Microsoft Office Word Inhaltsverzeichnis I: Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses

Transkript

1 Microsoft Office Word 2007 Inhaltsverzeichnis I: Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses

2 Inhalt der Schulung Übersicht: Schnelles und einfaches Inhaltsverzeichnis Lektion: Erste Schritte für ein Inhaltsverzeichnis Die Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. 2

3 Übersicht: Schnelles und einfaches Inhaltsverzeichnis Benötigen Sie eine schnelle, einfache Möglichkeit zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses? Oder haben Sie kürzlich beim Versuch, ein solches Verzeichnis zu erstellen, Fehlermeldungen erhalten? In diesem Kurs wird gezeigt, wie Sie schnell und automatisch ein Inhaltsverzeichnis in ein Dokument einbeziehen können. 3

4 Lernziele für den Kurs Vorbereiten eines Dokuments zur Verwendung eines automatischen Inhaltsverzeichnisses Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses 4

5 Lektion Erste Schritte für ein Inhaltsverzeichnis 5

6 Erste Schritte für ein Inhaltsverzeichnis Ein Inhaltsverzeichnis kann eine einfache Liste der Kapiteltitel sein oder, wie in der Abbildung gezeigt, mehrere Ebenen umfassen. Es bietet in beiden Fällen einen Überblick über den Inhalt des Dokuments und erleichtert dem Leser die Suche nach einem bestimmten Abschnitt. In Word gestaltet sich die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses sehr einfach, da Kapiteltitel und Überschriften automatisch in einem Inhaltsverzeichnis erfasst und in hierarchischen Ebenen eingerichtet werden. 6

7 Funktionsweise Zum Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses sind zwei Schritte erforderlich. 1. Bereiten Sie das Dokument vor, indem Sie den Kapiteltiteln und Überschriften, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen, Überschriftenformatvorlagen zuordnen. 2. Fassen Sie diese Titel und Überschriften im Inhaltsverzeichnis zusammen. 7

8 Schritt 1: Vorbereiten des Dokuments Formatvorlagen für Überschriften sind die Verknüpfung zum Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses. Nachdem Sie also die Kapiteltitel und Überschriften für das Inhaltsverzeichnis festgelegt haben, müssen Sie bestimmte Formatvorlagen darauf anwenden, damit diese Elemente in das Verzeichnis einbezogen werden. 8

9 Schritt 1: Vorbereiten des Dokuments Die Formatvorlagen befinden sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen. Bei jedem dieser Elemente (Kapiteltitel bzw. Überschrift) müssen Sie die folgenden Schritte ausführen: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in den Kapiteltitel bzw. die Überschrift. 2. Klicken Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf Überschrift 1 für die höchste Ebene (z. B. einen Kapiteltitel), auf Überschrift 2 für die nächste Ebene (z. B. eine Abschnittsüberschrift) und Überschrift 3 für eine Unterüberschrift. 9

10 Schritt 1: Vorbereiten des Dokuments Die Formatvorlagen befinden sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen. Die Überschriftenformatvorlagen und das automatische Inhaltsverzeichnis wirken zusammen. Titel mit der Formatvorlage "Überschrift 1" werden der höchsten Ebene im Inhaltsverzeichnis zugeordnet; "Überschrift 2" entspricht der nächsthöheren Ebene, und darauf folgt die Ebene "Überschrift 3". 10

11 Schritt 2: Erstellen des Inhaltsverzeichnisses Nachdem Sie die Überschriftenformatvo rlagen angewendet haben, müssen Sie sie im Inhaltsverzeichnis zusammenfassen. Und hier nimmt Ihnen Word die Arbeit ab. Setzen Sie zuerst die Einfügemarke an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll: normalerweise am Anfang des Dokuments. Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf Inhaltsverzeichnis, und dann entweder auf Automatische Tabelle 1 oder Automatische Tabelle 2, je nachdem, welches Inhaltsverzeichnis Ihnen in der Vorschau am besten gefällt. 11

12 Schritt 2: Erstellen des Inhaltsverzeichnisses Das war's auch schon! Schnell und einfach. Wenn Sie auf ein automatisches Inhaltsverzeichnis klicken, wird es in einem hellblauen Rahmen dargestellt. Dies ist nicht ungewöhnlich, sondern ein visueller Hinweis darauf, dass es sich hier um ein automatisches Inhaltsverzeichnis handelt. Wenn Sie den Mauszeiger vom Inhaltsverzeichnis weg bewegen, werden die Einträge grau dargestellt und die Einfügemarke an der Stelle angezeigt, auf die Sie ursprünglich geklickt haben. 12

