Mit Dokumenten-Management erfolgreich organisieren und archivieren Sachkenntnis

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2 Steigauf Seite 2 Mit Dokumenten-Management erfolgreich organisieren und archivieren Sachkenntnis In der auf Effizienz ausgelegten Produktion und Logistik sind Begriffe wie Automatisierung und Optimierung bereits alltäglich. Doch weshalb sollte dies nicht auch für Ihre Verwaltung gelten, wenn dort durch den Einsatz zeitsparender Systeme ebenfalls eine produktivere Struktur geschaffen werden kann? Einen Vorsprung gegenüber Ihren Wettbewerbern gewinnen Sie hierdurch sowohl mit einem innovativen Produkt- und Leistungsportfolio als auch durch eine schlanke Verwaltung und ein effizientes Dokumenten- Management-System. Die benötigten Informationen sind meist vorhanden, befinden sich jedoch oft ungeordnet in Aktenschränken, Dateien, ERP-Systemen oder s. Erst wenn diese jederzeit zur Verfügung stehen, stellen sie jedoch eine wertvolle Ressource für Ihr Unternehmen dar. Im Dokumenten- Management-System werden Inhalte in einem digitalen Archiv sortiert und gebündelt und sind somit schnell und leicht aufzufinden. Schnittstellen Software Unsere drei Kernkompetenzen: Sachkenntnis, Schnittstellen und professionelle Dokumenten- Management-Software Zeit gewinnen & Transparenz schaffen Nur zusammen mit Sachkenntnis und den passenden Schnittstellen werden Softwarelösungen effizient Zeit gewinnen & Transparenz schaffen mithilfe von professionellem Dokumenten-Management unter diesem Leitsatz entwirft und entwickelt unser Unternehmen seit 1997 passende Lösungen für unsere Kunden. Dieses Expertenwissen wird für Ihr neues System von direktem Nutzen sein, da für effizientes Dokumenten-Management neben der Software und den Schnittstellen vor allem eine fundierte Sachkenntnis ausschlaggebend ist. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und lassen Sie sich von uns über die beste Optimierung Ihrer Verwaltung beraten. Unsere Leistungen im Detail: Beratung über Optionen und Vorteile Analyse als Basis für die Umsetzung Software mit Garantie für störungsfreie Funktion Schulungen für Anwender und Administratoren Support bei Fragen im Betrieb Wartungen für aktualisierte und stabile Systeme Steigauf Seite 3

3 Steigauf Seite 4 Professionelles Management für Dokumente und Informationen Eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Anwendungsgebiete A B C Dokumenten- Management Archivierung von Dokumenten Workflow- und Prozessoptimierung Automatische Belegerkennung Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert, doch meist sind die erforderten Informationen nicht zentral archiviert, sondern auf Aktenschränke, PCs und Mail- Programme verteilt. Wenn jedoch Dokumente mit Schlagworten versehen in digitalen Archiven zusammengefasst werden, bedeutet dies für Sie nicht nur größere Transparenz, sondern auch substanzielle Zeiteinsparungen. Dies gilt auch für die Optimierung firmeninterner Arbeitsabläufe (Workflows), die durch die Nutzung passender Software übersichtlich organisiert und somit leichter zu managen sind. Dieses Dokumenten-Management wird auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und kann Folgendes beinhalten: Für eine wirkungsvolle Archivierung ist es notwendig, Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und strukturiert abzulegen. In dieses digitale Archiv werden Papier-Dokumente gescannt, s per Drag-and-Drop übernommen und Ausdrucke automatisch abgelegt. Diese sind durch Suchschlagworte und in Kategorien katalogisiert und damit schnell und einfach auffindbar. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten. Passende Software: DocuWare ist das Ausgangssystem für eine solide und schnelle digitale Archivierung von Dokumenten. Ergänzt wird diese Technologie um viele praxiserprobte Module der Software DocuMatic Archiv. Sämtliche Arbeitsabläufe oder Prozesse in einem Unternehmen werden als Workflow bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl dieser Arbeitsschritte kann es für einen Betrieb schwer werden, die Kontrolle darüber zu behalten und für eine reibungslose Zusammenarbeit zu sorgen. Mit einem Workflow-System werden diese Geschäftsprozesse übersichtlich abgebildet und sind damit leichter zu organisieren. Jeder Ablauf und jede Entscheidung wird nachvollziehbar protokolliert und somit der aktuelle Stand aller Aktivitäten klar und übersichtlich dokumentiert. Zusätzlich dazu wird der Informationsfluss zwischen Ihren Stellvertretern, Mitarbeitern, anderen Abteilungen und externen Standorten deutlich verbessert. Passende Software: DocuMatic JobRouter, DocuMatic InnoFlow, Docu- Ware Taskmanager und DocuWare Workflow-Manager sind webbasierte Workflow-Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (meist in Kombination mit DocuWare und DocuMatic Archiv). Einen verringerten Zeitaufwand für die Erfassung Ihrer Dokumente, z.b. des Post- und Rechnungseingangs, bringt die Digitalisierung und automatische Auslesung der Dokumente, da sich dabei der manuelle Aufwand auf einen Schritt reduziert das jeweilige Schriftstück aus der Post auszusortieren und zu scannen. Danach werden seine Inhalte per Texterkennung (OCR) automatisch gelesen und können in einer Kontrollmaske geprüft, ergänzt und bestätigt werden. Diese automatisch erkannten Werte werden anschließend an das Archiv und/ oder den Workflow weitergegeben. Passende Software: DocuMatic Reader kann Dokumente automatisch scannen und aufbereiten (meist in Kombination mit DocuWare, DocuMatic Archiv und DocuMatic JobRouter). Steigauf Seite 5

