HS Personalwesen HS Personalabrechnung

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1 HS Personalwesen HS Personalabrechnung Version 2.10: Wartung 2010/2011 vorbereiten Copyright, Stand Das müssen Sie zur Vorbereitung des Jahreswechsels tun: Teil 1: Arbeiten im letzten Quartal des Jahres 2010 Teil 2: Arbeiten im Abrechnungsmonat Dezember 2010 Teil 3: Arbeiten im Abrechnungsmonat Januar 2011 Gesetzliche Änderungen ab 2011 Weitere Informationen HS Betriebswirtschaftliche Lösungen

2 Teil 1: Arbeiten im letzten Quartal des Jahres 2010 Status Das müssen Sie tun Noch Fragen? Mindestens Version 2.10 Master 02/00 installiert? Damit Sie die Verdienstabrechnung für Dezember durchführen können, müssen Sie mindestens die Version 2.10 Master 02/00 installiert haben. Falls dies nicht der Fall ist, laden Sie sich den neuen Programmstand von der HS-Support- Site herunter. Steueridentifikationsnummern schon eingetragen? Ab November 2010 müssen Steueridentifikationsnummern auf Lohnsteuerbescheinigungen ausgegeben werden. Daher müssen Sie vor der Novemberabrechnung für jeden Mitarbeiter diese Nummer unter Stammdaten / Personal im Bereich Persönliche Daten auf der Registerkarte Namens- und Geburtsdaten eintragen. Sind Ihnen noch nicht alle Steueridentifikationsnummern bekannt? Dann wird es Sie möglw. interessieren, dass Arbeitgeber bis zum Steueridentifikationsnummern im ELSTEROnlinePortal abfragen können. Korrekturen für 2009 durchführen: Falls noch Korrekturen für das Vorjahr 2009 erforderlich sind, dann führen Sie diese spätestens im Abrechnungsmonat Dezember 2010 durch. Denken Sie daran, Original HS Vordrucke zu bestellen. Lohnsteuerbescheinigungen: Für 2011 sind neue Vordrucke erforderlich. Entgeltnachweise zur Sozialversicherung Die bisherigen Vordrucke gelten für alle zu erstellenden Entgeltnachweise für das Jahr Restbestände können auch in 2011 noch verwendet werden. Hinweis: Für sv.net sind keine Vordrucke von HS erforderlich. Handbuch: Kapitel "Korrekturen der Verdienstabrechnung", Seite HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG. Stand: Änderungen vorbehalten. Genannte Marken und eingetragene Warenzeichen anderer Hersteller/Unternehmen werden anerkannt. Seite 1

