Seminararbeit Thema : Groupware / Lotus Notes Autor : Andreas Pacek Matrikelnummer :

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1 Seminararbeit Thema : Groupware / Lotus Notes Autor : Andreas Pacek Matrikelnummer : WS 1999 Datum: Betreuer: Prof. Dr. Jäger Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Groupware 2. Komponenten der Groupware 3. Lotus Notes Updates der Version Lotus Notes 5 5. Vergleich (Microsoft Exchange und Lotus Notes) 6. Praxisbeispiel 7. Fazit 8. Quellen Seite 2

3 1. Groupware Was versteht man unter Groupware? Der Begriff "Groupware" ist schwierig zu definieren. Im allgemeinen versteht man darunter Software, welche die Zusammenarbeit mehrerer User über Netzwerke koordiniert und verschiedene Techniken kombiniert. Sie befasst sich mit der Verwaltung von Informationen und Prozessen. Was ermöglicht Groupware und warum ist Groupware wichtig? Groupware optimiert Prozesse und die Kommunikation in Unternehmen. Sie kann Prozesse automatisieren und Arbeitsschritte verknüpfen. Sie ersetzt aber nicht die Organisationsoptimierung. Überflüssige Arbeitsschritte kann Sie nicht eliminieren. Sie ermöglicht Usern, unabhängig von Ort und Zeit, die gemeinsame Zusammenarbeit. Sie verwaltet und synchronisiert die Arbeit und gleicht Datenbestände ab. Dafür stellt die Groupware verschiedene Technologien zur Verfügung. Groupware besteht aus folgenden Basistechnologien: - Multimedia-Dokumentenverwaltung - Workflow - - Konferenzen - Terminplanung 2. Komponenten der GW Im folgenden werden die einzelnen Technologien der Groupware näher erläutert. 2.1 Multimedia-Dokumentenverwaltung Unter Multimedia-Dokumentenverwaltung versteht man eine Datenbank, die neben Textdokumenten speziell Multimediadokumente unterstützt. Sie bietet dabei das Speichern und Bearbeiten verschiedener Datentypen (Text, Bilder, Grafik, Audio, Video), sowie Indizierung und Suchmechanismen an. Ihren Ursprung hat die Multimedia-Dokumentenverwaltung in der digitalen Bild-Verarbeitung. Hier werden Datenbanken benutzt um eine sehr große Anzahl von Bildern, die früher beispielsweise auf Mikrofilmen gespeichert wurden, zu digitalisieren und auf Rechnern zu speichern. Das Speichern von Bildern auf Rechnern bietet viele Vorteile im Vergleich zu den alten Lagermethoden in Aktenschänken oder zum Speichern auf Mikrofilmen. Über Suchmechanismen können Bilder einfach gefunden werden. Sie können weiter bearbeitet oder einfach kopiert werden. Außerdem sparen Sie viel Geld. Bilder in Aktenschränken gingen oft verloren und kosteten viel Geld in der Archivierung, da für jedes Bild die gleichen Arbeitsschritte manuell durchgeführt werden mussten. Bei der Multimedia-Dokumentenverwaltung können viele Arbeitsschritte automatisch durchgeführt werden, wie beispielsweise komprimieren, indizieren und weitere digitale Verarbeitungsschritte. Seite 3

