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2 Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die combit GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die Verfügbarkeit mancher in dieser Anleitung beschriebener Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Releasestand, eingespielten Servicepacks u.ä. Ihres Systems (z.b. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mailprogramm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an den IT-Verantwortlichen. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Der Lizenzvertrag befindet sich bei der Verpackung der DVD, im Internet unter und wird auch durch das Installationsprogramm angezeigt. Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigung der combit GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.b. digitaler) Form vervielfältigt werden. This application uses Visual Basic (Scripting Edition) and JScript from Microsoft Corporation. Scintilla and SciTE, copyright by Neil Hodgson Regular expression support is provided by the PCRE library package, which is open source software, written by Philip Hazel, and copyright by the University of Cambridge, England. JPEG coding and encoding is made with help of the JPEG Library of the IJG (Independent JPEG Group). Uses linked_map class by Fernando Lagos, Copyright combit GmbH Rev Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbereitung und Installation Systemvoraussetzungen crm File Server Datenbank Server crm WebAccess Server crm Windows Client Architektur Windows Client crm WebAccess Server-Installation Microsoft SQL Server Installation PostgreSQL Server Installation crm Installation Vergabe der Rechte im Netz Einrichten der Benutzer Windows Client-Installation Installation ohne Benutzerinteraktion (Setup als MSI Datei) Programmdateien lokal kopieren Datenbankverbindung wählen Update-Installation Update der Server-Installation Update der Client-Installation WebAccess-Installation Funktionsumfang WebAccess Installation WebAccess Zugriff des crm WebAccess auf eine Solution Solution für den WebAccess erstellen Lizenz & Lizenzupgrade Online-Registrierung Aktualitätsprüfung Migration von combit address manager Einstieg und Bedienung Arbeitsumgebung Navigation Info-Zentrale Symbolleisten und Menüs Symbole in der Ansichten-Symbolleiste

4 4 Symbole in allgemeinen Dialogen Kontextmenüs Arbeitsumgebung individuell einrichten Programmfenster anpassen Listenansicht und Containeransicht anpassen Symbolleisten und Menüleisten anpassen Tastenkombinationen verwenden Hilfequellen Online-Hilfe Tooltipps Zusatzdokumentationen combit-newsgroup combit Hinweise Assistent Gewusst wie! Vorüberlegungen Generelle Überlegungen Vor dem Anlegen einer Ansicht Vor dem Anlegen einer Eingabemaske Rationelle Dateneingabe Daten eingeben und bearbeiten Öffnen von Ansichten Anzeigen der Datensätze Karteikartenansicht Listenansicht Datensatz neu anlegen Datensatz bearbeiten In der Karteikartenansicht In der Listenansicht und in Containern Datensatz duplizieren Datensatz löschen Lockingverhalten Relational verknüpfte Datensätze :1-relational verknüpfte Datensätze :N-relational verknüpfte Datensätze (Container) N:M-relational verknüpfte Datensätze Sortierung von Datensätzen Datensätze sortieren Neue Sortierung definieren Unterstützende Automatismen Internet Anbindung Postleitzahlen-/Straßenverzeichnis... 77

5 Aufruf externer Programme Vergabe von Codes Dateneingabe über address pick-up Adressen übernehmen Konfiguration des address pick-up Auf einen Datensatz verweisen Adressverweis speichern Favoriten Favoriten hinzufügen Favoriten organisieren Datensätze zusammenführen Datensätze zusammenführen Zusammenführungsoptionen Datenorganisation / globale Funktionen Wechseln von Feldinhalten Relationales Ergänzen Suchen von Datensätzen Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Normalsuche Suchoptionen Suche verfeinern Schnellsuche Suche nach Telefonnummer oder Suche in Auswahllisten bei Relationen Verlauf Suchen und Ersetzen Telefonverzeichnis Anbindung Import von Daten aus Telefon-CDs Direkte Telefonverzeichnis Anbindung Routenplanung Konfiguration Routenplanung zum aktuellen Datensatz Routenplanung mit Wegpunkten / Zwischenstopp Filtern von Datensätzen Wann setze ich welchen Filter ein? Filter rückgängig machen Allgemeiner Filter Einen einfachen Filter erstellen

6 Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen Filter mit relational verknüpften Feldern Nach Dokumentinhalten filtern Den Loginnamen zum Filter hinzufügen Häufigkeitsstatistik Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString) Speichern eines Filters Filterausdrücke verwalten Zuletzt verwendeten Filter laden QBE-Filter (Query by Example) Freie SQL-Abfrage Volltext-Recherche Doppelte Einträge (Dubletten) filtern Letzter Filter Filter invertieren Filter in phone manager übernehmen Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern Manueller Filter Filtern von Containern Besonderheiten beim Arbeiten in Filtern Termin- und Aufgabenverwaltung Ansichten Ansicht ändern Funktionsleiste Sortierung wählen Filter Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Termin oder Aufgabe neu anlegen Termin oder Aufgabe bearbeiten Ausgabe von Terminen und Aufgaben Einstellungen für Termine Einstellungen für Aufgaben Erinnerungen Mit Ressourcen arbeiten Konfiguration Export / Import Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Kontakt- und Dokumentenverwaltung

7 7.1 Voraussetzungen Kontakte und Dokumente bearbeiten Dokumente neu erstellen Bestehendes Dokument einfügen Über Drag & Drop einfügen Über Kontextmenü einfügen Dokument von Scanner einlesen Nachrichten-Ablage aus Outlook ablegen bzw. Adresse suchen Voraussetzungen Einstellungen (De-)Aktivieren des Outlook AddIns Verwendung mit MS Exchange Server Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird Nachricht ablegen bzw. Adresse suchen Voraussetzungen Einstellungen (De-)Aktivieren des Thunderbird AddIns (De-)Aktivieren des David AddIns Telefonieren und Anrufliste Konfiguration phone manager aktivieren Schnittstelle konfigurieren Konfiguration im phone manager ändern Konfiguration der Telefonanlage Protokollfunktion konfigurieren Funktionen des phone manager Direkte Anwahl aus Feld heraus Wählen über Anrufliste Ausdruck der Anrufliste Manuell wählen Anrufsimulation Telefonnummern in den phone manager übernehmen Powerdialing Rufnummernerkennung Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen SMS-Versand Konfiguration SMS-Nachrichten im Netzwerk versenden

8 Protokollierung des SMS-Versandes Voraussetzungen senden Einzel Serien- (Mailing) Arbeiten mit -vorlagen / Standard- s Erstellen einer -vorlage Formatierungsmöglichkeiten einer HTML Import einer HTML-Datei in die Vorlage Automatische Ablage Autopilot Autopilot starten Autopilot Einstellungen Ausgabe von Daten Einzelübernahme in andere Programme Ausgabe mit Druckvorlagen Ausgabe von Etiketten Ausgabe von Listen und Reports Ausgabe von Karteikarten Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief Ausgabe - Einstellungen Drucken mit der Vorschau Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel,...) Dokumente digital signieren Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Statistikfunktionen Statistik anzeigen Statistik erstellen Visualisierung von Daten Telefax Allgemein Direktes Faxen über Druckvorlagen Faxvorlage für den Windows Faxtreiber Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber

9 12. Import, Export und Abgleich Import von Daten Import relationaler Daten Formatwahl Datenquelle auswählen Feldverknüpfung Felder für das Fehlerprotokoll auswählen Namensvergabe für das Format Start des Imports Export von Datensätzen Formatwahl Feldauswahl und Feldverknüpfung Namensvergabe für das Format Zieldatei auswählen Zieldatei fest in Vorlage speichern Start des Exports Abgleich von Datenbanken Abgleich/Replikation direkt über den Datenbankserver Voraussetzungen für den Abgleich über den crm Formatwahl und Datenquelle auswählen Zuordnung der Schlüsselfelder Die Feldverknüpfung Anzeigefelder auswählen Einfügen neuer Datensätze Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich) Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich) Namensvergabe für das Format Start des Abgleichs und Statistiklauf Datenbankabgleich mit manueller Auswahl Abgleich mit Windows Mobile Abgleich starten Installation unter Vista/7 (Windows Mobile Device Center) Installation unter Windows XP Verbindung konfigurieren Hinweise Problembehebung Abgleich mit Palm OS Abgleich mit dem Palm starten Abgleich mit Palm konfigurieren Termin- und Aufgabenabgleich mit dem Palm Abgleich mit Mobiltelefon

10 Abgleich über Outlook Abgleich über WinFonie Abgleich über Export/Import Konfiguration Projekt Allgemein Projekt portieren Projekteigenschaften Projekteinstellungen Info-Zentrale Ereignis Verwaltung Navigationsstruktur Firmenstammdaten Datenbankstruktur Datenbanktabelle Datenbanksicht Datenbankfelder Indizes Konfiguration Ansichten Ansichtskonfiguration Ansichtenname und Datenbanktabelle/-sicht Felder Feldalias Feldtyp intern Relationen Relationen definieren Beispiel 1:1-Relation Beispiel 1:N-Relation Beispiel N:M-Relation Beispiel Ansprechpartner Kaskadiertes Löschen und Updaten Codes definieren Dublettencheck Funktionsdefinitionen Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration Globalen Zähler konfigurieren Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen Notwendige Rechtevergabe

11 14.9 Auto-Protokoll Dokumentenverwaltung Art der Dokumentenablage wählen Dokumenttyp anlegen Automatische Ablage Dokumenteninfos Datensatz-Verweis Allgemein Termine & Aufgaben und phone manager Anbindung Allgemein Konfiguration Allgemein Einstellungen für den Programmstart Oberfläche Mailversand konfigurieren Mail-Dienst Mail-Optionen Verlauf konfigurieren Akustische Signale Formel-Editor verwenden Variablen einfügen Einfügen von Funktionen Übernahmemaske konfigurieren Allgemeine Angaben Übernahmezeilen Zeileneigenschaften Weitere Optionen Schriftarten Druckvorlagen anpassen Allgemein Seitenlayout Projektbausteine Arbeiten mit Benutzervariablen Etikett anpassen Einzel-/Serienbrief anpassen Karteikarte anpassen Listen und Berichte anpassen Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage Anbindung an Groupware Microsoft Outlook

12 Tobit David combit LDAP-Server Allgemeine Einstellungen Suche Konfiguration des Servers Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client Adressbuch in Outlook einrichten Workflow Designer Allgemein crm Aktivitäten Die erste Aktivität eines Workflows Aktivitäten einfügen Eigenschaften einer Aktivität crm Workflow Eigenschaften des Workflows Gültigkeitsprüfung Workflow mit Schleifen und Verzweigungen System Aktivitäten Workflow mit dem universellen Regeleditor Workflow kontrolliert beenden Fehlerbehandlung Fehlerbehandlung kontrolliert ausführen Technologische Hinweise Eingabemasken Designer Eingabemasken bearbeiten Arbeitsbereich und Werkzeuge Registerkarten Haupt-Register definieren Eigenschaften der Registerkarte Arbeiten mit Objekten Voreinstellungen zu Objekten Objekte einfügen Objekte bearbeiten Objekte selektieren Größe und Position Ausrichten von Objekten Darstellungsreihenfolge Gemeinsame Objekt-Eigenschaften

13 Anzeigeformatierung Voreinstellung Darstellungsbedingung (Erweitert) Tooltip Darstellung Autotext Folgeverknüpfung Eingaberegel (Validierung) Externe Programme aufrufen Objekte Statischer Text Eingabefeld Combobox Listbox (Codefeld) Checkboxen Bild Gruppierung Registerkarten Container Schaltfläche Benutzer- und Rechteverwaltung Benutzerverwaltung Benutzer und Gruppen Mitgliedschaften Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung Stammdaten einer Gruppe Rechteverwaltung Definition von Rechten Anwendungsrechte (Allgemein) Projektrechte Ansichtenrechte Datensatzrechte Feldrechte Automatisierung mit Scripten Welche Scriptsprachen werden unterstützt? Wo lassen sich Scripte integrieren? Support zu Scripting-Funktionalitäten Script-Erweiterungen

14 Scripts in Scripts einbinden Synchrone und Asynchrone Scripts Scripte und der Edit-Modus Verschlüsselung von Scripten Benutzerrechte Zugriff von außen Ereignisse für Scripte Anhang Übersicht Konfigurationsdat(ei)en Datensicherung Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit Datentypen Glossar Supportkonzept Index

15 Systemvoraussetzungen 1. Vorbereitung und Installation Dieses Kapitel sollten Sie lesen, bevor Sie die Software installieren. Es enthält wichtige Hinweise zur Installation und die dafür notwendigen Voraussetzungen. 1.1 Systemvoraussetzungen Folgende Anforderungen sind notwendig für den Einsatz der Software: crm File Server Prozessor: Pentium 500 Mhz oder höher. Speicher (RAM): Mindestens: 256 MB. Für eine Installation (ohne Datenbankserver) wird ca. 210 MB Speicherplatz benötigt. Auf dem Server wird ein von Microsoft Windows unterstütztes Netzwerk benötigt (z.b. Microsoft Windows 2000/XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7, Linux/Samba, Novell). Das mitgelieferte Referenzprojekt erfordert die Unterstützung von langen Dateinamen für das Projektverzeichnis. Datenbank Server Microsoft SQL Server 2000/2005/2008. Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden Microsoft-Quellen (z.b. über microsoft.com/germany/sql/). PostgreSQL 8.1/8.2/8.3/8.4. Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden PostgreSQL-Quellen. Hinweis: PostgreSQL ist ein objektrelationales Datenbankmanagementsystem, das als Open Source Anwendung auf frei verfügbar ist und ohne Lizenzgebühren genutzt werden kann. Es wird als "das fortschrittlichste Open Source Datenbanksystem" bezeichnet, unterstützt die SQL92 und SQL99 Standards und darüber hinaus bietet es eine Reihe eigener Erweiterungen an. PostgreSQL basiert auf einem Client-Server-Modell und kann viele parallele Verbindungen verwalten. Die Größe einer Datenbank ist unbegrenzt. Der Server läuft auf allen wichtigen Betriebssystemen wie: Linux, UNIX (AIX, BSD, HP-UX, SGI IRIX, Mac OS X, Solaris, SunOS, Tru64), BeOS, Windows. Weitere Informationen finden Sie unter und Dokumentationen zur Installation und Administration finden Sie unter crm WebAccess Server Windows (Web) Server 2003/2008/2008 R2 Installierte Microsoft Internet Information Services (IIS) 6/7/7.5 15

16 Vorbereitung und Installation 16 1 GB freier Festplattenplatz Installiertes.NET Framework 3.5 SP1 Installierter Druckertreiber für die Erzeugung von Druckausgaben. Mindestanforderungen, sofern der Datenbankserver auf einem anderen Server läuft und bezogen auf die Komplexität der combit Referenz Solution und bis zu 10 gleichzeitige Benutzer: Prozessor: Dual Core Processor, 2 Ghz Speicher: 1 GB freier RAM + 20 MB freier RAM je gleichzeitigem Benutzer Wir empfehlen, sofern der Datenbankserver auf einem anderen Server läuft und bezogen auf die Komplexität der combit Referenz Solution und bis zu 30 gleichzeitige Benutzer: Prozessor: Quad Core Processor, mind. 2 Ghz Speicher: 2 GB freier RAM + 50 MB freier RAM je gleichzeitigem Benutzer Als Browser für den WebAccess wird Internet Explorer 8 oder Mozilla Firefox 3.5 empfohlen. Der Internet Explorer 7 wird ebenfalls unterstützt, hat aber u.a. die Einschränkung, dass Spaltenbreiten und Anordnungen für die nächste Sitzung nicht gespeichert werden können. crm Windows Client Prozessortyp: Pentium III-kompatibler Prozessor oder höher Prozessorgeschwindigkeit: Minimum: 600 MHz, Empfohlen: 1 GHz oder höher Speicher (RAM): Mindestens: 512 MB, Empfohlen: 1,024 GB Microsoft Windows 2000/XP/Vista/7. Bildschirmauflösung 1024 x 768 oder höher. Für die Darstellung wird eine Farbtiefe von 24 Bit oder höher empfohlen. Microsoft Internet Explorer 6 oder höher. Windows Installer ab Version 3. Für das Workflow-Modul wird das.net Framework 3.5 SP1 benötigt. Für den direkten Excel-Export/Import wird ein installiertes Microsoft Excel ab Version 2000 benötigt (alternativ ist sonst ein Import/Export per ODBC möglich). Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Für Tobit David: Vorausgesetzt wird Tobit David.zehn/David.fx Für Microsoft Outlook: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version Für IBM Lotus Notes: Vorausgesetzt wird IBM Lotus Notes Version 7. Nachrichten-Ablage aus -client Outlook AddIn: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version 2000.

17 Systemvoraussetzungen David AddIn: Vorausgesetzt wird Tobit David.zehn/David.fx. Thunderbird AddIn: Vorausgesetzt wird Mozilla Thunderbird Version 2/3 Anbindung an Telefon-Verzeichnis und Routenplaner Telefon-Verzeichnis: Eine Liste der unterstützten Verzeichnisse finden Sie unter Konfiguration > Telefonverzeichnis/ Routenplaner > Telefonverzeichnis im Feld "Name". Routenplaner: Eine Liste der unterstützten Routenplaner finden Sie unter Konfiguration > Telefonverzeichnis/ Routenplaner > Routenplaner im Feld "Name". Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Anbindung an Dokumenten Management Systeme (DMS) DocuWare: Vorausgesetzt wird DocuWare Version 4.6/5.0/5.1. Wenn DocuWare Version 4.6 und 5.0 parallel installiert sind, wird immer die neuere Version verwendet. DocuWare Version 5.0 erfordert zwingend den installierten "Fix0100". Falls DocuWare 5.0/5.1 noch nicht gestartet ist und durch eine Dokumenten-Aktion aus dem crm heraus gestartet wurde, kann es bei der Ablage von Dokumenten in DocuWare zu einer Meldung des DocuWare Viewers kommen. Um diese Meldung zu unterdrücken, nutzen Sie bitte die PreLoad-Einstellungen des DocuWare Viewers. Weitere Informationen finden Sie im DocuWare TecDoc-Kapitel "PreLoad Einstellungen". ELOoffice: Vorausgesetzt wird ELOoffice Version 6/7/8. windream: Vorausgesetzt wird windream 4.5. Es wird immer der derzeit im System aktive windream DMS-Server verwendet. Bitte beachten Sie, dass Sie einen Laufwerksbuchstaben innerhalb der windream Servereinstellungen für die windream Alias Einstellungen vergeben. Anbindung an digitale Signierungssoftware Vorausgesetzt wird Signiersoftware von e.siqia oder secrypt. Anbindung an Skype Vorausgesetzt wird Skype Version 3.1/4.0/ 4.1. Abgleich mit Windows Mobile 5/6/6.5 Vorausgesetzt wird ActiveSync ab Version 4.5. Abgleich mit Windows CE 3.x / PocketPC 200x Vorausgesetzt wird ein PDA mit StrongARM CPU und ActiveSync ab Version 3.1, z.b. PocketPC 200x oder Handheld PC. Die Synchronisation unter Windows Vista wird nicht unterstützt. 17

18 Vorbereitung und Installation Unicode-Zeichen Folgende Funktionen unterstützen keine fremdländischen Zeichen, sofern sie nicht in der aktuellen Windows Codepage enthalten sind: address pick-up, Anbindung an Telefon- Verzeichnis und Routenplaner, Mailversand über Simple MAPI, LDAP Server, Dateiname und Pfad bei eml-dateien im Mailviewers. 1.2 Architektur Windows Client Der crm verfügt über eine klassische Client-Server (2-tier) Architektur, der crm selbst stellt dabei einen sog. "RichClient" dar. Server crm Client crm Client crm Client Router Router Internet Die Verbindung zum Datenbankserver erfolgt bei MSSQL über OLEDB, bei PostgreSQL über libpq, über deren jeweilige Einstellungen dann auch die unterstützten Netzwerkprotokolle (z.b. TCP/IP), benötigte Ports sowie ggf. auch Verschlüsselungen der Verbindung festgelegt werden. Die Daten werden auf dem Datenbankserver verwaltet. Die Installationsdateien werden im Normalfall auf einem Fileserver (von allen Clients zugänglich) oder aber auf dem Datenbankserver selbst hinterlegt. crm WebAccess Der crm WebAccess erlaubt den Datenzugriff aus dem Internet mit einem Webbrowser. Die Architektur sieht einen Webservice basierten Systemaufbau vor, bei dem Präsentationslogik, Businesslogik und Datenbank auf unterschiedlichen Servern liegen können. Der Datenbankserver muss dabei nicht vom Internet aus erreichbar sein. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich per Webservices, welche die entsprechenden Informationen und Dienste im Internet bereitstellt. 18

19 Server-Installation ` Clients mit Web-Browser ` ` crm.webaccess Server Unternehmen combit.crm.web.ui ASP.NET Windows Rich Clients ` ` ` HTTP(S) combit.crm.services combit.crm.richclient (crm.exe) Internet Firewall Webservices UI Layer COM Layer combit.crm.core Business Logic Layer Data Access Layer Anwendungen Dritter Datenbank Server Datei Server Andere Webserver (geplant) Anwendung Dritter (geplant) System-Datenbank Kunden-Datenbank Solution und Konfigurationsdateien 1.3 Server-Installation Bevor Sie die Installation starten, sollten Sie die folgenden Punkte bedenken: Die Installation muss unbedingt über das Installationsprogramm erfolgen, Für die Installation sind Administrationsrechte erforderlich. Die Programmdateien können unter jedem erreichbaren UNC Pfad (Variante A) oder lokal (Variante B) installiert werden. Installation der crm-programmdateien Variante A Variante B bzw. Notebook-Installation File Server Datenbank Server Programmdateien MS SQL / PostgreSQL Programmgruppe (optional) Programmdateien crm-daten Scripting-Engine 19

20 Vorbereitung und Installation Für die Einrichtung der Arbeitsplätze starten Sie nach Abschluss der Installation von den entsprechenden Clients aus das Programm "client.exe" im crm- Programmverzeichnis. Für eine Einzelplatz- oder Notebookinstallation gehen Sie wie bei einer Server- Installation vor. Falls kein Datenbankserver zum Setup-Zeitpunkt vorhanden ist, und die Microsoft SQL Server Express Edition bei der Installation auch nicht als Feature gewählt wird, werden nur die Programmdateien installiert. Die Datenbank Server-Anbindung muss in diesem Fall manuell vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Datenbankverbindung wählen". Bei Installation von PostgreSQL auf einem Nicht-Windows-System ist ein gesondertes Vorgehen notwendig. Weitere Informationen finden Sie unter "PostgreSQL Server Installation". Microsoft SQL Server Installation MS-SQL Server Anmeldeart Als Anmeldeart werden sowohl SQL Server als auch Windows Authentifizierung unterstützt. Die empfohlene Anmeldeart ist die SQL Server Authentifizierung: Das crm Setup richtet dafür einen neuen (frei wählbaren) SQL Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte auf die combit Datenbanken (combit_crm_system und combit_crm_solution3) gewährt. Falls der vorhandene MS SQL Server ausschließlich Windows Authentifizierung zur Anmeldung unterstützt gibt es folgende Möglichkeiten: Wählen Sie im SQL Server in den Server-Eigenschaften (Eigenschaften > Sicherheit) als Serverauthentifizierung die Option "SQL Server- und Windows- Authentifizierungsmodus". Dadurch kann das Setup alle vorgenannten notwendigen Einstellungen automatisch vornehmen. Legen Sie im SQL Server (Ordner Sicherheit) die jeweiligen Windows-Benutzer selbst an und gewähren Sie die notwendigen Zugriffsrechte (db_datareader; db_datawriter) auf die combit Datenbanken (combit_crm_system und combit_crm_solution*). Installation mit Microsoft SQL Server Express Edition Standardmäßig ermöglicht die SQL Server Express Edition nur lokale Clientverbindungen. Damit der crm Client sich mit dem SQL Server bzw. der Datenbank verbinden kann, muss sichergestellt sein, dass der Microsoft SQL Server für Remoteverbindungen konfiguriert wurde. Anderenfalls erhält der Client beim Start des crm folgende Meldung "SQL Server does not exist or access denied" bzw. "SQL Server ist nicht vorhanden, oder der Zugriff wurde verweigert". Ausführliche Informationen für die Konfiguration finden Sie in 20

21 Server-Installation unserer Knowledgebase unter im Artikel "MSSQL2005: Ursachen bei Verbindungsproblemen vom crm Client". PostgreSQL Server Installation Generell kann die crm-installation nur auf bestehenden PostgreSQL Versionen aufsetzen. Hinweis: Dokumentationen zur Installation und Administration finden Sie unter Beachten Sie auch die Informationen in unserer Knowledgebase unter in "Administrationswerkzeuge für PostgreSQL 8" und "Replikationslösungen für PostgreSQL". Beachten Sie auch folgende Hinweise: Im Unterschied zum Microsoft SQL Server unterstützt PostgreSQL keine Windows Authentifizierung. Für die PostgreSQL Server Authentifizierung richtet das crm Setup einen neuen (frei wählbaren) SQL Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte auf die combit Datenbanken (combit_crm_system und combit_crm_solution*) gewährt. Für den Client-Zugriff ist es notwendig, im Dialog Datenbank-Cluster initialisieren die Option Verbindungen auf allen Netzadressen annehmen, nicht nur auf Localhost zu aktivieren. Sofern Sie diese Option bei der PostgreSQL-Installation nicht aktiviert haben, müssen Sie die PostgreSQL-Installation erneut durchführen und diese Option aktivieren. 21

22 Vorbereitung und Installation 22 Zusätzlich müssen in der Datei \Postgres\Data\pg_hba.conf die IP-Adressen der Clients angegeben werden. Dies kann z.b. in folgender Form erfolgen: # PostgreSQL Client Authentication Configuration File # =================================================== # # This file controls: which hosts are allowed to connect, how clients # are authenticated, which PostgreSQL user names they can use, which # databases they can access. Records take one of these forms: ## # TYPE DATABASE USER CIDR-ADDRESS METHOD host all all /32 trust host all all /32 trust host all all /32 trust Der Client Zugriff erfolgt über die Bibliothek libpq, die durch das crm Serversetup den Clients zentral im crm Installationsverzeichnis zugänglich gemacht wird. Unterstützung von PostgreSQL Version 8.3: Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall auf den Clients die Microsoft Visual C Runtime Module installiert sein müssen, da die PostgreSQL 8.3 Bibliotheken diese zwingend erfordern. Diese Module sind nicht Bestandteil der crm-installation und wurden durch das PostgreSQL 8.3 Installationspaket lediglich auf dem Datenbankserver-System installiert und prinzipbedingt nicht auf den Clients. Zur Installation auf den Clients laden Sie das Microsoft Visual C Runtime Installationspaket direkt bei Microsoft unter herunter und führen dies auf den Clients aus. Der neu hinzugekommene Feldtyp "unique identifier" wird bislang vom crm noch nicht direkt unterstützt. Um die phonetische Suche nutzen zu können, muss die Unterstützung einer phonetischen Suche ("SOUNDEX") bei der Installation aktiviert werden. Die Option heißt "Fuzzy String Match". Installation auf einem Nicht-Windows Server Generell kann die crm-installation nur auf bestehenden PostgreSQL Versionen aufsetzen. Der PostgreSQL-Server läuft auf allen wichtigen Betriebssystemen (z.b. Linux). Das crm- Installationsprogramm kann jedoch nur auf Windows Systemen laufen. Um dennoch eine Installation durchführen zu können, muss die crm-server-installation auf einem Windows Betriebssystem mit einer installierten Windows Version von PostgreSQL ausgeführt werden. Diese "Hilfsinstallation" wird benötigt, da einige Programme der Installation auch vom crm-installationsprogramm genutzt werden. Ohne diese Programme ist eine crm-

23 Server-Installation Installation auf einem PostgreSQL Server nicht möglich. Nach der erfolgreichen crm- Installation kann diese "Hilfsinstallation" wieder gelöscht werden. Gehen Sie also folgendermaßen vor um den crm z.b. auf einem Linux-Server zu installieren, auf dem SAMBA und PostgreSQL laufen. D.h. der Linux-Server soll sowohl als File- Server als auch als Datenbank-Server fungieren. 1. PostgreSQL für Windows auf einer Windows Workstation installieren. 2. Auf dieser Workstation das crm Setup ausführen und auf eine Linux -Server Freigabe installieren. 3. Beim Setup im Dialog "Datenbank Server Anmeldung" als Datenbankserver den Linux- Server (Nicht-Windows-PostgreSQL-Server) mit entsprechenden Zugangsdaten angeben. Der crm Datenbankbenutzer (z.b. "crm_user") muss dort bereits manuell eingerichtet worden sein, da das Setup keinen PostgreSQL-Server Benutzer einrichtet, der zur Anmeldung verwendet werden kann. 4. PostgreSQL für Windows auf der Workstation wieder deinstallieren. 5. Die Solution muss nicht transferiert werden, sie wird bereits auf dem Linux-Server korrekt installiert. crm Installation 6. Schließen Sie vor der Installation alle auf dem System derzeit ausgeführten Anwendungen - einschließlich anderer combit-anwendungen, Microsoft Office- Anwendungen und Browserfenstern. Ebenso wird empfohlen, während des Installationsvorgangs alle Virenschutzprogramme zu deaktivieren. 7. Sie müssen über administrative Rechte verfügen (in Windows Vista und 7 wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Als Administrator ausführen"). 8. Beachten Sie die datenbankspezifischen Informationen unter "Microsoft SQL Server Installation" und "PostgreSQL Server Installation". 9. Legen Sie den Installationsdatenträger in das DVD-Laufwerk ein und folgen Sie den Anweisungen. Sollte die Installation nicht automatisch starten, können Sie die Installation auch über Doppelklick auf die Datei "setup.exe" starten. 10. Eingabe von Seriennummern und Product Key der Basis-Lizenz: Die entsprechenden Angaben entnehmen Sie bitte Ihrer Lizenz-Urkunde. 11. Eingabe von Seriennummern und Product Key der Erweiterungslizenz: Sofern Sie keine Erweiterungslizenz für weitere Benutzer oder Notebook-Einsatz eingeben möchten, lassen Sie die Eingabefelder leer. 12. Zielordner: Als Installationsverzeichnis sollten Sie ein freigegebenes Verzeichnis (auf einem beliebigen Server) angeben, auf das von Arbeitsplätzen aus zugegriffen werden kann, und welches lange Dateinamen unterstützt. 23

24 Vorbereitung und Installation 13. Datenbanksystem: Wählen Sie das Datenbanksystem. Sofern Sie als Datenbanksystem nicht den Microsoft SQL Server 2005 wählen, wird der crm auf einer bereits bestehenden SQL Server Instanz installiert. 14. Sofern Sie als Datenbanksystem den Microsoft SQL Server 2005 gewählt haben, können Sie im folgenden Dialog Microsoft SQL Server 2005 zwischen zwei Optionen wählen: Für den crm eine neue SQLExpress Instanz installieren: Diese Option führt selbst bei bereits (unwissentlich) vorhandenen MSSQL Instanzen zu einer reibungslosen Installation und wird daher von uns empfohlen. Wenn Sie den crm als Testversion installieren, wird eine neue SQLExpress Instanz "COMBIT_CRM\SQLEXPRESS" mit Benutzer "sa" und Passwort "combit1!" installiert. Dieses Passwort sollten Sie nach der Installation umgehend ändern. Den crm auf einer bereits bestehenden Instanz installieren: Bei dieser Option müssen Sie über die zugehörigen Datenbank-Administrator Anmeldeinformationen verfügen. 15. Funktionen auswählen: Wählen Sie aus, ob die Windows-Programmgruppe und die Referenz-Lösung installiert werden soll. 16. Einrichtungsoptionen: Wählen Sie in den folgenden 3 Dialogen die gewünschten Optionen aus, z.b. Outlook AddIn oder Windows Mobile Verbindung. Möchten Sie nachträglich Optionen ändern, können Sie dies in der Systemsteuerung unter "Software" und dem dortigen Eintrag "combit Relationship Manager". 17. Auswahl Textverarbeitung: Wählen Sie die verwendete Textverarbeitung aus, damit die mitgelieferten Übernahmemasken eingerichtet werden können. 18. Datenbankserver Anmeldung für den Installationsassistenten: Bei SQL Server Authentifizierung geben Sie hier die Daten zur Anmeldung am Datenbankserver an, damit der Installationsassistent den Datenbankbenutzer und die Systemdatenbank auf dem Datenbankserver anlegen kann. Wenn Sie den crm als Testversion installieren und zuvor eine neue SQLExpress- Instanz installiert wurde, sind Benutzer "sa" und Passwort "combit1!" bereits angelegt. Falls die vorhandene Microsoft SQL Server Instanz ausschließlich Windows Authentifizierung erlaubt, wählen Sie diese Anmelde-Option entsprechend auch im Installationsassistenten. Bei Verwendung der Windows Authentifizierung muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein. Weitere Informationen zur Windows Authentifizierung siehe Abschnitt "MS-SQL Server Anmeldeart". 24

25 Server-Installation 19. Datenbankbenutzer für den combit Relationship Manager anlegen: Geben Sie hier einen Benutzernamen an, über den alle crm Clients auf den Datenbankserver zugreifen sollen. Dieser Benutzer wird vom Installationsassistenten automatisch auf dem Datenbankserver angelegt. 25

26 Vorbereitung und Installation 20. Nach Abschluss der Installation starten Sie von den entsprechenden Clients aus das Programm "client.exe" im crm-programmverzeichnis. Bei einer Einzelplatz- oder Notebookinstallation ist die Ausführung der Client-Installation nicht notwendig. Hinweis: Wenn während der Installation ein Fehler auftritt, wird die Installation trotzdem weitergeführt. Im Anschluß haben Sie dann über den Lizenz-Assistenten die Möglichkeit, eine möglicherweise fehlende Lizenzinformation, Systemdatenbank (combit_crm_system) und/oder Projektdatenbank (combit_crm_solution*) zu erzeugen. Den Lizenz-Assistenten starten Sie über das Windows-Startmenü. Den Lizenz- Assistenten können Sie auch direkt aus dem crm-programmverzeichnis starten, der Aufruf erfolgt über einen Parameter: crmship4.exe /license. Vergabe der Rechte im Netz Sie müssen für die verschiedenen Benutzer von Ihrer Netzwerksoftware aus den Zugriff auf die crm-dateien ermöglichen. Für die Vergabe der Benutzerrechte im Netz ist es sinnvoll, die Projekte und Ansichten des crm in einem eigenen Unterverzeichnis "Projekte" zu verwalten. Dafür müssen den Benutzern weitgehende Rechte zugestanden werden. Haben Sie die Projekte und übrige Dateien getrennt, so brauchen Sie diese Rechte nur für das Projekt-Verzeichnis und nicht auch für das Programmverzeichnis zu vergeben. Für einen Benutzer sollten Sie beispielsweise für dieses Projektverzeichnis die Rechte "RWCMF", also "Read", "Write", "Create", "Modify" und "File Scan" vergeben. So können Sie für die einzelnen Verzeichnisse genau die Rechte festlegen, die Sie dem Benutzer gewähren möchten. Für das ganze crm-verzeichnis sollte jedoch jeder Benutzer das Recht "File Scan" besitzen. Einrichten der Benutzer Um die Benutzer im crm einzurichten, starten Sie diesen und wählen Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer. Der Benutzer "Administrator" ist hier bereits angelegt. Wichtig! Aus Sicherheitsgründen sollten Sie unbedingt ein Passwort für den Benutzer "Administrator" vergeben, da diesem bereits alle vorhandenen Rechte zugeteilt sind. Mehr Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung". 1.4 Windows Client-Installation Das Client-Setup ermöglicht Administratoren eine komfortable Installation in großen Netzwerken. 26

27 Windows Client-Installation Hinweis: Bei einer Einzelplatz- oder Notebookinstallation ist die Ausführung der Client- Installation nicht notwendig. Für die Installation sind Administrator-Rechte für den Benutzer notwendig (in Windows Vista und 7 wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Als Administrator ausführen"). Es können jedoch auch Gruppenrichtlinien für den lokalen Computer festgelegt werden. Hierzu muss durch den Administrator die Gruppenrichtlinie "Immer mit erhöhten Rechten installieren" für die Benutzer und Computerkonfiguration aktiviert werden. Rufen Sie das Programm "client.exe" aus dem crm-programmverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen. Die vorgenommenen Einstellungen können entweder für den aktuellen Benutzer oder für alle Benutzer dieses Computers vorgenommen werden sollen (Ausnahme: Der Palm Abgleich wird ausschließlich für den aktuellen Benutzer eingerichtet). Am Ende der Client Installation wird nach einem Benutzernamen für den crm gefragt, dieser wird automatisch in der Registry eingetragen. Dieser Benutzer muss vom Administrator im crm angelegt sein. Installation ohne Benutzerinteraktion (Setup als MSI Datei) Um die Client-Installation im Zusammenhang mit servergespeicherten Profilen (sog. Roaming Profiles) oder für alle Benutzer einer Domäne durchzuführen, kann über die Windows Installer Datei "client_de.msi" eine Installation ohne Benutzerinteraktion durchgeführt werden (z.b. durch ein Login- oder ein WMI-Script). Dabei ist dann die Option "Für aktuellen Benutzer" zu aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch im Microsoft TechNet. Diese MSI-Datei Datei finden Sie auf der Produkt-CD im Verzeichnis "Client_MSI". Eine Beschreibung der Kommandozeilen-Optionen finden Sie im Dokument "crm_clientmsi_de.pdf" im gleichen Verzeichnis. Programmdateien lokal kopieren Bei Netzwerken mit geringer Bandbreite kann die Startzeit der Anwendung beschleunigt werden, indem die Programmdateien lokal auf den Client kopiert werden. Wenn Sie den crm als Testversion installieren steht diese Option nicht zur Verfügung. Wir empfehlen diese Option ausschließlich für Netzwerke mit geringer Bandbreite (z.b. Einwahlverbindungen), um so die Startzeit der Anwendung zu beschleunigen. Ist diese Option aktiviert, werden die Programmdateien des crm (und das Unterverzeichnis "Data") lokal auf den Client kopiert, so dass der crm beim Start die lokalen Programmdateien verwendet. Der Administrationsaufwand erhöht sich dadurch jedoch, da Service Packs dann nicht mehr nur zentral eingespielt zu werden brauchen. Diese Option ist somit nur für erfahre- 27

28 Vorbereitung und Installation ne Anwender geeignet. Wenn auf dem Server ein neues Servicepack eingespielt wird, muss die Client-Installation erneut gestartet werden. Mit der Option "Reparieren" wird dann der Client mit etwaig aktualisierten Programmdateien vom Server aktualisiert. Alternativ kann das Servicepack auch direkt auf dem Client eingespielt werden. 1.5 Datenbankverbindung wählen Falls die Windows Client-Installation nicht ausgeführt wurde, wird beim Start automatisch die Datenbankverbindungsinformation des Server-Setups verwendet. Um die Datenbankverbindung (Connection) zu ändern oder manuell herzustellen, wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankverbindung. 28

29 Update-Installation Wählen Sie das Datenbanksystem aus. Geben Sie unter Datenbankserver den Instanznamen des Datenbankservers an, für den Sie das Server-Setup ausgeführt haben. Geben Sie die Anmeldedaten für den Datenbankserver an: Bei Verwendung der Windows Authentifizierung (nur bei MS SQL Server verfügbar) muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein. Bei Verwendung der Datenbank-Authentifizierung geben Sie hier die Datenbankserver-Anmeldedaten an (Standard: "crm_user", kein Passwort). Bei den Anmeldedaten handelt es sich nicht um den crm-benutzer! Weitere Informationen zur Anmeldung siehe auch "MS-SQL Server Anmeldeart" in Kapitel "Server-Installation". 1.6 Update-Installation combit bemüht sich um größtmögliche Abwärtskompatibilität. Da der crm aber ein extrem offenes, flexibles und anpassbares Produkt ist, kann nicht jede individuelle Anpassung im Vorfeld getestet werden, weshalb wir Ihnen generell empfehlen insbesondere eigene Scripte oder andere Automatisierungen vor dem ersten Produktiveinsatz anhand von Testdatensätzen zu testen. Update der Server-Installation Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Sichern Sie Ihre Daten: Sichern Sie die Systemdatenbank (combit_crm_system) und die Projektdatenbanken (z.b. combit_crm_solution*) direkt über das Datenbanksystem. Sichern Sie das Installationsverzeichnis (z.b. C:\Programme\combit\cRM). Sichern Sie das gesamte Projektverzeichnis inkl. Ansichten, Scripte, Übernahmemasken, globale Export/Importvorlagen, Druck- und vorlagen (z.b. C:\Programme\combit\cRM\Solutions\combit_cRM_Solution*\). Sichern Sie die individuellen Benutzereinstellungen und evtl. benutzerdefinierte Vorlagen im jeweiligen Windows-Benutzerverzeichnis (z.b. C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\combit\cRM). 2. Starten Sie die Installation der neuen Version und folgen Sie den Anweisungen. 3. Installieren Sie die neue Version in den selben Ordner wie die alte Version. Beachten Sie folgende Hinweise: Eine vorhandene Systemdatenbank (combit_crm_system) wird durch das Installationsprogramm erkannt und automatisch konvertiert. Ihre Benutzereinstellungen blei- 29

30 Vorbereitung und Installation ben erhalten. Durch die Konvertierung werden die Tabellen auf Unicode umgestellt (nur notwendig bei MS SQL) und um diverse Felder erweitert. Die an diesem Arbeitsplatz zuletzt geöffnete Projektdatenbank (z.b. combit_crm_solution*) wird durch das Installationsprogramm erkannt und automatisch konvertiert. Durch die Konvertierung werden die Felder der Termin- und Aufgabenverwaltung auf Unicode umgestellt (nur notwendig bei MS SQL), eine Funktion zur unscharfen -suche angelegt und - sofern in der Solution verwendet - Datenbanksichten auf die Benutzerverwaltung erzeugt. Ihre Datentabellen werden dabei nicht verändert, d.h. diese werden bei MS SQL nicht automatisch auf Unicode umgestellt. Sofern weitere Projektdatenbanken vorhanden sind, wird beim Öffnen der zugehörigen Solution ein Hinweisdialog "Datenbankstruktur muss angepasst werden" angezeigt. Folgen Sie in diesem Fall den Anweisungen der Anwendung, die dann vorgenannte Konvertierungsschritte durchführen wird. Hinweis zu MS SQL: Um die Konvertierung von Tabellen auf Unicode durchzuführen zu können, wird eine stored procedure namens "cmbt_sp_convert2nchar" erzeugt und dann für die entsprechenden Tabellen aufgerufen. Auf diese stored procedure benötigt der crm Datenbankbenutzer (z.b. "crm_user") unbedingt das Recht "View definition" (er muss sie lediglich "sehen" dürfen), da ansonsten immer der Hinweis auf eine erforderliche Datenbankstruktur-Anpassung kommen wird. Die Rechte gewährt man im Microsoft SQL Server Management Studio im Verzeichnis der Projektdatenbank (z.b. combit_crm_solution*) über Programmierbarkeit > Gespeicherte Prozeduren und Auswahl von "Eigenschaften" im Kontextmenü. Im folgenden Eigenschaftendialog den Eintrag "Berechtigungen" auswählen, den Datenbankbenutzer (z.b. "crm_user") hinzufügen und das Recht "View definition" erteilen. Alternativ kann das Recht über folgende Query gesetzt werden: use <Datenbankname der Solution> GO GRANT VIEW DEFINITION ON [dbo].[cmbt_sp_convert2nchar] TO [crm_user] GO Mit dem crm5 veränderte/zurückgesetzte Benutzer-Passwörter können von älteren crm Versionen nicht gelesen werden! Termine und Aufgaben aus dem time manager des crm 2004 können in die Terminund Aufgabenverwaltung übernommen werden. Um die Übernahme zu starten, wählen Sie in der crm-programmgruppe den Eintrag "Migration time manager". 30

31 WebAccess-Installation Update der Client-Installation Auf den Arbeitsplätzen muss das Client-Setup nicht erneut ausgeführt werden. Dies ist nur dann notwendig, wenn neue Funktionen auf einem Arbeitsplatz installiert werden sollen oder Programmdateien lokal installiert wurden. In diesem Fall entfernen Sie zunächst die bestehende Client-Installation über die Systemsteuerung und führend anschließend das Client-Setup der neuen Version aus dem crm Installationsverzeichnis neu durch, wo Sie dann optional auch neue Funktionen aktivieren können. 1.7 WebAccess-Installation In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Einrichten des Webservers und dem Erstellen einer Solution für den Zugriff auf den crm per Browser (crm WebAccess). Hinweise: Im IIS Manager muss bei "Web Service Extensions" die Erweiterung "ASP.NET v*" erlaubt sein. Das Verschlüsselungsprotokoll SSL wird unterstützt. Bitte beachten: Alle über SSL geschickten Inhalte werden nicht zwischengespeichert. Die Verschlüsselung von Anfrage und Antwort bedeutet zusätzliche Last auf dem Server. Verschlüsselte Inhalte sind größer als die ursprünglichen Inhalte und benötigen damit mehr Bandbreite. Auch ein anderer Port als der Standard http Port wird unterstützt. Um ein Projekt per WebAccess öffnen zu können, ist das Recht "Projekt per WebAccess öffnen" erforderlich. Bitte beachten Sie, dass u.a. Autoprotokolle, die "Fragen?" aktiv haben, im WebAccess NICHT ausgelöst werden. Bemerkungsfelder mit einem Textinhalt größer 4 MB (entspricht ca DIN A4 Seiten) können nur angezeigt, nicht aber geändert oder gespeichert werden. Nach Änderungen sollten Sie den Cache im Browser und evtl. auch den Cache im IIS leeren (Internetinformationsdienste-Manager öffnen -> Anwendungspools wählen -> beenden und neu starten). Funktionsumfang WebAccess Unterstützt werden z.b. folgende Funktionen des Windows Clients: Übersichtsliste, Eingabemaske (eingeschränkt), Anwenden von Schnellsuche, Suche, Sortierungen, hinterlegten Filterausdrücken, Ausgabe von Etiketten/Listen/Karteikarten, Neuanlage/Löschen/Bearbeiten von Datensätzen. Weitere Informationen finden Sie in der Zusatzdokumentation "crm_webaccess" im Ordner "Docu" im crm-programmverzeichnis. 31

32 Vorbereitung und Installation Installation WebAccess Die Installation von crm.webaccess wird auf dem Server ausgeführt, der aus dem Internet erreichbar ist. Vor dem Ausführen der Installation unbedingt sicherstellen, dass die Systemvoraussetzungen erfüllt sind, d.h. die Microsoft Internet Information Services (IIS) sind installiert und das.net-framwork ist als Feature hinzugefügt. Bei einer Erstkonfiguration gehen Sie beim Microsoft Windows Server 2008 R2 folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Eintrag "Rollen hinzufügen" 2. Aktivieren Sie die Serverrolle "Webserver (IIS)" 3. Aktivieren Sie die erforderlichen Rollendienste für "ASP.NET" 4. Wählen Sie den Eintrag "Features hinzufügen" 5. Aktivieren Sie das Feature ".NET-Framework 3.5.1" Für die Installation sind Administrator-Rechte für den Benutzer notwendig. Wählen Sie ggf. den Eintrag "Als Administrator ausführen" im Kontextmenü. Rufen Sie das Programm "crm.webaccess.exe" aus dem crm-programmverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen. WebAccess muß zwingend in das wwwroot-verzeichnis der Microsoft Internet Information Services (IIS) installiert werden (Standardpfad: C:\inetpub\wwwroot\ crm.webaccess\). 32

33 WebAccess-Installation In dieses Verzeichnis müssen im Anschluß an die Installation die Dateien der konvertierten Solution kopiert werden. Zum Konvertieren der Solution siehe Kapitel "Solution für den WebAccess erstellen". Am Ende der Installation muss der Server neu gestartet werden. Zugriff des crm WebAccess auf eine Solution Damit der crm WebAccess auf eine Solution auf einem anderen Server zugreifen kann, muss im IIS definiert werden, dass der WebAccess mit einem anderen Benutzeraccount laufen soll. Gehen Sie folgendermaßen vor: Man benötigt einen Benutzer der Zugriff auf das Share mit der Solution hat. Also entweder einen Domänenbenutzer oder auf beiden Servern einen Benutzer mit gleichem Namen und gleichem Passwort. Den Benutzer auf dem Webserver in die lokale Gruppe "IIS_IUSRS" aufnehmen. Im IIS Manager unter "Anwendungs-Pools" den entsprechenden Anwendungspool auswählen und unter "Erweitere Einstellungen..." die Identität festlegen. Bei Domänenbenutzern "domäne\benutzer", bei lokalen Benutzern nur "benutzer". Passwort eingeben Solution für den WebAccess erstellen Über einen Assistenten kann eine Solution für den Zugriff per WebAccess erstellt werden. 1. Starten Sie den crm und öffnen Sie das Projekt, das konvertiert werden soll. Der crm muß sichtbar sein (nicht im Infobereich der Taskleiste minimiert). 2. Starten Sie das Programm "combit.crm.webdeploy.exe" aus dem crm- Programmverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen. 33

34 Vorbereitung und Installation 3. Wählen Sie den Speicherpfad aus, in welchem alle generierten Dateien abgelegt werden sollen. In diesem Pfad wird automatisch ein Unterordner mit der Projektbezeichnung angelegt. 4. Führen Sie für das crm-projektverzeichnis eine Konsistenzprüfung durch. Sie starten die Prüfung über die Schaltfläche "Prüfung starten". Dieses Ergebnis kann über die entsprechende Schaltfläche exportiert werden. Folgende Fehler können auftreten: Eine Ansicht kann nicht übernommen werden, wenn sie kein Feld vom Typ "Datensatz-ID" hat. Sofern für eine Ansicht oder einen Container kein Spaltenlayout als Projektvoreinstellung definiert wurde, muß das Spaltenlayout bei der Übernahme manuell definiert werden bzw. wird (je nach gewählter Einstellung) vom Assistenten automatisch erstellt. Eine Projektvoreinstellung für ein Spaltenlayout erzeugen diese im crm WindowsClient, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel (einer Liste oder eines Containers) klicken und im Kontextmenü Konfiguration > Als Projekteinstellung für alle Anwender speichern wählen. Eine Ansicht kann nicht übernommen werden, wenn keine Eingabemaske (Dateiendung.dli) existiert (z.b. bei Datenbanksichten die nur für interne Berechnungen erstellt wurden). 34

35 WebAccess-Installation 5. Wählen Sie dann diejenigen Ansichten aus, die im WebAccess zur Verfügung stehen sollen. Alle im Bereich "Vorgemerkt" sichtbaren Ansichten werden konvertiert. 35

36 Vorbereitung und Installation 6. Wählen Sie die Einstellungen für die Erstellung der Listenansichten aus: Bereits vorhandene Spaltenkonfigurationen von Listenansichten und Containern automatisch übernehmen: Ist diese Option aktiviert, werden bereits bestehende Spaltenkonfigurationen automatisch übernommen. Geben Sie dafür eine Maximalanzahl der zu übernehmenden Spalten an. Zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit sollten nur notwendige Spalten übernommen werden. Wir empfehlen nicht mehr als 10 Spalten zu wählen. Wenn Felder gefunden wurden, automatisch fortfahren und nicht auf bestätigung warten: Damit werden die Ansichten vollautomatisch erstellt sofern eine Spaltenkonfiguration gefunden wird. Bei nicht vorhandener Spaltenkonfiguration automatisch eine Feldauswahl treffen: Ist diese Option aktiviert, wird automatisch die definierte Anzahl von Spalten übernommen. Wir empfehlen nicht mehr als 10 Spalten zu wählen. Wenn Sie die Option "Nur Felder auf erster Ebene übernehmen" aktivieren, werden keine relationalen Felder ausgewählt. Über die Option "Darstellungs- und Bearbeitbarkeitsbedingung bei Schaltflächen ignorieren" können Schaltflächen selbst bei vorhandenen Darstellungs- oder Bearbeitbarkeitsbedingungen für den WebAccess bereitgestellt werden. 36

37 WebAccess-Installation 7. Die Listenansichten werden erstellt: Während der Konvertierung sehen Sie über dem Fortschrittsbalken die derzeitig konvertierte Ansicht bzw. den derzeitig konvertierten Container (Relation). Sofern die Spaltenkonfiguration nicht automatisch erstellt wird, definieren Sie in diesem Dialog die anzuzeigenden Spalten. Über die Pfeil-Schaltflächen verschieben Sie diejenigen Spalten in den Bereich "Anzeigen", die in der Listenansicht für diese Ansicht/diesen Container angezeigt werden sollen. 8. Die Eingabemasken werden erstellt: Während der Konvertierung sehen Sie über dem Fortschrittsbalken die derzeitig konvertierte Ansicht. Bitte beenden Sie vor diesem Vorgang jeden ggf. geöffneten Eingabemaskendesigner. Starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Konvertierung starten". 9. Nach Beendigung der Konvertierung werden Ihnen im unteren Teil des Dialogs diejenigen Steuerelemente angezeigt, die nicht übernommen werden, da diese vom WebAccess nicht unterstützt werden. Dieses Ergebnis kann über die entsprechende Schaltfläche exportiert werden. Bitte beachten Sie, dass u.a. folgende Funktionen im WebAccess nicht unterstützt werden: Schaltflächen vom Typ "Scriptdatei ausführen", "Scriptzeilen ausführen", "Workflow ausführen", "Funktionsdefinition", "Container.Dokument". 37

38 Vorbereitung und Installation Formeln (und damit Darstellungsbedingungen, Folgeverknüpfungen, Bearbeitbarkeitsbedingungen, Programmaufruf und Eingaberegeln). Anzeigeformatierungen, Gruppierungen Eingebettete Grafiken, die direkt in der Eingabemaske gespeichert sind. Hinweis: Das Dateisymbol für eingebettete Dokumente und Grafiken kann angepasst werden. Erstellen Sie dazu ein entsprechendes PNG-Bild und speichern es in folgenden Pfad: ~/images/filetypes/<dateiextension>.png 10. Für die Erstellung der Konfigurationsdatei konfigurieren Sie im folgenden Dialog zunächst die Datenbank aus Sicht des späteren Servers, auf welchem der crm.webaccess betrieben werden soll. Die Windows Authentifizierung wird dabei nicht unterstützt. Sie können diesen Schritt überspringen, sofern Sie bereits eine gültige Projektdatei (project.cfg) erstellt haben. 38

39 WebAccess-Installation 11. Für die Erstellung der Konfigurationsdatei konfigurieren Sie dann den Pfad zur crm- Projektdatei (*.crm) der crm-windows-installation aus Sicht des späteren Servers, auf welchem der crm.webaccess betrieben werden soll. 39

40 Vorbereitung und Installation Dabei kann es sich um eine Netzwerkfreigabe oder eine lokale Kopie handeln, d.h. die crm-projektdatei (*.crm) kann auch lokal auf den Server kopiert werden, auf welchem der crm.webaccess betrieben werden soll. Stellen Sie dann aber sicher, dass hier stets die aktuelle Version zur Verfügung steht. Das gleiche gilt für den Pfad zum Verzeichnis der Druckvorlagen. Auch kann es sich um eine Netzwerkfreigabe oder eine lokale Kopie handeln. Stellen Sie dann auch hier sicher, dass hier stets die aktuellen Versionen der Druckvorlagen zur Verfügung stehen. 12. Nach Abschluß der Konvertierung finden Sie im definierten Speicherpfad die Projektdatei (project.cfg) und die beiden Verzeichnisse DataSchemas und Views. Im Verzeichnis Views sind alle Eingabemasken mit den zugehörigen Bildern gespeichert, im Verzeichnis "DataSchemas" alle Listenansicht-Konfigurationen. Diese erzeugten Ordner und Dateien können Sie nun über die entsprechende Option direkt auf den Server kopieren oder per FTP auf einen Server hochladen. Das korrekte Zielverzeichnis ist das Verzeichnis "crm.webaccess" der WebAccess-Installation (siehe auch Kapitel "Installation WebAccess"). Wenn Sie die Dateien per FTP hochladen, definieren Sie im folgenden Dialog die entsprechenden FTP-Einstellungen. Wenn Ihre Firewall den FTP-Zugriff blockiert, müssen Sie den Zugriff erlauben. Sollte der Upload-Vorgang dann nicht unmittelbar starten, klicken Sie bitte erneut auf die "Upload"-Schaltfläche. 40

41 Lizenz & Lizenzupgrade 1.8 Lizenz & Lizenzupgrade Wählen Sie? > Über um die Lizenzinformationen und die Seriennummer des Produkts anzuzeigen. Neben einer Kauflizenz ist auch eine Mietlizenz und Testlizenz verfügbar. Um den Lizenzumfang zu erweitern wählen Sie in der crm-programmgruppe den Eintrag "Lizenz-Upgrade". Eine gekündigte Mietlizenz oder eine Testversion können Sie auch im Anmelde-Dialog über die entsprechende Schaltfläche freischalten. Alle Lizenzen sind für gleichzeitige Benutzer (concurrent user). D.h. Sie können beliebig viele Benutzer anlegen, während nur die lizenzierte Benutzeranzahl gleichzeitig zugreifen kann. Laufen auf einem Arbeitsplatz eine oder mehrere crm Instanzen mit dem gleichen crm-benutzername (Login), so verbrauchen diese Instanzen gemeinsam genau eine crm Lizenz. Laufen auf einem Arbeitsplatz mehrere crm Instanzen mit unterschiedlichen crm- Benutzernamen (Login), so verbrauchen diese Instanzen je unterschiedlichem crm- Login jeweils eine crm Lizenz. Jede Teminalserver Session wird wie ein Arbeitsplatz behandelt. Mietlizenzen haben eine bestimmte Gültigkeitsdauer bzw. können gekündigt werden. Um die Gültigkeit der Mietlizenz zu überprüfen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen eine Gültigkeitsprüfung durchführen. Dazu ist auf dem Arbeitsplatz eine Internet- 41

42 Vorbereitung und Installation verbindung erforderlich, über die Kontakt zur combit Website aufgenommen wird. Dabei werden die Basis- und die etwaig vorhandene Erweiterungslizenz- Seriennummer an unseren Server übertragen. Sofern die Gültigkeit bestätigt wird, ist eine erneute Prüfung erst wieder zum Ersten des übernächsten Monats notwendig. Wenn der Internetzugang über einen Proxy-Server erfolgt, müssen folgende Einstellungen in die crmship4.exe.config hinzugefügt werden: <configuration> [ ] [ ] <appsettings> <add key="proxyurl" value="" /> <add key="proxyport" value="" /> <add key="credentialsusername" value="" /> <add key="credentialspassword" value=""/> <add key="credentialsdomain" value=""/> </appsettings> </configuration> Sofern eine Gültigkeitsprüfung erforderlich ist, wird in ausreichendem Abstand zum Ablaufdatum ein Hinweis für alle Mitglieder der Gruppe Administratoren im Anmelde- Dialog und im Systray angezeigt, dass die Lizenz innerhalb der nächsten Tage geprüft werden muss. Im Anmelde-Dialog und unter dem Menü? > Über steht dafür eine Schaltfläche "Gültigkeitsprüfung" zur Verfügung. 42

43 Online-Registrierung Diese Gültigkeitsprüfung ist für Automatisierungen auch per Kommandozeile ausführbar: /silent_rent:<servrname>;<benutzer>;<passwort> <Servername>: Datenbankserver auf dem die Mietlizenz installiert ist <Benutzer>: Benutzer mit dem auf den Datenbankserver zugegriffen wird <Passwort>: Passwort des Benutzers Die Überprüfung per Kommandozeile kann auch von einem Client aus gestartet werden, im Fehlerfall erhalten Sie eine Hinweismeldung. Wenn die Gültigkeitsprüfung nach Ablauf einer Woche nicht erfolgt ist, erhalten alle Benutzer im Anmelde-Dialog einen Hinweis auf die notwendige Gültigkeitsprüfung. Zudem wird angezeigt, nach wie viel Tagen eine Gültigkeitsprüfung erzwungen wird. Im Anmelde-Dialog steht dafür eine Schaltfläche "Gültigkeitsprüfung" zur Verfügung. Nach Ablauf der angegebenen Tage kann die Anwendung erst wieder gestartet werden, wenn die Gültigkeitsprüfung ausgeführt wurde. 1.9 Online-Registrierung Wenn Sie Ihr Produkt registrieren, wird Ihre Seriennummer bei uns gespeichert und Sie werden über Updates und spezielle Upgrade-Angebote rechtzeitig informiert. Klicken Sie dazu auf das Menü? und wählen Sie die Option Online-Registrierung Aktualitätsprüfung Es ist empfehlenswert, jeweils das aktuell verfügbare Service Pack zu installieren. Über das Menü? > Online-Support > Aktualitätsprüfung im Internet wird geprüft, ob ein Service Pack oder eine neue Hauptversion verfügbar ist. Unter Konfiguration > Allgemein kann ein automatischer Versionscheck aktiviert werden. Das ServicePack kann auf jedem Rechner ausgeführt werden, auf dem die Client-Installation ausgeführt wurde Migration von combit address manager Haben Sie bisher mit dem combit address manager gearbeitet, hilft Ihnen ein Migrationsassistent dabei, möglichst viele Informationen Ihrer bestehenden Datenbanken in den crm zu migrieren. Rechnen Sie aber auf jeden Fall noch Zeit für die Nachbearbeitung ein. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Migration nur für den MS SQL Server möglich ist, nicht für PostgreSQL. Sie können allerdings die address manager Datenbank in eine MS SQL-Datenbank migrieren und diese Datenbank anschließend über entsprechende Tools von Drittanbietern nach PostgreSQL konvertieren. Sofern Sie den MS SQL Server 2008 einsetzen, benötigen Sie die SQL Server 2005-Abwärtskompatibilitätskomponenten. 43

44 Vorbereitung und Installation Dabei bestehen folgende Übernahmemöglichkeiten: Weitestgehende Übernahme der Daten. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in separate relational verknüpfte Tabellen überführt. Die relationalen Verknüpfungen werden im crm automatisch angelegt. Die bisherigen Feldtypen werden in crm-kompatible Feldtypen überführt. Übernahme der bestehenden Eingabemaske. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in neue Tabellenobjekte umgewandelt. Für die entsprechenden Detailansichten werden automatisch neue Eingabemasken angelegt. Sofern möglich, werden die address manager Funktionen von Schaltflächen automatisch in entsprechende crm Funktionen umgesetzt. Bestehende Codefeldbeschreibungen werden in das neue Projekt eingetragen. Auch Funktionsdefinitionen für Übernahmemasken, Einzeldruckmasken, Einzel- s und Programme des ausgewählten Benutzers werden übernommen. Auch bestehende Sortierungen können zum Teil einstufig übernommen werden. Verweiscontainer können nicht automatisch in eine Relation umgesetzt beziehungsweise migriert werden, da sie auch datenbankübergreifend sein können. Der Inhalt des Verweiscontainers wird in ein Bemerkungsfeld übernommen. Start des Migrationsvorgangs: Starten Sie den Migrationsassistent über die Datei "am2crm.exe" im crm- Programmverzeichnis. Wählen Sie den Befehl Datei > Migrieren. Geben Sie das bisherige address manager Verzeichnis an, sowie den Benutzer, dessen Konfiguration als Vorlage dienen soll. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datenbank und die Eingabemaske aus. Der Name der Datenbank darf an der ersten Stelle keine Zahl enthalten! Nun wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Datenbankserver aus. Geben Sie nun die bestehende Datenbank an bzw. geben Sie einen neuen Namen für eine solche ein. Bitte beachten Sie, dass weder Datenbanken noch Tabellen mit dem Namen der dbf-datei oder eines Container-Feldes existieren dürfen. Zuletzt geben Sie noch einen Dateinamen für die neue Projektdatei an. Sie haben auch die Möglichkeit weitere address manager Datenbanken in eine bestehende Projektdatei zu migrieren. Wählen Sie dazu die Option "Bestehende Projektdatei erweitern". Beachten Sie dabei, dass Feldbezeichnungen nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn also in weiteren Datenbanken ebenfalls ein Feld "Dokumente" existiert, müssen Sie dieses erst umbenennen. Starten dann über "Weiter" den Migrationsvorgang, der nun automatisch abläuft. 44

45 Arbeitsumgebung 2. Einstieg und Bedienung Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Arbeitsumgebung und die verschiedenen individuellen Einstellungsmöglichkeiten. 2.1 Arbeitsumgebung Die Arbeitsumgebung hat verschiedene Elemente und Fenster: Projekt-Menüleiste: In der oberen Menüleiste können Sie neue Projekte und Ansichten öffnen, diese konfigurieren sowie die Darstellung der Fenster und Symbolleisten nach Ihren Wünschen anpassen. Projekt-Symbolleiste: Diese stellt je nach ausgewähltem Element verschiedene Funktionen zur Verfügung, die auf Mausklick ausgewählt werden können. 45

46 Einstieg und Bedienung Navigation: Stellt die verschiedenen Ansichten des gerade geöffneten Projekts sowie die aktiven Benutzer übersichtlich dar. Per Mausklick kann so die gewünschte Ansicht geöffnet werden. Ansicht-Menüleiste: Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die die momentan geöffnete Ansicht betreffen, wie etwa das Setzen eines Filters, die Ausgabe von Daten, usw. Ansicht-Symbolleiste: Per Mausklick haben Sie Zugriff auf die wichtigsten Funktionen, die diese Ansicht betreffen. MDI Tabs: Zum Wechseln zwischen den Ansichten. Die MDI-Tabs können oben/ unten/links/rechts platziert werden. Die MDI-Tabs haben eine Tooltip mit den Daten des aktuellen Datensatzes. Eingabemaske: In diesem Bereich der Oberfläche werden die geöffneten Ansichten dargestellt. Hier werden die Eintragungen, beziehungsweise Änderungen an Datensätzen vorgenommen. Statusleiste: Anzeige von Benutzername, Datenbank und Anzahl Datensätze/ Datensätze im Filter. 2.2 Navigation Die Navigation bietet eine zentrale Navigationsmöglichkeit und einfachen Zugriff auf verschiedene Bereiche. Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe. Diese internen Ansichten können vollständig ausgeblendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Oberfläche" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". Ansichten: Die Anordnung der Ansichten lässt sich über Konfiguration > Projekt > Navigationsstruktur frei konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Navigationsstruktur" in Kapitel "Konfiguration Projekt" Aktive Benutzer: Hier sehen Sie die aktuell angemeldeten Benutzer. Favoriten: Hier können häufig verwendete Datensätze zu Favoritenordnern hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Favoriten" in Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten". Verlauf: Hier werden Verweise auf die zuletzt angesehenen Datensätze gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" in Kapitel "Suchen von Datensätzen". Sie können die großen Schaltflächen in kleine Schaltflächen ändern und in einer einzigen Reihe von Symbolen am unteren Rand des Navigationsbereichs anzeigen. Zeigen Sie dazu auf die horizontale Trennleiste am oberen Rand der Schaltflächen und ziehen Sie den Teiler nach oben oder unten, sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. 46

47 Info-Zentrale 2.3 Info-Zentrale Die Info-Zentrale ist eine zentrale Web-Ansicht, die als allgemeines Informationsportal genutzt werden kann. Um die Info-Zentrale zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Navigation oder wählen Ansichten > Info-Zentrale. Den Pfad zu dieser HTML-Datei definieren Sie über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften > Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter "Projekteinstellungen" in Kapitel "Konfiguration Projekt". 2.4 Symbolleisten und Menüs Sobald ein Projekt und anschließend eine Ansicht geöffnet wurde, stehen Ihnen im Menü des Fensters die Funktionen zur Verfügung, die sich auf die gerade geöffnete Ansicht beziehen. Symbole in der Ansichten-Symbolleiste Die wichtigsten Funktionen der Ansicht-Symbolleiste werden hier kurz erläutert: 47

48 Einstieg und Bedienung Ansicht > Liste: Listenansicht der Datensätze. Ansicht > Karteikarte: Karteikartenansicht der Datensätze. Datensatz > Neu: Legt einen neuen, noch leeren Datensatz an. Datensatz > Speichern: Speichert den aktuellen Datensatz. Datensatz > Löschen: Löscht den aktuellen Datensatz. Suchen > Suchen: Normalsuche. Suchen > Schnellsuche: Schnellsuche. Termin > Neuer Termin zum Datensatz Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz Organisation > Filter / Extrakt > QBE: Selektion über die Eingabemaske. Organisation > Filter > Allgemein: Selektion über Dialog. Organisation > Filter > Letzter Filter: Aufrufen des letzten Filters. Symbole in allgemeinen Dialogen Die folgenden Schaltflächen werden Ihnen immer wieder in den unterschiedlichsten Dialogen begegnen. Daher werden Sie hier kurz erläutert: Neu: Neuen Eintrag anlegen. Löschen: Eintrag löschen. Bearbeiten: Eintrag bearbeiten. Pfeil: Eintrag in einer Liste nach oben/nach unten schieben. Formel: Formel-Assistenten öffnen. 48

49 Arbeitsumgebung individuell einrichten Kontextmenüs Über die Kontextmenüs der Felder erhalten Sie Hilfe bei der Dateneingabe bzw. können so auch noch schneller auf die für das jeweilige Feld zur Verfügung stehenden Funktionen zugreifen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld, um das Kontextmenü aufzurufen. Je nach Feldtyp haben Sie unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: Sie können z.b. aus einem -feld direkt den Befehl " senden" wählen. Sie können für direkt den Dialog für die Normalsuche aufrufen. Für Felder vom Typ "Dateiverweis", "Eingebettete Datei", "Grafik" und "DMS Dokument" ist ein dateitypspezifisches Explorer-Kontextmenü verfügbar. 2.5 Arbeitsumgebung individuell einrichten Sie können bestimmte Elemente der Arbeitsumgebung ändern und an Ihren Arbeitsstil anpassen. Programmfenster anpassen Diese Anpassungen gelten unabhängig davon, welche Ansichten Sie geöffnet haben. Anzeige der Fenster Um die Navigation ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > Navigation. Um das Fenster zum Anzeigen der Dubletten ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > Dubletten. Um die MDI Tabs zum Wechseln zwischen Ansichten ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > MDI Tabs. Die MDI Tabs können über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen MDI-Tab) auch wahlweise oben, unten, links oder rechts platziert werden. Um die Darstellungsreihenfolge der Ansichten zu ändern ziehen Sie den entsprechenden MDI Tab mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Die Farben der MDI-Tabs können über die jeweilige Ansichtskonfiguration bestimmt werden (Registerkarte Allgemein). Über Fenster > Überlappend oder Fenster > Nebeneinander legen Sie die Darstellungsart der Ansichten fest, sofern Sie mehrere gleichzeitig geöffnet haben. Über Fenster > Symbole anordnen ordnen Sie minimierte Fenster. Über Fenster > Alle schließen werden alle Ansichten geschlossen (diese Funktion und Alle anderen Fenster schließen steht auch über Rechtsklick auf einen MDI Tab zur Verfügung). Im Menü Fenster werden auch alle geöffneten Ansichten aufgeführt. Wählen Sie hier, welche Ansicht in den Vordergrund geholt werden soll. 49

50 Einstieg und Bedienung Diese Funktionalitäten zur Anordnung der Fenster stehen Ihnen übrigens auch über das Menü Fenster > Fenster... in einem Dialog zur Verfügung. Automatisch im Hintergrund Die globalen Fenster Navigation und Dubletten lassen sich wahlweise automatisch im Hintergrund verbergen, so dass sie das gesamte Hauptfenster zur Darstellung der Ansicht zur Verfügung haben. Dazu klicken Sie in der Titelzeile des jeweiligen Fensters auf die Schaltfläche "Automatisch im Hintergrund". Wenn Sie das Fenster wieder anzeigen lassen möchten, bewegen Sie die Maus über die entsprechende Schaltfläche am linken Rand des Hauptfensters. Docking und Floating der Fenster Die globalen Fenster Navigation und Dubletten lassen sich wahlweise in die Oberfläche integrieren (andocken) oder wie unabhängige Dialoge öffnen, so dass sie als einzelne Fenster frei schweben. Dazu selektieren Sie das Fenster durch Drücken der Maus in der Titelleiste und verschieben sie dann mit weiterhin gedrückter Maus an einen beliebigen Platz, um sie dort abzulegen. Dabei wird über einen Rechteckrahmen dargestellt, an welche Stelle und mit wel- 50

