Das Datenbanksystem für die Kulturgutdokumentation. Sammeln, Bewahren, Forschen, Ausstellen und Vermitteln aus einer Quelle

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1 Das Datenbanksystem für die Kulturgutdokumentation Sammeln, Bewahren, Forschen, Ausstellen und Vermitteln aus einer Quelle

2 Im Zentrum der Museumsdokumentation steht heutzutage in aller Regel eine Software zur Bereitstellung und Vernetzung sämtlicher relevanter Informationen. Ein effizientes Wissensmanagement ist die Voraussetzung für reibungslose Arbeitsprozesse, optimale Ressourcennutzung, gute Arbeitsergebnisse und damit letztendlich auch für die Optimierung von Kosten. Deshalb kommen der Dokumentation und der Katalogisierung eine tragende Rolle im Zentrum der musealen Kernaufgaben Sammeln, Bewahren, Forschen, Ausstellen und Vermitteln zu.

3 HiDA4 ist eine Software für die Kernaufgaben im Museum.

4 Bewährt und lebendig

5 Das Datenbanksystem HiDA wurde Mitte der 1980er Jahre in Verbindung mit dem Bildarchiv Foto Marburg entwickelt. Seither ist HiDA kontinuierlich erweitert worden. Heute wird es in über 300 namhaften Institutionen im In- und Ausland vorwiegend zur Dokumentation und Katalogisierung unterschiedlichster Kulturgüter in Museen, Denkmalpflege, Bildarchiven, Verlagen und in der Kulturverwaltung eingesetzt. Auf Wunsch benennen wir gerne Referenzen oder stellen den Kontakt zu einer Institution in Ihrer Nähe her. Die Vorgängerversionen von HiDA4 setzten in den letzten 25 Jahren Standards für die Entwicklung von Inventarisierungsprogrammen: Die EDV-technische Verwaltung von komplexen Datenstrukturen, wie sie im wissenschaftlichen und speziell im kunstgeschichtlichen Bereich benötigt werden, erfordert nicht nur die vielfältige Funktionalität und Abbildungsgenauigkeit, sondern auch auch die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen seiner Anwender und Anwenderinnen. Der Dialog über die praktischen Notwendigkeiten der Inventarisierungsarbeit prägt als startext-philosophie auch die Weiterentwicklung der HiDA-Reihe. Ausgehend von HiDA3 wurde die Software einem vollständigen Reengineering unterzogen und den Bedürfnissen der Benutzer und Benutzerinnen, der Entwicklung der Windows Betriebssysteme, der gestiegenen Leistungsfähigkeit der Arbeitsplatzrechner und der Standardisierung strukturierter Datenhaltung im XML-Format angepasst. HiDA4 hat von Microsoft die Zertifizierung Geeignet für Windows Vista erhalten. Genauso wurden neue museumsspezifische Standards zur Nutzung in HiDA4 umgesetzt. Hierzu gehören das XML-Austauschformat museumdat zur Bereitstellung von Kerndaten in museumsübergreifenden Beständen und das museumsvok- Importformat, in dem Thesauri unter lizenzkostenfrei zur Verfügung stehen.

6 Sammeln, Bewahren & Verwalten

7 In HiDA4 können Sammlungsobjekte mit allen zugehörigen Informationen übersichtlich und umfassend dokumentiert werden. Jede Information wird nur einmal verzeichnet und durch Verknüpfungen beliebig oft verfügbar gemacht. Komplexe Objektbeschreibungen lassen sich in Dokumenten mit beliebig vielen Unterebenen - so genannten Hierarchien - wiedergeben. Dadurch ist HiDA4 besonders für die Erfassung mehrteiliger Objekte und Ensembles geeignet. Ihr Bildarchiv erstellen und verwalten Sie aus den Objektbeschreibungen heraus. Sie nutzen das Multimedia-Fenster zur synchronen Anzeige von Text- und Bildinformationen, die hierarchisch strukturierte Galerieansicht für den Überblick aller Bilder zu einem Objekt sowie den skalierbaren Vollbildmodus. Transparenz und Kontrolle von Sammlungsprozess und Sammlungsprinzipien sind durch vielfältige Recherchemöglichkeiten sichergestellt. Frei editierbare Dokumentvorlagen und die Übernahme von Begriffen aus Thesauri oder Normdokumenten beispielsweise im museumvok-format erlauben eine zeitsparende und konsistente Dateneingabe. Zustandsdaten, Restaurierungsmaßnahmen und Konservierungsbedingungen können je nach Regelwerk innerhalb von Objektbeschreibungen oder in verlinkten Seitendokumenten festgehalten und fortgeschrieben werden. Sinnvolle Erschließung aller Informationen zu einer Sammlung erreicht HiDA4 durch die stabile und langfristige Konformität mit fundierten kunsthistorischen Regelwerken. Gleichzeitig bietet Ihnen die offene Architektur der HiDA4-Definitionsdatei die Möglichkeit Ihr eigenes Regelwerk direkt abzubilden. Vermögenswerte oder Versicherungssummen können ermittelt und als Grundlage des Rechnungswesens auf Papier oder in Dateien ausgegeben werden.

