Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG)

Transkript

1 Departement Bildung Kultur und Sport Staatsarchiv Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG) Aarau, 23. Januar 2007 Inhaltsübersicht Anhänge Geltungsbereich Zweck der Aktenführung und Archivierung Begriffe Grundsätze zur Aktenführung und Archivierung Archivwürdigkeit Verantwortung und Organisation der Aktenführung und Archivierung Informationsträger und technische Systeme Rolle des Staatsarchivs Schlussbestimmungen... 5 Anhänge Anhang I: Ordnungssysteme Anhang II: Metadaten Anhang III: Beispiele zu den Kriterien der Archivwürdigkeit Anhang IV: Anforderungen an die Aktenführung Anhang V: Anforderungen an Records Management Systeme

2 Geltungsbereich Diese Richtlinie regelt die Aktenführung und Archivierung der Dienststellen der kantonalen Verwaltung gemäss Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung vom 26. März 1985 (Organisationsgesetz) und gemäss dem Gesetz und der Verordnung über Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG und VIDAG). Über die Unterstellung der Aktenführung weiterer mit der Erfüllung von Kantonsaufgaben betrauter Stellen oder Personen entscheiden der Regierungsrat respektive das Staatsarchiv im Einzelfall nach Massgabe ihrer Aufsichtspflicht. Diese Richtlinie gilt sowohl für papierbezogene als auch für elektronische Aktenführung und Archivierung. Auf spezifische medienbezogene Unterschiede wird gezielt hingewiesen. 2. Zweck der Aktenführung und Archivierung Die Aktenführung und Archivierung unterstützen die Geschäftsbearbeitung und ermöglichen die Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns. Sie dienen damit der Rechtssicherheit, dem Schutz der Grundrechte sowie der rationellen Verwaltungsführung. Sie ermöglichen den Behörden: a. ihre Informationen zu nutzen und zu verwalten; b. das Öffentlichkeitsprinzip und den Datenschutz umzusetzen; c. in laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren und die Koordination zu gewährleisten; d. den Nachweis der Planung, Steuerung, Vollzug und Kontrolle ihrer Handlungen zu erbringen; e. Dritten oder dem Grossen Rat Rechenschaft über ihre geschäftlichen Aktivitäten abzulegen; f. eine aussagekräftige Überlieferung des kollektiven Wissens im Kanton zu gewährleisten. 3. Begriffe 3.1 Ordnungssystem Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Verwaltungseinheit ab und verschafft darüber einen Überblick. Es stellt die Grundlage dar für die Ablage der Dokumente bzw. die Dossierbildung. 3.2 Geschäft Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Das einzelne Geschäft umfasst den Geschäftsprozess und die dazugehörigen Dokumente sowie deren Eingliederung in das dafür vorgesehene Ordnungssystem.

3 Dokumente Dokumente sind alle geschäftsrelevanten Informationen, welche bei der Erfüllung der Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und Metainformationen, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 3.4 Dossier Als Dossier gilt die Gesamtheit der Dokumente zu einem Geschäft oder Thema. Die federführende Stelle führt das Masterdossier. Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems. Grundsätzlich entspricht ein Dossier einem Geschäft oder einem Thema. Diese Grundstruktur kann aber den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden durch Zusammenfassen artverwandter Geschäfte bzw. Themen (Seriendossier), Aufteilung von Dossiers in Unterdossiers. 4. Grundsätze zur Aktenführung und Archivierung Die Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheiten wird durch die ordnungsgemässe Aktenführung unterstützt. Diese besteht aus der systematischen Aufzeichnung des Geschäftsprozesses (Geschäftskontrolle und Aktenbildung) sowie der Verwaltung der dabei entstehenden Dokumente. Die Dokumente müssen vollständig und verlässlich sein. Die Gesamtheit der während der Laufzeit eines Geschäfts registrierten Dokumente sowie deren Versionen und die Prozessinformationen erlauben es, die Geschäftstätigkeit zuverlässig nachzuvollziehen und nachzuweisen. Informationen zur Archivierung (Metadaten) werden bei der Entstehung der Dokumente erstmals erfasst und bei der weiteren Bearbeitung gegebenenfalls ergänzt. Alle mit der Erfüllung von Aufgaben des Kantons betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung gemäss dieser Richtlinie verpflichtet. Zur Übersichtlichkeit und Mengenreduzierung sind bei Geschäftsabschluss die Dokumente der wichtigsten Entscheidungsetappen, nicht aber die unterschiedlichen Arbeitsversionen, aufzubewahren. 5. Archivwürdigkeit Für die aussagekräftige Überlieferung des Kantons werden Dokumente gemäss den Kriterien der Archivwürdigkeit ausgewählt. Archivwürdig sind demnach: Dokumente, welche voraussichtlich von dauerndem Wert sind für - die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit der öffentlichen Organe, - Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtssprechung, - die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter, - Wissenschaft und Forschung, - das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte; Dokumentationen und Sammlungen, welche der Ergänzung des übrigen Archivgutes dienen;

4 - 4 - Unterlagen privater Herkunft soweit daran ein öffentliches Interesse besteht. Die Auswahl der archivwürdigen Dokumente wird durch deren Zuordnung ins Ordnungssystem vorgemerkt. Im Ordnungssystem werden zudem die besonderen gesetzlichen Vorschriften und administrativen Bedürfnisse berücksichtigt. Für die Umsetzung finden sich im Anhang III "Beispiele zu den Kriterien der Archivwürdigkeit. 6. Verantwortung und Organisation der Aktenführung und Archivierung Die Aktenführung stützt sich auf ein Ordnungssystem, welches gemäss den Vorgaben in Anhang I zu gestalten ist. Die Staatskanzlei, die Departemente und die Justizbehörden erlassen Vorschriften über die Organisation der Aktenführung und Archivierung und sind verantwortlich, dass diese Vorschriften im Verantwortungsbereich umgesetzt werden. Diese Vorschriften müssen die Anforderungen gemäss Anhang IV erfüllen. Für spezielle Fachanwendungen und -ablagen, welche spezifischen, interkantonalen, nationalen oder internationalen Anforderungen zu entsprechen haben, sind Ausnahmen in Absprache mit dem Staatsarchiv zulässig und entsprechend zu dokumentieren. Das Staatsarchiv bietet dabei Unterstützung und verifiziert die Konformität der Vorschriften mit dieser Richtlinie. Die nicht mehr ständig benötigten, archivwürdigen Dokumente müssen dem Staatsarchiv angeboten werden. Die Anbietepflicht tritt spätestens dann ein, wenn in den letzten zehn Jahren kein Aktenzuwachs mehr erfolgt ist. 7. Informationsträger und technische Systeme Die Erstellung der Dokumente erfolgt mittels gebräuchlicher, archivtauglicher Aufzeichnungsmedien. Die Staatskanzlei, die Departemente und die Justizbehörden sind verantwortlich, dass die eingesetzten Records Management Systeme: a. die ISO-Norm erfüllen, b. mit den technischen Standards der Kantonsverwaltung konform sind, insbesondere im Bereich Büroautomation, c. die Bearbeitung der Metadaten gemäss Anhang II gewährleisten, d. den gültigen Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes, e. die Anforderungen gemäss Anhang V erfüllen. Bei der Einführung von neuen technischen Mitteln muss die Verwendung und Archivierung von Dokumenten aus den abgelösten Systemen gewährleistet bleiben. Die Informatikstrategiestelle führt aufgrund der Angaben der Staatskanzlei, der Departemente, und der Justizbehörden ein Verzeichnis der aktuell eingesetzten und ehemals verwendeten Records Management Systeme. Verschlüsselt gespeicherte Dokumente sind dem Staatsarchiv entschlüsselt zu übergeben.

