Soll das Know-how der Pilotanwender bewahren und nachhaltig nutzbar machen. Eine Aufgabe für prozessorientierte Wissensmanagement.

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1 KOMMSVZ - Leitfaden Soll das Know-how der Pilotanwender bewahren und nachhaltig nutzbar machen. Eine Aufgabe für prozessorientierte Wissensmanagement. Herr Lothar Otto 2. Stadtrat u. FBL Grundstück- u. Gebäudemanagement der Stadt Wittenburg Herr Jörg Schröder, GF BFPI GmbH 3. Mitglieder- und Partnertag ZV ego MV 18. September 2013

2 Bestandsdaten Ergebnis: - Modell eines landesweit einheitlichen kommunalen Straßenund Wegenetzes in Interoperabilität mit den Kreis-, Landesund Bundesstraßen -Konform mit INSPIRE Verordnung (EG) 1089/2010 v hinsichtlich der Interoperabilität von Geodatensätzen u. -diensten

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4 Schreiben der Stadt Rostock im Rahmen des REGIS-Projektes Betreff: Landesweiter Nachweis der Ortsteilgrenzen Gemeindeteile (früher Ortsteile) Von (Themen zuschalten-verwaltung und Politik-Gemeindeteile)

5 Weiter beim KOMMSVZ Leitfaden Ausgehend von einem interoperablen Modell zur Erfassung und Bereitstellung des gemeindlichen Straßen und Wegenetzes pilothaft entwickeln. Erarbeitung landesweiter Handlungsvorgaben für die betroffenen Verwaltungskörperschaften zur Ebenen übergreifenden Nachnutzung des INSPIRE konformen Geodaten-Modells für das Straßen und Wegenetz in Mecklenburg Vorpommern Einbindung dieser Daten in Fachanwendungen der verschiedensten Verwaltungsebenen definiert.

6 Kommunen wird mit dem Leitfaden KOMMSVZ ein Instrument an die Hand gegeben, ihren Infrastrukturbestand Straße nachhaltig und den europäischen Anforderungen sowie ihren Verwaltungsaufgaben entsprechend landesweit einheitlich zu strukturieren. Mittels einer in diesem Projekt zu planenden PR-Initiative soll der Leitfaden- KOMMSVZ popularisiert werden.

7 Notwendigkeit Für Gemeindestraßen und sonstige öffentliche Straßen und Wege gilt in M-V die Vorgabe zur Führung eines Verzeichnisses nur zwingend in nichtelektronische Form. Das Straßen- und Wegegesetz 7 lässt zusätzlich das Führen einer Straßendatenbank (elektronische Form) zu. Es verweist für diesen Fall darauf, dass die Straßendatenbank für (Landes und Kreisstraßen) nach der Anweisung Straßendatenbank (ASB) des Bundesministeriums für Verkehr zu führen ist. An der elektronischen Führung des kommunalen Straßen- und Wegeverzeichnisses kommt angesichts der Einführung der bilanzierenden Buchführung niemand mehr vorbei. Die Ersterfassung ist ein einmaliger personeller Kraftakt. Kaum eine Verwaltung wird es sich leisten wollen, diesen öfter zu wiederholen. Daher nicht irgendwie anfangen sondern systematisch zu Werke gehen.

8 Ich habe keine Zeit zum schärfen, ich muss sägen! Stadt Wittenburg

9 Eine Angleichung an die für Bundes-, Landes- und Kreisstraßen festgelegten Datenformate und Qualität wurde im kommunalen Bereich oft nicht erreicht. Doch viele Vorgänge in einer Verwaltung basieren heute auf Geodaten. Diese Entwicklung wird sich weiter verstetigen und an Aktualität gewinnen. Vor diesem Hintergrund wird auch das Straßenverzeichnis einer Verwaltung als ein wichtiger Geodatenbestand immer wichtiger für die effiziente und ökonomische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Aufgrund der Bezugnahme der meisten kommunalen Fachkataster auf die Straße kommt dem kommunalen Straßenkataster eine Rückgratfunktion innerhalb aller kommunalen Fachkataster zu.

10 Zudem verlangt die Gewährleistung eines ungehinderten Zugangs zu und der Austausch von Geodaten, dass diese und damit auch die in elektronischer Form vorliegenden Daten über die Straßen und Wege in standardisierter und damit allgemein nutzbarer Form angeboten werden. In diesem Sinne erfordert die Umsetzung des KOMMSVZ-Modells einen Leitfaden für alle beteiligten Verwaltungsebenen.

