In Kooperation mit: Das Audit

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1 In Kooperation mit: Das Audit

2 Herzlich Willkommen! 1. Schulungstag Auditprozess In Kooperation mit: Anif/Salzburg, Heike Trammer

3 Inhalte des 1. Schulungstages Regelprozess Audit familienfreundlichegemeinde Allgemeine Teil: Trägerstrukturen Definition Ziel & Leistungen des Audit Vorteile des Audit für die Gemeinde Prozessabwicklung gem. RRL idgf (Stand Oktober 2012): Interessensbekundung Auditseminar Teilnahmeberechtigung Schritte der Umsetzung (Rolle und Aufgaben der Prozessbegleitung, Projektstart, Öffentlichkeitsarbeit, Workshops, Maßnahmen und Zielvereinbarung) Begutachtung (Dauer, Kriterien, Kosten) Palz & Partner KEG Baden

4 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde Allgemeine Teil TRÄGERSTRUKTUREN

5 Trägerstrukturen Familie & Beruf Management GmbH Audit familienfreundlichegemeinde Audit- Kuratorium (Beratungsgremium f. Zertifikatserteilung) Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend Aufsichtsrat Wissenschaftliche Begleitung Familie & Beruf Management GmbH (Vertragspartner der Gemeinden) Österreichischer Gemeindebund (Auditabwicklung) Zertifizierungsstellen (Begutachtung) BDO Graz GmbH BFP Bertl Fattinger & Partner TÜV SÜD Quality Austria

6 Das Audit ein kommunalpolitischer Prozess: Von der Analyse zum Erfolgsfaktor Familie

7 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde DEFINITION

8 Audit familienfreundlichegemeinde Prozessabläufe hinsichtlich Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien überprüfen lat. audire: hören, zuhören Anhörung

9 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde ZIELE & LEISTUNGEN

10 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde Die Balance zwischen Arbeitswelt und Lebenswelt Familienfreundlichkeit ist eines der wichtigsten Zukunftsthemen und angesichts der demografischen Veränderungen eines der wichtigsten Standortfaktoren für die Wirtschaft.

11 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde Ziel des Audit Das Ziel des Audit familienfreundlichegemeinde ist die Steigerung der Attraktivität der Gemeinde als lebenswerter Standort für Familien, Kinder, Senioren/innen und Unternehmen. Diese Standortattraktivität wirkt sich positiv auf die Gemeinde als Wirtschaftsstandort aus.

12 Generationen verbinden Palz & Partner KEG Baden

13 Audit familienfreundlichegemeinde Eine Entwicklungsstrategie Die Erneuerung, Entwicklung und Erhaltung von sozial, kulturell und wirtschaftlich lebendigen Städten und Gemeinden, die Stärkung der lokalen Identität, die Aktivierung des sozialen Kapitals der Bevölkerung sowie der Innovationskraft dienen der Erhaltung eines lebendigen Raumes und sind wesentliche Faktoren für eine Entwicklungsstrategie.

14 Leistungen des Audits Dieses Instrument unterstützt die Gemeinde bei der Feststellung vorhandener familienfreundlicher Maßnahmen (IST- Analyse- allfällige Lücken werden sichtbar) der Erhebung bedarfsgerechter Maßnahmen unter Einbindung der Öffentlichkeit der Formulierung und Umsetzung von konkreten Maßnahmen (Festlegung des SOLL- Zustandes) der Förderung der Identifikation der Bürger/innen mit der Gemeinde Palz & Partner KEG Baden

15 Palz & Partner KEG Baden Vorteile für die Gemeinde Auditgemeinden werden visuell auf einer österreichweiten Auditlandkarte Familienstandort Österreich veröffentlicht: Family map :

16 Vorteile Das Audit familienfreundlichegemeinde ist auch ein Finanzierungsmodell ein Evaluierungs- und Controllinginstrument

17 Gemeindebudget Ausgangslage: Einnahmen für das Gemeindebudget: Ertragsanteile des Bundes (Steuereinnahmen, die zwischen Bund, Ländern und Gemeinden aufgeteilt werden) Kanal- und Wassergebühren Kommunal-und Grundsteuer ggf. Förderungen des Landes für Investitionsprojekte

18 Gemeindebudget Ausgangslage: Ausgaben: Dienstleistungen Erhalt von Schulen, Kindergärten Ausgaben für den Gesundheits- und Sozialbereich (Abgaben an den Krankenanstaltenfonds/Aufwendungen für Sozialhilfe und Pflegekosten) Was bleibt übrig? Wirtschaftsförderung? Kunst und Kultur? Was können wir uns noch leisten?