5 Rolle des Staatsarchivs Das Staatsarchiv berät die Staatskanzlei, die Departemente und die Justizbehörden bezüglich Vorschriften über die Organisation der Aktenführung und Archivierung. Das Staatsarchiv koordiniert und kontrolliert die Umsetzung dieser Richtlinie und macht der Staatskanzlei, den Departementen und den Justizbehörden Vorschläge, wenn solche zur Erfüllung der Aktenführungs- und Archivierungspflicht zweckmässig sind. 9. Schlussbestimmungen Diese Richtlinie tritt am in Kraft.

6 Departement Bildung Kultur und Sport Staatsarchiv Anhang I zur Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG) Ordnungssysteme Aarau, 23. Januar 2007 Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Verwaltungseinheit in hierarchischer Gliederung ab und verschafft einen Überblick über deren Aufgabenbereiche. Dossiers und Dokumente können in elektronischer wie in Papierform über ihre gemeinsame Ordnungsstruktur effizient verwaltet werden. Die Beschreibung der Positionen im Ordnungssystem mit Metadaten (Aufbewahrungsfristen etc.) überträgt sich auf die bei der Position abgelegten Dossiers und Dokumente, kann aber auch individuell überschrieben werden. 1. Struktur der Ordnungssysteme 1.1 Uebersicht Die Struktur der Ordnungssysteme ist hierarchisch mit beliebiger Zahl von Hierarchiestufen. Die ersten beiden Hierarchiestufen entsprechen dem Aufgabenbereich und der Produktegruppe. Nachstehende Graphik zeigt die prinzipielle Struktur: Aufgabenbereich 1. Stufe = Aufgabenbereich Produktegruppe 2. Stufe = Produktegruppe Strukturposition Die Strukturposition kann frei weiter in Strukturpositionen gegliedert werden oder eine Ablageposition enthalten. Ablageposition Die Ablageposition steht am Ende der (unterschiedlich) langen Hierarchie und enthält die Geschäfte und Dossiers ( physischer Ordner ).

7 - 2 - Die Verwendung der Aufgabenbereiche und Produktegruppen erlaubt eine eindeutige Strukturierung über den ganzen Kanton mit einem anerkannten, breit verwendeten Strukturierungsverfahren. Diese Eindeutigkeit ist für den übergreifenden Informationsaustausch und für die Archivierung von zentraler Bedeutung. Für Belange der Führungsunterstützung auf Stufe Organisationseinheit (OE) ist eine vordefinierte Strukturposition "Führung und allgemeine Verwaltung" mit festgelegter Gliederung anzuwenden. Zur Abdeckung des Bereiches der Führungsunterstützung auf Ebene des Aufgabenbereiches kann im Sinne einer Ausnahme diese spezielle Strukturposition auch direkt an den Aufgabenbereich gehängt werden. 1.2 Arten von Strukturpositionen Bei den Strukturpositionen ist der mit 0 beginnende Bereich für die Führung und allgemeine Verwaltung reserviert. Dieser Bereich wird einheitlich wie folgt weiter strukturiert: 0 Führung und allgemeine Verwaltung 00 Allgemeines 01 Gesetzgebung 02 Organisation 03 Aufgaben- und Finanzplanung (AFP) 04 Rechnungswesen 05 Personal 06 Infrastruktur 07 Informatik 08 Kommunikation / Vernetzung 09 Diverses Die übrigen Strukturpositionen können nach den Bedürfnissen der jeweiligen Verwaltungseinheit definiert werden. 1.3 Allgemeines und Diverses Es gibt zwei spezielle Arten von Strukturpositionen Allgemeines - übergeordnete Dossiers und Dokumente bezüglich aller Positionen auf gleicher oder tieferer Stufe des Ordnungssystem - wachsen Dossiers und Dokumente zu einem allgemeinen Thema jedoch stark an, ist eine eigene Position anzulegen Diverses - Dossiers und Dokumente, welche sich nicht in einer der Positionen auf gleicher oder tieferer Stufe einordnen lassen, für die es sich aber nicht lohnt, eine eigene Position zu eröffnen - wachsen diverse Dossiers und Dokumente aber stark an sind zu einzelnen Themen eigene Positionen im Ordnungssystem anzulegen. Beide Positionen sollen im Verhältnis zu den anderen Positionen gleicher oder tieferer Stufe nur wenig genutzt werden.

8 Dossiers 2.1 Dossierstruktur Die bei den Ablagepositionen abgelegten Dossiers können in Unterdossiers unterteilt werden. Damit ist eine mehrstufige Dossierstruktur möglich, an der die Dokumente hängen. Umgekehrt hat im einfachsten Fall ein Dossier keine weitere Unterteilung und enthält nur ein Dokument. 2.2 Dossiertypen Bei den Dossiers wird einerseits zwischen Einzel- und Seriendossiers unterschieden und andererseits zwischen Dossiers, welche zu einem Geschäft gehören oder ein Thema umfassen. 2.3 Einmalige Dossiers (Einzeldossiers) Bezeichnung Code Beschreibung Beispiele Geschäftsdossier GD Für jedes neue Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Themendossier TD Für jedes neue Thema wird ein separates Dossier eröffnet. Geschäfte des Regierungsrats Projekt "LAEDAG" bei Staatsarchiv Sturm Lothar Wirtschaftsstandort Aargau 2.4 Fortlaufende Dossiers (Seriendossiers) Bezeichnung Code Beschreibung Beispiele Geschäfts- und Fallaktenserien GS Die Dokumente und Unterdossiers zu einem wiederkehrenden Arbeitsprozess werden in einem Seriendossier zusammengefasst. Themenserien TS Dokumente und Unterdossiers zum gleichen Thema (Sitzungsprotokolle, Weisungen, Sachdokumentationen etc.) werden in einem Seriendossier zusammengefasst. Personen- oder fallbezogene Gerichtsakten Asylgesuche im Migrationsamt Anmeldungen im Handelsregisteramt Botschaften des Regierungsrats Sitzungsprotokolle Dokumentation über Gemeinden

