Prozessorientiertes Wissensmanagement mit der PICTURE-Methode

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1 Prozessorientiertes Wissensmanagement mit der PICTURE-Methode Dr. Lars Algermissen Graz,

2 ERCIS Wirtschaftsinformatik Betriebswirtschaftslehre Informations-, Telekommunikations und Medienrecht (ITM) Angewandte Informatik und Quantitative Methoden 2

3 ERCIS ganzheitliche Forschung muss integrativ erfolgen 3

4 Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Treiber der Verwaltungsmodernisierung Mehr Aufgaben und Anforderungen durch Gesetzgeber, Bürger, Wirtschaft Einschränkung und Abbau von Leungen politisch oft nicht gewollt Wie kann mit gegebenen Ressourcen das Leungspotenzial erhöht werden? Handlungsfelder der Verwaltungsmodernisierung Rechts- und Verwaltungswissenschaften Gestaltung der gesetzlichen Regelungen für das Verwaltungshandeln Politik Politische Gestaltung der Rahmenbedingungen (z. B. Föderalismusreform, Neugliederung von Verwaltungsebenen) BWL Übertragung betriebswirtschaftlicher Konzepte auf die Verwaltung Wirtschaftsinformatik Nutzung von Informationsmodellen zur Gestaltung von Verwaltungsprozessen als Kern des Verwaltungshandelns 4

5 Motivation der Auseinandersetzung mit Verwaltungsprozessen 5

6 Nutzen und Anwendungsgebiete der Prozessmodellierung Schaffung von Transparenz Prozessdokumentation Wissensmanagement Kundentransparenz Verbesserte Verwaltungssteuerung Verzahnung von Prozessen/Leungen mit Produkten Schaffung einer Prozesskostenrechnung Reorganisation Effektivität durch Weglassen von Aufgaben Effizienz durch organisatorisches Vereinfachen Effizienz durch technische Unterstützung Erfolgsmessung von Reorganisationsmaßnahmen 6

7 Prozessmodellierung in D-A-CH Kommunalverwaltungen online-gestützte Umfrage an die Organisationsabteilungen von Kommunalverwaltungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ( bis zum ) Nur 23% der 337 haben bereits modelliert oder planen dies. Ursachen: Keine methodische Unterstützung Kein Bedarf Kein Nutzen Kein Know-how Trifft eher zu Neutral Trifft eher nicht zu Kein Personal Kein Geld 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 % 7

8 Ziele unserer Aktivitäten Schaffung von Transparenz durch Wissenserwerb Strukturierte und vollständige Übersicht aller Dienstleungen und deren Zusammenhänge Struktur Einheitliche Beschreibung aller Dienstleungen und Prozesse Inhalt Nutzbarmachung des Wissens Nutzbarmachung des Prozesswissens in Form von Prozessregern Auswertung der Prozesse für unterschiedliche Zielsetzungen (z.b. Reorganisation) Verallgemeinerung des Prozesswissens für weitere öffentliche Verwaltungen in Deutschland 8

9 Die öffentliche Verwaltung in Deutschland 4,7 Mio. Beschäftigte arbeiten im öffentlichen Dienst Das sind 13,5% aller Beschäftigten in Deutschland Hoher Anteil an Strukturanalogien auf der kommunalen Ebene 9

10 Defizite im prozessorientierten Wissensmanagement auf kommunaler Ebene Intrakommunale Wissensdefizite Fehlende Organisations- und Prozessdokumentation als Basis der Organisationsgestaltung Teilweise aufwändige Beschaffung von Informationen in der konkreten Prozessbearbeitung Interkommunale Wissensdefizite Neuerfindung des Rades Fehlendes Wissen über andernorts bereits gelöste Probleme Interkommunale Vergleichsringe sind nur bedingt einsetzbar Suprakommunale Wissensdefizite: Neue Anforderungen und Gestaltungsspielräume aus Verordnungen und Gesetzen Problem der gezielten Informationsweitergabe durch den Gesetzgeber Frage der optimalen Umsetzung von Anforderungen und Nutzung von Spielräumen Verwaltungsübergreifend einheitlich beschriebene Prozesse können einen hohen Nutzenbeitrag zur Verringerung der Defizite leen 10

