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1 Management Informationssystem Projekterfahrung bei der Einführung einer BI-Lösung für ein mittelständisches produzierendes Unternehmen matchingit GmbH Scheibenstr Düsseldorf Tel Fax Torsten Grube

2 Inhaltsverzeichnis matchingit GmbH Projektziele Exkurs Business Intelligence Projektergebnis Seite2

3 Inhaltsverzeichnis matchingit GmbH Projektziele Exkurs Business Intelligence Projektergebnis Seite3

4 Beispielhafter IT-Einsatz im Unternehmen CRM Service Verkauf Projektmgt. Einkauf Produktion Logistik/Material CAQ Fibu Controlling APS Spezial-Apps SAP Basis-Apps DMS BI Stundenerfassung HRM CAD BDE MS Office /Kalender Intranet Groupware Internet Seite4 Beratungsumfeld: EAM

5 Aufgabenbereiche des IT Managements IT Manager IT Strategie + IT Governance EAM = Enterprise Architektur Risks & Compliance Konzepte Architekturen Budgets Rationalisierung Planung Status CFO COO CEO Mitarbeiter Dienstleister Führungskräfte Unterstützung durch matchingit Software Delivery IT-Service Management Quality Management Anforderungsmanagement Projekt/Changemanagement Asset- und Licence Mgt. Software Prozesse Belege Reports Dokumentation IT Infrastruktur Beratung Wartung Service Tests Anwender Kunden Lieferanten Führung und Ressourcenmgt. Controlling Seite5 Untersützung durch matchingit

6 Projektunterstützung Konzeption Lastenheft Fachkonzept Checklisten Pflichtenheft Risikoanalyse Entscheidungsvorlagen Modellierung Datenmodell Softwarearchit. Prozessmodell Softwaredesign Kommunikation Projektplan Telcos Todos Statusberichte Lenkungsausschuss Protokolle Seite6 Beratungsleistung matchingit

7 Inhaltsverzeichnis matchingit GmbH Projektziele Exkurs Business Intelligence Projektergebnis Seite7

8 Ausgangssituation Kundenszenario Produzierendes Unternehmen für Elektronische Schaltanlagen 20 Mitarbeiter in der Verwaltung, 45 Mitarbeiter in der Fertigung und Montage Projektbezogene Fertigung Zentrale in Trier, ein Vertriebsstandort in Recklinghausen Umsatz Miopro Jahr IT Umfeld SAP B1 (SAP für mittelständische Unternehmen) MS SQL Server MS Office MS Exchange + MS Outlook Stundenerfassung mit Zeiterfassungssoftware (Titelco, Fertigung) Stundenerfassung mit Excel (Montage) Seite8 Zusammenarbeit und Transparenz

9 Zielsetzung Keine Schatten-IT mit Excel Vorkonfigurierte Übersichten Vermeidung Verzögerungen durch manuelle Zusammenstellung in Excel Vermeidung von Fehlern durch manuelle Bearbeitung Datenbereitstellung per Knopfdruck Integration von ERP-Daten + Stunden + Projektdaten Vermeidung von Personalaufwand für die Aufbereitung von Daten Effektives Unternehmensmanagement Führungskräfte und Mitarbeiter erhalten zeitnahe Reports und Kennzahlen Schnelle Entscheidungen durch Verfügbarkeit der Daten Mehr Selbstmanagement der Mitarbeiter Wegfall von Kontrollen Seite9 Zusammenarbeit und Transparenz

10 Datenmanagement und Auswertungen MIS (Kennzahlen, Reports) Auftragsbestand Cashflow Monatlicher Auftragseingang Monatlicher Gewinn Halbfertige Erzeugnisse Für Auswertungen nach Profitcentern Auftragseingangsplanung Berechtigungsmatrix Datawarehouse Umsatzzuordnung Teilprojekte SAP Stunden Zusatzkosten Fibu ERP CRM Fertigung Montage Material Gemeinkos Seite10 Zusammentragen von Daten aus mehreren Datenquellen

11 Inhaltsverzeichnis matchingit GmbH Projektziele Exkurs Business Intelligence Projektergebnis Seite11

12 BI Architektur Dimensionstabelle Transaktionssysteme OLTP Datawarehouse Warenwirtschaftssystem Lohnbuchhaltung Finanzbuchhaltung OLAP- Cube CRM-System Faktentabelle Datentransformation & Normalisierung Cube-Aufbereitung Datenanalyse Data Mining Seite

