OfficeMaster Suite Version 5 Administration

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1 OfficeMaster Suite Version 5 Administration OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

2 OfficeMaster ist Copyright 2013 von Ferrari electronic AG. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches oder der Software darf ohne schriftliche Genehmigung der Ferrari electronic AG auf irgendeinem Wege kopiert werden. Alle in diesem Handbuch genannten Warenzeichen sind registrierte Warenzeichen der jeweiligen Warenzeicheninhaber. Änderungen der Software und des Handbuches, auch ohne vorherige Ankündigung, vorbehalten. Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können fehlerhafte Angaben nicht völlig ausgeschlossen werden. Die Ferrari electronic AG haftet nicht für eventuelle Fehler und deren Folgen. Hinweise und Kommentare richten Sie bitte an: Herausgeber Ferrari electronic AG Ruhlsdorfer Str Teltow (bei Berlin) Internet Telefon +49 (3328) Fax +49 (3328) Autoren Redaktion/Layout Korrekturen/Input Marko Riebe, Bert Mittelstedt, Chris Helbing Chris Helbing Team der Ferrari electronic AG Veröffentlichung November Auflage II

3 Vorwort Vielen Dank für Ihre Entscheidung für das Produkt OfficeMaster von der Ferrari electronic AG. Ferrari electronic ist seit Anfang der 90er Jahre ein etablierter Hersteller von Hard- und Software für geschäftskritische Unternehmenskommunikation (Business Communications). Angefangen mit der analogen ferrarifax- Karte vereint heute das Produkt OfficeMaster moderne Kommunikationsmethoden zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsprozessen. OfficeMaster Suite OfficeMaster erweitert -Systeme mit den Kanälen Fax, SMS und Voic zu einer echten Unified- Communications-Lösung. Zu den wesentlichen Verbesserungen der Version 5 zählen die Anbindung an Exchange 2013, Verschlüsselung und eine touch-optimiertes Benutzer-Oberfläche. Durch automatisches Failover sowie die Möglichkeit, mehrere Server von mehreren OfficeMaster Gate anzusteuern, ist die UC Suite ausfallsicher für die unternehmenskritische Informationsinfrastruktur ausgelegt. Die neue Version unterstützt die neueste Microsoft- Produktgeneration ebenso wie IBM Notes oder SAP. Die neuen Features im Überblick: Ist eine Hardwarekomponente nicht verfügbar, routet die Software eingehende Rufe automatisch auf alternative Übertragungskanäle wie zum Beispiel einen zusätzlichen ISDN-Kanal um. Durch dieses Failover sind sämtliche Kommunikationskanäle ausfallsicher. Die TLS-Verschlüsslung garantiert den sicheren Fax- und SMS-Versand und Empfang aus der Cloud. Verfügbar ist diese Form der Datenübermittlung für alle Versionen von Exchange und SMTP-Connectoren. Darüber hinaus hat Ferrari electronic bei der Weiterentwicklung von OfficeMaster besonderen Wert auf eine einfache Verwaltung und nahtlose Integration der verschiedenen Kommunikationswege gelegt: Die tiefe Integration des Exchange Connectors für Microsoft Exchange (Versionen 2003 bis 2013) macht Schemaerweiterungen im Active Directory und Installationen auf dem Exchange Server überflüssig. OfficeMaster unterstützt Windows Server Ein optimierter Zentralkonverter, der nicht mehr ausschließlich auf Druckertreibern basiert, ermöglicht den einfacheren Versand von Microsoft-Office-Dokumenten. Durch die Verwendugn von Office 2013 muss kein Druckertreiber mehr in Anspruch genommen werden. Fax, und SMS können jetzt auch ohne Auftragsdateien versandt werden, dies sorgt für eine einfachere Handhabung. Neben IT-Administratoren profitieren auch die Anwender von den Neuerungen: Erweiterte Voic -Funktionalitäten und der Web-Connector machen Bring-your-own-Device (BYOD) und mobiles Arbeiten einfacher und sicherer. Der Webclient der OfficeMaster Suite ermöglicht den Empfang und Versand von Fax und SMS-Nachrichten ohne Arbeitsplatzinstallation. Natürlich werden gewohnte Funktionalitäten wie Serien-Fax oder -SMS damit vollständig unterstützt. Der Webclient übernimmt Kontakte aus dem ESTOS Metadirectory, LDAP oder SQL. Jeder Anwender kann die Konfiguration seines persönlichen Anrufbeantworters (Voic -Feature) mit Hilfe des Webclients eigenständig vornehmen. Erstmals gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl der möglichen Ansagetexte für einzelne Benutzer. III

4 Zusätzlich sind die Ansagetexte und deren erweiterte Funktionen mit OfficeMaster Suite 5 individuell und zeitgesteuert programmierbar. Das Extended Voice Feature vergibt verschiedene Profile, die für Feiertage oder Wochenenden die passende Ansage bereitstellen. Die OfficeMaster Produktpalette umfasst neben der UC Suite auch dazugehörige Hardware. OfficeMaster Gate fungiert als UC-Controller für die OfficeMaster Suite und ist als Enhanced Mediagateway für Microsoft Lync 2013 zertifiziert. Es ist auch als Survivable Branch Appliance (SBA) erhältlich. Die volle Funktionsvielfalt der Office- Master Suite ist nur mit OfficeMaster Gate ab der Firmware 4 sicher gestellt, die seit Ende Januar 2013 erhältlich ist. Connector für Microsoft Exchange Der Connector für Microsoft Exchange hat sich seit seiner Freigabe 1995 in mehr als internationalen Installationen bewährt. Beliebt ist die Connector-Installation unabhängig vom Exchange Server, die HTML-Vorschau für empfangene Nachrichten und Statusmeldungen, die Unterstützung von Microsoft Cluster und Windows Small Business Server. Die Gateways sind bereits seit OfficeMaster 3.0 bzw. Connectorversion 7.0 im OfficeMaster Messaging Server integriert. Dadurch wird eine komplette Routing-Unterstützung des Messaging Servers möglich. Mehrere Connectoren zu verschiedenen Exchange Servern können auf einem Computer installiert werden. Die Installation erfolgt mit einem komfortablen Installationsassistenten. Überinstallation, Korrektur oder Update sind durch Neustarten des Installationsassistenten möglich. Das Gatewayobjekt des Connectors entspricht den Microsoft Objektklassenspezifikationen für Childclasses und wird korrekt installiert. Somit erfolgt durch OfficeMaster UMS- Connector keine Schemaerweiterung. Domino Connector Die Lösung für Lotus Notes wurde erstmals 1997 eingesetzt. Sie faszinierte besonders durch den hohen Integrationsgrad in die bestehende Notes-Umgebung und das ganz ohne zusätzliche Software auf dem Domino-Server sowie ohne Änderungen am bestehenden Namens- und Adressbuch. Durch die gelungene Integration ist sie seitdem besonders attraktiv für komplexe Installationsvorhaben, da die von IBM Lotus vorgesehenen Standards genutzt werden und nicht erweitert werden müssen. Seit dem ersten Release wird das System mittlerweile bei mehr als Kunden weltweit eingesetzt. Neben dem Faxservice profitieren Notes-Benutzer von zusätzlichen Diensten, wie Kurznachrichten (SMS im Fest- und Funknetz), Elektronische Signatur und Schrifterkennung (OCR) sofern OfficeMaster im entsprechenden Lizenzausbau betrieben wird. Connector für verschiedene SMTP Mailserver OfficeMaster 5 beinhaltet das Mail-Gateway des Messaging Servers. Es erlaubt das Versenden von Faxen und Kurznachrichten / SMS per über den vorhandenen Mail-Server. Die Statusmeldung über den erfolgten Versand wird dem Absender per zugeschickt. Zusätzlich können Sendeaufträge per Netzwerkdruck / LPD an den Messaging Server übergeben werden, über deren Sendestatus der Absender ebenfalls per informiert wird. Die Benutzerverwaltung erfolgt entweder direkt am Mail-Gateway oder in einem LDAP-fähigen Verzeichnisdienst, wie Microsoft Active Directory Service oder Novell Directory Service. Erweiterungsconnector für SAP Der Connector für SAP hat sich seit der Zertifizierung durch die SAP AG am 4. Dezember 1997 bei mehr als 600 internationalen Kunden bewährt. Alle Erfahrungen aus diesen Installationen fließen permanent in die Software- Entwicklung ein. IV

5 Seit Release 3 verfügt OfficeMaster zusätzlich über ein Gateway für die um SMTP erweiterte Kommunikationsschnittstelle des SAP Web Application Servers. Dieses SMTP-Gateway kann parallel mit dem bewährten RFC- Connector eingesetzt werden, da beide Methoden auch in den mysap ERP Versionen unterstützt werden. Mit dem Release von OfficeMaster 4 ist der RFC-Connector unicodetauglich. OfficeMaster Gate Seit bereits 20 Jahren stellt die Ferrari electronic AG eigene ISDN-Hardware her. Mit der aktuellen Generation OfficeMaster Gate steht dem Kunden eine bisher nicht gekannte Funktionsvielfalt zur Verfügung. OfficeMaster Gate kann zeitgleich ISDN-Controller für die Office Master Software (für Exchange, Notes, SMTP oder SAP) und Media gateway für Microsoft Office Communication Server, Microsoft Lync Server 2010 bzw. Microsoft Exchange Unified Messaging Dienste sein. OfficeMaster Hybrid Gate hat als Mediagateway für OCS / Exchange den Mediation Server integriert. Weltweit einzigartig ist die Unterstützung des Faxempfangs durch OfficeMaster Gate in Verbindung mit Microsoft Exchange Server 2010 ohne separate Software! Kunden können damit wie mit Exchange 2007 Faxe empfangen, obwohl diese Funktion in Exchange 2010 nicht mehr enthalten ist. Für eine detaillierte Beschreibung und Unterscheidung der verschiedensten Produktvarianten empfiehlt sich das Handbuch OfficeMaster Gate. Im vorliegenden Administrationshandbuch wird nur auf die für den Betrieb des OfficeMaster Messaging Servers notwendigen Funktionen eingegangen. Wir hoffen, dass Sie mit unserem Produkt zufrieden sind und es Ihre Anforderungen bestens erfüllt. Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, freuen wir uns über Ihre an Teltow, November 2013 V

6 Inhalt 1. Willkommen zu OfficeMaster Funktionsumfang ISDN-, GSM- und HTTP-Anbindung Integration in Microsoft Exchange Server Integration in Notes/Domino Integration in verschiedene SMTP-Mail-Systeme Integration in SAP R/ Automatischer Dokumentenversand per Fax und Faxabrufserver Web-Services Automatische Schrifterkennung (OCR) Elektronische Signatur von Fax und Messaging Server Komponenten Ausfallsicherheit / hohe Verfügbarkeit Skalierbarkeit Verteilte Installation Virtualisierung System-Voraussetzungen Fahrpläne für die Inbetriebnahme Anbindung an Microsoft Exchange 12 Schritte Anbindung an Notes 15 Schritte Anbindung an einen SMTP Server - 12 Schritte Anbindung an SAP 13 Schritte Einsatz des Web-Connectors 12 Schritte Hilfe bei technischen Fragen zu den Produkten Ferrari electronic Partner Ferrari electronic AG Elektronische Produktregistrierung Installation OfficeMaster Suite Installation des IIS 6 am Beispiel Windows Server OfficeMaster Messaging Server Genutzte Dateipfade Verteilte/abgesetzte Installationen für Nebenserver Konfigurationsprogramm separat installieren Update-/Upgrade-Installation Daten sichern Neu-Installation mit Bestandsdatenübernahme (Exchange, Notes, SAP) Upgrade OfficeMaster für Exchange VI

7 2.6.4 Schnellstart FSRV-Benutzer konvertieren Lizenzverwaltung OfficeMaster Gate Manuelle Installation eines SQL Server Express OfficeMaster GSM Funkmodem OfficeMaster Sign Kartenleser Konfiguration OfficeMaster Netzwerkeinstellungen Windows-Firewall Verteilte /abgesetzte Installation Verwendete Ports einschränken Arbeiten mit der Messaging Server Konfiguration Oberfläche Komponenten erstellen / löschen Komponenten konfigurieren ISDN-Controller ISDN-Einstellungen Fax-Einstellungen SMS-Einstellungen Voice-Einstellungen Dienst-Auswahl (eingehend) Routing (ausgehend) Fallback und Fehlerverhalten Erweiterte Einstellungen SMS-Komponenten OfficeMaster GSM Funkmodem für SMS OfficeMaster SMS via Service Provider Voice Server Gesamt-Ablauf der Voice-Kommunikation Mitgelieferte Projekte im Voice-System Extended Voice Audiodateien Einstellungen am Voice-Server Zentralkonvertierung (CONV/OLECONV) Konverter als Dienst Ghostscript als Konverter einrichten Alternativer Zentralkonverter für Microsoft Office und PDF Autodruck für empfangene Faxe (PRINTGW) Druck-Integration in Drittanbietersoftware (LPD) Dokumente als Fax oder -Anhang versenden LPD-Gateway hinzufügen und konfigurieren Connector für Microsoft Exchange (MSX2KGATE) Gateway für Notes (NOTESCONN) Mail-Gateway (MAILGW) Daten per LPR-Kommando senden Windows-Drucker für das LPD-Gateway einrichten ERP-System 118 VII

8 3.8.9 Dateischnittstelle (FILEGW) Basis- bzw. Systemeinstellungen Unzustellbare Empfangsnachrichten (UNDLVRBL) Wahlwiederholung und Versandsteuerung (SPLIT) Faxabruf (POLL) Erstellen von Briefpapier SNMP Installation des Windows SNMP Dienstes Konfiguration des Windows SNMP Dienstes Konfiguration des OfficeMaster SNMP Agenten Übertragene Nachrichten (Traps) filtern Transferlogs Management Information Base Web-Connector/Client Ablauf der Kommunikation Einstellungen an der Komponente Clientgw Einrichten einer neuen Komponente durch die Installationshilfe Konfigurieren des Zugriffs auf den SQL Server Einstellungen für die Webseite Optionen Benutzerverwaltung Benutzereinstellungen Servicekonto prüfen Connector für Microsoft Exchange Connectoren für Microsoft Exchange Installation Administrationskomponenten Anlegen des Dienstkontos Installation des OfficeMaster Exchange-Connectors Mehrere Connectoren innerhalb einer Organisation Installation auf einem Exchange 2000 / 2003 Server Aktualisierung der Connectoren (Überinstallation) Globale OfficeMaster Einstellungen Allgemeine (Connector-) Einstellungen Benutzervorgaben (FAX) Benutzervorgaben (Voice) Benutzerrechte Administration in Messaging Server Konfiguration Connector-Konfiguration Empfangskonfiguration Administration in Exchange Systemverwaltungskonsole Allgemeine Einstellungen Server Anbindung Benutzerdaten Adressraum Adressauflösung Benutzeradministration Fax-, SMS-, VOX-Adressen 199 VIII

9 5.6.2 Registerkarte OfficeMaster OfficeMaster Details OfficeMaster Gruppen- und Ordnerassistent Installation des Voice-Formulars Deinstallation des Connectors Deckblätter Connector für IBM Notes/Domino Initiale Konfigurationsschritte Lotus Notes Basic Client mit Notes-User-ID Outbound Routing und Mailbox (administrativer Client) Journaldatenbank (ffaxlog.nsf) Bearbeitung der Schablonen mit dem Notes Designer Standardempfänger im NAB (FFAXcentral) Berechtigungsverwaltung Adressbuch für Voice-Benutzer (fvoice.nsf) Zugriff auf User-Mailbox Benutzerpflege Fax- und SMS-Benutzer Gruppen und Mail-In Datenbank Voice-Benutzer Connectoren für Notes Gateways in Komponententabelle anlegen Allgemeine Einstellungen für Fax und SMS Empfang von Fax, Kurznachrichten / SMS Erweiterte Optionen für Fax und SMS Einstellungen für Voice Konvertierung und Deckblätter Konvertierung mit dem Lotus Notes Client RTF-Deckblätter (empfohlen) Notes Deckblätter/Schablonen (Alternative zu RTF-Deckblättern) Zusammenhänge beim Empfang von Nachrichten Auflösung der Rufnummern SMS-Kommunikation Voic s SMTP-Connector und Univoice Versand / -Empfang (SMTPTX, SMTPRX) Mail-Gateway anlegen und konfigurieren Konfiguration Empfang von Nachrichten Benutzerverwaltung im Verzeichnisdienst (LDAP) Benutzer einrichten Umgang mit Job-Parametern Benutzerverwaltung am Mail-Gateway Universales Gateway für Voice (UNIVOICE) Voice-Gateway anlegen Zugriff auf Benutzerpostfächer und Benutzerdaten Benutzerspeicher auswählen 297 IX