19 Was wollen Gemeinden? Familien Keinen Geburtenrückgang Attraktiver Standort für die Wirtschaft sein Ausreichend Arbeitsplätze Ausreichend Bildungsangebote Nahversorger Zuzug Gesunde, engagierte Bürger/innen Gute Infrastruktur

20 Finanzierung und Kontrolle: Was mach ma? Womit mach mas? Wer macht was? Wann mach mas? Wer macht was wann womit?

21 Das Audit als Controllinginstrument Erfolge werden sichtbar Maßnahmen können hinsichtlich ihrer Wirksamkeit des Vollzugs überprüft werden (Prozessbeobachtung) Maßnahmen können korrigiert werden Neue Maßnahmen können initiiert werden Bereitstellung von Prozessinformationen für alle beteiligten Partner Schaffung von Transparenz

22 Das Audit als Controllinginstrument Optimierungspotenziale erkennen Strukturen verbessern Prognosen optimieren Leistungen analysieren Kooperationen Outsourcing/Insourcing

23 Das Audit als Controllinginstrument Entwicklungsbeobachtung Demografische Entwicklungen (Entwicklung der Betreuungsquote Kinderbetreuung-/Pflegebedarf) Soziale Trends (Werte, Ethik, soziale Verantwortung ) Gesellschaftspolitische Entwicklungen (z.b. Aktives Altern) Wirtschaftlichen Entwicklungen Bildung

24 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde TEILNAHMEBERECHTIGTE

25 Palz & Partner KEG Baden Teilnahmeberechtigte Das Audit familienfreundlichegemeinde ist in allen österreichischen Gemeinden anwendbar Durchgeführt wird das Audit familienfreundlichegemeinde auf Ebene der gesamten Gemeinde Eine Ausnahme bilden Städte, in denen die Stadtverfassung Bezirksvertretungen mit eigenem Statut vorsieht. Hier ist es auch möglich, einzelne Gemeindebezirke zu auditieren

26 Palz & Partner KEG Baden Audit familienfreundlichegemeinde DER PROZESSABLAUF

27 Auditprozess

28 Palz & Partner KEG Baden 1. Schritt: Interessensbekundung Familie & Beruf Management GmbH (FBG) Franz- Josefs -Kai Wien Tel.:01/ Datenbank: Georg Adamec Österreichischer Gemeindebund Löwelstraße Wien Tel.: 01/ anna@noedl-ellenbogen@gemeindebund.gv.at Ansprechpartnerinnen: Mag. Anna Nödl- Ellenbogen und Heike Trammer 0699/ heike.trammer@gemeindebund.gv.at

29 Palz & Partner KEG Baden 2. Schritt: Teilnahme am Auditseminar Besuch eines vom Österreichischen Gemeindebund organisierten Auditseminars, um sich über die Inhalte und über den Ablauf des Audit zu informieren. Das Seminar ist für die Durchführung des Audit familienfreundlichegemeinde Voraussetzung und verpflichtend für die Gemeinden

30 2. Schritt: Teilnahme am Auditseminar NEU: Als Teilnehmer/innen am Auditseminar sind folgende Personen, die über eine Entscheidungsbefugnis verfügen sollten, zugelassen: Bürgermeister/innen Vizebürgermeister/innen Familienausschussmitglieder Politische Gemeindevertreter/innen Gemeindebedienstete NEU: Die Teilnehmer/innen erhalten eine Teilnahmebestätigung mit einer Gültigkeitsdauer von 18 Monaten. Diese Bestätigung gilt innerhalb der 18 Monate bei der Begutachtung als Nachweis für die Teilnahme an einem Auditseminar. Palz & Partner KEG Baden

31 2. Schritt: Teilnahme am Auditseminar Inhalte: Trägerstrukturen Definition Ziel & Leistungen des Audit Vorteile des Audit für die Gemeinde Teilnahmeberechtigung Schritte der Umsetzung Re-Auditierung Exkurs: Interkommunale Unterstützungsleistungen Datenbank Öffentlichkeitsarbeit & Corporate Design Kosten Workshop "Ideenfindungsprozess" anhand der Lebensphasen Vorstellung von good practices auditierter Gemeinden Palz & Partner KEG Baden