9 Hinweise zur Gliederung eines Ordnungssystems Für die praktische Festlegung der Ordnungssysteme gilt: Minimal gibt es 4 Gliederungsstufen (Aufgabenbereich > Produktegruppe > Strukturposition > Ablageposition. Bei flacher Gliederung - gibt es auf derselben Stufe (unübersichtlich) viele Positionen oder Dossiers, - ist die Zuordnung einfach wegen der breiten Beschreibung der Positionen. Bei tiefer Gliederung - gibt es auf derselben Stufe (übersichtlich) wenige Positionen oder Dossiers, - ist die Zuordnung nicht leicht reproduzierbar und personenabhängig wegen der schmalen Beschreibung der Positionen. Die Gliederung des Ordnungssystems ist so tief zu gestalten, dass für die entstehenden Positionen jeweils dieselben Metadaten (Informationsschutz, Dossiertyp, etc.) gültig sind. So können diese Metadaten beim Anlegen von Dossiers bzw. Dokumenten aus dem Ordnungssystem automatisch übernommen werden. Elektronische Systeme erleichtern wegen der effizienten Suchmechanismen eine flache Gliederung, welche weniger personenabhängig ist. In der Praxis muss jede organisatorische Einheit den richtigen Kompromiss finden.

10 Departement Bildung, Kultur und Sport Staatsarchiv Anhang II zur Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG) Metadaten Aarau, 23. Januar 2007 Inhaltsübersicht 1. Allgemeine Bedeutung der Metadaten 2 2. Bemerkungen zum Metadatenkatalog 2 3. Verwendete Begriffe (Auswahl) 2 4. LAEDAG Metadaten Konzeptionelles Datenmodell 3 5. Liste der Metadaten 4 6. Spezifikation der Metadatenelemente Ordnungssystem Geschäftsprozess (Workflow) Aktenführung (Ablage) Zusatzkomponenten 31

11 Allgemeine Bedeutung der Metadaten Zum Verständnis von Unterlagen ist es unerlässlich, auch deren Entstehungs- und Wirkungszusammenhang zu kennen. Diese Kontextinformationen werden durch die standardisierten Metadaten geliefert. Elektronisch erzeugte Unterlagen sind längerfristig zudem bloss dann lesbar, wenn auch die technischen Informationen ausreichend dokumentiert sind. Auch zu diesem Zweck werden Metadaten erhoben. 2. Bemerkungen zum Metadatenkatalog Der LAEDAG-Katalog baut auf dem Metadatenkatalog GEVER II der Bundesverwaltung auf, d.h. er ermöglicht die Archivierung von Daten aus Records-Management-Systemen. Da niemand die Entwicklung dieser Systeme voraussehen kann ist der Katalog grundsätzlich erweiterbar. Dies wird angedeutet durch den Bereich "Zusatzkomponenten". Metadaten sollen wenn immer möglich vom System automatisch erzeugt und archiviert werden. 3. Verwendete Begriffe (Auswahl) Ordnungssystem Abbildung der Aufgaben einer Verwaltungseinheit in hierarchischer Gliederung (wobei jede Verwaltungseinheit eine Gruppe 0 = Allgemeines besitzt) Strukturposition Stufe(n) des Ordnungssystems unterhalb der Produkteebene Ablageposition Unterste Stufe des Ordnungssystems auf der die Dossiers abgelegt werden Dossiertyp Zusatz zu Ablageposition, die ein Dossier klassifiziert Geschäft Ausführung eines logisch zusammenhängenden Auftrags Aktivität Einzelner Vorgang im Rahmen eines Geschäfts Dossier Gesamtheit der Unterlagen zu einem Geschäft oder Thema Unterdossier Untergliederung von Dossiers Dokument Einzelne Unterlage aus einem Geschäftsprozess historisiert Jeder neue oder veränderte Wert des jeweiligen Metadatenelements wird zusammen mit dem Datum der Neuerfassung oder Veränderung aufgezeichnet und kann nur zusammen mit dem ganzen Objekt wieder gelöscht werden.

12 LAEDAG Metadaten Konzeptionelles Datenmodell Aufbewahrungsfrist (systemexterne) Vorgaben Archivwürdigkeit Schutzfrist (Informations- oder Persönlichkeitsschutz) Ordnungssystem besitzt Aktenbildende Stelle (Organisationseinheit) umfasst Anbieten an Archiv oder Vernichten Anwendbar auf Ordnungssystemposition Federführung Zugehörigkeit Federführung Person Zusatzkomponentenliste umfasst Zuordnung Federführung Bearbeitung Zusatzkomponente Spezifiziert Ablage in Geschäft ist Subdossier / hat Subdossier Dossier Setzt sich zusammen aus Hat als Beilage / ist Beilage Dokument enthält Ist Folgeversion / Vorgängerversion Aktivität Ist Vorgänger / ist Nachfolger

13 Liste der Metadaten Metadatenelemente Records Mangement Nr. Name des Datenelements obligatorisch vorhanden obligatorisch ausgefüllt mehrfach vorkommend historisiert automatische Erfassung Bemerkung 1 Ordnungssystem 1.1 Ordnungssystem_Name X X 1.2 Ordnungssystem_Bereich X X X 1.3 Ordnungssystem_Aktenbildende_Stelle X X 1.4 Ordnungssystem_Version X X X 1.5 Ordnungssystemposition_Nummer X X 1.6 Ordnungssystemposition_Titel X X prägnant für untere 1.7 Ordnungssystemposition_Aktualisierung X X X Positionen (kleine Änderung) 1.8 Ordnungssystemposition_Informationsschutz X X X X IDAG 1.9 Ordnungssystemposition_Persönlichkeitsschutz X X X IDAG 1.10 Ordnungssystemposition_Archivwürdigkeit X X X ganz, teilweise, gar nicht 1.11 Ordnungssystemposition_Aufbewahrungsfrist X X X Kategorien, 1.12 Ordnungssystemposition_gesetzliche Grundlagen X X X X X 1.13 Ordnungssystemposition_Schlagwort X 1.14 Ordnungssystemposition_Dossiertyp X X X X nur für Objekte der Klasse Strukturpositi on Metadatenelemente Records Mangement Nr. Name des Datenelements obligatorisch vorhanden obligatorisch ausgefüllt mehrfach vorkommend historisiert automatische Erfassung Bemerkung 2 Geschäftsprozess (Workflow) 2.1 Geschäft_Titel X X 2.2 Geschäft_Vorlage X X nach Katalog 2.3 Geschäft_Eröffnungsdatum X X X

