Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF-Dokumente in Exchange-Umgebungen.. 5. PDF Security Suite in SharePoint-Umgebungen... 9

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2 Inhalt Einführung... 3 Foxit PDF Security Suite-Umgebungen... 4 Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF-Dokumente in SharePoint-Umgebungen 4 Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF-Dokumente in Exchange-Umgebungen.. 5 Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF-Dokumente in Desktopumgebungen... 6 Komponenten der Foxit PDF Security Suite... 7 Foxit PDF Secure RMS Protector... 7 Foxit PhantomPDF Business... 7 Foxit Reader... 8 PDF Security Suite in SharePoint-Umgebungen... 9 Bereitstellung durch IT-Manager... 9 Erstellen von Schutzprozessen in SharePoint Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in SharePoint-Umgebungen PDF Security Suite in Exchange-Umgebungen Bereitstellung durch IT-Manager Erstellen von Schutzprozessen in Exchange-Umgebungen Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in Exchange-Umgebungen PDF Security Suite in Desktopumgebungen Erstellen von Schutzprozessen in Desktopumgebungen Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in Desktopumgebungen RMS PDF Protection-Werzeug Schlussfolgerung Kontakt

3 Einführung Der rapide Anstieg an Onlinedokumenten ist auf die Effizienzsteigerungen zurückzuführen, die in Unternehmen und staatlichen Organisation durch die digitale Speicherung von Dokumenten (im Gegensatz zum herkömmlichen Papier) deutlich spürbar werden. Das PDF-Format (Portable Document Format) hat sich als vorherrschendes Dateiformat zum Freigeben und Archivieren von Dateien durchgesetzt, da dieses Format eine zuverlässige Vervielfältigung von Informationen auf vielen verschiedenen Plattformen möglich macht und lediglich weit verbreitete PDF Readersoftware zum Anzeigen der Dokumente benötigt wird. Digitalen Zugriff auf eine große und stetig wachsende Anzahl von Dokumenten mit vertraulichen Informationen effizient zu verwalten, hat sich zu einer der wichtigsten Herausforderungen von IT-Unternehmen entwickelt. Der Microsoft Active Directory Rights Management Service (AD RMS) schützt digitale Dokumente, die die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen und des Staates erfüllen. Da Microsoft AD RMS lediglich Microsoft Office -Dokumente schützt, stellt Microsoft ein RMS Software Development Kit (SDK) für Softwareunternehmen zum Erweitern der AD RMS- Unterstützung auf andere Dokumente bereit. Foxit hat dieses RMS SDK genutzt, um AD RMS den Schutz von PDF-Dokumenten zu ermöglichen. AD RMS wird verwendet, um den Zugriff auf rechtlich geschützten Inhalt auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Die Client-/Serverarchitektur des AD RMS verwendet Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 zum Hosten des AD RMS-Servers, der RMS-Lizenzen ausgibt. Die FoxitPDF Security Suite, die Foxit Reader, PhantomPDF Business und PDF RMS Protector enthält, bietet eine Lösung zur expliziten Implementierung der APIs des RMS-Clients. Foxit kann Kunden, die AD RMS zur Verbesserung ihrer Sicherheitsumgebung bereitgestellt haben, bei der Integration von PDF-Dokumenten helfen. Die Foxit PDF Security Suite unterstützt auch Azure Active Directory Rights Management (AAD RM). Der Foxit Reader ist ein von Microsoft bevorzugter PDF Reader für AD RMS, SharePoint 2013 und SharePoint Online in Office 365-Umgebungen. 3