8 Forschen

9 Ihre Forschungsvorhaben beginnen mit den ersten Schnellinventarisierungseingaben in HiDA4 express oder direkt in HiDA4 und reichen bis zur Dokumentation und Vernetzung aller wichtigen Fragestellungen der Sammlung für die Zusammenarbeit von Wissenschaftlern, Restauratoren, Museumspädagogik und Verwaltung innerhalb des Museums. HiDA4 ermöglicht die Einordnung von Sammlungsobjekten in ihren ursprünglichen Kontext und stellt damit die Grundlage für eine themenorientierte Vermittlung historischer Identifikationsmomente in Publikationen, Führungen oder Vorträgen dar. Komplexe Forschungsergebnisse können Sie sowohl in einzelnen Dokumenten mit beliebig vielen Unterebenen als auch durch die Verbindung verschiedenster Dokumente untereinander abbilden. Die HiDA4-Suchverfahren gewährleisten, dass Sie Ihre Informationen nicht nur suchen, sondern auch rasch durch präzise Abfragen oder auch assoziatives Blättern finden. Sie können die Infomationsqualität bewerten und dieses Kriterium in die Recherche einfließen lassen. Die Druckansicht in HiDA4 pro schlägt eine Brücke zwischen sachlichen Objektbeschreibungen und der Vielfalt relativierender wissenschaftlicher Bezüge in frei formulierten Textbeiträgen. Die umfangreichen Möglichkeiten der Rechtevergabe an unterschiedliche Benutzergruppen erlauben eine Steuerung und Kontrolle des Informationsflusses und der Eingriffsmöglichkeiten in die Datenbank.

10 Vermitteln & Ausstellen

11 HiDA4 unterstützt Sie bei der Erfüllung des Bildungsauftrags durch systematische Bereitsstellung sammlungsbezogener Informationen innerhalb einer Institution oder in Informationsverbünden für Internetpräsentationen, Ausstellungen, Veranstaltungen oder Publikationen. Die Ausstellungsplanung im und außer Haus unter Berücksichtigung von Transport, Leihannahme oder Versicherungsanforderungen aus der Datenbank heraus wird durch die Verlinkung aller betroffenen Dokumente, einzelner oder kombinierter Listenausgaben ausgewählter Objekte, Personen, Institutionen usw. vereinfacht. Mit dem Reportgenerator erstellen Sie unterschiedlichste Listen, Karteikarten, Etiketten oder Objektbeschriftungen, bereiten die Publikation von Katalogen oder Informationsmaterialien vor. Die Druckansicht in HiDA4 pro ermöglicht Ihnen die Verknüpfung von Datenbankinhalten in Freitextfeldern und ist dadurch ein besonders geeignetes Instrument für die Publikationsvorbereitung. HiDA4 web bietet Ihnen eine komfortable, Open Source basierte Suchplattform für die Internetpräsentation Ihrer Sammlung. Es kann sowohl für eine umfassende interne Informationsversorgung als auch für die gezielte Besucherinformation eingesetzt werden. Mit HiDA4 express und HiDA4 Bildarchiv stehen browserbasierte d.h. auch von Rechnern ohne HiDA-Client, nur über einen Internet Browser zu bedienende Workflowmodule für die Schnellerfassung und die Geschäftsprozesse im Bildarchiv zur Verfügung. Das Modul HiDA4 expo für Ausstellungs- und Sammlungsmanagement befindet sich gegenwärtig in Entwicklung. (Siehe auch Infoblätter zu den Webmodulen)

12 Das Programm

13 HiDA4 ist XML-basiert und erfüllt damit eine grundlegende Forderung der Deutschen Nationalbibliothek im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und Zukunftssicherheit kulturhistorischer Informationen. HiDA4 bietet Ihnen nicht nur sämtliche Möglichkeiten der Vorgängerversionen, sondern auch zahlreiche neue Funktionen und komfortable Erweiterungen. HiDA4 ist auf effiziente Datenerfassung und optimale Informationsvernetzung innerhalb der Einzelplatzversion oder auch im Client/Server-Umfeld ausgerichtet. Mit der Umstellung auf das XML-Format steht Ihnen der volle Unicode- Zeichenvorrat in Definitionsdatei und Dokumenten zur Verfügung, d.h. es können Schriftzeichen aller bekannten Sprachen unmittelbar in HiDA4 geschrieben werden. HiDA4 bietet Ihnen zudem erweiterte Suchfunktionen. In der Netzwerkversion erfolgt die Indexierung grundsätzlich sofort bei Dateneingabe im globalen Index aller Anwender der HiDA- Datenbank. Zusätzlich kann ein lokaler Index über die gesamte Datenbank oder eine projektbezogene Teilmenge erstellt werden. Hiermit ist eine ungestörte lokale Arbeitsweise bei Trennung eines HiDA-Clients vom Netzwerk gesichert. Die Benutzeroberfläche wurde benutzerfreundlich entsprechend aktueller Standard-Software gestaltet. Durch eine Vielfalt von Import- und Exportfunktionen ist HiDA4 für den Datenaustausch gerüstet. Mit der Druckansicht wurde ein wichtiges neuartiges Werkzeug integriert, um formatierte Fließtexte, die mit strukturierten Angaben anhand des Feldkatalogs verbunden werden können, synchron zu verwalten und in den Ausdruck einzufügen. Diese Funktion erleichtert die Publikationsvorbereitung in umfassender Weise. Sie ermöglicht dem Benutzer bereits bei der Datenbankeingabe die Festlegung von Formatierungen und anschließend das automatische Erstellen von Registern direkt aus der Datenbank heraus.

