Buchen elektronischer Bankkontenund Kassenumsätze mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro/datev Rechnungswesen pro

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1 Buchen elektronischer Bankkontenund Kassenumsätze mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro/datev Rechnungswesen pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /08-01 Bestell-Art.-Nr.: 37718

3 Inhaltsverzeichnis 1 Übergreifende Situation 3 Inhaltsverzeichnis 2 Elektronische Bankkontoumsätze 5 3 Neuanlage Bankverbindung 29 4 Elektronische Kassenumsätze 35 5 Hilfeangebote im Programm 39 6 Hinweise zum Selbststudium 45 7 Lösungen 51 8 Instruktionsblatt/Spickzettel 2

4 1 Übergreifende Situation 3

5 Sie haben kurzfristig die Finanzbuchführung für die Muster GmbH von Ihrer Kollegin übernommen. Anhand des Stammblattes das in Ihrer Kanzlei standardmäßig für jeden Mandanten erstellt wird, informieren Sie sich über die Besonderheiten der Muster GmbH. Sie stellen fest, dass der Monat April bis auf die Kontoauszüge der Sparkasse und die Kasse bereits gebucht ist. 1 Übergreifende Situation AUFGABE 1 Öffnen Sie die Buchführung des Mandanten Muster GmbH (Beraternummer 29098, Mandantennummer 55034). Muster GmbH Mandantennummer: FIBU-Stammblatt Grunddaten Rechnungswesen: Besteuerungsart: Soll-Versteuerung Berater-Nr Kontenrahmen (SKR): SKR 04 Mandanten-Nr Buchungsinformationen: Lohnbuchungen: Buchungsliste aus LODAS) Rechnungsausgänge: per Datei aus dem Rechnungsschreibungsprogramm mit DATEV Schnittstelle der Muster GmbH Wiederkehrende Buchungen: Übernahme monatlich Rechnungseingänge: monatlich im Pendelordner Banken: - HypoVereinsbank Nürnberg (Konto 1801) manuell - Sparkasse Nürnberg (Konto 1832) elektronisch NEU ab April 20JJ elektronisch, automatische Abholung über DATEV Zahlungsverkehr hinterlegen für - Postbank Nürnberg BLZ , Konto-Nr (FIBU Konto 1802) Kasse: manuelles Kassenbuch ->NEU ab April 20JJ elektronisch, Anlagenbuchführung: monatliche Buchungen erzeugen... 4

6 2 Elektronische Bankkontoumsätze 5

7 2 Elektronische Bankkontoumsätze SITUATION: Muster GmbH Mandantennummer: Der Geschäftsführer der Muster GmbH hat Ihrer Kanzlei einen elektronischen Zugriff auf die Kontoumsätze der Sparkasse Nürnberg gewährt. Die Umsätze der Sparkasse Nürnberg wurden bereits zentral in der Kanzlei geholt und Fibu-Stammblatt liegen zur Bearbeitung bereit. Grunddaten Rechnungswesen: HINWEIS: Besteuerungsart: Sollversteuerung Berater-Nr Einrichtungshinweise Kontenrahmen (SKR): und Hintergrundinformationen SKR 04 zum Thema Mandanten-Nr. elektronisches Bankbuchen entnehmen Sie den Lösungen und Kapitel 3. Buchungsinformationen: Unter Auswertungen Lohnbuchungen: Finanzbuchführung Buchungsliste Kontoumsätze aus LODAS: sehen Bereitstellung Sie den Umfang für die der Übernahme in die Finanzbuchführung über das Rechenzentrum (RZ) geholten Umsätze. Rechnungsausgänge: per Datei aus dem Rechnungsschreibungsprogramm mit DATEV Schnittstelle der Muster GmbH USB-Stick wird durch Systemadministrator virengeprüft und Daten werden auf Laufwerk c abgelegt. Wiederkehrende Buchungen: Übernahme monatlich Rechnungseingänge: monatlich im Pendelordner Banken: - HypoVereinsbank Nürnberg (Konto 1801) manuell - Sparkasse Nürnberg (Konto 1832) elektronisch Kasse: manuelles Kassenbuch ab April 20JJ, Belege prüfen Anlagenbuchführung: monatliche Buchungen erzeugen Auswertungen: Monatliches Auswertungspaket: EXKURS: FIBU-Monatsauswertung ELEKTRONISCHE BANKKONTOUMSÄTZE per Post an Mandant: Kurzfristige Erfolgsrechnung (BWA) Bislang kennen Sie die Erfassungsmöglichkeiten manuell vorliegender Papierkontoauszüge. Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste) Alternativ dazu können Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen pro elektronische Bankkontoumsätze einlesen. Die elektronisch vorliegenden Informationen, z. B. Rech- Summen- und Saldenliste je Monat (SUSA) nungsnummern Umsatzsteuer-Voranmeldung im Verwendungszweck, monatlich werden für (UStVA) die Erstellung von Buchungsvorschlägen genutzt. Über Umsatzsteuer-Voranmeldung: die Lerndatei können Sie Regeln zur Behandlung von regelmäßig wiederkehrenden Positionen Datenübermittlung festlegen und der so UStVA vom monatlich Programm mit auch Dauerfristverlängerung z. B. Mietzahlungen über und RZ andere Kosten zuordnen lassen. Sie gestalten dadurch die Erfassung der Banken komfortabler, schneller und weniger fehleranfällig. Datensicherung: Datensicherung: Senden und Festschreiben aller Daten Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich Zusammenfassende Meldung: quartalsweise (Rechtsänderung ab Juli 2010 beachten!) 6