4 Für IT-Experten, die die Datensicherheit verbessern, Konformitätsanforderungen erfüllen und Zeit und Geld sparen müssen, stellt die Foxit PDF Security Suite eine kostengünstige Lösung dar, die AD RMS-Richtlinienschutz und selektive Aktivierung von PDF-Funktionen (einschließlich des Ausfüllens von Formularen und der Dokumentbearbeitung) bereitstellt. Da die Foxit PDF Security Suite eine Erweiterung des AD RMS ist, können IT-Unternehmen die Vorteile sofort nutzen. Foxit PDF Security Suite: 1) Eine neue Lösung muss nicht bereitgestellt und verwaltet werden 2) Nutzen der Vorteile der bereits implementierten Sicherheitsvorlagen 3) Kein zusätzliches Training für IT-Administratoren erforderlich 4) Transparent für Endbenutzer - diese können dieselbe Lösung weiterhin nutzen, deren Funktionen sie bereits kennen 5) Extrem kostengünstige Lösung Foxit PDF Security Suite-Umgebungen In Organisationen, die AD RMS integriert haben und eine Rechteverwaltung für PDF-Dateien benötigen, erweitert die Foxit PDF Security Suite nahtlos Microsoft AD RMS um einen Richtlinienschutz für PDF-Dokumente in SharePoint -, Exchange - und/oder Desktoplösungen. Diese geschützten PDF-Dokumente können mit dem AD RMS-kompatiblen Foxit Reader gelesen werden. Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF- Dokumente in SharePoint-Umgebungen In Unternehmen werden Dateien auf unterschiedliche Weise freigegeben. Eine der am häufigsten genutzten Möglichkeiten ist die Verwendung eines SharePoint-Servers, der von einem AD RMS- Server geschützt wird. In einer solchen Umgebung werden Microsoft Office-Dateien auf dem 4

5 SharePoint-Server freigegeben und anschließend beim Herunterladen auf einen Client verschlüsselt und durch Richtlinien geschützt. Foxit PDF Security Suite RMS Protector erweitert diese AD RMS-Funktionen auf PDF-Dokumente. Der RMS-kompatible Foxit Reader erzwingt durch AD RMS-Richtlinien geschützte PDF-Dateien für Vorgänge wie Lesen, Drucken, Kopieren und Hinzufügen von Anmerkungen. PhantomPDF Business bietet neben den Funktionen von Foxit Reader auch PDF-Bearbeitungsfunktionen. Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF- Dokumente in Exchange-Umgebungen Die Freigabe von Dateien über stellt eine weitere gängige Möglichkeit für Unternehmen dar. Mit einem Exchange-Server in einer AD RMS-Umgebung können Rechteverwaltungsdienste für Microsoft Office-Dateien durchgesetzt werden, die an -Nachrichten angehängt werden. Ähnlich wie in SharePoint-Umgebungen erweitert Foxit PDF Security Suite RMS Protector die AD RMS-Funktionen solcher Umgebungen auf PDF-Dokumente. Der AD RMS-kompatible Foxit Reader erzwingt durch AD RMS-Richtlinien geschützte PDF-Dateien für Vorgänge wie Lesen, Drucken, Kopieren und Hinzufügen von Anmerkungen. PhantomPDF Business bietet neben den Funktionen von Foxit Reader auch PDF-Bearbeitungsfunktionen. 5

6 Durchsetzen von AD RMS-Richtlinien für PDF-Dokumente in Desktopumgebungen In Unternehmen werden auch Dateien freigegeben, die sich auf den Desktopsystemen befinden. In solchen Umgebungen erweitert die Foxit PhantomPDF Business-Lösung, die auf jedem Desktopsystem bereitgestellt werden muss, auf dem PDF-Dateien freigegeben werden sollen, diese AD RMS-Funktionen auf PDF-Dokumente. PhantomPDF Business wird auch nahtlos in die Microsoft Office Word-, PowerPoint- und Excel-Desktopsysteme integriert. Der AD RMSkompatible Foxit Reader erzwingt durch AD RMS-Richtlinien geschützte PDF-Dateien für Vorgänge wie Lesen, Drucken, Kopieren und Hinzufügen von Anmerkungen. PhantomPDF Business bietet neben den Funktionen von Foxit Reader auch PDF-Bearbeitungsfunktionen. 6

7 Komponenten der Foxit PDF Security Suite Foxit PDF Secure RMS Protector Foxit PDF Secure RMS Protector wird auf jedem SharePoint- oder Exchange-Server installiert, der mit einem AD RMS-Server kommuniziert. Nach der Installation erweitert diese Anwendung alle Microsoft AD RMS-Funktionen auf sämtliche PDF-Dateien, die für die SharePoint Serveroder Exchange- veröffentlicht wurden, indem Sicherheitsvorlagen in RMS angewendet werden. Foxit PDF Secure RMS Protector kann nahtlos in SharePoint- oder Exchange- Arbeitsabläufe integriert werden, um AD RMS-Richtlinienschutz automatisch und transparent auf sämtliche PDF-Dokumente zu erweitern. Systemanforderungen Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007, 2010 und 2013) Microsoft Exchange Server 2010 und 2013 Windows Server 2003 (32 Bit und 64 Bit), Windows Server 2008 (32 Bit und 64 Bit), Windows Server 2012 (32 Bit und 64 Bit) 1 GB Arbeitsspeicher, 10 MB freier Festplattenspeicherplatz Foxit PhantomPDF Business Foxit PhantomPDF Business erweitert die Vorteile der AD RMS-Nutzungskontrolle von Desktop- /Client-Systemen auf alle PDF-Dokumente und ermöglicht dem Verfasser die Steuerung der Dokumentfunktionen jeder einzelnen PDF-Datei. Zudem wird der AD RMS-Richtlinienschutz bei verschiedenen Vorgängen durchgesetzt, beispielsweise beim Drucken, Kopieren, Hinzufügen von Anmerkungen, Bearbeiten, Weiterleiten und Löschen von PDF-Dateien, unabhängig davon, ob diese von einem SharePoint-Server oder aus anderen Desktopsystemen heruntergeladen wurden. 7