11 Ziele und Herausforderungen Ziel von PICTURE: Erlangung eines Überblicks über die gesamte Prozesslandschaft einer Verwaltung Ausbau von Referenzprozesskatalogen zur interorganisationalen Wiederverwendung Effiziente Identifikation und Analyse möglicher Reorganisationsmaßnahmen (organisatorisch und technisch) Herausforderungen Viele interdependente Verwaltungsprozesse Sehr viel fachliches Prozesswissen bei den Mitarbeitern Begrenzte Zeit der Mitarbeiter Problem der Verarbeitung und Darstellung vieler Prozesse Problem der Pflege und Wiederverwendung vieler Prozesse 11

12 Geschäftsprozesse im Back Office V V V Mitarbeiter 12

13 Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Schule nächstgelegene Schule is t BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Schülerjahreskarte auszustellen Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kos ten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs vorauss etzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Veranlass e Schülerspezialverkehr BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Schülerjahreskarte is t nicht auszustellen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar An trag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Ans pruch nicht gegeben BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermess e Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragstellerstammdaten erfasst sind Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermess ungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klas se liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Um stände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahr- kostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Taxi bei BEC_Taxi bei voller Erstattung voller Erstattung is t nicht erforderlich erforderlich BEC_Erstatte BEC_Erstatte Beförderung in Beförderung mit angemieteten eigenem Fahrzeugen Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind vers andt BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zu rück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche ents tehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungs - pflichtige... BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraus setzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde programm BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kos ten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Ers telle Auszahlungs - anordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Nachbesserung veranlas st BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Ans pruchslen BEC_Schulangebotsle BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_SchülerdatensatzBEC_Kostenaufstellung BEC_Bes telllis te BEC_Bestellle BEC -P rogramm BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schüler- BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste BEC_Schülerfahrkosten- BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Erfass e/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Schülerstammdaten BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schüler- BEC_Routenpl fahrkosten- programm hieprogramm aner/topograp BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid Or.... Klassische Prozessmodellierung Beispiel Erstattung von Schülerfahrtkosten Probleme klassischer Ansätze Kaum verständlich Kaum vergleichbar Kaum erklärbar Kaum bezahlbar Kaum nutzbar 13

14 Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Schule nächstgelegene Schule is t BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Schülerjahreskarte auszustellen Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kos ten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs vorauss etzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Schülerjahreskarte is t nicht auszustellen BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Veranlass e Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar An trag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Ans pruch nicht gegeben BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermess e Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Antrag vollständig Antragstellerstammdaten erfasst sind BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit Antragsteller Doppelantragssteller werden aufgespürt bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermess ungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klas se liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Um stände Taxieinsat... BEC_Taxi bei BEC_Taxi bei voller Erstattung voller Erstattung is t nicht erforderlich erforderlich BEC_Erstatte BEC_Erstatte Beförderung in Beförderung mit angemieteten eigenem Fahrzeugen Fahrzeug BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind vers andt BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zu rück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche ents tehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungs - pflichtige... BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraus setzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kos ten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Ers telle Auszahlungs - anordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Nachbesserung veranlas st BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Ans pruchslen BEC_Schulangebotsle BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_SchülerdatensatzBEC_Kostenaufstellung BEC_Bes telllis te BEC_Bestellle BEC -P rogramm BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schüler- BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Erfass e/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Schülerstammdaten BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schüler- BEC_Routenpl fahrkosten- programm hieprogramm aner/topograp BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid Or.... Der PICTURE-Ansatz zur Modellierung von Prozessen Speziell für öffentliche Verwaltungen entwickelt Leicht verständlich Wenig Aufwand für die beteiligten Mitarbeiter Vordefinierte Bausteine zur Darstellung von Prozessen Repräsentieren typische Verwaltungsvorgänge Werden durch entsprechende Attribute näher beschrieben 14