4 Multimedia-Datenbanken unterscheiden sich stark von SQL-Datenbanken. SQL-Datenbanken speichern strukturierte Daten in Tabellen. Für die Verwaltung von unstrukturierten Daten sind Sie ungeeignet. Groupware-Datenbanken verwalten unstrukturierte Daten und bieten dafür die passende Technologie an. Das Hauptobjekt in einer Groupware-Datenbank ist ein Dokument. Die Firma Lotus hat für seine Groupware-Software "Notes" eine eigene neue, groupware-spezifische Datenbanktechnologie entwickelt. 2.2 Workflow Eine weitere wichtige Technologie ist der Workflow-Bereich. Hierunter versteht man das Weiterreichen von Informationen und Jobs von Prozess zu Prozess, mit dem Ziel der automatischen Bearbeitung. Die neuen Workflow-Systeme, welche in Groupware-Software enthalten sind, können einfach Prozesse automatisieren und mit anderen Applikationen verknüpfen (OLE, ). Sie bieten Entwurftools zum Erstellen eigener Verarbeitungsprozesse an. Außerdem stellen Sie Funktionen zur Überwachung des Arbeitsfortschrittes, sowie Hilfsmittel für die Durchführung von Arbeitsprozessen zur Verfügung. Arbeitsprozesse und damit Workflows lassen sich codieren. Um den anwendungs-spezifischen Entwicklungsaufwand zu verringern, können vorgefertigte Workflow-Modelle benutzt werden. Es existieren 3 verschiedene Workflow-Modelle: - Prozessorientierter Workflow Die Systeme und Arbeitsschritte können hier nach klaren Regeln automatisiert werden. Hier werden die gleichen Arbeitsschritte immer wieder vollzogen und es gibt wenig oder keine Änderungen im Prozessablauf. - Spontaner Workflow Er wird für kurzlebige und spontane Prozesse benötigt. Beispielsweise kann die spontane Zusammenarbeit von örtlich getrennten Personen damit gesteuert werden. - Action-Workflow-Modell Das Action-Workflow-Modell ist ein Ansatz der Firma Action Technologies. In diesem Modell besteht jede Workflow-Aktion aus 4 aufeinanderfolgenden Phasen: - Vorbereitungsphase (Ein Kunde fordert etwas an.) - Verhandlungsphase (Der Kunde und der Prozess verhandeln über die Bedingungen für den korrekt erfüllten Auftrag.) - Durchführungsphase (Hier wird die Arbeit ausgeführt und über die Arbeitsweise berichtet.) - Annahmephase (Die Arbeit wird nur abgenommen, wenn der Kunde zufrieden ist.) Action Technologies stellt grafische Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Phasen und automatisch die Skripte erzeugt werden können. Seite 4

5 Der Ansatz von Action Technologies hilft in rekursiver Form die Client/Server-Prozesse zu erstellen und zu verfeinern. Workflowprozesse werden durch Routen, Regeln und Rollen beschrieben. Dabei beschreiben Routen die Pfade, auf denen sich ein Objekt bewegt und die Objekte selbst werden dabei definiert. Die Objekte können z.b. Dokumente, Formulare oder Nachrichten sein. Die Regeln legen fest, welche Daten wohin geschickt werden sollen. Diese Regeln definieren auch Bedingungen, beispielsweise soll eine eingegangene , wenn Sie vom Mitarbeiter XY stammt, umgehend zum Abteilungsleiter weitergeleitet werden. Rollen definieren Aufgaben unabhängig von konkreten Personen. Workflowobjekte können in verschiedene Teile getrennt und zu anderen Zeitpunkten während des Verarbeitungsflusses wieder zusammengefügt werden. Dazu werden Splits und Joins benutzt. Der Workflow-Markt ist stark am wachsen. Neben der steigenden Anzahl an Workflowanbietern bieten mittlerweile auch grosse Software-Firmen Workflow-Erweiterungen für Ihre Produkte an (z.b. SAP für R3). Viele Firmen haben sich auch darauf spezialisiert, Produkte speziell zu Lotus Notes anzubieten wurde eine Workflow-Koalition gebildet, die WfMC (Workflow Management Coalition). Das Ziel war die Standardisierung und Entwicklung von Workflow-Software zu fördern hatte die WfMC über 150 Mitglieder, u.a. die wichtigsten Workflow-Hersteller und führende Systemanbieter (z.b. IBM, Siemens Nixdorf, Fujitsu) wurde die erste API veröffentlicht, die Workflow-Client-API. Sie wird von Client/Serverapplikationen für die herstellerübergreifende Nutzung der Dienste der Workflow-Engine gebraucht. Die API besteht aus 56 Funktionen, die sich in 4 Teilbereiche gliedern lassen: - Verbindungsfunktionen (2 Funktionen) - Funktionen für die Prozess und Statuskontrolle (23 Funktionen) - Funktionen für die Aktivitätskontrolle (13 Funktionen) - Administrations und Kontrollfunktionen (18 Funktionen) 2.3 Die -Funktionalität gilt als die wichtigste Komponente in der Groupware. Lotus Notes und Microsoft Exchange bestanden anfangs nur aus der komponente. Dabei wird zwischen -Frontend und -Backend, der -Infrastruktur unterschieden. Früher wurden in den LAN-basierenden -Programmen Frontend und Backend in einen Prozess gepackt und ein Fileserver wurde als Mailspeicher benutzt. Lotus Notes benutzt seit der Release 4 die Client/Server-Ausrichtung. Dabei kann zum Lotus Mailserver sowohl Lotus Notes, als auch Lotus cc:mail als Frontend benutzt werden. Um die -Komponente mit anderen -Netzwerken zu verknüpfen, können Gateways oder ein Mail-Bockbone benutzt werden. Dabei haben Gateways verschiedene Nachteile. Für jedes -System, auf welches zugegriffen werden soll, Seite 5

