PDF/A ein Standard für die Dokumentenarchivierung Seite 2

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1 PDF/A ein Standard für die Dokumentenarchivierung Seite 2 Dipl. Inf. Reinhold Müller-Meernach Röttenbach Dr. Uwe Wächter Roßdorf Nr. 2/2006»PDF/A Anwender sollten jetzt ihre Archivierung umstellen«seite 6 Interview mit Dr. Uwe Wächter Nr. 8/2006 SEAL Systems Lohmühlweg 4 D Röttenbach Tel: / Fax: / info@sealsystems.de

2 DOKUMENTEN-MANAGEMENT PDF/A ein Standard für die Dokumentenarchivierung Dipl. Inf. Reinhold Müller-Meernach Röttenbach Dr. Uwe Wächter Roßdorf Der»Platzhirsch«TIFF/G4 hat Konkurrenz bekommen, denn mit PDF/A ist jetzt ein neuer Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten definiert worden. Überprüfungen von bestehenden Dokumentenarchiven zeigen: ein Großteil der dort abgelegten PDF-Dateien genügt nicht einmal den Minimalanforderungen des neuen Standards. Das ist aber noch lange kein Grund zur Panik. 2 edm-report Nr. 2, 2006

3 DOKUMENTEN-MANAGEMENT Papierarchive wurden beziehungsweise werden durch eine digitale Ablage ersetzt. Die Zahl der elektronisch erstellten Dokumente wächst beständig. Für die Langzeitarchivierung dieser Dokumente sind Standards vorteilhaft, wenn damit die eindeutige Reproduzierbarkeit und Verteilung über einen langen Zeitraum unterstützt werden kann. Als de facto-standard galt hier seit über 10 Jahren das monochrome Rasterformat TIFF/G4. Für textlastige Dokumente (zum Beispiel aus Office-Anwendungen heraus) hat sich schrittweise das Portable-Document-Format, kurz PDF, von Adobe als ein applikationsneutrales Austauschformat durchgesetzt. Mit PDF/A liegt jetzt eine Norm vor, die eine Teilmenge der PDF-Spezifikation festschreibt, um PDF-Dateien für die Archivierung besonders geeignet zu machen. Die ISO Norm basiert auf der»pdf Referenz 1.4«von Adobe. Sie präzisiert also PDF 1.4 sind. Dieses betrifft beispielsweise alle Texte, Grafiken, Bilder, Schriftarten und Farbinformationen. Verweise auf externe Quellen, wie beispielsweise weitere Dateien, Bilder, Web-Seiten oder externe Schriftarten widersprechen der PDF/A Norm. Ein besonders wichtiges Merkmal von PDF/A ist die Einbettung der Fonts. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Dokument auch nach vielen Jahren noch exakt in der vorliegenden Form gedruckt werden kann, ohne Schriftdefinitionen auf einem Computer oder Dru- Bild 1: Untersuchungen zeigen, dass in existierenden Archiven fast keine PDF-Datei PDF/A-konform ist. (Bild: Seal Systems AG, Röttenbach) Häufig werden Bildüberlagerungen in bestimmten Anwendungen gezielt genutzt, um für den Betrachter bestimmte Effekte hervor zu rufen. Beispiele sind die Effekte Transparenz, Farbmischung und Hintergrundbestempelung. Diese Merkmale können bei vielen PDF-Erzeugungsprozessen nicht 1:1 abgebildet werden, deshalb muss bei PDF/A darauf verzichtet werden. Eine sichere Archivierung im Sinne der Norm bedeutet, dass die gespeicherten Dateien auch dann noch verwendet werden können, wenn Bild 2: Mit Prüf- und Korrekturverfahren für PDF/A können Datenbestände gesichtet und fallweise justiert werden. (Bild: Seal Systems AG, Röttenbach) und definiert, ob dessen Eigenschaften obligatorisch, empfohlen, eingeschränkt oder verboten sind. Dabei werden zwei Stufen (Level) von PDF/A unterschieden: a (PDF/A-1a) und b (PDF/A-1b). Level B ist für die