IT-Unterstützung in Bildungsnetzwerken. Informationstechnische Möglichkeiten. zur Pflege und Organisation von Kontaktdaten

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1 Informationsmaterialien Modul IT-Unterstützung in Bildungsnetzwerken Informationstechnische Möglichkeiten zur Pflege und Organisation von Kontaktdaten von Christian Böhme Inhalte 1 Allgemeines 2 -Programme und Adressbücher 3 Termin- und Kontaktplaner 4 Internetbasierte Gruppenmanagement-Software 5 Weiterführende Quellen und Links ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme

2 1 Allgemeines Für die Etablierung neuer Lerngruppen und die laufende Betreuung ist eine funktionierende Kommunikation unabdingbar. Neben der klassischen Methode der Informationsübermittlung durch Brief oder Postkarte stehen durch die zunehmende Vernetzung heutzutage eine ganze Reihe von Kommunikationsmedien zur Verfügung, die alle auf der Tatsache beruhen, dass immer mehr Menschen das Internet als Informationsquelle nutzen. Auch wenn für die erste Kontaktaufnahme in der Regel dem persönlichen Brief, der persönlichen Einladung der Vorzug gewährt werden sollte, ist für aktuelle Informationen und die fortwährende Benachrichtigung der beteiligten Personen die Unterstützung eines geeigneten elektronischen Helfers unerlässlich. Zudem bietet die verwendete Lernplattform in der Regel entsprechende Werkzeuge zur automatischen Benachrichtigung der Teilnehmer an. Bevor auf einzelne Beispiele näher eingegangen werden soll, zunächst ein kurzer Überblick. Das Softwareangebot, für die Verwaltung persönlicher Daten ist außerordentlich umfangreich. Grundsätzlich lässt es aufteilen in Einfache Anwendungen wie Adressbücher und E Mail-Programme mit entsprechenden Funktionen Integrierte Termin- und Kontaktplaner mit Adressbuch, E Mail- Programm und Aufgabenmanagement mit Anbindung an einen externen Server Internetbasierte Gruppenmanagement-Software ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 2

3 2 -Programme und Adressbücher Einfache Adressbuch-Programme, bzw. -Software mit entsprechender Funktionalität gibt es zahlreich und für jedes Betriebssystem. Die Funktionalität der einzelnen Programme ist dabei sehr unterschiedlich. Eine kleine Übersicht von -Programmen gibt die folgende Tabelle: Programm Anbieter Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen Eudora Light Qualcom Kostenloses -Programm (Englisch) Mac OS 8, 9, X Win NT, 98, 2000, XP Mail 1.2 Apple Bestandteil des Betriebssystem Mac OS X Mozilla Mail 1.1 Mozilla.org Einfacher - Client, kostenlos Mac OS 8,9, X Win NT, 98, 2000, XP Linux Outlook Express Microsoft Klassisches - Programm, (Auslaufmodell) Mac OS 8,9 Win NT, 98, 2000 Power Mail 4.0 CTM Development Kostenpflichtiges -Programm Mac OS 8,9, X Um für die Verwaltung einer Arbeitsgruppe und den damit verbundenen -Verkehr geeignet zu sein, sollte des Programm mindestens folgende Bedingungen erfüllen: Anlegen von Gruppenordnern im Adressbuch Speichern weiterer persönlicher Daten außer der -Adresse, wie Postanschrift und Telefon, Fax usw. (Foto wünschenswert) Einrichten von eigenen Posteingangsordnern Angeben von Regeln für das automatische Ablegen eingehender Post Verwalten mehrerer -Konten ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 3

4 Weitere Eigenschaften, wie sie von den aktuellen Produkten angeboten werden, wie etwa der Zugriff auf Verzeichnisdienste z. B. über einen LDAP-Server sind hilfreich, aber nicht unbedingt notwendig. Die in Informationen einer Adressdatei können z. B. in Form einer Visitenkarte gespeichert sein. Abb. 1: Visitenkarte im Programm Adressbuch Am Beispiel des Programms Adressbuch (Bestandteil des Mac OS X) soll das Einrichten von Gruppen und Personen veranschaulicht werden. Nach Klick auf den (+)-Button in der Spalte Gruppe kann der neue Gruppenname eingegeben werden: Abb. 2: Anlegen einer neuen Gruppe ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 4