10 7.5.4 Voic -Versand per SMTP Connector für SAP SAPconnect via RFC einrichten CPIC- / System-Benutzer anlegen RFC-Kommunikation RFC-Destination anlegen SAPconnect-Knoten anlegen SAPconnect-Knoten konfigurieren (optional) RFC-Connector (SAPCONN) RFC-Connector anlegen RFC-Connector an SAP anbinden RFC-Connector für Fax konfigurieren RFC-Connector für SMS/SMTP konfigurieren Briefpapier, Signatur, Archivierung (RFC-Connector) Einstellungen für Fax- / SMS- / -Empfang SAPconnect via SMTP einrichten SAPSMTP-Gateway (für SAP via SMTP) SAPSMTP-Gateway anlegen Allgemeine Einstellungen Briefpapier, Signatur (SAPSMTP-Connector) Fax- und SMS-Empfang Versand / -Empfang (SMTPTX, SMTPRX) R/3 Benutzerverwaltung Nachrichtenübermittlung Testnachricht mit SAP Business Workplace Application Programming Interface (API) Dateischnittstelle HP Digital Sender (MFP) Dateischnittstelle Xerox Scanner Dateischnittstelle Konica Minolta Dateischnittstelle Laserfax Dateischnittstelle Appli/Com (OfficeMaster) 355 Anhang A: Log-Dateien 365 A.1. Kommunikations-Log 365 A.2. Funktions-Log 367 Anhang B: Landeskennzeichen 368 Anhang C: Reguläre Ausdrücke 369 C.1. Adressfilter 369 C.2. Zeichenkettenvergleich und -verarbeitung 370 C.3. Reguläre Ausdrücke des Messaging Servers 370 Anhang D: Lizenzdateien Übersicht 374 Anhang E: Urheberrechte (Copyrights) 375 Anhang F: Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA) 378 X

11 Anhang G: Erklärung zu RoHS, WEEE und REACH 382 Anhang H: Abkürzungsverzeichnis 383 XI

12 Kapitel 1 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

13 1. Willkommen zu OfficeMaster Willkommen zu OfficeMaster 1.1. Funktionsumfang Die OfficeMaster Suite ist eine Kommunikationslösung für den Einsatz in heterogenen Computernetzwerken. Mit OfficeMaster können Dokumente und Nachrichten elektronisch als Fax, SMS und -Anhang versendet und empfangen werden. Fax- und SMS-Nachrichten können über ISDN- oder über IP-Netze versendet/empfangen werden (gemischte Umgebungen werden unterstützt). Die in OfficeMaster Suite integrierte Voic lösung nimmt Anrufe entgegen und sendet an das jeweilige Postfach des Nutzers eine mit der Aufzeichnung als Anhang. Bei allen Funktionen wird besonderes Augenmerk auf die Integration von OfficeMaster in die jeweils vorhandene Umgebung gelegt. OfficeMaster stellt spezialisierte Connectoren für Microsoft Exchange Server, Notes/Domino Server und SAP bereit und bedient auch Kunden ohne Mailsystem. Die nachfolgende Tabelle stellt die einzelnen Connectoren von OfficeMaster gegenüber. Als optional gekennzeichnete Funktionen können durch zusätzliche Softwarelizenzen oder Hardware das jeweilige Hauptprodukt erweitern. Tabelle 1.1: OfficeMaster Produktübersicht OfficeMaster Spezial-Connector für SMTP Exchange Notes SAP (Zusatz-Connector) Web-Connector Übergreifende Eigenschaften Benutzerverwaltung Proprietär, LDAP Active Directory Namens- und Adressbuch SAP Benutzerstamm Proprietär (SQL), Verwendung der AD-User Faxfunktionen Fax-Versand -Programm Microsoft Outlook, OWA, -Programm Notes SAP Frontend Web-Client Fax-Empfang -Programm Microsoft Outlook, OWA, -Programm Lotus Notes SAP Frontend Web-Client Massenfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Abhängig von SAP Applikation Anonymisiertes Rundfax und personalisiertes Serienfax Lokaler Faxdruckertreiber (Windows) Aufruf von Microsoft Outlook Aufruf von Microsoft Outlook Aufruf von Notes - Aufruf des Web-Clients Faxabruf Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Abrufverzeichnis Zentrale Konvertierung von Dateianhängen Ja Ja Ja Ja Ja Auftragsschnittstelle auf Dateibasis Optional Optional Optional - Optional 2

14 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster Spezial-Connector für SMTP Exchange Notes SAP (Zusatz-Connector) Web-Connector Auftragsschnittstelle auf Druckbasis Lokaler Druckertreiber, Line Printer Daemon Lokaler Druckertreiber, Line Printer Daemon Lokaler Druckertreiber, Line Printer Daemon - Lokaler Druckertreiber Schrifterkennung (OCR) Optional Optional Optional Optional Optional Elektronische Faxsignatur (Massensignatur) Optional Optional Optional Optional Optional Kurznachrichten/SMS Optionale Sende-/ Empfangshardware ISDN-Hardware (Festnetz-SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz-SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz-SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz-SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP ISDN-Hardware (Festnetz-SMS) GSM-Funkmodem SMS via IP SMS-Versand und -Empfang -Programm Microsoft Outlook Notes SAP Frontend Web-Client Flash-SMS Ja Ja Ja Ja Ja Mehr als 160 Zeichen auf mehrere Nachrichten aufteilen Ja Ja Ja Ja Ja Aufträge erzeugen -Versand Netzwerkdruck (LPD) via Dateischnittstelle Netzwerkdruck (LPD) via Dateischnittstelle - SAP Frontend - -Empfang Weitzerleitung in SAP Frontend - Automatisches ZIPen von Attachments Elektronische Signatur von Mailattachments (Massensignatur) Ja - Optional Optional Optional Optional Optional Voic Voic -Empfang -Programm Microsoft Outlook Notes - Web-Client Voic -Abfrage PC und Telefon PC und Telefon PC und Telefon - PC und Telefon Message Waiting Indication am digitalen Endgerät Ja Ja Ja - Ja ISDN-, GSM- und HTTP-Anbindung OfficeMaster wird auf einem Netzwerkcomputer unter Microsoft Windows installiert und stellt den Anwendern die Kommunikationsdienste Fax, SMS und Voic zur Verfügung. Dafür werden ISDN/IP-Schnittstellen von der vorhandenen Telefonanlage oder direkt von einem Telefondienstanbieter genutzt. 3

15 Willkommen zu OfficeMaster Für die ISDN/IP-Anbindung bietet die Ferrari electronic AG mit OfficeMaster Gate eine Produktfamilie an, die aus professioneller ISDN/IP-Hardware in verschiedenen Ausbaustufen besteht. Der Versand und Empfang von Kurznachrichten erfolgt im Standard als Festnetz-SMS über die vorhandenen ISDN-Anschlüsse. Da Festnetz-SMS von einigen Telefondienstanbietern mittels Call-by-Call nicht unterstützt wird, können Versand und Empfang zusätzlich über ein GSM-Funkmodem oder über einen Internet Service Provider (via UCP) erfolgen Integration in Microsoft Exchange Server OfficeMaster integriert sich mit einem speziellem SMTP-Connector in Microsoft Exchange Server Alle Kommunikationsdienste werden mit einem einzigen Connector erfasst, der auf beliebigen Servern innerhalb der Exchange-Organisation betrieben werden kann. Eine Installation von OfficeMaster direkt auf dem Exchange Server ist unter Beachtung zusätzlicher Installationsschritte möglich. Meist kann dies aber dank der heutigen Virtualisierungsmöglichkeiten verhindert werden. Der OfficeMaster Exchange-Connector greift per Active Directory Service Interface (ADSI) auf die im Active Directory gespeicherten Benutzerdaten zu. Alle für den Benutzer relevanten Parameter für Fax, SMS und Voic werden in der Exchange Verwaltungskonsole gepflegt. Dabei werden bereits vorhandene Felder genutzt, um das Active Directory Schema für den Einsatz von OfficeMaster nicht erweitern zu müssen. Die Kommunikation zwischen Exchange und dem Connector erfolgt über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), welches weltweit als Grundlage für die Anbindung von unabhängigen Mailclients an verschiedene Mailserver eingesetzt wird. Dabei werden gesendete und empfangene s sowie Statusmeldungen übertragen. Für die Funktion des personalisierten Anrufbeantworters wird das Messaging Application Programming Interface (MAPI) benutzt, welches einen einheitlichen Zugriff auf die Postfächer gewährleistet. Für Exchange 2010 und 2013 wird als Alternative zum MAPI-Zugriff auf die Exchange Web Services (EWS) gesetzt. Hinweis! Da sowohl das Active Directory als auch der Exchange Server den Zugriff per ADSI bzw. MAPI und EWS nur bei Vorhandensein bestimmter Berechtigungen gewährt, ist bei der Inbetriebnahme von OfficeMaster besondere Sorgfalt auf das von den Connectoren genutzte Dienstkonto zu legen Integration in Notes/Domino OfficeMaster greift auf die im Domino-Directory gespeicherten Benutzer daten zu, um alle für Fax, SMS und Voic notwendigen Informationen für den jeweiligen Benutzer oder die Benutzergruppe zu erhalten. Um erweiterte Optionen zu nutzen, kann OfficeMaster Informationen aus definierten Notes Feldern auslesen, wobei diese wiederum in beliebige Masken integrierbar sind. Der Empfang von Fax-Nachrichten erfolgt als Notes-Mail an das jeweils zugewiesene Postfach. Durch die Wandlung in Notes-Mails werden auch Funktionen, wie die Weiterleitung oder der Abruf von Mail-In-Datenbanken unterstützt. Ausgehende Faxe werden von OfficeMaster zentral mit dem Notes Client konvertiert. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Notesdokumente per Fax versenden, ohne dass Anpassungen durch den Benutzer notwendig sind. Innerhalb von Notes werden Fax und SMS wie Mails behandelt unter Nutzung sämtlicher Notes Mechanismen. So ist auch eine Einbindung von Workflow-Anwendungen in den Sendevorgang realisierbar. 4

16 Willkommen zu OfficeMaster Mit der Voice-Funktion von OfficeMaster wird ein leistungsfähiger Anrufbeantworter in das Computernetzwerk integriert. Voraussetzung für den Einsatz ist eine Telefonanlage, die eingehende Anrufe auf den Voice-Server umleitet. Empfangene Sprachnachrichten werden dem Benutzer in Lotus Notes als Notes-Mail mit Audio-Dateianhang signalisiert. Er kann die Nachrichten zum Abhören entweder auf sein Telefon leiten, über eine Soundkarte und PC-Lautsprecher wiedergeben oder per Fernabfrage anhören Integration in verschiedene SMTP-Mail-Systeme OfficeMaster hat die Möglichkeit, per SMTP Nachrichten zu empfangen und zu versenden. Damit kann jeder server angesprochen werden und, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt, in verschiedene Benutzerpostfächer eine Nachricht gesendet werden. Eine Integration in nahezu beliebige Mailsysteme ist dadurch mit OfficeMaster möglich. Kann zusätzlich auf einen globalen Verzeichnisdienst zugegriffen werden, benutzt OfficeMaster die dort abgelegten Benutzerinformationen für die Verwaltung der Rufnummern. Ohne Zugriff auf externe Verzeichnisdienste können im lokalen Benutzerspeicher von OfficeMaster sowohl die Benutzerdaten als auch die Nachrichten gespeichert werden Integration in SAP R/3 Die Kommunikation mit SAP erfolgt über SAPconnect. Dies ist die einheitliche Kommunikationsschnittstelle der SAP AG. SAPconnect basiert auf Remote Function Calls (RFC) über TCP / IP in LAN / WAN Umgebungen. Über RFC erhält OfficeMaster das zu versendende Dokument mit der dazugehörigen Empfängerliste und versendet es unter Nutzung von OfficeMaster Gate als Fax oder übergibt es zum Mailversand an den hausinternen server. Ist der Versand erfolgt, wird der Status zurück in das R / 3 gemeldet, wo er dem im Business Workplace befindlichen Sendedokument zugeordnet wird. In der SAP Version 4.7 wurde SAPconnect um SMTP als Übergabeprotokoll zwischen SAP und den Kommunikationspartnern erweitert. Dabei wird der Sendeauftrag nicht per RFC, sondern per SMTP an OfficeMaster geschickt. OfficeMaster übernimmt auch hier den Versand und informiert das SAP-System per über den Sendestatus. Bei der Inbetriebnahme von OfficeMaster sollte je nach Installation entschieden werden, ob die RFC-Schnittstelle oder die SMTP-Schnittstelle eingesetzt wird (die SMTP-Schnittstelle bietet konzeptbedingt einen geringeren Funktionsumfang). OfficeMaster erhält vom R / 3 für die zentrale Konvertierung der Fax-Dokumente Dateien in den Formaten Printer Common Language (PCL), Postscript (PS) oder Portable Document Format (PDF). Diese werden entweder mit dem internen PCL-Konverter, mit Adobe Acrobat Reader oder mit GhostScript in Grafiken umgesetzt. Mit OfficeMaster Erweiterungsconnector für SAP versenden Einkäufer Bestellungen direkt aus Materials Management (MM), Verkäufer Angebote aus Sales und Distribution Processing (SD) und Buchhalter Avise aus Financial Accounting (FI), ohne die Dokumente zuvor auszudrucken. Durch die komplette Integration in SAP ist der Versand aus nahezu jeder SAP Anwendung möglich. Die Geschäftsdokumente werden entweder als Grafik per Fax oder als PDF per versendet. Empfangene Nachrichten und Statusmeldungen werden im SAP Business Workplace gespeichert. Beim Über- oder Unterschreiten von Schwellenwerten können aus dem Alert Manager (RZ20) automatisiert Kurznachrichten / SMS an die System-Administration gesendet werden. 5

17 Willkommen zu OfficeMaster Automatischer Dokumentenversand per Fax und Die Fax- und -Funktion von OfficeMaster kann per LPD-Netzwerkdruck schnell und unkompliziert in vorhandene Warenwirtschaftsprogramme und andere Anwendungsprogramme integriert werden. Dazu wird in dem Formular, das von der Warenwirtschaft bzw. der Anwendung für den Druck genutzt wird, einmalig ein Steuerbefehl integriert, der die Faxnummer bzw. die adresse des Empfängers so enthält, wie sie in den Stammdaten der Anwendung gespeichert ist. Nachdem OfficeMaster das Dokument per Druck erhalten hat, wird der Steuerbefehl interpretiert und der Sendeauftrag abgesetzt. Optional kann das Dokument vor der Übertragung mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Nach erfolgtem Versand erhält der Absender die finale Statusmeldung per in sein Mail-Postfach Faxabrufserver Die meisten Faxgeräte bieten zusätzlich zum normalen Faxversand zwei weitere Betriebsarten: das gezielte Abrufen von Dokumenten, die ein anderer Faxteilnehmer bereitgestellt hat und das Bereitstellen von Dokumenten für den Abruf durch einen anderen Teilnehmer. Beim Faxabruf wird die Faxnummer des Teilnehmers angewählt, von dem man weiß, dass er ein Dokument für den Abruf bereitgestellt hat. Dieses Dokument wird nach dem Aufbau der Verbindung übertragen. Bei OfficeMaster können praktisch beliebig viele Dokumente für den Faxabruf bereitgestellt werden. Jedes der Dokumente wird dabei unter einer anderen Faxnummer erreicht Web-Services Mit den OfficeMaster Web-Services stellt die Ferrari electronic AG eine Schnittstelle für eigene Anwendungen bereit, um die UM-Dienste der OfficeMaster Suite einzusetzen. Dabei ist es möglich, jede Programmierumgebung und Programmiersprache zu verwenden, welche die standardisierten Protokolle SOAP/XML für WSDL Web-Services oder JSON für WCF Web-Services unterstützt. Der OfficeMaster G5 Web-Client basiert auf Web-Services. Hierfür wird u.u. ein separater Connector benötigt. Bei der Installation ist entsprechend der Web-Connector auszuwählen Automatische Schrifterkennung (OCR) Ein Faxgerät scannt Dokumente und überträgt diese über eine Telefonleitung als Grafik an den gewünschten Empfänger. Selbst wenn der Empfänger eine Computerfaxlösung einsetzt, wird das Dokument immer als Grafik empfangen. Mit OfficeMaster OCR (Optical Character Recognition) wird eine Schnittstelle zum Abbyy FineReader zur Verfügung gestellt. Der geschriebene Inhalt empfangener Faxe wird extrahiert und kann automatisch von Personal Computern oder Dokumenten-Management-Systemen (DMS) verarbeitet werden. So ist es dem Anwender z. B. möglich, Faxe im programm zu durchsuchen und zu sortieren. Bei einer Integration in DMS perfektioniert OfficeMaster OCR die elektronische Archivierung und Weiterverarbeitung von Geschäftsdokumenten. 6

