Für das Feinste nur das Beste

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1 Zeiterfassung Personalabrechnung Personalmanagement Mit dem Auftrag der Feinkost Käfer Gruppe aus Parsdorf / München zählt die SUMMIT IT CONSULT GmbH aus Stolberg eine weitere weltbekannte Unternehmung zu ihren Neukunden. "Qualität aus Leidenschaft" Käfer ist eine Münchner Institution und auch ein Synonym für exklusiven Lebensmittelhandel, Spitzengastronomie und hochwertige Lizenzprodukte mit derzeit ca. 800 Mitarbeitern. Die Feinkost Käfer Gruppe steht wie kein anderes Haus für die sinnliche Opulenz kulinarischer Genüsse in fast schon barockem Ambiente. Im 75. Jahr nach der Firmengründung wurde das Käfer Stammhaus einer umfassenden Neugestaltung unterzogen. Sowohl der Feinkostladen im Erd- und Untergeschoss als auch das Restaurant Käfer-Schänke im ersten Stock strahlen seit September 2005 eine neue, zeitgemäße Modernität aus, ohne dabei ihren Charakter als Münchner Traditionshaus aufgegeben zu haben. Der Käfer Party Service mit seinen Niederlassungen in Frankfurt a.m. und Berlin, ist in Bezug auf Qualität, Innovation und Kreativität die Nummer 1 unter den Caterern in Europa. Bei einzigartigen Events wie Sportgroßveranstaltungen, Motorsport-events (u.a. Formel 1, DTM) sowie den unterschiedlichsten Aktivitäten im Mittleren Osten (Bahrain Int. Circuit) gewährleistet Käfer Exklusivität und hohe Flexibilität. Qualität, Innovation und Kreativität stehen an erster Stelle. Die Anforderungen der Feinkost Käfer Gruppe umfassen das komplette personalwirtschaftliche Umfeld. Die Zeiterfassung mit geeigneter Zutrittskontrolle für den Hauptstandort und die zahlreichen Dependancen, ebenso wie die Personalabrechnung für die einzelnen Mandanten. Selbstverständlich wird dem Personalmanagement und firmenübergreifenden Controlling, der Krönung des Projektes, ein hohes Maß an Bedeutung zukommen. Frau Simone Kretschmer, Leiterin Human Resources der Käfer- Gruppe, zieht Ihr Resümee wie folgt: Der Entscheidungsprozess zog sich über viele Monate hin, galt es doch, die besonderen Wünsche unsererseits, und die vorgeschlagenen Lösungen auf Herz und Nieren zu prüfen. Bei der Zeitwirtschaft sollte die klassische Zeiterfassung mit Zutritts-kontrolle aus Sicherheitsgründen (Lebensmittelumfeld), sowohl über die berührungslose Legic-Erfassung, als auch über eine fälschungssichere Biometrie-Lösung zum Tragen kommen. Da in der Gastronomie und Restauration Fett- und Spülhände zum Arbeitsalltag gehören, war hier ein fehlerfreier Lesevorgang bei der biometrischen Lösung eine besonders wichtige Grundvoraussetzung, um z.b. Vorratsräume über Fingerabdruck zu öffnen. Die von der SUMMIT IT CONSULT GmbH vorgestellten und angebotenen Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals der Fa. Kaba GmbH schafften die Tests auf Anhieb. Wie funktioniert in einer solchen Lösung die biometrische Erkennung durch Fingerprint? Das Prinzip ist einfach. Eine Scannereinheit erstellt ein digitales Bild eines Fingerabdruckes. Dabei werden die so erfassten Linienmuster des Fingers, wie Verzweigungen, Inseln und Bruchstellen (die Minutien), über einen Algorithmus in eine Zahlenkolonne umgewandelt. SUMMIT IT CONSULT GmbH Seite 1 von 5

