-Informationen für Unternehmen Selbstständige und Hausverwaltungen

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1 -Informationen für Unternehmen Selbstständige und Hausverwaltungen Max Mustermann Seite 1

2 Themen-Übersicht 1.) Die 5 SEPA-Handlungsfelder Seite 2

3 1.1) Was heißt SEPA? (Single Euro Payments Area) Seite 3

4 1.2) SEPA und die 5 Handlungsfelder Kontodaten-Umstellung Arbeitsabläufe + Vordrucke Technik Schulung der Mitarbeiter Interne + Externe Kommunikation Seite 4

5 2.) Kontodaten-Umstellung 2.) Kontodaten-Umstellung Seite 5

6 2.) Kontodaten-Umstellung Kontodaten-Umstellung Arbeitsabläufe + Vordrucke Technik Schulung der Mitarbeiter Int. + Ext. Kommunikation Worum geht es? Zukünftig ersetzen auch im nationalen Zahlungsverkehr die IBAN + BIC die gewohnte Konto-Nr. und die Bankleitzahl. Kennen Sie bereits die IBAN Ihrer Kunden und Mitarbeiter? Seite 6

7 2.1) SEPA betrifft alle Beispiel IBAN IBAN = International Bank Account Number (= Internationale Kontonummer) Stelle: = Ländercode z. B. AT = Österreich Stelle: = Prüfziffer ab 5. Stelle: = bestimmt jedes Land selbst in Deutschland: BLZ + Konto-Nr. max. 34 Stellen: = in Deutschland 22 Stellen Beispiel für Konto Ländercode DE Prüfziffer hier = 20 Bankleitzahl Kontonummer des Kunden heute: = IBAN: DE Seite 7

8 2.2) Umstellung der Kontodaten Wie ermittelt man die IBAN? Ideale Lösung: Ihr EDV-Programm enthält einen IBAN-Rechner Alternative 1 Anfrage bei jedem Kunden sehr aufwändig nur empfehlenswert bei - Mitarbeitern (wg. Gehaltszahlung) -ausländischen Kontodaten Alternative 2 Einsatz des IBAN-Rechners oder SEPA-Account- Converters auf Seite 8

9 2.3) IBAN-Rechner + SEPA-Account-Converter Zur Ermittlung der IBAN haben wir für Sie unter Hilfsmittel bereitgestellt: IBAN-Rechner SEPA-Account-Converter (Download) Seite 9

10 2.4) Live-Vorführung des IBAN-Rechner Live-Vorführung des IBAN-Rechner Seite 10

11 2.5) Wo findet man die eigene IBAN + BIC? Sparkassenkunden finden bereits heute die IBAN + BIC auf ihrem Kontoauszug ihrer Online-Banking-Seite bei der Sparkasse allen Kontokarten, die seit Juli 2012 erstellt wurden Seite 11

12 2.6) Aufbau der BIC BIC = Business Identifier Code (= Internat. Bankleitzahl / früher SWIFT-Code) Stelle: Name des Kreditinstitut Stelle: zweistelliger Ländercode z. B. CH = Schweiz ab 7. Stelle: Name der Filiale max. 11 Stellen: BIC der Sparkasse: BYLADEM1FFB Seite 12

13 2.7) IBAN-Only in Deutschland (I) Bei beleghaften Überweisungen auf ein Konto in Deutschland ist der BIC nicht erforderlich. (wenn die IBAN des Empfängers mit DE beginnt) Finanzamt DE ,45 ESt-Vorauszahlung St-Nr Max Mustermann Seite 13

14 2.7) IBAN-Only in Deutschland (II) Ist der BIC bei elektronischen Zahlungsaufträgen erforderlich? ab Nach heutigem Stand reicht die IBAN für Inlands zahlungenaus. Anstelle der BIC soll das Datenfeld OtherID eingeführt werden, das nur mit dem Wert NOTPROVIDED zu befüllen ist. bei Zahlungsaufträgen zu ausländischen Konten ist weiterhin der BIC notwendig. ab Im SEPA-Raum wird nur noch die IBAN benötigt für Überweisungen in die USA usw. ist der BIC aber weiter erforderlich Seite 14

15 3.) Anpassung der Arbeitsabläufe und Vordrucke 3.) Anpassung der Arbeitsabläufe und Vordrucke Seite 15

