Personalverwaltung optimieren

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1 Personalverwaltung optimieren standardisieren, steuern und planen

2 Kirche braucht moderne Management-Instrumente Die Herausforderungen, denen sich kirchliche Verwaltungen heute stellen müssen, unterscheiden sich in ihrer Struktur kaum von denen, die gut geführte Dienstleistungs-oder Wirtschaftsbetriebe zu bewältigen haben. Warum sollte hier nicht gut funktionieren, was sich dort seit langem bewährt hat. Viele Ämter haben das erkannt und schon erfolgreich IT-gestützte Verfahren für die Personalbearbeitung eingeführt. Finanzielle Zwänge und komplizierter werdende Rahmenbedingungen aus dem Arbeits- und Sozialrecht, aber auch immer wieder erforderliche Organisationsanpassungen verstärken den Drang zu rationellen, einheitlichen und sicheren Bearbeitungsverfahren. Erfolg durch präzise "PMS ist geeignet, auch die kompliziertesten Stellenbesetzungen abzubilden." Martin Lange, Abteilungsleitung Personalwesen, KKA Göttingen-Münden. Das Personal-Management-System (PMS) der Landeskirche hat all diese Belange im Blick. Es schafft Transparenz und Sicherheit bei der Personal- und Stellenverwaltung. Standardisierte Verfahren schaffen Verlässlichkeit und ermöglichen kollegiale Beratung und Unterstützung. Sie entlasten von unnötigen Routinearbeiten und schaffen Kapazität für besseren und schnelleren Informationsgewinn; und sie führen zu besserer Qualität in der Personalverwaltung. 2

3 Planung Planung und Leistung im Zusammenspiel Das PMS (Personal-Management-System) ist eine modular aufgebaute, leistungsstarke und flexible Personal-Management-Software. Mit Hilfe von PMS kann Personal verwaltet und abgebildet werden, können Personalplanung und Berechnungen erstellt werden. PMS bietet zu jeder Zeit den Überblick über Personal- und Stellen-Ressourcen sowie die entsprechenden Verknüpfungen. Mittels leistungsstarker Tools können vielfältige Abfragen und Auswertungen gestaltet werden. Die Einbindung von Vorlagen für Schreiben, Formulare oder Verträge und die automatische Verknüpfung der Vorlagen mit den dazugehörigen Inhalten aus der PMS-Datenbank macht die Arbeit leichter und effizienter. Die Basis von PMS bilden die Mitarbeiter- und Stellenverwaltung. 3

4 Mitarbeiterverwaltung Stammdaten Organisationszugehörigkeit Stellenbesetzung Verbindung zur Stelle Eingruppierung Schwerbehinderung Wiedervorlagesystem Eingeschränkte Sicht auf Daten durch Zugriffsbeschränkung möglich Die Vorteile von PMS Die Vorteile von PMS sind vielfältig. Durch seine flexible Struktur ist PMS auf unterschiedliche Nutzerbedürfnisse anpassbar. Leichte Bedienbarkeit, ein differenziertes Sicherheitskonzept und Schnittstellen zu anderen Anwendungen machen PMS zu einem komfortablen Gesamtpaket. 4

5 Stellenverwaltung Stammdaten Finanzierung Stellenbesetzung (Historie, Gegenwart, Zukunft) Verbindung zum Mitarbeiter Wiedervorlagesystem Eingeschränkte Sicht auf Daten durch Zugriffsbeschränkung möglich Die wesentlichen Vorteile im Überblick Zusammenführung von Personal- und Stellenverwaltung Online Schnittstelle zu Kidicap Sicherheitskonzept für Zugriffsberechtigungen Vielseitige Möglichkeiten für Abfragen und Auswertungen Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in Word oder Excel Integriertes Dokumentenarchiv Wiedervorlage und Aufgabenverwaltungssystem Individuell erweiterbar Das System ist leicht erlern- und bedienbar und kann individuell weiterentwickelt werden. 5

