Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr. Ihre Sparkasse Wittgenstein begleitet Sie als zuverlässiger Partner

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Ihre begleitet Sie als zuverlässiger Partner

2 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Definition SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Ziele SEPA ermöglicht grenzenloses ezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. argeldlose Zahlungen sollen damit in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Partner Ihre unterstützt Sie als Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA-Produkte an. Seite 2

3 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 32 Teilnehmerstaaten Teilnehmende Länder Land elgien ulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern Seite 3

4 SEPA wird Wirklichkeit Einheitliche asisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-asis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der n-finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 4

5 Und jetzt? Seite 5

6 Organisation im Unternehmen enennen Sie einen Projektleiter Entscheiden Sie, wann Sie umstellen möchten Entscheiden Sie sich für ein Umstellungs-Szenario Erstellen Sie einen Umstellungszeitplan Seite 6

7 etroffene ereiche im Unternehmen (1/2) uchhaltung Kontoabstimmung, Überweisungen, Lastschriften Vertrieb / Einkauf Information Geschäftspartner ggf. neue Verträge / Mandate / Formulare Treasury Liquiditätsmanagement, ankbeziehungen Seite 7

8 etroffene ereiche im Unternehmen (2/2) Personalabteilung Umstellung Gehaltskonten Kundenservice SEPA-spezifische Kundenanfragen Rechtsabteilung insbesondere Fragestellungen zu den neuen Lastschriftmandaten Seite 8

9 EDV-Systeme / Zahlungsverkehrsprogramme Prüfen Sie rechtzeitig, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen SEPA-spezifische Elemente integriert werden müssen Konvertieren Sie Ihre vorhandenen Kunden-ank-Informationen z.. automatisch mit S-Firmvon der Nicht konvertierbare Daten? IAN / IC erfragen und hinterlegen Verwendungszweck von 378 auf 140 Zeichen verkürzen Vorhandene Software mit den Anforderungen der SEPA abgleichen Updates laden und einspielen Anbieter frühzeitig kontaktieren Seite 9

10 Vordrucke und Geschäftskorrespondenz Nehmen Sie Ihre IAN und Ihren IC auf in Ihre Rechnungsformulare damit Ihre Kunden wissen, wohin sie Ihr Geld überweisen sollen Mahnschreiben Geschäftsbriefbögen Seite 10

11 Die SEPA-Überweisung Seite 11

12 Muster-Überweisungsvordruck Auslandsüberweisung Muster Quality Counts Ltd. AT RVSAAT2S ,45 Zahlung nach Österreich mit IAN und IC Max Mustermann Seite 12

13 Muster-Überweisungsvordruck Inlandsüberweisung Muster Hans Müller DE ,45 Zahlung innerhalb Deutschlands IAN-only Max Mustermann Seite 13

14 Die IAN In Deutschland ist die IAN 22 Stellen lang. Sie setzt sich aus: aus dem zweistelligen Länderkennzeichen DE, einer zweistelligen Prüfziffer, der achtstelligen ankleitzahl und der zehnstelligen Kontonummer zusammen. Kontonummern, die weniger als zehn Stellen haben, werden linksbündig mit Nullen aufgefüllt. So sieht z.. eine IAN für ein Konto der aus: DE ! IAN und IC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-anking und zukünftig auch auf neuen ncards zu finden Seite 14

15 Der IC Die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) vergibt an jede ank eine eindeutige Kennung: den IC usiness IdentifierCode. Der IC ist der international standardisierte ank-code, vergleichbar mit der ankleitzahl in Deutschland. Der IC hat elf oder acht Stellen und besteht aus folgenden Teilen: vierstelliger ank-code, zweistelliger Länder-Code, zweistelliger Orts-Code, dreistelliger Code für Filiale oder Abteilung Der IC der lautet WELADED1E Seite 15

16 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen lick IAN und ggf. IC statt Kontonummer und ankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages Überweisungen werden in voller Original-etragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformatstatt DTAUS Seite 16

17 Die Knackpunkte bei der SEPA-Überweisung IAN und ggf. IC aus den vorhandenen ankdaten errechnen Kürzerer Verwendungszweck: 140 statt 378 Zeichen (~ 5 statt 14 Zeilen) Umstellung der Software auf das XML-basiertes SEPA-Datenformat(statt DTAUS ) Richtige Kennzeichnung der Löhne und Gehälter Seite 17

