ARCHIV- & DOKUMENTEN- MANAGEMENT-SERVER PAPIER ARCHIVIEREN

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1 ARCHIV- & DOKUMENTEN- MANAGEMENT-SERVER PAPIER ARCHIVIEREN

2 DIGITALES ARCHIVIEREN PAPIER ARCHIVIEREN Manuelle Prozesse Automatisierte Prozesse Mit BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, Papierdokumente sowohl manuell als auch automatisiert zu archivieren. Beide Vorgänge sind in BvLArchivio möglich, beide Vorgänge sind mit neuester Technik optimiert worden und auf die heutigen Anforderungen angepasst. Statt diese Broschüre zu lesen, können Sie sich auch unsere 5-Minuten-Filme ansehen

3 PAPIER ARCHIVIEREN Januar 2012 DIGITALES ARCHIVIEREN Rechnungen Wareneingang Projekte 4711 C:\Gescannte\Scann.pdfn.pdf Akten 0815 Viele Firmen arbeiten noch nach dem alten Muster der manuellen Archivierung. Ein Vorgang, der sehr zeitaufwendig ist und damit sehr viel Geld kostet und heute meistens so aussieht: Wir scannen das Dokument an unserem Arbeitsplatz bzw. Desktop. Wir öffnen an unserem Arbeitsplatz die gescannte Datei zu Kontrollzwecken. Anschließend benennen wir die Datei eigenhändig um, damit der Dateiname einen Hinweis auf den Inhalt der Datei gibt. Zum Schluss müssen wir die Datei dann in das gewünschte Archivverzeichnis verschieben, dabei müssen uns die Ablageregeln für dieses Dokument bekannt sein und es dürfen bei der Verschiebung selbstverständlich keine Fehler gemacht werden. Solche Arbeitsmethoden sind sehr zeitaufwendig und sollten daher vermieden werden

4 PAPIER ARCHIVIEREN Automatisierte Prozesse Mit BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, solche Vorgänge, die sich jeden Tag wiederholen, automatisiert zu archivieren. In unserer Bürowelt wiederholen sich täglich die meisten Vorgänge. Solche Vorgänge sollten möglichst mit automatisierten Prozessen abgelegt werden. Das System bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten der Automatisierung. Dazu legen Sie die Dokumente an Ihrem Scanner an, wählen am Scanner den Archivraum (Scanziel auswählen) aus und drücken an Ihrem Scanner anschließend auf die Taste Scannen und der Archivierungsvorgang ist komplett abgeschlossen. Sie müssen danach keine Datei anfassen oder umbenennen. Auch müssen Sie keine zusätzlichen Arbeiten an Ihrem Arbeitsplatz durchführen. Diese Form der Automatisierung nennen wir in BvLArchivio A.S.F.-Technik

5 PAPIER ARCHIVIEREN Jedes Dokument liegt unveränderbar und revisionssicher im Archiv. Der BvLArchivio -Server besitzt eine Schrifterkennung, kann also lesen. Alle Wörter, Begriffe und Zahlen werden automatisch aus allen Dokumentenseiten ausgelesen. In BvLArchivio wird jedes Dokument im Archiv nicht nur nach einer Sortierung abgelegt, sondern nach sämtlichen Begriffen, die ausgelesen wurden. Somit können Sie nach allen wichtigen Begriffen später suchen. Diese technische Art der Archivierung können Sie für alle Dokumentenformen verwenden, ob nun Rechnungen, Briefe, Angebote, Schriftstücke oder Verträge, jedes Dokument kann so schnell und bequem archiviert und nach allen Begriffen wiedergefunden werden. Sie können nach allen Begriffen und Zahlen später suchen

6 STRUKTURIERTE TE ABLAGE In unserer heutigen Papierwelt heften wir unsere Dokumente (in unserem Beispiel hier Rechnungen) in Ordnern ab. Damit wir die Papierdokumente im Archivregal oder im Archivraum schneller wiederfinden, beschriften wir unsere Ordner heute. Wir heften aber auch Papierdokumente in einen Ordner oder in eine Akte, damit diese Papierdokumente zusammenbleiben. Ordner und Akten werden heute von uns beschriftet, weil bestimmte Dokumente zusammenbleiben sollen. Wie können Sie nun dafür sorgen, dass Papierdokumente automatisch im richtigen digitalen Ordner bzw. in der richtigen digitalen Akte abgelegt werden? Dazu verwenden wir in BvLArchivio Steuerungsinformationen. Solche Steuerungsinformationen sorgen dafür, dass die gescannten Dokumente automatisch im Archivverzeichnis an den entsprechenden Stellen abgelegt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Steuerungsinformationen (auch Steuerbefehle genannt) mitgeben können

7 DOKUMENTE AUTOMATISIERT ZUORDNEN 2012 BEISPIEL Ablagestruktur Januar Rechnungen Wareneingang Projekte 4711 Akten Eine Möglichkeit ist ein Steuerbefehlsblatt. Das Steuerbefehlsblatt ist zu vergleichen mit dem Ordnerrücken. Es enthält die Informationen, die wir auf einen Ordnerrücken oder auf eine Akte schreiben würden AUTOMATISIERTE ABLAGE - 7 -

8 %START% %A% RECHNUNGEN N Wareneingang ang JANUARA 2012 %ENDE% E% Jedes Dokument, das Sie mit Steuerungsinformationen scannen, wird automatisch dem richtigen digitalen Ordner zugeführt, automatisch in der richtigen digitalen Akte abgelegt oder aber auch dem richtigen Projekt zugeordnet. Die Steuerungsinformationen sorgen dafür, - dass Sie nach dem Scannen keine Nacharbeiten durchführen müssen, - dass das Dokument nach Ihren Ablagestrukturen automatisch abgelegt wurde und außerdem dank der A.S.F.-Technik nach allen Inhalten des eigentlichen Dokuments wiedergefunden wird. Ihr Papierdokument finden Sie jetzt nach allen ausgelesenen Begriffen wieder, aber auch in dem Ordner oder in der Akte, die Sie auf dem Befehlsblatt als Steuerungsinformation mitgegeben haben

9 ARTEN DER STEUERUNGSINFORMATION BEFEHLSBLATT BARCODE ETIKETT DRUCK Neben der Variante mit einem Steuerbefehlsblatt können Sie auch andere Formen der Steuerungsinformation einsetzen. Einen Stempel etwa, Sie können aber auch einen Barcode- Aufkleber oder auch ein bedrucktes Etikett auf Ihre Dokumente aufbringen. Nutzen Sie die Steuerungsart, die für Sie am besten ist. Hier sehen Sie die verschiedenen Beispiele noch einmal gezeigt. Sie können also Papierdokumente mit Steuerungsinformationen der verschiedensten Art versehen und so viel Zeit sparen. Scannen Sie mit einem Befehlsblatt oder mit einem aufgeklebten Etikett oder mit einem aufgeklebten oder gedruckten Barcode oder drucken Sie bei selbst erstellten Dokumenten gleich die Steuerungsinformation mit auf. Wo Sie die Steuerungsinformationen aufdrucken oder anbringen, spielt keine Rolle, ob nun auf der ersten Seite, mittendrin oder auf der letzten Seite, es stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Verfügung

10 BvL.com GmbH HOTLINE HOTLINE ARCHIVIO LARCHIVIO. DE BvL.com GmbH 2013 Technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. BvLArchivio ist eine geschützte Marke.

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