8 Der Arbeitsablauf im Überblick Rechenzentrum RZ-Bankinfo Bank DATEV- Zahlungsverkehr Electronic Banking Produkt 2 Elektronische Bankkontoumsätze Kanzlei-Rechnungswesen pro/rechnungswesen pro/ Rechnungswesen Einzelplatz pro 1) Generieren von Buchungsvorschlägen 2) Kontrollieren und ergänzen von Buchungsvorschlägen 3) Bestätigen von Buchungsvorschlägen zu Buchungssätzen HINWEIS: Neben Bankkontoumsätzen können auch elektronisch vorliegende Rechnungsein- und -ausgangsbelege oder Kassenbelege in Form von Buchungsvorschlägen eingelesen werden. Beispielsweise kann Ihr Mandant über das Rechnungsein-/ausgangsbuch online und das Kassenbuch online Belege vorerfassen, ohne eine komplette Kontierung vorzunehmen. Diese Daten können Sie einlesen und als Buchungsvorschläge abarbeiten. Dabei unterstützt Sie ebenfalls eine Lerndatei. AUFGABE 2.1 Legen Sie einen neuen Stapel für April zur Bearbeitung der elektronisch vorliegenden Bankkontoumsätze an und erstellen Sie anhand des Instruktionsblattes So erzeugen Sie erstmalig Buchungsvorschläge für Banken eine Buchungsvorschlagsliste für die Sparkasse Nürnberg. 7

9 Instruktionsblatt SO ERZEUGEN SIE ERSTMALIG BUCHUNGSVORSCHLÄGE FÜR BANKEN 1) Legen Sie einen neuen Stapel an. 2) Klicken Sie auf den Link unter der Buchungszeile. Das Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen öffnet sich. HINWEIS: Im Hintergrund ist das Dialogfenster Buchungsvorschläge bearbeiten geöffnet. 3) Kontrollieren Sie die Voreinstellungen im Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen. 4) Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Deutsche Bank, Kasse und Rechnungseingang und bestätigen Sie Ihre Angaben mit. Die Buchungsvorschläge werden aus den bereits geholten bzw. importierten Belegdaten erzeugt und ein Hinweis angezeigt. Über können Sie sich über das Ergebnis (Zuordnungs-/Trefferquote) informieren. 5) Schließen Sie den Hinweis. Das Dialogfenster Buchungsvorschläge bearbeiten wird mit der Übersicht aller Bankverbindungen angezeigt, für die bereits Buchungsvorschläge erzeugt wurden. 2 Elektronische Bankkontoumsätze 6) Doppelklicken Sie auf den Eintrag Sparkasse Nürnberg, um die Bank zu bearbeiten. Die erzeugten Buchungsvorschläge werden unmittelbar im geöffneten Stapel (Primanota) integriert. Dabei wird folgende Meldung (Spickzettel: Wichtige Tasten beim Buchen von Buchungsvorschlägen ) mit wichtigen Hinweisen zum Vorgehen bei der Bearbeitung der Buchungsvorschläge angezeigt. Lesen Sie sich die Meldung durch und bestätigen Sie mit. 9

10 Spickzettel: Wichtige Tasten beim Buchen von Buchungsvorschlägen 2 Elektronische Bankkontoumsätze 11

11 SITUATION: Sie haben sich in der Hilfe unter dem Stichwort Buchungsvorschläge bearbeiten über die Symbole und das Zustandekommen der Kennzeichnung (grüne Lampe, gelbes Fragezeichen, rotes Einbahnstraßenschild ) beim Erzeugen von Buchungsvorschlägen informiert. Sie haben herausgefunden, dass nacheinander folgende Schritte erfolgen: 1) Prüfen der Lerndatei: In dieser anfangs leeren Datei können verschiedene Zuordnungskriterien zur automatischen Kontierung von wiederkehrenden Kontobewegungen hinterlegt werden. Anhand dieser Zuordnungen können wiederholt auftretende Geschäftsvorgänge (z. B. Mietzahlungen oder Telefon) aus dem Verwendungszweck eines Kontoumsatzes erkannt und komplett kontierte Buchungsvorschläge erzeugt werden. 2) Suchen nach einer Rechnungsnummer (OPOS): Um eine eindeutige Zuordnung anhand der Rechnungsnummer zu gewährleisten, muss die exakte Rechnungsnummer laut Beleg beim Buchen der Rechnung eingegeben werden. 3) Suchen nach bestimmten Angaben im Verwendungszweck (OPOS-Stamm): 2 Elektronische Bankkontoumsätze Kd.-Nr., BLZ und Kontonummer, Suchen nach Debitoren-/Kreditorennummer oder Debitoren-/Kreditorenname (Finanzbuchführung) AUFGABE 2.2 a) Prüfen und vervollständigen Sie gegebenenfalls die ersten vier Buchungsvorschläge. Nutzen Sie dabei das folgende Instruktionsblatt: So bearbeiten Sie vollständige und richtig zugeordnete Buchungsvorschläge. b) Heften Sie das Übungsblatt Buchungsvorschläge bearbeiten aus und entscheiden Sie bei jedem Buchungsvorschlag wie die Symbol-Kennzeichnung zu Stande gekommen sein könnte. 13

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