16 3.) Anpassung der Arbeitsabläufe und Vordrucke Kontodaten-Umstellung Arbeitsabläufe + Vordrucke Technik Schulung der Mitarbeiter Int. + Ext. Kommunikation Worum geht es? Für die Abbuchung von Beiträgen usw. mit Lastschriftgelten zukünftig Formvorschriften. Dies führt zu einer Änderung der heutigen Arbeitsabläufe. Wie werden in Ihrem Unternehmen die Abläufe angepasst? Seite 16

17 3.1) SEPA und Kartenzahlungen Für welche Lastschrifts-Einzüge gelten die SEPA-Regeln? Grundsatz für alle Ausnahmen siehe ab Kap. 3.2 Kreditkarten ec-karten Seite 17

18 3.2) SEPA und Kartenzahlungen Die SEPA-Vorschriften gelten nicht für Zahlungen mit der Kreditkarte 1. ec-kartenzahlungen mit Eingabe der Geheimzahl (= PIN) sind von der SEPA-Umstellung nicht betroffen. 2. ec-kartenzahlungen ohne Eingabe der Geheimzahl (= der Kunde erteilt hier eine Einzugsermächtigung) die SEPA-Vorschriften gelten hier erst ab ab 2016 ist dieses Verfahren aber nach akt. Stand praktisch nicht mehr einsetzbar (Alternative: Umstellung auf PIN-Verfahren) Seite 18

19 3.2) Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) JederLastschrift-Einreicher benötigt eine Gläubiger-ID. Die Gläubiger-IDkann nur über das Internetbei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Die Bundesbank nimmt keine Bonitätsprüfungvor. Die Gläubiger-ID ist daher kein Qualitätsmerkmal. Eine Gläubiger-ID berechtigt nicht automatisch zur Einreichung von Lastschriften. Dazu ist (wie bisher) eine neue Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Geldinstitut erforderlich. Seite 19

20 3.2) Gläubiger-ID(I) Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer (= Gläubiger-ID) Stelle: zweistelliger Ländercode z. B. CH = Schweiz Stelle: zweistellige Prüfziffer Stelle: ab 8. Stelle: Geschäftsbereichskennung Lastschrift-Einreicher können diese 3 Stellen zur Kennzeichnung von Filialen, Geschäftsbereiche usw. verwenden nationale Identifikations-Nr. wird von der Bundesbank vergeben maximal: 35 Stellen in Deutschland: 18 Stellen DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche Bundesbank Ländercode Geschäftsbereichskennung Prüfziffer Nationale Identifikations-Nr. Seite 20

21 3.2) Gläubiger-ID(II) Die Beantragung ist kostenlos. Die Erfassung dauert ca. 20 Min. Bei der Beantragung muss eine -adresse angegeben werden, da die Bundesbank zwei Mails zurücksendet. 1. Mail: Aufforderung den Antrag zu bestätigen (durch Anklicken eines Link) 2. Mail: Zusendung des Mitteilungsschreiben als PDF-Datei (das die Gläubiger-ID enthält) Seite 21

22 3.2) Gläubiger-ID(III) Beispiel für die 1. Mail der Bundesbank Link zur Bestätigung des Antrags (muss innerhalb von 10 Tagen erfolgen) Seite 22

23 3.2) Gläubiger-ID(IV) Beispiel für die 2. Mail der Bundesbank Die Antwort-Mail enthält eine PDF-Datei mit der Gläubiger-ID-Nr. (Eingang: 1 Geschäftstag nach Bestätigung des Antrags) Seite 23

24 3.2) Gläubiger-ID(V) Mitteilungsschreiben der Bundesbank Die Gläubiger-ID wird von der Bundesbank an der Stelle mit Z Z Z ausgeliefert. Sie können diese 3 Buchstaben durch eigene alpha-nummerische Zeichen ersetzen, z. B.: Gläubiger-ID-Nr. für die Abteilung DE74VTR = Vertrieb DE74IMM = Immobilien DE74ZW = Zweigstelle 3 Das ist aber i. d. R. nur für große Firmen relevant, in denen einzelne Abteilungen oder Filialen dezentral Forderungen einziehen. Seite 24

25 3.3) Mandatsreferenz-Nr. (I) Das Unternehmen muss jedem Mandat zum Einzug von Lastschriften (das esvon den Kundenerhält) eine separate Referenz-Nummer zuordnen. -max. 35 Stellen (alpha-numerische Zeichen / keine Umlaute). - Aufbau und Länge der Nummer bestimmt das Unternehmen selbst. Ziel: Der Zahlungspflichtige soll auf dem Kontoauszug anhand der Gläubiger-IDund der Mandatsreferenz-Nr. erkennen können, ob er für diese Abbuchung ein Mandat erteilt hat. Deshalb müssen die Datensätze (zur Einreichung der Lastschriften) die Gläubiger-ID und die jeweilige Mandatsreferenz-Nr. enthalten. Seite 25