51 Arbeitsumgebung individuell einrichten cher Größe das Toolfenster abgelegt würde. Wenn es in die Titelleiste eines bereits angedockten Toolfensters gezogen wird, dann wird es hinter das angedockte Fenster an dieser Position gelegt. Alternativ können Sie das Fenster auch auf die dargestellten Pfeile ziehen, um das Fenster am rechten, linken, unteren oder oberen Rand anzudocken (Systemvoraussetzung: eine höhere Farbtiefe als 256 Farben). Legen Sie ein Fenster an einer anderen Stelle ab, dann wird es nicht angedockt, sondern als frei verschiebbares (floating) Fenster dargestellt. Um die Größenverhältnisse der verschiedenen angedockten Fenster zu regeln, können Sie diese genau an der Grenze zu Ihren Nachbarn über die Maus vergrößern, bzw. verkleinern. Der Platz wird dann zwischen den Beteiligten neu aufgeteilt. Das funktioniert sowohl in horizontaler, als auch in vertikaler Richtung. Listenansicht und Containeransicht anpassen Die Listenansicht und die Container können benutzerspezifisch angepasst werden. Auch bei mehreren Containern derselben Relation können Layout, Spaltentitel, Sortierung und Filter je Container individuell eingestellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Layout und Spalten. Spalten konfigurieren Auf der Registerkarte "Spalten" definieren Sie, welche Spalten in der Listenansicht bzw. dem Container sichtbar sind. Um mehrere Spalten gleichzeitig zu markieren, halten Sie die Taste STRG gedrückt. Über die beiden Schaltflächen in der Mitte können die Felder in die jeweils andere Liste übernommen werden. Standardmäßig werden nur die in der Ansicht enthaltenen Spalten angezeigt und keine Felder von relational verknüpften Ansichten. Die Spaltenanordnung kann über die Pfeil-Schaltflächen oder direkt mit der Maus erfolgen, indem Sie auf einen selektierten Spaltentitel erneut mit der linken Maustaste klicken und die Spalte verschieben. Über die Schaltfläche "Anzeigeformatierung" kann die Formatierung für das jeweils selektierte Feld festgelegt werden. 51

52 Einstieg und Bedienung Die Spalten-Einstellungen (Titel, Breite, Formatierung usw.) werden nicht gespeichert, wenn die Spalte ausgeblendet ist (Ausnahme: die Spalte wurde explizit auf "nicht bearbeitbar" gesetzt). Darstellung konfigurieren Auf der Registerkarte "Darstellung" konfigurieren Sie verschiedene Darstellungsoptionen von Listen-/Containeransicht. Im Bereich "Farben" können Sie verschiedene Farbeinstellungen vornehmen. Im Modus "Benutzerdefiniert" selektieren Sie den Zeilentyp dessen Farbe Sie verändern möchten und klicken dann auf die Schaltfläche "Ändern". Über den Schieberegler "Zebramuster" definieren Sie die Intensität des Zebramusters, über die Schaltfläche "Farbe" die Farbe für das Zebramuster. Im Bereich "Optik" bestimmen Sie Schriftattribute, Darstellungseffekt und die Zeilenhöhe der Datenzeilen. Hinweis: Für einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung benötigen Sie den internen Feldtyp "Zeichen lang". 52

53 Arbeitsumgebung individuell einrichten Horizontales Blättern Über die Registerkarte "Optionen" kann eingestellt werden, wie das horizontale Blättern erfolgen soll. Wählen Sie beim Horizontalen Blättern zwischen Spaltenweise, Distanz in Pixel oder Scroll-Weite in Prozent des sichtbaren Bildausschnittes. Eine Scroll-Weite von 50% bedeutet, dass immer ein halber Bildausschnitt geblättert wird. Die Option "Signalton" signalisiert Ihnen das Erreichen der Datensatzgrenze oder falls Sie ein Feld direkt in der Übersichtsliste/im Container bearbeiten möchten, für dass Sie keine Schreibrechte besitzen. Spalten-Eigenschaften Um die Eigenschaften der einzelnen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Spalten-Eigenschaften. Im folgenden Dialog können Sie für jede Spalte den Namen beliebig ändern. Klicken Sie dazu beim jeweiligen Feld in die Spalte "Spaltentitel". 53

54 Einstieg und Bedienung Über die Schaltfläche "Spaltentitel automatisch setzen" haben Sie dabei Zugriff auf folgende Optionen, um alle Spaltentitel in einem Schritt zu ändern bzw. Änderungen rückgängig zu machen: 54 Alle Spaltentitel auf den reinen Feldnamen kürzen (z.b. "Firma"). Alle Spaltentitel auf den jew. Relationenalias+Feldnamen kürzen (z.b. Firmen.Firma). Alle Spaltentitel auf den kompletten Feldnamen zurücksetzen (z.b. FirmenID.Firmen.ID.Firma). Außerdem können Spalten als (nicht) bearbeitbar markiert werden. Dadurch können nur bestimmte Spalten für das direkte Bearbeiten in Übersichtsliste/Container freigegeben werden. Layout einer Listenansicht/Containeransicht für alle Anwender speichern Die Änderungen am Layout werden nur für Sie persönlich gespeichert. Möchten andere Anwender dieses Layout übernehmen, kann die Konfiguration projektweit und damit für alle Anwender abgespeichert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Als Projekteinstellung für alle Anwender speichern. Damit werden alle Layouteinstellungen der Listenansicht/Containeransicht in der Datei <Ansichtenname>.vlc im Verzeichnis der Projektdatei abgelegt. Bei Containern wird auch die aktuelle Filtereinstellung der zugehörigen Combobox gespeichert. Alle Benutzer, die das entsprechende Projekt laden, erhalten nun die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen, sobald die entsprechende Ansicht neu geöffnet wird. Bei weiteren Änderungen am Layout wird diese wieder benutzerspezifisch gespeichert und wieder verwendet. Das heißt, es wird immer die neuere Konfiguration ge-

55 Arbeitsumgebung individuell einrichten laden. Möchten Sie jedoch wieder auf die vorherige projektweiten Einstellungen umstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Auf Projektvoreinstellung zurücksetzen. Symbolleisten und Menüleisten anpassen Es stehen Ihnen viele Symbolleisten zur Verfügung, die Ihnen den Zugriff auf häufig gebrauchte Funktionen erleichtern. Sie entscheiden welche Symbolleisten angezeigt werden und wo die Symbolleisten im Programmfenster positioniert werden. Das Anpassen der Symbolleisten und Menüleisten ist im Prinzip so vorzunehmen, wie aus anderen Office-Produkten bereits bekannt, daher wird es hier relativ knapp beschrieben. Hinweis: Beachten Sie, dass es sich bei Projekt-Symbolleiste und Ansicht- Symbolleiste um zwei unterschiedliche Bereiche handelt. Diese werden in unterschiedlichen Dialogen bearbeitet und können nicht gemischt werden. Symbolleisten-, Menü- und Tastaturkürzel für alle Anwender speichern Änderungen an Symbolleisten, Menüs und Tastaturkürzeln werden für den aktuellen Benutzer in der Tabelle "cmbt_files" der System-Datenbank (crm_system) gespeichert. Die Speicherung der Toolbar des Ansichtenfensters z.b. über den Eintrag "<BENUT- ZER>\<ANSICHT>\toolbar5.cfg". Eine ausführliche Liste aller Einträge finden Sie im Dokument "crm_config_de.pdf" im Docu-Verzeichnis der crm-programm-installation. Gibt es für den aktuellen Benutzer keine gespeicherte Konfiguration so wird automatisch (sofern vorhanden) die Konfiguration des Benutzers "MasterTemplate" verwendet. Über die Konfiguration dieses Benutzers lassen sich somit zentral auch für neue Benutzer bestimmte Konfigurationen vorgeben. D.h. Sie legen sich einen crm Benutzer namens "MasterTemplate" an und konfigurieren mit dieser Benutzeranmeldung die Menüs und Symbolleisten als Vorgabe für alle Benutzer. Anschließend löschen Sie die bereits angelegten benutzerspezifischen Symbolleisten-, Menü- und Tastaturkürzel- Konfigurationen direkt über das Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. MS SQL Server Management Studio). Schaltflächen und Menüeinträge hinzufügen oder entfernen Das Vorgehen zum Anpassen von Ansicht-Symbolleisten ist analog zur Projekt- Symbolleiste, mit dem Unterschied, dass Sie in der Ansicht mehrere Leisten zur Verfügung haben. Um die Symbolleiste individuell anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Ansicht (bzw. Fenster) > Symbolleisten > Anpassen oder wählen Sie in der Symbolleiste "den kleinen Pfeil nach unten" und klicken auf "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen". 55

56 Einstieg und Bedienung Wählen Sie die entsprechende Symbolleiste, wenn Sie per Mausklick, beziehungsweise Drag & Drop Funktionen aus der Symbolleiste entfernen oder hinzufügen möchten. Um weitere neue Funktionen hinzuzufügen, wählen Sie keine Symbolleiste, sondern "Anpassen". Wählen Sie dann die Registerkarte "Befehle". Hier können Sie aus verschiedenen Kategorien wählen und die gewünschten Befehle einfach per Drag & Drop in die Symbolleiste oder Menüleiste aufnehmen. Für Programme, Scripte und Workflows kann eine Schaltfläche in der Symbolleiste der Ansicht angelegt werden. Im entsprechenden Dialog "Anpassen" stehen Ihnen dazu auf der Registerkarte "Befehle" unter der Kategorie "Extras" die Einträge "Programm/Script/Workflow" zur Verfügung. Die Zuordnung erfolgt in der jeweiligen Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte "Funktionsdefinitionen". Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Befehle aus den Untermenüs können jedoch erst dann platziert werden, nachdem der Hauptmenüpunkt in die Leiste eingefügt wurde. Beispiel: Um den Befehl "Freie SQL-Abfrage" (Organisation > Filter/Extrakt > Freie SQL-Abfrage) in der Symbolleiste zu platzieren, müssen Sie zuerst den Befehl "Filter/Extrakt" in die Leiste einfügen. Lassen Sie den Dialog zur Anpassung geöffnet und klicken auf den hinzugefügten Menüpunkt "Filter/Extrakt". Per Drag & Drop können Sie nun den Befehl "Freie SQL-Abfrage" aus dem Menü in der Symbolleiste platzieren. Anschließend (lassen Sie den Dialog zur Anpassung geöffnet) löschen Sie den Menüpunkt "Filter/Extrakt" über Rechtsklick > Löschen. 56

57 Arbeitsumgebung individuell einrichten Symbolleisten ausblenden Über die Registerkarte "Symbolleisten" können Sie die verschiedenen Symbolleisten ein- /ausblenden. Alternativ wählen Sie in der Ansicht den Menüpunkt Ansicht > Symbolleisten bzw. in der Projektmenüleiste Fenster > Symbolleisten um Symbolleisten ein- /auszublenden. Menüeinträge oder Schaltflächensymbol ändern Möchten Sie einen Menüeintrag oder ein Schaltflächensymbol bearbeiten öffnen Sie wie zuvor beschrieben den Dialog zur Anpassung der Symbolleiste, um in den Änderungsmodus zu gelangen. Wählen Sie das Menü in dem Sie Änderungen vornehmen möchten. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Menüpunkt um das Kontextmenü zu öffnen: Unter "Name" geben Sie den Namen des Menüeintrags an bestätigen die Eingabe mit der "ENTER"-Taste. Über "Löschen" kann ein Menüpunkt entfernt werden. Über "Schaltflächensymbol ändern" erhalten Sie eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Symbole. Über "Schaltflächensymbol bearbeiten" gelangen Sie in einen Editor, in dem Sie das Symbol ganz nach Ihren Wünschen anpassen können. 57

58 Einstieg und Bedienung Tastenkombinationen verwenden Tastenkombinationen sind eine einfache und schnelle Alternative für die Navigation, die anstelle der Maus oder der Menüs verwendet werden können. Tastenkombinationen werden normalerweise über die Tasten ALT, STRG, und/oder UMSCHALT in Verbindung mit einem Buchstaben oder einer Zahl aktiviert. Vordefinierte Tastenkombinationen Im Allgemeinen gilt, dass unterstrichene Buchstaben in Dialogen, ebenso wie im Menü, für so genannte Shortcuts stehen. Über Drücken der Taste "ALT" zusammen mit dem entsprechenden Buchstaben wird also beispielsweise der zugehörige Befehl ausgeführt oder man gelangt in das entsprechende Feld. Beispiel: Über die Kombination "ALT+S" und anschließendem Drücken von "u" gelangen Sie in den Dialog zur Normalsuche. Im Dialog zur Normalsuche gelangen Sie über die Tastenkombination "ALT+O" in das Auswahlfeld für die Suchoptionen. Erkennen können Sie dies an dem unterstrichenen "o" im Wort "Suchoption". Innerhalb von Listen können Sie über den Anfangsbuchstaben der Einträge zwischen diesen hin- und herspringen. Beispiel: Im Dialog zur Normalsuche können Sie in der Liste der zu untersuchenden Felder über Drücken von "a" direkt zum Feld "Abteilung", oder durch Drücken von "z" direkt auf "Zusatz1" springen. Bei Eingabefeldern und dazugehörigen Schaltflächen, wie etwa oder einem Kalender-Button, betätigen Sie (sofern Sie mit dem Cursor im Eingabefeld stehen) über "ALT"+"Pfeil-nach-unten" den zugehörigen Button. Im Falle der Kalender-Schaltfläche wird also beispielsweise die Kalenderübersicht zur Auswahl eines Datums geöffnet. Comboboxen lassen sich auf die gleiche Art und Weise aufklappen. Zwischen den verschiedenen Registerkarten einer Ansicht können Sie über die Tastenkombination "ALT"+"1"-"9" hin- und herwechseln. Über "STRG"+"TAB" können Sie zwischen den geöffneten Ansichten wechseln. Um eine Ansicht zielgerichtet zu erreichen, verwenden Sie die Kombination "ALT"+"F", mit der sich das Menü "Fenster" öffnet. Darin sind die aktuell geöffneten Ansichten gelistet und über Wahl der jeweils vorstehenden Ziffer gelangen Sie direkt in die gewünschte Ansicht. Tastenkombinationen selbst definieren Sie haben auch die Möglichkeit, für die Menüpunkte verschiedene Tastenbelegungen selbst zu definieren. Um diese Tastenbelegungen festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 58

59 Hilfequellen Wählen Sie Ansicht (bzw. Fenster) > Symbolleisten > Anpassen oder wählen Sie in der Symbolleiste "den kleinen Pfeil nach unten" und klicken auf Schaltflächen hinzufügen oder entfernen > Anpassen. Auf der Registerkarte "Tastatur" können Sie für die einzelnen Menüpunkte die gewünschten Tastenkombinationen festlegen. Dazu geben Sie nach Auswahl des Befehls im Feld "Neue Tastenkombination" diese ein und klicken dann auf "Zuordnen". Um die definierten Tastaturkürzel für alle Anwender speichern siehe Abschnitt "Symbolleisten-, Menü- und Tastaturkürzel für alle Anwender speichern" in Kapitel "Symbolleisten und Menüleisten anpassen". 2.6 Hilfequellen Es stehen Ihnen neben dem Handbuch verschiedene Hilfequellen zur Verfügung: Online-Hilfe Wählen Sie aus der Hauptmenüleiste das Fragezeichen "?" und klicken Sie dann auf "Hilfethemen". Hier werden Ihnen die wichtigsten Funktionen des crm übersichtlich dargestellt. Über die Registerkarte "Index" können Sie auch nach einem ganz bestimmten Begriff suchen und erhalten die passenden Informationen übersichtlich aufgeführt. Tipp: Über die Funktionstaste F1 erhalten Sie eine kontextsensitive Hilfe. Tooltipps Viele Schaltflächen und Dialoge verfügen über Tooltipps. Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf solch einem Element kurze Zeit stehen bleiben, wird Ihnen automatisch ein Hilfetext angezeigt. Zusatzdokumentationen Über die crm-programmgruppe finden Sie einen Unterpunkt "Dokumentationen", über den Sie Zusatzinformationen im pdf-format zu verschiedenen Themen öffnen können. combit-newsgroup Unter gibt es Newsgroups zu unseren Produkten. In diesem Forum können Sie sich mit anderen Anwendern und Entwicklern über Ihre Erfahrungen austauschen, sich gegenseitig Fragen stellen und Ideen zum Einsatz von combit Software-Produkten teilen und diskutieren. combit Hinweise Assistent Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. Diese Informationen beziehen 59

60 Einstieg und Bedienung sich z.b. auf einen existierenden Produkt-Movie. Starten Sie das Programm über die Programmgruppe oder über Konfiguration > Allgemein und aktivieren der Option "Assistent für combit Hinweise starten". 2.7 Gewusst wie! Vorüberlegungen Vor dem Anlegen eines Projektes und der zugehörigen Ansichten sollten sich vor allem Neueinsteiger in diese Thematik einige Gedanken machen, um sich so spätere Änderungen und damit eventuell verbundene Mehrarbeit zu ersparen. Je genauer Sie wissen, wie Sie sich Struktur und Eingabemaske vorstellen, um so besser können Sie die Datenbank an die Anforderungen anpassen. Und mit den Automatisierungsmöglichkeiten ersparen Sie sich später viel Arbeit, sodass sich die Einrichtung dieser schnell bezahlt macht! Generelle Überlegungen Automatisieren Sie so viel wie möglich schon in der Anfangsphase. Denn wie Sie vielleicht wissen, gewöhnt man sich sehr schnell an eine bestimmte Reihenfolge von Tastenkombinationen oder Mausklicks in einem neuen Programm. Danach fällt es einem jedoch schwer, einmal eingefahrene Wege wieder zu verlassen, auch wenn es der Rationalisierung, Beschleunigung oder gar Vereinfachung dienen soll. Einteilung der Daten Bevor Sie sich Projekte und Ansichten und die zugehörigen Strukturen anlegen, sollten Sie sich überlegen, auf welche Art und Weise Sie Ihre Daten aufteilen möchten. Um nicht die Übersicht zu verlieren, sollten Sie möglichst verschiedene Ansichten mit unterschiedlichen Eingabemasken anlegen, um auf die speziellen Anforderungen für die Daten eingehen zu können (z.b. einzelne Ansichten für Firmen, Personen, Kontakte, Dokumente, Beschwerden, Kampagnen...). Die Informationen zum Konfigurieren von Projekten und Ansichten finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekt" und "Konfiguration Ansichten". 60

61 Gewusst wie! Vorüberlegungen Arbeiten mit Kategorie-Feldern Innerhalb einer Ansicht können Sie die einzelnen Datensätze weiter nach Kategorien unterteilen. Hierzu können Sie sich entweder einige "Zeichen"-Felder für die gewünschten Kategorien anlegen oder aber Sie verwenden gleich spezielle Felder für Code-Attribute. Textfelder für Kategorien empfehlen sich jedoch nur dann, wenn Sie insgesamt nur wenige verschiedene Kategorien haben oder wenn Sie öfter mal schnell und vorübergehend Kategorien definieren wollen. Bei der Verwaltung von Kategorien in "Zeichen"-Feldern werden Sie in den meisten Fällen nicht umhin kommen, auf Abkürzungen zurückzugreifen. Eine Einteilung des Vertrieb-Adressbestandes anhand von Kategorien könnte zum Beispiel so aussehen: Die ersten zwei Stellen definieren die Art der Adresse z.b.: PR Privatperson, FA Firma/Unternehmen, UN Universität, BH Behörde, WV Wiederverkäufer, usw. Die dritte Stelle könnte den Status der Adresse ausdrücken: I Interessent, K Kunde, G Großkunde. Wenn Sie dann einen bestimmten Datensatz bearbeiten, erkennen Sie mit einem Blick in das Feld KATEGORIE, um was für eine Art Datensatz es sich dabei handelt. Arbeiten mit Code Feldern Die andere Variante der Einteilung in Kategorien ist das Arbeiten mit "Code"-Feldern. Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder. Jeder dieser Einträge steht für eine bestimmte Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes. Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppen bilden. Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichen Listendarstellung empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielen verschiedenen Attributen / Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, dem Wildwuchs verschiedener Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zu den Adressen aktiviert wurden, brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nur noch den oder die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten. Auch die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätze arbeitssparend für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen. Angenommen, Sie haben einen kleinen überschaubaren Adressenbestand und möchten diesen in einer einzigen Datei halten. Die Code-Attribute sind nun eine Möglichkeit dazu, zum Beispiel zwischen Lieferanten- und Kundenadresse zu unterscheiden. Beispiele für Code-Attribute: Produkt A, Produkt B, Produkt C... Zahlung auf Rechnung, nur Vorkasse,... Referenzkunde für Produkt A, Referenzkunde für Produkt B... 61

62 Einstieg und Bedienung Hinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischen den Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese für die Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind. Vor dem Anlegen einer Ansicht Damit Sie bereits eine Vorstellung erhalten, wie unterschiedlich Ansichten aussehen können, enthält das Referenzprojekt unterschiedlichste Ansichten. Solch eine Ansicht, besser gesagt, ihre Struktur und Eingabemaske, enthält verschiedene Felder, die Sie ganz nach Bedarf festlegen und auch in der Oberfläche platzieren können. Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen) zerlegen und aus denen Sie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem Brief benötigen, wieder zusammenbauen. Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammengefasst werden, wie etwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besser jeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der Informationen möglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen in verschiedene Felder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen. Bevor Sie die Felder einer Ansicht festlegen (dies erfolgt im Datenbankserver), sollten Sie sich ein paar Gedanken darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.b. Adressen) bei der späteren Benutzung kombiniert werden sollen und nach welchen Kriterien Sie später sortieren, suchen und selektieren wollen. Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie am günstigsten ist. Tipp: Legen Sie nicht einfach los, sondern erstellen Sie vorab eine Übersicht der Informationen, die Sie in der Ansicht darstellen möchten. Überlegen Sie dann die Verwendung dieser Informationen und machen Sie darüber ebenfalls eine Liste so wird Ihnen am ehesten klar, wie Sie die Felder aufteilen möchten. Beachten Sie dabei auch zukünftige Entwicklungen! Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internen Feldtypen und die notwendigen Ansichten an. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Tipp: Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie eine der mitgelieferten Ansichten aus dem Referenzprojekt als Grundlage verwenden und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen! 62

63 Gewusst wie! Vorüberlegungen Vor dem Anlegen einer Eingabemaske Nachdem Sie sich für eine Struktur entschieden und diese angelegt haben, sollten Sie auch die Möglichkeit nutzen, sich eine dafür passende Eingabemaske anzulegen. Auch hier gilt: Der anfängliche Mehraufwand macht sich bald bezahlt. Eingabemasken bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Automatismen, mit denen sich Ihr Arbeitsaufwand beim Umgang mit den Ansichten drastisch reduzieren lässt. Das fängt schon mit der Platzierung der Felder in der Eingabemaske an. Bei der täglichen Arbeit spielt es später eine große Rolle, in welcher Reihenfolge die Daten bei Ihnen üblicherweise eingegeben werden und in welcher Weise die Felder daher dargestellt werden sollten. Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrt bleibt und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigt werden. Bestimmen Sie dann die Darstellungsreihenfolge der Felder, d.h. die Reihenfolge, in der die Einfügemarke bei der Dateneingabe von Feld zu Feld springt, so, wie es der Reihenfolge der Dateneingabe entspricht. Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentrale Informationen, die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich neben den einzelnen Registerkarten zu platzieren, oder diese Informationen auf allen Karten zu wiederholen. So haben Sie diese Informationen immer im Blick, gleichgültig, welche Karte gerade im Vordergrund ist. Neben dem reinen Layout der Eingabemaske, gibt es noch eine ganze Reihe von Automatismen, die Sie für Eingabemasken nutzen können. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Rationelle Dateneingabe Nachdem Sie sich nun eine individuelle Struktur und eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte Eingabemaske angelegt haben, können Sie bei der Dateneingabe schon damit anfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren. Allgemeines Wenn Sie den crm richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nur noch ein einziges Mal eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse, ob nun als Serienbrief, Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie auf diese Adresse zurück. Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken. Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Sie sollte sorgfältig ausgeführt werden. Denken Sie nur daran, wie oft Sie auf die herkömmliche Weise eine Adresse abtippen müssten und wie viel Zeit Sie schon alleine dadurch sparen, dass Sie die Adresse nur ein einziges Mal schreiben müssen. 63

64 Einstieg und Bedienung Zählen Sie am Anfang ruhig die Mausklicks oder Tastenbetätigungen verschiedener Vorgehensweisen und Automatisierungsstadien ab. Automatisierung am falschen Ende kann manchmal auch Mehrarbeit bedeuten. Egal, ob Sie für die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder die Tastaturvariante vorziehen: Bei der Eingabe einer Adresse - die wir im folgenden auch Datensatz nennen werden - sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.b. von Firma zu Firma2) auf jeden Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen. Geben Sie den jeweiligen Feldinhalt ein, und betätigen Sie zum Abschluss die Taste RETURN, um zum nächsten Feld zu springen. Soll ein Feld einmal leer bleiben, betätigen Sie die Taste RETURN ein weiteres Mal. Hier zahlt sich schon einmal die geschickte Wahl der Darstellungsreihenfolge für die einzelnen Felder aus. Beispiel: Eingabe der Firmen-Stammdaten anhand der Feldstruktur der Referenz-Solution. Ansicht "Firmen" öffnen und Datensatz > Neu wählen "Hotel Schöner Blick" (in Feld "Firma") RETURN "Kurzentrum und Sporthotel" (in Feld "Firma2") RETURN FIRMA3 wird nicht benötigt, also noch ein RETURN An dieser Stelle nun werden Sie feststellen, dass das Feld SUCH automatisch mit den ersten Zeichen von Feld "Firma" gefüllt wurde. Sie profitieren Sie von einer Folgeverknüpfung. RETURN "D" (in Feld "Land") RETURN "78432" (in Feld "PLZZ"). Der crm schreibt Ihnen automatisch den Namen des Ortes in das entsprechende Feld und ergänzt Ihnen sogar die Telefonvorwahlen in den "Telefon"-Feldern. Wenn Sie die Postleitzahl nicht kennen sollten, kommt das mitgelieferte Straßenverzeichnis zum Einsatz. Um mit dem Cursor in das Feld "Strasse" zu kommen: RETURN RETURN "Buchenallee 34" (in Feld "Strasse") RETURN Um in das Telefonfeld hinter die Vorwahl zu kommen: RETURN RETURN " " (in Feld "Telefon") RETURN " " (In Feld "Telefax") RETURN Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche "Speichern". Schon ist eine Firmenadresse eingegeben! Arbeiten mit Folgeverknüpfung Sie können über eine Folgeverknüpfung ein oder mehrere Felder in Abhängigkeit von dem Inhalt eines anderen Feldes automatisch füllen. 64

65 Gewusst wie! Vorüberlegungen Folgeverknüpfungen stehen für die Feldtypen "Eingabefeld", "Combobox" und "Checkboxen" zur Verfügung. Sie sind jedoch nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt, sondern können ein Feld auch mit mehreren Folgeverknüpfungen belegen. Oder Sie haben die Möglichkeit, mehrere Felder nacheinander zu verknüpfen, also beispielsweise Feld1 -> Feld2 -> Feld3, etc. Hilfreich sind Folgeverknüpfungen etwa bei der Anrede. Dazu definieren Sie eine Folgeverknüpfung vom Feld "Anrede" zum Feld "Briefanrede" und legen dafür "Wenn-Dann"- Verknüpfungen fest. Wenn Anrede = "leer", dann Briefanrede = "Sehr geehrte Damen und Herren". Wenn Anrede = "Frau", dann Briefanrede = "Sehr geehrte Frau". Wenn Sie nun bei der Anrede "Frau" eingeben, wird bei der Briefanrede automatisch die entsprechende Briefanrede eingetragen. Sie können beliebig viele dieser Verknüpfungen anlegen. Definiert werden diese im Eingabemasken Designer, weitere Informationen finden Sie daher im entsprechenden Kapitel. Arbeiten mit Comboboxen Comboboxen eignen sich besonders für Felder, für die meist nur eine bestimmte, überschaubare Anzahl von Einträgen in Frage kommt. Ein Beispiel hierfür wären Anreden ("Herrn", "Frau" usw.), die in einem eigenen Feld verwaltet werden. Sofern die Combobox editierbaren Text enthält, hilft Ihnen ein automatischer Vervollständigungsmechanismus bei der effektiven Dateneingabe: Während Sie tippen wird bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nachunten"-Taste ausgewählt werden. Tippen Sie noch keinen Text, sondern stehen einfach mit dem Cursor im Feld, gelangen Sie über drücken von "ALT"+"Pfeil-nach-unten" in den Auswahldialog. Informationen zur Definition von Comboboxen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Arbeiten mit feldspezifischen Textbausteinen (Autotext) Damit lässt sich die meiste Tipparbeit einsparen. Für alle in einem Feld öfter vorkommenden Einträge definieren Sie einen automatischen Textbaustein. Dieser Autotext kann auch Formeln enthalten, z.b. für den automatischen Eintrag von Benutzername und Datum in ein Bemerkungsfeld. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird der Autotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar Kürzel. Doch nicht nur lästige Tipparbeit wird Ihnen abgenommen. Über Autotext Einträge können Sie sich auch Ihre typischen Tippfehler automatisch korrigieren lassen! Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". 65

66 Einstieg und Bedienung Hinweis: Besonders im Netzwerkbetrieb sind Konventionen, wie welche Felder benutzt werden und wie bestimmte Inhalte wortwörtlich ausgedrückt werden, unerlässlich, damit das Suchen und Extrahieren von Adressen nicht zur Tortur wird und alle Benutzer die Chance haben, einen Datensatz schnell zu finden. Arbeiten mit dem Auto-Protokoll Mit dieser Funktion können Sie automatisch Einträge in verschiedene Felder vornehmen lassen, z.b. über eine erfolgte Übernahme, eine oder einen gesetzten Termin. Mehr Informationen dazu im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Arbeiten mit dem Dublettencheck Bereits bei der Eingabe von Daten können Sie diese auf doppelte Eingaben überprüfen lassen. Eine Beschreibung, wie Sie diese Funktion einstellen können, finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 66

67 Öffnen von Ansichten 3. Daten eingeben und bearbeiten Der crm unterstützt die Eingabe von Unicode-Zeichen. Unicode (auch bekannt als UCS, UTF-8, ISO10646) ist ein internationaler Standard, mit dem langfristig jedes Schriftzeichen aller bekannten Schriftkulturen und Zeichensysteme abgebildet und verarbeitet werden kann. 3.1 Öffnen von Ansichten Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht. Die Ansichten eines Projekts können untereinander relational verknüpft werden. Die Übersichtsliste, Eingabemaske und Web-Ansicht sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht. Um eine Ansicht zu öffnen, doppelklicken Sie in der Projektnavigation auf die gewünschte Ansicht. Sie können beliebig viele Ansichten gleichzeitig öffnen. Beim Doppelklick auf eine Ansicht oder beim Doppelklick auf einen Containereintrag wird auf eine bereits geöffnete Ansicht gewechselt, sofern sich diese nicht im Änderungsmodus befindet. Im Ansichten-Kontextmenü der Projektnavigation haben Sie alternativ die Option "In neuem Fenster öffnen". 3.2 Anzeigen der Datensätze Sie können sich die Datensätze entweder in Form einer Liste oder einzeln als Karteikarte anzeigen lassen. Zusätzlich steht Ihnen auch eine frei definierbare Web-Ansicht zur Verfügung. Über den Menüpunkt Datensatz > Gehe zu bzw. die entsprechende Menüleiste können Sie anhand der aktuellen Sortierung zwischen Datensätzen wechseln (Anzeige des ersten, nächsten, vorherigen, oder letzten Datensatzes der Ansicht). Zusätzlich steht Ihnen zur schnellen Navigation ein alphabetischer Filter als Symbolleiste zur Verfügung. Dieser führt einen Filter nach dem gewählten Buchstaben anhand der aktuellen Sortierung aus. Dabei wird immer auf dem aktuellen Filter aufgebaut, es sei denn dieser ist bereits ein alphabetischer Filter, dann wird der vorherige Filter angewendet. Karteikartenansicht In der Karteikartenansicht (STRG+U) geben Sie Daten in einen Datensatz ein und haben alle Informationen thematisch gruppiert dargestellt. Mit dem Eingabemasken De- 67

68 Daten eingeben und bearbeiten signer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Listenansicht Über die Listenansicht (STRG+K) erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Datensätze. Die Felder können direkt bearbeitet werden. Es werden max. 256 Zeichen angezeigt. In der Listenansicht löst das direkte Lostippen den Schnellsuch-Dialog aus. Über die Schaltfläche "plus/minus" in der rechten unteren Ecke kann in die Detail- Ansicht gewechselt werden. Doppelklick auf einen Datensatz öffnet die Karteikarten-Ansicht. 68

69 Datensatz neu anlegen In der Web-Ansicht haben Sie die Möglichkeit Internetseiten (z.b. vom aktuellen Datensatz) oder selbst erstellte HTML-Seiten anzuzeigen. Sie können für jede Ansicht eine eigene Seite definieren. Die darzustellende Webseite wird in der Ansichtskonfiguration angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter "Allgemein" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 3.3 Datensatz neu anlegen Wählen Sie in der Ansicht Datensatz > Neu. Die Eingabemaske der aktuellen Ansicht zeigt Ihnen einen Datensatz mit leeren Feldern, in den Sie nun die neuen Daten eintragen können. Über die <Return>- oder <Tab>-Taste springen Sie zum nächsten Feld. Hinweis: Sollten Sie ein Feld nicht bearbeiten können, ist es möglich, dass dieses Feld zur Bearbeitung gesperrt wurde bzw. Sie nicht die erforderlichen Rechte haben. 69

70 Daten eingeben und bearbeiten 3.4 Datensatz bearbeiten Datensätze können in der Karteikartenansicht, in Containern der Karteikartenansicht und in der Listenansicht bearbeitet werden. In der Karteikartenansicht Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Geben Sie die neuen Daten ein und speichern Sie anschließend die Änderungen über Datensatz > Speichern. Über Datensatz > Speichern und Ansicht schließen wird die Ansicht nach dem Speichern geschlossen. Über Datensatz > In neuem Fenster bearbeiten können Datensätze noch komfortabler bearbeitet werden. Befinden Sie sich in der Karteikarten-Ansicht noch im Bearbeitungsmodus und möchten Sie eine Feldänderung rückgängig machen, wählen Sie Bearbeiten > Rückgängig. Über Datensatz > Änderungen verwerfen können Sie alle Änderungen im Datensatz rückgängig machen. Über Bearbeiten > Ausschneiden bzw. Kopieren können Sie zuvor markierten Text in die Zwischenablage übernehmen. Über Bearbeiten > Einfügen kann dieser Feldinhalt in ein anderes Feld eingefügt werden. Über die Tasten <Return>, <Tab> und Ihre Cursortasten können Sie von einem Feld zum nächsten springen. Auf welches Feld als nächstes gesprungen wird, legen Sie über die Darstellungsreihenfolge der Felder fest. Weitere Informationen zur Darstellungsreihenfolge finde Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Sobald eine Folgeverknüpfung für ein Feld zu einem anderen Feld definiert ist, wird diese beim Verlassen des Feldes ausgeführt. Weitere Informationen zu Folgeverknüpfungen finde Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". In der Listenansicht und in Containern Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Nach dem Schließen des Eingabefeldes durch Klick an eine andere Stelle werden die Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Dies kann auch durch eine Terminerinnerung oder eingehenden Anruf ausgelöst werden. Auch die Events "Datensatz wird gespeichert" und "Datensatz wurde gespeichert" werden nicht ausgelöst. 70

71 Datensatz bearbeiten Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es nicht direkt editiert werden. Wenn ein mehrzeiliges Feld nicht komplett dargestellt werden kann, wird für die selektierte Zeile ein Tooltip mit ausführlichem Inhalt angezeigt. Wenn die Liste in einem Container nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine automatische Umsortierung des Datensatzes. Eine in der Eingabemaske definierte Eingaberegel wird beim direkten Editieren in der Übersichtsliste ignoriert. Die Spezialfunktionen bestimmter Felder (z.b. Combobox-Auswahlliste, Icon- Auswahlliste) stehen beim direkten Ändern in der Übersichtsliste nicht zur Verfügung. Für die Bearbeitbarkeitsbedingungen greifen die normalen Feldrechte. Eine in der Eingabemaske definierte feldspezifische Einschränkung der Editierbarkeit wird ignoriert. Datensatz duplizieren Möchten Sie einen Datensatz anlegen, der nur in wenigen Punkten von einem anderen Datensatz abweicht, sparen Sie sich viel Zeit, indem Sie den vorhandenen Datensatz duplizieren. Wählen Sie dazu den Punkt Datensatz > Duplizieren. Sie müssen nur noch diejenigen Felder markieren, die Sie dupliziert haben möchten und mit OK bestätigen. Beachten Sie jedoch, dass hierbei keine Relationen, beziehungsweise etwaige 1:1 und 1:N Datensätze mitkopiert werden, und dass im Dialog zur Feldauswahl nur die Felder zur Verfügung stehen, die auch kopiert werden können. Felder die momentan vom Datenbanksystem belegt oder berechnet werden stehen nicht zur Auswahl. Datensatz löschen Über Datensatz > Löschen können Sie den aktuellen Datensatz löschen. Über den Menüpunkt Datensatz > Alle Löschen können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter löschen. Haben Sie keinen Filter gesetzt, werden alle Datensätze dieser Ansicht gelöscht. Lockingverhalten Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig im gleichen Datensatz dasselbe Feld ändern, stellt sich die Frage, wessen Daten denn nun übernommen werden soll. In diesem Fall öffnet sich automatisch ein Dialog, der die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, sowie die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen auflistet. Wählen Sie nun per Mausklick die Feldinhalte aus, die übernommen werden sollen. Über die Schaltfläche gelangen Sie in einen weiteren Dialog, in dem Sie eine Änderung Ihrer Eingabe manuell vornehmen können für den Fall, dass beide Einga- 71

72 Daten eingeben und bearbeiten ben nicht korrekt sind. So könnten Sie auch eine Kombination beider Feldinhalte angeben. 3.5 Relational verknüpfte Datensätze Im crm haben Sie die Möglichkeit, mit Relationen zu arbeiten. So können Sie beispielsweise einer Adresse verschiedene Ansprechpartner, Kontakteinträge oder Projekte zuordnen. Die Relationen können frei definiert werden. Folgende Relationen werden unterstützt: 1:1: Jeder Kontakteintrag ist einer Person zugeordnet. 1:N: Jeder Person können beliebig viele Kontakteinträge zugeordnet werden. N:M: Eine Person ist beliebig vielen Projekten zugeordnet und jedes dieser Projekte hat beliebig viele zugeordnete Personen. Informationen zur Konfiguration von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 1:1-relational verknüpfte Datensätze Zur Auswahl eines 1:1-relational verknüpften Datensatzes (z.b. Firma, Branche, Kontakttyp, Kontaktrichtung) nutzen Sie Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz". In einer Auswahlliste werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht angezeigt. Wählen Sie den Datensatz per Doppelklick aus. Um eine Firma zu suchen tippen Sie den Suchbegriff einfach ein, es ist dabei nicht notwendig explizit die Suchfunktion aufzurufen. Es wird automatisch in dem unter "Suchtext" eingestellten Feld gesucht. 72

73 Relational verknüpfte Datensätze Über Rechtsklick auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen" können Sie eine bestehende Verknüpfung lösen, über die Schaltfläche "Gehe zu" können Sie zur verknüpften Firma wechseln. Für die bei der Auswahl in einer Auswahlliste angezeigten Datensätze, kann dabei ein Filter hinterlegt werden, der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als Vergleichswert zugegriffen werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Schaltflächen zur Zuordnung und Anzeige relationaler Datensätze" im Kapitel "Eingabemasken Designer". Beispiel: Ansprechpartner einer Firma zuweisen Um eine Person einer Firma zuzuordnen, klicken Sie im mitgelieferten Referenzprojekt "combit_crm_solution" in der Ansicht "Personen" rechts oben auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen". 1:N-relational verknüpfte Datensätze (Container) Alle 1:n-relational verknüpften Datensätze (z.b. Ansprechpartner, Kontakte, Dokumente) werden in Containern angezeigt. Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für viele Funktionen im Container-Kontextmenü sind auch Schaltflächen verfügbar. Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden. 73

74 Daten eingeben und bearbeiten Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen, Bearbeiten) Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden. Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze in einer verknüpften Ansicht erstellt werden. Der erstellte Datensatz wird automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Die Felder können direkt bearbeitet werden. Nach dem Schließen des Eingabefeldes durch Klick an eine andere Stelle werden die Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es nicht direkt editiert werden. Bitte beachten: Wenn die Liste nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine automatische Umsortierung des Datensatzes. Die Datensätze im Container können über eine Combobox gefiltert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Schaltfläche" im Kapitel "Eingabemasken Designer". Beispiel: Neuen Ansprechpartner anlegen Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, klicken Sie in der Ansicht "Firma" mit der rechten Maustaste in den Personen-Container und wählen im Kontextmenü "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz angelegt und der Firma zugeordnet N:M-relational verknüpfte Datensätze Alle N:M-relational verknüpften Datensätze (z.b. Projekte, Produkte) können ebenfalls in Containern angezeigt werden. Die Verknüpfung der beiden Datensätze erfolgt dabei über eine Verknüpfungsansicht (z.b. Projektzuordnung, Produktzuordnung). Wenn Sie im Container auf ein Feld doppelklicken, wird diejenige Ansicht geöffnet, die dieses Feld enthält. D.h. bei Doppelklick auf das Feld "Kommentar" im Projekte- Container öffnet sich die Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung", bei Doppelklick auf das Feld "Projektname" wird der zugehörige Datensatz direkt in der Zielansicht "Projekte" angezeigt. Wenn auf die Verknüpfungsansicht statt einer N:M-Relation eine 1:N-Relation definiert wurde, öffnet sich immer die Verknüpfungsansicht. Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen). Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche verfügbar. 74

75 Sortierung von Datensätzen Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können über die Verknüpfungsansicht neue Datensätze verknüpft werden. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche verfügbar. Beispiel: Ein Projekt einem Ansprechpartner zuordnen Um einem Ansprechpartner ein Projekt zuzuweisen, klicken Sie in der Ansicht "Personen" mit der rechten Maustaste in den Projekte-Container und wählen im Kontextmenü "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz in der Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung" angelegt und automatisch der Person zugeordnet. Wählen Sie dann über die Schaltfläche "Projekt wählen" das Projekt aus. 3.6 Sortierung von Datensätzen Mit dieser Funktion können Sie Sortierungen für eine Ansicht definieren, die Ihnen dann zum Ordnen der Datensätze zur Verfügung stehen. Die Datensätze können auch unsortiert dargestellt werden. Datensätze sortieren Um die Sortierung der Listenansicht oder eines Containers zu ändern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltentitel. Um die Sortierung in der Karteikartenansicht zu ändern, wählen Sie über die Symbolleiste "Sortierung" das gewünschte Sortierkriterium aus. Die Symbolleiste können Sie über Ansicht > Symbolleisten aktivieren. Über die nebenstehenden Schaltflächen können Sie festlegen, ob die Sortierung "Aufsteigend" oder Absteigend" sein soll. Aufsteigend bedeutend, dass Sie oben in der Liste mit "A" beginnen, bei der absteigenden Sortierung mit "Z". Neue Sortierung definieren Sie können die Sortierungen erweitern. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die über eine direkte 1:1- Relation verknüpft sind Wählen Sie Organisation > Sortierkriterien. Über die Schaltfläche "Neu" erstellen Sie ein neues Sortierkriterium. 75

76 Daten eingeben und bearbeiten Geben Sie diesem im Feld "Name" zuerst eine Bezeichnung und wählen Sie dann durch Klick in die Spalte "Feld" das Feld aus, über das sortiert werden soll. Durch Klick in die Spalte "Richtung" können Sie entscheiden, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll. Möchten Sie ein Kriterium anlegen, das über mehrere Felder läuft, können Sie über die Schaltfläche "Neu" auch noch weitere Felder hinzufügen. Beispiel: Haben Sie beispielsweise für eine Firma mehrere Ansprechpartner, so ist es sinnvoll, eine Sortierung für das Feld FIRMA und das Feld NAME anzulegen (in dieser Reihenfolge). Die Sortierung erfolgt dann zuerst nach dem Firmennamen. Bei gleichem Firmennamen wird dann innerhalb der Firma nach dem Namen des Ansprechpartners sortiert. Nach Bestätigen mit "OK" gelangen Sie wieder in den Dialog mit der Übersicht der Sortierkriterien. Möchten Sie nun einfach die geänderte Konfiguration speichern, ver- 76

77 Unterstützende Automatismen lassen Sie diese Dialog ebenfalls über "OK". Wenn Sie jedoch gleich eine Sortierung aktivieren möchten, selektieren Sie diese und bestätigen mit "OK + Aktivieren". 3.7 Unterstützende Automatismen Mit verschiedenen Automatismen können Sie die Eingabe von Daten und das Bearbeiten von Datensätzen weiter verkürzen. Die folgenden Funktionen müssen zum Teil vorab konfiguriert werden, was sich im nachhinein aufgrund der Zeitersparnis jedoch sicher lohnen wird. Auf einige der Automatismen, wie Folgeverknüpfungen, Comboboxen, Autotext und Dublettenkontrolle wurde bereits im Kapitel "Gewusst wie! Vorüberlegungen" eingegangen, daher wird hier nicht mehr weiter auf diese eingegangen. Internet Anbindung Sie haben die Möglichkeit, direkt Internet-Adressen aufzurufen. Aus Feldern vom Feldtyp "Internet" kann über den Kontextmenüeintrag "Internetbrowser aufrufen" direkt der Internet-Browser mit der im Feld enthaltenen URL gestartet werden. Das Programm bedient sich hierfür des auf Ihrem System installierten Internet-Browsers. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Postleitzahlen-/Straßenverzeichnis Es steht Ihnen ein Postleitzahlverzeichnis für verschiedene Länder (D, CH, AT, USA) zur Verfügung. Der Aufruf erfolgt in der mitgelieferten Referenz-Lösung über Folgeverknüpfungen in den Feldern "PLZZ" und "Ort". Der Eintrag im Feld "Land" entscheidet, welches Verzeichnis aufgerufen wird. Tragen Sie im Feld "PLZZ" die Postleitzahl ein und springen Sie mit <RETURN> zum nächsten Feld. Das Ortsverzeichnis öffnet sich automatisch und bietet Ihnen den zu dieser PLZ passenden Ort "Konstanz" an. Nun müssen Sie nur noch den Ort auswählen, dieser wird dann in Ihren Datensatz übernommen, und bei Bedarf auch die Telefon-Vorwahl "07531". Die Folgeverknüpfung auf den Ort und das Telefonfeld wird nur ausgeführt, wenn das Zielfeld leer ist. Neben dem Postleitzahlverzeichnis ist zusätzlich ein Straßen- und Postfachverzeichnis für Deutschland enthalten. In diesem Verzeichnis sind die Postleitzahlen nach Ort und Strasse aufgeschlüsselt. Zusätzlich sind die Postleitzahlen für Postfächer enthalten. Der Aufruf erfolgt in der mitgelieferten Referenz-Lösung über Folgeverknüpfungen in den Feldern "Straße", "Postfach" und "PLZP". Tragen Sie im Feld "Strasse" den ersten Buchstaben der Straße ein oder lassen Sie das Feld einfach leer. Springen Sie mit <RETURN> zum nächsten Feld. 77

78 Daten eingeben und bearbeiten Das Straßenverzeichnis öffnet sich automatisch. Nun müssen Sie nur noch die entsprechende Straße auswählen, diese wird dann in Ihren Datensatz übernommen, und bei Bedarf auch die Postleitzahl. Hinweis: Diese Folgeverknüpfungen können Sie aus der mitgelieferten Referenz- Lösung in Ihre eigenen Projekte übernehmen. Sie können auch eigene Datenbanken als Verzeichnisse verwenden, sofern diese dasselbe Dateiformat (dbase) und denselben Feldaufbau wie das mitgelieferte DE-Verzeichnis haben. Aufruf externer Programme Sie haben verschiedene Möglichkeiten, andere Programme aufzurufen, und zwar entweder über eine Funktionsdefinition oder durch eine Verknüpfung mit einem Feld in der Eingabemaske. Aufruf über Funktionsdefinition: Bei diesem Programmaufruf können Sie andere Programme unabhängig von einzelnen Feldern aufrufen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". Aufruf über Verknüpfung in Eingabemaske: Sie können aus jedem Feld andere Programme aufrufen und dabei beliebige Parameter wie den Feldinhalt übergeben. Auf diese Weise kann beispielsweise Ihre Textverarbeitung gleich mit einem bestimmten Dokument gestartet werden, oder etwa ein Grafikprogramm. Informationen zum Festlegen einer solchen Verknüpfung finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Vergabe von Codes Haben Sie ein Codefeld eingerichtet, können Sie hier bei der Eingabe von Daten auch die definierten Code-Attribute vergeben. Zum Beispiel für Produkte, Mailing-Informationen, 78

79 Dateneingabe über address pick-up usw. Nach diesen Attributen können später auch Filter, beziehungsweise Selektionen erstellt werden. Voraussetzungen für die Vergabe von Codes: Für die entsprechende Ansicht muss bei der Struktur mindestens ein Code-Feld vergeben sein. Außerdem müssen die gewünschten Code-Attribute festgelegt worden sein. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". Das betreffende Code-Feld muss in der Eingabemaske dargestellt sein, und zwar über eine Listbox. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken Designer". Um Codes zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie mit der Maus in das entsprechende Code-Feld, automatisch werden alle vorab definierten Attribute dargestellt. Bereits ausgewählte Codes werden farblich hervorgehoben. Selektieren Sie nun einfach per Mausklick die Codes, die Sie vergeben möchten. Tipp: Möchten Sie für eine ganze Selektion von Datensätzen neue Code-Attribute vergeben oder diese ändern, können Sie dies über Organisation > Wechseln. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Datenorganisation". 3.8 Dateneingabe über address pick-up Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablage übernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes schreiben lassen. So können Sie beliebige Adressen, z.b. aus dem Internet, einer , einer vcard, einem PDF (eingescannte Seite) oder Textdatei schnell als neue Datensätze anlegen. Der address pick-up versucht die einzelnen Adressteile (Name, Straße, Ort usw.) zu erkennen und nimmt eine automatische Zuordnung vor. Sofern auch eine -adresse kopiert wird und diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern die vorhanden Daten werden aktualisiert. 79

80 Daten eingeben und bearbeiten Adressen übernehmen Haben Sie beispielsweise eine mit einer Signatur, die Sie übernehmen möchten, selektieren Sie diese und kopieren Sie den Adressblock einfach in die Zwischenablage (z.b. über STRG+C). Möchten Sie den Inhalt einer vcard übernommen, können Sie diese einfach doppelklicken. Hinweis: Diese Funktion ist nur dann möglich, wenn die Dateiendung *.vcf mit dem crm verknüpft ist. Nehmen Sie diese Einstellung beim Ausführen der Arbeitsplatzinstallation (Client.exe) vor. Das address pick-up blinkt und sofern Sie die Clipboardüberwachung aktiviert haben, meldet sich der address pick-up mit einer Sprechblase "Mögliche Adresse gefunden". Betätigen Sie nun den vorab definierten Hotkey oder wählen per Rechtsklick auf das address pick-up Icon im Kontextmenü das gewünschte Übernahmeziel, z.b. "Übernehmen in combit Relationship Manager (Firmen)". Im folgenden Fenster können Sie bei Bedarf noch die Übernahme nachbearbeiten. Per Drag & Drop können Sie mit der Maus Teile des Originaltextes in die Felder übernehmen oder direkt im Feld bearbeiten. Nach Klick auf "Übernehmen" wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt, sofern kein vorhandener Datensatz über die Adresse identifiziert werden konnte. Die Daten werden entsprechend der Zuordnung in die Felder übernommen. Tipp: Wenn Sie eine Adresse aus dem Microsoft Internet Explorer übernehmen möchten, erspart Ihnen der address pick-up den Schritt über die Zwischenablage. Sie müssen im Internet Explorer die Adressdaten lediglich markieren und über die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Wählen Sie dann den Eintrag "address pick-up: Übernehmen in combit Relationship Manager". 80

81 Dateneingabe über address pick-up Konfiguration des address pick-up Starten Sie den address pick-up über die Programmgruppe im Windows- Startmenü. Alternativ kann das address pick-up auch automatisch mit dem crm mitgestartet werden. Weitere Informationen siehe "Einstellungen für den Programmstart" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Anschließend klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das address pick-up Symbol und wählen "Konfigurieren...". Auf der Registerkarte "Übernahmeziele" bestimmen Sie die Ziele für die Datenübernahme. Über die Schaltfläche "Neu" definieren Sie ein neues Übernahmeziel. Geben Sie zuerst das Zielprogramm an, in diesem Fall den crm. Um ein bestehendes Übernahmeziel zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche "Markierten Eintrag konfigurieren". Um einen Hotkey für ein Übernahmeziel zu definieren, klicken Sie in der entsprechenden Zeile in die Spalte "Hotkey" und betätigen die gewünschte Tastenkombination. Im folgenden Dialog geben Sie zuerst Benutzername und Passwort an und wählen dann das Projekt aus. Nachdem das Projekt geladen wurde, wählen Sie die Ansicht aus, in die die Daten übernommen werden soll. Anschließend nehmen Sie die Zuordnung der Felder vor, sofern diese nicht schon automatisch zugeordnet wurden. Über den Formel-Assistenten steht Ihnen dabei auch der gesamte kopierte Text als Variable "AR.Quelltext" zur Verfügung, der dann z.b. mit der Funktion RegExMatch$() ausgewertet werden könnte. Somit könnte z.b. 81

82 Daten eingeben und bearbeiten mit «RegExMatch$ (AR.Quelltext,"(?m)Teilnehmer1: (.*)$",1)» ein Teilnehmername in ein entsprechendes Feld übernommen werden. Über die Option "Datensatz anhand suchen" wird in der Zielansicht in allen Feldern vom Feldtyp " " nach der kopierten -adresse gesucht. Sofern diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern die vorhanden Daten werden aktualisiert. Auf der Registerkarte "Optionen" können Sie weitere Einstellungen vornehmen: Bestimmen Sie das gewünschte Telefonnummernformat der Übernahme. Bestimmen Sie, ob der address pick-up in das Startmenü von Windows (Start>Programme) eingetragen werden soll. Dann können Sie auch eine Tastenkombination (Hotkey) für den Start des address pick-up festlegen. Sofern Sie die Option "Clipboardüberwachung" markieren, meldet sich address pick-up später automatisch mit einer Sprechblase, sobald in der Zwischenablage ein Text als Adresse erkannt wird. Sofern Sie diese Option nicht aktivieren, signalisiert das address pick-up Icon eine gefundenen Adresse lediglich mit einem Blinken. Hinweis: In der mitgelieferten Beispiel-Solution wird bei einigen Feldern (z.b. Ort, PLZ, PLZ Postfach, Strasse) in den angelegten Folgeverknüpfungen die Funktion "GetFieldFromAddress" verwendet, um z.b. ausgehend vom eingegebenen Länderkür- 82

83 Auf einen Datensatz verweisen zel, Strasse und PLZ die zugehörige Telefonvorwahl in die Telefonfelder zu schreiben. Um das address pick-up nutzen zu können, muss bei diesen Folgeverknüpfungen die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Feld vorbelegt wird" gesetzt sein. Sonst wird der durch das address pick-up in diesen Feldern gesetzte Wert durch die ausgelöste Folgeverknüpfung überschrieben (da der Datensatz noch nicht gespeichert ist). Außerdem kann die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Zielfeld nicht leer ist" gesetzt werden, sonst wird ein eventuell vorhandener Wert überschrieben, wenn das address pick-up einen bereits vorhandenen Datensatz ergänzt. 3.9 Auf einen Datensatz verweisen Über diese Funktion können Sie einem Kollegen, beziehungsweise anderen crm- Benutzer einen sogenannten "Verweis" schicken. Dank solch einem Verweis können Ihre Kollegen nun einfach per Mausklick zu dem entsprechenden Datensatz gelangen. Wählen Sie Datensatz > Verweis > Senden an. Es wird automatisch der Dialog für eine neue geöffnet. Sofern Sie bei der Konfiguration der Ansicht eine Formel für den Betreff definiert haben, wird dieser bereits eingetragen. Sie müssen nun nur noch den Empfänger und den eventuell gewünschten Text angeben. Der Empfänger kann dann per Doppelklick auf die angehängte Datei direkt zum entsprechenden Datensatz springen. 83

84 Daten eingeben und bearbeiten Adressverweis speichern Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen abspeichern: Wählen Sie Datei > Verweis > Speichern als. Nun müssen Sie nur noch den gewünschten Pfad zum Speichern der Verweis-Datei angeben. Später genügt ein Doppelklick auf diese Datei, um direkt zum Datensatz zu springen. Möchten Sie einen Verweis nicht abspeichern, sondern nur kurzzeitig "zwischenlagern", können Sie dies über die Zwischenablage. Wählen Sie dazu den Befehl Datei > Verweis > In Zwischenablage, der Verweis wird dorthin kopiert und kann dann auf Wunsch wieder eingefügt werden. Tipp: Sollten Sie mit Outlook arbeiten, könnten Sie auf diese Weise auch dort einen Verweis einbetten und direkt aus Outlook auf den Datensatz im crm springen Favoriten Wenn Sie bestimmte Datensätze häufig bearbeiten, können Sie einen Verweis auf diese Datensätze in die Favoritenliste aufnehmen, so dass sie in Zukunft einfach und schnell angezeigt werden können. Diese Anordnung wird benutzerspezifisch und ansichtenübergreifend für jedes Projekt gespeichert. Zum Öffnen eines der Favoriten doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Favoritenliste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen im Kontextmenü "Gehe zu Datensatz". Favoriten hinzufügen Wechseln Sie zum Datensatz, den Sie zur Favoritenliste hinzufügen möchten. Wählen Sie Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen. Geben Sie bei Bedarf einen Namen für den Datensatz ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. 84 Tipp: Wenn Sie vergessen, einen Datensatz Ihren Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie in der Navigation auf "Verlauf". Die Verlaufsliste zeigt an, wo Sie gewesen sind: heute, gestern oder (je nach Einstellung) vor einigen Wochen. Doppelklicken Sie auf einen Namen in der Liste, um den Datensatz anzuzeigen. Favoriten organisieren Wenn Ihre Favoritenliste wächst, können Sie diese durch das Erstellen von Ordnern übersichtlich halten. Die Struktur kann dabei frei angepasst werden, und neue Hierarchien

85 Datensätze zusammenführen lassen sich nach Wunsch über das Kontextmenü einfügen. Die Einträge lassen sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Favoritenliste und wählen Sie "Neuer Ordner". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EIN- GABETASTE. Per Drag & Drop können Sie die Datensätze und Ordner in der Liste verschieben. Über das Kontextmenü können Sie Favoriten und Ordner auch löschen, umbenennen und kopieren Datensätze zusammenführen Über die Funktion Datensatz > Zusammenführen können zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammengeführt werden. Der aktuelle Datensatz ist dabei der Primär-Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundär-Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden. Datensätze zusammenführen Wählen Sie Datensatz > Zusammenführen und wählen Sie den Datensatz aus, der mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden soll. 85

86 Daten eingeben und bearbeiten Im Dialog "Datensätze zusammenführen" werden nun die Feldinhalte von Primär- Datensatz und Sekundär-Datensatz angezeigt. In der letzten Spalte werden die Feldinhalte des Ergebnis-Datensatzes angezeigt. Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Über die Schaltfläche "Vertausche Primär-Datensatz mit Sekundär-Datensatz" können die Datensätze getauscht werden. Alle bisherigen Änderungen gehen damit verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt. Felder für die keine Schreibrechte vorhanden sind, werden grau markiert. Eingebettete Dokumente und eingebettete Dateien können nicht angezeigt werden. Über die Schaltfläche "Filter" können Sie diejenigen Felder ausblenden, bei denen die Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz identisch sind. Um einen einzelnen Feldinhalt in den Ergebnis-Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Feld. Alternativ selektieren Sie die Zeile und klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Primär-Datensatz als Ergebnis" bzw. "Verwende das Feld vom Sekundär-Datensatz als Ergebnis". 86

87 Datensätze zusammenführen Wenn einzelne Feldinhalte in den Ergebnis-Datensatz übernommen werden, wird die Herkunft farblich markiert: Blau (Feldinhalt von Primär-Datensatz), Grün (Feldinhalt von Sekundär-Datensatz). Beim Feldtyp "Bemerkungsfeld" und "Codefeld" öffnen Sie über Doppelklick auf das Feld einen speziellen Übernahmedialog. In diesem Dialog können Sie das Ergebnisfeld direkt bearbeiten. Über die Schaltfläche "Verwende den gesamten Primär-Datensatz als Ergebnis" bzw. "Verwende den gesamten Sekundär-Datensatz als Ergebnis" kann der gesamte Inhalt eines Datensatzes direkt in das Ergebnis übernommen werden. Zusammenführung starten Über die Schaltfläche "OK" starten Sie die Zusammenführung der Datensätze. Der Vorgang wird entsprechend den konfigurierten Zusammenführungsoptionen durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass die Zusammenführung der Datensätze nicht rückgängig gemacht werden kann und die Datensätze bei einem Fehler auch nicht wiederhergestellt werden können. Sofern es zu einem Fehler kommt, können Sie im Anschluss über ein Dialogfenster eine Protokolldatei anzeigen lassen. Diese Protokolldatei enthält Angaben zu den betroffenen Datensätzen, bei denen es zu einem Fehler kam. Diese Datensätze können dann manuell nachbearbeitet werden. Zusammenführungsoptionen Über die Schaltfläche "Einstellungen" im Dialog "Datensätze zusammenführen" können Sie die projektspezifischen Zusammenführungsoptionen definieren. Beim bestätigen dieses Dialogs, gehen alle bisherigen Änderungen verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt. Regeln Definieren Sie die Regeln für Bemerkungsfelder, Codefelder und sonstige Felder. Bemerkungsfelder Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. An Feldinhalt anhängen: Der Bemerkungsfeld-Inhalt des Sekundär-Datensatzes wird an den Bemerkungsfeld-Inhalt des Primär-Datensatzes angehängt. Zusätzlich kann über die Option "Ab dem ersten Unterschied anhängen" erreicht werden, dass ein evtl. vorhandener identischer Anfangsteil nicht doppelt vorkommt. Beim Zusammenführen werden die beiden Inhalte verglichen und ab dem ersten gefundenen Unterschied wird der Inhalt des Sekundär-Datensatzes an den des Primär-Datensatzes angehängt. 87

88 Daten eingeben und bearbeiten Feldinhalt ersetzen: Nur der Feldinhalt vom Sekundär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. Codefelder Sonstige Felder Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. Alle gesetzten Einträge von Primär- und Sekundär-Datensatz zusammenführen: Alle gesetzten Code-Einträge der beiden Code-Felder werden in das Ergebnis übernommen. Nur gemeinsam gesetzte Einträge zusammenführen: Nur Code-Einträge die in beiden Code-Feldern gesetzt sind, werden in das Ergebnis übernommen. Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Über die Option "Leere Primär-Datensatzfelder mit Sekundär- Datensatz füllen" werden bei leeren Feldern des Primär-Datensatzes die Feldinhalte des Sekundär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Für alle Feldtypen steht die Option "Unterschiedliche Feldinhalte als Konflikt darstellen" zur Verfügung. Über diese Option wird bei unterschiedlichen Feldin- 88

89 Datensätze zusammenführen Relationen halten (Konflikten) die Zeile rot markiert. Diese Markierung wird entfernt, wenn ein Feldinhalt explizit in den Ergebnis-Datensatz übernommen wird. Definieren Sie die Aktionen, die beim Zusammenführen für 1:N und N:M-Relationen ausgeführt werden sollen. Dabei stehen folgende Aktionen zur Auswahl: Verwerfen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden nicht in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Übernehmen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Übernehmen und Dubletten ignorieren: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Doppelte relational verknüpfte Datensätze werden ignoriert. Wann ein relational verknüpfter Datensatz ein doppelter Datensatz ist bzw. welche Feldinhalte einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, definieren Sie bei der jeweiligen Relation über die Schaltfläche "...". Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst das gewünschte Vergleichsfeld aus, z.b. "DatumZeit". 89

90 Daten eingeben und bearbeiten Löschen Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei Feldern vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250 Zeichen berücksichtigt werden. Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden soll, wenn es leer ist. Definieren Sie, wie der Sekundär-Datensatz nach dem Zusammenführen gelöscht werden soll. Optional haben Sie dabei auch die Möglichkeit, etwaige relational verknüpfte Datensätze ebenfalls zu löschen, also z.b. die zu einem Personen-Datensatz verknüpften Kontakt-Datensätze. Bitte beachten: Wenn die beiden Optionen "Sekundär-Datensatz löschen" und "Relationen ebenfalls löschen (falls keine SQL-Constraints definiert sind)" aktiviert sind, wird lediglich die erste Ebene der 1:N/N:M Relationen des Sekundär-Datensatz gelöscht. Um alle verknüpften Datensätze zu löschen, empfehlen wir die Einstellung "Kaskadiertes Löschen" in Ihrem Datenbanksystem. Alternativ kann der Sekundär-Datensatz als gelöscht markiert werden, indem in ein bestimmtes Feld ein definierter Eintrag vorgenommen wird. Dies bietet sich z.b. an, wenn der Benutzer keine Datensatz-Löschrechte besitzt. Dieser Eintrag wird im Sekundär- Datensatz erst nach einer expliziten Aktualisierung sichtbar. Erweitert Definieren Sie, ob nach dem Zusammenführen ein Protokolleintrag im Primär-Datensatz vorgenommen werden soll. Geben Sie dafür Feldname und Protokolleintrag an. Sofern Sie den Protokolleintrag in ein Bemerkungsfeld vornehmen, aktivieren Sie die Option "An Feldinhalt anhängen" um den bestehenden Feldinhalt mit dem Protokolleintrag zu ergänzen Datenorganisation / globale Funktionen Mit diesen Funktionen haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, viele Datensätze auf einmal um bestimmte Kriterien oder Informationen zu ergänzen, und das auch relational. Hinweis: Das Wechseln geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal client-seitig vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch. Wechseln von Feldinhalten Über die Funktion Organisation > Wechseln können nicht nur Felder um bestimmte Inhalte ergänzen, sondern können bisherige Feldinhalte auch überarbeiten beziehungswei- 90

91 Datenorganisation / globale Funktionen se ersetzen. Möchten Sie nicht alle Datensätze der Ansicht ergänzen, sollten Sie zuvor einen Filter durchführen, um die gewünschten Datensätze zu selektieren. Wählen Sie Organisation > Wechseln. Wählen Sie nun aus der Feldliste das Feld aus, dessen Inhalt Sie verändern möchten. Wenn Sie ein Code-Feld selektiert haben, werden die enthaltenen Codes aufgeführt und als Option steht Ihnen Löschen" und "Setzen" zur Verfügung. Wenn Sie ein logisches Feld selektiert haben, haben Sie als Option lediglich "Feldinhalt setzen" und als Text geben Sie True (gesetzt) oder False (nicht gesetzt) an. Wenn Sie eine Combobox selektiert haben, können Sie die jeweiligen Einträge ebenfalls aus einer Combobox auswählen. Bei einem Datumsfeld haben Sie als Option lediglich "Feldinhalt ersetzen". Wenn Sie ein Feld selektieren, von dem eine 1:1-Relation wegführt, können Sie über eine Schaltfläche komfortabel einen bestimmten Fremdschlüsselwert auswählen. Bei allen anderen Feldern geben Sie im Feld "Text" den Feldinhalt oder die Formel an, der ergänzt oder ersetzt werden soll. Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in den Formelassistenten, über den Sie Zugriff auf die verfügbaren Variablen und Funktionen haben. Wählen Sie zwischen den Optionen "Feldinhalt ersetzen" oder "An Feldinhalt anhängen". Hinweis: Beachten Sie, dass das ausgewählte Feld und der eingegebene Text vom Datenformat zusammenpassen müssen. So können Sie ein numerisches Feld auch nur durch Ziffern ersetzen oder ergänzen. Beispiel: Angenommen, Sie haben Daten übernommen, bei denen Name und Vorname im selben Feld stehen, Sie möchten aber die Vornamen in ein eigenes Feld übertragen. Erstellen Sie einen Filter mit den betreffenden Adressen und wählen dann Organisation > Wechseln. 91

92 Daten eingeben und bearbeiten Wählen Sie aus der Liste das Feld "Vorname" und öffnen den Formelassistenten. Um vom kombinierten Namen von links gerechnet alles bis zum ersten Leerzeichen in das Feld "Vorname" zu übernehmen, benutzen Sie folgende Formel: «LEFT$(NAME,if(StrPos(NAME, ) >= 0,StrPos(NAME, ),LEN(NAME)))» Nach dem Bestätigen der Formel mit OK wählen Sie die Option "Feldinhalt ersetzen" und starten den Vorgang mit "Ausführen". Die Vornamen werden jetzt in das Feld "Vorname" eingetragen. Nun müssen sie noch aus dem Feld "Name" gelöscht werden. Im zweiten Durchgang selektieren Sie daher das Feld "Name" und geben im Formelassistenten folgenden Ausdruck ein: «if(strpos(name, ) >= 0,LTRIM$(MID$(NAME, StrPos(NAME, )+1)), )» Wählen Sie wieder die Option "Feldinhalt ersetzen" und starten den Vorgang. Relationales Ergänzen Mit dieser Funktion können alle Datensätze in einem Filter relational ergänzt werden. Wenn kein Filter aktiv ist, werden alle Datensätze relational ergänzt. Dabei wird zu jedem Datensatz der aktuellen Ansicht ein neuer Datensatz in der relational verknüpften Ansicht (z.b. Dokumente, Kontakte) entsprechend der definierten Feldliste angelegt und automatisch verknüpft. Damit können Sie z.b. nach einer Marketingaktion (z.b. Briefmailing Produkt Sportbogen AB07) bei allen Datensätzen im aktuellen Filter den Kontakt-Container um den Eintrag "Briefmailing Produkt Sportbogen AB07" ergänzen. Hinweis: Das Relationales Ergänzen kann bei Verwendung von MSSQL auch direkt serverseitig erfolgen, sofern keine List & Label Formeln (Variablen) verwendet werden, die sich auf den jeweiligen Datensatz selbst beziehen. Datensätze relational ergänzen Wählen Sie Organisation > Relationales Ergänzen > Allgemein. Wählen Sie die relationale Ansicht aus, in der die neuen Datensätze angelegt werden sollen. Sie haben alle definierten 1:N-Relationen und N:M-Relationen zur Auswahl. In eckigen Klammern wird dabei der Relationsalias angezeigt. In der Feldliste definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" die Feldinhalte der neu angelegten Datensätze. Wählen Sie dazu in der Spalte "Feld" das Feld der verknüpften Ansicht aus und geben Sie in der Spalte "Formel" entweder festen Text oder eine Formel an (z.b. das aktuelle Datum). 92

93 Datenorganisation / globale Funktionen Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in den Formel-Assistenten, der z.b. auch die Funktion AskString$() unterstützt, um eine Benutzereingabe zu ermöglichen. Diese Benutzereingabe wird einmal zu Beginn angeboten, nicht bei jedem Datensatz. Wenn das Ergebnis der Formel ein Leerstring ist (""), wird das Feld komplett ignoriert, damit etwaige Default-Werte des Datenbankservers greifen können. Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf "Ausführen". Dann wird zu jedem Datensatz der aktuellen Ansicht ein neuer Datensatz in der relational verknüpften Ansicht entsprechend der definierten Feldliste angelegt und automatisch verknüpft. Vorlagen für Relationales Ergänzen Alle Einstellungen beim Relationalen Ergänzen können als Vorlage gespeichert werden, um diese nochmals zu verwenden oder anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht ähnlich wie beim Speichern von Filterausdrücken. Wählen Sie die Schaltfläche "Speichern" Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob der gespeicherte Filter allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. 93

94 Daten eingeben und bearbeiten In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein. Anschließend können Sie noch einen Namen festlegen, der für einen Zugriff per Script verwendet werden kann. Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Wählen Sie die Schaltfläche "Laden" um die Vorlage zu ändern. Über Organisation > Relationales Ergänzen > Vorlagen verwalten können Sie diese Vorlagen-Bibliothek jederzeit aufrufen um die Bezeichnung oder den Namen zu ändern. Über Organisation > Relationales Ergänzen > Vorlagen ausführen können Sie die Vorlagen-Bibliothek aufrufen und die selektierte Vorlage ausführen. 94