6 wird ein Gateway benötigt. Dadurch ergeben sich schnell Probleme in der Verwaltung der verschiedenen Gateways. Außerdem können bei Gateways einige -Funktionen nicht benutzt werden. Ein Mail-Backbone ist die bessere Lösung. Es wird dann nur ein Gateway für das Backbone-Netz benötigt. Es gibt verschiedene Mail-Backbones, z.b. X.400, Novell Message Handling Service und SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Als die wichtigsten Backbone-Netze haben sich X.400 und SMTP durchgesetzt. Beispielsweise unterstützt X.400 BLOB-Transfers (Bilder, Faxe und weitere binäre Dokumente), Prüfprotokolle für EDI-Transfers, verteilte Verzeichnisse (X.500) und diverse Sicherheitsstandards (X.509), z.b. Verschlüsselung, Überprüfung von Passwörtern und digitalen Signaturen. Als Mail-API wird die Common Mail Calls API benutzt. -APIS Es existieren 3 -APIS, die VIM, MAPI und die CMC-API. Die -API wird von Applikationen benötigt, die selbst keine -Programme sind, aber eine Mailfunktionalität brauchen. dient hier als eine Form der Client/Server-Middleware. Die -APIS bieten dabei folgende Funktionen: - Zugriff auf Mailobjekte (z.b.: Header-Felder) - Authentifizierung und Sicherheitsdienste - API-Funktionen zur Anmeldung und Authentifizierung - Service-Provider-Schnittstelle (Für eigene Backend-Dienste für die Frontend-API) Im folgenden werden die Eigenschaften der unterschiedlichen -APIS erläutert. Die VIM-API (Vendor Independent Messaging) wird u.a. von IBM, Lotus, Borland und Novell unterstützt. Die API besteht aus 55 Funktionen, die einfache Mail, Nachrichtenspeicher und Adressbuchdienste unterstützen. Der Hauptvorteil der VIM-API liegt in seiner Plattformunabhängigkeit. Als Nachteil ist zu nennen, dass die VIM-API kein Service-Provider-Interface anbietet. Die MAPI (Messaging API) ist die Mail-Schnittstelle von Microsoft. Sie wird mittlerweile von fast jedem Hersteller unterstützt und hat sich mittlerweile als Standard durchgesetzt. Als Frontend-API fungiert dabei der Windows-Mail-Spooler. Mail-Service-Provider können die Mail-Aufrufe für den Mail-Spooler auf ihre eigenen Back-End-Dienste umlenken. Die MAPI enthält 12 Funktionen für , Nachrichtenspeicher und Adressbuchdienste. Die Extended MAPI, die teilweise in Windows95 integriert ist, enthält über 100 Funktionen. Sie bietet auch 3 verschiedene Service-Provider-Schnittstellen für Applikationen an. Der Hauptvorteil der MAPI liegt in seiner schier unbegrenzten Universalität. Die CMC-API (Common Mail Calls) ist die Schnittstelle des X.400-Protokolls. Da sie aus einem Kompromiss entstanden ist, bietet die CMC-API lediglich 10 Funktionen und damit nur die Grundfunktionalität für -Funktionen an. Sie ist eine Untermenge der VIM und MAPI-Funktionen. Das sich die Microsoft-API als Standard durchgesetzt hat ist einerseits begrüßenswert, weil so die Programmierung der Zugriffe von Programmen auf die -Funktionen erleichtert wird. Andererseits setzt man sich aber wieder in einem weiteren Bereich Microsofts Marktmacht und Willkür aus. Seite 6