15 Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Schule nächstgelegene Schule is t BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Schülerjahreskarte auszustellen Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zus ätzliche Kosten auf Antragsteller für zus ätzliche Koste... BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Überprüfe Anspruchsvoraus setzungen BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Ans pruch nicht gegeben BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermess e Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragstellerstammdaten erfasst sind Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermess ungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klas se liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Um stände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahr- kostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Taxi bei BEC_Taxi bei voller Erstattung voller Erstattung is t nicht erforderlich erforderlich BEC_Erstatte BEC_Erstatte Beförderung in Beförderung mit angemieteten eigenem Fahrzeugen Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zu rück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche ents tehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungs - pflichtige... BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraus setzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde programm BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kos ten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Ers telle Auszahlungs - anordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Ans pruchslen BEC_Schulangebotsle BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_SchülerdatensatzBEC_Kostenaufstellung BEC_Bes telllis te BEC_Bestellle BEC -P rogramm BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schüler- BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste BEC_Schülerfahrkosten- BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Erfass e/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Schülerstammdaten BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schüler- BEC_Routenpl fahrkosten- programm hieprogramm aner/topograp BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid Or.... Prozesssicht Baustein-orientierte Modellierung 15

16 16

17 17 Beispiel Wohngeldberatung Dokument/Information geht aus Stelle Mitteilung Neues Dokument/ Information erstellen Dauer Stelle Mitteilung Beratung durchführen Dauer Stelle Dokument/Information geht ein Organisationseinheit Anfrage

18 Prozessbausteine im PICTURE-Modellierungswerkzeug 18

19 Organisatorisches Reorganisationspotenzial 19

20 Formloser Antrag, persönliche Anwesenheit nicht erforderlich Prozessorientierte IKT Potenzialanalyse Elektronische Antragsannahme Nutzendimensionsgewichtungen Nutzungsquoten Kostensätze Qualitativer Nutzen Quantitativer Nutzen Dokument / Information geht ein Dateneingabe in EDV Formelle Prüfung Mitarbeiterwechsel Kassieren / Einzahlung 20

21 Prozessorientierte IKT Potenzialanalyse Integrierte Betrachtung Funktionsbündel Nutzendimensionsgewichtungen Nutzungsquoten Kostensätze Qualitativer Nutzen Quantitativer Nutzen Dokument / Information geht ein Prozess N von 1XXX Prozess 5 von 1XXX Prozess 4 von 1XXX Prozess 3 von 1XXX Dateneingabe Prozess 2 von in1xxx Formelle Prozess EDV 1 von 1XXX Prüfung Mitarbeiterwechsel Kassieren / Einzahlung 21

22 Messung von Projekterfolg 22

23 Kommune 1 Kommune 2 Schaffung eines Prozessregers Kommune 3 Kommune N Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Supportprozesse Ist-Prozesse Supportprozesse Ist-Prozesse Supportprozesse Ist-Prozesse Supportprozesse Ist-Prozesse PICTURE-Plattform Alle Prozessbausteine Formalisierter Wissensspeicher Wissenssicherung Wissensnutzung Wissensverteilung Modifizierte Prozessbausteine Relevante Prozessbausteine Kommune 1 Kommune 2 Kommune 3 Kommune N Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Koordinationsprozesse Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Anforderung Kernprozesse Leung Supportprozesse Soll-Prozesse Supportprozesse Soll-Prozesse Supportprozesse Soll-Prozesse Supportprozesse Soll-Prozesse 23

24 Intrakommunal Interkommunal Suprakommunal Organisationsgestaltung Wie sehen die Abläufe in einer bestimmten Kommune aus und wie hängen diese zusammen? Welche Organisationseinheiten sind an welchen Prozessen beteiligt? Wie haben sich organisatorische Maßnahmen auf die Verfahrenskennzahlen ausgewirkt? Welche Kommune hat die schnellsten, qualitativ besten oder kostengünstigsten Arbeitsprozesse? Liegen Unterschiede in der Prozessbearbeitung? Liegen Unterschiede in der Organisationsstruktur? Wie wirken sich Gesetzesänderungen auf die Organisation aus? Liegen Unterschiede in Prozessabläufen an unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen? Nutzen eines Prozessregers Anwendungssystemgestaltung Welche Fachanwendungen unterstützen welche Prozesse? Wie sieht die momentane Anwendungssystem-Architektur aus? Wie hat sich die Einführung einer neuen Software auf die Verfahrenskennzahlen ausgewirkt? Liegen Erfolgs- und Leungsunterschiede zwischen Kommunen an den verwendeten Fachanwendungen? Welche Software hat sich in Kommunen mit ähnlichen Abläufen bewährt? Welche Standards und Technologien haben sich bewährt? Wie wirken sich Gesetzesänderungen auf die Anwendungssysteme aus (z. B. Signaturrichtlinie)? Wie können die Rahmenbedingungen zur Verbreitung neuer Technologien und Standards verbessert werden? 24