Archivierung wichtig Der Level B beschäftigt sich im Wesentlichen mit der Erhaltung des äußeren Erscheinungsbildes über lange Zeiträume hinweg. Dazu ist es erforderlich, dass alle für die Reproduktion notwendigen Informationen in der Datei selbst enthalten cker verwenden zu müssen. PDF kann seinen Vorteil gegenüber TIFF G4 insbesondere auch bei Farbdarstellungen ausspielen. Dies ist jedoch nur dann normgerecht, wenn die PDF-Datei auch auf allen Farbdruckern gleich ausgegeben werden kann. Dazu werden geräteunabhängige Farbdefinitionen in der Datei gespeichert, die erst beim Drucken umgerechnet werden. Eine einfache und sichere Reproduktion kann durch Schutzmechanismen, Komprimierungen und Verschlüsselungen verhindert werden. Diese Techniken sind daher für PDF/Akonforme Dateien ebenfalls verboten. das Verwaltungssystem eine Zerstörung erfährt. Demnach müssen PDF/A-konforme Dateien einen Satz an Metadaten mit sich führen. Sichere Archivierung im Sinne der Norm Das Portable-Document-Format erlaubt es, graphische Darstellungen in gleichzeitig unterschiedlichen Repräsentationen abzuspeichern. Damit ist beispielsweise eine verbesserte Ausgabe auf unterschiedlichen Bildschirmen (PC oder Handheld beziehungsweise PDA) oder eine Anwenderorientierung (deutsch edm-report Nr. 2,

4 DOKUMENTEN-MANAGEMENT oder englisch) möglich. Da hiermit die Wiedergabe aber nicht eindeutig ist, steht diese Funktion im Widerspruch zur ISO PDF/A Level A umfasst die vollständige Norm Bei Verwendung des Level A werden über Level B hinaus solche Merkmale zusätzlich genormt, die inhaltliche, strukturelle und semantische Eigenschaften bestimmen. Dabei geht es um die Möglichkeit, Teile oder Informationen aus den PDF-Dokumenten zu einem späteren Zeitpunkt wieder extrahieren zu können. Weiterhin wird auf diesem Level geklärt, wie ein Unicode-Zeichensatz behandelt werden muss. An der Erweiterung dieser Norm, die als bezeichnet wird und auf der»adobe PDF Referenz 1.6«basiert, wird bereits gearbeitet. Jede internationale Norm ist ein Kompromiss zwischen den beteiligten Interessengruppen und deren Bild 3: Prüfprotokolle geben Anwendern und IT-Verantwortlichen Auskunft über die Qualität des Datenbestandes. (Bild: Seal Systems AG, Röttenbach) zum Teil widersprüchlichen Anforderungen. Bestehende Verfahren und lokale Regelungen sollen berücksichtigt werden, andererseits sollen neue technische Möglichkeiten nicht ausgeschlossen werden. Maximale Spezifikation aller Details kann zu einer Unbrauchbarkeit in der betrieblichen Praxis führen. Deshalb ist zu prüfen, ob sich unter dem Aspekt der Praktikabilität und Kompatibilität zu bestehenden Verfahren auch Werksnormen definieren lassen. Diese übernehmen Definitionen aus der ISO-Norm und verbinden damit zusätzlich auch verständliche und von allen Unternehmensangehörigen anwendbare Handlungsanweisungen. Minimalstandards festlegen Die Vergangenheit hat gezeigt, dass sich auch einzelne Branchen auf ein einheitliches Verständnis und Vorgehen einigen können. Wenn sich ein Unternehmen für PDF als zulässiges Dokumentenformat zur Langzeitarchivierung entscheidet, dann ist die nächste folgerichtige Frage: Ist jedes PDF erlaubt, oder muss es gewissen Minimalanforderungen genügen? Bei der Beantwortung dieser Frage und zur Definition der Mindeststandards kann die ISO-Norm für PDF/A eine Hilfestellung geben. Ist diese