Fit für SEPA Organisatorisch und technisch gut gerüstet

Transkript

1 Fit für SEPA Organisatorisch und technisch gut gerüstet Grafik: Unternehmensbaum Referentin Monika Weitz

2 Fit für SEPA - Themen 1 Daten & Fakten zu SEPA 2 SEPA-Zahlungsinstrumente 3 SEPA Lastschriftenmandat, Mandatsverwaltung 4 SEPA im E-Commerce 5 SEPA in der Kundenkommunikation 6 SEPA im Unternehmen

3 Daten & Fakten zu SEPA Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum als Ziel

4 SEPA Single Euro Payment Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum als Chance SEPA-Zahlverfahren verbindlich für alle Verbraucher, Unternehmen, Vereine Einfache, sichere bargeldlose Euro-Zahlungen im SEPA-Raum mit 32 europäischen Staaten durch einheitliches Zahlverfahren und einheitliche Standards Zahlungsverkehr über einen beliebigen Zahlungsdienstleister in ganz Europa; Verbesserung des Liquiditätsmanagements Exakte Liquiditätsplanung durch Lastschrifteinzugs-Terminierung und kürze Abwicklungszeiten Transparenz durch Entgelt-Kostenteilung

5 32 Teilnehmerstaaten im neuen europäischen Zahlungsverkehrsraum 17 Euroländer Belgien, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Slowakei, Slowenien, Spanien, Zypern 13 EWR Mitgliedsländer Bulgarien, Dänemark, Island, Lettland, Lichtenstein, Litauen, Norwegen, Polen, Rumänien, Schweden, Tschechische Republik, Ungarn, Großbritannien Freiwillige Teilnahme Schweiz und Monaco

6 SEPA-Fahrplan November 2009 SEPA-Lastschrift Januar 2008 SEPA Überweisung 1. Januar 2002 EURO-Einführung 2012 SEPA- Begleitgesetz verabschiedet 1. Februar 2014 SEPA-Zahlverfahren ersetzt die nationalen Zahlverfahren

7 IBAN-International Bank Account Number Internationale Bankkontonummer: 22 Stellen Quelle: Deutsche Bundesbank

8 BIC -Bank Identifier Code Internationale Bankleitzahl: 8 oder 11 Stellen Quelle: Deutsche Bundesbank

9 IBAN und BIC Quelle: Deutsche Bundesbank

10 Sicher und effizient die neuen SEPA-Zahlungsinstrumente

11 SEPA-Überweisung Beleglos oder per Formular IBAN und BIC statt Konto-Nr. und Bankleitzahl Auftragswährung in Euro Gültigfür inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen EuropaweiteGutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb 1 Geschäftstages Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgelt-Teilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS

12 SEPA-Lastschriftverfahren Europaweit Geldeinzüge einfach tätigen SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Verbraucher und Unternehmen SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Unternehmen

13 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (I) Zahlungspflichtiger: Verbraucher und Unternehmen (B2C + B2B) Inländischeund grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro SEPA-Lastschrift-Mandatbzw. Umdeutung der Einzugsermächtigung Exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung angeben Vorabinformationüber den Einzug an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vorher oder eigene Frist Vorlagefristen bei Einreichung beachten: 5* Bankarbeitstage bei Erst-/Einmallastschrift 2* Geschäftstage bei Folgelastschriften *) evtl. + 1 Tag siehe Bank-AGB

14 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (II) Zahlungspflichtiger: Verbraucher und Unternehmen (B2C + B2B) Rückgabe autorisierter Lastschriften innerhalb 8 Wochen nach Belastung Rückgabe nicht autorisierter Lastschriften innerhalb 13 Monaten nach Belastung Zahlungsempfänger benötigt Gläubiger-Identifikationsnummer XML-basiertesSEPA-Datenformat (statt DTAUS-Format) Neue Inkasso-Vereinbarung mit der Bank Einreichung nur online (beleglos) möglich

15 SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Besonderheiten Zahlungsempfänger/Zahlungspflichtiger: Unternehmen (B2) Neues SEPA-Mandat erforderlich Zahlungspflichtigerverzichtet auf den Erstattungsanspruch Verbraucher sind nicht zugelassen Vorlagefrist 1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit Neue Inkassovereinbarung mit der Bank Zahlungspflichtiger muss vor der 1. Einlösungdas Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen

16 Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-Identifikationsnummer für Deutschlandist genau 18 Stellen lang und wie folgt aufgebaut: Quelle: Deutsche Bundesbank Zu beantragen bei der Deutschen Bundesbank

17 SEPA-Kartenzahlungen Ausnahme-Regelung für die Nutzung des Elektronischen Lastschriftverfahren (ELV) Übergangsfrist bis 1. Februar 2016 Bitte rechtzeitig vor Ablauf mit Ihrem Kreditinstitut in Verbindung setzen!