26 3.3) Mandatsreferenz-Nr. (II) Wie soll ein Unternehmen die Mandatsreferenz-Nummer aufbauen? Vorteil aber: fortlaufende einfaches System(vor die Nummer hat keine Nummerierung? allem dann, wenn ihre besondere Aussagekraft Software die Nummer automatisch vergibt) Einbau von In größeren Firmen - lässt die Software das zu? - Kunden-Nr. wird dadurch u. U. die - Pflegeaufwand entsteht -Rechnungs-Nr. Mandats-Verwaltung -Mitarbeiter müssen - Mandatsdatum vereinfacht geschult werden -usw.? -Modell setzt voraus, dass nur Einzel-Mandate eingeholt werden. Seite 26

27 3.3) Mandatsreferenz-Nr. (III) Wann muss die Mandats-Referenz-Nummer mitgeteilt werden? Alternative Wie? nachträglich z. B. durch die Pre-Notification (siehe 3.6) gleich mit der Mandats-Erteilung Durch Aushändigung einer Durchschrift: Frage: Wie wird sichergestellt, dass beim Ausfüllen des Vordrucks (durch Mitarbeiter oder Kunden) eine einmalige Referenz-Nummer vergeben wird? Lösung: Die Mandats-Referenz-Nr. wird aus einfachen Daten zusammengesetzt, z. B. aus -den ersten 4 Buchstaben des Vor-u. Nachnamen des Kunden - und Geburtsdatum Seite 27

28 3.4) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (I) Das Mandat muss in Papierform erteilt werden. Der Zahlungspflichtige muss dass Mandat eigenhändig mit Datum unterschreiben! Problem für Internet-Handel: Mandate, die über das Internet, Telefon usw. erteilt werden, sind ungültig. Mögliche Alternativen: Zahlung mit Kreditkarte, Lieferung nach Vorauszahlung oder Lieferung mit Rechnungsstellung Mandate, die zugefaxt sind gültig (allerdings kann das Unternehmen nicht beweisen, dass das Mandat tatsächlich vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet wurde) Seite 28

29 3.4) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (II) Das Mandat muss folgende Angaben enthalten: - Name, Adresse und Gläubiger-ID (des Unternehmes) - Mandatsreferenz-Nummer (kann nachträglich mitgeteilt werden) - Angabe, ob das Mandat einmalig oder mehrfach für Abbuchungen benutzt wird. -Angaben über das Rückgaberecht des Zahlungspflichtigen Unter haben wir für Sie Musterbeispiele bereitgestellt Seite 29

30 3.4) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (II) In folgenden Fällen muss kein neues Mandat eingeholt werden: - Name, Adresse oder Gläubiger-ID des Unternehmens ändern sich -Änderung der Mandatsreferenz-Nr. (der Zahler ist aber zu informieren) - Name oder Adresse des Zahlers ändern sich Bei Erhöhungen des Lastschriftsbetrages ist eine erneute Pre-Notification erforderlich (siehe Kap. 3.7) Seite 30

31 3.4) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (IV) Praxis-Falle bei der EDV-Erfassung von Lastschriften im Zahlungsverkehrsprogramm Fall: Bei der Dateneingabe wird versehentlich Mandat gilt für einmalige Zahlung erfasst (statt für wiederkehrende Zahlung ) Folge: Wird die Lastschrift (mit der gleichen Mandatsreferenz-Nummer) beim nächstenmal wieder eingereicht, weisen die EDV- Systeme der Geldinstitute die Lastschrifteinreichungi. d. R. ab. Seite 31

32 3.5) Gültigkeitsdauer eines Mandats SEPA-Lastschrift-Mandate(für wiederkehrende Zahlungen) sind grundsätzlich unbefristet. Ausnahme: Wurde innerhalb der letzten 36 Monate keine Abbuchung vorgenommen, dann verfällt das Mandat. Will das Unternehmen danach wieder Beträge einziehen, muss es zuvor ein neues Mandat einholen. Seite 32