95 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten 4. Suchen von Datensätzen Über den Menüpunkt "Suchen" gelangen Sie zu den verschiedenen Suchmöglichkeiten. Hinweis: Um eine Zielgruppe (z.b. für ein Mailing) zusammenzustellen, wählen Sie Organisation > Filter anstelle der Suche. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen". Bei der Suche handelt es sich im übrigen ebenfalls um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten Datensätze angezeigt werden. Der Unterschied ist, dass dieser Dialog durch weniger Selektionsmöglichkeiten schneller zu bedienen ist. Möchten Sie nach einer Suche wieder alle Datensätze anzeigen, wählen Sie Organisation > Filter > Filter rückgängig. 4.1 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Normalsuche Bei der Normalsuche handelt es sich um eine Suche nach dem Prinzip "beginnt mit". Das heißt, Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben, der in dem gesuchten Feld (oder den Feldern) enthalten sein soll. Wählen Sie den Menüpunkt "Suchen > Suchen". 95

96 Suchen von Datensätzen Selektieren Sie nun in der Feldübersicht diejenigen Felder aus, in denen Sie suchen lassen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, gleichzeitig in mehreren Feldern zu suchen. Beispiel: Sie möchten nach der Firma "Sofortlieferungen GmbH & Co KG" suchen und geben einfach "Sofortlieferungen" ein (da Sie die genaue Bezeichnung nicht kennen). Da die Firma zu einer größeren Unternehmensgruppe gehört, sind Sie nicht sicher, ob der gesuchte Begriff in dem Feld Firma, Firma2 oder Firma3 steht. Markieren Sie daher bei den zu untersuchenden Feldern alle drei Felder. So finden Sie alle Datensätze dieser Firma, unabhängig davon, ob "GmbH", "AG" oder "GmbH & Co KG". Tipp: Klicken Sie im Kontextmenü des Feldes, das Sie durchsuchen lassen möchten, auf die Option "Suchen". So können Sie die Normalsuche noch schneller durchführen, denn das entsprechende Feld ist nun im Suchdialog bereits vorselektiert und der aktuelle Feldinhalt ist schon als Suchkriterium eingetragen (einzige Ausnahme sind hier Felder vom Typ "Zeichen lang"). Unter "Suchkriterien" geben Sie den gesuchten Begriff ein. Bei "Suchoption" wählen Sie die gewünschte Suchoption. Möchten Sie die Suche Groß/Klein-sensitiv durchführen, markieren Sie die entsprechende Option. Hinweis: Um diese Option nutzen zu können, muss die Groß/Klein-Such- Sensivität in der Datenbankserver-Konfiguration eingestellt werden. Suchoptionen Im Suchdialog stehen Ihnen verschiedene Suchoptionen zur Verfügung. Enthält-Suche: Um Daten zu finden, bei denen der Suchbegriff nicht genau mit dem Suchfeld übereinstimmt, oder der Anfang nicht übereinstimmt, setzen Sie die Suchoption "Enthält" ein. Exakte Suche: Vorausgesetzt, Sie wissen bereits genau, was Sie suchen möchten, haben Sie die Möglichkeit, mit der Suchoption "exakt" zu suchen. Das bedeutet, Sie müssen in diesem Fall den kompletten Suchbegriff eingeben. Beachten Sie jedoch, dass in Feldern vom Typ "Bemerkung" die Exaktsuche nicht möglich ist. Wildcard-Suche: Um Daten zu finden, bei denen der Suchbegriff nicht genau mit dem Suchfeld übereinstimmt, oder der Anfang nicht übereinstimmt, setzen Sie die Suchoption "Wildcard" ein. Wildcards sind die Zeichen "*" (beliebige Zeichenfolge) und "?" (beliebiges Zeichen). 96

97 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Beispiel: Der Suchbegriff "*ungen" findet alle Zeichenketten, die auf "ungen" enden. Der Suchbegriff "M??ers" findet alle Zeichenketten mit 6 Zeichen, die mit "M" beginnen und auf "ers" enden. Phonetische Suche: Bei dieser Suchmöglichkeit können Sie nach dem Klang eines Begriffes suchen, anstatt nach der Schreibweise. Wissen Sie also nur, dass die gesuchte Person "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser sich mit "ei", "ai" oder "ay" schreibt, geben Sie ienfach eine der Schreibweisen ein. Als Suchergebnis erhalten Sie alle Namens-Varianten, also "Meier", "Maier" und "Mayer". Hinweis: Die Bedingungen für die phonetische Suche werden im übrigen nicht durch den crm festgelegt, sie werden über Ihr Datenbank-System realisiert. Um die phonetische Suche mit dem PostgreSQL Datenbanksystem nutzen zu können, muss die Unterstützung einer phonetischen Suche ("SOUNDEX") bei der Installation von PostgreSQL aktiviert werden. Suche verfeinern Die Option "Verwende aktuelle Selektion als Basis" im Suchdialog setzen Sie dann ein, wenn Sie bereits eine Suche durchgeführt haben und in diesen Datensätzen noch nach einem weiteren Begriff suchen oder Ihre Suche verfeinern möchten. Würde diese Option nicht selektiert, würde die vorherige Suche verworfen und die neue Suche über die gesamten Datensätze durchgeführt werden. Beispiel: Sie haben mehrere Datensätze der Firma Sofortlieferungen GmbH & Co KG gefunden, benötigen jedoch nur die der Vertriebsabteilung. Führen Sie also eine weitere Suche durch, und zwar auf das Feld "Abteilung" und den Inhalt "Vertrieb", und markieren dabei "Verwende aktuelle Selektion als Basis". Schnellsuche Diese Art der Suche funktioniert prinzipiell wie die normale Suche, und ermöglicht dem Anwender eine schnellere Suche. Damit Sie nicht bei jedem Suchvorgang die gewünschten Felder aus der Liste heraussuchen müssen, legen Sie hier bereits vorab diejenigen Felder fest, in denen Sie am häufigsten suchen werden. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Wählen Sie den Menüpunkt Suchen > Schnellsuche bzw. in der Listenansicht löst das direkte Lostippen automatisch den Schnellsuch-Dialog aus. 97

98 Suchen von Datensätzen Um die Schnellsuche durchzuführen, selektieren Sie nun das Feld, in dem Sie suchen möchten. Bei den Suchkriterien geben Sie den gesuchten Begriff ein. Bei den Suchoptionen stehen Ihnen auch hier die Varianten "normal", "Wildcard",, "Phonetisch" oder "Enthält" zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den beiden vorangegangenen Abschnitten. Je nach Bedarf können Sie über Aktivieren der entsprechenden Schaltflächen noch festlegen, ob Groß-/Kleinschreibung beachtet, und ob ein bereits bestehender Filter als Basis verwendet werden soll. Wie bei der normalen Suche werden die Datensätze mit dem gesuchten Begriff nach abgeschlossenem Suchvorgang angezeigt. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt, sofern diese Option aktiviert wurde. Über die Schaltfläche "Neu" können Sie jederzeit noch weitere Schnellsuch-Felder hinzufügen. Die ersten zehn Felder dieser Liste können dann direkt über die Tastenkombinationen Alt-1 bis Alt-0 ausgewählt werden. Mehr als zehn Felder sollten Sie jedoch nicht aufnehmen, denn der Sinn der Schnellsuche ist ja der, nicht in einer langen Liste nach dem gewünschten Feld suchen zu müssen. Hinweise: Die Schnellsuch-Felder werden in der Projektdatei je Ansicht gespeichert, es handelt sich daher um eine Einstellung mit benutzerübergreifender Auswirkung. Fügt ein Anwender ein neues Feld hinzu, steht dieses ab sofort allen Anwendern zur 98

99 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Verfügung. Ob ein Anwender solch ein Feld hinzufügen oder löschen darf, hängt davon ab, ob ihm das Recht "Projektkonfiguration ändern" gewährt wurde. Wenn Sie alle Schnellsuch-Felder im Dialog löschen, können Sie den Dialog mit "Abbrechen" schließen und trotzdem die Einstellungen speichern. Suche nach Telefonnummer oder Die unscharfe Suche einer -adresse findet -adressen über eine schrittweise Erweiterung der Suchstrategie. Sobald Treffer gefunden wurden, wird die Suche bei diesem Schritt gestoppt. 1. Die gesuchte Adresse (z.b. wird genau so gefunden. 1. Gefunden werden Adressen mit anderer Top-Level-Domain (.com,.de..net usw.), also z.b. 2. Gefunden werden alle Adressen, deren Adressteil vor phonetisch gleich klingt, auch mit anderen Top-Level-Domains, also z.b. 3. Gefunden werden alle -adressen derselben Domain, sofern keine Domain eines -providers (gmail, t-online usw.), also z.b. 4. Gefunden werden alle -adressen derselben Domain, sofern keine Domain eines -providers (gmail, t-online usw.) inkl. anderer Top-Level-Domains, also z.b. Die unscharfe Suche einer Telefonnummer findet auch Nummern von Telefon- Nebenstellen, da bis zu 4 Stellen von rechts abgeschnitten werden um einen Suchtreffer zu erzielen. Die Suche nach der Telefonnummer findet z.b. auch oder

100 Suchen von Datensätzen Über Suchen > Telefonnummer oder ' öffnet sich der entsprechende Suchdialog. Wählen Sie die Suchart aus und geben Sie das Suchkriterium an. Die Ausnahmen für die unscharfe -suche bzw. die allgemeinen -domains geben Sie über die Schaltfläche "..." an. 4.2 Suche in Auswahllisten bei Relationen In der Auswahlliste bei 1:1-Relationen besteht ebenfalls eine Suchmöglichkeit, so dass Sie rasch und unkompliziert Ansprechpartner, Kontakte und Dokumente verknüpfen, oder zum Beispiel Projekte zuordnen können. Per Klick auf die Schaltfläche (z.b. mit Firma verknüpfen) öffnen Sie die Übersichtsliste der Datensätze, die zugeordnet werden können. Wählen Sie zuerst aus der Liste mit den durchsuchbaren Feldern das gewünschte Feld für die Direktsuche aus, wie zum Beispiel "Firma". Nun müssen Sie nur noch den gesuchten Begriff eintippen (eine Platzierung in ein Suchfeld ist hier nicht notwendig!), der zeitgleich im linken unteren Eck des Fensters angezeigt wird. Automatisch wird daraufhin das angegebene Feld nach dem Begriff durchsucht, und in der Übersichtsliste werden die gefilterten Datensätze angezeigt. Um wieder zur Anzeige der kompletten Liste zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter zurücksetzen". Sollten Sie eine erweiterte Suchmöglichkeit benötigen, stehen Ihnen selbstverständlich auch die Dialoge für die Schnell- und Normalsuche zur Verfügung. 4.3 Verlauf Hier werden Verweise auf die letzten angesehenen, bearbeiteten oder neu angelegten Datensätze abgelegt. Diese benutzerspezifische Liste der Datensätze wird im Fenster der Navigation angezeigt. 100

101 Verlauf Neben dem Datensatz werden bei jedem Eintrag auch die zugehörige Ansicht und die Uhrzeit der Aufnahme angezeigt. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Datensatz um den Datensatz anzuzeigen. Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag zeigen, wird zusätzlich der Grund der Aufnahme angegeben (Neuanlage, Bearbeiten, Verweildauer). Die Verweildauer, nach der ein Datensatz automatisch in den Verlauf aufgenommen wird ist einstellbar. Außerdem werden die Verweise automatisch nach einer bestimmten Zeitdauer beim Programmstart gelöscht. Beide Werte lassen sich über Konfiguration > Allgemein > Verlauf einstellen. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Die Verlaufsprotokollierung wird für jede Ansicht individuell in der Ansichten- Konfiguration auf der Registerkarte "Allgemein" aktiviert. Der Feldinhalt der Spalte "Datensatz" wird in der Ansichten-Konfiguration auf der Registerkarte "Datensatz Verweis" über die Formel im Feld "Kommentar/Betreff" definiert. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Datensatz-Verweis" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 101

102 Suchen von Datensätzen 4.4 Suchen und Ersetzen Hierüber haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Feldinhalte zu ersetzen. Da es sich bei dieser Funktion um eine globale Operation handelt, müssen Sie vorab eine Selektion über die Datensätze erstellen, bei denen die Änderung erfolgen soll. Würden Sie vorab keinen Filter einsetzen, würde die Änderung bei allen Datensätzen der Ansicht durchgeführt werden. Wählen Sie Suchen > Ersetzen und im folgenden Fenster aus der Feldliste das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten. In der Zeile "Suche nach" geben Sie den Text ein, den Sie ersetzen möchten. Im Beispiel-Bild wäre das die neue Firmenbezeichnung. Im Feld "Ersetze durch" tragen Sie den Text ein, den Sie statt dessen haben möchten. Soll der vorherige Text gelöscht und nicht durch einen anderen ersetzt werden, lassen Sie dieses Feld einfach leer. Somit wird der gesuchte Text einfach entfernt. Unter "Option" können Sie festlegen, ob bei der Suche auf Groß/Kleinschreibung geachtet werden soll, und ob Sie den Vorgang des Ersetzens sicherheitshalber bei jedem Datensatz bestätigen möchten. Hinweis: Um die Option "Groß/Kleinschreibung beachten" zu nutzen, muss die Groß/Klein-Such-Sensivität in der Datenbankserver-Konfiguration gesetzt werden. Je nach verwendetem Datenbanksystem kann Sie bis auf Feldebene eingestellt werden. Nach Start des Vorgangs über "Ausführen" wird der eingegebene Text gesucht und durch den gewünschten ersetzt. 102

103 Telefonverzeichnis Anbindung Hinweis: Das Ersetzen geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal clientseitig vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch. 4.5 Telefonverzeichnis Anbindung Sie können Daten aus Telefonverzeichnissen in Ihre Ansicht importieren und auf Telefonverzeichnisse über eine Schnittstelle zugreifen. Damit können Sie direkt in Online Telefonund Branchenverzeichnissen suchen (Bitte beachten Sie den Hinweis) und Daten von den gängigen Telefon-CDs übernehmen, beziehungsweise Ihre vorhandenen Kontakte ergänzen oder korrigieren. Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte. Import von Daten aus Telefon-CDs Andere Formate als die angegebenen lassen sich häufig über das dbase oder ein Textformat importieren. In diesem Fall folgen Sie auch den nachfolgenden Anweisungen, wählen dann aber aus der Liste mit den Importformaten keine Telefon-CD, sondern dbase oder ein Textformat. Wählen Sie Organisation > Import, der Import-Assistent wird gestartet. Wählen Sie aus den gelisteten Telefon-CDs die gewünschte aus. Im nächsten Fenster erhalten Sie einen Hinweis zum Export von Daten aus der entsprechenden Anwendung, da der vorherige Export Voraussetzung ist, um Daten importieren zu können. Sofern Sie den Export schon durchgeführt haben, können Sie mit "Weiter" bestätigen, ansonsten öffnen Sie nun die Telefon-CD-Anwendung. Dort suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Daten aus und exportieren diese gemäß den Anweisungen des Import-Assistenten aus der Telefon-CD, bevor Sie mit dem Import beginnen. Näheres zum Import-Assistenten finden Sie im Kapitel "Import, Export und Abgleich". Direkte Telefonverzeichnis Anbindung Damit können Sie direkt in Telefon- und Branchenverzeichnissen suchen und Daten von den gängigen Telefon-CDs übernehmen. Sofern Sie ein Telefon-CD einsetzen möchten, muss diese vorher installiert worden sein und die CD muss sich im CD-Laufwerk befinden. 103

104 Suchen von Datensätzen Konfiguration Wählen Sie Konfiguration > Telefonverzeichnis / Routenplaner. Auf der Registerkarte "Telefonverzeichnis" wählen Sie im Feld "Name" das Telefonverzeichnis, das Sie einsetzen möchten. Geben Sie bei Telefon-CDs im Feld "Pfad" den Pfad zur Telefon-CD Startdatei an. Bei manchen CDs ist diese Auswahl deaktiviert. Hier fordert das Programm selbst die notwendige Verbindung. Je nachdem, welches Telefonverzeichnis Sie gewählt haben, werden im unteren Teil des Dialogs im Hinweisfeld die Suchmöglichkeiten angezeigt, die bei diesem Verzeichnis unterstützt werden und eventuelle Besonderheiten (z.b. ob nur nach Firma/Name oder auch nach Branche gesucht werden kann). Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den möglichen Such- und Zielfeldern und den jeweils damit verknüpften Feldern Ihrer Ansicht. Um eine Zuordnung zu ändern, klicken Sie zweimal auf die zu ändernde Zeile in die Spalte Datenbankfelder, es öffnet sich die Liste mit allen verfügbaren Feldern Ihrer Ansicht und Sie können ein anderes Feld bestimmen. Suchen in Telefonverzeichnis Wählen Sie den Befehl Suchen > Telefonverzeichnis. Es wird automatisch auf das Telefonverzeichnis zugegriffen, das unter Konfiguration > Telefonverzeichnis definiert wurde. Nun haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten: Entweder Sie führen die Suche anhand des aktuellen Datensatzes durch oder Sie wählen die manuelle Übernahme. 104

105 Telefonverzeichnis Anbindung Anhand aktuellem Datensatz Bevor die Suche gestartet wird, erhalten Sie einen Dialog zum Einstellen der Suchparameter, also "Firma", "Name", "Ort" etc. Falls Sie alle Parameter markieren würden, werden dennoch nur jene berücksichtigt, die das ausgewählte Telefonverzeichnis unterstützt. Es wird nach Daten des Datensatzes gesucht, in dem Sie sich momentan befinden. Sollten keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Wenn der Datensatz gefunden wird, wird er angezeigt. Bei einigen Telefon-CDs öffnet sich sofort das "Übernahme"-Fenster, bei anderen erst nach einem Doppelklick auf den Treffer. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Übernahme und Neuanlage. Im ersten Fall können Sie den Datensatz, in dem Sie sich momentan befinden, überschreiben bzw. ergänzen. Falls Sie sich für die zweite Möglichkeit entscheiden, wird einfach ein ganz neuer Datensatz angelegt. Bei den CDs aus der Schweiz können Sie sogar mehrere Datensätze übernehmen. Bei Online Telefon- und Branchenverzeichnissen ist eine Übernahme nicht möglich (evtl. über combit address pick-up realisierbar). Manuelle Übernahme von Telefon-CD Hier können Sie jede beliebige Suche nach Firmen, Namen oder Telefonnummern starten, und zwar entsprechend den Möglichkeiten, die von der CD angeboten werden. Die jeweilige Anwendung führt Sie dabei durch die Suche, die natürlich immer ein wenig unterschiedlich vonstatten geht. Bei einigen Telefon-CDs steht Ihnen dafür ein Assistent zur Verfügung. Die Treffer werden jeweils in einer Liste angezeigt und es öffnet sich (bzw. nach einem Doppelklick auf einen Treffer) auch hier das "Übernahme"-Fenster. Sie können wiederum wählen zwischen der Übernahme und der Neuanlage, wie zuvor beschrieben. Hinweis: Bei einigen Telefon-CDs, bei denen die Mehrfachübername möglich ist die manuelle Neuanlage von Datensätzen aus der Telefon-CD Oberfläche nicht möglich, in diesem Fall müssten Sie selbst die Daten aus der Anwendung exportieren. Bitte beachten Sie bei den Telefon-CDs aus der Schweiz auch die so genannten Robinson-Einträge, die durch einen Stern gekennzeichnet sind. Bei diesen Robinson-Adressen möchten die entsprechenden Personen keine Werbebotschaften erhalten. Sie als Benutzer sind dafür verantwortlich, die Bestimmungen der einzelnen Telefon-CDs korrekt umzusetzen. Adressanreicherung aus Telefonverzeichnis Bei einigen Telefon-CDs, die den Fremd-Zugriff direkt unterstützen, gibt es auch die Möglichkeit mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt "anreichern" zu lassen. Sofern die entsprechende CD diesen Modus unterstützt, ist der Reiter "Adressanreicherung" in der 105

106 Suchen von Datensätzen Konfiguration anwählbar. Hier können Sie einstellen, welche Telefonfelder angereichert werden sollen, und bestimmte Suchoptionen setzen. Über Organisation > Datenanreicherung aus Telefonverzeichnis können Sie die Adressanreicherung starten. Je nach Wichtigkeit Ihrer Datenbestände ist es häufig empfehlenswert, die Anreicherung nur auf Datensätze anzuwenden die keine Telefonnummern beinhalten. Der Anreicherungsvorgang wird in der Textdatei enrich.txt im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\cRM protokolliert. Des weiteren kann für diese Aktion ein Autoprotokoll unter der Ansichten-Konfiguration aktiviert werden, welches etwaige Änderungen in ein Bemerkungsfeld je Datensatz protokolliert. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". 4.6 Routenplanung Über Suchen > Routenplanung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Routenplaner zur Routenplanung oder Adressvisualisierung zu nutzen. Tipp: Wenn Sie Microsoft MapPoint einsetzen, können Sie Daten auf einer Landkarte visualisieren. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel "Visualisierung von Daten". Konfiguration Wählen Sie Konfiguration > Telefonverzeichnis/ Routenplaner Auf der Registerkarte "Routenplaner" wählen Sie im Feld "Name" den Routenplaner aus, den Sie verwenden möchten. Beachten Sie dabei die Besonderheiten und Einschränkungen der jeweiligen Routenplaner, die im unteren Bereich des Dialogs angezeigt werden. Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Auf der Registerkarte "Basisadresse" geben Sie die Startadresse für die Routenplanung an. Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den möglichen Such- und Zielfeldern und den jeweils damit verknüpften Feldern Ihrer Ansicht. Um eine Verknüpfung zu ändern, klicken Sie zweimal auf die zu ändernde Zeile in die Spalte Datenbankfelder, es öffnet sich die Liste mit allen verfügbaren Feldern Ihrer Ansicht und Sie können ein anderes Feld bestimmen. Eine Verknüpfung von PLZ oder Ort ist zwingend notwendig! 106

107 Routenplanung Routenplanung zum aktuellen Datensatz Für eine Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen Datensatz.. Im folgenden Dialog wählen Sie "Route planen" um den Routenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten. Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Startadresse und Routenplaner geändert werden. Routenplanung mit Wegpunkten / Zwischenstopp Je nach konfiguriertem Routenplaner haben Sie auch die Möglichkeit, eine Route mit mehreren Wegpunkten zu planen oder Ihre Datensätze auf einer Karte zu visualisieren. Um Wegpunkte zu setzen, navigieren Sie zu den entsprechenden Datensätzen und wählen Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt / Zwischenstopp / Endpunkt setzen. Wenn ein Wegpunkt gesetzt wird, ohne dass ein Startpunkt existiert, wird dieser automatisch zu einem Startpunkt. Wenn anschließend ein Startpunkt gesetzt wird, wird der vorherige Startpunkt automatisch ein Zielpunkt. Es sollten also generell zuerst Start und Zielpunkte gesetzt werden, bevor ein Wegpunkt gesetzt wird. Über das Setzen dieser Punkte wird in der Statusleiste durch entsprechende Icons informiert. 107

108 Suchen von Datensätzen Über Suchen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen können alle gesetzten Wegpunkte wieder gelöscht werden. Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung. Im folgenden Dialog können Sie über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Wegpunkte ändern über die Schaltfläche "Basisadresse" die hinterlegte Startadresse hinzufügen über die Schaltfläche "Löschen" Wegpunkte aus der Liste entfernen Wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten. Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Basisadresse und Routenplaner geändert werden. Die Änderung der Basisadresse wirkt sich nicht auf die bereits hinzugefügte aus. Wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" wenn Sie die Wegpunkte nur anzeigen möchten, ohne eine Route zu planen. Diese Funktion dient der Visualisierung der Daten, weitere Informationen finden Sie in Kapitel "Visualisierung von Daten". 108

109 Wann setze ich welchen Filter ein? 5. Filtern von Datensätzen Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. die Ansicht zeigt im Anschluss nur die Datensätze an, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden. Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen, Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumente ergänzt werden. Ebenso könnte man sie komplett exportieren usw. Auch bei der Suche handelt es sich um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten Datensätze angezeigt werden. Der Unterschied ist, dass Ihnen bei der Suchabfrage weniger Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und dass Sie die Suchkriterien nicht abspeichern können. Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt die Zahlenangabe "ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze der Ansicht" Aufschluss über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze. Unter Organisation > Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeiten aufgeführt. 5.1 Wann setze ich welchen Filter ein? Allgemein: Sehr flexible Methode, um Datensätze zu filtern, die beispielsweise einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien beliebig kombinieren. QBE (Query by Example): Eine besonders einfach durchzuführende Möglichkeit für einen Filter. Sie füllen die gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus. Freie SQL-Abfrage: Experten können direkt eine SQL-Abfrage eingeben. Volltextrecherche: Eignet sich dann, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich die Information befindet, nach der Sie suchen möchten. Dubletten: Eine Möglichkeit doppelte Einträge zu filtern Manueller Filter: Ermöglicht die Auswahl einzelner Datensätze, für die sich kein gemeinsames Merkmal findet. 5.2 Filter rückgängig machen Möchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen um die gesamte Datenbank zu nutzen, wählen Sie Organisation > Filter > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder zur Verfügung. 109

110 Filtern von Datensätzen 5.3 Allgemeiner Filter Der allgemeine Filter ist eine sehr flexible Methode um Datensätze zu filtern, die beispielsweise einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien beliebig kombinieren. Einen einfachen Filter erstellen Wählen Sie Organisation > Filter > Allgemein. In der Liste "Felder" klicken Sie auf das Feld, das das gesuchte Merkmal enthält. Anhand der Symbole sehen Sie den jeweiligen Feldtyp (Zeichen, Numerisch, Datum, Logisch, Schlüsselfeld, Eingebettete Datei). Bei Datums(zeit)-Feldern stehen Ihnen zusätzlich die Funktionen Year(), Quarter(), Month(), Day(), Hour(), Minute(), Second() zur Verfügung. Wählen Sie die jeweilige Funktion aus, wenn Sie für ein Feld nach einem bestimmten Jahr, Quartal, Monat, Tag bzw. einer bestimmten Stunde, Minute, Sekunde filtern möchten. Aus der Liste "Verknüpfungen" wählen Sie den gewünschten Operator aus. Angezeigt werden die für das selektierte Feld zulässigen Verknüpfungen. Wenn Sie nur einen Teiltext finden wollen, wählen Sie den Operator "enthält". Wenn das Feld nur ein Merkmal enthält, wählen Sie "gleich". Im Feld "Wert" geben Sie das gesuchte Merkmal ein. 110

111 Allgemeiner Filter Wählen Sie die Option "Groß-/Kleinschreibung beachten" sofern gewünscht. Hinweis: Die Option "Groß/Klein beachten" ist nicht für Felder vom Typ "Bemerkung" auswählbar und kann nur dann ausgeführt werden, wenn dies in der Datenbankserver Konfiguration eingestellt wurde. Damit diese Bedingung in den Filterausdruck übernommen wird, klicken Sie nun auf "Hinzufügen". und anschließend auf "Ausführen". Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, die im Ort "Konstanz" liegen: Aus der Liste mit den Feldern "ORT" auswählen Bei den Verknüpfungen wählen Sie "gleich" Als Wert geben Sie "Konstanz" an Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, deren Bemerkungsfeld "begeistert" enthält: Aus der Feldliste "BEMERKUNG" wählen Bei den Verknüpfungen "enthält" wählen Als Wert "begeistert" eingeben Tipp: Möchten Sie einen Filter auf eine bereits erstellte Selektion aufsetzen, wählen Sie vor dem Auswählen zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis". Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen Wenn Sie innerhalb einer Ansicht einen Filter mit verschiedenen Bedingungen setzen möchten, müssen Sie diese verschiedenen Kriterien miteinander verknüpfen. Dies erfolgt über folgende logische Operatoren: UND: Beide Bedingungen sollen gelten (Schnittmenge). ODER: Entweder Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder beide sollen zutreffen (Vereinigungsmenge). NICHT: Wird angewendet, wenn eine bestimmte Bedingung ausdrücklich nicht zutreffen soll (Komplementärmenge). Die Operatoren setzen Sie über die Schaltflächen UND, NICHT, ODER oberhalb des Eingabefelds. Über die Pfeil-Schaltflächen können Sie Änderungen rückgängig machen oder diese wiederholen. Beispiel 1: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 und 8 liegen. Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "größer/gleich", als Wert "70000". 111

112 Filtern von Datensätzen Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "kleiner", als Wert "90000". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Wenn Sie mehrere Operatoren verwenden, können Sie beim Filterausdruck Klammern einsetzen, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen. Achten Sie stets auf die Reihenfolge der gesetzten Operatoren. Bei UND / ODER Verknüpfungen ist die Reihenfolge entscheidend, da die Regel "UND vor ODER" gilt. Die Klammern setzen Sie ebenfalls über die Schaltflächen oberhalb des Eingabefelds oder Sie editieren den Filterausdruck direkt im Eingabefeld. Beispiel 2: NAME = "Mustermann" AND ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B" bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist UND bei denen die Abteilung "A" lautet. Außerdem werden alle Datensätze gefiltert, bei denen die Abteilung "B" lautet, ganz unabhängig davon, wie der Name lautet. Beispiel 3: NAME = "Mustermann" AND (ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B") bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist und bei denen die Abteilung entweder "A" oder "B" lautet. Beispiel 4: Sie möchten alle Personen-Datensätze filtern, bei denen als Name "Mustermann" und als Abteilung entweder "Personalabteilung" oder "Geschäftsführung" hinterlegt ist. Wählen Sie das Feld "NAME", als Verknüpfung "gleich" und bei Wert "Mustermann". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "UND" Wählen Sie das Feld "ABTEILUNG", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Personalabteilung". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "ODER" Belassen Sie "ABTEILUNG" selektiert, und ändern den Wert auf "Geschäftsführung". Klicken Sie wieder auf "Hinzufügen". Fügen Sie nun beim Filterausdruck Klammern ein, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen, da die Regel "UND vor ODER" gilt. In diesem Fall setzen Sie also die öffnende Klammer nach dem "AND" und die schließende Klammer nach "Geschäftsleitung", damit die ODER-Bedingung eingeklammert ist und damit zuerst ausgewertet wird. Klicken Sie dann auf "Ausführen". 112

113 Allgemeiner Filter Filter mit relational verknüpften Feldern Sie können auch auf Felder aus relational verknüpften Ansichten zugreifen. Wählen Sie dazu vor dem Festlegen der Bedingung in der Liste der Ansichten die jeweilige Ansicht aus (erst dann werden Ihnen auch die jeweils zugehörigen Felder angezeigt). Haben Sie bereits eine Bedingung definiert, und wechseln dann die Ansicht für die zweite Bedingung, ist der Filter-Ausdruck der ersten Bedingung nicht mehr direkt für Sie sichtbar. Im entsprechenden Fenster wird immer nur der Ausdruck der aktuellen Ansicht angezeigt. Dass für eine andere Ansicht bereits eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran, dass diese in der Liste "fett" dargestellt wird. Die Ausdrücke der einzelnen Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Beispiel: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen und bei denen im Kontaktcontainer ein Eintrag "Besuch Messe" vorhanden ist. Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma" Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Kontakte" Wählen Sie das Feld "Kommentar", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Besuch Messe". 113

114 Filtern von Datensätzen Klicken Sie auf "Hinzufügen" Dass für die Ansicht "Firma" und "Kontakte" eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran, dass diese in der Liste der Ansichten in Fettschrift dargestellt wird. Die Ausdrücke der beiden Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Klicken Sie dann auf "Ausführen". Nach Dokumentinhalten filtern Sofern als Datenbanksystem MS SQL verwendet wird, Volltextindizes unterstützt werden, diese Indizes erstellt wurden und das Dokumentenfeld vom Feldtyp "Eingebettete Datei" ist, können Sie auch nach Dokumenteninhalten filtern. Dabei kann auch eine unscharfe Suchen auf Dokumentinhalte durchgeführt werden. Selektieren Sie in der Feldliste das Dokumentenfeld vom Feldtyp "Eingebettete Datei" Wählen Sie eine der Verknüpfungen "enthält". Den Loginnamen zum Filter hinzufügen Sie haben auch die Möglichkeit, den Loginname des aktuellen Benutzers in die Filterbedingung aufzunehmen. Zum Übernehmen der Variable klicken Sie dazu neben dem Feld "Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzer-Loginname". Mit Hilfe dieser Variable können Sie beispielsweise einen Filterausdruck speichern, bei dem das Kunden-Betreuerfeld nach einem bestimmten Anwender durchsucht wird. Es ist jedoch nicht notwendig, den Namen des jeweiligen Betreuers in die Filterbedingung 114

115 Allgemeiner Filter einzufügen durch das Einsetzen der Variable wird automatisch auf den Loginnamen des aktuellen Benutzers gefiltert. Häufigkeitsstatistik Sie können bei jedem Feld eine Häufigkeitsstatistik anzeigen lassen. Damit lassen sich Zielgruppen schneller erkennen und noch effektiver zusammenstellen. Wenn Sie eine Häufigkeitsanalyse durchführen möchten, klicken Sie neben dem Feld "Wert" auf die Statistik-Schaltfläche. Die Häufigkeiten werden absolut und prozentual angezeigt. Sofern möglich, werden auch 1:1-relationale Felder berücksichtigt. Datumsfunktionen werden nicht berücksichtigt. Wenn im Feld "Wert" ein Wert eingegeben wird, so wird die Häufigkeitsstatistik über alle Datensätze erstellt, die mit diesem Text beginnen. Die Verknüpfungen werden ignoriert. Wenn das Feld "Wert" leer ist, zudem in der Liste der Ansichten die oberste Ansicht gewählt ist (also diejenige Ansicht, die gerade geöffnet ist), im Hintergrund ein Filter aktiv ist und zudem im Dialog die Checkbox "Verwende aktuellen Filter als Basis" angekreuzt ist, werden in die Häufigkeitsstatistik nur die Datensätze des aktuellen Filters einbezogen. Wenn in der Liste der Ansichten eine relational verknüpften Ansicht gewählt ist, werden immer alle Datensätze ausgewertet, unabhängig vom Status der Checkbox. 115

116 Filtern von Datensätzen Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString) Sie können auch Filterausdrücke erstellen, die interaktive Benutzereingaben erfordern (AskString$). Dies ist dann sinnvoll, wenn häufig sehr ähnliche Filter angewendet werden, bei denen sich lediglich der Vergleichswert ändert. Wenn Sie einen Filter mit Abfrage erstellen möchten, klicken Sie neben dem Feld "Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzereingabe". Sie haben dann die Möglichkeit, einen Eingabeaufforderungstext (den Fragetext) und einen Vorschlagswert anzugeben. Wenn Sie diesen Filter ausführen, wird der Vergleichswert über einen Dialog abgefragt. Speichern eines Filters Möchten Sie einen Filter später nochmals verwenden, können Sie ihn nach Zusammenstellen des Ausdrucks über die Schaltfläche "Speichern" sichern. 116

117 Allgemeiner Filter Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob der gespeicherte Filter allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein. Optional können Sie noch einen Namen festlegen, der für einen Zugriff per Script verwendet werden kann. Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte "Containerfilter", wenn dieser Filter auch zum Filtern eines Containers zur Verfügung stehen soll. Weitere Informationen finden Sie unter "Filtern von Containern". Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Hinweis: Alle gespeicherten Filterausdrücke für Ansichten, die es nicht mehr gibt, werden beim Speichern der Projektdatei verworfen. Filterausdrücke verwalten Gespeicherte Filterausdrücke können direkt über Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdruck ausführen ausgeführt werden. Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter darauf aufsetzen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis". Um Änderungen an einem gespeicherten Filterausdruck vorzunehmen, wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdrücke verwalten. Selektieren Sie den gewünschten Filter und wählen Sie die Schaltfläche "Ändern". 117

118 Filtern von Datensätzen Die gespeicherten Filterausdrücke können auch in den Dialog Filter Allgemein geladen werden um diese z.b. mit weiteren Bedingungen zu ergänzen. Klicken Sie dazu im Dialog Filter Allgemein auf die Schaltfläche "Laden". Hinweis: Eine gespeicherte Freie SQL-Abfrage kann nicht in den Dialog Filter Allgemein geladen werden. Zuletzt verwendeten Filter laden Über die Schaltfläche 'Zuletzt verwendeten Filter laden' stehen die 9 zuletzt ausgeführten Filterausdrücke zur Verfügung, auch wenn diese nicht explizit durch den Benutzer gespeichert wurden. Die zuletzt verwendeten Filterausdrücke werden benutzer- und ansichtenspezifisch gespeichert. 5.4 QBE-Filter (Query by Example) Die Funktion "QBE" ist eine besonders einfache Weise, Filter durchzuführen. Hierbei füllen Sie Ihre gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus. Jeder Eintrag zählt dabei als eigene Filterbedingung. Starten Sie den QBE-Filter über Organisation > Filter > QBE. Geben Sie in die jeweiligen Felder die gewünschten Vergleichswerte ein. 118

119 QBE-Filter (Query by Example) Beachten Sie die Optionen "Aktueller Filter als Basis" und "Groß-/Kleinschreibung beachten" Falls Sie mehrere Suchbegriffe auf einmal in verschiedene Felder eintragen, sind diese automatisch mit UND verknüpft. Die Felder können dabei auch auf verschiedenen Registerkarten stehen. Wählen Sie den gewünschten Suchmodus Normal, Exakt, Wildcard, Phonetisch oder Enthält. Auch Codefeld-Einträge (z.b. Kategorie), Checkboxen (z.b. Bonität ok) und 1:1- relational verknüpfte Felder (z.b. Branche1) können ausgewählt werden. Beispiel: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, mit Ort "Konstanz" und Code "Einladung Messe". Tragen Sie im Feld "Ort" den Wert "Konstanz" ein. Klicken Sie auf der Registerkarte "Zusätze" den Code "Messe-Einladung" an. Wählen Sie als Filtermodus "normal" und führen den Filter über den Button "OK" aus. 119

120 Filtern von Datensätzen Es wird automatisch nach allen Datensätzen im Ort "Konstanz" gesucht, die außerdem den Code für die Messe-Einladung gesetzt haben. 5.5 Freie SQL-Abfrage Die Funktion "Freie SQL-Abfrage" bietet Experten die Möglichkeit eine direkte SQL- Abfrage durchzuführen. Hierbei geben Sie die SQL-Abfrage direkt ein. Starten Sie die freie SQL-Abfrage über Organisation > Filter > Freie SQL-Abfrage. Geben Sie die SQL-Abfrage ein. Im SELECT-Teil der Abfrage muss dabei die Primärschlüsselspalte der Tabelle gewählt werden, die der aktuellen Ansicht zugrunde liegt. In der Abfrage dürfen auch die "Pseudovariablen" (z.b. «crm.user. LoginName») und die Funktion AskString$ verwendet werden. Über die Schaltfläche 'Die zuletzt verwendete SQL-Abfrage laden' stehen wie beim Allgemeinen Filter die 9 zuletzt ausgeführten Filterausdrücke zur Verfügung, auch wenn dieses nicht explizit durch den Benutzer gespeichert wurden. Die zuletzt verwendeten Filterausdrücke werden benutzer- und ansichtenspezifisch gespeichert. Über Laden/Speichern kann der Filter wie beim Allgemeinen Filter abgespeichert und geladen werden. Hinweise: Auch ein gespeicherter Allgemeiner Filter kann in den Dialog geladen werden. Eine gespeicherte freie SQL-Abfrage kann jedoch nicht als Allgemeiner Filter geladen werden. Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Feldrechte und keine Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten. Daher kann die Möglichkeit der freien SQL-Abfrage benutzerspezifisch eingeschränkt werden. In der Rechteverwaltung stehen dafür die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung". Beispiel: Alle Firmen-Datensätze ohne Ansprechpartner. 120

121 Volltext-Recherche 5.6 Volltext-Recherche Mit der Volltextrecherche können Sie nach einer bestimmten Information eines Datensatzes suchen, von der Sie nicht genau wissen, in welchem Feld sie sich befindet. Wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Volltextrecherche und geben Sie an, in welchen Feldern der Ansicht gesucht werden soll. Geben Sie bei den Suchkriterien den gesuchten Begriff ein und führen den Filter über "OK" aus. Im Falle von numerischen oder Datums-Feldern müssen Sie analog die gesuchten Zahlen oder ein Datum eingeben. Auch eine Volltextrecherche kann auf einen anderen Filter aufgesetzt werden. Aktivieren Sie dazu den Schalter "Verwende aktuellen Filter als Basis". 5.7 Doppelte Einträge (Dubletten) filtern Sie haben die Möglichkeit die Datenbank auf mögliche doppelte Einträge zu filtern. Dies kann z.b. nach dem Import von Datensätzen sinnvoll sein. Um den Dubletten-Filter zu starten, wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Dubletten. Im erstellten Filter werden nun alle doppelten Datensätze angezeigt. Sie können nun durch die selektierten Datensätze blättern und die nicht mehr benötigten einzeln löschen. Alternativ können Sie über die Funktion Datensatz > Zusammenführen zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammenführen. Der aktuelle Datensatz ist dabei der Pri- 121

122 Filtern von Datensätzen mär-datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundäre Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden. Weitere Informationen zum Zusammenführen finden Sie unter "Datensätze zusammenführen" im Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten". Die Vergleichsfelder für den Dublettencheck, also die Feldinhalte die einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, legen Sie in den Eigenschaften der Ansicht fest. Dort kann der Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktiviert werden, damit bereits bei der Dateneingabe geprüft wird, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Dublettencheck" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 5.8 Letzter Filter Es gibt mehrere Möglichkeiten, Filter noch einmal zu nutzen: Nutzen Sie die Filter-Bibliothek über Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdruck ausführen. Um alle ausgeführten Filter zurück zu gehen, klicken Sie auf Organisation > Filter / Extrakt > Letzter Filter. Sie werden alle ausgeführten Filter in umgekehrter Reihenfolge nochmals ausführen, bis keiner mehr zur Verfügung steht. 5.9 Filter invertieren Wählen Sie Organisation > Filter > Filter invertieren um die Auswahl der Datensätze umzukehren, d.h. alle gefilterten Datensätze werden aus dem Filter entfernt. Alle nicht enthaltenen Datensätze werden in den Filter aufgenommen. Beachten Sie, dass Felder, die keinen Inhalt (NULL-Wert) haben, beim invertierten Filter nicht automatisch berücksichtigt werden und daher nicht automatisch im Filter auftauchen Filter in phone manager übernehmen Wählen Sie Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen um alle Datensätze im aktuellen Filter in die Anrufliste zu übernehmen Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern Die Funktionalität "Letzter Filter" können Sie auch dazu nutzen, alle Datensätze einer relational verknüpften Ansicht zu selektieren, die zum aktuellen Datensatz gehören. Dadurch können Sie z.b. alle Adressen die einem Projekt zugeordnet sind selektieren, um an diese Adressen eine Serien-Mail zu versenden. 122

123 Manueller Filter Doppelklicken Sie in einer Ansicht auf einen Eintrag in einem Container, z.b. in der Ansicht "Projekte" auf einen Eintrag in der Ansicht "Teilnehmer". Der Datensatz wird in einer separaten Ansicht angezeigt. Dabei wurde automatisch ein Filter auf alle zuvor im Container angezeigten Datensätze angelegt. Wählen Sie diesen Filter über Organisation > Filter > Letzter Filter. Es werden alle Datensätze selektiert, die ursprünglich im Container des Datensatzes angezeigt wurden Manueller Filter Ein manueller Filter ermöglicht die Auswahl einzelner Datensätze, für die sich z.b. kein gemeinsames Merkmal findet. Einzelne Datensätze werden dabei über eine Checkbox in der ersten Spalte der Listenansicht explizit in den manuellen Filter einbezogen oder ausgeschlossen. Dabei ist auch eine Kombination mit einem Allgemeinen Filter möglich. Über eine Symbolleiste stehen häufig benötigte Funktionen Funktionalitäten zur Verfügung: Um einen manuellen Filter zu erstellen, gehen sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen Die erste Spalte der Listenansicht mit Checkboxen zur Zusammenstellung des manuellen Filters wird angezeigt. 123

124 Filtern von Datensätzen Wählen Sie über die Checkboxen diejenigen Datensätze aus, die explizit in den Filter einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen. Diese Checkbox kennt für die Kennzeichnung der Datensätze drei verschiedene Zustände: Datensatz wird explizit in den Manuellen Filter einbezogen. Wenn der manuelle Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv angezeigt. Datensatz wird vom Manuellen Filter ignoriert. Ob der Datensatz angezeigt wird, ergibt sich durch einen evtl. kombinierten Allgemeinen Filter. Datensatz wird explizit vom Manuellen Filter ausgeschlossen. Wenn der manuelle Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv nicht angezeigt. Optional kann nun ein Filter über Filter Allgemein erstellt werden. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen Sofern bereits ein Filter besteht, haben Sie die Möglichkeit den bestehenden Filter mit dem manuellen Filter zu kombinieren. Dann werden alle Datensätze des bestehenden Filters zusätzlich um die Datensätze erweitert, welche mit einem Häkchen gekennzeichnet wurden. Zusätzlich werden alle Datensätze entfernt, welche explizit ausgeschlossen wurden, die also auf keinen Fall im Filter vorhanden sein sollen. Die Anzahl der in den manuellen Filter einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätze wird in der Statusleiste der Ansicht angezeigt. Am entsprechenden Symbol ist erkennbar, ob der Manuelle Filter aktiv ist. 124

125 Manueller Filter Um den manuellen Filter aufzuheben, wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Aufheben. Sofern der Filter mit einem bestehenden Filter kombiniert wurde, ist dieser anschließend wieder aktiv. Möchten Sie den Filter vollständig rückgängig machen, wählen Sie Organisation > Filter > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder zur Verfügung. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Datensatzauswahl speichern um die Zusammenstellung zu speichern. Dabei werden alle über die Checkbox ausgewählten Datensätze gespeichert. Über Datensatzauswahl laden kann die Zusammenstellung wieder aktiviert werden. Bitte beachten: In der Ansicht muss ein Feld vom Typ "Datensatz-ID" vorhanden sein, und bei manuell einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätzen darf in diesem Feld keinen NULL Wert enthalten sein. Wählen Sie Organisation > Filter > Filter als manuellen Filter speichern um alle Datensätze im aktuellen Filter als Datensatzauswahl für einen manuellen Filter, zu speichern. Somit kann ein Filter über Organisation > Filter > Manuell > Datensatzauswahl laden direkt wieder hergestellt werden. Beispiel 1: Sie möchten 3 bestimmte Datensätze filtern. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen Klicken Sie in die Checkbox vor diesen 3 Datensätzen um diese explizit in den Filter einzubeziehen. Die Checkbox hat damit jeweils einen Haken gesetzt. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen Es werden die 3 ausgewählten Datensätze gefiltert. Beispiel 2: Sie möchten alle Personen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer die Datensätze der "Albatros Flug OHG". Wählen Sie Organisation > Filter > Allgemein. Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma" Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Klicken Sie dann auf "Ausführen". Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen 125

126 Filtern von Datensätzen Klicken Sie zweimal in die Checkbox vor alle Datensätze der Firma "Albatros Flug OHG" um diese explizit vom Manuellen Filter auszuschließen. Die Checkbox hat damit keinen Haken gesetzt und einen weißen Hintergrund. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen. Bestätigen Sie den Dialog "Soll der manuelle Filter mit dem aktuellen Filter kombiniert werden?" mit "Ja" damit die beiden Filter kombiniert werden. Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer die Datensätze der Firma "Albatros Flug OHG". Beispiel 3: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, zusätzlich den Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" aus dem Postleitzahlbereich 8. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen. Klicken Sie in die Checkbox vor dem Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" um diesen explizit in den Filter einzubeziehen. Die Checkbox hat damit einen Haken gesetzt. Wählen Sie Organisation > Filter > Allgemein. Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Klicken Sie dann auf "Ausführen". Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen. Bestätigen Sie den Dialog "Soll der manuelle Filter mit dem aktuellen Filter kombiniert werden?" mit "Ja" damit die beiden Filter kombiniert werden. Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außerdem der Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" Filtern von Containern Für Container besteht ebenfalls eine benutzerspezifische Filtermöglichkeit. Wählen Sie über die Combobox den gewünschten Filter aus um nur diejenigen Datensätze anzuzeigen, die dem gewünschten Kriterium entsprechen. Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird. Es stehen Ihnen diejenigen gespeicherten Filter der verknüpften Ansicht zur Verfügung, bei denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist. Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Schaltfläche" in Kapitel "Eingabemasken Designer". 126

127 Besonderheiten beim Arbeiten in Filtern 5.14 Besonderheiten beim Arbeiten in Filtern SQL-Datenbanken arbeiten generell abfrage-basiert und sind damit mengenorientiert. Dies hat zur Folge, dass ein bestimmter Datensatz nicht "angesprungen" oder aktualisiert werden kann, ohne eine Abfrage durchzuführen, welche genau ihn als Treffer enthält. Erst durch diese Abfrage werden diverse Feldänderungen (z.b. durch Triggerfunktionen, Änderungszeitstempel, berechnete Felder, Feldänderungen an diesem Datensatz durch andere Benutzer im Netzwerk) in der Eingabemaske sichtbar. Optisch stellt sich diese Abfrage für den Anwender in der Statuszeile durch die Anzeige 1/n (ohne das Filtersymbol) dar. Daher werden beim Blättern zwischen Datensätzen die Änderungen anderer Benutzer im Netzwerk erst nach einer Abfrage sichtbar (z.b. durch Aktualisieren (F5), Ändern+Speichern eines Datensatzes, Filtern). Dies gilt nur für Tabellen mit einem Feld vom Feldtyp "Datensatz-ID". 127

128 Termin- und Aufgabenverwaltung 6. Termin- und Aufgabenverwaltung Diese eigenständige Ansicht ermöglicht die Verwaltung von Terminen und Aufgaben, damit Sie in Zukunft Ihr Zeitmanagement fest im Griff haben. Dabei ist die Termin- und Aufgabenverwaltung auch teamfähig, das heißt, Sie können zum Beispiel auch Termine für Kollegen festlegen. Es kann alternativ eine externe Terminverwaltung wie z.b. Outlook genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Externe Termin- und Aufgabenverwaltung". 6.1 Ansichten Die Termin- und Aufgabenverwaltung öffnen Sie über die Navigation, die Termin- Schaltfläche im Projektmenü oder das Menü Termine einer Ansicht. Ansicht ändern Über die Navigationsleiste wählen Sie "Tagesansicht", "Arbeitswochenansicht", "Wochenansicht", "Monatsansicht" oder "Termin- bzw. Aufgabenliste". In der Arbeitswochenansicht werden beim Termin zusätzlich Symbole angezeigt: 128

129 Ansichten Termin mit Erinnerung. Serientermin mit Erinnerung. Privater Termin mit Erinnerung. Bei der Tages- und Wochenansicht ziehen Sie die Trennlinie zwischen rechtem und linkem Bildschirmbereich an die gewünschte Stelle. Je nach Breite des rechten Bereichs und Bildschirmgröße werden in der Kalenderübersicht im rechten oberen Bereich 1 oder 2 Monate dargestellt. Die Kalenderübersicht erlaubt Ihnen einen guten Überblick über Ihre anstehenden Termine. An Tagen mit einem Termin erscheint ein schwarzer Marker beim entsprechenden Datum, bei zwei Terminen sind es zwei, bei drei und mehr Terminen erscheinen drei Marker. Optional können Sie hier auch Detail-Informationen zu den Terminen erhalten, wenn Sie mit der Maus kurz auf dem jeweiligen Tag stehen bleiben. Funktionsleiste Über die Funktionsleiste stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen schnell zur Verfügung. Termin/Aufgabe erstellen Selektierten Termin/Aufgabe delegieren Selektierten Termin/Aufgabe löschen Sprung von einem Termin/Aufgabe zum zugehörigen Datensatz Ansicht aktualisieren In der gegenwärtigen Ansicht auf den aktuellen Tag wechseln Sortierung wählen Sofern Sie noch keine Sortierkriterien konfiguriert haben, wählen Sie Organisation > Sortierkriterien Termine bzw. Aufgaben. Über "Neu" erstellen Sie ein neues Sortierkriterium. Geben Sie diesem zuerst einen treffenden Namen und wählen Sie dann aus der Liste das Feld aus, über das sortiert werden soll. Durch Klick in die Spalte "Richtung" können Sie entscheiden, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll. Möchten Sie über mehrere Felder sortieren, können Sie über die Schaltfläche "Neu" auch noch weitere Felder hinzufügen. 129

130 Termin- und Aufgabenverwaltung Nach Bestätigen mit "OK" gelangen Sie wieder in den Dialog mit der Übersicht der Sortierkriterien. Möchten Sie nun einfach die geänderte Konfiguration speichern, verlassen Sie diese Dialog ebenfalls über "OK". Wenn Sie jedoch gleich eine Sortierung aktivieren möchten, markieren Sie diese und bestätigen mit "OK + Aktivieren". Nun müssen Sie nur noch aus der Liste das gewünschte Sortierkriterium auswählen. Über die nebenstehenden Schaltflächen können Sie festlegen, ob die Sortierung "Aufsteigend" oder Absteigend" sein soll. Aufsteigend bedeutend, dass Sie oben in der Liste mit "A" beginnen, bei der absteigenden Sortierung mit "Z". Filter Sie haben verschiedenen Möglichkeiten Termine und Aufgaben zu filtern. Die aktivierten Filter bleiben solange angewendet, bis er geändert wird (Ausnahme: Erweiterte Filter). Filter über Benutzer Wenn Sie im Netzwerk beispielsweise mit Kollegen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, sich auch Termine und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen zu lassen. Voraussetzung ist, der Systemverwalter hat Ihnen das entsprechende Recht eingeräumt. In der Filterleiste können Sie in der linken Auswahlliste einstellen, wessen Termine angezeigt werden sollen. Über Erweitert oder die Schaltfläche gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem Sie auch mehrere Benutzer auswählen können. Markieren Sie diejenigen Benutzer, deren Termine und Aufgaben angezeigt werden sollen. Filter über Termineigenschaften Über die mittlere Auswahlliste stehen Ihnen Filter für Termine zur Verfügung. Alle Termine, Heutige Termine, Morgige Termine anzeigen. Aktive Termine sind Termine für die eine Erinnerung aktiv ist. Ein Serientermin verliert den Status "Aktiv" erst wenn die letzte Erinnerung geschlossen wurde. Serientermine zeigt nur solche, die als Terminserie angelegt wurden. Private Terminen wurden beim Anlegen als privat gekennzeichnet. Filter über Aufgabeneigenschaften Über die rechte Auswahlliste stehen Ihnen Filter für Aufgaben zur Verfügung. Alle Aufgaben, Überfällige Aufgaben, Unerledigte Aufgaben anzeigen. Fällig heute, diese Woche, diesen Monat anzeigen. Priorität 1, 2, 3-5 anzeigen. 130

131 Ansichten Erweiterte Filtermöglichkeiten Über Erweitert stehen Ihnen in beiden Auswahllisten weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung Markieren Sie hier die gewünschten Filterbedingungen bzw. geben den gewünschten Text ein. Die einzelnen Bedingungen werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Bei den Eingabefeldern können Sie auch auf einen leeren Inhalt filtern, z.b. alle Termine ohne Betreff. In diesem Fall lassen Sie die Betreffzeile leer und markieren lediglich die Checkbox. Bei den erweiterten Filtermöglichkeiten für Aufgaben haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine bestimmte Priorität oder einen Status als Filterbedingung zu definieren. Um die Bedingungen "Privat", "Erinnerung", "Serientermin" und "Aktiv" zu setzen, stehen Ihnen ebenfalls Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände: Bedingung ist gesetzt Bedingung ist nicht gesetzt Bedingung wird ignoriert Beispiel: Möchten Sie, dass die Bedingung "Privat" bei Ihrer Selektion keine Rolle spielt, wählen Sie dafür den Zustand "ignorieren". Wollen Sie jedoch einen Filter setzen, in den keinesfalls private Termine aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Option "nicht gesetzt". Über die Option "Erinnerung" filtern Sie alle Termine bei denen die Option "Erinnerung" gesetzt ist. Beachten Sie, dass bei Serienterminen die Option "Erinnerung" weiterhin gesetzt bleibt, auch wenn die letzte Erinnerung geschlossen wurde. Über die Option "Aktiv" filtern Sie alle Termine für die eine Erinnerung aktiv ist. Ein Serientermin verliert den Status "Aktiv" erst wenn die letzte Erinnerung geschlossen wurde. 131

132 Termin- und Aufgabenverwaltung 6.2 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Termin oder Aufgabe neu anlegen Klicken Sie in mit der rechten Maustaste in die Ansicht und wählen Sie im Kontextmenü "Neuer Termin" bzw. "Neue Aufgabe". Wählen Sie Datensatz > Neuer Termin bzw. Datensatz > Neue Aufgabe. Aus einer anderen Ansicht (z.b. Personen) über Termin > Neuer Termin zum Datensatz, wenn der Termin mit einer Adresse oder einem Projekt verknüpft sein soll. Aus einer anderen Ansicht (z.b. Projekte) über Aufgaben > Neue Aufgabe zum Datensatz, wenn die Aufgabe mit einem Projekt verknüpft sein soll. Tipp: Wurde ein Termin aus einem Datensatz heraus angelegt, können Sie sich über Termin > Termine zum Datensatz anzeigen schnell einen Überblick über die zu dieser Adresse zugehörigen Termine verschaffen. Um wieder alle Termine anzuzeigen, aktivieren Sie den Filter "Alle Termine". Termin oder Aufgabe bearbeiten Um einen Termin oder eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie in der aktuellen Ansicht oder der Erinnerung doppelt auf den entsprechenden Eintrag. Nun können Sie alle bei der Erstellung festgelegten Optionen nach Bedarf ändern. In der Tages- und Wochenansicht haben Sie die Möglichkeit, einen Termin per Drag & Drop zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und klicken Sie auf den unteren Rand des Feldes. Durch Ziehen nach unten können Sie nun den Termin zeitlich "verlängern". Über Klick auf den oberen Rand können Sie den Termin verschieben. Im Kontextmenü stehen Ihnen die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten zur Verfügung. Über die Schaltfläche "Gehe zu Datensatz" (nur wenn eine Verknüpfung zu einem Datensatz vorliegt) gelangen Sie direkt zum zugehörigen Datensatz. Möchten Sie einen Termin an einen Kollegen delegieren - beispielsweise an Ihre Vertretung wählen Sie Bearbeiten > Delegieren. Einige Felder der Termin- und Aufgabenliste sind direkt bearbeitbar. Ausgabe von Terminen und Aufgaben Möchten Sie Termine oder Aufgaben als Karteikarte oder Liste ausgeben, wählen Sie in der Menüleiste "Ausgabe". Wählen Sie dann das gewünschte Ausgabeformat. Über Rechtsklick > Kontextmenü können Sie den aktuellen Termin als Karteikarte ausdrucken. 132

133 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Wie Karteikarten und Listen aussehen sollen, können Sie unter Konfiguration > Druck > Karteikarten definieren. Näheres zur Konfiguration von Karteikarten und Listen finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer Handbuch". Einstellungen für Termine Betreff: Kurze Notizen (bis zu 140 Zeichen), die mit dem Termin dargestellt werden. Ihre 20 zuletzt eingetragenen Stichworte stehen in der Auswahl zur Verfügung. Mit: Wurde der Termin direkt aus einem Datensatz angelegt, wird hier bereits die Kontaktinformation angezeigt. Auch hier stehen die 20 letzten Eintragungen zur Verfügung. Ort: Einträge zu Räumlichkeiten oder Orten. Privat: Private Termine können nur vom "Eigentümer" des Termins eingesehen werden In der Registerkarte Termin tragen Sie Termindetails wie Datum und Dauer ein. Die Voreinstellung für die Dauer ergibt sich aus der unter Konfiguration > Allgemein gewählten Zeiteinstellung. 133

134 Termin- und Aufgabenverwaltung Tipp: Wenn es sich um einen mehrtägigen Termin handelt, aktivieren Sie die Option "Serientermin" und wählen als Serienmuster "Täglich, jeden Arbeitstag". Als Serienende geben Sie dann das Enddatum an. Ganztägig: Soll ein Termin nicht über eine bestimmte Zeitspanne, sondern einfach den ganzen Tag andauern, brauchen Sie nur diese Option zu setzen. Diese Termine werden in der Tages- und Wochenansicht in einem gesonderten Bereich direkt unterhalb der Datumsangabe angezeigt. Legen Sie eine Priorität (zwischen 1 und 5) und eine Erinnerung (siehe Kapitel "Erinnerungen) fest. Über Serientermin können Sie ein Serienmuster festlegen (siehe Kapitel "Erstellen eines Serientermins"). Auf der Registerkarte Aktionen können Sie einen Termin mit einer Aktion verknüpfen (siehe Kapitel " Termine mit Aktionen verknüpfen "). Unter Benutzer wählen Sie aus, ob der Termin für Sie selbst (voreingestellt) oder/und für andere Benutzer gelten soll. Beachten Sie bitte, dass eine spätere Änderung an Terminen anderer Benutzer nur möglich ist, wenn Ihnen das entsprechende Recht über die Benutzerverwaltung zugeteilt wurde. Termine mit Aktionen verknüpfen Über die Registerkarte "Aktionen" können Sie einen Termin mit unterschiedlichen Aktionen verknüpfen. Dabei wählen Sie, ob eine Aktion automatisch oder manuell im Erinnerungsdialog ausgelöst werden soll. Ob Sie auch anderen Benutzern Aktionen vorgeben können, hängt von den für Sie eingestellten Rechten in der Systemverwaltung ab. Telefonanruf: So lassen sich Telefonate im voraus planen. Wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontextmenü eines Telefon- oder Mobiltelefon-Feldes (über "Telefontermin planen") angelegt haben, ist die entsprechende Telefonnummer bereits automatisch eingetragen und Sie können bei Fälligkeit des Termins direkt über "Ausführen" das Telefonat starten. SMS-Nachricht versenden: Diese Aktion ermöglicht Ihnen das Versenden einer SMS- Nachricht in Verbindung mit einem Termin. Auch hier ist die Nummer bereits voreingestellt, sofern Sie den Termin aus dem Mobiltelefon-Feld heraus angelegt haben. Auch hier haben Sie die Wahl, ob die SMS automatisch versendet werden soll oder manuell über den Erinnerungsdialog. -benachrichtigung: Möchten Sie als Erinnerung an einen Termin eine versenden, wählen Sie diese Aktion. Wird der Termin aus einem -feld heraus angelegt, wird die -adresse automatisch übernommen. Aktivieren Sie "Automatisch", wird die später ganz automatisch versandt. 134

135 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Starten/Öffnen einer Datei oder eines Dokuments: Hierdurch wird bei Auftreten eines Termins bspw. ein zugehöriges Dokument geöffnet. Es können auch automatisch Programme gestartet werden - etwa zur Datensicherung über Nacht. Aktivieren Sie "Manuell in Erinnerungsdialog", würde die Datei erst nach dem manuellen Start über den Erinnerungsdialog geöffnet. Überprüfung auf Terminüberschneidung Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Das Ergebnis der Prüfung zeigt den ersten gefundenen Konflikt. Es werden dabei nur Einzeltermine geprüft. Zudem muss der Benutzer das Recht haben, Termine anderer Benutzer zu sehen. Diese Prüfung kann über Konfiguration > Allgemein aktiviert werden. Erstellen eines Serientermins In der Registerkarte "Termin" aktivieren Sie die Option "Serientermin", wenn ein wiederkehrendes Ereignis vorliegt, wie Geburtstage, wöchentliche Besprechungen usw. Nach Aktivierung steht Ihnen ein Dialog mit verschiedenen Optionen zur Verfügung. Hinweis: In der Terminliste werden Serientermine nur einmal aufgeführt. Geben Sie das Serienmuster an. Je nachdem, ob Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen, stehen Ihnen im rechten Bereich des Serienmusters verschiedene Einstellungen zur Verfügung. Täglich: Für einen Serientermin, der zum Beispiel jeden zweiten Tag ansteht, tragen Sie beim Serienmuster "Alle 2 Tage" ein. Wöchentlich: Genauso können Sie definieren, ob ein wöchentlicher Termin jede Woche auftritt oder nur alle 3 Wochen. Der gewünschte Wochentag (oder auch mehrere) werden durch Markieren des entsprechenden Schalters aktiviert. 135

136 Termin- und Aufgabenverwaltung Monatlich: Legen Sie fest, am wievielten Tag eines Monats ein Termin fällig werden soll und ob er überhaupt jeden Monat benötigt wird. Jährlich: Auch hier können Sie ein bestimmtes Datum wählen, an welchem der Termin fällig werden soll, oder ihn über einen Ausdruck wie "am letzten Freitag im Monat" bestimmen. Einstellungen für Aufgaben Die Einstellungsmöglichkeiten bei Aufgaben sind denen bei Terminen sehr ähnlich, daher werden im folgenden nur die Punkte erwähnt, die sich davon grundsätzlich unterscheiden. Mit Aufgaben planen Sie längerfristige Vorgänge, um auch Ihre Arbeitszeit in die Planung einzuschließen. Im Unterschied zum Termin wird bei einer Aufgabe nicht ein bestimmtes Start-Datum mit Uhrzeit, sondern ein Anfangs- sowie ein Fälligkeitsdatum festgelegt. Einer Aufgabe können Sie einen bestimmten Status zuweisen, abhängig davon, ob diese noch nicht begonnen wurde, bereits in Bearbeitung ist oder schon erledigt wurde. Um ein Projekt besser planen zu können, tragen Sie ein, zu welchem Prozentsatz die Aufgabe bisher erledigt wurde. Dieser Prozentsatz wirkt sich automatisch auf den Status aus, bei 100% beispielsweise gilt die Aufgabe als "Erledigt". Erinnerungen Haben Sie für einen Termin oder Aufgabe die Erinnerungsfunktion aktiviert, erhalten Sie zum entsprechenden Zeitpunkt eine Erinnerungsliste. 136

137 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Wählen Sie "Gehe zu Datensatz" um den verknüpften Datensatz anzuzeigen. Wählen Sie "Datensatz löschen" um den Termin zu löschen. Wählen Sie "Schließen" um die Terminerinnerung zu löschen. Der eigentliche Termin wird dabei nicht gelöscht. Wurde ein Termin mit einer Aktion verknüpft, können Sie die Aktion durch einen Klick auf die Schaltfläche "Ausführen" starten. Um die Erinnerung zu verschieben, geben Sie die gewünschte Zeitspanne ein und klicken auf die Schaltfläche "Verschieben". Der eigentliche Termin wird dabei nicht verschoben, sondern nur die Erinnerung. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Termine/Aufgaben gleichzeitig verschieben. Beispiel: Sie möchten am Dienstag um 16:00 einen Bericht fertiggestellt haben und haben sich daher um 10:00 morgens daran erinnern lassen. Leider ist Ihnen ein längeres Telefonat dazwischengekommen, weshalb Sie sich nun erst um 11:00 erneut erinnern lassen möchten. Klicken Sie dazu auf "Verschieben um 1 Stunde". Möchten Sie nicht die Erinnerung, sondern den eigentlichen Termin verschieben, wählen Sie "Verlegen" (nicht für Serientermine möglich). Bei vergangenen Terminen wird die Zeitspanne für das Verschieben ab der momentanen Uhrzeit berechnet. Beispiel: Sie hatten am Montag einen Termin um 15:00, konnten diesen jedoch nicht wahrnehmen, da Sie krank waren. Am Dienstagvormittag um 9:00 haben Sie nun eine entsprechende Erinnerung und klicken auf "Verlegen um 1 Stunde". Ausgehend von der momentanen Uhrzeit wird der Termin dadurch auf 10:00 des heutigen Tages gesetzt. 137

138 Termin- und Aufgabenverwaltung 6.3 Mit Ressourcen arbeiten Sie haben die Möglichkeit, Termine für Ressourcen wie zum Beispiel Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches zu erstellen. Diese Ressourcen definieren Sie unter Konfiguration > Ressourcen. Bei Erstellung eines Termins stehen die Ressourcen bei jedem Anwender in der Liste der Benutzer zur Auswahl, unabhängig von den entsprechenden Benutzerrechten. Beispiel: Das bedeutet, Sie können beispielsweise für Ihren Schulungsraum im 2. Obergeschoss Termine für die Zeiten festlegen, in denen er für Schulungen reserviert sein soll. Legen Sie dazu wie sonst auch einen Termin an, wählen jedoch als Benutzer neben sich selbst auch die entsprechende Ressource aus. Selbstverständlich können Sie die angelegten Ressourcen-Termine auch herausfiltern. Wählen Sie auch hier anstatt eines Benutzers die gewünschte Ressource in der Filterleiste aus. So sehen Sie auf einen Blick, zu welchen Terminen beispielsweise der Schulungsraum bereits belegt ist. 6.4 Konfiguration Über Konfiguration > Allgemein in der Termin- und Aufgabenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, unter anderem folgende Einstellungen vorzunehmen: Erinnerungs-Dialog in den Vordergrund forcieren: Dadurch schiebt sich der Erinnerungsdialog bei einer Erinnerung stets in den Vordergrund, egal in welcher Anwendung Sie sich gerade befinden. Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen: Hat zur Folge, dass in der Kalenderübersicht auch die Wochennummern angezeigt werden. Markiere Filter-Benutzer bei Termin/Aufgaben Neuanlage: Bei Aktivierung dieser Option wird bei Anlage eines neuen Termins im Falle eines gesetzten Benutzer-Filters automatisch der Benutzer markiert, auf den gerade gefiltert wurde. Wenn nach mehr 138

139 Konfiguration als einem Benutzer gefiltert wurde, wird diese Option ignoriert und der aktuell angemeldete Benutzer gewählt. Überprüfung auf Terminüberschneidungen: Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Zusätzlich ist diese Prüfung auch beim Verlegen von Terminen aktivierbar. Bei Mehrfachselektion von Benutzern kann dieser Vorgang je nach Anzahl vorhandener Datensätze einige Zeit benötigen. Voreinstellung Termine / Aufgaben: Legen Sie hierüber den Vorschlagswert für die Erinnerungsfunktion und die Priorität fest. Hier kann zudem definiert werden, um wie viel Minuten / Stunden ein Termin standardmäßig verschoben werden soll. Im Bereich "Benutzer / Ressourcen" können die Farbeinstellungen für verschiedene Benutzer bzw. Ressourcen vorgenommen werden. Besonders nützlich, wenn Sie sich die Termine aller Benutzer / Ressourcen anzeigen lassen möchten. Unter Kalender definieren Sie, wie lange Ihr Arbeitstag in der Anzeige dargestellt wird, die Arbeitswochentage, die Zeiteinteilung des Arbeitstages sowie die Farben. Unter Konfiguration > Ressourcen können Sie zusätzlich zu den Benutzern auch Ressourcen, wie etwa Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches definieren. Sie kön- 139

140 Termin- und Aufgabenverwaltung nen beliebig viele Ressourcen anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 20 Zeichen beinhalten. Über Konfiguration > Druck haben Sie Zugriff auf bereits mitgelieferte Vorlagen für den Ausdruck Ihrer Termine und Aufgaben. Hier finden Sie unter anderem Beispiele für den Druck im Format von Terminplanern, so dass Sie Ihre Termine auch gedruckt für Ihr Filofax vorliegen haben. Über den List & Label Designer können Sie diese Vorlagen Ihren eigenen Anforderungen anpassen. Über Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste können Sie die Überwachung von Erinnerungen bei Programmstart aktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Erinnerungsdialog erst nach Öffnen der Termin- und Aufgabenverwaltung angezeigt. 6.5 Export / Import Termine und Aufgaben können über das Termin-Datenaustauschformat "icalendar" (auch bekannt als ical oder ics) exportiert und importiert werden. Somit ist es möglich, Kalenderinformationen gemeinsam in mehreren Applikationen zu verwenden, aus dem Internet zu übernehmen oder an andere Personen zu übermitteln. Wählen Sie Organisation > Import oder ziehen Sie eine icalender-datei per Drag & Drop auf die Ansicht der Termin- und Aufgabenverwaltung. Sofern Sie Termine und Aufgaben für andere Benutzer anlegen dürfen, können Sie über einen Dialog bestimmen, für welchen Benutzer die Termine und Aufgaben angelegt werden sollen. Die Termine und Aufgaben werden zu den Bestehenden hinzugefügt. Hinweise: Im crm werden nicht alle Optionen oder Funktionen anderer Terminverwaltungen unterstützt. In Outlook 2007 werden Termine über Datei > Speichern unter in das icalender- Format exportiert. In Outlook können keine Aufgaben importiert werden. Wählen Sie Organisation > Export um alle Termine und Aufgaben im aktuellen Filter in eine Datei zu exportieren. Über einen Dialog entscheiden Sie ob Termine und/oder Aufgaben exportiert werden sollen. 6.6 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Über Konfiguration > Allgemein > Termine & Aufgaben in der Projekt-Menüleiste können Sie alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung benutzerspezifisch ein externes Programm aktivieren. Unterstützte Programme siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel "Vorbereitung und Installation". Wurde eine externe Terminverwaltung wie z.b. Outlook ausgewählt, so werden die termin- und aufgabenbezogenen Menüpunkte einer Ansicht automatisch auf die entspre- 140