18 SEPA-Lastschriftmandat SEPA Mandatsverwaltung Aus der Einzugsermächtigung wird das SEPA-Lastschriftmandat

19 SEPA-Lastschriftmandat Grundlagen im Regelwerk für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook Gestaltung ist frei, nur Inhalt ist festgelegt u.a. mit rechtlich relevantem Text: Ich ermächtige (Wir ermächtigen) <Name des Zahlungsempfängers>, Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von <Name des Zahlungsempfängers> auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen

20 SEPA-Lastschriftmandat Zusätzlich müssen im Lastschriftmandat enthalten sein: Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Mandatsreferenz Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Kennzeichnung, Gültigkeit des Mandats für wiederkehrende oder einmalige Zahlungen Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungspflichtigen

21 SEPA-Lastschriftmandat Beispiel 1 Wiederkehrende Lastschrift (Standardfall) Quelle: Die Deutsche Kreditwirtschaft

22 SEPA-Lastschriftmandat Beispiel 2 Einmal-Lastschrift Quelle: Die Deutsche Kreditwirtschaft

23 SEPA-Lastschriftmandat -Gültigkeit Das SEPA-Lastschriftmandat ist gültig bis zur Kündigung durch den Zahlungspflichtigen. Es verliert seine Gültigkeit, wenn seit dem Fälligkeitstermin der letzten gültigen Lastschrift mehr als 36 Monate vergangen sind. Erforderlich: Wiedervorlage Ablauf-Information Aufbewahrung des Mandats "Schriftform" 126 BGB bzw. "Textform" 126d BGB.

24 Umdeutung bestehender Lastschriften Seit der Änderung der Banken-AGB vom ist die Weiternutzung von bereits erteilten schriftlichen Einzugsermächtigungen als SEPA-Basis- Lastschriftmandat möglich. Abschluss einer Inkassovereinbarung Vergabe eindeutiger Mandatsreferenz (z.b. Kunden-/Vertragsnummer) Aufbau einer Mandatsverwaltung Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel auf SEPA-Lastschrift vor dem ersten Einzug Wichtig: Das Datum der Migration speichern (nötig bei Einreichung) Auf Nachfrage des Kreditinstituts ist die Unterrichtung nachzuweisen

25 Umdeutung Informationsschreiben Beispiel: separates Informationsschreiben

26 Umdeutung-Information per MAIL Beispiel per Mail

27 Umdeutung über letzte alte Lastschrift Beispiel: Verwendungszweckfeld letzte alte Lastschriftabbuchung Max. 27 Zeichen je Zeile, max. 14 Zeilen gemäß DFÜ-Abkommen Anlage 3 ZEILE (ZEICHEN) , künftige Last- 2 schrifteinzüge nehmen wir 3 per SEPA-Lastschrift vor. 4 Unsere Gläubiger-ID lautet 5 DE99FUS , 6 Ihre Mandatsreferenz lautet 7 SV VER Jährlicher Einzug des Mit- 9 gliedsbeitrages zu 120 EUR.

28 Mandatsverwaltung Name, Anschrift Mandatsreferenz-Nr. Art der Lastschrift Datum Unterschrift Bewegungsdaten Historie der Zahlungen Fristenprüfung Mandatserneuerung Original Mandate Aufbewahrungsfristen Stammdaten Archivierung

29 Mandatsverwaltung -Beispiel Mandats-Informationen Möglichkeit Mandat als PDF zu hinterlegen Quelle: Starmoney

30 SEPA im E-Commerce Auswirkungen auf das elektronische Lastschriftverfahren (ELV), Internet-Lastschriftverfahren

31 Zahlungsmethoden im Internet BITKOM-Studie 2012 Quelle: Die Deutsche Kreditwirtschaft

32 E-Mandat (elektronisches Mandat) Zur Zeit kein E-Mandat in Deutschland Quelle: FAQ Deutsche Bundesbank BITKOM Positionspapier zum Online-Mandat an die Deutsche Kreditwirtschaft vom

33 Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) Ab 1. Februar 2016 ist für die Verarbeitung kartenbasierte Lastschriften, die am Händlerterminal (Point ofsale) ausgelöst werden, folgende Ergänzungen erforderlich, wenn der Name des Schuldners fehlt: Feld «Name des Schuldners» füllen mit dem Codewort «CDGM» Kartennummer Kartenfolgenummer Ablaufdatum der Karte

34 SEPA in der Kundenkommunikation Sprachliche Ausgestaltung der Vorabankündigung

35 Pre-Notification Beispiel 1 Einzelne Vorabankündigung (Pre-Notification) pro Einzug: Telefon-Rechnung vom : Die Forderung von 48,95 ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat 4711 zu der Gläubiger-Identifikations-Nr. DE07ZZZ von Ihrem Konto IBAN DExxx bei der Bank BICxxx zum Fälligkeitstag ein. Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen.

