Projektbericht Success Story. Müller Holding. d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten und hat bis heute alle gehalten.

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1 Müller Holding d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten und hat bis heute alle gehalten.

2 d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten und hat bis heute alle gehalten. Das Unternehmen Die 50 Jahre Müller-Unternehmensgeschichte liest sich wie die schwäbische Variante einer typischen Erfolgsstory amerikanischen Zuschnitts. Objektiv betrachtet ist diese Geschichte eine Chronik von konsequentem Vorwärtsdenken und -handeln. Ihr ursprüngliches Vorbild nach dem Muster amerikanischer Drugstores hat die Müller- Handelskette jedoch längst überholt und weit hinter sich gelassen. Aus der Keimzelle seines bescheidenen Friseur-Geschäfts gelang es Firmengründer Erwin Müller Anfang der Siebziger Jahre, sein neues SB-Drogeriemarkt-Konzept zu verwirklichen und damit das Selbstverständnis einer ganzen Branche zu erschüttern und zu revolutionieren. Als 1953 die Firma Müller gegründet wurde, war bestimmt nicht abzusehen, dass dies die Geburtsstunde eines der interessantesten Unternehmen des deutschen Einzelhandels war. Heute, 50 Jahre später, bietet Müller seinen Kunden in mehr als 400 Filialen Erlebniskauf mit Atmosphäre. Müller beschäftigt im Augenblick Mitarbeiter. Mit jährlichen Neueröffnungen im zweistelligen Bereich gewinnt Müller stetig an Boden für eine gesunde und kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens im In- und Ausland. Die Ziele des Projektes Workflow-gesteuerte Unterstützung der Rechnungsprüfung und des Postdurchlaufs Ablösung des Altarchives (15 Mio. Dokumente) Steigerung der Kapazität der Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung und schnellere Verfügbarkeit der Dokumente Projektverlauf und Status Die Umsetzung der Soll-Prozesse Warenrechnung und Kostenrechnung ist abgeschlossen. Parallel zu diesen Hauptprozessen wurden u. a. die Barcode-Erkennung, spätes Erfassen von Warenrechnungen, Belastungsanzeigen, Ausgangsrechnungen, COLDImport sämtlicher EDI-Rechnungen und ec-belege umgesetzt. Der Primärfokus der vorgenannten Anwendungsszenarien lag in der Implementierung von elektronischen Workflows zur Reduzierung von Transport- und Liegezeiten der Dokumente sowie automatisierten Verfahren zur Verbuchung in die bestehenden führenden Warenwirtschaftsund Buchhaltungssysteme. Im Rahmen der Implementierung zeigte sich schnell, dass die gesteckten Ziele erreicht worden sind. Darüber hinaus kam

3 es zu einer Transparenzsteigerung im gesamten Beschaffungsprozess. Auch die Resonanz aus den Reihen der Mitarbeiter ist positiv, obwohl insbesondere die Buchhaltung anfangs skeptisch war, ist man heute vom Workflow-System überzeugt. Es kommen kontinuierliche Verbesserungsvorschläge, so dass die Mitarbeiter aktiv an der Weiterentwicklung beteiligt sind. Durch die Prozessanalyse, das evolutionäre Prototyping und die Einbeziehung der Fachbereiche konnte eine effiziente, jederzeit transparente und zielführende Projektdurchführung erreicht werden. Erfolgsfaktoren und langfristiger Ausblick Ständige Kommunikation zwischen IT, d.velop und Fachabteilung Genaue Analyse im Vorfeld durch das Projektteam erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Realisierer Evolutionäres Prototyping führt zur frühzeitigen Einbeziehung der Fachabteilung In naher Zukunft sollen die folgenden Themenstellungen implementiert werden: Optimierung des Mahnwesens Digitale Personalakte Vertragsverwaltung Filialanbindung/Formularverwaltung Intranet-/Extranetintegration Positive Effekte des Projektes Datentransparenz, die vorher nicht gegeben war, wurde durch die Systemverbinder erreicht Wesentliche Prozessoptimierung durch automatische workflowgesteuerte Verbuchung im Warenwirtschaftssystem Andere Projekte, die eigentlich nichts mit DMS/Archiv zu tun hatten, können heute von den Ergebnissen profitieren Wesentliche Verkürzung der Transport- und Liegezeiten Flexibles Management des Arbeitsvorrates an zu prüfenden Rechnungen Schnellere Prüfungs- und Freizeichnungsprozesse Resümee des Projektleiters Die Ehrlichkeit im Projekt ist sehr hoch Man kann sich auf Aussagen verlassen Es gibt keine ausufernden Projektkosten und Projektlaufzeiten Die Papierstapel, welche die Tische in der Buchhaltung durchgebogen haben, sind weg Die Umsetzungsquote liegt bei Warenrechnungen bei 95 % Das Projekt hat inzwischen eine erfreuliche Eigendynamik entwickelt Der Postdurchlauf wurde von 8 Tagen auf 1 Tag reduziert, wodurch der ROI bereits erreicht ist

4 Projekthistorie Soll-Prozess Warenrechnung via Workflow: 11/02 Kickoff Einrichtung Systemstrukturen beendet WF-Design (12 Tage) Auslieferung Pilot Prototyp Freigabe für Test Produktivstart Optimierung, Verfeinerung, Tests Übergabe Endgültige Abnahme

5 d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten und hat bis heute alle gehalten. Kai Uwe Görnemann, Projektleiter DMS Müller Holding d.velop AG Schildarpstraße Gescher, Deutschland Fon d-velop.de Version: Projektbericht Success Story Müller Holding August 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.

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