actindo ERP2 die On-Demand-ERP-Lösung für Online-Shops

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1 Unternehmensprofil actindo GmbH Die actindo GmbH mit Sitz in Kirchheim bei München ( gehört zu den On- Demand-ERP-Unternehmen der ersten Stunde. Schon seit rund zwei Jahren bietet die 1988 gegründete actindo GmbH ihre für Online-Shops optimierte ERP-Lösung actindo ERP2 im Rahmen eines SaaS-Modells an. Waren bislang Sourcing und Procurement, Supply Chain Management und Customer Relationship Management die typischen Felder für Software as a Service-Angebote, sind mittlerweile auch ERP-Mietlösungen stark auf dem Vormarsch. Im Jahr 2001 hatte die actindo GmbH ihre damalige Finanzbuchhaltungs-Software netfibu als ASP-Lösung entwickelt und bis 2005 kontinuierlich zum ERP-System ausgebaut. Nach dem Zusammenschluss mit der P2H Internet Accounting GmbH und der Zusammenlegung des Produktportfolios erfolgte bei actindo im Jahr 2006 dann die strategische Ausrichtung auf On-Demand-ERP-Lösungen für den Online-Versandhandel und das mit Erfolg. Heute ist die actindo GmbH mit ihren 14 Mitarbeitern Marktführer für ERP-Systeme im Bereich E-Business. Über 500 Unternehmen nutzen das vollständig webbasierte, modulare actindo ERP2 zur Verwaltung ihrer Online-Shops. Zu den internationalen Referenzkunden der actindo GmbH gehören unter anderen Sapphire, der weltgrößte Hersteller für ATI-Grafikkarten, Avision Europe, Air Live, Booq, California Sunset Records, DoctorBrands Cosmetics und Kidney Karen. actindo ERP2 ist preisgekrönt: 2007 wurde actindo sowohl beim Innovationspreis der Initiative Mittelstand in der Kategorie ERP als auch beim eco Internet Award im Bereich Horizontale ASP-Lösungen ausgezeichnet. actindo ERP2 die On-Demand-ERP-Lösung für Online-Shops actindo ERP2 ist eine plattformunabhängige On-Demand-ERP-Lösung, die sämtliche Geschäftsprozesse komplett integriert. Über bidirektionale Echtzeit-Schnittstellen arbeitet actindo ERP2 mit allen gängigen Shopsystemen wie xt:commerce und Shopware zusammen. Da sich alle relevanten Datenfelder eines Webshop-Systems direkt aus actindo heraus bearbeiten lassen, können Shopbetreiber alle wesentlichen Verwaltungsaufgaben bequem und zentral in actindo ERP2 erledigen. Das Backoffice hinter einem Shop ist ein

2 zentraler Erfolgsfaktor für Online-Händler. Nur wenn ein Webshop adäquat in eine kaufmännische Software integriert ist, können die Betreiber sowohl die Pflege des Shopangebots als auch den Prozess der Bestell- und Zahlungsabwicklung effektiv gestalten. Im Gegensatz zu anderen Lösungen bietet actindo ERP2 eine homogene Softwareumgebung, in der alle Prozesse der Bestellabwicklung ineinander greifen und unternehmensweit zur Verfügung stehen: Nicht nur Verkauf, Lager und Logistik sind mit actindo ERP2 an den jeweiligen Online-Shop gekoppelt, auch Buchführung und Zahlungsabwicklung erfolgen automatisiert. Gegenüber dem Finanzamt hat die actindo Software aufgrund der 100-prozentigen GDPdU- und GoB/GoBS-Zertifizierung absolute Rechtssicherheit. Komplette Integration aller Geschäftsprozesse actindo ERP2 verfügt über eine direkt angeschlossene Finanzbuchhaltung und ein revisionssicheres Dokumentenarchiv. Das System bearbeitet nicht nur Bestellungen automatisiert, sondern verbucht auch direkt die entsprechenden Rechnungen steuerlich richtig und legt die Belege während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher im actindo Dokumentenarchiv