wiederholendes Ereignis handelt, konnten die meisten Informationen von der bisherigen Organisatorin bereitgestellt werden. Dazu gehörte unter anderem das Budget 2 sowie die Anzahl Teilnehmer. Diese Arbeit diente dazu, die Entscheidungsprozesse und Kommunikation zu verbessern. 3) Allgemein: Suche nach passenden Daten für den Event Mein Fall: Da das Executive Dinner anschliessend an das Finance Forum stattfindet, war die Auswahl geeigneter Daten sehr klein. Es kamen nur die zwei Tage anfangs November in Frage. 4) Allgemein: Anhand der Rahmenbedingungen werden Ideen für den Event gesammelt. Dazu gehören mögliche Lokationen, Programm und Verpflegung. Mein Fall: Im Falle des Executive Dinners geht es primär um das Gespräch mit den Kunden. Ein Unterhaltungsprogramm wäre in diesem Fall störend gewesen. Bezüglich der Lokation und Verpflegung fiel die erste Wahl auf den Mövenpick Beef Club, weil der Event in einem exquisiten Rahmen stattfinden sollte. 5) Allgemein: Aufgrund der verschiedenen Ideen wird abgeklärt, ob die entsprechenden Räumlichkeiten an den gewünschten Daten vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen wieder neue Ideen gesammelt werden Schritt 4. Mein Fall:: Der Mövenpick Beef Club konnte bereits 8 Monate vor dem Event reserviert werden. 6) Allgemein: Anhand der bisher zur Verfügung stehenden Informationen kann ein grober Ablaufplan für den Event aufgestellt werden. Mein Fall: Da für das Dinner kein Ablaufplan vorgesehen war, wurde mit dem Mövenpick Beef Club das Menü (Menüplan befindet sich im Anhang), sowie die Dekoration und der Apéro besprochen. 7) Allgemein: Die bisher bekannten Kosten werden mit dem ursprünglich aufgestellten Budget verglichen. Wird das Budget überschritten, muss wieder auf Schritt 4 zurückgesprungen und alternative Ideen gesammelt werden. Mein Fall: Die Kosten für Apéro, Menü, Dekoration und Lokalität lagen im vorgegebenen Budget. 8) Allgemein: Sind mögliche Konflikte mit dem Budget bereinigt, können Rahmenprogramm und Lokation definitiv gebucht werden. Mein Fall: Das Essen im Mövenpick Beef Club wurde gebucht. 1 C-Level: Berufsbezeichnung, welche mit Chief anfängt. Zum Beispiel CEO (Chief Executive Officer) 2 Geplante Einnahmen und Ausgaben Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 3 von 10

4 9) Allgemein: Das weitere Vorgehen wird festgehalten und in einer To-Do - Liste zusammengefasst. In ihr werden auch Enddaten und Zuständigkeiten (falls mehrere Personen beteiligt sind) festgehalten. Mein Fall: Programmablaufplan sowie Checkliste konnten vom letztjährigen Event übernommen werden. Somit waren nur kleine Änderungen und Ergänzungen notwendig. 10) Allgemein: Der Event wird an alle (intern) Betroffenen kommuniziert. Mein Fall: Die IBM-internen Teilnehmer wurden über den Event informiert. Zudem wurden in Absprache mit unseren Verkaufsverantwortlichen die Kunden ausgesucht, welche eine Einladung erhalten. 11) Allgemein: Der Event wird durch geeignete Medien an das Zielpublikum kommuniziert. Mein Fall: Die ausgewählten Kunden erhielten eine persönliche, schriftliche Einladung. Diese konnten sich per Rückantworttalon, oder Telefon für das Dinner anmelden. 12) Allgemein: Anhand der Checkliste werden die Aufgaben an die zuständigen Personen verteilt und ausgeführt. Mein Fall: Aufgaben, welche nicht selber ausgeführt werden konnten, wurden an einen Teamkollegen weitergegeben. Einträge im Kalender stellten sicher, dass die Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt waren. 13) Allgemein: Falls vorhanden werden zusätzliche Informationen an die Teilnehmer/Zielgruppe kommuniziert. Mein Fall: Teilnehmer, welche sich angemeldet hatten, erhielten ein Bestätigungsschreiben, in welchem Ort und Datum nochmal aufgeführt waren. 14) Allgemein: Für den Ablauf des Events wird ein Einsatzplan erstellt. Mein Fall: Die Helfer wurden darüber Informiert, zu welcher Zeit sie was zu tun haben, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. 15) Allgemein: Der Event wird durchgeführt. Mein Fall: Das IBM Executive Dinner hat im Beef Club Mövenpick in Zürich stattgefunden. 16) Allgemein: Sämtliche Ausgaben werden in einer abschliessenden Bilanz aufgelistet und mit der Budgetierung verglichen. Mein Fall: Die Ausgaben wurden anhand der Rechnungen protokolliert und bei den übrigen Unterlagen zum Event abgelegt. 17) Allgemein: Bei der Erfolgskontrolle wird anhand von geeigneten Kriterien eruiert, ob die vom Auftraggeber gewünschten Ziele erreicht werden konnten und wo mögliches Verbesserungspotenzial für folgende Events liegt. Mein Fall: Nach dem Dinner wurde direkt ein mündliches Feedback von den IBM-internen Teilnehmern eingeholt. 18) Allgemein: Falls sich aus der Erfolgskontrolle oder der persönlichen Beobachtung Verbesserungsvorschläge ergeben, werden diese für weitere Events dokumentiert und an einem geeigneten Ort abgelegt. Mein Fall: Die Kunden sowie die teilnehmenden Verkaufsverantwortlichen waren sehr zufrieden mit dem Executive-Dinner. Aus der Organisation ergaben sich keine wesentlichen Verbesserungsvorschläge. 3. Schlussteil Ich unterstütze das Verkaufsteam sehr gerne, da ich einerseits ihr Metier kennenlerne, andererseits jenes einer Verkaufsassistentin. Die Arbeiten sind abwechslungsreich und spannend. Das IBM Executive Dinner zu organisieren war für mich eine neue Herausforderung, die ich gerne annahm. Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 4 von 10