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16 EGovernment Wissenspotential MV KOOM KOMMSVZ - LEITFADEN

17 Schlussfolgerung für die Realisierung geodatenbasierter Serviceangebote für Bürger und Unternehmen: Es kann nur das präsentiert und zur Nachnutzung angeboten werden, was auch in entsprechender Weise als kommunaler Geodatenpool organisiert und vorgehalten wird! Daher: - weitere Gestaltung der GDI-MV in Kompatibilität mit INSPIRE - Qualifizierung der kommunalen Fachanwendungen zur Erfasssung und zum Management der gemeindlichen Geofachdaten

18 KOMMSVZ-Leitfaden Ziel Weg Beteiligte Bewahren und entwickeln des Wissens aus der Pilotphase Nachnutzung fördern Standardisierung durch Vorgehensmodell Erstellung eines Leitfadens unter Nutzung von Empfehlungen aus Landesprojekten zum Prozess- und Wissensmanagement in M-V Interviews zur Prozess- und Wissensaufnahme Modellierung des SOLL-Prozesses Aufnahme und Pflege eines kommunalen Straßen- und Wegeverzeichnisses prozessorientierte Wissensdokumentation Amt Lützow-Lübstorf, Städte Hagenow und Wittenburg, Amt Neustrelitz-Land BTFietz und Büro für praktische Informatik

19 BFPI Büro für praktische Informatik GmbH Profil Softwareentwicklung und Organisationsberatung für Kunden aus Industrie und öffentlicher Verwaltung Gründung 2006, Firmensitz im Alten Holzhafen von Wismar 6 Mitarbeiter, 2 Auszubildende, studentische Praktikanten Referenzen Büro koop. E-Government und DVZ Kataster- und Vermessungsämter HRO, NWM, VR LH Hannover LH Schwerin und SIS / KSM Zweckverband Grevesmühlen NORDEX Energy Seehafen Wismar TRW Airbag Systems Fraunhofer IGD Rostock Hochschule Wismar Ergebnisse Methodenhandbuch WiMa in M-V Klarschiff.HRO Quali-X REGIS evenkoo! Schwerin.Connect KPR.Grevesmühlen CEIS ALS CharLA

20 Wissensmanagement in Mecklenburg-Vorpommern Ziel Weg Beteiligte Grundlagen für Wissensmanagement in öffentlichen Verwaltungen Mecklenburg-Vorpommerns erarbeiten Technische Plattform unter Berücksichtigung von D115*, EU-DLR*, FIM*, PzM* und vorhandener IT-Infrastruktur bei Kommunen, Kreisen und Land Redaktionskonzept zur kooperativen Stammdatenpflege Methodenhandbuch: Begriffe, Systematik, Grundlagen und ausgewählte Methoden Erarbeitung der Grundlagen durch DVZ und BFPI Workshops mit Anwendern aus Kommunen, Kreisen und Land Hansestadt Rostock, Stadt Neubrandenburg, Landkreis Ludwigslust- Parchim, Stadt Greifswald, Landkreis Vorpommern-Rügen, Büro kooperatives E-Government, DVZ (und Linie 6+), BFPI (und scinovis) * D115: Bundesweit einheitliche Behördennummer * EU-DLR: EU-Dienstleistungsrichtlinie, bes. Einheitlicher Ansprechpartner * FIM: Föderales Informationsmanagement, Projekt des IT-Planungsrates * PzM-MV: Prozessmanagement in Mecklenburg-Vorpommern, Grundlagenprojekt zum Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen

21 WiMa-MV: Methodenhandbuch Notwendigkeit Einordnung und Kriterien Methoden Nachhaltigkeit Verwaltungsmodernisierung Drohender Wissensverlust Zunehmender Wissensbedarf Wo kann Wissensmanagement ansetzen? Rollen der Beteiligten Nutzungsabhängige Kriterien Erhebung des Wissens Wissenspräsentation Austausch und Nutzung Organisatorische und personelle Maßnahmen Anreizsysteme und technische Maßnahmen

22 Anwendung von WiMa-Methoden: KOMMSVZ-Leitfaden Erhebung Präsentation Austausch und Nutzung Interview: Erfragen von Fakten, Abläufen, Annahmen und Zusammenhängen Prozessmodellierung: Visualisierung, Verknüpfung, Prüfung, Diskussion Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarte: Bindeglied zw. Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes etwa auf der Ebene von Teilprozessen mit Verweisen auf bestehende Dokumentation Lessons Learned: Reflektion, Weitergabe und Aktualisierung des Wissens

23 KOMMSVZ Stand nach Projektabschluss IST Erkenntnis Parallel Erfassung des kommunalen Straßen- und Wegenetzes ist in Wittenburg, Hagenow und Lützow-Lübstorf nach dem KOMMSVZ-Modell erfolgt. Erfahrungen sollen allgemein zugänglich gemacht werden. Notwendigkeit der zentralen Knotenvergabe wurde über das BKE u.a. mit dem Landesamt für Straßenbau und Verkehr erörtert. Effiziente Erfassung, Pflege und Nutzung verlangen einheitliche Vorgehensweise, diese soll mit dem Leitfaden beschrieben werden. Knotenvergabe soll über eine zentrale Datenbank erfolgen, die über 2 + n Dienste angesprochen wird. Bereitstellung der zentralen Knotendatenbank: DVZ Bereitstellung der Vergabedienste: DVZ, BTFIETZ,