5 In entsprechender Weise wird eine neue Person angelegt: Abb. 3: Einrichten einer neuen Visitenkarte Die neu angelegten Personen werden der Gruppe zugeordnet, die vorher ausgewählt wurde oder können per Drag and Drop aus der Spalte Name auf die gewünschte Gruppe gezogen werden. -Programme, die auf das Adressbuch zugreifen, können nun so eingerichtet werden, das eingehende automatisch in vorher bestimmte Ordner abgelegt werden. Dazu muss zunächst ein Eingangsordner oder Postfach erstellt werden. Handelt es sich bei dem verwendeten -Account um einen IMAP-Server, kann das Postfach auch auf dem Server angelegt werden. Das ist dann vorteilhaft, wenn man von verschiedenen Rechnern seine abruft, da die Daten immer auf dem Server gespeichert werden. Bei einem POP-Account bleibt nur die Möglichkeit, das Postfach lokal auf dem eigenen Rechner anzulegen. Nach Abruf der werden die Daten auf dem Server gelöscht. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 5

6 Am Beispiel des Programms Mail soll das Anlegen eines Postfaches (Ordner für den Posteingang) dargestellt werden. Abb. 4: Übersichtsfenster im Programm Mail 1.2 Nach Aufruf des Programms wird zunächst ein neues Postfach angelegt und ein Name vergeben. Abb. 5: Einrichten eines neuen Postfaches ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 6

7 Anschließend kann durch Angabe einer sogenannten Regel dafür gesorgt werden, das s von bestimmten Absendern direkt in dem angelegten Postfach gespeichert werden. Abb. 6: Definition einer Regel In diesem Beispiel werden alle s der Arbeitsgruppe Bildungsnetzwerk im Postfach gleichen Namens gespeichert. Der Verwaltungsaufwand für eine Arbeitsgruppe lässt sich auf diese Weise erheblich vereinfachen. Ähnliches gilt entsprechend für ausgehende s. Weitere Informationen zu Adressverwaltungsprogrammen findet man unter den folgenden Links: ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 7

8 3 Termin- und Kontaktplaner Termin- und Kontaktplaner bieten neben der Adressverwaltung und der E Mail-Funktion im allgemeinen auch ein Aufgabenmanagement und die Möglichkeit, Termine in einem integrierten Kalender zu verwalten. Sofern das Programm als Netzwerklösung konzipiert ist und Zugriff auf einen entsprechenden Server hat, ist auch die Abstimmung der Termine mit den anderen Teilnehmern möglich. Beispiele für Einzelplatzlösungen Programm Anbieter Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen Entourage 2001 Entourage X Teil des Office-Paket Microsoft Aufgabenliste -Client Mac OS 8, 9, X Palm Desktop 4.0 Lotus Organizer 6 ical arbeitet in Kombination mit Mail und Adressbuch Palm IBM Apple Aufgabenverwaltung PDA-Abgleich Aufgabenverwaltung PDA-Abgleich Web-Publishing Aufgabenliste PDA-Abgleich Web-Publishing Mac OS 8, 9, X Win NT, 98, 2000, XP Win NT, 98, 2000 Mac OS X Einige der Einzelplatzlösungen bieten die Möglichkeit den Kalender im Internet zu veröffentlichen, bzw. veröffentlichte Kalender zu abonnieren (Web-Publishing). So lassen sich Termine untereinander abstimmen, auch ohne einen speziellen Server zu verwenden. Im folgenden wird ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 8

9 die Verwendung der Kalenderfunktion für die Planung einer Gruppenbesprechung am Beispiel des Programms ical veranschaulicht. Nach Aufruf des Programms wird zunächst ein neuer Kalender erstellt. in dem alle Termine der Arbeitsgruppe eingetragen werden. Anschließend wird am entsprechenden Datum ein Ereignis hinzugefügt: Abb. 7: Anlegen eines neuen Kalenders und Ereignisses Dem Ereignis werden per Drag and Drop die Personen zugeordnet, die an der Besprechung teilnehmen sollen: Abb. 8: Hinzufügen der Teilnehmer ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 9

10 Über den Info-Button (unten rechts) lassen sich schließlich die beteiligten Personen automatisch per einladen: Abb. 9: Einladen der Teilnehmer Die Netzwerklösungen der Kontakt- und Terminmanager zeichnen sich dadurch aus, dass die Daten auf einem Server abgelegt und zwischen den Teilnehmern abgeglichen werden können. Dabei ist es natürlich notwendig, dass alle Gruppenmitglieder mit derselben Software arbeiten. Bei einigen der Programme ist darüber hinaus auch eine Resourcenverwaltung (Räume, Medien usw.) möglich. Im Wesentlichen verläuft die Planung der Gruppentermine ähnlich dem Vorgang bei den Einzelplatzversionen mit dem Unterschied, dass die eingeladenen Personen direkt auf einen Terminvorschlag reagieren können, bzw. der Planer die aktuellen Terminkalender der Teilnehmer einsehen und nach freien Terminen suchen kann. Im Gegensatz zu den im Web veröffentlichten Kalendern sind bei den Netzwerklösungen höhere Sicherheitsbeschränkungen für den Zugriff realisierbar. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 10

