Dienstvereinbarung Flexible Arbeitszeit

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1 Dienstvereinbarung Flexible Arbeitszeit Stand: November 2012

2 Impressum Herausgeber Bearbeitung/Redaktion Fachhochschule Düsseldorf Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung Loretta Salvagno Universitätsstraße, Geb / Düsseldorf Dezernat Personal & Recht Petra Hesse + 49 (0) 211 / Stand November 2012 Angela Böttcher angela.boettcher@fh-duesseldorf.de + 49 (0) 211 / Seite 2 von 12

3 Inhaltsverzeichnis Präambel...Seite 5 1 Gegenstand und Geltungsbereich...Seite 5 2 Gesetzliche Grundlagen der flexiblen Arbeitszeit...Seite 5 3 Arbeitszeit...Seite 5 4 Teilzeit- und Telearbeitskräfte...Seite 7 5 Arbeitszeitkonten...Seite 7 6 Ermittlung der Arbeitszeit...Seite 8 7 Zuständigkeit der Ermittlung der Arbeitszeit...Seite 8 8 Zeitausgleich...Seite 9 9 Pausenregelung...Seite 9 10 Abwesenheitszeiten...Seite Datenschutz...Seite Rechte des Personalrats...Seite Schlussbestimmungen...Seite 12 Anlagen Seite 3 von 12

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5 Präambel Es ist die Absicht dieser Dienstvereinbarung, durch die Einführung der Flexiblen Arbeitszeit zu gewährleisten, dass die Hochschulleitung und die Personalräte in konstruktiver und vertrauensvoller Zusammenarbeit die Souveränität der Beschäftigten über ihre Arbeitszeit im Rahmen der Eigenverantwortlichkeit, insbesondere in Hinblick auf ihre persönlichen und familiären Bedürfnisse, stärken und gleichzeitig den Servicegedanken der Hochschule als öffentlich-rechtliche Einrichtung in zukunftsorientierter Weise weiter gestalten. 1 Gegenstand und Geltungsbereich Gegenstand dieser Dienstvereinbarung ist die Ausgestaltung der flexiblen Arbeitszeit für die wissenschaftlichen Beschäftigten der Hochschulbibliothek und alle nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fachhochschule Düsseldorf. Ausgenommen ist die Hochschulleitung. Zu den Beschäftigten im Sinne dieser Vereinbarung zählen auch alle Beamtinnen und Beamte im nichtwissenschaftlichen Bereich sowie in der Hochschulbibliothek. 2 Gesetzliche Grundlagen Grundlage der Dienstvereinbarung ist die Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und der Beamten im Lande Nordrhein-Westfalen (AZVO) in ihrer jeweils gültigen Fassung, das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Für werdende und stillende Mütter gelten die Vorschriften des Mutterschutzgesetzes, für Jugendliche die Vorschriften des Jugendschutzgesetzes und für Schwerbehinderte die Vorschriften des Sozialgesetzbuches IX. Die jeweils gültigen Datenschutzbestimmungen kommen zur Anwendung. 3 Arbeitszeit (1) Die regelmäßige Arbeitszeit ist die wöchentlich im Durchschnitt zu leistende Arbeitszeit, welche sich nach den Vorschriften der AZVO und den entsprechenden Tarifverträgen sowie den Vorschriften des Sozialgesetzbuches IX bestimmt. (2) Die Regelarbeitszeit (Tagessollarbeitszeit) ist die für die Beschäftigten maßgebliche regelmäßige Wochenarbeitszeit geteilt durch fünf Arbeitstage. Seite 5 von 12

