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1 SOLUTIONS GUIDE ADIEU PAPIER Erleben Sie digitale Freiheit. WE SAVE TIME.

2 AUFBAU PRODUKTE UND LÖSUNGEN LÖSUNGEN FÜR Microsoft n EASY for SHAREPOINT n EASY for EXCHANGE n EASY for DYNAMICS NAV n EASY for DYNAMICS AX n EASY for OFFICE Eingangsrechnungsverarbeitung n EASY INVOICE n EASY xtract DigitalE AKTE n EASY RECORDS for HR n EASY CONTRACT n DOCUMENTS ONE BELEGERFASSUNG n EASY CAPTURE PLUS n EASY CAPTURE PRINT n EASY CAPTURE OFFICE n EASY CAPTURE SCAN Microsoft Solutions BUSINESS-PROCESS Solutions ECM SOLUTIONS CUSTOM MADE OUT OF THE BOX EASY EXPERIENCE ARCHIV WORKFLOW STORAGE COMPLIANCE EASY DOCUMENTS ARCHIV WORKFLOW STORAGE COMPLIANCE SAP & IBM Solutions CLOUD & SaaS Solutions LÖSUNGEN FÜR SAP n EASY for SAP n EASY for SAP icenter n EASY HR RECORDS for SAP CLOUD & SaaS LÖSUNGEN n Embedded Archive Storage (EAS) n Hosting n Software as a Service (SaaS) LÖSUNGEN FÜR IBM n EASY NOTES 2

3 INDEX LÖSUNGEN & PRODUKTE SEITE ecm EASY EXPERIENCE EASY DOCUMENTS EASY CAPTURE PLUS EASY DOCUMENTS ONE ERP-Lösungen EASY for SAP EASY INVOICE for SAP EASY HR RECORDS for SAP EASY for DYNAMICS NAV EASY for DYNAMICS AX EINGANGSRECHNUNGEN EASY INVOICE DIGITALE AKTEN otris CONTRACT EASY RECORDS for HR -MANAGEMENT EASY for Exchange EASY NOTES OFFICE LÖSUNGEN EASY for SHAREPOINT EASY for OFFICE CLOUD & SAAS HOSTING

4 ERFAHRUNG AUS ÜBER KUNDENINSTALLATIONEN Das umfassende Produktportfolio der EASY SOFTWARE bietet Lösungen für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Mehr als zufriedene Kunden vertrauen den Produkten des Softwareherstellers, der neben einem hohen Bekanntheitsgrad auch das größte Netz von Handelspartnern aufweist. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung eigener Produkte und Lösungen, hat EASY eine unvergleichliche Vielfalt und Kompetenz in der Herstellung einer breiten Palette von Produkten und Geschäftslösungen sowie in der Beratung entwickelt. Diese Erfahrungen geben wir gerne an unsere Kunden weiter.

5 DOKUMENTENMANAGEMENT, ARCHIVIERUNG UND ECM EINFACH EASY UMFANGREIChe LöSunGEN FÜR IHRE DOKUMENTE Wer sich vollends auf seine Rolle am Markt konzentrieren möchte, braucht ein modernes Dokumenten- Management. Machen Sie Schluss mit überfüllten Ablagefächern, platzraubenden Aktenschränken und vollen Schreibtischen. Durch den Einsatz der EASY Software werden Dokumente elektronisch strukturiert, revisionssicher abgelegt und sind unternehmensweit abrufbar. Dokumentenbasierte Prozesse steigern zudem drastisch die Produktivität ganzer Unternehmen, reduzieren Durchlaufzeiten und erhöhen die Prozessqualität. Die Produkte der EASY SOFTWARE verarbeiten dabei elektronische Dokumente und Papierbelege und sind anwendungsfreundlich in alle wichtigen IT-Landschaften und -Applikationen integriert. Über die komfortable Volltextrecherche finden Sie jedes Dokument unter Millionen anderer sekundenschnell wieder. Dies gelingt noch nach vielen Jahren, selbst wenn Sie sich nicht mehr an Namen oder Details erinnern können. EASY ALS HERZSTÜCK IHRER DOKUMENTEN-LÖSUNGEN Mit den beiden Enterprise Content Management- Lösungen (ECM) EASY DOCUMENTS und EASY EXPERIENCE, bietet die EASY SOFTWARE dokumentenbasierte Lösungen für Unternehmen aller Größen an von kleinen und mittelständischen Betrieben bis zum Konzern. Diese ECM-Systeme decken hierbei von der revisionssicheren Archivierung bis zum vollautomatischen Geschäftsprozess sowie der strukturierten Ablage und kompletten Aktenlösungen alle wichtigen Funktionen ab. Mittlerweile haben sich unsere ECM-Systeme immer häufiger als Herzstück aller dokumentenbasierten Prozesse in vielen Unternehmen etabliert und verfügen über eine Vielzahl von Integrationen in andere führende Applikationen. Scannen Drucken Office ERP DIGITALE Akten Workflow ARCHIVIERUNG Cloud DOKUMENT n Erfassen und Lesen von Belegen n Eingangsrechnungsverarbeitung n Drucken in Archive n Drucken in Geschäftsprozesse n -Management und Archivierung für Microsoft Exchange und Lotus Notes n Arbeiten mit Microsoft Office-Dokumenten n Lösungen und Integration in Microsoft SharePoint n Lösungen für SAP n Lösungen für Microsoft Dynamics n OEM-Lösungen n Aktenlösungen für Verträge, Personal, Dokumentenablage n Geschäftsprozesse unternehmensweit gestalten n Speicherlösungen für revisionssichere Archivierung n ECM nach Compliance-Richtlinien n Rechtskonforme Datenablage und DMS On-Demand n Managed Services für Archivierung und ECM AKTE 5

