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1 IT Services Support Werftestrasse 4, Postfach 2969, CH-6002 Luzern T hslu.ch/helpdesk, Luzern, 8. Oktober 2013 Seite 1/8 Kurzbeschrieb: Die vorliegende Anleitung zeigt Ihnen auf, wie Sie s in Ihrem Postfach löschen oder archivieren können. Wichtig: Benutzen Sie Ihr Postfach nicht als Datenbahnhof oder Ablage für Dokumente und Dateien. Speichern Sie diese Daten auf den zentralen Laufwerken. Hinweis für PHLU-Kunden: In dieser Dokumentation wird der Begriff Benutzerkonto gleichbedeutend mit PHLUnet-Account verwendet. Klassifikation: IT intern Public Kundengruppe: HSLU PHLU Rolle: Mitarbeitende / Doz. Studierende Geräteverwaltungstyp: HSLU/PHLU Geräte private Geräte Betriebssystem: Windows OS X Publikation: hslu.ch/helpdesk Intranet Support: Web: hslu.ch/helpdesk Tel: 041 / Portal: helpdesk.hslu.ch

2 Seite 2/8 Änderungsverzeichnis Version Datum Status Änderungen und Bemerkungen Bearbeitet von Nr Erstellt gaa Nr Überarbeitet Mit neuer Dokumentationsvorlage vog Nr Überarbeitet Web12 enp Inhaltsverzeichnis 1. Voraussetzungen / Anforderungen Kontingentinformation anzeigen Postfach bewirtschaften Weiterleitung/Umleitung der institutionellen adresse an eine private adresse Gelöschte Elemente leeren Suchen und Löschen von ausgewählten s Postfach aufräumen s archivieren archivdatei einbinden... 7

3 Seite 3/8 1. Voraussetzungen / Anforderungen - gültiges Benutzerkonto der Hochschule Luzern (HSLU) oder der Pädagogischen Hochschule Luzern (PHLU) - Outlook Kontingentinformation anzeigen Das Anzeigen von Kontingentinformationen verschafft Ihnen einen Überblick über den verfügbaren Speicherplatz in Ihrem Postfach. Durch das Aktivieren dieser Funktion können Sie jederzeit die aktuellen Kontingentinformationen ermitteln: Starten Sie Outlook Wird der freie Speicherplatz links unten nicht angezeigt, so muss die Kontingentinformation aktiviert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Element: und aktivieren Sie die Kontingentinformation. Der freie Speicherpatz wird jetzt angezeigt. Hinweis: Bevor der verfügbare Speicherplatz Ihres Postfaches erreicht wird, erhalten Sie automatisch ein Notifikations- .

4 Seite 4/8 3. Postfach bewirtschaften Die max. Grösse Ihres Postfaches wird von sogenannten Quotas definiert. Diese Quotierungen werden durch die IT Services definiert und können nicht überschritten werden. Aus diesem Grund muss das Postfach regelmässig bewirtschaftet, und nicht mehr benötigter Speicherplatz muss durch das Löschen oder Archivieren von Elementen freigegeben werden. Wichtig: Benutzen Sie Ihr Postfach nicht als Datenbahnhof oder Ablage für Dokumente und Dateien. Speichern Sie diese Daten auf den zentralen Laufwerken Weiterleitung/Umleitung der institutionellen adresse an eine private E- Mailadresse Mitarbeitende und Studierende leiten den HSLU/PHLU verkehr oft an ihre private Adresse weiter. Diese Weiterleitung entbindet den Postfachinhaber nicht von der Aufgabe, die HSLU/PHLU box beim Erreichen des Limits zu bereinigen. - Zu diesem Zweck muss sich der Benutzer regelmässig auf seine HSLU/PHLU box einloggen und die s gemäss der vorliegenden Anleitung löschen Gelöschte Elemente leeren Die schnellste Art Speicherplatz zu gewinnen ist, wenn Sie die s, die sich im Ordner Gelöschte Elemente befinden, endgültig löschen. Klicken Sie Menü Datei / Information an. Klicken Sie Tools zum Aufräumen an. Wählen Sie Gelöschte Elemente leeren an und bestätigen mit OK. 4. Suchen und Löschen von ausgewählten s Durchsuchen Sie den Ordner Posteingang und Gesendete Elemente auf s, die Sie nicht mehr benötigen und löschen Sie diese anschliessend. Sie haben folgende Möglichkeiten selektiv s auszuwählen: Posteingang durchsuchen: Bei Posteingang ein Schlüsselwort eingeben und die entsprechende Elemente anzeigen

