Dokumentenmanagement mit

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1 DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN. Dokumentenmanagement mit > Scannen & Import > Office & > Workflow-Collaboration > Archivierung > MCAD/ECAD > ERP-Instandhaltung > GIS > Wissenslandkarte > Plotmanagement

2 syneris Dokumentenmanagement mit Mehrwert für: Fertigungsunternehmen Energieversorger Instandhalter Anlagenbetreiber Planungsunternehmen Projektorientierte Dienstleister DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN.

3 Sie stellen die Anforderungen wir bieten die Lösungen. Die moderne Arbeitswelt und eine schnelllebige Zeit verlangen nach raschen Abläufen, flexiblen Handlungsweisen und schlanken Geschäftsprozessen. Diese Anforderungen und eine zunehmende Bürokratie, gepaart mit dem Anspruch auf Effizienz, erscheint auf den ersten Blick wie die Quadratur des Kreises. Doch das muss nicht sein. Unsere Erfahrung ist Ihr Nutzen. Technodat kennt die Anforderungen, die an Unternehmen gestellt werden, ganz genau. Seit beinahe drei Jahrzehnten sind wir Partner für unsere Kunden auf dem Gebiet des Dokumenten-, Wissens- und Outputmanagements. Als Software-Unternehmen mit solider finanzieller und personeller Basis verfügen wir über ein fundiertes Branchenwissen und hohe Fachkompetenz und begleiten unsere Kunden über Jahre hinweg. Unser Fokus liegt auf der Optimierung dokumentenrelevanter Geschäftsprozesse bei einfacher Handhabbarkeit und Sicherstellung einer langfristigen Nutzbarkeit. Individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen. Die von uns entwickelte Standardsoftware syneris ist im Laufe der letzten Jahre zu einer modularen Produktfamilie herangewachsen, die alle Ansprüche an ein modernes, hoch skalierbares System für Dokumenten- und Wissensmanagement erfüllt. Unsere Produkte zeichnen sich durch hohe Funktionalität, einfache Bedienbarkeit, Mehrsprachigkeit und Möglichkeit zur Integration in bestehende Softwarelösungen aus. Weitere Informationen zu syneris und zu unseren Software-Lösungen finden Sie in dieser Broschüre. Wenn Sie mehr über Technodat und unser Leistungsangebot erfahren möchten, besuchen Sie uns im Internet unter oder rufen Sie uns an! Gerne stehen wir Ihnen für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Gerhard Haberl Wolfgang Gewald

4 syneris die modulare Standardsoftware Die stetig wachsende Menge an Dokumenten sowie zunehmende Anforderungen an die Qualität der Dokumentation für Produkte, Anlagen und Prozesse hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung erfordern einen raschen und abteilungsübergreifenden Zugriff auf Dokumente. Mit unserer modular aufgebauten Produktfamilie syneris erfüllen wir die vielfältigen Anforderungen, die an eine moderne Software für Dokumenten- und Wissensmanagement gestellt werden. syneris setzt auf modernste Datenbanktechnologien und Entwicklungsumgebungen und ist für jede Unternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar. Wir setzen auf bewährte Standards und sind Partner von Microsoft und Autodesk. Scannen & Import Office & MCAD ECAD syneris die Basis für Ihren Erfolg. Technodat hat seine Wurzeln in der Entwicklung und dem Vertrieb von Software für die Bereiche Planung, Bau und Betrieb von Anlagen, Fertigungsindustrie und Elektrotechnik und verfügt über langjährige Erfahrung und Fachkompetenz auf diesem Gebiet. Mit unseren Produkten und Lösungen schaffen wir die Verbindung zwischen administrativen Aufgaben und den technischen Bereichen innerhalb eines Unternehmens. Mit syneris dms ist die Basis gelegt mit den Modulen von CAD-Kopplung bis Workflow, von der ERP- ERP Instandhaltung Kopplung bis zur Wissenslandkarte konfigurieren wir die Lösung für Ihr Unternehmen. syneris dms Plot- Management Workflow Collaboration Archivierung Wissens- Landkarte Portale GIS Die Vorteile von syneris auf einen Blick: > hohe Funktionalität, bewährt bei vielen Installationen > Standardsoftware und Flexibilität ist bei syneris kein Widerspruch > modular und skalierbar von einfach bis komplex > Abbildung des vollständigen Dokumentenzyklus von der Erstellung bis zur Langzeitarchivierung > standortübergreifend, mehrsprachig > leistungsfähiges Berechtigungssystem basierend auf Organisationen, Rollen und Personen > Multiuserfähigkeit basierend auf einer klaren Client-Server Architektur > einfache Bedienbarkeit DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN.