14 HiDA4-Metamorphosen: So umfangreich, wie Sie es wollen! Leistungsspektrum Struktur und Umfang der Museumsdokumentation variieren von Museum zu Museum und sind von unterschiedlichen praktischen Gegebenheiten abhängig. Hierfür haben wir drei HiDA4-Varianten entwickelt, die sich nur hinsichtlich der Grundstruktur der Daten, nicht aber im Leistungsumfang der Programmfunktionen unterscheiden. Alle drei stehen als Einzelplatz- und als Client/Server-Versionen zur Verfügung. Hinter einer Datenbank steht schließlich nicht nur die Technik, sondern vor allem auch ein Regelwerk, dessen Auswahl Sie bestimmen. Mit unserem Angebot tragen wir der Vielfalt unterschiedlicher Regelwerke Rechnung. Zu HiDA4 können gegenwärtig sieben verschiedene Datenfeldkataloge mitgeliefert werden. Unabhängig davon können Sie Ihr eigenes Regelwerk in HiDA4 als individuelle Definitionsdatei realisieren oder von uns erstellen lassen. HiDA4 basic... bietet als einfachste Variante einen Dokumentaufbau ohne hierarchische Strukturen. Wenn Ihre Objektbeschreibungen vielmehr Verknüpfungen zwischen den Datensätzen enthalten, reicht diese kostengünstigere Version aus, in der Ihnen trotzdem alle Programmfunktionen zur Verfügung stehen. Ein Umstieg auf eine Erfassung mit hierarchischem Dokumentaufbau ist jederzeit und ohne Eingriffe in vorhandene Datenbestände möglich. Zu HiDA4 basic liefern wir Ihnen drei Datenfeldkataloge mit Beispieldaten: - LNM - Landesstelle für nichtstaatliche Museen in Bayern - IDM - Inventarisieren der Museumsbestände / Museumsverband für Niedersachsen und Bremen e.v. - CIDOC - The International Documentation Committee of the International Council of Museums

15 HiDA4 classic... ermöglicht einen Dokumentaufbau mit hierarchischen Strukturen. In dieser Form dient HiDA seit den 1980er Jahren Museen, Bildarchiven, Verlagen, Denkmalpflege und wissenschaftlichen Einrichtungen zur Inventarisierung und Katalogisierung. HiDA4 classic wird mit Definitionsdateien für drei Datenfeldkataloge einschließlich Beispieldaten geliefert: - MIDAS - Marburger Informations-, Dokumentations- und Administrations-System mit derzeit 25 verschiedenen Dokumenttypen zur Verzeichnung von Objekten, Künstlern, Sekundärliteratur, Forschungsprojekten, Ausstellungen, Personen, Sozietäten usw. - SLM - Sächsische Landesstelle für Museumswesen - WMA - Westfälisches Museumsamt HiDA4 pro... enthält alle Optionen von HiDA4 classic für den Dokumentaufbau mit hierarchischen Strukturen und zusätzlich die völlig neuartige Druckansicht zur Verknüpfung ergänzender Texte oder Dokumente mit den Datenfeldern einer Objektbeschreibung. Die Druckansicht bietet den Brückenschlag zwischen fortlaufendem Text nach Schreibanweisung und strukturierter Dokumentation. Sie dient der Publikationsvorbereitung. Die mit dem Text synchronisierten Datenfeldinhalte der strukturierten Dokumentation ermöglichen die Erstellung von Registern sowie die Navigation und die Recherche in Datenbanken. HiDA4 pro wird mit dem Datenfeldkatalog zur Erfassung mittelalterlicher Handschriften als Version Manuscriptum XML (MXML) geliefert. Es kann mit allen oben genannten bzw. allen gültigen Definitionsdateien genutzt werden.