32 Palz & Partner KEG Baden 3. Schritt: Gemeinderatsbeschluss & Teilnahmevereinbarung NEU: Gemeinderatsbeschluss betreffend die Teilnahme am Audit und Bekanntgabe (in schriftlicher Form) bei der FBG Unterfertigung der Teilnahmevereinbarung zwischen der Gemeinde und der Familie & Beruf Management GmbH (hier wird festgehalten, dass der Prozess innerhalb von 9 Monaten abzuschließen ist Nominierung eines/einer Auditbeauftragten, welche/r Ansprechpartner/in für die FBG/den Österreichischen Gemeindebund ist Aufgaben: gemeindeinterne Koordination des Auditprozesses, Abstimmung der Ergebnisse mit der Projektgruppe, Dokumentation des IST- Zustandes, Erstellung der Fortschrittsberichte/des Endberichtes. Optional: Teilnahme am Netzwerktreffen für Gemeinden

33 Palz & Partner KEG Baden 4. Schritt: Projektstart- Zuteilung Prozessbegleitung NEU: Geschulte Prozessbegleiter/innen schließen mit der Familie & Beruf Management GmbH einen entsprechenden Rahmenwerkvertrag, der die Zulassung regelt und die vorliegenden Richtlinien zum Bestandteil hat Die Prozessbegleiter/innen werden der zu auditierenden Gemeinde zugeteilt Die Zuteilung erfolgt unter Sicherstellung der regionalen Ausrichtung der Prozessbegleitung NEU: Der Zeitraum zwischen Zuteilung und Beginn der Auditierung darf nicht länger als zwei Monate sein.

34 Palz & Partner KEG Baden 4. Schritt: Projektstart Aufgaben der Prozessbegleitung NEU: Der Österreichische Gemeindebund stellt den Gemeinden nach Maßgabe der finanziellen Mittel, für bis zu maximal 24 Stunden eine/n Prozessbegleiter/in zur Verfügung. Der/Die Prozessbegleiter/in führt die Gemeinde in die Prozessschritte und Dokumente ein und steht beratend zur Seite. NEU: Die Prozessbegleitung ist verpflichtend in einem Mindestmaß von acht Stunden wahrzunehmen. Weitere sechzehn Stunden Prozessbegleitung können auf Antrag beim Österreichischen Gemeindebund in Anspruch genommen werden. Das Stundenkontingent muss von der Gemeinde in der Phase der Grundzertifizierung in Anspruch genommen werden. Eine Verlagerung in die Umsetzungsphase ist nicht möglich.

35 4. Schritt: Projektstart Aufgaben der Prozessbegleitung NEU: Verpflichtende Inhalte der ersten acht Stunden Prozessbegleitung: Informationsgespräch: Definition des Audits Verdeutlichung der Ziele und des Nutzens des Audits Vorstellung der Trägerstrukturen und des Auditprozesses Information über Unterstützungsleistungen der FBG bzw. des/der mit der operativen Abwicklung betrauten Partners/in Information über Förderungsmöglichkeiten der jeweiligen Bundesländer Öffentlichkeitsarbeit Unterstützung bei der Auswahl der Projektgruppen Mitglieder Zeitmanagement (Unterstützung bei der Einhaltung der Fristen und Abgabetermine) Einführung in die Datenbank (Besprechung der Dokumentbearbeitung) Palz & Partner KEG Baden

36 4. Schritt: Projektstart Aufgaben der Prozessbegleitung NEU: Im Rahmen der weiteren 16 Stunden Prozessbegleitung wird Unterstützung für folgende Bereiche angeboten (Gemeinde stellt vorher einen Antrag auf weitere PB-Stunden): Inhalte: Moderation der Workshops Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit Unterstützung bei der Erfassung der bereits bestehenden familienfreundlichen Maßnahmen Unterstützung bei der Bearbeitung der Datenbank Unterstützung bei der Formulierung konkreter Maßnahmen Unterstützung bei der Fertigstellung der Dokumente Kontrolle aller erforderlichen Dokumente vor Freigabe zur Begutachtung Regelmäßige Berichterstattung an die FBG bzw. an den/die mit der operativen Abwicklung betrauten Partner/in Palz & Partner KEG Baden

37 4. Schritt: Projektstart mit Öffentlichkeitsarbeit NEU: Die Teilnahme der Gemeinde am Audit ist den Gemeindebürger/innen bekannt zu geben, sie sind über Inhalt und Ablauf des Audits zu informieren Dies hat jedenfalls 1. durch eine Bekanntmachung auf der Homepage und 2. in der Gemeindezeitung zu erfolgen Bei der Begutachtung zum Grundzertifikat müssen mindestens 5 Maßnahmen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit nachgewiesen werden Palz & Partner KEG Baden