6 EASY EXPERIENCE EFFIZIENZ MIT DEM GEWISSEN TOUCH Die neue ipad-anwendung EASY ATTACHÉ ermöglicht es in lokalen Dokumentablagen zu recherchieren und ganze Akten leicht und übersichtlich mobil auf dem ipad dabei zu haben. Die einfache und schnelle Verwaltung Ihrer Dokumente mit EASY EXPERIENCE wird so optimal durch EASY ATTACHÉ ergänzt. Ob vollständige Akten oder wichtige Einzeldokumente, dank dem automatischen Cache von EASY ATTACHÉ stehen Ihre Akten auch offline zur Verfügung. EASY EXPERIENCE: Intuitiv bedienbare Oberfläche für die Anwender DIE EASY-ERFAHRUNG EASY ATTACHÉ kann zudem auch in kleinen Unternehmen und von Einzelpersonen eingesetzt werden ganz ohne EASY EXPERIENCE Installation. Dafür benötigt der Anwender lediglich die ipad-anwendung und einen Zugang zum EASY ATTACHÉ-Server in der CLOUD. Behalten Sie mit EASY ATTACHÉ schnell, einfach und kostensparend alle wichtigen Dokumente im Blick. EASY EXPERIENCE ist eine der modernsten ECM- Lösungen (Enterprise Content Management) am Markt und richtet sich insbesondere an Konzerne und mittelständische Unternehmen. Es steht neben allen ECMtypischen Ablage- und Prozess-Szenarien auch für hohe Skalierbarkeit, Anpassbarkeit und Stabilität. Maßgeschneiderte Lösungen sind damit keine Utopie mehr, sondern kosteneffizient zu realisieren. KONZERNWEIT ERFOLGE STEIGERN Hier setzt die ECM-Lösung EASY EXPERIENCE an und verschafft neben der sicheren Aufbewahrung aller Informationen eine Steigerung der Prozessqualität. EASY EXPERIENCE ermöglicht den optimalen Zugang auf alle unternehmensrelevanten Daten und deren revisionssichere Ablage. Informationen können durch definierte Geschäftsprozesse in einem Unternehmen verteilt oder ad-hoc an einen individuellen Personenkreis weitergeleitet werden. EASY EXPERIENCE IHR NUTZEN ECM-Server mit modernster Java-Technologie. Höchste Skalierbarkeit für die Lastverteilung und Ausfallsicherheit. Einheitliche Basis für alle unternehmensrelevanten Geschäftsvorgänge und Dokumente. Ergonomische, flexible Web- und Desktop-Clients Umfangreiche Integrationsschnittstellen für die Interaktion mit bereits vorhandenen Systemen Individuelle Lösungen können mit EASY EXPERIENCE schnell und effektiv für Unternehmen genutzt bzw. realisiert werden. Abgelegte Informationen aus bestehenden Applikationen beispielsweise einem - oder ERP- System, werden bei Bedarf wieder angezeigt. Microsoft SharePoint, Office, SAP oder IBM Lotus Notes-Anwender arbeiten dabei auf ihrer gewohnten Benutzeroberfläche. 6