18 Willkommen zu OfficeMaster Neben der Schrifterkennung für empfangene Faxe kann die zentrale Schrifterkennung von OfficeMaster OCR von jedem Arbeitsplatz aus für nahezu alle in grafischer Form vorliegende Dokumente genutzt werden. Dazu verfügt OfficeMaster über einen Mail-OCR-Responder. Grafische Dokumente (TIF), die eine automatische Schrifterkennung durchlaufen sollen, werden vom Anwender einfach per Mail an den im Netzwerk vorhandenen Messaging Server gesendet (z. B. an Das Dokument wird durch OfficeMaster OCR einer Schrifterkennung unterzogen und dem Anwender ebenfalls per Mail als durchsuchbare PDF-Datei zurückgesendet Elektronische Signatur von Fax und Auf Wunsch können zu versendende Dokumente vor der Übertragung durch OfficeMaster mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies wird seit dem 1. August 2004 für Rechnungen und Gutschriften vom Gesetzgeber verlangt. Per Computerfax bzw. per übertragene Rechnungen ohne elektronische Signatur können vom Empfänger nicht zur Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast herangezogen werden. Beim versand wird das Dokument z. B. als signierte PDF-Datei übertragen. Beim Faxversand wird die Signatur in Form eines zweidimensionalen Balkencodes auf dem Fax angezeigt. Die elektronische Signatur von Faxen und -Attachments wird in Zusammenarbeit mit digiseal von der Secrypt GmbH als klassische Einzelsignatur und als Massensignatur ermöglicht. Einzelsignaturkarte Zur klassischen Einzelsignatur werden die Anwender mit einer Signaturkarte ausgestattet, auf der das personenbezogene Zertifikat des Anwenders gespeichert ist. Zusätzlich wird ein Kartenlesegerät am Arbeitsplatz benötigt, mit dem die Signaturkarte gelesen und die Dokumente signiert werden können. Massensignaturkarte Mit der Massensignaturkarte können durch einmalige Eingabe der PIN mehrere Dokumente signiert werden. Dazu wird die Obergrenze der vorzunehmenden Signaturen am Server eingestellt. Ist diese Obergrenze erreicht, stellt der Signaturserver den Betrieb ein, bis die PIN erneut eingegeben und die Massensignatur gestartet wird. Die zu signierenden Dokumente können in einem Verzeichnis zur Durchsicht und Freigabe für den Zertifikatsinhaber abgelegt und erst dann als Fax oder versendet werden. Soll die elektronische Signatur automatisch und weitestgehend ohne Benutzerinteraktion erfolgen, oder sollen größere Mengen von Dokumenten signiert und versendet werden, wird OfficeMaster um die Serverkomponenten Office- Master Sign und den digiseal server von der Secrypt GmbH erweitert. Dazu wird am Server mindestens ein Kartenlesegerät installiert und mit einer Massensignaturkarte versehen. Auf der Massensignaturkarte ist das personenbezogene Zertifikat einer autorisierten Person gespeichert, wie das des Prokuristen, des Abteilungsleiters, des Rechnungsausstellers oder eines sonstigen Bevollmächtigten Messaging Server Komponenten OfficeMaster besteht aus dem Messaging Server, der die Basistechnik der Produkte der Ferrari electronic bildet. Diese Basistechnik besticht vor allem durch Modularität, Lastverteilung, Robustheit, Steuerbarkeit, Betriebssystemunabhängigkeit und Erweiterbarkeit. Der Messaging Server ist dabei nicht ein einzelnes Programm, sondern ein komplexes System, bestehend aus einer Reihe von Basiskomponenten, die den prinzipiellen Ablauf und Betrieb sicherstellen. Ergänzt werden die Basiskomponenten um Sende- / Empfangs- und Connector-Komponenten entsprechend der erworbenen Lizenzen. Folgende Komponenten sind derzeit verfügbar. 7

19 Willkommen zu OfficeMaster Tabelle 1.2: Übersicht der Komponenten Basiskomponenten Sender / Empfänger für Fax und SMS Sender / Empfänger für Sender / Empfänger für Voic Connector für Microsoft Exchange Connector für Exchange Online Connector für Notes / Domino Starter (START), Controller (CTRL), Unique ID Server (UID), Konfigurationsserver (CFG), verteiltes Dateisystem (SNFS), Konverter (CONV), Nachrichtensteuerung abgehend (SPLIT) und ankommend (DIST), Faxabruf (POLL), Unzustellbare Nachrichten (UNDLVR- BL), LUA-Interpreter (LUA) OfficeMaster Gate (OMCUMS), CAPI-Anbindung (JCISDN), Funkmodem (GSMSMS), SMS über Internet Service Provider (PROVIDERSMS, UCPTX, UXPRX) -Versender (SMTPTX), -Empfänger (SMTPRX) Voice-Server (VOICE), Analogmodem für Message Waiting Indication (MWMODEM) UMS-Connector (MSX2KGATE) Online Connector (FMSXBCSGATE) Fax- und SMS-Gateway (NOTESCONN), Voice-Gateway (NOTESVOICE) Connectoren für Mail-Server Connectoren für SAP Sonstige Komponenten Mail-Gateway für Fax und SMS (MAILGW), Gateway für Voice (UNIVOICE) RFC-Connector (SAPCONN), Unicode RFC-Connector (SAPCONNU), SMTP-Gateway (SAPSMTP) Dateischnittstelle (FILEGW), Komponenten fürs Drucken Elektronische Signatur Automatischer Druck (PRINTGW), Netzwerkdruck (LPD) Signatur-Server-Anbindung (SIGNDS), Signatur-Mail-Res ponder (MAILSIGN) Alle Komponenten kommunizieren über das Netzwerk mit der Controllerkomponente (CTRL). Um u.a. Lastverteilungen zu ermöglichen, können Komponenten bei ausreichender Lizenzierung mehrfach gestartet werden. Die Konfiguration des Messaging Server Systems erfolgt über das mitgelieferte Konfigurationsprogramm Messaging Server Konfiguration. Die Messaging Server Konfiguration kann auf beliebigen Computern unter Microsoft Windows gestartet werden, sofern die Computer über einen Netzwerkzugang und über eine IP-Verbindung zum Messaging Server verfügen. OfficeMaster Suite unterstützt neben seiner zahlreichen Funktionalitäten durch die einzelnen Komponenten auch Aspekte wie Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit, regionale Verteilbarkeit und Virtualisierung. Im Folgenden werden diese Aspekte kurz beschrieben. Eine ausführliche Darlegung würde über den Rahmen dieses Handbuches hinausgehen. Bei weitergehenden Fragen können auf verfügbare Whitepaper gelesen oder das technische Produktmarketing der Ferrari electronic AG konsultiert werden Ausfallsicherheit / hohe Verfügbarkeit Ein Unified Communications System ist in eine komplexe Infrastruktur aus Mailservern, Kommunikationscontrollern und Telefonanlagen eingebettet. Für die Beurteilung der Verfügbarkeit dieser Infrastruktur müssen die Komponenten für sich und in ihrem Zusammenwirken betrachtet werden. OfficeMaster hat eingebaute Überwachungsroutinen, die überprüfen, ob alle erforderlichen Programme laufen. Falls sich ein Programm unvorhergesehen beendet hat, wird es mehrfach erneut gestartet. Es gibt Installationen von OfficeMaster, bei denen sowohl der Mailserver als auch der Rechner, auf dem OfficeMaster installiert wurde, als Cluster ausgelegt sind und bei denen zusätzlich die Telefonanlagen als ausfallsicherer Anlagenverbund aufgebaut sind. In solchen Konzepten wird OfficeMaster Gate über ISDN an die Telefonanlagen angeschlossen und über eine Netzwerkverbindung mit dem Rechner verbunden, auf dem die OfficeMaster Suite läuft. 8

20 Willkommen zu OfficeMaster Im Unterschied zu anderen Lösungen, die mit in den Rechnern eingebauten PCI-Controllern arbeiten, kann die OfficeMaster Suite als Cluster mit zwei oder mehr Clusterknoten ausgelegt werden, da der Cluster den oder die Controller über das Netzwerk ansteuert. Fällt OfficeMaster Gate aus, kann es von der Telefonanlage nicht mehr angesprochen werden. Die Telefonanlage leitet alle Rufe an einen intakten Controller weiter Skalierbarkeit OfficeMaster Suite besteht aus einer größeren Zahl von Komponenten, zu denen je ein Konfigurationsset gehört. Die Komponenten kommunizieren untereinander über ein Netzwerkprotokoll (basierend auf TCP / IP), so dass sie auf unterschiedlichen Rechnern installiert werden können. Die Verteilung auf verschiedene Rechner (Skalierbarkeit) vermeidet Leistungsengpässe, erhöht die Verfügbarkeit durch redundante Strukturen oder kann mehrere Standorte in eine Installation einbeziehen Verteilte Installation Viele Unternehmen und Organisationen sind an mehr als einem Standort tätig und haben mehrere nationale oder internationale Niederlassungen. In der Regel besteht für diese Standorte ein EDV-Verbund, bei dem die Mitarbeiter aller Standorte über ein Intranet auf zentrale Dienste und Ressourcen zugreifen können. Für ein Unified Communications System ist es wünschenswert, dass seine Dienste an allen Standorten zur Verfügung stehen und nur an einer zentralen Stelle das Know-How für seine Administration vorgehalten werden muss. Dienste wie Voic und Faxempfang bzw. -versand oder auch SMS-Versand (über das Festnetz) sind jedoch an die lokalen Telefonanlagen in den Niederlassungen gebunden und es besteht die Notwendigkeit, diese Telefonanlagen in das zentrale Unified Communications System zu integrieren. Mit OfficeMaster Gate ist dies auf elegante Weise möglich. In jeder Niederlassung wird OfficeMaster Gate über ISDN/IP an die lokale Telefonanlage (oder das Amt) angeschlossen, die über das Intranet mit der zentralen OfficeMaster Suite verbunden wird. Das gesamte System einschließlich der OfficeMaster Gates wird zentral verwaltet. In den Niederlassungen bleiben alle eingeführten Rufnummern für die Kommunikation erhalten. Faxe, die Mitarbeiter aus einer Niederlassung senden, werden automatisch über die lokale Telefonanlage gesendet, wodurch die gewünschte Gebührenzuordnung sichergestellt ist. Unified Messaging Lösungen können zahlreiche internationale Niederlassungen in ein zentral administriertes System integrieren Virtualisierung Gehostete Betriebssysteme virtueller Server können nicht auf alle die Hardwaregeräte zugreifen, die an die Bussysteme des realen Rechners angeschlossen sind. Für OfficeMaster bedeutet dies keine Einschränkung, da OfficeMaster Gate über ein Netzwerk (TCP/ IP) angeschlossen wird. OfficeMaster kann daher unter einem virtuellen Betriebssystem ohne Einschränkung genutzt werden. 9

21 Willkommen zu OfficeMaster 1.3. System-Voraussetzungen Kommunikations-Schnittstellen Zum Betrieb von OfficeMaster benötigt der Messaging Server Zugang zum (öffentlichen) Telefonnetz, bspw. über eine Telefonanlage. Am gängigsten ist die Verbindung per ISDN-Hardware, über die z. B. Faxe und Voic s versendet und empfangen werden können. In einer Voice-over-IP-Umgebung (VoIP) wird auf separate ISDN-Hardware verzichtet und der Messaging Server über das Computernetzwerk mit der Telefonanlage verbunden. Das Aktivieren von Message Waiting Lampen (MWI) an den Bürotelefonen der Anwender kann bei einigen Telefonanlagen ebenfalls über die vorhandenen ISDN bzw. VoIP-Schnittstellen erfolgen. Vereinzelt ist dafür auch ein zusätzliches Analogmodem erforderlich, das seriell an den COM-Port des Messaging Servers angeschlossen und von ihm gesteuert wird. Tabelle 1.3: Erforderliche Kommunikations-Schnittstelle Dienst Erforderliche Kommunikations-Schnittstelle Fax, Festnetz-SMS, Voic und Message Waiting Indication via ISDN Fax, Festnetz-SMS, Voic und Message Waiting Indication via VoIP OfficeMaster Gate Aktive ISDN-Karte von AVM oder Dialogic (nur bei OfficeMaster 10 / 25) OfficeMaster Gate, OfficeMaster over IP SMS via GSM-Netz OfficeMaster GSM Funkmodem SMS via Internet Service Provider Internetzugang des OfficeMaster Servers Message Waiting Indication (MWI) via Analog-Port Analog-Modem Server-Hardware CPU: x86- / x64-prozessor mit min. 2 GHz Taktfrequenz Hauptspeicher: mindestens 1 GB; empfohlen 4 GB Festplattenspeicher: abhängig vom täglichen Sendeaufkommen (ca. 1 MB pro Seite); mindestens 500 MB; empfohlen 40 GB Betriebssystem und Software Für OfficeMaster Suite werden die Microsoft Betriebssysteme ab Windows XP SP3 unterstützt. Tabelle 1.4: Notwendige Server-Software OfficeMaster 5 Auf dem Messaging Server Im Netzwerk Exchange.Net Framework (um die OfficeMaster Exchange-Verwaltungskonsole zu öffnen) Microsoft Exchange 2013, 2010, 2007,

22 Willkommen zu OfficeMaster OfficeMaster 5 Auf dem Messaging Server Im Netzwerk Notes Notes Basic Client Version 9, 8, 7, 6 oder R5 IBM Domino Server 9, 8, 7, 6, R5 SMTP - SMTP-basierter Mailserver SAP - SAP 4.7, 4.6, 4.5, 4.0, 3.1GHI Web-Connector MS IIS MS SQL 2008/2012 Optionale Software Adobe Acrobat Reader zur PDF-Konvertierung, AFPL Ghostscript zur PDF und PS-Konvertierung Microsoft Office für Konvertierung von DOC, XLS, PPT, HTML, RTF SMTP-basierter Mailserver zum Mail-Versand und -Empfang Lame für die mp3-kodierung 11

23 Willkommen zu OfficeMaster 1.4. Fahrpläne für die Inbetriebnahme Anbindung an Microsoft Exchange 12 Schritte 1. Schließen Sie das OfficeMaster Gate an bzw. installieren Sie OfficeMaster over IP. 2. Legen Sie ein Dienstkonto an und fügen es der Gruppe der lokalen Administratoren auf dem Betriebssystem des künftigen Faxservers hinzu. 3. Gewähren Sie dem Dienstkonto Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. 4. Installieren Sie die zum Konvertieren und Komprimieren benötigten Programme, wie z. B. Adobe Acrobat Reader, AFPL GhostScript, Lame und Microsoft Office (ohne Outlook!). 5. Starten Sie die installierten Programme mit dem unter 2. angelegten Dienstkonto. 6. Installieren Sie den OfficeMaster Messaging Server. Während der Installation werden die gelieferten Lizenzen benötigt. Nachträgliche Erweiterungslizenzen können unter %CommonProgramFiles(x86)%\ffums\license\ installiert werden. Die Erkennung der neuen Lizenzen kann u.u. ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 7. Hinterlegen Sie für die Komponente conv0 (Zentralkonverter) das Dienstkonto und aktivieren Sie es mit als Dienst ausführen (unter Eigenschaften der Komponenten einstellbar). 8. Hinterlegen Sie die Pfade für Acrobat Reader etc. im Zentralkonverter. 9. Konfigurieren Sie die ISDN-Komponente OfficeMaster Gate Controller (omcums0). 10. Installieren Sie den Microsoft Exchange Connector über den in der Messaging Server Konfiguration integrierten Installationsassistenten. Während der Installation hinterlegen Sie das Dienstkonto. 11. Registrieren Sie die OfficeMaster Produkte mittels Messaging Server Konfiguration. 12. Installieren Sie bei Bedarf den OfficeMaster Client auf den Computern ausgewählter Anwender. 12

24 Willkommen zu OfficeMaster Anbindung an Notes 15 Schritte 1. Schließen Sie das OfficeMaster Gate an bzw. installieren Sie OfficeMaster over IP. 2. Legen Sie ein Dienstkonto an und fügen es der Gruppe der lokalen Administratoren auf dem Betriebssystem des künftigen Faxservers hinzu. 3. Gewähren Sie dem Dienstkonto Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. 4. Legen Sie einen Notes Benutzer ohne Passwort an. 5. Legen Sie im Domino Adressbuch eine Fremde Domäne FAX an und lassen diese auf die Maildatenbank des angelegten Nutzers zeigen. 6. Installieren Sie den Notes Client im Einzelnutzermodus und richten ihn mit der erstellten Notes ID ein. 7. Installieren Sie alle zum Konvertieren und Komprimieren benötigten Programme, wie z. B. Adobe Acrobat Reader, AFPL GhostScript, Lame und Microsoft Office. 8. Starten Sie die installierten Programme mit dem unter 2. angelegten Benutzerkonto. 9. Installieren Sie den OfficeMaster Messaging Server. Während der Installation werden die gelieferten Lizenzen benötigt. Nachträgliche Erweiterungslizenzen können unter %CommonProgramFiles(x86)%\ffums\license\ installiert werden. Die Erkennung der neuen Lizenzen kann u.u. ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 10. Hinterlegen Sie für die Komponente conv0 (Zentralkonverter) das Dienstkonto und aktivieren Sie es mit als Dienst ausführen (einstellbar unter Eigenschaften der Komponenten). 11. Hinterlegen Sie die Pfade für Acrobat Reader etc. im Zentralkonverter. 12. Konfigurieren Sie die ISDN-Komponente OfficeMaster Gate Controller (omcums0). 13. Nehmen Sie Konfigurationsanpassungen am vorinstallierten Notes Connector vor. 14. Registrieren Sie die OfficeMaster Produkte mittels Messaging Server Konfiguration. 15. Installieren Sie bei Bedarf den OfficeMaster Client auf den Computern ausgewählter Anwender. 13