14 Geschäft_Bearbeitungsfrist_Extern X 2.5 Geschäft_Bearbeitungsfrist_Intern X 2.6 Geschäft_Arbeitsanweisung X X 2.7 Geschäft_Status X X X 2.8 Geschäft_Verweis X X 2.9 Aktivität_Vorschreibung X X 2.10 Aktivität_Vorlage X X nach Katalog 2.11 Aktivität_bearbeitende_Person X X 2.12 Aktivität_Status X X X 2.13 Aktivität_Abschlussvermerk X X nach Katalog 2.14 Aktivität_Abschluss_Datum X X X 3 Aktenführung (Ablage) 3.1 Dossier_Aktenzeichen X X X 3.2 Dossier_Federführende_Person X X X 3.3 Dossier_Typ X X X 3.4 Dossier_Titel X X 3.5 Dossier_Eröffnungsdatum X X X 3.6 Dossier_Status X X X 3.7 Dossier_Informationsschutz X X X X 3.8 Dossier_Persönlichkeitsschutz X X X 3.9 Dossier_Archivwürdigkeit X X X X aus Ordnungssyst emposition_doss iertyp übernommen aus Ordnungssyst emposition_ Archivwürdigk eit übernommen, weitervererbt nach Dokument

15 - 6 - Metadatenelemente Records Mangement obligatorisch vorhanden obligatorisch ausgefüllt mehrfach vorkommend Nr. Name des Datenelements 3.10 Dossier_Aufbewahrungsfrist X X X 3.11 Dossier_Ausleihe_Person X X 3.12 Dossier_Ausleihe_Datum X 3.13 Dossier_Verweis X X 3.14 Dossier_Schlagwort 3.15 Dossier_Bemerkung historisiert automatische Erfassung Bemerkung für physische Unterlagen für physische Unterlagen 3.16 Dokument_Aktenzeichen X X X 3.17 Dokument_extern X X X ja - nein 3.18 Dokument_Erstellende Person X X X 3.19 Dokument_Betreff X X 3.20 Dokument_Adressat X X 3.21 Dokument_Adressat_Kopie X X CC:, z.k. usw Dokument_Unterzeichner X X 3.23 Dokument_Absenderadresse X nur externe Dokumente 3.24 Dokument_Fremdaktenzeichen X nur externe Dokumente 3.25 Dokument_Absendedatum X nur externe Dokumente 3.26 Dokument_Eingangsdatum X nur externe Dokumente 3.27 Dokument_Registrierdatum X X X 3.28 Dokument_Version X X 3.29 Dokument_Informationsschutz X X X X 3.30 Dokument_Persönlichkeitsschutz X X X 3.31 Dokument_Archivwürdigkeit X X X 3.32 Dokument_Status X X X X 3.33 Dokument_Bemerkung X 3.34 Dokument_Format X X X X bei intern erstellten Unterlagen automatisch erfasst 3.35 Dokument_Speicherdatum X X X X 4 Zusatzkomponenten 4.1 Zusatzkomponente_Name X X 4.2 Zusatzkomponente_Bemerkung X X

16 Spezifikation der Metadatenelemente 6.1 Ordnungssystem Ordnungssystem_Name Identifikation: LAEDAG 1.1 Eindeutige Bezeichnung des Ordnungssystems, welche den Geltungsbereich des Ordnungssystems wiedergibt Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Frei wählbare Bezeichnung Enthält in der Regel als Element die Bezeichnung der Verwaltungseinheit oder des Aufgabenbereichs, in welchem das Ordnungssystem angewandt wird. Identifikation: LAEDAG 1.2 Ordnungssystem_Bereich Status des Ordnungssystems in Bezug auf die Zuordnung von Dossiers und Geschäften Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Festgelegte Werteliste (Auswahlliste) von Codes Erlaubte : laufend: Hauptsächlich nach den Aufgaben gegliedertes Ordnungssystem, dem neue Geschäfte und/oder Dossiers zugewiesen werden können abgeschlossen: nicht mehr verwendetes Ordnungssystem, dem keine neuen Dossiers und Unterlagen zugeordnet werden können

17 - 8 - Identifikation: LAEDAG 1.3 Ordnungssystem_Akenbildende_Stelle Eindeutige Bezeichnung der Organisationseinheit, welche die Federführung des Geschäfts innehat Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Festgelegte Werteliste (Auswahlliste) primär: Werteliste nach Aufbauorganisation des Kantons sekundär: Ad-hoc-Vergabe eines einmaligen Wertes nach einer festen Regel Identifikation: LAEDAG 1.4 Wertebereich: Ziffern Ordnungssystem_Version Versionsbezeichnung des Ordnungssystems Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Dient zur Verknüpfung und Unterscheidung von zeitlich aufeinander folgenden Ordnungssystemen mit demselben Geltungsbereich Identifikation: LAEDAG 1.5 Ordnungssystemposition_Nummer Eindeutige Identifikation und Ordnungsmerkmal der Ordnungssystemposition Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Festgelegte Werteliste (Auswahlliste) von Codes Die Ordnungssystemposition_Nummer kann sich aus mehreren Elementen zusammensetzen, z.b. WOV-Aufgabenbereich, Produktegruppe, Strukturposition (Ablageposition)

18 - 9 - Identifikation: LAEDAG 1.6 Wertebereich: Freier Text Erlaubte Ordnungssystemposition_Titel, Positionstitel; Gruppentitel Bezeichnung des Aufgabenbereichs, der dieser Ordnungssystemposition zugewiesen ist Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Jede Art von Text, welche ohne weitere Hilfsmittel allgemein verstehbar ist. Ordnungssystemposition_Titel können mehrfach innerhalb eines Ordnungssystems vorkommen Ordnungssystemposition_Titel sind inhaltlich so zu bilden, dass sie hierarchisch geordnet werden können und zu den übergeordneten resp. untergeordneten Positionen eine Teil_Ganzes_Beziehung bilden. Ordnungssystemposition_Titel müssen innerhalb des Ordnungssystems formal und inhaltlich eindeutig sein und innerhalb desselben Gruppentitels inhaltlich klar abgrenzbar sein Identifikation: LAEDAG 1.7 Ordnungssystemposition_Aktualisierung Merkmal, welches die Erweiterbarkeit und Veränderbarkeit der Ordnungssystemposition bestimmt ausgefüllt, falls zutreffend Wertebereich: Freie Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte Jede Art von Text, welche ohne weitere Hilfsmittel allgemein verstehbar ist. Im übrigen gelten die Regeln für die Titel Durch die Veränderung von Aufgaben kann es bei einer untergeordneten Ordnungssystemposition erforderlich sein, deren Bereich einzuschränken oder auszuweiten.