3 Teil 2: Arbeiten im Abrechnungsmonat Dezember 2010 Status Das müssen Sie tun Noch Fragen? Betrieblicher Lohnsteuerjahresausgleich: Im Regelfall müssen Sie nichts tun. Die Anwendung führt den betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich automatisch während der Dezemberabrechnung durch, wenn Mitarbeiter hiervon nicht ausgeschlossen wurden. Liegen für einen Mitarbeiter gesetzliche Ausschlussgründe vor, wird er automatisch gesperrt. Monat Dezember wie gewohnt abrechnen Online-Hilfe: Indexeintrag "Betrieblicher Lohnsteuerjahresausgleich" Monatswechsel von Dezember auf Januar Mit dem Monatswechsel wird automatisch der Jahresabschluss durchgeführt. Danach wird als Abrechnungsmonat der Januar 2011 angezeigt. WICHTIG: Geben Sie beim Monatswechsel von Dezember 2010 auf Januar 2011 an, dass Sie die Steuerfreibeträge der Mitarbeiter für das neue Jahr übernehmen wollen. Handbuch: Kapitel "Die Lohnabrechnung abschließen", Seite 17-1, insbesondere der Abschnitt "Nie war er so einfach - der Jahreswechsel" auf Seite 17-3 Jahresauswertungen für 2010 drucken Sie können diese Auswertungen auch nach der Installation der neuen Version erstellen. Berücksichtigen Sie dabei, dass eine Erstellung erst dann sinnvoll ist, wenn keine Korrekturen für 2010 mehr zu erwarten sind. TIPP: Das Lohnkonto kann über die Schaltfläche Weitere Funktionen, Befehl Export auch als pdf-datei erstellt werden. Handbuch: Kapitel "Auswertungen", Seite 15-1 Jahreslohnjournal Auswertungen / Gesetzliche Auswertungen / Lohnjournal ggf. Jahresmeldung zur Zusatzversorgungskasse Auswertungen / Gesetzliche Auswertungen / Umlage Zusatzversorgungskasse Berufsgenossenschaftsauswertung (Frist: Mitte Februar) Auswertungen / Zusätzliche Auswertungen / Berufsgenossenschaftsauswertung Liste zur Berechnung der Ausgleichsabgabe Auswertungen / Zusätzliche Auswertungen / Ausgleichsabgabenberechnung Lohnsteuerbescheinigungen (Frist ) Auswertung / Lohnsteuerbescheinigung / Steuermeldedatei erstellen DEÜV-Jahresmeldungen Abrechnung / MeldeCenter Lohnkonto Auswertungen / Lohnkonto Seite 2

4 Teil 3: Arbeiten im Abrechnungsmonat Januar 2011 Der Arbeitsablauf im Januar ist davon abhängig, ob Sie für die Erstellung der Beitragsnachweise und der Verdienstabrechnungen schon die neue Version nutzen können. Es werden zwei Fälle unterschieden: 1. Der Normalfall: Zur Januarabrechnung liegt Ihnen die neue Version vor: Sie installieren die neue Version und rechnen dann den Januar ab. 2. Der Ausnahmefall: Sie führen die Januarabrechnung vor dem Erhalt der neuen Version durch: Daher rechnen Sie den Januar mit der alten Version ab, installieren die neue Version und führen mit der neuen Version eine Korrekturabrechnung durch. Prüfen Sie, welcher Fall zutrifft und gehen Sie entsprechend der jeweiligen Ablaufbeschreibung vor. 1. Der Normalfall: Zur Januarabrechnung liegt Ihnen die neue Version vor: Sie installieren die neue Version und rechnen dann den Januar ab. Status Das müssen Sie tun Noch Fragen? Neue Version installieren Lesen Sie unbedingt das Dokument "Nachbereitungen"! Dies informiert Sie darüber, was nach der Installation getan werden muss. Anwendungs-CD: Anleitungen im Installationsfenster Umlagesätze der Krankenkassen / Lohnfortzahlungsversicherungen aktualisieren Die Umlagesätze der Krankenkassen können über den Import der SV-Stammdatendatei per Internet aktualisiert werden. Falls erforderlich kann diese Datei auch von der HS-Support-Site heruntergeladen werden. Die Umlagesätze der Lohnfortzahlungsversicherungen müssen Sie manuell pflegen. Gibt es Änderungen bei Berufsgenossenschaften oder Zusatzversorgungskassen? Ggf. passen Sie die Daten an. Zum werden mehrere Berufsgenossenschaften fusionieren (siehe Kapitel "Weitere Informationen"). Falls Sie betroffen sind, müssen Sie ggf. die neue Berufsgenossenschaft anlegen und beim Mitarbeiter diese Berufsgenossenschaft unter Angabe der möglw. neuen Gefahrentarifstelle und -klasse hinterlegen. Ggf. Personaldaten anpassen HS-Support-Site: Merkblatt "SV- Stammdaten über Import aktualisieren", Dok.-Nr ; Handbuch: Kapitel "Import der SV-Stammdatendatei", Seite Handbuch: Kapitel "Was ist eine Lohnfortzahlungsversicherung?", Seite 7-5 Handbuch: Kapitel "Berufsgenossenschaften", Seite 8-1 und Kapitel "Abrechnung von Beiträgen an Zusatzversorgungskassen (nur Personalwesen)", Seite Achten Sie insbesondere auf: Personal / Lohnsteuerangaben Personal / SV-Angaben Personal / Feste Bezüge Aktuelle Abrechnungsdaten erfassen Erfassen Sie wie gewohnt die Abrechnungsdaten für den Januar Beitragsnachweise, Verdienstabrechnungen, Zahlungen, Auswertungen, DEÜV- und ELENA-Meldungen erstellen Gehen Sie wie gewohnt vor. Seite 3