33 3.6) Vorlegungsfristen Zukünftig ist beim Lastschrift-Einzug (vom Zahlungsempfänger) der Fälligkeitstag der Lastschrift anzugeben. Die EU-Richtlinie sieht dabei vor, dass SEPA- Basis-Lastschriften beim - erstmaligen Einzug: 5 Tage - den folgenden Einzügen: 2 Tage vor dem Fälligkeitstag einzureichen sind (+ 1 Tag Annahmezeit der Bank/Sparkasse) Die Banken und Sparkassen werden aber ab November 2013 voraussichtlich eine Frist von 1 Tag (+ 1 Tag Annahmezeit)bei inländischen Lastschriftenakzeptieren. Seite 33

34 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) PRE-Notification Zukünftig ist der Zahler vor der erstmaligen Abbuchung (= mind. 14 Tage vor Fälligkeit der Lastschrift) über -Betrag - Zeitpunkt der Abbuchung (= Fälligkeitstag) - Mandatsreferenz-Nr. - Gläubiger-ID informieren. Seite 34

35 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Danach ist eine Benachrichtigung erst wieder erforderlich, wenn sich der Betrag, Fälligkeitstermin oder die Bankverbindung verändert. daher ist es empfehlenswert, wenn möglichst gleichbleibende Beträge eingezogen werden Ziel: Dem Zahlungspflichtigen soll dadurch ausreichend Zeit verbleiben, um 1.) für Kontodeckung zu sorgen 2.) ggf. auf Fehler hinweisen zu können Text-Beispiel. Wir buchen die monatlichen Kaufpreisraten in Höhe von jeweils 75,00 an jedem ersten Arbeitstag eines Monats, erstmals am , mit der Mandatsreferenz-Nr. xxxxxund unserer Gläubiger-IDxxxxxvon Ihrem Konto xxxxx bei der Sparkasse ab. Seite 35

36 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Wie kann die Pre-Notification erfolgen? Die Angaben zum zukünftigen Lastschriftseinzug können dem Zahler auf unterschiedliche Weise mitgeteilt werden, z. B. mit persönlichem Anschreiben (z. B. Begrüßungsschreiben durch Hausverwaltung, Fitnessclub usw.) Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung Seite 36

37 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Beispiel zur 14-Tage-Frist Kunde unterzeichnet Auftrag (inkl. Mandat) an der Ladentheke Weiterleitung an Buchhaltung (durch den Mitarbeiter im Verkauf) Dateneingabe und Versand der Pre-Notification an den Kunden Abbuchung des Rechnungsbetrages Fazit: Die 14-Tage-Frist wird nicht eingehalten Seite 37

38 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Verkürzung der 14-Tage-Frist: Das Unternehmen kann mit dem Kunden auch eine kürzere Frist vereinbaren. Beispiele: mit Anerkennung der AGB mit Auftragsformular (Textbeispiel): Der Käufer wird 10 Tage vor dem erstmaligenlastschriftseinzugüber Zeitpunkt und Betrag der zukünftigen Abbuchungen informiert. Der Käufer ist mit dieser Benachrichtigungsfrist einverstanden. Wichtig: Auch bei einer verkürzten Frist muss dem Zahler ausreichend Zeit verbleiben, um z. B. für Kontodeckung sorgen zu können. Seite 38

39 3.7) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Sonderfall: Kunde und Zahler sind nicht identisch Beispiel: Der Enkel schließt den Kaufvertrag. Die Kaufpreisraten werden vom Konto der Oma abgebucht. In diesem Fall muss die Pre-Notification -an den Käufer (= hier die Eltern) -und den Zahler (= hier die Oma) erfolgen. Seite 39

40 3.8) Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung (I) Wenn das Mandat, z. B. - nicht in Papierform vorliegt, -vom Zahler nicht unterschrieben wurde, - kein Datum enthält, -keine Angabe enthält, ob es für eine laufende/einmalige Zahlung gilt oder - zeitlich abgelaufen ist, dannkann der Zahler innerhalb von 13 Monaten die Lastschrift stornieren. Im ungünstigsten Fall lässt sich danach der Anspruch nicht mehr eintreiben. Insbesondere bei großen Rechnungsbeträgenbesteht hier ein Risiko für das Unternehmen. Seite 40

41 3.8) Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung (II) Wenn die Pre-Notification (= Vorankündigung) nicht oder nicht rechtzeitig erfolgte, dannkann der Zahler z. B. Ersatz von Sollzinsen verlangen (wenn er keine Zeit mehr hatte, für Kontodeckung zu sorgen und deshalb seinen Dispo-Kredit beanspruchen musste). Das Schadensersatz-Risiko ist hier für Unternehmen i. d. R. überschaubar Seite 41