141 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung chenden Dialoge und Funktionen von Outlook umgeleitet, d.h. bei Einsatz von Outlook öffnet sich über Termin > Neuer Termin zum Datensatz der Microsoft Outlook Termindialog. Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz im crm angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen. Tipp: Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.u. in einem Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu speichern oder zu öffnen. Entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen" und wählen Sie "Öffnen". Sollen alle Termine bzw. Aufgaben zum aktuellen Datensatz angezeigt werden, erfolgt dies in einem eigenen Dialog, der Benutzer kann dann per Doppelklick den entsprechenden Eintrag in Outlook öffnen. Hinweis: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionalitäten der integrierten Terminverwaltung zur Verfügung stehen. Beispielweise werden bei der Anzeige von allen Termine zum aktuellen Datensatz ausschließlich die Termine des eigenen Benutzers angezeigt. 141

142 Termin- und Aufgabenverwaltung Hinweise zur Nutzung von Outlook als Terminverwaltung Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste nicht alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken Sie auf das entsprechende Element einfach doppelt. Hinweise zur Nutzung von Tobit David als Terminverwaltung Neue Termine und Aufgaben werden mit initiellen Werten direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches Schließen des Fensters (ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit im entsprechenden Archiv gelöscht werden. Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste nicht alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken Sie auf das entsprechende Element einfach doppelt. Die Menübefehle "Terminübersicht", "Aufgabenübersicht" und "Termine/Aufgaben anzeigen" wechseln in die momentane aktive David-Ansicht. Ein explizites Forcieren der Termin- bzw. Aufgabenübersicht ist nicht möglich. Hinweise zur Nutzung von IBM Lotus Notes als Terminverwaltung Die Anbindung basiert auf der Standard Mail-Datenbank von Lotus Notes. Es werden die folgenden Standard-Views von Lotus Notes verwendet: Kalendar ($Calendar), Aufgaben ($ToDo) Für Termine wird das Formular "Appointment" verwendet und für Aufgaben das Formular "Task". Neue Termine und Aufgaben werden mit initiellen Werten direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches Schließen des Fensters (ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit in der entsprechenden View (Kalendar/ToDo) gelöscht werden. Das Anlegen von Serienterminen ist mit den Standardformularen nicht möglich. Hinweise zur Nutzung in Scripten Die OLE-Schnittstelle des crm wird weiterhin immer auf der internen Terminverwaltung arbeiten, d.h. für Scripte die Termine im crm anlegen, hat die Aktivierung einer externen Terminverwaltung keine Auswirkung. Im Script kann über die Property crm.timemanagertype abgefragt werden, welche Terminverwaltung gerade aktiv ist (siehe OLE Dokumentation). 142

143 Voraussetzungen 7. Kontakt- und Dokumentenverwaltung Sie können Kontakte und Dokumente in einer gemeinsamen Ansicht verwalten. 7.1 Voraussetzungen Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressenansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Adressenansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). Damit ist es möglich, in der Adressansicht alle verknüpften Kontakte und Dokumente in einem Container anzuzeigen. In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss mind. ein Dokumenttyp "Sonstige Dokumente" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein: Feldtyp "Dateiverweis", "Eingebettete Datei" oder "DMS Dokument". Ausführliche Informationen zu Dokumenttypen und zur Definition der Feldtypen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 7.2 Kontakte und Dokumente bearbeiten Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden. Über Doppelklick auf das Dokument-Feld können Sie ein Dokument direkt öffnen. Über Rechtsklick auf einen Eintrag stehen diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument). Über Rechtsklick auf das Dokument-Feld stehen diverse dokumentspezifische Menüpunkte zur Verfügung, z.b.: Dokument mit verknüpfter Anwendung bearbeiten: Öffnet das verknüpfte/eingebettete Dokument zum Bearbeiten in der verknüpften Anwendung (z.b. Word, Excel). 143

144 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Direkt auf Funktionen der verknüpften Anwendung zugreifen, z.b. Microsoft Word-Dokument > Drucken. Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze und Dokumente direkt erstellt und mit dem aktuellen Datensatz verknüpft werden. Beim Erstellen von Dokumenten können Dokumentvorlagen verwendet werden. Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt automatisch oder durch Drag & Drop, das heißt, Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld. Dateiverweise können auch reine Pfade (Verzeichnisse) sein. Im Dokumentencontainer wird dann das entsprechende Ordner-Icon angezeigt. Die Zuordnung erfolgt ebenfalls durch Drag & Drop. Ziehen Sie mit der Maus den gewünschten Ordner aus dem Explorer bzw. das Ordner-Icon aus der Explorer-Titelzeile in das Dokumentenfeld. Einträge löschen: Beim Feldtyp "Eingebettete Datei" wird der verknüpfte Datensatz inkl. dem eingebetteten Dokument gelöscht. Beim Feldtyp "Dateiverweis" und "DMS Dokument" wird das verknüpfte Dokument nicht automatisch gelöscht. Das Löschen des Dokuments muss manuell erfolgen. Sofern bei einer eingebetteten Datei oder einem DMS Dokument im Explorer- Kontextmenü die Funktion "Bearbeiten" oder "Neu" zur Verfügung stehen, verwenden Sie diese Funktionen nicht! Änderungen im Dokument werden vom crm nicht berücksichtigt. 7.3 Dokumente neu erstellen Alle verknüpften Dokumente einer Ansicht werden in Containern angezeigt. Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für viele Funktionen im Container-Kontextmenü sind auch Schaltflächen verfügbar. Über Rechtsklick in den Container und Auswahl von Neues Dokument > Über Dokumentenverwaltung erzeugen kann ein neues Dokument über eine Dokumentvorlage erzeugt werden. Im folgenden Dialog wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus. Die Liste entspricht den vorab definierten Dokumenttypen. Weitere Informationen zur Erstellung von Dokumenttypen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" in Kapitel "Konfiguration Ansichten". 144

145 Bestehendes Dokument einfügen Das entsprechende Programm öffnet sich mit der zugeordneten Vorlage. Außerdem wird in der Zielansicht (z.b. Kontakte oder Dokumente) automatisch ein neuer Datensatz angelegt, entsprechend den von Ihnen festgelegten Regeln für ein neues Dokument. Erstellen Sie das Dokument und speichern Sie dieses in der entsprechenden Anwendung ab (z.b. in Word). Speichern Sie dann auch den neuen Datensatz. 7.4 Bestehendes Dokument einfügen Über Drag & Drop einfügen Ziehen Sie das Dokument (z.b. aus dem Explorer oder Outlook/Exchange) in den Dokumenten-Container. Das Dokument wird entsprechend dem Feldtyp abgelegt. Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird beim Feldtyp "Dateiverweis" im dateityp-spezifischen Ablagepfad der Dokumentenverwaltung eine Kopie des Dokumentes angelegt und ein Verweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen. Der Name der Kopie folgt der in der Dokumentenverwaltung definierten Regel. Der Zielpfad ist dabei derjenige, der in der Liste für den ersten Dokumenttyp mit dieser Endung festgelegt wurde. Existiert zu einer Endung kein Dokumenttyp, wird die Kopie der Datei im Zielpfad für die Dateiendung "*" erzeugt. Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Dokument in ein Feld vom Typ "DMS Dokument" oder "Eingebettete Datei" einfügen, wird die ursprüngliche Original-Datei danach nicht automatisch gelöscht. Diese Löschen sollte manuell erfolgen um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. 145

146 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Über Kontextmenü einfügen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Bestehende Datei aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Alternativ klicken Sie direkt in der Zielansicht (z.b. Kontakte oder Dokumente) mit der rechten Maustaste in das Dokumenten-Feld und wählen Dokument einfügen aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Diesen Datensatz müssen Sie dann natürlich noch mit einer Person oder Firma verknüpfen. Dokument von Scanner einlesen Sie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner (TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln der Dokumentenverwaltung erzeugt (Namensgebung, Speicherort). Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Von Scanner einlesen aus dem Kontextmenü. Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn jede eingescannte Seite als einzelne Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie "als Dokument" wenn alle eingescannten Seiten zu einem mehrseitigen Dokument zusammengefasst werden sollen. Wählen Sie das Format aus. In diesem Format wird das eingescannte Dokument gespeichert. Je nach gewähltem Format können noch erweiterte Dokumentinformationen angegeben werden (Titel, Beschreibung, Schlüsselwörter). 146

147 Nachrichten-Ablage aus Outlook Hinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung ein Dokumenttyp angelegt sein, zumindest der Eintrag "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*". Wählen Sie den gewünschten Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen um den Vorgang zu starten. Nach Beendigung des Scanvorgangs speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche "Speichern". 7.5 Nachrichten-Ablage aus Outlook Über das Outlook AddIn können s aus einem Outlook-Ordner (z.b. Posteingang, Gesendete Objekte) in einer Ansicht abgelegt werden (z.b. in der Ansicht "Kontakte") und einem Datensatz (z.b. in der Ansicht "Personen") zugeordnet werden. Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen und über das Menü "combit Relationship Manager" zur Verfügung. Es können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden. Hinweis: Wenn in den Outlook-Einstellungen als -editor Microsoft Word ausgewählt ist, stehen Ihnen diese Schaltflächen und das Menü in einer geöffneten nicht zur Verfügung. ablegen bzw. Adresse suchen Über ablegen bzw. Adresse(n) suchen wird die Datensatz-Suche im crm anhand der -adresse des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbaren -feldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht. Wenn ein eindeutiger Suchtreffer erzielt wurde (die -adresse darf nur einmal existieren), wird die Nachricht in der Ablageansicht abgelegt bzw. die passenden Datensätze der Suchansicht werden angezeigt. Zudem enthält die nach der Ablage eine Markierung mit Datum und Uhrzeit.. 147

148 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein ensprechender Hinweisdialog angezeigt. Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt, weshalb die Nachricht nicht zugeordnet werden konnte (z.b. "Es konnte kein passender Datensatz gefunden werden"). Diese Protokolldatei können Sie sich auch über combit Relationship Manager > Protokoll anzeigen... anzeigen lassen. Voraussetzungen Unterstützte Microsoft Outlook Versionen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Eine gültige 1:N Relation zwischen der Suchansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Suchansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften > Dokumentenverwaltung) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "msg" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). Einstellungen Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über combit Relationship Manager > Konfiguration... in der Outlook-Menüleiste. Tipp: Die Konfiguration befindet sich in der Registrierungsdatenbank unter folgendem Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\cmoc. Wählen Sie das Projekt aus, für das die -ablage aktiviert werden soll. Sie werden vor der Auswahl des Projektes aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen für das Projekt einzugeben. Erst dann können Sie das Projekt auswählen. Wählen Sie aus, in welcher Ansicht der Datensatz gesucht und in welcher Ansicht die abgelegt werden soll. Es werden dabei alle Felder vom Typ " " durchsucht. Das Zielfeld für die -ablage wird dabei automatisch ausgewählt. Dabei werden die Felder in folgender Reihenfolge durchsucht: "DMS Dokument", "Eingebettete Datei", "Dateiverweis". Das erste gefundene Feld wird als Zielfeld verwendet. Optionen für die Nachrichten-Ablage: Wird die Option ohne Rückfrage ablegen deaktiviert, muss jede - Ablage per Dialog bestätigt werden. Wenn mehrere s für die Ablage markiert sind, muss die Ablage nur einmal zu Beginn bestätigt werden. Um gesendete von empfangenen s eindeutig unterscheiden zu können, geben Sie Ihre Eigenen -adressen an, mit der Sie s versenden. Sie können mehrere -adressen mittels Semikolon trennen, die Feldlänge ist dabei auf 250 Zeichen beschränkt. 148

149 Nachrichten-Ablage aus Outlook (De-)Aktivieren des Outlook AddIns Das Outlook AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Outlook-Einstellungen. In Outlook 2000/XP/2003 wählen Sie Extras > Optionen und wechseln auf die Registerkarte "Weitere". Betätigen Sie die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" und im darauf folgenden Dialog die Schaltfläche COM-Add-Ins. In Outlook 2007 wählen Sie Extras > Vertrauensstellungscenter und wechseln in den Bereich "Add-Ins". Wählen Sie in der Combobox "Verwalten" den Eintrag "COM-Add- Ins" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu". Es werden nun alle verfügbaren AddIns angezeigt. Aktivieren oder Deaktivieren Sie den Eintrag "combit Relationship Manager Outlook AddIn" und bestätigen Sie den Dialog mit OK. Über die Schaltfläche "Löschen" kann die Zuordnung auch gelöscht werden. Wenn sich das AddIn mit der Bezeichnung "combit Relationship Manager Outlook AddIn" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu. Sie finden die AddIn-Datei cmoc02.dll im crm-installationsverzeichnis. Hinweis: Starten Sie Outlook nach diesem Vorgang neu. 149

150 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Verwendung mit MS Exchange Server Wenn Sie den Microsoft Exchange Server als Backend System für Ihre Clients einsetzen, kann es zur Folge haben, dass s nicht im crm abgelegt werden können, da kein Datensatz mit der Adresse gefunden werden konnte. Dies liegt daran, dass der Exchange Server u.u. Mailadressen im X.400 Format an den Client weiterleitet. Eine solche X.400 Adresse könnte z.b. folgendermaßen aussehen: "/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS /CN=MEINE.FIRMA" Das Outlook AddIn verwendet grundsätzlich genau die Adresse, die in der physisch eingetragen ist. Da Sie in Ihren Adress-Datensätzen keine solchen " Adressen" eingetragen haben werden, kann das AddIn dann entsprechend keinen passenden Datensatz finden. Mögliche Lösung: Richten Sie eine sog. "Folgeverknüpfung" ein, so dass bei Eingabe der -adresse in das Feld " " automatisch die komplette X.400 Adresse in das Feld " 3" zusammengebaut wird. Das Feld " 3" muss vom Feldtyp " " sein und eine Feldlänge von mind. 100 Zeichen haben, so dass darin dann die komplette X.400 Adresse (für die Suche durch das Outlook AddIn) abgelegt werden kann. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Verwendung des Outlook AddIns mit MS Exchange Server". 7.6 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird In Mozilla Thunderbird und Tobit David können Sie über ein AddIn Nachrichten ( s bzw. in Tobit David auch Telefax und SMS) in einer Ansicht ablegen (z.b. in der Ansicht "Kontakte") und einem Datensatz (z.b. in der Ansicht "Personen") zuordnen. Zudem können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen lassen. 150

151 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen und über das Menü "combit Relationship Manager" zur Verfügung. Es können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden. Nachricht ablegen bzw. Adresse suchen Über Nachricht(en) ablegen bzw. Adresse(n) suchen wird die Datensatz-Suche im crm anhand der -adresse bzw. Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbaren -feldern bzw. Telefon- und Mobiltelefonfeldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht. Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die Nachricht in der Ablageansicht abgelegt bzw. die passenden Datensätze der Suchansicht angezeigt. Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein entsprechender Hinweisdialog angezeigt. Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt, weshalb die Nachricht nicht zugeordnet werden konnte (z.b. "Es konnte kein passender Datensatz gefunden werden"). Voraussetzungen Unterstützte Tobit David und Mozilla Thunderbird Versionen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Eine gültige 1:N Relation zwischen der Suchansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Suchansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). Einstellungen Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über combit Relationship Manager > Einstellungen. Registerkarte Allgemein: Geben Sie die Anmeldedaten an und wählen Sie das Projekt aus, für das die Nachrichten-Zuordnung aktiviert werden soll. Außerdem können Sie sich über die entsprechende Schaltfläche die Protokolldatei anzeigen lassen. 151

152 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Registerkarte Suche und Ablage: Hier wählen Sie aus, in welcher Ansicht der Datensatz gesucht und in welcher Ansicht die Nachricht abgelegt werden soll. Für den Fall, das kein Suchtreffer erzielt wird, kann eine alternative Such- und Ablageansicht konfiguriert werden. 152

153 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird Das Zielfeld für die Dokumenten-Ablage wird automatisch ausgewählt. Dabei werden die Felder in folgender Reihenfolge durchsucht: "DMS Dokument", "Eingebettete Datei", "Dateiverweis". Das erste gefundene Feld wird als Zielfeld verwendet. Zudem definieren Sie über die entsprechende Schaltfläche die Feldvorbelegungen des neuen Datensatzes in der Ablageansicht. Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Eintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung. In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Inhalt. Über die Formel-Schaltfläche haben Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Nachrichten-Variablen. 153

154 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Es stehen folgende spezifische Nachrichten-Variablen zur Verfügung: Nachricht. Absender Nachricht.Betreff Nachricht.CCEmpfänger: Enthält eine Liste der SMTP-CC-Empfänger der Nachricht. Die Liste ist semikolonsepariert und jeder SMTP-CC-Empfänger ist in einfache Hochkomma eingeschlossen. Nachricht.Empfänger: Enthält eine Liste der SMTP-Empfänger der Nachricht. Die Liste ist semikolonsepariert und jeder SMTP-Empfänger ist in einfache Hochkomma eingeschlossen, z.b. '<SMTP1>';'>SMTP2>' Nachricht.Empfangsdatum: Umwandlung in ein Zeichenfeld über die Funktion «Date$(Nachricht.Empfangsdatum,"%02d.%02m.%04y %02H:%02i:%02s")». Nachricht.Richtung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend.. Nachricht.Typ: ""=unbekannt, 1= , 2=Fax, 3=SMS.. Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte (z.b. Richtung 2 =ausgehend) entnehmen Sie daher der entsprechenden Ansicht. Registerkarte Optionen: Hier finden Sie verschiedene Optionen für die Nachrichten- Ablage: 154

155 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird Allgemein Nachrichten ohne Rückfrage ablegen: Unterdrückt den Bestätigungsdialog bei der Ablage. Datensatz/Datensätze nach erfolgreicher Ablage anzeigen: Sofern in der Suchansicht ein Filter aktiv ist, wird für die Anzeige eine neue Ansicht geöffnet. Nachrichten auch an CC-Empfänger versuchen abzulegen: Diese Option wird nur für gesendete Nachrichten ausgewertet. Ablageoption: Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen: Hiermit ist sichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird, wenn ein ein- 155

156 Kontakt- und Dokumentenverwaltung deutiger Suchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtreffer oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Es wird ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei erstellt. Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen. Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuell auswählen: Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einen Dialog der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nachrichtenmarkierung (wird nur von Tobit David unterstützt): Erfolgreich abgelegte Nachrichten können in David mit einer Markierung versehen werden. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Markierung aus, z.b. "Ablage". Eigene -adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen -adressen ein, damit bei der Suche zwischen gesendeten und empfangenen s unterscheiden kann. Eigene Telefonnummern (wird nur von Tobit David unterstützt): Geben Sie hier Ihre eigenen Nummern ein, damit bei der Suche zwischen gesendeten und empfangenen SMS- und Fax-Nachrichten unterscheiden kann. Beachten Sie dabei auch die unterschiedlichen Nummern-Formate. Tipp: Die Konfiguration befindet sich in der Datei "cumc.cfg" im Anwendungsdaten- Verzeichnis (z.b. C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\combit\cRM). (De-)Aktivieren des Thunderbird AddIns Das Thunderbird AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Thunderbird-Einstellungen. In Thunderbird wählen Sie Extras > Add-ons. Es werden nun alle verfügbaren Erweiterungen angezeigt. Selektieren Sie den Eintrag "combit Relationship Manager Thunderbird Add-on" und wählen Sie die Schaltfläche "Deaktivieren" oder "Deinstallieren". Wenn sich das Add-on mit der Bezeichnung "combit Relationship Manager Thunderbird Add-on" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Installieren hinzu. Sie finden die Add-on-Datei crmtbaddon.xpi im crm-installationsverzeichnis. Hinweis: Starten Sie Thunderbird nach diesem Vorgang neu. Zur Darstellung der Schaltflächen wählen Sie in Thunderbird Ansicht > Symbolleisten > Anpassen. Die Schaltflächen können Sie dann per Drag & Drop platzieren. 156

157 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird (De-)Aktivieren des David AddIns Falls Sie das David AddIn (de-)aktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation erneut aus (z.b. über Systemsteuerung > Software > Programme ändern) und (de- )aktivieren im Installationsdialog die Option "David AddIn". Zur Darstellung der Schaltflächen und Menüpunkte entpacken Sie die Datei "cmbtticaddin.zip" aus dem crm-installationsverzeichnis in das David-Verzeichnis "David\Code\scripts" auf dem David-Server. Im Verzeichnis "scripts" gibt es anschließend ein Unterverzeichnis "combit" mit der Datei "cmbtaddin.vbs" und einen Unterordner "crm". Aktivieren Sie im David.Administrator in den David-Benutzer Einstellungen die Option "Individuelle Scripts" und geben Sie den Pfad zur Scriptdatei an, also "combit/cmbtaddin.vbs". Weitere Informationen zur Verwendung von Scripten in David finden Sie auch in der Scriptdokumentation im David-Server-Scriptverzeichnis. Die Schaltflächen und das crm-menü können über die Registrierung deaktiviert werden: Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\combit AddIn Name: crmticinstalled Wert: "T" aktiviert und "F" deaktiviert die Bedienelemente. 157

158 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Die Einträge im Kontextmenü einer David-Nachricht können durch editieren der Datei "tobit.ini" im Windows-Hauptverzeichnis (C:\Windows) entfernt werden. Entfernen Sie dazu die entsprechenden EntryCommand<ID>-Einträge, also z.b. den Eintrag EntryCommand01=cRM - Nachricht ablegen, C:\Program Files\combit\cRM\cmmc01.exe /mailclient:david.client /combitapp:crm /command:assign /messageitem:"%s" Die <ID> muss eine fortlaufende Nummer sein! 158

159 Konfiguration 8. Telefonieren und Anrufliste Hinweis: Voraussetzung zum Telefonieren ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle und / oder eine entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung der TAPI-Schnittstelle. Damit die Telefoniefunktionen auch vollständig genutzt werden können, ist die Einrichtung spezieller Telefonfelder nötig, näheres hierzu unter "Konfiguration Projekte und Ansichten". Der phone manager bietet folgende CTI (Computer Integrated Telephony) Funktionalitäten: Automatische Anwahl Zusammenstellung von Anruflisten Rasches Abtelefonieren dieser Listen ("Powerdialing") Ausdruck von Telefonlisten Rufnummernerkennung für eingehende Anrufe Protokollierung nicht angenommener Anrufe Versenden von SMS-Nachrichten (bei datenfähigem TAPI-Treiber) 8.1 Konfiguration Um die Telefonie nutzen zu können, muss der phone manager aktiv sein und die Schnittstelle eingerichtet werden. 159

160 Telefonieren und Anrufliste phone manager aktivieren Damit der phone manager beim Programmstart automatisch startet, wählen Sie Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste und aktivieren auf der Registerkarte Telefonie die entsprechende Option. Schnittstelle konfigurieren Wählen Sie Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste und klicken Sie auf der Registerkarte Telefonie auf die Schaltfläche Konfiguration. Hinweis: Bei jedem Aufruf wird die Wähleinheit neu konfiguriert. Es ist daher nicht möglich, die aktuellen Einstellungen zu überprüfen. Sollten Sie die Konfiguration versehentlich aufgerufen haben, verlassen Sie den Dialog über "Abbrechen". Um an der aktuellen Konfiguration etwas zu ändern, wählen Sie im phone manager den Menüpunkt Konfiguration > Wahlhilfe. Wählen Sie zuerst die Wähleinheit aus. Die am weitesten verbreitete und von uns empfohlene Wählschnittstelle ist TAPI. Die entsprechenden Treiber sind im Lieferumfang der meisten Telefonanlagen, beziehungsweise der Endgeräte enthalten. Ansonsten sollten Sie sich bei dem Hersteller nach einem solchen Treiber erkundigen. Bei TAPI wird automatisch geprüft, ob diese Schnittstellen auf Ihrem System verfügbar sind. Falls nicht, sind sie im Konfigurationsdialog auch nicht anwählbar. Um eine hier deaktivierte Schnittstelle konfigurieren zu können, müssen Sie diese zuerst installieren. Sie können auch direkt über Skype telefonieren. Voraussetzung ist ein gestartetes Skype mit Online-Status. 160

161 Konfiguration TAPI (Windows Telephony API) TAPI unterstützt sowohl das Wählen aus einem Telefonfeld heraus, als auch die Rufnummernerkennung. Voraussetzung ist mindestens ein installiertes TAPI Gerät im Betriebssystem, das ist üblicherweise ein Telefon, kann jedoch auch eine ISDN Karte mit TAPI Treibern sein. Installiert werden diese Geräte z.b. in Windows XP über Systemsteuerung > Telefon / Modemoptionen oder mit dem zum Modem / Telefon zugehörigen Treiber. Wähleinheit einrichten Wenn die Wähleinheit angesprochen werden kann, werden ein oder mehrere Fenster zur Konfiguration angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von der jeweiligen Wähleinheit ab und können daher nicht im Detail beschrieben werden. Bitte folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm und schlagen Sie bei Bedarf in der Dokumentation zu Ihrer Wähleinheit nach. Konfiguration im phone manager ändern Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle können Sie auch direkt im phone manager vornehmen. Wählen Sie im Menü Konfiguration die entsprechende Option: Wahlhilfe: Art der Wahleinheit auswählen (siehe oben). Wahlhilfeeinstellungen: Wähleinheit auswählen (siehe oben) und bestehende Einstellung ändern. Konfiguration der Telefonanlage Über Konfiguration > Telefonanlage im phone manager gelangen Sie in einen Dialog, in dem verschiedene, telefonanlagenspezifische Einstellungen getroffen werden können: Spezifische Anlagenkennung sofern notwendig. Kennung interner Nummern: Sie können internen Nummern ein Zeichen voranstellen, um diese explizit als interne Nummern zu kennzeichnen (z.b. "-"). 161

162 Telefonieren und Anrufliste Maximale Länge interner Nummern: Rufnummern, die maximal die angegebene Länge besitzen gelten als interne Nummern (damit wird z.b. keine 0 für die Amtsholung gewählt, wenn dies ansonsten notwendig wäre). Präfix für die Amtsholung sofern notwendig. Präfix für die interne Nummern sofern notwendig. Optionen für eingehende Anrufe: Interne Rufe unterdrücken oder durch Anlagenkennung ergänzen. Anlage übergibt bei externen Anrufen die Amtskennung. Anlage unterdrückt bei lokalen Anrufen die Ortsvorwahl. Protokollfunktion konfigurieren Sie haben die Möglichkeit, Anrufe automatisch protokollieren zu lassen. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 162

163 Funktionen des phone manager 8.2 Funktionen des phone manager Direkte Anwahl aus Feld heraus Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Telefonfeld und wählen "Telefonwahl". Es wird automatisch die von Ihnen in einem "Telefon"- oder "Mobiltelefon"-Feld hinterlegte Telefonnummer gewählt. Wählen über Anrufliste Der phone manager ermöglicht die Zusammenstellung einer Telefon-To-Do-Liste, also einer Übersicht von Datensätzen, die Sie demnächst anrufen wollen. Damit können Sie - beispielsweise bei besetzten Leitungen - in der Ansicht weiterarbeiten, ohne sich Ihren Gesprächspartner später neu heraussuchen zu müssen. Zudem werden in die Anrufliste alle eingehenden und ausgehenden Anrufe aufgenommen. Auch Anwahlversuche werden protokolliert. Um die Anrufliste zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Navigation oder wählen Ansichten > Anrufe. Hinweis: Eingehende Anrufe von Skype werden nicht erkannt, da Benutzername und Telefonnummer nicht übermittelt werden. Gesprächspartner anrufen Um einen Gesprächspartner aus der Anrufliste anzurufen, doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste oder wählen den Befehl "Anrufen" aus dem Kontextmenü. Automatisch wird die betreffende Nummer gewählt. Außerdem öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Möglichkeit haben, ein Gesprächsprotokoll anzulegen. Neben dem Namen des Gesprächspartners werden auch Anrufdauer, Datum und Uhrzeit sowie Ihre Notizen zum gegenwärtigen Anruf protokolliert. Über die "Pin"-Schaltfläche kann der Dialog immer im Vordergrund angezeigt werden. In welcher Form und in welches Feld die Daten übernommen werden, legen Sie im Autoprotokoll "Anruf" fest. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 163

164 Telefonieren und Anrufliste Informationen der Anrufliste 164 In der Spalte "I/O" erkennen Sie am Symbol, ob es sich um einen protokollierten eingehenden Anruf handelt oder um eine von Ihnen angewählte Nummer. Die Telefonnummer entspricht der Nummer des TELEFON Feldes, aus dem der Gesprächspartner in den phone manager übertragen wurde. In der Spalte "Info" werden identifizierende Informationen zum jeweiligen Gesprächspartner angezeigt. Welche Informationen hierzu verwendet werden sollen, können Sie in der Konfiguration selbst bestimmen. Als Status angezeigt werden die folgenden Varianten: bereit: die aktuelle Verbindung ist bereit zur Telefonwahl Abgebrochen: der Wählvorgang wurde abgebrochen, kann jedoch jederzeit erneut gestartet werden Verbindung hergestellt: die Nummer wurde erfolgreich angewählt. Der Eintrag kann aus der Liste entfernt oder für spätere Anrufe aufgehoben werden. Funktionen der Anrufliste Der phone manager erlaubt auch den direkten Sprung von einem Eintrag in der Telefonliste zum zugehörigen Datensatz in der Ansicht, um zum Beispiel Informationen zum Gesprächspartner nachzuschlagen oder eine Gesprächsnotiz anzulegen.

165 Funktionen des phone manager Sie können in der Telefonliste über die SHIFT-TASTE bzw. STRG-Taste auch mehrere Einträge selektieren. Über Wählen > Pause können Sie einen laufenden Wählvorgang jederzeit abbrechen. Der Eintrag erhält damit den Status "Abgebrochen!", er kann jedoch jederzeit erneut angewählt werden. Über Wählen > Nächster wird automatisch der Eintrag angewählt, der auf den aktuellen Eintrag folgt. Sie erhalten dann die Möglichkeit den aktuellen Eintrag entweder zu löschen (weil Sie den Anruf erledigt haben) oder ans Ende der Liste zu verschieben (weil er später noch einmal angerufen werden soll, z. B. weil gerade die Leitung besetzt ist). Über Bearbeiten > Eintrag verschieben können Sie den aktuellen Eintrag an das Ende der Telefonliste verschieben. Über Bearbeiten > Eintrag löschen können Sie den aktuellen Eintrag aus der Telefonliste löschen. Über Bearbeiten > Alle Einträge löschen können Sie alle Einträge aus der Telefonliste löschen. Über den Befehl Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln (Kontextmenü: "Im Datensatz suchen") können Sie direkt von einem Eintrag im phone manager zum zugehörigen Datensatz in der Ansicht springen. Dabei wird bei Bedarf die richtige Ansicht geöffnet. Ausdruck der Anrufliste Sie können die Anrufliste über Ausgabe > Anrufliste auf das Ausgabemedium Ihrer Wahl drucken (z.b. Drucker, Vorschau, PDF). Die Liste können Sie wie gewohnt über Konfiguration > Ausgabe Anrufliste im List & Label Designer konfigurieren. Manuell wählen Außer den in der Anrufliste enthaltenen Nummern können Sie auch beliebige andere Nummern quasi manuell anwählen. Rufen Sie den Befehl Wählen > Manuell auf und geben die gewünschte Nummer ein. Über den Button "Wählen" starten Sie den Wählvorgang. Anrufsimulation Über Extras > Anrufsimulation können Sie einen eingehenden Anruf simulieren, um die automatische Rufnummernerkennung (nachdem sie eingerichtet wurde) zu testen. Geben Sie hierzu eine Telefonnummer ohne jedes Trennzeichen ein. 165

166 Telefonieren und Anrufliste Telefonnummern in den phone manager übernehmen Es gibt zwei Möglichkeiten, Einträge aus einer Ansicht in den phone manager zu übernehmen, sowohl einzeln oder als Filter. Um einzelne Einträge zu übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das TELEFON Feld des betreffenden Eintrags in der Ansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Aufnehmen in phone manager". Um einen ganzen Filter in den phone manager zu übernehmen, bilden Sie zuerst den gewünschten Filter und wählen dann den Befehl Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen. Powerdialing Unter Powerdialing versteht man das "abtelefonieren" einer ganzen Liste von Gesprächen (in diesem Falle alle Gespräche in der Anrufliste). Im Unterschied zu einem Einzelanruf, bei dem Sie nur einen ausgewählten Anruf aus der Liste erledigen. Diese Funktion wird häufig für Marketingaktionen oder in Call-Centern benötigt. Um die Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst den gewünschten Filter für Ihre Zielgruppe erstellen und diesen in den phone manager übernehmen (Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen). Anschließend starten Sie die Anwahl des ersten Gesprächspartners über Wählen > Powerdialing. Alle Anrufe, die in der Anrufliste als "erfolgreich" markiert sind, werden zunächst an das Ende der Liste verschoben, sodass der erste noch zu erledigende Anruf an erster Stelle steht. Es öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der Anwahl über die Telefonliste; und Sie können hier wie gewohnt Bemerkungen zum aktuellen Anruf eingeben und diese dann in den Datensatz übernehmen. Ist das Gespräch beendet und möchten Sie den nächsten Gesprächspartner anrufen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster Anruf". Andernfalls können Sie über "Schließen" das Powerdialing beenden und - wenn gewünscht - zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Die Funktion wird automatisch beendet, wenn keine unerledigten Anrufe mehr in der Anrufliste vorhanden sind. 8.3 Rufnummernerkennung Der phone manager erlaubt es, bei einem eingehenden Anruf Datensätze anhand der Telefonnummer des Anrufers zu suchen. Bitte beachten Sie, dass die Rufnummernerkennung nur funktionieren kann, wenn der phone manager aktiv und die Rufnummernerkennung eingeschaltet ist. 166

167 Rufnummernerkennung Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren Wählen Sie im Projekt-Menü Konfiguration > Projekt und wählen Sie die Ansicht(en), für die die Rufnummernerkennung aktiviert werden soll. Die unter 1. angegebene Ansicht wird zeitlich vor der unter 2. genannten durchsucht. Wählen Sie im phone manager Konfiguration > Anruferkennung und aktivieren die Option "Erkennung eingehender Anrufe". 167

168 Telefonieren und Anrufliste In Abwesenheit eingehende Anrufe können in die Anrufliste aufgenommen und damit protokolliert werden. Voraussetzung ist die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers. Aufgezeichnet werden in diesem Fall die eingehende Rufnummer, das Datum und die Uhrzeit. Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen Erhalten Sie einen Anruf, zu dem die Rufnummer übermittelt wird, können Sie die Nummer in der aktuell geöffneten Datenbank suchen. Es werden alle Telefon- und Mobiltelefon-Felder der aktivierten Ansichten nach passenden Einträgen durchsucht. Dabei wird die Rufnummer unter Umständen auch reduziert, d.h. verkürzt, um Anrufe von einer anderen Nebenstelle korrekt zuzuordnen. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt. Wenn Sie die Option "Ohne Nachfrage suchen" deaktivieren, können Sie über einen Dialog entscheiden, ob die Nummer gesucht werden soll. Tipp: Durch Anlegen von Datenbank-Indizes für alle Telefonfelder, kann bei einer großen Datensatzanzahl die Suchgeschwindigkeit gesteigert werden. 8.4 SMS-Versand Sie haben die Möglichkeit, direkt aus einem Datensatz heraus SMS-Nachrichten zu versenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in ein Feld vom Typ "Mobiltelefon" und wählen Sie "SMS schicken" aus dem Kontextmenü. Im SMS-Dialog geben Sie die Nachricht ein und wählen "Senden". Im unteren Bereich des Dialogs wird angezeigt, wie viele Zeichen noch zur Verfügung stehen. Voraussetzung ist ein datenfähiger TAPI-Treiber. Diese Voraussetzung erfüllen z.b. Modems, aber auch einige ISDN-Anlagen. Im Zweifelsfall sollten Sie beim Hersteller Ihrer Telefonanlage nachfragen, ob auch Datenverbindungen über TAPI unterstützt werden. Konfiguration Wenn Sie noch keine Einstellungen getroffen haben sollten, können Sie auch eine der Voreinstellungen (für Modem- bzw. ISDN-Betrieb) wählen. Ein entsprechender Auswahldialog wird gestartet. Wählen Sie im phone manager Konfiguration > SMS-Versand. Im folgenden Dialog finden Sie eine Reihe von vorkonfigurierten Mobiltelefonprovidern. Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Eintrag anzulegen und nehmen Sie die Einstellungen vor. Providername: Name des Mobilfunkbetreibers 168

169 SMS-Versand Nummernprefix: Geben Sie durch Kommata getrennt alle die Vorwahlen ein, die für den angegebenen Betreiber reserviert sind (z.b. 0170, 0171, 0175 für das D1- Netz der Deutschen Telekom AG). SMSC-Nummer: Einwahlnummer in das Short Message Service Center des jeweiligen Anbieters. Diese Nummer können Sie sollte sie nicht schon vorkonfiguriert sein, vom Betreiber erfahren. Einige Mobilfunkbetreiber unterstützen die Angabe einer (numerischen!) Absenderkennung, d.h. Sie können eine Nummer angeben, die im Display des Empfängers als Absender erscheinen soll. Welches Protokoll (UCP/TAP) Ihr Mobilfunkanbieter verwendet, erfragen Sie bitte vom Betreiber direkt. Hinweis: combit kann für die Einwahlnummern keine Verantwortung, insbesondere bezüglich der Erreichbarkeit, übernehmen. Dafür sind ausschließlich die Mobilfunkbetreiber zuständig. Auch ist eine erfolgreiche Rückmeldung über den SMS-Versand keine Garantie, dass die Nachricht auch den Empfänger erreicht hat, sondern bedeutet lediglich, dass die Nachricht erfolgreich an das SMSC weitergeleitet wurde, so wie es für gewöhnlich auch beim Versenden von SMS-Nachrichten per Handy der Fall ist. SMS-Nachrichten im Netzwerk versenden Wenn Sie nur an einem Rechner in Ihrem Netzwerk ein Modem angeschlossen haben, so können Sie diesen auch als Server zum zentralen Versand von SMS-Nachrichten verwenden. Voraussetzung hierfür ist, dass sich beide Rechner, Client und Server, in der gleichen Workgroup befinden. Fragen Sie hier im Zweifelsfalle bei Ihrem Netzwerkadministrator nach. Klicken Sie am Client auf die Schaltfläche "Auswählen" um den Server auszuwählen. In diesem Falle sind die Angaben für die Provider belanglos, da die Konfiguration des Servers verwendet wird. Protokollierung des SMS-Versandes Es wird automatisch ein Protokoll über den jeweils letzten Anwahlversuch angelegt. Wenn Sie die SMS-Nachricht von Ihrem eigenen Rechner aus verschicken, können Sie das Protokoll über die Schaltfläche "Details" im Versendedialog einsehen. Die gleichen Informationen finden sich auch in der Datei "sms.log" im Benutzerunterverzeichnis des Senders. Bei Problemen mit dem Versand von SMS-Nachrichten sollten Sie zu erst nachsehen, ob Ihnen diese Informationen Aufschluss über eine mögliche Ursache liefern können. 169

170 9. Sie können direkt Einzel- s und Serien- s versenden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Formaten und Mail-Diensten. Für Serien- oder Standard- s können -vorlagen angelegt werden und neben der Protokollierung des - Versands kann die auch automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. 9.1 Voraussetzungen Die technischen Voraussetzungen für den -versand sind Abhängig vom Format, das Sie für die wählen. Sie haben die Wahl zwischen dem Text-Format und dem HTML- Format. Beim HTML-Format stehen Ihnen z.b. Formatierungen zur Verfügung. Für den Versand von s im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung: 170 Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten -programme (wie MS Exchange, Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise o.ä.). Die s werden dann über Ihr -programm versendet. Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelle bei Outlook 2000/XP/2003/2007. Dadurch können s über Outlook versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder bestätigen muss. SMTP: Beim Versand über SMTP werden die s nicht über ein -programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server. Für den Versand von s im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung: Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): (siehe oben) SMTP (siehe oben) Weitere Informationen zur Konfiguration der Mail-Dienste finden Sie unter "Mailversand konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein" senden Einzel- Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel- zu versenden: Aus Feldern vom Feldtyp " " kann über den Kontextmenüeintrag " senden" eine direkt über den MAPI-Mailclient versendet werden (z.b. Outlook) oder optional über eine -vorlage. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Beim Versand über -vorlagen kann der Versand der protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Beim direkten Versand über den MAPI-Standard-Client öffnet sich der Dialog Ihres -clients für eine neue und die im -feld enthaltene -

171 Arbeiten mit -vorlagen / Standard- s Adresse wird automatisch als Empfänger eingetragen. Der Versand dieser wird nicht protokolliert und die kann nicht automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Um den direkten Versand zu aktivieren, wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Mailversand und aktivieren die Option "Mail per Kontextmenü direkt über MAPI Mailclient". Weitere Informationen siehe Kapitel "Konfiguration Allgemein". Über Ausgabe > Einzel- wird die über eine -vorlage versendet. Dabei können Sie auf eine bestehende -vorlage zugreifen oder eine neue schreiben. Weitere Informationen zu -vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt. Der Versand dieser kann protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Serien- (Mailing) Um eine Serien- zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wird keine Selektion vorgenommen, wird die an alle Datensätze der Ansicht verschickt. Informationen zum Erstellen eines Filters finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen". Wählen Sie Ausgabe > Serien- . Der Dialog für eine neue öffnet sich. Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie über Datei > Öffnen eine bestehende - Vorlage. Weitere Informationen zu -vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt. Starten Sie das ing über Datei > Senden. Aus den angegebenen Empfängerfeldern wird die erste nicht leere Adresse herausgesucht und die s an Ihren Standard -client oder an den SMTP- Server übergeben. Datensätze, für die keine Adresse gefunden werden konnte, werden im Anschluss an den Sendevorgang aufgelistet. Der Versand dieser kann protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Für Serien- s kann vorgegeben werden, dass der Mailvorgang nach einer einstellbaren Anzahl versendeter s angehalten wird und erst nach der angegebenen Wartezeit fortgesetzt wird. Weitere Informationen siehe "Mailversand konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". 9.3 Arbeiten mit -vorlagen / Standard- s Für Serien- s oder immer wiederkehrende Standard- s bietet es sich an, im -editor vorab eine Vorlage für die zu erstellen. In einer -vorlage ist der gesamte Aufbau der , inkl. Betreff, Text, Feldvariablen, Formatierungen (HTML- s) und eventuellen Anlagen enthalten. Abgespeichert lassen 171

172 sie sich immer wieder verwenden. Diese Vorlagen funktionieren ähnlich wie die Dokumentvorlagen in Ihrer Textverarbeitung. Erstellen einer -vorlage Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl Konfiguration > Vorlage. Über Datei > Öffnen können Sie eine bestehende Vorlage öffnen, abändern, und über Datei > Speichern oder Speichern unter anschließend sichern. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: Formatwahl: Klicken Sie im Menü "Format" auf "Text" oder "HTML". Bei Wahl des HTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Beschreibung: Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein. Diese Beschreibung steht als Variable "Action.TemplateDescription" in Autoprotokollen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Absender: Hier können Sie bei SMTP-Versand eine Absenderadresse angeben. Dabei haben Sie auch Zugriff auf den Formel-Assistent um z.b. den jeweiligen Ansprechpartner des Kunden als -absender anzugeben. In der folgenden Auswahlliste stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: 172

173 Arbeiten mit -vorlagen / Standard- s Mehrere Empfänger in separaten s: Diese Option ist für den Versand von personalisierten Serien- s. Sie können unter "An" bis zu drei Felder angeben, die -adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresse enthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhalt geprüft und die an die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt. Datensätze, die keine -adresse enthalten, werden Ihnen nach dem Versand eines Mailings aufgelistet. Mehrere Empfänger in einer In diesem Fall werden alle Empfänger als "BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler. Geeignet beispielsweise für den Versand von Newslettern, wenn keine Personalisierung gewünscht ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne Ihr Haus, und die Zielgruppe ist für die Empfänger nicht ersichtlich. Ein fester Empfänger: Möchten Sie die -adresse nicht aus der Datenbank übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie diese Option. Anschließend tippen Sie die Adresse unter "An" ein. CC: Hier kann ein weiterer Empfänger angegeben werden. Dabei haben Sie auch Zugriff auf den Formel-Assistent um z.b. die -adresse des jeweiligen Sekretariats des Empfängers anzugeben. Betreff: Auch beim Betreff haben Sie Zugriff auf den Formel-Assistenten. -text: Wenn Sie beim -text mit Feldern und Funktionen arbeiten möchten (z.b. für die Briefanrede), steht Ihnen der Formel-Assistent über den Menüpunkt Einfügen > Felder zur Verfügung. Durch das Einfügen von Feldern können Sie Ihre Mailings persönlicher und damit ansprechender gestalten. Siehe auch "Formel-Editor verwenden" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". Beispiele: Briefanrede (mit Leerzeichenoptimierung bei "Sehr geehrte Damen und Herren"): «Rtrim$(SalutationLetter + " " + Name)», Absender je nach Benutzer: ««crm.user.firstname»» ««crm.user.lastname»» Anlagen hinzufügen: Über Einfügen > Anlage bzw. Rechtsklick in das Fenster "Datei" können Verweise auf Anlagen hinzugefügt werden. Da die Vorlage nur den verweis auf eine Datei enthält, muss diese Datei zum Zeitpunkt des Versands in dem angegebenen Pfad zu finden sein. Über den Kontextmenüeintrag "Neue Datei" können Sie eine beliebige Datei auswählen. Über den Eintrag "Formel" haben Sie Zugriff auf den Formel-Assistenten, somit können Anlagen z.b. in Abhängigkeit der Datensätze unterschiedlich ausfallen oder Anhänge durch Verwendung der crm-variable crm.project.path relativ zum Projektverzeichnis gespeichert werden.. 173

174 Über Doppelklick auf einen Eintrag können die Verweise bearbeitet werden. Über Löschen im Kontextmenü wird der Dateiverweis aus der Vorlage entfernt. Optionen einstellen (nur für Text- s) Über Konfiguration > einstellungen gelangen Sie in einen Dialog, in dem Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen: "Wandeln der Umlaute vor dem Versenden" ändert die häufig problematischen deutschen Umlaute. Aus "ä" wird "ae", aus "ü" wird "ue" etc. "Mailing wird vor dem Versenden verschlüsselt" verschlüsselt den Mail-Text vor dem Senden. Geben Sie nach der Aktivierung das gewünschte Passwort ein. Formatierungsmöglichkeiten einer HTML- Sofern Sie im Menü Format "HTML" aktiviert haben, stehen Ihnen für eine die folgenden Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Stil: Über den Menüpunkt Format > Stil stehen Ihnen verschiedene Formatvorlagen zur Verfügung. Dabei handelt es sich z.b. um voreingestellte Überschriften oder Absätze. Zeichen: Wählen Sie Format > Zeichen, erhalten Sie ein Menü zur Auswahl, über das Sie neben der Schriftart auch festlegen können, ob die Schrift bspw. fett und kursiv sein soll, links-/rechtsbündig oder zentriert. Desweiteren können Sie hierüber auch Aufzählungszeichen in Ihre einfügen oder den Einzug verändern. Hintergrund: Mit Format > Hintergrund kann für eine HTML- eine explizite Hintergrundfarbe eingestellt werden. Tabelle einfügen: Wählen Sie Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle, um eine solche in Ihren -text einzufügen. Über den dann folgenden Dialog können Sie definieren, aus wieviel Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll sowie deren farbliche Gestaltung. Nach Erstellen einer Tabelle stehen unter Einfügen > Tabelle weitere Optionen zur Verfügung, über die bspw. noch Zeilen/Spalten angehängt, oder auch verknüpft sowie gelöscht werden können. Bild einfügen: Um in die ein Bild einzubinden (z.b. eine eingescannte Unterschrift oder das Firmenlogo) wählen Sie Einfügen > Grafik. Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Datei auswählen. In das Feld "Bildherkunft" kann auch direkt ein Feldname eingegeben werden, z.b. ««crm.project.company.logo»» für das Firmenlogo aus den Firmenstammdaten oder ««crm.user.signature»» für die Unterschrift des jeweiligen Benutzers aus der Benutzerverwaltung. Die Grafikdatei muss zum Zeitpunkt des Versendens verfügbar sein, sie wird erst zu diesem Zeitpunkt in die eingefügt. 174

175 Automatische Ablage Hyperlink einfügen: Um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie Einfügen > Hyperlink. Im folgenden Dialog können Sie den Link definieren und den gewünschten Typ festlegen, z.b. Import einer HTML-Datei in die Vorlage Haben Sie bereits in einem anderen Editor eine HTML- formatiert, ist es nicht notwendig, die erneut zu editieren. Über Datei > Importieren können Sie eine bereits bestehende HTML-Datei in die -vorlage bzw. den Editor einfügen. Tipp für Experten: Die Mailvorlage ist eine Textdatei, in welcher HTML direkt per Editor kodiert werden könnte. 9.4 Automatische Ablage Sie haben die Möglichkeit, die s nach dem Versand automatisch in die Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Die abgelegten s können jederzeit geöffnet werden und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller versendeten s. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten" Autopilot Der Autopilot kann einen Workflow starten, der durch eine mit einer bestimmten Betreff-Zeile angestoßen wird. 175

176 Der Autopilot lässt sich im Infobereich der Taskleiste minimieren und überprüft zyklisch ein angegebenes -konto (POP3, MAPI, Extended MAPI) auf neue Nachrichten. Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wird ein für diesen Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die abzuarbeiten. Im Script stehen bereits alle benötigten Objekte, wie das aktuelle Projekt und die aktuelle , zur Verfügung. Damit können z.b. Internet-/ -Anfragen automatisch ausgewertet und mit Datensätzen abgeglichen oder Eintragungen in Datensätze vorgenommen werden. Sofern kein zugehöriger Datensatz gefunden wird, kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Autopilot starten Starten Sie den Autopilot über die Programmgruppe im Windows- Startmenü. Über das Menü "Aktion" oder die entsprechenden Schaltflächen kann die Überprüfung gestartet, beendet und über "Pause" angehalten werden. Das Programmfenster gibt dabei Auskunft über die Statistik (Bearbeitete, gelöschte und weitergeleitete s), den Bearbeitungsstatus (Nächster Durchlauf, Start) und die Script-Ausgaben. In der Statusleiste ist der aktuelle Status erkennbar. Autopilot Einstellungen Die Einstellungen erreichen Sie über Konfiguration > Einstellungen. Allgemein Definieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen. 176

177 Autopilot Programmstart: Definieren Sie hier den Verbindungsstatus bei Programmstart (Gestartet, Nicht gestartet, Angehalten) und ob der Autopilot mit Windows gestartet werden soll. Scan-Eigenschaften: Definieren Sie hier die Wartezeit in Minuten für die erneute Überprüfung des -kontos auf neue Nachrichten. Protokollierung: Geben Sie den Pfad zu einer Protokolldatei an, wenn Sie die Protokollierung der Aktivitäten aktivieren. Mail-Dienst Wählen Sie hier den Mail-Dienst aus (POP3/SMTP, MAPI, Extended MAPI), dessen - Konto auf neue Nachrichten durchsucht werden soll. Bei Verwendung von MAPI und Extended MAPI können Sie dann die Anmeldedaten des zu verwendenden Profils angeben (Profilname, Passwort). Zudem definieren Sie, ob alle Nachrichten im Postfach oder nur die ungelesenen Nachrichten durchsucht werden sollen. Bei Verwendung von POP3/SMTP geben Sie über "Konfigurieren" die Benutzer-Daten (Benutzername, Passwort) und Server-Daten (URL oder IP-Adresse des POP3- und SMTP-Servers) an. Meist können Sie diese Daten aus dem entsprechenden Konfigurationsdialog Ihres -programms übernehmen. Bei POP3/SMTP werden immer alle Nachrichten im Postfach durchsucht. Wenn dies nicht gewollt ist, muß über ein Script eine Weiterleitung in ein anderes Postfach und das Löschen der realisiert werden. Betreff Definieren Sie hier, nach welchem -betreff der Autopilot im Postfach suchen soll. Für jeden Betreff kann eine -weiterleitung und eine Script-Datei definiert werden. Über die Checkbox kann die Suche nach dem jeweiligen -betreff aktiviert werden. Über die Schaltfläche "Neu" kann die Betreffsuche konfiguriert werden: Geben Sie den -betreff an, nach dem der Autopilot im Postfach suchen soll. Unter Modus stehen dabei für die Suche verschiedene Mechanismen zur Verfügung: Identisch: Der Betreff der muss exakt mit dem Eintrag übereinstimmen. Groß/Kleinschreibung wird ignoriert. Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", müssen Sie das Betreff-Suchmuster "AW: Newsletter Nr. 5" definieren, damit der Betreff erkannt wird. 177

178 Wildcard: Sie können bei der Definition des -betreffs die Wildcards "*" (beliebig viele Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) verwenden. Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", können Sie z.b. das Betreff-Suchmuster "*Newsletter*" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Regulärer Ausdruck: Die Erkennung erfolgt durch eine Textanalyse des - Betreffs mit Hilfe von regulären Ausdrücken. Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", können Sie z.b. das Betreff-Suchmuster "(AW) (Re)\: Newsletter Nummer [0-9]+" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Bei diesem Suchmuster findet er z.b. auch "AW: Newsletter Nummer 1", "Aw: Newsletter Nummer 1", "AW: Newsletter Nummer 25", "Re: Newsletter Nummer 1" Definieren Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine mit dem oben angegebenen Betreff gefunden wird. Wählen Sie das Script aus, das ausgeführt werden soll. Im Feld "Weiterleiten an" kann eine -adresse angegeben werden, an die die nach Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weiterleitung wird im Script initiert. Über die Option " als gelesen markieren" kann bei Simple MAPI und Extended MAPI verhindert werden, dass die bearbeiteten s als gelesen markiert 178

179 Autopilot Script-Objekte werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Script alle s bearbeitet. Beim Start des Scripts wird bereits ein -objekt zur Verfügung gestellt, mit denen auf die jeweilige zugegriffen werden kann. Somit ist es möglich, die -nachricht auszuwerten. Weitere Informationen finden Sie in der mitgelieferten OLE-Dokumentation. Optional definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" weitere Anwendungen, die in den Scripten als Objekte zur Verfügung stehen sollen (z.b. combit Relationship Manager). Über die Checkbox kann das Objekt aktiviert werden. Damit wäre es möglich auf den crm zuzugreifen, um z.b. einen neuen Datensatz anzulegen oder Feldinhalte zu ergänzen. Bei Auswahl von "andere Anwendung" kann der Typ (ProgID) definiert werden. Die hier definierten Script-Objekte dienen in erster Linie dem Performance-Gewinn bei der Bearbeitung von mehreren -nachrichten, da das definierte Objekt lediglich einmal angelegt und bei jedem Scriptaufruf übergeben wird. Beim Typ combit Relationship Manager und address manager steht Ihnen jeweils das Applikations-Objekt zur Verfügung. Das mitgelieferten Beispielscript "Autopilot.vbs" fügt in der Beispiel-Solution eine vom Autopiloten erkannte als Datei im Dokumentencontainer der Ansicht "Personen" als eml-datei hinzu. Verschlüsselung Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem empfangene s entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass Sie Adress-Informationen über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen dabei verschlüsselt haben. Weitere Informationen finden Sie unter "Optionen einstellen (nur für Text- s)" in diesem Kapitel. 179

180 Ausgabe von Daten 10. Ausgabe von Daten Bei der Ausgabe von Daten haben Sie verschiedene Möglichkeiten: 180 Einzelübernahme der Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.b. Word). Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern können. Weitere Informationen siehe Kapitel "Einzelübernahme in andere Programme". Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Einzelübernahme in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Ausgabe über Druckvorlagen. Dafür werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$()). Die Ausgabe kann auf dem Drucker, aber auch in anderen Formaten wie z.b. PDF, Excel, RTF, HTML erfolgen. Auch eine Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSI- NESS ist möglich. Weitere Informationen siehe Kapitel "Ausgabe mit Druckvorlagen". Sofern Sie Serienbriefe über die Textverarbeitung (z.b. Word) erstellen möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken". Die direkte Ausgabe über Druckvorlagen geht jedoch in der Regel schneller. Sofern Sie die Daten zur Weiterverarbeitung in eine andere Anwendung exportieren möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Import, Export und Abgleich". Über die Statistikfunktion können Sie Feldinhalte statistisch auswerten. Weitere Informationen siehe Kapitel "Statistikfunktionen" Einzelübernahme in andere Programme Sie können die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes über die Einzelübernahme mit Hilfe einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z. B. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern und anpassen können. In der Übernahmemaske legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf welche Weise in welches Zielprogramm (z.b. Word, Excel, Zwischenablage) übertragen werden sollen.

181 Ausgabe mit Druckvorlagen Dabei ist es auch möglich, festen Text (z.b. Absender), Formatierungen, Formatvorlagen, Bedingungen und Funktionen zu übergeben. Das Zielprogramm wird automatisch gestartet. Übernahmemaske Dokument Aktueller Datensatz Feldinhalte Informationen zur Konfiguration von Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". Sofern Sie bereits eine Übernahmemasken eingerichtet haben, können Sie diese folgendermaßen ausführen: Wählen Sie Ausgabe > Einzelübernahme oder Ausgabe > Einzelbrief > Textverarbeitung oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um den aktuellen Datensatz zu übernehmen (z.b. nach Word, Excel oder in die Zwischenablage). Der aktuelle Datensatz wird, wie in der Übernahmemaske festgelegt, an der Position der Einfügemarke oder an spezifischen Textmarken in der Zielanwendung eingefügt. Sofern die Zielanwendung bereits geöffnet ist, werden die Daten in das momentan aktive Dokument eingefügt. Ansonsten wird ein neues Dokument geöffnet. Sofern in der Übernahmemaske eine Dokumentvorlage festgelegt ist, werden die Daten in diese Vorlage eingefügt. Es wird jeweils die gerade aktive Übernahmemaske ausgeführt. Eine Übernahmemaske aktivieren Sie über Konfiguration > Übernahmemaske > Auswählen. Standardmäßig finden Sie die Übernahmemasken (Dateiendung *.xfx) im Projektverzeichnis im Ordner "Übernahmemasken". Die aktivierte Übernahmemaske bleibt solange aktiv, bis Sie eine andere Übernahmemaske auswählen. Der Aufwand für eine einzelne Übernahme reduziert sich damit auf einen Mausklick. Übernahmemasken können auch über eine selbst definierte Schaltfläche ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" Im Kapitel "Konfiguration Ansichten" Ausgabe mit Druckvorlagen Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Informationen zur Konfiguration von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen anpassen" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". 181

182 Ausgabe von Daten Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$). Es wird dabei stets zwischen Einzeldruck und Seriendruck unterschieden. Beim Einzeldruck (z.b. Standardbrief) werden stets die Daten des aktuellen Datensatzes ausgegeben. Beim Seriendruck (z.b. Adressliste) werden die Daten der aktuell im Filter vorhandenen Datensätze ausgegeben. Daher sollten Sie die Datensätze vor dem Seriendruck filtern, da die Ausgabe sonst für alle Datensätze der geöffneten Ansicht erfolgt. Nachfolgend wird meistens nur auf den Seriendruck eingegangen, der Einzeldruck hat die gleiche Funktionsweise. Hinweis: Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht jedoch in der Regel schneller. Komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich im crm einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten. Ausgabe von Etiketten Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Etiketten können Sie die aktuelle Adresse auf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausdrucken (Briefumschläge behandeln Sie wie ein großes Etikett). Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Etikett Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett (Dateiendung *.lbl). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen") und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker. Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Etiketten können Sie Etiketten für alle Datensätze im aktuellen Filter Etiketten ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden für sämtliche Datensätze Etiketten gedruckt. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Etiketten. Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. 182

183 Ausgabe mit Druckvorlagen Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen") und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker. Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Listen und Reports Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Liste können Sie einen Report für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.b. Ausdruck von Firmeninformationen inkl. aller Ansprechpartner oder Ausdruck von Personeninformationen inkl. aller Kontakteinträge). Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Liste Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste (Dateiendung *.lst). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Liste können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.b. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner oder Beschwerdeliste). Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Liste Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Karteikarten Auf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen von Datensätzen ausgegeben (z.b. Personeninformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag). Dies ist beispielsweise für den Außendienst hilfreich, der hiermit stets alle relevanten Kundeninformationen zur Verfügung hat. Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Karteikarte Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten können Sie für alle Datensätze im aktuellen Filter eine Karteikarte ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle 183

184 Ausgabe von Daten Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Der direkte Druck eignet sich daher besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe und Serienbriefe, da bei dieser Ausgabe der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$). Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten. Weitere Informationen finden sie im Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken". Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzelbrief > Direkt können Sie einen Standardbrief für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.b. Produktinfo, Kataloganfrage). Wählen Sie Ausgabe > Einzelbrief > Direkt Wählen Sie die Druckvorlage für den Einzelbrief (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > Direkt können Sie für alle Datensätze im aktuellen Filter einen Serienbrief ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Direkt Wählen Sie die Druckvorlage für den Serienbrief. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe - Einstellungen"). 184

185 Ausgabe mit Druckvorlagen Klicken Sie "Starten". Ausgabe - Einstellungen Sofern Sie über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck eine Druckvorlage auswählen, wird generell der Dialog für die Ausgabe-Einstellungen angezeigt. Sie haben hier verschiedene Einstellungsmöglichkeiten: In der Rubrik "Ausgabemedium" können Sie über die Schaltfläche "Ändern" die Druckereinstellungen ändern. Wenn Sie im Seitenlayout mehrere Bereiche definiert haben, können Sie hier die Druckereinstellungen der jeweiligen Bereiche ändern. Unter "Kopien" geben Sie die jeweilige Anzahl der Exemplare an. 185

186 Ausgabe von Daten 186 Unter "Ausgabe auf" wählen Sie das Ausgabeformat (z.b. Vorschau, Drucker, Excel). Beachten Sie bei diversen Formaten die Einstellungsmöglichkeiten, die Sie über die Schaltfläche "Optionen" erreichen. Beim Excel-Format kann z.b. über die Option "Ausschließlich Datenexport aus Tabellenobjekten" die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl verringert werden. Über die Option "Vorschau" haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe nicht sofort auf den Drucker zu schicken, sondern zuerst am Bildschirm in der Echtdatenvorschau anzeigen zu lassen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis überprüfen. Über die Option "Einstellungen permanent speichern" kann die Druckerauswahl und das Ausgabeformat zum Standard für diese Druckvorlage festgelegt werden. Über "Anfangsseite" legen Sie fest, mit welcher Seite der Druck beginnen soll. Unter "Kopien" geben Sie die Anzahl der Exemplare an (nur verfügbar bei einem einzelnen Layoutbereich). Über die Option "Seiten" können Sie dabei auch einen bestimmten Seitenbereich für den Druck einstellen, ggf. durch Komma getrennt (z.b. 1, 3-4, 10-). Starten Sie den Druck über die Schaltfläche "Starten". Bei Etiketten haben Sie noch eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit "Anfangsposition". Über die Schaltfläche "Wählen" bestimmen Sie die Anfangsposition des Druckes auf der ersten Seite der Etikettenbögen, damit auch angefangene Blätter weiterverwendet werden können. Die ausgewählte Anfangsposition wird im Feld "Anfangsposition" angezeigt. Drucken mit der Vorschau Alle Druckausgaben können mit Echtdaten in einem Vorschau-Fenster auf dem Bildschirm angesehen werden. Auf diese Weise können Sie das Layout eines Druckes überprüfen, ohne dafür Papier verschwenden zu müssen. Die Ausgabe am Bildschirm erfolgt detailgetreu (WYSIWYG) genau so, wie sie auch beim echten Druck erfolgen würde. Sie können nach erfolgter Layoutkontrolle den eigentlichen Druck direkt aus der Vorschau starten, ohne den Druckbefehl nochmals aufrufen zu müssen.

187 Ausgabe mit Druckvorlagen Nach Auswahl der Druckvorlage wählen Sie im Druck-Dialog unter "Ausgabe auf" die Option "Vorschau". Im Vorschaufenster werden die einzelnen Druckseiten mit den Echtdaten dargestellt. Die nicht bedruckbaren Ränder einer Seite werden dabei schraffiert angezeigt. An der linken Seite des Vorschaufensters befinden sich die einzelnen Druckseiten noch mal verkleinert. Das erlaubt eine sehr schnelle, direkte Navigation durch das Dokument durch Anklicken. Die in den Druckoptionen angegebene "Kopienanzahl" wird in der Vorschau nicht berücksichtigt, diese wird erst beim tatsächlichen Druck relevant. 187

188 Ausgabe von Daten Das Vorschaufenster enthält eine Werkzeugleiste, über die die verschiedenen Funktionen der Vorschau gesteuert werden. Die Auswahl der aktuellen Seite können Sie über die Pfeiltasten oder die Auswahlliste steuern. Die Zoom-Auswahlliste, die Lupen sowie das 1:1 Tool stellen verschiedene Zoomstufen dar, mit denen Sie auch feine Details im Ausdruck erkennbar machen können. Daneben können Sie Details auch stufenlos zoomen, indem Sie im Vorschaufenster mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über den Bereich ziehen, den Sie vergrößern möchten. Über die Druck-Schaltflächen können Sie die in der Vorschau aktuell angezeigte Druckseite einzeln oder komplett wie in der Vorschau angezeigt ausdrucken (Kopien werden in der Vorschau nicht berücksichtigt). Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Druck-Schaltfläche klicken, wird zunächst der Druckerauswahldialog angezeigt. Über Senden an kann die aktuelle Vorschaudatei (Dateiendung.LL) per an andere Personen verschickt werden. Diese können die Vorschau betrachten, drucken oder ebenfalls verschicken. So kann eine Vorschaudatei in einer Arbeitsgruppe herumgereicht werden, ohne sie auf Papier drucken zu müssen. Über Beenden der Vorschau können Sie das Vorschaufenster verlassen und in Ihre Anwendung zurückkehren Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel,...) Druckausgaben können auch in andere Dateiformate ausgegeben werden. Wählen Sie dazu im Dialog der Ausgabe-Einstellungen das entsprechende Ausgabemedium. Bitte beachten Sie, dass - formatbedingt - das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann, da es bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt. Wenn Sie ein anderes Format als Drucker oder Vorschau gewählt haben, wählen Sie im folgenden Dialog "Speichern unter" den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an. Über die Option "Nach dem Export die mit der Datei verknüpfte Anwendung starten" können Sie die Datei nach der Erstellung direkt im entsprechenden Programm (z.b. Excel) öffnen. Über die Option "Erzeugte Dateien per Mail verschicken" können Sie die Datei direkt per Mail versenden. Über die Option "Erzeugte Dateien digital signieren" können Sie die Datei digital signieren. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Dokumente digital signieren". 188

189 Ausgabe mit Druckvorlagen Ausgabe als HTML/MHTML Seiten Im Druckoptionendialog stehen für das HTML-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, z.b. ob die Spaltenbreiten des Layout-Grids durch das Export-Modul prozentual (bezogen auf die aktuelle Browser-Fenstergröße) oder absolut (in Pixel) erfolgen soll. Eine absolute Anordnung hat den Vorteil einer optisch genaueren Umsetzung des Designer-Layouts in HTML, was bei prozentualem Layout nicht immer möglich ist. Eine prozentuale Anordnung hat den Vorteil, dass das Ergebnis hinterher von Browsern in der Regel besser ausdruckbar ist, da hier der Browser den Inhalt in der Größe anpassen kann, um seine eigenen Kopf-/Fußzeilen u.ä. zu drucken, was bei einem absolutem Layout nicht möglich ist und woraus oftmals mehrere ungewollte Seiten resultieren. Da jede unterschiedliche X- bzw. Y-Koordinate eine neue Spalte bzw. Zeile im Layout-Grid bewirkt, sollte man im List & Label Designer darauf achten, die Objekte möglichst an gleichen Kanten auszurichten. Dies resultiert dann zum einen in einem weniger komplexen (und damit auch vom Browser schneller darstellbaren) Layout-Grid, zum anderen (insbesondere bei der prozentualen Spaltenanordnung) verhindert es ggf. eine unvorhergesehene horizontale Anordnung von Objekten, da sich kleine Lücken zwischen Objekten prozentual unterschiedlich stark niederschlagen können (im Gegensatz zu absolutem, pixelgenauem Layout). Ausgabe als PDF Das PDF-Exportmodul erzeugt Dokumente im Portable Document Format. Dieses Format kann plattformunabhängig mit dem frei verfügbaren Adobe Reader angezeigt werden. Im Druckoptionendialog stehen für das PDF- Format diverse Einstellungsmöglichkeiten 189

190 Ausgabe von Daten zur Verfügung: Dokumentinformationen, JPEG-Generierung, Auflösung- und Blätter- Optionen usw. Ausgabe als RTF-Datei Das RTF Export-Modul erzeugt Dokumente im Rich Text Format nach der Spezifikation Version 1.5 von Microsoft. Die Export-Ergebnisse wurden in erster Linie für Word 97/2000 sowie Lotus Word Pro optimiert. Die Ergebnisse werden jedoch häufig von Textverarbeitung zu Textverarbeitung gewisse Unterschiede aufweisen. Ausgabe als Excel-Datei Das Excel-Ausgabemodul erzeugt Dokumente im Microsoft Excel Format. Im Druckoptionendialog stehen für das Excel-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl zu verringern aktivieren Sie auf der Registerkarte "Ausgabe" die Option "Ausschließlich Datenexport aus Tabellenobjekten". 190

191 Ausgabe mit Druckvorlagen Dokumente digital signieren Viele konventionelle Abläufe erfordern von Gesetzes wegen die Schriftform sowie eine eigenhändige Unterschrift, beispielsweise bei der beweiskräftigen Dokumentation von Willenserklärungen oder für elektronisch übermittelte Rechnungen, wenn sie gemäß dem UStG zum Vorsteuerabzug herangezogen werden dürfen. Die Digitale Signatur kann außerdem bei Angebotserstellungen und -abgaben, Verträgen aller Art, abrechnungsrelevante Sales-Reports oder bei sonstigem Austausch von sensiblen Informationen zum Einsatz kommen. Um Dokumente signieren zu können, benötigen Sie eine Signiersoftware. Die unterstützten Produkte finden Sie unter "Systemvoraussetzungen" im Kapitel "Vorbereitung und Installation". Installieren Sie die Signatursoftware und konfigurieren Sie die Schnittstelle zwischen Signatursoftware und dem crm. 191

192 Ausgabe von Daten Wählen Sie im crm über Ausgabe > Einzelbrief/Serienbrief > direkt oder Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck > Etikett/Karteikarte/Liste die gewünschte Druckvorlage aus. Über die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bei der Ausgabe können Sie das Ausgabeformat festlegen. Zum digitalen Signieren eignet sich besonders das PDF- Format (möglich sind auch das TIFF- und TXT-Format). Wählen Sie im folgenden "Speichern unter"-dialog den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an. Im gleichen Dialogfenster aktivieren Sie die Option "Erzeugte Dateien digital signieren" und klicken dann auf Speichern. Das Dokument wird erstellt und gleichzeitig von der Signatursoftware digital signiert. Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das Frankieren von Briefsendungen direkt über den crm. Etiketten, Umschläge, Briefe oder Postkarten können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden. Voraussetzung: 192 STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation. In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt sein.