5 Status Das müssen Sie tun Noch Fragen? Vergessen Sie nicht, mit der AO-Schnittstelle zu archivieren! Daten für das Jahr 2009 können archiviert werden. Die Anwendung setzt für die Archivierung keine Frist Handbuch: Kapitel "Die AO- Schnittstelle: Archivierung von Steuer- und SV-Daten", Seite 23-1 Seite 4

6 2. Der Ausnahmefall: Sie führen die Januarabrechnung vor dem Erhalt der neuen Version durch: Daher rechnen Sie den Januar mit der alten Version ab, installieren die neue Version und führen mit der neuen Version eine Korrekturabrechnung durch. Status Das müssen Sie tun Noch Fragen? SV-Beitragsangaben für 2011 anpassen Geben Sie unter Stammdaten / Sozialversicherung / SV-Beitragsangaben für den Zeitraum ab 2011 die neuen SV-Werte ein. HS Support-Site: Merkblatt "Aktuelles zu den Versionen für 2011" (Dok.-Nr ), verfügbar voraussichtlich ab Ende November Umlagesätze der Krankenkassen / Lohnfortzahlungsversicherungen aktualisieren Die Umlagesätze der Krankenkassen können über den Import der Beitragssatzdatei per Internet aktualisiert werden. Falls erforderlich kann die Beitragssatzdatei auch von der HS Support-Site heruntergeladen werden. Die Umlagesätze der Lohnfortzahlungsversicherungen müssen Sie manuell pflegen. Gibt es Änderungen bei Berufsgenossenschaften oder Zusatzversorgungskassen? Ggf. passen Sie die Daten an. Zum werden mehrere Berufsgenossenschaften fusionieren (siehe Kapitel "Weitere Informationen"). Falls Sie betroffen sind, müssen Sie ggf. die neue Berufsgenossenschaft anlegen und beim Mitarbeiter diese Berufsgenossenschaft unter Angabe der möglw. neuen Gefahrentarifstelle und -klasse hinterlegen. Ggf. Personaldaten anpassen HS-Support-Site: Merkblatt "SV- Stammdaten über Import aktualisieren", Dok.-Nr ; Handbuch: Kapitel "Import der SV- Stammdatendatei", Seite Handbuch: Kapitel "Was ist eine Lohnfortzahlungsversicherung?", Seite 7-5 Handbuch: Kapitel "Berufsgenossenschaften", Seite 8-1 und Kapitel "Abrechnung von Beiträgen an Zusatzversorgungskassen (nur Personalwesen)", Seite Achten Sie insbesondere auf: Personal / Lohnsteuerangaben Personal / SV-Angaben Personal / Feste Bezüge Aktuelle Abrechnungsdaten erfassen Erfassen Sie die Abrechnungsdaten für den Januar Beitragsnachweise, Verdienstabrechnungen und Zahlungen erstellen Gehen Sie wie gewohnt vor. Neue Version installieren Lesen Sie unbedingt das Dokument "Nachbereitungen"! Anwendungs-CD: Anleitungen im Installationsfenster Korrekturabrechnungen mit neuer Version durchführen Nur nach den Korrekturabrechnungen werden die Januar-Bezüge korrekt versteuert. Falls es trotz Ihrer Anpassungen zu SV-relevanten Änderungen kommt, fließen diese Änderungen in den Beitragsnachweis des Folgemonats ein.! Achtung: Erstellen Sie mit der neuen Version die Beitragsnachweise nicht nochmals! Zahlungen erstellen Handbuch: Kapitel "Korrekturen der Verdienstabrechnung", Seite 13-18" Sie müssen für alle Mitarbeiter noch mal die Zahlungen erstellen! (Nachzahlungen an Mitarbeiter) Seite 5