7 EASY DOCUMENTS FERTIGE LÖSUNGEN FÜR DEN MITTELSTAND IMMER DIREKT AM GESCHEHEN EASY DOCUMENTS ist die ideale Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen. Es ist schnell zu implementieren und bietet zahlreiche Out-of-the-Box- Lösungen wie das Vertrags-Management, die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Personalakte und viele mehr. Dabei deckt EASY DOCUMENTS die gesamte Funktionsbreite des Dokumenten-Managements in einem System vom Archiv bis zum regelbasierten Workflow einfach und elegant ab. Über den Web-Client oder das Apple iphone bzw. andere Smartphones erhalten Mitarbeiter mobilen Zugriff auf alle Dokumente oder Workflow-Prozesse, die im Dokumenten-Management-System hinterlegt sind. Für den Zugriff über das Apple ipad sorgt zudem eine native ipad-app. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können bequem an Entscheidungsprozessen mitwirken. Durch frei definierbare Versende-Szenarien oder grafisch vordefinierte Workflows wird der Dokumentenfluss optimiert. ANWENDERFREUNDLICH UND EFFIZIENT In EASY DOCUMENTS werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen, generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender und ermöglicht einen standortübergreifenden Zugriff. Das Herzstück der revisionssicheren Ablage bildet die neue Generation des bewährten und tausendfach installierten EASY ENTERPRISE.i. In der neuen Version EASY DOCUMENTS 4.0 wurden beide Systeme in einer einzigen Server-Lösung verschmolzen, die somit noch schneller, einfacher und sicherer zu konfigurieren und zu warten ist. EASY DOCUMENTS IHR NUTZEN Einfaches und bewährtes, volltextbasiertes Archiv Effizienter Informationsfluss Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows Umfangreiche DMS-Funktionen per Browser Automatisierte Vorgangsbearbeitung Apple iphone- und ipad-unterstützung Einfache Workflow-Definition Einheitliche Basis für alle unternehmensrelevanten Geschäftsvorgänge und Dokumente Eingangsrechnungsprüfung über den EASY DOCUMENTS Web Client 7

8 EASY CAPTURE PLUS Belegerfassung und anschließende Indexierung per Barcode SCANNEN, ERFASSEN UND DRUCKEN IN DAS ARCHIV Nach wie vor erhält ein Unternehmen die meisten Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Verträge und Farbbroschüren in Papierform. Eine hochleistungsfähige Belegerfassung ist deshalb die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte innerhalb eines modernen elektronischen Dokumenten-Managements. OHNE UMWEGE INS ARCHIV Bereits elektronische Dokumente können komfortabel direkt über Schnittstellen zu führenden Applikationen oder einfach per Druckauftrag mit manueller oder auch automatischer Indexierung direkt an das ECM-System übergeben werden. Ob einfache Ablage im Archiv oder prozessorientierte Weiterverarbeitung, ein Klick genügt. POSTEINGANGSVERARBEITUNG GANZ EASY EASY CAPTURE PLUS sorgt nicht nur für die Erfassung, Indexierung, automatische Erkennung und intelligente Sortierung von farbigen und schwarz-weißen Papierdokumenten, es verarbeitet auch elektronische Dokumente wie Word- und Excel-Dateien bis hin zu digitalisierten Röntgenbildern. EASY CAPTURE PLUS erfasst im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern nahezu unbeschränkte Dokumentenmengen und legt sie in elektronischen Arbeitskörben und themenbezogenen Dokumentenstapeln sinnvoll ab. Die weitere Verarbeitung richtet sich nach den jeweiligen Belegarten und reicht von der einfachen Barcode-Erkennung bis zur vollautomatischen Freiformerkennung mit Positionsübernahme von Eingangsrechnungen und bildet damit die Basis für eine moderne Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso einfach unterstützt EASY CAPTURE PLUS das Ad-hoc-Scannen am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Die Indexierung erfolgt komfortabel über angepasste Eingabemasken. Auswahllisten und Plausibilitätskontrollen garantieren eine fehlerfreie Eingabe. EASY CAPTURE PLUS IHR NUTZEN Schnelle Erkennung Ihrer Belege... Bequeme manuelle und automatische Indexierung Prozessbeschleunigung durch Stapelverarbeitung Höchste Genauigkeit bei der Erkennung Erweiterbar zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung Drucken in Archiv, Akte und Workflow 8

