Lastenheft bezüglich des Standbaus an der IMEX in Frankfurt Rumänienstand, in der Zeitspanne

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1 Lastenheft bezüglich des Standbaus an der IMEX in Frankfurt Rumänienstand, in der Zeitspanne I Allgemeine Daten Zeitspanne: IMEX: Fachbesuchermesse Dimensionen: 100 qm, 4 offene Seiten Anzahl Infotheken: Stück (1 Zentralinfotheke für die Rumänische Zentrale für Tourismus + 20 Infotheken für Unterausteller) Externer Veranstalter: Regent Exhibitions, UK & Messe Frankfurt II Dokumente des Anbietrers (1) Das technische Angebot wird ein technisches Memo erhalten und eine Skizze des Standes, tridimensionell, farbig. Es wird folgendes aufgelistet: die Art der modularen Struktur, Art der Personalisierung des Standes (Logo, Bildmaterial), alle verwendeten Materialien, Grafik, andere Elemente wie: Szene, Regale, Bartheke, Tische, Stühle, Schaufenster). (2) Finanzielles Angebot: a. Es warden keine alternative Angebote angenommen. Die Angebote, die nicht 100% dem Lastenheft entsprechen warden desqualifiziert. b. Das finanzielle Angebot wird auch folgende Kosten enthalten: i. Dienstleistungen wie: Wasseranschluss und Konsum, Elektroanschluss und Konsum, Standreinigung, Müllentfernung, GEMA Gebühren. ii. Eventuelle Abdeckungen und Abhängungen (gemäß der Messe) iii. Tagliche Standreinigung und Müllentfernung iv. Organisierung eines Rumänischen Abends (an einem der drei Tagen; das bestimmte Datum wird vom Rumänischen Touristenamt fetsgelegt) v. Werbegeschenke und Materialien

2 III Technisch-organisatorisches Konzept (1) Die Projektion und Durchführung des Standes, wie auch der Bau, haben als Grundlage die Realisierung einer modernen Ambiente und wie auch die Erschaffung einer modernen Präsentation als Werbung für Rumänien. (2) Die Standstruktur wird eine optimale Funktionalität darbieten, ebenfalls sollte sie elegant und anziehend sein. Es werden keine kaputten, gekratzten oder exfolierten Plakate verwendet. Es werden transparente Bauelemente bevorzugt (aus Plexik oder Glas) um ein so hell wie mögliches Bild zu erreichen. a. Folgendes wird beachtet: i. Fachbesucher (Organisatoren von Kongressen, Events, Konferenzen, Multiplikatoren, Presse, Investoren) ii. Hauptthema: entdecke den Garten der Karpaten, bezogen auf das MICE Segment (3) Die entstandenen Räumlichkeiten werden so gut wie möglich verwendet: Präsentationen, Gesprächstische, Lager, Wege, etc. (4) Die Präsentationsflächen und die Gesprächstische werden an die Teilnehmer korreliert. (5) Der Stand wird folgende feste Elemente enthalten: Lager (mit Kleiderhacken, Regale, Spiegel) für ungefähr 50 Personen; mit Küchenausstattung mit 1 Kühlschrank, 1 Kaffeeautomat, Spülbecken, Mülleimer, Kleiderhacken 1 partiell geschlossener Raum für offizielle Gespräche, ausgestattet mit 6 Sesseln, 1 niedriger Tisch, Garderobe) 1 Tafel mit allen teilnehmenden Aussteller, positioniert neben der Hauptinfotheke Eine Hauptinfotheke der Rumänischen Zentrale für Tourismus, mit 3 Barhockern. Die Theke wird als Hauptinfotheke signalisiert, wird aus weissem Plexiglas (oder ähnliches) gebaut, beleuchtet vom Inneren, mit Logo Rumänien, tridimensionell, beleuchtet. 20 Infotheken, jeweils mit Türe und Schloss mit Schlüssel, 2 Barhocker, mit Steckdose und Internetzugang. Die Infotheken werden weiss sein, beleuchtet aus dem Inneren, aus Plexiglas

3 (oder Ähnliches), ähnlich der Hauptinfotheke, der Name des Unterausstellers wird in grüner Fabre beschriftet. 10 Tische mit jeweils 4 Stühlen Beschriftung der Infotheken (Logo und Name) 2 Plasmabildschirme mit integrierten Boxen und 2 DVD für Filme Individuelle Grafik für jeden Unteraussteller Logo Rumänien sichtbar auch vom Weiten Der Stand wird komplett aus Plexik gehobener Qualität sein oder Ähnliches, in weiss und wird drei Komponente haben: auf den Seiten werden die Theken aufgebaut; im Inneren wird ein Präsentationsraum gestaltet, wie folgt: 2 lange Tische, für etwa 30 Personen, parallel eins zum anderen, mit 30 Stühlen für Präsentationen. Hier wird auch ein Bildschirm positioniert, DVD Player, Computer (Laptop) für die Power Point Präsentationen, CD Player Installation mit Boxen (ohne Stativ), Mikro und Verstärkungsstation. Ebenfalls hier wird ein Fernseher positioniert, Dimensionen 150 cm (min. Diagonale). Die zur Presentation eingeladene Gruppen warden vor und während der Präsentationen rumänische Köstlichkeiten verkosten. Abenhängig vom Licht in der Halle, wird der Präsentationsraum durch Lightboxen zugeschlossen, so dass die auf dem Fernseher presentierte Bilder und Filme auch sehbar sein werden. Der Präsentationsraum wird von dem anderen Raum durch hohe beleuchtete Kassetten delimitiert (Dimensionen 1,5 x 3 m mindestens). Bezogen aus dem Standdesign werden mehrere Kassetten oder eine einzige grosse positioniert. In den freien Flächen werden Tische und Stühle sein. Blumendekoration für den Stand und Tische 4 (vier) Hostessen, die die englische und deutsche Sprache gut beherrschen, die, wenn notwendig auch beim Service mithelfen Tabletts, Servietten, Wischlappen, 500 Kaffeelöffelchen aus Plastik 1 professionelle Kaffeemaschine, Kaffee, Kaffeetassen aus Keramik, Becher, Zucker und Milch für die ganze Zeitspanne 1 Wasserbehälter mit Wasser, ca. 100 l, mit Becher Orangensaft für die ganze Zeitspanne 200 Weingläser 50 Sektgläser