7 DEÜV-, ELENA-Meldungen und Auswertungen erstellen Hinweis: Bei Austritt eines Mitarbeiters im Januar: Lohnsteuerbescheinigung für diesen Mitarbeiter erstellen.! Achtung: Die Steueridentifikationsnummer muss beim Mitarbeiter eingetragen sein! Vergessen Sie nicht, mit der AO-Schnittstelle zu archivieren! Daten für das Jahr 2009 können archiviert werden. Die Anwendung setzt für die Archivierung keine Frist Handbuch: Kapitel "Die AO- Schnittstelle: Archivierung von Steuer- und SV-Daten", Seite 23-1 Seite 6

8 Gesetzliche Änderungen ab 2011 Folgende Änderungen sind zu berücksichtigen: Gesetzliche Änderung Zahlstellen-Meldeverfahren: Pflicht zur elektronischen Übertragung von Meldungen über Versorgungsbezüge Anträge auf Erstattung nach dem AAG sind auf elektronischem Wege zu erstatten Änderungen von Betriebsdaten müssen nach 5 Absatz 5 DEÜV elektronisch gemeldet werden Datenaustausch zu Entgeltersatzleistungen Lohnsteuerkarte 2010 gilt auch für das Jahr 2011 Ist eine Anpassung bei den Arbeiten zur Lohnabrechnung erforderlich? Ja. Ab 2011 ist die elektronische Meldung von Versorgungsbezügen Pflicht! Sie müssen zukünftig für Versorgungsbezüge Anmeldungen, Abmeldungen, Bestandsmeldungen und ggf. Änderungsmeldungen auf elektronischem Wege erstatten. Mehr über die Umsetzung in den HS Anwendungen erfahren Sie in Kürze. Ja. Ab 2011 müssen Erstattungsanträge nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) elektronisch eingereicht werden. Die Anträge auf Erstattung können manuell über sv.net oder maschinell über das Dienstprogramm Elektronische Meldungen gemeldet werden. Voraussetzung für die maschinelle Meldung der Erstattungsanträge ist das Erweiterungsmodul Monats-DEÜV. Ja. Über das DEÜV-Verfahren müssen ab 2011 auch Änderungen von Betriebsdaten gemeldet werden. Wenn Sie das Erweiterungsmodul Monats-DEÜV besitzen, können Sie im MeldeCenter der Lohnanwendung die entsprechenden Dateien erstellen. Haben Sie dieses Erweiterungsmodul nicht? Dann müssen Sie die zu erstattenden Meldungen über das Programm sv.net elektronisch melden. Erst ab Juli Die Krankenkassen nehmen noch bis zum Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen in Papierform an. Danach darf der Datenaustausch zu den Entgeltersatzleistungen nur noch auf elektronischem Wege erfolgen. Hierfür wird HS rechtzeitig eine Lösung anbieten. Ja. Da in 2011 eine Abfrage der Steuermerkmale der Mitarbeiter über die jeweilige Steueridentifikationsnummer noch nicht möglich ist, gilt die Lohnsteuerkarte 2010 grundsätzlich (einschließlich der eingetragenen Freibeträge) auch für Sie sollten daher die Lohnsteuerkarte bis Ende 2011 aufbewahren und in der Lohnanwendung beim Jahreswechsel von 2010 auf 2011 die Steuerfreibeträge der Mitarbeiter für das neue Jahr übernehmen. Zeitpunkt der Anpassung Ab Januar 2011 Ab Januar 2011 Ab Januar 2011 Ab Juli 2011 Weitere Informationen Status Seite 7

