Domänenspezifisches Prozessmanagement

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1 Domänenspezifisches Prozessmanagement Konstruktion und Evaluation einer Prozessmodellierungsund -analysemethode für die öffentliche Verwaltung Inauguraldissertation Zur Erlangung des akademischen Grades eines Doktors der Wirtschaftswissenschaften durch die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster vorgelegt von Michael Räckers, geb. Hünteler aus Ahaus Münster 2009

2 II Kumulative Disserationen am European Research Center for Information Systems 1) Niehaves, Björn The Reflective Designer: Designing IT-Consulting Processes, Münster, ) Algermissen, Lars Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung: Gestaltung der Prozesslandschaft in öffentlichen Verwaltungen mit der PICTURE-Methode, Münster, ) Wehmeyer, Kai Strategic Marketing Channel Alignment & Consumer Acceptance of Mobile Services and Mobile Marketing Communications, Münster, ) Janiesch, Christian Contextual Method Design: Constructing Adaptable Modeling Methods for Information Systems Development, Münster, ) Buddendick, Christian IT-Business-Alignment: Entscheidungsunterstützung durch Gestaltung und Bewertung von Prozessmodellen, Münster, ) Pfeiffer, Daniel Semantic Business Process Analysis: Building Block-based Construction of Automatically Analyzable Business Process Models, Münster, ) Strauch, Gereon IT-Risikomanagement auf der Basis von Prozessmodellen, Münster, D Dekan: Prof. Dr. Stefan Klein Erstberichterstatter: Prof. Dr. Jörg Becker Zweitberichterstatter: Prof. Dr. Ulrich Müller-Funk Termin der mündlichen Prüfung: 7. Januar 2010

3 III Geleitwort Das Prozessmanagement hat sich in den vergangenen Jahren als hilfreiches Instrument erwiesen, Organisationen zu gestalten und Abläufe zu optimieren. Prozessmodelle helfen, sich Transparenz über die relevanten Aspekte einer Organisation zu verschaffen, einen Überblick über die logische Abfolge von Aktivitäten zu geben oder die Produkte und Leistungen, die dafür nötigen Ressourcen sowie die (internen und externen) Beteiligten an der Leistungserstellung zu explizieren. Die Bewertung bestehender Prozessmanagementansätze führt aber häufig zu der Erkenntnis, dass der Aufwand, der hierfür nötig ist, nur bedingt im Verhältnis zum erzielten Nutzen steht. Insbesondere die Analyse der erstellten Prozessmodelle muss von Experten der angewendeten Methoden durchgeführt werden und ist für die Entscheidungsträger in den Organisationen nicht immer verständlich. Mit dieser Erkenntnis vor Augen wurde die domänenspezifische Modellierungsmethode PICTURE entwickelt. Entscheidender Unterschied der PICTURE-Methode zu bisher vorhandenen, klassischen Modellierungsansätzen ist die Integration von Domänenwissen in die Modellierungssprache, d.h. in die semantisch vordefinierten Prozessbausteine. Die Verwendung dieser Bausteine erleichtert die Prozessmodellierung erheblich, leitet sie doch die Modellierer genau an und standardisiert die Ergebnisse. Gleichzeitig führt die Verwendung der Bausteine dazu, dass Modelle entstehen, die auf einer semantischen Ebene automatisiert ausgewertet werden können. Die Arbeit von Herrn Räckers setzt die Reihe der Arbeiten zur domänenspezifischen Modellierung an meinem Lehrstuhl fort. Auf Basis der vielfältigen Erfahrungen im EUgeförderten Projekt PICTURE und in zahlreichen Praxisprojekten entwickelte er in diesem Umfeld mit seinen Kollegen die PICTURE-Methode und widmete sich verstärkt der Evaluation und Bewertung der methodischen Vorteile von PICTURE. Die Ergebnisse der in dieser Arbeit präsentierten Fallstudien und Laborexperimente zeigen, dass PICTURE im inhärent vorgegebenen Kontext der öffentlichen Verwaltungen viel Potenzial bietet, das Prozessmanagement zu vereinfachen und in die Breite zu tragen. In diesem Sinne freue ich mich, dass mit PICTURE nicht nur eine wissenschaftlich spannende Methode entwickelt wurde, vielmehr wurde auch eine praktisch brauchbare Methode geschaffen, wie die erfolgreiche Anwendung im Verwaltungsalltag zeigt. Münster, Januar 2010 Prof. Dr. Jörg Becker