11 Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für netzwerkbasierte Termin- und Kontaktplanern: Programm Anbieter Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen Now Up-to-Date & Contact 4.2 e Power On www. poweronsoftware.com Dokumentenmanagem. PDA-Abgleich inkl. Server-Modul Mac OS X TeamAgenda 4.1 Unicorn Aufgabenverwaltung PDA-Abgleich WAP-Schnittstelle inkl. Server-Modul Mac OS 8, 9, X Win NT, 98, 2000, XP Outlook 2001, 2002 Microsoft Aufgabenverwaltung -Client Synchronisation mit MS Exchange Server Mac OS 8,9, X Win NT, 98, 2000, XP Meeting Maker 7.1 Meeting Maker www. meetingmaker.com Aufgabenverwaltung PDA-Abgleich inkl. Server-Modul Mac OS 8,9, X Win NT, 98, 2000 Lotus Notes 5 IBM Aufgabenverwaltung -Client PDA-Abgleich Win NT, 95, 98, 2000 Weitere Informationen zu Termin- und Kontaktplaner-Software findet man unter den folgenden Links: ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 11

12 4 Internetbasierte Gruppenmanagement-Software Internetbasierte Systeme zum Management von Lerngruppen stellen die modernste Form der Groupware dar. Sie setzen zwingend eine Vernetzung aller Teilnehmer voraus, in der Regel eine Internetverbindung, da nur auf wenigen, entfernten Servern diese Systeme installiert werden. Der Installations-, Administrations- und Kostenaufwand auf der Serverseite ist relativ hoch. Allerdings bieten sie dafür eine hohe Verfügbarkeit und im Allgemeinen auch ein hohen Bedienungskomfort auf der Clientseite. Durch Vergabe von Administrationsrechten sind die Nutzer eines solchen Groupware-Systems in der Lage, selbst Lerngruppen einzurichten und zu verwalten. Die persönlichen Daten der Teilnehmer werden direkt auf dem Server gespeichert, was die Organisation der Arbeit mit den Beteiligten natürlich stark vereinfacht. Da für den Zugang zur Lernplattform mindestens ein Benutzername und ein Passwort eingetragen werden müssen, bietet es sich an, auch weitere persönlich Daten zu erheben. Damit lassen sich dann Benachrichtigungen, Terminabstimmung usw. ebenfalls durchführen. Die Funktionalität der Gruppenmanagement-Systeme reicht von der Anlage einfacher Dokumentenmanagementsysteme über virtueller Arbeitsräume mit Chat-, -Funktionen und Dokumentenablage bis zu Video-Konferenzen in Verbindung mit Application-Sharing. Der Nutzer benötigt außer dem Internetzugang und einem Browser im Allgemeinen keine weitere Software. Die notwendige Hardware-Ausstattung der Clients richtet sich nach dem Grad der gewünschten Funktionalität. Auf der Grundlage solcher Systeme sind eine Reihe von Lern- und Fortbildungsplattformen entstanden, von denen in der folgenden Tabelle ein kurzer Überblick dargestellt wird. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 12

13 Lernplattform Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen teamlearn Telekooperation in der beruflichen Bildung in NI bbs-bscw.nibis.de lo-net ibisacam Fotbildung online virtuelle Klassen- und Gruppenräume Chat, Audio- und Videokonferenzen Aufgabenverwaltung Dokumentenmanagement -Client Dokumentenmanagement in Verbindung mit verschiedenen Computerkonferenzprogrammen auch synchrone Kommunikation möglich kostenloser Zugang für Lehrer kostenloser Serverbetrieb für Schulen virtuelle Klassen- und Gruppenräume Forum und Chat Aufgabenverwaltung Dokumentenmanagement -Client Hompage-Generator kostenloser Zugang für Schüler und Lehrer Lehrer mit Administratorrechten virtuelle Gruppenräume Forum, Chat und Newsgroups Aufgabenverwaltung Dokumentenmanagement kostenpflichtiger Zugang reine synchrone Lernplattform Audio-Konferenz Applicationsharing kostenloser Zugang für Lehrer als Teilnehmer und Tutoren Win-Betriebssystem Internetbrowser Audio- und Videoequipment Internetbrowser, plattformunabhängig Internetbrowser, plattformunabhängig Internetbrowser, plattformunabhängig Win-Betriebssystem Internetbrowser Interwise-Client Audioequipment ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 13