38 Palz & Partner KEG Baden 4. Schritt: Projektstart mit Öffentlichkeitsarbeit Beispielsweise durch: Bekanntmachung in der Gemeindezeitung Information in Schulen und Kindergärten, Eltern-, Sportvereinen Informationsveranstaltung Tag der offenen Tür Information anlässlich von Kultur und Festveranstaltungen (z.b. Feuerwehrfest) Unterstützend wird den Gemeinden vom Österreichischen Gemeindebund Werbematerial als Startpaket zur Verfügung gestellt.

39 5. Schritt: Einrichtung der Projektgruppe Teilnehmer/innen: alle Interessengruppen, welche mit Familienangelegenheiten in der Gemeinde befasst sind Gemeindebürger/innen aus verschiedenen Lebensphasen die Teilnehmer/innen sollen im Hinblick auf Alter, Beruf und Familienstand repräsentativ für die Gemeinde sein eine politisch ausgewogene Zusammensetzung der Projektgruppe ist anzustreben. Personen mit Entscheidungsbefugnis auf Gemeindeebene Größe der Projektgruppe: max. 15 Personen empfohlen Begründete Abweichungen sind schriftlich mit der FBG bzw. mit dem Österreichischen Gemeindebund abzustimmen. Palz & Partner KEG Baden

40 Palz & Partner KEG Baden 5. Schritt: Einrichtung der Projektgruppe Zusammensetzung: Bürgermeister/in; Vizebürgermeister/in; Amtsleiter/in Vertreter/innen des Gemeinderats (aller politischen Parteien) Projektleiter/in = Auditbeauftragte/r der Gemeinden Mitglied des Familienausschusses (oder eine Person, die für Familienangelegenheiten zuständig ist) Elternvertreter/innen (eine Mutter und ein Vater von je einem 0-6 jährigen Kind und/oder einem schulpflichtigen Kind und/oder eines/r in Ausbildung befindlichen Jugendlichen) Seniorenbeauftragte/r (oder eine Person ab 60 Jahren) Behindertenbeauftragte/r (oder eine Person, die für Behindertenangelegenheiten zuständig ist)

41 5. Schritt: Einrichtung der Projektgruppe NEU: Folgende Personen müssen eingebunden werden: Vertreter/innen der Jugend (Jugendliche/r Jahren; z.b. Schulsprecher) Vertreter/innen für Kinder- und Jugendangelegenheiten (z.b. Kinder- und Jugendanwaltschaft) Vertreter/innen von Ausbildungsstätten, Betreuungseinrichtungen (z.b. Kindergarten, Volksschule, Hauptschule, Hort etc.) Expert/innen (je eine Person nach Bedarf für Wohnraum, Verkehr, Freizeitaktivitäten, Infrastruktur, Umweltschutz, Gesundheit) Personen, die im sozialen Bereich tätig sind Vertreter/innen von staatlich anerkannten Glaubensgemeinschaften Vertreter/innen von NGOs (Familienorganisationen, Vereine) Palz & Partner KEG Baden

42 6. Schritt: Erster Workshop Inhalte des IST-Workshops: Ablauf des IST-Workshops vorstellen; Vorstellung der Lebensphasen Zusammenstellung vorhandener familienfreundlicher Maßnahmen in der Gemeinde Bearbeitung des Projektberichts (IST-Wert) Beschluss zur Vorgehensweise betreffend die Einbeziehung der Gemeindebürger/innen Besprechung der weiteren Vorgehensweise NEU: Grundsätzlich müssen alle Mitglieder der Projektgruppe am IST- Workshop teilnehmen. Eine Abwesenheit ist im Protokoll zu begründen Die Gemeinde kann Vorarbeit leisten und die derzeitigen Leistungen der Gemeinde im Vorfeld erheben Palz & Partner KEG Baden

43 Palz & Partner KEG Baden 6. Schritt: Erster Workshop- Unterstützung durch die Prozessbegleitung- Tipps: Aufgrund der Zusammensetzung der Projektgruppe finden Workshops entweder abends oder am Wochenende statt. Die Prozessbegleitung hat umfangreiche Vorarbeiten zu leisten, damit die Workshop- Dauer begrenzt ist. Demografische Daten und geografischen Besonderheiten ggf. spezifische Entwicklungen, die für das Audit relevant sind sollten aufbereitet werden Einzulesen ist in die von der Gemeinde vorab erhobenen vorhandenen familienfreundlichen Maßnahmen (was ist zu hinterfragen) Unterlagen, die im Workshop zur Verwendung kommen sollen sind vorzubereiten und der Gemeinde rechtzeitig zum Vervielfältigen zu übermitteln.