193 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt werden soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die Druckereinstellungen zu verändern. Weitere Informationen finden sie unter "Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSI- NESS" im Kapitel "Konfiguration Allgemein" Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Weitere Informationen zum direkten Druck finden sie im Kapitel "Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief". Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten. Alle Datensätze Ausgewählte Datensätze Datenquelle (mit Empfängern) Serienbrief Ansicht Filter Ausgabe > Serienbrief > Textverarbeitung Haupt- Dokument Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten, unterscheidet man zwischen dem Hauptdokument, d.h. dem eigentlichen Brieftext, und der Datenquelle, d.h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben den Serienbrief. In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweils automatisch in das Hauptdokument eingesetzt. 193

194 Ausgabe von Daten Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellung können Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in Ihrer Textverarbeitung lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist der Serienbrief. Um eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie einen Filter mit den zu druckenden Datensätzen. Wählen Sie Ausgabe > Serienbrief > Textverarbeitung Im Export-Assistenten wählen Sie ein bestehendes Export-Format aus oder erstellen ein neues Exportformat (z.b. im Format Word). Wenn Sie das Exportformat bearbeiten oder neu erstellen möchten, wählen Sie "Weiter" Wenn Sie eine vorhandene Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie "Ausführen". Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, können Sie das Exportformat nun anpassen. Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung als Seriendruckfelder zur Verfügung. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Exportvorlagen finden Sie unter "Export von Datensätzen" im Kapitel "Import, Export und Abgleich". Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für die Datenquelle an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. Wenn Sie in Ihrer Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden wollen, müssen Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben. Daher ist es wichtig, sich diese Informationen zu merken. Die Datenquelle wird z.b. als Datei mit der Endung *.doc erstellt. Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z.b. Word) und erstellen Sie den Serienbrief. Wählen Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datei (z.b. Adressen.doc). Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Dokument ein. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen beim Anfertigen von Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation des Textverarbeitungsprogramms Statistikfunktionen Mit den Statistikfunktionen können Sie die Feldinhalte statistisch auswerten. Lassen Sie sich für Zeichen- und numerische Felder auszählen, welche Inhalte wie häufig vorkommen. Bei Zeichenfeldern können dabei auch Kombinationen aus zwei Feldern berücksichtigt werden. Statistik anzeigen Wählen Sie Ausgabe > Statistik um die Statistik-Bibliothek zu öffnen. 194

195 Statistikfunktionen In diesem Dialog können statistische Auswertungen benutzerspezifisch oder für alle Benutzer projektweit gespeichert werden. Selektieren Sie die gewünschte Statistik. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen". Sie erhalten das Ergebnis als Tabelle und in Form des gewünschten Charts. Bei Auswahl der Druckoption wird automatisch die Vorschau in List & Label gestartet, von wo aus Sie die Ausgabe auf einen Drucker starten können oder auch den Versand per . Ist bei der Statistik eine Druckvorlage ausgewählt, erfolgt die Darstellung gemäß dieser Vorlage. Statistik erstellen Wenn Sie eine neue statistische Auswertung anlegen möchten wählen Sie die Schaltfläche "Neu". Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob die gespeicherte Statistik allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Im folgenden Charting-Dialog legen Sie nun die Bedingungen für den Statistiklauf fest, wie zum Beispiel die Datenquelle (also das gewünschte Feld), die Berechnungs- 195

196 Ausgabe von Daten art oder auch die Form der Darstellung. Sobald Sie die Daten angegeben haben, erhalten Sie bereits eine Vorschau auf das Ergebnis, bzw. die Darstellung. Hinweis: Mehr Informationen zum Erstellen eines Charts finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". Nach Bestätigung der angegebenen Bedingungen klicken Sie auf OK, woraufhin die Statistik-Vorlage in die Liste der statistischen Auswertungen aufgenommen wird. Eine einmal abgespeicherte Statistik können Sie nun jederzeit über diese Liste wieder aufrufen, oder bei Bedarf verändern. Im Feld "Statistik" können Sie eine Bezeichnung vergeben. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie die Einstellungen der Statistik bearbeiten. Im Feld "Druckvorlage" können Sie eine Druckvorlage für die Statistik definieren. Über die Schaltflächen können Sie diese auch direkt erstellen, auswählen und bearbeiten. 196

197 Visualisierung von Daten Im Feld "Beschreibung" können Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinterlegen Visualisierung von Daten Bei Einsatz von Microsoft MapPoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Datensätze auf einer Landkarte zu visualisieren, z.b. Jahresumsätze nach PLZ-Gebiet. Sie können dabei den Inhalt eines Datenbankfeldes an MapPoint übergeben. Wählen Sie über Konfiguration > Telefonverzeichnis/Routenplaner auf der Registerkarte "Routenplaner" als Routenplaner "Microsoft MapPoint". Weitere Informationen zum Routenplaner finden Sie unter "Routenplanung". Auf der Registerkarte "Felder" verknüpfen Sie das Feld "Zusatz" mit dem Datenfeld, dass Sie visualisieren möchten (z.b. mit dem Umsatzfeld). Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt. Wenn Sie kein Feld auswählen werden die Datensätze gezählt (Feldinhalt "1"). Erstellen Sie einen Filter über alle Datensätze die visualisiert werden sollen und wählen Sie Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen. Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung. Im Dialog "Routenplanung" wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" um die Wegpunkte an Microsoft MapPoint zu übergeben. In Microsoft MapPoint können Sie die Darstellung der Daten über Daten > Datenzuordnungs-Assistent anpassen. Weitere Informationen finden Sie in der MapPoint- Dokumentation. 197

198 Telefax 11. Telefax 11.1 Allgemein Sie haben die Möglichkeit, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt aus dem Programm zu versenden. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladene Datensatz. Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Filter als Basis verwendet. Hinweis: Voraussetzung zum Faxen ist, dass ein Faxprogramm installiert ist. Unter Windows steht die Fax-Konsole zur Verfügung, die alle nötigen Funktionen zum Senden und Empfangen von Faxen anbietet. Unter Vista (Vista Home enthält das Fax- Paket nicht) ruft man "Start > Alle Programme > Windows Fax und Scan" auf, XP- Anwender finden unter "Start > Systemsteuerung > Drucker und Faxgeräte" am linken Rand den Eintrag "Fax installieren". Zu beiden Konsolen gehört ein Druckertreiber zum Faxen direkt aus einer Anwendung heraus. Alternativ können Sie sich auch für ein separates Faxprogramm entscheiden, z.b. Tobit David Direktes Faxen über Druckvorlagen Beim direkten Faxen erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage. Druckvorlagen bieten sich besonders für Standard-Einzelfax und Serienfax an. Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt. Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen die gewünschte Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgabe > Serienbrief > Direkt. Faxvorlage für den Windows Faxtreiber Wenn das Fax über den Windows Faxtreiber versendet werden soll, müssen die Faxparameter in den Projekteigenschaften angegeben werden. Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage für den Windows Faxtreiber wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "Personen - Windows Faxvorlage.crd". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. In den Projekteigenschaften geben Sie in der Zeile "Empfängername" und "Empfängerfaxnummer" die jeweiligen Feldvariablen an. An die Empfängerfaxnummer wird das Fax versendet. Die Projekteigenschaften werden im Toolfenster "Eigenschaften" angezeigt, wenn kein Objekt im Arbeitbereich selektiert ist. 198

199 Direktes Faxen über Druckvorlagen Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber Wenn das Fax über den David Faxtreiber versendet werden soll, übergeben Sie die Faxnummer und andere Feldinformationen über sogenannte DvISE Befehle an den David Client. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind. Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "Personen - Serienfax-Vorlage David Tobit". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Platzieren Sie ein Textobjekt, in das Sie den DvISE Befehl direkt eingeben. Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David Dokumentation. Hinweis: Es gibt noch weitere Möglichkeiten des Faxversands, wie etwa mit Titelmakros (Makroanweisungen, die auf bestimmte Fenstertitel wie den eines Faxprogramms reagieren) oder Scripten. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Support-Bereich auf 199

200 Import, Export und Abgleich 12. Import, Export und Abgleich Mit diesen Funktionen können Sie Daten bzw. Datenbestände importieren, in andere Programme exportieren oder einen Abgleich durchführen. Um Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte zu erleichtern, steht Ihnen jeweils ein Assistent zur Verfügung der Sie auch bei komplexen Feldzuordnungen unterstützt. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Import von Daten, z.b. aus anderen Anwendungen, Datenbanken, Textdateien, Excel- Dateien usw. Die Daten werden über eine von Ihnen definierte Feldzuordnung als neue Datensätze importiert und zu den vorhandenen Datensätzen hinzugefügt Export von Daten, z.b. Daten an andere Anwendungen oder PDAs übergeben, Excel- Datei erstellen, Serienbriefdatenquelle erstellen usw. Abgleich von Daten, dabei wird im Gegensatz zum Import für jeden Datensatz ein möglicherweise schon bestehender Datensatz gesucht und gegebenenfalls abgeglichen oder (wenn der Datensatz noch nicht besteht) dieser importiert. Dies ermöglicht Ihnen z.b. die Datensynchronisation für Außendienstmitarbeiter oder zwischen Filialen. Es werden verschieden Formen des Abgleichs beschrieben: Abgleich der Datenbank direkt über den Replikations-Mechanismus des Datenbanksystems. Abgleich einer crm-ansicht mit Anwendungen, Datenbanken, Textdateien, Excel-Dateien, Outlook-Kontakten usw. Die Quelle bleibt unverändert. Abgleich mit Outlook-Kontakten. Der Abgleich wird in Form eines Exports mit anschließendem automatischem Import durchgeführt. Abgleich mit Palm OS über HotSync. Abgleich mit Windows Mobile und Outlook Mobile über ActiveSync. Abgleich mit Mobiltelefonen über Outlook oder Import/Export Import von Daten Über Organisation > Import können Sie fremde und eigene Dateien importieren. Die Datenbank oder Datei, aus der Datensätze importiert werden (=Quelldatei), bleibt dabei unverändert. Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen, muss beim Import definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. 200

201 Import von Daten Import relationaler Daten Über Organisation > Import können Sie Daten nur in einzelne Tabellen importieren, daher müssen Sie etwaige Relationen nach dem Import wieder herstellen. Um Datensätze nach einem Import relational zu verknüpfen, empfehlen wir das folgende Vorgehen: 1. Alle evtl. vorhandenen Constraints im Datenbanksystem löschen, an denen ein Import scheitern könnte (z.b. wenn ein Datensatz in der Ansicht "Kontakte" zwingend mit einem Datensatz aus der Ansicht "Personen" verknüpft sein muss, dies wäre zum Zeitpunkt des Imports nicht möglich). 2. Die Daten über den crm in die jeweiligen Ansichten importieren. Das Feld über das die Datensätze eindeutig verknüpft sind, in die Felder "Z_Import_PK" und "Z_Import_FK" der jeweiligen Ansicht importieren. 3. Im Datenbanksystem das Schlüsselfeld (die Verknüpfung der Datensätze) über eine Abfrage setzen. Beispiel siehe unten. Beispiel: Abgleich und Import aus einer gemeinsamen Tabelle. Firmen und Personen sind in den Originaldaten in einer gemeinsamen Tabelle (z.b. Excel) gespeichert. Da in den Originaldaten eine Firma mehrere Ansprechpartner haben kann führen wir keinen Import sondern einen Abgleich durch, da bei einem Import in die Firmen-Ansicht ein Firmen-Datensatz mehrfach angelegt werden würde. Es gibt kein eindeutiges Verknüpfungsfeld (z.b. eine Firmen-KundenNr bei jedem Datensatz) daher wird für die Verknüpfung als Schlüsselmerkmal die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+ Land" genutzt. Diese Kombination muss eindeutig sein und darf in der Firmen-Ansicht nur einmal vorkommen. Die Firmendaten werden mit der Ansicht "Firmen" abgeglichen. Schlüsselfeld für den Abgleich ist die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land", da diese Kombi- 201

202 Import, Export und Abgleich nation für die spätere SQL-Abfrage sowieso eindeutig sein muss (weitere Informationen zum Abgleich siehe Kapitel "Abgleich von Datenbanken"). Dabei wird die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+Land" zusätzlich in das Feld "Z_Import_PK" importiert. Die Personen-Daten werden in die Ansicht "Personen" importiert (oder ebenfalls abgeglichen sofern bereits Daten in der Ansicht vorhanden sind). Dabei wird die Kombination "Firmenname+Straße+Postleitzahl+ Land" zusätzlich in das Feld "Z_Import_FK" importiert. Das Schlüsselfeld (PK) der Ansicht "Firmen" heißt "ID", das Fremdschlüsselfeld (FK) der Ansicht "Personen" heißt "CompanyID". Führen Sie anschließend im SQL Server Management Studio (oder pgadmin von PostgreSQL) folgenden SQL Befehl aus: update "Persons" set "CompanyID" = (select distinct "Companies"."ID" FROM "Companies" where "Persons"."Z_Import_FK" = "Companies"."Z_Import_PK") where "Persons"."Z_Import_FK" IS NOT NULL AND LEN(RTRIM("Persons"."Z_Import_FK"))> 0 Eine ausführliche Anleitung zum Import von Adressen finden Sie auch in unserer Knowledgebase unter 202

203 Import von Daten Formatwahl Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Import um den Import-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können importiert werden. Sie finden die Formate im Import-Assistenten aufgelistet. Der Access-Import erfolgt über die Konfiguration der ODBC-Schnittstelle. Über den Eintrag "Datenquellen (ODBC) kann aus Datenquellen importiert werden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.b. SQL Server, Oracle, Sybase SQL). Beim Text-Import (feste oder variable Spaltenbreiten) versucht der Import- Assistent, das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) anhand der angegebenen Quelldatei selbst herauszufinden. Wählen Sie das gewünschte Importformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie mit "Weiter>". Tipp: Wenn Sie ein eigenes Format ausführen, können Sie dieses auch gleich anwenden (Schaltfläche "Ausführen"). Ansonsten ermöglicht Ihnen der Assistent, die Definition nachträglich zu verändern oder unter neuem Namen abzuspeichern. 203

204 Import, Export und Abgleich Datenquelle auswählen Wählen Sie im folgenden Dialog die Quelldatenbank aus. Sie erhalten dabei bei den meisten Formaten eine Vorschau des Inhalts. Spezialfall: Importformat Excel Wenn Sie das Format Excel wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen Dialog können Sie die Excel-Datei und ggf. den Datenbereich auswählen: Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die Excel-Datei aus. Standardmäßig wird der Datenbereich automatisch ausgelesen, d.h. es werden alle Spalten eingelesen, bei denen in der ersten Zeile ein Eintrag vorhanden ist. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie den Datenbereich der eingelesen werden soll, selbst bestimmen. Aktivieren Sie dafür die Option "Datenbereich explizit selbst definieren" und geben die Excel-Koordinaten an. Wenn Sie die Option "Erste Zeile enthält Daten" aktivieren, werden die Feldinhalte der ersten Zeile nicht als Feldbezeichnungen verwendet sondern als Daten importiert. In diesem Fall erhalten die Spalten die Bezeichnung (A, B, C,...). 204

205 Import von Daten Spezialfall: Importformat ODBC und Access Wenn Sie das Format ODBC oder Access wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen Dialog muss in mehreren Einzelschritten die ODBC-Datenquelle angelegt werden. Um eine neue Datenquelle anzulegen, wählen Sie ODBC-Admin. Im Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" wählen Sie "Hinzufügen" um eine neue Datenquelle anzulegen. 205

206 Import, Export und Abgleich Wählen Sie den entsprechenden Treiber aus, z.b. Microsoft Access-Treiber. Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenquelle aus, bei einer Access-Datenbank erfolgt dies über die Schaltfläche "Auswählen". Geben Sie zusätzlich einen Datenquellenname und eine Beschreibung an. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und bestätigen Sie auch den Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" mit OK. 206

207 Import von Daten Zurück im Dialog "Datenquelle auswählen" klicken Sie die Schaltfläche "Aktualisieren". In der Liste der Datenbanken wird die neu angelegte Datenquelle nun gelistet, in diesem Beispiel die Accessdatenbank "Adressdatenbank" und im rechten Fenster die enthaltene Tabelle "Adressen". Wählen Sie die Datenquelle aus. In einigen Fällen wird ein Username und ein Passwort verlangt. Sollten Sie keines vergeben haben, so bestätigen Sie den Eingabe- Dialog einfach mit OK. Feldverknüpfung Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen, muss im nächsten Dialog definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldaten- 207

208 Import, Export und Abgleich bank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Dabei kann der Name des zu importierenden Feldes direkt eingegeben werden, es muss dafür nicht extra der Formel-Assistent aufgerufen werden. Feldinhalte werden automatisch abgeschnitten, so dass auch Datensätze importiert werden können, wenn das Zielfeld eine kürzere Feldlänge hat. Sofern Feldinhalte zu lang waren und abgeschnitten werden mussten, wird dies in einem Protokoll am ende des Imports angezeigt. Meist werden sie als ersten Schritt den größten Teil der Arbeit dem Assistenten überlassen: über die Schaltfläche "Auto-Verknüpfung" versucht der Assistent, anhand von Feldnamen die Felder der Quell- und Zieldatei automatisch zu verknüpfen. Schon vorhandenen Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern. Bei unterschiedlichen Feldtypen (Zahl, Zeichen, Datum usw.) wendet die Auto- Verknüpfung Konvertierungsformeln an bitte kontrollieren Sie die Formeln, ob diese in Ihrem Falle Sinn machen. 208

209 Import von Daten Beispiel: Beim Import in ein logisches Feld (mögliche Werte: True, False) wird automatisch die Konvertierungsformel «StrPos('1Tt',left$(Feldname,1))>=0» angewendet. Damit wird das Feld auf "True" gesetzt, wenn das erste Zeichen im Quellfeld "1", "T", oder "t" ist. Wenn in Ihrem Fall ein "x" für "True" steht, ändern Sie die Formel entsprechend ab, z.b. «StrPos('x',left$(Feldname,1))>=0» Für alle (noch leeren) Felder in Ihrer Datenbank, in die Sie Werte importieren möchten, müssen Sie nun die folgenden Schritte durchführen: Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörige Spalte "Quellfeld oder formel". Nun können Sie direkt ein Feld der Quelldatenbank aussuchen. Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." den Formelassistenten aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text, Bedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren. Ein Beispiel dafür sind Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden. Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwar möglich sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen. So macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischen Feld wenig Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung", "Dokumente", "Kontakte", "Verweise" und "Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfung wählen, werden die unterschiedlichen Feldtypen wenn möglich konvertiert. Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierenden Datensätze eingeschränkt werden können es werden nur die Datensätze importiert, für die die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import aller Datensätze der Quelldatenbank. Felder für das Fehlerprotokoll auswählen Im folgenden Dialog wählen Sie die Felder aus, die einem eventuellen Fehlerprotokoll angezeigt werden sollen, um den Datensatz nachträglich zu finden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir max. 3 Felder. Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. 209

210 Import, Export und Abgleich Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar. Start des Imports Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Import. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche 'Ausführen' wählen. Sofern in Quelldatenbank und Zieldatenbank Datensätze gleichen Inhalts vorhanden sind, so werden diese nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Es ist daher möglich, dass nach dem Import doppelte Einträge vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend eine Dublettenprüfung (siehe Kapitel "Filtern von Datensätzen") durchzuführen oder die Daten über den Abgleich einzulesen. 210

211 Export von Datensätzen 12.2 Export von Datensätzen Über Organisation > Export können Sie Datensätze in ein anderes Dateiformat oder eine Applikation exportieren. Besteht ein Filter, so werden nur die im aktuellen Filter ausgewählten Datensätze exportiert, besteht kein Filter werden alle Datensätze exportiert. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Für den gleichzeitigen hierarchischen Export aller zugehörigen Datensätze, die über eine 1:N-Relation verknüpft sind, empfehlen wir den Export entweder über die SQL Server Integration Services (SIS) oder über eine selbstdefinierte SQL Datenbanksicht. Alternativ können Sie die Daten auch über ein Script via ADO exportieren. Formatwahl Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Export um den Export-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können exportiert werden. Sie finden die Formate im Export-Assistenten aufgelistet. Über den Eintrag "Datenquellen" kann in Datenquellen exportiert werden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.b. SQL Server, Oracle, Sybase SQL, Access). Wählen Sie das gewünschte Exportformat und bestätigen Sie mit "Weiter>". 211

212 Import, Export und Abgleich Feldauswahl und Feldverknüpfung Analog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolge ändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neue Spalten anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mit dessen Hilfe Sie eine Formel definieren können. (z.b. um Felder zu verbinden, wie Vorname und Name). Um mehrere Spalten zu selektieren halten Sie UMSCHALT-Taste gedrückt. Hinweis: Es werden maximal 1MB große Feldinhalte exportiert. Bemerkungs- und Codefelder Bitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Zeichen lang" (Memofelder) sinnvoll nur in ein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UND Spalten-Separator exportieren lassen. Der Grund dafür ist, dass Bemerkungsfelder Zei- 212

213 Export von Datensätzen lenumbrüche enthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten (Textformate und viele Serienbriefdatenquellen) als Trennzeichen zwischen Datensätzen verwendet. Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiert wird, wird die Exportdatei durch die Umbrüche durcheinandergebracht. Für den Export von Codefeldern steht Ihnen in den Projekteinstellungen (Konfiguration > Projekt > Einstellungen) die Option "Codebeschreibungen bei Druck und Export" zur Verfügung. Bei aktivierter Option werden beim Export die Beschreibungen im Klartext ausgegeben, wie etwa "Weihnachtskarte". Ist die Option nicht markiert, wird statt der Beschreibung nur die Codenummer ausgegeben, wie zum Beispiel " ". Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter den "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar. Zieldatei auswählen Im folgenden Dialog geben Sie an, in welche Datei oder Datenbank die Daten exportiert werden sollen. Spezialfall: Excel Wenn Sie die Daten in eine Excel-Datei exportieren möchten, wählen Sie an dieser Stelle die Schaltfläche "Durchsuchen". Im Dialog "Datenquelle auswählen" wählen Sie die Schaltfläche "Öffnen". Im folgenden Dialog "Speichern unter" wählen Sie entweder eine bestehende Excel- Datei aus oder geben im Feld "Dateiname" einen neuen Excel-Dateinamen an (z.b. "Adressen"). Im folgenden Dialog "Datenquelle auswählen" geben Sie im Feld "Arbeitsmappe" einen Namen für die Arbeitsmappe an, in die die Daten exportiert werden sollen (z.b. "Tabelle1"). Sofern Sie eine bestehende Excel-Datei ausgewählt haben, werden alle vorhandenen Arbeitsmappen angezeigt und Sie können die gewünschte Arbeitsmappe per Doppelklick auswählen. 213

214 Import, Export und Abgleich Zieldatei fest in Vorlage speichern Anschließend können Sie auswählen ob dieser Dateiname fest mit der Vorlage gespeichert werden soll, oder ob immer ein Auswahldialog für den Namen der Exportdatei erscheinen soll. Start des Exports Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Export; sobald er beendet ist, erhalten Sie eine Meldung über die erfolgreiche Durchführung. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format in "Eigene Formate" selektieren und die Schaltfläche "Ausführen" wählen Abgleich von Datenbanken Die Abgleichfunktion ist hilfreich, um beim Import von Daten aus externen Quellen (z.b. aus einer Excel-Datei) die Entstehung von Dubletten zu vermeiden. Für den Abgleich von crm SQL-Server Datenbanken empfehlen wir den Replikationsmechanismus des Datenbanksystems. Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen Teil des zentralen Datenbestandes mit auf seine Reise. Während er die Kunden besucht, arbeitet er mit den Daten, korrigiert Anschriften und trägt neue Notizen ein. Auch in der Zentrale wird weiter mit den Daten gearbeitet. Nach der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters sollen beide Datenbestände synchronisiert werden. 214

215 Abgleich von Datenbanken Abgleich/Replikation direkt über den Datenbankserver Wenn Sie die Daten direkt über den Replikationsmechanismus des Datenbanksystems abgleichen, werden sowohl die Adressdaten als auch die Termine und Aufgaben der integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung synchronisiert. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Replikation mit MS SQL Server" und in der Dokumentation des verwendeten Datenbanksystems. Beachten Sie auch etwaige Einschränkungen der unterschiedlichen SQL Server Editionen. Voraussetzungen für den Abgleich über den crm Da sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängig machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der Datenquellen machen! Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweise aufweisen. So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nicht mal "Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer bei Bedarf über eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise von Adressen unterstützt werden. Beim Abgleich von Datenbanken über den crm fungiert die aktuelle Ansicht als Ziel (="Haupt-Datenbank"), in das die Ergebnisse des Abgleichs aufgenommen werden. Die andere Datenquelle (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle, sie bleibt beim Abgleich normalerweise unverändert. Die aktuelle Ansicht wird also durch den Abgleich mit der Neben-Datenquelle aktualisiert. Formatwahl und Datenquelle auswählen Beim Abgleich über den crm wählen Sie in der entsprechenden Ansicht den Menüpunkt Organisation > Abgleich um den Abgleich-Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate erfolgen. Sie finden die Formate im Abgleich-Assistenten aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat und bestätigen Sie mit "Weiter>". Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleich durchgeführt werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert. Wählen Sie dazu das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sie u.u. eine Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuch zuzugreifen...") bestätigen. Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten. Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser ist Voraussetzung für den Abgleich. 215

216 Import, Export und Abgleich Zuordnung der Schlüsselfelder Entscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werden müssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quelle welcher Datensatz in der Hauptdatenbank entspricht. Hierzu dienen die Schlüsselfelder. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtigen Felder auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nur solche Felder wählen, die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren. Ansonsten können Dateninkonsistenzen entstehen! Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt. Tipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indem Sie in der Hauptdatenbank eine Dublettenkontrolle (Organisation > Filter > Dubletten) mit den Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dubletten gefunden werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. In diesem Falle müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüssel so ändern, dass der Schlüssel eindeutig ist! 216

217 Abgleich von Datenbanken In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen, um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hier Felder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie zudem darauf achten, dass sich Haupt- und Nebendatenbank in diesen Feldern möglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können die zusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden. Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON. Zwar ist die Telefonnummer ein guter Schlüsselkandidat, weil sie eine Person gut eindeutig bestimmt. Auf der anderen Seite ändern sich Telefonnummern häufig. Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren 4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr. Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr / anstelle der 07731/ Wenn Sie die Datenbank mit der Datenbank der Zentrale abgleichen, wird ein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr / angelegt, da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr / bleibt unverändert, da der Abgleich anhand der Schlüsselfelder in der Hauptdatenbank keinen gleichen Datensatz wie in der Quelle gefunden hat. Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Schlüsselfelder einfügen. Die Reihenfolge ist nicht wichtig, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenen Zeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuen Schlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Nebendatenbank zu bestimmen. Die Feldverknüpfung Analog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Dabei kann der Name des abzugleichenden Feldes direkt eingegeben werden, es muss dafür nicht extra der Formel-Assistent aufgerufen werden. Feldinhalte werden automatisch abgeschnitten, so dass auch Datensätze abgeglichen werden können, wenn das Zielfeld eine kürzere Feldlänge hat. Sofern Feldinhalte zu lang waren und abgeschnitten werden mussten, wird dies in einem Protokoll am ende des Abgleichs angezeigt. Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen: die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregel bestimmen. Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste und wählen Sie die Abgleichregel. Wenn Sie eine Abgleichregel ändern können Sie entscheiden, ob diese Änderung für alle anderen gleich lautenden Regeln durchgeführt werden soll. Da- 217

218 Import, Export und Abgleich mit lässt sich mit zwei Klicks die Grundstrategie des Abgleichs (Haben die Daten der Haupt- oder der Nebendatenbank Prioriät?) komfortabel ändern. Folgende Abgleichregeln stehen zur Auswahl: 218 Regel.NebenDB_wennHauptDB_leer: Es werden nur Felder importiert, die in der Hauptdatenbank noch nicht gefüllt sind. Diese Regel ist (abgesehen von Bemerkungsfeldern) die Standard-Abgleichregel. So können keinerlei Daten der Hauptdatenbank "verloren" gehen und der Anwendungsfall, dass lediglich Daten "angereichert" bzw. neue Datensätze unter Vermeidung von Dubletten importiert werden sollen, wird so direkt abgedeckt. Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Einzige Ausnahme: wenn das Feld in der Nebendatenbank leer ist, wird der Inhalt in der Hauptdatenbank nicht gelöscht. So können die Daten der Hauptdatenbank aktualisiert werden, ein vorhandener Wert wird aber nicht durch einen leeren Feldinhalt überschrieben. Regel.NebenDB: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen.

219 Abgleich von Datenbanken Regel.Additiv: In der Nebendatenbank gefundene Änderungen werden automatisch dem Feld in der Hauptdatenbank hinzugefügt (angehängt). Der bisherige Inhalt des Zielfeldes bleibt dabei erhalten. Ein Hinzufügen ist jedoch nur solange möglich, wie im Zielfeld noch Platz ist. Damit empfiehlt sich diese Option vor allem für Bemerkungsfelder. Bei Feldern die mit dieser Regel abgeglichen werden, sollten Sie vermeiden, in der Hauptdatenbank Passagen aus dem betreffenden Feld zu löschen oder neue einzufügen neuen Text anzuhängen ist aber selbstverständlich erlaubt! Beim Abgleich werden die beiden Inhalte in Haupt- und Nebendatenbank verglichen. Ab dem ersten gefundenen Unterschied (das wäre die Stelle, an der Sie in der Hauptdatenbank etwas gelöscht haben) wird der Inhalt der Nebendatenbank an den der Hauptdatenbank angehängt, so dass alle Einträge, die nach einer solchen Modifikation stehen, dann doppelt vorkämen. Regel.HauptDB: Keine Änderung des Feldes (entspricht einem leeren Regeleintrag). Regel.Auswahl: Bei Unterschieden in den Feldinhalten können Sie über einen Dialog entscheiden, welcher Inhalt genommen wird (und das Ergebnis noch modifizieren) Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer: Wie "Regel.Auswahl", nur werden leere Felder der Nebendatenbank ignoriert. Formel: Sie können auch Formeln für die Abgleichregeln definieren (dies ist auch der Grund, weshalb es Regel.HauptDB überhaupt gibt, falls Sie sich das schon gefragt haben). Beispiel: Entscheidung anhand Feldlänge, das längere Feld "überschreibt" das Kürzere: "if(len(atrim$(hauptdb.bemerkung)) > len(atrim$(bemerkung)), Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)" Der Datenfilter unten im Dialog bezieht sich auf die Daten der Neben-Datenbank, folglich werden nur die Datensätze abgeglichen, auf die die Filterbedingung zutrifft. Wenn der Filterausdruck leer ist, werden alle Datensätze abgeglichen. Anzeigefelder auswählen Im folgenden Dialog können diejenigen Felder ausgewählt werden, die bei der Abgleichabfrage (Abgleichregel "Regel.Auswahl..."), der Statistik und in einem eventuellen Fehlerprotokoll angezeigt werden sollen. Meist bietet es sich an, hier die Schlüsselfelder auszuwählen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen sich max. 3 Felder. Einfügen neuer Datensätze Im folgenden Dialog können Sie entscheiden, ob Datensätze, die nur in der Nebendatenbank, aber nicht in der Hauptdatenbank vorkommen, ohne Abfrage automatisch in die Hauptdatenbank übernommen werden oder Sie die Übernahme von jedem neuen Datensatz manuell bestätigen möchten. 219

220 Import, Export und Abgleich Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich) Der folgende Dialog erscheint nur bei Outlook und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, also ein Import mit nachfolgendem Export durchgeführt werden soll. Wenn Sie die Option "Ausführung muss noch vom Benutzer bestätigt werden" aktivieren, muss auch bei einem automatischen Abgleich die Durchführung bestätigt werden dies ermöglicht einen Statistiklauf. Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich) Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, der übliche Feldzuordnungsdialog, diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stellt die Zielfelder! Besonders zu beachten ist hier der Datenfilter: er arbeitet auf den Feldern der Hauptdatenbank und beschreibt, welche Datensätze re-exportiert werden. Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern lassen, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um die Vorlage allen Benutzern des Projekts zur Verfügung zu stellen, aktivieren Sie die entsprechende Option. Dann wird die Vorlage in das Projektverzeichnis gespeichert und ist unter "Eigene Formate > global" auswählbar. Start des Abgleichs und Statistiklauf Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese mit "Start" bestätigen, startet der Abgleich. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den "Eigenen Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen. Zuvor können Sie die Genauigkeit Ihrer Eingaben überprüfen, indem Sie einen Statistiklauf durchführen lassen. Über die Schaltfläche "Statistiklauf" können Sie den Abgleich vor dem eigentlichen Start simulieren. Als Ergebnis erhalten Sie eine Abgleichstatistik mit Anzahl der Änderungen und Unterschiede. Ein Statistiklauf ist zur Kontrolle des gewählten Schlüssels dringend zu empfehlen. Anhand der gefundenen Unterschiede können Sie überschlagen, ob das Ergebnis für Ihre Datenbanken plausibel ist. 220

221 Abgleich mit Windows Mobile Datenbankabgleich mit manueller Auswahl Sofern Sie für manche Felder als Abgleichsverfahren die manuelle Auswahl (Regel.Auswahl oder Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer) gewählt haben, werden Unterschiede in einem Dialog angezeigt. Neben den Feldern mit den Feldinhalten aus Haupt- und Nebendatenbank finden Sie jeweils eine Schaltfläche "->Resultat". Damit können Sie den jeweiligen Inhalt in das Feld "Resultat" übernehmen. Als Voreinstellung wird der Inhalt aus der Hauptdatenbank genommen. Sie können das Resultat dort auch noch bearbeiten, d.h. Ergänzungen hinzufügen oder noch etwas ändern oder löschen. Bestätigen Sie das Resultat mit OK um mit dem Abgleich fortzufahren. "Abbrechen" beendet den gesamten Abgleich! 12.4 Abgleich mit Windows Mobile Der Abgleich mit Windows Mobile-Geräten erfolgt unter Windows Vista über das Windows Mobile-Gerätecenter (Windows Mobile Device Center) und unter Windows XP über Microsoft ActiveSync. Sie können Adressen, Termine und Aufgaben mit Outlook Mobile 221

222 Import, Export und Abgleich bzw. Pocket Outlook abgleichen. Die Konfiguration erfolgt direkt im Windows Mobile- Gerätecenter bzw. in Microsoft ActiveSync. Systemvoraussetzungen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Abgleich starten Klicken Sie "Synchronisieren" im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in Microsoft ActiveSync. Änderungen werden bei aktiver ActiveSync-Verbindung sofort übernommen. Installation unter Vista/7 (Windows Mobile Device Center) Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der crm wird als Provider vorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation ausgewählt wurde. 2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. Damit wird die Software automatisch auf den PDA kopiert. Tipp: Im Windows Mobile-Gerätecenter können Sie unter Programm und Dienste > Weitere Software > Software überprüfen, ob die Software korrekt installiert wurde. Manuelle Installation über "\windows\windowsmobile\ceappmgr /register cmceols2.ini". 3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 4. Wählen Sie im Windows Mobile-Gerätecenter "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern" 5. Wählen Sie die entsprechenden Abgleichziele (z.b. crm), aber NICHT auf "Synchronisationseinstellungen" klicken und bestätigen Sie den Dialog über "Speichern". Tipp: Wenn Sie auf "Synchronisationseinstellungen" geklickt haben (Sie erhalten die Fehlermeldung "Für dieses Element sind keine Einstellungen verfügbar"), müssen Sie die Verbindung zwischen PDA und Computer trennen, den Computer neu starten (damit das WMDC neu gestartet wir), und dann die Verbindung zwischen PDA und Computer wiederherstellen. 6. Wählen Sie "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern". 7. Klicken Sie auf "Synchronisationseinstellungen", wählen Sie Datenbank, Benutzer und Filter. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren". Bestätigen Sie diesen Dialog über "Speichern". 222

223 Abgleich mit Windows Mobile Installation unter Windows XP Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der crm wird als Provider vorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation ausgewählt wurde. Wenn ActiveSync nachträglich installiert wird, erfolgt diese Vorinstallation über ein erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (Ausführen von client.exe) und aktivieren der entsprechenden Option. Hinweis: Für eine Update (z.b. durch ein Servicepack) müssen Sie VORHER in ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren, damit die Module freigegeben und überschrieben werden können. Falls es dennoch Probleme gibt, so kann durch Trennen und anschließendem neuen Verbinden eine Aktualisierung der Modul-Informationen in ActiveSync forciert werden. 2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 3. Rufen Sie nach der Installation in Microsoft ActiveSync Extras > Software auf und kreuzen Sie den "combit ActiveSync Provider" an. Auf manchen PDAs erscheint dann die Frage, wo Sie die Applikation installieren wollen. Bestätigen Sie den Dialog einfach mit "OK", damit die Module in das richtige Verzeichnis kopiert werden. Wenn die Frage erscheint, ob die "\Windows\pimstore.dll" mit einer älteren Version überschrieben werden soll, antworten Sie mit "Nein", denn dann ist auf Ihrem PDA schon ein solches Modul vorinstalliert. Sinnvollerweise sollten Sie Kontakte NICHT gleichzeitig mit dem crm und Outlook synchronisieren, gleiches gilt für Termine und Aufgaben. Es ist zwar möglich, benötigt ggf. aber mehrere Synchronisationsläufe, um alles komplett abzugleichen. 4. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 5. Auswahl der Provider: Nun können Sie in Microsoft ActiveSync unter "Optionen" den crm als Abgleichziel für die Outlook-Daten wählen. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren". Deinstallation Über Extras > Software können Sie die Provider auch ausschalten bzw. deinstallieren. ActiveSync merkt dies aber erst beim nächsten Verbinden mit dem PDA. Sie müssen vor der Deinstallation in ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren, damit die Module freigegeben werden können. Danach trennen Sie die Verbindung zwischen Pocket PC und Computer, verbinden neu und wählen unter 223

224 Import, Export und Abgleich Extras > Software die Option "Entfernen" für den "combit Active Sync Provider". Ansonsten erscheint auf dem PDA eine entsprechende Meldung, z.b. beim Entfernen: "Das Programm wurde nicht entfernt, da die folgenden Dateien benutzt werden oder schreibgeschützt sind". Verbindung konfigurieren Bevor der Abgleich der Adressdaten durchgeführt werden kann, muss noch eine Verknüpfung mit dem crm stattfinden. Markieren Sie die Zeile "Kontakte", aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie "Einstellungen", um die Konfiguration durchzuführen. Im folgenden Dialog wählen Sie das Projekt und die Ansicht aus. Dann können Sie die Zuordnung der Felder vervollständigen. Leicht zuzuordnende Felder werden automatisch verknüpft, zusätzliche Felder müssen manuell verknüpft werden. Tipp: Die direkte Zuordnung von 1:1-Feldern (z.b. Firma, Firmenadresse bei Abgleich mit der Personen-Ansicht) wird nicht unterstützt. Sie können aber eine Datenbanksicht definieren, die sowohl die Firmen- als auch Personendaten enthält. Auf diese können Sie dann lesend zugreifen. Für den Termin-/Aufgabenabgleich erhalten Sie über "Einstellungen" den Konfigurationsdialog, in dem Sie unter "Benutzer" Ihren Benutzernamen angeben. Hinweis: Wenn Sie in Windows Mobile 6 die Feldzuordnungen ändern, werden alle Datensätze auf dem PDA als unterschiedlich zu den Datensätzen im crm erkannt. In diesem Fall ist eine Neusynchronisation notwendig. Damit nach dieser Neusynchronisation die Datensätze auf dem PDA nicht doppelt vorhanden sind, löschen Sie vorher alle Datensätze auf dem PDA. Kategorie-Filter Wenn Sie den Abgleich über den Kategorie-Filter beschränken wollen, müssen Sie dem "Kategorie"-Feld von Outlook Mobile (Pocket Outlook) ein crm-feld zuordnen. Hierin werden die Kategorien von Outlook Mobile, durch Semikolon getrennt, gespeichert. Über "Anpassen" können Sie den Namen der Kategorie, die Sie gefiltert haben möchten, auswählen. Standard ist "Privat", aber da der Kategoriename bei Outlook Mobile frei konfigurierbar ist, kann hier bei Bedarf auch ein abweichender Text eingegeben werden. Bei "nur Privatdaten" werden nur Daten des Desktops abgeglichen, die diesen Text in dem zu "Kategorien" zugeordneten Feld enthalten haben. Bitte beachten Sie, dass 224

225 Abgleich mit Windows Mobile keine Leerzeichen, sondern nur Semikola um den Text herumstehen dürfen. "Privat", "Privat;", "Nett;Privat" sind gültige Einträge, "Nett,Privat " hingegen nicht. Wenn in diesem Dialog eine Änderung stattfindet, muss eine Neusynchronisation durchgeführt werden (die Checkbox wird automatisch markiert). Zu diesem Thema enthält das entsprechende Unterkapitel weitere Informationen. Noch zu beachten ist, dass bei ActiveSync 3.x alle Daten trotzdem auf der Hauptdatenbank vorhanden sind, auch "private" Daten also immer in der Hauptdatenbank gespeichert werden und somit für alle sichtbar sind. Es ist nur ein Mechanismus, um nur ein Teil der Daten auf dem PDA mitnehmen zu können. Neusynchronisation Sollten Sie, z.b. bei Dateninkonsistenzen, unabhängig von Einstellungsänderungen einen Vollabgleich erzwingen wollen, ohne den steinigen Weg einer neuen Partnerschaft gehen zu müssen, aktivieren Sie die Option "Neusynchronisation initiieren". In diesem Fall steht Ihnen, beispielsweise bei erzwungener Neusynchronisation der Kontaktdaten (natürlich auch bei der Erstsynchronisation) im Synchronisationsdialog eine weitere Verknüpfung "Elemente bestätigen" zur Verfügung. Wenn Sie diesen Eintrag wählen, werden Sie im folgenden Dialog darauf hingewiesen, dass Sie eine "direkte" Verbindung über Infrarot, COM-Port oder USB-Kabel benötigen. Beim nächsten Verbindungsaufbau über einen dieser Medien wird dann der Informationstyp neu synchronisiert, und Sie können zwischen unterschiedlichen Synchronisationsarten wählen: Elemente auf dem Gerät mit Elementen auf dem Desktop kombinieren. Elemente auf dem Gerät durch die Elemente auf dem Desktop ersetzen. Diesen Informationstyp zurzeit nicht synchronisieren. Der Kombinationsabgleich versucht gegebenenfalls, Duplikate herauszufiltern, so dass möglichst wenige Datensatz-Dubletten erzeugt werden. Dies funktioniert bei Kontakten nur dann optimal, wenn nur die Felder Daten enthalten, die auch eine Feldverknüpfung besitzen, ansonsten werden die Datensätze als unterschiedlich erkannt. Hinweise In Pocket Outlook können Notizen formatiert werden. Diese Formatierungen gehen beim Abgleich verloren. Für die Synchronisation mit Geräten älter als Windows Mobile 5 muss möglicherweise das passende Synchronisationsmodul neu installiert werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: 1. Bisherigen Provider in ActiveSync deinstallieren (siehe Deinstallation). 225

226 Import, Export und Abgleich 2. Das Synchronisationsmodul auf das Device kopieren. In ActiveSync können Sie über das Symbol "Durchsuchen" das Datei-Verzeichnis öffnen. Kopieren Sie eine der Vorgängerdateien in ein beliebiges Verzeichnis (z.b. "cmceol_a.cab" (bisheriger Standard), "cmceol_m.cab", "cmceol_3.cab" oder "cmceol_4.cab"). Diese Dateien finden Sie im Programmverzeichnis. 3. Im Device müssen Sie die soeben kopierte CAB-Datei per Doppelklick installieren. 4. Die Konfiguration in ActiveSync durchführen. Problembehebung "Kontakte", "Termine" oder "Aufgaben" haben das falsche Icon oder tauschen überhaupt nicht im ActiveSync Manager auf: Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Verknüpfung im ActiveSync-Manager bei den Optionen markiert haben. Steht im Optionen-Dialog "Nicht installiert" in der Spalte "Desktopcomputer"? ("Kontakte" o.ä. ist aufgrund eines Fehlers in ActiveSync als normal anzusehen) Dann müssen Sie die CLIENT.EXE noch einmal ausführen. "Status" wird immer als "Achtung" markiert: Ist die Konfiguration (ActiveSync: Optionen > Einstellungen) korrekt? Wenn Sie eine Netzwerk-Verbindung haben, verbinden Sie über COM-Port oder USB Abgleich mit Palm OS Der Abgleich mit dem PalmPilot erfolgt über HotSync. Sie können Adressen, Termine und Aufgaben dem PalmPilot abgleichen. Die Konfiguration erfolgt direkt in HotSync. Abgleich mit dem Palm starten Rufen Sie auf dem Palm das Programm "HotSync Manager" auf. Drücken Sie den "Sync"-Button auf Ihrer Palm Docking-Station. Der Abgleich wird nun entsprechend Ihrer Konfiguration gestartet. Abgleich mit Palm konfigurieren Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Installation des combit HotSync Moduls: Der crm wird als Provider vorinstalliert, sofern die Option "PalmPilot Verbindung einrichten" bei der Installation ausgewählt wurde. 2. Klicken Sie in HotSync doppelt auf den Eintrag "crm Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Erweitert". 226

227 Abgleich mit Palm OS 3. Im folgenden Dialog "Spaltenkonfiguration" geben Sie zunächst Ihre Benutzerdaten ein, mit welchen Sie sich am combit Relationship Manager anmelden. Über die Öffnen-Schaltfläche können Sie das gewünschte Projekt auswählen. 4. Nach Auswahl von Projekt und Ansicht wird versucht, die Palm-Felder mit den Feldern des combit Relationship Manager automatisch zu verknüpfen. Bei Bedarf können Sie diese im Bereich "Feldzuordnung" für die jeweilige Ansicht anpassen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass beim Abgleich lediglich die Kategorie-ID (und nicht ihre Bezeichnung) in den combit Relationship Manager eingetragen wird. Die dazugehörige Bezeichnung können Sie in der Eingabemaske über eine Darstellungsbedingung anzeigen lassen. Das Hinzufügen neuer Kategorien ist nur auf dem Palm möglich. Falls im combit Relationship Manager bei einem Datensatz eine Kategorie-ID eingetragen ist, die nicht im Palm vorhanden ist, wird diese im Palm auf "nicht Abgelegt" gesetzt. 5. Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert". Im folgenden Dialog "Erweiterte Einstellungen" können Sie Einstellungen zur Konfliktlösung vornehmen: Die Konfliktlösung tritt dann ein, wenn sich ein Datensatz im crm und im Palm geändert hat. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen: combit Relationship Manager überschreibt Palm: Der komplette Adressdatensatz wird vom combit Relationship Manager in den Palm übernommen. Palm überschreibt combit Relationship Manager: Der komplette Adressdatensatz wird vom Palm in den combit Relationship Manager übernommen. Ignorieren: Es werden auf beiden Seiten keine Änderungen an den Datensätzen vorgenommen. Fragen: Sollte während des Abgleichs ein Konflikt entstehen, werden Sie gefragt, welche Aktion für den jeweiligen Datensatz ausgeführt werden soll. Indem Sie auf die Spalte "Aktion" klicken, haben Sie auch hier die Optionen "combit Relationship Manager überschreibt Palm", "Palm überschreibt combit Relationship Manager" und "Ignorieren" zur Verfügung. 6. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, können Sie die Dialoge mit OK bestätigen und der Abgleich kann gestartet werden. Der Abgleich der Termine und Aufgaben läuft ohne weitere Konfiguration ab. Termin- und Aufgabenabgleich mit dem Palm Sie haben die Möglichkeit, die Termin- und Aufgabenverwaltung mit der des Palm zu synchronisieren. Im Kontextmenue des HotSync-Managers haben Sie unter "Benutzerdefiniert..." die Möglichkeit, die gewünschte Abgleichsaktion zu wählen. Hierbei kann eine 227

228 Import, Export und Abgleich der Datenbanken die jeweils andere überschreiben, oder es wird ein Abgleich gestartet. Den Abgleich starten Sie durch das Auslösen des HotSync-Mechanismus. Beachten Sie, dass für jede Abgleichsart aus technischen Gründen in beiden Datenbanken (Palm und crm) mindestens ein Datensatz enthalten sein muss, ansonsten wird kein Abgleich durchgeführt. Besonderheiten beim Termin- und Aufgabenabgleich Der Palm unterstützt keine Informationen über den Ort und den Kontakt zu einem Termin. Diese Informationen werden im Betreff des Palm-Termines mit übernommen und bei Änderung auch synchronisiert. Nicht alle (Serien-)Terminarten sind auf beiden Plattformen verfügbar. Sollte einer Ihrer Termine nicht korrekt umgesetzt werden können, so informiert Sie der HotSync-Manager darüber. Die Kategorien von Aufgaben bleiben im crm unberücksichtigt. Aufgaben ohne Datum werden im crm auf das größte im Palm verfügbare Datum, den gelegt. Der Palm unterstützt im Gegensatz zum crm keine Erinnerungen für Aufgaben Abgleich mit Mobiltelefon Abgleich über Outlook Die meisten Mobiltelefone können einen automatischen Abgleich mit den Kontakten von Outlook vornehmen, so dass über diesen Weg des doppelten Abgleichs, des Mobiltelefons mit Outlook und Outlook mit dem crm bzw. umgekehrt, die Daten abgeglichen werden können. Abgleich über WinFonie Die Software WinFonie Mobile bietet die Synchronisation von Kontaktdaten, Aufgaben und Terminen zwischen Mobiltelefon und dem crm an. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Mobiltelefon Synchronisation". Abgleich über Export/Import Der Austausch kann auch über die Import-/Export Schnittstelle erfolgen. Das gebräuchlichste Format hierfür ist dbase IV. 228

229 Allgemein 13. Konfiguration Projekt Ein Projekt basiert auf einer Datenbank und kann unterschiedliche Ansichten beinhalten Allgemein Um ein Projekt zu öffnen, wählen Sie Projekt > Öffnen. Nach Auswahl der Projektdatei werden die enthaltenen Ansichten angezeigt. Über Projekt > Reorganisieren werden alle zum Projekt gehörenden Konfigurationsdateien von alten, nicht mehr notwendigen Einträgen befreit. Das Öffnen der Ansichten wird dadurch beschleunigt. Möchten Sie ein Projekt unter anderem Namen abspeichern, wählen Sie Projekt > Speichern unter. Damit werden die Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen und Spaltenkonfigurationen in das gewählte Verzeichnis gespeichert. Um die Datenbank zu kopieren benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Microsoft SQL Server Management Studio oder pgadmin von PostgreSQL). Zum Kopieren einer bestehenden Datenbank (z.b. der mitgelieferten "combit_crm_solution3") klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf "Datenbanken", und wählen Sie dann im Kontextmenü "Datenbank wiederherstellen" aus. Geben Sie dann im Feld "In Datenbank" einen noch nicht verwendeten Namen an, z.b. "crm_solution_test". Bitte beachten: Sollte der Datenbankname bereits vergeben sein wird die vorhandene Datenbank ersetzt! Wählen Sie dann unter "Aus Datenbank" eine bestehende Datenbank aus bzw. öffen Sie über "Von Medium" eine entsprechende Sicherungsdatei (es sind nur Dateien mit der Dateiendung *.bak auswählbar). Stellen Sie sicher, dass die Checkbox bei "Wiederherstellen" aktiviert ist. Sollte die gewünschte Datenbank nicht mit der Dateiendung *bak vorliegen, erstellen Sie eine solche Sicherungsdatei, indem Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datenbank klicken, und dann im Kontextmenü "Tasks > Sichern" wählen. Um dem kopierten Projekt anschließend diese kopierte Datenbank zuzuordnen, wählen Sie Konfiguration > Projekt > Eigenschaften in der Projekt-Menüleiste. Bitte beachten: Bei "Speichern unter" wird keine neue Projekt-ID vergeben, d.h. für dieses Projekt gelten weiterhin alle für das kopierte Projekt eingestellten Rechte und Konfigurationseinstellungen. Änderungen wirken sich somit auch automatisch immer auf alle Projekte mit dieser ID aus. Wenn dies nicht gewollt ist, sollten Sie eine neue ID vergeben. 229

230 Konfiguration Projekt Um für das kopierte Projekt eine neue ID zu vergeben gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Über Projekt > Neu ein neues Projekt erstellen. 2. Die Projektkonfiguration über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften öffnen. 3. Die Projekt-ID aus dem Feld ID kopieren. 4. Die crm Projektdatei (Dateiendung *.crm im Projektverzeichnis) mit einem Editor öffnen und die ID manuell ändern: <profile> <list name=""> <item name="fileversion">1.02</item> <item name="id">90e55381-fd c4-7b85b77a135a</item> Um ein neues Projekt anzulegen, wählen Sie Projekt > Neu. Dabei müssen Sie im Dialog "Projekt Konfiguration" die zugrundeliegende SQL- Datenbank auswählen. Um eine neue, leere Datenbank auszuwählen, müssen Sie eine solche vorher erstellen. Zum Erstellen benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Microsoft SQL Server Management Studio oder pgadmin von PostgreSQL). Um eine neue Datenbank zu erstellen, klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf "Datenbanken", und wählen Sie dann im Kontextmenü "Neue Datenbank" aus. Geben Sie dann im Feld "Datenbankname" einen noch nicht verwendeten Namen an, z.b. "crm_solution_combit" Projekt portieren Mit dem Assistenten zur crm-projektdistribution können Sie crm-projekte (inkl. SQL Datenbank, crm-projektdatei, Eingabemaskendefinitionen und Spaltenkonfigurationen) portieren. Das Programm zur Projektdistribution (crmship4.exe) finden Sie im crm- Programmverzeichnis und muss lokal auf dem Datenbankserver ausgeführt werden. Wählen Sie Projekt distributieren um eine zip-datei (inkl. SQL-Datenbank-Sicherung, crm-projektdatei, Eingabemaskendefinitionen und Spaltenkonfiguration) zu erzeugen. Dazu geben Sie im Folgedialog die Anmeldedaten des SQL-Servers an, die Projektdatei (Dateiendung *.crm) und den Namen der zip-datei. 230 Bitte beachten: Alle weiteren Dateien müssen manuell dem zip-archiv hinzugefügt werden, also z.b. Scripte, Workflows, Übernahmemasken, globale und benutzerdefinierte Export/Importvorlagen, Druckvorlagen und vorlagen. Wählen Sie Projekt wiederherstellen um den Inhalt des zip-archivs (Projektdatei, Eingabemaskendefinitionen, Spaltenkonfigurationen und alle weiteren enthaltenen

231 Projekteigenschaften Dateien und Ordner) im gewünschten Verzeichnis zu speichern und die Datenbank auf dem Datenbankserver anzuhängen. Sofern bereits eine Datenbank mit diese Namen existiert, wird diese überschrieben Projekteigenschaften Die Projektkonfiguration kann über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften aufgerufen werden. Auf der Registerkarte "Eigenschaften" legen Sie die Projekteigenschaften fest. Die Projekteigenschaften werden in der combit Relationship Manager Projektdatei (Dateiendung *.crm) gespeichert. Im Formel-Editor stehen z.b. in Druckvorlagen, Übernahmemaske und Eingabemaske spezielle crm-variablen zur Verfügung, die allgemeine Informationen über das Projekt enthalten. Sie finden die Variablen und Felder im crm-unterordner in der Variablenliste (Weitere Informationen zu crm-variablen finden Sie unter "Formel-Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"). Im Feld Datenbank wählen Sie die Datenbank aus, auf der das Projekt basieren soll. Im Feld Name wird der Name des Projektes angegeben. Die ID des Projekts wird automatisch erstellt. Bei der Beschreibung können Sie alle für Sie relevanten Informationen eingeben. Sollten Sie mit mehreren Projekten arbeiten, haben Sie damit die Möglichkeit, diese schnell zu unterscheiden. 231

232 Konfiguration Projekt Ansichten der Benutzerverwaltung erzeugen: Über diese Schaltfläche werden in der Datenbank Datenbanksichten erzeugt, die auf die crm Benutzerverwaltung verweisen. Zudem werden Ansichten im aktuellen Projekt angelegt, die auf diesen Datenbanksichten basieren. Diese Ansichten können nur lesend verwendet werden, um bspw. Relationen von Kunden zu crm-benutzern zu definieren oder Benutzer und ihre Rechte auszudrucken. Datenbankserverseitig müssen Sie das Recht haben, Datenbanksichten auf der Datenbank erzeugen zu dürfen. Hinweis: Die Datenbanksichten greifen unter PostgreSQL über DBLINK auf die combit Systemdatenbank zu Projekteinstellungen Die Projektkonfiguration kann über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften aufgerufen werden. Auf der Registerkarte "Einstellungen" legen Sie die Projekteinstellungen fest. Bei aktivierter Option Codebeschreibungen bei Druck und Export werden beim Drucken und Textexport die Beschreibungen der gesetzten Codeattribute im Klartext ausgegeben, wie etwa "Weihnachtskarte". Ist die Option nicht markiert, wird statt der Beschreibung nur der Zustand aller Codeattribute ausgegeben, wie zum Beispiel " ". Im Bereich Telefonie kann für 2 Ansichten die Anruferkennung aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Rufnummernerkennung" im Kapitel "Telefonieren und Anrufliste". 232

233 Projekteinstellungen Im Bereich Dokumenten Management System kann ein Dokumenten Management System (DMS) ausgewählt werden um die Dokumente der Dokumentenverwaltung über ein DMS zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Unterstützte DMS siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Info-Zentrale Im Feld Info-Zentrale können Sie den Pfad zu einer zentralen Info-Ansicht angeben, die als Informationsportal dienen soll. Dabei kann es sich um eine HTML-Seite oder eine Internet-/Intranetseite handeln. Geben Sie den Pfad über den Formel-Editor ein, z.b. «crm.project.path + "\InfoZentrale\index.html"» oder Dabei haben Sie auch Zugriff auf die Benutzer- und Projektvariablen um in Abhängigkeit der Feldinhalte unterschiedliche Seiten anzuzeigen. Im mitgelieferten crm Referenzprojekt wird ein Beispiel mitgeliefert, die dazugehörigen Dateien befinden sich im Projektverzeichnis im Ordner "InfoZentrale". Dynamische Inhalte in HTML Seiten Die Anzeige von dynamische Informationen (z.b. aus dem crm) innerhalb einer HTML Seite geschieht über Scriptfunktion. Die Scriptfunktion ermittelt den dynamischen Inhalt und gibt ihn über das Document Object Model (DOM) des Webbrowsers mittels document.write Kommando aus. Hinweis: Im Document Object Model (DOM) des W3-Konsortiums ist das document- Objekt das Ausgangsobjekt für den Elementbaum. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie z.b. unter <head> <script language="vbscript"> <!-- Function Test() document.write("<b> Hallo </b>") End Function //--> </script> </head> <body> 233

234 Konfiguration Projekt <p><script language="vbscript">test</script></p> </body> </html> Zugriff auf das crm Objekt Der Zugriff auf das crm Applikationsobjekt erfolgt innerhalb eines Scripts über das window.external Objekt. Sie können nun wie in normalen Scripten mit allen crm OLE Objekten arbeiten. Set ocrm = window.external Tipp: Um Informationen in der HTML Ansicht zu "speichern" oder über mehrere HTML Seiten hinweg zu erhalten, stehen Ihnen im crm Projekt-Objekt die Methoden SetUserProperty() und GetUserProperty() zur Verfügung. Hierüber können Werte persistent gespeichert und geladen werden Ereignis Verwaltung Über die Ereignis Verwaltung kann auf verschiedene Ereignisse mit automatischen Aktionen reagiert werden. Hierzu können für jede der angebotenen Ereignisse Scripte oder Workflows hinterlegt werden. 234

235 Ereignis Verwaltung Projektspezifische Ereignisse können sein: Projekt wurde geöffnet, Projekt wird geschlossen Eingehender Anruf, Eingehender Anruf wurde gesucht Ansichtenspezifische Ereignisse können sein: Ansicht wurde geöffnet, Ansicht wird geschlossen Datensatz wurde gespeichert, Datensatz wird gespeichert Datensatz wurde zusammengeführt, Datensatz wird zusammengeführt Termin- und Aufgabenspezifische Ereignisse können sein: Termin wurde gespeichert, Aufgabe wurde gespeichert, Aufgabe wurde erledigt Um eine Aktion zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Konfiguration > Ereignisse in der Projekt-Menüleiste um die Ereignis- Verwaltung zu öffnen. Verknüpfen Sie das Ereignis mit einer Aktion: Scriptdatei ausführen: Wählen Sie eine Scriptdatei aus. Scriptzeilen ausführen: Geben Sie den Scripttext direkt ein. Workflow ausführen: Wählen Sie eine Workflowdatei aus. Bei den ausgeführten Scripten steht ein neues Objekt "Event" zur Verfügung, welches Informationen über das aktuelle Ereignis zur Verfügung stellt. Es hat folgende Eigenschaften: Project: enthält das Projekt-Objekt um das im Event es geht View: enthält das Ansichtenobjekt, um das es im Event geht (sofern beim Event verfügbar) Data: enthält ggf. eine Zusatzinformation zum Event. Einschränkungen für diese Ereignis-Scripte: Das Recht "Darf Scripte ausführen" wird bei diesen Scripten nicht abgefragt (ist also nicht wirksam), damit eine über Ereignis-Scripte konfigurierte Anwendungslogik in jedem Fall durchlaufen wird. Es erfolgt keine Statusanzeige (Animation) in der Statusleiste Alle Events für Ansichten, die es nicht mehr gibt, werden beim Speichern der Projektdatei verworfen. Weitere Informationen finden Sie in der Referenz zum OLE COM Objektmodell und in den Kapiteln "Automatisierung mit Scripten" und "Workflow Designer". Wichtig: Bei aufwändigen Scripten (lange Laufzeit) empfiehlt es sich, asynchrone Scripte für die Ereignisse zu verwenden, da ansonsten der crm zu lange blockiert 235

236 Konfiguration Projekt wird. Ausgenommen hiervon sind jedoch die beiden Ereignisse "Projekt wird geschlossen" und "Ansicht wird geschlossen", hier muss ein synchrones Script verwendet werden. Generell müssen Sie bei asynchronen Scripten unbedingt berücksichtigen, dass der Anwender in der Zwischenzeit weiter arbeiten (und zum Beispiel den aktuellen Datensatz wechseln) kann. Dies kann je nach Skript unvorhersehbare Effekte haben! 13.6 Navigationsstruktur Die Navigationsstruktur können Sie durch das Erstellen von Ordnern und das Kopieren von Ansichten übersichtlich halten. Die Struktur kann dabei frei angepasst werden, und neue Hierarchien lassen sich nach Wunsch über das Kontextmenü einfügen. Die Einträge lassen sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen. Diese Anordnung wird benutzerübergreifend für jedes Projekt gespeichert. Die Konfiguration erfolgt über Konfiguration > Projekt > Navigationsstruktur in einem separaten Dialog. Zur Konfiguration der Liste stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung: Verschieben: Per Drag & Drop können Sie Ansichten und Ordner verschieben. 236

237 Firmenstammdaten Neuen Ordner anlegen: Zur Einführung von Hierarchien können zusätzlich zu den Ansichten auch Ordner angelegt werden. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Ordner umbenennen: Ansichten können nicht umbenannt werden. Kopieren: Ordner (inkl. Ansichten) und Ansichten duplizieren. Löschen: Ordner und Ansichten löschen. Zurücksetzen: Alle Änderungen der Navigationsstruktur gehen verloren Firmenstammdaten Über Konfiguration > Projekt > Firmenstammdaten können für das Projekt zentral Firmenstammdaten hinterlegt werden (z.b. Firmenbezeichnung, Firmenanschrift, Steuer-Nr., Firmenlogo). Auf diese Informationen stehen Ihnen als crm.project.company-variablen in Druckvorlagen, Übernahmemaske und Eingabemaske zur Verfügung (Weitere Informationen siehe auch "Formel-Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"). Das Firmenlogo wird zudem in der mitgelieferten Web-Ansicht der Info-Zentrale angezeigt Datenbankstruktur Die Datenbankstruktur kann über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug oder auch direkt über Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur definiert werden. Sie können Tabellen und Felder anlegen, ändern und entfernen. Den internen Feldtyp definieren Sie dann in der Ansichtenkonfiguration. 237

238 Konfiguration Projekt Hinweis: Zum Ändern der Datenbankstruktur benötigt der angemeldete Datenbankbenutzer die entsprechenden Rechte. Weitere Informationen zum Datenbankbenutzer siehe auch "Datenbankverbindung wählen" in Kapitel "Vorbereitung und Installation". Ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Microsoft SQL Server Management Studio oder pgadmin von PostgreSQL) ist nur für erweiterte Funktionen notwendig, wie z.b. zum Erstellen von Sichten (Views), der Definition von Einschränkungen (Constraints), Primärschlüsseländerungen oder Umordnen der Feldreihenfolge. Beachten Sie auch die Informationen für "Kaskadiertes Löschen und Updaten" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Datenbanktabelle Wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur zu öffnen. Wählen Sie neben dem Eingabefeld Datenbanktabelle die Schaltfläche "Neu" um eine neue Datenbanktabelle auf dem Datenbankserver anzulegen. Die Tabelle wird dabei dem Schema des Datenbankbenutzers zugeordnet (z.b. crm_user.firmen). Sofern Sie eine bestehende Datenbanktabelle kopieren möchten, wählen Sie diese aus und duplizieren diese über die Schaltfläche "Datenbanktabelle kopieren". Wählen Sie die Schaltfläche "Löschen" um eine Datenbanktabelle zu entfernen. Wenn ein Löschen fehlschlägt, löschen Sie die Tabellen direkt im Datenbankkonfigurationswerkzeug. Dabei erhalten Sie weitere Informationen warum ein Löschen nicht möglich ist (z.b. wenn bestimmte Abhängigkeiten exisitieren). Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart des crm notwendig, damit diese Tabelle in der Ansichtskonfiguration auswählbar ist. Datenbanksicht Eine Datenbanksicht (View) ist eine virtuelle Tabelle in einem Datenbanksystem. Diese virtuelle Tabelle wird über eine im Datenbankmanagementsystem (DBMS) gespeicherte Abfrage definiert. Wann immer diese Datenbanksicht benutzt wird, wird diese zuvor durch das Datenbankmanagementsystem berechnet. Eine Datenbanksicht stellt sozusagen einen Alias für eine Abfrage dar. Zum Erstellen einer Sicht klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf "Sichten", und wählen Sie dann im Kontextmenü "Neue Sicht" aus. Entwerfen Sie die Sicht so, wie Sie eine SELECT-Abfrage entwerfen würden. Aufgabe einer Datenbanksicht kann sein, den Zugriff auf Tabellen anderer Datenbanken zu ermöglichen, den Zugriff auf verteilte Daten zahlreicher Tabellen zu vereinfachen oder 238

239 Datenbankstruktur Berechnungen durchzuführen. Ein Nachteil von Datenbanksichten kann sein, dass die Komplexität der dahinter liegenden Abfrage unterschätzt wird. Der Aufruf einer Datenbanksicht kann zu sehr aufwändigen Abfragen führen und der unbedachte Einsatz solcher dann zu erheblichen Performanceproblemen. Beispiel: Abfrage für Datenbanksicht zur Summenbildung (Umsatz Vorjahr) SELECT "CompanyID", SUM("Total") AS "Turnover" FROM "SalesDocuments" WHERE ("Type" = '3') AND (YEAR("Date") = (YEAR(CURRENT_TIMESTAMP) - 1)) GROUP BY "CompanyID" ORDER BY "Turnover" DESC Datenbankfelder Wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur zu öffnen. Alternativ öffnen Sie diesen Dialog für eine spezifische Datenbanktabelle über Rechtsklick auf die entsprechende Ansicht und Auswahl von Tabellenstruktur ändern im Kontextmenü. Wählen Sie über der Tabelle Felder die Schaltfläche "Neu" um ein neues Feld anzulegen. 239

240 Konfiguration Projekt Hinweis: Neu angelegte Felder sind in Tabellen (Übersichtslisten) des crm initiell ausgeblendet. Um neue Felder in der jeweiligen Tabelle anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Tabelle und wählen Konfiguration > Layout und Spalten. Über Löschen können Sie Felder aus der Datenbanktabelle entfernen. Klicken Sie in ein Feld um die Feldeigenschaften zu bearbeiten. Unter dem Feldnamen kann das Feld angesprochen und identifiziert werden. Ein Feldname darf nur einmal pro Tabelle vergeben werden. Hinweis: Physikalische Feldnamen in Tabellen dürfen nur alphanumerische Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' enthalten. Zahlen dürfen dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen. Der Feldtyp Physikalisch gibt an, welche Art von Daten in das Feld gespeichert werden darf. Die genaue Bedeutung der einzelnen Datentypen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihres Datenbanksystems. Eine Beschreibung der wichtigsten Datentypen finden Sie im Anhang im Kapitel "Datentypen". Die Feldlänge (falls verfügbar) gibt die maximale Anzahl an Zeichen an, die in dem Feld gespeichert werden kann. Bei numerischen Feldern gibt die Eigenschaft Genauigkeit die maximale Anzahl an Ziffern an und Nachkommastellen die maximale Anzahl an Ziffern rechts vom Dezimaltrennzeichen. Beispiel: Die Zahl 123,45 hat eine Genauigkeit von 5 und 2 Dezimalstellen. NULL-Werte erlaubt: Ist diese Option aktiviert, muss in diesem Feld keine Eingabe stattfinden. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Option nur deaktivieren können, wenn noch keine Daten mit NULL-Werten für dieses Feld vorhanden sind. Andernfalls wird beim Beenden des Dialogs eine entsprechende Meldung angezeigt. Schlüsselfeld: In jeder Tabelle kann nur ein (Primär-)Schlüsselfeld definiert werden (z.b. ID). Die Option kann nur dann auf ein Feld angewandt werden, wenn noch kein Schlüsselfeld in der Tabelle definiert wurde. Zum Ändern eines bestehenden Schlüsselfeldes benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Microsoft SQL Server Management Studio, pgadmin). Hinweise: Legen Sie für jede Tabelle generell ein Primärschlüsselfeld an. Wir empfehlen dabei den Feldtyp "uniqueidentifier". In der Ansichten- 240

241 Datenbankstruktur Indizes konfiguration weisen Sie diesem Feld den internen Feldtyp "Datensatz ID" zu. Für die Datensatz-ID legen Sie unter PostgreSQL ein Feld mit der Feldlänge 32 an. Nur Ansichten mit einer Datensatz-ID sind im WebAccess verfügbar. Wie mit einem Index in einem Buch können Sie mit einem Index in einer Datenbank schnell bestimmte Informationen in einer Tabelle oder einer indizierten Sicht finden. Ein Index enthält Schlüssel, die aus einer oder mehreren Spalten in der Tabelle oder Sicht erstellt werden. Durch das Erstellen gut durchdachter Indizes können Sie die Leistung von Datenbankabfragen und Anwendungen erheblich steigern. Zum Erstellen eines Index klicken Sie im Objekt-Explorer im MS SQL Server mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Indizes" unterhalb einer Tabelle, und wählen Sie dann im Kontextmenü "Neuer Index" aus. Informationen zum Entwerfen von Indizes finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" und der Dokumentation Ihres Datenbankkonfigurationswerkzeugs. Wenn für Felder ein Index definiert wurde, kann dieses Feld im crm nicht gelöscht oder dessen Feldlänge geändert werden. 241

242 Konfiguration Ansichten 14. Konfiguration Ansichten Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht. Den darin enthaltenen Feldern können erweiterte Funktionalitäten zugewiesen werden. Ansichten können untereinander relational verknüpft werden. Die Übersichtsliste, Eingabemaske und Web-Ansicht sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht. Wenn Sie eine neue Datenbanktabelle erstellen wird automatisch die Ansicht erstellt und die Ansichtskonfiguration geöffnet. Weitere Informationen zum Erstellen einer Datenbanktabelle finden Sie unter "Datenbankstruktur" im Kapitel "Konfiguration Projekt" Um einen neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie Ansichten > Neu oder kopieren Sie eine bestehende Ansicht. Zum Kopieren einer Ansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigation auf die entsprechende Ansicht und wählen im Kontextmenü "Kopieren". Speichern Sie Änderungen an Ansichten über Projekt > Speichern. Über Ansichten > Löschen können Ansichten entfernt werden. Bestehende Relationen werden dabei ungültig Ansichtskonfiguration Jede Ansicht hat einen eigenen Konfigurationsdialog, in dem folgende Einstellungen vorgenommen werden können: Zugrundeliegende Datenbanktabelle bzw. Datenbanksicht Feldalias und internen Feldtyp festlegen Relationen definieren Codes der Listenfelder definieren Dublettencheck aktivieren und konfigurieren Funktionsdefinitionen für Schaltflächenbelegung konfigurieren Automatische Nummernvergabe (Automatische Zähler) Autoprotokolle aktivieren und konfigurieren Dokumentenverwaltung einrichten Datensatz-Verweise konfigurieren Allgemeine Einstellungen Um den Dialog zur Ansichtskonfiguration zu öffnen wählen Sie Konfiguration > Ansicht oder klicken mit der rechten Maustaste in der Navigation auf die entsprechende Ansicht und wählen im Kontextmenü "Eigenschaften". 242

