Landeskirche Aargau Kirchenpflegetagungen staubige Papiere oder geordnete Gemeindegeschichte?

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1 Archiv staubige Papiere oder geordnete Gemeindegeschichte? Susann Gretener Jegge Autorin, Erwachsenenbildnerin FA, Coach ehemals Kantonsleiterin Blauring, Direktionsassistentin FA bildungsbar gmbh, Frick 1 Inhalte und Ziele Atelier Inhalte: alte und neue Archivverordnung Situations- und Bedarfserhebung bei den Kirchgemeinden Grundlagen der Archivierung Ziele: Sie lernen die neue Archivverordnung kennen. Sie können die Situation der Archivierung in Ihrer Kirchgemeinde darstellen. Sie können Ihre Fragen / Wünsche / Anliegen einbringen. Sie erhalten eine Einblick in die Grundlagen der Archivierung. 2 Atelier Archiv 1

2 Geschichte 1932 Giuseppe Motta Bundespräsident Gründung der ersten Jungwacht- Schar in Birsfelden BL Erfindung der Lego-Steine Dow Jones-Index erreicht während der Weltwirtschaftskrise den historisch tiefsten Stand handschriftliche Protokolle in dicken Protokollbüchern 3 und heute 2015 Simonetta Sommaruga Bundespräsidentin 7. Fussball-WM der Frauen 500. Geburtstag Teresa von Avila 200. Geburtstag Don Bosco 25 Jahre Deutsche Wiedervereinigung Protokolle der Kirchenpflegesitzungen auf dem Smartphone 4 Atelier Archiv 2

3 Archivverordnung Gründe für neue Verordnung alte Verordnung nicht mehr zeitgemäss: technologische Entwicklungen (Computer, usw.) Veränderungen in den Arbeitsinhalten und damit den Dokumenten von Kirchgemeinden und Pfarreien (PEP, Rechnungslegung usw.) Nachvollzug kantonaler Gesetze, welche Vorgaben machen für öffentliche-rechtliche Institutionen 6 Atelier Archiv 3

4 Geltungsbereich Rahmenverordnung mit Allgemeinen Bestimmungen Bestimmungen zu den Archiven der Kirchgemeinden Bestimmungen zum Archiv der Landeskirche Übergangs- und Schlussbestimmungen 7 Archive Kirchgemeinden Art. 5 1 Die Behörden der Kirchgemeinde und die Verantwortlichen der Pfarrei geben periodisch ihre nicht mehr benötigten Dokumente ins Archiv. 2 Der Kirchenrat der Römisch-Katholischen Landeskirche des Kantons Aargau legt die zu archivierenden Dokumente (Archivgut), das Ordnungssystem (Archivplan) und die Aufbewahrungsfristen für die archivierten Dokumente fest. Art. 6 1 Die Führung des Kirchgemeindearchivs obliegt der Kirchenpflege. 2 Die Kirchenpflege wählt eine geeignete Person, welche die Pflege des Archivs wahrnimmt. 8 Atelier Archiv 4

5 Erarbeitung Vollzugserlasse Einsetzung Arbeitsgruppe durch den Kirchenrat: - Leitung R. Hagmann, Kirchenrat - Mitarbeitende: Fachleute aus Archiv- und Geschichtswissenschaft, Archivare, ein Jurist, der Generalsekretär Landeskirche, eine Bildungsfachfrau Auftrag: Erarbeitung von - Listen der zu archivierenden Dokumente - Ordnungssystem (Archivplan, Registraturplan) - Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente 9 jetzt sind Sie dran! Erledigen Sie in den nächsten 30 Minuten folgende Aufträge (alleine / im Team / in einer Kleingruppe): Lesen Sie die neue Archivverordnung und notieren Sie Ihre Fragen auf dem entsprechenden Plakat. Füllen Sie die Umfrage für Ihre Kirchgemeinde zweifach aus: - 1 x zum Abgeben bei mir - 1 x als Doppel für Sie Schreiben Sie Ihre Fragen / Anregungen / Wünsche zu den jeweiligen Themen auf die zugehörigen Plakate. Anschliessend treffen wir uns wieder im Plenum zur Beantwortung von Fragen bzw. zur Priorisierung von Anliegen. 10 Atelier Archiv 5

6 Umfrage / Situationserhebung 11 Umfrage / Situationserhebung 12 Atelier Archiv 6

7 WARUM archivieren? Arbeit der Behörde sichtbar machen nach innen und aussen Vorgehen und Entscheide belegen Führung der Kirchgemeinde erleichtern Einarbeitung von neuen Amtsträgern unterstützen Geschichte dokumentieren gesetzliche Vorgaben 13 WO archivieren? ARCHIV separater Raum, abschliessbar, Zugang limitiert feuersicher wassersicher gleichbleibende Temperatur und Luftfeuchtigkeit 14 Atelier Archiv 7

8 WER archiviert? verantwortliche Person bezeichnen (inner- oder ausserhalb der Kirchenpflege) Pflichtenheft / Arbeitsbeschreibung erstellen Arbeit der verantwortlichen Person kontrollieren 15 WAS archivieren? gemäss Liste Archivgut, insbesondere alle Akten, die die eigene Kirchgemeinde betreffen alle Akten, deren Ursprung in der Kirchenpflege und ihren Ausschüssen, Arbeitsgruppen usw. liegt alle Akten, die die Rechnung, das Vermögen, das Personal und die Mitglieder der Kirchgemeinde betreffen Aufbewahrungsfristen gemäss Liste 16 Atelier Archiv 8

9 Prozess Archivierung Büroablage Zwischenablage Archiv regelmässig Akten in die nächste Stufe umschichten Ordnungssystem auf allen Stufen anwenden 17 Prozess Archivierung Schriftgut erfassen Schriftgut bewerten Schriftgut ordnen Schriftgut archivieren 18 Atelier Archiv 9

10 WIE archivieren (1/3)? Akten in Dossiers zusammengefasst in säurefreien Behältnissen ohne Bostitch, Büroklammern, Plastikmäppchen usw. eindeutig beschriftet 19 WIE archivieren (2/3)? Akten nach festgelegtem Ordnungssystem geordnet aktuelle elektronische Liste ( Suchfunktion) aktuelle Anleitung zur Archivierung vorhanden regelmässige Archivbereinigungen (Bestände mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist entsorgen, neue Bestände einfügen, Schadenkontrolle usw.) 20 Atelier Archiv 10

11 WIE archivieren (3/3)? regelmässige Akteneinlieferung durch Kirchenpflegemitglieder und Mitarbeitende Regelungen für Aktenentnahmen und kopien vorhanden Regelungen für Akteneinsicht durch Dritte vorhanden (Schutzfristen, Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip usw.) 21 Weiteres Vorgehen Auswertung der Umfrage nach den Kirchenpflegetagungen Erarbeitung der Vollzugserlasse durch die Arbeitsgruppe Information der Kirchgemeinden mit allen Unterlagen im Laufe des Jahres 22 Atelier Archiv 11

12 Fragen / Anliegen / Wünsche: Marcel Notter, Generalsekretär Landeskirche, 23 Atelier Archiv 12

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