9 EASY DOCUMENTS ONE DAS PERSONALISIERTE ARCHIV GANZ EINFACH Während elektronische Unternehmensarchive und Prozesslösungen seit vielen Jahren nicht mehr aus dem Büroalltag wegzudenken sind, arbeiten die meisten Anwender mit ihren personalisierten Dokumenten immer noch wenig strukturiert auf herkömmliche Weise. Bis heute kommen für die Ablage nur sehr vereinzelt Dokumenten- Management-Systeme zum Einsatz. Die Gründe sind einfach. Die Technik war bisher zu kompliziert für die Anwender und auch die Kosten waren zu hoch. Dadurch war die Akzeptanz bei den Firmen gering. Mit EASY DOCUMENTS ONE kommt das erste personalisierte Archiv auf den Markt. So wird es jedem Anwender in einem Unternehmen ermöglicht, seine Dokumente schnell und sicher abzulegen und auf alle Dokumente immer übersichtlich Zugriff zu haben. Die Bedienung von EASY DOCUMENTS ONE ist so intuitiv jeder kann es sofort bedienen. DAS EINFACHSTE ARCHIV FÜR ALLE ANWENDER EASY DOCUMENTS ONE kommt nach der Installation ohne jegliche Konfiguration aus; es erklärt sich von selbst und wächst automatisch mit. Das wichtigste Merkmal ist die besonders schnelle und einfache Ablage durch Scannen, Drucken oder Drag & Drop-Übergabe, um die Hürde der Erfassung zu minimieren. Die zweite Maxime wiederum ist das schnelle und zielsichere Anzeigen der benötigten Dokumente. Dabei steht das ONE für eine Kategorie und einen Klick bis zur Ansicht. Eingangskorb mit komfortabler Sicht auf die Dokumente in der ipad-app MIT DEM ipad ALLE DOKUMENTE UND AKTEN ÜBERALL DABEI EASY DOCUMENTS ONE IHR NUTZEN Ablagebaum entsteht automatisch... Vorkonfiguriertes persönliches Archiv... Schnelles bis automatisches Erfassen Späteres Vertiefen mit Kategorien oder Notizen... Digitale Dokumente, Drucken und Scannen... Selbstlernende Schlagworte und Kategorien... Inklusive Gadget unter Windows zur Erfassung ipad App zur mobilen Recherche Eine native ipad-app ermöglicht es dem Anwender von EASY DOCUMENTS ONE, die einsortierten Dokumente auch jenseits des typischen Arbeitsplatzes immer dabei zu haben selbst im Meeting oder beim Kundenbesuch. Sie haben damit alle Ihre Akten und somit alle Informationen elegant im ipad dabei. Zudem bleibt das personalisierte Archiv auch beim Verlust oder Wechsel des Arbeitsplatzrechners erhalten, da es revisionssicher zentral in einem EASY-System liegt. 9

10 Lösungen für SAP, DYNAMICS NAV UND DYNAMICS AX Sämtliche Unternehmen nutzen Standard-ERP- Systeme (Enterprise Resource Planning) zur Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Diese Systeme eignen sich hervorragend zur Sammlung, Auswertung und Weiternutzung von unternehmensrelevanten, strukturierten Daten. Die Lösungen der EASY SOFTWARE komplettieren diese Möglichkeiten um die eigentlichen Geschäftsprozesse der Erfassung und Verarbeitung von zugrunde liegenden Originaldokumenten sowie das Aufbewahren von abgeschlossenen Geschäftsvorgängen.