25 Willkommen zu OfficeMaster Anbindung an einen SMTP Server - 12 Schritte 1. Schließen Sie das OfficeMaster Gate an bzw. installieren Sie OfficeMaster over IP. 2. Legen Sie ein Dienstkonto an und fügen es der Gruppe der lokalen Administratoren auf dem Betriebssystem des künftigen Faxservers hinzu. 3. Gewähren Sie dem Dienstkonto Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. 4. Installieren Sie die zum Konvertieren und Komprimieren benötigten Programme, wie z. B. Adobe Acrobat Reader, AFPL GhostScript, Lame und Microsoft Office. 5. Starten Sie die installierten Programme mit dem unter 2. angelegten Dienstkonto. 6. Installieren Sie den OfficeMaster Messaging Server. Während der Installation werden die gelieferten Lizenzen benötigt. Nachträgliche Erweiterungslizenzen können unter %CommonProgramFiles(x86)%\ffums\license\ installiert werden. Die Erkennung der neuen Lizenzen kann u.u. ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 7. Hinterlegen Sie für die Komponente conv0 (Zentralkonverter) das Dienstkonto und aktivieren Sie es mit als Dienst ausführen (unter Eigenschaften der Komponenten einstellbar). 8. Hinterlegen Sie die Pfade für Acrobat Reader etc. im Zentralkonverter. 9. Konfigurieren Sie die ISDN-Komponente OfficeMaster Gate Controller (omcums0). 10. Konfigurieren Sie den vorinstallierten SMTP-Connector (mailgw0) und konfigurieren Sie die Anbindung an den Mailserver und den Benutzerdatenspeicher (lokale Benutzer oder LDAP). 11. Registrieren Sie die OfficeMaster Produkte mittels Messaging Server Konfiguration. 12. Installieren Sie bei Bedarf den OfficeMaster Client auf den Computern ausgewählter Anwender. 14

26 Willkommen zu OfficeMaster Anbindung an SAP 13 Schritte 1. Schließen Sie das OfficeMaster Gate an bzw. installieren Sie OfficeMaster over IP. 2. Legen Sie ein Dienstkonto an und fügen es der Gruppe der lokalen Administratoren auf dem Betriebssystem des künftigen Faxservers hinzu. 3. Gewähren Sie dem Dienstkonto Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. 4. Installieren Sie die zum Konvertieren und Komprimieren benötigten Programme, wie z. B. Adobe Acrobat Reader, AFPL GhostScript, Lame und Microsoft Office. 5. Starten Sie die installierten Programme mit dem unter 2. angelegten Dienstkonto. 6. Installieren Sie den OfficeMaster Messaging Server. Während der Installation werden die gelieferten Lizenzen benötigt. Nachträgliche Erweiterungslizenzen können unter %CommonProgramFiles(x86)%\ffums\license\ installiert werden. Die Erkennung der neuen Lizenzen kann u.u. ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 7. Hinterlegen Sie für die Komponente conv0 (Zentralkonverter) das Dienstkonto und aktivieren Sie es mit als Dienst ausführen (unter Eigenschaften der Komponenten einstellbar). 8. Hinterlegen Sie die Pfade für Acrobat Reader etc. im Zentralkonverter. 9. Konfigurieren Sie die ISDN-Komponente OfficeMaster Gate Controller (omcums0). 10. Konfigurieren Sie im SAP die benötigten Daten: a. CPIC User b. Knoten mit zugehöriger RFC Destination c. Job 11. Legen Sie über die Schnellstartleiste einen SAP RFC oder Unicode Connector an. 12. Hinterlegen Sie die zuvor im SAP eingerichteten bzw. vorgegebenen Daten: a. R3 Server b. Systemnummer c. Mandant d. Programm-ID 13. Registrieren Sie die OfficeMaster Produkte mittels Messaging Server Konfiguration. 15

27 Willkommen zu OfficeMaster Einsatz des Web-Connectors 12 Schritte 1. Schließen Sie das OfficeMaster Gate an bzw. installieren Sie OfficeMaster over IP. 2. Legen Sie ein Dienstkonto an und fügen es der Gruppe der lokalen Administratoren auf dem Betriebssystem des künftigen Faxservers hinzu. Dieses Dienstkonto muss später zum Datenbank-Administrator ernannt werden. 3. Gewähren Sie dem Dienstkonto Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. 4. Installieren Sie die zum Konvertieren und Komprimieren benötigten Programme, wie z. B. Adobe Acrobat Reader, AFPL GhostScript, Lame und Microsoft Office. 5. Starten Sie die installierten Programme mit dem unter 2. angelegten Dienstkonto. 6. Installieren Sie den OfficeMaster Messaging Server (Auswahl: WebConnector). Während der Installation werden die gelieferten Lizenzen benötigt. Nachträgliche Erweiterungslizenzen können unter %CommonProgram- Files(x86)%\ffums\license\ installiert werden. Soll der WebConnector nachträglich installiert werden, ist eine Anpassungsinstallation notwendig. Die Erkennung der neuen Lizenzen kann u.u. ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 7. Hinterlegen Sie für die Komponente conv0 (Zentralkonverter) das Dienstkonto und aktivieren Sie es mit als Dienst ausführen (unter Eigenschaften der Komponenten einstellbar). 8. Hinterlegen Sie die Pfade für Acrobat Reader etc. im Zentralkonverter. 9. Konfigurieren Sie die ISDN-Komponente OfficeMaster Gate Controller (omcums0). 10. Installieren Sie eine neue Komponente vom Typ clientgw und wählen Sie während des Installationsassistenten die gewünschte Datenspeicherung aus. a. Neue SQL-Server-Instanz; es folgt ein automatischer Installationsvorgang eines SQL-Server 2012 Express b. Auswahl eines bereits vorhandener SQL-Servers in Ihrer Umgebung. 11. Tragen Sie das zu verwendende Dienstkonto ein (analog zu conv0). 12. Registrieren Sie die OfficeMaster Produkte mittels Messaging Server Konfiguration. 13. Installieren Sie bei Bedarf den OfficeMaster Client auf den Computern ausgewählter Anwender. 16

28 Willkommen zu OfficeMaster 1.5. Hilfe bei technischen Fragen zu den Produkten Sollten bei der Verwendung technische Probleme auftreten, wenden Sie sich vertrauensvoll an die Sie betreuende Partnerfirma der Ferrari electronic AG. Zusätzlich finden Sie Unterstützung über das Forum (http://forum.ferrari-electronic.de) oder das Webportal der Ferrari electronic AG: Ferrari electronic Partner Ferrari electronic Partner (Gold, Silber, Bronze) sind IT-Systemhäuser mit ausgewiesener Expertise in IT-Infrastruktur, Telekommunikation und Kollaboration. Neben Partnerschaften zu Microsoft, IBM, SuSE / Novell und SAP pflegen diese Systemhäuser eine enge strategische Verbindung zur Ferrari electronic AG. Die Partner sind behilflich bei der Planung und Umsetzung von IT-gestützter Business Kommunikation, d. h. bei der Einführung bzw. Modernisierung von Telefonanlagen, Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange Server, IBM Notes / Domino Server und Novell GroupWise. Dies gilt auch für das weite Feld an CRM- und ERP-Lösungen (im Besonderen SAP und Microsoft Business Solutions), die genau wie die genannten Groupware-Lösungen ihre optimale Effektivität und Effizienz erst durch OfficeMaster erhalten. Durch Schulungen und Trainings rund um OfficeMaster sind diese zertifizierten Systemhäuser auf dem technologisch neuesten Stand sie sind die idealen kompetenten Ansprechpartner für alle Belange vor Ort. Der FCC-Finder auf der Internetseiten hilft, den geeigneten Ferrari electronic Partner zu adressieren Ferrari electronic AG Details zu unseren Supportleistungen finden Sie auf unserer Webseite Elektronische Produktregistrierung Die Registrierung der eingesetzten OfficeMaster Produkte ist zwingend erforderlich für den Support durch die Ferrari electronic AG den Abschluss eines Supportvertrages den Erwerb eines Supporttickets Updates bzw. Upgrades. Nachdem die Produkte installiert und die Lizenzdateien eingespielt sind, werden im Messaging Server Konfigurations-Programm unter Lizenz-Status alle Lizenzen angezeigt. Nicht registrierte Lizenzen sind in roter Schrift dargestellt. Über den Menüpunkt Hilfe > OfficeMaster registrieren startet man den Assistenten für die elektronische Produktregistrierung. Falls die Installation erweitert wird, werden die neuen Lizenzen wiederum als nicht registriert kenntlich gemacht. Da die Angaben im Registrierungsdialog erhalten bleiben, müssen sie für weitere Registrierungen nicht mehr eingegeben werden. 17

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30 Kapitel 2 Installation OfficeMaster Suite OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

31 Installation OfficeMaster Suite 2. Installation OfficeMaster Suite Die OfficeMaster Suite wird in einer 32 Bit Version und einer 64 Bit Version ausgeliefert. Die Installation ist für Microsoft Betriebssysteme ab Windows Server 2003 ausgelegt. In den folgenden Abschnitten werden die Installationsschritte für den Messaging Server sowie mögliche Hard- und Softwareprodukte beschrieben. Für die Konfiguration und Installation der zuständigen Komponenten des Messaging Servers befindet sich die Beschreibung im Abschnitt 3.2 auf Seite 52. Wichtig! Für die webbasierten Funktionen des OfficeMaster werden die Microsoft Internet Information Services (IIS) verwendet. Die automatische Installation der IIS ist durch das OfficeMaster Setup aber erst ab Windows Server 2008 bzw. Windows 7 möglich. Bei älteren Windows Systemen (Windows Server 2003, Windows XP/Vista) ist eine explizite Installation notwendig und wird in 2.1. Installation des IIS 6 am Beispiel Windows Server 2003 auf Seite 21 beschrieben. Wird die Installation der IIS manuell vorgenommen ist dies zwingend vor der Ausführung des OfficeMaster-Setups durchzuführen. Sollte dies erst danach durchgeführt werden, ist unter Umständen eine Reparaturinstallation notwendig. Welche Komponenten/Funktionen benötigen die Internet Information Services? 1. OfficeMaster Web-Connector als Web-Client (siehe Abschnitt 4 auf Seite 134) als Web-Service API 2. Extended Voice für individuelle Pflege der Ansagetexte der Benutzervoiceboxen 20

32 2.1. Installation des IIS 6 am Beispiel Windows Server 2003 Installation OfficeMaster Suite Auf einem Windows Server 2003 können nur die IIS 6 installiert werden. Die Installation erfolgt dabei in folgenden Schritten: 1. Navigieren Sie über Start, zur Systemsteuerung, und klicken Sie anschließend auf Software. 2. Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen. 3. Starten Sie den Assistent für Windows-Komponenten 4. Klicken Sie auf Anwendungsserver und wählen anschließend ASP.NET Internetinformationsdienste Abbildung 2.1: Anwendungsserver Anschließend wählen Sie Internet Informationsdienste (IIS) und darunter: Gemeinsame Dateien Internetinformationsdienste Manager WWW-Dienst Active Server Pages Interent Data Connector Remoteverwaltung (HTML) WWW-Dienst 21

33 Installation OfficeMaster Suite 5. Zum Abschließen der Installation klicken Sie auf Weiter und Fertigstellen. Abbildung 2.2: IIS und WWW-Dienst 6. Anschließend aktualisieren bzw. installieren Sie die.net Runtimes auf dem Server.NET Runtime 2.NET Runtime NET Runtime 4 7. Durch diese Installationen sind unter Umständen Neustarts des Systems erforderlich, sind diese abgeschlossen, starten Sie das Setup für die OfficeMaster Suite. 22

34 Installation OfficeMaster Suite 2.2. OfficeMaster Messaging Server Für die Installation wird der OfficeMaster Messaging Server in dem Installationspaket Setup-OfficeMaster-Server.exe (32 Bit bzw. 64 Bit) ausgeliefert. Die Sprache, die für den Installationsvorgang und für Programmverknüpfungen verwendet wird, kann zu Beginn der Installation ausgewählt werden. Die Sprache des Messaging Servers und der Messaging Server Konfiguration lässt sich nach der Installation umstellen. Zum Starten des Installationsvorganges wird Setup-OfficeMaster-Server.exe ausgeführt. Findet die Installation auf einem Terminalserver statt, ist das Software-Symbol (Add/ Remove Programs) in der Windows-Systemsteuerung zu nutzen. Abbildung 2.3: Installationsvariante auswählen 23

35 Installation OfficeMaster Suite Nachdem der Endkundenlizenzvereinbarung (EULA) zugestimmt wurde und die Benutzerinformationen eingegeben sind, kann man zwischen den Installationstypen Hauptserver, Nebenserver und Konfigurationsprogramm wählen (Abbildung 2.3). Soll (erstmalig) ein eigenständiger Messaging Server im Rahmen einer Komplettinstallation eingerichtet werden, ist die Option für den Hauptserver zu wählen. (Die Installation eines Nebenservers wird in Abschnitt 2.4 auf Seite 27 beschrieben.) Abbildung 2.4: Anbindungstyp wählen Als nächstes werden die verfügbaren OfficeMaster Connectoren ausgewählt. Anhand der getätigten Auswahl registriert das MSI-Installationspaket die erforderlichen Connectoren bzw. Komponenten soweit wie möglich im Messaging Server. Bei Auswahl des OfficeMaster Web-Connectors bzw. der OfficeMaster Web-Voice Funktionalität wird auf dem Windows Server das Feature IIS installiert und vorkonfiguriert. Die Komponenten können nach der Installation auch manuell in der Komponententabelle des Messaging Servers angelegt werden (siehe Abschnitt auf Seite 53). Über das Kontrollkästchen Erweiterte Anpassung von Anwendungen können einzelne Programmoptionen dediziert aktiviert und deaktiviert werden (für Sonderfälle). 24

36 Installation OfficeMaster Suite Bei Auswahl des angepassten Setups werden die Installationsverzeichnisse für den Messaging Server abgefragt (2.3 auf Seite 26). Es sind zwei Verzeichnisse anzugeben: Binär-Verzeichnis für die ausführbaren Dateien Arbeitsverzeichnis für Bewegungsdaten (wie Log-, Konfigurations- und temporäre Auftragsdateien) Abbildung 2.5: Angepasstes Setup 25

37 Installation OfficeMaster Suite 2.3. Genutzte Dateipfade Die Standardinstallation richtet das System unter Windows Server 2003/Windows XP im Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV ein. Unter aktuellen Windowsumgebungen werden nur die ausführbaren Dateien des Messaging Servers in %ProgramFiles(x86)%\FFUMS\FMSRV gespeichert. Das Arbeitsverzeichnis wird unter %ProgramData%\FFUMS\FMSRV angelegt. Im folgenden Dialog wird durch die Schaltfläche Installieren der eigentliche Installationsvorgang gestartet. Während des Installationsvorganges kann die Basislizenzdatei vom Installationsprogramm kopiert werden. Diese wird im Normalfall auf einer CD ausgeliefert und trägt die Datei-Endung FLF. Testlizenzen tragen zusätzlich das Präfix Test im Dateinamen. Nach der Installation müssen alle vorhandenen Lizenzdateien in das Lizenzverzeichnis auf dem Hauptserver kopiert werden (siehe Abschnitt 2.7 auf Seite 36), damit OfficeMaster im voll lizenzierten Umfang betrieben werden kann. Ergebnis Der Messaging Server wurde auf dem Computer als Windows-Dienst OfficeMaster Messaging Server installiert und gestartet. Das lokale Systemkonto ist für den Messaging Server als Dienstkonto generell ausreichend. Die Messaging Server Konfiguration befindet sich in der OfficeMaster-Programmgruppe im Startmenü. Zusätzlich wurde der ferrarifax-windowsdrucker für die zentrale Konvertierung von Office-Dokumenten per OLE installiert (3.6 auf Seite 93). 26

