MEHRWERK. Archivierung und ECM für SAP ERP

Transkript

1 MEHRWERK Archivierung und ECM für SAP ERP

2 Archiv Warum Langzeitarchivierung? Seitdem die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Speicherung von Informationen unter anderem in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) oder in den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung (HGB/AO) formuliert worden sind, ist das Thema elektronische Langzeitarchivierung zunehmend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Interesses gerückt. Weitere wichtige Argumente sind anzuführen: Um ein Vielfaches schnellere Informationsrecherche und blitzschneller Zugriff auf Dokumente; nur wenig Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen; bequeme Auslagerung der Dokumente auf Medien mit großem Speichervolumen; höchste Datensicherheit durch den Einsatz moderner Archivierungs- und Backup- Technologien. Seite 2

3 Archiv Fakten Einhaltung gesetzlicher Richtlinien zur elektronischen Archivierung ECM und Langzeitarchiv einzeln oder als integriertes System nutzbar Unterstützung modernster Storage-Technologien Parallele Archivierung in heterogenen Hardware-Subsystemen Archivierbare Datenmenge nahezu unbegrenzt Einfache und übersichtliche Archivsystem-Administration Automatische Medienkopien Automatische Replikation Seite 3

4 Archiv Schnittstellen und Technologien Hardware-Schnittstellen für Einzellaufwerke: SCSI, USB, IDE u. IEEE1394 (Firewire bzw. ilink) Jukeboxen mit optischen Medien, RAID-Systeme im HDD-Verbund, NAS, SAN, iscsi, EMC Centera oder ondemand von IBM Administrationsanwendung für jedes Speichersystem Archivierung auch parallel parallele Archivierung der Dokumente in unterschiedlichen Archivsystemen wird unterstützt Seite 4

5 Archiv Document Lifecycle Management mit Lebenszyklus-Verwaltung Das im ECM-System integrierte Modul zur Lebenszyklus-Verwaltung ermöglicht es Anwendern, den Lebenszyklus von Dokumenten anhand individueller Regeln festzulegen und dadurch zu automatisieren. Die Regeln legen die Entwicklung eines Dokuments von seiner erstmaligen Erstellung bis zum endgültigen Löschen aus dem Archiv fest. Der Zyklus bestimmt, wie lange ein Dokument bearbeitet werden kann, wann es archiviert wird, wie lange es archiviert bleibt und wann es endgültig aus dem System entfernt wird. Die Daten zum Lebenszyklus eines Dokuments lassen sich über das Eigenschaften- Dialogfeld aus dem Windows-Explorer schnell einsehen und gegebenenfalls ändern. Zudem kann eine manuelle bzw. sofortige Archivierung über einen Befehl aus dem Explorer-Kontextmenü veranlasst werden. Seite 5

6 Archiv Nahtlose Interaktion. In Verbindung mit dem Archiv kann das ECM-System um eine äußerst leistungsfähige Langzeit-Archivierungslösung erweitert werden. Obwohl das System sowohl mit optionaler Jukebox-bzw. Einzellaufwerk-Anbindung als auch im Verbund mit anderen komplexen Hardware-Konstellationen einsetzbar ist, lassen sich alle Archivierungsfunktionen auch ohne externe Speichergeräte vollständig nutzen. Dies bedeutet, dass Dokumente beispielsweise auch in einem festgelegten Archivbereich auf einer internen Festplatte dauerhaft abgelegt werden können. Die Sicht auf Dokumente ist immer einheitlich und transparent. Archivierte Informationen lassen sich jederzeit bequem über den Windows Explorer abrufen und lesen. Seite 6