Frage beantwortet, so können die Folgeschritte eingeleitet werden. Es gilt zu klären, durch welche Verfahren sich sicherstellen lässt, dass diese Minimalanforderungen auch eingehalten werden. Darüber hinaus muss entschieden werden, wie mit einem etwaigen Altbestand zu verfahren ist? Und schließlich gilt es festzulegen, wem die Überprüfung und Einhaltung dieser Prozesse obliegt. Mittlerweile gibt es unzählige Software-Werkzeuge zur Erstellung von PDF-Dateien. Das Bekannteste ist Acrobat von Adobe. Neben vielen Konvertierungsapplikationen von Drittanbietern gibt es heute zudem etliche Anwendungen, die einen direkten Export von PDF ermöglichen. Dies soll zukünftig auch für die Office-Produkte von Microsoft möglich sein. Untersuchungen zeigen jedoch, dass manches so erzeugte PDF nicht einmal der Standardspezifikation entspricht und somit sicherlich nicht der strengeren ISO In den wenigsten Fällen werden PDF-Dateien ausschließlich firmenintern mit einem geprüften Werkzeug erstellt. PDF ist ein Austauschformat damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass erhebliche Unterlagenbestände aus anderen, nicht Bild 4: PDF/A-Prüfungen lassen sich in bestehende Dokumenten- (DMS) und Produkt-Daten-Management-Systeme integrieren. (Bild: Seal Systems AG, Röttenbach) 4 edm-report Nr. 2, 2006

5 DOKUMENTEN-MANAGEMENT überprüfbaren Quellen stammen. Geschäftspartner, das Internet und e- Mails sind hierfür einige Beispiele. Die Überprüfung eines Standards wird aus diesen Gründen sinnvollerweise in den Verantwortungsbereich der archivierenden Organisation fallen. Es gibt heute Prüfprogramme, mit denen sich PDF-Dateien auf eine konfigurierbare ISO- und Werksnormkompatibilität untersuchen lassen. Das Ergebnis einer Prüfung ist in jedem Fall eine Bestätigung der Konformität oder die Zurückweisung. Im letzteren Fall sollte eine qualifizierte Analyse erfolgen, damit dem Ersteller zielführende Handlungsanweisungen gegeben werden können. Eine Alternative zur Zurückweisung kann aber auch die automatisierte Korrektur einer PDF-Datei zur Normkonformität sein. Häufig beobachtete Inkompatibilitäten wie beispielsweise fehlende Schriften-Einbettungen lassen sich so mit minimalem Aufwand korrigieren. Für die Absicherung von Prozessen ist die Frage nach dem Zeitpunkt einer Konformitätsprüfung entscheidend. Der erste und beste Zeitpunkt ist sicherlich der Erzeugungsprozess. Für unbekannte Dokumente oder nicht gesicherte Erzeugungsprozesse bietet sich ein einfaches Checkverfahren auf dem Desktop an. Beide Methoden erleichtern den Beteiligten eine Prüfung, erzwingen sie aber nicht. Deshalb ist es angeraten, dass Hersteller und Betreiber von Doku- menten-management- (DMS) und Enterprise-Content-Management- Systemen (ECM) sowie von Archivierungslösungen eine geeignete Schnittstelle bereitstellen, über die sich Prüfmethoden integrieren lassen. Wird diese Schnittstellen dann von allen Archivierungs- und Konvertierungsprozessen bedient, wird die PDF/A-Prüfung obligatorisch. Auch für bestehende PDF-Archive ist eine einmalige oder regelmäßige Bild 5: Die Abbildung zeigt die Integration der PDF/A- Methoden in das SAP-Dokumenten- Verwaltungssystem. (Bild: Seal Systems AG, Röttenbach) Überprüfung sinnvoll. Ein erster Lauf gibt Auskunft über die Qualität des Datenbestandes. Daraus lassen sich dann Folgeschritte ableiten. Ein Teil der Daten