16. August 2011 Weisungen zur Zeiterfassung. Grundsatz Artikel 1. Absenzen und Korrekturen Artikel 2. Korrekturbuchungen Artikel 3

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1 ISR Weisungen zur Zeiterfassung vom , in Kraft seit: Aktuelle Version in Kraft seit: (Beschlussdatum: ) August 2011 Weisungen zur Zeiterfassung Die Geschäftsleitung, gestützt auf Artikel 12 Absatz 2 des Reglements des Regierungsrats vom 6. Juni 2001 über die Jahresarbeitszeit 1 (JAZ-R), beschliesst: Grundsatz Artikel 1 Absenzen und Korrekturen Artikel 2 Korrekturbuchungen Artikel 3 1 Die Angestellten mit Arbeitsplatz im Gemeindehaus erfassen ihre Arbeitszeiten und Arbeitsunterbrüche über das zentrale Zeiterfassungsgerät der Gemeindeverwaltung. 2 Ist eine elektronische Erfassung des Arbeitsbeginns, des Arbeitsendes oder von Arbeitsunterbrüchen nicht möglich, im Einzelfall nicht sinnvoll oder wird sie vergessen, sind Meldungen für manuelle Korrekturen einzureichen. 3 Die Angestellten tragen ihre vorhersehbaren, mindestens halbtägigen Abwesenheiten im öffentlichen Abwesenheitenordner im Outlook ein. Es gelten die Bestimmungen von Anhang 3. 1 Der Bereich Gemeindeschreiberei stellt allen Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag nach dem 15. des Monats und am 1. Arbeitstag nach Monatsende einen Ausdruck der erfolgten persönlichen Zeiterfassungen zu. 2 Die Mitarbeitenden korrigieren handschriftlich fehlende oder falsche Zeiterfassungen, begründen die Korrekturen und geben den Ausdruck umgehend dem Bereich Gemeindeschreiberei zurück. Für Abkürzungen und Form der Korrekturen wird auf Anhang 1 verwiesen. 3 Bei Tagen mit nur einer Kommen- und einer Gehen-Buchung und einem Zeitintervall von mindestens sieben Stunden zwischen diesen beiden Buchungen ist die Dauer der Mittagspause anzugeben, wenn diese länger als 30 Minuten gedauert hat. 1 Der Bereich Gemeindeschreiberei nimmt die Korrekturbuchungen umgehend, bei Korrekturen auf dem Halbmonatsauszug spätestens bis zum Ausdruck per Monatsende vor. 2 Nicht begründete Tage ohne Buchungen gelten a) für im Stundenlohn tätiges Personal als Tage ohne Arbeitsleistung, b) für das übrige Personal als Gleitzeitbezug, so weit sie auf Werktage fallen und es sich nicht um Ferientage, dienstfreie Tage, Krankheitstage oder eine andere im öffentlichen Abwesenheitenordner im Outlook eingetragene Abwesenheit handelt.

2 Seite 2 Korrigierte Monatslisten Artikel 4 1 Die korrigierten Monatslisten werden als Belegexemplar ausgedruckt und den Mitarbeitenden abgegeben. 2 Der Gleitzeitsaldo wird mit den Farben gemäss Artikel 8 Absatz 4 JAZ- R markiert (Anhang 2). 2 Die Monatslisten sind umgehend von den Mitarbeitenden und der vorgesetzten Stelle visiert der Gemeindeschreiberei zurückzugeben. 4 Mit dem Visum bestätigt die vorgesetzte Stelle, dass a) in der Phase gelb die im entsprechenden Monat erfolgten weiteren Plus- bzw. Minusstunden bewilligt sind und verbucht bleiben dürfen, b) in der Phase rot Massnahmen zum Abbau der Plusstunden bzw. der Minusstunden vereinbart worden sind. Früherer Arbeitsschluss und dienstfreie Tage Artikel 5 Ein generell früherer Arbeitsschluss, dienstfreie Tage sowie Ferien und weitere Abwesenheiten gemäss Abwesenheitenordner im Outlook werden durch den Bereich Gemeindeschreiberei von Amtes wegen berücksichtigt. Private Absenzen Artikel 6 1 Bei privaten Abwesenheiten während eines Arbeitstages inklusive Arzt- oder Zahnarztbesuchen ist eine Gehen-Buchung vorzunehmen und die Rückkehr als Kommen zu buchen. 2 Zeitgutschriften für Arzt- und Zahnarztbesuche sind separat zu beantragen. Schlussbestimmungen Artikel 7 Interlaken, 16. August 2011 FÜR DIE GESCHÄFTSLEITUNG 1 Diese Weisungen treten sofort in Kraft. 2 Sie ersetzen die Weisungen des Gemeindeschreibers zur Zeiterfassung vom 11. Januar 2008 und die interne Weisung Nr. 32b, öffentlicher Abwesenheitenordner im Outlook, des Gemeindeschreibers vom 23. Oktober Urs Graf Gemeindepräsident Philipp Goetschi Gemeindeschreiber