7 2.4 Terminplanung Auch die Terminplanung ist eine wichtige Groupwaretechnologie. Zur Terminplanung gehört das gemeinsame Planen und Führen von Meetings und Terminkalendern übers Intra- und Internet. Durch das Zusammenspiel von Terminplanung in der Groupware mit und Workflow lässt sich die Groupware hervorragend für viele verschiedene Bereich einsetzen. Im folgenden wird ein fiktives Beispiel gezeigt: Ein Mitarbeiter gibt einen Meetingtermin in den Terminplaner der Groupware-Software ein. Ein Workflowprozess trägt den Termin automatisch bei allen beteiligten Personen ein. Der Prozess prüft vorher, ob die beteiligten Personen diesen Termin noch frei haben. Er erinnert Sie noch einmal per und reserviert bei der zuständigen Abteilung den Sitzungsraum. Für den Zugriff aus Programmen wurde die Calendaring and Scheduling API (CSA) spezifiziert. 2.5 Konferenzen Konferenzen dienen dazu, damit Personen in Echtzeit von verschiedenen Orten an gemeinsamen Projekten arbeiten können. Als Werkzeuge werden elektronische Whiteboards, Applicationssharing, Chatfenster oder Videotelefonie zur Verfügung gestellt. Mit steigenden Bandbreiten und sinkenden Hardwarekosten findet hier auch immer mehr die Internet-Telefonie/Videotelefonie Verbreitung. 3. Lotus Notes 4.0 Das Hauptprodukt im Groupwaremarkt ist Lotus Notes. Es ist der Maßstab für alle anderen Produkte. Deshalb wird hier näher auf die Lotus Notes Software eingegangen. Alle folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Version 4. Als weitere wichtige Produkte sind noch Microsoft Exchange, Novell Groupwise XTD und Netscape Collabre Share zu nennen. 3.1 Multimediadatenbank Der Notes-Dokumentdatenbank-Server speichert und verwaltet den Zugriff der Clients auf halbstrukturierte Daten. In dieser Version werden bis zu 1000 parallele Notes-Clients unterstützt. Das wichtigste Objekt in einer Notesdatenbank ist das Dokument. Dokumente dienen als Behälter für alle erdenklichen Datentypen. Sie können Texte, Bilder, Blobs, Video und Sprache speichern. Die Notesdatenbank organisiert, repliziert und bietet Zugriff auf die Dokumente. Es wird Volltext-Indizierung und Recherche unterstützt. Die Daten werden automatisch über mehrere Segmente und physikalische Grenzen hinweg verteilt. 3.2 Datenbankreplikation Lotus Notes ermöglicht auch die Replikation von Datenbanken. Es existiert aber keine Master-Datenbank, d.h. alle gleichen Datenbanken sind gleichberechtigte Datenbanken. Seite 7