9 Gesetzliche Änderung Ist eine Anpassung bei den Arbeiten zur Lohnabrechnung erforderlich? Zeitpunkt der Anpassung Weitere Informationen Status Neuer Tätigkeitsschlüssel für SV- Meldungen Ja. Der neue Tätigkeitsschlüssel ist neunstellig und für Meldezeiträume ab unbedingt erforderlich. Sie können ihn in der neuen Version 2.20 unter Stammdaten / Personal im Bereich SV-Angaben auf der Registerkarte Tätigkeit eingeben. Weitere Informationen zum neuen Tätigkeitsschlüssel finden Sie bei der Agentur für Arbeit. Bis Dezember 2011 Änderung der SV- Beitragsangaben Nur, wenn Sie den Januar 2011 nicht mit der neuen Version 2.20, sondern mit der alten Version abrechnen. Gegebenenfalls vor der Januarabrechnung (siehe Tabelle 2. Der Ausnahmefall... Spalte SV- Beitragsangaben für 2010 anpassen ). HS Support- Site: Merkblatt "Aktuelles zu den Versionen für 2011" (Dok-Nr ). Seite 8

10 Weitere Informationen Änderungen der System- und Hardwarevoraussetzungen: Das Betriebssystem Windows 2000 wird von HS ab 2011 nicht mehr unterstützt. Das heißt: Sie können ab Januar 2011 neue Versionen der Lohnanwendung einschließlich aller Komponenten und Dienstprogramme nicht mehr auf einen Rechner mit dem Betriebssystem Windows 2000 installieren. Wenn bei Ihnen also eines dieser Programme unter dem Betriebssystem Windows 2000 läuft, dann müssen Sie entweder auf dem entsprechenden Rechner das Betriebssystem aktualisieren oder den betreffenden Rechner austauschen. Fusion weiterer Berufsgenossenschaften: Der Gesetzgeber hat folgende Fusionen von Berufsgenossenschaften zum vorgeschrieben: Fusion der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gaststätten mit der Fleischerei- Berufsgenossenschaft Fusion der Berufsgenossenschaft Metall Nord Süd mit der Maschinenbau- und Metall- Berufsgenossenschaft, der Hütten- und Walzwerks-Berufsgenossenschaft und der Holz- Berufsgenossenschaft. Zum Jahreswechsel erhalten Sie wie gewohnt mit der neuen Programmversion das Dokument "Nachbereitungen", in dem beschrieben wird, was Sie ggf. tun müssen. ELENA: HS und weitere Firmen haben der Zentralen Speicherstelle (ZSS) die Probleme beim Datenabgleich zwischen Arbeitgeber und ZSS mitgeteilt. Daraufhin plant die ZSS das Verfahren zu verbessern. Wechsel von gesetzlicher zu privater Krankenversicherung (PKV) soll einfacher werden: Der Bundestag hat beschlossen, dass es die 3-Jahres-Hürde zur PKV ab 2011 nicht mehr geben soll. Vorausgesetzt der Bundesrat stimmt zu, heißt es dann in 6 SGB V: "Wird die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten, endet die Versicherungspflicht mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie überschritten wird". Statistikmeldungen: Anfang 2011 müssen Arbeitgeber verschiedene Daten aus ihrer Lohnbuchhaltung für die Verdienststrukturerhebung 2010 melden. Meldefrist ist der HS bietet hierfür das Erweiterungsmodul Statistikmeldungen an: Sie sind dann in der Lage, über ein automatisiertes Verfahren die Datei mit den erforderlichen Werten zu erstellen. HINWEIS: Mit Hilfe dieses Erweiterungsmoduls können Sie nicht nur die alle 4 Jahre stattfindende Verdienststrukturerhebung sondern auch die vierteljährlichen Verdiensterhebungen und die Arbeitskostenerhebungen erstellen. Seite 9