8 Systemanforderungen Betriebssysteme Microsoft Windows XP Home, Professional oder Tablet PC Edition mit Service Pack 2 oder 3 (32 Bit und 64 Bit). Windows Vista Home Basic, Home Premium, Business, Ultimate oder Enterprise mit oder ohne Service Pack 1 (32 Bit und 64 Bit). Windows 7 (32 Bit und 64 Bit) Empfohlene Mindesthardware für bessere Leistung 1,3-GHz-Prozessor oder schneller. 512 MB RAM (Empfohlen: 1 GB RAM oder mehr). 700 MB verfügbarer Festplattenplatz. Bildschirmauflösung 800 x 600. Foxit Reader Der Foxit Reader ist ein kleiner, schneller PDF Viewer mit großem Funktionsumfang, mit dem Sie jede PDF-Datei öffnen, anzeigen und drucken können. Im Gegensatz zu anderen PDF Readern umfasst Foxit Reader auch benutzerfreundliche Kooperationswerkzeuge, z. B. die Möglichkeit, Anmerkungen hinzuzufügen, Formulare auszufüllen und PDF-Dokumenten Text hinzuzufügen. Zudem wird der AD RMS-Richtlinienschutz bei verschiedenen Vorgängen durchgesetzt, beispielsweise beim Drucken, Kopieren, Hinzufügen von Anmerkungen, Bearbeiten, Weiterleiten und Löschen von PDF-Dateien, unabhängig davon, ob diese Dateien von einem SharePoint- Server heruntergeladen oder als angehängt werden oder ob sie auf anderen Desktopsystemen gespeichert sind. Der Foxit Reader ist ein von Microsoft bevorzugter PDF Reader für AD RMS, SharePoint 2013 und SharePoint Online in Office 365-Umgebungen. Systemanforderungen Betriebssysteme 8

9 Microsoft Windows XP Home, Professional oder Tablet PC Edition mit Service Pack 2 oder 3 (32 Bit und 64 Bit). Windows Vista Home Basic, Home Premium, Business, Ultimate oder Enterprise mit oder ohne Service Pack 1 (32 Bit und 64 Bit). Windows 7 (32 Bit und 64 Bit) PDF Security Suite in SharePoint-Umgebungen Die Bereitstellung von mit AD RMS geschützten Dateien in SharePoint-Umgebungen ist sehr einfach und entspricht der Bereitstellung geschützter Microsoft Office-Dateien. Bereitstellung durch IT-Manager IT-Manager müssen folgende einfache Schritte für die erstmalige Bereitstellung durchführen: 1. Einfügen der entsprechenden Microsoft AD RMS-Server-URL in der SharePoint- Zentraladministration, um eine Verbindung herzustellen. 9

10 2. Einrichten der Dokumentenbibliothek im Document Center von SharePoint, um den Microsoft AD RMS-Dienst (auch bekannt als IRM) zu aktivieren. Diese Dokumentenbibliothek enthält die zu schützenden PDF-Dateien. 10

11 3. Einrichten von Benutzer- und Gruppenberechtigungen für die Dokumentenbibliothek mit IRM-Diensten auf der Berechtigungsseite des Document Center. 11

12 Erstellen von Schutzprozessen in SharePoint Verfasser von PDF-Dokumenten müssen folgende einfache Schritte durchführen, um vertrauliche PDF-Dokumente über SharePoint zu verteilen: 1. Die Verfasser der Dokumente erstellen PDF-Dokumente auf ihren Desktopsystemen. 2. Nach Erstellung der PDF-Dokumente laden Verfasser die PDF-Dateien in die für den IRM-Dienst aktivierte Dokumentenbibliothek hoch. 12