5 4. Flussdiagramm Teil 1 Start 1 Auftragseingang 2 Besprechung Details 3 Geeignete Termine evaluieren 4 Ideenfindung 5 Ist eine geeignete Lokation verfügbar? nein ja 6 Ausarbeitung Rahmenprogramm A B Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 5 von 10

6 5. Flussdiagramm Teil 2 A B 7 Liegt der geplante Event im Budget? nein ja 8 Buchen von Lokation und Rahmenprogramm 9 Ablaufplan und Checkliste erstellen 10 Interne Kommunikation 11 Externe Kommunikation 12 Aufgabenverteilung anhand der Checkliste C Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 6 von 10

7 6. Flussdiagramm Teil 3 C 13 Rücksprache mit allen Verantwortlichen 14 Einsatzplan erstellen 15 Durchführung des Events 16 Abschlussbudget erstellen 17 Event ohne Verbesserungsvorschläge? nein Verbesserungsvorschläge notieren und ablegen 18 ja Ende Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 7 von 10

8 7. Kritische Schnittstellen 1. Geeignete Termine evaluieren Je mehr Beteiligte an einem Anlass sind, desto schwieriger ist es einen geeigneten Termin zu finden. Da das Finance Forum an zwei Tagen stattfindet, standen nur diese zur Verfügung. Der Dinnerraum bei Mövenpick war am ersten Abend schon vergeben. Somit war das Datum für das Dinner fixiert. 2. Ist eine geeignete Lokation verfügbar? Ich reservierte den Raum im Beef Club Mövenpick für das IBM Executive Dinner schon 8 Monate vor dem Event, damit wir diesen auf sicher hatten. 3. Liegt der geplante Event im Budget? Das Budget musste beantragt und bewilligt werden. Dies geschah anhand eines Formulars, welches ich nach der Besprechung mit dem Verantwortlichen von Mövenpick bezüglich Menü, Dekoration und Apéro ausfüllte. Erst als das Budget bewilligt wurde, konnte ich mit meinen Vorbereitungen weiterfahren. Wäre die Genehmigung für das geplante Budget nicht erfolgt, hätte ich mit der Planung wieder bei der Ideenfindung beginnen müssen. 4. Externe Kommunikation Es musste ein passendes Medium gefunden werden, damit die externen Betroffenen auf den Event aufmerksam wurden. Im Anhang ist die persönliche Einladung zu finden, welche ich den Eingeladenen verschickt habe. 5. Aufgabenverteilung anhand der Checkliste Die Aufgaben, welche ich aufgrund längerer Abwesenheit nicht selber ausführen konnte, gab ich einem Teamkollegen weiter. Ich musste mich auf ihn verlassen können, dass er die Arbeit termingerecht und sauber ausführt. Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 8 von 10

9 8. Vorgehensplan Prioritäten-Grad = Hohe Priorität = Mittlere Priorität = Niedrige Priorität Geplante Zeit in h Studium 1 Zeitraum der Ausführung Vorgehensplan ½ Flussdiagramm 4 Kurzbericht 4 Musterdokumente 1 Formatierung 2 Lernjournal 1½ Reserve 1 Woche Total 15 Oktober 07 November 07 Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 9 von 10

10 9. Auswertungsbogen Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit 3 Anhand meiner Lernjournalbögen zu dieser Prozesseinheit beantworte ich die untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch...weil es mir Spass machte, dieses Dinner zu organisieren. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich schon bei mehreren Eventorganisationen mithalf, jedoch noch nie alleine einen Event auf die Beine stellte. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich schon zwei Prozesseinheiten hinter mit hatte und daher den groben Ablauf schon kannte. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich meine Erfahrungen nichts alles weil ich gelernt habe, den Ablauf zu optimieren. Jasmin Schmuki Dezember 2007 Seite 10 von 10

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