42 3.9) Umwidmung von Einzugsermächtigungen Vorhandene Einzugsermächtigungen können unter folgenden Voraussetzungen für SEPA-Basis-Lastschriften weiterverwendet werden: Die Formvorschriften wurden eingehalten. Die Einzugsermächtigung - liegt in Papierform vor und wurde vom Zahler unterzeichnet, - erhält eine Mandatsreferenz-Nummer usw. Der Kunde wird mind. 14 Tage vor der erstmaligen Abbuchung informiert, dass zukünftig eine Abbuchung als SEPA-Lastschrift erfolgt (= Pre-Notification). Diese Information kann z. B. erfolgen, durch - ein gesondertes Anschreiben oder - Übermittlung der Angaben im Verwendungszweck der Lastschriftabbuchung die letztmals im alten Verfahren erfolgt (= vor ) auf dem Kontoauszug Seite 42

43 3.9) Umwidmung von Einzugsermächtigungen Frage: Was geschieht, wenn die Einzugsermächtigung nicht (mehr) vorliegt? im Verhältnis Hinweis zur Hausbank Das Unternehmen verpflichtet sich vertraglich, nur Lastschriften einzureichen, für die ihr gültige Mandate vorliegen. zum Zahler Der Zahler kann eine Abbuchung innerhalb von 13 Mt. stornieren. Insbesondere bei großen Rechnungsbeträgen besteht hier ein Risiko für das Unternehmen. Seite 43

44 3.10) Das Kombi-Mandat Es enthält in einem Vordruck - eine Einzugsermächtigung und - ein Mandat für eine SEPA-Basis-Lastschr. Voraussetzungen für den Einsatz: - das Unternehmen hat eine Gläubiger-ID - Vergabe einer Mandatsreferenz-Nr. Vor erstmaligen Abbuchung der SEPA- Lastschrift muss der Zahler die Pre- Notification(oder eine Information über die Umwidmung der Einzugsermächtigung erhalten). Unter haben wir für Sie Musterbeispiele bereitgestellt. Seite 44

45 3.11) Rahmen- oder Einzelmandate (I) A) Rahmenmandat B) Einzelmandat Beschreibung Ein Mandat für alle Zahlungen Für jeden Einzelauftrag wird ein Mandat erteilt. Vorteil: geringerer Aufwand bei Ein- Eindeutige Zuordnung eines holung des Mandats Mandats zum Auftrag möglich aber: - Das Mandat lässt sich nicht - jedes Einzelmandat muss dem einelnen Kundenauftrag separat in der Mandatsbzw. Geschäftsvorgang Verwaltung geführt werden zuordnen. - Ein Lastschriftseinzug ist - jedes Einzelmandat löst eine nicht mehr möglich, wenn separate Buchung aus. das Mandat gekündigt wurde. Seite 45

46 3.11) Rahmen- oder Einzelmandate (II) Beispiel 3: Ein Kunde schließt verschiedene Kaufverträge mit einem Elektrofachgeschäft : Kauf eines PC: 15 Raten / mtl. je : Kauf Digitalkamera 10 Raten / mtl. je Kauf eines LCD-TV 12 Raten / mtl. je 75 = Variante A: Einholung eines (einzigen) Rahmenmandats am : -Bei jedem weiteren Kauf ist zu prüfen, ob ein Rahmenmandat vorliegt (dass noch nicht abgelaufen ist). - Bei jedem weiteren Kauf ist eine Pre-Notification notwendig = Variante B: Einholung von 3 Einzelmandaten -jedes Mandat benötigt eine eigene Referenz-Nr. (!) und wird separat abgebucht(= 3 Buchungen) -Tipp: Auftragsformular mit Mandatstext, Referenznr. usw. als Pre-Notification verwenden (Kunde erhält Durchschrift) Seite 46