18 Purpose Codes Die neuen Textschlüssel DTA-Format Über die Textschlüssel werden codiert: spezielle Zahlungsarten (z.. Lohn-/Gehaltszahlungen) Zahlungsinstrumente Hin- bzw. Rückweg SEPA-Datenformat Im SEPA-Datenformat werden Zahlungsarten über die sogenannten Purpose Codes abgebildet. Sofern der Zahlungsempfänger Kontoinformationim ISO Format als CAMT- Nachrichterhält, wird der Purpose Code unverändert durch die ganze Verarbeitungskette durchgereicht Gemäß EPC- und DK-Vorgaben dürfen Purpose Codes alle Werteder entsprechenden ISO Codeliste enthalten ( Seite 18

19 Übersicht über die Kennzeichnung ausgewählter SEPA-Zahlungsarten mittels Purpose Codes Im MT940-Format erfolgt für ausgewählte Purpose Codes eine spezielle Kennzeichnung im Rahmen des Geschäftsvorfallcodes (GVC). Purpose Code ISO-Name Entspricht: GVC im MT940/Textschlüssel im DTI Deutscher Klartextname SALA SalaryPayment 153/53 SEPA LOHN/GEHALT/RENTE PENS PensionPayment 153/53 SEPA LOHN/GEHALT/RENTE ONU onuspayment 153/53 SEPA LOHN/GEHALT/RENTE CFF Capitaluilding 154/54 SEPA VL-ZAHLUNG GOVT GovernmentPayment 156/56 SEPA GUTSCHR ÖFFENTL KASSEN SSE SocialSecurityenefit 156/56 SEPA GUTSCHR ÖFFENTL KASSEN ENE UnemploymentDisabiltyPayment 156/56 SEPA GUTSCHR ÖFFENTL KASSEN CHAR CharityPayment 169/69 SEPA SPENDE Seite 19

20 Die SEPA-asis-Lastschrift Seite 20

21 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-asis-Lastschriftverfahren im Überblick (I) Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Lastschriftmandat ist eine Ermächtigungfür den Zahlungsempfänger, fällige eträge einzuziehenund eine Weisungan die ank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Ein exaktes Fälligkeitsdatumzur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden.! Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation erforderlich (z.. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). estehende Einzugsermächtigungen können als Mandat für die SEPA-asis- Lastschrift weiter verwendet werden. Seite 21

22 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-asis-Lastschriftverfahren im Überblick (II) Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmalund 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach elastung. Erfolgt eine elastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monatenach der elastungsbuchung. Der Einreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Das XML-basierte SEPA-Datenformat wird genutzt (statt DTAUS-Format). Die Einreichung erfolgt ausschließlich beleglos (online). Seite 22

23 Vergleich: SEPA-asis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit Festes Fälligkeitsdatum Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Geltungsdauer des Mandats Aufbewahrung des Originalmandats SEPA-asis-Lastschrift National und grenzüberschreitend (in Euro) Ja 8 Wochen ab elastung Ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IAN und ggf. IC (IC ab 2014 bzw optional) Unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung eim Zahlungsempfänger Einzugsermächtigungsverfahren National (in Euro) Nein (bei Sicht) 8 Wochen ab elastung Nein Kontonummer und LZ Unbefristet, bis auf Widerruf eim Zahlungsempfänger Seite 23

24 Die Knackpunkte bei der SEPA-asis-Lastschrift IAN, IC und kürzerer Verwendungszweck Neue Inkassovereinbarung erforderlich Einreichung nur online möglich Umstellung der Software auf das XML-basiertes SEPA-Datenformat(statt DTAUS ) Gläubiger-ID und Mandatsverwaltung sind zwingend erforderlich Die eachtung von Fristen ist zwingend erforderlich Diverse enachrichtigungspflichten sind einzuhalten Seite 24

25 Gläubiger-ID beantragen Seite 25

26 Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann nur online bei der Deutschen undesbank beantragt werden Voraussetzung: Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland Antrag unter bigerid.bundes bank.de Dateneingabe: Angaben zur Person/Firma, Registernummer und Ort (z.. Handels-, Genossenschafts-, vereinsregister) Ausweisnummer ausstellende ehörde und Ort benötigt mit der Aufforderung zur Freischaltung des Antrages von der Deutschen undesbank Freischaltung durch Kunden Mitteilungsschreiben mit Gläubiger-ID per von der Deutschen undesbank Das Mitteilungsschreiben ist im Rahmen der Zulassung zum SEPA- Lastschriftverfahren dem kontoführenden Kreditinstitut vorzulegen. Seite 26