2 Es werden also keine biologischen Fingerabdrücke, sondern reine Zahlenkolonnen abgespeichert. Das Speichermedium kann eine Festplatte oder z.b. der RAM - Speicher eines Terminals sein. Durch den Algorithmus ist es nicht möglich, das Template in einen biologischen Fingerabdruck zurück zu verwandeln. Bei einem anschließenden Erkennungsvorgang wird neuerlich der Fingerabdruck gescannt, extrahiert und mit den schon gespeicherten Template-Daten verglichen. Diesen Vorgang nennt man Matching. Ist das gespeicherte Referenztemplate mit dem gescannten Fingerabdruck deckungsgleich, so ist die Person eindeutig und rechtsverbindlich identifiziert. Es sind bei diesen Verfahren keine Karten notwendig, jede Person identifiziert sich mit ihrem Fingerabdruck. Durch die vollständige Integration der Terminals in das bestehende Softwareumfeld erfolgt der Up- und Download aller relevanten Mitarbeiterzutritts- und Zeiterfassungsdaten automatisiert. Innerhalb der Personalzeitwirtschaft sorgen die unterschiedlichsten Zeit- und Zutrittsmodelle für eine flexible Abdeckung und Umsetzung der erforderlichen Zeit- und Zutrittskriterien. Eine wichtige Rolle im Pflichtenheft der Feinkost Käfer Gruppe spielt die konsolidierte Datenhaltung. Die neue Lösung muss einen einheitlichen Datenpool für alle mitarbeiterspezifischen Daten vorweisen. Redundante Datenpflege und eine unproduktive Datenhaltung werden grundsätzlich ausgeschlossen, lautete die Vorgabe des Münchner Traditionshauses. Diese gemeinsame Datenbasis wurde wegen des Sicherheitsaspektes und der damit verbundenen detaillierten Prüfroutinen eindeutig im Entgeltbereich angesiedelt. Hier garantiert ein tief greifendes und leistungsstarkes Berechtigungssystem, dass jeder User nur die Änderungs- und Leserechte besitzt, die die für ihn relevanten Firmen-, Abrechnungsgruppen, Abteilungs- oder Kostenstellen betreffen. Ein weiteres absolutes Muss ist die Flexibilität in der Abrechnung. Keine starren Vorgaben und Schranken sollen in der neuen Anwendung die Arbeitsabläufe behindern. SUMMIT IT CONSULT GmbH Seite 2 von 5

3 In unserem Marktsegment, so Frau Simone Kretschmer, muss die Personalabteilung zu 100 % in die Wertschöpfungskette des Unternehmens eingegliedert sein. Events, Messen oder Veranstaltungen, wie z.b. das jährliche Oktoberfest, lassen die Mitarbeiterzahl für einen bestimmten Zeitraum schnell auf mehrere Hundert zusätzliche Arbeitskräfte anwachsen. Bei den Präsentationen der verschiedenen Lösungsanbieter lag neben den speziellen Anforderungen unseres Hauses unser Hauptaugenmerk auf einer ganzheitlichen Lösung, die unsere administrativen Aufgaben auf ein Minimum reduzieren, und uns den wichtigen Freiraum für unsere strategische Personalarbeit schaffen soll. Die Vorstellung der Entgeltsoftware erfolgte deshalb in direktem Bezug auf die von uns definierten Leistungsmerkmale und deren praktischer Umsetzung. Von Anfang an war klar, dass unsere neue Lösung auch ansprechend aussehen soll. Wir erwarten eine moderne grafische Oberfläche, klar strukturierbare Workflows, übersichtliche Eingabemöglichkeiten und allem voran intuitive Bedienung. Letztere ist auf jeden Fall als Pluspunkt in der Implementierungsphase zu werten und wirkt sich nicht zuletzt positiv auf die Schulungskosten aus. Um schließlich der Maßgabe einer effektiven und effizienten Gesamtlösung gerecht zu werden, vervollständigen Personalmanagement und Controlling das Bild. Dieser Bereich gilt für Europas führenden Partyservice-Anbieter als spezieller Erfolgsfaktor. Neben einer Vielzahl von aussagekräftigen Auswertungen, werden vielschichtige Anforderungen der individuellen Personalarbeit abgebildet. Das Personalmanagement dient hierbei als Ausgangspunkt, um Stellenwirtschaft, Qualifikationsverwaltung und Personalentwicklung softwaretechnisch zu unterstützen. Schnell und einfach lassen sich daraus Entscheidungsparameter erkennen, die das normale Tagesgeschäft optimieren. Der Name Käfer steht für Qualität und einen hervorragenden Servicelevel im Markt. Diesem hohen Anspruch gilt es auch mit den PMS Modulen gerecht zu werden. Wie sieht eine solche Anforderung in der Praxis aus? Je nach Anforderungen sind Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichsten Qualifikationen zu effizienten Teams für bestimmte Events zusammenzustellen. SUMMIT IT CONSULT GmbH Seite 3 von 5