16 Keine Insellösungen... Das Ziel der Museumsdokumentation wie jeder Form von Dokumentation kann nur die synergetische Vernetzung möglichst vieler Daten in vielen verschiedenen Institutionen sein. Deshalb gilt unser Augenmerk bei allen startext-produkten der regelkonformen Umsetzung bestehender fundierter Regelwerke in konsistente Definitionsdateien. Zu HiDA4 können gegenwärtig die sieben oben genannten Datenfeldkataloge (LNM, IDM, CIDOC, MIDAS, SLM, WMA, MXML) teilweise mit zugehörigen Datenfeldhilfen mitgeliefert werden. Darüber hinaus bietet HiDA4 umfassende Möglichkeiten zur Umsetzung einfacher bis komplexer Systematiken oder Regelwerke mit hierarchischen und relationalen Datenstrukturen. Bei Bedarf analysieren wir gerne die Struktur Ihrer Daten und erstellen eine individuelle Definitionsdatei oder stellen den Kontakt zu einem HiDA-Nutzer mit einem ähnlichen Nutzungsprofil und bestehender Definitionsdatei her.... und dennoch individuell anpassbar

17 HiDA im DISKUS-Verbund Der DISKUS-Verbund resultiert aus dem gemeinsamen Dokumentationsprogramm DISKUS Digitales Informationssystem für Kunst und Sozialgeschichte von Museen, Denkmalämtern, Bildarchiven, Bibliotheken, Archiven, Fototheken und kunsthistorischen Instituten. Die Verbundpartner führen seit 15 Jahren regelmäßig einen Datenaustausch durch, der vom Bildarchiv Foto Marburg gesteuert wird. Gleichzeitig erreichen sie gemeinsam durch die kontinuierliche Nutzung und Weiterentwicklung von MIDAS (Marburger Informations-, Dokumentations- und Administrations- System) Synergieeffekte für die tägliche Museumsarbeit. Die Publikation der Diskus-Daten erfolgt in mit mittlerweile etwa Beschreibungen von kunsthistorisch relevanten Objekten verschiedenster Gattungen. Etwa 30 Institutionen beteiligen sich am Diskus-Verbund oder haben sich beteiligt. Die Bestände von etwa 20 weiteren Institutionen sind eingegangen, seit die Microfiche-Editionen Foto Marburgs retrokonvertiert in den Bildindex eingebracht werden. Seither ist auch die DFG als Förderer hinzugekommen. Zu den DISKUS-Partnern gehören u.a. die Staatlichen Museen zu Berlin Preußischer Kulturbesitz, Wallraf-Richartz-Museum, Museum Ludwig und Rheinisches Bildarchiv in Köln, der Thüringische Museumsverband und die Fototheken der Max-Planck-Institute für Kunstgeschichte in Rom und Florenz.

18 Die Benutzeroberfläche Ein einheitlicher Zugang Alle HiDA4-Funktionen und -Module sowie die Informationen Ihrer Datenbank sind über eine Benutzeroberfläche zugänglich. Diese Oberfläche ist in unterschiedliche Leisten für Titelzeile, Dokumentstatus oder Menüfunktionen und in zwei Fenster für Dokument und Index untergliedert. Das Dokumentfenster hat für HiDA4 eine neue Gestalt bekommen. Von HiDA seit vielen Jahren vertraut ist die Tabellenansicht für die Dokumentfelder mit entsprechender Galerieansicht für die Anzeige aller zugehörigen Bilder. In HiDA4 wurde nun noch eine nach Bedarf frei zu gestaltende Formularansicht hinzugefügt. Gleichzeitig sichern Navigationsbaum und Multimediafenster optimalen Überblick über alle Dokumentebenen und systematischen Zugriff darauf.

19

20 Thesauri: Effizient und konsistent arbeiten Die Verwendung normierter Thesauri für die sachliche Erschließung von Objekten unterstützt sämtliche musealen Kernaufgaben. Einheitliche und widerspruchsfreie Objektbeschreibungen bilden eine optimale Grundlage, wenn Sie einen Sammlungsbestand erschließen oder verwalten, publikumswirksame Präsentationen Ihrer Sammlungsobjekte in Ausstellungen oder Publikationen vorbereiten oder mit deren wissenschaftlicher Bearbeitung beschäftigt sind. Deshalb verfügt HiDA4 wie schon die HiDA-Vorversionen über ein Thesaurusmodul nach DIN 1463, mit dem beliebig viele kontrollierte Wortlisten aufgebaut, erweitert oder eingebunden werden können. Der HiDA4-Thesaurus In HiDA4 können Sie beliebig viele kontrollierte Wortlisten oder Thesauri parallel verwenden. Der HiDA4-Thesaurus bietet die Attribute Deskriptor, Synonym, Verwandte Begriffe sowie Ober- und/oder Unterbegriffe und ist polyhierarchisch angelegt, d.h. ein Unterbegriff kann mehrere Oberbegriffe haben. Neben hierarchischen Relationen sind ebenso Äquivalenz- oder auch Assoziationsrelationen möglich. Das HiDA4-Thesaurusmodul dient aber nicht nur der effizienten Dateneingabe sondern erlaubt auch ein Thesaurusbasiertes Suchen im Rahmen der intuitiven Suche. Sie suchen nach einem allgemeineren Oberbegriff und erhalten als Treffermenge sämtliche Datensätze, die einen Unterbegriff zu diesem Oberbegriff enthalten. Zur Thesaurusverwaltung besitzt HiDA4 eine Import-/Export-Schnittstelle, über die Sie komfortabel genormte Vokabulare in Ihre Datenbank einbauen können. Genau diese Schnittstelle wird nun auch für museumvok-ws genutzt.