14 Die Verwaltung der Teilnehmerdaten soll am Beispiel der Einrichtung einer virtuellen Arbeitsgruppe, dem Quickplace, auf der Lernplattform teamlearn veranschaulicht werden. Abb. 10: Einen Quickplace erstellen Nach Eingabe der erforderlichen Daten erhält man den Startbildschirm des eingerichteten Raumes: Abb. 11: Quickplace- Startbildschirm Der Zugang zu einem Quickplace ist nur möglich, wenn die Mitglieder vorher durch einen Manager, also beispielsweise denjenigen, der den Raum eingerichtet hat, alle Mitglieder vorher eingetragen hat. Dazu genügt der Benutzername und ein Passwort, das den Teilnehmern natür- ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 14

15 lich mitgeteilt werden muss, damit sie sich später selbst anmelden können. Die übrigen persönlichen Daten kann jedes Mitglied nach der Anmeldung selbst vervollständigen. Abb. 12: Mitglieder der Arbeitsgruppe Der Manager entscheidet bei der Anmeldung der Mitglieder über die Zugriffsrechte: Abb. 13: Zugriffsrechte der Mitglieder Erhält ein Mitglied des Quickplace ebenfalls Managerzugriff, erhält es damit auch automatisch die Zugriffsrechte desjenigen, der den Quickplace ursprünglich eingerichtet hat. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 15

16 Im folgenden Beispiel erhalten die Mitglieder des Quickplace ausschließlich Leserechte: Abb. 14: Mitglieder mit Lesezugriff Sofern eine -Adresse bereits eingetragen wurde, können die neuen Mitglieder automatisch über ihren Benutzernamen und das Kennwort benachrichtigt werden. Jeder Teilnehmer kann sich die gespeicherten Informationen über sich und die anderen Mitglieder des Quickplace anzeigen lassen: Abb. 15: Mitgliederinformationen Der Manager und der jeweilige Teilnehmer können die Mitgliedsinformationen auch bearbeiten. Die Zugriffsrechte der einzelnen Teilnehmer können natürlich auch später noch verändert werden. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 16

17 Sollen beispielsweise der Zugriff nachträglich zu Autorenrechten erweitert werden, müssen die entsprechenden Mitglieder lediglich aus der Liste ausgewählt werden: Abb. 16: Zugriffsrechte erweitern Der Mitgliedsordner kann so eingerichtet werden, dass die Zugriffsrechte jedes Mitglied für alle anderen ebenfalls sichtbar sind. Abb. 17: Allgemeine Einstellungen ändern ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 17

18 Für diesen Fall erscheint im Mitgliedsordner der Zusatz Sicherheit, über den die Anzeige der Zugriffsrechte erfolgt Abb. 18: Zugriffsrechte der Mitglieder Die Zugriffsrechte der Mitglieder eines Quickplace können bei Bedarf noch wesentlich weiter untergliedert werden. Etwa durch das Einrichten sogenannter Räume (Eigener Bereiche innerhalb des Quickplace). Die Zugriffsrechte können dann für jeden eingerichteten Raum individuell gesteuert werden, so dass eine sehr hohe Differenzierung der Arbeit möglich ist. Darüberhinaus können Gruppen eingerichtet werden, denen einzelne Mitglieder zugeordnet werden können. So lassen gemeinsame Merkmale mehrerer Mitglieder des Quickplace, wie etwa Zugriffsrechte, Raumzugehörigkeiten usw., besonders einfach und effizient zuweisen. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 18

19 Um gemeinsame Arbeitsgruppensitzungen zu planen, dient die Kalenderfunktion. Abb. 19: Kalender Mitglieder, die mindestens Autorenrechten besitzen, können selbst Ereignisse zu einem bestimmten Termine eingeben. Abb. 20: Eingabe eines Ereignisses Dem Ereignis kann eine nähere Beschreibung hinzugefügt und Dateien angehängt werden, die von den Teilnehmern heruntergeladen werden können. In ähnlicher Weise können durch Autoren oder Manager den Mitgliedern Aufgaben zugewiesen werden, die dann ebenfalls im Kalender erscheinen. ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 19

20 Abb. 21: Aufgabenseite Auch hierbei können ausser einer näheren Beschreibung auch Dateien angehängt werden. Abb. 22: Aufgabe stellen 5 Weiterführende Quellen und Links Hyperlinks zu den Programmen: ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 20

21 Hyperlinks zu den Programmübersichten: Online-Hilfen der jeweiligen Programme ANUBA - Informationsmaterial 3.4.1; Autor: Christian Böhme Seite 21

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