44 Methoden für den schnellen Einstieg - Brainstorming Was bringen Familien der Gemeinde?

45 6. Schritt: Erster Workshop Die Gemeindebürger/innen aller Generationen sind zur Feststellung eines etwaigen Bedarfs an familienfreundlichen Maßnahmen mit einzubeziehen Dies kann entweder durch direkte Teilnahme in der Projektgruppe erfolgen oder in Form von generationenspezifischen Gesprächs- und Diskussionsrunden geschehen Beispielsweise: Projektarbeiten in Kindergärten und Schulen Zeichenwettbewerbe Ideenpostkasten - Ideenwettbewerb Einbeziehung der Wirtschaft Arbeitskreise Befragungen Palz & Partner KEG Baden

46 7. Schritt: Beteiligung der Gemeindebürger/innen Modelle (Tipps): Befragungen: Fragebogen per Post und/oder online, Interviews, Vereinserhebungen, Arbeitsgruppen, Familienwerkstatt, Veranstaltungen: mit Workshops, mit Ansprechpartnern, mit Animation, Wettbewerbe: Ideenwettbewerb, Kreativwettbewerbe, Projektarbeiten, Markt der Möglichkeiten, Ideenpostkasten (auch virtuell) Damit die Einladung auch angenommen wird sind gut geplante Öffentlichkeitsarbeit und Kooperationen unabdingbar

47 Palz & Partner KEG Baden Wann ist Familien- und Kinderfreundlichkeit gefragt Maßnahmen für die Lebensphasen Schwangerschaft/Geburt rund um die Geburt eines Kindes Familie mit Säugling Kleinkind bis drei Jahre Kindergartenkind Schüler/in In Ausbildung Stehende/r Nachelterliche Phase Familie im Alter Leben mit einem Säugling Leben mit Kleinkindern bis drei Jahre Familien mit Kindern im Kindergartenalter Familien mit Schüler/innen Familien mit Jugendlichen die eine Ausbildung absolvieren Beziehung zwischen Eltern und Kindern bzw. Großeltern und Enkelkindern Leben der älteren Mitbürger/innen in der Gemeinde

48 8 Lebensphasen In jeder dieser 8 Lebensphasen gibt es Menschen mit besondere Bedürfnissen, (Behinderung, Pflegebedarf, Krankheit etc.) welche von den Gemeinden bestmöglich betreut werden sollen. Darüber hinaus gibt es Familien in besonderen Lebenslagen wie z.b. Migrantenfamilien, Familien in finanziellen Nöten etc., welche einer besonderen Unterstützung bedürfen.

49 Palz & Partner KEG Baden Handlungsfelder Beratung Erziehungs- und Schul-, Ehe- und Partnerschafts- und Schwangerschaftsberatung Betreuung Betreuungsplätze, Nachmittagsbetreuung für Kinder berufstätiger Eltern Gesundheit ärztliche Versorgung, Gesundheitsvorsorge, Hauskrankenpflege Selbsthilfe und soziale Netzwerke Mütterrunde, Spielgruppe, Treffpunkte Bildung Bildungsberatung, Bücherei, Weiterbildungskurse für Jugendliche Arbeit und Wirtschaft flexible Arbeitszeitgestaltung, Wiedereinsteiger/innen nach der Karenz Freizeit/Kultur/Sport Veranstaltung, Ferienprogramm, Vereinsleben Wohnen und Umfeld Wohnraum für junge Familien, Nahversorgungseinrichtungen Mobilität und Verkehr bedarfsgerechte öffentliche Verkehrsmittel, Förderung für sicheren Kindertransport, Unterstützung von Fahrgemeinschaften

50 8. Schritt: Zweiter Workshop Feststellung des tatsächlichen Bedarfs und des daraus abgeleiteten SOLL-Zustandes Dabei werden konkrete Bereiche definiert, die dahin überprüft werden, ob das bestehende Angebot familiengerecht ist bzw. welche Verbesserungen von den Betroffenen gewünscht werden und in weiterer Folge auch umsetzbar sind Die Berücksichtigung von allen Generationen (Lebensphasen der Gemeindebürger/innen) ist dabei besonders zu beachten. Formulierung konkreter Maßnahmen Erstellung der Maßnahmenvorschläge und deren Priorisierung