243 Ansichtenname und Datenbanktabelle/-sicht 14.2 Ansichtenname und Datenbanktabelle/-sicht Im Konfigurationsdialog bestimmen Sie einen innerhalb des Projektes eindeutigen Namen für diese Ansicht. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen. Als Name dürfen nur alphanumerische Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' verwendet werden. Zahlen dürfen dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen. Wählen Sie dann die Datenbanktabelle bzw. Datenbanksicht aus, die als Basis für die Ansicht dienen soll. Weitere Informationen zum Erstellen oder Ändern einer Datenbanktabelle finden Sie unter "Datenbankstruktur" im Kapitel "Konfiguration Projekt". Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart des crm notwendig, damit diese Tabelle in der Ansichtskonfiguration auswählbar ist Felder Auf der Registerkarte "Felder" werden alle zur Verfügung stehenden Felder für diese Ansicht gelistet. Sie können hier den Feldalias und den internen Feldtyp bestimmen. Feldalias Für jedes Feld kann ein Feldalias vergeben werden, somit kann sich der in der Oberfläche und in den Dialogen angezeigte Name vom physikalischen Feldnamen unterscheiden. Dies ist besonders bei einer international gemeinsam genutzten Datenbank praktisch, wenn der physikalische Feldname z.b. in englischer Sprache definiert wurde. Somit kann in der Ansichtskonfiguration des deutschen Projekts ein deutscher Feldalias angegeben werden. Weitere Informationen zur Sprache der Benutzeroberfläche finden Sie im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Über die Schaltfläche "Feldaliase automatisch setzen" können Sie alle Feldaliase in einem Schritt auf die jeweiligen Feldnamen setzen, alle Feldaliase löschen oder diese importieren/exportieren. Feldtyp intern Jeder Feldtyp hat besondere Eigenschaften, die z.b. die Inhalte des Kontextmenüs bestimmen. Daher sollten sie passend definiert werden. Nach der Selektion des Feldes und einem zweimaligen Klick in die Spalte "Feldtyp intern" öffnet sich die Auswahlliste. Wählen Sie dort den gewünschten Typ aus. 243

244 Konfiguration Ansichten Beispiel: Beim Feld "MOBILTEL" sollten Sie nicht den internen Feldtyp "Zeichen" wählen. Sie könnten dann zwar die Nummer in das Feld eingeben, hätten aber nicht die Möglichkeit, direkt aus diesem Feld heraus per Mausklick zu wählen. Auch das direkte Senden einer SMS wäre so nicht möglich, weshalb Sie also den Feldtyp "Mobiltelefon" auswählen sollten. Die wichtigsten Feldtypen Feldtyp "Zeichen" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten können alphabetisch Wenn es sich bei den Inhalten um Texteinträge handelt oder um Zahlen, bei denen Sortierungen und Vergleichsoperationen keine Rolle spielen bzw. wenn keiner der übrigen Feldtypen zutrifft. Firma, Name, Vorname 244

245 Felder Feldtyp "Numerisch" Inhalt: Ziffern 0, 1,..., 9 Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Datum" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: numerisch Wenn es sich bei den Inhalten um reine Zahlen handelt, die bei Sortierungen oder Vergleichsoperationen auch wie Zahlen behandelt werden sollen. Betrag, Menge Datumswerte nach Jahr, Monat, Tag Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen. Werden in der Eingabemaske mit einem Kalenderbutton angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet einen Kalender, ein Klick mit der rechten Maustaste fügt aktuelles Datum ein. Geburtstag, Kaufdatum Feldtyp "Datum mit Zeit" Inhalt: Datumswerte inklusive sekundengenauer Uhrzeit Sortierung: Bemerkung: Beispiel: nach Jahr, Monat, Tag, Uhrzeit Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte und Uhrzeiten handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen, z.b. auch so genannte "Zeitstempel". LPersKont Feldtyp "Zeichen lang" Inhalt: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten können Sortierung: Bemerkung: keine Wenn es sich bei den Inhalten um ausführliche Notizen, unstrukturierte Kontaktprotokolle oder sonstige Ausführungen handelt. Ermöglicht einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung. 245

246 Konfiguration Ansichten Beispiel: Feldtyp "Code" Inhalt: Länge: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Grafik" Inhalt: Länge: Sortierung: Bemerkung: Bemerkung Code-Attribute, d.h hinterlegte Merkmale oder sogenannte "Stichwörter", die einem Datensatz zur Klassifizierung zugewiesen werden können. 999 Zeichen max. Länge. Bei Feldern, die größer sind, wird Code nicht als Feldtyp angeboten keine Wenn es sich um Auswertungen handelt und Sie verschiedenste Merkmale (auch gleichzeitig zutreffend) zur Auswahl vorgeben möchten. Kategorie, Interessen Pfad und Dateiname einer Grafikdatei Achtung: physikalische Feldlänge sollte Pfad u. Dateinamen auch aufnehmen können! alphabetisch Wenn es sich bei dem Inhalt um Grafiken handelt, die auch im crm angezeigt oder ausgedruckt werden sollen. Unterstützte Bildformate: JPG, GIF, PNG, PCD, WMF, BMP, DIB, RLE, PCX, TIF Feldtyp "Eingebettete Grafik" Inhalt: binär Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Telefon" Inhalt: Sortierung: keine Beliebige Bild-Dateien, z.b. Bilder, Grafiken können direkt im Datenbanksystem abgelegt und automatisch in der Eingabemaske angezeigt werden. Foto wie Zeichen wie Zeichen 246

247 Felder Bemerkung: Beispiel: Erlauben die automatische Telefonwahl per Rechtsklick. Telefon, Telefax Feldtyp "Mobiltelefon" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Land" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen Erlauben die automatische Telefonwahl und das Versenden von SMS-Nachrichten. MobilTelefon wie Zeichen wie Zeichen Erlaubt die Darstellung der Länderflaggen in der Listenansicht bei Verwendung der 2-stelligen Länderkürzel der ISO 3166 (ALPHA-2). Eine Liste der Länderkürzel ist u.a. hier verfügbar: code-lists/index.html. Länderflaggen werden auch bei der Verwendung der IATA Ländercodes, der internationalen Kfz-Länderkennzeichen und der internationalen (!) ausgeschriebenen Länderbezeichnungen dargestellt. In der Eingabemaske oder in Druckvorlagen kann der englische, ausgeschriebene Name mit der Formel «GetInfoFromCountry(Land)» angezeigt werden. Land Feldtyp "Automatische Nummer" Inhalt: wie Zeichen bzw. Ziffern Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp " " Inhalt: wie Zeichen bzw. numerisch Erlaubt die automatische Vergabe einer fortlaufenden Nummer. Steht für Feldtyp "Zeichen" und "Numerisch" zur Verfügung. KundenNr wie Zeichen 247

248 Konfiguration Ansichten Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Internet" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Logisch" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen wie Zeichen, erlaubt außerdem die automatische Übernahme von -adressen. , 2 wie Zeichen wie Zeichen wie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Ansteuerung von Internet Adressen. Internet Markierung für JA/NEIN keine Ankreuzfelder (Checkboxen) die nur den Zustand WAHR/FALSCH kennen. BonOK Feldtyp "Dateiverweis" Inhalt: wie Zeichen Länge: Sortierung: Bemerkung: Achtung: physikalische Feldlänge sollte Pfad u. Dateinamen auch aufnehmen können! wie Zeichen Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten. Diese werden als Verweise auf die Originaldatei des Dateisystems gespeichert. Feldtyp "Eingebettete Datei" Inhalt: binär Sortierung: Bemerkung: keine Beliebige (Binär-)Dateien, z.b. Dokumente, Bilder, Grafiken können direkt im Datenbanksystem abgelegt werden. 248

249 Felder Beispiel: Dokument Feldtyp "DMS Dokument" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten, die in einem unterstützten Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert sind. Diese werden als Verweise auf das DMS gespeichert. DMS_Dokument Feldtyp "Belegverweis (FM)" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: wie Zeichen Erlaubt die Aufnahme von Verweisen auf combit factura manager Belege. Unterstützt das Öffnen dieser Belege per Doppelklick in Übersichtsliste und Container. Die Verweise müssen das Format "fmw://<mandantname>/<belegtyp>/<belegnummer>" besitzen, erlaubte Werte für <Belegtyp> sind "AN", "AU", "RE", "LI" oder "BE" (Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Bestellung). Feldtyp "Erfassungsbenutzer" Inhalt: crm-benutzer, der den jeweiligen Datensatz erfasst hat. Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen crm-benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden. ErfasstDurch Feldtyp "Änderungsbenutzer" Inhalt: crm-benutzer, der zuletzt eine Änderung am jeweiligen Datensatz vorgenommen hat. Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen crm-benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden. GeändertDurch 249

250 Konfiguration Ansichten Feldtyp "Erfassungsdatum" Inhalt: Datum, an dem der jeweilige Datensatz erfasst wurde Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Nach Jahr, Monat, Tag Wird automatisch vom crm gesetzt ErfasstAm Feldtyp "Änderungsdatum" Inhalt: Datum, an dem die letzte Änderung am jeweiligen Datensatz vorgenommen wurde Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Nach Jahr, Monat, Tag Wird automatisch vom crm gesetzt GeändertAm Feldtyp "Datensatz-ID" Bemerkung: Es handelt sich um eine global eindeutige ID. Dieser Feldtyp sollte in jeder Ansicht vergeben werden! Ein neuer Datensatz kann nach dem ersten Speichern sonst nicht angezeigt werden, da er in der Tabelle/Sicht nicht auffindbar ist. Sie kann jedoch nur einmal innerhalb einer Ansicht vergeben werden und dient typischerweise auch gleichzeitig als Primärschlüsselfeld. Der Inhalt wird automatisch vom crm gesetzt (nicht durch das Datenbank-System). Um Datensatzverweise zu verwenden oder einen Windows CE-Abgleich durchzuführen, wird dieser Feldtyp unbedingt benötigt. Tipp: Verwenden Sie für das Primärschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang und in der Dokumentation Ihres Datenbanksystems). Beispiel: ID Feldtyp "Global eindeutige ID" Bemerkung: Es handelt sich um ein Feld, das eine global eindeutige ID aufnehmen kann. Dieser Feldtyp kann auch mehrmals in einer Ansicht vergeben werden und dient typischerweise bei Relationen als Fremdschlüsselfeld. Der Inhalt wird durch das Verknüpfen mit einem anderen Datensatz gesetzt. 250

251 Relationen Tipp: Verwenden Sie für das Fremdschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang). Beispiel: FirmenID, PersonenID 14.4 Relationen Bei Relationen handelt es sich um Beziehungen zwischen jeweils zwei Ansichten. Diese Relationen definieren Sie in den Eigenschaften der beiden Ansichten. So können Sie beliebige Strukturen und Beziehungen festlegen. So können Sie beispielsweise einer Firma verschiedene Ansprechpartner oder Produkte zugeordnet werden. Oder eine Projektverwaltung realisiert werden, bei der einem Projekt verschiedene Personen zugeordnet werden können und diese Personen bei verschiedenen Projekten beteiligt werden kann. 251

252 Konfiguration Ansichten Relationen definieren Möchten Sie Relationen definieren, müssen Sie diese zuerst unter der Registerkarte Relationen definieren, um dann im Eingabemasken Designer einen entsprechenden Container zur Anzeige der verknüpften Datensätze platzieren zu können. Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie eine neue Relation an. Wählen Sie unter "Feldname" das Primärschlüsselfeld der aktuellen Ansicht aus. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Weitere Informationen zum "Feldtyp "Datensatz-ID" siehe Abschnitt "Felder". Wählen Sie den Relationstyp. Folgende Relationen werden unterstützt: 1:1: Jeder Person ist z.b. genau ein Vertriebsmitarbeiter zugeordnet. 1:N: Jeder Person können verschiedene Produkte zugeordnet werden. N:M: Eine Person ist einem Projekt zugeordnet und diesem Projekt sind gleichzeitig mehrere andere Personen zugeordnet. Wählen Sie die Zielansicht. Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld. Bei einer 1:N-Relation wählen Sie hier das Fremdschlüsselfeld mit dem internen Feldtyp "Global eindeutige ID" aus. Dieses Feld nimmt also den Primärschlüssel des verknüpften Datensatzes auf. Weitere Informationen zum Feldtyp "Feldtyp "Global eindeutige ID" siehe Abschnitt "Felder". Wichtig! Es können nur Felder vom gleichen physikalischen Datentyp und gleicher Größe verknüpft werden. Dies gilt generell bei allen Relationstypen. Wir empfehlen, für jede Relationen einen Relationsalias zu vergeben. Dieser Relationsalias wird in vielen Dialogen als Bezeichnung für die Relation und im Eingabemaskendesigner u.a. als Bezeichnung für Container verwendet. Tipp: Wenn Sie beim Anlegen von neuen Ansichten und Relationen sofort Relationenaliase vergeben, werden beim ersten Öffnen einer Ansicht bei allen N:M Containern nur die direkten 1:1-Felder als Spalten eingeblendet, alle Spalten vom Typ "Datensatz-ID" und "Global eindeutige ID" ausgeblendet und alle relationale Feldnamen auf den jeweiligen Relationenalias gekürzt. Beispiel 1:1-Relation Beispiel für eine 1:1-Relation ist eine Beziehung zwischen der Ansicht "Personen" und der Ansicht "Kontakte". Damit kann in der Ansicht "Kontakte" z.b. der Name der jeweils zugehörigen Person angezeigt werden. 252

253 Relationen Personen ID (PK) 1:1 Kontakte ID (PK) 1:N PersonID (FK) Öffnen Sie die Eigenschaften der Ansicht "Kontakte" und legen Sie auf der Registerkarte "Relationen" über die Schaltfläche "Neu" eine neue Relation an. Wählen Sie unter Feldnamen das angelegte Fremdschlüsselfeld (PersonenID) aus. Das Fremdschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Global eindeutige ID". Als Relationstyp wählen Sie "Relation 1:1". Wählen Sie die Zielansicht "Personen". Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld (ID), in diesem Fall das Primärschlüsselfeld. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Wichtig! Es können nur Felder vom gleichen physikalischen Datentyp und gleicher Größe verknüpft werden. Dies gilt generell bei allen Relationstypen. Damit die Feldinhalte des verknüpften Datensatzes (z.b. Name, Vorname) angezeigt werden können, können Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Kontakte" ein Textfeld "fester Text" einfügen. Beispiel: PersID.Personen.RecordID.Vorname+" "+PersID.Personen.RecordID.Name) Tipp: Sie haben bei Feldern von 1:1 relational verknüpften Ansichten auch die Möglichkeit, statt dem Textfeld ein Eingabefeld in der Maske zu platzieren. In der Ansicht kann in dieses Feld jedoch nichts eingegeben werden. Die Platzierung als Eingabefeld hat jedoch den Vorteil, dass Ihnen (im Gegensatz zum Textfeld) ein Kontextmenü zur Verfügung steht. Würden Sie also beispielsweise über ein solches Feld eine Telefonnummer aus einer anderen Ansicht anzeigen lassen, stünde Ihnen hier unter anderem auch der Menübefehl "Telefonwahl" zur Verfügung. Beispiel 1:N-Relation Beispiel für eine 1:N-Relation ist eine Beziehung zwischen der Ansicht "Personen" und der Ansicht "Kontakte". Damit kann in der Ansicht "Personen" ein Container mit allen zugehörigen Kontakteinträgen angezeigt werden. 253

254 Konfiguration Ansichten Personen ID (PK) 1:1 Kontakte ID (PK) 1:N PersonID (FK) Öffnen Sie die Eigenschaften der Ansicht "Personen" und legen Sie auf der Registerkarte "Relationen" über die Schaltfläche "Neu" eine neue Relation an. Wählen Sie unter Feldnamen das Primärschlüsselfeld (ID) aus. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Als Relationstyp wählen Sie "Relation 1:N". Wählen Sie die Zielansicht "Kontakte". Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld, in diesem Fall das Fremdschlüsselfeld (PersonenID). Das Fremdschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Global eindeutige ID". Damit die verknüpften Datensätze angezeigt werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Personen" einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (PersonenID). Beispiel N:M-Relation Beispiel für eine N:M-Relation: Sie möchten Ihren Adressen mehrere Projekte zuordnen, und den Projekten wiederum auch mehrere Adressen. In diesem Fall benötigen Sie eine Verknüpfungsansicht", die in diesem Fall "Projektzuordnung" genannt wird. Die folgende Grafik verdeutlicht die nun festzulegenden Beziehungen: (N:M) Personen Projektzuordnung Projekte ID (PK) 1:1 1:N (N:M) ID (PK) PersonenID (FK) ProjekteID (FK) 1:1 1:N (N:M) ID (PK) Eine N:M-Relation der Ansicht "Personen" (Primärschlüsselfeld ID, Feldtyp "Datensatz-ID") auf die Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld PersonenID, Feldtyp "Global eindeutige ID"). 254

255 Relationen Tipp: An dieser Stelle könnte auch anstelle der N:M-Relation eine 1:N-Relation ausgewählt werden. Der Vorteil der N:M-Relation liegt darin, dass Sie im Container (Projekte-Container der Ansicht Personen) über Doppelklick auf ein Feld der Zielansicht (z.b. Projektname) direkt zu einem Datensatz der Zielansicht (Projekte) springen können. Bei Auswahl einer 1:N-Relation würde sich generell die Verknüpfungsansicht (z.b. Projektzuordnung) öffnen. Eine N:M-Relation der Ansicht "Projekte" (Primärschlüsselfeld ID, Feldtyp "Datensatz- ID") auf die Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld ProjekteID, Feldtyp "Global eindeutige ID"). Eine 1:1-Relation der Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld PersonenID) auf die Ansicht "Personen" (Primärschlüsselfeld ID). Eine 1:1-Relation der Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld ProjekteID) auf die Ansicht "Projekte" (Primärschlüsselfeld ID). Damit die verknüpften Datensätze und Feldinhalte angezeigt werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Personen" einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (PersonenID) und in der Ansicht "Projekte" ebenfalls einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (ProjekteID). Damit über die Ansicht "Projektzuordnung" die Datensätze der Ansicht "Personen" und "Projekte" verknüpft werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske zwei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz". Als Parameter für die Verknüpfung mit der Ansicht "Personen" wählen Sie die 1:1-Relation zur Zielansicht "Personen" (PersonenID.Personen.ID). Als Parameter für die Verknüpfung mit der Ansicht "Projekte" wählen Sie die 1:1-Relation zur Zielansicht "Projekte". Tipp: Zur Auswahl des relationalen Datensatzes können Sie anstelle der Schaltfläche auch ein Eingabefeld verwenden. Dann wird neben diesem Feld eine Schaltfläche "..." dargestellt. Beispiel Ansprechpartner Zur Anzeige der Ansprechpartner einer Firma, sind grundsätzlich zwei Darstellungsarten möglich: Mit zwei verknüpften Ansichten (z.b. Firma + Personen) oder innerhalb einer Ansicht (z.b. Adressen). Firmen und Personen in zwei verknüpften Ansichten Wenn Firmen und Personen in zwei verschiedene Ansichten geführt werden, können Sie mehrere Ansprechpartner einer Firma zuordnen und müssen z.b. bei Änderung der Firmenadresse nur einen Datensatz in der Ansicht Firma ändern, da bei den Adressinformationen der Ansprechpartner keine Firmeninformationen direkt hinterlegt sind. 255

256 Konfiguration Ansichten Bei dieser Lösung werden zwei Relationen zwischen den beiden Ansichten festgelegt. In unserem Beispiel eine 1:N-Relation von "Firmen" auf "Personen", und eine 1:1-Relation von der Ansicht "Personen" auf "Firmen". Firmen ID (PK) 1:1 Personen ID (PK) 1:N FirmenID (FK) Ansprechpartner innerhalb einer Ansicht Wenn Firmen und Personen in einer gemeinsamen Ansicht geführt werden, können Sie eine Hauptadresse (z.b. Hauptansprechpartner) mit mehreren Nebenadressen (Nebenansprechpartner) verknüpfen. In der gemeinsamen Ansicht werden zwei Felder für die Verknüpfung benötigt. Neben einer eindeutigen Identitätsspalte (z.b. RecordID) wird eine Gruppenspalte benötigt (z.b. GroupID). Es soll gelten: Alle zusammengehörigen Datensätze besitzen dieselbe GROUPID und beim Hauptdatensatz ist GroupID = RecordID. Daher werden zwei Relationen innerhalb der Ansicht festgelegt. In unserem Beispiel eine 1:N-Relation von RecordID auf GroupID (Verbindung zur Nebenadresse), und eine 1:1- Relation von GroupID auf RecordID (Verbindung zur Hauptadresse). Adressen ID (PK) GroupID (FK) 1:N 1:1 Kaskadiertes Löschen und Updaten Das kaskadiertes Löschen wird relevant, wenn Sie verknüpfte Datensätze haben, wie z.b. Personen und Kontakte. Wenn ein Personen-Datensatz gelöscht wird, können alle zugehörigen Kontakt-Datensätze automatisch mitgelöscht werden. Das kaskadierte Updaten ist notwendig, wenn z.b. in der Ansicht "Kontaktarten" die ID der Kontaktart geändert wird. Dann soll diese ID auch bei allen zugehörigen Kontaktarteinträgen geändert werden. Das kaskadierte Löschen und Updaten definieren Sie über sog. FOREIGN KEY- Einschränkungen direkt im Datenbanksystem. FOREIGN KEY-Einschränkungen geben die Beziehungen zwischen Tabellen an und erzwingen diese. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Datenbanksystem. 256

257 Codes definieren 14.5 Codes definieren Auf der Registerkarte Codes legen Sie die verschiedenen Attribute für ein zuvor von Ihnen definiertes Codefeld fest. Wenn Sie beispielsweise bei den Feldtypen festgelegt haben, dass das Feld "Kategorie" ein Codefeld sein soll, dann müssen Sie hier die verschiedenen Marketing-Kategorien eintragen, die Sie später zur Auswahl in der Eingabemaske möchten. Wählen Sie unter "Codefeld" das zu konfigurierende Codefeld aus. Daraufhin werden alle 160 Code-Attribute des selektierten Feldes angezeigt. Falls noch keine Codes vergeben wurden, besteht die Liste nur aus den Code-Nummern von 1 bis 160. Ansonsten werden Nummer und zugehörige Beschreibung angezeigt. Um für einen Code eine Beschreibung zu vergeben oder eine bestehende Beschreibung zu ändern, selektieren Sie den Code und geben die gewünschte Beschreibung ein. Tipp: Haben Sie ein Codefeld, das verschiedene Gruppen von Codes enthält, ist es zu empfehlen, zwischen den verschiedenen Code-Gruppen einige Nummern freizulassen. 257

258 Konfiguration Ansichten Über die Schaltfläche "Codedefinitionen importieren/exportieren" können Sie alle Codes löschen oder diese importieren/exportieren. Vorsicht ist beim nachträglichen Ändern von Codes geboten, wenn diese Codes bereits Datensätzen zugeordnet wurden. Wenn Sie beispielsweise für den Code Nr. 1 die Beschreibung von "Newsletter" zu "Lieferant" ändern, werden alle Datensätze, die bisher durch den Code Nr. 1 als "Newsletter" gekennzeichnet werden, zu Lieferanten! 14.6 Dublettencheck Auf der Registerkarte Dubletten legen Sie die Vergleichsfelder für den Dublettencheck fest und können den Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktivieren. Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst das gewünschte Vergleichsfeld aus, wie zum Beispiel "Name". Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei Feldern vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250 Zeichen berücksichtigt werden. 258

259 Funktionsdefinitionen Legen Sie fest, ob der Dublettencheck auch phonetisch erfolgen soll. Diese Option ermöglicht eine Überprüfung gemäß dem Klang. Bei Feldern wie "Name" kann dies von Vorteil sein. Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden soll, wenn es leer ist. Diese Option ist nur für den Online Dublettencheck relevant, nicht für den Dublettenfilter über Organisation > Filter > Dubletten. Bei aktivierter Option Online-Dublettencheck für diese Ansicht aktivieren wird bereits bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der Datensatz schon in der Datenbank vorhanden ist Funktionsdefinitionen Hier können Sie Programme, Scripte, Workflows, Übernahmemasken, Druckvorlagen und -vorlagen bestimmten Variablennamen zuordnen. Mit diesen Variablennamen wiederum können Sie Verknüpfungen mit von Ihnen definierten Schaltflächen erstellen. So können Sie viele alltägliche Arbeitsabläufe vereinfachen und Zeit sparen. Beispiel: Beim Druck von Etiketten verwenden Sie sicher häufig die gleichen Vorlagen. Dank Funktionsdefinitionen können Sie sich das Aufrufen des Dialogs und die Auswahl 259

260 Konfiguration Ansichten der gewünschten Ausgabemaske ersparen. Statt dessen reduzieren Sie diesen Ablauf über ein Tastaturmakro auf einen einzigen Mausklick oder Tastendruck. Oder stellen Sie sich vor, Sie übernehmen häufig einzelne Adressen sowohl in Faxformulare als auch in Briefe oder Belege. Sie müssten jedes Mal zuerst die geeignete Übernahmemaske aktivieren vor dem Ausführen der Übernahme. Mit Hilfe der Funktionsdefinitionen definieren Sie eine Übernahmemaske für diese Zwecke, die Sie dann direkt über eine Schaltfläche aktivieren können. Legen Sie zuerst in der Auswahlbox fest, welche Art von Funktionsdefinition festlegen möchten ob die Zuordnung einer Einzeldruckmaske, einer -vorlage, eines Programms oder einer Übernahmemaske. Über Klick in die gewünschte Zeile und die Schaltfläche "Öffnen" öffnen Sie den Dialog zur Auswahl der benötigten Datei. Geben Sie nun den Pfad und Namen der Maske, Vorlage oder des Programms an. Öffnen Sie den Eingabemasken Designer und platzieren Sie eine Schaltflächen vom Typ "Funktionsdefinition Einzeldruck", "Funktionsdefinition Einzelmail", "Funktionsdefinition Programm" oder "Funktionsdefinition Übernahmemaske" und wählen Sie im Feld "Parameter" die definierte Funktionsdefinition aus. Weitere Informationen finden Sie unter "Schaltfläche" im Kapitel "Eingabemasken Designer". Für Programme, Scripte und Workflows kann eine Schaltfläche auch in der Symbolleiste der Ansicht angelegt werden. Im entsprechenden Dialog "Anpassen" stehen Ihnen dazu auf der Registerkarte "Befehle" unter der Kategorie "Extras" die Einträge "Programm/Script/Workflow" zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter "Symbolleisten und Menüleisten anpassen" im Kapitel "Einstieg und Bedienung" Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) Auf der Registerkarte Auto.Nr. können Sie die automatische Vergabe einer Nummer, z.b. einer Kundennummer, ansichtenspezifisch definieren. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird diese Nummer automatisch in ein bestimmtes Feld eingetragen. Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration Es gibt im crm globale Zähler. Es handelt sich hierbei um rein numerische Werte, die vom angegebenen Startwert aus in der angegebenen Schrittweite inkrementiert werden. Diese Zähler sind ansichtenübergreifend, so dass ein gemeinsamer Kundennummernzähler auch in verschiedenen Ansichten verwendet werden kann (z.b. wenn Interessenten und Kunden in verschiedene Ansichten aufgeteilt sind, aber übergreifend eine Interessenten-/Kundennummer vergeben werden soll). Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden. Hierbei kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, da bei der Kun- 260

261 Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) dennummernvergabe oft auch Buchstaben, Formatierungen o.ä. verwendet werden. Hierfür steht der Formel-Editor zur Verfügung. Beispiel: P«Cstr$(counter,"%.0f")» Dem (numerischen globalen) Zählerwert wird ein "P" vorangestellt. Da der Zählerwert numerisch ist, wird dieser zur Weiterverwendung zuvor noch in eine Zeichenkette umgewandelt (Cstr$). In der (fiktiven) Ansicht "Interessenten" könnte die Kundennummer mit einem "I" (=Interessent) beginnen, in der (fiktiven) Ansicht "Kunden" mit einem "K" (=Kunde). Wird aus einem Interessenten ein Kunde, kann organisatorisch die eigtl. Nummer beibehalten werden (lediglich der Präfix würde sich ändern). Globalen Zähler konfigurieren Dieser Zähler ist ansichtenübergreifend, d.h. er kann in verschiedenen Ansichten verwendet werden. Wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwaltung > Automatische Zähler. Im Dialog "Konfiguration Automatische Zähler" können Sie über die Schaltfläche "Neuen Zähler einfügen" einen neuen globalen Zähler anlegen. Geben Sie den Namen sowie Startwert, Aktueller Wert und Schrittweite des Zählers ein. Mit der Schrittweite definieren Sie, welche Nummer jeweils als nächste vergeben werden soll. Im Falle einer Kundennummer bietet sich in der Regel die Schrittweite "1" an, sodass z.b. auf die 1000 die 1001 folgen würde. Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden. Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen Die ansichtenspezifischen Nummern werden auf der Registerkarte "Auto Nr." der Ansichten-Konfiguration konfiguriert. 261

262 Konfiguration Ansichten Alle Felder vom internen Feldtyp "Automatische Nr." stehen automatisch in der Spalte "Feldname" zur Verfügung. Klicken Sie beim entsprechenden Feldnamen in die Spalte "Zähler" und wählen den globalen Zähler aus. Sofern noch kein globaler Zähler definiert wurde, gelangen Sie über die Schaltfläche "Konfiguration der Zähler" direkt zum Konfigurationsdialog der globalen Zähler (siehe oben). Über die Formel-Schaltfläche kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, um bei der Kundennummernvergabe z.b. Buchstaben zu verwenden. Hierfür steht der Formel-Editor zur Verfügung. Weitere Informationen zum Formel-Assistenten finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation. Beispiel: 08«Cstr$(counter,"%.0f")»PK Ab sofort wird nun automatisch die Kundennummer bei jedem neu angelegten Datensatz in die Eingabemaske eingetragen. Für den Fall, dass Sie einen neuen Datensatz erstellt haben und dann abbrechen (diesen also nicht speichern), wird die bereits generierte Kundennummer nicht mehr an den nächsten Datensatz vergeben, sondern wird quasi übersprungen. Möchten Sie ausnahmsweise keine Kundennummer für einen Datensatz 262

263 Auto-Protokoll vergeben, können Sie diese auch aus dem Feld löschen. Doch auch hier wird die automatische Nummer dann nicht neu vergeben, sondern ausgelassen. Des weiteren besteht noch die Möglichkeit, ein Script für die Vergabe einer Kundennummer einzurichten. Damit könnte die Generierung der Nummer auch halbautomatisch ablaufen, sodass Sie beispielsweise bei jedem Datensatz neu entscheiden, ob dieser eine Kundennummer erhalten soll oder nicht. Notwendige Rechtevergabe Zum Inkrementieren der Zähler für den Feldtyp 'Automatische Nummer' wird eine stored procedure mit dem Namen "cmbt_sp_increment_counter" (MS SQL) bzw. "cmbt_sp_increment_counter_pg" (PostgreSQL) verwendet. Nur MS SQL: Auf diese stored procedure benötigt der crm Datenbankbenutzer EXEC Rechte. Im mitgelieferten Referenzprojekt wurde dies durch das Installationsprogramm bereits erledigt. Nachträglich erfolgt dies über den Query Analyzer durch Ausführen von use <Datenbankname der Solution> go grant EXECUTE on cmbt_sp_increment_counter to "<crmbenutzername>" go Ist die stored procedure nicht vorhanden, erfolgt die Inkrementierung clientseitig (wodurch in seltenen Einzelfällen eine Nummer doppelt generiert werden könnte). Die Stored Procedure wird - sofern noch nicht vorhanden - bei der interaktiven Neuanlage eines Automatischen Zählers (Konfiguration > Systemverwalter > Automatische Zähler) installiert, hierzu sind zu diesem Zeitpunkt einmalig CREATE PROCEDURE Rechte für den aktuellen crm Datenbankbenutzer erforderlich! 14.9 Auto-Protokoll Auf der Registerkarte Auto-Protokoll können Sie die automatische Protokollierung der Vorgänge Einzelübernahme, Druck, , Speichern, Export, Anreichern, Termin und Anruf konfigurieren. Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie ein neues Autoprotokoll an. Klicken Sie in die Spalte "Aktion" um den Vorgang auszuwählen, der protokolliert werden soll. Wählen Sie in der Spalte "Zielansicht", in welcher Ansicht der Eintrag vorgenommen werden soll. Hinweis: Wenn Sie eine andere Ansicht als die aktuelle Ansicht wählen, wird immer automatisch ein neuer Datensatz in dieser Ansicht erzeugt (z.b. ein Kontakteintrag in der Ansicht "Kontakte"). 263

264 Konfiguration Ansichten Zur Aktivierung des Auto-Protokolls aktivieren Sie die Checkbox "Aktiv". Wenn Sie zusätzlich "Fragen" aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigung der entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll. Wenn Sie das Autoprotokoll für den Versand von s aktiviert haben, sollten Sie vor dem Versand von Serien- s die Option "Fragen" deaktivieren. Ansonsten müssen Sie jede einzeln bestätigen. Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Protokolleintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung. Tipp: Wenn Sie im mitgelieferten Referenzprojekt die Zielansicht "Kontakte" wählen, stehen Ihnen die Protokollfelder "Richtung" und "Typ" zur Verfügung. Diese Felder sind relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte entnehmen Sie daher direkt den entsprechenden Ansichten (z.b. Typ 2 = ). 264

265 Dokumentenverwaltung In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Über Formeln haben Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen, die so auch für den Eintrag verwendet werden können. Über die Schaltfläche "Formeleditor" erhalten Sie dabei Hilfe von einem Assistenten. Wenn beim Autoprotokoll die Formel als Ergebnis einen Leerstring liefert (""), dann wird das entsprechende Feld nicht geschrieben. Je nach Aktion stehen Ihnen spezifische Aktionsvariablen zur Verfügung: Beschreibung der -vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfad inkl. Dateiname der -vorlage (Action.Template). Druck, Export, Übernahme: Dateipfad inkl. Dateiname der Vorlage (Action.Template). Anruf: Datum (Action.Date), Dauer (Action.Duration), Erste Info (Action.First Info), Info (Action.Info), Letzte Info (Action.LastInfo), Notiz (Action.Note), Anzahl Anrufversuche (Action.NumberOfCallTries), Nummer (Action.Number), Status (Action.Status). Die Variable "Action.Status" hat dabei folgende Werte und Bedeutung: 3 = "Anruf nicht erfolgreich, da besetzt", 5 = "Anruf nicht erfolgreich, da aufgelegt", 6 = "Anruf nicht erfolgreich, da Anruf nicht angenommen", 8 = "Anruf nicht erfolgreich, anderer Fehler", sonst : "Anruf erfolgreich" Beachten Sie dabei auch "Ereignisse für Scripte" in Kapitel "Automatisierung mit Scripten". Über die Spalte "Anhängen" bestimmen Sie, dass der Autoprotokoll-Eintrag an den bestehenden Feldinhalt angehängt wird. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn die Protokollierung in der aktuellen Ansicht erfolgen soll, z.b. in einem Bemerkungsfeld Dokumentenverwaltung Mit der Dokumentenverwaltung können Sie einem Datensatz beliebige Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor, Inhalt usw. in einem Container angezeigt werden. Beim Erstellen von Dokumenten können Sie Dokumentvorlagen nutzen. Weitere Informationen zur Nutzung der Dokumentenverwaltung finden Sie auch unter "Kontaktund Dokumentenverwaltung". In der Konfiguration der Dokumentenverwaltung wird festgelegt, wie Dokumente gespeichert werden (Feldtyp, Speicherort, Dateiname), welche Dokumentvorlagen für neue Dokumente zur Verfügung stehen und welche Feldinhalte in neue Dokumente übergeben werden sollen. Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente). 265

266 Konfiguration Ansichten In der Ansicht, in der die Dokumente abgelegt werden sollen, muss ein Feld vom Typ Dateiverweis, Eingebettete Datei oder DMS-Dokument vorhanden sein. Im Register Dokumentenverwaltung der Ansichtenkonfiguration können verschiedene Dokumenttypen definiert werden. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Es muss mind. ein Dokumenttyp "Sonstige Dokumente" konfiguriert sein. Art der Dokumentenablage wählen In der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente) muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z.b. "Dokument"). Für den internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten: Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateien gespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden. Beim Erstellen neuer Dokumente, kann für den Ablagepfad auch ein datensatzspezifisches Verzeichnis angegeben werden. Damit verringern Sie die Datenbankgröße und vereinfachen den Zugriff auf die Dateien, da diese auch ohne den crm geöffnet werden können. Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.b. varchar, Feldlänge 255). Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien sollen direkt in die Datenbank eingebettet werden. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation, Zugriffssteuerung und Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierung durch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt). Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden. Richten Sie dafür ein Feld mit dem Feldtyp "Eingebettete Datei" ein. Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.) können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Sie müssen mind. ein Feld für den Dateityp oder den Dateinamen anlegen, damit der crm die verknüpfte Anwendung zuordnen kann (z.b. Word für doc-dateien). Physikalischer Feldtyp: Binär lang (z.b. image, bytea). Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert, d.h. bei der Ablage startet das DMS und fordert Sie evtl. auf, Metainformationen für dieses Dokument anzugeben. Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt"). In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS- Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzerund Rechteverwaltung". 266

267 Dokumentenverwaltung Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.) können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.b. varchar, Feldlänge 255). Hinweis: Wir empfehlen, nur ein Dokumentenfeld (DMS Dokument, Eingebettete Datei oder Dateiverweis) anzulegen. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumentenfelder in einer Ansicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS Dokument" > "Eingebettete Datei" > "Dateiverweis". Das Anlegen von "Dateiverweis" und "DMS Dokument" ist nicht möglich. Dokumenttyp anlegen Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente). 267

268 Konfiguration Ansichten Definieren Sie hier verschiedene Dokumenttypen. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Überlegen Sie sich vorab einige Punkte zur Dokumentenverwaltung: Welche Vorlagen sollen für neue Dokumente verwendet werden und welche Feldinhalte sollen in ein neues Dokument übernommen werden. Bei Feldtyp "Dateiverweis": In welchen Verzeichnissen sollen die Dokumente abgelegt werden. Legen Sie für jede Verwendungsart (Standardbrief A, Standardbrief B, Fax, -ablage, Sonstige Dokumente) einen eigenen Dokumenttyp an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um die Einstellungen für einen neuen Dokumenttyp vorzunehmen. Geben Sie dem Dokumenttyp eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in einem Auswahldialog bei der Erstellung neuer Dokumente angezeigt. Geben Sie die Dateiendung an (z.b. DOC, XLS). Legen Sie generell einen Dokumentyp "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*" an, damit alle Dokumente mit beliebigen Dateiendungen abgelegt werden können. Bei Dateivorlage wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche die Dateivorlage aus. In dieser Dateivorlage sind z.b. Firmenlogo, Absenderangaben und Textmarken enthalten. Weitere Informationen zur Dateivorlage und zu Textmarken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Bei Ablagepfad wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche den Ort aus, wo die Dokumente später gespeichert werden. Bei eingebetteten Dateien entfällt der Ablagepfad. Bei DMS Dokumenten wird hier das Ablagearchiv angegeben. Für den Ablagepfad können Sie auch Formeln und Felder verwenden. Wenn der Ablagepfad nicht existiert, wird versucht diesen zu erstellen. Somit kann über eine Ablagepfad-Formel eine hierarchisch aufgebaute Ablagestruktur realisiert werden, z.b. das alle Dokumente im Verzeichnis mit der jeweiligen Kundennummer des Datensatzes gespeichert werden. Im nächsten Feld geben Sie bei Bedarf den Pfad der Übernahmemaske an. Diese benötigen Sie, wenn Feldinhalte direkt in das Dokument übergeben werden sollen, z.b. Adresse, Name, eingescannte Unterschrift usw. Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten, denn die Dokumentvorlage geben Sie bereits im Feld "Dateivorlage" an! Weitere Informationen zu Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". 268

269 Dokumentenverwaltung Im Feld Dateiname können Sie eine Formel für die automatische Vergabe eines Dateinamens bei der Neuanlage von Dokumenten vergeben. Mit Hilfe des Formel- Assistenten können Sie diese Regeln definieren. Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie die Voreinstellung setzen. In der Voreinstellung wird dabei die Variable "ParentRecordDescription" verwendet. Diese enthält die evaluierte Dateiverweis-Betreff Formel zum aktuellen Datensatz der gerade im Kontext aktiven Elternansicht. Die Elternansicht ist diejenige Ansicht, von der aus über einen Container ein neues Dokument eingefügt wird (z.b. "Personen"). Da der Dokumenten-Container in mehreren verschiedenen Ansichten verfügbar sein kann (z.b. "Personen" und "Firmen") und bei der Konfiguration der Formel darauf geachtet werden muss, dass die verwendeten Felder in allen Elternansichten verfügbar sind, kann über diese Variable ein aussagekräftiger Name erzeugt werden. Möchten Sie im nachhinein an diesen Einstellungen etwas ändern, selektieren Sie den Dokumenttyp in der Liste. Nun können Sie Änderungen vornehmen, beziehungsweise den Dokumenttyp löschen oder über die Pfeile die Reihenfolge verändern. Beim Hinzufügen eines Dokuments wird immer ein neuer Datensatz angelegt. Über die Option Beim Hinzufügen eines Dokuments den Datensatz zum Bearbeiten öffnen legen Sie beim Dokumenten-Feldtyp "Dateiverweis" fest, ob dieser Datensatz jeweils geöffnet wird, oder ob der Datensatz statt dessen stillschweigend im Hintergrund angelegt werden soll. Über die Schaltfläche "Zusätzliche Feldvorbelegungen" können für jeden Dokumententyp Felder der Ansicht vorbelegt werden, so dass z.b. bei der automatischen -ablage das Feld "Typ" automatisch auf " " gesetzt wird bzw. auf den Wert "2". 269

270 Konfiguration Ansichten 270 Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Eintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Ansicht zur Verfügung. In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Inhalt. Über die Formel-Schaltfläche haben Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Variablen. Für die "Richtung" des Dokumentes steht eine Variable namens "Action.Direction" zur Verfügung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend. Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte (z.b. Richtung 2 =ausgehend) entnehmen Sie daher der entsprechenden Ansicht. Wenn Sie die Option Neue Datei ohne Rückfrage erzeugen aktivieren, wird die Datei direkt im definierten Ordner gespeichert und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie beim Erzeugen einer neuen Datei den Speicherort manuell wählen möchten, deaktivieren Sie diese Option. Automatische Ablage Alle s, die Sie direkt über den crm versenden (Menü Ausgabe), können automatisch als Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Voraussetzungen: Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Adressansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). Im Register "Allgemein" der Adressansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) geben Sie die Zielansicht für die automatische -ablage an (z.b. Kontakte oder Dokumente). In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). Bitte beachten Sie auch die Abschnitte "Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird" bzw. "Nachrichten-Ablage aus Outlook" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Dokumenteninfos Die in Dokumenten enthalten Dokumentinformationen (in Word z.b. Datei > Eigenschaften) können im crm ausgewertet und angezeigt werden. Beim Feldtyp "Dateiverweis" werden die Dokumentinformationen automatisch aus der Datei ausgelesen und als virtuelle Spalten in der Listenansicht und in Containern angezeigt. Wenn Sie für die Dokumentenablage den Feldtyp "Eingebettete Datei" oder "DMS- Dokument" verwenden, müssen Sie für die im Dokument enthaltenen Dokumentinforma-

271 Dokumentenverwaltung tionen (z.b. Titel, Verfasser, Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum) jeweils ein eigenes Datenbankfeld anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" mit den jeweiligen Dokumentinformationen verknüpfen. Wenn Sie den Feldtyp "Eingebettete Datei" verwenden, müssen Sie mind. ein Feld mit dem Dateityp oder dem Dateinamen verknüpfen, damit der crm die verknüpfte Anwendung zuordnen kann (z.b. Word für doc-dateien). Sofern Sie auch alle anderen Dokumentinformationen im Container anzeigen lassen möchten, legen Sie für alle verfügbaren Dokumentinformationen ein Datenbankfeld (z.b. Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum...) an, und verknüpfen dieses, indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die Dokumentinformationen werden automatisch beim Einbinden der Datei ausgelesen und in den entsprechenden Feldern gespeichert. Nach diesen Feldinhalten können Sie auch suchen und filtern. 271

272 Konfiguration Ansichten Datensatz-Verweis Mit einem Datensatz-Verweis ist es möglich, direkt zu einem bestimmten Datensatz zu navigieren. Mit dieser Funktion haben Sie verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. Allgemein Senden Sie über Datensatz > Verweis > Senden an einem weiteren crm-benutzer einen Datensatz-Verweis per . Der Empfänger muss nur auf diesen Verweis doppelklicken, schon wird automatisch die entsprechende Ansicht geladen und er springt ohne weiteres Zutun auf den richtigen Datensatz. Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen über Datensatz > Verweis > Speichern als bzw. in Zwischenablage abspeichern. Im Fenster "Verlauf" der Navigation werden Verweise auf die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze abgelegt. Im Fenster "Favoriten" der Navigation können Verweise auf häufig verwendete Datensätze abgelegt werden. Die Konfiguration erfolgt auf der Registerkarte Datensatz Verweis der Ansichtenkonfiguration: 272

273 Allgemein Legen Sie den Dateinamen fest. Sie haben dabei Zugriff auf den Formel-Editor und die Voreinstellung. Legen Sie einen Kommentar/Betreff fest. Sie haben dabei Zugriff auf den Formel- Editor. Senden Sie über Datensatz > Verweis > Senden an einen Datensatz-Verweis per , steht dieser Eintrag im Betreff. Im Verlauf wird dieser Eintrag in der Spalte "Datensatz" angezeigt. Termine & Aufgaben und phone manager Anbindung Hier können Sie über den Formel-Editor festlegen, welche Inhalte in den Feldern "Mit", "Betreff" bzw. "Info" bei der Anlage eines Termins, einer Aufgabe bzw. der Aufnahme in den phone manager angezeigt werden Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein stehen Ihnen verschiede Konfigurationsmöglichkeiten für die Ansicht zur Verfügung: Skalierung der Eingabemaske: Sie können die Skalierung der Eingabemaske wählen: 273

274 Konfiguration Ansichten Fenster auf Eingabemaskengröße skalieren: In diesem Fall wird das Fenster an die Größe der Eingabemaske angepasst. Eingabemaske auf Fenstergröße skalieren: Diese Option bewirkt, dass die Eingabemaske immer an die von Ihnen vorgegebene Fenstergröße angepasst wird. Das bedeutet, auch wenn Sie das Fenster verkleinern würden, hätten Sie immer den kompletten Eingabebereich sichtbar. Keine Skalierung: Die Eingabemaske erscheint immer in der Größe, die im Eingabemasken Designer festgelegt wurde. Farbe der MDI Tabs: Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für den MDI Tab der Ansicht eine Farbe definieren. Über die Schaltfläche im Eingabefeld können Sie die Farbe auswählen. Die Farbe kann auch direkt im RGB-Format eingegeben werden. Zielansicht für automatische -ablage: Sie haben die Möglichkeit, die s nach dem Versand automatisch in der Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Wählen Sie hier die Ansicht aus, in der die s abgelegt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Adresse der Webansicht: Sie können für jede Ansicht eine Internetseite oder eine eigene HTML Seite hinterlegen. Die Anzeige erfolgt über Ansicht > Web. Geben Sie über den Formel-Editor die URL der Webseite ein (www.combit.net, «crm.project.path + "\InfoZentrale\index.html"») oder nutzen Sie Formeln, um in Abhängigkeit vom Datensatz bestimmte Webseiten anzuzeigen. Verlauf anzeigen: Über diese Option werden die angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Familienname der Ansicht: Diesen benötigen Sie, um bestimmte Ansichten zu einer Gruppe quasi zu verbinden. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen. Beispiel: Sie schicken einem Kollegen einen Verweis auf einen Datensatz der Ansicht "PersonenManagement". Dieser jedoch kann diese spezielle Ansicht nicht öffnen, weil er keinen Zugriff hat, könnte jedoch eine andere Ansicht öffnen, die Ansicht "PersonenNormal", die sich zwar unterscheidet, jedoch dieselben Datensätze enthält. Wurden diese Ansichten der gleichen Familie zugeteilt, wird der crm Ihrem Kollegen automatisch diese Ansicht aus der gleichen Familie öffnen. 274

275 Einstellungen für den Programmstart 15. Konfiguration Allgemein Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über die projektübergreifenden, benutzerspezifischen, allgemeinen Konfigurationsmöglichkeiten Einstellungen für den Programmstart Auf dieser Registerkarte können verschiedene Optionen für den Programmstart festgelegt werden: Assistent für combit Hinweise starten: Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. combit address pick-up starten: Mit dem address pick-up können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablage übernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes schreiben lassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Dateneingabe über address pick-up". Uhrzeit des Datenbankservers übernehmen: Diese Option setzt entsprechende Windows Rechte beim Benutzer voraus. Zuletzt geöffnete Ansichten wiederherstellen: Das Öffnen der letzten Ansichten kann mit dieser Option unterbunden werden, um den Programmstart zu beschleunigen. Info-Zentrale öffnen: Weitere Informationen zur Info-Zentrale finden Sie unter "Projekteinstellungen" im Kapitel "Konfiguration Projekt". Auf neue Version prüfen: Erfordert eine Internetverbindung. 275

276 Konfiguration Allgemein 15.2 Oberfläche Auf dieser Registerkarte können verschiedene Optionen für die Programmoberfläche festgelegt werden: Sprache: Die Sprache der Benutzeroberfläche kann gewechselt werden. Damit ist die Oberfläche komplett fremdsprachig, d.h. Menüs, Dialoge, Meldungen, Handbücher, Online-Hilfen usw. Es ist eine deutsche (combit_crm_solution3_de) und englische (combit_crm_solution3_en) Referenz-Lösung verfügbar, die auf einer gemeinsamen Datenbank aufsetzt. Öffnen Sie diese über Projekt > Öffnen. Hinweis: Individuell angepasste Symbolleisten und Menüs werden bei einer Sprachumschaltung zurückgesetzt, da sie sprachabhängige Texte (Menübefehle und Tooltips) enthalten. Bereits im Hintergrund gestartete AddIns, Conduits sowie das address pick-up müssen neu gestartet werden, damit die neue Sprache aktiv wird. Tipp: Bei einem gemischtsprachlichen Einsatz im Unternehmen empfehlen wir Ihnen zwei Solutions (Projektverzeichnisse), welche zwar auf derselben Datenbank basieren, aber bei denen die Ansichtennamen, Formeln, Filterausdrücke, Statistiken und Codedefinitionen usw. in der jeweiligen Sprache verfasst sind. Bei der Definition der physikalischen Feldnamen muss zwar ein gemeinsamer sprachlicher Nenner gefunden werden, in den Ansichten kann jedoch ein Feldalias angezeigt werden. 276

277 Mailversand konfigurieren Meldungen reaktivieren: Das Programm unterstützt Sie bei diversen Aktionen durch Meldungen mit Hinweisen und Tipps. Dabei haben Sie jeweils die Möglichkeit, diese spezielle Meldung für die Zukunft zu deaktivieren. Über diese Schaltfläche können Sie alle Meldungen wieder aktivieren. Fenster beim Schließen in den Infobereich der Taskleiste minimieren: Bei aktivierter Option wird die Anwendung bei Betätigen von "Schließen" (in der Titelzeile) nicht beendet, sondern in den Infobereich der Taskleiste minimiert. Über Rechtsklick > Anzeigen kann das Programmfenster wieder angezeigt werden. Wählen Sie Projekt > Beenden wenn Sie die Anwendung komplett beenden möchten. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Sie nach dem Schließen des Programmfensters nicht mehr an fällige Termine und Aufgaben erinnert. Hinweis: Wenn beim Programmstart eine bereits laufende crm Instanz gefunden wird, wird der Anwender gefragt, ob er stattdessen zu dieser wechseln möchte. Dies vermeidet ungewollte Mehrfachinstanzen, falls z.b. ein in den Infobereich der Taskleiste minimierter crm übersehen wurde. Dieser Check wird nicht ausgeführt, wenn beim Programmstart die UMSCHALT Taste gedrückt gehalten wird. Navigation um interne Ansichten erweitern: Die Navigation wird um die internen Ansichten (Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe) erweitert. Ansichtenfenster automatisch wiederverwenden: Beim Doppelklick auf eine Ansicht in der Navigation wird eine bereits geöffnete Ansicht nicht nochmals geöffnet. Gesamtdatensatzanzahl in Statuszeile immer anzeigen: Die ständige Ermittlung der Gesamtdatensatzanzahl zur Anzeige in der Statuszeile kann deaktiviert werden. Dies reduziert die Last für den Datenbankserver, insbesondere kann dies bei aktivierten Satzrechten den Datenbankserver deutlich entlasten, aber auch schon bei vielen parallelen Benutzern. Tipp: Die Anzeige der aktuellen Uhrzeit in der Statuszeile kann über den crm Registry-DWORD-Eintrag...\Settings\ShowTimeInStatusBar=0 deaktiviert werden. Standard-Bildlaufleiste verwenden: Für Container und Übersichtslisten kann eine klassische Bildlaufleiste verwendet werden Mailversand konfigurieren Um den Mailversand über den crm nutzen zu können, müssen Sie vorab die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten auch für den Mailversand über den Export-, Druck- und Vorschaudialog. Wählen Sie über Konfiguration > Allgemein die Registerkarte Mailversand 277

278 Konfiguration Allgemein Mail-Dienst Mail-Dienst für unformatierte s (Text) Für den Versand von s im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung: Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten -programme. Die s werden dann über Ihr -programm versendet. Simple MAPI unterstützt jedoch keine Verwendung fremdländischer Schriftzeichen. Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelle bei Outlook 2000/XP/2003/2007. Dadurch können s über Outlook versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder bestätigen muss. SMTP: Beim Versand über SMTP werden die s nicht über ein -programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server. Mail-Dienst für formatierte s (HTML) Für den Versand von s im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung: Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): (siehe oben) SMTP (siehe oben) SMTP konfigurieren Über die Schaltfläche "SMTP Konfiguration" gelangen Sie in den Einstellungs-Dialog. Geben Sie auf der Registerkarte "SMTP-Server" die URL oder IP-Adresse des SMTP- Servers an. 278

279 Verlauf konfigurieren Bei den SMTP-Benutzeroptionen geben Sie Ihre üblichen Benutzer- und Absenderdaten an. Meist können Sie die Daten aus den entsprechenden Konfigurationsdialogen Ihres -programms übernehmen. Sofern Sie beim SMTP-Server die Option "Authentifizierung über POP3 vor SMTP" angegeben haben, müssen Sie auf den beiden letzten Registerkarten noch die Daten für den POP3-Server und die entsprechenden POP3-Benutzerdaten eingeben. Mail-Optionen Option "Mailclient ist Mozilla/Thunderbird" Bei Verwendung von Thunderbird/Mozilla als MAPI-Client erreichen Sie über diese Option diverse Optimierungen bei der Textübergabe der . Option "Mail per Kontextmenü direkt über MAPI Client" Aus Feldern vom Feldtyp " " können Sie per Kontextmenü direkt s an die betreffende Adresse senden. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden diese s werden immer über Ihren MAPI-Standard-Client versendet (z.b. Outlook). Wartezeit bei Serien- s Für Serien- s kann vorgegeben werden, dass der Mailvorgang nach einer einstellbaren Anzahl versendeter s angehalten wird und erst nach der angegebenen Wartezeit fortgesetzt wird. Dies kann sinnvoll sein, um Mailserver-SPAM-Blocker, die nur eine begrenzte Anzahl eingelieferter s pro Zeiteinheit erlauben, zu umgehen, oder um die lokale Mail-Infrastruktur in regelmäßigen Abständen zu entlasten Verlauf konfigurieren Die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze werden benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" im Kapitel "Suchen von Datensätzen"). Der Verlauf wird in der jeweiligen Ansichtenkonfiguration auf der Registerkarte "Allgemein" aktiviert. Zur Konfiguration wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Verlauf. Wählen Sie die Zeitdauer, die ein Datensatz im Verlauf behalten werden soll Ältere Datensätze werden beim Starten des Programms aus dem Verlauf entfernt. Bei 0 Tagen wird der Verlauf lediglich für die aktuelle Session aufgezeichnet. Beim nächsten Programmstart ist der Verlauf leer. Bei 1 Tagen werden die heutigen und gestrigen Datensätze angezeigt. Bei 2 Tagen werden die heutigen, gestrigen und die von vorgestern angezeigt, usw. 279

280 Konfiguration Allgemein Die Verweildauer bestimmt die Zeitdauer, nach der ein Datensatz automatisch in den Verlauf aufgenommen wird (0 für ausschalten). Über die Schaltfläche "Verlauf löschen" kann der Verlauf gelöscht werden. Die Änderung wird nach dem Schließen des Dialogs sichtbar Akustische Signale Zur Konfiguration der akustischen Signale wählen Sie Konfiguration > Akustische Signale. In diesem Windows Dialog können Sie Programmereignissen Sounds zuweisen (z.b. "Erinnerung" oder "Dublette gefunden") Formel-Editor verwenden Fester Text, Variablen, Formeln, Funktionen und Verknüpfungen werden alle über einen gemeinsamen Dialog eingefügt und kombiniert. Dieser Dialog enthält einen Assistenten, der Sie bei der Wahl der korrekten Schreibweise unterstützt. Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema ausführliche Informationen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben. Variablen einfügen Es existieren unterschiedliche Datentypen für Variablen: "String" (Text), "Zahl", "Datum", "Boolean" (logische Werte) und "Bild". Der Datentyp wird wichtig, wenn Sie Variablen als Parameter in Funktionen verwenden wollen, da diese in der Regel immer nur bestimmte 280

281 Formel-Editor verwenden Datentypen als Parameter zulassen. So können Sie einen Zahlenwert auch nur mit einem Zahlenwert multiplizieren. Die Registerkarte "Variablen und Funktionen" enthält eine Übersicht aller verfügbaren Variablen, deren Datentyp in Form von einem Icon vor der Variable sowie der verfügbaren Funktionen. Über das Eingabefeld oberhalb der Variablenliste können Sie die Variablen filtern. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Variable oder betätigen Sie die Schaltfläche "Einfügen" um sie zu übernehmen. Die betreffende Variable wird daraufhin in der korrekten Schreibweise in die Bearbeitungszeile übernommen. crm-variablen Es stehen spezielle crm-variablen zur Verfügung, die z.b. allgemeine Informationen über das Projekt oder den Benutzer enthalten. Sie finden die Variablen und Felder im crm- Unterordner in der Variablenliste. crm.application: Anwendungsvariablen crm.application.path: crm-programmverzeichnis. crm.application.uilanguageid: Aktuell eingestellte Oberflächensprache. Mögliche Werte sind 7 (Deutsch), 9 (Englisch). crm.project: Projektvariablen crm.project.company: Enthält alle Variablen der Firmenstammdaten. crm.project.database: Name der Datenbank auf der das Projekt basiert. 281

282 Konfiguration Allgemein crm.project.databasesystem: Aktuell eingestelltes Datenbanksystem. Mögliche Werte sind: 3 (Microsoft SQL Server), 10 (PostgreSQL). crm.project.description: Projektbeschreibung. crm.project.file: Pfad der Projektdatei (*.crm). crm.project.name: Name des Projekts. crm.project.path: Projektverzeichnis. crm.project.session.client: Wert kann für jede Session pro Client gesetzt werden, z.b. über eine Dialogabfrage. Diese Variable kann dann z.b. in Satzrechten verwendet werden. Beispiel: Setzen der Variable per Dialog im Ereignis "Projekt wurde geöffnet" sclient = InputBox("Bitte Mandant-Name eingeben", "Mandant Login", "") crm.currentproject.setsessionproperty "Client", sclient crm.user: Benutzerstammdaten. Nur in Druckvorlagen: crm.view.dbtable: Name der Datenbanktabelle auf der die Ansicht basiert. crm.view.family: Familienname der Ansicht. crm.view.name: Ansichtenname. Nur im Eingabemaskendesigner: crm.appdir: crm-programmverzeichnis. crm.formmode: Aktueller Status der Eingabemaske. Mögliche Werte sind: 0 (Nicht im Bearbeitungsmodus), 1 (Bearbeitungsmodus), 2 (Eingabemaskendesigner), 3 (Bearbeitungsmodus nach Neuanlage eines Datensatzes). crm.ineditmode: Aktueller Status des Bearbeitungsmodus. Mögliche Werte sind "Wahr" oder "Falsch". crm.prjdir: Projektverzeichnis. Einfügen von Funktionen Mit Hilfe des Formelassistenten können Sie ebenso Funktionen in die aktuell bearbeitete Zeile einfügen. Mit diesen Funktionen lassen sich String- (Text-), Zahlen- und Datumsmanipulationen ausführen. Auf der entsprechenden Registerkarte erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Funktionen. Hier stehen links die jeweiligen Funktionsnamen und in Klammern Anzahl und Wertetyp der Argumente der Funktion. Rechts steht der Typ des Rückgabewertes (Ergebnis) der Funktion. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Funktion, um diese einzufügen. Ergänzen Sie die Argumente, wo nötig. Dies können entweder Variablen oder manuell eingegebene Werte 282

283 Formel-Editor verwenden sein. Innerhalb von Funktionen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die im Abschnitt "Hinweise zu Syntaxregeln" später in diesem Kapitel beschrieben sind. Hinweis: Da Berechnungen in Übernahmemasken und Eingabemasken eher der Ausnahmefall sind, werden alle Variablen automatisch in den Wertetyp "String" (Text) konvertiert. Falls Sie unbedingt mit "Datum" oder "Zahl" Werten rechnen wollen, müssen Sie diese zuerst mit den entsprechenden Funktionen in den gewünschten Wertetyp umwandeln. Eine Erläuterung der verfügbaren Funktionen finden Sie im Anhang der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". Dort nicht enthalten sind u.a. folgende spezielle Funktionen für den crm: GetCreditCardType$(): Liefert den Kreditkartentyp, z.b. VISA. GetFieldFromAddress(): Liefert zu einer Adresse (Land, Straße oder Postfach, Ort) weitere Informationen, z.b. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl (CANONICALCODE), Ort (CITY), Straße (STREET), Postleitzahl (ZIP) oder Öffnen des Postfachnummern-Verzeichnisses (ZIPPOBOX). Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land, Straße und Ort die Postleitzahl eintragen: «GetFieldFromAddress (Land,Strasse,Ort,"ZIP")». GetFieldFromZIP(): Liefert zu einer Postleitzahl (Länderkürzel, Postleitzahl) weitere Informationen, z.b. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl (CANONICALCODE), Ort (CITY), Bundesstaat bei USA-Adressen (STATE) oder Postleitzahl (ZIP). Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land und Postleitzahl den Ort eintragen: «GetFieldFromZIP (Land,PLZZ,"CITY")». GetInfoFromCountry(): Liefert zum vorgegebenen Länderkürzel weitere Informationen, z.b. die ausgeschriebene Länderbezeichnung in der eingestellten Sprache des Betriebssystems (Standardeinstellung, entspricht Parameter "6"). Beispiel: Ausgeschriebene englische Länderbez.: GetInfoFromCountry(Land,4098). EURO.GetCurrencyCode$()/EURO.GetCurrencyName$()/EURO.GetDecimals()/ EURO.Get ISONames$(): Gibt Währungscode, lokalisierten Namen, Anzahl der Nachkommastellen bzw. ISO-Namen der Währung zurück. EURO.IBAN$()/EURO.IPI$(): Berechnet IBAN-Nummer bzw. IPI-Text. EURO.Verify.IBAN$()/EURO.Verify.VAT$(): Überprüft IBAN bzw. Ust-ID auf Gültigkeit. 283

284 Konfiguration Allgemein Bedingungen einfügen Über die Registerkarte "Cond()" können Sie beliebige "WENN-DANN-SONST"-Bedingungen in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Dies erfolgt über einen übersichtlichen Dialog. In das erste Eingabefeld geben Sie den gewünschten Bedingungsausdruck ein. Dieser Ausdruck muss ein logischer Ausdruck sein, d.h. bei der Auswertung entweder den Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Dies ist das "WENN"-Argument der Bedingung. In das zweite Eingabefeld geben Sie ein, was bei der Übernahme geschrieben werden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument WAHR ist. Dies ist das "DANN"- Argument der Bedingung. In das dritte Eingabefeld legen Sie fest, was bei der Übernahme geschrieben werden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument FALSCH ist. Dies ist das "SONST"- Argument der Bedingung. In den Ausdrücken für die WENN-, DANN- und SONST-Argumente der Bedingung können Sie nach Belieben Variablen, Funktionen und Operatoren einsetzen, indem Sie diese von 284

285 Formel-Editor verwenden Hand eingeben oder sich über die Schaltflächen einfügen lassen. Falls bei manchen Argumenten nichts geschrieben werden soll, geben Sie für die betreffenden "DANN" oder "SONST" Argumente einfach zwei Anführungszeichen ein. Innerhalb von Bedingungen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die gleich im Anschluss beschrieben sind. Beispiel: Im Feld "Land" der Ansicht sei das Länderkennzeichen ("D", "CH", "A", etc.) gespeichert. Bei der Übernahme in einen Briefkopf soll das Land ausgeschrieben unter der Ortsangabe ausgegeben werden jedoch nur, wenn kein "D" im Feld LAND steht. Hinweis: Für Verknüpfungen gelten dabei die in der List & Label Dokumentation im Kapitel "Verknüpfungen" beschriebenen Regeln. Von Hand eingegebene Vergleichswerte müssen dabei immer in Anführungszeichen gesetzt werden. Ein Paar Anführungszeichen mit Leerstelle dazwischen stehen dabei für eine Leerstelle. Hinweise zu Syntaxregeln: Spitze Doppelklammern () Innerhalb von Ausdrücken, d.h. Bedingungen und Funktionen, gelten besondere Regeln für die Schreibweise. Solche Ausdrücke müssen immer in spitzen Doppelklammern () erscheinen. Bitte beachten Sie, dass pro Ausdruck (Bedingung oder Funktion) immer nur ein Paar von spitzen Doppelklammern () vorkommen darf, selbst wenn dieser Ausdruck mehrere Bedingungen oder Funktionen enthält. Variablen in Ausdrücken Außerhalb von Ausdrücken stehen Variablen in spitzen Klammern (<VARIABLE>), innerhalb ohne spitze Klammern (VARIABLE). Ausdrücke und Fester Text Von Hand eingegebener Text muss innerhalb von Ausdrücken immer in Anführungszeichen oder Hochkommas ("TEXT") eingeschlossen werden. Wenn Sie festen Text zusammen mit Variablen verwenden wollen, müssen fester Text und Variable stets über den Verknüpfungsoperator "+" verbunden werden. Beispiel: «"FESTER TEXT "+VARIABLE» Außerhalb von Ausdrücken sind für festen Text keine Hochkommata und Operatoren erforderlich. Beispiel: FESTER TEXT <VARIABLE> 285

286 Konfiguration Allgemein Ausdrücke und Umbruch, Datum, Tabulator, Sonderzeichen Umbrüche oder Datumsangaben dürfen nicht innerhalb von Ausdrücken, d.h. nicht innerhalb der spitzen Doppelklammern () vorkommen. Über die Schaltfläche "Umbruch" auf der Registerkarte "Text" können Sie beliebig viele Umbrüche in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Umbrüche werden dabei durch das Zeichen "< >" dargestellt. Jeder dieser Umbrüche bewirkt einen Textumbruch. Über die Registerkarte "Datum" können Sie das aktuelle Datum per Doppelklick in eine Zeile einfügen. Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(9)» können Sie einen Tabulator erzeugen. Beispiel: Name: «Chr$(9)» <Anrede> <Vorname> <Name> Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(149)» können Sie einen Punkt erzeugen, oder beliebige andere Sonderzeichen. Geben Sie dazu in der Klammer den ANSI- Code des Zeichens ein. Beispiel: <FIRMA> «Chr$ (149)» <STRASSE> «Chr$ (149)» <PLZZ> <ORT> Ausdrücke und Kommentare Innerhalb von Chevrons (bei Ausdrücken) sind auch Kommentare möglich. Bitte beachten Sie, dass dr Ausdruck ein Ergebnis liefern muß. Beispiel: «VARIABLE /*Mein Kommentar*/» Ausdrücke und NULL-Werte Falls Null-Werte (nicht definierte Feldinhalte) in einem Ausdruck vorkommen, wird der gesamte Ausdruck NULL. Um dies zu vermeiden nutzen Sie für Felder die leer sein könnten (z.b. Anrede oder Titel) die Funktion NullSafe(). Beispiel: Cond (Empty(FIRMA),NullSafe(ANREDE) + " " + VORNAME + " " + NAME) 15.7 Übernahmemaske konfigurieren Sie können Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.b. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern können. Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Übernahmemaske mit einer Dokumentvorlage in 286

287 Übernahmemaske konfigurieren der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". In Übernahmemasken legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf welche Weise in welches Zielprogramm übertragen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, festen Text, wie beispielsweise eine Absenderzeile, und Formatierungen zu übergeben oder über Bedingungen und Funktionen flexibel auf unterschiedliche Feldinhalte zu reagieren. Das Zielprogramm kann automatisch gestartet werden. Eine Übernahmemaske wird über Konfiguration > Übernahmemaske > Auswählen aktiviert. Um die Einzelübernahme mit der aktivierten Übernahmemaske auszuführen, wählen Sie Ausgabe > Einzelübernahme. Um eine Übernahmemaske zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Konfiguration > Übernahmemaske > Bearbeiten. Die zuletzt ausgewählte Übernahmemaske wird geöffnet. 287

288 Konfiguration Allgemein Wenn Sie eine bestehende Übernahmemaske anpassen möchten, wählen Sie diese über Datei > Öffnen aus. Übernahmemasken haben immer den Dateityp *.XFX. Im Unterverzeichnis "Übernahmemasken" finden Sie einige Beispiele, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. n. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen möchten, wählen Sie Datei > Neu. Allgemeine Angaben Geben Sie eine Beschreibung für die Übernahmemaske an. Diese Beschreibung steht Ihnen als Variable <Action.Template> für Autoprotokolle zur Verfügung. Wählen Sie das Zielprogramm für die Übernahme aus. Bei der Wahl des Programms ist unbedingt auf die Auswahl der korrekten Version zu achten. Über die Schaltfläche "Programmpfad einstellen" kann das Programm gestartet werden, wenn es nicht gefunden wurde. Sollten Sie das gewünschte Programm nicht in der Liste finden, können Sie das Zielprogramm "Zwischenablage" einstellen. Die Daten können Sie dann manuell in fast jedes Windowsprogramm einfügen. Für eine Übernahme in Word und Excel können Sie im Feld "Dokumentvorlage" eine Dokumentvorlage für das Zielprogramm auswählen. Diese Dokumentvorlagen können z.b. Firmenlogo und Absenderangaben bereits enthalten. Um die Felder an bestimmten Stellen in Word- oder Excel-Dokumenten zu platzieren, können in diesen Vorlagen auch Textmarken enthalten sein. Diese Textmarken werden dann denn einzelnen Übernahmezeilen zugeordnet. Weitere Informationen zu Textmarken siehe Abschnitt "Textmarken". In der Combobox stehen Ihnen nur die Benutzervorlagen von Word bzw. Excel zur Auswahl. Alternativ kann auch eine Vorlage aus dem Arbeitsgruppenverzeichnis angegeben werden, schreiben Sie dazu den Dateinamen einfach in das Feld. Eine Vorlage wird automatisch im Verzeichnis der Arbeitsgruppenvorlagen gesucht, wenn die angegebene Vorlage nicht im Verzeichnis der Benutzervorlagen gefunden wird. Alternativ kann auch der komplette Dokumentenpfad angegeben werden (z.b. F:\Vorlagen\standardbrief.dot). Wenn Sie eine Übernahmemaske für einen Dokumenttyp der Dokumentenverwaltung erstellen, wählen Sie an dieser Stelle keine Dokumentvorlage aus, da diese direkt bei der Konfiguration des Dokumenttyps in der Dokumentenverwaltung (siehe Kapitel "Konfiguration Ansichten") angegeben wird. 288