13 Exemplarisches Dashboard (qlikview) Seite 13

14 IBM Cognos TMI Cubes und Dimensionen Seite 14

15 Begriffsdefintionen Datenaufbereitung Analyse Planung Simulation Forecast Daten aus den operativen Anwendungssystemen sammeln und ins Berichtswesen eintragen Daten vergleichen, Daten filtern, Ursachen erforschen, Soll-Ist-Vergleiche Budgets definieren, Soll definieren Verschiedene Szenarien testen und Ergebnisse simulieren Vorausplanung (mit Wahrscheinlichkeiten), anhand operativer Daten (Umsatz, Cashflow und Auftragseing.) IST ZUKUNFT Seite15 Betrachtungsweise von Business Intelligence

16 Funktionsumfang BI-Anwendungen Funktion / Anforderung Erläuterung Pivot-Tabellen Kennt man von Excel, OLAP Cubes Dashboards Reports Diagrammtypen Drill Down Drill-Through Mobile Devices Web-Oberfläche Benutzerhierarchie Selfservice Workspace Office Integration Offline Berichte Mehrsprachigkeit Mehrfachwährungen Versionskontrolle Komprimierte Darstellung auf einer Seite Listen mit Seitenumbrüchen, Überträgen, Gruppierungen etc. Balken-, Kuchen- und Liniendiagramme etc., Geo-Navigation Ansehen von Details Direkter Zugriff z.b. auf SAP Beleg Abrufbar mit ipad, iphone, Android-Pads etc. Abrufbar mit Internet Browser Berechtigungsvergabe hierarchisch Fachabt.: Adhoc-Abfragen und Drill-Trough (und, Up) und eigene Filter Export nach Excel, Powerpoint und Word, Excel Add In Versendung und Speichern ohne Online-Zugang Darstellung in Abhängigkeit vom Benutzer Kursumrechnung: Berücksichtigung von Währungsdifferenzen, Konsolidierung Bestimmte Berichte (z.b. Managem.-Reports) sollen wiederaufrufbar sein Freigabe von Berichten Bereitstellung von Berichten nach Freigabe Kommentarfunktion Datenpflege Flatfile-Import Korrekturzeilen Kommentare einzelner Freigabe -Berichte z.b. von Bereichsleitern Masken für Pflege von Stammdaten und Zuordnungen (CUD) Pflege in Excel und Import von Flatfiles Nachträgliche Korrektur von ermittelten Aggregationen Seite 16

17 Inhaltsverzeichnis matchingit GmbH Projektziele Exkurs Business Intelligence Projektergebnis Seite17

18 Auftragsmaske SAP System Seite18 Auftrag unter SAP B1

19 MIS Standardoberfläche Am Benutzer hängen die Berechtigungen Frei definierbare Filter v v v Abhängig vom aktuellen Filter werden die Summen gebildet v Seite19 Einfache Handhabung Übersichtlich

20 Projektüberblick Anzeige und Pflege Daten, die manuell erfasst oder per Schnittstelle befüllt werden, weil nicht in SAP vorhanden Seite20 Kalkulation auf einen Blick

21 MIS 4.0 Erläuterungen Konfigurierbare Oberfläche entsprechend der Berechtigungsmatrix Dargestellte Tabellen können nach Excel exportiert (entsprechend Berechtigungskonzept) Konfigurierbare Filter: Nach Zeiträumen, Kunden, Lieferanten, Jahren, etc Seite21 Flexibilität und Sicherheit

22 MIS 4.0 KPIs stichtagsbezogen Frei konfigurierbare Kennzahlen Seite22 1 Mausklick = alle Kennzahlen im Blick

23 Berechtigungsmatrix MATRIX: UNTERNEHMENSWEITE AUSWERTUNGEN AUSWERTUNG MANAGER PROFIT CENTER LEITER DISPO- NENT PROJEKT- LEITER VERTRIEB AUFTRAGSEINGANGSPLANUG X X X X MONATSUMSATZ X X X AUFTRAGSBESTAND X X X HALBFERTIGE ERZEUGNISSE X DECKUNGSBEITRÄGE X X GuV-DATEN X MONATLICHER CASHFLOW X MATRIX: PROFITCENTER AUSWERTUNGEN AUSWERTUNG MANAGER PROFIT CENTER LEITER DISPO- NENT PROJEKT- LEITER VERTRIEB AUFTRAGSBESTAND X X X HALBFERTIGE ERZEUGNISSE X X X X DECKUNGSBEITRÄGE X X PROJEKTSTUNDEN X X X Seite23 Hierarchisches Berechtigungskonzept

24 Einordnung von MIS in Enterprise Architektur Big Data Data Mining OLAP MIS Analyse Planung Simulation Kennzahlen Reports Datacube Datawarehouse OLTP Fibu ERP CRM Seite24 Business Intelligence