24 Wissenserhebung zum KOMMSVZ-Leitfaden Erhebung Interview: Erfragen von Fakten, Abläufen, Annahmen und Zusammenhängen Prozessmodellierung: Visualisierung, Verknüpfung, Prüfung, Diskussion

25 Bauhof Stadt Wittenburg Wissenserhebung zum KOMMSVZ-Leitfaden Erhebung Interview: Erfragen von Fakten, Abläufen, Annahmen und Zusammenhängen Prozessmodellierung: Visualisierung, Verknüpfung, Prüfung, Diskussion W2a 2a 1 3 W1 2b W3 W2b

26 Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation

27 Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation Bauamt Amtsleiterin Bauamt Tiefbau Max Muster Bauhofstrasse 3, Musterhausen, Tel , Fax Bauamt Tiefbau Frieda Schaufel Bauhofstrasse 3, Musterhausen, Tel , Fax Bauamt Tiefbau Bauamt Hochbau

28 Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation

29 Bauhof Stadt Wittenburg Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation W2a1 W2a 1 2a1 2a1 1 3 W1 2b W3 W2 b

30 Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation

31 Wissenspräsentation im KOMMSVZ-Leitfaden Präsentation Klassifikation Inhaltliche Struktur Wissensanlagekarte: Wer weiß was in welcher Tiefe Organisationsverzeichnis: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeiten Wissensstrukturkarte: Aufbau des Fachgebiets Prozessmodell: Aufgaben, Ablauf und Beteiligte Wissensanwendungskarten: Bindeglied zwischen Prozessmodell und Dokumentation Exposé: Klassifizierte und strukturierte Beschreibung eines Wissensgebietes mit Verweisen auf bestehende Dokumentation Wissens(teil)gebiet, Prozess / Teilprozess, Verwaltungsleistung, Produkt, Wissensquelle / -träger, Datum der Erhebung, Änderungsdatum Einordnung in Kontext Beschreibung: Handlungsgrundlage, Terminologie, Grund- und Faktenwissen, Handlungsweise / Abläufe / Verfahren, Vernetzung der AP Hilfsmittel und Werkzeuge Verweise auf ähnliche Themen Quellenangaben

32 Wissensaustausch und Nutzung des KOMMSVZ-Leitfadens Austausch und Nutzung Lessons Learned: Reflektion, Weitergabe und Aktualisierung des Wissens Selbstkritische Reflektion, regelmäßig oder nach projektartigen Umsetzungen Fragen Aktualisieren Was war so gut, das wir es beibehalten oder wieder tun würden? Was wollen wir beim nächsten Mal besser machen? Was muss beim nächsten Mal unbedingt vermieden werden? Welche Protagonisten waren hilfreich? Welche Antagonisten gab es und warum? Prozessmodelle Wissensanwendungskarten und referenzierte Dokumentation Exposés ggf. Wissensanlage- und strukturkarten, Organisationsverzeichnis

33 Schritte zur Erstellung des Leitfadens Vorbereitung Interviews IST-Prozessmodellierung Gegenprüfung Weitere Abstimmung zum Vorhaben Zentrale Knotenvergabe Auftakt mit Beteiligten: Thema grob strukturieren übergreifende Wissensstrukturkarte Initiale Wissensanlagekarten und Organisationsverzeichnisse erfassen Interview- und Prüfpartner nach Wissenskomplexen festlegen Wissenserhebung bei ausgewählten Interviewpartnern IST-Prozesse nach Interviewergebnissen erstellen Initiale Wissensanwendungskarten erfassen Modellierte Prozesse zunächst mit Interviewpartnern und anschließend mit Prüfpartnern evaluieren Dokumentation aktualisieren

34 Schritte zur Erstellung des Leitfadens Prozessmodellierung (SOLL) Dokumentation Prüfung und Abnahme Veröffentlichung Einarbeiten erfasster Änderungen Anlegen initialer Exposés Aktualisieren der Wissensanwendungskarten Erstellen / Vervollständigen der Exposés Zusammenstellung des Leitfadens als Dokument Vorstellung der Ergebnisse in einem Workshop mit allen Beteiligten Anbringen notwendiger Korrekturen Redaktionelle Schlussbearbeitung Übergabe an Projektbeteiligte Veröffentlichung / Verlinkung Einstellen der Prozessmodelle in die NPB

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr weiteres Interesse! Stadt Wittenburg Lothar Otto Molkereistraße Wittenburg Tel. : BFPI GmbH Jörg Schröder Alter Holzhafen 17a Wismar Tel. :

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