4 Dabei dienen die Qualifikationen jedes Einzelnen als Basis. Aufgabe der Personalabteilung ist es, durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen die Stärken jedes Mitarbeiters individuell zu fördern, um das hohe Leistungs- und Qualifikationsniveau halten und verbessern zu können. An diesem Beispiel erkennt man deutlich die Vorteile einer integrierten Lösung. Die vorhandenen Qualifikationen sind im Mitarbeiterstamm hinterlegt. Die erforderlichen Maßnahmen werden im Abgleich mit dem entsprechenden Stellenprofil definiert. Dazu passen die im Personalmanagementbereich hinterlegten Kosten, je nach Art und Umfang der Weiterbildungsmaßnahme. Somit bleibt das Entwicklungstool der Garant für die perfekte Umsetzung der Personalentwicklungsmaßnahmen unter Berücksichtigung vorgegebener Parameter. Ist die gewünschte Entwicklungsstufe erreicht, werden die Qualifikationen der Mitarbeiter parallel ergänzt. Seitens des Controllingmoduls können jetzt individuelle Auswertungen zu Kosten und Nutzen der Maßnahmen gezogen werden. Die unternehmensübergreifende Entwicklung der Personalkosten ist natürlich eine interessante Information, die in den Controllingauswertungen nicht fehlen darf. Eine weitere konkrete Aufgabe der neuen Personalsoftware war die softwaretechnische Unterstützung bzw. die Automatisierung der administrativen Arbeiten. So erfolgt z. B. die Abwicklung des Schriftverkehrs mit Hilfe spezieller Workflows. Einladungen, Zertifikate, Zwischenbescheide, Verträge oder Beurteilungen werden individuell mit den personenspezifischen Daten erstellt, per Post oder Mail verschickt und anschließend archiviert. Das zertifizierte Bescheinigungswesen liefert auf Knopfdruck ca. 85 % aller gängigen Bescheinigungen aus dem Personalbereich abgabe-fertig und sorgt damit für eine enorme Einsparung administrativer Arbeit. Gemäß Projektplan erfolgte die Datenmigration aus der bis dato im Einsatz befindliche Paisy- und Atoss-Software ohne Verzögerungen. Es folgte die Parametrierung und Schulung der Software für die Bereiche Personalabrechnung und Zeitwirtschaft. Daran anschließend das Rollout der Terminals und die Einbindung der Standorte in die neue Struktur. Aufgrund der besonderen Standorte unserer Dependancen wie z.b. im Deutschen Reichstag in Berlin, oder des National Theater in München, wurden diese minutiös geplant und erfolgten durch die gute Zusammenarbeit und Projektierung auf den Punkt. SUMMIT IT CONSULT GmbH Seite 4 von 5

5 Wichtig war auch hier das effiziente Zusammenspiel zwischen Personalabteilung, der EDV Abteilung und dem Hause SUMMIT. Innerhalb weniger Monate wurde das Projekt realisiert, so Günther Penninger, Bereichsleiter IT der Käfer-Gruppe, und unser Eindruck, mit der SUMMIT einen Partner gefunden zu haben, für den Qualität und Service den gleichen hohen Stellenwert hat, wie für unser Haus wurden durchweg erfüllt. Ebenso wurden die vereinbarten Budgets gänzlich eingehalten, auch ein nicht zu unterschätzender Faktor, so Herr Penninger weiter. SUMMIT IT CONSULT GmbH Seite 5 von 5