Event Software. Softwareeinsatz im Event Sektor

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1 Event Software Softwareeinsatz im Event Sektor

2 Agenda Einführung & Vorstellung Überblick IT Einsatz in Events EBMS Überblick Weitere Felder des IT Einsatzes Geschäftsprozesse Definition Modellierung, Notation, Übung

3 Zur Person Rainer Buzengeiger Technischer Leiter und IT Leiter bei m:con mannheim:congress GmbH User: student Passwort: eventmanager Skype rainer_buzengeiger

4 Softwarelösungen in der Eventbranche Messen Messeveranstalter Messegesellschaften Tourismus Tourismusbüros Verkehrsvereine Agenturen Touristikunternehmen Veranstaltungshäuser Messe- und Kongresszentren Stadthallen, Special Locations Seminarzentren, Akademien Opernhäuser, Theater Stadien und Arenen Universitäten Museen Kongresse - Seminare Kongressveranstalter Corporate, Verbände PCOs Dienstleister Catering Messebau Technischer Dienst

5 Bedeutung der IT für die Eventbranche Brainstorming

6 Organisatorische Einordnung und Grundelemente der IT in Convention Centres Haus- Technik Heizung & Klima Elektrotechnik Kommunikation Veranstaltungstechnik Veranstaltungs- Technik Licht & Ton Bühnentechnik Medientechnik Informations- Technologie Hardware Software Informationsmanagement

7 Software Systemsoftware Betriebssysteme MS Windows Linux Unix Anwendersoftware SAP MS Office EBMS Rubin Datenbanksoftware Oracle Dienstprogramme Branchenunabhängig Branchenspezifisch MS SQL

8 Klassifizierung von Anwendersoftware Branchenübergreifend Adressdatenbank Kalkulation Buchhaltung Dokumentenmanagement Anwendersoftware Textverarbeitung Grafik - CAD - DTP Kommunikation Weitere Anwendungen Branchenspezifisch Individualsoftware Standardsoftware - ganzheitlich - integriert -Workflow-orientiert - internetfähig

9 Individualsoftware vs. Standardsoftware Individualsoftware Deckt die genauen Anforderungen ab Know how im Haus Weiterentwicklung selbst gesteuert Hohe Kosten Hoher Personalaufwand Standardsoftware Geringere Kosten Kosten genauer zu kalkulieren Schnell einsetzbar Geringerer Personalaufwand Bessere Softwarequalität Abhängigkeit vom Hersteller Nicht alle Funktionen vorhanden

10 Customizing Möglichkeit zur programmtechnischen Anpassung von Standardsoftware an individuelle Anforderungen und Spezifikationen des Unternehmens (Kunden) Einstellung der Bildschirmmasken Ausblenden nicht benötigter Funktionen Sprachanpassungen Realisierung von Schnittstellen zu anderen Programmen Gestaltung von Papier- und elektronischen Ausgaben Reports

11 Unterstützung betrieblicher Funktionen Anwendungsbereiche für Standardsoftware Event Management Venue Management Registration & Access Management Exhibition Management E-Commerce + Business Management Customer Relationship Management Enterprise Resource Planing Accounting Controlling

12 Customer Relationship Management - CRM Kernelement ist eine Datenbank in der alle relevanten Daten über Interessenten und Kunden systematisch zusammengefasst werden. Demografische Daten Kontakthistorie Elektronische Hinterlegung von Korrespondenzen und Dokumenten Umsatzdaten ABC Analysen Ergänzende Marktforschungsdaten Daten zur Schätzung des künftigen Umsatzpotentials

13 CRM - Haupteinsatzbereiche Neukundenakquisition Account Management - Up-Selling - Cross-Selling - Loyalitätspogramme - Kundenzufriedenheit - Kundenbindung

14 Marketing & CRM Aktives Adressmanagement (CRM) Direkter versand und Korrespondenzversand Integriertes Dokumenten-Management z.b. für s, Korrespondenz, Verträge, Pläne Integration mit MS-Office Integrierte Kontakthistorie zu allen Veranstaltungen Automatische Wiedervorlagefunktionen Serienbriefe und Direkt-Marketing-Kampagnen

