Nutzen und Lösungsszenarien der Erweiterung von Sharepoint 2010 um OS ECM. BTC NetWork Forum ECM Andreas Hepfner

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1 Nutzen und Lösungsszenarien der Erweiterung von Sharepoint 2010 um OS ECM BTC NetWork Forum ECM Andreas Hepfner

2 Agenda Der Markt Szenarien für SharePoint und OPTIMAL SYSTEMS im Zusammenspiel Wo optimiert Optimal Systems den SharePoint Wie sehen die Produkte dazu aus Vorstellung Optimal Systems Gruppe

3 How is you organization currently using SharePoint? Der Markt How is you organization currently using SharePoint? 25% 25% departmental document management enterprise wide on small projects not deployed 20% HP Umfrage May % Laut aktueller Studien (PentaDoc GmbH & HP) nutzen mehr als jedes zweite Unternehmen SharePoint.

4 Welche Probleme hat der Kunde Ohne Probleme Sonstiges Konflikte mit der IT-Strategie Probleme mit dem Benutzerverständnis Probleme mit der Nutzerakzeptanz Organisatorische Probleme Probleme mit den Schnittstellen Probleme mit den Objektmodellen Probleme mit dem Brechtigungen Probleme mit der Architektur Probleme mit der Skalierung der Serverfarm Probleme mit der Preformancw 2,30% 7% 4,70% 11,60% 11,60% 18,60% 20,90% 18,60% 20,90% 27,90% 27,90% 30,20% Mehrfachnennungen möglich, n=43, Pentadoc Radar 2010

5 Positionierung SharePoint zu ECM SharePoint 2010 als Werkzeugkasten verstehen SharePoint 2010 zentrale Integrations-Plattform für den Endanwender OPTIMAL SYSTEMS optimiert den SharePoint für Ihr Business

6 SharePoint als ECM? ohne Angabe 42,70% absolut ungeeignet 2,40% in Ausnahmefällen geeignet 11% nur bedingt geeignet 39,00% voll umfänglich geeignet 4,90% n=82, Pentadoc Radar 2010

7 SharePoint optimiert durch OS ECM Neue ECM Funktionalität in SharePoint 2010: Managed Metadata Document IDs Document Sets Records-Management Remote Blog Storage (SQL-Server) Wo ergänzt OS ECM SharePoint: Strukturierte und komplexe Workflows Rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung Rendition Management Kein Speichermanagement Capture und Deliver Qualifiziertes Records Management (OS)

8 Welche Kundenszenarien gibt es? Kunde hat ein ECM und denkt über den Einsatz von SharePoint nach Kunde hat ein ECM und SharePoint schon im Einsatz Kunde hat SharePoint als ECM Plattform Kunde hat SharePoint als Kollaborationsplattform DMS-Funktionalität wichtig? (Ja/Nein) Kunde hat keine Plattform, sucht nach einer Lösung Analyse der gesuchten Lösung

9 Szenarien/Kundenbeispiele Vorgangsbearbeitung Öffentlicher Sektor Informationsportal Pharma Archivierung Finanz Vertriebsportal Logistik Collaboration und OS ECM Pharma Workflow Integration systemübergreifend Luft- & Raumfahrt

10

11 Status des Record Management in SharePoint Ca. 20% der SharePoint-Nutzer verwenden Records Management-Funktionalität in SharePoint 25% werden RM in SharePoint 2010 nutzen 33% der SharePoint-Verwender nehmen aktuell hierfür ein Add-on/Zusatzprodukt Ca. 75% der SharePoint-User schreiben dem Records Management in SharePoint Mängel zu, mehr als 40% sogar gravierende Mängel Quelle: AIIM, 2010 Keine Medienverwaltung Metadaten und Dateien werden nicht gemeinsam gespeichert Transparenter Zugriff auf Metadaten und Dateien nicht möglich RecordsCenter für Archivierungslösungen nicht einsetzbar

12 Qualifiziertes Records Management mit OS ECM Aufbau und Struktur Schränke Mandant A Mandant B Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Ordner Entwicklung Kunden Register Support Vertrieb Dokumente/ Informationen Angebot

13 Qualifiziertes Records Management mit OS ECM Ein Kunde (Ordner) realisiert mehrere Projekte (Register), die ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum verschiedene Verträge einschließen.