21 museumvok-ws Seit 2006 bietet die Fachgruppe Dokumentation des Deutschen Museumsbundes unterschiedliche kontrollierte Vokabulare (Systematiken, Wortlisten, Thesauri) frei verfügbar unter an. museumsvokabular.de ist eine Initiative zur Bereitstellung, Bearbeitung und Angleichung von Museumsvokabular hat die Initiative die SKOS-kompatible Schnittstelle museumvok-ws veröffentlicht. Damit eröffnen sich völlig neue Perspektiven für die Thesaurusarbeit in HiDA4. HiDA4 verfügt seitdem über eine Import-Schnittstelle für Thesauri im museumvok-format. Dies erlaubt eine lokale und unmittelbare Nutzung sämtlicher auf www. museumvokabular.de bereitgestellter Vokabulare im museumvok- Format direkt in Ihrer HiDA4-Anwendung. Geöffneter Thesaurus am Beispiel des MIDAS-Regelwerkes

22 Daten eingeben, bearbeiten und verwalten Dokumenteditor und Feldkatalog Grundlegende Einheit zur Aufnahme von Informationen und Bearbeitung der Datenfelder in HiDA4 ist das Dokument. Die grundsätzliche Zusammensetzung und Struktur von Dokumenten für Objektbeschreibungen, Erfassung von Sekundärliteratur, Adressdaten, Ereignissen und beliebigen weiteren Informationskomplexen können Sie in der HiDA4-Definitionsdatei als unterschiedliche Dokumenttypen festlegen. Innerhalb eines Dokuments werden wiederum unterschiedliche Felder nach Art und Verwendung unterschieden. In diesen Feldern können Sie RTF als Dateiformat zulassen und so Ihre Texte in der Datenbank z.b. fett oder kursiv setzen. Durch die Zeichensatzkodierung in UTF-8 ist in HiDA4 die Wiedergabe von Schriftzeichen fast aller Sprachen dieser Welt möglich. Die Datenbankfelder können einfache oder Wiederholfelder sein, sie können auf einer Hierarchieebene angeordnet sein oder auf mehreren. Wenn Sie beispielsweise einen Flügelaltar beschreiben wollen, so beginnen Sie auf der ersten Ebene mit den Informationen, die den Altar in seiner Gesamtheit betreffen. In den hierarchisch dieser Ebene untergeordneten Blöcken können Sie die einzelnen Altarflügel und schließlich die einzelnen Bildfelder auf den Flügeln beschreiben. Datenbankfelder können auch wiederholt werden. Mehrfacheingaben der gleichen Information werden vermieden, indem ein Dokument in den Feldern Verweise auf andere Dokumente enthalten kann. Durch diese Verknüpfungen zu Seitendokumenten lassen sich auch komplexe relationale Beziehungen abbilden. Damit erfüllt HiDA4 alle Anforderungen für eine ISAD(G)- konforme Datenverzeichnung. Zum schnellen Auffinden und Einfügen von Feldern enthält HiDA4 den Feldkatalog als praktisch und einfach zu benutzende Eingabehilfe.

23 Dokumentversionen und ihre Verwaltung Wird ein Dokument verändert und erneut abgespeichert, so ist der ursprüngliche Inhalt zumeist nicht wieder zu rekonstruieren. Um möglichen Informationsverlusten vorzubeugen, verwahrt HiDA4 verschiedene Versionen Ihrer Dokumente. Ein Dokument, das bearbeitet und erneut abgespeichert wird, ersetzt nicht mehr die bisherige Version, sondern bleibt als historische Version in der Datenbank zugänglich. Das modifizierte Dokument wird als jetzt aktuelles Dokument zusätzlich in der Datenbank gespeichert. synchron recherchieren, verwalten und in den Ausdruck einfügen. Diese Funktion erleichtert insbesondere Publikationsvorbereitungen in umfassender Weise. Sie ermöglicht bereits bei der Datenbankeingabe die Festlegung von Formatierungen für die Druckfassung beispielsweise von Katalogen sowie das automatische Erstellen von Registern direkt aus der Datenbank heraus. Die HiDA4-Druckansicht in HiDA4 pro HiDA4 pro erlaubt nicht nur die von Datenbanken gewohnte strukturierte Objektbeschreibung in Einzelfeldern. Sondern es bietet als völlig neuartiges Werkzeug auch die so genannte Druckansicht, in der formatierbare Fließtexte wie in einem Textverarbeitungssystem geschrieben werden können. Bestimmte Passagen dieses Fließtextes lassen sich mit der strukturierten Dokumentation verknüpfen,