7 Archiv Langzeitarchivierung mit einfacher Konfiguration. Archivserver stellt Benutzern eine eigene, vom ECM-System unabhängige Administrationsoberfläche zur Verfügung. ObjectStore Management Console (OMC) lässt sich das Archiv komfortabel und einfach administrieren und konfigurieren. OMC ist als Snap-In-Modul für die Microsoft Management Console konzipiert. Systemverwalter können mit der OMC auch mehrere Archive parallel administrieren. -Benachrichtigung und Hardware-Erkennung. Archivsoftware ermöglicht den automatisierten Versand von -Benachrichtigungen bei Eintritt bestimmter Ereignisse zum Beispiel, wenn Speichermedien in einer Jukebox ausgetauscht werden müssen. Durch automatische Hardware-Erkennung des Archivs unter Windows wird die Implementierung von Speichergeräten wesentlich vereinfacht. Seite 7

8 Archiv Datenkompression. Daten lassen sich in komprimierter Form abspeichern und an einen Client-Rechner schicken. Komprimierung kann auf Archivserver oder auf Client vorgenommen SSL-Verschlüsselung bei der Nutzung nicht sicherer Kanäle. Datenübertragung ist SSL-verschlüsselt Dokument werden transaktionssicher abgelegt. Revisionssicherheit durch Prüfsummen und digitale Zeitstempel. Die Prüfsummen, die mit dem Dokument im Archiv abgelegt sind, beweisen die Vollständigkeit und die Integrität der Dokumente. Weitere Möglichkeiten zum Nachweis der Vollständigkeit von Archiv und Dokumenten bietet die Methode der digitalen Zeitstempel. Die Überprüfung von einzelnen Daten, eines Datenbestandes oder sogar des gesamten Archivs auf Integrität wird durch ein Zertifikat angezeigt Seite 8

9 ECM-Lösung für SAP ERP Leistungsfähiges und unkompliziertes Enterprise Content Managementsystem (ECM), mit dem unternehmensrelevante Informationen und Dokumente auch außerhalb der SAP Umgebung sicher und komfortabel verwalten können. Fakten Automatischer Import von Dokumenten beliebiger Formate Integration in Kofax Capture, Pixel Translations QuickScan Pro und in das Dateisystem Nachbearbeitung fehlerhafter sowie nicht korrekt verarbeiteter Dokument-Stapel Automatische Indizierung vorhandener Dokumente und Verknüpfung mit SAP -Belegen Direkter Zugriff auf alle gescannten bzw. indizierten Dokumente Seite 9

10 ECM-Lösung für SAP ERP ScanLink und ArcLink ScanLink ist schon seit Jahren eine leistungsfähige Import- und Scan-Schnittstelle zu ArcLink (SAP Archive-Link BC-AL 4.5) und zum ECM-System Dokumente können bei Bedarf zunächst mit ArcLink in das ECM-System importiert und danach mit SAP -Belegen verknüpft werden. Direkte Verbindung zwischen SAP -spezifischen Bearbeitungsprozessen und leistungsfähigem Content Management ohne Kompromisse, die Schnittstelle verknüpft beliebige, archivierte Dokumente nahtlos mit SAP -Business-Objekten. Individuelle Funktionsvielfalt ScanLink-Schnittstelle bietet Verwendung von fest definierte SAP -Funktionsbausteinen (Erstellung von Verknüpfungen, Start von Workflows) und ruft direkt remotefähige Bausteine aus ScanLink auf. Selbst entwickelte Module lassen sich über die integrierte generische Programmierschnittstelle ansprechen. Seite 10

11 ECM-Lösung für SAP ERP Steuerung durch Journale. Um Dokumente mit ScanLink zu verarbeiten, werden Journale erstellt, die Informationen zu den Dokumenten und den gewünschten Bearbeitungsschritten enthalten. Es lassen sich Abhängigkeiten zwischen einzelnen Bearbeitungsschritten abbilden, sodass beispielsweise ein späterer Schritt einen Parameter übernimmt, der in einem früheren Schritt ermittelt wurde. Ein Folgeschritt wird nur ausgeführt, wenn alle vorherigen erfolgreich abgearbeitet wurden. Unabhängig vom Erstellungsprozess können Bearbeitungsschritte zu einem späteren Zeitpunkt, ausgeführt werden. Ergebnisse der Bearbeitung werden ebenfalls im Journal abgespeichert. Fehlerhaft bearbeitete Journale können nach Beseitigung der Fehlerursache erneut gestartet werden. Es werden nur die fehlerhaften Bearbeitungsschritte wiederholt. Seite 11