6 Verknüpfung von Mitarbeitern und Stellen Übersicht über Mitarbeiter und Stellen Historische, Aktuelle und zukünftige Daten zur besetzten Stelle Auskunft über mehrere Teilstellen eines Mitarbeiters Zusammenführung von Personal und Stellenverwaltung Welche Stellen habe ich zur Verfügung? Wie sieht mein Mitarbeiter-Stamm aus? Welcher Mitarbeiter hat welche Stelle inne? Mitarbeiter- und Stellendaten werden von PMS in übersichtlicher Form verarbeitet und dargestellt. Die Verwaltung und Verknüpfung von Personal und Stellen findet hier in ein und derselben Software statt. 6

7 Standardlisten Mit PMS wird eine Anzahl an Standardlisten (auch mandantenübergreifend) ausgeliefert. Diese Listen ermöglichen es Ihnen, sofort Auswertungen zu den gängigen Fragestellungen auf Ihren Datenbestand auszuführen. Wiedervorlage Mit Hilfe der Wiedervorlage können Sie sich an zukünftig notwendige Arbeitsschritte in Bezug auf Stellen und Mitarbeiter erinnern lassen. Durch die Möglichkeit der Eingabe eines Erinnerungsdatums wird an die Wiedervorlage erinnert. Sie erhalten am entsprechenden Tag der Erinnerung eine mit Ihren Eingaben und der Angabe der Stelle/ Mitarbeiter. Durch Mehrfacheingabe einer Wiedervorlage mit anderen Erinnerungsdaten, können Sie sich mehrfach an eine Wiedervorlage erinnern lassen. Die Wiedervorlage steht sowohl in der Stellenverwaltung als auch in der Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. 7

8 Zusammenstellung der wichtigsten Auswertungen In PMS sind die wichtigsten Auswertungen bereits vorkonfiguriert: Welche Neuzugänge hat es gegeben? Welche Austritte? Welche Stellen müssen besetzt werden? Wieviel Jubiläen stehen in Kürze an... Wichtige Fragen auf die man möglichst schnell eine Antwort haben will. In PMS kann eine sogenannte Infoseite erstellt werden, die alle wichtigen Fragen auf einen Blick beantwortet. Auswertungen werden mit einem Klick in übersichtlicher Form dargestellt. Die Infoseite ist dabei individualisierbar und kann um eigene Auswertungen ergänzt werden. Sie kann so eingestellt werden, dass sie gleich beim PMS-Programmstart auf Ihrem Bildschirm erscheint. Kirche hat besondere Ansprüche Kirche verfolgt andere Ziele und hat andere Strukturen als Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Von daher müssen die Management-Instrumente an die kirchlichen Aufgaben angepasst werden. An dieser Stelle setzt unser Personal-Management- System PMS an. Das System beweist eine hohe Flexibilität in Sachen Anpassungsfähigkeit an kirchliche Strukturen und ermöglicht so effizientes Arbeiten. Vereinfachte und schnellere Arbeitsabläufe bilden die Basis bei der Arbeit mit PMS. Das System ist unter Beteiligung kirchlicher Verwaltungsstellen an Aufgaben und Strukturen der Landeskirche angepasst. 8

9 Erstellung von Dienstverträgen und anderen Schreiben Eine weitere Möglichkeit die im PMS gespeicherten Daten zu nutzen, ist die Erstellung von Schreiben sowohl als Einzel- als auch als Serienbrief. So lassen sich vorgefertigte Dienstverträge und andere Dokumente mit Daten aus der Datenbank füllen. Dies erleichtert die tägliche Arbeit der SachbearbeiterInnen. Dienstvertrag "to go" Als einen der vielen Vorteile, die PMS mit sich bringt, möchten wir an dieser Stelle die Arbeit mit Dokumentvorlagen einmal näher beleuchten. Zunächst wird hierfür eine Vorlage mit entsprechenden Platzhaltern für die Daten aus PMS in Word oder Excel erstellt und in das System importiert (z.b. ein Dienstvertrag für einen neuen Mitarbeiter). Ist die Dokumentenvorlage im System vorhanden, wird die Erstellung eines Dienstvertrages für Sie zum "Kinderspiel": Mitarbeiter in PMS anlegen Benötigte Daten aus Dropdown-Listen auswählen oder eingeben Werte-Liste und damit verknüpfte Dienstvertrags-Vorlage aufrufen Daten verknüpfen Speichern, oder/und ausdrucken Fertig! 9