15 Aktives Adressmanagement (CRM)

16 & Korrespondenzversand

17 Integriertes Dokumentenmanagement

18 Kontakthistorie und Wiedervorlagen

19 Unterstützung betrieblicher Funktionen Anwendungsbereiche der IT Event Management Venue Management Registration & Access Management Exhibition Management E-Commerce + Business Management Customer Relationship Management Enterprise Resource Planing Accounting Controlling

20 Workflow Venue Management Veranstaltungsplanung Koordination Marketing & Verkauf Termindisposition Buchung Angebotsgestalung Vertragsgestaltung Veranstaltungsdurchführung Fakturierung Auswertung - Nachbereitung EDV-gestützte Projektsteuerung

21 Termindisposition und Buchung Elektronischer Belegungsplan Mandantenfähigkeit Belegungspläne für verschiedene Häuser Automatische Überprüfung von Buchungskonflikten Online Veranstaltungskalender

22 Elektronischer Belegungsplan

23 Integrierte Bestuhlungspläne

24 Veranstaltungsplanung & Koordination Planung der Veranstaltungsdetails Elektronische Buchung aller Serviceleistungen Automatische Überprüfung der Leistungsverfügbarkeit Automatische Erstellung von Angeboten, Optionen, Verträgen etc... Steuerung der Arbeitsabläufe Regie- und Ablaufpläne (Workflowmanagement) Automatische Veranstaltungsabrechung und Faktura

25 Planung der Veranstaltungsdetails

26 Buchung von Serviceleistungen

27 Veranstaltungsabrechnung

28 Veranstaltungsstatistik

29 Veranstaltungscontrolling

30 Veranstaltungsauswertungen

31 E-Commerce - Grundbegriffe Electronic Selling Elektronische Marktplätze Virtuelle Messen B2B Busines to Business B2C Business to Client E-Procurement

32 Electronic Commerce - Grundprinzipien Information Kommunikation Interaktion Zahlungsabwicklung

33 Veranstaltungskalender

34 Online Raum/Standbuchungen

35 Online Katalog & Bestellformulare

36 Ausstellerverzeichnis

37 Ausstellungsplan

38 Online-Terminvereinbarungen

39 Registrierung & Hotelbuchung

40 Abstractverwaltung Symposien- AG-Online Programm- kommmission Onlineabstract- erfassung Online- begutachtung Auswertungen Statistik Tagungs- verwaltung Programm- heft Abstracts im Internet

41 Anwesenheitskontrolle Web Registration scientific society Registration pa rtic ipa nt l ist, pay sem cong r me i nt i nars esses nfo, s, e tc Credit Card EC Processing Anthros/ Telecash Me mb er Da tab as e pre registration payment details attendance new orders financial interface CRM n tratio egis ent R ne ym onli line Pa on after event: port complete ex onsite registration Badge Printing Counter and self service optional: online interface (via ftp) CME credits Wireless PDA entrance control CME Brainiax

42 Medienmanagement Referent gibt Powerpoint an zentraler Stelle ab Datenbankgestützte Verteilung in die Vortragssäle via LAN Touchscreen, Laserpointer, Vorschaumonitore im Saal

43 Geschäftsprozesse Grundbegriffe & Einführung in Techniken, Notation und Modellierung

44 (Geschäfts-)Prozesse Was versteht man darunter?

45 Definition nach DIN Hat mindestens einen Input und einen Output Das Ergebnis ist klar definiert und messbar Der Prozess beinhaltet alle notwendigen Aktivitäten um das definierte Resultat zu erreichen

46 Prozessdefinition

47 Value Chain (Porter)

48 Klassifizierung von Prozessen

49 EPK

50

51 Verknüpfungen

52 Beispiel EPK

53 Vollst. Bsp.

54 Lifecycle

55 Process Review

56 Gruppenarbeit Modellierung von Teilprozessen: Teilnehmerregistrierung Anfragenbearbeitung Ausstellungsaufbau Anforderung mind. 2-3 verschiedene Verknüpfungsarten!

57 Event EPK

58 Literatur & Weblinks Schreiber (2002) Kongress- und Tagungsmanagement 2nd edition Glenn Bowdin, et al (2006) Events Management 2nd edition

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