Wie stellen Sie die Dokumentation der Kanzleileistungen sicher?

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1 Wie stellen Sie die Dokumentation der Kanzleileistungen sicher? Durch effektive Arbeitsabläufe reduzieren Sie den Zeit- und damit den Kostenverbrauch in Ihrer Kanzlei. Durch kostensparendes und integriertes Arbeiten sind Sie in der Lage, Mehrwerte zu schaffen. Nur so können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Dienstleistungen auszubauen und deren Qualität zu verbessern. Eine konsequente Leistungserfassung unterstützt Sie bei der Aufzeichnung der entstandenen Zeiten und Kosten. So haben Sie einerseits die Effizienz im Blick und andererseits hilft Ihnen das bei der aufwandsgerechten Abrechnung. Ohne eine konsequente Zeiterfassung in Ihrer Kanzlei fehlen zuverlässige Informationen über die Leistungen und den Erfolg Ihrer Kanzlei. Diese Informationen dienen aber als Grundlage für eine aufwandsgerechte Rechnungsschreibung an Ihren Mandanten sowie eine Deckungsbeitragsbetrachtung. Wie viel Zeit haben Sie für welchen Auftrag und Mandanten benötigt? Welche, nicht in der Honorarvereinbarung enthaltenen, Leistungen haben Sie für Ihren Mandanten zusätzlich erbracht? Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 5

2 Kapitel 1: Einmaliges Erfassen der möglichen Kanzleileistungen 1.1 Die für eine Zeiterfassung notwendigen Leistungsarten, wie beispielsweise das Einrichten einer Buchführung oder das Sortieren von Belegen im Rahmen eines Mandantenauftrages Finanzbuchführung, ergeben sich aus Ihrem kanzleiindividuellen Dienstleistungskatalog. Deshalb passen Sie die Standardauftrags- und -leistungsarten an die Anforderungen Ihrer Kanzlei an. So erhalten Sie für die Zeitaufschreibung, für die Kostenkontrolle sowie für die spätere Honorarabrechnung die Aufträge und Tätigkeiten, wie sie in Ihrer Kanzlei beispielsweise für eine Finanzbuchführung üblich sind. (Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle Stammdaten Auftragsarten und Leistungsarten). Leistungen Ihrer Kanzlei, die nicht in der Honorarvereinbarung enthalten sind, wie zum Beispiel das Sortieren von Belegen, haben Sie extra angelegt. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 2 von 5

3 Kapitel 2: Laufende Erfassung der Kanzleileistungen 2.1 Ihnen als Kanzleiinhaber ist bewusst, dass ein konsequentes Erfassen von Zeiten für eine aufwandsgerechte Rechnungsschreibung sowie für die Ermittlung von Deckungsbeiträgen nötig ist. Deshalb erfassen Sie und alle Mitarbeiter Ihrer Kanzlei entsprechend dem Auftrag Ihres Mandanten die dafür benötigten Zeiten (im Programm Zeiten und Auslagen ). 2.2 Über die Verknüpfung mit einem sorgfältig kalkulierten Mitarbeiterstundensatz erhalten Sie die Information über die Kosten eines durchgeführten Auftrags (Eigenorganisation classic Mitarbeiter Registerkarte: Abrechnungsdaten Kostensätze). Leistungen, die nicht in der Honorarvereinbarung enthalten sind, wie das Sortieren von Belegen, werden als getrennte Leistung dokumentiert. Solche Informationen benötigen Sie bei Gesprächen mit Ihren Mandanten, wenn es darum geht, einen Auftrag abzurechnen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 3 von 5

4 2.3 Auch telefonische Beratungen können in Ihrer Kanzlei als Kosten wie folgt dokumentiert werden: Ihre Telefonanlage kennt die Rufnummer Ihrer Mandanten und übernimmt die relevanten Daten für die Leistungserfassung. (Voraussetzung dafür ist eine Telefonausstattung, die die Schnittstelle Microsoft TAPI, Version 2.1 oder höher, unterstützt. Damit Sie die Telefoniefunktionen nutzen können, benötigen Sie entweder eine TK-Anlage, die von einem Telefonie-Server-PC zentral gesteuert wird (Netzwerk-Lösung) oder Telefonapparate, die direkt mit jeweils einem Arbeitsplatz-PC gekoppelt sind (Einzelplatz- Lösung). Das Programm DATEV Telefonie ist im DATEV Mehrwert-Angebot enthalten). Der Gesprächsinhalt wird in einer Telefonnotiz festgehalten und weiter an Ihre Dokumentenverwaltung übergeben (die Dokumentenorganisation oder DATEV DMS übergeben). 2.4 Letztendlich erhalten Sie über die Zeiterfassung Informationen über die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu den einzelnen Mandantenaufträgen. Und nur durch eine konsequente Zeiterfassung haben Sie im Zusammenspiel mit der zugehörigen Honorarabrechnung die Möglichkeit, Deckungsbeiträge auszuweisen und zu analysieren. (Auskunftssystem / Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle Liste E11/5) Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 4 von 5

5 Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 5 von 5

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