289 Übernahmemaske konfigurieren Übernahmezeilen Der Dialog enthält eine Listbox, in der die einzelnen Zeilen der Übernahmemaske angezeigt werden, sowie verschiedene Optionen. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen, ist diese Listbox zunächst leer. Übernahmemasken werden Zeile für Zeile aufgebaut. Jede Zeile wird dabei automatisch mit einem Zeilenumbruch abgeschlossen. Jede Zeile kann Felder, festen Text und Funktionen enthalten. Dabei können auch mehrere Felder oder Texte in einer Zeile stehen. Die einzelnen Zeilen einer Übernahmemaske werden in der Listbox des Übernahmemaskendialoges untereinander angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine Zeile einzufügen. Im Kontextmenü wählen Sie "Text". Die neue Zeile wird vor der Markierung eingefügt, d.h. die zuvor markierte Zeile rutscht nach unten. Wenn Sie statt Text eine Makroanweisung übernehmen möchten, wählen Sie an dieser Stelle "Makroanweisung" und geben den zugehörigen Makronamen an. Sie gelangen in den Dialog zur Zeilenbearbeitung und können hier entweder festen Text (wie etwa Ihren Absender) und / oder die benötigten Variablen eingeben. 289

290 Konfiguration Allgemein Beispiel: Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die Variable "AnredeBrief". Geben Sie jetzt ein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie dann die zweite Variable "Name". Zur Unterscheidung von normalem Text, der über die Tastatur eingegeben werden kann, sind Variablen von spitzen Klammern "< >" umgeben. Weitere Informationen zum Formel-Editor finden Sie im Kapitel "Formel-Editor verwenden". Falls Sie eine bestehende Zeile wieder entfernen möchten, selektieren Sie die betreffende Zeile und klicken Sie auf "Löschen". Um eine leere Zeile mit Inhalt zu füllen oder einen bestehenden Zeileninhalt zu ändern, doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile. Bestätigen Sie diese Zeile mit OK. Verfahren Sie mit den weiteren Übernahmezeilen auf die gleiche Weise. Zeileneigenschaften Im linken Bereich können Sie jeder Übernahmezeile Eigenschaften zuweisen. Leerzeichenoptimierung Über die Leerzeichen-Optimierung können unerwünschte Leerzeichen (führende, eingeschlossene und übriggebliebene Leerzeichen) aus Zeilen von Übernahmemasken entfernt werden. Stellen Sie sich vor, Sie drucken in einem Briefkopf eine Zeile mit den Variablen <ANRE- DE> <VORNAME> <NAME>, wobei die einzelnen Variablen jeweils durch Leerzeichen getrennt werden. Falls zu einem Datensatz keine Anrede existiert, bleibt diese Variable leer, das folgende Leerzeichen würde jedoch gedruckt. Vorname und Name erschienen um eine Stelle eingerückt (führendes Leerzeichen). Angenommen, die Variable "Vorname" wäre leer. Zwischen "Anrede" und "Name" stünden dann zwei Leerzeichen (eingeschlossene Leerzeichen), was im Druck wenig professionell aussieht. Wenn nun alle drei Variablen ohne Inhalt wären, so blieben doch die beiden 290

291 Übernahmemaske konfigurieren Leerzeichen stehen (übriggebliebene Leerzeichen). Diese Zeile wäre damit nicht leer und würde folglich auch nicht automatisch unterdrückt. Mit der Leerzeichen-Optimierung werden nun mehrfach vorkommende eingeschlossene Leerzeichen automatisch auf ein einzelnes Leerzeichen zurückgesetzt. Unlöschbar Diese Option ist standardmäßig nicht aktiv, daher werden Leerzeilen standardmäßig nicht ausgegeben. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Leerzeile ausgeben möchten, z.b. zwischen Ort und Land. Manueller Zeilenwechsel Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Stattdessen wird sie mit einem manuellen Zeilenwechsel abgeschlossen. Eine etwaige Absatzformatierung wird ggf. überschrieben. Kein Umbruch Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Eine etwaige Absatzformatierung bleibt erhalten. Sie können auch alle zu übernehmenden Informationen in einer Zeile der Übernahmemaske platzieren. Dort, wo ein Zeilenumbruch erfolgen soll, fügen Sie einfach einen Umbruch ein. Alternativ können Sie im Zieldokument die Stellen, an denen Informationen eingefügt werden sollen, durch Textmarken kennzeichnen, die direkt eingebbar sind. Textmarken Eine Textmarke markiert eine Textstelle in einem Excel- oder Word-Dokument, die Sie festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z.b. die Stelle markieren, an die der Briefkopf oder das Datum platziert werden soll. Dabei genügt es, lediglich die erste Zeile einer Textmarke zuzuweisen (z.b. das Feld "Firma"), die Folgezeilen werden automatisch angehängt. Wenn Sie in Word eine Textmarke in einen Positionsrahmen einfügen, um z.b. die Adressfelder in einen Positionsrahmen zu übernehmen ist es zwingend erforderlich, dass der entsprechende Absatz in Word durch eine Formatvorlage (Absatzformatierung) formatiert ist, in der dieser Positionsrahmen definiert ist (eine einfache Formatierung reicht nicht!). Diese definierte Formatvorlage (z.b. "Adressfeld") weisen Sie dann allen Übernahmezeilen zu, die in diesen Positionsrahmen übernommen werden sollen. Um in Word eine Textmarke einzufügen, klicken Sie in Word an der Stelle, an der Sie eine Textmarke einfügen möchten und klicken im Menü Einfügen auf Textmarke. Geben Sie unter Name der Textmarke einen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Um Textmarken als graue I-Balken anzuzeigen, aktivieren Sie die Option "Textmarken" bzw. "Textmarken anzeigen" in Word 2000/XP/2003 über Extras > Optionen > Ansicht und in Word 2007 über Word Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzei- 291

292 Konfiguration Allgemein gen. Im Dialog "Textmarke einfügen" können Sie erkennen, welche Textmarke welchen Namen hat, wenn Sie die Liste nach Ort sortieren. Speichern Sie das Dokument und lassen Sie das Word- bzw. Excel-Dokument im Hintergrund geöffnet. Diese Textmarken stehen Ihnen nun in der Übernahmemaske im Bereich "Zeileneigenschaften" in der Combobox "Textmarke" zur Verfügung und können den Zeilen zugewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Textmarken zuweisen dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie eine Textmarke oder Formatvorlage zuweisen, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme die Fehlermeldung "Das angeforderte Element ist nicht in der Sammlung vorhanden". 292

293 Übernahmemaske konfigurieren Tipp: Textmarken werden auch dann in der Auswahlliste "Textmarke" angezeigt, wenn ein Word- oder Excel-Dokument mit Textmarken lediglich im Hintergrund geöffnet ist (ohne explizite Auswahl als Dokumentvorlage). Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn Sie ein Dokument als Vorlage für die Dokumentenverwaltung erstellen, da Sie dabei keine Dokumentvorlage in der Übernahmemaske auswählen dürfen. Um in Excel eine Textmarke einzufügen, wählen Sie je nach Excel-Version Formeln > Definierte Namen > Namens-Manager bzw. Einfügen > Name > Definieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, direkt Sheet (z.b. "1"), Reihe und Spalte anzugeben. Weitere Optionen Im unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeine Optionen zur Verfügung. Automatisch Einfügen Die Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten im Zielprogramm automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet, verbleiben die Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogramm manuell eingefügt werden. Fensterautomatik Die Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach der Übernahme automatisch in den Vordergrund rückt. 293

294 Konfiguration Allgemein Datei speichern Über "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Datei anschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest, wie der Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens). Als Dokumentfelder definieren Über eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felder stehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eine Dokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch das Dokumentfeld definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen. Gehen Sie folgendermaßen vor: In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder an Word übergeben werden sollen. Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren. Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt. Um aktivierte Felder zu deselektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken erneut auf ein selektiertes Feld. Bitte beachten: Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten! Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechenden Stellen die Feldfunktion {Ref <Dokumentfeld>} ein. Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie die Feldfunktion {Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld "Betreuer" ausgegeben. Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument noch aktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit Strg+A und drücken dann die Funktionstaste F9. Schriftarten Diese Optionen beziehen sich hauptsächlich auf Word. Sie haben die Möglichkeit, jede Zeile der Übernahmemaske zu formatieren. Wählen Sie dazu die gewünschte Schrift und Schriftgröße oder noch einfacher eine Formatvorlage aus der Liste aus. Wenn Sie keine Formatierung angeben, wird diese aus dem Absatz im Zieldokument übernommen, in das die Daten eingefügt werden. Wollen Sie, dass die in das Zielprogramm übernommenen Daten immer im gleichen Schriftbild wie das übrige Dokument erscheinen, verzichten Sie darauf, Schriften für 294

295 Druckvorlagen anpassen die Übernahme einzustellen. Die übernommenen Informationen passen sich dann automatisch den Absatzformatierungen an, in die sie eingefügt werden. Sie können Formatvorlagen, Schriftbezeichnungen und Schriftgrößen auch direkt in das Dialogfeld eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Formatvorlagen angeben dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie in einer Übernahmemaske eine Formatvorlage angeben, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme eine Fehlermeldung Druckvorlagen anpassen Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Informationen zur Ausgabe mit Druckvorlagen finden Sie unter "Ausgabe mit Druckvorlagen" in Kapitel "Ausgabe von Daten". Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben. Allgemein Um eine Druckvorlage zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Konfiguration > Druck und dann die gewünschte Ausgabeform: Etiketten, Karteikarten, Listen oder Direkter Einzel-/Serienbrief. Wenn Sie eine bestehende Vorlage anpassen möchten, wählen Sie diese aus. Tipp: Es werden bereits einige Beispiele für Vorlagen mitgeliefert, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die neue Druckvorlage an und wählen "Öffnen". Die verschiedenen Ausgabeformen haben unterschiedliche Dateiendungen: *.lbl (Etikett), *.crd (Karteikarte, Brief), *.lst (Liste). Der List & Label Designer wird zur Bearbeitung der Druckvorlage geöffnet. 295

296 Konfiguration Allgemein Seitenlayout Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, öffnet sich nach den oben genannten Schritten der Projekt-Assistent zum Erstellen einer neuen Druckvorlage. Dieser führt Sie Schritt für Schritt durch die vorzunehmenden Einstellungen. Haben Sie eine vorhandene Datei als Vorlage verwendet wählen Sie zur Einrichtung des Seitenlayouts Projekt > Seitenlayout. Bereiche Auf der Registerkarte "Bereiche" können Sie die Seiteneigenschaften wie Druckerauswahl, Papiergröße und Ausrichtung festlegen. Bei mehrseitigen Projekten kann es dabei sinnvoll sein, für die verschiedenen Seiten (Bereiche) jeweils unterschiedliche Layout-Einstellungen (Seitengröße, Ausrichtung) zu wählen. Im Feld "Aktiver Design-Bereich" der Projekt-Eigenschaften geben Sie dann an, welcher Bereich im Arbeitsbereich des Designers angezeigt werden soll. Einen neuen Bereich legen Sie über die entsprechende Schaltfläche an und definieren dann die Eigenschaften für diesen Bereich. Als "Bedingung" geben Sie an, wann diese Layout-Einstellungen angewendet werden sollen, z.b. "Page()=1" wenn diese 296

297 Druckvorlagen anpassen nur für die 1. Seite gelten sollen. Es wird der erste Bereich verwendet, für den diese Bedingung zutrifft. Der Default-Bereich "Standard-Layout" ist immer der letzte Bereich mit Bedingung "Wahr". Hinweis: Das Format des Bereichs, dessen Bedingung "Lastpage()" enthält, sollte nicht von dem Layout abweichen, mit dem die Seite gedruckt würde, wenn Lastpage() nicht aktiv wäre. Das liegt darin begründet, dass bei Seitenbeginn noch nicht bekannt ist, ob die Seite die letzte ist, und daher einen passenden Bereich ohne aktives Lastpage() auswählt. Erst nach Abschluss der Seite wird dann der Drucker des Bereichs, der Lastpage() enthält, der Seite zugewiesen. Sollten sich Seitengröße oder Orientierung ändern, kann dies zu Größenveränderungen oder abgeschnittenen Daten führen. Druckereinstellungen und Seitengröße: Über die Eigenschaften können Sie für jeden Bereich die Einstellungen für Drucker, Seitengröße, Ausrichtung, Duplexdruck, Kopien, Kopien sortieren und Papierschacht (z.b. erste Seite Papier mit Firmenbriefkopf und für die Folgeseiten Normalpapier) vornehmen. Alle Druckereinstellungen werden dabei mit dem jeweiligen Projekt gespeichert. Größenanpassung: Bestimmt, ob bei unterschiedlichen Druckern das Projekt auf die Seite eingepasst oder der Maßstab beibehalten werden soll. Physikalische Seite benutzen: Damit steht im Designer die ganze physikalische Seite als Arbeitsbereich zur Verfügung, inklusive des nicht bedruckbaren Randbereiches. Dies ist zur korrekten Platzierung von Etiketten oder Formularen sinnvoll, z.b. wenn Sie Etikettenpapier ohne Seitenränder verwenden. Der nicht bedruckbare Rand der Seite wird in der Vorschau jeweils schraffiert angezeigt. Das ermöglicht Ihnen zwar, z.b. bei der Definition des Etikettenlayouts die komplette Etikettenseite zu nutzen, aber natürlich kann Ihr Drucker diesen Randbereich nicht bedrucken. Wenn Sie also Objekte auf solchen Etiketten platzieren, müssen Sie die nicht bedruckbaren Ränder trotzdem beachten. Ist diese Eigenschaft "False", wird als Arbeitsbereich nur der tatsächlich bedruckbare Bereich der Seite angezeigt. Seitenformat erzwingen: Sofern keine Druckerdefinitionsdatei vorhanden ist, wird versucht, das beim Design eingestellte Seitenformat (z.b. DIN A4) soweit möglich zu erzwingen. Voraussetzung ist hierbei, dass der gewählte Drucker entweder genau dieses oder aber das Format "Benutzerdefiniert" unterstützt. Andernfalls wird zunächst geprüft, ob das Standardformat des Druckers ausreichend groß ist, ansonsten wird das nächst größere Format gewählt. Benutzerspezifische Druckeinstellungen: Werden für eine Druckvorlage druckerspezifische Optionen wie z.b. Drucker, Duplexmodus, Schächte, etc. eingestellt, so werden diese in einer separaten Datei gespeichert, die denselben Namen wie die Druck- 297

298 Konfiguration Allgemein vorlage jedoch in der Dateiendung als letzten Buchstaben ein "p" hat. Dies ist die sog. "P-Datei", also z.b. "Adressen.lsp". Standardmäßig wird diese P-Datei im lokalen Anwendungsdaten-Verzeichnis (z.b. C:\Users\<Benutzername>\AppData\ Roaming\combit\cRM) gespeichert. Falls jedoch im (meist zentralen) Verzeichnis mit der Druckvorlage ebenfalls solch eine P-Datei existiert und diese neuer ist als die lokale P-Datei, so wird diese zentrale P-Datei lokal kopiert und verwendet. Damit können zentral druckerspezifische Einstellungen eingespielt werden, indem der Administrator seine (lokale) P-Datei in das (zentrale) Druckvorlagenverzeichnis kopiert, und die P-Datei so über ihr neueres Datum automatisch auf die Clients "verteilt" weird. Ausgabemedien Auf der Registerkarte "Ausgabemedien" können Sie eines der Zielformate für den späteren Druck markieren. Es stehen Ihnen zwei Schaltflächen zur Verfügung: Selektiertes Format ist Voreinstellung für den späteren Druck. Optionen des selektierten Formats. 298

299 Druckvorlagen anpassen Vorlagen Im Seitenlayout für Etiketten kann zusätzlich eines der vordefinierten Etikettenformate geladen oder ein eigenes frei definiert werden. Vordefinierte Etikettenformate laden: Im Seitenlayout für Etiketten können Sie über die Registerkarte "Vorlagen" unter zahlreichen vordefinierten Etikettenformaten verschiedener Hersteller auswählen. Damit wird automatisch festgelegt, wie groß die einzelnen Etiketten sind und wie viele sich davon wie auf dem Blatt verteilen. Etikettenformate selbst definieren: Sie können jedoch auch beliebige Etikettenlayouts selbst definieren, falls sich das gewünschte Layout nicht unter den Vorlagen befinden sollte. Über die Bereich-Eigenschaft "Layoutdefinition" können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Offset: Der Offset gibt den horizontalen bzw. vertikalen Abstand des linken oberen Etiketts zum Rand des gewählten Seitenbereichs (physikalisch / bedruckbar) in mm an. Größe: Dieser Wert definiert die Größe (horizontal=breite / vertikal=höhe) des Etiketts in mm. Abstand: Hier wird der Abstand zum nächsten Etikett in mm angegeben. Bei einspaltigen Etiketten muss nur der vertikale Abstand eingetragen werden. 299

300 Konfiguration Allgemein Anzahl: Diese Option gibt die Anzahl der Etiketten pro Seite an (horizontale Anzahl = Anzahl der Spalten pro Seite, vertikale Anzahl = Anzahl der Zeilen pro Seite). Tipp: Zum Abspeichern eigener Etikettenformate können Sie die Datei "cmll1400.inf" bearbeiten. Aufbau einer Etikettendefinition (alle Maße in 1/1000 mm): <A> <B>, <C> = <D>, <E>, <F>, <G>, <H>, <I>, <J>, <K> A: Code, B: Bezeichnung, C: Seitengröße, D: Etikettenbreite, E: Etikettenhöhe, F: horizontaler Abstand zw. Etiketten, G: vertikaler Abstand zw. Etiketten, H: Anzahl horizontal, I: Anzahl vertikal, J: Rand links und rechts, K: Rand oben und unten z.b Universal Etiketten, 70 x 16,9mm = 70000, 16900, 0, 0, 3, 17, 0, 4850 Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Projektbausteine Sofern Sie ähnliche Projekte verwenden, bietet es sich an immer wiederkehrende Elemente nicht jedes Mal neu in jedem Projekt zu erstellen, sondern andere Projekte als "Bausteine" einzubinden. Auf diese Art und Weise kann z.b. ein Briefkopf sehr einfach 300

301 Druckvorlagen anpassen eingebunden werden und Änderungen können zentral an einer Stelle erfolgen, sollte z.b. das Design angepasst werden. Eine Adressänderung der eigenen Firma kann so z.b. an einem einzelnen Projekt erfolgen, anstatt, dass hunderte von Einzelprojekten geändert werden müssen. Für die mitgelieferten Beispiel-Druckvorlagen werden die Benutzervariablen z.b. über die Druckvorlage "Vorlagen.crd" bzw. "Vorlage.lbl" eingebunden. Über Projekt > Bausteine können Sie andere Projekte projekttyp-übergreifend als Bausteine hinzufügen. Die Objekte dieser Projekte werden sichtbar, können in diesem Projekt jedoch nicht verändert werden. Ebenso werden Summen- und Benutzervariablen eingelesen und verwendet. Über die Eigenschaftsliste kann für jeden Baustein Name, Sichtbarkeit (auch per Formel), Darstellungsbedingung und Dateiname definiert werden. Die Reihenfolge in der die Projekte eingebunden werden sollen, wird über die Schaltflächen festgelegt. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Arbeiten mit Benutzervariablen Um Formeln, die Sie häufig in genau der gleichen Form benötigen, nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen oder wenn Benutzereingaben mehrfach ausgegeben werden sollen, haben Sie die Möglichkeit, diese in Benutzervariablen abzulegen. Es handelt sich quasi um "Formeltextbausteine". Benutzervariablen werden (z.b. 301

302 Konfiguration bezeichnet. Über den Befehl Projekt > Benutzer-Variablen werden diese definiert. Für die mitgelieferten Beispiel-Druckvorlagen werden die Benutzervariablen z.b. über die Druckvorlage "Vorlagen.crd" bzw. "Vorlagen.lbl" eingebunden. Beachten Sie dabei auch die Hinweise zu NULL-Werten im Kapitel "Formel-Editor verwenden". Etikett anpassen Wenn Sie ein neues Etikett über den Projekt-Assistenten erstellt haben, sind die notwendigen Objekte bereits auf der Arbeitsfläche platziert. Um weitere Objekte zu platzieren, wählen Sie aus der Werkzeugleiste links das entsprechende Werkzeug aus, z.b. "Text/Variableninhalt". Ziehen Sie auf dem Arbeitsbereich ein Textobjekt auf (erscheint als rechteckiger Rahmen). Klicken Sie doppelt auf das erzeugte Textobjekt. Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Zeile im Etikett anzulegen. Definieren Sie anschließend die einzelnen Zeilen des Etikettes. Die Zeilen des Etiketts sollen beispielsweise die Variablen für die Anschrift enthalten. Wählen Sie im Formel-Editor die gewünschte Variable aus und klicken Sie auf "Einfügen", um sie in die Zeile zu übernehmen. Noch schneller geht es, wenn Sie auf die Variable doppelklicken. Bestätigen Sie die Zeile mit OK. Bauen Sie auf diese Weise Zeile für Zeile das gewünschte Etikett auf. 302

303 Druckvorlagen anpassen Bei den mitgelieferten Druckvorlagen werden z.t. Benutzervariablen verwendet. Benutzervariablen werden bezeichnet. Weitere Informationen siehe "Arbeiten mit Benutzervariablen". Sie können übrigens jede der Zeilen formatieren, indem Sie die Zeile anklicken und dann im rechten Bereich die gewünschte Schriftart, die Zeilenausrichtung und weitere Eigenschaften einstellen. Wenn Sie Leerzeilen eingefügt haben, sollten Sie für diese unbedingt die Eigenschaft "unlöschbar einschalten. Sonst werden die Leerzeilen beim Drucken automatisch unterdrückt. Bestätigen Sie die Definition mit OK. Speichern Sie die Etikettendefinition mit Datei > Speichern und schließen Sie den List & Label Designer mit Datei > Beenden. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Einzel-/Serienbrief anpassen Einzel-/Serienbrief (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen. Die einzelnen Bestandteile (Anschrift, Absender, Logo und Text) werden wie bei einem Etikett jeweils als Objekte auf der Arbeitsfläche platziert. Doppelklicken Sie auf das Objekt "Formatierter Text" um den eigentlichen Brieftext einzugeben. Sie können diesen auch aus einem bestehenden Brief aus ihrer Textverarbeitung kopieren. 303

304 Konfiguration Allgemein Auch die Ausgabe mehrseitiger Briefe ist möglich. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: Über Rechtsklick > Ebene zuweisen werden die Objekte Anschrift, Absender, Absender Logo und Datum der Ebene "Erste Seite" zugewiesen. Dadurch werden diese nur auf der ersten Seite ausgegeben. Möglichkeit 2 (siehe mitgelieferte Vorlage "Personen - Mehrseitiger Direkt-Serienbrief. crd"): Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird ein Dummyrechteck als Objekt positioniert und mit dem Brieftext vertikal (relativ zu Ende/invers) verkettet. Dieses Dummyrechteck beginnt dort, wo auf der Folgeseite der Brieftext beginnen soll. Die Höhe des Dummyrechtecks bestimmt den Wert, um den auf den Folgeseiten der Brieftext nach oben verschoben und in der Höhe vergrößert wird. 304

305 Druckvorlagen anpassen Möglichkeit 2: Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird die Position (oben, Höhe) des Objekts "Brieftext" mit einer Bedingung gesetzt, die auf den Folgeseiten das Textfeld nach oben verschiebt und in der Höhe vergrößert. Beachten Sie, dass die Bedingung bei Größenänderungen des Objekts verloren gehen kann. 305

306 Konfiguration Allgemein Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Karteikarte anpassen Karteikarten (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen. Bei Karteikarten gelten dabei einige Besonderheiten: Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Sofern Sie Felder aus Ansichten ausgeben möchten, die über eine 1:N-Relation verfügbar sind, erstellen Sie eine Liste bzw. einen Bericht. Karteikarten enthalten in der Regel mehrere Textobjekte. Um sich das Ausrichten von Feldbeschreibungen und Feldinhalten zu erleichtern, baut man eine Karteikarte am besten so auf, dass in einem Textobjekt nur die Feldbeschreibungen und einem zweiten Textobjekt daneben die zugehörigen Inhalte stehen. Bei den Inhalten sollten Sie alle Zeilen des Textobjektes unbedingt mit der Eigenschaft "unlöschbar" versehen. Sonst verrutschen eventuell die Inhalte gegenüber den Feldbeschreibungen, wenn Felder leer sind. Wenn Sie Checkboxen ausgeben möchten, verwenden Sie eine Formel mit Bedingung. Beispiel: «Cond(<Feldname>,"Ja","Nein")» Wenn Sie Bemerkungsfelder auf der Karteikarten ausgeben möchten, kann es bei langen Bemerkungen passieren, dass der Inhalt nicht genügend Platz hat. Soll das Bemerkungsfeld bei Bedarf auf einer neuen Seite fortgesetzt werden, setzen Sie in den "Eigenschaften" die Option "Seitenumbruch" auf "Ja". Bitte beachten Sie, dass für jede neue Seite, die für das Bemerkungsfeld begonnen wird, auch alle übrigen Textobjekte der Karteikarte auf der neuen Seite wiederholt werden. Falls das nicht gewünscht ist, können Sie über verschiedene Darstellungsebenen und Objektverkettungen unterschiedliche Seitenlayouts für die Erste und die Folgeseiten definieren, ein Beispiel hierzu finden Sie bei den mitgelieferten Druckbeispielen. Listen und Berichte anpassen Listen und Berichte sind vom Aufbau her nichts anderes, als Karteikarten mit einem Berichtscontainer, der Tabellen, Kreuztabellen und Charts enthalten kann. Daher wird hier nur auf die Unterschiede zu Karteikarten eingegangen. 306

307 Druckvorlagen anpassen Allgemein Um eine Liste zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie den Listen-Assistenten über Konfiguration > Druck > Listen. Wählen Sie im Assistenten die 1:n-Relationen aus, die in der Druckvorlage zur Verfügung stehen sollen. Per Doppelklick übernehmen Sie diese in die Liste "Verwendet". Im Normalfall werden die Felder der Ansicht nur als Felder für das Tabellenobjekt zur Verfügung gestellt. Mit der Option "Daten der Hauptansicht als Variablen anmelden" stehen die Felder zusätzlich als Variablen für weitere Objekte (z.b. Textobjekte) zur Verfügung. Im Normalfall werden Tabellen nur ausgegeben wenn Datensätze vorhanden sind. Mit der Option "Auch leere Tabellen ausgeben" werden Tabellen immer ausgegeben (z.b. die Kopfzeilen). 307

308 Konfiguration Allgemein Arbeiten mit dem Berichtscontainer Neue Elemente, sowie die gewünschte hierarchische Struktur definieren Sie im Toolfenster Berichtsstruktur. Hier werden alle Elemente und jeweiligen Unterelemente einer Berichtsstruktur mit Objekttyp und Datenquelle [Relationsname, Sortierungsname] in der Reihenfolge dargestellt, in der sie später gedruckt werden (Ablaufplan). Einen Berichtscontainer fügen Sie über Objekte > Einfügen > Berichtscontainer ein. Ein Berichtscontainer kann mehrere Tabellen-Objekte, Kreuztabellen-Objekte und Chart- Objekte enthalten. Tabellen, Charts und Kreuztabellen können in beliebiger Abfolge eingefügt werden, auch als Unterelemente von Tabellen. Damit lassen sich Subreports und Unterberichte mit fast beliebigen Relationen zwischen Tabellen definieren. Zusätzlich zu einem Berichtscontainer kann es jedoch keine separaten Tabellen, Kreuztabellen oder Charts geben, auch ein zweiter Berichtscontainer kann nicht eingefügt werden. 308

309 Druckvorlagen anpassen Zum Bearbeiten der Berichtsstruktur steht eine eigene Symbolleiste zur Verfügung, d.h. die Objekte Tabelle, Chart und Kreuztabelle können über die Schaltflächen dieses Toolfensters angehängt, bearbeitet, gelöscht, ausgeschnitten und kopiert werden. Über die Pfeil-Schaltflächen lässt sich die Reihenfolge ändern. Neues Element in die Berichtsstruktur einfügen Wählen Sie die die Schaltfläche "Ein Element anhängen" bzw. "Ein Unterelement anhängen". Wählen Sie den Objekttyp aus (Tabelle, Kreuztabelle oder Chart). Geben Sie im folgenden Dialog die Datenquelle an. 309

310 Konfiguration Allgemein Es werden alle zur Verfügung stehenden Tabellen hierarchisch angezeigt, d.h. unter den Tabellen finden Sie die jeweils relational verknüpften Tabellen. Dabei ist als Datenquelle auch "freier Inhalt" möglich, sofern dies von der Anwendung unterstützt wird. Damit können Datenzeilen mit festem Inhalt oder Variablen erstellt werden um damit z.b. Zwischentexte, Briefe, Bilder oder auch Barcodes in den Bericht einzubauen. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, können Sie nun über den Dialog "Vorauswahl der Felder für eine Zeilendefinition" die Spalteninhalte der Tabelle bestimmen. Bei hierarchischen Tabellen bestimmen Sie hier die "unterste" Tabelle. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, öffnet sich anschließend der Eigenschaften- Dialog des Tabellen-, Kreuztabellen- bzw. Chartobjekts, den Sie ansonsten über Doppelklick auf das Element im Berichtscontainer öffnen können. Tabelleninhalt bearbeiten Eine Tabelle besteht aus verschiedenen Zeilentypen, die sich unabhängig voneinander definieren lassen. Es gibt Kopfzeilen, Datenzeilen, Fußzeilen, Gruppenkopfzeilen und Gruppenfußzeilen. Kopfzeilen werden meist als Überschriften der Tabellenspalten eingesetzt. 310

311 Druckvorlagen anpassen Datenzeilen enthalten die Formatierung der tatsächlichen Tabellenzeilen mit den Daten, die in der Tabelle dargestellt werden sollen. Fußzeilen werden ganz am Ende der Tabelle dargestellt und können abschließende Informationen der darüber ausgegebenen Datenzeilen enthalten. Gruppenkopf- und Fußzeilen dienen der Strukturierung der Datenzeilen anhand von "Zwischenüberschriften" und "Zwischen-Fußzeilen". Alle Zeilentypen lassen sich unabhängig voneinander definieren. So könnten die Spalten einer Kopfzeile anders aussehen als die darunterliegenden Datenzeilen oder Fußzeilen. Für die einzelnen Zeilentypen lassen sich jeweils verschiedene Zeilenlayouts oder Zeilendefinitionen definieren. Über spezielle Darstellungsbedingungen können dann je nach Bedarf die verschiedenen Zeilendefinitionen aktiviert werden. Alle Zeilendefinitionen werden in gleicher Weise definiert und bestehen aus Spalten, die alle individuell bearbeitet und formatiert werden können. Im Dialog Tabelleninhalt können Sie die einzelnen Zeilentypen mit Ihren verschiedenen Zeilendefinitionen und individuellen Spalteneinteilungen bearbeiten. Für jeden Zeilentyp gibt es eine Registerkarte zur Definition der verschiedenen Zeilendefinitionen und Spalten der jeweiligen Zeile. 311

312 Konfiguration Allgemein Wenn Sie auf eine Zeile doppelklicken öffnet sich der Formel-Editor zum Bearbeiten der Zeile. Sofern für diesen Zeilentyp noch keine Zeilen definiert wurden, werden Sie gefragt, ob Sie eine bestehende Zeilendefinition von einem der anderen Zeilentypen übernehmen wollen. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Sortierung Die Sortierung einer Tabelle können Sie explizit über die Eigenschaften der Tabelle angeben. Um die Eigenschaften der Tabelle anzuzeigen, selektieren Sie die Tabelle im Toolfenster Berichtsstruktur. Wählen Sie dann im Feld "Sortierung" eine Sortierung aus. Es stehen alle Sortierungen der aktiven Ansicht zur Verfügung. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn Sie Gruppierungen verwenden, so dass die Reihenfolge der Datensätze der Gruppierung entsprechend sortiert werden. Falls Sie keine Sortierung vorgeben, wird für die momentan eingestellte Sortierung der aktiven Ansicht verwendet Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das Frankieren von Briefsendungen direkt über den crm. Etiketten, Umschläge, Briefe oder Postkarten können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden. Voraussetzung: 312 STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation.

313 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt sein. Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt werden soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die Druckereinstellungen zu verändern. Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage Auch die STAMPIT-Druckvorlagen werden im Designer erstellt und angepasst. Wählen Sie dazu aus der Ansicht-Menüleiste Konfiguration > Druck und das gewünschte Format, zum Beispiel Etiketten. Legen Sie nun entweder eine neue Datei an oder verwenden Sie die mitgelieferte Vorlage "Personen - Deutsche Post STAMPIT-Etikett.lbl" bzw. "Personen - Deutsche 313

314 Konfiguration Allgemein Post STAMPIT-Brief.crd". Anschließend können Sie die Vorlage im Designer gestalten, beziehungsweise an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unter dem Menüpunkt STAMPIT stehen Ihnen im Designer sowohl die Konfigurationsmöglichkeiten als auch weitere Optionen zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation. Haben Sie eine neue Datei angelegt, steht Ihnen im Designer in der Objektleiste das Objekt "Deutsche Post STAMPIT" zur Verfügung. Nach Markieren können Sie dieses in Ihrer Vorlage platzieren. Automatisch öffnet sich nun der Dialog für die STAMPIT Einstellungen, in der Sie die gewünschte Frankierung auswählen und per Formel die Empfängeradresse konfigurieren. 314

315 Anbindung an Groupware Anbindung an Groupware Es stehen diverse Anbindungen an Groupware-Anwendungen zur Verfügung. Microsoft Outlook Ab Outlook XP ist die Einbindung des crm als Adressbuch über das LDAP-Protokoll möglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "combit LDAP-Server". Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der Outlook-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Konfiguration > Allgemein > Termine & Aufgaben in der Projektnavigation. Beim direkten -versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über Outlook, wenn Sie in der Projektnavigation unter Konfiguration > Allgemein > Mailversand als Maildienst "Extended MAPI" wählen. Sie haben die Möglichkeit, s aus einem Outlook-Ordner einem Datensatz im crm zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "Nachrichten-Ablage aus Outlook" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Tobit David Die Ansichten des crm können als Adressbuch im David Client eingebunden werden. Die Datensätze werden dann in einem sog. Archive angezeigt. Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster können Sie nun direkt z.b. eine senden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Anbindung an Tobit David 10". Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der David-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Konfiguration > Allgemein > Termine & Aufgaben in der Projektnavigation. Beim direkten -versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über David, wenn Sie in der Projektnavigation unter Konfiguration > Allgemein > Mailversand als Maildienst "SMTP" wählen und den David-Server konfigurieren. Sie haben die Möglichkeit s aus einem David-Archiv einem Datensatz im crm zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "Nachrichten- Ablage aus David und Thunderbird" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Ausführliche Informationen zum Thema "Telefax versenden über David" finden Sie im Kapitel "Telefax" combit LDAP-Server Der combit LDAP-Server ermöglicht Ihnen einen Zugriff auf die crm Ansichten von jedem Ort der Welt. Die Daten können über das Internet, Intranet, unter Linux aber auch lokal abgefragt werden. Der LDAP-Server kann dabei zentral für alle Anwender auf dem Server laufen, als weitere crm Instanz verbraucht er dafür eine crm Lizenz. 315

316 Konfiguration Allgemein Hinweis: Beim ersten Start des LDAP-Servers wird bereits die Ansicht "Personen" vorkonfiguriert. Nachdem Sie über Aktionen > Server starten den Server gestartet haben, können Sie direkt von einem Client auf die Daten Ihrer Ansicht zugreifen. Der combit LDAP-Server bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einzelne Datensätze zu erstellen. Das Erstellen von Datensätzen wird nur von wenigen LDAP-Clients unterstützt. Da der Vorgang von Client zu Client unterschiedlich ist, können wir an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen. Allgemeine Einstellungen Über den Menüpunkt Datei > Einstellungen können Sie grundlegende Einstellungen des LDAP-Servers vornehmen. Port: Hier wird auf dem eingestellten Port nach Suchanfragen gewartet. Standardmäßig ist der LDAP-Port laut RFC 2255 auf 389 definiert worden. Aus diesem Grund ist eine Änderung des Ports nicht zu empfehlen. Status: Der Status gibt an, in welchem Modus der LDAP-Server nach dem Start geschaltet werden soll. Dabei gibt es drei verschiedene Modi: Gestartet: Der Server "wartet" gleich nach dem Start auf Suchanfragen 316

317 combit LDAP-Server Angehalten: Der Server öffnet den angegebenen Port, aber lässt noch keine Suchanfragen zu. Dieser Modus ist von Vorteil, wenn man gleich nach dem Programmstart den Port reservieren möchte, aber noch keine Suchanfragen zulassen will. Gestoppt: Es wird noch kein Port geöffnet. Suchanfragen können nicht bearbeitet werden. LDAP-Server beim Start von Windows öffnen: Ist diese Option gesetzt, so wird bei jedem Starten des Betriebssystems der LDAP-Server gestartet. Dieses Feature ist eine Erleichterung für den Benutzer, da der LDAP-Server nicht nach jedem Systemstart manuell gestartet werden muss. Suche Über die Registerkarte "Suche" konfigurieren Sie die Sucheinstellungen. Max Verbindungen: Hier können Sie die maximale Anzahl an Verbindungen angeben, die gleichzeitig eine Verbindung zum Server aufbauen dürfen. Sollte die Anzahl überschritten werden, so bekommt der Client eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Bitte beachten Sie hierbei das eine zu hohe Anzahl Performanceprobleme hervorrufen kann. Sie sollten deswegen je nach verfügbaren Ressourcen nicht mehr als 10 Verbindungen erlauben. Datenquelle: Ist diese Option aktiviert, so können Sie in den unteren Optionsfeldern eine Standard Datenquelle angeben. Diese wird verwendet, wenn der Client bei der Suche keine explizite Applikation angibt. Bitte beachten Sie hier, dass jeweils nur die Applikation zur Auswahl steht, die auf Ihrem System installiert ist. 317

318 Konfiguration Allgemein Wurden alle Einstellungen vorgenommen, so können Sie den Dialog mit OK beenden. Etwaige Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Servers übernommen. Konfiguration des Servers Ansicht hinzufügen Damit der LDAP-Server auf Ansichten des combit Relationship Managers zugreifen kann, müssen diese konfiguriert werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Datenquelle > Ansicht hinzufügen. Geben Sie zunächst Ihre Benutzerdaten für den combit Relationship Manager an. Über die Schaltfläche "Öffnen" neben dem Eingabefeld "Projekt" lässt sich nun ein Projekt auswählen. Wurden die Benutzerdaten korrekt angegeben, werden dann die vorhandenen Ansichten in der Combobox "Ansicht" aufgelistet. Der combit LDAP- Server versucht die LDAP-Attribute nach Möglichkeit automatisch mit Feldern der entsprechenden Ansicht zu verknüpfen. Schon vorhandene Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern. Ansichten bearbeiten und löschen Bereits konfigurierte Ansichten können Sie über Datenquelle > Bearbeiten ändern. Möchten Sie eine bereits konfigurierte Ansicht löschen, markieren Sie die gewünschte Ansicht und wählen dann den Menüeintrag Datenquelle > Löschen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Ansicht ein aktuell durchgeführte Suche auf diese Ansicht nicht 318

319 combit LDAP-Server mehr erfolgreich fortgesetzt werden kann und es somit beim Client zu eventuellen Fehlern kommen kann. LDAP-Attribute bearbeiten Selektieren Sie die Ansicht in der Baumstruktur und wählen Sie Datenquelle > Bearbeiten. Im Bereich "Feldzuordnung" können Sie die LDAP-Attribute bearbeiten, neue Attribute hinzufügen und vorhandene löschen. Sollten Ihnen die vorgegebenen Attribute nicht ausreichen, können Sie über die Schaltfläche "Neu" neue Attribute definieren. Geben Sie das LDAP-Attribut an. Geben Sie eine Beschreibung zu diesem Attribut an. Dies kann Ihnen helfen, den schwer verständlichen Namen des Attributs auch noch zu einem späteren Zeitpunkt schnell zu verstehen. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie definierte Attribute ändern. Über "Löschen" können Sie Attribute aus der Liste entfernen. Bitte beachten Sie dass die Attribute CN, SN und OBJECTCLASS für den korrekten Datenaustausch notwendig sind. Aus diesem Grund können diese nicht gelöscht werden und müssen einem Feld zugeordnet werden. 319

320 Konfiguration Allgemein Beim Aktivieren der Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden die Benutzerinformationen des Server" können Sie festlegen, dass in dieser Datenquelle auch ohne explizite Anmeldung des Clients gesucht werden darf. Sollte ein Client sich doch mit Benutzername anmelden, so wird dieser verwendet. Die Option "Ansicht als Standard für den combit Relationship Manager definieren" setzt die angegebene Datenquelle als Standard. Gibt ein Client keine explizite Datenquelle an, so wird diese verwendet. Wurden alle Angaben korrekt eingetragen, beenden Sie den Dialog mit OK. Die gerade angelegte Datenquelle wird nun in der Baumansicht des Hauptfensters angezeigt.. Server-Status setzen In der Symbolleiste des Hauptfensters kann man den Status der LDAP-Applikation setzen: Start: Startet den Server und wartet auf Suchanfragen. Pause: Schaltet den Server in den Ruhemodus. Aktuelle Verbindungen zu LDAP- Clients werden gehalten aber keine neuen akzeptiert. Stop: Beendet sofort alle Verbindungen und gibt den Port wieder frei. Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client Wurde der Server gestartet und alle Einstellungen vorgenommen, kann eine Suchanfrage von jedem LDAP-Client aus gestartet werden. Damit der Server die Eingaben korrekt interpretieren kann, muss folgendes Format eingehalten werden: LDAP://<servername>/<Basis>???<Filter> Im folgenden finden Sie die Parameter und die zugehörigen Funktionen gelistet: Servername: Versucht zu diesem LDAP-Server eine Verbindung aufzubauen (Normalerweise IP-Adresse des LDAP-Servers). Basis: Hier werden die Grundinformationen angegeben. Die Basis wird bei jeder weiteren Suche der Verbindung verwendet. Argumente werden durch Komma getrennt angegeben. app: Gibt an welche Anwendung gestartet werden soll. Wert: crm. project: Ein Projekt welches am Server konfiguriert ist, z.b. combit_crm_solution3_de.crm). view: Eine Ansicht welche am Server konfiguriert ist (z.b. Personen). uid: Bei Angabe der UID (UniqueIdentifier) wird der Datensatz mit dieser ID gesucht und zurückgegeben. Dieses Feld ist mit dem Primärschlüssel des crm verknüpft. Filter: Filterausdruck für die Datensatz-Suche. 320

321 combit LDAP-Server Beispiel 1: ( Bei diesem Filter würde der LDAP-Server alle Datensätze die als Name "Mustermann" und/oder als Adresse haben, zurückgeben. Beispiel 2: LDAP://localhost/app=cRM, project=combit_crm_solution3_de.crm, view=firmen???c=*d* Diese URL würde eine Suchanfrage auf dem lokalen Rechner im Projekt "combit_crm_solution3_de" der Ansicht "Firmen" starten und alle Datensätze als Ergebnis zurückliefern, bei denen im Feld "Land" ein "D" enthalten ist. Sollten Sie nicht den vollständigen Namen der gesuchten Person kennen, so bietet Ihnen der combit LDAP-Server eine Wildcard-Suche an. Wildcard Wirkungsweise * Steht für eine beliebig lange Zeichenkette in einem Wort. Beispiel: "*bit" steht für alle Zeichenketten, die "bit" enthalten.? Steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort. Beispiel: "M?ier" steht für: Alle Wörter mit 5 Zeichen, die mit "M" beginnen und auf "ier" enden. "M??er" steht für: Alle Wörter mit 5 Zeichen, die mit "m" beginnen und auf "er" enden. Adressbuch in Outlook einrichten Microsoft Outlook XP/2003/2007 bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem LDAP-Verzeichnis nach Adressdaten zu suchen. Damit ist ein direkter Zugriff von Outlook auf die Ansichten des combit Relationship Managers möglich. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Verbindung zum combit LDAP-Server als Outlook Adressbuch herzustellen: Wählen Sie in Outlook den Menüpunkt Extras > Kontoeinstellungen bzw. Extras > E- Mail-Konten. In Outlook XP/2003 selektieren Sie den Eintrag "Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen" und bestätigen mit "Weiter". In Outlook 2007 wechseln Sie auf die Registerkarte "Adressbücher" und wählen "Neu". Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp den Eintrag "Internetverzeichnisdienst (LDAP)" und klicken "Weiter". Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des combit LDAP-Servers an. Optional geben Sie die Anmeldeinformationen an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen". 321

322 Konfiguration Allgemein Auf der Registerkarte "Verbindung" geben Sie den Servernamen und eventuell einen anderen Port an. Auf der Registerkarte "Suche" können Sie eine Suchbasis angeben (z.b. app=crm, project=combit_crm_solution3_de.crm, view=personen). 322

323 combit LDAP-Server Nach einem Neustart von Outlook steht Ihnen nun der combit LDAP-Server als Adressbuch zur Verfügung. 323

324 Workflow Designer 16. Workflow Designer Mit Hilfe des integrierten Workflow Designers können sequentielle (einem normalen Flussdiagramm entsprechende), client-seitig ablaufende Workflows visuell erstellt werden. Systemvoraussetzungen siehe Kapitel "Vorbereitung und Installation". 324

325 Allgemein 16.1 Allgemein Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten. Das Ziel ist hierbei eine mögliche (Teil-)Automatisierung der Ausführung, also z.b. die Telefonnummer des aktuellen Datensatzes auslesen und einen Anruf starten. Dabei wird die nachfolgende Aktivität idealerweise durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert, dabei können auch Wiederholungen (Schleifen) oder Verzweigungen (Wenn/Dann) ausgeführt werden. Um einen neuen Workflow zu erstellen wählen Sie Extras > Workflow > Neu. Um einen bestehenden Workflow zu öffnen wählen Sie Extras > Workflow > Bearbeiten. Ein Workflow kann über Extras > Workflow > Ausführen, ein Ereignis, eine Schaltfläche vom Typ "Workflow ausführen" oder eine Folgeverknüpfung gestartet werden crm Aktivitäten Eine Aktivität bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Diese Aktivität hat bestimmte Eigenschaften. Im Workflow Designer stehen die Aktivitäten im Toolfenster "Aktivitäten" zur Verfügung. Diese Aktivitäten führen eine bestimmte Aktion im crm aus, ihre Verhaltensweise wird durch das Setzen von Eigenschaften bestimmt. Durch die grafische Visualisierung des Ablaufs ist die Funktionsweise des Workflows schnell ersichtlich. Es stehen u.a. folgende Aktivitäten zur Auswahl: Aktualisiere Ansicht, Benutze Datensätze, Drucke Datensätze, Exportiere Datensätze, Filtere, Führe Skript aus, Für jeden Datensatz, Hebe Filter auf, Importiere Datensätze, Lege Dokument ab, Lies Feldinhalt, Lösche Datensatz, Neuer Datensatz, Neuer relationaler Datensatz, Öffne Ansicht, Rufe an, Rufe 325

326 Workflow Designer Menüpunkt auf, Schließe Ansicht, Schreibe Feldinhalt, Sende , Speichere Datensatz, Wenn Dann Allgemein, Zeige Hinweisfenster. Eine ausführliche Beschreibung aller Aktivitäten und deren Eigenschaften finden Sie in der Workflow-Zusatzdokumentation im Dokumentenverzeichnis. Die System.*-Aktivitäten sind microsoftspezifische Aktivitäten. Weitere informationen siehe Abschnitt "System Aktivitäten". Die erste Aktivität eines Workflows Ein Workflow kann mit denjenigen Datensätzen arbeiten, die in einer geöffneten Ansicht sichtbar sind. Verwenden Sie dazu nach dem Start die Aktivität ÖffneAnsicht und erstellen dann evtl. einen Filter mit der Aktivität Filtere. Alternativ kann ein Workflow auch ohne das visuelle Öffnen einer Ansicht erstellt werden. Verwenden Sie dazu die Aktivität Benutze Datensätze. Wenn keine der beiden Aktivitäten verwendet wird, arbeitet der Workflow mit dem aktuellen Datensatz. Aktivitäten einfügen Aktivitäten können per Drag & Drop aus der Aktivitätenliste auf dem Arbeitsbereich eingefügt werden. Wählen Sie die gewünschte Aktivität und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Arbeitsbereich. Lassen Sie die Maustaste los, wenn die Aktivität an der gewünschten Stelle positioniert ist. Gültige Einfügepositionen werden durch eine grüne Grafik signalisiert. Über Drag & Drop kann eine Aktivität auch verschoben werden. Um eine Aktivität zu löschen wählen Sie "Löschen" im jeweiligen Kontextmenü. Eigenschaften einer Aktivität Im Toolfenster Eigenschaften werden die Eigenschaften der einzelnen Aktivitäten dargestellt. Wenn keine Aktivität selektiert ist, können die globalen Eigenschaften des Workflows definiert werden. Unterhalb der Liste gibt es einen Bereich, in dem für jede selektierte Eigenschaft ein Beschreibungstext ausgegeben wird. Über die Schaltflächen "nach Kategorien" oder "Alphabetisch" wird die Sortierung der Liste eingestellt. Wenn nach Kategorien sortiert wird, enthält jede Rubrik Eigenschaften, die ihrerseits wieder in Gruppen zusammengefasst sein können. Rubriken und Eigenschaftsgruppen lassen sich für den besseren Überblick öffnen und schließen. Die Eigenschaften sind für jede Aktivität individuell verschieden. Es gibt dabei allerdings eine Reihe von Merkmalen, die allen Aktivitäten gemeinsam sind. Diese Eigenschaften werden hier nun zentral beschrieben. Eine ausführliche Beschreibung aller Aktivitäten und deren Eigenschaften finden Sie in der Workflow-Zusatzdokumentation im Dokumentenverzeichnis. 326

327 crm Aktivitäten In der Rubrik "Aktivität" finden Sie allgemeine Eigenschaften: Name: Wenn Sie eine Aktivität neu auf dem Arbeitsbereich einfügen, so wird in der Eigenschaftsliste als Name der Aktivitäten-Name gesetzt (z.b. "Filtere"). Wenn Sie jedoch eine größere Anzahl gleichartiger Objekte in Ihrem Projekt haben, werden diese Bezeichnungen schnell unübersichtlich. Sie haben daher die Möglichkeit, Aktivitäten über die Eigenschaftsliste einen neuen aussagekräftigen Namen zu geben (z.b. "FiltereNewsletterAbonnenten"). Die Bezeichnung muss innerhalb des Workflows eindeutig sein. Wenn der Name einer Aktivität geändert wird, können bestehende Verbindungen zu nachfolgenden Aktivitäten u.u. ungültig werden. Sie erkennen dies am roten Gültigkeitsfehlersymbol. Diese Verbindungen müssen dann neu gesetzt werden. Typ: Gibt den Basistyp der Aktivität an. Diese Information wird nur für die System- Aktivitäten benötigt. Description/Beschreibung: Hier können Sie eine Beschreibung der jeweiligen Aktivität eingeben. Enabled/Aktiviert: Geben Sie an ob die Aktivität aktiviert ist. Wenn Sie nicht aktiviert ist, wird sie nicht ausgeführt und nicht überprüft. Diese Funktion ist besonders dann nützlich, wenn zu Testzwecken bestimmte Aktivitäten deaktiviert werden sollen. In der Rubrik "(Eingabe-) Parameter" konfigurieren Sie die notwendigen Parameter der Aktivität, z.b. ein Filterausdruck bei der Aktivität "Filtere". Bei einzelnen Aktivitäten (z.b. KontrollAusgabe) können über die Eigenschaft "Regelwerk" komplexe.net-methodenaufrufe durchgeführt werden. Diese können über den Regelsatz-Editor erstellt werden. Weitere Informationen zum Regelsatz-Editor siehe auch Abschnitt "Workflow mit dem universellen Regeleditor". Der Name des erstellten Regelsatzes wird dann in der Eigenschaft "Regelsatz" angezeigt. Bitte beachten Sie, dass sie nach 327

328 Workflow Designer dem Löschen eines Regelwerks im Regelsatz-Editor auch den Eintrag im Eigenschaften- Feld "Regelsatz" der jeweiligen Aktivität löschen müssen. Die bei einigen Aktivitäten vorhandene Rubrik "Resultat" enthält entsprechende Ergebniswerte der jeweiligen Aktivität, z.b. ein ausgelesener Feldinhalt bei der Aktivität "Lies Feldinhalt". Dieses Resultat kann dann an eine Folgeaktivität übergeben werden. Die (Eingabe-) Eigenschaft einer Aktivität kann sich also durch das Resultat (das Ergebnis) einer Vorgängeraktivität ergeben. Eigenschaft an einen festen Wert binden Geänderte Eigenschaften werden fett dargestellt. Um eine Eigenschaft zu ändern, klicken Sie in die Wertespalte. Bei fest vorgegebenen Werten erfolgt die Eingabe des Wertes über eine Combobox. Bei einigen Eigenschaften steht ein Bindungsdialog zur Verfügung. Diesen erreichen Sie über Selektion der Eigenschaftsgruppe und Anklicken der Schaltfläche "...". Im unteren Teil des Dialogs kann der Wert über Anklicken einer weiteren Schaltfläche "..." ausgewählt werden. Bei Datenbankfeldern geben Sie hier den physikalischen Feldnamen an. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% (crm-projektverzeichnis), %APPDIR% (crm-installationsverzeichnis), %USERDIR% (Windows-Benutzerverzeichnis) und %TEMPDIR% (lokales Windows Temp-Verzeichnis) unterstützt. Beispiel: Den aktuellen Datensatz anhand einer Druckvorlage drucken Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu. 328

329 crm Aktivitäten Ziehen Sie die Aktivität DruckeDatensatz auf den Arbeitsbereich. Lassen Sie die Maustaste los, wenn die Aktivität auf der Verknüpfung von Start zu Ende positioniert ist. Im Toolfenster "Eigenschaften" wählen Sie für die Eigenschaft "Druckvorlage" eine zur Ansicht passende Druckvorlage (z.b. mit der Dateiendung *.crd) aus. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür der Bindungsdialog zur Verfügung. Im unteren Teil des Dialogs erreichen Sie einen Dateiauswahldialog über Anklicken einer weiteren Schaltfläche "...". Damit als Ergebnis eine PDF-Datei erstellt wird, geben Sie für die Eigenschaft "Ausgabe-Medium" den Wert "PDF" ein. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Druckzielen zur Verfügung. Damit die PDF-Datei erstellt werden kann, geben Sie für die Eigenschaft "Ausgabe- Datei" einen Dateinamen inkl. Dateiendung und Verzeichnispfad an. Starten Sie den Workflow in der Ansicht über Extras > Workflow > Ausführen. Eigenschaft an das Resultat einer Vorgängeraktivität binden Ein Resultat einer Aktivität kann an eine Folgeaktivität übergeben werden, die Eigenschaft einer Aktivität kann sich also durch das Resultat einer Vorgängeraktivität ergeben. Beim Hinzufügen oder Ändern einer Aktivität wird generell versucht eine korrekte, automatische Verknüpfung von Resultat und Wert eines Parameters vorzunehmen. Die Ver- 329

330 Workflow Designer knüpfungen können aber auch manuell vorgenommen werden. Gehen Sie folgendermaßen vor: Selektieren Sie die jeweilige Eigenschaft in der Eigenschaftsliste und öffnen Sie den Bindungsdialog über die Schaltfläche "...". Wählen Sie den Wert der entsprechenden Vorgängeraktivität in der Baumdarstellung im oberen Teil des Dialogs aus. Im Tooltip und im unteren Bereich des Dialogs sehen Sie die jeweilige deutsche Bezeichnung des Werts. Beispiel: Die Telefonnummer des aktuellen Datensatzes wählen Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu. Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt auf den Arbeitsbereich. Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Feldname" den Feldnamen der Telefonnummer an, z.b. "Telefon". Der ausgelesene Wert wird automatisch in die Eigenschaft "Wert" geschrieben. Ziehen Sie die Aktivität RufeAn auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt. Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Telefonnummer" den Wert (das Resultat) der Vorgängeraktivität "LiesFeldinhalt" an. Dazu öffnen Sie über die Schaltfläche "..." den Bindungsdialog. Im oberen Bereich des Dialogs öffnen sie die Baumdarstellung und wählen die Eigenschaft "Value" (Wert) der Aktivität "LiesFeldinhalt". Starten Sie den Workflow in der Ansicht über Extras > Workflow > Ausführen crm Workflow Der Workflow wird als.xoml-datei gespeichert. Sofern Bedingungen vorkommen, werde diese in einer.rules-datei mit gleichem Namen gespeichert. Eigenschaften des Workflows Im Toolfenster Eigenschaften werden die Eigenschaften des Workflows angezeigt, wenn keine Aktivität selektiert ist. Unterhalb der Liste gibt es einen Bereich, in dem für jede selektierte Eigenschaft ein Beschreibungstext ausgegeben wird. Folgende Eigenschaften sind verfügbar: 330 Name: Geben Sie dem Workflow einen neuen aussagekräftigen Namen. Diese Bezeichnung wird auch in den Eigenschaftsdialogen angezeigt. Aktiviert: Geben Sie an, ob der Workflow aktiviert ist. Wenn er nicht aktiviert ist, wird er nicht ausgeführt. Basisklasse: Bestimmt die Basisklasse des Workflows. Diese kann nicht geändert werden.

331 crm Workflow Beschreibung: Beschreibung für den Workflow. Session: Diese Angabe ist notwendig um auf das COM-Objekt zugreifen zu können. An dieser Stelle dürfen keine Änderungen vorgenommen werden. Variablen: Sie können globale Variablen definieren, die im gesamten Workflow zur Verfügung stehen. Diese globalen Variablen können zum "zwischenparken" von Werten genutzt werden, die sich verändern und zu einem späteren Zeitpunkt im Workflow verwendet werden sollen. Um diese Workflow-Variablen an das Resultat einer Aktivität zu binden, klicken Sie direkt auf das gelbe Datenbank-Symbol in der Eigenschaftsliste. Gültigkeitsprüfung Der Workflow-Designer versucht die Gültigkeit zu prüfen und markiert Ihnen Fehler bzw. fehlende Werte durch einen roten Kreis mit Ausrufezeichen an der entsprechenden Aktivität. Es erfolgt jedoch keine Syntaxprüfung, d.h. die korrekte Schreibweise oder die Existenz z.b. eines Feldnamens wird nicht geprüft. Die Gültigkeitsfehler werden zusätzlich in Form eines roten Ausrufezeichens neben dem gelben Datenbank-Symbol in der Eigenschaftsliste bei der jeweiligen Eigenschaft angezeigt. 331

332 Workflow Designer Workflow mit Schleifen und Verzweigungen Für Verzweigungen und Schleifen stehen Ihnen die Aktivitäten FürJedenDatensatz und WennDannAllgemein zur Verfügung. Wenn Sie die Aktivität FürJedenDatensatz zum Workflow hinzufügen, werden alle Aktivitäten innerhalb dieser Aktivität für alle Datensätze der aktuellen Datensatzauswahl wiederholt. Wenn Sie die Aktivität WennDannAllgemein zum Workflow hinzufügen, wird eine normale Wenn-Dann-Verzweigung realisiert. Dabei wird automatisch für jeden Zweig ein Container "WennDannZweig" eingefügt, in dem die für diesen Fall auszuführenden Aktivitäten platziert werden. 332

333 crm Workflow Es können beliebig viele Zweige auf gleichem Niveau hinzugefügt werden, dies erfolgt über Rechtsklick auf die WennDann-Aktivität und Auswahl von "Zweig hinzufügen" im Kontextmenü. Die Übersichtlichkeit im Designer wird verbessert, wenn Sie im Kontextmenü die Funktion "Zusammenklappen" nutzen. Es wird der erste Zweig ausgeführt, dessen Bedingung zutrifft. Sofern ein "leerer Zweig" (ohne ausgefüllten Operator) vorhanden ist, wird dieser ausgeführt wenn kein anderer Zweig ausgeführt wurde. Wenn Sie einen WennDannZweig selektieren, können Sie die Bedingung für diesen Zweig in der Eigenschaftsliste definieren. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen für den Vergleichsoperator dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Operatoren zur Verfügung. Den Vergleichswert geben Sie direkt im in der Eigenschaftsliste ein oder wählen diesen ebenfalls über den Bindungsdialog aus, sofern er sich durch das Resultat einer Vorgängeraktivität ergibt. Beispiel: Für jeden Datensatz in Abhängigkeit eines Feldinhalts einen Brief oder eine versenden Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu. Ziehen Sie die Aktivität Benutze Datensätze auf den Arbeitsbereich. Wählen Sie in den Eigenschaften den Ansichten-Name aus, z.b. "Personen". Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Ansichten zur Verfügung. Ziehen Sie die Aktivität FürJedenDatensatz auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität Benutze Datensätze. Es wird automatisch die Aktivität ÖffneAktuellenDatensatz erzeugt. Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität ÖffneAktuellenDatensatz. Geben Sie in den Eigenschaften den Feldnamen an, dessen Inhalt ausgelesen werden soll, z.b. "ComPreference". 333

334 Workflow Designer Ziehen Sie die Aktivität WennDannAllgemein auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt. Es wird automatisch ein Wenn-Dann-Zweig erzeugt. In den Eigenschaften des linken WennDannAllgemein-Zweigs bestimmen Sie dann die Bedingung, d.h. als Operater wählen Sie "ist gleich" und als Wert " ". Ziehen Sie die Aktivität Sende in diesen Zweig. Wählen Sie für die Aktivität Sende als Eigenschaft " vorlage" eine zur Ansicht passende Mailvorlage (mit der Dateiendung *.mtpx) aus. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Dateiauswahldialog zur Verfügung. In den Eigenschaften des rechten WennDannAllgemein-Zweigs bestimmen Sie dann die Bedingung, d.h. als Operater wählen Sie "ist gleich" und als Wert "Brief". Ziehen Sie dann die Aktivität Drucke Datensatz in diesen Zweig. Wählen Sie für die Aktivität Drucke Datensatz als Eigenschaft "Druckvorlage" eine zur Ansicht passende Druckvorlage (z.b. mit der Dateiendung *.crd) aus. Über die Schaltfläche "..." steht Ihnen dafür im Bindungsdialog über eine weitere Schaltfläche "..." ein Dateiauswahldialog zur Verfügung System Aktivitäten Die System-Aktivitäten System.FaultHandler, System.IfElse, System.Policy, System.Sequence, System.Suspend, System.Terminate, System.Throw und System.While sind spezifische Aktivitäten der Workflow Foundation des Microsoft.NET Framework. Diese sind nur für spezielle Workflowfunktionen notwendig. Workflow mit dem universellen Regeleditor Mit der Aktivität System.Policy (universeller Regelsatz-Editor) können äußerst komplexe Workflows realisiert werden, da diese direkt im Regelsatz-Editor definiert werden können. Eine einzelne Regel (von denen beliebig viele zu einem Regelsatz zusammengefasst werden können) besteht dabei immer aus den Teilen If, Then und Else. Dieser Regelsatz wird als.rules-datei gespeichert. In den Eingabefeldern lassen sich komplexe Bedingungen und Anweisungen eingeben. Die Eigenschaften von Aktivitäten können abgefragt und gesetzt werden. Den Wert einer globalen Variablen können Sie über den Befehl "this.getworkflowvariablevalue ("<Variablenname>") abfragen und über den Befehl "this.setworkflowvariablevalue ("<Variablenname>") ändern. Die regelbasierte Verarbeitung der Workflow Foundation ist sehr umfangreich. Für die fortgeschrittenen Möglichkeiten (Vorwärtsverkettung, erneute Regelausführung usw.) sei hier auf die Fachliteratur und die Hinweise im Internet zum Stichwort "PolicyActivity" verwiesen. 334

335 System Aktivitäten Workflow kontrolliert beenden Mit der Aktivität System.Terminate kann ein Workflow an beliebiger Stelle kontrolliert beendet werden. Dabei kann ein Hinweistext angezeigt werden. Dadurch ist es möglich, den Workflow bei Erreichen eines bestimmten Zustandes zu beenden. Natürlich lässt sich dies auch mit Aktivitäten im Fehlerhandler erreichen, allerdings müssen dafür auch die entsprechenden Einträge in der Fehlerhandler-Ansicht gemacht werden. Fehlerbehandlung Dem gesamten Workflow und jedem sequentiellen Block von Aktivitäten kann eine Aktivität System.FaultHandler zugeordnet werden. Diese ist keine normale Aktivität, es handelt sich eher um eine Workflow-Fehleransicht, d.h. Sie können Aktivitäten bei einem Fehler definieren, z.b. einen Hinweisdialog anzeigen. Da jedem sequentiellen Block von Aktivitäten eine eigene Faulthandlers-Aktivität zugeordnet werden kann (und nicht nur dem gesamten Workflow) ist es möglich, eine hierarchische Fehlerbehandlung vorzunehmen. In gewissen Situationen ist sicher ein vollkommener Abbruch der aktuellen Workflow-Instanz beim Auftreten einer Ausnahme nicht notwendig und nicht gewollt. Nachdem die Faulthandlers-Aktivität die betreffende Aus- 335

336 Workflow Designer nahme abgefangen hat, kann die Workflow-Ausführung anschließend mit der folgenden Aktivität fortgesetzt werden. Für die Fehlerbehandlung gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie mit der Aktivität SequenceActivity einen Aktivitätenblock. Öffnen Sie den Fehlerbehandlungsdialog über Rechtsklick auf einen Aktivitätenblock und Auswahl von "Fehlerhandler anzeigen". Tipp: Um eine Fehlerbehandlung für den gesamten Workflow zu erstellen, öffnen Sie den Fehlerbehandlungsdialog über Rechtsklick auf das grüne Startsymbol. Ziehen Sie die Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faulthandlersactivity auf den Text "FaultHandlerActivity hier ablegen". 336

337 System Aktivitäten Unter der Eigenschaft "FaultType" wählen Sie die Exception aus, auf die hier reagiert werden soll. Über die Schaltfläche " " gelangen Sie in einen Dialog, in dem alle verfügbaren Standard-.NET-Ausnahmen zur Verfügung stehen. Für crm-aktivitäten wählen Sie immer die System.ArgumentNullException in der Assembly mscorlib aus. Nun fehlt noch die Aktivität, die im Fehlerfall ausgeführt werden soll. Ziehen Sie die gewünschte Aktivität (z.b. ZeigeHinweisFenster) in die Aktivität faulthandleractivity auf den Text "Aktivitäten hier ablegen". Die Art des Fehlers ist durch die System.ArgumentNullException fest vorgegeben. Die Fehlermeldung kann aber durch Bindung an diese FaultActivity ausgelesen werden und somit z.b. in einem Hinweisfenster ausgegeben werden. 337

338 Workflow Designer Ziehen Sie bei Bedarf eine weitere Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faulthandlersactivity in das weiße Eingabefeld. Über die blauen Pfeil-Schaltflächen können Sie zwischen den verschiedenen FaultHandler-Aktivitäten wechseln. Diese Fehleransicht dient als Container für eine beliebige Anzahl von FaultHandler- Aktivitäten. Jede dieser FaultHandler-Aktivitäten ist für das Behandeln genau einer Ausnahme zuständig und kann beliebig viele andere Aktivitäten aufnehmen. Diese Aktivitäten werden ausgeführt, wenn die entsprechende Ausnahme im Workflow auftritt. Zu beachten ist, dass diese Verarbeitung grundsätzlich asynchron stattfindet. Für fortgeschrittene Workflows gibt es u.a. die Möglichkeit mehrere Zweige parallel ausführen zu lassen, es wäre daher denkbar, dass gleichzeitig mehrere Ausnahmen auftreten, die dann auch gleichzeitig behandelt werden. Zurück zur Workflowansicht gelangen Sie über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock und Auswahl von "Sequence anzeigen". 338

339 System Aktivitäten Beispiel: Zeige Hinweisfenster wenn Feldinhalt leer Wählen Sie im Workflow-Designer Datei > Neu. Ziehen Sie die Aktivität SequenceActivity auf den Arbeitsbereich um einen Aktivitätenblock zu erstellen. Ziehen Sie die Aktivität LiesFeldinhalt in die Aktivität SequenceActivity auf den Text "Aktivitäten hier ablegen". Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Feldname" den physikalischen Feldnamen der Telefonnummer an, z.b. "Phone". Der ausgelesene Wert wird automatisch in die Eigenschaft "Wert" geschrieben. Ziehen Sie die Aktivität RufeAn auf die Verknüpfung unterhalb der Aktivität LiesFeldinhalt. Im Toolfenster "Eigenschaften" geben Sie für die Eigenschaft "Telefonnummer" den Wert (das Resultat) der Vorgängeraktivität "LiesFeldinhalt" an. Dazu öffnen Sie über die Schaltfläche "..." den Bindungsdialog. Im oberen Bereich des Dialogs öffnen sie die Baumdarstellung und wählen die Eigenschaft "Value" der Aktivität "LiesFeldinhalt". Öffnen Sie die Fehlerbehandlungsansicht über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock und Auswahl von "Fehlerhandler anzeigen". Ziehen Sie die Aktivität System.FaultHandler in die Aktivität faulthandlersactivity auf den Text "Aktivitäten hier ablegen". Unter der Eigenschaft "FaultType" wählen Sie die Ausnahme aus, auf die hier reagiert werden soll. Über die Schaltfläche " " gelangen Sie in einen Dialog, in dem alle verfügbaren Standard-.NET-Ausnahmen zur Verfügung stehen. Wählen Sie die Ausnahme System.ArgumentNullException aus der Assembly mscorlib. Nun fehlt noch die Aktivität, die im Fehlerfall ausgeführt werden soll. Ziehen Sie die Aktivität ZeigeHinweisFenster in die Aktivität faulthandleractivity auf den Text "Aktivitäten hier ablegen" und geben Sie in der Eigenschaft "Text" einen Hinweistext an, z.b. "Keine Telefonnummer vorhanden". Öffnen Sie die Workflowansicht über Rechtsklick auf den Aktivitätenblock und Auswahl von "Sequence anzeigen". Fehlerbehandlung kontrolliert ausführen Es kann Fälle geben, wo man ganz bewusst in eine derartige Fehlerbehandlungs-Routine verzweigen möchte. Beispielsweise hat eine externe Abfrage innerhalb einer Aktivität nicht das gewünschte Ergebnis geliefert und der Workflow kann deshalb an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt werden. Dafür gibt es die Aktivität System.Throw. Sie erlaubt wie die eben besprochene Aktivität System.FaultHandler die Angabe des auszulösenden Ausnahme-Typs. 339

340 Workflow Designer 16.5 Technologische Hinweise Workflows mit langer Lebenszeit und zustandsgesteuerte Workflows (z.b. typisch für Genehmigungsprozesse) werden derzeit noch nicht unterstützt, da diese nicht clientseitig abbildbar sind, sondern eine zentrale crm Serverinstanz erfordern. Technologisch basieren die Workflows auf der Workflow Foundation des Microsoft.NET Frameworks. Durch diesen Standard können auch andere Workflow-Foundation Activities in crm Workflows integriert werden bzw. crm Activities können auch in fremde Workflows (sofern diese ebenfalls auf der Workflow Foundation basieren) eingebunden werden. crm Workflows können auch im Microsoft Visual Studio 2008 (ausgenommen die Express Edition) erstellt und getestet (inkl. Debugging) werden. 340

