Inventarisierung am DHM die Anfänge

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1 Inventarisierung am DHM die Anfänge Vom Ordnen der Dinge. Verzeichnen Klassifizieren Recherchieren Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September 2011

2 Zum Zeitpunkt der Gründung des DHM (28. Oktober 1987) hatten die PCs ihren Siegeszug gerade angetreten die rund Erwerbungen pro Jahr wurden fein säuberlich in ein repräsentatives Inventarbuch eingetragen als interner Objektnachweis diente eine Word-Datei Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

3 Der politische Umbruch vom Herbst 1989 wirkte sich auch auf das DHM aus: Am 3. Oktober 1990 übernahm das noch junge DHM das viel größere Museum für Deutsche Geschichte - mit allen Liegenschaften und Objekten Keiner wusste, wie viele Objekte es waren Schätzungen beliefen sich auf bis Objekte Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

4 Um einen Überblick über den Bestand des MfDGzu bekommen, brauchten wir eine technische Lösung, aber marktgängige Programme zur Objekterfassung gab es 1990/91 kaum und Experten warnten vor dem Versuch, einen so großen Objektbestand in einer Datenbank erfassen zu wollen... Was sollten wir machen? Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

5 Zunächst wurden 1991 elf DHM-Mitarbeiter eine Woche lang am Bildarchiv in Marburg geschult HIDA/MIDAS hießdas Zauberwort, mit dem wir hofften, in die digitale Wunderwelt eintreten zu können Einige Kollegen hatten von einem Programm namens GOS gehört, auch das wollten wir testen Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

6 Die HIDA/MIDAS-Schulung hatte ein erstes Problembewusstein geschaffen, brachte uns einer Lösung des Problems aber nur wenig näher Mitte September 1991 fingen zunächst acht vom Arbeitsamt bezahlte Inventarisierungskräfte mit der Dateneingabe an dafür hatten wir acht PCs beschafft Auch Carlos Sarovom Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin wurde ab September 1991 für das DHM tätig Wir wollten seine Kompetenz für den Aufbau einer zentralen, sammlungsübergreifenden Datenbank nutzen Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

7 Unsere Prämisse bei der Inventarisierung war: Alle Daten nur einmal erfassen und für möglichst viele Arbeitsabläufe nutzen Der Arbeitsbereich ZenDok(Zentrale Dokumentation) wurde gegründet (technische Betreuung der Datenbank, Schreibanweisungen und Schulungen, Ersterfassung aller Neuzugänge, Leihverkehr) Zwei der acht ABM-Kräfte wurden als Wissenschaftler eingestellt und bildeten nach Marburger Vorbild eine Datenredaktion Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

8 Die Datenstruktur von MIDAS wurde den Bedürfnissen des DHM angepasst und auch in GOS abgebildet Die Graphische Sammlung, die Gemälde und die Plakate wurden zunächst mit HIDA erfasst und mit ICONCLASS-Notationen versehen die anderen Sammlungen arbeiteten mit GOS Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

9 HIDA/MIDAS lief anfangs nur unter DOS, später unter OS/2 mit mehr Arbeitsspeicher Für jeden Inventarisierungsrechner wurde zum Abspeichern der Dateien für jeden Arbeitstag eine gesonderte Diskette formatiert Aber das schützte nicht vor den zahllosen Stromausfällen in dem damals noch maroden Stromnetz. - Jeder Rechner brauchte eine USV Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

10 Ab 1992 erleichterte ein Novell-Netzwerk die Arbeit. Wir bekamen einen Netzwerkadministrator 1994 begannen wir, digitale Abbildungen der Objekte den Datensätzen hinzuzufügen: Auf einer Unterdruckwand wurden die großformatigen 2-D-Objekte angesaugt. Mit einer S-VHS-Kamera machten wir analoge Standbilder, die in einem weiteren Arbeitsschritt ziemlich verpixeltdigitalisiert wurden. 20 Jahre später machen heute die Handy-Kameras für ein paar Euro deutlich bessere Bilder... Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

11 Der Netzwerkadministrator hatte von den schier endlosen Möglichkeiten des Internets geschwärmt Als die Browser endlich graphikfähig waren, gingen wir 1995 mit unserer Homepage über Leitungen zum Konrad-Zuse-Zentrum online Im April 1996 konnten wir die GOS-Objektdatenbank online stellen. Vor allem externe Kollegen sollten sie für Objektrecherchen nutzen Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