wird sich korrigieren lassen, ein anderer nicht. Wenn die Quellen bekannt sind, kann eventuell eine neue, normkonforme Version verfügbar gemacht werden. Erste Erfahrungen in Refe- renzbeständen bei Industriekunden haben ergeben: Fast keine PDF-Datei entsprach der PDF/A-1b Definition. Die häufigsten Fehler sind (in dieser Reihenfolge) die fehlenden Metadaten, keine Schrifteinbettungen, das Farb-Management und Schutzmechanismen. Alle Schwachpunkte lassen sich jedoch durch geeignete Werkzeuge automatisiert korrigieren. PDF/A ein Archivierungsformat mit Zukunft Das Portable-Document-Format wird mit jeder Version mächtiger und umfangreicher. 3D-Visualisierung, Formularbearbeitung, digitale Signaturen, Änderungsmanagement und Kontrolle einer Druckvorstufe sind nur Teile des PDF-Anwendungsspektrums. Die Nutzung als weitgehend unkompliziertes Austauschformat legte die Verwendung als Archivierungsformat nahe. Dabei sind die technischen Anforderungen hier geringer, die rechtlichen aber höher. Mit PDF/A wurde jetzt eine Norm verabschiedet, mit der sich Risiken und zukünftiger Aufwand bei der Langzeitarchivierung minimieren lassen. Es gibt Werkzeuge zur Erzeugung, Überprüfung und Justierung von PDF/A-Dateien. Damit wird sich der neue Standard schnell als praktikable Alternative durchsetzen. Bild 6: Das Datenformat PDF/A gilt als eine Norm, mit der sich nicht nur die Risiken, sondern vor allem auch der Aufwand bei der Langzeitarchivierung minimieren lassen. edm-report Nr. 2,

6 INTERVIEW Interview mit Dr. Uwe Wächter, Seal Systems AG»PDF/A Anwender sollten jetzt ihre Archivierung umstellen«in den 1980er und 1990er Jahren wurden Fertigungszeichnungen in der Regel in Form großformatiger Plots archiviert. Aber diese Zeiten sind vorbei, und im digitalen Zeitalter setzen viele Unternehmen das TIF-Format und neuerdings auch das Portable-Document- Format von Adobe, kurz PDF, zur Archivierung sensibler Daten ein. Der CAD-CAM REPORT sprach mit Dr. Uwe Wächter, Regional Sales Manager und Produkt-Manager für PDF-Tools und -Lösungen bei Seal Systems, über eine neue Norm zur Langzeitarchivierung: PDF/A. Die PDF/A-Norm ist eine Untermenge der PDF 1.4-Referenz, weshalb die Kompatibilität jederzeit gewährleistet ist.»daher empfehlen wir unseren Kunden, ihre Datenarchivierung besser früher als später auf PDF/A umzustellen«, betont Dr. Wächter. CCR: Herr Dr.Wächter, Seal gilt als ein Vorreiter, wenn es um das Thema Ausgabe-Management im Engineering geht. Woher kommt das? Dr. Wächter: Unsere Wurzeln liegen im Bereich Plot-Management und Grafikkonvertierung. Dabei ging es hauptsächlich um den großformatigen Druck von vielen unterschiedlichen Dateiformaten. Mit der Zeit haben sich die Anforderungen jedoch verändert: Das Medium Papier rückte etwas in den Hintergrund, und neue Medien, wie beispielsweise s, Web-Seiten oder CD-ROMs erfreuten sich zunehmender Popularität. Seal Systems wandelte sich damit vom Plot- Management- zum Output-Management-Spezialisten. Es ging nicht mehr»nur«um das Drucken, sondern auch um die digitale Verteilung von Dokumenten. CCR: Woher stammt das tiefgreifende Know-how, das Seal Systems heute im PDF-Umfeld vorweisen kann? Dr. Wächter: Wir nutzen PDF bereits seit vielen Jahren als so genanntes neutrales Zwischenformat. Der Grund ist einfach: Zur Handhabung von PDF-Dateien gab und gibt es viele Software-Werkzeuge, um diverse Operationen an PDF-Da- 6 CAD-CAM REPORT Nr. 8, 2006