8 Für die Synchronisierung der einzelnen replizierten Datenbanken wird ein sogenannter Replikator benutzt. Er ist zuständig für das Hinzufügen, Löschen und Aktualisieren bei allen replizierten Datenbanken. Lotus Notes verwendet die Replikation um Informationen an räumlich getrennte Orte zu verteilen, beispielsweise können sich mobile Anwender problemlos die Firmen-Datenbasis auf Ihren Laptop ziehen, Dateien bearbeiten und anschließend wieder mit der Firmen-Datenbasis abgleichen. Der Konsistenzgrad kann individuell eingestellt werden. Notes bietet eine Feld-basierte und selektive Replikation an. Es kann beispielsweise angegeben werden, dass nur bestimmte Nachrichten von bestimmten Personen repliziert werden sollen, oder Nachrichten mit bestimmten Feldern. Mit der Feld-basierten Replikation werden nur geänderte Felder übertragen und nicht das komplette Dokument. Neu erstellte oder geänderte Dokumente, die in einem Replikat vorliegen, werden mit einem Zeitstempel versehen. Konsistenzprobleme treten beim gleichzeitigem Zugriff von zwei Anwendern auf das gleiche Dokument auf. Parallele Änderungen eines Dokumentes können nicht zu einem neuen exakten Dokument zusammengefügt werden Server Der Notes- -Server verwaltet den Zugriff der Clients auf die -Komponente. Als Backbone-Infrastruktur kann X.400 oder SMTP/MIME genutzt werden. Als Eigenschaften bietet Lotus Notes optimiertes Routing an. Darunter versteht man die dynamische Routenanpassung abhängig von den Verbindungskosten. Des weiteren werden separate Router-Threads unterstützt. Das bedeutet, dass sämtliche Server-Server-Prozesse mit separaten Threads realisiert werden. Dadurch können parallel mehrere Datentransfers auf verschiedene Backbone-Routen durchgeführt werden und große Mail-Nachrichten blockieren keine anderen Server-Prozesse. Der X.500-Namensraum sowie diverse -Gateways und Verzeichnisdiensten (z.b. X.400, SMTP, Exchange) werden unterstützt. Für die Signierung benutzt Lotus Notes öffentliche RSA-Schlüssel. 3.4 Verteilte Dienste Als verteilte Dienste werden elektronische Signaturen, Sicherheits- und Zugriffskontrolllisten, Datenbankadministrations- und Systemmanagement-Tools sowie ein X.500 basierter globaler Namensraum unterstützt. 3.5 Applikationswerkzeuge Lotus Notes bietet u.a. folgende Applikationswerkzeuge an: - GUI-Formulargenerator - Werkzeugen und Schablonen für die Erstellung von Datenbanken - Formelsprache und Scriptsprache, Lotus Script Vorgefertigte, in Lotus Script verfasste Agenten zum Automatisieren von Aufgaben Lotus Notes Applikationen können auch mit externen Client/Servertools geschrieben werden (z.b. Delphi, VisualAge). Über die Lotus-Notes-API können auch in der Programmiersprache C++ Anwendungen geschrieben werden. Über die API können: - Datenbanken erzeugt und gelöscht werden Seite 8

9 - Einzelne Felder oder Dokumente gelesen, erstellt und modifiziert werden - Datenbank-Views erzeugt werden - Server und die Datenbankreplikation gesteuert werden - Makros erstellt werden. - Auf die - und Adressbuchfunktionen zugegriffen werden Alle Client/Server - Kommunikationsformen laufen bei Lotus Notes über einen eigenen RPC (Remote Procedure Call) ab. Des weiteren werden die Protokolle NetBEUI, TCP/IP, IPX/SPX und ApllTalk unterstützt. Neben den -APIS wird auch die ODBC-Schnittstelle unterstützt. SQL-Statements können auch in Notes-Abfragen und umgekehrt umgewandelt werden. Zu jeder Datenbank können Views erstellt werden, die wie SQL-Views Daten nach Kriterien filtern und darstellen. 3.6 Notes-Clients Die Lotus Notes Client-Version präsentiert sich mit einer grafischen Oberfläche, in der farbig dargestellte Registerblätter angezeigt werden. Jedes dieser Registerarbeitsblätter kann über 100 Datenbanken enthalten. Neu erstellte Datenbanken müssen immer einem Registerblatt zugewiesen werden Abb. 1: Screenshoot eines Lotus Notes Clients der Version Lotus Notes im Internet Seit der Version 4 bietet Lotus Notes Internetunterstützung an. Als erstes wurde der -Client zum Webbrowser erweitert. Des weiteren wurde der Lotus Notes Server zum Webserver erweitert. Internetseiten können in der Notesdatenbank abgelegt und auch aus vorhandenen Notesdokumenten und Views generiert werden. Der kombinierte Lotus Notes und Internet-Server wird Lotus Domino genannt. Seite 9