14 Qualifiziertes Records Management mit OS ECM Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik 6 1 Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung 2 Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden 5 Automatische Erstellung von Aktenplänen 3 Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz 4

15 Archiv Schnittstelle

16 WebParts HitList DropBox Saved Query FullText Query Preview Notifications Ribot OS ECM Data Access Layer Business Connectivity Services REST 6.2 Server API WebServices

17 Wechselwirkung OS ECM & SharePoint SharePoint um ECM Funktionalität erweitern Compliance (rechtsichere Archivierung) Rendition Ausliefern von Dokumenten Mail Management OS ECM um Kollaborationfunktionalität des SharePoint erweitern Social Network MS Office Integration MS Project Integration Offline-Funktionalität

18 Produkt Vision Pharma Personal Projekte Vorgang OS Scan OS Rend. Nearco Ribot

19 Weitere geplante Produkte SharePoint Integration: Enterprise Search (FAST) Anbindung durch OS ECM Daten Container Tool-Kit zur individuellen Anbindung von SharePoint an OS ECM Workflow Integration SharePoint und OS ECM Formularanbindung (InfoPath) an OS ECM Formulargenerator SharePoint Lösungen: Lieferantenportal zum einbinden von externen Kunden Projektportal zum einbinden von externen Projektteilnehmen Vertragsmanagement etc.

20 Unstrukturiert Strukturiert Workflows in SharePoint Workflows Produktions- Prozesse Administrativ Ad-Hoc Kollaborativ Informationsorientiert Prozessorientiert Nach WFMC

21 Weniger selber tun: Workflows in OS ECM

22 Weniger selber tun: Workflows in OS ECM OS ECM Version 6 bietet Unterstützung für Smart-structured-Workflows (Ad hoc-bereiche innerhalb von strukturierten Workflows) Strukturierte Workflows Unstrukturierte Workflows (Ad-hoc-Workflows)

23 Workflow-Management mit OS ECM Grafische Modellierung und WF-Engine Strukturierte, Ad-hoc- und smart-structured-workflows Vollständiges Aktivitätenmanagement: Inkl. Stellvertreter, Mahn- und Sperrfristen Business Intelligence: Reports und Statistik helfen Prozesse zu verbessern und Ressourcenengpässe zu ermitteln Workflow-Management ist nicht Dokumentenrouting!

24 Wege zur Optimierung SharePoint Anbindung ECM WebParts Archiv-Schnittstelle OS Strategie & ViaLysis GmbH SharePoint Lösungen Vorgangsbearbeitung Vertragsmgmt. etc. SharePoint 2010 ECM Fachapplikation ERP.

25 OS ECM in Microsoft-zentrierten IT-Landschaften 6. MS CRM: Abbildung zentraler Kunden- und Vorgangsakten 5. DYN NAV/AX: Zentrales Rechnungseingangsszenario 4....MS SharePoint: Erweiterung von SharePoint zur Enterprise- Anwendung 2. MS Exchange/Outlook: Compliance, Produktivitätssteigerung und gemeinsame Wissensbasis im -Mgt. OS ECM und 3. MS Office: Zeitsparende ECM- Nutzung in gewohnter Umgebung 1. SQL Server: Einfache Installation, Bedienung und Updates

26 Gründe für die Optimierung von Sharepoint um OS ECM ECM-Anforderungen bei vorhandener Sharepoint-Infrastruktur Einbindung Gelegenheitsnutzer Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit EAI auch in heterogenen Landschaften (SAP, Notes, SIEBEL) Einfache Office Integration Offline Funktionalität

27 Business Nutzen Vereinfachung der Prozesse Intuitives Arbeiten in der gewohnten Umgebung Geringere Investitionskosten Anbindung externer Nutzer an das Unternehmens ECM Verringerung von Systembrüche Niedrige Aufwände bei der Integration von Business-Anwendungen (EAI, SOA, Webservices) Verbesserte Kommunikation, Wissensmanagement intern/extern, Einbindung Information Worker in die ECM-Welt Schnelles Implementieren neuer Prozesse: Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit OS ECM ist das bessere ECM weil bessere Funktionen und Komponenten aus einer Hand + Consulting und ECM-Erfahrung: OPTIMAL > good enough Vorstellung OPTIMAL SYSTEMS-Gruppe

28 Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Hannover Bielefeld Stuttgart München Hüfingen Konstanz Berlin Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 230 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Installationen: Partner: > 30 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Hüfingen, Stuttgart Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn

29 PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2009 Kundenzufriedenheit OS ECM

30 100 % ECM-Zertifizierungen DOMEA-zertifiziert ISO 9000:2001 konform ZTG Archivzertifikat GMP-konform

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Andreas Hepfner Leiter Competence Center SharePoint OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 D Berlin Telefon:

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