38 2.4. Verteilte/abgesetzte Installationen für Nebenserver Installation OfficeMaster Suite Installationen von OfficeMaster können auf mehrere Server verteilt werden um beispielsweise rechenintensiven Komponenten dedizierte Rechneleistung zur Verfügung stellen zu können. Bei solchen Installationen kann sich das System in einen Hauptserver und mehrere Nebenserver aufgliedern. Der Hauptserver wird normal installiert und beim Nebenserver muss zusätzlich die Angabe des Hauptservers erfolgen. Während der Installation wird der aufgelöste Name bzw. die IP-Adresse des Hauptservers des zu konfigurierenden Messaging Server Systems abgefragt. Abbildung 2.6: Angabe des Hauptservers 2.5. Konfigurationsprogramm separat installieren Der Messaging Server von OfficeMaster kann von beliebigen Arbeitsplatzcomputern im Netzwerk mit dem mitgelieferten Konfigurationsprogramm (Messaging Server Konfiguration) fernkonfiguriert und administriert werden. Zur Installation melden Sie sich mit administrativen Berechtigungen am Computer an und starten das Installationspaket Setup-OfficeMaster-Server.exe. Bei der Eingabe der Anwenderinformationen kann gewählt werden, ob das Programm benutzerabhängig installiert werden soll. Standardmäßig wird die Programmgruppe für jeden Anwender auf diesem Computer bereitgestellt. Um nur die Messaging Server Konfiguration zu installieren, wählen Sie den Setuptyp Konfigurationsprogramm. Im Folgenden können das Standard-Installationsverzeichnis und der Arbeitsbereich gewechselt werden. Durch Bestätigen der Schaltfläche Installieren wird der Installationsvorgang gestartet. 27

39 Installation OfficeMaster Suite 2.6. Update-/Upgrade-Installation Bereits bestehende OfficeMaster-4.x-Installationen des Messaging Servers können auf eine neuere Version über den Download-Bereich der Internetseite der Ferrari electronic AG upgedatet werden (www.officemaster.de). Hinweis! Die Update- und Upgrade-Strategie für die OfficeMaster-Versionen 1 und 2 besteht immer aus einer Neu-Installation, bei der ausgewählte Konfigurationsparameter vorher gesichert und nachträglich übernommen werden können. Bei einem Update von OfficeMaster 3.1 und 4 auf OfficeMaster 5 besteht die Möglichkeit einer Updateinstallation. Die Beschränkung auf ausgewählte Parameter ergibt sich daraus, dass die Basistechnik von OfficeMaster seit 2001 einen Migrationspfad beschreitet, auf dem der bewährte ferrarifax-serverpro (von 1995 bis OfficeMaster 1.0) schrittweise gegen den Messaging Server (seit 2002) ersetzt wird. Daher existieren jeweils Connectoren bzw. Gateways für Exchange, Notes und SAP. Tabelle 2.1: Connectoren Exchange ferrarifax-serverpro-gateway OfficeMaster 1, OfficeMaster 2 FFaxCon / FFaxGate und FSmsCon / FSmsGate Messaging Server Connector ab OfficeMaster 3 MSX2KFAXCON / MSX2KFAXGATE und MSX2KSMSCON / MSX2KSMSGATE MSX2KGATE/FMSXBCSGATE (ab OfficeMaster 4) Notes FFNOTES, FNSMS und FOK NOTESCONN SAP FSAPCON SAPCONN Der Nachfolger des ferrarifax-serverpro, der FSRV-Server, ist erstmals mit OfficeMaster 5 nicht mehr im Messaging Server integriert und steht somit nicht mehr zur Verfügung. Die Migration der Benutzerdatensätze ist nur händisch oder durch den OfficeMaster UserDataConverter möglich (siehe dazu auf Seite 33) Daten sichern Sofern bereits der Messaging Server eingesetzt wird, kann dessen Konfigurationsverzeichnis CFG (Standard: %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\cfg) gesichert werden. Dies betrifft auch eventuell schon vorhandene Messaging Server Connectoren für Notes und SAP. Setzen Sie einen älteren ferrarifax-serverpro ein, ist eventuell ein Zwischenschritt über den FSRV mit anschließender Migration zur OfficeMaster Suite über das Programm UserDataConverter möglich Neu-Installation mit Bestandsdatenübernahme (Exchange, Notes, SAP) Die nachstehende Liste beschreibt den Update- bzw. Upgrade-Vorgang für alle OfficeMaster Connectoren. Schritte, die nur die Fax- und SMS-Connectoren für Exchange betreffen, sind mit MSX markiert; Schritte die nur die Fax- und SMS-Connectoren für Notes betreffen, tragen NOTES als Markierung und die Update-Schritte für den Connector für SAP sind mit SAP gekennzeichnet. Allgemeinverbindliche Schritte verfügen über keine gesonderte Markierung. 28

40 Installation OfficeMaster Suite Exchange Connector 1. Stoppen Sie die Windows-Dienste in folgender Reihenfolge (sofern vorhanden) FFaxCon, FFaxGate, FSmsCon und FSmsGate ferrarifax-server Pro OfficeMaster ferrarifax bzw. OfficeMaster Messaging Server 2. Notieren Sie sich das Benutzerkonto und das Passwort, das den Windows-Diensten FFaxCon, FFaxGate, FSmsCon und FSMSGate als Dienst-Konto zugewiesen wurde. 3. Sichern Sie die erforderlichen Konfigurationsparameter wie im auf Seite 28 beschrieben. 4. Deinstallieren Sie mit dem Software-Symbol (Add / Remove Programs) aus der Windows-Systemsteuerung alle Programme namens ferrarifax bzw. OfficeMaster. Hinweis! Bei der Deinstallation der Fax- und SMS-Connectoren für Exchange (sofern vorhanden) wird die Frage Ist dies der letzte ferrari FAX-Connector in dieser Organisation? mit Nein beantwortets! Dadurch bleiben die Konfigurationsparameter im Active Directory gespeichert und können von den neuen Messaging Server Connectoren genutzt werden. Abbildung 2.7: Deinstallation eines MSX-Connectors 5. Installieren Sie OfficeMaster Messaging Server wie in Abschnitt 2.2 auf Seite 23 beschrieben. 6. Kopieren Sie die neuen Lizenzdateien in das Lizenzverzeichnis %ProgramFiles%Common Files\FFUMS\license. 7. Stoppen Sie den Windows-Dienst OfficeMaster Messaging Server. 8. Kopieren Sie das in Abschnitt auf Seite 28 gesicherte CFG-Verzeichnis des Messaging Servers zurück. 9. Installieren Sie die Connectoren für Exchange über den Installationsassistenten in der Messaging Server Konfiguration. Die globalen Benutzerdaten werden übernommen; jedoch müssen die connectorspezifischen Einstellungen im neuen Connector neu administriert werden. Hierbei ist besonders auf den Standardempfänger zu achten. 10. Weisen Sie dem Windows-Dienst OfficeMaster Converter das unter Punkt 2 notierte Benutzerkonto als Dienst-Konto zu. 11. Starten Sie den Windows-Dienst OfficeMaster Messaging Server. 12. Falls ferrarifax-serverpro neben dem Gateway für Exchange auch andere Funktionen erfüllte, müssen diese nun im Messaging Server konfiguriert werden. Dies betrifft besonders folgende Punkte: Automatischer Druck empfangener Faxe (PRINTGW; Abschnitt 3.7 auf Seite 102) Anbindung von Netzwerkscannern (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) Beauftragung per Netzwerkscannern (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) Beauftragung per Netzwerkdruck (LPD, Abschnitt 3.8 auf Seite 104) 29

41 Installation OfficeMaster Suite 13. Testen Sie die Installation durch Senden und Empfangen von Faxnachrichten und Kurznachrichten mit dem Outlook Client eines Arbeitsplatz-Computers. Notes Connectoren 1. Stoppen Sie die Windows-Dienste in folgender Reihenfolge (sofern vorhanden) ferrarifax für Notes, ferrarifax-sms für Notes und ferrari FAX-OK ferrarifax-server Pro OfficeMaster ferrarifax bzw. OfficeMaster Messaging Server 2. Sichern Sie die erforderlichen Konfigurationsparameter wie im Abschnitt auf Seite 28 beschrieben. 3. Deinstallieren Sie mit dem Software-Symbol (Add / Remove Programs) aus der Windows-Systemsteuerung alle Programme namens ferrarifax bzw. OfficeMaster. 4. Installieren Sie OfficeMaster Messaging Server wie in Abschnitt 2.2 auf Seite 23 beschrieben. 5. Kopieren Sie die neuen Lizenzdateien in das Lizenzverzeichnis %ProgramFiles%Common Files\FFUMS\license. 6. Stoppen Sie den Windows-Dienst OfficeMaster Messaging Server. 7. Kopieren Sie das in Abschnitt auf Seite 28 gesicherte CFG-Verzeichnis des Messaging Servers zurück. 8. Legen Sie die Fax-, SMS-, und Voice-Gateways für Lotus Notes wie in Abschnitt 6.3 auf Seite 244 beschrieben an und konfigurieren Sie diese, sofern sie noch nicht in der Vorgängerversion im Messaging Server enthalten waren. Dazu können einige Parameter von der alten Konfigurationsdatenbank ffax.nsf genutzt werden. Hinweis! Ein Teil der Funktionalität von NOTESCONN kommt aus der notesconn.cfg. Sinnvoll ist, die notesconn.cfg nicht zu ersetzen, sondern neu zu konfigurieren. Alternativ kann die Ferrari electronic Hotline bei der Anpassung Ihrer alten Konfiguration behilflich sein 9. Starten Sie den Windows Dienst OfficeMaster Messaging Server. 10. Öffnen Sie die Messaging Server Konfiguration und konfigurieren Sie die ISDN-Hardware, sofern diese noch nicht durch den Messaging Server angesteuert wurde. Für die Neu-Konfiguration können die Screenshots der ferrarifax-serverpro-konfiguration genutzt werden. Hinweis! Falls beim ferrarifax-serverpro-gateway eine eigene Übergabedatenbank ( ffax. box ) genutzt wird, benutzt das neue Gateway im Standard seine eigene Datenbank. Somit muss entweder das Domänen-Dokument für die Fax-Domäne im Namens- und Adressbuch auf die neue Datenbank angepasst werden (siehe Abschnitt 6.3) oder die bestehende Übergabedatenbank am neuen Gateway konfiguriert werden (siehe Abschnitt 6.1). Für Fax und SMS wird nur noch eine Übergabedatenbank genutzt (statt bisher zwei). Die Unterscheidung der Nachrichtenart findet anhand der Domänenkonfiguration statt, so dass die Übergabedatenbank für eine eventuell vorhandene SMS-Domäne ebenfalls im Namens- und Adressbuch geändert werden muss. 11. Falls ferrarifax-serverpro neben dem Gateway für Notes auch andere Funktionen erfüllte, müssen diese nun im Messaging Server konfiguriert werden. Dies betrifft besonders folgende Punkte: a. Automatischer Druck empfangener Faxe (PRINTGW; Abschnitt 3.7 auf Seite 102) 30

42 Installation OfficeMaster Suite b. Anbindung von Netzwerkscannern (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) c. Beauftragung per Dateischnittstelle (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) d. Beauftragung per Netzwerkdruck (LPD, Abschnitt 3.8 auf Seite 104) 12. Testen Sie die Installation durch Senden und Empfangen von Faxnachrichten und Kurznachrichten mit dem Lotus Notes Client eines Arbeitsplatz-Computers. Die Statuskontrolle von aktuellen Sendevorgängen kann in der Messaging Server Konfiguration unter der Menüfolge Status>Komponenten eingesehen werden. SAP Connector 1. Stoppen Sie die Windows-Dienste in folgender Reihenfolge (sofern vorhanden): a. fsapconnxyz (XYZ Name des Connectors) b. ferrarifax-server Pro c. OfficeMaster ferrarifax bzw. OfficeMaster Messaging Server 2. Sichern Sie die erforderlichen Konfigurationsparameter wie im Abschnitt auf Seite 28 beschrieben. 3. Deinstallieren Sie mit dem Software-Symbol (Add / Remove Programs) aus der Windows-Systemsteuerung alle Programme namens ferrarifax bzw. OfficeMaster. 4. Installieren Sie OfficeMaster Messaging Server wie in Abschnitt 2.2 auf Seite 23 beschrieben. 5. Kopieren Sie die neuen Lizenzdateien in das Lizenzverzeichnis %ProgramFiles%Common Files\FFUMS\license. 6. Stoppen Sie den Windows-Dienst OfficeMaster Messaging Server. 7. Kopieren Sie das in Abschnitt auf Seite 28 gesicherte CFG-Verzeichnis des Messaging Servers zurück. 8. Starten Sie den Windows Dienst OfficeMaster Messaging Server. 9. Öffnen Sie die Messaging Server Konfiguration und konfigurieren Sie die ISDN-Hardware, sofern diese noch nicht durch den Messaging Server angesteuert wurde. Für die Neu-Konfiguration können die Screenshots der ferrarifax-serverpro-konfiguration genutzt werden. 10. Legen Sie die Messaging Server Connectoren für SAP wie in Abschnitt 8.2 auf Seite 317 an und konfigurieren Sie diese, sofern die eingesetzte Vorgängerversion noch nicht über Messaging Server Gateways verfügte. 11. Falls ferrarifax-serverpro neben dem Gateway für SAP auch andere Funktionen erfüllte, müssen diese nun im Messaging Server konfiguriert werden. Dies betrifft besonders folgende Punkte: a. Automatischer Druck empfangener Faxe (PRINTGW; Abschnitt 3.7 auf Seite 102) b. Anbindung von Netzwerkscannern (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) c. Beauftragung per Dateischnittstelle (FILEGW, Abschnitt 9 auf Seite 348) d. Beauftragung per Netzwerkdruck (LPD, Abschnitt 3.8 auf Seite 104) 12. Testen Sie die Installation durch Senden und Empfangen von Faxen, Kurznachrichten und s mit dem SAP Business Workplace wie im beschrieben. Hinweis! Die Fehlertexte des Messaging Servers befinden sich in der Datei errname.cfg. Falls keine eigenen Modifikationen an den Fehlertexten gemacht wurden, sollte die neue errname.cfg im cfg-verzeichnis belassen werden, um von aktualisierten Fehlertexten zu profitieren. 31

43 Installation OfficeMaster Suite Upgrade OfficeMaster für Exchange 2007 Hinweis! OfficeMaster für Exchange 2007 auf SMTP-Basis ist ein Zwischenprodukt für die Anbindung an den Exchange Server Dabei wurde eine spezielle Lizenz des OfficeMaster 3.0 für SMTP eingesetzt, die nicht mit einem Voice-Gateway ausgestattet wurde. OfficeMaster 5 ersetzt die Anbindung an den Exchange Server 2007 durch das SMTP-Gateway komplett. Die Konfigurationsdaten des MAILGW können dabei jedoch nicht übernommen werden. Somit erfordern die Einstellungen der Deckblätter und anderer Konfigurationseinstellungen eine entsprechende Nachbearbeitung. OfficeMaster kann mit dem Programmupdate über eine bestehende Version installiert werden. Nach Bestätigung der Lizenzbedingungen erscheint der Upgrade-Dialog. Bei einer reinen Exchange-Installation ist der Haken an der Option Upgrade-Installation zu entfernen. Hinweis! Sollen die Einstellungen der alten Softwarevariante erhalten bleiben, muss das Verzeichnis CFG manuell gesichert und danach wieder eingefügt werden. Dies ist jedoch nicht die Intention des Upgrades. Nach Bestätigung des Dialogs kann erneut eine Instanz des Messaging Servers als Hauptserver installiert werden. Jetzt kann die Installationsart von OfficeMaster für SMTP auf OfficeMaster für Exchange geändert werden (Abbildung 2.8). Abbildung 2.8: OfficeMaster Version auswählen Die neue Version von OfficeMaster wird installiert. Es kann im Anschluss eine Komponente des Exchange Connectors, wie in Abschnitt 5.2 auf Seite 154 beschrieben, installiert werden. 32

44 Installation OfficeMaster Suite Schnellstart FSRV-Benutzer konvertieren In diesem Kapitel wird nur der direkte Weg zur Migration der Benutzer vom FSRV zum Web-Connector (auf Basis des clientgw) beschrieben. Hinweis! Das Migrationstool erfordert keinen laufenden FSRV, die Daten werden selbsständig aus der Dateistruktur ausgelesen. Schnelleinstieg Export von FSRV-Benutzerdaten aus einer Messaging Server Komponente in einen Zwischenspeicher 1. Computername des Messaging Servers angeben 2. Komponententyp FSRV auswählen 3. Komponente auswählen 4. Export beginnen Abbildung 2.9: Datenquelle auswählen 33