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5 V Vorwort Diese Arbeit markiert das Ende der Zeit meiner Promotion, Zeit einen Moment inne zu halten und zurück zu schauen. Letztlich beschäftige ich mich nicht erst seit meiner Zeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter mit der prozessorientierten Verwaltungsmodernisierung. Schon in den letzten Zügen meines Studiums waren öffentliche Verwaltungen im Projektseminar und in der Diplomarbeit allgegenwärtig. Gerne denke ich an die intensiven und hilfreichen Diskussionen mit meinem damaligen Betreuer Dr. Thorsten Falk zurück, der mich ermunterte, auch nach dem Studienabschluss in diese Richtung weiter zu gehen. Besonders schön war für mich, dass ich hier immer mein persönliches Interesse für Politik und die Arbeit in den Verwaltungen mit meiner Arbeit wie heißt es so schön, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden. Ich hatte die Gelegenheit, in vielen Projekten Verwaltungen und ihre Arbeitsweise kennen zu lernen, Schlüsse für mein Vorhaben zu ziehen und auszuprobieren. Nicht zuletzt im EU- PICTURE-Projekt hatte ich drei Jahre die Gelegenheit, Verwaltungshandeln auch in unterschiedlichen europäischen Ländern kennen zu lernen. All diese Erkenntnisse sind in die Publikationen, welche die Grundlage dieser Arbeit bilden, eingeflossen. Das Gelingen meiner Dissertation verdanke ich insbesondere den exzellenten Arbeitsbedingungen am Lehrstuhl. Hierfür möchte ich meinem Doktorvater Herrn Prof. Dr. Jörg Becker ganz besonders herzlich danken. Durch die Freiheiten und die Flexibilität, die mir und meinen Kollegen eingeräumt wird, schafft er es, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die motiviert und anspornt, sich selbst und die eigenen Ideen zu entwickeln und voran zu treiben. Darüber hinaus hat er mir mit den Aufgaben der Geschäftsführung ein Tätigkeitsfeld übertragen, welches vermeintlich viel Zeit raubt. Zeit, die gern in die Dissertation investiert wäre, welches mir aber auch immer wieder die Möglichkeit gab, mich auf ganz handfeste Dinge, Zahlen und Fakten, zurück zu ziehen und auch den Alltag der Universitätsverwaltung kennen zu lernen und reflektieren zu können. Meinem Zweitgutachter Herrn Prof. Dr. Ulrich Müller-Funk möchte ich ebenfalls herzlich für die interessanten Diskussionen während der Erstellung der Arbeit danken. Meiner Mutter sowie Sara Hofmann und Daniel Sigge möchte ich für die Unterstützung bei der Formatierung und der Korrektur der Arbeit danken. So hatte ich die Zeit mich auf das Wesentliche, die Inhalte konzentrieren zu können. Die Grundlage dieser kumulativen Dissertation sind die Veröffentlichungen. Basis dieser Veröffentlichungen sind Projekte, Ideen und insbesondere Kollegen und Freunde, mit denen diese Ideen in vielen Diskussionen zu Artikeln wurden. An erster Stelle möchte ich hier Dr. Lars Algermissen, Philipp Bergener, Dr. Thorsten Falk und Dr. Da-