5 syneris maßgeschneiderte Branchenlösungen Um das für Ihr Unternehmen optimale Dokumenten- und/oder Wissensmanagementsystem zu erstellen, gibt es einen klaren Weg: auf Basis von syneris dms haben wir mit den Zusatzmodulen Branchenlösungen konfiguriert. In diesen Branchenlösungen stecken auch ein fundierter Erfahrungsschatz und unsere Kenntnisse aus den Bereichen Fertigungsindustrie, Anlagenplanung, Anlagenbetrieb, Energieversorgung und Dienstleistung. Diese vorkonfigurierten Branchenpakete werden an Ihre firmenspezifischen Anforderungen angepasst. Individualität über alles. Standardsoftware und Individualität schließen sich nicht aus. Mit syneris und den Zusatzmodulen bauen wir für Sie Ihr individuelles Haus der Informationen, der Dokumente und des Wissens. Die Basis syneris dms Basisfunktionalität zur Dokumenten- und Wissensverwaltung. Die Säulen syneris engineering Plan- und Dokumentenverwaltung als Standardpackage mit Schwerpunkt CAD-Integrationen, etc. für Anlagenbetreiber, -planer und Ingenieurbüros. syneris service Dokumentenmanagement- Lösung als Standardpackage für projektorientierte Dienstleister. syneris regulaton Modul zur Verwaltung von Bescheiden, Vorschriften, Gesetzen, etc. syneris contract Modul zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Das Dach syneris enterprise modulares und integrationsfähiges Software-Portfolio für die unternehmensweite Verwaltung von Dokumenten, Plänen, Fotos, Bescheiden, etc. syneris knowledge management umfassendes Lösungsangebot für Dokumenten- und Wissensmanagement. Unsere Leistungen auf einen Blick: > Analyse der Ist-Situation und Erstellungen von individuellen Konzepten > Beratung zur Standardisierung von Dokumentarten, Nummern- und Kennzeichnungssystemen > Customizing der firmenspezifischen Anforderungen > Implementierung und Einführung von syneris > Schulung Ihrer Mitarbeiter > Übernahme von Dokumentenaltbeständen > Laufende Wartung und Support

6 Basisfunktionen Mit syneris dms stehen Ihnen alle Basisfunktionen (und einige mehr) zur Verfügung, die dem heutigen state of the art von Dokumentenverwaltungssystemen entsprechen. Im Gegensatz zu klassischen Dokumentenmanagementsystemen, deren Funktionalität meist auf unstrukturierte Bürodokumente beschränkt ist, erfüllt syneris dms auch alle Anforderungen, die sich aus den komplexeren Vorgaben von technischen Abteilungen ergeben. syneris dms verwaltet beliebig strukturierte Dokumente und Zeichnungen, übernimmt Strukturdaten aus bestehenden IT-Systemen (z.b. SAP PM) und integriert CAD-Systeme, die Office-Palette und . Mit der konkurrenzlos leistungsfähigen Preview-Komponente können Sie CAD-Zeichnungen, Bilder, gescannte Dokumente und Textdokumente (z.b. Word) ohne die eigentliche Applikation und damit auch ohne anfallende Lizenzkosten anzeigen und drucken. Mit syneris dms kann standortübergreifend via Internet gearbeitet werden. Teile des Dokumentenbestandes (z.b. Projekte) können auf Ihr Notebook zur Bearbeitung vor Ort ausgelagert werden. Funktionen > Anlegen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren verschiedener Dokumentenarten (Zeichnung, Dokument, , etc.) > Aufbau von beliebigen Dokumentstrukturen > Übernahme von Zeichnungen / Dokumenten einfach per drag and drop oder direkt vom Scanner > Äußerst leistungsfähige Preview-Funktionen mit Zoomen und Drucken direkt aus der Preview-Ansicht > Vielfältige Suchfunktionen in allen Feldern (Metadaten), komplexe Suchabfragen mit Operatoren, Volltextsuche > Versionierung und Historie: Nachvollziehbarkeit des Dokumenten-Lifecycles > Verteilter Fileserver: Schneller Zugriff bei verteilten Standorten > MS-Office Integration: Bidirektionaler Abgleich der Metadaten mit Feldern in Wordvorlagen > -Verwaltung > Integriertes Konvertierungs- und Plotmanagement CIMGRAPH > Rollenbasiertes Berechtigungssystem > Mehrsprachigkeit > Dokumentenmanagement mobil: Der Dokumentenbestand oder Teile davon können auch unterwegs genutzt bzw. bearbeitet werden DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN.