45 Installation OfficeMaster Suite Durch den Export wird eine Vorschau der zu exportierenden Daten angezeigt und dabei können Sie diese analysieren und eine Auswahl treffen, welche Benutzerdaten exportiert werden sollen. Über Attributzuweisung können Sie gegebenenfalls die Feldzuweisung anpassen 5. Über Speichern Dateipfad angeben, in dem die zu exportierenden Daten zwischengespeichert werden. Hinweis! Nach diesem Export liegt Ihnen eine XML-Datei mit den Benutzerdaten vor. Die nachfolgend beschriebene Importmöglichkeit in die OfficeMaster 5 Komponente für den Web-Connector ist erst möglich, wenn Sie den Web-Connector (clientgw) erfolgreich in Betrieb genommen haben. Import von exportierten Benutzerdaten für Verwendung in Web-Connector/SQL-Server 1. SQL-Server Instanz angeben 2. Datenbank angeben 3. Authentifizierung vornehmen 4. Import beginnen, indem Sie die Datei auswählen in der die exportierten Daten zwischengespeichert sind. Abbildung 2.10: Import der Benutzerdaten 34

46 Installation OfficeMaster Suite Vorschau der zu importierenden Daten analysieren und ggf. Auswahl treffen, welche Benutzerdaten importiert werden sollen. Über Attributzuweisung ggf. Feldzuweisung anpassen (Standard ist sinnvoll vorbelegt). 5. Über Import den Import der Daten beginnen Abbildung 2.11: Vorschau auf zu importierende Daten 35

47 Installation OfficeMaster Suite 2.7. Lizenzverwaltung Basislizenzen von OfficeMaster tragen die Dateiendung FLF (Ferrari electronic License File). Funktions-, Nutzerund Leitungserweiterungen haben die Dateiendung FLE (Ferrari electronic License Extension). Alle Lizenzdateien (FLF und FLE) müssen auf dem Hauptserver im Lizenzverzeichnis zur Verfügung stehen. Nachdem alle Lizenzdateien eingespielt wurden, ist der Windowsdienst OfficeMaster Messaging Server neu zu starten, um sie zu aktivieren. Dem Messaging Server zur Verfügung stehende Lizenzen können in der Messaging Server Konfiguration unter Ansicht>Lizenz-Status abgelesen werden. Allgemeine Informationen Abbildung 2.12: Lizenzübersicht in der OfficeMaster Suite Ablaufdatum: entweder das letzte gültige Datum der Testlizenz oder unbegrenzt Version: lizenzierte Version von OfficeMaster Lines: Anzahl der Kanäle für UMS Lizenzdateien Auflistung der eingespielten Lizenzdateien mit Angabe des Typs Komponenten Es werden alle mit den eingespielten Lizenzen möglichen Komponenten aufgelistet und deren Verwendung angezeigt. Komponenten des Types (aktiv/möglich) Nutzer für diese Komponenten für die Komponente zur Verfügung stehende Leitungen 36

48 Installation OfficeMaster Suite Lizenzen einspielen Das Lizenzverzeichnis ist standardmäßig %CommonProgramFiles%\FFUMS\license (32bit) bzw. %CommonProgram- Files(x86)%\FFUMS\license (64bit) auf dem Hauptserver (CTRL) des Messaging Server Systems. Das Installationsprogramm legt es während der Installation an und kopiert gegebenenfalls bereits die Basislizenz (OFM15*.flf, OFM25*.flf oder OFM5*.flf) hinein. Um den vollen Funktionsumfang zu gewährleisten, müssen eventuell vorhandene Leitungserweiterungen (99-LFF*. fle), Benutzererweiterungen (99-UFF*.fle) und Funktionserweiterungen (99-EFM5*.fle, 99-EFS5*.fle, 99-EFD3*.fle usw.) mit dem Windows-Explorer in das Lizenzverzeichnis kopiert werden. Im Anschluss wird der Messaging Server neu gestartet, indem der Dienst OfficeMaster Messaging Server mit dem Windows Dienstemanager gestoppt und gestartet wird. Abbildung 2.13: OfficeMaster in der Dienstübersicht des Servers 37

49 Installation OfficeMaster Suite 2.8. OfficeMaster Gate Damit OfficeMaster Gate von der Messaging Server Komponente OMCUMS genutzt werden kann, muss dieser Komponente die IP-Adressen der verfügbaren OfficeMaster Gate mitgeteilt werden (Abbildung 2.14). Hinweis! Eine ausführliche Beschreibung zu den Einstellungen von Office Master Gate inkl. der Netzwerkeinstellungen befindet sich im Handbuch OfficeMaster Gate, das über das Downloadcenter der OfficeMaster Webseite erreichbar ist. Um der OfficeMaster Installation Hardware hinzuzufügen, wird in der Messaging Server Konfiguration die Menüfolge Bearbeiten > ISDN-Hardware / VoIP gewählt. Abbildung 2.14: Hardware hinzufügen ISDN-Controller hinzufügen Über die Schaltfläche wird ein Wizard geöffnet, der automatisch nach verfügbaren Geräten sucht. Soll die IP-Adresse des gewünschten Gerätes händisch eingegeben oder eines der anderen aufgelisteten Produkte genutzt werden, ist das Kontrollkästchen Gerät manuell hinzufügen zu aktivieren (Abbildung 2.15). Abbildung 2.15: Gerät manuell hinzufügen 38

50 Installation OfficeMaster Suite Nach der Auswahl für das automatische Suchen des OfficeMaster Gate erscheint ein Dialog mit der Übersicht aller im Netz verfügbaren Geräte (Abbildung 2.16). Abbildung 2.16: Auswahl der Hardware Anhand des eingetragenen Namens kann der Typ der Box identifziert werden. Anschließend wird die Hardware, die dem Messaging Server System hinzugefügt werden soll, markiert und mit Weiter bestätigt. Der Anzeigename des Gerätes und der zu benutzende Software-Controller kann im nächsten Fenster angepasst werden. Solche Änderungen sind bei einer Verteilung auf mehrere Standorte aus Übersichtsgründen empfehlenswert. Nach Abschluss des Wizards kann das hinzugefügte Gerät, wie in Abschnitt 3.3 auf Seite 58 beschrieben, konfiguriert werden. Hinweis! Bei OfficeMaster für 10 oder 25 Benutzer kann nur ein Hardware-Controller eingesetzt werden, der jedoch mehrere Geräte ansteuern kann. CAPI-Karten In den Lizenzstufen OfficeMaster 10 und OfficeMaster 25 kann OfficeMaster Suite alternativ zum OfficeMaster Gate auch mit aktiver CAPI-Hardware von AVM und Dialogic eingesetzt werden. Die Installation und Einrichtung der CAPI-Hardware ist in der Dokumentation des Drittanbieters beschrieben. Für die Unterstützung von CAPI-basierten Schnittstellen müssen Sie die Komponente jcisdn hinzufügen. Wichtig! Vor dem Anlegen der Komponente ist eine gegebenenfalls geöffnete Konfigurationsmaske der ISDN-Konfiguration zu schließen. 39

51 Installation OfficeMaster Suite Hierfür wählen Sie als neue Komponente CAPI-Driver. durch. Abbildung 2.17: CAPI-Treiber hinzufügen Anschließend starten Sie die Komponente und führen zusätzlich einen Neustart des Hardwarecontrollers (omcums) 40

52 Installation OfficeMaster Suite 2.9. Manuelle Installation eines SQL Server Express Wann wird ein SQL Server für den Betrieb von OfficeMaster benötigt? 1. Soll OfficeMaster mit dem Web-Connector/Client eingesetzt werden und die Benutzerdaten und Dokumente lokal also nicht in ein einem Groupwaresystem speichern, wird als Storagesystem auf den Microsoft SQL Server gesetzt. 2. Erweitertes Logging mit detaillierter Analyse mit dem LogDB Agent (Komponente des Messaging Servers), der die Transferlogs des Messaging Servers aufbereitet und in eine Datenbankstruktur ablegt. Sofern in der Umgebung noch kein SQL Server vorhanden ist oder eine separate Instanz für OfficeMaster verwendet werden soll, ist eine entsprechende Installation des Microsoft SQL Servers vorzunehmen. Im Folgenden wird die Installation des kostenfreien Microsoft SQL Server Express beschrieben. Installationsbedingungen virtuelles oder physisches System mit min. 2 GB RAM, 60 GB verfügbarer Speicherplatz Betriebssystem: Windows Server 2008 R2 Standard oder höher alle aktuellen Windows Updates und Service Packs System ist Mitglied der Domäne Service-Account anlegen, Mitglied der Domäne Download folgender kostenfreier Microsoft Komponenten: SQL Server Express 2008/2012 SQL Server Management Studio Hinweis! Bei der Verwendung eines abgesetzten SQL Servers ist außerdem administrativer Zugriff auf das Dateisystem notwendig um Dateien im Programmverzeichnis abzulegen. Schritte zur Durchführung des Microsoft SQL Server Express Setups 1. SQL Server Setup starten 2. New installation 3. All Features 4. Standard paths 5. Named instance: OFFICEMASTERSQL 6. Instance ID: OFFICEMASTERSQL 7. Instance Root Dir: Standard 8. Sevice Accounts: Standard 9. Service SQL Browser: change starttype to automatic 10. Account provisioning: a. Authentication Mode auf mixed stellen 41

53 Installation OfficeMaster Suite b. Passwort setzen c. Serviceaccount zu den Administratoren hinzufügen 11. Data directories: Standard 12. Filestream: Standard 13. Reporting: Standard SQL Management Studio installieren SQL Server Management Studio ist eine grafische Benutzeroberfläche zum Administrieren von Datenbanken und Datenbankservern. 1. Setup starten 2. Installationsassistent mit allen Standardeinstellungen bestätigen Netzwerk-Konnektivität des SQL Servers sicherstellen 1. Firewalleinstellungen entsprechend anpassen 2. SQL Server Configuration Manager (mmc) starten 3. SQL Server Network Configuration - Protocols - Named Pipes=on, TCP/IP=on Hinweis! Danach unbedingt erneut Windows Updates durchführen, um alle Sicherheitspatches für die neu installierten Komponenten eingespielt zu haben. 42

54 Installation OfficeMaster Suite OfficeMaster GSM Funkmodem Wenn für die SMS-Kommunikation ein GSM-Funkmodem eingesetzt werden soll, muss die entsprechende Hardware auf dem Rechner installiert sein, auf dem auch die Komponente GSMSMS von OfficeMaster Messaging Server läuft. Als Hardware können ein oder mehrere GSM-Funkmodems bzw. ein oder mehrere mit dem Rechner per Datenkabel verbundene Handys eingesetzt werden. Die Modems / Handys sind mit COM- bzw. USB-Schnittstellen des Rechners verbunden. Zur Installation der Geräte liegen diesen jeweils Anweisungen der Hersteller bei. Alternativ dazu bietet Ferrari electronic das Produkt OfficeMaster GSM (Abbildung 2.18) an. Die Hardwareinstallation von OfficeMaster GSM besteht aus dem Anschluss des Funkmodems an einen freien COM- bzw. USB-Port des Servers, der Stromversorgung und dem Anschluss der Antenne. Die Verkaufsverpackung enthält: Funkmodem Netzteil Antenne Antennenadapter serielles Anschlusskabel Abbildung 2.18: GSM-Funkmodem mit Zubehör Da viele Serverräume nicht nur klimatisiert, sondern auch gegen Störstrahlungen abgeschirmt sind, kann es erforderlich sein, die Antenne außerhalb des Rechnerraumes zu installieren. In diesem Fall wäre die Antennenzuleitung mit einem entsprechenden Kabel und einem zweiten Antennenadapter zu verlängern. Leitungslängen von bis zu 50 m sind dabei möglich. Ein mitgeliefertes serielle Anschlusskabel kann im Bedarfsfall durch ein anderes mit einer Länge von bis zu 10 m ersetzt werden. USB-Kabel können bis 5 m verlängert werden. Hinweis! In virtualisierten Umgebungen wird die Anbindung an die GSM-Funkmodems nur eingeschränkt unterstützt. Der Einsatz sollte vor Bestellung und Inbetriebnahme mit dem technischen Vertrieb bzw. dem Support der Ferrari electronic AG abgestimmt werden. Hinweis! Für Probleme bei virtualisierten Umgebungen oder abgeschirmten Serverräumen kann unter Umständen eine verteilte Installation (siehe Abschnitt 2.4) eine Lösung darstellen. 43

55 Installation OfficeMaster Suite OfficeMaster Sign Kartenleser Für die Massensignatur wird am digiseal server ein Chipkartenlesegerät benötigt. Die Installation wird am Beispiel des Lesers SPR 532 der Firma SCM Microsystems beschrieben. Hinweis! Es ist erforderlich, dass Installation und Test der SCM-Treibersoftware direkt am Server erfolgt. Die Benutzung der Remotedesktop-Verbindung ist wegen der restriktiven Zugriffsbeschränkungen des Kartenlesegerätes nicht möglich. Nach erfolgreichem Abschluss des Setup für den Treiber und die API ist ein Neustart des Rechners erforderlich, bevor der Kartenleser benutzt werden kann. Im Programmverzeichnis für den Kartenleser befinden sich folgende Programme: Installationstest: Hiermit kann überprüft werden, ob die Software ordnungsgemäß installiert wurde. Bedienungsanleitung: Hinweise zur Überprüfung der eingesetzte Firmware nach dem Sig naturgesetz für die Durchführung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die Eingabe der PIN für die Massensignaturkarte erfolgt erst bei der Einrichtung des digiseal servers. 44

56 Kapitel 3 Konfiguration OfficeMaster OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

57 3. Konfiguration OfficeMaster Konfiguration OfficeMaster Zur Inbetriebnahme von OfficeMaster Messaging Server wird das Messaging Server Konfigurations-Programmgenutzt ein Programm, das sowohl auf dem Server als auch auf administrativen Arbeitsplätzen installiert und benutzt werden kann. Die Messaging Server Konfiguration wird (bis Windows Server 2008R2 bzw. Windows 7) wie folgt geöffnet: Start>Programme>OfficeMaster>Messaging Server Konfiguration Die Messaging Server Konfiguration wird über das Menü oder über die Schnellstartleiste (im linken Fensterteil) bedient. Generell finden sich alle Einträge der Schnellstartleiste ebenfalls im Programm-Menü wieder. Um eine schnelle Inbetriebnahme zu ermöglichen, verfügt die Messaging Server Konfiguration über einen Expertenmodus. Dieser ist im Standard deaktiviert, wodurch nur die Einstellungen zugänglich sind, die für die Grundfunktionen erforderlich sind. Um darüber hinausgehende Funk tionen konfigurieren zu können, muss der Expertenmodus im Menü Extras aktiviert werden. Nach dem ersten Start sollte ein Konfigurationspasswort unter dem Menü Extras eingestellt werden, da jeder Anwender unabhängig von eventuellen Windows-Berechtigungen alle Einstellungen mit der Messaging Server Konfiguration ändern kann. 46

58 Konfiguration OfficeMaster 3.1. Netzwerkeinstellungen Windows-Firewall Konzeptionell stellt der Messaging Server eine Multi-Server Installation dar, deren Komponenten über TCP / IP kommunizieren. Der Datenaustausch von Netzwerkprogrammen via TCP / IP wird im Standard jedoch durch die Windows-Firewall blockiert. Um die Windows-Firewall und OfficeMaster Messaging Server gemeinsam auf einem Computer betreiben zu können, müssen einzelne Komponenten bzw. Programme von OfficeMaster von der Sperrung durch die Windows- Firewall ausgenommen werden. Diese Komponenten bzw. Ausnahmen können direkt an der Windows-Firewall unter Start >Systemsteuerung>Netzwerk- und Internetverbindungen>Windows-Firewalleinstellungen konfiguriert werden. Über die Schaltfläche Programm können die ausführbaren Dateien der Komponenten ausgewählt und als Ausnahme hinzugefügt werden. Tabelle 3.1 zeigt, welchen Programmen, die zum Messaging Server gehören, bei eingeschalteter Windows-Firewall das Öffnen von TCP / IP-Ports gestattet werden muss. Diese Programmdateien befinden sich bei der Standard-Installation in dem Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\bin. Tabelle 3.1: Welchen Komponenten muss das Öffnen von TCP/IP erlaubt sein? gewünschter Funktionsumfang Programm normaler Betrieb Fernkonfiguration Outlook- Add-In Notes Web- Services fmsx2kgate X fnotesvoice X fnotesconn X fmailgw fsmtprx ) X funivoice X ffilegw fclientgw X fvoice X X X flpd fomcums X fjcisdn fcfg X X X X fctrl X X X X fsnfs X X X X fuid IIS X 47