19 Identifikation: LAEDAG 1.8 Ordnungssystemposition_Informationsschutz Grad, in dem alle untergeordneten Objekte Geschäft und Dossier vor unberechtigter Einsicht geschützt werden müssen Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Klassifizierungskategorien nach IDAG Erlaubte nach IDAG Das Datenelement muss historisiert werden, weil sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert. Identifikation: LAEDAG 1.9 Ordnungssystemposition_Persönlichkeitsschutz Markierung, die angibt, ob alle untergeordneten Objekte Geschäft und Dossier besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile gemäss Datenschutzrecht enthalten Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte nach IDAG Das Datenelement muss historisiert werden, weil sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert Identifikation: LAEDAG 1.10 Ordnungssystemposition_Archivwürdigkeit Entscheid des Staatsarchivs über die Archivierung der untergeordneten Objekte Geschäft und Dossier Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste)

20 Erlaubte noch nicht bewertet = Die Archivwürdigkeit ist durch das Staatsarchiv noch nicht beurteilt worden. Die untergeordneten Objekte müssen dem Archiv angeboten werden, sobald sie in der Verwaltungseinheit nicht mehr ständig benötigt werden. archivwürdig = die untergeordneten Objekte müssen im Staatsarchiv archiviert werden Auswahl = Nur eine Auswahl der untergeordneten Objekte ist archivwürdig. nicht archivwürdig = die untergeordneten Objekt werden nicht archiviert und können ohne weitere Rücksprache mit dem Staatsarchiv vernichtet werden, sobald sie in der Verwaltung nicht mehr benötigt werden Die Werte dieses Datenelements können prospektiv über eine Archivierungsstrategie des Staatsarchivs bestimmt werden oder ad-hoc über ein spezifisches Angebot zur Ablieferung Da die im Organisationssystem abgebildeten Aufgaben einer Verwaltungseinheit mit der Zeit ihre Bedeutung verändern, kann sich auch die Archivwürdigkeit der Unterlagen, die bei diesen Aufgaben entstehen, ändern. Das Datenelement muss deshalb historisiert werden, damit solche Änderungen nachgewiesen werden können Identifikation: LAEDAG 1.11 Ordnungssystemposition_Aufbewahrungsfrist Durch Gesetz oder Verordnung vorgeschriebener Zeitraum, während welchem die untergeordneten Objekte Geschäft und Dossier nach Geschäftsabschluss aufbewahrt werden müssen Falls vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte dauernd [Anzahl] Jahre unbekannt Da die im Organisationssystem abgebildeten Aufgaben einer Verwaltungseinheit mit der Zeit ihre Bedeutung verändern, kann sich auch die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen, die bei diesen Aufgaben entstehen, ändern. Das Datenelement muss deshalb historisiert werden, damit solche Änderungen nachgewiesen werden können

21 Identifikation: LAEDAG 1.12 Ordnungssystemposition_gesetzliche_Grundlagen Gesetzliche Grundlagen der Aufgaben, in deren Ausführung die untergeordneten Objekte Geschäft und Dossier erstellt werden Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte Jede Art von Text, welche ohne weitere Hilfsmittel allgemein verstehbar ist. Änderungen der im Organisationssystem abgebildeten Aufgaben einer Verwaltungseinheit gehen oftmals auf Veränderungen der gesetzlichen Grundlagen zurück. Das Datenelement muss deshalb historisiert werden, damit solche Änderungen nachgewiesen werden können Identifikation: LAEDAG 1.13 Ordnungssystemposition_Schlagwort Wort oder Wortkombination, die den Ordnungssystemposition_Titel ergänzt und dadurch die Recherche im Ordnungssystem erleichtert Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Freie oder kontrollierte Wortwahl möglich Identifikation: LAEDAG 1.14 Ordnungssystemposition_Dossiertyp Merkmal, welches anzeigt, ob unter der Strukturposition ein einziges Sachdossier oder beliebig viele Geschäftsdossiers und Projektdossiers eröffnet werden können Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte Geschäftsdossier (GD), Themendossier (TD), Geschäfts- und Fallaktenserien (GS), Themenserien (TS). Vgl. Anhang I Ordnungssysteme Die Unterscheidung Geschäftsdossier/Sachdossier ist in igeko bereits implementiert

22 Geschäftsprozess (Workflow) Geschäft_Titel; Betreff Identifikation: LAEDAG 3.1 Benennung von Tätigkeit und Gegenstand des Geschäfts Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text Im Prozessablauf werden Geschäft und Projekt gleich behandelt Geschäft_Vorlage Identifikation: LAEDAG 2.2 Vordefinierter Ablauf eines Geschäfts Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte kein = Geschäftsablauf wird ad-hoc festgelegt [Name] aus Auswahlliste = vordefinierter Ablauf Viele Geschäfte besitzen Sachspezifisch vordefinierte Ablaufverfahren, welche im System hinterlegt sind Identifikation: LAEDAG 2.3 Wertebereich: Datum Erlaubte Geschäft_Eröffnungsdatum Tag, an dem das Geschäft im Geschäftskontroll- oder Dokument- Management-System registriert worden ist Obligatorisch vorhanden Gültiges Datum, das kleiner oder gleich dem aktuellen Datum ist

23 Identifikation: LAEDAG 2.4 Wertebereich: Datum Erlaubte Geschäft_Bearbeitungsfrist_extern Tag, an welchem der Vorgang aufgrund eine Vorgabe von aussen erledigt werden muss Obligatorisch vorhanden Gültiges Datum Nicht bei jedem Geschäft werden Bearbeitungsfristen von externen Instanzen gesetzt Identifikation: LAEDAG 2.5 Wertebereich: Datum Erlaubte Geschäft_Bearbeitungsfrist_intern Festgelegter Zeitraum, in welchem das Geschäft aufgrund von Vorgaben der Verwaltungseinheit erledigt werden soll Obligatorisch vorhanden Gültiges Datum Für die Geschäftskontrolle ist es sinnvoll, stets eine interne Bearbeitungsfrist zu setzen. Da aber Fälle vorstellbar sind, bei denen eine Frist keinen Nutzen bringt, soll die Möglichkeit bestehen, das Metadatenelement leer zu lassen Identifikation: LAEDAG 2.6 Wertebereich: Freier Text Geschäft_Arbeitsanweisung; Auftragsbeschreibung Vorgaben und Hinweise für die Durchführung und Erledigung Obligatorisch vorhanden Das Datenelement ermöglicht es, den Geschäftsablauf und das Vorgehen zum Erreichen eines Ergebnisses zu beschreiben

24 Geschäft_Status Identifikation: LAEDAG 2.7 Zustand in Bezug auf den Lebenszyklus des Geschäfts Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte offen = Geschäft ist in Bearbeitung abgeschlossen = Geschäft ist erledigt archiviert = Geschäftsunterlagen sind dem Staatsarchiv zur Archivierung abgeliefert worden vernichtet = Geschäft ist gelöscht Geschäft_Verweis Identifikation: LAEDAG 2.8 Referenz auf andere Ordnungssystempositionen, Dossiers oder Geschäfte, die in enger Beziehung mit dem Geschäft stehen ohne direkt mit ihm verknüpft zu sein Obligatorisch vorhanden, Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Existierende Identifikationen von Ordnungssystempositionen, Geschäften und Dossiers Aktivität_Vorschreibung Identifikation: LAEDAG 2.9 Beschreibung der Tätigkeit, die ausgeführt werden soll Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text oder feste Werteliste (Auswahlliste) Verschiedene Amtsstellen besitzen Aktivitätsvorschreibungen