7 Workflow / Collaboration Mit dem Workflow kommt Leben in die Dokumentenverwaltung. Eine papierlose, digitale Dokumentenlenkung garantiert von der Erstellung/Prüfung bis zur Freigabe/Verteilung sowie Verwaltung/Archivierung sämtlicher Versionen eines Dokuments eine lückenlose und automatisierte Nachvollziehbarkeit. Automatisierte Workflow-Mechanismen für dokumentenrelevante Prozesse Workflows sind so vielgestaltig wie Geschäftsprozesse und sind daher firmenspezifisch festzulegen. Ein Workflow ist immer verbunden mit Berechtigungen, mit der Möglichkeit der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen oder Standorte hinweg (Collaboration), dem Einhalten von Regeln und dem Dokumentieren von Abläufen. An den Statuswechsel können automatisch Aktionen gebunden werden, wie z.b. -Benachrichtigungen zur Informationsverteilung oder das Erzeugen einer PDF- (oder TIFF-) Datei bei Freigabe eines Dokumentes. Damit wird syneris workflow zu einem wichtigen Bestandteil der Steuerung dokumentenrelevanter Prozesse und der Qualitätssicherung in einem Unternehmen. Beispiel eines einfachen Freigabeprozesses Funktionen > Vordefinierter bzw. einfach definierbarer passiver Workflow - Auslösen von Aktionen bei Statusübergang - Beliebige automatisierbare Formatkonvertierungen z.b. Word-, Excel-, CAD-Formate auf Preview-, Viewing- und/oder Archivformate (z.b. PDF/A) - Erinnerungen > Konfigurieren von beliebig frei definierbarem aktiven Workflow - Benachrichtigungen: Bei Eintreten eines Ereignisses (Aktion, Termin) erhält der zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung per - Festlegen von Aufgaben in Verbindung mit Verantwortlichkeiten und Terminen - Erinnerungen > Alle Workflowfunktionen können mit Berechtigungen belegt werden Nutzen > Beschleunigung von Geschäftsprozessen > Transparenz über den Dokumentenfluss > Termingerechte Vorlage der Dokumente und Aufgaben > Automatismen bezüglich Dokumentenverteilung und -konvertierung