10 3.8 Lotus NotesView Mit Lotus NotesView stellt Lotus Notes ein grafische Management-Tool zur Verfügung, mit der die komplette Notes-Umgebung kontrolliert und gesteuert werden kann. Sowohl einzelne Server als auch das komplette Backbone-Netz können damit überwacht werden. Die Mail-Routen und Replikationseinstellungen der Dokumenten und Datenbanken können angezeigt werden. Es kann Echzeitstatistiken für alle Belange, wie z.b. Mail-Aufkommen, Routerbelastungen, Replikationsdauer, erstellen. Außerdem wird das SNMP-Managementprotokoll unterstützt. 4. Updates bei Lotus Notes 5 Die Release 5 bringt die umfassendste Erneuerung des Lotus Produktes. Die Oberfläche des Clients wurde dabei vollständig überarbeitet. Die Entwicklungs-umgebung wurde vom Client getrennt und als eigenständiges Produkt, der Lotus Domino Designer, eingeführt. Der Dominoserver wurde erweitert und bietet nun auch Schnittstellen zu SAP R/3 und IBM/DB2 an. Die - Performance und das NAB (Namens-und Adressbuch) wurden verbessert. In älteren Versionen bereiteten schon 200 User auf einem Lotus Notes-Server Probleme wurden mit einer S/390 (IBM-Mainframe!) bis zu User unterstützt. Aktuell werden sowohl auf AIX oder AS/400- Basis als auch auf Windows NT-Rechnern wesentlich mehr User unterstützt. Auch das bisherige Namens- und Adressbuch wurde stark verbessert. Das neues Notes-Directory ersetzt das NAB und kann nun über eine Million Einträge und je nach Plattform bis zu 64 GByte Daten in Notes-Datenbanken speichern und verwalten. Des weiteren wurde die Messagingverwaltung und die Programmierbarkeit deutlich verbessert. Die Programmierschnittstellen wurden erweitert. Über die Domino Enterprise Connection Services (DECS) und zusätzliche Connectoren kann praktisch auf alle relevanten Systeme zugegriffen werden. Javabeans, Corba und auf Windows NT-Basis auch COM werden direkt unterstützt. Über den Websphere Application Server werden auch Enterprise Javabeans unterstützt. 5. Vergleich (Microsoft Exchange und Lotus Notes) Im folgenden wird eine Tabelle gezeigt, welche die Eigenschaften der aktuellen Versionen von Microsofts Exchange und Lotus Notes/Domino gegenüberstellt. Produkt Exchange 5.5 Notes/Domino 5 Seite 10

11 Hersteller Microsoft Lotus Telefon (089) (018 05) Internet Preis ab 4800 Mark noch nicht bekannt Betriebssysteme Windows NT Windows NT, AS/400, Unix, OS/390, OS/2 Komponenten Messaging Exchange Server, Outlook 97 POP3/IMAP4 ja/ja ja/ja Message Tracking/SMTP-Routing ja/ja LDAP v3 ja ja Datenbankgröße Groupware Vordefinierte Anwendungen unlimitiert (Enterprise Edition) nein Replikation auf Feldebene nein Domino Server, Domino Designer, Notes Client ja/ja 64 GByte (unlimitiert ohne Support) Chat Chat-Service Add-on Sametime Programmierung Scripting ja ja COM ja ja Java-Beans nein ja Enterprise Java-Beans nein über IBM Websphere Application Server Corba 3rd Party, extern ja Java extern ja Schnittstellen zu anderen Plattformen Anwendungserstellung Internet-Standards ADO Skripts, Active Server Pages, VB, VC++ ja ja DECS intern oder extern (IBM Visual Age for Java) HTTP-Stack IIS integriert oder IIS X.509 ja ja NNTP ja ja Seite 11

12 Mobilität Seminar zum Thema Groupware / Lotus Notes Replikation zu Client eingeschränkt ja Mobiles Directory nein ja Serverfunktionen Cluster Windows NT Enterprise Edition SMP ja ja Notes-Cluster und Windows NT Enterprise Edition 6. Praxisbeispiel Als Praxisbeispiel wurde der Lotus Domino Server Version 4.6 sowie ein Lotus Notes Client der Version 4.6 auf einem Rechner mit Windows 95 installiert. Der Testrechner war ausgestattet mit einem Intel Pentium II 233 Prozessor und 32 MB Arbeitsspeicher. Als Web-Browser wurde Netscape Communikator 4.6 verwendet. Der Domino Server wurde auch als Web-Server eingerichtet und als Beispieldatenbank wurde ein Diskussionsforum genommen. Sie wurde aus einer mitgelieferten Datenbank-Schablone abgeleitet. Dabei werden die Dokumente aus der Datenbank dynamisch zu Webseiten aufbereitet und dargestellt. Die Internetseiten werden also nicht statisch wie normale Internetseiten gespeichert, sondern dynamisch aus den Notes-Dokumenten generiert. Das bedeutet, dass neue Einträge in die Datenbank direkt als Webseite aufgerufen werden können. Mit herkömmlichen Mitteln (statischen HTML-Seiten und CGI-Skripten) lässt sich dies kaum bewerkstelligen. Mit Lotus Notes als kombinierter Datenbank- und Webserver bieten sich vielfältige Möglichkeiten: - Neue Einträge können über Webbrowser direkt in die Datenbank eingetragen werden - Es is einfach eine Benutzerverwaltung zu erstellen (Nur angelegte User dürfen zugreifen, neue Beiträge schreiben und Eigene bearbeiten) - Indexerstellung mit Suchfunktion wird vom Datenbank-Server gestellt - Neue Einträge in die Datenbank können z.b. mit Makros verknüpft werden Im folgendem werden einige Screenshoots mit Erklärungen von Lotus Notes/Domino gezeigt. Seite 12