6 VI niel Pfeiffer nennen. Lars, Thorsten, Daniel, ihr wart es, mit denen ich schon zum Ende des Studiums an PICTURE gearbeitet habe. Daniel, Philipp, ihr wart es mit denen ich viele dieser Ideen im Laufe meiner Promotionszeit in die für diese Arbeit nötigen Veröffentlichungen umsetzen konnte. In so mancher Nacht- aber auch Wochenendsitzung seid ihr zu mehr als zu Kollegen geworden. Auch meine anderen Mitautoren Dominic Breuker, Stefan Kleist und Lukasz Lis haben zum Gelingen dieser Arbeit beigetragen. Danke für die spannenden Diskussionen und zielführende Arbeit mit euch. Die Arbeit am Lehrstuhl bestand nicht nur aus der Arbeit an der Dissertation. Einen gewichtigen Anteil hat stets die MEMO-Tagung eingenommen, die ich dreimal organisieren durfte. Dies wäre aber nicht möglich gewesen ohne Katrin Bergener. Katrin, danke für dein immer freundliches Gemüt, auch wenn die Aussteller- oder Besucherakquise gerade zäh lief und die immer wieder gegebene Entlastung von Aufgaben, wenn mich gerade andere Dinge von der Tagungsvorbereitung abhielten. Auch wenn die Rahmenbedingungen am Lehrstuhl beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Promotion bieten, ohne ein privates Umfeld, welches einem immer wieder Rückzug ermöglicht, wäre die Arbeit nicht zu realisieren gewesen. Zuerst möchte ich meinen Eltern Angelika und Felix Hünteler danken. Ihr habt mir diesen Weg ermöglicht, spätestens angefangen mit der durchwachten Nacht in der Canisiusschule, um mir dort das Abitur zu ermöglichen. Ihr habt mich immer auf diesem Weg mit eurem Verständnis und eurer Fürsorge ermuntert. Zu dieser Familienbande gehören aber auch meine Schwester Sandra mit Familie, meine Schwester Martina, mein Onkel Ludwig, meine Großeltern Antonia, Magda und Theo und meine Schwiegereltern Elisabeth und Hans Räckers, auch mein guter Freund Knut Zengerling. Ihr alle habt, jeder auf seine Art, geholfen, dass ich hier und heute diese Zeilen verfassen kann. Danke. Die abschließenden, persönlichsten Worte möchte ich meiner lieben Frau Eva und unseren beiden Kleinen, Clara und Joris sagen. Ihr habt so manche Zeit, wenn ich unterwegs war, zu spät aus dem Büro kam oder auch zuhause keine Ruhe für euch finden konnte, immer verständnisvoll auf mich verzichtet. Das Schönste ist, dass, selbst wenn ich euch Kinder so manche Woche nicht zu Gesicht bekam, ihr immer noch Papa zu mir gesagt habt und sagt. Eva, dir kann ich dafür gar nicht genug danken. Du hast mit deiner Liebe, deinem klaglosen Verständnis, dem Kümmern um ein Zuhause zum Wohlfühen und deiner immer wieder gegebenen Ermutigung dafür gesorgt, dass ich bis hierher kommen konnte. Münster, Januar 2010 Michael Räckers

7 VII Für Eva, Clara und Joris

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9 IX Inhaltsverzeichnis Geleitwort... III Vorwort... V Inhaltsverzeichnis... IX Abbildungsverzeichnis... XIII Tabellenverzeichnis... XV Abkürzungsverzeichnis... XVII Teil A Einleitung Effizientes Prozessmanagement durch Domänenorientierung Ziel der Arbeit Die öffentliche Verwaltung als Gegenstand der Betrachtung Merkmale der öffentlichen Verwaltung Organisatorische Strukturen der öffentlichen Verwaltung Vorgangsbearbeitung als Kernaufgabe der öffentlichen Verwaltung Reformdruck in der öffentlichen Verwaltung Prozessorientierung als Reforminstrument in der öffentlichen Verwaltung Modell, Methode und Methodenentwicklung Der Modellbegriff Metamodelle als Instrument der Methodenentwicklung Grundlagen der Methodenentwicklung Domänenspezifische Modellierungsmethoden Forschungsmethodische Einordnung Forschungsfrage der Arbeit Wissenschaftstheoretische Positionierung Angewendete Forschungsmethoden Forschungsprozess Anforderungen an eine Prozessmanagementmethode für die öffentliche Verwaltung Die PICTURE-Modellierungs- und -analysemethode Das PICTURE-Vorgehensmodell Praktische Evaluation der PICTURE-Methode Empirische Evaluation der PICTURE-Methode Erkenntnisse und weiterer Forschungsbedarf Teil B Verwendete Publikationen und Anmerkungen zur Formatierung Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der PICTURE-Methode am Beispiel der Universitätsverwaltung Münster Die Prozesslandschaft als neues Handlungsfeld der Prozessgestaltung in öffentlichen Verwaltungen... 91