8 Integrationen CAD ERP GIS Ein wesentlicher, funktionaler Schwerpunkt von syneris liegt auf der Verwaltung von Zeichnungen und Plänen in Verbindung mit technisch-administrativen Geschäftsprozessen. Damit sind Integrationen zu gängigen CAD-Systemen im Maschinenbau und in der Elektrotechnik und Integrationen zu GIS- und ERP-Systemen Bestandteil von syneris. ERP-Kopplung (am Beispiel SAP) Die Kopplung der SAP PM-Instandhaltung mit syneris ermöglicht von jedem SAP-Objekt (technischer Platz/ Equipment) ausgehend die sofortige Darstellung und Bearbeitung der dazugehörenden Zeichnungen/Dokumente auf Knopfdruck. GIS-Kopplung Eine bidirektionale Verbindung von GIS-Objekten zu den Dokumenten ermöglicht: > die Anzeige aller zu einem GIS-Objekt gehörenden Dokumente > das Auffinden und Anzeigen der zu einem Dokument gehörenden GIS-Objekte. MCAD- und ECAD-Kopplung Funktionen > Neuanlage, Laden und Speichern von Zeichnungen > Verwalten und Einbinden von Zeichnungsrahmen/Schriftköpfen > Bidirektionaler Abgleich der Schriftkopfdaten mit den Metadaten von syneris > Statusverwaltung inklusive Workflowmanagement (Stati wie: in Bearbeitung, in Prüfung, Freigegeben ) > Sonderfunktionen bei ECAD-Systemen: z.b. Verwaltung der Zeichnungen nach Projekt-Funktion-Blatt Nutzen > Einheitliche Verwaltung aller Zeichnungen (gescannt, MCAD, ECAD, etc.) in einem einzigen System > Viewen und Plotten der Zeichnungen ohne Lizenz des CAD-Programmes (z.b. AutoCAD, RUPLAN, ELCAD) > Suche in Schriftkopfdaten > Automatische Aktualisierung von Schriftkopfdaten DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN.

9 Prozessorientiertes Wissensmanagement Die Abläufe in Unternehmen werden zunehmend komplexer. Für das Management und für die Mitarbeiter gilt es, immer mehr Aufgaben in immer kürzeren Zeitabständen zu bewältigen. Es ist unbestritten, dass Wissen eine erfolgskritische Unternehmensressource ist. Die mit syneris topic map erstellten Wissenslandkarten in Verbindung mit Dokumentenmanagement und leistungsfähiger Dokumentensuche sind Werkzeuge, mit deren Hilfe Technodat ein prozessorientiertes Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen aufbaut. Funktionen > Erstellung von Wissenslandkarten mit detaillierter Beschreibung und Darstellung der Wissenselemente und Relationen > Vom Benutzer wählbare unterschiedliche grafische Darstellungen der Wissenslandkarte > Übernahme von Strukturen und Daten aus Fremdsystemen > Standardisierter Export von Wissenslandkarten über XML-topic maps (XTM) > Da syneris topic map auf der Basistechnologie und dem Datenmodell von syneris dms aufbaut, können die Vorteile beider Systeme, ohne spezielle Anpassungen/Integrationen/ Kopplungen, genutzt werden. Nutzen > Mit Hilfe von Wissenslandkarten wird eine Standardisierung des Wissens erreicht > Beziehungen zwischen verteiltem Wissen werden sichtbar und verständlich > Um Erfahrungswissen fassbar zu machen, schlüsseln Wissenslandkarten komplexe Zusammenhänge systematisch auf > Die Wissenslandkarte bietet die Möglichkeit, einem Wissenselement (topic) der Wissenslandkarte mehrere Bezeichnungen zuzuordnen, womit das Problem von Mehrfachbezeichnungen (Synonyme) und Mehrdeutigkeit gelöst werden kann > Damit ist auch das Problem der mehrsprachigen Bezeichnung von Wissenselementen lösbar > Anbindung von Dokumenten an die Wissenselemente der Wissenslandkarte > Unterstützung von Suchprozessen durch thematische Suche nach Dokumenten