6 (3) Die Beschäftigten können innerhalb eines Zeitraumes von 6.00 bis Uhr Dienstbeginn und Dienstende selbst bestimmen. Die tägliche Arbeitszeit darf ausschließlich der Pausen 10 Stunden nicht überschreiten. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die tägliche Arbeitszeit der Tarifbeschäftigten im Durchschnitt innerhalb eines Jahres acht Stunden nicht überschreiten darf. Bei mehr als sechsstündiger Arbeitszeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten einzuhalten, bei mehr als neunstündiger Arbeitszeit eine Pause von mindestens 45 Minuten. (4) Eine über den im 3 Abs. 3 festgelegten Zeitraum hinausgehende Anwesenheit wird nicht als Arbeitszeit berücksichtigt. Die Anordnung von Überstunden wird dadurch nicht berührt. Ausnahmen müssen aus dienstlichen Gründen zwingend unter Beachtung der Ausnahmeregelungen des Arbeitszeitrechtes angeordnet bzw. genehmigt werden. (5) Die Servicezeit ist die Zeit, in der die Fachhochschulleitung erwartet, dass in jeder Organisationseinheit eine ausreichende personelle Besetzung, d.h. insbesondere Erreichbarkeit und Ansprechbarkeit, gesichert ist. Die Servicezeit wird von den Organisationseinheiten in der Regel selbst definiert und orientiert sich an den Erfordernissen des Dienstbetriebes. Sie wird in der Regel mindestens für die Dauer des Semesters im Voraus festgelegt. Dabei sind die jeweiligen Regelarbeitszeiten der Beschäftigten zu berücksichtigen. Auch in kleinen Organisationseinheiten (z.b. Dekanatsassistenz) muss eine Beteiligung an der FLAZ gewährleistet sein. (6) Jede/r Beschäftigte ist verpflichtet, Beginn und Ende ihrer/seiner persönlichen Arbeitszeit während der Servicezeit innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit abzustimmen. Die Gesamtdauer der täglichen Servicezeit darf 6 Stunden pro Person nicht überschreiten. Ein regelmäßiger Einsatz außerhalb der Zeit von Uhr bis Uhr oder am Wochenende ist nur im Einvernehmen mit der/dem Beschäftigten möglich. Hiervon ausgenommen sind Beschäftigte im Hausdienst sowie Beschäftigte mit anderslautenden einzelvertraglichen Regelungen. Bei Abstimmungsschwierigkeiten wird mit dem/der jeweiligen zuständigen Vorgesetzten eine einvernehmliche Lösung gesucht. Kommt diese nicht zustande, kann der Personalrat auf Wunsch des/der Beschäftigten beteiligt werden. (7) Aus dienstlichen Gründen kann - mit Einvernehmen des Personalrats - angeordnet werden, dass einzelne Beschäftigte oder Gruppen von Beschäftigten allgemein oder im Einzelfall dauernd oder vorübergehend von der Inanspruchnahme der FLAZ ausgenommen werden. Die weiteren Mitbestimmungsrechte des Personalrates nach LPVG NW bleiben davon unberührt. Seite 6 von 12

7 4 Teilzeit- und Telearbeitskräfte (1) Bei Teilzeitkräften ergibt sich die Regelarbeitszeit aus der individuellen Festsetzung oder Vereinbarung. Die zulässige Zeitschuld und das Guthabenkontingent sowie der Umfang der Servicezeit und das Limit der in das persönliche Sammelkonto übertragungsfähigen Stunden vermindern sich im Verhältnis zur vollen Arbeitszeit. (2) Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in alternierender Telearbeitszeit ist die jeweils vereinbarte Arbeitszeitregelung maßgeblich. Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann (wie in der DV Telearbeit festgelegt) die Einzelvereinbarung in der dafür vorgesehenen Frist beendet bzw. modifiziert werden. 5 Arbeitszeitkonten (1) Die von der elektronischen Zeiterfassungsanlage ermittelte tägliche Arbeitszeit wird auf das persönliche Zeitkonto gebucht. Zeitguthaben und Zeitschulden können innerhalb des Abrechnungszeitraums ( 7) ausgeglichen werden. (2) Für Vollzeitbeschäftigte beträgt das monatlich übertragungsfähige Zeitguthaben 30 Stunden. Darüber hinausgehende Guthaben werden auf ein persönliches Sammelkonto umgebucht. Auf Antrag können weitere Stunden vom persönlichen Zeitkonto des Beschäftigten auf das persönliche Sammelkonto übertragen werden. Zeitschulden dürfen ohne Absprache mit dem/der Fachvorgesetzten zum Monatsende 10 Stunden nicht überschreiten. Ab einer Zeitschuld von 10 Stunden bzw. einem Zeitguthaben von 30 Stunden erfolgt eine Mitteilung an die/den Personaldezernentin/ten. (3) Auf das persönliche Sammelkonto können max. 160 Zeitstunden gutgeschrieben werden. Freizeitphasen sind rechtzeitig vor Antritt mit dem oder der Fachvorgesetzten abzustimmen. (4) Im Sinne einer familienfreundlichen Hochschule besteht die Möglichkeit falls kein Zeitguthaben vorhanden ist einer höheren Zeitschuld von bis zu 40 Stunden für eine unvorhersehbare Betreuung von kranken Kindern oder pflegebedürftigen Personen, denen man rechtlich oder sittlich verpflichtet ist. Seite 7 von 12