47 3.12) Aufbau einer Mandats-Verwaltung Wer ist zukünftig für die Verwaltung und Kontrolle der Mandate zuständig? Kontrolle z. B. Dokumentation Aufbewahrung - Wurde das Mandat (mit Datum) unterschrieben? - Wurde eine individuelle Mandatsref.-Nr vergeben? - Wann erfolgte die Pre-Notification? - Ist das Mandat bereits abgelaufen? - Bei laufenden Mandaten: Ist bei einer Änderung der Sachlage eine neue Pre-Notification erforderlich. - Wann erfolgte letztmals eine Abbuchung? -Wann erfolgten welche Änderungen beim Mandat? (Betrag, Fälligkeitsdatum usw.)? - Abweichung von Kunden und Zahler - mind. 14 Monate nach der letzten Abbuchung Seite 47

48 3.13) Sonderfall: SEPA-Firmen-Lastschrift aktuell: Manche Unternehmen ziehen heute Lastschriften auf der Grundlage von Abbuchungsaufträgen ein: Unterschied: - Einzugsermächtigung = Der Zahler ermächtigt das Unter- (= Normalfall) nehmen, Lastschriften von seinem Konto einzuziehen. Er kann aber die Lastschriftsbuchung innerhalb von 8 Wochen stornieren lassen. - Abbuchungsauftrag = Der Zahler beauftragt seine Hausbank, Abbuchungen des Gläubigers zuzulassen und verzichtet auf die 8-Wochen-Widerspruchsfrist. Seite 48

49 3.13) Sonderfall: SEPA-Firmen-Lastschrift zukünftig: Alle Abbuchungsaufträge erlöschen automatisch ab (= keine Umstellung auf SEPA möglich) Ersatzlösung SEPA-Firmen-Lastschrift Voraussetzung: Der Zahler erteilt dafür ein Mandat Das Mandat erfüllt die Formvorschriften Die Pre-Notification ist erfolgt Der Zahler muss seiner Hausbank bestätigen, dass er ein Mandat für eine SEPA-Firmen- Lastschrift erteilt hat (!) Abschluss einer Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Firmen-Lastschrift mit der Hausbank Verbraucher* können kein Mandat für eine SEPA-Firmen-Lastschrift * 13 BGB: Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zwecke abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann. Seite 49

50 3.13) Sonderfall: SEPA-Firmen-Lastschrift Fazit: Unternehmen, die nicht mit Abbuchungsaufträgen arbeiten: müssen hier nichts beachten Unternehmen, die Lastschriften im Abbuchungsauftrags- Verfahren einziehen müssen Mandate für SEPA-Firmen-Lastschriften einholen (bei Verbrauchern aber nicht zulässig!) und ihre Kunden dazu anhalten, dass diese das Mandat bei deren Hausbank rechtzeitig bestätigen Unternehmen, von denen Lastschriften im Abbuchungsauftrags-Verfahren abgebucht werden müssen überlegen, ob sie auf die SEPA-Firmen-Lastschrift umsteigen wollen (= Verzicht auf 8-Wochen-Widerspruchsfrist) ggf. ihrem Lieferanten dazu ein Mandat erteilen und dies der Hausbank bestätigen Seite 50

51 4.) Anpassung der Technik 4.) Anpassung der Technik Seite 51

52 4.) Technik Kontodaten-Umstellung Arbeitsabläufe + Vordrucke Technik Schulung der Mitarbeiter Int. + Ext. Kommunikation Worum geht es? SEPA-Zahlungen erfolgen im XML -Datenformat. Das stellt neue Anforderungen an Software, Server, Leitungskapazitäten usw. Sind Ihre Zahlungsverkehrsprogramme und Ihre Hardware schon SEPA-fähig? Seite 52

53 4.1) Auswirkungen auf die Technik Datenformat: - Die Datensätze werden elektronisch nur noch in einem XML-Standard-Datenformat(ISO 20022) verarbeitet. - Datenträger (Sticks, CD) lassen sich nicht mehr verwenden - Beleghafte Lastschrifteinreichungen sind nicht mehr möglich - Der Umfang des Feldes Verwendungszweck reduziert sich von 378 auf 140 Zeichen. ggf. müssen die heutigen Datensätze überprüft werden Datenmenge: - Zusätzliche Datenfelder (Referenz-Nr. usw.) und das neue Datenformat erhöhen die Datenmenge um den Faktor 1,5-3. Große Firmen sollten ihre freien Speicherkapazitäten sowie die Leistungsfähigkeit der Datenleitungen ggf. durch schrittweise Tests überprüft werden Seite 53