4 Steigauf Seite 6 Flexibel bleiben durch Anbindungen an bestehende Software Unser Dokumenten-Management-System kann problemlos mit der Mehrheit gängiger Softwares verknüpft werden. Durch eine Verkettung über Schnittstellen oder durch Tools von Steigauf (z.b. InnoLink Toolset oder InnoLink Service) werden Daten aus einem Programm entnommen und in einem anderen automatisch zur Verfügung gestellt. Zugriff jederzeit auch für Smartphones Flexibilität ist folglich ein wesentlicher Vorteil des Dokumenten-Managements auf elektronischer Basis. So können Sie beispielsweise auch über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets auf Dokumente, Workflow-Prozesse oder Archive in Ihrer Firmenzentrale zugreifen. Ihre End- Geräte z.b. Installation auf Server- oder Clientrechnern, webbasierte Anwendung, Apps für Smartphones und Tablets Ihr CRM z.b. Steps Premium CRM, Adito, Flowfact Dokumenten- Management von Steigauf Ihre FiBu z.b. Datev, Lexware, FibuNet, Navision, Microsoft AX + NAV, SAP, Syska, SBS, Ariba, Acriba Ihr ERP z.b. SAGE, Navision, Microsoft AX, SAP, Steps Business Solution, Acriba, E.P.O.S. Ihre Personalverwaltung z.b. LOGA, S&P Lohn, SP-Lohn Ihr Mail- Programm z.b. Microsoft Outlook, Tobit, Exchange/Outlook, Notes

5 Steigauf Seite 8 Schritt für Schritt zum stabilen Dokumenten-Management-System Consulting für Programme und Module mit optimalen Verbindungen Wir verstehen Dokumenten-Management als eine Kette von Aufgabenbereichen, die alle ineinandergreifen müssen. Deshalb bieten wir umfassende Gesamtlösungen und Unterstützung während der gesamten Laufzeit des Systems. Vor allem die Schulung der Anwender ist ein wichtiger Punkt, der bei der Einführung eines neuen Systems oft vernachlässigt wird. Denn nur wenn ein Dokumenten-Management-System sinnvoll genutzt wird, kann es auch leistungsfähig sein und bleiben. Auch die kontinuierliche Wartung des Systems in regelmäßigen Intervallen ist unerläßlich, denn damit bleibt ein langfristig reibungsloser Betrieb gewährleistet. Schritt 1 Planung und Konzeption des Dokumenten- Management-Systems mit Pflichtenheft Schritt 2 Installation und problemlose Integration in die bestehende EDV-Umgebung Schritt 3 Beratung, Schulung und Betreuung der Anwender Schritt 4 Service und Support z.b. für einen fehlerfreien Einsatz Schritt 5 Wartung von Soft- und Hardware in regelmäßigen Intervallen Schritt 5 regelmäßige Wartung Jedes Unternehmen ist einzigartig und deshalb seine Anforderungen an das Dokumenten-Management-System sehr unterschiedlich. Unsere Spezialisten wählen für Sie Software-Zusammenstellungen aus, die praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Seit 1997 sind wir autorisierter DocuWare-Partner und einer der umsatzstärksten und erfahrensten Händler. Das webbasierte System JobRouter dient zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Unsere Garantie für reibungslose Funktion Schritt 1 Planung & Konzeption Schritt 2 Installation & Integration Schritt 3 Anwenderschulung Schritt 4 Service & Support K7 entwickelt den DocuMatic Reader für das automatische Scannen und Aufbereiten von Dokumenten. Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich einen fl ächendeckenden Service für Dokumenten-Management- Systeme bereitzustellen. Steigauf Seite 9

6 Ihr Steigauf Team Immer erreichbar für jede Ihrer Fragen Consulting und umfassender Service durch ein erfahrenes Team Der erfolgreiche Einsatz eines Dokumenten-Management- Systems beruht auf seinen Benutzern und Administratoren. Mit unseren engagierten Mitarbeitern sorgen wir dafür, dass dieser reibungslos für Sie läuft und unterstützen Sie jederzeit mit Antworten auf Ihre Fragen und Lösungen für Ihre Aufgabenstellungen. Qualifikationen und Engagement sind für uns keine leeren Worte, sondern die Basis für eine dauerhafte und gelungene Zusammenarbeit. Der Schwerpunkt unserer Kompetenz liegt dabei auf Dokumenten- Management, Archivierung von Dokumenten, Workflowund Prozess-Optimierung und automatischer Belegerkennung. Wir freuen uns auf Ihren Anruf. Tel (089) Wir setzen seit Jahren auf Berufsausbildung in unserem Unternehmen. Pro Jahr bieten wir im Schnitt 1-2 jungen Menschen die Möglichkeit einer Ausbildung im Berufsbild Informatikkaufmann/-frau. Steigauf Seite 10 Steigauf Seite 11

7 Steigauf Daten Systeme GmbH Otto-Hahn-Str. 13 a Riemerling Tel (089) Fax (089) Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich einen flächendeckenden Service für Dokumenten-Management-Systeme bereitzustellen. Profitieren auch Sie von unserem Know-How und lassen Sie sich unter der Nummer (089) beraten. / 2015

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