5 Seite 5/8 lassen. (z.b. Name, Firma usw.) Anordnen nach: Mit dem Anwählen von Anordnen nach: erhalten Sie diverse Möglichkeiten um die E- Mails zu selektionieren, (z.b. Datum, Kategorie, Grösse, Betreff, Anlagen usw.) Nun die getroffene Selektion mit der Tastenkombination CTRL+A markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion Löschen auswählen. Nach dem Löschen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen dann Ordner leeren aus. Jetzt werden die s endgültig gelöscht und belasten den Speicherplatz Ihres Postfaches nicht mehr Postfach aufräumen Outlook 2010 bietet Ihnen weitere Möglichkeiten, um das Postfach effizient zu bewirtschaften. Über die Funktion Postfach aufräumen können Sie sich die aktuelle Postfachgrösse anzeigen lassen und Elemente aufgrund ihres Alters oder Grösse ermitteln. Starten Sie Outlook 2010 Öffnen Sie im Menü Datei die Seite Informationen.

6 Seite 6/8 Klicken Sie auf Tools zum Aufräumen. Klicken Sie auf Postfachbereinigung Mit der vorliegenden Selektion können Sie Elemente nach Alter und Grösse auswählen lassen. Elemente suchen, die älter sind als gewünschte Tage (Vorgabe 90 Tage) eingeben. Elemente suchen, die grösser sind als Grösse des zu suchenden Files eingeben. (Vorgabe 250 KB). Nun die getroffene Selektion mit der Tastenkombination CTRL+A markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion Löschen auswählen. Nach dem Löschen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen dann Ordner leeren aus. Jetzt werden die s endgültig gelöscht und belasten den Speicherplatz Ihres Postfaches nicht mehr. 5. s archivieren Das Archivieren von s verschiebt die ausgewählten Elemente aus dem Postfach auf einen Datenträger. Durch diesen Vorgang wird das Postfach auf dem zentralen server entlastet und Sie erhalten wieder freien Speicherplatz für Ihre s.

7 Seite 7/8 Öffnen Sie Outlook Öffnen Sie im Menü Datei die Seite Informationen. Klicken Sie auf Tools zum Aufräumen. Klicken Sie auf Archivieren Wählen Sie Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und bestimmen Sie den zu archivierenden Ordner. Geben Sie bei Elemente archivieren, die älter sind als: das gewünschte Datum ein. Definieren Sie den gewünschten Speicherort und Archivname. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die archivierten Daten regelmässig gesichert werden um einen Datenverlust zu vermeiden archivdatei einbinden Um auf die archivierten daten zugreifen zu können, muss die archivdatei (PST-Datei) in Outlook manuell eingebunden werden. Starten Sie Outlook

8 Seite 8/8 Wählen Sie: Datei / Öffnen / Outlook-Datendatei öffnen. Wählen Sie die gewünschte E- Mailarchivdatei und bestätigen Sie die Eingabe mit Öffnen. Hinweis: Standardmässig wird die Archivdatei unter dem folgenden Pfad gespeichert: C:\Benutzer\famuster\Eigene Dokumente\Outlook-Dateien famuster = Ihr Benutzername Falls Sie mehrere Archivdateien anlegen möchten, muss Sie beim Erstellen der Archivdatei der Namen manuell angepasst werden. Jetzt können Sie über den Outlook-Ordner Archive wieder auf die Daten zugreifen. Wiederholen Sie den Vorgang, mit jeder Archiv-Datei, damit Sie auf alle Ihre Archive zugreifen können.

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