54 4.2) Anforderungen an das ZV-Programm(I) Was sollte ein Zahlungsverkehrsprogramm zukünftig können? Datenformat - Verarbeitung der Daten in XML nach ISO Detailinfos: siehe - Verarbeitung von IBAN und BIC - automatische Konvertierung der heutigen Kontodaten in IBAN und BIC -automatische Anzeige, wenn der Inhalt des Feldes Verwendungszweck zu groß ist. Lastschriften - Ein Update muss Gläubiger-ID, Mandatsreferenz-Nr. usw. verarbeiten können. - Die Gläubiger-ID muss nur einmalig eingegeben werden. Seite 54

55 4.2) Anforderungen an das ZV-Programm(II) Die Software der Sparkasse ist bereits SEPA-fähig S-Firm2.5 ältere Versionen können Sie über Extra Online-Update aktualisieren StarMoney 8.0 Mitte 2013 lassen sich mit StarMoney 9.0 auch SEPA-Lastschriften einziehen S-Verein ab Anfang 2013: neues Angebot der Sparkasse für eine browser-basierte Lösung, bei der - von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus auf die Vereinsdaten zugegriffen werden kann - und keine Programme mehr installiert und aktualisiert werden müssen Die bisherige Firma und Verein -Anwendung wird von der Sparkasse nicht mehr unterstützt! Seite 55

56 4.3) SEPA-Überweisung über Internetbanking Seite 56

57 4.3) SEPA-Lastschrift über Internetbanking Seite 57

58 4.3) SEPA in der Software SFIRM Seite 58

59 4.3) SEPA in der Software SFIRM Version prüfen Seite 59

60 4.3) SEPA in der Software SFIRM Überweisung Seite 60

61 4.3) SEPA in der Software SFIRM Gläubiger ID Seite 61

62 4.3) SEPA in der Software SFIRM Lastschrift Seite 62

63 4.3) SEPA in der Software SFIRM Mandate Seite 63

64 4.3) SEPA in der Software SFIRM Konvertierung Seite 64

65 4.3) SEPA in der Software SFIRM Konvertierung Seite 65

66 4.3) SEPA in der Software STARMONEY 8.0 Seite 66

67 4.3) SEPA in der Software STARMONEY 8.0 Seite 67

68 4.3) SEPA in der Software STARMONEY 8.0 Seite 68

69 5.) Schulung 5.) Schulung Seite 69

70 5.) Schulung Kontodaten-Umstellung Arbeitsabläufe + Vordrucke Technik Schulung der Mitarbeiter Int. + Ext. Kommunikation Worum geht es? Damit SEPA in Ihrer Firma funktioniert, müssen ihre Mitarbeiter über die Formvorschriften und u. U. in neue EDV-Programme eingewiesen werden. Wieviele Personen müssen in Ihrem Unternehmen SEPA richtig umsetzen? Seite 70

71 5.1) Schulungsplanung Grundgerüst einer Schulungsplanung Themen welche wann durch wo Mitarbeiter wen IBAN Lastschrift neue EDV usw. Termine sind abhängig vom Zeitpunkt -des Updates für die Zahlungsverkehrsprogramme, - der Information an Zahler (wg. Umwidmung der Einzugsermächtigungen) -der Ferien usw. Seite 71

72 6.) Externe Kommunikation 6.) Interne und Externe Kommunikation Seite 72

73 6.1) Interne und Externe Kommunikation Interne Kommunikation, z. B.: Wer muss im Unternehmen über die SEPA- Umstellung informiert werden: - Gesellschafter? - Geschäftsführer? - Außendienst-/Vertriebsmitarbeiter? - Buchhaltung? Externe Kommunikation, z. B.: - Aufnahme der IBAN auf Briefbögen, Anträgen, Internet-Seite und ggf. Datei-Vorlagen - Anpassung von Online-Formularen usw. - Benachrichtigung wg. Umwidmung von Einzugsermächtigung Seite 73

74 7.) Projekt-Ablauf 7.) Projekt-Ablauf Ein 5-Phasen-Modell für große Unternehmen Seite 74

75 7.1) Beispiel für ein SEPA-Projekt bis Phase 1 Phase 3 Entwicklung + Schulung Phase 5 Umsetzung Phase 2 Projektorganisation Bestandsaufnahme Phase 4 Tests Seite 75

76 7.2) Phase 1 - Projektorganisation Phase 1 Projektorganisation Festlegung von Rahmenbedingungen Zum Beispiel: - Wer ist für die SEPA-Umstellung zuständig? - Wer ist der Stellvertreter? - Wer ist für die fünf Handlungsfelder zuständig? - Wer wird Mitglied im SEPA-Projektteam? -Was soll bis wann erreicht sein? (= Planung der Meilensteine) - Wann und wo trifft sich das SEPA-Projektteam? Seite 76