51 Stationen des Abends / Vormittags / Nachmittags Vorschlag: 1. Begrüßung und Einstieg 2. Rückblick auf bisherigen Prozess 3. Diskussion von Soll-Maßnahmen in Kleingruppen 4. Präsentation, Diskussion und Sammlung von Soll-Maßnahmen 5. Die nächsten Schritte - weitere Vorgangsweise

52 8. Schritt: Zweiter Workshop Tipp: Zur Feststellung des tatsächlichen Bedarfs und des daraus abgeleiteten SOLL-Zustandes Galeriemethode Ergebnisse werden an der Wand aufgehängt Alle Vorschläge werden einzeln diskutiert, damit auch jede/r den Hintergrund kennt Punkteverteilung durch Teilnehmer/innen (z.b. jede/r hat 5 Punkte zu verteilen) Zusammenfassung und Beschluss Prioritätensetzung 1 = soll jedenfalls umgesetzt werden 2 = soll nach Möglichkeit der vorhandenen Ressourcen umgesetzt werden 3 = wenn 1+2 umgesetzt sind und noch Ressourcen vorhanden sind, sollen diese Maßnahmen umgesetzt werden

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54 9. Schritt: Gemeinderatsbeschluss zur Umsetzung von Maßnahmen Nach Abhaltung des Soll-Workshops müssen die Maßnahmenpläne dem Gemeinderat vorgelegt werden Der Gemeinderat setzt verbindlich fest, welche der vorgeschlagenen Maßnahmen im Laufe der nächsten drei Jahre umgesetzt werden sollen NEU: Es müssen drei Maßnahmen aus drei verschiedenen Lebensphasen und deren Finanzierbarkeit beschlossen werden Der/die Auditbeauftragte erstellt auf Basis des GR- Beschlusses eine Zielvereinbarung, die vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin unterfertigt wird (Die Auditierung gilt als abgeschlossen, sobald die Gemeinde die Dokumentation in der Datenbank für die Begutachtung freigegeben hat- dies hat innerhalb von 9 Monaten ab Unterzeichnung der TN-VB durch die FBG zu geschehen)

55 9. Schritt: Gemeinderatsbeschluss zur Umsetzung von Maßnahmen Hinweise für die Prozessbegleitung Vorbesprechung Gemeinderat, welche Bedürfnisse für die Darstellung der Maßnahmenvorschläge erforderlich sind Vorgespräche mit den Fraktionen Vorabpräsentation in Ausschüssen Bearbeitung der Maßnahmenblätter- Unterstützung der Auditbeauftragten Auf Basis der Soll-Workshopergebnisse Vervollständigung der Dokumentation Und wesentlich: ein Abschlussgespräch

56 10. Schritt: Zuteilung der Zertifizierungsstelle Zuteilung einer Zertifizierungsstelle gem. Rotationsprinzip und regionaler Ausrichtung nach Übermittlung des Projektberichtes an den Österreichischen Gemeindebund Der/die jeweilige Gutachter/in der Zertifizierungsstelle überprüft auf Basis des Projektberichtes und allen den Gesamtprozess beigelegten Dokumentationen sowie einer Prüfung vor Ort, den ermittelten IST- und SOLL- Zustand sowie den Ablauf des Auditprozesses in den Gemeinden in Übereinstimmung mit der Rahmenrichtlinie.

57 10. Schritt: Begutachtung: Prüfung der Formalkriterien: Einhaltung der aktuellen Richtlinien korrekter Ablauf der Auditierung Einhaltung der Fristen Vollständigkeit der Dokumentation (Dokumente, Inhalte und Originalunterschriften) NEU: mindestens fünf Nachweise für Öffentlichkeitsarbeit Auseinandersetzung mit allen Lebensphasen Einhaltung der vorgeschriebenen Zusammensetzung der Projektgruppe und in weiterer Folge der Teilnehmer/innen der Workshops

58 10. Schritt: Begutachtung: Prüfung der Dokumente/Prozessschritte auf die inhaltliche Vollständigkeit: Bestätigung der Teilnahme am Auditseminar Gemeinderatsbeschluss/Beschluss der Gemeindevertretung zur Durchführung des Audits Teilnahmevereinbarung mit der FBG Vorstellung des Audits auf der Homepage und in der Gemeindezeitung sowie Bekanntmachung des/r Auditbeauftragten Bildung einer repräsentativen Projektgruppe Erstellung des IST-Werts Protokoll des IST-Workshops Einbeziehung der Gemeindebürger/innen Definition des SOLL-Werts