10 X 1.2 Problemstellung: Modellierung der Prozesslandschaft in öffentlichen Verwaltungen Aufbau der PICTURE-Methode Anwendung der PICTURE-Methode zur Erstellung eines Prozessregisters in der Universitätsverwaltung Münster Evaluation der PICTURE-Methode Zusammenfassung und weiterer Forschungsbedarf Domain Specific Process Modelling in Public Administrations The PICTURE- Approach Process Modeling in Public Administrations Requirements of a Domain-specific Modeling Method The PICTURE-Method Evaluation of the PICTURE-Method Conclusions and Further Research Migrating Process Models between PICTURE and BPMN/EPC Introduction PICTURE, BPMN and EPC Modeling Languages Assessment of the Feasibility of Model Migration Conclusion and Outlook Evaluation of ICT Investments in Public Administrations based on Business Process Models ICT Investments in Public Administrations The PICTURE Process Modeling Approach An Architecture to Evaluate ICT Investments Implementation and Use of the Reporting Framework Conclusions and Further Research Process-Based Governance in Public Administrations Using Activity-Based Costing Introduction Activity-based costing in public administrations PICTURE-Method Integration of Activity-Based Costing and PICTURE Activity-based Costing in PICTURE an Example Conclusion and Outlook How to inform the Point of Single Contact? A Business Process Based Approach Introduction Challenges of distributed process modeling Distributed business process modeling with the PICTURE-approach Evaluation of the PICTURE-approach for distributed modeling Conclusion Constructing Comparable Business Process Models with Domain Specific Languages - An Empirical Evaluation Introduction

11 XI 7.2 Notions of Variation in Business Process Modeling Traditional and Semantic Building Block-based Process Modeling Evaluation of the Semantic Building Block-based Approach Conclusion Evaluating the Expressiveness of Domain Specific Modeling Languages using the Bunge-Wand-Weber Ontology Introduction Semantic building block-based modeling The Bunge-Wand-Weber ontology Research methodology Evaluation Conclusion Literaturverzeichnis Anhang A: Lebenslauf Michael Räckers Anhang B: Publikationsverzeichnis Michael Räckers Buchkapitel Konferenzbeiträge Zeitschriftenbeiträge Andere Veröffentlichungen

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13 XIII Abbildungsverzeichnis Teil A Abb. 2.1: Aufteilung der Verwaltungsebenen in Deutschland... 7 Abb. 2.2: Charakterisierende Merkmale der öffentlichen Verwaltung... 8 Abb. 2.3: Verwaltungsgliederungsplan der KGSt Abb. 3.1: Sprach- und prozessorientierte Metamodellierung Abb. 3.2: Der Methodenbegriff Abb. 3.3: Semantisch vordefiniertes, domänenspezifisches Modellelement Abb. 4.1: Gründe für den Verzicht auf die Prozessmodellierung in öffentlichen Verwaltungen Abb. 4.2: Systematisierung der Forschungsziele der Arbeit Abb. 4.3: Epistemologische Leitfragen Abb. 4.4: Design-Science-orientierter Forschungsprozess Abb. 4.5: Forschungsprozess dieser Arbeit Abb. 5.1: Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert nach Anwendungsphasen Abb. 5.2: Beispiel für einen Prozessbaustein der PICTURE-Methode Abb. 5.3: Zusammenhang Prozesse, Teilprozesse, Varianten und Anker Abb. 5.4: PICTURE Metamodell - Modellierungsteil Abb. 5.5: Sichten der PICTURE-Methode Abb. 5.6: Zusammenhang des Modellierungs- und analyseteils der PICTURE- Methode Abb. 5.7: PICTURE Metamodell - Analyseteil Abb. 5.8: Vorgehen bei der Modellierung mit der PICTURE-Methode Abb. 5.9: Modellierungsumgebung in der PICTURE-Prozessplattform Abb. 5.10: Screenshot: Erstellung eines PBM Abb. 5.11: Durchschnittliche Ähnlichkeit der PICTURE- und EPK-Modelle Abb. 5.12: Anzahl der Variationen in den PICTURE- und EPK-Prozessmodellen aufgeteilt nach Variationsart Abb. 5.13: Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert nach BWW Teil B Abb. 1.1: Forschungsprozess dieses Beitrags Abb. 1.2: Prozessbausteine in PICTURE Abb. 1.3: Beispiel für einen Prozessbaustein in PICTURE Abb. 1.4: Vorgehen bei der Modellierung mit PICTURE Abb. 1.5: Prozess zur Gewährung von Forschungsfreisemestern in der PICTURE- Notation Abb. 1.6: Prozessregister der Universitätsverwaltung Münster Fig. 2.1: The Process Building Block Incoming Document Fig. 2.2: Processes, sub-processes and process variants Fig. 3.1: PICTURE metamodel Fig. 3.2: BPMN metamodel Fig. 3.3: EPC metamodel

