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1 Datenschutz & Gesetzliche Regelungen Praktische Hinweise Kontakt zu Ihrem Datenschutzbeauftragten Elmar Brunsch Seite 1 von 5

2 Einleitung In den Medien haben Sie sicher schon häufig von Verstößen gegen den Datenschutz gehört. Hinzu kommen Meldungen über Sicherheitslücken und Angriffe auf Computersysteme. Vielleicht sind Sie auch schon selbst Ziel eines Angriffs geworden. Speziell für den Bereich Datenschutz gibt es in Deutschland Gesetze und Vorschriften, die entsprechende Regelungen treffen. Diese Gesetze sind zu befolgen. Um Ihnen dies zu erleichtern und konkrete Tipps für Ihre tägliche Arbeit zu geben, haben wir diese Hinweise für Sie entwickelt. Wenn Sie Fragen hierzu haben, sprechen Sie uns an. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Dokuments. Helfen Sie uns, in dem Sie aktiv den Datenschutz und die mitgestalten. Damit vermeiden wir Fehler und eventuell sogar Strafen und Bußgelder. Datenschutz und Diese Begriffe werden vielfach vermischt. Sie beschreiben zunächst aber zwei unterschiedliche Dinge: Datenschutz Datenschutz schütz keine Daten! Datenschutz schützt vielmehr den Menschen (im Gesetz heißt es Betroffener ) vor dem Missbrauch mit seinen Daten. Wenn Sie mit der Weitergabe Ihrer persönlichen Daten vorsichtig sind, weil Sie z.b. keine unerwünschte Werbung erhalten wollen, sprechen wir von Datenschutz. Die bezeichnet dagegen sehr wohl den Schutz von Daten gegen Verlust, Zerstörung und Veränderung. Wenn Sie Ihre Daten sichern, sprechen wir also von. Selbstverständlich haben beide Themenbereiche eine Schnittmenge. Wir wollen sie trotzdem korrekt trennen. Es ist also wichtig, daß wir diese Begriffe unterscheiden können. Elmar Brunsch Seite 2 von 5

3 Wichtige Regeln und gesetzliche Vorgaben Wichtige Regeln und gesetzliche Vorgaben Grundlagen der Datenverarbeitung Die Rechte der Betroffenen Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die einer Person zuzuordnen sind. Beispiel: Frau Müller hat blaue Augen Verbot Es ist in Deutschland verboten, personenbezogene Daten zu verarbeiten! Es sei denn, eine Ausnahme (Gesetz, Verordnung, Einwilligung des Betroffenen) erlaubt uns dies. Zweckbindung Wenn wir eine Ausnahme wie oben vorliegen haben, müssen wir vor der Verarbeitung den genauen Zweck festlegen. Damit verhindern wir, daß wir Daten auf Vorrat speichern. Transparenz Wir wollen immer die Kontrolle über unsere Daten besitzen. Das wird nur funktionieren, wenn wir über eine Verarbeitung informiert sind und die notwendigen Angaben erhalten. Irgendjemand muss also eine Datenverarbeitung dokumentieren und auf Anforderung Auskunft geben können. Datenvermeidung und sparsamkeit Wir dürfen nur die Daten verarbeiten, die wir wirklich benötigen. Das anreichern mit umfassenden Profildaten häufig in Kundendatenbanken - ist meistens verboten. Wenn wir aber persönliche Daten verarbeiten, müssen wir dies sicher gestalten! Also sind wir gesetzlich verpflichtet, diese Daten gegen Verlust und Zerstörung zu sichern. Betroffener ist immer die Person, deren persönliche Daten verarbeitet werden. Diese Person (z.b. wir selbst oder unsere Kunden) haben gesetzlich verankerte Rechte. Auskunft und Berichtigung Jeder hat das Recht, Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten zu erhalten und das Recht auf Korrektur von Daten die nicht richtig sind. Löschung und Sperrung Wenn persönliche Daten nicht mehr benötigt werden, sind diese zu löschen. Wenn Daten aus anderen Gründen nicht gelöscht werden können, müssen diese für die weitere Verarbeitung gesperrt werden. Anrufung des Datenschutzbeauftragten Alle Betroffenen, also auch Sie, haben das Recht den Datenschutzbeauftragten bei Fragen und Problemen zum Datenschutz anzurufen. Bei sensiblen Problemen auch anonym bzw. ohne, daß Sie namentlich genannt werden. Die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten finden Sie am Ende dieser Information. Schadensersatz Wird eine Verarbeitung von persönlichen Daten gesetzwidrig durchgeführt, hat der Betroffene das Recht auf Schadensersatz. Wir müssen also auch aufpassen, daß wir Daten nicht gesetzwidrig verarbeiten! Elmar Brunsch Seite 3 von 5