25 Aktivität_Vorlage Identifikation: LAEDAG 2.10 Beschreibung der Tätigkeit, die ausgeführt werden soll Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text Bezeichnung für im System vordefinierte Abläufe Identifikation: LAEDAG 2.11 Aktivität_bearbeitende_Person Akteur, welcher die Aktivität durchführt Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Im Organigramm bzw. den Organisationsvorschriften der Verwaltungseinheit aufgeführte Rollen resp. Personen Aktivität_Status Identifikation: LAEDAG 2.12 Zustand in Bezug auf die Erledigung der Aktivität Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Festgelegte Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte aktiv = Aktivität ist noch nicht erledigt storniert = Aktivität ist ohne logischen Abschluss des Vorgangs geschlossen worden geschlossen = Aktivität ist abgeschlossen

26 Aktivität_Abschlussvermerk Identifikation: LAEDAG 2.13 Kurze Beschreibung des Ergebnisses der Aktivität Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text Aktivität_Abschluss_Datum Identifikation: LAEDAG 2.14 Tag, an dem die Aktivität abgeschlossen wurde Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Datum

27 Aktenführung (Ablage) Identifikation: LAEDAG 3.1 Referenz:: Typ der Referenz:: Dossier_Aktenzeichen; Geschäftszeichen Identifikation und Ordnungsmerkmal des Dossiers Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Ordnungssystemposition_Nummer der übergeordneten Strukturposition Die Ordnungssystemposition_Nummer bildet das Stammelement des Aktenzeichens Wertebereich: Gültige Zeichensequenzen gemäss Regeln im Kommentar Das Dossier_Aktenzeichen erlaubt es, das Dossier innerhalb eines bestimmten Ablagesystems einer bestimmten Endposition (Strukturposition) des Ordnungssystems und im Falle eines Unterdossiers einem übergeordneten Dossier zuzuordnen. Identifikation: LAEDAG 3.2 Dossier_Federführende_Person Akteur, welcher das Dossier führt Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Im Organigramm bzw. den Organisationsvorschriften der Verwaltungseinheit aufgeführte Rollen resp. Personen Die Person, welche das Dossier führt, ist nicht in jedem Fall identisch mit der Person, welche die Aktivitäten ausführt.

28 Dossier_Typ Identifikation: LAEDAG 3.3 Merkmal, welches anzeigt, ob unter der Strukturposition ein einziges Sachdossier oder beliebig viele Geschäftsdossiers eröffnet werden Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Frei wählbare Bezeichnung Sachdossier = unter der Strukturposition kann nur ein einziges Sachdossier gebildet werden, welches mehrere Geschäfte enthalten kann Geschäftsdossier = unter der Strukturposition können beliebig viele Geschäfte zum gleichen Sachbereich eröffnet werden Dossier_Titel; Betreff Identifikation: LAEDAG 3.4 Kurzbeschreibung des Geschäftsfalls (bei Geschäftsdossierbildung) oder des Sachbetreffs (bei Sachdossierbildung), zu welchem Unterlagen im Dossier abgelegt werden Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Frei wählbare Bezeichnung Der Dossier_Titel soll die konkrete Aufgabe bzw. Tätigkeit der Verwaltungseinheit und den Gegenstand beschreiben Identifikation: LAEDAG 3.5 Wertebereich: Datum Dossier_Eröffnungsdatum Tag, an dem das Dossier im LAEDAG-System / Dokument Management-System registriert worden ist Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt

29 Dossier_Status Identifikation: LAEDAG 3.6 Zustand in Bezug auf den Lebenszyklus des Dossiers Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Festgelegte Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte offen = Geschäft ist in Bearbeitung abgeschlossen = Geschäft ist erledigt archiviert = Geschäftsunterlagen sind dem Staatsarchiv zur Archivierung abgeliefert worden vernichtet = Geschäft ist gelöscht Identifikation: LAEDAG 3.7 Referenz: Dossier_Informationsschutz Grad, in dem das Dossier und die enthaltenen Unterlagen vor unberechtigter Einsicht geschützt werden müssen Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert IDAG Wertebereich: nach IDAG Das Datenelement muss historisiert werden, weil sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert

30 Identifikation: LAEDAG 3.8 Referenz: Dossier_Persönlichkeitsschutz Markierung, die angibt, ob das Dossier besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile gemäss Datenschutzrecht enthalten Obligatorisch vorhanden und historisiert IDAG Wertebereich: nach IDAG erlaubte nach IDAG (vermutlich in der Art: frei = frei zugänglich schützenswert = Schutzfrist besonders schützenswert = verlängerte Schutzfrist) Das Datenelement muss historisiert werden, weil sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert Identifikation: LAEDAG 3.9 Dossier_Archivwürdigkeit Entscheid des Staatsarchivs über die Archivierung Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte noch nicht bewertet = die Archivwürdigkeit ist durch das Staatsarchiv noch nicht beurteilt worden archivwürdig = Das Dossier muss im Staatsarchiv archiviert werden Nicht archivwürdig = Das Dossier wird nicht archiviert und kann ohne weitere Rücksprache mit dem Staatsarchiv vernichtet werden, sobald es in der Verwaltungseinheit nicht mehr benötigt wird Enthält in der Regel als Element die Bezeichnung der Verwaltungseinheit oder des Aufgabenbereichs, in welchem das Ordnungssystem angewandt wird.

31 Identifikation: LAEDAG 3.10 Dossier_Aufbewahrungsfrist Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Obligatorisch vorhanden Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Dieses Datenelement ist notwendig, damit ein nicht archivwürdiges Dossier beim Archivierungsvorgang nicht vorzeitig gelöscht wird Dossier_Ausleihe_Person Identifikation: LAEDAG 3.11 Akteur, an welchen das physische Dossier zur vorübergehenden Verwendung übergeben worden ist Obligatorisch vorhanden Wertebereich: In den Organisationsvorschriften der Verwaltungseinheit aufgeführte Stellen, Rollen und Personen Nur angewandt für Papierdossiers und andere Informationsträger, die ausserhalb der Geschäftsverwaltungs-Anwendung aufbewahrt werden Dossier_Ausleihe_Datum Identifikation: LAEDAG 3.12 Datum, an welchem das Dossier zur vorübergehenden Verwendung von seinem Standort entfernt worden ist. Obligatorisch vorhanden Wertebereich: In den Organisationsvorschriften der Verwaltungseinheit aufgeführte Stellen, Rollen und Personen Nur angewandt für Papierdossiers und andere Informationsträger, die ausserhalb der Geschäftsverwaltungs-Anwendung aufbewahrt werden