10 Dokumentenablagesystem Im PMS ist ein Dokumentenarchiv enthalten. Es ermöglicht: Speichern von Schreiben direkt bei einer Person und Stelle (Dienstverträge, Stellenbeschreibungen ) Import von bereits gefertigten Schreiben Elektronische Personalakte Verwalten von Dokumenten (aktualisieren, entfernen) Eine Verzeichnisstruktur ermöglicht eine verbesserte Übersicht über die hinterlegten Schreiben. Die Dokumente werden direkt bei dem Personalfall/Stelle gespeichert und sind auch nur dort abrufbar. Vielseitige Möglichkeiten für Abfragen und Auswertungen PMS bietet ein breites Spektrum an Möglichkeiten, Abfragen und Auswertungen ihrer Daten individuell zu gestalten: Stellen- und Stellenbesetzungspläne, Mitarbeiterlisten, Personalkostenberechnungen, Altersstatistiken, Berechnung von Jubiläen... Das sind nur einige der Möglichkeiten, Ihre Daten differenziert und übersichtlich aufzubereiten. Ob Mitarbeiter-, Stellen- oder auch Bezügedaten - prinzipiell lassen sich alle vorhandenen Daten selektieren, kombinieren, sortieren und in übersichtlicher Form darstellen. 10

11 Erstellen von Auswertungen mit integriertem Listengenerator Werden über die Standardlisten hinaus weitere Auswertungen benötigt, können diese mit dem im PMS integrierten Listengenerator erstellt werden. So lassen sich individuelle und differenzierte Ansichten auf Daten generieren. Zum Beispiel: Welche Austritte erfolgen bei welchem Arbeitgeber in einem bestimmten Zeitraum? (Zukünftig, Vergangenheit) Auswertungen zu Stellenbesetzungskontrolle Wer befindet sich in Elternzeit oder Altersteilzeit Auswertungen zu Schwerbehinderungen Erstellen von Statistiken Mit den Statistik Funktionen in den Auswertungen können statistische Berechnungen für mit Zwischensummen versehenen numerischen Daten erstellt werden. 11

12 Kidicap Online-Schnittstelle Mit der Online-Schnittstelle ist eine tägliche Aktualisierung (Intervall-Abfrage) der Stammdaten und eine vom Anwender ausgelöste Datensatzaktualisierung (Ad hoc Abfrage) in beide Richtungen möglich. Neben diesen beiden Möglichkeiten können auch Neuanlagen in PMS erfasst und an Kidicap übergeben werden. Es handelt sich dabei lediglich um einen "Rumpfdatensatz", der in Kidicap zur Zahlbarmachung weiterbearbeitet werden muss. Bei der Übergabe wird die nächste freie Kidicap Personalnummer ermittelt und in PMS und Kidicap gespeichert. Funktionsumfang Tägliche Übernahme von geänderten Stammdaten aus Kidicap (Alle Personalfälle) Ah hoc Abfrage an Kidicap bezgl. geänderter Stammdaten einzelner Personalfälle Übernahme der Daten zu Eingruppierung, Gehaltsdaten, Kindern und Schwerbehinderungen aus Kidicap Übergabe von Neuanlagen aus PMS an Kidicap (Rumpfdatensatz) 12