59 10. Schritt: Begutachtung: Prüfung der Dokumente/Prozessschritte auf die inhaltliche Vollständigkeit: Erstellung des TATSÄCHLICHEN Bedarfs Protokoll des SOLL-Workshops Maßnahmenpläne Verbindlicher Gemeinderatsbeschluss hinsichtlich Umsetzung und Finanzierung der Maßnahmen in den kommenden drei Jahren Zielvereinbarung Vollständigkeit des Projektberichtes Daten der Gemeinde

60 10. Schritt: Begutachtung: NEU: Zusätzlich wird geprüft, ob und wie (sofern noch nicht vorhanden) Strukturen geschaffen werden können, die sicherstellen, dass die Bevölkerung fortlaufend über die familienfreundlichen Angebote informiert wird (Öffentlichkeitsarbeit) bzw. die Möglichkeit hat, Rückmeldungen zur Passgenauigkeit und Bedarfsgerechtigkeit der angebotenen Maßnahmen zu geben. Weiters wird begutachtet, ob die im Rahmen des Audit familienfreundlichegemeinde gesetzten Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung einer familienfreundlichen Gemeindepolitik hinreichend sind und deren Umsetzung laut der Zielvereinbarung realistisch ist.

61 10. Schritt: Begutachtung: NEU: Folgende Bestandteile des Gutachtens sind verbindlich: Detaillierte Beschreibung der Gemeinde Detaillierte Beschreibung der strategischen Zielsetzung Detaillierte Beschreibung der umzusetzenden Maßnahmen Nachvollziehbare persönliche Beurteilung Interviews mit repräsentativen Mitgliedern der Projektgruppe Die Fertigstellung des Gutachtens hat innerhalb von vier Wochen nach der Begutachtung vor Ort in der Gemeinde zu erfolgen

62 10. Schritt: Begutachtung: Auflagen: Die Entscheidung über den Vorschlag zur Erteilung des Grundzertifikats kann mit Auflagen verbunden werden: (Dokumentation spezifischer Entwicklungen in der jährlichen Berichterstattung) Bei fehlenden Unterlagen und/oder noch zu erwartenden zielführenden Verbesserungen kann der/die Gutachter/in zur Überarbeitung eine Nachfrist von max. drei Monaten ab Erstbegutachtung erteilen Der/Die Gutachter/in hat die Mängel zu bezeichnen Für die Vollständigkeit und Qualität der Dokumente, die der FBG bzw. dem Österreichischen Gemeindebund zur Abnahme vorgelegt werden, ist die Zertifizierungsstelle verantwortlich.

63 10. Schritt: Begutachtung Auditkuratorium: Das von der FBG eingerichtete Audit-Kuratorium berät über die Erteilung des Grundzertifikats Diese Beratungen erfolgen grundsätzlich viermal jährlich Die entsprechenden Termine finden sich auf den Internetseiten der FBG ( und des Österreichischen Gemeindebundes ( (Damit die jeweiligen Gutachten und weiteren Unterlagen bei einem dieser Beratungstermine berücksichtigt werden können, hat die Freigabe der Dokumente in der Datenbank acht Wochen vor der Sitzung des Auditkuratoriums zu erfolgen.)

64 10. Schritt: Begutachtung Auditkuratorium: Stellt das Audit-Kuratorium Mängel bei der Begutachtung fest, kann die Zertifizierungsstelle aufgefordert werden, diese Mängel beseitigen zu lassen, die Beratung über die Gemeinde wird vertagt und in der folgenden Sitzung des Audit-Kuratoriums wieder aufgenommen Findet keine Sitzung des AuditKuratoriums vor der jährlichen Zertifikatsverleihung statt, kann die Gemeinde erst bei der nächsten Zertifikatsverleihung teilnehmen Sollte das Audit-Kuratorium zum Schluss gelangen, dass der Audit- Prozess in einer Gemeinde fehlgeschlagen ist, muss die Gemeinde den Auditierungsprozess erneut durchführen Bei weniger gravierenden Mängeln kann die Entscheidung über die Erteilung des Grundzertifikats mit der Auflage verbunden werden, die geforderten Verbesserungen in der jährlichen Berichterstattung zu dokumentieren

