Digitale Steuerprüfung. Welche Daten sind zu dokumentieren und zu archivieren?

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1 Digitale Steuerprüfung Welche Daten sind zu dokumentieren und zu archivieren?

2 Überblick > Worum geht es? > Welche Daten sind betroffen? > Zugriffsarten > Pflichten und Aufgaben von Unternehmen > Umsetzung bei der Finanzverwaltung > erechnung > Rechnungskopien > Vorbereitung im Unternehmen - Lösungen

3 Digitale Steuerprüfung Worum geht es?

4 Digitale Steuerprüfung Worum geht es? bis > kein Recht des digitalen Zugriffs auf die gespeicherten Daten von Unternehmen durch die Finanzverwaltung > alle Daten konnten in Papierform vorgelegt werden ab > Recht auf elektronischen Datenzugriff für alle Außenprüfungen > die Finanzverwaltung greift auf die Daten buchführungspflichtiger Unternehmen digital zu > elektronische Archivierung ursprünglich digitaler Daten > maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum hinweg > Gesetzesgrundlage: > Steuersenkungsgesetz vom > Abgabenordnung 146 und 147 > BMF-Schreiben Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

5 Digitale Steuerprüfung Worum geht es? > Auch bei Ihnen wird der Betriebsprüfer bei der nächsten Betriebsprüfung statt Papier Daten verlangen. Betroffen sind steuerliche Außenprüfungen: allgemeine Außenprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer- Prüfungen, Fahndungen, Zollprüfungen und zukünftig Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung Pflichten für Unternehmen: > elektronische Archivierung originär digitaler Unterlagen und maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum! Sind Sie vorbereitet?

6 Digitale Steuerprüfung Worum geht es? Welche Unterlagen müssen Sie aufbewahren? > Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen > empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe ! > Buchungsbelege > sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Hier hat sich Nichts geändert!

7 Welche Daten sind betroffen?

8 Digitale Steuerprüfung Welche Daten sind betroffen? Steuerrelevante Daten, d.h. Daten die für die Besteuerung von Bedeutung sind: > welche Daten das im Detail sind hängt vom Einzelfall ab > die Entscheidung liegt in erster Linie beim Unternehmer > ein Anhaltspunkt: welche Daten waren bei früheren Betriebsprüfungen relevant? Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Aber auch?! Waren-, Materialwirtschaft, Kostenrechnung, Reisekosten, Rechnungsdaten, Office-Anwendungen mit steuerlich relevanten Daten

9 Welche Daten sind betroffen? Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Aber auch?! Waren-, Materialwirtschaft, Kostenrechnung, Reisekosten, Rechnungsdaten, Office-Anwendungen mit steuerlich relevanten Daten > Nicht steuerlich relevant sind Daten/Auswertungen die der betriebswirtschaftlichen Steuerung des Unternehmens dienen (Controlling, Planungsrechnungen) > Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann der Prüfer nachträglich den Zugriff auf weitere steuerlich relevanten Daten verlangen. > Achtung: Auch nicht relevante Daten dürfen ausgewertet werden, wenn sie zur Verfügung gestellt wurden!

10 Digitale Steuerprüfung Welche Daten sind betroffen? Originär digitale Daten: müssen elektronisch archiviert und maschinell auswertbar sein. Digital eingegangene Daten z.b. , auch Anhänge (wie Post): müssen archiviert werden Unterlagen in Papierform: müssen nicht digitalisiert werden Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet: Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen.

11 Zugriffsarten

12 Digitale Steuerprüfung Zugriffsarten In welcher Form kann der Prüfer auf Ihre steuerlich relevanten Daten zugreifen? Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Alle drei Zugriffsarten müssen über 10 Jahre gewährleistet werden! Der Prüfer kann alle drei Zugriffsarten auch parallel einsetzten! Es gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit! Anfallende Kosten muss das Unternehmen tragen.

13 Digitale Steuerprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen

14 Digitale Steuerprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Welche Aufgaben und Pflichten haben Sie als Unternehmer? >Sicherstellung des Datenzugriffs und der maschinellen Auswertbarkeit über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum hinweg >Isolierung originär digitaler Daten >Trennung der steuerlich relevanten Daten von den nicht relevanten Daten >Elektronische Archivierung ursprünglich digitaler Daten >Erstellung einer Verfahrensdokumentation bzw. Prüfung der vorhandenen Verfahrensdokumentation Unternehmer, DV-Abteilung, ggf. Revision und Controlling, sowie EDV-Partner müssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater die Rahmenbedingungen für die digitale Prüfung schaffen. Dies bedeutet: Zeit- und Kostenaufwand!