13 Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in SharePoint-Umgebungen Benutzer, die Zugriff auf geschützte PDF-Dokumente benötigen, können folgende einfache Schritte durchführen: 1. Anmelden an der SharePoint-Umgebung an, Navigieren zur Dokumentenbibliothek und Klicken auf die Datei, um die PDF-Datei zu öffnen oder herunterzuladen. Die Foxit- Clientanwendung (Foxit Reader oder Foxit PhantomPDF) ruft dann den AD RMS-Client auf, der den RMS-Server kontaktiert, der wiederum den Benutzer überprüft und eine Benutzerlizenz ausgibt. 13

14 2. Die Foxit-Clientanwendung gibt die Datei dann aus und setzt die zugewiesenen Rechte durch. 14

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16 PDF Security Suite in Exchange-Umgebungen Die Bereitstellung von mit AD RMS geschützten Dateien in Exchange-Umgebungen ist sehr einfach und entspricht der Bereitstellung geschützter Microsoft Office-Dateien. Bereitstellung durch IT-Manager IT-Manager müssen folgende einfache Schritte für die erstmalige Bereitstellung durchführen: 1. Einrichten der Exchange Server-Umgebung mit der entsprechenden Microsoft AD RMS- Server-URL, um die Verbindung herzustellen. 2. Einrichten von Sicherheitsregeln für bei aktiviertem AD RMS-Dienst (auch bekannt als IRM). 16

17 3. Einrichten von Schlüsselwörtern (Schlüsselwörter lösen in AD RMS den Schutz von Dateien aus), Benutzern und Gruppenberechtigungen für die /den -Anhang mit den IRM-Funktionen von Exchange Server. 17

18 Erstellen von Schutzprozessen in Exchange-Umgebungen Nach der PDF-Erstellung müssen Dokumentverfasser das vertrauliche PDF-Dokument zur Verteilung lediglich an eine Outlook- anhängen. Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in Exchange-Umgebungen Benutzer, die Zugriff auf geschützte PDF-Dokumente benötigen, können folgende einfache Schritte durchführen: 1. Wenn der Empfänger versucht, die vertraulichen PDF-Dokumente über zu öffnen, ruft die Foxit-Anwendung den AD RMS-Client auf, der den RMS-Server kontaktiert, der wiederum den Benutzer überprüft und eine Benutzerlizenz ausgibt. 2. Die Foxit-Clientanwendung gibt die Datei dann aus und setzt die zugewiesenen Rechte durch. PDF Security Suite in Desktopumgebungen Erstellen von Schutzprozessen in Desktopumgebungen Zum Schützen von Dateien in Desktopumgebungen sollten PDF-Verfasser folgende einfache Schritte durchführen: 1. Verfasser vertraulicher PDF-Dokumente verwenden die RMS-Verschlüsselungsfunktion von Foxit PhantomPDF Business (im Abschnitt Schutz ), um das Dokument zu schützen. 18

19 2. Nach Abschluss der Verschlüsselung können Verfasser die PDF-Dateien über , USB usw. verteilen. Zugreifen auf geschützte PDF-Dokumente in Desktopumgebungen Benutzer, die Zugriff auf geschützte PDF-Dokumente benötigen, können folgende einfache Schritte durchführen: 1. Nach Erhalt der PDF-Dokumente durch den Empfänger ruft die Foxit-Anwendung den AD RMS-Client auf, der den RMS-Server kontaktiert, der wiederum den Benutzer überprüft und eine Benutzerlizenz ausgibt. 2. Die Foxit-Clientanwendung gibt die Datei dann aus und setzt die zugewiesenen Rechte durch. 19