7 INTERVIEW teien durchzuführen. Hinzu kommt, dass PDF-Dateien Farbinformationen enthalten, die in unseren Ausgabe-Management-Systemen genutzt werden können. Je populärer PDF aber wurde, desto öfter traten Kunden auf uns zu, die direkt PDF- Dateien ausdrucken wollten, was nicht immer unproblematisch war. CCR: Inwiefern? Dr. Wächter: Es gab beispielsweise die Anforderung, Stempel auf eine freie Stelle einer Zeichnung aufzubringen. Dabei konnte es passieren, dass beim Druck der Stempel oder gar die Zeichnung fehlte. Oder es trat der Fall ein, dass die Version der PDF-Datei von dem Ausgabe-Management-System noch nicht unterstützt wurde. Um die Handhabung von PDF-Dateien zu optimieren, haben wir einen Leitfaden erarbeitet, der unseren Kunden aufzeigt, was ein»gutes«pdf chender Lösungen forciert, um gleichzeitig mit der Veröffentlichung der Norm optimierte Produkte anbieten zu können. Im September 2005 wurde die Norm verabschiedet, und wir konnten unseren Kunden zeitgleich entsprechende Lösungen offerieren. CCR: Das typische Archivierungsformat war bis dato TIFF G4. Dieses bietet zwar keine 100 prozentige rechtliche Sicherheit, allerdings lässt sich damit im Bedarfsfall nachweisen, nach welchen Unterlagen man konstruiert und gefertigt hat. Welche Vorteile bietet PDF gegenüber TIFF im Engineering-Umfeld? Dr. Wächter: TIFF G4 ist ein verlustfrei komprimiertes monochromes Rasterformat, also eine intelligent zusammengeschobene Punktewolke. Damit sind keine Farben darstellbar und auch Grauwerte werden nur interpoliert. TIFF G4 abhängige Farbtreue aufweisen müssen. Ein weiterer Anspruch ist die Unveränderbarkeit. Zudem wird sichergestellt, dass die Extraktion und damit Nutzung von Informationen möglich ist. Das gilt für Texte und Bilder. Die Datensicherheit an sich wird dabei durch das übergeordnete Verwaltungssystem gewährleistet. CCR: Adobe hat kürzlich 3D-PDF vorgestellt. Spielt das eine Rolle in dieser Norm? Dr. Wächter: Wir haben festgestellt, dass 3D-PDF auf jeden Fall der PDF/A-Norm widerspricht, da unterschiedliche Ansichten auf ein Modell möglich sind und damit die Wiedergabe nicht eindeutig ist. Allerdings gehen wir davon aus, dass sich die Experten der ISO eingehend damit beschäftigen werden und gewisse 3D-Funktionalitäten vielleicht in zwei bis drei Jahren in Der PDF-Checker von Seal Systems wird idealerweise in Check-in-Prozesse von Datenverwaltungslösungen integriert, wie hier am Beispiel von mysap PLM sehr schön zu sehen ist. Seal Systems bietet diverse Werkzeuge an, um in Form eines Workflows PDF/Akonforme Daten zur Langzeitarchivierung zu erzeugen. ist. Das war etwa zu Beginn des Jahres Gleichzeitig sind wir auf eine ISO-Kommission aufmerksam geworden, die PDF unter der Bezeichnung PDF/A für die Archivierung standardisieren wollte. Und wenn PDF für die Archivierung gut geeignet ist, dann empfiehlt es sich natürlich auch für die Reproduktion. CCR: Was bedeutete das für die Produktstrategie von Seal Systems? Dr. Wächter: Wir haben parallel mit der Ausarbeitung der ISO- Norm die Entwicklung entsprestößt bei Fotos, Grafiken und Texten an seine Grenzen. PDF ist dagegen objektorientiert aufgebaut und kennt diese Schwächen nicht. CCR: Was genau wird durch PDF/A genormt? Dr. Wächter: Es geht zunächst darum, die Reproduktion von