Eine Präsentation, die sich für unterschiedliche Zuschauergruppen eignet

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1 Eine Präsentation, die sich für unterschiedliche Zuschauergruppen eignet Ein Kollege hat gefragt, wie er mit der 193 Folien umfassenden und Präsentation sinnvoll und effektiv umgehen könne. Je nach Zielgruppe manchmal Führungskräfte, manchmal Sachbearbeiter und manchmal andere Personengruppen müsse er jeweils zum gleichen Thema andere Folien zeigen. Diese stelle er sich bisher als Sonderanfertigung in je einer separaten Datei zusammen. Auf diese Weise habe er inzwischen schon mehr als ein Dutzend Abwandlungen der Originaldatei und verliere langsam den Überblick. Auch andere Mitarbeiter berichten oft von dem Problem, dass sie aus einer umfangreichen Präsentation bei verschiedenen Personengruppen nur die jeweils passenden Folien heraussuchen müssen. Eine einfach zu handhabende Lösung für solche Fälle bietet die Funktion Zielgruppenorientierte Präsentation. Mit dieser Funktion kann eine Präsentation in mehrere Unterpräsentationen aufteilen jede mit genau den richtigen Folien für die jeweilige Zuschauergruppe. Nachstehend Informationen über diese wenig bekannte und wenig verwendete Power Point Funktion Die Vorteile einer zielgruppenorientierten Präsentation Bei der Arbeit mit nur einer Datei vermeidest du, dass Sonderanfertigungen die Anzahl der PowerPoint-Dateien auf deiner Festplatte anwachsen lassen und der Überblick langsam aber sicher verloren geht. Irgendwann müssten garantiert Folien in jeder der Sonderanfertigungen geändert oder aktualisiert werden. Damit wäre der Such- und Aktualisierungsaufwand recht hoch. Mit einer zielgruppenorientierte Präsentation sparst du Zeit und vermeidest unnötigen, wiederholten Aufwand. Du aktualisierst die betreffenden Folien nur einmal, kannst diese aber in allen verschiedenen Unterpräsentationen nutzen. Eine zielgruppenorientierte Präsentation anlegen Eine zielgruppenorientierte Präsentation ist nichts anderes als eine Präsentation in der Präsentation. Du legst fest, welche Folien für welche Zielgruppe verfügbar sein sollen. Das stellst du einfach und bequem über ein Dialogfeld ein. Und so geht s: Öffne die umfangreiche Präsentation. Oder stelle eine Präsentation mit allen notwendigen Folien zusammen. Rufe über das Menü <Bildschirmpräsentation> den Befehl Zielgruppenorientierte Präsentation auf. Seite 1/7

2 Klicke auf die Schaltfläche Neu und vergib einen Namen für die erste Unterpräsentation für eine spezielle Zielgruppe. Sollen es beispielsweise die Folien sein, die für Führungskräfte bestimmt sind, tippe Führungskräfte ein. Nachdem du eine Zielgruppe definiert hast, entscheide nun, welche der Folien aus der Gesamtpräsentation für diese Zielgruppe verfügbar sein sollen. Wähle im linken Feld Folien in der Präsentation: die notwendigen Folien aus, klicke auf <Hinzufügen>; Power Point verschiebt die ausgewählten Folien in das rechte Feld Folien in der zielgruppenorientierten Präsentation:. Klicke auf <OK> um die Präsentation für die gewählten Gruppen abzuschließen. Reihenfolge und Anzahl der Folien einer Unterpräsentation im Nachhinein anpassen So kannst du die Auswahl der Folien für eine Zielgruppe jederzeit ändern: Rufe erneut die Befehlsfolge <Bildschirmpräsentation> <Zielgruppenorientierte Präsentation> auf. Markiere im folgenden Dialogfeld links die gewünschte Zielgruppe. Seite 2/7

3 Klicke rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten. Ändere im folgenden Dialogfeld mit den beiden Schaltflächen Entfernen und Hinzufügen deine Zusammenstellung. Du kannst hier auch die Reihenfolge der Folien abändern indem du die zu verschiebende Folien im rechten Fenster anklickst und über die Pfeilschaltflächen rechts vom Fenster nach oben oder nach unten verschiebst. Seite 3/7

4 Zusatz-Tipp: Schnell und problemlos mehrere Folien markieren Mit der Taste <Umschalt> kannst du einen zusammenhängenden Block von Folien markieren. Klicke dazu die erste Folie an, halte die <Umschalt> Taste gedrückt und klicke auf die letzte Folie der zu markierenden Gruppe von Folien. Mit der Taste <Strg> selektiere einzelne, nicht zusammenhängend angeordnete Folien und fügen diese anschließend rechts der Liste der Folien für die zielgruppenorientierte Präsentation hinzu. Zielgruppenorientierte Präsentation vorführen Um eine zielgruppenorientierten Präsentation zu starten führe den Menübefehl <Bildschirmpräsentation> Zielgruppenorientierte Präsentation aus. Im darauf erscheinenden Dialogfeld wähle in der Liste Zielgruppenorientierte Präsentation die von dir definierte Personengruppe aus und klicke auf die Schaltfläche <Vorführen> Diese Funtkion mit einer Schaltfläche aufrufen Wenn du mit dieser Funktion öfters arbeitest, kannst du dir entsprechende Schaltflächen auf die Standarsymbolleiste legen. Du musst wie folgt vorgehen: 1. Klicke die Standardsymbolleiste mit der rechten Maustaste an und wähle im erscheinenden Kontextmenü den Befehl <Anpassen> an 2. Im erscheindenden Dialogfenster Anpassen wähle im linken Fenster Kategorie den Eintrag Bildschirmpräsentation an. Seite 4/7