59 Konfiguration OfficeMaster Verteilte /abgesetzte Installation Die Software des OfficeMaster Messaging Servers erlaubt, Komponenten innerhalb eines IP-Subnetzes zu verteilen. Bei den verteilten Komponenten kann es sich sowohl um Software (die Komponenten für die Dateischnittstelle oder die digitale Signatur) als auch um Hardware (OfficeMaster Gate) handeln. Im Installationsverlauf kann zwischen Haupt- und Nebenserver sowie dem reinen Konfigurationswerkzeug unterschieden werden. Routing Bei einem verteilten Messaging Server-System unterscheidet man zwischen einem Hauptserver sowie einem oder mehreren Nebenservern. Auf dem Hauptserver laufen dabei die Basiskomponenten des Systems, während auf den Nebenservern nur einzelne, ausgelagerte Komponenten betrieben werden. Ein Aufbau von Netzwerkverbindungen erfolgt dabei sowohl in Richtung vom Hauptserver zu den Nebenservern als auch umgekehrt. Weiterhin werden Verbindungen zwischen Messaging Server und Messaging Server Konfiguration sowie zwischen Messaging Server und OfficeMaster Gate aufgebaut. Befinden sich Komponenten des Messaging Servers in unterschiedlichen IP-Subnetzen, macht es der bidirektionale Verbindungsaufbau erforderlich, dass das IP-Routing von allen beteiligten Subnetzen in alle anderen beteiligten Subnetze korrekt konfiguriert wird. Für das Beispiel von OfficeMaster Gate bedeutet dies, dass ein ping sowohl vom Hauptserver des Messaging Servers auf OfficeMaster Gate als auch von OfficeMaster Gate auf den Hauptserver möglich sein muss. Hinweis! Ein Test des Verbindungsaufbaus von OfficeMaster Gate kann via Putty oder anderen SSH-Clients als root durchgeführt werden. Gateways, Tunnel und VPN Gateways dienen der Übertragung von Nachrichten zwischen Netzwerken, die unterschiedliche Kommunikationsprotokolle verwenden. Normalerweise sollten Komponenten, die über Gateways miteinander kommunizieren, von der Existenz dieser Gateways nichts bemerken. Die über die Gateways geführten Netzwerkverbindungen werden jedoch in internen Tabellen verwaltet. Beim Ausbleiben von Datenverkehr kann nicht zweifelsfrei festgestellt werden, ob eine Verbindung noch besteht oder nicht protokollgerecht beendet wurde. Deshalb werden Verbindungen, die eine gewisse Zeit keine Aktivitäten gezeigt haben, aus der internen Verwaltung der Gateways gestrichen. Hinweis! Wenn Komponenten des Messaging Servers durch eine Netzwerkverbindung über ein Gateway miteinander verbunden sind, aber längere Zeit nicht miteinander kommunizieren, kann ein Gateway die Verbindung als unterbrochen betrachten. Anders herum ist es auch möglich, dass die Messaging-Server- Komponenten aufgrund eines Fehlers eine Verbindung nicht ordnungsgemäß abbauen, das Gateway die Verbindung aber weiterhin als offen betrachtet. Diese Probleme sind in der Arbeitsweise von Gateways begründet und lassen sich nicht grundsätzlich und mit absoluter Sicherheit lösen. In einigen Fällen lassen sich die Auswirkungen jedoch durch eine geeignete Gateway- Konfiguration mildern. 48

60 Konfiguration OfficeMaster Firewalls Da Firewalls ebenso wie Gateways Informationen über offene Verbindungen verwalten müssen, gelten die für Gateways gemachten Aussagen ganz genauso auch für Firewalls. Das Hauptproblem bei einer Firewall liegt gewöhnlich in einer Konfiguration, welche die Kommunikation zwischen den Komponenten des Messaging Servers von vornherein unmöglich macht. Um die Firewall für den verteilten Betrieb des Messaging Servers vorzubereiten, sind Kenntnisse über die verwendeten IP-Port-Nummern unabdingbar. Für die Port-Nummern stehen die Zahlen 0 bis zur Verfügung. Würde jedes Programm einen bestimmten Port fest für sich beanspruchen, käme es schnell zu Konflikten zwischen Programmen mit dem gleichen Port, da ein Port zu einem Zeitpunkt nur von einem Programm genutzt werden kann. Lediglich bestimmten, weit verbreiteten Diensten, wie HTTP und SMTP, auf die der Zugriff durch Unbekannte explizit erwünscht ist, sind sogenannte Well Known Ports im Bereich von 0 bis 1023 zugeordnet. Weitere sogenannte Registered Ports, liegen im Bereich 1024 bis Programme, denen weder ein Well Known Port noch ein Registered Port zugeordnet werden kann, benutzen dynamisch vom Betriebssystem zugewiesene Ports. Diese Ports haben keine feste Nummer. Dadurch kann das Betriebssystem bei jeder Anforderung einen gerade freien Port auswählen und Konflikte vermeiden. Der für diese Ports verwendete Bereich ist betriebssystemabhängig und liegt im Bereich zwischen 1024 und Hinweis! Der Ferrari electronic AG ist von der IANA (Internet Assigned Numbers Authority) die Port-Nummer 3216 zugewiesen worden. Abbildung 3.1: Controller Port in den Systemeinstellungen ändern 49

61 Konfiguration OfficeMaster Dieser Port mit der Nummer 3216 wird von der Controller-Komponente des Messaging Servers benutzt. Alle anderen Software-Komponenten verwenden dynamisch zugewiesene Ports. Lediglich OfficeMaster Gate kann feste Port-Nummern verwenden, weil sich Art und Anzahl der Programme, die auf dem Gate laufen, nicht verändern. Um den Komponenten des Messaging Servers die Kommunikation untereinander zu ermöglichen, sind die in Tabelle 3.2 genannten Ports freizuschalten. Die freizuschaltenden Bereiche erscheinen zwar groß, enthalten jedoch nicht den oft für Angriffe verwendeten Bereich der Well Known Ports. Dennoch sollte die Firewall so konfiguriert werden, dass die genannten Ports nur zwischen den Rechnern freigeschaltet werden, auf denen Komponenten des Messaging Servers laufen. Tabelle 3.2: Ports des Messaging Servers Komponente A Komponente B Ports für A nach B Ports für B nach A Software-Komponente des Messaging Servers Software-Komponente des Messaging Servers Software-Komponente des Messaging Servers OfficeMaster Gate Broadcasts Broadcast-Nachrichten werden von den Komponenten des Messaging Servers lediglich für die automatische Suche von OfficeMaster Gates sowohl von der Messaging Server Konfiguration als auch von den Gates versandt. Wenn Broadcast-Nachrichten von einem Router, einem Gateway oder einer Firewall ausgefiltert werden, ist die automatische Suche nicht möglich. In diesem Fall ist es einfacher, OfficeMaster Gate von Hand einzurichten Verwendete Ports einschränken In verteilten Installationen ist es meist empfehlenswert die vom Messaging Server verwendeten Ports einzuschränken. Dafür wird in der Registry mit der OfficeMaster Installation unter HKLM/Software/Ferrari/fmsrv/BaseCfg die Zeichenkette FMS_PORT_RANGE mit dem entsprechendem Wert gefüllt. Die Angabe erfolgt numerisch mit Bindestrich. Beispiel Hinweis! Erfolgte die Installation auf einem 64Bit System, wird der Registry-Pfad abweichen. Unter HKLM/Software/Ferrari steht in der Zeichenkette ACHTUNG! der entsprechende Verweis auf den korrekten Schlüssel in der Registry. Die in Tabelle 3.3 aufgelisteten Ports werden für die Kommunikation des Messaging Servers benötigt. Richtung OfficeMaster Gate (nicht mit Registry-Eintrag änderbars!) Tabelle 3.3: Ports für Messaging Server Port Dienst 22 SSH 23 Telnet 1er und 2er Firmware 50

62 Konfiguration OfficeMaster Port Dienst 3215 snfs 3217 Jobcontrol für 1. D-Kanal je konfiguriertem D-Kanal ein weiterer Port ab Update der 1er und 2er Firmware Richtung Messaging Server (entsprechend der angegebenen Portrange) Es werden beliebige Ports je Komponente benutzt, da sie dynamisch bezogen werden. Ist eine Portrange angegeben, so wird sich aus dem Pool der verfügbaren Ports bedient. 51

63 Konfiguration OfficeMaster 3.2. Arbeiten mit der Messaging Server Konfiguration Oberfläche Abbildung 3.2: Aufteilung der Messaging Server Konfiguration Die Oberfläche der Messaging Server Konfiguration lässt sich in drei Teile gliedern. Menübar (oben): Aufruf der jeweiligen Optionen oder Komponenten Toolbar (links): Aufruf der jeweiligen Optionen oder Komponenten Hauptfeld: Einstellungen vornehmen Menüleiste Über die Menübar ist das gesamte Konfigurationsprogramm steuerbar. Die einzelnen Unterpunkte sind statisch und damit unabhängig von den jeweils eingesetzten Lizenzen für OfficeMaster. Durch Nutzerbeschränkung und die Abwahl des Expertenmodus in Extras > Expertenmodus können jedoch einzelne Felder ausgegraut/ ausgeblendet werden. Toolbar In der Toolbar sind Quicklinks für die Auswahl des Messaging Servers, die Nutzerverwaltung, allgemeine Optionen sowie die Erstellung neuer Komponenten enthalten. Ein separates Feld ermöglicht je nach aktuellem Inhalt des Hauptfeldes verschiedene Aktionen. Komponenten-Status: Start, Stopp und Neustart der ausgewählten Komponente Ausblenden von Komponenten bestimmten Typs Sortierung der Komponenten in der Übersicht Aktualisierungsgeschwindigkeit der Übersicht anpassen 52

64 Konfiguration OfficeMaster Job-Status: Job abbrechen oder löschen Schnellstart-Bereich Der obere Teil des Schnellstartbereiches wird durch die eingesetzte Lizenz bestimmt. So wird beispielsweise bei einer Installation von OfficeMaster für Notes ein Ordner für Notes angegeben, der Exchange-Ordner wird nicht eingeblendet. Alle hier gelisteten Komponenten können auch über die Menübar unter Bearbeiten erreicht werden. Komponentenstatus Ist der Komponenten-Status ausgewählt, wird im Hauptfeld eine Übersicht angezeigt, die Informationen über die mit dem Messaging Server verbundenen Komponenten angibt. gestoppt gestartet angehalten Job-Status verarbeitet einen Auftrag hat einen Fehler verursacht kann nicht gestartet werden/unbekannter Status ist nicht konfiguriert Der Job-Status gibt eine Übersicht, welche Komponente die aktuellen Jobs bearbeitet. Hier finden sich auch nützliche Informationen, wie z. B. der Zeitpunkt, für den die Bearbeitung einer Nachricht geplant ist. Lizenz-Status Die Übersicht der eingesetzten und tatsächlich verwendeten Lizenzen auf dem System. Log-Dateien Es wird eine Übersicht über alle Logdateien der im System enthaltenen Komponenten gegeben. Mit <F5> kann der jeweilige Ordner oder die geladene Datei aktualisiert werden. Jobverarbeitung In dieser Übersicht wird die Abarbeitungsfolge für ein- und ausgehende Nachrichten der Typen Fax, SMS, Mail und Voice verdeutlicht. Hinweis! Mit <Neu berechnen> wird das Routing der aktuell gespeicherten Konfiguration übernommen. Soll die Reihenfolge der Abarbeitung von Nachrichten durch eine neue Konfiguration geändert werden, erfolgt die Aktualisierung des Routings nur durch Betätigen dieser Schaltfläche Komponenten erstellen / löschen Das Erstellen neuer Komponenten ist auf mehreren Wegen möglich: 1. Menübar: Neu 53

65 Konfiguration OfficeMaster 2. Toolbar: Bearbeiten>Komponententabelle>Komponente erstellen Abbildung 3.1: Komponententabelle des Messaging Servers 3. Schnellstart-Bereich: KOMPONENTENTYP 4. Toolbar: Bearbeiten > KOMPONENTENTYP Bei 1. und 2. wird ein Wizard gestartet, mit dessen Hilfe die gewünschte Komponente (siehe Abbildung 3.2) installiert wird. Abbildung 3.2: Komponenteninstallation Die Installationsvarianten 3 und 4 starten mit der Auswahl, ob eine benutzerdefinierte oder eine normale Installation vorgenommen werden soll. Abbildung 3.3 zeigt die benutzerdefinierte Variante, die bei verteilten Installationen ausgewählt werden muss. 54

66 Konfiguration OfficeMaster Mit dem anschließenden Dialog wird die Installation abgeschlossen. Abbildung 3.3: Grundeinstellungen der neuen Komponente Komponenten konfigurieren Bei den Komponenten des Messaging Servers wird zwischen Konfiguration und Eigenschaften unterschieden. Eigenschaften Die Eigenschaften umfassen alle nichtfunktionalen Einstellungen, die für den Betrieb der Komponente notwendig sind. Hierhin gelangt man über verschiedene Wege: Auswahl der Komponente in der Übersicht Komponenten-Status, mit Rechtsklick Eigenschaften auswählen Auswahl in der Komponenten Tabelle, dann Bearbeiten Abbildung 3.4: Allgemeine Einstellungen einer Komponente Mit dem Öffnen der Eigenschaften wird die Registerkarte Allgemein (siehe Abbildung 3.4) angezeigt. Status An dieser Stelle kann die ausgewählte Komponente mit Start, Stopp, Anhalten und Fortsetzen gesteuert werden. Parameter Das Eintragen zusätzlicher Startparameter ist unter Parameter möglich. 55

67 Konfiguration OfficeMaster In einigen Konstellationen ist es notwendig, dass Komponenten unter einem vom System-Account verschiedenen Konto gestartet werden. Unter der Registerkarte Anmelden kann der entsprechende Account eingetragen werden. Wenn für Analysezwecke die Logausschriften angepasst werden sollen, wird der Reiter Erweitert geöffnet (siehe Abbildung 3.5). Level Hier wird das Level der Logdateien entsprechend eingestellt. Stopp Verzögerung Anpassen der Reaktionszeit der Komponente auf Start und Stopp des Messaging Server Dienstes. Startversuche Abbildung 3.5: Debug-Einstellungen der Komponenten Eintrag der Versuche die Komponente neu zu starten, wenn vorher Fehler aufgetreten sind. Fehlerzeit Zeitdauer zwischen den einzelnen Startversuchen. Konfiguration Die Konfiguration einer Komponente wird angezeigt über: die Menübar der Messaging Server Konfiguration durch Auswahl des Komponententyps oder über den Komponenten-Status und Auswahl der Komponente, Rechtsklick, Konfiguration auswählen 56

68 Konfiguration OfficeMaster Hinweis! Bei mehreren Komponenten des selben Typs wird immer die Konfiguration der ersten Komponente angezeigt. Es ist vor einer Änderung der Konfiguration nochmals die entsprechende Instanz zu wählen (siehe Abbildung 3.6). Abbildung 3.6: Auswahl der zu konfigurierenden Komponente Die jeweils vorzunehmenden Konfigurations-Schritte werden in den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation beschrieben. 57

69 Konfiguration OfficeMaster 3.3. ISDN-Controller Die Ansteuerung der ISDN-Schnittstelle erfolgt durch die Komponente OMCUMS. Zur Konfiguration wird die Messaging Server Konfiguration geöffnet und anschließend die Menüfolge Bearbeiten > ISDN-Hardware / VoIP ausgewählt. Im erscheinenden Dialog (siehe Abbildung 3.7) werden auf der linken Seite unter Name alle ISDN-Karten, virtuelle Karten und bereits hinzugefügte OfficeMaster Gates angezeigt, die von OMCUMS beim Starten gefunden wurden. Abbildung 3.7: Hardware-Einstellungen Sollte die Messaging Server Installation über mehrere Servercomputer verteilt sein und läuft auf diesen Computern ebenfalls eine Komponente des Types OMCUMS, wird die verfügbare ISDN-Hardware dieser Computer auch hier angezeigt. Oben Rechts wird der jeweilige Controller ausgewählt, zu dem die aufgelisteten Gates und Karten zugeordnet sind. Hinweis! Wenn es sich um CAPI-Karten oder OfficeMaster over IP handelt, wird zusätzlich die JCISDN-Komponente benötigt. Ist OfficeMaster Gate am Netzwerk angeschlossen, kann es, wie in Abschnitt 2.8 auf Seite 38 beschrieben, dem Messaging Server hinzugefügt werden. Die verfügbare ISDN-Hardware wird im linken Dialogfeld angezeigt. OfficeMaster Gate trägt das Präfix omg gefolgt von der Seriennummer. Gefundene CAPI-Karten werden mit dem Präfix capi gekennzeichnet. Bei Bedarf kann die verwendete Hardware auch nachträglich mit einem passenden Namen versehen werden. Dies ist besonders bei verteilten Installationen sinnvoll. Dazu selektiert man die Hardware und drückt F2. Die im rechten Dialogfeld sichtbare Konfiguration bezieht sich immer auf die links ausgewählte Hardware. Wenn das Kontrollkästchen ISDN-Schnittstelle benutzen aktiviert wird, sind die Karteikarten für die Konfiguration zugänglich. Nach Abschluss der Konfiguration betätigt man OK, um die Einstellungen zu speichern und in den laufenden Betrieb von OMCUMS zu übernehmen. 58