8 6 Ermittlung der Arbeitszeit (1) Bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie bei jedem Verlassen des Hochschulgeländes hat die/der Beschäftigte eigenhändig am Zeiterfassungsgerät eine Zeitbuchung vorzunehmen. Abweichungen - z. B. bei technischen Störungen - werden durch Korrekturbeleg bzw. über das jeweilige Zeiterfassungssystem unter Mitzeichnung der/des Fachvorgesetzte/n angezeigt. Einzelheiten sind dem Leitfaden zu dieser Dienstvereinbarung zu entnehmen. (2) Zuständig für die Angelegenheiten der Zeiterfassung, Zeitkorrektur, Überprüfung der Einhaltung der Regelungen und Überprüfung der Einhaltung der persönlichen Arbeitszeit ist der/die Fachvorgesetzte. Die technische Abwicklung erfolgt durch die Hochschulverwaltung. 7 Abrechnungszeitraum (1) Der Abrechnungszeitraum für das persönliche Zeitkonto beträgt ein Jahr. Jährlicher Stichtag ist jeweils der Der Beschäftigte erhält zu diesem Zeitpunkt einen Kontoauszug zur Kontenklärung. (2) Unterschreitungen der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit sind innerhalb des Abrechnungszeitraums auszugleichen. Zeitschulden werden in voller Höhe in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen. Sie dürfen zehn Stunden nicht überschreiten. Davon unberührt bleibt 5 Abs. 4. (3) Kann ein Zeitguthaben aufgrund dienstlicher Notwendigkeit oder wegen dienstlicher Abwesenheit bzw. krankheitsbedingt im Abrechnungszeitraum nicht ausgeglichen werden, sind diese Stunden auf das persönliche Sammelkonto zu überführen. (4) Das persönliche Sammelkonto unterliegt keinem Abrechnungszeitraum. Seite 8 von 12

9 8 Zeitausgleich (1) Der Zeitausgleich wird nach Maßgabe des Organisationsplans von der/dem Fachvorgesetzten innerhalb des Abrechnungszeitraumes sichergestellt. (2) Zeitguthaben sind unter Beachtung dienstlicher Notwendigkeiten auszugleichen. Ein Zeitausgleich von mehr als vier Stunden ist mit dem oder der Fachvorgesetzten abzustimmen. Der Zeitausgleich kann auch an mehreren einzelnen oder zusammenhängenden Tagen genommen werden. (3) Zeitschulden können in Ausnahmefällen nach Abstimmung mit der/dem Fachvorgesetzten durch Inanspruchnahme ganzer Urlaubstage ausgeglichen werden. (4) Der Zeitausgleich des persönlichen Sammelkontos ist unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange sicherzustellen. (5) Vor Beendigung des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses sind entstandene Zeitschulden oder Zeitguthaben rechtzeitig auszugleichen. Ist ein Ausgleich nicht möglich, werden Zeitguthaben vergütet bzw. Zeitschulden entsprechend verrechnet. Näheres zum Zeitausgleich sind dem Leitfaden zur Dienstvereinbarung zu entnehmen. 9 Pausenregelung (1) Nach Überschreitung einer Arbeitszeit von sechs Stunden beträgt die ohne Anrechnung auf die Arbeitszeit zu leistende Ruhepause 30 Minuten. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die nicht anrechenbare Ruhepause mindestens 45 Minuten. Die Ruhepause kann im unmittelbaren Anschluss unter Anrechnung auf das persönliche Zeitkonto überschritten werden. Im Falle einer beabsichtigten Überschreitung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepause ist das Zeiterfassungsgerät zu bedienen. (2) Beträgt die tatsächliche Dauer der Ruhepause weniger als 30 Minuten bzw. 45 Minuten, so berücksichtigt das Zeiterfassungssystem je nach Dauer der geleisteten Arbeitszeit automatisch eine angepasste Ruhepause. Bei einer Arbeitszeit von z.b. 6 Stunden und 12 Minuten werden lediglich 12 Minuten als Pausenzeit abgezogen. Näheres dazu wird im Leitfaden erläutert. Seite 9 von 12