32 Dossier_Verweis Identifikation: LAEDAG 3.13 Identifikationsmerkmal der Archivschachtel, in welcher das Dossier ans Staatsarchiv abgeliefert worden ist Obligatorisch vorhanden Wertebereich: Ganzzahlen bei jeder Ablieferung mit 1 beginnend Ganzzahl Nur angewandt für Papierdossiers und andere Informationsträger, die ausserhalb der Geschäftsverwaltungs-Anwendung aufbewahrt werden. Die Nummer wird erst bei der Aufbereitung für die Ablieferung ans Staatsarchiv vergeben. Muss in der LAEDAG-Anwendung erfasst werden, damit die Dossiers mit genauen Angaben für die Ausleihe vom Staatsarchiv bestellt werden können Dossier_Schlagwort Identifikation: LAEDAG 3.14 Wort oder Wortkombination, die den Dossier_Titel ergänzt und dadurch die Recherche erleichtert Nicht obligatorisch, Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Frei wählbare Bezeichnung oder festgelegte Werteliste (Auswahlliste) Dossier_Bemerkung Identifikation: LAEDAG 3.15 Informationen, die für die Arbeit mit dem Dossier von Bedeutung sind Nicht obligatorisch Wertebereich: Freier Text

33 Dokument_Aktenzeichen Identifikation: LAEDAG 3.16 Referenz:: Typ der Referenz: Ordnungsmerkmal, welches das Dokument in die Ablagestruktur eingliedert Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Dossier_Aktenzeichen Dossier_Aktenzeichen ist identisch mit dem Dokument_Aktenzeichen Dokument_extern Identifikation: LAEDAG 3.17 Dokument, welches des LAEDAG-Systems erstellt worden ist Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: ja - nein Boolean Identifikation: LAEDAG 3.18 Dokument_Erstellende_Person Akteur, welcher das Dokument erstellt hat Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: falls Dokument_extern = nein Im Organigramm bzw. den Organisationsvorschriften der Verwaltungseinheit aufgeführte Rollen resp. Personen falls Dokument_extern = ja Name des Erstellers und seiner Organisationseinheit

34 Dokument_Betreff; Titel Identifikation: LAEDAG 3.19 Kurze Beschreibung des im Dokument behandelten Gegenstandes Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text In der Regel die im Dokument vorhandene Betreffzeile übernehmen Dokument_Adressat Identifikation: LAEDAG 3.20 Stelle(n) bzw. Person(en), welche als Empfänger der Übermittlung im Adressfeld angegeben sind Obligatorisch vorhanden; Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Namen oder Kürzel von Personen oder Stellen Ist für eingehende und ausgehende Korrespondenz zu verwenden Identifikation: LAEDAG 3.21 Dokument_Adressat_Kopie Stelle(n) bzw. Person(en), welche als Empfänger von Kopien des Dokuments angegeben sind Obligatorisch vorhanden; Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Namen und Kürzel von Personen oder Stellen Ist für eingehende und ausgehende Korrespondenz zu verwenden

35 Dokument_Unterzeichner Identifikation: LAEDAG 3.22 Person, welche das Dokument unterzeichnet hat oder die Verantwortung dafür übernimmt Obligatorisch vorhanden; Mehrfachvorkommen möglich Wertebereich: Namen oder Kürzel von Personen Ist in der Regel identisch mit dem Absender. Fehlt ein Unterzeichner, dann wird der Autor oder die Institution, in deren Rahmen die Unterlage entstanden ist, erfasst Dokument_Absenderadresse Identifikation: LAEDAG 3.23 Anschrift des Unterzeichners Obligatorisch vorhanden Wertebereich: Adressen für Papier und/oder elektronische Post Ist nur für eingehende Korrespondenz zu verwenden Dokument_Fremdaktenzeichen Identifikation: LAEDAG 3.24 Referenz auf das entsprechende Dossier des Absenders Obligatorisch vorhanden Ist nur für eingehende Korrespondenz zu verwenden

36 Dokument_Absendedatum Identifikation: LAEDAG 3.25 Tag, der bei Briefen auf dem Umschlag im Poststempel ersichtlich ist oder bei s Tag und Zeit, an dem das vom Absender verschickt worden ist. Obligatorisch vorhanden Wertebereich: Datum bzw. Datum und Zeit erlaubte gültige Datums- und Zeitangabe Nur für eingehende Korrespondenz zu verwenden und nur dort, wo geltende Fristregelungen auf dieses Datum Bezug nehmen Identifikation: LAEDAG 3.26 Dokument_Eingangsdatum Tag (bei s Zeitpunkt) des Eingangs in die Verwaltungseinheit Obligatorisch vorhanden und bei externen Unterlagen ausgefüllt Wertebereich: Datum bzw. Datum und Zeit erlaubte gültige Datums- und Zeitangabe Nur für eingehende Korrespondenz zu verwenden Identifikation: LAEDAG 3.27 Wertebereich: Datum Erlaubte Dokument_Registrierdatum Tag, an welchem das Dokument einem Geschäft zugeordnet worden ist Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Gültiges Datum

37 Dokument_Version Identifikation: LAEDAG 3.28 Identifikations- und Reihungsmerkmal eines aufgezeichneten Arbeitsstandes eines Dokuments Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Numerisch sortierbare Folge von Zahlenwerten Identifikation: LAEDAG 3.29 Referenz: Dokument_Informationsschutz Grad, in welchem die Unterlage vor unberechtigter Einsicht geschützt werden muss Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert IDAG Wertebereich: nach IDAG Das Datenelement muss historisiert werden, weil sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert Identifikation: LAEDAG 3.30 Dokument_Persönlichkeitsschutz Markierung, die angibt, ob das Dokument besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile gemäss Datenschutzrecht enthält Obligatorisch vorhanden und historisiert Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte nach IDAG Das Datenelement muss historisiert werden, da sich die Beurteilung der Schutzwürdigkeit im zeitlichen Ablauf verändert

38 Identifikation: LAEDAG 3.31 Dokument_Archivwürdigkeit Entscheid des Staatsarchivs über die Archivierung Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Referenz: Typ der Referenz: Dossier_Archivwürdigkeit Dossier_Archivwürdigkeit ist identisch mit Dokument_Archivwürdigkeit. Der Wert kann jedoch überschrieben werden. Es kann der Fall eintreten, dass ein Dokument archivwürdig ist, auch wenn das Dossier, zu welchem es gehört, nicht archiviert wird. Dokument_Status Identifikation: LAEDAG 3.32 Zustand der Unterlage in Bezug auf Veränderbarkeit und Gültigkeit Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Feste Werteliste (Auswahlliste) Erlaubte Arbeitsexemplar = veränderbare Version Zwischenversion = abgeschlossene und nicht mehr veränderbare Zwischenversion Schlussversion = nicht mehr veränderbare Schlussversion, die abgeschickt worden ist oder die intern gültige Version darstellt Die Werte sind unabhängig vom Datenformat der Unterlage, sie bezeichnen nur Berechtigungen

39 Dokument_Bemerkung Identifikation: LAEDAG 3.33 Wertebereich: Freier Text Verschiedene Informationen, die im Zusammenhang mit der Unterlage festgehalten werden müssen Obligatorisch vorhanden unter anderem: Empfangsbestätigung abgegeben oder erhalten Festgestellte Fehler bei Beilagen Beilagen, die nicht in der Geschäftsverwaltung verwaltet werden, z.b. Gegenstände Aufbewahrungsort der Papiervorlage, wenn aus rechtlichen Gründen die Schriftform auf Papier verlangt wird Dokument_Format Identifikation: LAEDAG 3.34 Technisches Format des Dokuments Obligatorisch vorhanden, ausgefüllt und historisiert Wertebereich: Formatangabe mit Versionsnummer Gültige Werte aus Formatliste oder Pfad auf Eintrag in Formatdatenbank Enthält detaillierte Format-Bezeichnung des Softwareanbieters oder einer Formatdatenbank Wird auch für physische Dokumente verwendet.