27 Gläubiger-ID erhalten Seite 27

28 Inkassovereinbarung abschließen DE64ZZZ Seite 28

29 Einige Fristen im Überblick Erstlastschriften mindestens 6 Tage vor Fälligkeit einreichen Folgelastschriften mindestens 3 Tage vor Fälligkeit einreichen aber nicht früher als 14 Tage vor Fälligkeit enachrichtigung der Zahlungspflichtigen (bis 14 Tage vor Fälligkeit, Ausnahmen möglich) itte beachten Sie ggf. Feiertage! Seite 29

30 Ausblick:Verkürzung der Vorlagefrist für inländische SEPA-asis-Lastschriften auf D-1 geplant Im Mai 2012 hat die Deutsche Kreditwirtschaft darüber informiert, dass sie die Marktanforderung für die D-1-Lastschrift mit dem Ziel aufnimmt, ein zusätzliches Angebothierfür zum November 2013 bereitzustellen. is dahin klärt die Deutsche Kreditwirtschaft technische und geschäftspolitische Fragestellungenund will die flächendeckende Erreichbarkeitaller Kreditinstitute für diese Lastschriften innerhalb Deutschlands sicherstellen. Seite 30

31 Die SEPA-Firmen-Lastschrift Seite 31

32 Frühe Finalität bei Lastschriftzahlungen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Die SEPA-Firmen-Lastschrift hat folgende esonderheiten: Der Zahlungspflichtige verzichtet auf seinen Erstattungsanspruch. Verbraucher sind als Zahlungspflichtige nicht zugelassen. Die Vorlagefrist bei der Zahlstelle beträgt einheitlich einen Tag. Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie des Mandats). Seite 32

33 Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt isherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandatvom Zahlungspflichtigen einholen der Zahlungspflichtige die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandatsvor dem ersten Einzug bei seinem Institut bestätigen! SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Verbraucherals Zahlungspflichtige nicht zugelassen, da sie kein Erstattungsrecht beinhalten. Mit Verbrauchern können nur SEPA-asis-Lastschriften vereinbart werden Seite 33

34 Verbraucher im Sinne von SEPA Regelung im G Juristische Personen Einzelpersonen eispiel: Miete Nicht eingetragene Vereine WEG Vermerk auf Einlösungsauftrag (SEPA-Firmen-Lastschrift) erforderlich? Verbraucher 13 Nein Ja, innerhalb des privaten ereichs Ja, für die private Wohnung Fast immer ja Fast immer ja Firmen-Lastschrift nicht zulässig! Keine Verbraucher 14 Ja Ja, wenn die Zahlung eine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit betrifft Ja, für die Praxisräume Kein eispiel bisher bekannt Kein eispiel bekannt Zur elegung gewerbliche / selbständige Tätigkeit, wenn diese nicht eindeutig aus der Zahlung hervorgeht Seite 34

35 Vergleich: SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und deutsches Abbuchungsauftragsverfahren Nutzungsmöglichkeit Festes Fälligkeitsdatum Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung estätigung Mandatserteilung gegenüber Zahlstelle und Aufbewahrung des Originalmandats SEPA-Firmen-Lastschrift National und grenzüberschreitend (in Euro), nicht für Verbraucher Ja Nein Ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IAN und ggf. IC (IC ab 2014 bzw optional) estätigung vor Einlösung erforderlich, Originalmandat verbleibt beim Zahlungsempfänger Abbuchungsauftragsverfahren National (in Euro) Nein (bei Sicht) Nein Nein Kontonr. und LZ Abbuchungsauftrag wird unmittelbar an Zahlstelle erteilt und dort verwahrt Seite 35

36 Zusätzliche Knackpunkte bei der SEPA-Firmen-Lastschrift Verbraucher sind nicht zugelassen Verkürzte Vorlagefristen (2 Tage) Alle Abbuchungsaufträge werden ungültig Von allen Zahlungspflichtigen müssen neue Mandate eingeholt werden Die Zahlungspflichtigen müssen ihrer Hausbank neue Einlösungsaufträge erteilen Erreichbarkeitsprüfung für die ank des Zahlungspflichtigen evtl. vorab sinnvoll Seite 36