12 Web Portal Für autorisierten Anwendern einen weltweiten Zugriff auf alle Informationen, die im ECM-System gespeichert sind. Einzige Voraussetzung: ein gültiges Benutzerkonto und Internetzugang. Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf Informationen. Fakten Enorme Beschleunigung von Geschäftsprozessen Kostenersparnis durch weltweite Verfügbarkeit des ECM-Systems Keine zusätzlichen Software-Komponenten auf dem Client-Rechner Zugriff über einen gängigen Internetbrowser Schnelle und übersichtliche Navigation Hierarchische Ablagestrukturen wie im Windows Explorer Seite 12

13 Web Portal Zwei Versionen für unterschiedliche Anforderungen. Web Portal: Web Portal Pro: Gezielte Recherche, Ansicht und Download von Dokumenten weiteren ECM-Funktionen u.a. direkte Erstellung und Bearbeitung von Ordnern und Eigenschaften sowie der Upload von Dokumenten. Seite 13

14 Web Portal Dokumente recherchieren und lokal bearbeiten Dokumente recherchieren Hierarchische Suche Indexsuche Schnellsuche Objekttypsuche Volltextsuche Ergebnislisten, Suchprofile Dokumente und Eigenschaften zur Ansicht öffnen und lokal bearbeiten Seite 14

15 Web Portal Pro Funktionen des Web Portal ECM online Dokumente und Eigenschaften anlegen und verwalten. In der Professional- Check-out und Check-in. Lebenszyklus-Verwaltung - die direkte Verbindung zum Archiv. Web Portal und Web Portal Pro: Individuell konfigurieren. Gestalten Sie Ihr persönliches Portal! Searchlets - Suchprofile unternehmensweit nutzen. Seite 15

16 Web Portal - Leistungsdaten Allgemeine Funktionen Weltweiter, standortunabhängiger Zugriff auf das ECM-System Keine zusätzlichen Software-Komponenten auf dem Client-Rechner Alle ECM-Funktionen online verfügbar (nur Pro-Version) Explorer-Ansicht Integrierter HTML-Dokument-Viewer Einfache Anbindung von Fremdapplikationen durch http-links. Sicherheitsfunktionen Authentifizierung über Archiv-Benutzerkonto Passwortschutz Gesicherte Datenübertragung durch SSL Single Sign-on. Seite 16

17 Web Portal - Leistungsdaten Recherchefunktionen Sechs verschiedene Rechercheoptionen; Anzeige der Ergebnisse in Listen; Direktes Öffnen von Dokumenten aus der Ergebnisliste; Erstellung und Speicherung individueller Suchprofile. Bearbeitungsfunktionen Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten aus der Explorer-Ansicht oder aus der Ergebnisliste (Bearbeitung nur in der Pro-Version); Ansicht und Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften: Indexe, Lebenszyklus, Historie, Version, Rechte (Bearbeitung nur in der Pro-Version); Unterstützung aller Betriebssysteme, die konventionelle Netzlaufwerke darstellen können; Upload und Download von Dokumenten (Upload nur in der Pro-Version); Check-out und Check-in von Dokumenten (nur Pro-Version). Seite 17

18 Web Portal - Leistungsdaten Konfigurationsfunktionen Konfiguration der Startansicht; Konfiguration der Listenansicht; Festlegung weiterer Suchoptionen; Direkter Zugriff auf Suchprofile (Searchlets); Gestaltung individueller Portalseiten; Konfiguration der Download-Optionen; Ansicht der aktuellen Systemeinstellungen (Diagnose); Konfiguration der HTML-Vorschau. Seite 18

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