14 XIV Fig. 3.4: Mapping of PICTURE concepts on BPMN/EPC concepts Fig. 3.5: Mapping of BPMN/EPC concepts on PICTURE concepts Fig. 4.1: Views, Building Blocks, and Attributes within the PICTURE-method Fig. 4.2: Processes, Sub-Processes, Variants, and Anchors within the PICTUREmethod Fig. 4.3: Example Process Update Citizen Register in PICTURE-Notation Fig. 4.4: Logical Architecture of the Reporting Framework and the Process Landscaping Module Fig. 4.5: Metamodel of the Pattern-based Analysis Fig. 4.6: Screenshot of the Construction of a PBBPattern Fig. 4.7: Screenshot of a DMS Report Fig. 5.1: PICTURE Process Building Blocks Fig. 5.2: Exemplary process Modification of an income tax card Fig. 6.1: PICTURE local view Fig. 6.2: PICTURE global view Fig. 7.1: A Process Building Block and a Section from a Domain Ontology Fig. 7.2: Average similarity degrees for PICTURE and EPC models Fig. 7.3: Number of variations for PICTURE and EPC according to the different variation types Fig. 8.1: PBB of PICTURE

15 XV Tabellenverzeichnis Teil A Tab. 2.1: Gewaltenteilung und Verwaltungsebenen in Deutschland... 7 Tab. 2.2: Unterschiede zwischen öffentlicher Verwaltung und privatem Sektor Tab. 5.1: Vergleich der Elemente der PKR und der PICTURE-Methode Tab. 5.2: Vergleich der Modellierungsaufwände in den Fallstudien PICTURE MoVe, und ProWiKom mit dem Projekt 63 Tab. 5.3: Überblick über die Anzahl der mit PICTURE modellierten Prozesse Tab. 5.4: Zuordnung der PICTURE- und ARIS-Methodenkonstrukte zu den BWW Ontologiekonstrukten Teil B Tab. 0.1: Liste der verwendeten Publikationen Tab. 0.2: Weitere Publikationen im Umfeld dieser Dissertation Tab. 1.1: Übersicht Publikation Tab. 1.2: Vergleich der Projekte und PICTURE MoVe Tab. 2.1: Übersicht Publikation Tab. 2.2: Examples for Process Building Blocks with their specification Tab. 2.3: Examples for attributes including their specification Tab. 2.4: Process acquisition times Tab. 3.1: Übersicht Publikation Tab. 4.1: Übersicht Publikation Tab. 5.1: Übersicht Publikation Tab. 5.2: Comparison of Elements of Activity-Based Costing/PICTURE Tab. 6.1: Übersicht Publikation Tab. 6.2: Description of Distributed Modeling Conflicts (Pfeiffer 2008) Tab. 6.3: Overview of the processes modeled in PICTURE-projects Tab. 7.1: Übersicht Publikation Tab. 7.2: Description of the variations between business process diagrams Tab. 8.1: Übersicht Publikation Tab. 8.2: Comparison BWW mapping PICTURE and ARIS