11 UMFASSENDE ERP-INTEGRATIONEN DER EASY SOFTWARE WICHTIGE INFORMATIONEN IMMER ABRUFBAR Die EASY SOFTWARE liefert eine durchgängige Lösung zur Erfassung, Vorverarbeitung und Aufbewahrung von Originaldokumenten. Die Einführung dieser Lösung steigert die Effizienz und Qualität in sämtlichen angeschlossenen Unternehmensprozessen. EASY for SAP n Zertifiziertes Archiv nach SAP-Standards n Transparente und sichere Dokumentenablage n Integration in SAP Records Management n Eingangsrechnungsbuch innerhalb von SAP und Freigabeprozess Speziell angepasste Lösungspakete erschließen für unterschiedliche ERP-Systeme und Dokumentklassen bzw. Unternehmensbereiche sämtliche Vorteile aus einer Verbindung von ERP- und Dokumenten-Management-Systemen. Diese Pakete erzeugen eine nahtlose Verzahnung zwischen dem Dokumenten-Management der Originaldokumente und dem jeweiligen ERP- System. Unternehmen arbeiten somit in einer nahtlosen Lösungskette vom Dokumenteneingang bis zum Abschluss des Geschäftsprozesses und gesetzeskonformer Aufbewahrung sämtlicher Informationen. EASY for DYNAMICS AX EASY for DYNAMICS NAV n Revisionssichere Dokumentenablage für Microsoft Dynamics AX n Ablage ausgehender Dokumente in verschiedene Unternehmensarchiven n Automatische Übergabe betriebswirtschaftlicher Zusatzinformationen n Automatische Archivierung bei Buchungsvorgang n Flexible Suchmechanismen n Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen in Sekundenschnelle EASY SOFTWARE setzt ihre 15-Jährige Lösungsexpertise aus dem Umfeld von SAP-Systemen ein, um optimale Lösungen für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics NAV zu erstellen. Eine Vielzahl von weiteren Integrationen zu marktgängigen ERP-Systemen und Branchenlösungen wird durch EASY-Partnerunternehmen erstellt und runden das EASY-Produktportfolio ab. OEM-LÖSUNGEN n Standardisierte Schnittstellen für vielfältige Anwendungsfälle AKTE 11

12 EASY for Sap EASY FÜR SAP Seit mehr als 15 Jahren liefert EASY SOFTWARE Standard-Lösungen zur revisionssicheren Archivierung und Verwaltung von Dokumenten sowie Informationen für SAP-Systeme. In über Installationen hat sich die EASY-Lösung zur Erfassung von eingehenden Papierdokumenten, ausgehenden Druckdokumenten- und listen sowie Anwendungsdaten in SAP über mehr als ein Jahrzehnt bewährt. Diese Integration wurde mehrfach für die jeweils aktuellen SAP-Versionen zertifiziert und zeichnet sich durch seine Tauglichkeit für hohe Lasten aus. PERFEKTE KOMPATIBILITÄT EASY FOR SAP IHR NUTZEN Beschleunigung von Geschäftsprozessen Transparente und sichere Dokumentablage Nahtloser Zugriff auf archivierte Daten Einheitliche Sicht auf Informationen Zertifizierte Lösung für SAP Ein besonderes Augenmerk hat EASY SOFTWARE auf die Verzahnung der Nutzung von SAP-Dokumenten in SAP-fremden Applikationen gelegt: Durch eine optionale Komponente werden SAP- Dokumente vom eigentlichen SAP-System unabhängig gemacht. Ein Zugriff auf diese Dokumente ist somit über eine Vielzahl von Applikationen wie z. B. Microsoft Share Point oder auch IBM Lotus Notes im Standard möglich. Ebenfalls ist die Nutzung von jeglichen SAP-fremden Dokumenten innerhalb des SAP-Systems möglich. Somit ist die gesamtheitliche Zusammenführung von Unternehmensinformationen im SAP Records Management einfach realisierbar. Dem stetigen Anwachsen von Daten, die innerhalb eines Unternehmens aufbewahrt werden, begegnet SAP mit einem neuen Modul SAP ILM (Information Lifecycle Management). EASY bietet einen eigenen zertifizierten Zugang zu diesem Modul, um abgelegte Daten nach definierter Zeit endgültig zu löschen bzw. alte SAP-Systeme ggf. abschalten zu können. Anzeige archivierter Belege innerhalb von SAP 12