15 Digitale Steuerprüfung Sanktionen Was passiert, wenn die Pflichten nicht erfüllt werden? > Hier kommt es auf die Umstände des Einzelfalles an möglich ist: > Bußgeld bis Euro bei Unterlassen von Angaben, unrichtigen oder unvollständigen Angaben, wenn daraus Steuern verkürzt wurden > Zwangsmittel bei Nichterfüllung von Mitwirkungspflichten > Verzögerungsgeld von EUR EUR > Schätzung ist dann möglich, wenn Beweiskraft der Buchführung in Zweifel gezogen werden kann

16 Digitale Steuerprüfung Umsetzung bei der Finanzverwaltung

17 Digitale Steuerprüfung Umsetzung bei der Finanzverwaltung > Was ist/kann IDEA? IDEA ist eine Software für Import, Selektion und Analyse großer Datenmengen, vergleichbar mit einem "Werkzeugkasten" für Analysezwecke. AIS TaxAudit ermöglicht vorbelegte Prüfroutinen > Wozu wird die Analysesoftware eingesetzt? Sortieren von Buchungen nach bestimmten Kriterien Finden von Buchungen Prüfung von Zusammenhängen Durchführung von statistischen Prüfungen (z.b. Benford-Analyse und Chi-Quadrat-Test) Aufspüren von bestimmten Trends und Fehlern

18 Digitale Steuerprüfung Umsetzung bei der Finanzverwaltung > Mittels statistischer Prüfungen werden Randbedingungen des geschäftlichen Umfelds analysiert, mit dem Ziel die Wahrscheinlichkeit von Manipulationen zu ermitteln. > Kasse: Lagen im Prüfungszeitraum negative Kassenbestände vor? > Rechnungsnummer: keine fortlaufende Rechnungsnummer > Rechnungssumme: Anhand der Summe aller Rechnungen kann der Betriebsprüfer die Vollständigkeit der Betriebseinnahmen kontrollieren > Vergleich zwischen Rechnung und Angebot: deutliche Abweichungen könnten Hinweise auf Schwarzarbeit sein > Zeitreihenvergleich: IDEA kann das Verhältnis von Wareneinkauf und Erlös wochen- und monatsweise vergleichen. Fehlende Bareinnahmen?

19 Digitale Steuerprüfung Umsetzung bei der Finanzverwaltung > Statistische Analysen: Zwei statistische Verfahren geben Aufschluss darüber, ob ein Unternehmer die Buchführung manipuliert hat. So deckt die Benford-Analyse ungewöhnliche Verteilungen bei Anfangsziffern auf, während der Chi-Quadrat-Test auffällig häufig verwedndete Ziffern und Zahlenkombinationen ermittelt. > Abgleich von Kontonummern: die Gehaltskonten werden verglichen > Bewirtung: Überprüfung der Wochentage > In der Regel können aus diesen Analysen keine direkten steuerlichen Folgen abgeleitet werden. > Die Ergebnisse müssen rechtlich bewertet und ausgewertet werden. > Anschließend weitere gezielte Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit.

20 erechnungen Endlich Klarheit

21 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung > Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung waren bislang wegen der qualifizierten digitalen Signatur technisch extrem hoch und für Unternehmen zu kompliziert und zu kostenintensiv. > Das soll nun anders sein! > Durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom hat der Gesetzgeber rückwirkend zum die Anforderungen an elektronische Rechnungen deutlich reduziert.

22 erechnungen Umsetzung bei der Finanzverwaltung > Die Finanzverwaltung hat nun endlich Stellung zur umsatzsteuerlichen Neuregelung der elektronischen Rechnungsausstellung genommen, also insbesondere der Abrechnung mittels Fax und . > Gleichzeitig wurden Fragen des Vorgehens bei mehrfachen Rechnungsversand geklärt

23 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung Im Grundsatz sind alle Rechnungen gleich > Die bisher wichtige Unterscheidung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen ist ab dem grundsätzlich nicht mehr erforderlich, da beide umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. > Insbesondere haben sich die Anforderungen an Papierrechnungen nicht erhöht. > Die Unterscheidung der Rechnungsformen hat allerdings weiterhin Bedeutung für die Archivierung und das Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers.

24 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren > Nach 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.f. ist durch ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Nach Ansicht des BMF ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. > Der Unternehmer wird schon im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob - die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, - der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat, - die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches.