Dokumenten sicherzustellen. Die Norm gewährleistet, dass die Schriften jederzeitg verfügbar sind sie werden daher in die PDF/A-Datei eingebettet. Das Gleiche gilt für Abbildungen, die eine Ausgabegerät-undie PDF/A-Norm aufgenommen werden. CCR: Wie aufwändig ist es für ein Unternehmen, einen TIFF-Datenbestand in PDF/A zu überführen? Dr. Wächter: Der einfachste Fall ist, lediglich die Rasterinformationen zu überführen und in eine PDF/A- Datei zu schreiben. Um der PDF/A- Norm zu entsprechen, müssen dann nur noch einige Metadaten, sprich beschreibende Informationen, ergänzt werden. Auf der Basis von Dokumenten- oder Produkt-Daten-Ma- CAD-CAM REPORT Nr. 8,

8 INTERVIEW Der PDF-Checker aus der»pdf Longlife Suite«von Seal Systems prüft jedes PDF auf die Einhaltung von definierten Kriterien. Das kann, muss aber nicht PDF/A sein. Der Anwender erhält so aussagekräftige Informationen und kann gezielt reagieren. CCR: Dafür wurde die PDF/A- Norm letztendlich ja auch erarbeitet. Herr Dr. Wächter, vielen Dank für das Gespräch. -munagement-systemen lässt sich diese Aufgabe sehr bequem automatisieren. CCR: Etwas schwieriger ist es wohl, im Rahmen laufender Prozesse die TIFF-Erzeugung in eine PDF/A-Generierung umzustellen? Dr. Wächter: Das stimmt, zumindest müssen mehr Randbedingungen berücksichtigt werden. Betrachten wir die Engineering-lastigen Anwendungen, so wird man hier in der Regel an die Applikationen herangehen und den Konstrukteuren einige Randbedingungen vorgeben müssen. Sonst könnte es passieren, dass zwar PDF-Dateien erzeugt werden, diese jedoch nicht der Norm entsprechen. CCR: Welche Randbedingungen wären das? Dr. Wächter: Beispielsweise werden Schriften festgelegt und der erlaubte Farbraum beziehungsweise das Farbmodell für Grafiken definiert. Dies im Nachhinein anzupassen, kann sehr umständlich sein. Daher sollten diese Randbedingungen am besten schon bei der Erzeugung der Informationen berücksichtigt werden. CCR: Was ist bei PDF-Eingängen von außen zu beachten? Dr. Wächter: Wenn man die eigene, interne Datenerzeugung gut beherrscht, so ist das bei den Informationen, die Zulieferer, Partner 8 oder Kunden bereitstellen, meist nicht möglich. Hier ist auf eine Eingangskontrolle nicht zu verzichten, wozu unter anderem leistungsfähige Konverter notwendig sind. Zudem sollte man mit jedem Externen die Randbedingungen zur PDF/A-Normierung abklären. Das würde schließlich auch dem Externen für seine Langzeitarchivierung Vorteile bringen. CCR: Sollte ein Unternehmen alle PDF-Dateien nur noch PDF/A-konform erzeugen oder gewisse Ausnahmen zulassen? Dr. Wächter: Das PDF-Format hat sehr mächtige Funktionalitäten. So lassen sich beispielsweise Hyperlinks oder interaktive Elemente einbetten, die den Nutzen der PDF- Daten für den Anwender stark erhöhen. Beispiele sind interaktive Ersatzteilkataloge, Handbücher oder Montagehilfen. Diese Funktionen stehen jedoch im Widerspruch zu PDF/A. Wir raten jedem Unternehmen, nicht pauschal auf die PDF/A-Norm umzusteigen, sondern deren Einsatzmöglichkeit eher differenziert zu betrachten. PDF/A ist aber auf jeden Fall dann sinnvoll, wenn es um die Langzeitarchivierung geht. Effizient Verteilen Konvertieren Drucken Alle Unterlagen, Dokumente und Zeichnungen aus: PLM, DMS, CAD, ERP und Office Multi Source Input: PDF, TIFF, HPGL, CGM, CAD und Office Multi Source Output: Print, , File, Web