ab. Über das integrierte Payment-Modul lassen sich die meisten Banken und Zahlungsanbieter direkt abrufen und eingegangene Zahlungen mit den offenen Bestellungen abgleichen. Nach erfolgreichem Matching bucht actindo ERP2 offene Posten in der Finanzbuchhaltung aus, aktualisiert den Status im Shop und gibt die Bestellung automatisiert zum Versand frei. Fehler in der Bestellabwicklung werden durch eine scannergestützte Bestellverarbeitung und durch intelligente Picklisten- Abfragen minimiert. Um einen sicheren Betriebsablauf zu garantieren, überwacht actindo ERP2 den Mindestbestand der Artikel permanent. Wird dieser unterschritten, schlägt das System automatisch die Bestellung beim Lieferanten vor. Darüber hinaus unterstützt actindo ERP2 verschiedene Lagertechniken und bietet umfangreiche Barcodescanner- Unterstützung: durch den Druck von EAN-Barcodes direkt aus der Anwendung ermöglicht actindo ERP2 ein rasches Aus- und Einlagern von Artikeln und eine Just-in-Time- Kommissionierung. Gleichzeitig verfügt actindo ERP2 über eine bidirektionale Schnittstelle zu allen gängigen Versand-Dienstleistern. Die Sendungsdaten werden dabei an die Software des jeweiligen Anbieters übertragen. Diese übernimmt weitgehend automatisch den Ausdruck von Aufklebern und die Bereitstellung von Tracking-Informationen und übermittelt sie zurück in das actindo System. Darüber hinaus können Unternehmen mit actindo ERP2 auch ihre internationalen Geschäftsvorgänge komfortabel abbilden die gesamte Fakturierung, Buchhaltung und Kundenkommunikation erfolgt dann in der jeweiligen Währung bzw. Landessprache. 2

3 Die ERP-Module im Überblick actindo ERP2 setzt sich aus sieben Modulen zusammen und ist zudem flexibel erweiterbar: - actindo Faktura/WWS, eine mandantenfähige Auftragsbearbeitung für Waren und Dienstleistungen, die die Fakturierung, Auftragsbearbeitung, Warenbestandsverwaltung, Lageristik und Logistik im Internet realisiert; - actindo Statistik, ein integriertes Business-Intelligence-Modul zur professionellen Analyse des Kunden- und Einkaufsverhaltens in Echtzeit; - actindo Finanzbuchhaltung, eine leistungsfähige Buchhaltung mit integrierter DATEV-Schnittstelle, die per Mausklick umfangreiche Auswertungen, Berichte und Analysen liefert; - actindo Dokumentenarchiv, ein revisionssicheres Geschäftsdaten- und Belegarchiv; - actindo Zeiterfassung zur Erfassung von Tätigkeiten, Zeiten, Urlaub und Krankheit von Mitarbeitern; - actindo Kassenbuch zur Verwaltung der Bargeschäfte; - actindo Fahrtenbuch, ein webbasiertes Fahrtenbuch, das sich für einzelne Anwender genauso eignet wie für Flottenlösungen. Software as a Service-Modell Zu monatlichen Basispreisen für alle Benutzer zuzüglich variabler Kosten pro Buchung und Dokument können Shopbetreiber actindo ERP2 über das Internet nutzen. Der Zugriff erfolgt über einen beliebigen Internet Browser. Auf Kundenseite sind keine Installationen oder kostspieligen Server notwendig, da actindo ERP2 in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum gehostet wird. Die Datenübertragung erfolgt mit 256-Bit SSL-Verschlüsselung. Dadurch ist die Software standort- und infrastrukturunabhängig. Wartung, Software-Updates und Backups werden komplett auf den zentralen Servern im actindo Rechenzentrum durchgeführt. Maßgeschneiderte Pakete für unterschiedliche Shopgrößen actindo ERP2 ist in vier maßgeschneiderten Paketen für unterschiedliche Shopgrößen erhältlich, die die gesamte Zielgruppenbandbreite abdecken: von der Einstiegsvariante für kleinere Onlineshops bis zur High-End-Lösung für Webshops mit hohem Bestellaufkommen. Der Basispreis aller Softwarepakete gilt für beliebig viele Nutzer und beinhaltet Wartung, Backups und kostenlosen -Support: actindo power ist das Einsteiger-Paket von actindo. Es ist mit einem mächtigen Warenwirtschaftssystem und automatischer Bestellabwicklung ausgestattet und kann für eine monatliche Miete von 25 Euro zzgl. MwSt. genutzt werden. 3