10 syneris in der Praxis Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von syneris engineering stellen wir Ihnen nachfolgend anhand der Beispiele Planverwaltung und Bescheidverwaltung vor. Planverwaltung Für die Abwicklung von Projekten in Bereichen wie der Planung von Bauvorhaben, Anlagenplanung aber auch von Entwicklungsprojekten ist ein hohes Maß an Organisation, Kommunikation und eine große Anzahl von unterschiedlichen Dokumenten notwendig. Projekte sind individuell, zeitlich befristet und stehen fast immer unter Termindruck. Daher ist es umso wichtiger, bewährte Methoden und Hilfsmittel zu kalkulierbaren Kosten einzusetzen. syneris engineering kann innerhalb einer Firma für Projektgruppen eingesetzt werden, aber auch standortübergreifend, wenn mehrere Projektpartner beteiligt sind. Moderne Internettechnologien ermöglichen die Nutzung auch ohne Softwareinstallationen. Durch den modularen Aufbau und die flexible Anpassbarkeit an Ihre Projektorganisation können Ihre Anforderungen optimal abgedeckt werden. Aus unseren Erfahrungen bringen wir für Sie vorkonfigurierte Abläufe mit, die dann mit reduziertem Aufwand an Ihre Prozesse angepasst werden können. Dokumente werden heute fast ausnahmslos digital erstellt und daher wird die digitale Dokumentation von Projekten immer wichtiger und wird immer öfter vom Auftraggeber gefordert. Funktionen > Plan- und Dokumentenverwaltung > verwaltung > Bescheidverwaltung > Integration zu Programmen wie z.b. CAD-Systemen, Office-Produkten, GIS, etc. > Workflow > Aufgaben- und Terminverwaltung > Erinnerung und Benachrichtigung Die Vorteile der syneris Planverwaltung auf einen Blick: (Auszug) > Standortübergreifende Verwaltung und Speicherung von Plänen und Dokumenten > Das Versionsmanagement garantiert, dass immer mit der letztgültigen Version gearbeitet wird > Automatische Generierung von Plan- und Dokumentennummern > Die Nachvollziehbarkeit gibt Aufschluss über den Werdegang eines Dokuments > Aufbau von frei definierbaren Strukturen > Das Speichern und Verwaltung von s erfolgt übersichtlich, einfach und zeitsparend > Automatische, workflow-basierende PDF-Konvertierung DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN.

11 syneris in der Praxis Bescheidverwaltung Für die Errichtung von Produktionsanlagen als auch für den laufenden Betrieb von Anlagen gilt es, eine Reihe von Bescheiden, Auflagen, Verordnungen und Vorschriften notwendig einzuhalten. syneris regulaton unterstützt Sie dabei, die Rechtskonformität sicherzustellen. Ein Genehmigungsbescheid von Behörden beinhaltet eine Verhandlungsschrift, ein oder mehrere Gutachten/Stellungnahmen, Verweise auf mitgeltende Gesetze, Normen und das gesamte eingereichte Projekt. Die Bescheidverwaltung nimmt Bezug auf alle technischen Unterlagen, die für die Einreichung des Projektes relevant sind. Um einen reibungslosen und akkuraten Geschäftsablauf zu gewährleisten, ist eine klare Struktur unerlässlich. Durch gut strukturierten Aufbau dieser Bescheidverwaltung gelingt eine enorme Effizienzsteigerung hinsichtlich der Beweisführung gegenüber Behörden (Überprüfung, Kontrollen, Beschwerden). Der Aufwand für zukünftige Genehmigungsverfahren kann zumindest halbiert werden, die Genehmigungsverfahren bringen keine Überraschungen und im Unternehmen ist das Restrisiko der gewerberechtlichen Geschäftsführer sowie der gesetzlichen Beauftragten klarer zu erkennen. Es sinkt somit das Haftungsrisiko. Im Zuge der neueren Gesetzgebung mit Unternehmenshaftung und drastisch zurückgehender Bereitschaft der Versicherungen, Kulanzfälle zu dulden, ist das von eminenter Bedeutung. Die Vorteile der syneris Bescheidverwaltung auf einen Blick: (Auszug) > Effizienzsteigerung durch den gut strukturierten Aufbau der Bescheidverwaltung > Alle Aktivitäten werden protokolliert und archiviert > Nachvollziehbarkeit gibt Aufschluss über Werdegang > Minimierung des Aufwandes für zukünftige Genehmigungsverfahren > Genehmigungsverfahren werden kalkulierbarer > Klare Erkennbarkeit des Restrisikos für Geschäftsführer und gesetzliche Beauftragte > Senkung des Haftungsrisikos

12 DOKUMENTE MANAGEN. WISSEN NUTZEN. Von der Aufgabenstellung zur Lösung PROJEKTMANAGEMENT Kundenanforderung REFERENZPROJEKTE VORKONFIGURIERTE PROZESSE BRANCHEN-KNOW-HOW DER TECHNODAT-MITARBEITER ERFOLGREICHES KUNDENPROJEKT Jakob-Haringer-Straße Salzburg / Austria Phone: +43(0)662/ Fax: +43(0)662/

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