13 EASY INVOICE for SAP EASY HR RECORDS for SAP EASY INVOICE for SAP IHR NUTZEN Deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten... Schnelle Amortisation durch Minimierung der Bearbeitungskosten... Unterbrechungsfreie Prüfung und Freigabe... Erweiterbar und für weitere Geschäftsprozesse nutzbar Freigabeprozess innerhalb und außerhalb von SAP GESCHÄFTSPROZESSE FÜR SAP Die Einführung und Optimierung von elektronischen Geschäftsprozessen unterstützt SAP-Anwender bei der Senkung von Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Prozessqualität. Besondere Beachtung schenkt EASY SOFTWARE der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Lösungen für das SAP-Personalwesen. VERARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN Das ist EASY: Im Handumdrehen sparen und den Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen in SAP verbessern. Mit der Lösung EASY INVOICE for SAP wird ein transparenter Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen eingeführt und dabei große Einsparpotenziale in der Finanzbuchhaltung genutzt. EASY INVOICE for SAP bildet die Rechnungserfassung, -genehmigung und -verbuchung für SAP vollständig ab. Alle Bearbeitungsschritte einer Rechnung - Kontierung, Korrektur, Prüfung, Genehmigung, Freigabe und Buchung - werden zentral gesteuert oder optional auch automatisch ausgeführt. ERFASSUNG UND VERWALTUNG VON PERSONALAKTEN EASY HR RECORDS for SAP liefert eine unkomplizierte Personalakte, um die alltägliche Arbeit der Personalabteilung in SAP effektiver zu gestalten. Von der automatischen Erfassung von eingehenden Personaldokumenten über die Qualifizierung bis hin zu firmenübergreifenden Abfragen bietet EASY HR RECORDS for SAP eine komfortable Verwaltung sämtlicher Personaldokumente. EASY HR RECORDS for SAP basiert grundlegend auf technischen Standards der SAP. Dadurch können vorhandene Berechtigungen aus der führenden Personal- Management-Lösung in Ihrem Unternehmen verwendet werden und es erspart so eine doppelte Pflege. EASY HR RECORDS for SAP IHR NUTZEN Übersichtlichkeit über Personaldokumente. Auswertungen über Personalnummern hinweg Verbesserung der Transparenz über Personalstamm 13

14 EASY for DYNAMICS NAV LÖSUNGEN FÜR DYNAMICS NAV EASY for DYNAMICS NAV ist die perfekte Ergänzung zu Microsoft Dynamics NAV. Die ECM-Lösung unterstützt alle Geschäftsprozesse und archiviert unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften sowohl eingehende als auch ausgehende Belege rechtskonform. Integration in die Standardmenüs von Microsoft Dynamics NAV SYNERGIEN SCHAFFEN FLEXIBLE SUCHMECHANISMEN Mit EASY for DYNAMICS NAV werden die Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt. Eingehende Dokumente wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine werden bei Eingang zentral erfasst und revisionssicher abgelegt. Die nahtlose Integration der EASY-Produkte in Dynamics NAV ermöglicht einen Dokumentenzugriff direkt aus dem NAV Client der Anwender bleibt somit in seiner gewohnten Arbeitsumgebung. Ausgehende Dokumente können ebenfalls in Unternehmensarchiven abgelegt werden. Die Ablage kann vollautomatisch, also ohne Anwenderaktion erfolgen. Hier werden neben dem Dokument auch die Metadaten an das Archiv übergeben, sodass die Informationen aus jeder EASY-Anwendung recherchierbar sind. EASY for DYNAMICS NAV IHR NUTZEN Revisionssichere Archivierung Recherche aus der Dynamics-Oberfläche... Umfangreiche Ordnungs- und Suchoptionen Hoher Automatisierungsgrad... Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen Anzeige der archivierten Belege direkt aus der Benutzeroberfläche Eingangsrechnungsverarbeitung für Dynamics NAV Einer der wichtigsten dokumentenbasierten Geschäftsprozesse ist die automatische Erfassung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Mit EASY INVOICE for DYNAMICS NAV gestalten Sie den gesamten Prozess von der Belegerfassung, über den Rechnungsfreigabe- Workflow bis zur automatischen Verbuchung in Dynamics NAV. Die Best Practice-Lösung ermöglicht einen schnellen und kostengünstigen Einstieg und lässt sich bequem auf Ihre Anforderungen hin anpassen. 14

15 EASY for DYNAMICS AX LÖSUNGEN FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX EASY for DYNAMICS AX ist die ideale ECM-Lösung zur gesetzeskonformen Verarbeitung und Ablage von ein- und ausgehenden Dokumenten für Microsoft Dynamics AX. Die nahtlose Integration in die Microsoft Dynamics AX- Oberfläche bietet eine optimale Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse sowie ein Höchstmaß an Bedienungsfreundlichkeit. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt intuitiv aus dem jeweiligen Arbeitskontext in Dynamics AX heraus, sodass effektives Arbeiten ohne Schulung möglich ist. Sicht auf die Dokumentenbehandlung eines Belegs inkl. archivierter Dokumente DYNAMISCHE ZUSAMMENARBEIT Für eingehende Dokumente stehen in EASY for DYNAMICS AX verschiedene Szenarien zur Verfügung, sodass eine ideale Anpassung an bestehende Unternehmensprozesse ermöglicht wird. ERWEITERUNG MIT PROFIL Eine Ergänzung der abgelegten Dokumente durch betriebswirtschaftliche Zusatzinformationen kann frei definiert werden. So stehen Unternehmensdaten auch außerhalb von Microsoft Dynamics AX zur Verfügung und können in einem beliebigen Unternehmensprozess weiter bearbeitet werden. EASY for DYNAMICS AX IHR NUTZEN Optimiertes Cash-Management Sichere Einhaltung von Bearbeitungsprozessen Standortübergreifende Informationsverfügbarkeit Revisionssichere Ablage... Minimierte Bearbeitungskosten Bequemer Archivzugriff über die in Microsoft Dynamics AX integrierte Suche 15