4 1 Geschirrspülmaschine Zahnstocher 100 Schnapsgläser für Schaps und Weichselgetränke Wireless am Stand für die ganze Zeitspanne (ohne Kosten) (6) Werbemittel, wie folgt: o 300 USB Sticks, 2 GB, Version 2.0; beschriftet mit Logo Rumänien, Webseite wie auch mit allen Elementen aus dem Brandmanual; Dimensionen 4,2 x 1 cm, mit Deckel, Plastikkarkasse weiss. Die Sticks werden die Präsentationen aller Aussteller vom Rumänienstand beinhalten. o 250 St. Trolly Typ Business Boardcase, aus POliester, Dimensionen 44 x 33 x 20 cm, mit speziell ausgestattenem Raum für Laptop, kapitoniert (schwarz) mit Rumänienlogo und Webseite o 800 St. Schreibetuis, bestehend aus 1 Kugelschreiber und 1 Füller in Schwarz, in einer schwarzen Box, Dimensionen 18 x 6,5 x 4 cm, mit Magnetverschluss, beschriftet mit Logo Rumänien und Internetseite (7) Realisierung eines Rumänischen Abends, wo rumänische Spezialitäten und Weine verkostet warden (für etwa 200 Personen): 100 Weinflaschen (rumänisch) rot und weiss, trocken 30 Champagnerflaschen 5 l Pflaumenschnaps 5 l Weichselschnaps 3 kg Salami (Typ Sibiu) 3 kg Pastrami 3 kg Wurst 3 kg Käse 3 kg geräucherter Käse 3 kg Kuhkäse 10 kg gemischtes eingelegtes Gemüse 15 Brote (8) Es werden nur neue Bauelemente akzeptiert.

5 (9) Die Hauptinfotheke wird im Vordergrund gestellt. (10) Transport der Broschüren vom Sitz des Rumänischen Touristenamtes bis zur Messe und zurück ins Berliner Büro, ungefähr 50 Kisten (ohne Kosten). (11) Das Rumänienlogo wird auf maximaler Höhe aufgetragen, mit Einhaltung der Messeregelungen. (12) Der Stand wird in den Farben weiss und grün gebaut. Der Fussboden wird aus plastischem Material gebaut (Plexik oder Ähnliches), von unten beleuchtet. Auf dem Fussboden wird das Rumänienlogo sein, in schwarz oder grün, abhängig vom Projekt). (13) Für die Weinverkostungen werden Weingläser organisiert. Für das Essen wird Geschirr organisiert Teller, Servietten, Gläser, Schapsgläser, alles Notwendige für die ganze Zeitspanne, wie auch genus Wurst und Käse) (14) Es wird eine Person ernannt, die die ganze Zeit für technische Fragen zur Verfügung stehen wird, wie auch für eventuelle Defektionen. (15) Es wird genug Licht durch Scheinwerfer erreicht, die Fotos werden beleuchtet. Wasseranschluss wie auch Elektroanschluss wird gemäß der Regelung der Messe realisiert. (16) Falls der Standbau nicht optimal eingerichtet wurde, falls Defektionen erscheinen, die nicht sofort gelöst werden, wird das in einem Protokoll vermerkt. Es kann als Grundlage verwendet werden und zum Schluss auf die Endsumme die gezahlt werden muss beansprucht werden. IV Finanzielle Bedingungen Das finanzielle Angebot wird auf allen Elementen aus dem Lastenheft aufgelistet, andere Dienstleistungen, jeweils mit dem Wert in Euro. Das finanzielle Angebot wird den Wert in Euro enthalten, wie auch den Wert der MWSt. Falls diese Dokumente nicht dementsprechend vorgestellt warden, wird das Angebot dequalifiziert.

6 Der Anbieter, dessen Angebot gewinnen sollte, muss einen datilierten Bericht erstatten, bezüglich der Art und Weise wie dieses Event durchgeführt wurde, wie auch eine CD/DVD. Das Copyright dafür, wie auch für alle entstandenen Materialien, gehört dem rumänischen Ministerium für Regionale Entwicklung und Tourismus. Diese Präsentation wird ohne Kosten durchgeführt und steht als Basis zur Begleichung der Rechnung. V Wählbarkeit Der Anbieter ist verpflichtet neben dem Angebot auch folgende Dokumente zu senden und zwar: Dokumente aus denen folgen soll, dass sein globaler Umsatz in den letzten 3 Jahren mindestens Euro war. Ebenfalls, wird ein Anbieter Dokumente senden die beweisen, dass er mindestens drei ähnliche Stände (sowohl technisch, als auch finanziell) gebaut hat (Schreiben von Kunden oder Kopien von Verträgen).Ebenfalls wird der Anbieter mindestens drei Empfehlungen von Kunden mitbringen. Falls diese Dokumente nicht präsentiert werden, wird der Anbieter desqualifiziert.