4 actindo pro ist eine ERP-Profilösung für Shopbetreiber, die neben automatisierter Warenwirtschaft, Fakturierung und Bestellabwicklung zusätzlich die komplette Buchhaltung integriert. Für monatlich 39 Euro zzgl. MwSt. werden Shopbestellungen an die actindo Finanzbuchhaltung übergeben und ohne manuelles Eingreifen richtig verbucht. 300 Buchungen im Monat sind inklusive. actindo business ist eine Komplettlösung für den Mittelstand, die eine vollständig geschlossene Prozesskette bietet: nicht nur Verkauf, Lager und Buchhaltung sind mit actindo business an den jeweiligen Onlineshop gekoppelt, auch die gesamte Logistik erfolgt automatisiert. Für 95 Euro im Monat zzgl. MwSt. sorgt zudem das revisionssichere actindo Dokumentenarchiv für die digitale Aufbewahrung sämtlicher Belege und der Geschäftskorrespondenz. Das Paket beinhaltet Buchungen und 400 Dokumente im Monat. actindo enterprise ist das High-End-Paket für Webshops mit sehr hohem Bestellaufkommen, das für monatlich 229 Euro zzgl. MwSt. sämtliche Prozesse der Bestellabwicklung durch die Integration von Verkauf, Lager, Logistik, Buchführung und Dokumentenarchiv ganzheitlich abdeckt. Zusätzlich beinhaltet actindo enterprise das Zeiterfassungsmodul für die Mitarbeiter, das digitale Fahrtenbuch mit Handy-Erfassung für den Außendienst und ein erweitertes Support-Level. Funktionen wie Geo-Targeting und -Marketing, die automatische Berücksichtigung von Lieferschwellen bei Lieferungen in EU-Mitgliedsländer sowie die Multiwährungsfähigkeit unterstreichen die internationale Ausrichtung von actindo enterprise Buchungen und Dokumente sind monatlich inklusive. Innovative Technologie actindo ERP2 basiert auf einem leistungsfähigen AJAX-Framework. Durch die Einbindung service-orientierter Architekturen (SOA) bildet die Software Funktionalitäten als Services ab und bietet dadurch von außen ansprechbare Schnittstellen. Web-Service-Standards wie SOAP/XML-RPC garantieren, dass die Kommunikation auf verschiedenen Plattformen und Programmiersprachen auch unternehmensübergreifend funktioniert. Das actindo API bietet die Möglichkeit, Daten automatisch mit actindo ERP2 auszutauschen. Mögliche Anwendungsszenarien sind die Anbindung von Kassensystemen oder bestehender Unternehmenssoftware. Softwarehersteller können auch eigene Produkte mit actindo ERP2 integrieren. Somit lassen sich externe Daten oder ganze Programme aus verschiedensten Quellen über das actindo API in das System einbinden. 4