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21 RMS PDF Protection-Werzeug Das RMS PDF Protection-Werkzeug verschlüsselt und schützt PDF-Dateien mit Berechtigungen und Autorisierungseinstellungen über eine befehlsorientierte Schnittstelle, um vertrauliche Informationen davor zu schützen, von nicht autorisierten Benutzern in Microsoft Active Directory Rights Management Services-Umgebungen (AD RMS) gedruckt, bearbeitet und kopiert zu werden. Befehlsorientierte Schnittstellen bieten Befehlszeilenschnittstellen (CLIs) für IT- Administratoren zum Ausführen von Skripts oder bedarfsgerechte und C- Programmierschnittstellen für Entwickler zur Einbindung in vorhandene Anwendungen. Die wichtigsten Funktionen des RMS PDF Protection-Werkzeugs umfassen: 1. Befehlsorientierte Schutz (Verschlüsseln) und Aufhebung des Schutzes (Entschlüsseln) von PDF-Dateien mit angegebenen RMS-Rechterichtlinien. Schirmt die Details der Implementierung ab und ermöglicht dem Benutzer, PDF-Dateien unter Verwendung einiger weniger Schnittstellen befehlsorientiert zu schützen bzw. den Schutz aufzuheben. 2. Schützen und Aufheben des Schutzes von PDF-Batchdateien. Ermöglicht den Massen-, bedarfsorientierten und ereignisbasierten Schutz von Dateien sowie das Aufheben des Schutzes. 3. Abruf von offiziellen Vorlagen für Rechterichtlinien von RMS-Servern in Echtzeit. 4. Anwendung von dynamischen Sicherheitswasserzeichen. Dynamische Sicherheitswasserzeichen zeigen Anzeigeidentitätsinformationen in geschützten PDF- Dateien automatisch an, wenn Benutzer vertrauliche Informationen über Bildschirmfotos, Mobiltelefone, Kameras, Videoaufzeichnung oder ähnliche Methoden kopieren. 5. Genierung von Aktivitätsprotokolldateien, die den Verlauf über den Schutz bzw. das Aufheben des Schutzes von Dateien und den jeweiligen Zeitpunkt dieser Aktionen aufzeichnen. 6. Out-of-Box-Integration mit FCI (File Categorization Infrastructure). 7. Konsistentes Design mit dem Microsoft AD RMS Bulk Protection-Werkzeug und AD RMS SDK 2,1 mit einer konsistenten Benutzererfahrung zum Schutz von PDF-Dokumenten in 21

22 einem dem Schützen von Microsoft Office -Dokumenten ähnlichen Arbeitsablauf. Wendet die gleichen Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen auf alle Dateiformate an. 8. Unterstützt alle Dateifreigabe-/Datei-Repository-Umgebungen zum Schützen und Aufheben des Schutzes von Dateien. Schlussfolgerung Eine Steigerung des Werts vorhandener Investitionen in die IT-Infrastruktur durch Erweiterung der AD RMS-Dienste auf PDF-Dokumente bietet IT-Experten einen enormen Vorteil. Foxit PDF Security Suite stellt nahtlose Integration mit AD RMS in SharePoint-, Exchange- und Desktopumgebungen bereit. Diese Lösung kann problemlos installiert und unternehmensweit verteilt werden. Der Foxit Reader kann ohne Wartungsaufwand heruntergeladen werden. Für Unternehmen, die AD RMS als Digital Rights Management-Lösung verwenden, stellt die Foxit PDF Security Suite die optimale Lösung zum Schutz vertraulicher PDF-Dokumente dar. Folgende Gründe sprechen dafür: 1) Eine neue Lösung muss nicht bereitgestellt und verwaltet werden 2) Nutzen der Vorteile der bereits implementierten Sicherheitsvorlagen 3) Kein zusätzliches Training für IT-Administratoren erforderlich 4) Transparent für Endbenutzer diese können dieselbe Lösung weiterhin nutzen, deren Funktionen sie bereits kennen 5) Extrem kostengünstige Lösung Testen Sie die Foxit PDF Security Suite 30 Tage kostenlos, um zu sehen, wie AD RMS nahtlos auf PDF-Dateien erweiterte werden kann. Die Foxit PDF Security Suite kann als kostenlose 30- Tage-Testversion heruntergeladen werden, indem Sie hierklicken. 22

23 Kontakt Wenn Sie Fragen zu unseren Produkten haben oder Produktsupport benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir sind jederzeit für Sie da. Geschäftssitz: Foxit Software Incorporated Christy Street. Suite 201 Fremont CA USA Postadresse: Foxit Software Incorporated Christy Street. Suite 201 Fremont CA USA Sales: (24/7) Support: MYFOXIT oder (rund um die Uhr) Fax: Website: Vertrieb und Informationen - sales@foxitsoftware.com Marketingservice - marketing@foxitsoftware.com Technischer Support - support@foxitsoftware.com Fragen zur Website - webmaster@foxitsoftware.com 23

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