24 Finden, nicht suchen HiDA4 bietet Ihnen eine breite Palette an Suchverfahren. Diese Recherchefunktionen sind in Ihrem Umfang jeweils auf praktische Notwendigkeiten abgestimmt. Ihre Grundlage ist ein durchdachtes System unterschiedlicher Indizes oder Register, das den direkten Zugriff auf Dokumente erlaubt und dem schnellen Auffinden von Informationen anhand indizierter Schlüsselbegriffe dient. Dieses System können Sie entsprechend Ihres Bedarfs beeinflussen. Die Schnellsuche Bereits beim Öffnen eines Dokuments in HiDA4 finden Sie eine Reihe von Hilfsmitteln, die Sie schnell zum gesuchten Dokument führen. Hierbei wird berücksichtigt, ob Sie schon genau wissen, was Sie finden möchten, oder ob Sie sich Ihrem Ziel lieber über eine größere Auswahl an Dokumenten nähern wollen. Dazu werden nicht nur inhaltliche Kriterien berücksichtigt, sondern auch der Dokumentstatus hinsichtlich der Bearbeitungszustände neu, aktualisiert, überprüft oder veröffentlicht und auch hinsichtlich des Kriteriums, ob ein Dokument gegenwärtig in Bearbeitung ist oder nicht. Zur Vereinfachung alltäglicher Suchvorgänge können Sie Ihre Einstellungen speichern und beliebig wiederholen. Der Index und die index-basierte Suche In HiDA4 wird im Client-Server-Betriebsmodus automatisch der sogenannte Globale Index erzeugt und verwaltet. Änderungen am Datenbestand bedeuten automatisch eine Aktualisierung dieses Hauptindexes. Neben diesem können Sie an jedem HiDA4-Arbeitsplatz auch einen oder mehrere lokale Indizes über eine Datenauswahl für ein konkretes Projekt, beispielsweise zur Vorbereitung einer Ausstellung, oder den gesamten Datenbestand anlegen. Sie gewinnen dadurch zusätzlich zur Freitextsuche über den Index die Möglichkeit, innerhalb der Baumstruktur des Index zu blättern und assoziativ zu suchen. Ganz abgesehen davon sichert der lokale Index einen kontinuierlichen Arbeitsfluss,

25 sofern die Verbindung zum Server zeitweilig unterbrochen ist. Für umfangreichere Retrieval-Aufgaben steht Ihnen die index-basierte Suche in ihren drei Varianten Einfache Suche, Komplexe Suche und Expertensuche zur Verfügung. In den ersten beiden Such-Modi können Sie beispielsweise Suchbedingungen verknüpfen, zu deren Auswahl Ihnen komfortable Menüfenster und Eingabehilfen zur Verfügung stehen, und anschließend die Trefferlisten speichern, exportieren oder an den Reportgenerator zum Ausdruck weiterreichen. Die Expertensuche erlaubt schließlich die individuelle Formulierung komplexer Suchanfragen in der HiDA-Retrievalsprache. Der Kandidatenindex Eine Besonderheit von HiDA4 ist der Kandidatenindex. Seine Voraussetzung ist die Fähigkeit von HiDA4, Informationen über verschiedene Bearbeitungszustände eines Dokuments neu, aktualisiert, überprüft oder veröffentlicht abzuspeichern. Der Kandidatenindex enthält die Deskriptoren aus zu prüfenden Dokumenten. Er steht in Abhängigkeit von einem bestimmten Index mit einer bereits kontrollierten Wortliste und erlaubt Vergleich, Kontrolle und auch die Übernahme kontrollierter Begriffe. Dieses in HiDA4 integrierte Verfahren trägt der Notwendigkeit Rechnung, vor allem bei der Eingabe durch mehrere Bearbeiter eine Endredaktion durchführen zu können.