40 Dokument_Speicherdatum Identifikation: LAEDAG 3.35 Wertebereich: Datum Erlaubte Datum der Aufnahme eines Dokuments, welches erst nach seiner Registrierung ins LAEDAG-System aufgenommen wird Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Gültiges Datum Wird angewendet auf nachträglich eingescannte Dokumente 6.4 Zusatzkomponenten Identifikation: LAEDAG 4.1 Wertebereich: Freier Test Zusatzkomponente_Name Innerhalb der Zusatzkomponentenliste eindeutige Bezeichnung der Zusatzkomponente Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Zusatzkomponente_Bemerkung Identifikation: LAEDAG 4.2 Erläuterung der Zusatzkomponente Obligatorisch vorhanden und ausgefüllt Wertebereich: Freier Text

41 Departement Bildung Kultur und Sport Staatsarchiv Anhang III zur Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG) Beispiele zu den Kriterien der Archivwürdigkeit Aarau, 23. Januar 2007 In Anwendung der Auswahlkriterien im Kapitel 5 der Richtlinie zeigen folgende Beispiele die Archivwürdigkeit (in Klammern weitere Konkretisierungen). 1. Beispiele archivwürdiger Dokumente a) Bereich des Verwaltungsaufbaus und der Verwaltungstätigkeit: - alle Protokolle und Geschäfte der Regierung sowie der Kommissionen, die dem Regierungsrat oder den Departementen zugeordnet sind - Unterlagen zu Aussenbeziehungen (interkantonale Direktorenkonferenzen) - Unterlagen zur Verwaltungs- und Prozessorganisation (Verwaltungsaufbau, interne Weisungen und Handbücher) - Unterlagen zu Reorganisationen (Schaffung/Auflösung von Verwaltungsstellen, interne Weisungen und Handbücher, Projekt-Organisationen) - Geschäftskontroll- und workflow-nachweise (Tagebücher, Geschäftskontrollkarteien, Rechenschaftsberichte, Jahresrechnungen, Expertenberichte und Gutachten) - Bauakten gemäss Angaben der bauenden Organisation - Management-Handbücher (z.b. für Qualitätsmanagementsystem) b) Bereich des Gesetzgebungsprozesses und der Rechtsprechung: - Wahl- und Abstimmungsunterlagen und -ergebnisse - Protokolle und Geschäfte des Grossen Rates - Protokolle der grossrätlichen Kommissionen - Vorbereitungen für Gesetzesentwürfe - Protokolle des Obergerichts, der Bezirksgerichte - Gerichtsfallakten (in Auswahl) c) Bereich der Sicherung berechtigter Interessen: - Beschwerden (mit den entsprechenden Erwägungen der Rechtsdienste) - Scheidungsurteile - Dossiers des Migrationsamtes - Grundbuch (inkl. sämtlicher Belegakten) d) Bereich der Wissenschaft und Forschung: - Unterlagen - Akten zu Personen (Personalakten)

42 Statistische Informationen (Volkszählung, Steuerwesen, Betriebszählungen, Beitragsmassnahmen, Berufsbildung) e) Bereich des Verständnisses der Gegenwart und der Geschichte: - Audiovisuelle Dokumente zur Veranschaulichung historischer Zustände und Veränderungen - Unterlagen zu Kultur- und Industrie-Objekten sowie zu Naturdenkmälern - Unterlagen zu Raumplanung und Leitbilder - Informationen zu Jubiläen - Informationen zu ausserordentlichen Lagen (Krieg, Katastrophen) - Informationen zu ausserordentlichen Ereignissen (bspw. AKW Kaiseraugst) - Öffentlichkeitsarbeit und (interne) Kommunikation (Referate, Publikationen, Pressemitteilungen, Fotos) f) Dokumentationen und Sammlungen, welche der Ergänzungen des übrigen Archivgutes dienen - Informationen zu Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens g) Unterlagen privater Herkunft soweit daran ein öffentliches Interesses besteht - Ausgewählte Nachlässe und Deposita von Personen und Organisationen 2. Beispiele generell nicht archivwürdiger Dokumente a) Briefumschläge und Bestätigungsschreiben und Terminabsprachen b) Mehrfachkopien, Arbeitskopien und Notizen c) Dokumentationsmaterialien gesammelt zu reinen Informationszwecken (Weisung anderer Kantone, Zeitschriften, Lieferanten-Informationen, Kursunterlagen) d) s, die nicht ins Ordnungssystem abgelegt werden e) Lieferscheine

43 Departement Bildung Kultur und Sport Staatsarchiv Anhang IV zur Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (Projekt LAEDAG) Anforderungen an die Aktenführung Aarau, 23. Januar 2007 Gemäss Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung erlassen die Staatskanzlei, die Departemente und die Justizbehörden Vorschriften über die Organisation der Aktenführung und Archivierung und sind verantwortlich, dass diese Vorschriften im Verantwortungsbereich umgesetzt werden. Diese Vorschriften für die einzelnen Verwaltungseinheiten müssen den nachstehenden Anforderungen genügen: 1. Administration der Aktenführung 1.1 Organisationsvorschriften Die Organisationsvorschriften für die Verwaltungseinheit müssen die Zuständigkeiten und Abläufe der Aktenführung verbindlich regeln. Diese Regelungen werden von der herausgebenden Stelle laufend nachgeführt und regelmässig auf ihre Einhaltung und Eignung hin überprüft. 1.2 Zugriffs- und Bearbeitungsrechte Diese Rechte müssen bezüglich Dokumenten, Dossiers und Metadaten klar geregelt werden. 1.3 Schutz und Sicherheit der Dokumente und Dossiers Die Dokumente und Dossiers sind mit organisatorischen, technischen und baulichen Massnahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Veränderung sowie Verlust zu schützen. 1.4 Ordnungssystem Es ist für jede Verwaltungseinheit ein Ordnungssystem gemäss Anhang I festzulegen. Bei Geschäften mit konventionellen und elektronischen Dokumenten (Mischablagen) muss das Ordnungssystem entsprechende Querverweise auf konventionelle Dokumente enthalten.