3 Seite 3 Anhang 1 Abkürzungen für Korrekturmeldungen ABAH AEAH ARZ FAM FER G GLAZ K KRA KURS LZK N ÖA PAU POST R SCH T UNF V VG Arbeitsbeginn ausser Haus Arbeitsende ausser Haus Arztbesuch, Zahnarztbesuch Geburt, Todesfall, Hochzeit, Umzug etc. Ferien Gehen-Buchung Gleitzeitbezug, Gleitzeitkompensation Kommen-Buchung Krank Kurs, Weiterbildung, Sitzung auswärts Freitagebezug ab Langzeitkonto Nachmittag Öffentliches Amt Mittagspause Postdienst vor Kommen- oder nach Gehen-Buchung Rest des Tages Schule (nur Lernende; übrige: KURS) Ganzer Tag Unfall Vormittag (Buchung) vergessen Beispiele für Korrekturen Stempelungen "Fehler" wie korrigieren? 07:30 12:00 17:00 Kommen-Buchung am Nachmittag vergessen K 13:30 VG 07:30 12:00 13:30 13:45 17:00 irrtümlich Buchung um 13:45 13:45 09:30 12:00 13:30 17:00 Arbeitsbeginn am Morgen ausser Haus um ABAH 08:00 08:00 07:30 12:00 13:30 15:30 Arbeitsende am Nachmittag ausser Haus AEAH 17:00 um 17:00 07:30 13:30 Gehen-Buchungen am Vormittag und G 12: :00 VG Nachmittag vergessen 07:30 17:00 Mittagspause von 45 Minuten (Programm zieht 30 Minuten ab) PAU 0:45 oder PAU 12:00-12:45 07:30 17:00 Mittagspause von bis zu 30 Minuten (Programm keine Korrektur nötig zieht 30 Minuten ab) 07:30 12:00 Ferienbezug am Nachmittag N FER 07:30 12:00 13:30 15:00 ab 15:00 Uhr krank R KRA ganztägiger Weiterbildungskurs T KURS 1 ganztägiger dienstlicher Anlass in Bern, ARB 07:45-18:15 Abfahrt 07:45, Ankunft 18:15 07:45 12:00 13:30 16:45 Postdienst am Morgen und am Abend, (Gutschrift 10 Minuten am Morgen und 15 Minuten am Abend) POST 2 1 effektive Zeiten angeben, wenn Zeitbedarf kleiner als Sollarbeitszeit 2 Vermerk anbringen, wenn Postdienst nur am Morgen oder nur am Abend

