a) Archivierung der Dokumente auf externes Speichermedium

Transkript

1 MF Dach / MF Dach plus: Thema Archivierung a) Archivierung der Dokumente auf externes Speichermedium Mit aktivierter Externer Archivierung speichert MF Dach alle Dokumente direkt vor dem Druck in ein gesondertes Datenverzeichnis. Das Speichern geschieht komplett im Hintergrund und erfordert keinerlei zusätzliche Eingriffe seitens des Anwenders. Nachdem ein externes Speichermedium, wie beispielsweise externe Festplatte, Online-Speicher, ELOoffice * und ähnliches gewählt wurde, kann auf zwei Arten die Archivierung direkt vor dem Druck durchgeführt werden. Festlegen des Datenverzeichnisses für die externe Archivierung: Menü Datei zur Konfiguration Menü Konfiguration Externe Archivierung *ELOoffice (Elektronischer Leitz Ordner + Dokument-Management = Software für Dokumenten-Management und Digitale Archivierung) Seite 1 von 6

2 Geben Sie im Feld ARCHIV-ORDNER ein Verzeichnis ein, um dort zukünftig die Archivdateien abzulegen. Dieses sollte sich auf einem anderen als dem Arbeitsplatz- oder Serverrechner befinden, um optimale Datensicherheit zu gewährleisten. Mit dem Knopf VARIABLEN können Sie das windows-typische Eigene-Dateien- Verzeichnis als Archiv-Verzeichnis festlegen oder, mit den nachfolgenden Optionen, Unterverzeichnisse einrichten. So würde der Eintrag AKTUELLES JAHR die aktuelle Jahreszahl (z.b. 2011) als Unterverzeichnis im Archivverzeichnis anlegen und ab sofort alle Archivdateien dort abspeichern. Im Jahr 2012 würde dann automatisch ein Verzeichnis 2012 angelegt und dort archiviert werden. Mit einem Häkchen bei "Archivierung beim Drucken als Standard aktivieren" schalten Sie die permanente Archivierung im Hintergrund beim Drucken eines Dokumentes ein. Ohne Häkchen bei "Archivierung beim Drucken als Standard aktivieren" ist die permanente Archivierung im Hintergrund beim Drucken eines Dokumentes ausgeschaltet. Sie können aber beim Aufruf des Druckbefehls eine Archivierung aktivieren. Beispiel bei geöffnetem Dokument: Im Archiv wird das Dokument bzw. die Datei gespeichert. Menü Datei Drucken Häkchen setzen bei: Archivierung Mit einem Häkchen bei "existierende Dateien überschreiben" werden beim (wiederholten) Drucken die Datei im Archiv überschrieben. Ohne Häkchen werden bei jedem Drucken des selben Dokumentes eine weitere Datei im Archiv gespeichert. Beispiel: In der unteren Hälfte wählen Sie das Dateiformat, in dem die Archivdateien gespeichert werden sollen. Werden mehrere Formate angehakt, werden auch mehrere Archivdateien erzeugt. Mit den Knöpfen PDF-Optionen, nur für PDF-Archivdateien wirksam, und Grafik-Optionen, nur für selbstdarstellende EXE-Dateien wirksam, beeinflussen Sie insbesondere den Speicherbedarf der Archivdateien, da Grafiken sehr viel Speicherplatz benötigen. ACHTUNG: In Deutschland besteht die Pflicht, dem Steuerprüfer Zugang zu den steuerrelevanten Dokumenten innerhalb der EDV-Anlage zu gewähren. Dieser Pflicht kann mit dem externen Archiv Folge geleistet werden. Seite 2 von 6

3 b) Archivierung mit Ablage im Systemordner von MF Dach bzw. MF Handwerk Entweder Menü Datei ins Archiv verschieben (ohne einzelne Dokumente zu markieren) Zeitpunkt auswählen, bis zu dem alle Dokumente ins Archiv verschoben werden sollen. oder markieren der Dokumente, die archiviert werden sollen. Und hiernach Menü Datei ins Archiv kopieren ins Archiv verschieben a) ins Archiv kopieren: kopiert alle markierten Dokumente in das Archiv. Die Dokumente bleiben im Dokumentenfenster stehen und können jederzeit weiterverarbeitet werden. Beim Archiv handelt es sich um ein Verzeichnis innerhalb des Programms (Pfad: \MF_DACH\SYSTEM\ARCHIV) mit Unterverzeichnissen für jeden Dokumententyp (z.b. \MF_DACH\SYSTEM\ARCHIV\ANGEBOT). Die Dokumente können jederzeit aus dem Archiv zurückgeholt werden. Hierzu existiert im Menü ANSICHT der Eintrag ARCHIV. b) ins Archiv verschieben: verschiebt alle markierten Dokumente ins Archiv und löscht sie im Dokumentenfenster. Beim Archiv handelt es sich um ein Verzeichnis innerhalb des Programms (Pfad: \MF_DACH\SYSTEM\ARCHIV) mit Unterverzeichnissen für jeden Dokumententyp (z.b. \MF_DACH\SYSTEM\ARCHIV\ANGEBOT). Die Dokumente können jederzeit aus dem Archiv zurückgeholt (Menü ANSICHT, Eintrag ARCHIV...) werden. Sinn und Zweck des Archivs ist es, alte, normalerweise nicht mehr benötigte Dokumente zugunsten der Übersichtlichkeit aus dem Arbeitsbereich von MF_DACH zu entfernen. Zusätzlich erhöht sich die Arbeitsgeschwindigkeit des Programms. Erscheint der Eintrag ANSICHT - ARCHIV grau, befinden sich keine Dokumente im Archiv. Seite 3 von 6

4 Nach dem "ins Archiv verschieben" ausgeführt wird, kann folgendes Info- Fenster geöffnet werden. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja, um mit der Archivierung fortzufahren. In der Auftragsbearbeitung sind die archivierten Dokumente nicht mehr vorhanden. Einträge in der Historie bleiben erhalten, können aber nicht mehr geöffnet/bearbeitet werden. Erst wenn die Dokumenten wieder aus dem Archiv zurückgeholt wurden, können diese auch wieder geöffnet/bearbeitet werden. Seite 4 von 6

5 c) Dokumente aus dem Archiv zurückholen Auftragsbearbeitung Menü Ansicht Archiv-Dokumente Archiv Dokumente ermöglicht die Darstellung aller archivierten Dokumente. Die Darstellungsform entspricht der des Dokumentenfensters. Durch Anwahl mit Maus oder Pfeiltasten und Leertaste können archivierte Dokumente markiert und anschließend mit ZURÜCKHOLEN im Menü DATEI in die Auftragsbearbeitung zurückgeholt werden. Die Rückkehr in die Auftragsbearbeitung erfolgt mit dem Eintrag ZUR AUFTRAGSBEARBEITUNG im DATEI-Menü. Auswahl des Dokumententyps (mit Klick auf die Menüsymbole "Kontakt-Spalte anzeigen", "LV-Spalte anzeigen", "Angebots-Spalte anzeigen", u.s.w.) und danach Auswahl der Dokumente durch markieren dieser Dokumente in der Spalte Nach Auswahl der Dokumente: Menü: Datei Zurückholen Die einzelnen Abfragen mit Ja bestätigen. Seite 5 von 6

6 Die Dokumente werden aus dem Archiv verschoben zur Auftragsbearbeitung in den jeweiligen Spaltentyp (hier: Angebot) Nun können die Einträge auch wieder in der Kunde Historie bearbeitet/geöffnet werden. Seite 6 von 6