26 Aus Ihrer Datenbank heraus und auch in sie hinein HiDA4 verfügt über eine Vielfalt von Import- und Exportfunktionen. Selbstverständlich können Sie vorhandene Datenbestände in HiDA4 einlesen (XML, ULD), Ihre gesamte Datenbank oder eine genau definierte Datenauswahl für konkrete Zwecke exportieren (XML, RTF, ULD, HTML). Diese Formen des Datenexports bieten sich beispielsweise zur Weiterverarbeitung für statistische Zwecke, beispielsweise mit MySQL, an. Sehr gefragt ist auch die Ausgabe in Listen mit summierten Versicherungswerten für den gesamten Sammlungsbestand oder bestimmte Objektgruppen. Ebenso können Sie den Thesaurus oder den Index exportieren oder eine Textdatei mit einem Index-Register erzeugen.... auf Papier HiDA4 bietet Ihnen einfache und anspruchsvollere Druckfunktionen. Sie können unmittelbar aus Ihrer Datenbank heraus einzelne Dokumente, Bestandteile daraus oder eine Dokumentauswahl ausdrucken. Diese Druckfunktion liefert Ihnen Ausdrucke mit gängigen Formatierungsoptionen in einfacher Tabellen- oder Listenform. Zum Ausdruck von Listen, Karteikarten oder Etiketten verfügt HiDA4 darüber hinaus über den Reportgenerator. Dieses Ergänzungsmodul versetzt Sie in die Lage individuelle Reportvorlagen für den direkten Ausdruck oder auch die Publikationsvorbereitung selbst herzustellen oder zu bearbeiten.... oder ins Web HiDA4 web ist die Grundlage für die Publikation Ihrer Daten im Internet. Er basiert mit Apache als Webserver und Tomcat als Container für JavaServlets auf Open Source-Produkten. Es fallen also keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Als Suchmaschine dient Lucene. Die HiDA4-Anbindung erfolgt durch eine integrierte Schnittstelle. (Siehe auch Infoblatt zu HiDA4 web)

27 Langzeitarchivierung und Datensicherheit Die Umstellung von HiDA auf das XML-Datenformat sichert die nachhaltige Nutzbarkeit Ihrer Datenbestände und folgt dem auch von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) postulierten Ziel, nachhaltige Informations-Infrastrukturen für die Wissenschaft aufzubauen. Die Verträglichkeit von HiDA mit komplexen Regelwerken, die beständig weiter entwickelt werden, steht für die langfristige Orientierung unserer Firmen-Philosophie an neuen Maßstäben und Standards für Wissenschaft und Praxis. Unter Datensicherheit verstehen wir zwei unterschiedliche Aspekte. Zum einen verfügt HiDA4 über ausführliche Möglichkeiten zur Datensicherung. Dies betrifft die Sicherung und Wiederherstellung des kompletten Datenbestandes und die Möglichkeit, zusätzlich eine Sicherungsdatei für die eigenen Dokumente anzulegen. Zum anderen ist HiDA4 auf Sicherheit im Umgang mit sensiblen, schützenswerten Daten ausgelegt, die nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich sein dürfen. Hierfür können in der Netzwerk-Version mit dem HiDA4 User Manager Berechtigungen für einzelne Benutzer und Benutzergruppen im Hinblick auf bestimmte Dokumente oder Tabellen vergeben werden. Existieren zu einem Dokument über Verknüpfungen Seitendokumente, so werden je nach Berechtigung die Deskriptoren aller, bestimmter oder keine der virtuellen Felder angezeigt. Darüber hinaus ist die Abwärtskompatibilität zu Vorgängerversionen gewährleistet. Im Installationspaket ist ein Werkzeug enthalten, mit dem Sie Ihre HiDA3-Definitionsdateien für HiDA4 konvertieren können. Die Konvertierung Ihrer HiDA3-Definitionsdatei bieten wir beim Update auf HiDA4 auch als kostenlose Serviceleistung an. Ihre HiDA3-Daten importieren Sie anschließend einfach in HiDA4. Hier nutzen Sie das HiDA3-eigene uld- Format. HiDA4 liefert selbstverständlich auch Exportdateien im uld-format, so dass der Datenaustausch mit HiDA3-Arbeitsplätzen ungestört weitergeführt werden kann.

28 HiDA4 Integrierte Module zur Datenbankpflege Nicht die Software sollte die Arbeitsprozesse im Museum bestimmen, sondern die Software muss den musealen Arbeitsprozessen optimal angepasst werden können. Zu HiDA4 gehören deshalb eine Reihe integrierter Module, mit denen Sie individuelle Anpassungen vornehmen, Druckvorlagen erstellen, vorhandene Datenbestände konvertieren oder auch Datenbanken zusammenführen können. Zur Bedienung dieser Module bieten wir Ihnen sowohl Schulungen an als auch die Vermittlung Anwender-übergreifender Kontakte zum unabhängigen Informationsaustausch. Selbstverständlich können Sie die Bedienung sämtlicher Module auch als startext-dienstleistung in Anspruch nehmen.