13 Bewerber-Modul Das Stellenbewerber-Modul erleichtert die Bearbeitung von Bewerbungen und die spätere Übernahme von Personaldaten ins System. Der Einsatz des Moduls empfiehlt sich aus folgenden Gründen: Übersicht über sämtliche Stellen und Stellenbewerber Einfaches Erstellen von Bewerber-Anschreiben im Einzel- oder Seriendruck Übersicht über Vorstellungstermine Einfaches Erstellen eines Bewerberspiegels zu ausgewählten Stellen Einfaches Erstellen von Adresslisten zu ausgewählten Stellen 13

14 Derzeit in Arbeit Das PMS-Team arbeitet mit Unit4 gemeinsam permanent daran, das System besser und komfortabler zu machen. Bei den nachfolgenden Themen ist die Umsetzung schon so weit fortgeschritten, dass mit dem Einsatz in kurzer Zeit gerechnet werden kann. SCHNELLEINGABEMASKE Mit der PMS-Schnelleingabemaske soll die Anlage von neuen Personalfällen vereinfacht werden und das Anklicken der einzelnen bisher benötigten Karteikarten entfallen. Die Dateneingabe erfolgt in einer ergonomisch gestalteten Maske, die die Daten gleich in PMS zur Weiterverarbeitung in den entsprechenden Karteikarten speichert. Damit soll die Bedienerfreundlichkeit des PMS-Systems für die SachbearbeiterInnen wesentlich verbessert werden. 14

15 PKIS (BRUTTOPERSONALKOSTEN) DATEN Hinter diesem Programmteil verbirgt sich eine differenzierte Darstellung der Bruttopersonalkosten. Die PKIS Daten werden durch einen Report aus dem Programm PKIS gewonnen, als Excel Datei zur Verfügung gestellt und automatisch in das PMS-System eingelesen. Dies geschieht monatlich. Dieses Verfahren unterstützt die SachbearbeiterInnen wesentlich in folgenden Bereichen: Darstellung von Tätigkeiten auf unterschiedlichen Kostenstellen in der Mitarbeiterverwaltung Auflistung von Bruttobeträgen aufgeteilt auf Kostenstellen. Erstellen von Nachweisen über %-Bruttobeträge. Die Nachweise werden benötigt, um Zuschüsse vom Land, z. Bsp. bei Kita-Personal, zu beantragen. Hierzu müssen bislang spezielle Bruttobeträge des Gehalts in einem aufwändigen Verfahren errechnet werden. Zur Personalkostenplanung bei Einrichtungen mit einem geringen Haushalt (z. Bsp.: Kitas). Hier wird eine sehr differenzierte Planung vorgenommen. Über das absolute Arbeitgeberbrutto hinaus wird eine detaillierte Auflistung der einzelnen Gehalts- und Zuschlagsdaten benötigt. 15

16 AUTOMATISCHES BEENDEN VON STELLENBESETZUNGEN BEI AUSTRITTEN Dieser Programmteil dient der Unterstützung der SachbearbeiterInnen bei der Beendigung eines Personalfalls. Einzelne Bereiche (z. Bsp. Kindertagesstätten) unterliegen einer hohen Fluktuation. Dementsprechend hoch ist hier der Arbeitsaufwand. Um die Bearbeitung zu erleichtern, soll mit Eingabe des Beendigungsdatums bei Austritten dieses Datum automatisch eine Beendigung der aktuellen Stellenbesetzungen zur Folge haben. Dies kann manuell oder auch automatisch durch die Aktualisierung per Kidicap Online Schnittstelle geschehen. In beiden Fällen soll das Datum automatisch als Ende-Datum in die Stellenbesetzung übernommen werden. Per Browser Report können diese Änderung angezeigt werden. PERSONALKOSTENPROGNOSE Dieses Modul soll bei der Budgetplanung unterstützen. Das PMS -System liefert die Anzahl der Beschäftigten eines Arbeitgebers, deren Eingruppierung und Besoldung und die Beschäftigungszeit. Diese Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Hier findet eine Hochrechnung aufgrund dieser Daten, des aktuellen TVL, Stufenaufstiege und der möglichen Gehaltssteigerung (%- Wert ist manuell einzugeben) statt. AUFGABENVERWALTUNG Neben der Wiedervorlage kann die Aufgabe ein sehr nützliches Instrument sein. Mit der "Aufgabe" kann ein Sachbearbeiter einem anderen Sachbearbeiter eine beliebige Aufgabe zur Erledigung einstellen, die nach Bearbeitung oder Erledigung eine Rückmeldung erzeugt. Die Aufgabe wird per und Warnungsliste an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger kann über die Warnungsliste (Mitarbeiteraufgabe) den Vorgang öffnen und die Bearbeitung vornehmen. Im Falle einer Rückfrage kann der Empfänger der Aufgabe einen Text an den Initiator senden. Auswertungen zu unerledigten Aufgaben und Rückfragen einzelner oder aller SachbearbeiterInnen werden zur Verfügung gestellt. 16