16 EINGANGSRECHNUNGEN Kostensenkung und Qualitätsgewinn: Was zunächst wie die Quadratur des Kreises anmutet, ist für jede Buchhaltung ein Gewinn in mehreren Dimensionen. Mit EASY INVOICE werden transparente Standard- Prozesse eingeführt, die Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen deutlich reduziert und gleichzeitig von fehlerträchtigen Routine-Dateneingaben entlastet.

17 EASY INVOICE EASY INVOICE automatisiert Ihren Rechnungseingang weitestgehend, da es alle wichtigen Prozesse abdeckt: Erfassung, Datenabgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe, Buchung, Recherche und die zuverlässige, revisionssichere Ablage. Es ist webbasiert, multiplattformfähig und wird ganz einfach im Browser bedient. Vorhandene Business-Templates versetzen Sie in die Lage, Ihre unternehmensspezifischen Rechnungseingangsprozesse so abzubilden, dass sich alle beteiligten Mitarbeiter darin wiederfinden. Auch nachträglich kann EASY INVOICE mittels Microsoft Visio ganz einfach an veränderte Prozessabläufe angepasst werden. EASY INVOICE IHR NUTZEN Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses... Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung Return on Invest von wenigen Monaten... Revisionssichere Ablage der Rechnungsoriginale... Zentrale Rechnungsprüfung und integrierte Freiform-Rechnungslesung EINFACH, EFFIZIENT UND EFFEKTIV Verringerte Durchlaufzeiten ermöglichen eine systematische Einhaltung von Skontofristen sowie eine schnellere Zahlungsfähigkeit, die Ihre Verhandlungsposition nachhaltig stärkt. Der gesamte Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen wird direkt in Richtung Geschwindigkeit und Nutzung von Sparpotenzialen verbessert. Die Qualität der Geschäftsprozesse wird durch die Abbildung von regelbasierten Workflow-Szenarien dauerhaft verbessert. AUTOMATISIERTE EINGANGSRECHNUNGSVERARBEITUNG AUF EINEN BLICK DOKUMENT AKTE belegerfassung EXTRAKTION ERP - INTEGRATION FREIGABE ARCHIVIERUNG n Scannen und Zuordnen n Automatisierte n Integration in SAP n Fertige und anpassbare n Revisionssichere mit EASY CAPTURE PLUS Freiform-Extraktion und Lösungen für Workflowszenarien mit Ablage nach und Verifikation mit Microsoft Dynamics EASY EXPERIENCE und Compliance Richtlinien EASY xtract EASY DOCUMENTS 17

18 DIGITALE AKTEN Vertragsakten und Personalakten Keine Papierflut, hohe Flexibilität, kurze Reaktionszeiten und ein strukturierter Gesamtüberblick. Mit den digitalen Akten der EASY SOFTWARE bleibt Ihnen lästiger Verwaltungsaufwand erspart und Sie gewinnen Zeit.

19 VON ANFANG AN EASY Schreibtische verschwinden unter Bergen von Papier. Unter Zeitdruck sind die wichtigen Akten sowie Dokumente nur schwer auffindbar? Mit den digitalen Aktenlösungen der EASY SOFTWARE können sich Unternehmen von der Papierflut befreien und die gewonnene Effizienz für das Unternehmen einsetzen. Eine sehr kurze Implementierungszeit lässt den Nutzen schnell spürbar werden und sichert einen zeitnahen Return on Investment. EINFACH VIELSEITIG Die intelligenten Lösungen für die verschiedenen Unternehmensbereiche lassen sich im unternehmensinternen Entwicklungsprozess individuell und komfortabel anpassen. So wächst die Lösung mit und strukturelle Veränderungen sind mit wenigen Klicks integriert. BEST-PRACTICE Profitieren Sie von dem Erfolg tausender Firmen, die bereits Lösungen der EASY SOFTWARE einsetzen. Mit den Best-Practice-Lösungen können Sie auf den Erfahrungsschatz aus mehr als zwei Jahrzehnten zugreifen. Sie brauchen nur die vielfach bewährten Aktenlösungen individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. 19