36 Pre-Notification Beispiel 2 Einmalige Vorabankündigung bei wiederkehrender Lastschrift Mietvertrag: Die Miete von 650,00 ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift zum Mandat 4711 zu der Gläubiger-Identifikations-Nr. DE07ZZZ von Ihrem Konto IBAN DExxx bei der Bank BICxxx jeweils zum 1. des Monats, beginnend mit dem ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag.

37 Medium Vorabankündigung (Pre-Notification) Brief, Fax Vertrag, Rechnung Telefon, , SMS

38 SEPA im Unternehmen Organisatorische Aufgaben im Rahmen der Umstellung

39 SEPA im Unternehmen IT Poststelle Einkauf SEPA Aufgaben Rechnungswesen Personal- Büro Verkauf Rechtsabteilung Marketing / Werbung

40 Organisations-Aufgaben Geschäftspapiere IBAN und BIC ergänzen Briefpapier, Rechnungen, Katalogen etc. Vertragsvorlagen AGB IBAN und BIC ergänzen Text Einzugsermächtigung/Abbuchungauftrag ändern in SEPA-Lastschriftverfahren Verwendungszweck Überweisungen und Lastschriften max 140 Zeichen

41 Kunden-Daten/Unterlagen Stammdaten IBAN und BIC ergänzen Lastschriftverfahren SEPA-Wechsel- Information Vorabankündigung Basis-Lastschrift Firmen-Lastschrift Gläubiger-ID, Mandats-Referenz, Lastschrift-Variante Umstellungstermin Fristgerechte Information über SEPA-Lastschrift-Einzug mit Rechnung, Brief, etc. Mandats-Verwaltung Archivierung Mandate, Pre-Notification

42 Lieferanten-Daten/Unterlagen Stammdaten IBAN und BIC ergänzen/prüfen Lastschriften Basis-Lastschrift-Mandate / Firmen-Lastschrift-Mandate Lieferanten-Gläubiger-ID Mandats-Referenz Vorabankündigung Mandats- Verwaltung Fälligkeiten terminieren Kontodeckung Rückgabefristen Archivierung Mandate, Pre-Notification

43 Organisation Personalbüro Aktuelle Kontendaten IBAN/BIC einholen und Personal-Stammdaten aktualisieren Gehaltsüberweisungen Mitarbeiter VWL Betriebliche Altersvorsorge etc. Sonstige Zahlungen aus Gehaltsabrechnung an Dritte Alternativ: SEPA-Konverter der Banken einsetzen

44 Organisation Personalbüro Mandate und Pre-Notification bei Lastschrift- Einzug für Sozialversicherung, Steuern etc. aufbewahren Sozialversicherungen Krankenkassen Sozialkassen z.b. Soka-Bau Finanzamt

45 Organisations-Aufgaben SEPA-Lastschrift Gläubiger-ID-Nr. Für Teilnahme am SEPA-Lastschrift-Verfahren Beantragen bei der Deutschen Bundesbank Haus-Bank Für Teilnahme am SEPA-Lastschrift-Verfahren Inkasso-Vereinbarung abschließen Mandats-Referenz Nummernsystem festlegen, max. 35 Zeichen z.b. Kunden-Nr. oder Vertrags-Nr. Mandat Vorlage erstellen SEPA-Lastschrift Pre-Notification Vorlagefristen Information an Kunden über Belastung Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID-Nr., Mandatsreferenz Vor Versand der Lastschrift, mind. 14 Tage vor Einzug bzw. eigene Frist 5 Bankarbeitstage einmalige oder Erst-Basis-Lastschrift 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrendem Einzug (Basis-Lastschrift) 1 Bankarbeitstag SEPA-Firmen-Lastschrift

46 EDV-Anpassungen Software Bank-Software Warenwirtschaft/ Faktura-System Buchhaltung Personalverwaltung Mandatsverwaltung Maßnahmen Update, evtl. SEPA-Modul Kontodaten-Aktualisierung IBAN / BIC Kontodaten-Aktualisierung IBAN / BIC Kontodaten-Aktualisierung IBAN / BIC Umsetzung möglich in folgenden Programmen: Warenwirtschaft(ERP) Kundenbeziehungsmanagement(CRM) Bank-Software/Online-Banking Archivierungs-und Vertragsverwaltung Individuelle Access-Datenbanken etc. Zusatzfelder evtl. erforderlich / Update

47 Planung und Umsetzung Intern alle betroffenen Abteilungen Extern Bank, Berater, IT-Dienstleister, Software- Anbieter Planung Zeitplan Zuständigkeiten Abläufe festlegen Vorlagen erstellen Abläufe Organisations-Anpassungen Technische Anpassungen Test-Phase IT-Umstellung Kunden und Lieferanten informieren SEPA-Abläufe starten Umsetzung

48 Kontaktdaten Unternehmensbaum Monika Weitz Obere Tränke Rodgau Tel monika-weitz@unternehmenbaum.de

49 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Monika Weitz