25 Praktische Anwendung der PICTURE-Methode Einbindung in das Reorganisationsprojekt MOVE Moderne Verwaltung Ziel: Schaffung von Transparenz als Basis weiterer Reorganisationsentscheidungen im MOVE-Projekt Weg: Erstellung eines Regers aller Prozesse der Zentralverwaltung mit PICTURE Einbettung in allgemeine Bestrebungen zur Haushaltskonsolidierung der Stadt Ziel: Aufdeckung von Ansatzpunkten zur Prozessverbesserung durch den Einsatz von Querschnittstechnologien - Evaluation von PICTURE als erster Schritt Weg: Erfassung aller Verwaltungsprozesse in ausgewählten Ämtern 25

26 Evaluation der PICTURE-Methode Projekt Allgemeine Informationen Projektdauer 10 Monate 6 Monate 7 Monate Größe des Modellierungsteams Beteiligte Organisationseinhei ten Verwendetes Vorgehensmodell Verwendete Modellierungssprache Anzahl untersuchter Prozesse Ämter aus 6 Städten und Kreisen 22 Abteilungen aus 6 Dezernaten 7 Ämter aus 3 Dezernaten Priorisierungsmethode PICTURE PICTURE eepk PICTURE PICTURE

27 Evaluation der PICTURE-Methode Projekt Informationen zum Modellierungsaufwand Modellierungsszenario: Interview mit manueller Dokumentation Anzahl Prozesse Vorbereitungsdauer der Modellierung Durchschnittliche Interviewdauer Nachträgliche Übertragung in Modellierungstool Überarbeitung und Abnahme 60 Minuten 20 Minuten 10 Minuten 120 Minuten 30 Minuten 30 Minuten 300 Minuten 29 Minuten 31 Minuten 180 Minuten 38 Minuten 31 Minuten Gesamtdauer 660 Minuten 117 Minuten 102 Minuten Die Methode schnell (auch bei manueller Erfassung) 27

28 Projekt Modellierungsszenario: Interview mit manueller Dokumentation Gesamtdauer Anzahl Prozesse Vorbereitungsdauer der Modellierung Durchschnittliche Interviewdauer Nachträgliche Übertragung in Modellierungstool Überarbeitung und Abnahme Gesamtdauer Modellierungsszenario: Modellierung durch geschulte Mitarbeiter Anzahl Prozesse Schulungsaufwand für Multiplikator Durchschnittliche Erfassungsdauer Nachträgliche Übertragung in Modellierungstool Überarbeitung und Abnahme Gesamtdauer Informationen zum Modellierungsaufwand 660 Minuten Modellierungsszenario: Interview mit Tooleinsatz Minuten Minuten Minuten 71 Minuten nicht erforderlich 11 Minuten 92 Minuten 29 4 Minuten 35 Minuten nicht erforderlich 11 Minuten 50 Minuten Evaluation der PICTURE-Methode Das PICTURE-Werkzeug lässt sich direkt in Interviews einsetzen (spart zusätzliche Zeit bei der Nachbereitung) Die PICTURE-Methode einfach (Mitarbeiter können nach kurzer Einarbeitungszeit selbst modellieren) Prämissen und Einschränkungen: Die Modellierungsziele müssen im Vorfeld der Modellierung klar sein. Abstraktionsgrad führt zu 80/20- Modellierung Man kann nicht alle Modellierungsziele erreichen (z. B. Simulation) 28

29 Die öffentlichen Verwaltungen stehen unter hohem Modernisierungsdruck Fazit Verwaltungsprozesse sind Kern des Verwaltungshandelns Die Wirtschaftsinformatik liefert geeignete Methoden zur Gestaltung von Verwaltungsprozessen Das Dienstleungsportfolio öffentlicher Verwaltungen sehr umfangreich und heterogen Trotzdem exieren starke Strukturanalogien innerhalb und zwischen Verwaltungen gleichen Typs Exierende Modellierungsansätze ermöglichen keine Vollerfassung und interkommunale Vergleichbarkeit Die PICTURE-Methode ermöglicht eine effiziente Modellierung der Prozesslandschaft und schafft die Basis für ein verwaltungsweites Prozessreger 29

30 Kontakt und weitere Informationen Dr. Lars Algermissen

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