5 Leistungsstarkes Partnernetzwerk Die actindo GmbH verfügt über ein leistungsstarkes Partnernetzwerk in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit Unternehmen aus Branchen wie zum Beispiel Logistik/Fulfilment, Marketing/CRM/Call Center/Data Mining, Zahlungsabwicklung, Bonitätsprüfung/Inkasso, Suchmaschinen-Marketing, Adressmanagement, Branchenlösungen und Multi-Channel-Vertrieb. Deren Dienstleistungen und Lösungen sind voll in actindo ERP2 integriert, so dass Anwender sie direkt aus actindo heraus nutzen oder beauftragen können. Ein Beispiel dafür ist das plex Kassensystem des actindo Partners Apfelschmiede, das über Web-Services direkt mit actindo ERP2 verbunden ist: Aktualisierungen der Artikeldaten und Bestände in actindo ERP2 stehen in Echtzeit auch am Point-of-Sale zur Verfügung, so dass die Bestände zwischen Online-Shop, Lager und Point-of-Sale stets synchron sind. Weitere strategische Partnerschaften unterhält die actindo GmbH zu Unternehmen wie xt:commerce, ITscope, eseller s Friend, United Online Services, Econda web shop controlling, Ogone, hamann-media und Zoomio. Serviceleistungen von actindo Neben dem umfangreichen Produktportfolio bietet actindo seinen Kunden über die actindo Services & Solutions GmbH auch umfassende Serviceleistungen rund um actindo ERP2 an von der einführenden Beratung mit umfassender Ist- und Bedarfsanalyse und der Konzeption über Customizing und Datenmigration bis hin zu Schulungen, kundenspezifischen Entwicklungen und Hosting. Die actindo Services & Solutions übernimmt die komplette Leitung und Koordination eines Projekts auch im Zusammenhang mit externen Dienstleistern: Kunden erhalten alles aus einer Hand von der Programmierung des Webshops bis zur Auswahl des richtigen Fulfilment-Anbieters. Kurzbiografien Patrick Prasse, Geschäftsführer der actindo GmbH Patrick Prasse (26) studierte an der FH München Elektrotechnik. Bereits vor seinem Studium begann er mit der Entwicklung der Online-Finanzbuchhaltung net-fibu, eine der ersten webbasierten Anwendungen weltweit. Nach dem Studium übernahm Prasse die actindo GmbH und war dort maßgeblich am Zusammenschluss des Unternehmens mit der P2H Internet Accounting GmbH beteiligt. Als Geschäftsführer der actindo GmbH und Prokurist 5

6 der actindo Services & Solutions verantwortet Prasse die technische und strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Daniel Haimerl, Managing Director der actindo GmbH und Geschäftsführer der actindo Services & Solutions GmbH Daniel Haimerl (24) studierte Elektrotechnik an der FH München. Bereits während seines Studiums gründete er die P2H Internet Accounting GmbH koordinierte Haimerl gemeinsam mit Patrick Prasse den Zusammenschluss der beiden Unternehmen. Durch die Entwicklung der Online-Faktura actindo Faktura/WWS wurde Haimerl zum Pionier im Bereich der webbasierten Unternehmenssoftware. Als Managing Director und Prokurist der actindo GmbH ist Haimerl gesamtverantwortlich für das operative Geschäft, den Vertrieb und die Unternehmensstrategie. Boris Krstic, Director Marketing & Communications, actindo GmbH Direkt nach seinem Studium der Kommunikationswirtschaft an der BAW in München begann Boris Krstic (27) seine berufliche Karriere bei einem Tochterunternehmen der Cancom IT Systeme AG, einem der führenden Systemhäuser in Deutschland. Bei Cancom war Krstic im Marketing unter anderem für die strategische Konzeption von Kommunikations- und Vertriebsmaßnahmen zuständig wechselte er zur actindo GmbH. Als Director Marketing & Communications verantwortet Krstic bei actindo alle Marketingaktivitäten sowie die interne und externe Kommunikation des Unternehmens. Kontakt: actindo GmbH Möller Horcher Public Relations GmbH Boris Krstic Marco Pfohl Domagkstr. 7 Ludwigstr. 74 D Kirchheim D Offenbach Tel. +49 (0)89/ Tel. +49 (0)69/ Fax +49 (0)89/ Fax +49 (0)69/ krstic@actindo.de marco.pfohl@moeller-horcher.de 6