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17 XVII Abkürzungsverzeichnis ABC Activity-based Costing AD Aktivitätsdiagramm / Activity Diagram AMCIS Americas Conference on Information Systems ARIS Architektur integrierter Informationssysteme BPD Business Process Diagram BPEL Business Process Execution Language BPMN Business Process Modeling Notation BMI Bundesministerium des Innern BWW Bunge-Wand-Weber CAME Computer Aided Method Engineering CASE Computer Aided Software Engineering DIN Deutsches Institut für Normung DMS Dokumentenmanagementsystem / Document Management System DOMEA Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ITgestützten Geschäftsgang ECIS European Conference on Information Systems eepk erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette eerm extended Entity Relationship Model EGOV Electronic Government E-Government Electronic Government ELAK Elektronischer Akt EM Electronic Markets EPC Even-driven Process Chain EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette EU-DLR Europäische Dienstleistungsrichtlinie HICSS Hawai i International Conference on System Sciences IDEF Integrated Definition Methods ICT Information and Communication Technology IKT Informations- und Kommunikationstechnologie IS Information Systems IT Informationstechnologie JNL Zeitschriftenartikel bzw. Journalbeitrag KON Konferenzbeitrag KBSt Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KPI Key Performance Indicator

18 XVIII LNCS Lecture Notes in Computer Science NIAM Nijssen s Information Analysis Method NKF Neues Kommunales Finanzmanagement NPM New Public Management MEL Method Engineering Language MKWI Multikonferenz Wirtschaftsinformatik MoVe Moderne Verwaltung OA Optical Archive OMG Object Management Group OML Open Modeling Language PA Public Administration PACIS Pacific Asia Conference on Information Systems PB Prozessbaustein PBB Process Building Block PBBPattern Process Building Block Pattern PBM Prozessbausteinmuster PICTURE Process Identification and Clustering for Transparency in Reorganizating Public Administrations PKR Prozesskostenrechnung PO Processed Object ProWiKom Prozessorientiertes Wissensmanagement in Kommunalverwaltungen Realisierung von Electronic Government in Organisationen der Kommunalverwaltungen im Münsterland SBBL Semantic Building Block-based Language UML Unified Modeling Language VHB Verband der Hochschullehrer für Betriebswirtschaft e. V. VwGO Verwaltungsgerichtsordnung VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz WFMS Workflow Management System WI Wirtschaftsinformatik WKWI Wissenschaftliche Kommission Wirtschaftsinformatik WWU Westfälische Wilhelms-Universität Münster

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21 Teil A Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen. - ARISTOTELES

22 2

23 3 1 Einleitung 1.1 Effizientes Prozessmanagement durch Domänenorientierung Geschäftsprozessmodellierung 1 rückt zunehmend in den Fokus der Arbeit der Verantwortlichen für die Gestaltung von Organisationen. Geschäftsprozessmodelle ermöglichen ihnen, sich Transparenz über die relevanten Aspekte der Organisation einer Unternehmung oder einer Verwaltung zu verschaffen. Die Transparenz ergibt sich vor allem aus dem Überblick über die logische Abfolge der Aktivitäten in der Organisation. Ferner ermöglichen Geschäftsprozessmodelle es, die Produkte und Leistungen, die dafür nötigen Ressourcen sowie die (internen und externen) Beteiligten an der Leistungserstellung zu explizieren. Darüber hinaus ist die Geschäftsprozessmodellierung Gegenstand der Wirtschaftsinformatikforschung (Becker et al. 2008d; Becker & Schütte 2004; Scheer 2001), beispielsweise, um Sicherheitsrisiken einer Unternehmung zu erfassen (Herrmann & Herrmann 2006), die operativen Risiken in den Aktivitäten einer Organisation zu explizieren (Jallow et al. 2006) oder um die Leistungsfähigkeit, Effizienz und Effektivität (Drucker 1967) einer Organisation zu strukturieren (Kueng 2000). Diese Beispiele zeigen, dass die Modellierung und die Analyse von Geschäftsprozessen ein großes Potenzial für eine systematische Steuerung durch die Managementebene einer Organisation birgt. Wichtig neben der strukturellen Betrachtung der Geschäftsprozesse ist aber vor allem eine semantische Analyse der relevanten Informationen, um eine sichere und zielgerichtete Entscheidungsfindung zu ermöglichen (Dalal et al. 2004). Zu beachten ist hierbei aber insbesondere, dass die Zielsetzung ein ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement durchzuführen das Management von einer großen Menge an Daten erfordert. Dies ist viel weniger ein Ressourcen- als ein Strukturierungsproblem. Aktuell werden Prozesse in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen überwiegend manuell ausgewertet. Insbesondere Mitarbeiter in kleineren Organisationen verfügen häufig nicht über das methodische Wissen um Prozessmodellierungs- und Prozessanalysemethoden (Benamou 2005). Dies führt dazu, dass in der Regel eine externe Unterstützung durch Methodenexperten in Anspruch genommen wird (Davenport & Short 1 Im Folgenden werden die Begriffe Geschäftsprozessmodellierung und Prozessmodellierung synonym verwendet.