5 3. Anschließend suche im rechten Fenster Befehle: den Eintrag Zielgruppenorientierte Präsentation und ziehe diesen Eintrag bei gedrückter linken Maustaste auf die Standardsymbolleiste. 4. Ab sofort kannst du die Zielgruppenorientierte Präsentation über diese Schaltfläche aufrufen. Diese Funktion hat allerdings zwei Schönheitsfehler. Erstens siehst du während der Bearbeitung, beispielsweise in der Foliensortierung nicht, dass du gerade eine zielgruppenorientierte Präsentation eingestellt hast. Zweitens wird bei der Zusammenstellung der zielgruppenorientierte Präsentation eine neue Nummerierung der Folien angezeigt. Wenn du aber dir Präsentation vorführst, werden die Folien in der ursprünglichen Nummerierung angezeigt. Nur die Folien einer bestimmten Unterpräsentation drucken Nicht nur beim Vorführen, sondern auch beim Drucken kannst du die Folien einer Präsentation auf eine bestimmte Gruppe einschränken, wenn du zuvor zielgruppenorientierte Präsentationen angelegt hast. Und so geht s: Wähle im Menü <Datei> den Befehl <Drucken>. Markiere im folgenden Dialogfeld Drucken in der Mitte unter Druckbereich die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Wähle in der Liste rechts daneben die gewünschte Zielgruppe aus. Achtung: Vergiss auch in dem Fall nicht, diese Einschränkung nach dem Drucken aufzuheben, im Dialogfeld Drucken also wieder die Option Alles zu aktivieren. Seite 5/7

6 Präsentationen von einem Hauptmenü aus starten In den ersten fünf Seiten konntest du lesen, wie du nach Anlass unterschiedlichen Zuschauergruppen genau die richtigen Folien zeigen kannst, indem du Unterpräsentationen anlegst. Lese in den nächsten beiden Seiten, mit welchen Schritten du eine Art Hauptmenü anlegen kannst, von dem aus die zuvor angelegten Unterpräsentationen ganz nach Bedarf mit nur einem Mausklick gesteuert werden können. Das Problem der 1. Folie Du hast mehrere zielgruppenorientierte Präsentationen vorbereitet und nun geht's ans Vorführen. Doch egal, ob du die Präsentation mit der Taste <F5> oder über das Menü <Bildschirmpräsentation> oder per Klick auf das gleichnamige Symbol startest: stets wird die Präsentation von der ersten Folie an gezeigt. Aber genau das möchtest du bei einer zielgruppenorientierten Präsentation natürlich nicht. Der Weg über die Befehlsfolge <Bildschirmpräsentation> <Zielgruppenorientierte Präsentation> ist nicht nur langwierig, sondern wirkt bei der Vorführung beim Kunden oder vor Publikum alles andere als professionell. Daher muss eine Lösung her, die das Problem umgeht und es dem Vortragenden möglich macht, souverän und zielgenau auf spontane Wünsche des Kunden oder des Publikums zu reagieren. Die Lösung ist eine spezielle Art von Hyperlink eine so genannte Aktionsschaltfläche. Ein Hauptmenü anlegen Dass der Start der Bildschirmpräsentation von der ersten Folie weg erfolgt, ist dann kein Hindernis mehr, wenn du diese Folie einfach zum Hauptmenü machst. Lege dazu auf Folie 1 für jede der zu startenden Zielgruppenorientierten Präsentationen eine Schaltfläche an, über welche die jeweils gewünschte Unterpräsentation leicht Seite 6/7

7 gestartet werden kann. Die Abbildung oben zeigt dies für die Auswahl zwischen mehrere Präsentationen. Die Schaltfläche kann ein Rechteck, ein abgerundetes Rechteck, eine andere Form oder auch ein Bild sein. Die Formen oder Bilder zu Aktionsschaltflächen machen Damit die Formen oder Bilder während der Bildschirmpräsentation als Hyperlink dienen und eine bestimmte Unterpräsentation starten, wandle diese nun in so genannte Aktionsschaltflächen um. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das erste Objekt, das du als Aktionsschaltfläche nutzen möchtest. Wähle im Kontextmenü den Befehl Aktionseinstellungen. Die Aktionsschaltflächen einrichten Aktiviere im nun folgenden Dialogfeld Aktionseinstellungen die Option Hyperlink zu. Wähle in dem Listenfeld darunter den Eintrag Zielgruppenorientierte Präsentation aus. Wähle im folgenden Dialogfeld die gewünschte Teilpräsentation. WICHTIG: Setze im gleichen Dialogfeld in der linken unteren Ecke ein Häkchen in das Kontrollkästchen Anzeigen und zurückkehren. Mit diesem Häkchen stellst du sicher, dass nach dem Vorführen einer Unterpräsentation automatisch wieder das Hauptmenü auf Folie 1 angezeigt wird. Ohne das Häkchen wird die Bildschirmpräsentation beendet oder es erscheint eine schwarze Folie. Seite 7/7

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