13 Abb. 2: Das obige Bild zeigt den Lotus Domino Server, welcher mit einer Dos-Box gestartet wird. Es werden dabei alle Prozesse und Ereignisse mit Zeit und Datum angezeigt. Die letzten beiden Prozesse die gestartet werden sind der HTTP Web Server und der Datenbankserver. Abb. 3: Damit Lotus Domino auch als Webserver fungieren kann, muss in die Datei "notes.ini" in der Zeile "ServerTasks" "HTTP" dazugeschrieben werden. In die Zeile "ServerTasks" werden alle Prozesse eingetragen, die beim starten von Lotus Domino aktiviert werden sollen. Seite 13

14 Abb. 4: Hier wird das geöffnete Namens-und Adressbuch (NAB) von Lotus Notes/Domino gezeigt. Hierüber können alle Einstellungen für die Server- und Benutzerverwaltung vorgenommen werden. Abb. 5: Hier wurde im NAB der Punkt Server geöffnet. Er enthält alle Einstellungen, welche die Server und das Internet betreffen. Da bei Lotus Notes standardmäßig der anonyme Zugriff aus dem Internet erlaubt ist, muss im Unterpunkt "Sicherheit" die Einstellung "Anonyme Notes Verbindungen zulassen" auf "nein" gestellt werden. Dadurch dürfen nur legimitierte und als Benutzer angelegte User auf die Datenbank Seite 14

15 zugreifen. Soll der Lotus Notes Server im Internet betrieben werden, existiert hier ein Sicherheitsproblem, wenn diese Standardeinstellung nicht geändert und die Lotus Notes Datenbanken nicht explizit geschützt werden, da jeder Surfer dann auf die Datenbanken des Servers zugreifen kann. Abb. 6: Screenshoot des von Lotus Notes dynamisch generierten Diskussionsforums im Browser. Die Erstellung eines Diskussionsforums mit Benutzerverwaltung und Indizierung ist mit Lotus Notes/Domino sehr einfach und schnell zu erreichen. Bei einem in einem Netzwerk vorhandenen Lotus Domino Server kann beispielsweise ein Diskussionsforum mit Benutzerverwaltung in wenigen Stunden erstellt werden, während die Erstellung mit HTML und CGI oft über eine Woche dauert. Seite 15

16 7. Fazit Lotus Notes lässt sich äußerst vielseitig einsetzen. Zu den Vorteilen des Systems gehört das Automatisieren bestimmter Aufgaben, weiterhin die große Auswahl an Schablonen und Vorlagen. Nachteilig ist, dass sich die Arbeit mit Lotus Notes zunächst als gewöhnungsbedürftig herausstellt, und dass es beim Einsatz im Internet zu Sicherheitsproblemen kommen kann. 8. Quellen - Orfali, Robert; Harkey, Dan; Edwards, Jerry: "Abenteuer Client/Server." Addison-Wesley-Longman GmbH. Bonn Internet: Artikel: Exchange 5.5 versus Notes 5 - Schröter, Uwe; Fügner, Stephan: "Das Dominoprinzip. Dynamische Generierung interaktiver HTML-Dokumente mit Lotus Notes/Domino." dpunkt-verlag. Heidelberg Fochler, Klaus; Perc, Primoz; Ungermann, Jörg: "Electronic Commerce mit Lotus Domino." Addison-Wesley-Longman GmbH. Bonn Seite 16