341 Eingabemasken bearbeiten 17. Eingabemasken Designer Mit dem Eingabemasken Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. So können Sie eine ganz individuelle Software-Oberfläche erstellen, die auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt ist. Jede Eingabemaske kann aus mehreren hintereinander stehenden Registerkarten bestehen. Dabei ist jede Registerkarte mit einer Lasche versehen, über die sie in den Vordergrund geholt werden kann (die ersten 9 Hauptregisterkarten auch über ALT-1 ALT-9). Die gewünschten Felder, Schaltflächen usw. werden ganz nach Bedarf auf den einzelnen Registerkarten verteilt. Eingabemasken werden stets mit der Endung.DLI gespeichert. Zu jeder Ansicht existiert genau eine DLI-Datei. Diese werden im gleichen Verzeichnis wie die Projekt-Datei abgelegt Eingabemasken bearbeiten Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Eingabemasken bearbeiten oder von Grund auf neu erstellen und die gewünschten Felder und Schaltflächen einfügen. Über Konfiguration > Eingabemaske öffnen Sie den Eingabemasken Designer für die jeweils geöffnete Ansicht. Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Eingabemaske nach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie den Eingabemasken Designer aufrufen. Um das Layout der Eingabemaske zu bestimmen, doppelklicken Sie im Toolfenster "Registerkarten" den Eintrag "(Eingabemaske)". Weitere Informationen zu diesem Dialog siehe Kapitel "Eigenschaften der Registerkarte". Eingabemaske übernehmen: Meist ist es einfacher, eine bestehende Eingabemaske von einer anderen Ansicht zu übernehmen, als eine Maske von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie dazu Eingabemaske > Importieren und entscheiden Sie dann, ob Sie die gesamte Eingabemaske oder nur bestimmte Feldfunktionalitäten übernehmen möchten. Beim Import werden auch Folgeverknüpfungen importiert. Eingabemaske speichern: Wählen Sie Eingabemaske > Speichern. Eingabemasken Designer verlassen: Wählen Sie Eingabemaske > Ende (ALT+F4). Über Konfiguration > Eingabemaske WebAccess können Sie eine speziell für crm.webaccess abgestimmte Eingabemaske entwerfen. Änderungen, die bspw. nur für den crm.webaccess vorgenommen werden (müssen), können so in eine eigene Eingabemaske ausgelagert werden und betreffen nicht die normale WindowsClient Eingabemaske. 341

342 Eingabemasken Designer 17.2 Arbeitsbereich und Werkzeuge Das Fenster des Eingabemasken Designers ist in verschiedene Bereiche unterteilt, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden. Oberfläche anpassen: Sie können die Werkzeugfenster (Registerkarten, Feldauswahl, Reihenfolge) sowie die Werkzeugleiste beliebig im Eingabemasken Designer platzieren. Per Klick in die Titelzeile eines der Fenster und Halten der Maustaste können Sie das Fenster beliebig verschieben. Ebenso kann ein Fenster auch wieder "angedockt" werden, indem Sie es an der gewünschten Stelle am Rand wieder loslassen. Wo und in welcher Größe das Fenster platziert bzw. angedockt wird, erkennen Sie an dem grauen Rahmen, der Ihnen angezeigt wird, solange Sie das Fenster mit der Maustaste quasi "festhalten". Platzieren Sie zwei Fenster an der gleichen Stelle, werden diese ganz einfach "ineinandergedockt" und nehmen somit auch keinen Platz weg. Über die Tabstrips am unteren Rand der Fenster können diese dann wieder in den Vordergrund geholt werden. Arbeitsbereich: Der Arbeitsbereich ist der Bereich des Eingabemasken Designers, in dem Sie die Eingabemaske erstellen. Er stellt immer die Oberfläche der Eingabemaske dar. Welche Registerkarte gerade bearbeitet wird, können Sie in der Registerkar- 342

343 Registerkarten ten-übersicht sehen. Wenn Sie eine Eingabemaske komplett neu anlegen, ist der Arbeitsbereich des Eingabemasken Designers zunächst leer. Registerkarten-Übersicht: Hier sind alle bereits definierten Registerkarten gelistet. Durch Anklicken in der Liste wird die ausgewählte Karte auf dem Arbeitsbereich dargestellt. Hier können Sie auch verschiedene Einstellungen für die Registerkarten vornehmen. Über den Eintrag "Haupt-Registerkarten" nehmen Sie Einfluss auf die allgemeine Größe der Haupt-Registerkarten, über den Eintrag "(Eingabemaske)" bestimmen Sie das Layout der Eingabemaske. Alternativ wählen Sie Seite > Ansicht 1-19 in der Menüleiste. Feldauswahl: Über diese Liste wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eine Registerkarte eingefügt werden soll. Bei jedem Objekttyp sind die verschiedenen Einfügemöglichkeiten gelistet, z.b. Datenbankfelder oder Funktionen. Die Auswahl erfolgt ganz leicht per Drag & Drop, und das Feld oder die Funktion muss dann nur an der gewünschten Stelle auf der Registerkarte platziert werden. Reihenfolge: Hier sind alle bereits in die Arbeitsfläche eingefügten Felder in der Tab- Reihenfolge aufgelistet und können von hier aus auch bearbeitet werden. Bei Klick auf ein gelistetes Feld wird dieses automatisch in der Arbeitsfläche bzw. in der entsprechenden Registerkarte markiert. Die Statuszeile: In der Statuszeile erhalten Sie Informationen über die aktuelle Position des Mauszeigers oder über das gerade selektierte Objekt (Feld). Im linken Teil der Statuszeile wird die Position des Mauszeigers in "Dialogeinheiten" angezeigt. Der Wert vor dem Komma gibt dabei die Entfernung vom linken Rand des Arbeitsbereiches, der Wert nach dem Komma die Entfernung vom oberen Bereich des Arbeitsbereiches an. Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie nähere Informationen zu den ausgewählten Objekten. Von links nach rechts finden Sie dort Objekttyp, Objektname, Objektkoordinaten und Objektgröße angezeigt. Sind mehrere Objekte selektiert, finden Sie dort die Anzahl der selektierten Objekte sowie die Koordinaten und die Größe des Rahmens, der diese Objekte gemeinsam umschließt Registerkarten Um mehr Übersicht in Ihrer Eingabemaske zu bekommen, können Sie mehrere Registerkarten anlegen, z.b. für Kontakte, Chancen, Vertrieb und private Informationen. Die Haupt-Registerkarten werden im Toolfenster "Registerkarte" verwaltet. Jede Haupt- Registerkarte kann zusätzlich noch Objekte vom Typ "Registerkarte" enthalten. Alle Felder und Schaltflächen, deren Funktionen unabhängig von den einzelnen Registerkarten sein sollen (z.b. die Stammdaten) können außerhalb der Registerkarten platziert werden (Eintrag "(Eingabemaske)" im Toolfenster "Registerkarte"). Auch außerhalb der Haupt-Registerkarten können Objekte vom Typ "Registerkarte" platziert werden. 343

344 Eingabemasken Designer Haupt-Register definieren Bestimmen Sie zunächst die Größe und Position der Haupt-Registerkarten. Der für die Eingabemaske verfügbare Bildschirmbereich entspricht dem im Eingabemasken Designer zur Verfügung stehenden Arbeitsbereich. Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Eingabemaske nach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie den Eingabemasken Designer aufrufen. Beachten Sie dabei jedoch die an anderen Arbeitsplätzen vorhandenen Bildschirmauflösungen, die mitgelieferte Eingabemaske ist für die Bildschirmauflösung 1024x768 optimiert. Um die Größe der Haupt-Registerkarten zu bestimmen, selektieren Sie das "Haupt- Register" im Arbeitsbereich. Über den Selektionsrahmen können Sie die Größe und Position der Seitenvorlage bestimmen. Tipp: Um das Layout der Eingabemaske zu bestimmen, doppelklicken Sie im Toolfenster "Registerkarten" den Eintrag "(Eingabemaske)". Neue Registerkarte einfügen: Über Klick auf das Symbol "Neue Seite anlegen" in der Registerkarten-Übersicht können Sie eine neue Registerkarte anlegen. Neu angelegte Seiten tragen zunächst den Namen "Seite" und eine fortlaufende Nummer. Registerkarte verschieben: Die eingefügten Registerkarten erscheinen in der Eingabemaske in einer bestimmten Abfolge hintereinander. Diese Abfolge entspricht der Reihenfolge in der Registerkartenübersicht. Um eine Registerkarte an eine andere Position innerhalb der Abfolge zu verschieben, klicken Sie in der Registerkarten- Übersicht auf die entsprechende Registerkarte und verschieben Sie diese über die beiden Pfeile in demselben Fenster an die gewünschte Stelle. 344

345 Registerkarten Registerkarte löschen: Selektieren Sie die Registerkarte in der Registerkarten- Übersicht und wählen Sie dann die Schaltfläche "Löschen". Registerkarten auf Registerkarten platzieren: Um Registerkarten auf Haupt- Registerkarten oder in der Eingabemaske mehrere Registerkarten nebeneinander zu platzieren, verwenden Sie das Objekt "Registerkarte". Weitere Informationen siehe Kapitel "Objekte". Eigenschaften der Registerkarte Nach Doppelklick auf die entsprechende Haupt-Registerkarte im Toolfenster "Registerkarten" gelangen Sie in den Eigenschaftsdialog. Lasche: Geben Sie eine Bezeichnung für die Registerkartenlasche ein. Wenn dieses Feld leer ist, wird keine Registerkartenlasche angezeigt, z.b. wenn die Ansicht aus einer einzelnen Registerkarte besteht. Wenn Sie als erstes Zeichen ein "+" eingeben, wird diese Registerkarte und die folgenden Registerkarten eine Ebene nach oben versetzt. Dadurch verringert sich der zur Verfügung stehende Platz auf den Registerkarten. Damit der zur 345

346 Eingabemasken Designer Verfügung stehende Platz angezeigt wird, müssen Sie den Eingabemasken Designer beenden und erneut öffnen. Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für die Laschen der Registerkarten unterschiedliche Farben und Icons definieren. Im Feld "Farbe" stehen verschiedene Farben zur Auswahl, über den untersten Eintrag "..." können Sie eine Farbe selbst definieren. Im Feld "Icon" stehen verschiedene Bilder zur Auswahl, über den Eintrag "Feste Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt. Auch den Hintergrund können Sie ganz nach Wunsch verändern. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Ein Bild einfügen oder einbetten. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt. Die Intensität einstellen (funktioniert nicht mit allen Dateiarten). Platzierung: geben Sie an, wo das Bild eingefügt werden soll: Auf Eingabemaskenseite gestreckt, Eingabemaskenseite füllen (Bild ggf. kacheln), links/rechts bzw. oben/unten. Füllung: Sie können einen Verlauf mit bis zu drei Farben hinterlegen oder den System-Standard wählen. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Bedingung festzulegen, unter der eine Registerkarte sichtbar ist. So kann beispielsweise eine Registerkarte nur für eine bestimmte Benutzergruppe oder in Abhängigkeit von anderen Feldinhalten sichtbar sein. Diese Funktion ersetzt jedoch nicht die Rechteverwaltung Arbeiten mit Objekten Im Eingabemasken Designer haben Objekte immer eine rechteckige Form und sind von einem Rahmen umgeben, über den ihre Größe und Position verändert werden kann. Dieser Rahmen bezeichnet den Platz, den das Objekt auf dem Arbeitsbereich einnimmt und damit auch die maximale Ausdehnung, die der jeweilige Inhalt eines Objektes annehmen kann. Objekte dürfen sich ganz oder teilweise überlagern, wobei das überlagerte Objekt unter Umständen verdeckt werden kann. Voreinstellungen zu Objekten Für jeden Objekttyp können Sie bestimmte Voreinstellungen festlegen, die beim Einfügen eines solchen Objektes wirksam werden. Durch die Wahl geeigneter Voreinstellungen können Sie sich beim Einfügen und Konfigurieren von Objekten einige Arbeit ersparen. Bei den Einstellungen für Objekte gibt es drei hierarchische Stufen: 346

347 Arbeiten mit Objekten Stufe 1 - Globale Schriftarteinstellung: Gilt für alle Objekte. Als globale Voreinstellung für alle Objekte sind nur Schrifteinstellungen möglich, da nicht alle Objekte die gleichen Farb- oder Darstellungseigenschaften haben. Die globale Schrifteinstellung lässt sich über den Befehl Optionen > Schriftartvoreinstellung wählen. Stufe 2 - Objekttyp-spezifische Einstellungen: Gilt für alle Objekte eines bestimmten Typs projektspezifisch und benutzerübergreifend. Diesen Dialog rufen Sie über den Befehl Objekt > Voreinstellungen auf. Für jeden Objekttyp ist eine Karte vorhanden. Um die Voreinstellungen für einen bestimmten Objekttyp vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter der gewünschten Registerkarte. Stufe 3 - Objekt-Eigenschaften: Gilt nur für das eine, gerade selektierte Objekt (Bearbeiten > Objekt bearbeiten) Voreinstellungen als Formatvorlagen Die Stufen 1 und 2 lassen sich dabei wie Formatvorlagen nutzen. Solange Sie nicht auf Stufe 3 individuelle Eigenschaften für Objekte festgelegt haben, können Sie die Eigenschaften sämtlicher Objekte bequem im Nachhinein ändern, in dem Sie die betreffenden Voreinstellungen auf Stufe 2 oder Stufe 1 ändern. Um diese Möglichkeit effizient zu nutzen, empfiehlt es sich, sich vorab folgendes zu überlegen: 347

348 Eingabemasken Designer Welche Schriftoptionen sollen im allgemeinen für Objekte verwendet werden? Diese Schriftoptionen sollten Sie dann über Optionen > Schriftartvoreinstellung als Voreinstellung der Stufe 1 festlegen. Welche Einstellungen sollen jeweils für die Mehrheit der einzelnen Objekttypen gelten? Diese Einstellungen sollten Sie dann über Objekt > Voreinstellungen für jeden Objekttyp festlegen. Individuelle, nur für einzelne Objekte gültige Einstellungen brauchen und sollten Sie nur noch dort vornehmen, wo ein einzelnes Objekt von diesen Voreinstellungen abweicht. Wenn Sie sich im Nachhinein entschließen sollten, allen Textobjekten doch lieber eine andere Schriftart zuzuweisen, brauchen Sie nicht sämtliche Textobjekte einzeln zu selektieren und ihre Eigenschaften zu ändern. Es genügt in diesem Fall, über Objekt > Voreinstellungen die Schriftart für Textobjekte allgemein zu ändern, und alle Ihre einzelnen Textobjekte erhalten automatisch die neue Schriftart. Eigenschaften fixieren Nicht immer, wenn Sie im Nachhinein etwas an den Voreinstellungen ändern, wird es wünschenswert sein, dadurch automatisch alle Objekte zu aktualisieren. Darum ist es möglich, einzelne Objekte durch Fixieren ihrer Eigenschaften gegen eine Aktualisierung zu sperren. Selektieren Sie hierzu zunächst die Objekte, bei denen Sie Eigenschaften gegen eine Aktualisierung durch geänderte Voreinstellungen sperren wollen. Wählen Sie dann den Befehl Objekt > Eigenschaften fixieren. Sie haben nun die Wahl, ob Sie die Schriftart oder den Hintergrund (oder beide) fixieren möchten. Objekte einfügen Objekte können auf verschiedene Weisen auf dem Arbeitsbereich eingefügt werden: über das Menü Objekte > Einfügen, über die Toolleiste oder per Drag & Drop aus der Feldauswahlliste. Textobjekte fügen Sie am bequemsten und zugleich effizientesten per Drag & Drop aus der Variablenliste ein. Wählen Sie einfach die gewünschte Variable aus und ziehen Sie diese auf einen leeren Teil des Arbeitsbereichs. Alle anderen Objekttypen fügen Sie am einfachsten über die Toolleiste mit der Maus ein. Wählen Sie den gewünschten Objekt-Typ. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem eine Ecke des Objektes beginnen soll. Am besten wählen Sie hierzu die linke obere Ecke des geplanten Objekts. Drücken Sie den linken Mausbutton und ziehen Sie bei gedrücktem Mausbutton den Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes. Haben Sie mit der linken oberen Ecke begonnen, ziehen Sie den Mauszeiger zur rechten unteren Ecke des geplanten Objekts. 348

349 Arbeiten mit Objekten Während Sie ziehen, erscheint ein gestrichelter Rahmen von der Größe, die das Objekt annehmen würde, wenn Sie jetzt die Maustaste loslassen würden. Lassen Sie den Mausbutton los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) die gewünschte Größe hat. Anschließend die gewünschten Eigenschaften für das eingefügte Feld festlegen. Objekte bearbeiten Selektieren Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Das Objekt wird durch den Selektionsrahmen hervorgehoben. Sie können nun: Die Größe des Objektes ändern. Das Objekt verschieben. Die genaue Position eines Objektes auf dem Arbeitsbereich über den Positionsdialog auf 1/10 mm genau bestimmen. Die Inhalte (Eigenschaften) des Objektes bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibung der Eigenschaften von Objekten finden Sie in den jeweiligen Unterkapiteln. Darstellungsbedingungen für das Objekt definieren. Mit einer Darstellungsbedingung legen Sie fest, unter welchen Bedingungen das Objekt in der Eingabemaske erscheinen soll. Falls Sie mehr als ein Objekt selektiert haben, können Sie die selektierten Objekte relativ zu einander anordnen und in der Größe aneinander ausrichten. Bis zu 10 Bearbeitungsschritte im Eingabemasken Designer lassen sich über den Befehl Bearbeiten > Rückgängig ungeschehen machen. Die Bearbeitungsschritte beziehen sich jeweils auf eine einzelne Registerkarte, was bedeutet, dass Sie für jede Registerkarte eine eigene Rückgängig-Funktion haben. Auch die Zwischenablage steht Ihnen im Eingabemasken Designer zur Bearbeitung von Objekten zur Verfügung. Über die Zwischenablage können Sie selektierte Objekte ausschneiden, kopieren und wieder einfügen. Auf diese Weise können Objekte auch von einer Registerkarte in eine andere übertragen werden. Auch der Austausch von Objekten zwischen verschiedenen Eingabemasken ist damit möglich. Die entsprechenden Befehle für die Arbeit mit der Zwischenablage (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) finden Sie im Menü Bearbeiten. Die genannten Bearbeitungsmöglichkeiten werden nachfolgend beschrieben. Objekte selektieren Damit ein Objekt selektiert werden kann, müssen Sie sich im Selektionsmodus befinden. Um in den Selektionsmodus zu wechseln, klicken Sie die Schaltfläche "Selektion" in der Toolleiste. 349

350 Eingabemasken Designer 350 Um im Selektionsmodus ein Objekt zu selektieren, klicken Sie mit der linken Maustaste in das Objekt. Klicken Sie dagegen mit der rechten Maustaste, wird das Objekt selektiert und gleichzeitig ein Kontextmenü mit Befehlen zur Objektbearbeitung angezeigt. Ebenso kann ein Objekt selektiert werden, indem Sie den Mauszeiger drücken und bei gedrückter linker Maustaste über das zu selektierende Objekt ziehen. Dabei erscheint ein dünner Rahmen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn das zu selektierende Objekt vollständig von dem Rahmen umschlossen ist. Hierbei werden alle in dem Rahmen befindlichen Objekte selektiert. Um mehrere Objekte zu selektieren, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und klicken Sie mit der linken Maustaste in die zu selektierenden Objekte. Außerdem können Sie alle Objekte auch über das Toolfenster "Reihenfolge" selektieren. Per Doppelklick gelangen Sie direkt zum Dialog "Eigenschaften" für dieses Objekt. Beim Aufruf des Menüs Objekt > Selektieren öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie verschiedene Selektionsoptionen einstellen können. Wählen Sie Alle Selektieren oder drücken Sie STRG+A, wenn Sie alle Objekte auf dem Arbeitsbereich selektieren möchten. Wählen Sie Selektion invertieren oder drücken Sie STRG+Y, um alle Objekte, die selektiert sind, zu deselektieren sowie alle Objekte die nicht selektiert sind, zu selektieren. Wählen Sie Nächstes Objekt oder drücken Sie die PLUS-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das nach dem momentan selektierten Objekt erstellt wurde. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Objekt so nahe an einem anderen Objekt liegt, dass es mit der Maus nur schwer zu selektieren ist. Die Reihenfolge, in der Objekte erstellt wurden, ist für diesen Menüpunkt wichtig:. Wählen Sie Voriges Objekt oder drücken Sie die MINUS-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das vor dem momentan selektierten Objekt erstellt wurde. Größe und Position Sie können jedes selektierte Objekt verschieben oder in der Größe verändern. Wenn mehrere Objekte selektiert sind, können diese wie ein einzelnes Objekt verändert werden. Selektieren Sie das Objekt. Größe verändern: Wenn der Mauszeiger sich über dem Selektionsrahmen befindet, ändert sich der Mauszeiger zu einem bidirektionalen Pfeil. Ziehen Sie den Rahmen in einer der beiden Pfeilrichtungen. Um das Objekt gleichzeitig sowohl horizontal als auch vertikal zu verändern, muss sich der Mauszeiger auf einer Ecke des Rahmens

351 Arbeiten mit Objekten befinden. Während Sie ziehen, folgt dem Mauszeiger ein gestrichelter Rahmen, der die neue Größe des Objektes widerspiegelt. Verschieben: Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Objekt an die gewünschte Position. Darüber hinaus können Sie selektierte Objekte mit den PFEIL- Tasten auch über die Tastatur verschieben. Ein Tastendruck verschiebt dabei um jeweils eine Dialogeinheit in Pfeilrichtung. Wenn Sie beim Betätigen der PFEIL -Tasten noch die UMSCHALT-Taste gedrückt halten, lassen sich die Objekte jeweils um 10 Dialogeinheiten verschieben. Ausrichten von Objekten Über den Menüpunkt Objekt > Anordnen > Ausrichten bzw. die entsprechende Menüleiste können Sie mehrere Objekte aneinander ausrichten. Es müssen mindestens 2 Objekte markiert sein, damit die Funktionen anwählbar sind. Links, rechts, oben, unten: Die selektierten Objekte werden an der gemeinsamen Rahmenkante ausgerichtet. Größenanpassung: Die selektierten Objekte werden in der jeweiligen Dimension (horizontal oder vertikal) auf die gemeinsame Rahmengröße gezogen. Hilfsgitter verwenden Sie haben die Möglichkeit, sich ein Gitter mit Hilfslinien über den Arbeitsbereich zu legen. Objekte lassen sich dann nicht mehr beliebig, sondern nur noch entlang dieser Hilfslinien auf dem Arbeitsbereich platzieren. Wählen Sie den Befehl Optionen > Gitter > Einrichten. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die gewünschten Abstände für die Gitternetzlinien angeben können. Die horizontalen und vertikalen Gitterabstände lassen sich dabei getrennt festlegen oder über die Option "Synchron" auf gleiche Werte setzen. Über die Option "aktiv" können Sie das Hilfsgitter aktivieren oder deaktivieren. Im aktivierten Zustand lassen sich Objekte auf dem Arbeitsbereich nur noch entlang der unsichtbaren Hilfslinien positionieren. Im deaktivieren Zustand lassen sich Objekte beliebig positionieren, ohne dass das Gitter dadurch verloren geht. Das Hilfsgitter können Sie auch über den Befehl Optionen > Gitter > Aktiv ein- und ausschalten. Darstellungsreihenfolge Mit der Reihenfolge, in der Objekte auf dem Arbeitsbereich platziert werden, wird auch die Abfolge bestimmt, in der sich die Einfügemarke durch die Felder der Eingabemaske bewegt, wenn Sie später bei der Eingabe die Taste TAB oder ENTER betätigen. Zudem wird mit der Darstellungsreihenfolge der initielle Focus festgelegt, wenn ein Datensatz neu angelegt wird. 351

352 Eingabemasken Designer Eine wichtige Rolle spielt die Darstellungsreihenfolge auch dann, wenn sich Objekte ganz oder teilweise überlagern. Objekte, die in der Reihenfolge früher kommen, treten in den Hintergrund. Objekte, die in der Reihenfolge später kommen, treten in den Vordergrund und können andere Objekte überlagern oder verdecken. Sie können die Darstellungsreichenfolge jederzeit manuell neu bestimmen: Wählen Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge oder den entsprechenden Button in der Symbolleiste. Alle Objekte auf dem aktuellen Arbeitsbereich werden als rechteckige Rahmen mit einer Nummer dargestellt. Diese Nummer steht für die aktuelle Position dieses Objektes in der Darstellungsreihenfolge. Klicken Sie die Objekte in der Reihenfolge an, in der Sie dargestellt werden sollen. Das erste Objekt, das Sie anklicken, erhält Rang 1 in der Darstellungsfolge, das zweite Rang 2 und so fort. Speichern Sie die Reihenfolge, in dem Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge ein zweites Mal anwählen, oder irgendwo außerhalb der Felder in den Arbeitsbereich klicken. Wenn Sie alle Objekte einer Registerkarte angeklickt haben, wird die Reihenfolge automatisch gespeichert. Mit dem Menüpunkt Objekt > Anordnen > In Vordergrund bzw. In Hintergrund können Sie Objekte von einer Ebene in die oberste (d.h. der auf jeden Fall sichtbaren) bzw. hintersten (untersten) Ebene verschieben. Selektieren Sie zunächst die Objekte, 352

353 Gemeinsame Objekt-Eigenschaften die Sie auf dem Arbeitsbereich anordnen wollen. Wählen Sie dann eine der nachfolgend beschriebenen Optionen (alternativ: STRG+POS1bzw. STRG+ENDE) Gemeinsame Objekt-Eigenschaften Über Doppelklick auf ein Objekt oder Auswahl von Eigenschaften im Kontextmenü gelangen Sie zu einem mehrseitigen Bearbeitungsdialog, der je nach Objekttyp unterschiedlich aufgebaut ist. Die Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Erweitert", "Tooltip", "Darstellung", "Voreinstellung", "Autotext", "Folgeverknüpfung", "Programm", und "Eingaberegel" stehen bei mehreren Objekten zur Verfügung. Anzeigeformatierung Für alle Eingabefelder, Comboboxen und Statischen Texte steht ein Formatierungsdialog zur Verfügung. Die Formatierung bezieht sich dabei auf das Ergebnis des gesamten Ausdrucks. Über die Schaltfläche "Formatierung einstellen" auf der Registerkarte "Eigenschaften" öffnen Sie den Formatierungs-Dialog. Im Formatierungs-Dialog können Sie Formatierungen für Währung, Zahl, Datum, Zeit, Datum und Zeit, Prozent, Winkel und Datums-/Zeitdifferenz wählen. Standardmäßig wird die jeweilige Systemeinstellung verwendet. Bei Währungen und Zahlen kann für die Formatierung negativer Werte eine andere Farbe gewählt werden. Tipp: Möchten Sie nur Teilbereiche eines Ausdrucks formatieren verwenden Sie die Funktionen Date$() und FStr$() im Formel-Dialog. 353

354 Eingabemasken Designer Voreinstellung Auf der Registerkarte "Voreinst." können Sie einen Wert bestimmen, der beim Anlegen jedes neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird. Wenn Sie z.b. überwiegend deutsche Kunden und Interessenten haben, könnten Sie festlegen, dass unter "Land" bei jedem neuen Datensatz "DE" eingetragen wird. Darstellungsbedingung (Erweitert) Auf der Registerkarte "Erweitert" können Sie mit Hilfe des Formelassistenten eine Bedingung für die Sichtbarkeit und die Bearbeitbarkeit eines Objekts festlegen. 354

355 Gemeinsame Objekt-Eigenschaften Wenn Sie die Bedingung für mehrere Objekte festlegen möchten, können Sie die Einstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellungsbedingung" im Kontextmenü definieren. Außerdem definieren Sie an dieser Stelle die Verfügbarkeit des Objekts, d.h. ob dieses Objekt nur im Windows Client, nur im WebAccess oder immer verfügbar sein soll. Tooltip Bei einigen Objekten können Sie auf der Registerkarte "Tooltip" einen Hinweistext definieren. Sobald man sich dann mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt, öffnet sich ein Hinweisfeld mit diesem von Ihnen vordefinierten Text. Der darin enthaltene Kommentar soll als Eingabehilfe dienen, damit Sie sofort wissen, welche Eingabevarianten möglich sind, bzw. in welcher Form etwas eingegeben werden soll. Auch wenn mehrere Personen an der Ansicht arbeiten, weiß jeder anhand eines solchen Tooltipps, wie ein Feld zu bearbeiten ist, da die Tipps ja ganz speziell auf Ihre Ansicht ausgerichtet sein können. Auf diese Weise wird es Ihnen erleichtert, eine möglichst einheitliche Ansicht zu führen. Dabei können Sie auch Formeln verwenden. Darstellung Auf der Registerkarte "Darstellung" können Sie neben der Einstellungsoption für die zu verwendende Schrift und Schriftfarbe auch eine Hintergrundfarbe für das Objekt wählen. Über den Button "Voreinst" können Sie jeweils die unter Objekt > Voreinstellungen festgelegten Optionen übernehmen. Ist die Option "wie Dialog" eingeschaltet, so nimmt der Hintergrund des Objektes die Farbe der Registerkarte an. (In diesem Fall können Sie keine spezielle Hintergrundfarbe einstellen). Wenn Sie die Darstellung für mehrere Objekten festlegen möchten, können Sie die Einstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellung" im Kontextmenü definieren. Autotext Auf der Registerkarte "Autotext" können Sie für jedes Eingabefeld Textbausteine definieren. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird der Autotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar Kürzel. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Dateneingabe die Autotext-Funktion erst wirksam wird, wenn Sie nach dem Kürzel des Textbausteins ein Leerzeichen einfügen oder in das nächste Feld wechseln. Autotext kann auch als automatische Tippfehlerkorrektur verwendet werden: Geben Sie als Schlüssel einen Ihrer üblichen Tippfehler ein und als Text für den Textbaustein die korrekte Schreibweise. 355

356 Eingabemasken Designer So definieren Sie einen Autotext: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einen Ausdruck einfügen". Geben Sie in das "Ersetze"-Feld das Kürzel an. Geben Sie in das "Durch"-Feld den Text für den Textbaustein ein, der bei Eingabe des Kürzels automatisch eingefügt werden soll. Wenn Sie eine Formel eingeben möchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Wenn Sie in der Autotext-Liste einen Eintrag selektieren (z.b. durch Anklicken), wird der betreffende Eintrag in den "Ersetze" - "Durch" Eingabefeldern dargestellt, wo er auch noch nachträglich bearbeitet werden kann. Per Drag & Drop können Sie Ihre Einträge auch an eine bestimmte Position in der Liste platzieren, um diese bspw. alphabetisch zu ordnen. 356

357 Gemeinsame Objekt-Eigenschaften Folgeverknüpfung Auf der Registerkarte "Folgeverkn." können Folgeverknüpfungen für alle Eingabefelder, Comboboxen und Checkboxen einer Ansicht definiert werden. Über eine Folgeverknüpfung lässt sich einem oder mehreren Eingabefeldern, den sog. Zielfeldern, in Abhängigkeit des Eintrags im Quellfeld automatisch ein bestimmter Inhalt zuweisen. So können Sie z.b. bestimmen, dass immer, wenn in das Feld Anrede der Text "Herrn" eingetragen wird, automatisch der Eintrag "Sehr geehrter Herr" in das Feld "AnredeBrief" gesetzt wird. Dabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie haben auch die Möglichkeit, ein Feld mit mehreren Folgeverknüpfungen zu belegen. So definieren Sie eine Folgeverknüpfung: Wählen Sie ein Zielfeld, indem Sie die Schaltfläche "Neu" betätigen und Ihre Auswahl treffen. 357

358 Eingabemasken Designer Es stehen Ihnen zudem die Einträge "Scriptdatei ausführen", "Scriptcode ausführen" und "Workflow ausführen" zur Verfügung. Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie ein Feld wieder aus der Liste entfernen. Nun haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen: Inhalt des Quellfelds direkt übernehmen: Jede Eingabe in das Quellfeld wird automatisch in das Zielfeld eingefügt. Definieren Sie eine Formel. Beachten Sie dabei, dass das Ergebnis der Formel immer vom Datentyp "String" sein muß. Daher ist in vielen Fällen eine Konvertierung, z.b. mit Str$() oder Date$() notwendig. Beispiele: 12 Monate zum aktuellen Datum hinzuaddieren: «Date$(AddMonths(Now(),12))» 7 Tage zu einem Datum im Feld "Wiedervorlagedatum" hinzuaddieren: «Date$(AddMonths(Date(Wiedervorlagedatum),7))» Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.b. für die Gesamtkilometer): «Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)» Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen: «Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)» Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.b. für die Reisedauer): «CStr$(DateToJulian(Date(Rückreisedatum))- DateToJulian(Date(Anreisedatum)), "%.0f")» Umwandlung selektiver Ausdrücke: Erlaubt in Abhängigkeit bestimmter Einträge im Quellfeld automatisch einen beliebigen Text in das Zielfeld einzutragen. Die "WENN-DANN"-Bedingung definieren Sie über die entsprechenden Eingabefelder. Eine neue Bedingung legen Sie über die Schaltfläche "Neu" an. Beim "DANN"-Feld haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Formel zu definieren. Um eine Checkbox (logisches Feld) per Folgeverknüpfung anzukreuzen, lassen Sie in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen, entsprechend ein "F" (FALSE). Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Feld vorbelegt wird" können Sie festlegen, ob der Eintrag im Zielfeld eingefügt werden soll, wenn dieses mit einem Eintrag aus der Registerkarte "Voreinstellung" vorbelegt ist. 358

359 Gemeinsame Objekt-Eigenschaften Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Zielfeld nicht leer ist" können Sie bestimmen, ob der verknüpfte Eintrag im Zielfeld nur eingefügt werden soll, wenn dieses leer ist, damit ein evtl. vorhandener Eintrag nicht überschrieben wird. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Folgeverknüpfungen bei der Eingabe erst wirksam werden, wenn das Quellfeld verlassen wird. Eingaberegel (Validierung) Auf der Registerkarte "Eingaberegel" können Sie eine Eingaberegel für ein Feld definieren und eine entsprechende Meldung festlegen, die dann erscheint, wenn die Eingabe ungültig war. So definieren Sie eine Eingaberegel: Zuerst entscheiden Sie, ob die korrekte Eingabe erzwungen werden oder ob nur ein Hinweis bei falscher Eingabe erfolgen soll. 359

360 Eingabemasken Designer Über die Schaltfläche "Neu" können Sie in den jeweiligen Feldern eine Bedingung und Meldung angeben. Bei der Gültigkeitsbedingung können Sie eine Formel definieren. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Definitionen keinen 100%-igen Schutz darstellen, sondern nur Eingabehilfen sind. Bei einigen speziellen Funktionen, wie Drag & Drop, Suchen und Ersetzen oder auch beim Zugriff durch Module per OLE sind die Eingaberegeln nicht wirksam. Externe Programme aufrufen Auf der Registerkarte "Programm" können Programmaufrufe definiert werden. Diese externen Programme, beispielsweise eine Tabellenkalkulation oder ein Grafikprogramm, können dann direkt von dem betreffenden Feld über den Eintrag "Programmaufruf" im Kontextmenü aufgerufen werden. So definieren Sie einen Programmaufruf: Wählen Sie über die Schaltfläche "Dateiauswahl" im Feld "Programmname" das Programm aus. Im Eingabefeld "Programmparameter" können Sie Ihrem externen Programm Parameter mitgeben, um beispielsweise das externe Programm gleich mit einem bestimmten Dokument zu starten. 360 Über den Parameter "%s" können Sie festlegen, dass der jeweilige Feldinhalt als Parameter übergeben werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in dem Feld den Pfad mit Dateinamen hinterlegen, um diese Datei beim Programmaufruf automatisch zu laden. Über den Parameter "%env(<var>)" können Sie beim Programmaufruf als Parameter auch den Inhalt einer Umgebungsvariablen übergeben. "<var>" steht dabei für den jeweiligen Namen der Umgebungsvariablen (Näheres zu Umgebungsvariablen finden Sie in Ihrem Handbuch zum Betriebssystem). Neben diesen beiden Parametern können Sie in der Eingabezeile "Programmparameter" jedoch auch alle übrigen, für das aufzurufende Programm zulässigen Parameter angeben. Programmstart über automatische Verknüpfungen erlaubt: Ist diese Option eingeschaltet, wird anhand des Dokumenttyps (z. B. ".XLS") die zugehörige Anwendung ermittelt. Ein Eintrag unter "Programmname" ist nicht mehr erforderlich, da Pfad, Dateiname und Typ dabei automatisch aus dem Feldinhalt ermittelt werden. Ein Eintrag unter "Programmparameter" ist dann ebenfalls nicht mehr erforderlich. So können aus einem Feld unterschiedliche Dateien und Anwendungen aufgerufen werden (z. B. Texte, Spreadsheets und Bilder, etc.). Eine automatische Verknüpfung kann nur dann funktionieren, wenn die Applikation die zu ihr gehörige Dateinamen-Erweiterung korrekt im System eingetragen hat.

361 Objekte 17.6 Objekte Auf die Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Programm", "Tooltip", "Autotext", "Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung), die bei mehreren Objekten zur Verfügung stehen, wird im Kapitel "Gemeinsame Objekt-Eigenschaften" näher eingegangen. Folgende Objekttypen stehen zur Verfügung: Statischer Text: zur Beschreibung von Feldern in der Eingabemaske. Eingabefeld: Standardfeld zur Dateneingabe. Combobox: zur Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Einträgen. Listbox: zur Anzeige von Codefeldern. Checkbox: zur Anzeige von logischen Feldern. Bild: zur Anzeige von Grafiken. Gruppierung: zur Gruppierung von Feldern über Rahmen oder Hintergrundflächen (mit oder ohne Text). Registerkarte: Zur Platzierung einer Registerkarte auf einer Haupt-Registerkarte. Container: zur Darstellung von Informationen aus relational verknüpften Ansichten (z.b. Kontakte). Schaltfläche: gestaltbare Schaltfläche (Button), die mit Funktionen belegt werden kann. Statischer Text Statische Texte werden in der Eingabemaske angezeigt und können nicht verändert werden. Statische Texte eignen sich besonders zur Beschreibung von Feldern und anderen Objekten in der Eingabemaske, oder für Aufforderungen und Hinweise an den Benutzer. In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Ansicht zur Verfügung. Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein. Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text auf dem Arbeitsbereich zu platzieren. Eigenschaften Wenn das Feld über einen Eintrag "<Feldname>" aus der Feldauswahl eingefügt wurde, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert werden. 361

362 Eingabemasken Designer Auf der Registerkarte "Text" können Sie aber bestimmen, ob der aktuelle Feldinhalt (also z.b. "combit Software GmbH") oder der Feldalias bzw. Feldname (wenn Feldalias leer) angezeigt wird (also z.b. "Firma"). Wenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahl eingefügt wurde, kann der Text im Feld "Statischer Text" verändert werden. Im Feld darunter haben Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zu definieren. Beachten Sie bei Formeln und Ausdrücken, dass das Ergebnis immer vom Datentyp "String" sein muß. Daher ist in vielen Fällen eine Konvertierung, z.b. mit Str$() oder Date$() notwendig. Beispiele: Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.b. für die Gesamtkilometer): «Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)» Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen: «Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)» Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.b. für die Reisedauer): «CStr$(DateToJulian(Date(Rückreise))-DateToJulian(Date(Anreise)), "%.0f")» 362

363 Objekte Über die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textes bestimmen (Links, Zentriert, Rechts). Außerdem können Sie festlegen ob Wortumbruch erlaubt ist und das Feld einen "3D-Rahmen" erhalten soll. Eingabefeld Eingabefelder sind die klassischen Objekte in Eingabemasken und eignen sich zur Eingabe und Darstellung von Daten. Bei Eingabefeldern steht Ihnen (im Gegensatz zum Textfeld) zudem ein Kontextmenü mit den klassischen Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung (Kopieren, Einfügen, Ausschneiden). Eigenschaften Über die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textes bestimmen (Links, Zentriert, Rechts). Außerdem können Sie festlegen ob Wortumbruch erlaubt ist und das Feld einen "3D-Rahmen" erhalten soll. Über die Registerkarte "Optionen" kann die Option "Großschreibung" aktiviert werden, somit wird der Feldinhalt automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Durch "Umschalt-Korrektur" können Sie jene häufigen Tippfehler ausgleichen, die dadurch entstehen, dass die Umschalt-Taste zu lang gehalten wird und so nicht nur der erste, sondern die ersten beiden Buchstaben großgeschrieben werden. Ist die Option eingeschaltet, wird der zweite Buchstabe jedes eingegebenen Wortes automatisch zu einem Kleinbuchstaben, auch wenn er versehentlich groß eingegeben wurde. Dies jedoch nur, wenn der dritte Buchstabe nicht ebenfalls ein Großbuchstabe ist. 363

364 Eingabemasken Designer Combobox Combobox-Objekte erlauben es, Felder mit Listen von vordefinierten Inhalten zu belegen. Combobox-Objekte bestehen aus einer Eingabezeile mit einem Button rechts daneben. Unterhalb der Eingabezeile gibt ein gestrichelter Rahmen den Bereich ein, der für die ausklappbare Liste mit den vordefinierten Inhalten zur Verfügung stehen soll. Die Breite der aufklappbaren Liste wird automatisch an die Einträge angepasst. Wichtig: Beim Einfügen von Combobox-Objekten sollten Sie immer darauf achten, dass unterhalb der Eingabezeile noch mindestens eine Zeile, besser jedoch mehrere Zeilen Raum für die ausklappbare Liste zur Verfügung steht. Der Bereich des Combobox-Objektes unterhalb der Eingabezeile darf dabei ruhig andere Objekte auf dem Arbeitsbereich überlagern. 364

365 Objekte Mit Combobox-Objekten können Sie beispielsweise für das Anrede-Feld die Inhalte "Frau", "Herrn", "Firma" usw. vordefinieren. Anstatt später in der Eingabemaske diese Inhalte immer wieder neu eingeben zu müssen, können sie bequem mit einem Mausklick oder Tastendruck aus einer Liste ausgewählt werden. Über einen automatischen Vervollständigungsmechanismus wird, während Sie tippen, bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewählt werden. Eigenschaften Auf der Registerkarte "Einträge" werden die Combobox-Inhalte definiert. Neuen Eintrag festlegen: Über die Schaltfläche "Neu" kann ein neuer, leerer Eintrag oberhalb des aktuellen Eintrags in die Liste eingefügt werden. Die Einfügemarke springt automatisch in die Eingabezeile unter der Liste, in der Sie nun den gewünschten Text für den Eintrag eingeben können. 365

366 Eingabemasken Designer 366 Eintrag kopieren: Über die Schaltfläche "Kopieren" kann der aktuelle Eintrag als Kopie an das Ende der Liste angefügt werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie mehrere Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben. Reihenfolge der Einträge: Über die Pfeil-Schaltflächen oder per Drag & Drop lässt sich die Sortierung der.einträge ändern. Darstellungsbedingung für einen Eintrag: Nur wenn die hinterlegte Bedingung "wahr" ist, wird der Eintrag in der Auswahlliste angezeigt. Hierdurch lassen sich Auswahllisten erheblich übersichtlicher gestalte. Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen noch diverse Optionen zur Verfügung: Über die Option "Sortierte Liste" bestimmen, ob die Listeneinträge alphabetisch sortiert erscheinen sollen. Über die Option "Erweitertes Interface" ist die Combobox auch mittels der Pfeiltasten (und nicht nur mit der Maus) zu öffnen. Außerdem können Sie über die Option "Text veränderbar" erlauben, dass auch direkte Eingaben in das Feld erlaubt sind. Listbox (Codefeld) Listboxobjekte dienen der Darstellung von "Code"-Feldern. Die gesetzten bzw. verfügbaren Codes erscheinen dabei in einer vertikalen Liste. Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht, müssen Sie vorab ein Feld mit dem internen Feldtyp "Code" definieren. Auf der Registerkarte "Codes" der Ansichtskonfiguration legen Sie die verschiedenen Attribute für ein zuvor von Ihnen definiertes Codefeld fest. Weitere Informationen zur Definition von Codes finden Sie unter "Codes definieren" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Eigenschaften Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung: Mit der Option "Sortiert" werden die Codes alphabetisch sortiert angezeigt. Bei gesetzter Option "Nur selektierte Einträge" werden im Anzeige-Modus nur die selektierten Einträge angezeigt. Wird diese Option deaktiviert, werden sämtliche verfügbaren Codes aufgelistet werden und die selektierten Codes dabei farblich unterlegt. Im Änderungsmodus werden jedoch alle Codes angezeigt. Bei gesetzter Option "Auch im Bearbeiten-Modus sofern das Control den Fokus nicht hat" werden selbst im Änderungsmodus nur die selektierten Einträge angezeigt. Erst wenn in das Codefeld geklickt wird, werden alle Codeeinträge angezeigt und können ausgewählt werden. Über die Option "Nur nicht-leere Einträge" können Sie bestimmen, dass von den verfügbaren Codes nur die aufgeführt werden, für die auch eine Beschreibung vergeben

367 Objekte wurde. Leere Codes ohne Beschreibung werden nicht angezeigt. Diese Option gilt auch, wenn der Datensatz bearbeitet wird. Checkboxen Checkboxen (logische Felder) bestehen aus einem Kästchen zum Abhaken und einem Beschreibungstext. Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht, müssen Sie vorab ein Feld mit dem internen Feldtyp "Logisch" definieren. Auf der Registerkarte "Text" geben Sie die Beschriftung für die Checkbox an. Bild Bildobjekte erlauben die Darstellung von Bildern. Es lassen sich diverse Grafikformate anzeigen. In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder mit dem internen Feldtyp "Grafik" und "Eingebettete Grafik" zur Verfügung. 367

368 Eingabemasken Designer Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(feste Datei)" ein. Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, externe Grafikdateien auf dem Arbeitsbereich zu platzieren. Eigenschaften Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung: Wenn das Bildobjekt über den Eintrag "(fester Text)" aus der Feldauswahl eingefügt wurde, kann die Bilddatei über die Öffnen-Schaltfläche ausgewählt werden. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt. Wurde als Bildobjekt ein Feld der Ansicht platziert, wird das Bild durch den späteren Feldinhalt bestimmt und kann hier nicht gewählt werden. Über die Option "Platzierung" stehen kann die Ausrichtung festgelegt werden. Bei "flächenfüllend" passt sich die eingefügte Grafik exakt an die Seitenverhältnisse des Grafikobjektes an. Bei allen anderen Möglichkeiten, werden die Proportionen erhalten, d.h. das Verhältnis von Breite zu Höhe bleibt erhalten. Die Registerkarte "Programm" ist nur wählbar, wenn das Bild als Feld eingefügt wurde. Gruppierung Gruppierungen bestehen aus einem rechteckigen Rahmen oder Bereich, der in der oberen linken Ecke einen Text enthalten kann. Sie dienen in erster Linie dazu, zusammengehörige Felder in der Eingabemaske auch optisch zu einer Gruppe zusammenzufassen. Dabei können Gruppierungsobjekte auch als Hintergrundflächen eingesetzt werden, auf der andere Objekt platziert werden. Wichtig bei der Arbeit mit Gruppierungsobjekten ist die Darstellungsreihenfolge (siehe "Darstellungsreihenfolge"). Das Gruppierungsobjekt sollte in der Darstellungsreihenfolge unbedingt vor den auf ihm platzierten anderen Objekten stehen, bzw. zuerst eingefügt werden. Andernfalls wird es nicht zum Hinter-, sondern zum Vordergrund und verdeckt enthaltene Objekte! Zudem darf das Gruppierungsobjekt nicht um bzw. hinter das Registerkartenobjekt gelegt werden. In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Ansicht zur Verfügung. Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein. Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text zu definieren. 368

369 Objekte Eigenschaften Wenn die Gruppierung über einen Eintrag "<Feldname>" aus der Feldauswahl eingefügt wurde, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert werden. Auf der Registerkarte "Text" können Sie aber bestimmen, ob der Feldinhalt (also z.b. "combit Software GmbH") oder der aktuelle Feldname bzw. Feldalias angezeigt wird (also z.b. "Firma"). Wenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahl eingefügt wurde, kann der Text im Feld "Gruppierungstext" verändert werden. Im Feld darunter haben Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zu definieren. Die Darstellung beginnt immer an der linken oberen Ecke des Rahmens und läuft dann die Oberkante des Rahmens entlang. Danach wird die Darstellung abgeschnitten. Auf der Registerkarte "Rahmen" können Sie die Rahmen-Art (Rahmen, Erhöhtes Rechteck, Vertieftes Rechteck) bestimmen, wenn der Gruppierungstext leer ist. Registerkarten Sowohl die Eingabemaske als auch die Haupt-Registerkarten können mehrere Registerkarten enthalten. Somit können Daten noch übersichtlicher angeordnet werden. Die Haupt-Registerkarten erstellen Sie über das Toolfenster "Registerkarten". Alle weiteren Registerkarten werden über das Objekt "Registerkarte" platziert. 369

370 Eingabemasken Designer So platzieren Sie ein Registerkarten-Objekt: Wählen Sie in der Toolleiste den Objekt-Typ "Registerkarte". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem die linke obere Ecke der Registerkarte beginnen soll. Drücken Sie den linken Mausbutton und ziehen Sie bei gedrücktem Mausbutton den Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes. Lassen Sie den Mausbutton los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) die gewünschte Größe hat. Die Registerkarte wird damit auch im Toolfenster "Registerkarten" angezeigt. Die Eigenschaften können per Doppelklick auf die jeweilige Registerkarte definiert werden. Der Dialog entspricht dem der Haupt-Registerkarten (siehe Kapitel "Registerkarten"). Container Container sind spezielle Listenfelder zur Anzeige von Datensätzen aus 1:N-relational verknüpften Ansichten, z.b. ein Container in der Personen-Ansicht, der alle zugeordneten Datensätze der Ansicht "Kontakte" anzeigt. 370

371 Objekte Damit in der Feldauswahlliste ein Container zur Verfügung steht, müssen Sie vorab die jeweilige 1:N Relation oder N:M-Relation in der Ansichtskonfiguration definieren. Der Name des Containers entspricht dem Relationsalias. Weitere Informationen zur Definition von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Container fügen Sie am bequemsten und zugleich effizientesten per Drag & Drop aus der Variablenliste ein. Wählen Sie einfach die gewünschte Variable aus und ziehen Sie diese auf einen leeren Teil des Arbeitsbereichs. Die Eigenschaften definieren Sie über das Kontextmenü. Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Schaltfläche". Den gleichen Container können Sie max. zweimal auf verschiedenen Registerkarten platzieren. Eine gleichzeitige Platzierung auf der Eingabemaske (Basis) und einer Registerkarte ist nicht möglich. Schaltfläche Schaltflächen lassen sich mit nahezu jeder Funktion verknüpfen. In der Feldauswahlliste sehen Sie beim Objekttyp Schaltfläche alle verfügbaren Funktionen. Der Schaltflächentext und die Schaltflächengröße ist frei bestimmbar. Schaltflächen zum Öffnen einer 1:1-Auswahlliste bzw. Anzeige eines 1:1-verknüpften Datensatzes. Schaltflächen zum Aufruf von (in der Ansicht definierten) Funktionsdefinitionen. Schaltflächen zum Aufruf von Scripten. Schaltflächen zum Start von Workflows. In den Ordnern "Ansicht", "Ausgabe", "Bearbeiten", "Datensatz", "Extras", Konfiguration", "Organisation", "Suchen" und "Termin" stehen Ihnen dabei die jeweiligen Menüfunktionen der Ansicht als Schaltflächen zur Verfügung. Im Ordner "Container" stehen Ihnen die Container-Kontextmenübefehle wie "Neuer Datensatz", "Datensatz bearbeiten", "Datensatz löschen", "Neues Dokument anhän- 371

372 Eingabemasken Designer gen", "Bestehendes Dokument anhängen", "Dokument einscannen" als Schaltflächen zur Verfügung. Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern. Eigenschaften Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung: Bestimmen Sie den Schaltflächentext. In der Liste "Bitmap" können Sie eine Grafik für die Schaltfläche auswählen. Über den Eintrag "feste Datei" kann eine eigene Grafik ausgewählt werden. Dabei werden auch die Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt. Optional können Sie angeben, ob ein Rechtsklick auf die Schaltfläche erlaubt sein soll und dadurch ggf. innerhalb eines Scripts speziell ausgewertet werden könnte. 372

373 Objekte Schaltflächen zur Zuordnung und Anzeige relationaler Datensätze Mit der Schaltfläche "Gehezu Relationalem Datensatz" können Sie einen 1:1-verknüpften Datensatz anzeigen lassen. Mit der Schaltfläche "Auswahl Relationaler Datensatz" können Sie eine 1:1-Auswahlliste zur Auswahl eines Datensatzes öffnen. Bei beiden Schaltflächen wählen Sie auf der Registerkarte "Eigenschaften" im Feld "Parameter" die entsprechende 1:1-Relation aus. Der Name des Parameters entspricht dem Relationsalias. Bei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz" werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht in einer Auswahlliste angezeigt. Der entsprechende Datensatz wird per Doppelklick ausgewählt. Für die in der Auswahlliste angezeigten Datensätze kann dabei ein Filter hinterlegt werden, der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als Vergleichswert zugegriffen werden. 373

374 Eingabemasken Designer Der Filter für die Auswahlliste wird über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte "Erweitert" ausgewählt. Die Definition des Filterausdrucks kann dabei über den Allgemeinen Filter erfolgen oder über eine freie SQL-Abfrage. Über die Checkbox "Filter auf anzuzeigende Datensätze anwenden" wird der Filter aktiviert. Schaltflächen für Funktionsdefinitionen Bei Schaltflächen vom Typ "Funktionsdefinition Einzeldruck", "Funktionsdefinition Einzelmail", "Funktionsdefinition Programm" und "Funktionsdefinition Übernahmemaske" wählen Sie im Feld "Parameter" die definierte Funktionsdefinition aus. Die Funktionsdefinition wird in der jeweiligen Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte "Funktionsdefinitionen" definiert. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Aufruf von Scripten Bei Schaltflächen vom Typ "Scriptdatei ausführen" wählen Sie im Eigenschaftsdialog eine Scriptdatei aus. Bei Schaltflächen vom Typ "Scriptzeilen ausführen" können Sie den Scripttext direkt im Eigenschaftsdialog eingeben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Automatisierung mit Scripten". Workflow ausführen Bei Schaltflächen vom Typ "Workflow ausführen" wählen Sie im Eigenschaftsdialog eine Workflowdatei aus. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Workflow Designer". Schaltflächen für Containerfunktionen (Anzeige von 1:N-Datensätzen) Im Ordner "Container" stehen Ihnen die Container-Kontextmenübefehle als Schaltflächen zur Verfügung. Bei allen Schaltflächen wählen Sie im Feld "Parameter" die entsprechende 1:N oder N:M- Relation aus. Der Name des Parameters entspricht dem Relationsalias. Über die Container-Schaltflächen "Bearbeiten", "Löschen" und "Neu" können die entsprechenden Container-Kontextmenü-Funktionen ausgeführt werden. Dabei ist für die Schaltflächen "Bearbeiten" und "Löschen" ein entsprechender Container auf der Registerkarte zwingend notwendig, da für diese Aktionen ein relationaler Datensatz ausgewählt sein muss! Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern. 374

375 Objekte Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird. In dieser Combobox stehen die gespeicherten Filter einer direkt verknüpften Ansicht zur Verfügung, bei denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist. Dabei sind auch Filter mit der Funktion AskString$() für Benutzerabfragen möglich. Der zuletzt eingegebene Wert wird dabei automatisch hinter den Filternamen eingeblendet. Außerdem kann ein Tooltip angegeben werden. Über die Schaltflächen "Bestehendes anhängen", "Neues anhängen" und "Scannen" im Unterordner "Dokument" können die entsprechenden Container-Kontextmenü- Funktionen für einen Container mit einem Dokumentenfeld ausgeführt werden. Bei Schaltflächen mit der Funktion "Neues anhängen" wird dabei der Dialog zur Auswahl des Dokumenttyps geöffnet. Optional kann eine Dokumentvorlage fest mit der Schaltfläche verknüpft werden. Dann kann ohne weitere Rückfrage ein Dokument entsprechend der Konfiguration der Dokumentenverwaltung erzeugt werden. Die Dokumentvorlage wird über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte "Erweitert" ausgewählt. Über die Option "Immer ein Dokument folgenden Typs anlegen", stehen alle in der Dokumentenverwaltung konfigurierten Dokumenttypen zur Verfügung. 375

376 Eingabemasken Designer Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 376

377 Benutzerverwaltung 18. Benutzer- und Rechteverwaltung Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer gelangen Sie in die Benutzer- und Rechteverwaltung. Diese Einstellungen werden in den meisten Fällen vom Systemadministrator vorgenommen. Legen Sie hier die verschiedenen Benutzer fest und definieren Sie die jeweiligen Rechte. Die Benutzerverwaltung steht in Form von virtuellen Ansichten lesend zur Verfügung. Dadurch können alle eingerichteten Benutzer direkt als Datensätze innerhalb des Projekts verwendet werden, z.b. um jedem Kunden einen crm Benutzer als Betreuer zuordnen zu können. Diese virtuellen Ansichten erstellen Sie über eine Schaltfläche im Dialog Konfiguration > Projekt > Eigenschaften. Weitere Informationen siehe Kapitel "Konfiguration Projekt" Benutzerverwaltung Im linken Bereich werden die angelegten Benutzer und Gruppen angezeigt. Um die Verwaltung zu vereinfachen, können Sie Gruppen festlegen und die Benutzer den Gruppen zuordnen. So müssen Sie die Rechte nicht für jeden Benutzer einzeln festlegen, sondern sparen Zeit, indem Sie die Rechte gleich für mehrere Anwender definieren. 377

378 Benutzer- und Rechteverwaltung Benutzer und Gruppen Die Benutzer und Gruppen bearbeiten Sie über die Schaltflächen: Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie einen neuen Benutzer bzw. eine neue Gruppe an. Über die Schaltfläche "Kopieren" duplizieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe, z.b. wenn mehrere Benutzer oder Gruppen ähnliche Rechte haben. Löschen Sie den selektierten Benutzers oder die Gruppe über die entsprechende Schaltfläche. Hinweis: Bei dem Benutzer "Administrator" handelt es sich um ein vordefiniertes Benutzerkonto mit allen Zugriffsrechten, ebenso wie die Gruppe "Administratoren". Beide Konten sind nicht löschbar, der Name kann nicht geändert werden und die Rechte können nicht eingeschränkt werden. Sie sollten dem Benutzerkonto "Administrator" daher unbedingt ein Kennwort zuweisen. Über die Schaltfläche "Rechte übernehmen" können Rechte von Benutzern oder Gruppen von anderen Benutzern und Gruppen übernommen werden. In einem Dialog können Sie explizit bestimmen, welche Rechte von wem übernommen werden sollen. 378

379 Benutzerverwaltung Mitgliedschaften Auf der Registerkarte "Mitgliedschaften" werden bei einem Benutzer alle zugeordneten Gruppen angezeigt; bei einer Gruppe werden entsprechend alle zugeordneten Benutzer angezeigt. Um eine neue Mitgliedschaft anzulegen, selektieren Sie den Benutzer oder die Gruppe und klicken dann auf die Schaltfläche "Neu". Wählen Sie dann die Gruppe oder den Benutzer aus. Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung Nach Selektion eines Benutzers können über die Registerkarte "Stammdaten" die Benutzeranmeldung und die Benutzer-Stammdaten (z.b. Name, Abteilung, Telefon, ) hinterlegt werden. Die Stammdaten stehen auch beim Druck als Variablen zur Verfügung. Im Feld "Unterschrift" und "Bild" können Sie eine Bilddatei hinterlegen. Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zu dieser Datei aus oder geben Sie diesen direkt ein. 379

380 Benutzer- und Rechteverwaltung Im Feld "Login Name" wird der Name für die Benutzeranmeldung hinterlegt. Das Anlegen der Passwörter erfolgt über die Schaltfläche "Kennwort festlegen". Das Anlegen von Passwörtern für die Anwender wird unbedingt empfohlen. Dieses kann im übrigen unter dem Menüpunkt Konfiguration > Benutzerkennwort ändern auch vom jeweiligen Anwender selbst geändert werden. 380

381 Rechteverwaltung Bitte beachten: Mit dem crm5 veränderte/zurückgesetzte Benutzer-Passwörter können von älteren crm Versionen nicht gelesen werden! Bei Verwendung eines DMS können Sie über die Schaltfläche "DMS Anmeldeinformationen festlegen" zentral die DMS-Anmeldeinformationen festlegen. Der Benutzer kann diese Information selbst ändern (auch über Konfiguration > DMS Anmeldeinformationen). Diese Anmeldeinformationen gelten nicht für windream. Bei Verwendung von windream muss der aktuelle Windows-Benutzer Mitglied der windream-benutzer Gruppe sein. Wenn Sie die Option "Automatisch anmelden" aktivieren, startet der crm ohne weitere Interaktion. Über die Schaltfläche "Windows Login festlegen" wählen Sie den korrespondierenden Windows-Benutzer aus. Beim Programmstart wird der aktuell angemeldete Windows-Benutzer dem korrespondierenden crm-benutzer zugeordnet. Wenn keine eindeutige Zuordnung erfolgt, wird der Anmelden-Dialog angezeigt. Um eine aktivierte automatische Anmeldung zu umgehen, kann durch Drücken der Umschalt-Taste während des Programmstarts der Anmelden-Dialog erzwungen werden. Stammdaten einer Gruppe Nach Selektion einer Gruppe können Sie über die Registerkarte "Stammdaten" einen Namen und eine Beschreibung der Gruppe angeben. Alle Gruppennamen, zu denen ein Benutzer gehört, stehen in der Gruppenvariable <crm.user.groups> zur Verfügung. Die Gruppennamen sind dabei mit einfachen Anführungszeichen eingerahmt und per Komma getrennt. Damit kann z.b. eine gruppenspezifische Web-Ansicht oder gruppenspezifische Eingabe- und Anzeigefelder realisiert werden. Beispiel: «if(strpos(crm.user.groups,"'testgruppe'")<>-1,...,...)». Das Einrahmungszeichen sollte Bestandteil der Formel sein, um "Testgruppe" von "Testgruppe2" eindeutig unterscheiden zu können Rechteverwaltung Die Rechteverwaltung ist in projektübergreifende, projektspezifische, ansichtenspezifische, datensatzspezifische und feldspezifische Rechte unterteilt. Diese Rechte können für jeden Benutzer einzeln festgelegt werden oder über die Gruppen gleich für mehrere Benutzer. 381

382 Benutzer- und Rechteverwaltung Anwendungs rechte Projektrechte Ansichten rechte Satzrechte Feldrechte Datenbank Definition von Rechten Selektieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe. Selektieren Sie bei Ansichtenrechten, Datensatzrechten und Feldrechten die Ansicht. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren. Selektieren Sie das zu definierende Recht aus. Über Klick in die rechte Spalte und einen weiteren Klick auf den Pfeil am rechten Rand öffnen Sie den Auswahldialog und können zwischen den Einträgen "Ja", "Nein" oder "Siehe Gruppen" wählen. Bei der Definition von Gruppenrechten steht "Siehe Gruppen" nicht zur Auswahl. 382

383 Rechteverwaltung Per Rechtsklick können über das Kontextmenü auch alle Rechte auf einmal gesetzt werden. Haben Sie "Siehe Gruppen" gewählt, wird im unteren Bereich das aus der Gruppenzugehörigkeit resultierende Recht für die Gruppe angezeigt, in der dieser Benutzer eingetragen ist. Hinweis: Wenn Rechte über die Gruppen zugeteilt werden, müssen Sie darauf achten, dass die Benutzer mindestens einer Gruppe angehören. Ist dies nicht der Fall, so ergibt sich automatisch ein "Nein" als resultierende Einstellung für das jeweilige Recht. Sollte ein Benutzer eine Mitgliedschaft in mehreren Gruppen haben, werden seine Rechte aus der Vereinigung aller seiner Benutzergruppen gebildet (additiv). Beispiel: Der Benutzer ist sowohl in der Gruppe "Marketing" als auch bei "Administratoren" eingetragen. Über die Marketing-Gruppe hätte er nicht das Recht, ein neues Projekt anzulegen, als Mitglied der Administratoren-Gruppe jedoch schon. In diesem Fall erhält der Anwender das Recht zugeteilt und es spielt keine Rolle, dass er es als Zugehöriger zur Marketing-Gruppe eigentlich nicht hätte. Etwaige eingestellte individuelle Benutzerrechte "Ja/Nein" sind stets vor den Gruppenrechten prioritär. Beispiel: Die Marketing-Gruppe darf generell Termine für andere Benutzer setzen. Falls ein Benutzer dieser Gruppe dieses Recht jedoch explizit bei seinen individuellen Benutzereinstellungen auf "Nein" stehen hat, darf er es nicht, trotz seiner Gruppenzugehörigkeit. 383

384 Benutzer- und Rechteverwaltung Anwendungsrechte (Allgemein) Auf der Registerkarte "Allgemein" legen Sie die Anwendungsrechte, also die projektübergreifenden Rechte fest. Dazu gehören unter anderem die Rechte zur Neuanlage eines Projekts oder das Anlegen von Terminen für Kollegen. Es handelt sich dabei um Rechte, die nicht von einer bestimmten Ansicht abhängig sind, sondern stets gelten sollen. Legt ein Benutzer ein neues Projekt an (vorausgesetzt, er hat das Recht dazu), werden ihm automatisch alle projektspezifischen Rechte für dieses Projekt explizit gewährt. Schließlich soll er anschließend dieses Projekt auch bearbeiten können. Ob andere Benutzer auf dieses Projekt zugreifen dürfen, hängt davon ab, ob sie entweder: 384 Mitglied der Gruppe "Administratoren" sind. Das allgemeine Recht "Mit unbekanntem Projekt arbeiten" gewährt bekommen haben. In diesem Fall handelt es sich ja um ein "unbekanntes" Projekt, da für den Benutzer vermutlich noch keine Rechte dafür eingestellt wurden. Oder ob ihnen ein Administrator bereits explizit die Rechte für dieses Projekt gegeben hat. Diese Voraussetzungen gelten ebenfalls für die ansichtenspezifischen Rechte.

385 Rechteverwaltung Projektrechte Auf der Registerkarte "Projekt" finden Sie die projektspezifischen Rechte des aktuell geladenen Projekts. Konfiguration des Projektes ändern: Dieses Recht ist u.a. erforderlich für den Zugriff auf Konfiguration > Projekt. um einen Allgemeinen Filter allen Benutzern zur Verfügung zu stellen. um Layouteinstellungen einer Listen/Containeransicht für alle Anwender projektweit zu speichern. um eine Statistik allen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Basisrecht für neue Ansicht: Dieses Recht legt die Voreinstellung für Ansichtsrechte fest, wenn für eine Ansicht noch keine Rechte explizit definiert wurden. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei nicht um das eigentliche Recht handelt, sondern um den Wert, der bei einer neuen Ansicht für alle vorhandenen Ansichtsrechte als Voreinstellung verwendet wird. Beispiel: Sie legen eine neue Ansicht an, doch die Benutzerrechte für diese Ansicht wurden noch nicht definiert. In diesem Fall kommt das beschriebene Basisrecht zum 385

386 Benutzer- und Rechteverwaltung Einsatz. Haben Sie bei einem Benutzer ein "Ja" eingetragen, werden ihm alle Rechte für diese Ansicht gegeben das heißt, bei allen Ansichtsrechten ist automatisch ein "Ja" voreingestellt. Haben Sie bei einem Anwender jedoch ein "Siehe Gruppen" beim "Basisrecht für neue Ansicht" ausgewählt, wird bei allen Rechten der neuen Ansicht ein "Siehe Gruppen" eingetragen. In diesem Fall greifen dann also die Rechteeinstellungen, die bei der Gruppe für die neue Ansicht definiert sind. Ansichtenrechte Auf der Registerkarte "Ansichten" finden Sie die ansichtenspezifischen Rechte. Dazu gehören unter anderem das Ändern von Datensätzen, das Erstellen von -vorlagen, Import, Export usw. Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte festlegen möchten. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, für die Ansicht "Personen" ein Recht zu gewähren, für die Ansicht "Dokumente" jedoch nicht. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren. Basisrecht "Lesen" bzw. "Schreiben" für neue Felder: Falls neue Felder hinzukommen oder umbenannt werden (und noch nicht konfiguriert wurden), dann greifen für diese 386

387 Rechteverwaltung die Einstellungen "Basisrecht 'Lesen' für neue Felder" bzw. "Basisrecht 'Schreiben' für neue Felder". Datensatzrechte Auf der Registerkarte "Datensätze" können Sie Rechte auf Datensatzebene definieren. Die entsprechenden Benutzer können dann in der angegebenen Ansicht nur noch die festgelegten Datensätze sehen. Hinweis: Die Aktivierung von Datensatzrechten beansprucht generell zusätzliche Ressourcen des Datenbankservers, da die Komplexität der Abfragen erhöht wird. Dies könnte sich in Form einer Verschlechterung der Performance auswirken. Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte festlegen möchten. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren. Bei einem Gruppenrecht wählen Sie dann als Datensatzfilter "Gruppenspezifisch", bei einem Benutzerrecht wählen Sie "Benutzerspezifisch" bzw. "siehe Gruppen" wenn der Filter von der Gruppe übernommen werden soll. 387

388 Benutzer- und Rechteverwaltung Über die Formel-Schaltfläche können sie dann eine Filter-Bedingung im bekannten Filter Allgemein-Dialog erstellen. 388 Versuchen Sie, möglichst einfache Filter zu verwenden. Vermeiden Sie Filter mit Relationen. Wenn die Datensatzrechte von Gruppen abgeleitet sind, vermeiden Sie Gruppenzugehörigkeiten zu mehreren Gruppen mit Datensatzrechten. Aktivieren Sie Datensatzrechte nur für die Ansichten, für die sie wirklich notwendig sind. Einschränkungen: Der Filter Allgemein und Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten, d.h. theoretisch könnten durch entsprechende WHERE Abfragen Datensätze ohne Leserechte, "erraten" werden. Die relational verknüpften Datensätze werden natürlich nicht angezeigt. Wenn es sich um kritische Datensätze handelt, können dem Benutzer die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" genommen werden. "Vorbereitete SQL Abfragen" und Filter Allgemein durch rein interaktives Zusammenklicken sind dann zwar nach wie vor möglich, aber es kann keine Abfrage erstellt werden, über die relational verknüpften Datensätze "erraten" werden können. Feldrechte Auf der Registerkarte "Felder" haben Sie die Möglichkeit, Rechte auf Feldebene zu definieren. Sie können zum Beispiel definieren, dass ein Anwender (oder eine Gruppe) nur ganz bestimmte Felder einer Ansicht sehen kann bzw. nur für ganz bestimmte Felder Schreibrechte hat. Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte festlegen möchten. Wenn Sie den obersten Eintrag "Mehrfachauswahl" selektieren, können Sie die Rechte für mehrere Ansichten in einem Schritt definieren. Generell werden Feldrechte über "Feldrechte aktiv" eingeschaltet. Dies ist unabhängig davon, ob und welche Einstellungen in der Feldliste darunter vorgenommen wurden. Wenn Sie die Einstellung "Siehe Gruppen" auswählen und der Benutzer einer Gruppe angehört bei der Feldrechte inaktiv sind, so hat dieser Benutzer für alle Felder Schreibrechte und Leserechte. Schreibrechte und Leserechte können getrennt aktiviert werden. Um in der Feldliste die Einstellungen "Lesen" und "Schreiben" zu setzen, stehen Ihnen Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände: Feldrecht ist gesetzt, z.b. Leserechte Feldrecht ist nicht gesetzt, z.b. keine Leserechte Feldrecht siehe Gruppen

389 Rechteverwaltung Besonderheiten bei der Arbeit mit Feldrechten Falls neue Felder hinzukommen oder umbenannt werden (und noch nicht konfiguriert wurden), dann greifen für diese die Einstellungen "Basisrecht 'Lesen' für neue Felder" bzw. "Basisrecht 'Schreiben' für neue Felder" auf der Registerkarte Ansichten. Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, wird ein leerer Inhalt (NULL) geliefert. Dies ist insbesondere bei Statistik, Druck, L&L Formeln (Autoprotokoll, Suchen & Ersetzen, Wechseln usw.) zu beachten! Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, ist das Feld im Filtermodus QBE in der Eingabemaske schreibgeschützt, ein Suchen ist nicht möglich. Im Filtermodus Allgemein wird das Feld nicht angeboten. Sofern für ein Feld keine Schreibrechte bestehen, ist das Feld in der Eingabemaske schreibgeschützt. In Dialogen wie "Organisation > Wechseln" oder "Suchen und Ersetzen" wird es nicht angeboten. Die Kombination, dass für ein Feld Schreibrechte, aber keine Leserechte bestehen, ist eher theoretischer Natur aber gefährlich. Denn man könnte einen Inhalt überschreiben, den man gar nicht sieht. Daher kommt bei Einstellung dieser Kombination 389

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