20 otris CONTRACT Detaillierte Sicht auf Verträge und zugehörige Dokumente VERTRAGSMANAGEMENT INTELLIGENZ, DIE ÜBERSICHT SCHAFFT Die digitale Vertragsakte otris CONTRACT erleichtert die Verwaltung der Unternehmen deutlich. Zeitintensive Prozesse wie zum Beispiel die Suche nach spezifischen Dokumenten oder die Überprüfung von Fristen über Vertragslaufzeiten sowie Zahlungsfristen entfallen. Der vorgangsbezogene, abteilungsübergreifende Zugriff auf spezifische Akten wird standortunabhängig sichergestellt und führt die interne Kommunikation zu neuer Effizienz. otris CONTRACT unterstützt Sie bei der Liquiditätsplanung durch eine umfassende Übersicht über die Zahlungsflüsse. Die Bedienung im Browser ist zudem leicht und selbsterklärend. Darüber hinaus schafft die Ablage der Verträge und zugehöriger Unterlagen im zentralen Dokumenten-Management-System die Basis für vielfältige Recherchemöglichkeiten etwa durch Volltextsuche und eine übersichtliche Administration der Zugriffsrechte. EINFACH SICHER Informationen und Anlagen stehen allen Berechtigten einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Durch das Delegieren von Aufgaben und eine Vertreterregelung ist die ordnungsgemäße Vertragsbearbeitung jederzeit sichergestellt. Detaillierte Schreib- und Leserechte schützen Sie zudem vor unsachgemäßem Umgang mit Ihren vertraulichen Vertragsdokumenten. otris CONTRACT IHR NUTZEN Schnelles Auffinden der Informationen... Automatisierte Eskalationsmöglichkeiten... Einhaltung von Fristen und Laufzeiten Übersicht aller Vertragsparameter... Sicherheit bei vertraulichen Vertragsdokumenten 20

21 EASY RECORDS for HR PERSONALAKTE Die digitale Personalakte ist eine wichtige Grundlage für modernes Personal-Management. Eine benutzerfreundliche Menüführung, der revisionssichere und standortunabhängige Zugriff sowie eine leichte Individualisierung des Workflows charakterisieren die Lösung der EASY SOFTWARE. So behalten Sie mit Leichtigkeit alle Prozesse unabhängig von der Komplexität der Unternehmensstruktur im Blick und profitieren von einer sicheren und schnellen Verwaltung. Dabei ist der Schutz dieser sensiblen Daten jederzeit sichergestellt. TRANSPARENT, SICHER, SCHNELL EASY RECORDS for HR bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Arbeitsprozesse rund um die Personaldokumente workflowgesteuert abzubilden. So können die Abläufe in der Personalabteilung transparenter, sicherer und schneller gestaltet werden. Es bietet einen anwenderfreundlichen, webbasierten Zugriff auf alle archivierten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente und kann somit standortunabhängig genutzt werden. Je nach Rolle und Berechtigung sieht der Personalsachbearbeiter, Vorgesetzte oder Mitarbeiter nur die Daten, Dokumente und Prozesse, die für ihn bestimmt sind. Die Nutzung von Self-Services (z. B. Urlaubsanträgen) entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilungen zudem spürbar. PERSONALAKTE für SAP Mit der Lösung EASY HR RECORDS for SAP bietet die EASY SOFTWARE ein Produkt für das ERP-System SAP, dessen Umfang von der Erfassung eingehender Personaldokumente über die Qualifizierung bis zu firmenübergreifenden Aktenabfragen reicht. Vollständig in die gewohnte Menüführung integriert, findet sich der Anwender sofort zurecht und profitiert unmittelbar von den Vorzügen. Informationen und begleitende Personaldokumente auf einen Blick EASY RECORDS for HR IHR NUTZEN Kostenminimierung bei der Aktenverwaltung Ortsunabhängige Verfügbarkeit... Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten... Drastische Reduzierung der Kosten für Drucken und Kopieren... Zentrale und revisionssichere Datenhaltung 21

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