12 Mein Fazit: Ganz sicher haben wir bei der Inventarisierung viele Fehler gemacht. So gibt es in der Datenbank auch heute noch Schreibfehler und falsche Namensansetzungen. Auch die Qualität der frühen Abbildungen macht heute keine Freude mehr Aber trotzdem war es für uns unumgänglich, mit der Objektdokumentation so früh anzufangen und ihr die Bedeutung beizumessen, die sie eigentlich verdient Ohne die engagierte Mitarbeit vieler Kollegen/Innen aus dem ganzen Haus wäre das wie so vieles andere auch nicht möglich gewesen. Dr. Burkhard Asmuss 12. und 13. September /12

13 Carlos Saro, Zuse-Institut Berlin (ZIB) 20 Jahre digitale Dokumentation am DHM Vorgeschichte: GOS und das Museumsprojekt am ZIB GOS ist eine Software zur Katalogisierung und Inventarisation von Museumsobjekten. GOS gab es schon vor Die Entwicklung wurde 1979 bei der Museum Documentation Association (heute Collections Trust) in Cambridge begonnen. Im Juli 1981 startete das Projekt Entwicklung informationstechnischer Werkzeuge für Museen am ZIB (Zuse-Institut Berlin) durch eine Kooperation mit dem Institut für Museumskunde (heute Institut für Museumsforschung) der Staatlichen Museen zu Berlin. Ende 1981 wurden für dieses Projekt die Programmquellen für GOS vom ZIB übernommen (Version für IBM-Großrechner). Bis 1983 wurde GOS gemeinsam weiterentwickelt, seitdem nur noch vom ZIB. Ein erster praktischer Einsatz von GOS war das Projekt Kleine Museen ( ), bei dem die Objektdaten von ca. 40 rheinländischen und westfälischen Museen verarbeitet und systematisch Erschlossen wurden. Seit 1986 wurde GOS vom Großrechner zum PC migriert. Von wurde das Projekt Sammlungsmanagement für kulturgeschichtliche Museen in den neuen Bundesländern (Knorr-Projekt) durchgeführt. Das ZIB beteiligt sich aktiv an verschiedenen Arbeitsgruppen innerhalb der Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund. GOS am DHM Seit 1991 wird am DHM mit GOS inventarisiert. Nach verschiedenen Vorführungen und Vorbesprechungen wurde zum 16. September 1991 für zunächst 1 Jahr ein Kooperationsvertrag zwischen DHM und ZIB geschlossen, der bis heute regelmäßig verlängert wurde. Die Ausgangssituation am DHM war: 2 Sammlungsbereiche arbeiteten mit HIDA/Midas und es sollte für die anderen Abteilungen die Möglichkeit geben, auch darauf zu wechseln. Der echte Projektbeginn war der 1. Dezember 1991, an dem ca. 30 Arbeitskräfte (teils Beschäftigte des DHM, teils ABM-Kräfte) mit der Inventarisation der Sammlung beginnen sollten. Die Planungsphase betrug also nur 10 Wochen (mit 1 Tag/Woche vom ZIB). Die Umstellung von GOS auf das Betriebssystem OS/2 wurde schon vor Beginn der Kooperation begonnen. Die Arbeit begann mit ca. 12 PCs (Ausbau bis 1993 auf ca. 40), es gab keinerlei Vernetzung und die Datensicherung erfolgte an den Einzelgeräten auf Disketten (täglich). Datenstruktur In den verschiedenen Sammlungsbereichen gab es sehr unterschiedliche Vorstellungen über eine Datenstruktur, diese gingen von max. 10 Feldern bis zum vollen Midas-Universum (2.700 Aspekte). Anfangs gab es daher unterschiedliche Formate für die verschiedenen Sammlungsbereiche. Später wurde ein gemeinsames Format für alle Sammlungsbereiche mit knapp 400 Datenfeldern entwickelt. Für alle Datenfelder wurden Schreibanweisungen hinterlegt um eine vergleichbare Ansetzung zu erreichen. Das Format ermöglicht eine Flexibilität von der Kurzerfassung bis zur wissenschaftlichen Beschreibung von Museumsobjekten. Auch Verwaltungsinformationen (Leihverkehr usw.) können bearbeitet werden. Die Strukturierung der Daten erfolgt durch Gruppenfelder und Mehrfachfelder. In einigen Feldern wird mit kontrolliertem Vokabular gearbeitet, d.h. es sind nur bestimmte Eingaben zulässig.

14 Das Ziel der EDV-gestützten Inventarisation war, einmal erfasste Daten vielfältig nutzbar zu machen. Beispiele Standardausdruck

15 Inventarbuch Drehbuch

16 Internet/Intranet Anwendung (seit April 1996) Stand heute Ca. 135 Arbeitsplätze mit GOS Nutzung der Datenbank 2011 (bis Anfang September) - ca Datensätze gelesen Datensätze geändert Datensätze neu angelegt

17 Zur Entwicklung: Suchmodul 1995 Suchmodul 2011

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