13 Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Nachdem Sie das Inhaltsverzeichnis erstellt haben, müssen Sie es möglicherweise pflegen. Das Inhaltsverzeichnis wird bei jedem Öffnen des Dokuments automatisch aktualisiert. Es empfiehlt sich jedoch, das Verzeichnis auch dann zu aktualisieren, wenn Sie dem Dokument weitere Titel oder Überschriften oder aber weiteren Inhalt hinzugefügt haben, der sich auf die im Verzeichnis angezeigten Seitenzahlen auswirkt. Das ist denkbar einfach in nur zwei Schritten. 13

14 Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Sie aktualisieren das Inhaltsverzeichnis, indem Sie auf die Registerkarte Verweise und dann in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf Tabelle aktualisieren klicken. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, werden Sie gefragt, ob Sie das gesamte Verzeichnis oder nur die Seitenzahlen aktualisieren möchten. Wählen Sie die Option für die Seitenzahlen nur aus, wenn Sie dem Textkörper keine neuen Überschriften, sondern lediglich Text hinzugefügt haben. Mit dieser schnellen Option sparen Sie in einem umfangreichen Dokument Zeit. 14

15 Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Bearbeiten Sie möglichst keine Einträge direkt im Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis später aktualisieren, gehen diese Änderungen verloren. Zum Ändern von Text, der im Inhaltsverzeichnis angezeigt wird, bearbeiten Sie nicht das Verzeichnis selbst, sondern den Textkörper des Dokuments. Danach klicken Sie auf Tabelle aktualisieren, um die Änderungen zu kompilieren. 15

16 Wünschen Sie weitere Änderungen am Inhaltsverzeichnis? Es gibt viele weitere Möglichkeiten zum Ändern des Inhaltsverzeichnisses. Sie können nicht nur aus einer Vielzahl von integrierten Formatvorlagen und Formaten auswählen, sondern auch die Details für das Inhaltsverzeichnis festlegen. Diese beziehen die Anzahl der Ebenen, ob Seitenzahlen angezeigt werden sollen und das Aussehen der Punkte zwischen dem Eintrag und der Seitenzahl usw. ein. 16

17 Übungsvorschläge 1. Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses durch Hinzufügen von Formatvorlagen für Überschriften und Zusammenfassen des Texts in das Inhaltsverzeichnis 2. Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Onlineübung (Word 2007 erforderlich) 17

18 Testfrage 1 Wie lautet die richtige Methode zum Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1. Sie bereiten das Dokument vor, indem Sie dem Text, der in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, Überschriftenformatvorlagen zuweisen. Anschließend fassen Sie diesen Text mit dem Befehl Inhaltsverzeichnis in einem Inhaltsverzeichnis zusammen. 2. Sie erstellen ein leeres Inhaltsverzeichnis und kopieren dann die benötigten Elemente hinein. 3. Sie geben das Inhaltsverzeichnis in ein separates Dokument ein. 18

19 Testfrage 1: Antwort Sie bereiten das Dokument vor, indem Sie dem Text, der in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, Überschriftenformatvorlagen zuweisen. Anschließend fassen Sie diesen Text mit dem Befehl Inhaltsverzeichnis in einem Inhaltsverzeichnis zusammen. Dies ist die schnellste und einfachste Methode zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses. 19

20 Testfrage 2 Ein automatisches Inhaltsverzeichnis sollte durch Eingabe neuer Seitenzahlen oder von neuem Text manuell aktualisiert werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1. Richtig 2. Falsch 20

21 Testfrage 2: Antwort Falsch Das Inhaltsverzeichnis ist automatisch und sollte nicht manuell bearbeitet werden. 21

22 Testfrage 3 Bevor Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen, indem Sie auf der Registerkarte "Verweise" auf den Befehl "Inhaltsverzeichnis" klicken, müssen Sie folgende Aufgaben ausführen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1. Sie erstellen eine neue Tabelle für das Inhaltsverzeichnis. 2. Fügen Sie Seitenzahlen hinzu. 3. Sie setzen die Einfügemarke an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. 4. Sie fügen eine leere Seite hinzu. 22

23 Testfrage 3: Antwort Sie setzen die Einfügemarke an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Verschieben Sie immer zuerst die Einfügemarke; andernfalls wird das Inhaltsverzeichnis an der falschen Stelle eingefügt. 23

24 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. 24

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