37 Das SEPA-Lastschriftmandat Seite 37

38 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigtden Zahlungsempfänger, den fälligen etrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weistdie ankdes Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriftenund muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschrieben Form aufzubewahren Seite 38

39 ereits bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt werden Der Zahlungsempfänger muss den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel auf die SEPA-asis- Lastschrift in Textform vor dem ersten Einzug mittels SEPA-asis-Lastschrift unterrichten. Dabei sind die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitzuteilen. Eine Einzugsermächtigung kann nur in ein SEPA-Lastschriftmandat(ggf. mit individueller Geschäftsbereichskennung) migriert werden. Die Unterrichtung kann mittels Rechnung, Vertragsänderung bzw. separat erfolgen. Alternativ kann die Mitteilung auch im Verwendungszweck der letzten Einzugsermächtigungslastschrift erfolgen.! Das gilt ausdrücklich nicht für Abbuchungsaufträge! Für das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahrenmüssen in jedem Fall neue Mandate eingeholt werden! Seite 39

40 Die Mandatsreferenznummer Die Mandatsreferenzdient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z.. Vertrags-/Kundennummer) Sie muss eindeutig sein?? Was ist besser für Ihr Unternehmen? Ein Mandat pro Vertragspartner / Kunde Ein Mandat pro Vertrag / Geschäft Dies ist eine der grundlegenden Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Seite 40

41 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Textvorlagen finden Sie auf Abschreiben ist ausdrücklich erlaubt Abbildung: SEPA-asis-Lastschriftmandat Seite 41

42 Empfehlung für Zahlungsempfänger bis zur SEPA-Migration: Das Kombimandat nutzen ei Abschluss oder Änderung von Verträgen mit ezahlung mittels Lastschrift sollte das Kombimandat genutzt werden. Vorteile: Das Kombimandat verbindet die deutsche Einzugsermächtigung und das SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-asis-Lastschrift. Damit erhält der Zahlungsempfänger optimale Rechtssicherheit, da er für beide Verfahren entsprechende Mandate besitzt. Verkehrs AG, ahnhofstr 7, Zielort Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA- Lastschriftmandates 1. Einzugsermächtigung Ich ermächtige die Verkehrs AG widerruflich, die von mir zu entrichtenden Zahlungen bei Fälligkeit durch Lastschriften von meinem Konto einzuziehen 2. SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Verkehrs AG von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Verkehrs AG auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem elastungsdatum, die Erstattung des belasteten etrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten edingungen. Es erlaubt einen unbürokratischen Wechsel auf die SEPA-asis-Lastschrift. Vor dem ersten Einzug einer SEPA-asis-Lastschrift wird mich die Verkehrs AG über den Einzug in dieser Verfahrensart unterrichten. Seite 42

43 Weitere austellen in Ihrem Unternehmen? Seite 43

44 Schecks und S-Zentral Keine Veränderungen bei Schecks Wegen Lösungen für S-Zentral kommen wir im Laufe des Jahres auf Sie zu Seite 44

45 Nutzen Sie die neueste Electronic anking Software SFirm 2.5 ist bereits SEPA-ready und enthält u. a. folgende Funktionen: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/LZ auf IAN/IC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung Online-anking und S-Terminals Umwandlungshilfen (Konto/LZ auf IAN/IC) sind geplant Daueraufträge Die automatische Umstellung auf SEPA ist geplant! Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Kundenberater oder bei unseren Electronic anking-experten Seite 45

46 Zahlreiche Informationen sind jetzt schon erhältlich Zum eispiel auf Seite 46

47 Die roschüre für Firmenkunden Handlungsempfehlungen zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren Gibt es nur bei Ihrer Seite 47

48 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen insbesondere Sie als Firmenkunden vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Ihre begleitet Sie gern als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA-Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit.! Es gilt: Nur die frühzeitige Ermittlung des erforderlichen Anpassungsbedarfs und die Umsetzung erforderlicher Maßnahmen sichert eine reibungslose SEPA-Migration Seite 48

49 Ihre Ansprechpartner in der Reinhard Zacharias / Heiko Rath / Christof Dickel / Seite 49

50 Viel Erfolg bei Ihrer persönlichen SEPA-Migration! Seite 50