29 Der Connection Editor... ist ein Werkzeug für die Neuanlage und das detaillierte Bearbeiten von bestehenden Datenbankverbindungen. Der User Manager... bietet Ihnen die Möglichkeit, feinteilig strukturierte Zugriffsrechte zu vergeben. Dies gilt nicht nur für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen, sondern auch für ausgewählte Dokumente und Tabellen, insbesondere für das Sperren sensibler Daten. Der Reportgenerator... versetzt Sie in die Lage, Datenbestände als Karteikarten, Listen oder Etiketten auszudrucken oder auch individuell Reportvorlagen beispielsweise für den Katalogdruck zu erstellen und zu bearbeiten. Der Form Designer... ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Arbeitsprozesse optimal abgestimmte Bildschirmformulare für die Dateneingabe anzulegen oder bestehende Formulare Ihren Bedürfnissen anzupassen. Das Konvertierungsprogramm... dient speziell dem Umstieg von HiDA3 auf HiDA4. Es konvertiert eine bestehende Definitionsdatei von HiDA3 in eine für HiDA4 verwendbare, gültige Definitionsdatei nach neuem Schema. Für die Konvertierung von Fremddaten erstellen wir Ihnen bei Bedarf individuelle Konvertierungsmodule.

30 HiDA4 - Die Ergänzungsmodule HiDA4 express... dient der Schnellerfassung oder -inventarisierung. Dieses Webmodul erlaubt schnelle Eingaben von Basisinformationen in übersichtliche Masken durch beliebig viele Nutzer ohne tiefgreifende Kenntnisse eines Regelwerks und ohne lokale Installation eines HiDA4 Clients. Die Nutzung von HiDA4 express ist in Kombination mit einer lizenzierten Installation von HiDA4 Client und Server innerhalb einer einzelnen Institution oder Verbünden von Institutionen mit zentraler Datenhaltung lizenzkostenfrei. HiDA4 Bildarchiv... ist ein Webmodul zur Unterstützung der Arbeitsprozesse im Bildarchiv mit Kundenverwaltung, Geschäftstagebuch, Aufgabenkorb, Reprobestellung, -ausleihe und -genehmigung einschließlich Rechnungslegung, Verbleibskontrolle sowie Recherche direkt in einer HiDA4-Datenbank. Es kann in einem Intra- oder im Internet genutzt werden und verfügt über differenzierte Plausibiltätskontrollen für feststehende Arbeitsabläufe. HiDA4 web... dient der Internetpräsentation von Inhalten Ihrer HiDA4-Datenbank. Es basiert auf extensible Text Framework, einer leistungsfähigen Open Source Plattform zur Erschließung digitaler Inhalte. XTF wurde im Auftrag der California Digital Library explizit für die zügige Verarbeitung großer Dokumente und umfangreicher Kollektionen entwickelt. Dies führt zu einer optimalen Performanz bei Suche und Dokumentaufruf. Der HiDA4 Definitionsdatei-Editor... ist das Werkzeug zum komfortablen Erstellen und Bearbeiten von HiDA4-Definitionsdateien, die im XML-Format als maschinenlesbare Form Ihres Regelwerks die Basis für die Erfassung mit HiDA4 darstellen. Er basiert auf einer Erweiterung des Eclipse - PlugIns Mex und wird mit benutzerfreundlichen Formularen für das Editieren von Definitionsdateien ohne tiefgreifende XML-Kenntnisse ausgestattet. (Siehe auch Infoblätter zu den Webmodulen)

31 HiDA 4 Technische Anforderungen Einzelplatzversion Betriebssystem: Windows Vista / 2000 / XP / NT 4.0 Prozessor: ab Intel Pentium P III oder ähnliche Leistungsfähigkeit (ab 1 GHz) Arbeitsspeicher: 512 MB Festplattenspeicher: 90 MB + Speicher für den eigenen Datenbestand Client Betriebssystem: Windows Vista / 2000 / XP / NT 4.0 Prozessor: ab Intel Pentium P III oder ähnliche Leistungsfähigkeit (ab 1 GHz) Arbeitsspeicher: 512 MB Festplattenspeicher: 90 MB Netzwerkanbindung: TCP/IP (Standardnetzwerkanbindung unter Windows) Server Betriebssystem: Windows Vista / 2000 / XP / 2003 / NT 4.0 Prozessor: ab Intel Pentium P III oder ähnliche Leistungsfähigkeit (ab 1 GHz) Arbeitsspeicher: 512 MB, empfohlen 1 GB in Abhängigkeit vom eigenen Datenbestand Festplattenspeicher: 80 MB + Speicher für den eigenen Datenbestand Netzwerkanbindung: TCP/IP (Standardnetzwerkanbindung unter Windows) Datenbanksystem: ORACLE 9.2 oder höher / MS SQLServer 2000 oder höher / (MS DE) Wir bieten Ihnen Programminstallation, Schulungen und Pflegedienstleistungen und unterstützen Sie gerne bei der Datenübernahme. Die Support-Hotline erreichen Sie werktags von 9.00 Uhr bis Uhr unter Tel oder

32 startext Unternehmensberatung GmbH Hauptsitz: Kennedyallee 2 D Bonn Niederlassung: Milinowskistr. 12a D Berlin Geschäftsführer: Paul Bantzer Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Stand: Februar Angaben ohne Gewähr. Irrtümer und technische Änderungen vorbehalten. startext Unternehmensberatung GmbH.

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