24 4 1990). Diese Methodenexperten erfassen das nötige Wissen aus der Organisation und erstellen auf dieser Basis die Prozessmodelle. Diese Modelle werden dann von den Methodenexperten manuell bewertet und analysiert, beispielsweise um Schwachstellen im Ablauf zu finden (Becker et al. 2006b; Kusiak et al. 1994), zu bewerten, ob die Prozesse mit vorgegebenen Regeln, Normen und Gesetzen konform gehen (Namiri & Stojanovic 2007), um mögliche operative Risiken im Prozessablauf zu identifizieren (Herrmann & Herrmann 2006; Jallow et al. 2006), um die generelle Leistungsfähigkeit einer Organisation zu bewerten (Kueng 2000) oder um, zum Beispiel durch die Einführung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT), die Prozessabläufe zu unterstützen (Arendsen et al. 2008; Becker et al. 2008b). Die Bewertung dieses Vorgehens führt zu folgenden Schlüssen: Die Prozessanalyse ist teuer, zeitaufwändig und, da die Prozessanalyse lediglich von Methoden-, nicht von Domänenexperten durchgeführt wird, für die Entscheidungsträger in den Organisationen nicht immer nachvollziehbar. Dies führt dazu, dass ein ganzheitlicher, transparenter Ansatz für ein Prozessmanagement erstrebenswert ist. Bisher wird Prozessmodellierung und Prozessanalyse in der Regel mit so genannten generischen bzw. universellen Modellierungssprachen 2 durchgeführt. Beispiele hierfür sind Aktivitätsdiagramme (AD) (Object Management Group 2004), die Business Process Modeling Notation (BPMN) (Object Management Group 2008) oder die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) (Scheer 2000). Hierbei handelt es sich um sehr flexible, stets einsetzbare Methoden, die die strukturierte Beschreibung der Prozessabläufe ermöglichen. Eher spezifische Anforderungen wie: (1) Wie kann eine große Anzahl an Prozessen konsistent und effizient erfasst und strukturiert werden, (2) welche Veränderungen in den Prozessmodellen haben welchen Einfluss auf die generelle Effizienz der Prozesse oder (3) welche Prozesse oder Teilschritte sind durch welche gesetzlichen/regulatorischen Rahmen bedingt (Fraser et al. 2003; Seltsikas & Palkovits 2006) können nicht in einer (semi-)automatisierten und damit schnellen Art und Weise ausgewertet werden. Dies liegt daran, dass all diesen Methoden gemeinsam ist, dass lediglich auf einer syntaktischen Ebene Elemente und Regeln definiert sind. Die für die Beantwortung insbesondere der Frage (3) und ähnlicher Fragestellungen nötige semantische Analyse von Prozessmodellen ist aber nicht möglich. 2 PFEIFFER unterscheidet zwischen syntaktischen und semantischen Modellierungsssprachen. Die hier als generisch bzw. universell bezeichneten Modellierungssprachen fallen in die Kategorie der syntaktischen Modellierungssprachen, vgl. (Pfeiffer 2008), S