25 Erfolgsfaktoren für das BI-Projekt Management Unterstützung Top Management = Sponsor Unterstützung durch die Führungskräfte Datenqualität (Aufwand am Gesamtprojekt = %!) Prozessanpassungen sind notwendig IT-Systeme müssen konsistente Daten erzeugen Zusätzliche zentrale Erfassung von Daten notwendig IT-Systeme müssen angepasst werden (Pflichtfelder, Auswahllisten) Anwenderakzeptanz Einfache Handhabung: Vermeidung von überladenen Portalen Akzeptanz nur, wenn alle dargestellten Daten nachweislich stimmen Seite25

26 Projektergebnisse Keine Excel-Aufbereitung mehr im Unternehmen Die Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung Keine Datenpflege in Excel, sondern nur Darstellung Mehr Transparenz Konsolidierte Ansichten für Geschäftsführung, Bereichsleiter und Mitarbeiter Mehr Selbstkontrolle durch die Mitarbeiter selbst Einfachere Kommunikation/Abstimmungen durch korrekte Daten Nachvollziehbarkeit der Datenqualität Ausblick Ermittlung von Gemeinkosten und Gemeinkostenzuschlägen Umsatz Forecast Ermittlung Seite26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Ansprechpartner: Torsten Grube Telefon: Seite27

28 Basispaket MIS Das Basispaket enthält aufeinander abgestimmte Maßnahmen, um kostengünstig und anforderungsgerecht Business Intelligence im Unternehmen bereitzustellen. Nr. Paket Erläuterung 1 Anforderungsworkshop 2 MT Definition der gewünschten Kennzahlen, Auswertungen und Berechtigungen Ergebnis = Pflichtenheft 2 Installation 1 MT MS-SQL-Server, MIS-Clients, Dokumentation der Installation 3 Basis-Konfiguration 8 MT View-Erstellung, Einrichtung der Kennzahlen und Auswertungen Berechtigungsvergabe 4 Abnahme 4 MT Endabnahme Dokumentation der Ergebnisse Ergebnis = Projektabnahme Ergebnis: 3 Berechtigungsgruppen 6 Anwender 12 Kennzahlen 9 Auswertungen Seite28 Überschaubare Kosten

29 MIS 4.0 Wer? Geschäftsführer, Bereichsleiter, Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter Zentrale Rechteverwaltung und zentrale Einstellungen Was? bedarfsgerechte konfigurierbare Auswertungen Vertriebs-, Produktions- und Beschaffungsinformationen Kennzahlen Cockpit Wie? Auswertung von Daten aus ERP Systemen (Microsoft Navision, SAP,...) Zugriff über zentrale MS SQL Server Datenbank (Data Warehouse) Reine Microsoft Technologie (Dotnet-Programm, MSSQL) Einmal zentral bereitgestellt und von den Anwendern abrufbar Wozu? Geld und Zeit sparen im Berichtswesen Erfolgskennzahlen per Knopfdruck Fakten über Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit Seite29 Zusammenarbeit und Transparenz

30 Anforderungen MS SQL Server Verwendung der vorhanden Datenbank Kein direkter Zugriff auf die Datenbank Berechtigungsverwaltung Hierarchische Berechtigungen Jeder Anwender sieht nur die ihm zugewiesenen Daten und Auswertungen Export der Daten nach Excel Auswertungen sollen für Weiterbearbeitung nach Excel exportiert werden Excel Export nur für berechtigte Anwender und Protokollierung des Exports Client-Server Architektur Eingesetzte Entwicklungsumgebung: Visual Studio (C#) Verfügbarkeit nur durch Installation des Clients Tagesaktuelle Daten Separate Datenbank jedoch zeitnahe Bereitstellung der Daten Oberfläche für Zusätzliche Datenpflege Zusätzliche Projektdaten müssen eingegeben werden können (die mit dem ERP-System nicht erfasst werden können Datenimport von Projektstunden Einfache Handhabung Übersichtlich, klar und transparent Single Sign On Seite30 Zusammenarbeit und Transparenz

31 Überblick Inhalte des MIS Auftragsstatistiken Halbfertige Erzeugnisse Auftragsbestand Auftragseingang Deckungsbeiträge Umsatzstatistiken Darstellung der Daten getrennt nach Abteilungen Pro Bereich, pro Mitarbeiter Datenerweiterungen Aufteilung der Ergebnisse (Umsätze, Kosten) nach Bereichen Darstellung und Bewertung der Stunden (Lohnkosten) Erfassung kalkulatorischer Kosten Vertrieb Auftragseingangsplanung Bearbeitungsstand Angebotsbearbeitung# Aufteilung Kunden auf Vertriebsverantwortliche Kennzahlen Umsatz Gewinn Kosten Seite31 Zusammenarbeit und Transparenz

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