10 10 Abwesenheit vom Dienst (1) Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, Dienst- bzw. Arbeitsbefreiung, gesetzlicher Feiertage, Dienstreise oder Dienstgang, Teilnahme an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen, Angelegenheiten zur Erfüllung allgemeiner Staatsbürgerlicher Pflichten sowie sonstiger Angelegenheiten, für die Dienst- bzw. Arbeitsbefreiungsanspruch nach den gesetzlichen Vorschriften besteht, gilt als Anwesenheit mit den fehlenden Stunden, die im Falle einer Regelarbeitszeit zu leisten gewesen wären. (2) Arztbesuche und therapeutische Maßnahmen können während der Regelarbeitszeit vorgenommen werden. Grundsätzlich erfolgt keine Anrechnung auf die Arbeitszeit, es sei denn, die Dauer der Behandlung wird von der/dem Beschäftigten in einer dienstlichen Erklärung unter Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung gegenüber der/dem Personaldezernentin/ten dargelegt. Die hiernach anrechenbare Zeit ist auf eine Höchstdauer von zwei Zeitstunden pro Quartal begrenzt. In begründeten Ausnahmefällen (z.b. chronische oder Schwersterkrankungen) kann eine Sonderregelung mit der/dem Personaldezernentin/ten vereinbart werden. (3) Bei Dienstreisen, Dienstgängen, eintägigen Fortbildungen sowie An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Fortbildungen werden alle Zeiten zur Erledigung des Dienstgeschäftes mit ihrer tatsächlichen Dauer berücksichtigt. Erforderliche Reisezeiten werden innerhalb der Zeit von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr mit ihrer tatsächlichen Dauer berücksichtigt. Darüber hinausgehende Reisezeiten werden zur Hälfte berücksichtigt. (4) Im Übrigen wird bei mehrtägigen Fortbildungen die tägliche Regelarbeitszeit für jeden Fortbildungstag berücksichtigt; für Teilzeitbeschäftigte wird der auf diesen Tag entfallende Teil der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer entsprechenden Vollbeschäftigung berücksichtigt. Sollte ausnahmsweise an diesen Tagen die Gesamtdauer der Fortbildung abzüglich der Pausenzeiten über die Summe der für diese Tage vorgesehenen regelmäßigen Arbeitszeit hinausgehen, wird die überschreitende Zeit ebenfalls berücksichtigt. Seite 10 von 12

11 11 Datenschutz (1) Eine personenbezogene Auswertung der bei der Zeiterfassung erhobenen Daten erfolgt nur zum Zwecke der Ermittlung und zur Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit. Die mit Hilfe der Zeiterfassungsgeräte erhobenen Daten werden durch organisatorische und technische Maßnahmen gegen unzulässige Verarbeitung und Nutzung sowie gegen Kenntnisnahme durch Unbefugte gesichert. Die Zugriffsberechtigungen im Einzelnen sind im nach 8 Datenschutzgesetz NRW vorgesehenen Verfahrensverzeichnis (Nr. 2012/108/60, in der jeweils aktuellen Fassung) festgelegt. Die Daten werden nach Auswertung gesperrt und innerhalb der in Nr. 7, Teil A des Verfahrensverzeichnisses (Nr. 2012/108/60, in der jeweils aktuellen Fassung) aufgeführten Fristen gelöscht. (2) Die Zeiterfassungsgeräte sind so ausgestattet, dass jede/jeder Beschäftigte jederzeit den Stand ihres/seines persönlichen Zeitkontos abfragen kann. Ebenso hat jede/jeder Beschäftigte die Möglichkeit, vom PC am Arbeitsplatz Einblick in ihre/seine Arbeitszeitdaten zu nehmen. Der Leitfaden enthält eine Beschreibung der Erfassungsgeräte und der zugehörigen Software in der jeweils aktuellen Fassung. 12 Rechte der Personalräte (1) Die Personalräte sind berechtigt, sich jederzeit über das Verfahren und die Ergebnisse der Auswertung der Zeiterfassung zu informieren. Personenbezogene Auswertungen dürfen nur mit Zustimmung des/der Betroffenen weitergegeben werden. Über Erweiterungen oder Änderungen der Hard- und Software werden die Personalräte unaufgefordert informiert. Seite 11 von 12

12 13 Schlussbestimmungen (1) Diese Dienstvereinbarung tritt am 1. Januar 2013 in Kraft und ersetzt die bisherigen Dienstvereinbarungen für die jeweiligen Beschäftigtengruppen. Sie kann von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Nach ihrer Kündigung findet sie so lange Anwendung, bis neue Regelungen vereinbart worden sind. (2) Soweit einzelne Regelungen der Dienstvereinbarung aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Bestimmungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen nicht berührt. (3) Leitfaden, Beschreibung der Software sowie das Verfahrensverzeichnis Nr. 2012/108/60 sind in der jeweils aktuellen Fassung Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. Anlagen zur Dienstvereinbarung Leitfaden Beschreibung der Software Verfahrensverzeichnis Nr. 2012/108/60 Düsseldorf, 3. Dezember 2012 Prof. Dr. Brigitte Grass Die Präsidentin der Fachhochschule Düsseldorf Loretta Salvagno Die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung Norbert Bartscher Der Personalrat der wissenschaftlichen und künstlerischen Beschäftigten Sabine Backensfeld Der Personalrat für Verwaltung und Technik Seite 12 von 12