25 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung Ergänzend führt das BMF aus: > Es müssen keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, kann als geeignetes Kontrollverfahren gelten. > Der Begriff innerbetriebliches Kontrollverfahren bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. > Auch in kleineren Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können innerbetriebliche Kontrollverfahren angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies durch einen manuellen Abgleich der Rechnungen mit geschäftlichen Unterlagen (z.b. Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungsoder Zahlungsbeleg) geschehen. BEACHTEN SIE Eigentlich muss nur das gemacht werden, was bislang auch schon bei Papierrechnungen gemacht wurde, um die vom Rechnungsaussteller geltend gemachten Ansprüche auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Konkret bedeutet dies, dass direkt nach Eingang einer elektronischen Rechnung durch Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein zu überprüfen ist, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist.

26 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung Dokumentation der Prüfungshandlungen > Nach 14 Abs. 1 S. 6 UStG n. F. muss das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Nach Auffassung des BMF ergibt sich daraus eigentlich keine besondere Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachzuweisen. Unproblematisch sind hier sicher formell und materiell fehlerlose Eingangsrechnungen; hier wird die Finanzverwaltung keine besondere Dokumentation einfordern. > Stellt sich aber etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung deren Fehlerhaftigkeit heraus, muss der Unternehmer zur Wahrung aller Rechte seine Gutgläubigkeit nachweisen: Er muss alles getan haben, was von einem sorgfältigen Kaufmann erwartet werden kann und sollte dies auch dokumentieren.

27 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung PRAXISHINWEISE Für die Dokumentation selbst bieten sich unterschiedliche Vorgehensweisen an: > Anlage einer besonderen EDV-Datei Rechnungsprüfung mit Prüfungsvermerken wie Datum der Rechnungsprüfung, prüfender Mitarbeiter, Rechnungsnummer und -datum, Beanstandungen etc. In den Kontierungsvermerk könnte insoweit der Hinweis Vorsteuerprüfung erfolgt aufgenommen werden. > Handschriftlicher Prüfungsvermerk evtl. auf einem Ausdruck der elektronisch empfangenen und zuvor gespeicherten Rechnung. Gerade kleinere Unternehmen werden diesen Weg häufig gehen und den Prüfungsvermerk zusammen mit dem Kontierungsvermerk anbringen. Hierzu ist anzumerken, dass dieses Vorgehen natürlich im Hinblick auf das erstrebte elektronische Büro kontraproduktiv ist. > Da die Finanzverwaltung keine besondere Dokumentation einfordert, sind wohl auch Generalanweisungen an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung denkbar. Diese sagen dann für den Einzelfall zwar nichts darüber aus, ob eine bestimmte Rechnung auch tatsächlich vom zuständigen Mitarbeiter geprüft wurde, zeigen aber, dass der Unternehmer grundsätzlich darum bemüht ist. Beispiel: Elektronische Rechnungen, die auf unserer Festplatte unter angelegt sind, dürfen unter keinen Umständen bearbeitet werden.

28 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung BEACHTEN SIE > Die Finanzverwaltung fordert bislang, dass die Kontierung direkt auf dem Buchungsbeleg angebracht wird (so z.b. OFD München ) > Bei elektronischen Rechnungen ist dies technisch im Allgemeinen nicht machbar, weil der Originalzustand erhalten bleiben muss. > Allerdings besteht die Möglichkeit, an die Rechnung einen Datensatz anzuhängen, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann (BayLfSt v )

29 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung Aufbewahrung (Archivierung) von Rechnungen > Hinsichtlich der Form und Dauer der Aufbewahrung von Rechnungen haben sich keine Änderungen ergeben. So sind Papier- und elektronische Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Zeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein ( 14b Abs. 1 S. 2 UStG n.f.). > Elektronische Rechnungen i.s. des 14 Abs. 1 S. 8 UStG n.f. sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist für steuerliche Zwecke unzulässig, da hierdurch das Recht der Finanzbehörde auf Datenzugriff konterkariert würde ( 147 Abs. 6 AO). Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Speicherung z.b. auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD ist bereits ausreichend.

30 erechnungen Neues zur elektronischen Rechnung PRAXISHINWEISE > Erhalten Sie eine Rechnung als PDF-Anhang zu einer , müssen Sie nicht nur die PDF, sondern auch die elektronisch aufbewahren. > Wollen Sie vermeiden, dass ein Betriebsprüfer in das - Programm selbst hineinprüft und damit den gesamten - Verkehr sehen kann, müssen Sie die Daten zeitnah trennen und gesondert archivieren.