4 Seite 4 Anhang 2 Artikel 8 JAZ-R, Ampelsteuerung 1 Die Bewirtschaftung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden während des Jahres erfolgt mit der so genannten Ampelsteuerung. 2 Mit der Ampelsteuerung werden Warngrenzen festgelegt, bei deren Überschreitung Vorgesetzte und Mitarbeitende gemeinsam die Arbeitszeitsituation erörtern müssen. 3 Die Direktionen, die Staatskanzlei sowie die von ihnen ermächtigten Verwaltungseinheiten können selbstständig über Abweichungen von diesen Warngrenzen entscheiden. 4 Abhängig vom aktuellen Zeitsaldo der Mitarbeitenden treten in der Ampelsteuerung verschiedene Phasen auf, die eine unterschiedliche Behandlung erfordern: Phase Plussaldo Minussaldo grün 0 bis +60 Stunden Kompetenzbereich der Mitarbeitenden 0 bis -60 Stunden Kompetenzbereich der Mitarbeitenden gelb rot über +60 bis +100 Stunden Plusstunden nur in Absprache mit dem/ der Vorgesetzten möglich über +100 Stunden Massnahmen zum Abbau der Plusstunden in Absprache mit der/dem Vorgesetzten erforderlich über -60 bis -100 Stunden Minusstunden nur in Absprache mit dem/ der Vorgesetzten möglich über -100 Stunden Massnahmen zum Abbau der Minusstunden in Absprache mit der/dem Vorgesetzten erforderlich 5 Während dem Jahr sind auch Schwankungen über die roten Grenzen hinaus grundsätzlich möglich, bedingen jedoch zwingend ein Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden betreffend Abbau der Plusoder Minusstunden.

5 Seite 5 Anhang 3 Öffentlicher Abwesenheitenordner im Outlook Der öffentliche Abwesenheitenordner INT_Abwesenheiten befindet sich im Outlook unter öffentliche Ordner - alle öffentlichen Ordner. 1. Wer hat Einträge zu machen? Abwesenheiten sind von allen Mitarbeitenden und Lernenden mit Arbeitsplatz im Gemeindehaus zu machen. Ausgenommen ist das Reinigungspersonal. 2. Welche Einträge werden gemacht? 1 Es sind alle vorhersehbaren, mindestens halbtägigen Abwesenheiten einzutragen. Unvorhergesehene, mindestens halbtägige Abwesenheiten sind durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter des betroffenen Bereichs einzutragen, sobald sie bekannt werden. 2 Teilzeitmitarbeitende mit einem Beschäftigungsgrad von über 50 Prozent können auf den Eintrag von Tagen oder Halbtagen verzichten, an denen sie wegen des Beschäftigungsgrads regelmässig nicht arbeiten. 3 Mitarbeitende mit einem Beschäftigungsgrad von 50 Prozent oder weniger tragen nur Ferienabwesenheiten ein. 3. Wie werden Einträge gemacht? 1 Abwesenheiten sind zeitlich wie folgt einzutragen: Vormittag: Nachmittag: Ganzer Tag: Ganztägige Abwesenheiten sind durch Anklicken des Feldes ganztägig einzutragen. 2 Im Feld Betreff wird der Name der abwesenden Person eingetragen (Vorname nur, wenn zur Unterscheidung nötig). 3 Im Feld Ort wird die Art der Abwesenheit eingetragen (z. B. Ferien, GLAZ, Schule, Kurs, etc.). 4 Über Katalogisieren kann die Farbe definiert werden. Den Abteilungen und Bereichen sind folgende Farben zugeordnet: Bereiche Gemeindeschreiberei, Bildung und Soziales * blau Finanzabteilung * rot Bauabteilung * grün Sicherheitsabteilung * gelb 4. Wann werden die Einträge gemacht? 1 Die Abwesenheiten sind einzutragen, sobald sie bekannt sind, spätestens jedoch am Freitag der Vorwoche. Vorbehalten bleiben Abwesenheiten, die erst später bekannt werden. 2 Fällt eine eingetragene Abwesenheit weg, ist sie im Abwesenheitenordner umgehend zu löschen.

6 Seite 6 Änderungstabelle nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Erlass Erstfassung Anhang 3 Ziff. 3 Abs. 4 geändert Änderungstabelle nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Erlass Erstfassung Anhang 3 Ziff. 3 Abs geändert 1 Rubrik Arbeitszeit