4 Praktische Hinweise für Ihre tägliche Arbeit Trennung Trennen Sie privat und geschäftlich! Im Unternehmen sollten Sie über Ihren firmeninternen -Account nicht privat mailen. Vermeiden Sie auch die übertriebene Nutzung des Internetzugangs für private Zwecke! Einblick von Fremden Passen Sie auf, wenn Sie in fremder Umgebung telefonieren oder Ihre mobilen Geräte nutzen. Fremde hören vertrauliche Gespräche gerne mit und können im Zug oder Flugzeug neben Ihnen den Inhalt Ihres Bildschirms einsehen. Datenschutzrichtlinie Viele Firmen haben eine Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Darin sind die internen Regelungen zum Thema Datenschutz einzeln beschrieben. Lesen Sie diese Richtlinie um weitere wichtige Informationen zum Umgang mit Daten in Ihrem Betrieb zu erhalten. Aufgeräumter Schreibtisch Lassen Sie keine vertraulichen Dokumente auf dem Schreibtisch liegen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen! Schließen Sie solche Dokumente sicher weg. Abmeldung vom Computer Wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen, sollte Ihr Computer abgemeldet werden. Am schnellsten geht dies mit der Tastenkombination Windows-Taste und L. Die Windows-Taste finden Sie links neben der Leertaste. Dadurch vermeiden Sie, daß Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihren Computer nutzen können. Sicherheit mobiler Geräte Handys, Smartphones, Notebooks und Tablet- Computer werden in vielen Unternehmen eingesetzt und beherbergen große Datenmengen. Auch diese Geräte müssen Sie gegen unbefugten Zugriff schützen. Sichern Sie auch diese Geräte mit einem Passwort. Passwörter Ein gutes Passwort darf niemals in einem Wörterbuch zu finden sein! Es sollte aus einer Kombination von zufälligen Zeichen bestehen und mindestens acht Zeichen haben. Nutzen Sie für Ihr Passwort auch große und kleine Buchstaben, Sonderzeichen (#? %&!) und Ziffern. Wie Sie sich ein solches Passwort trotzdem einfach merken können erfahren Sie in der Datenschutzschulung, die regelmäßig angeboten wird! Speichern Sie Passwörter nie in einer Datei auf Ihrem Computer. Nutzen Sie unterschiedliche Passwörter für verschiedene Dienste und Anwendungen. Ein Passwort gehört immer nur Ihnen. Geben Sie Ihr Passwort ganz gleich welches niemals anderen Personen! Elmar Brunsch Seite 4 von 5

5 Anonymität im Internet Es ist ein weitverbreiteter Irrglaube, daß wir im Internet anonym unterwegs sind! Fast jeder von uns ist im Internet identifizierbar. Passen Sie also auf, was Sie in Foren schreiben oder in sozialen Netzwerken veröffentlichen. Laden Sie auf gar keinen Fall illegale Inhalte aus dem Internet herunter! Wenn Sie wissen möchten wie funktioniert, ist dies am schnellsten und einfachsten mit der Postkarte vergleichbar. s sind nicht vertraulich und auf dem Weg zum Empfänger einsehbar. Senden Sie keinesfalls vertrauliche oder sensible Informationen z.b. Passwörter - unverschlüsselt über ! Viren und Trojaner Es gibt eine Vielzahl von Schadsoftware (Malware) in Form von Viren, Trojanern, Rootkits, Scareware etc. Ohne auf die Details einzugehen, müssen wir uns vor derartigem Schadcode schützen. Antivirensoftware bietet leider keinen Vollschutz. Öffnen Sie niemals s von unbekannten Absendern und auf keinen Fall solche s mit Dateianhängen. Besser, Sie fragen im Zweifelsfall Ihren IT- Verantwortlichen. Kontakt zu Ihrem Datenschutzbeauftragten: Elmar Brunsch Firma dbc Sachverständige Eper Str. 20, Gronau Tel: / Internet: Entsorgung von Datenträgern Irgendwann werden wir Datenträger (CD, DVD, USB-Sticks, externe Festplatten) nicht mehr benötigen. Schmeißen Sie diese nicht einfach in den Müll. Solche Datenträger müssen für die Entsorgung sicher gelöscht oder zerstört werden. Das gilt natürlich auch für Papierdokumente. Die Daten einer formatierten Festplatte können z.b. sehr einfach wieder hergestellt werden. oder Bildnachweise: S.1: Gerd Altmann/pixelio S.2: Thorben Wengert/pixelio S.4: Gerd Altmann/pixelio S.5: Gerd Altmann/pixelio Elmar Brunsch Seite 5 von 5

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