65 11. Schritt: Verleihung des Grundzertifikats Nach Empfehlung zur Erteilung des Grundzertifikats durch das Auditkuratorium informiert die FBG das zuständige Bundesministerium Das Grundzertifikat wird in weiterer Folge durch die FBG übermittelt und ist mit dem Datum der Erteilung gültig Mit dem Grundzertifikat erhält die Gemeinde das Recht, das österreichische Gütezeichen sowie das europäische Gütezeichen familyfriendlycommunity auf Veröffentlichungen, Druckschriften, Produkten sowie zu allgemeinen Kommunikationszwecken zu verwenden Die Gültigkeit des Grundzertifikats beträgt grundsätzlich drei Jahre, beginnend mit dem Datum der Erteilung durch die FBG Die jeweiligen Landesfamilienreferate werden über die Erteilung des Grundzertifikats durch die FBG informiert

66 12. Schritt: Umsetzung von Maßnahmen Innerhalb von drei Jahren ab Erteilung des Grundzertifikats sind die beschlossenen Maßnahmen von der Gemeinde umzusetzen Dies wird mittels einer verpflichtenden jährlichen Berichterstattung der auditierten Gemeinde dokumentiert

67 13. Schritt: Zertifikat- Evaluierung der Maßnahmen Nach Ablauf einer Frist von insgesamt drei Jahren ab Erteilung des Grundzertifikats ist die Überprüfung der Umsetzung der familienfreundlichen Maßnahmen durch eine Zertifizierungsstelle vorzunehmen Der/Die Gutachter/in überprüft: den Ablauf des Umsetzungsprozesses die Aussagekraft der Dokumentation (jährliche Fortschrittsberichte, Umsetzungsbericht) den Nachweis der Öffentlichkeitsarbeit Im Falle eines negativen Gutachtens erhält die Gemeinde eine Frist von maximal sechs Monaten zur Nachbesserung (Vorabinfo an die FBG)

68 13. Schritt: Zertifikat- Evaluierung der Maßnahmen Wurden nicht alle Maßnahmen umgesetzt bzw. einige abgeändert, stellt die Gemeinde der Zertifizierungsstelle eine dokumentierte Ursachenanalyse zur Verfügung, damit der/die Gutachter/in die Gründe für die vorgenommenen Änderungen und Abweichungen erkennen und beurteilen kann Kriterium für die Evaluierung ist ein nachvollziehbarer Umsetzungsprozess

69 13. Schritt: Verleihung des Zertifikats Bei positiver Abnahme durch das Auditkuratorium wird das Zertifikat befristet auf 3 Jahre vergeben

70 Re-Auditierung Grundsätzlich entsprechen die Abläufe, Kriterien und Fristen bei der Re-Auditierung der ausgeführten Vorgehensweise zur Erlangung des Grundzertifikats: NEU: Auditseminar, Teilnahmevereinbarung, IST/SOLL-Analyse, Maßnahmenformulierung, Projektbericht Die Inanspruchnahme von Prozessbegleitung ist nicht mehr verpflichtend (keine Kostenübernahme durch den Österreichischen Gemeindebund) Mit der Re-Auditierung ist jedenfalls vor Ablauf der Geltungsdauer des Zertifikats zu beginnen (innerhalb von drei Jahren ab Beurkundung).

71 Zertifikat Das staatliche Gütezeichen für Ihre Gemeinde

72 Zertifikat Das europäische Gütezeichen Österreichische Auditgemeinden sind Wegweiser in EUROPA * Europaweit geschützte Marke

73 Das Zusatzschild für Ihre Ortstafel

74 Kosten NEU: Begutachtung durch die Zertifizierungsstelle: 1,5 Begutachtungstage Gemeinden > EW 1.550,- < EW 1.250,- zgl. Ust. und Reisekosten - Unterstützungsleistung des Österr. Gemeindebundes: 50% der Netto- Gutachterkosten

75 Zusammenfassung Ablauf und Aufgaben der Prozessbegleiter/innen: 1. Teilnahmevereinbarung Zuteilung PB durch Gem bund = 2. 8 Stunden verpflichtende PB ggf. Antrag auf zusätzl. PB- Std (bis zu 16 Std) an den Gem.Bund 3. Abrechnung Stunden/PB Formular Bestätigung über die geleisteten Gemeinde

76 Das war die Zertifikatsverleihung 2012

77 Audit familienfreundlichegemeinde Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Fragen