31 erechnungen Rechnungskopien 1. Im Zusammenhang mit der Einführung von elektronischen Rechnungen übersendet das Unternehmen eine elektronische Rechnung vorab und sendet die Papierrechnung per Post an den Leistungsempfänger 2. Die Rechnung wird in einem Web-Portal bereitgestellt und der Leistungsempfänger lädt sich diese Rechnung mehrfach herunter 3. Die Rechnung wird doppelt übertragen, da der Leistungsempfänger diese ein zweites Mal anfordert 4. Die Rechnung wird als strukturierter Datensatz für die Buchhaltung und zusätzlich per mit PDF-Anhang übermittelt

32 erechnungen Rechnungskopien > Sind für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt worden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet wurden, schuldet der leistende Unternehmer den hierin gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag (vgl. BFH , XI R 54/93, BStBl. II 94, 718) > Dies gilt nicht, wenn inhaltlich identische (s. 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden. ( 14 c Abs. 1 UStG)

33 erechnungen Rechnungskopien PRAXISHINWEISE 1. Damit dürfte für alle denkbaren Fallgestaltungen klargestellt sein, dass immer dann, wenn an einer Rechnung keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden, auch eine Mehrfachübersendung unschädlich ist. 2. Nach einer elektronischen Rechnung kann also dem Kunden z.b. bei Widerspruch ohne Probleme eine Papierrechnung übersandt werden. 3. Auch wird man dem Kunden, dem das Original abhanden gekommen ist, eine Zweitschrift übersenden können, ohne diese besonders als solche kennzeichnen zu müssen. Selbstverständlich ist es aber weiter zulässig, für Zweitschriften Zusätze wie Kopie oder Duplikat zu verwenden. 4. Die Grenze wird sicher in trügerischen Handeln von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger liegen: erteilt Ersterer mehrere Rechnungsausfertigungen, damit Letzterer die Vorsteuern mehrfach zieht, wird dies wohl auch weiterhin zu einem Fall des 14c UStG führen.

34 Digitale Steuerprüfung Vorbereitung im Unternehmen Lösungen

35 Digitale Steuerprüfung Vorbereitung im Unternehmen Lösungen Aufbewahrung der digitalen Daten und maschinelle Auswertbarkeit Revisionssichere Archivierung Problemlose Wiederherstellung Maschinelle Auswertbarkeit Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchführung sonstige steuerlich relevante Unterlagen Archivierung vor Ort oder Outsourcing DMS oder anderes Ablagesystem

36 Digitale Steuerprüfung Vorbereitung im Unternehmen Lösungen Studie bestätigt weitgehende Rechtssicherheit elektronischer Belege Kann auf die Aufbewahrung von Papierbelegen künftig vollständig verzichtet werden? Um Fragen des rechtssicheren Umgangs mit elektronischen Belegen ging es in einer von der Universität Kassel entwickelten Simulationsstudie, die am 29. und im Hause der DATEV eg in Nürnberg stattfand. In simulierten Gerichtsverhandlungen mit Richtern und Rechtsanwälten aus der Praxis wurden Streitfälle entschieden, bei denen anstelle von Papierbelegen ausschließlich elektronische Kopien als Beweismittel vorlagen. Das Ergebnis der Studie: Der prozessuale Erfolg in den inszenierten Fällen war in der Regel nicht davon abhängig, ob dem Gericht das Beweismittel digital oder in Papierform vorlag. Wichtiger war die Frage, dass der elektronische Beleg, das sog. Digitalisat, möglichst in einem geordneten Scan- und Ablageprozess hergestellt und archiviert wurde, damit er vor Manipulation geschützt ist.

37 Digitale Steuerprüfung Fazit Handeln Sie jetzt - Um auf künftige Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein! > Sehen Sie die elektronische Betriebsprüfung als Anlass zum Handeln und Einstieg in das Qualitätsmanagement, nicht als notwendiges Übel! > Sie als Unternehmer haben die Chance, Daten weitaus besser auszuwerten und zur verbesserten Steuerung Ihres Unternehmens einzusetzen. > Damit stärken Sie Ihre Position im Wettbewerb und sichern letztlich die Grundlage für eine digitale Betriebsprüfung nämlich Ihr Unternehmen selbst! Gehen Sie auf Ihren Steuerberater zu, er unterstützt Sie gerne!

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