77 7.2) Phase 2 Bestandsaufnahme (I) Phase 2 Bestandsaufnahme Handlungsfeld Arbeitsabläufe + Vordrucke, z. B.: -Auf welchen Vordrucken muss die Kontonummer durch IBAN + BIC ersetzt werden? - Wo fehlen Einzugsermächtigungen? - Abschluss neuer Vereinbarungen mit den Hausbanken. Handlungsfeld Technik, z. B. -Erhebung: In welchen Programmen und Dateien werden Kontodaten, Zahlungsverpflichtungen und -eingänge verarbeitet?. - Wann steht ein Sepa-fähiges Update zur Verfügung? -Was bietet dieses Update / was nicht? - Reichen die Leitungs- und Speicherkapazitäten aus? Seite 77

78 7.2) Phase 2 Bestandsaufnahme (II) Phase 2 z. B. Handlungsfeld Kommunikation - In welchen Zeitabständen sollen Gesellschafter, Geschäftsführer, Mitarbeiter usw. über die SEPA- Umstellung informiert werden. -Wer ist im Unternehmen Ansprechpartner für Hausbanken und EDV-Dienstleister? Bestandsaufnahme z. B. Handlungsfeld Schulung - Wie viele Mitarbeiter müssen geschult werden? - Wer plant und führt die Schulungen durch? - Welche zeitlichen Engpässe sind zu berücksichtigen (Ferien, Turniere usw.) Seite 78

79 7.2) Phase 3 Entwicklung + Schulung Phase 3 Entwicklung + Schulung Handlungsfeld Arbeitsabläufe + Vordrucke, z. B.: - Konvertierung der Kontodaten in IBAN -Festlegung der Arbeitsabläufe, z. B. Wie wird die Einhaltung der Pre-Notification zukünftig sichergestellt? Wo und durch wen wird die Funktion der Mandats-Verwaltung übernommen? Wie wird die Umwidmung der Einzugsermächtigungen kommuniziert? z. B. Handlungsfeld Technik - Prüfung des SEPA-Updates - ggf. Verzicht auf bestehende Dateien/Programme bzw. Erstellung neuer Dateien / Programme Seite 79

80 7.2) Phase 2 Tests Phase 4 Tests Handlungsfeld Arbeitsabläufe + Vordrucke, z. B.: - Erteilung von einzelnen SEPA-Überweisungen - Einzug von einzelnen SEPA-Lastschriften - Pre-Notification über den Kontoauszug - Komplett-Umstellung einer einzelnen Sparte Bitte informieren Sie uns zuvor, wann Sie welchen Test durchführen. z. B. Handlungsfeld Technik - bei großen Unternehmen: Überprüfung, wie sich die Tests auf die Leitungskapazitäten, Übertragungsraten usw. auswirken Seite 80

81 8.) Weitere Hilfsmittel Ihrer Sparkasse 8.) Weitere Hilfsmittel Ihrer Sparkasse Seite 81

82 8.1) Internet Infos und Downloads finden Sie: oder durch Anklicken des Reiters SEPA auf der Startseite Seite 82

83 8.2) SEPA-Checkliste und SEPA-Online-Check SEPA-Checkliste bietet einen kurze und prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Handlungsfelder zur SEPA-Umstellung SEPA-Online-Check ermöglicht eine individuelle Analyse, In welchen Zahlungsverkehrs-Bereichen Handlungsbedarf besteht. Seite 83

84 9.? Haftungsausschluss Bitte beachten Sie: Wir haben alle aufgeführten Informationen nach bestem Wissen mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können wir keine Haftung bzw. keine Garantie für die Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Qualität der Informationen übernehmen. Diese Zusammenfassung dient zur Information und ersetzt keine fachliche Beratung durch die Sparkasse. Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit - ohne Vorankündigung - Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Eine Vervielfältigung oder Verwendung der Zusammenfassung in anderen elektronischen oder gedruckten Publikationen ist ohne ausdrückliche Zustimmung der Sparkasse nicht gestattet. Seite 84

85 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechpartner: Ihr persönlicher Kundenbetreuer in der Geschäftsstelle Hr. Biniek, Projektleiter Tel / Hr. Kuchenbauer, stv. Projektleiter Tel / Hr. Windele, Medialer Vertrieb Tel / Seite 85