17 Langfristige Entwicklungen Neben den im vorherigen Abschnitt genannten Themen arbeiten wir gemeinsam auch an langfristigen Entwicklungen. Hierfür sind wir für Anregungen aus der Kirchenverwaltung dankbar. Wir werden diese Themen dann unter Ihrer Mitwirkung weiterentwickeln. Derzeit in Aussicht genommene Themen sind: ANPASSUNGEN AN DAS AD-KONZEPT DER LANDESKIRCHE Die Anmeldung an PMS soll AD-Konzept konform werden. Dies bezieht sich auf die Benutzer- und Kennwörter. Hierzu ist eine Veränderung der Art der Anmeldung in PMS notwendig. ERWEITERUNGEN DER SCHNELLEINGABEMASKE Die Schnelleingabemaske soll um die Einbindung von Dokumenten erweitert werden, die zum Einstellungsverfahren benötigt werden. Hierdurch kann schneller und komfortabler auf Dokumente bei Einstellungsverfahren zugegriffen werden. PERSONALENTWICKLUNGS-MODUL Mit dem Personalentwicklungs-Modul soll ein Instrument zur Personalplanung und Personalentwicklung geschaffen werden. Dieser Bereich soll ausgebaut werden. Hierzu werden wir bei den Personalstellen der Kirchenverwaltungen nachfragen, welche Erwartungen an Funktionalität und Umfang bestehen. 17

18 PMS Online Informationen und Hilfestellungen sowie Neuigkeiten rund um PMS finden Sie auch im Internet. Wenn Sie wissen möchten, was PMS leistet, welche Vorteile Ihnen PMS bietet, wie hoch der Aufwand für Sie ist oder wie Sie PMS bekommen, dann informieren Sie sich auf dieser Seite. Im Bereich "FAQ" finden Sie Lösungen oder Wege für Ihre tägliche Arbeit mit PMS. Im Download-Bereich finden Sie Handbücher und Ablaufpläne und in der Rubrik "Neuigkeiten" stehen Ihnen stets die aktuellsten Informationen über Neuentwicklungen und Geschehnisse zum Thema PMS zur Verfügung. Die PMS-Webseite erreichen Sie über folgende Internetadresse: 18

19 PMS Team Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, steht Ihnen unser PMS -Team stets zur Verfügung. Wir entwickeln PMS für Sie: Wolf Dietmar Kohlstedt - Teamleiter - Telefon: 0511/ Mobil: wolf-dietmar.kohlstedt@evlka.de Birgit Volz-Ludwig - Technische Systemleiterin - Telefon: birgit.volz-ludwig@evlka.de Peter Ehlers - Anwendungsbetreuer - Telefon: peter.ehlers@evlka.de Gerald Kujawsky - Externer Systemberater- gerald.kujawsky@evlka.de 19

20 Landeskirchenamt der Evangelisch-lutherischen Landeskirche Hannovers -Team PMS - Knochenhauerstraße 38/ Hannover team.pms@evlka.de Internet: 20