25 5 1.2 Ziel der Arbeit Ziel der Forschungsarbeiten im Rahmen dieser kumulativen Dissertation ist bzw. war es, eine Methode zu schaffen, die genau dieses Defizit generischer Modellierungssprachen adressiert. Neben der Entwicklung der Methode stand die Evaluation dieser neu gestalteten Methode sowohl vor dem Hintergrund der praktischen Nutzbarkeit aber auch vor dem Hintergrund der (zeitlich) effizienten Einsetzbarkeit im Rahmen von Prozessmanagement im Fokus der Forschungsarbeiten. Als Anwendungsdomäne wurde die öffentliche Verwaltung gewählt, da diese sich besonders für ein strukturiertes, ja nahezu standardisiertes Prozessmanagement eignet (Algermissen 2007). Im Folgenden wird ein Überblick über die Domäne öffentliche Verwaltung gegeben und motiviert, warum sich diese Domäne für die Entwicklung und die Anwendung einer domänenspezifischen Prozessmodellierungsmethode eignet. Es wird argumentiert, dass Verwaltungen eine (prozessorientierte) Reform der Strukturen dringend benötigen, zum einen ob der bisherigen Strukturen, zum anderen ob der generellen Aufgaben und deren Beschaffenheit. Daneben wird ein kurzer Abriss über die Grundlagen der Methodenentwicklung sowie der domänenspezifischen Modellierung gegeben, ehe die Forschungsfrage expliziert wird, die Arbeit wissenschaftstheoretisch positioniert wird, die verwendeten Forschungsmethoden zusammengefasst werden und der Forschungsprozess dargestellt wird, der ferner in den Veröffentlichungen im Teil B dieser Dissertation dokumentiert ist.

26 6 2 Die öffentliche Verwaltung als Gegenstand der Betrachtung 2.1 Merkmale der öffentlichen Verwaltung Der Begriff öffentliche Verwaltung bezieht sich auf verschiedene Organe auf Bundesebene, Landesebene und kommunaler Ebene. Jede Ebene hat verschiedene Aufgabenfelder zu bearbeiten und ist dementsprechend unterschiedlich organisiert. Im Rahmen der Gewaltenteilung obliegt der Verwaltung die Ausführung von gesetzlichen Vorgaben. Sie erfüllt damit Aufgaben der exekutiven Gewalt. Die Gesetze und Verordnungen werden von der Legislative verabschiedet und damit legitimiert. Die Verwaltung handelt im Auftrag der Legislative. Die dritte Gewalt im verfassungsrechtlichen System ist die Judikative. Diese ist bei Streitfällen für die Auslegung der Gesetze zuständig (Brandstätt 2000). An dieser Einteilung orientierend bezieht sich die vorliegende Arbeit auf den exekutiven Teil des öffentlichen Sektors (vgl. Tab. 2.1). In diesen Verwaltungsorganisationen bzw. in der öffentlichen Verwaltung arbeiten ca. 4,5 Millionen Beschäftigte (Statistisches Bundesamt 2009a). Tendenziell sinkt die Zahl der Beschäftigten in diesem Bereich, aktuell sind dies etwa 11,8% der in Deutschland Erwerbstätigen (BMI 2009). Abb. 2.1 gliedert die Verwaltungsorgane vertikal in die Bundesebene, Landesebene und kommunale Ebene und gibt ferner einen Überblick über die Anzahl der jeweiligen Einheiten auf den entsprechenden Ebenen. Bereits hier zeigt sich als ein Merkmal die große Anzahl an strukturgleichen Organisationseinheiten im öffentlichen Sektor. Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung lassen sich allgemein in fünf Merkmale zusammenfassen, welche die öffentliche Verwaltung charakterisieren (vgl. (Algermissen 2007; Reichard 1987; Seifert 1998) bzw. Abb. 2.2). Anstatt einer Definition werden im Folgenden die wesentlichen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung näher beschrieben, um so die entsprechenden Eigenschaften zusammenzufassen und die öffentliche Verwaltung so zu charakterisieren. Diese Vertiefung präzisiert im Besonderen das in Abb. 2.2 unter Zielsetzung gefasste Merkmal der Erfüllung öffentlicher Aufgaben sowie im Weiteren das unter Handlungsform gefasste Merkmal der Vorbereitung, Umsetzung und Kontrolle politischer Entscheidungen und Aktionen. Die Aufgaben im Rahmen der Zielsetzung ergeben sich aus der Existenz eines Staates, der die Verwaltung mit der Durchführung der im Staat anfallenden Aufgaben betraut (Brandstätt 2000). Die Aufgaben eines Staates lassen sich in Primäraufgaben (z. B. Wahrung der äußeren und inneren Sicherheit, soziale Absicherung, Gesundheitsfürsorge), politische Systemaufgaben (z. B. Information der politischen Organe), Bestandsauf-

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