70 Konfiguration OfficeMaster Hinweis! Vor Beginn der initialen Konfiguration sollte die Komponente OMCUMS gestoppt sein und erst nach Übernahme der Einstellungen gestartet werden ISDN-Einstellungen Auf der Karteikarte ISDN werden die Angaben zum ISDN-Anschluss vollzogen, die für Fax, Festnetz-SMS und Voice gelten. Absender-Rufnummer (OAD) Einige Telefonanlagen erfordern von ISDN-Endgeräten eine Originator Address Digit (OAD) zur Identifikation am ISDN-Anschluss. Diese OAD wird von der Telefonanlage beim Rufaufbau zur Berechtigungsprüfung und, falls an der Telefonanlage vorhanden, auch zur Gebührenauswertung genutzt. Sofern die Telefonanlage keine OAD verlangt, sind hier keine Einstellungen erforderlich. Standard-Nummer Im Normalfall entspricht die OAD der Rufnummer des ISDN-Anschlusses. Am Messaging Server kann hierfür eine Standard-Nummer für alle Aufträge konfiguriert werden. auftragsabhängig; Basis-Nummer Optional kann die OAD auftragsabhängig ermittelt werden. Dazu muss z. B. die konfigurierte Durchwahl des Exchange-, Notes- bzw. SAP-Benutzers als OAD im Sendeauftrag enthalten sein. Sie wird beim Rufaufbau zusammen mit der konfigurierten Basis-Nummer der Telefonanlage gemeldet. Somit kann in der Telefonanlage jeder Sendevorgang, unabhängig ob Fax oder SMS, einer OAD bzw. einem Exchange-, Notes- bzw. SAP-Benutzer zugeordnet werden. Enthält der Sendeauftrag keine auftragsabhängige OAD, wird die Standard-Nummer als OAD genutzt. Hinweis! Die Verwendung von auftragsabhängigen OADs kann nur im Expertenmodus konfiguriert werden. Abbildung 3.8: Experten Modus aktivieren 59

71 Konfiguration OfficeMaster Anzahl zu benutzender Kanäle Hinweis! Befindet sich das verwendete OfficeMaster Gate im Gateway/gemischt Modus, ist es wichtig, dass die hier eingetragene Anzahl für die ausgehenden Kanäle nicht größer ist, als die am OfficeMaster Gate zur Verfügung stehendens! Gesamt Mit dem Parameter Gesamt gibt man an, wieviele Kanäle des ISDN-Anschlusses vom Messaging Server genutzt werden sollen. Im Normalfall werden alle verfügbaren Kanäle, also zwei pro ISDN-Basisanschluss (S 0 ) und 30 pro ISDN-Primärmultiplexanschluss (S 2M ), vom Messaging Server verwendet, sofern entsprechende Leitungslizenzen vorliegen. Abweichende Angaben sind dann erforderlich, wenn der ISDN-Anschluss auch von anderer ISDN-Hardware, die dem System nicht zur Verfügung steht, permanent genutzt werden soll. Ebenso sind abweichende Angaben eventuell zur Lizenzverteilung sinnvoll, wenn z. B. an verschiedenen ISDN-Anschlüssen nur ein Kanal benutzt werden soll. Versand; Empfang Für eine möglichst gute Kanalauslastung kann die Anzahl der Kanäle für Versand und Empfang pro ISDN- Anschluss konfiguriert werden. Während Sendevorgänge warten, bis ein freier Kanal zur Verfügung steht, sollten ein paar Kanäle für Empfangsvorgänge reserviert werden. Beispiel Leitungen (durch die Basislizenz) lizensiert 1 ISDN-Basisanschluss 2 Kanäle insgesamt, 1 Kanal für den Versand, 2 Kanäle für den Empfang Für die gewählte Hardware werden 2 Kanallizenzen benötigt. Es darf dabei nur über einen Kanal versendet, jedoch über beide empfangen werden. Bei der Einstellung wird somit für den Empfang, selbst bei diversen ausgehenden Nachrichten, ein Kanal geblockt. Ausgehende Aufträge werden dabei in die Warteschlange des Faxservers eingereiht, bis ein Kanal frei wird. Beispiel Leitungen (durch die Basislizenz) lizensiert 2 ISDN-Basisanschlüsse BRI 1: 1 Kanal gesamt, 1 Kanal Versand, 0 Kanäle Empfang BRI 2: 1 Kanal gesamt, 0 Kanäle Versand, 1 Kanal Empfang Empfang und Versand soll über verschiedene Basisanschlüsse erfolgen, die Nutzung ist so gering, dass insgesamt 2 Kanäle für die Fax-Kommunikation genügen. Versand Amtsholung Als Amtsholung konfiguriert man die Ziffer(n), mit der an diesem Anschluss ein Amt geholt wird (meistens 0). Zusätzlich kann hier die Einwahlnummer eines Telefondienstanbieters fest eingestellt werden, über den der Versand von Faxen und Kurznachrichten abgewickelt werden soll. 60

72 Konfiguration OfficeMaster für Rufnummern länger als Empfang Zur automatischen Erkennung interner Faxnebenstellen an der Telefonanlage konfiguriert man den Parameter für Rufnummern länger als auf die Länge der längsten internen Telefondurchwahl. Dadurch werden Faxübertragungen an interne Nebenstellen nicht über das Amt versendet. Unabhängig von den Einstellungen zur Amtsholung kann mit der implementierten Rufnummernkorrektur Einfluss auf die Telefonnummern ausgehender Gespräche genommen werden. Dies ist z. B. bei internationalen Installationen mit mehreren Standorten erforderlich, bei denen sich die ISDN-Anschlüsse eines Messaging Server Systems auf verschiedene Länder verteilen. Ein weiterer Anwendungsfall ist das interne Abwickeln von Versendungen, obwohl als Empfänger die gesamte Rufnummer (inkl. Ortsvorwahl) angegeben wurde. Die Rufnummernkorrektur wird auf der Karteikarte Erweiterte Einstellungen durch Auswahl des Landes aktiviert und konfiguriert (nur im Expertenmodus). Durchwahl-Präfix Das Durchwahl-Präfix wird der empfangenen Rufnummer jedes empfangenen Faxes, jeder empfangenen SMS und jeder eingehenden Sprachnachricht vorangestellt. Damit wird es für die weitere Verarbeitung Bestandteil der empfangenen Rufnummer. Konfiguriert man z. B als Durchwahl-Präfix, wird die empfangene Rufnummer 456 damit ergänzt und der Exchange-, Notes- bzw. SAP-Benutzer muss über die Fax- Adresse verfügen. Anschlusstyp Hinweis! Steht in der Oberfläche, wie in Abbildung 3.7: Hardware-Einstellungen auf Seite 58 der Hinweis, dass sich OfficeMaster Gate im Gateway/gemischt Modus befindet, haben die Einstellungen für den Anschlusstyp keine Auswirkungen. Diese Konfigurationen müssen dann im OfficeMaster Gate über das OfficeMaster Gate Konfigurationsprogramm durchgeführt werden. Punkt-zu-Mehrpunkt; Punkt-zu-Punkt Als Anschlusstyp werden Punkt-zu-Mehrpunkt und Punkt-zu-Punkt unterschieden. Während bei Punkt-zu- Mehrpunkt mehrere ISDN-Geräte (Telefon 1, Telefon 2, Fax) angeschlossen werden können, unterstützt Punkt-zu-Punkt nur den Anschluss eines ISDN-Gerätes, was im Normalfall eine untergeordnete Telefonanlage ist. Darüber hinaus verfügt ein Punkt-zu-Mehrpunkt-Anschluss nur über eine begrenzte Anzahl von Empfänger- Rufnummern (in der Regel 3 bis 10), sogenannten Multiple Subscriber Numbers (MSN), währenddessen einem Punkt-zu-Punkt-Anschluss ein vollständiger Durchwahlnummernbereich zugeordnet wird. Sollen mehr als 10 Anwender mit einer direkten Durchwahl versehen werden, ist der Punkt-zu-Punkt-Anschluss zu bevorzugen. OfficeMaster Gate kann an beiden Anschlusstypen betrieben werden. QSIG Zusätzlich unterstützt OfficeMaster Gate neben Euro-ISDN bzw. DSS1 auch QSIG als ISDN-Protokoll, was von einigen Telefonanlagen bei Punkt-zu-Punkt-Anschlüssen genutzt wird. Welche Anschlusstypen die ISDN-Hardware von Drittanbietern unterstützt, muss der Dokumentation der Drittanbieterhardware entnommen werden. Dort befinden sich auch Informationen zu weiteren Einstellungen und der Inbetriebnahme dieser Hardware. In Abhängigkeit vom vorhandenen Anschlusstyp kann nun der Empfang von Faxen und Kurznachrichten konfiguriert werden. 61

73 Konfiguration OfficeMaster MSN unabhängig; MSN abhängig Beim Punkt-zu-Mehrpunkt-Anschluss kann der Empfang auf allen dem Anschluss zur Verfügung stehenden Empfänger-Rufnummern (MSN unabhängig) oder nur auf ausgewählten Empfänger-Rufnummern (MSN abhängig) erfolgen. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn neben der ISDN-Hardware zusätzliche Endgeräte diesen ISDN-Anschluss nutzen. In diesem Fall werden die gewünschten MSN getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen eingegeben. Basis-Nummer Beim Punkt-zu-Punkt-Anschluss wird die Basis-Nummer, die von der Telefonanlage vor der Durchwahl gemeldet wird, konfiguriert (meistens leer, außer beim Hauptanschluss). Nach Empfang dieser Basis-Nummer beginnt der Empfang der Durchwahl. Dazu wird die Länge der zu erwartenden Durchwahl benötigt, bevor der Faxempfang gestartet wird. Empfang nach X Durchwahlziffern; Empfang abhängig von erster Durchwahlziffer Die Länge der Durchwahlziffernfolge kann entweder mit Empfang nach X Durchwahlziffern für alle Durchwahlen fest oder mit Empfang abhängig von erster Durchwahlziffer für einzelne Durchwahlnummernbereiche dynamisch eingestellt werden Fax-Einstellungen Auf der Karteikarte Fax (siehe Abbildung 3.9) werden die Parameter für die Faxkommunikation festgelegt. Hier kann zentral für den ISDN-Anschluss der Faxversand de- / aktiviert werden. Das Deaktivieren des Faxempfangs erfolgt auf der Karteikarte Dienst-Auswahl (eingehend) (siehe Abschnitt auf Seite 65). Kopfzeile; Faxkennung Abbildung 3.9: Einstellung Faxversand Mit Kopfzeile wird der Standard-Kopfzeilentext (z. B. der Firmenname) für ausgehende Faxnachrichten konfiguriert. Dieser Kopfzeilentext enthält zusätzlich die Faxkennung. Die zu verwendende Faxkennung ergibt sich nach ITU-Norm T.30 aus der internationalen Rufnummer des Telefonanschlusses, also aus Ländervorwahl, Ortsvorwahl und Telefonnummer. Es dürfen nur Ziffern, Pluszeichen und Leerzeichen in der Faxkennung verwendet werden. Die Vorwahlen sind ohne führende Null anzugeben. Beispiel 3.4. Für die zentrale Fax-Adresse / der Ferrari electronic AG in Deutschland ergibt sich die Faxkennung

74 Konfiguration OfficeMaster Außer im Kopfzeilentext wird die Faxkennung bei jedem Faxvorgang (eingehend und ausgehend) im Faxprotokoll kommuniziert und erscheint auch auf dem Display und im Übertragungsbericht der Gegenstelle. Für den Versand finden die für Kopfzeile und Faxkennung konfigurierten Standardparameter nur Anwendung, wenn keine auftragsspezifischen Einstellungen, z. B. des Exchange-, Notes- bzw. SAP-Benutzers, vorliegen. Empfangskennung; Empfangskennung mit Called Party Number ergänzen Soll bei Empfangsvorgängen der Gegenstelle eine andere Faxkennung kommuniziert werden als bei Sendevorgängen, kann im Expertenmodus eine spezielle Empfangskennung konfiguriert werden. Optional kann man die Empfangskennung mit der Called Party Number ergänzen. Das hat den Effekt, dass einer Gegenstelle, die an die Durchwahlnummer 348 sendet, die Faxkennung mitgeteilt wird, unabhängig davon, ob diese Nummer als Durchwahl an einen Exchange-, Notes- bzw. SAP-Benutzer vergeben ist. Kopfzeilenlogo nicht senden Mit Kopfzeilenlogo nicht senden wird das Ferrari-electronic-Logo, welches sonst bei ausgehenden Faxen in der Kopfzeile erscheint, unterbunden SMS-Einstellungen Sofern der aktuelle Telefondienstanbieter den Service Festnetz-SMS anbietet, können mit OfficeMaster auch Kurznachrichten (SMS) über das Festnetz versendet / empfangen werden. Die Einstellungen für den SMS-Versand über Festnetz-SMS werden auf dem Kartenreiter SMS (siehe Abbildung 3.10) vorgenommen. Hinweis! Soll ein alternativer SMS-Versand per GSM-Funkmodem oder über einen Internet Service Provider erfolgen, sind die entsprechenden Einstellungen aus Abschnitt 3.4 vorzunehmen. Abbildung 3.10: SMS Versand SMS-Center Im Unterschied zu Fax findet bei Festnetz-SMS die Kommunikation nicht direkt zwischen Sender und Empfänger statt, sondern über ein SMS-Center des Netzanbieters. Kurznachrichten werden dem SMS-Center zur Auslieferung übergeben bzw. von diesem entgegengenommen. Die ISDN-Hardware kommuniziert somit nicht mit dem gewünschten Empfänger der SMS, sondern mit dem SMS-Center, dessen Nummer auf der Karteikarte SMS konfiguriert wird. Der Empfang von Kurznachrichten im Festnetz kann in zwei verschiedenen Varianten erfolgen: Anruf vom SMS-Center und Entgegennahme der Kurznachricht Lockruf vom SMS-Center (Anrufen und Auflegen), gefolgt durch Rückruf der OfficeMaster Card und Entgegennahme der Kurznachricht Für die erste Empfangsvariante sind Einstellungen auf der Karteikarte Dienst-Auswahl (eingehend) erforderlich. 63

75 Konfiguration OfficeMaster In Deutschland bietet u. a. T-Com (Deutsche Telekom AG) die erste Variante an. Um Kurznachrichten im Festnetz empfangen zu können, muss sich die Rufnummer, die vom SMS-Center Nachrichten empfangen soll, einmalig als Festnetz-SMS-fähiger Teilnehmer registrieren. Andernfalls werden Kurznachrichten an diese Rufnummer vom SMS-Center nicht als Festnetz-SMS übertragen, sondern per Text-To-Speech am Telefon vorgelesen. Bei T-Com erfolgt diese Registrierung per SMS an die Nummer Enthält die SMS den Text ANMELD, wird die sendende Rufnummer für den Empfang von Festnetz-SMS freigeschaltet. Daraus ergeben sich Anforderungen an die ISDN-Konfiguration (siehe Abschnitt auf Seite 59). Soll jeder Anwender Kurznachrichten empfangen, muss seine SMS-Durchwahl auftragsabhängig als OAD an die Telefonanlage gesendet werden. Die gesamte Rufnummer muss anschließend für Festnetz-SMS am SMS-Center registriert werden. Weitere Infos befinden sich unter In Österreich bietet die Telekom Austria die Variante von Festnetz-SMS als HomeSMS an. Dabei wird HomeSMS nicht an jedem ISDN-Anschluss unterstützt. HomeSMS funktioniert nicht bei: ISDN-Basisanschluss mit nicht clipfähiger NT a / b ISDN-Multianschluss Serienanschluss, Anschluss mit Durchwahl Vorfeldeinrichtung Entgeltsperre Anschlüssen mit eingerichteter Rufnummernunterdrückung (z. B. Geheimnummer) Voice-Einstellungen Auf der Karteikarte Voice (siehe Abbildung 3.11) werden alle hardware-bezogenen Einstellungen für Voic konfiguriert. Abgehende Voice Verbindungen zulassen Abbildung 3.11: Voice Einstellungen Mit Abgehende Voice Verbindungen zulassen wird de- / aktiviert, ob der ISDN-Anschluss Telefonverbindungen aufbauen darf, um eine vorher empfangene Voic auf einem internen oder externen Telefon wiederzugeben. Exklusive B-Kanäle Zusätzlich kann mit Exklusive B-Kanäle die Anzahl der B-Kanäle bzw. Leitungen festgelegt werden, die für eingehende und abgehende Voice-Verbindungen reserviert wird. Obwohl die Reservierung von Voice-Verbindungen auch bei ISDN-Basis anschlüssen mit maximal zwei Leitungen möglich ist, sollte hier darauf verzichtet werden, weil in dieser Größenordnung eine Trennung von Fax und Voice durch die Verwendung verschiedener ISDN-Basisanschlüsse anzustreben ist. 64

76 Konfiguration OfficeMaster Die Reservierung wurde für die Verwendung von ISDN-Primärmultiplex anschlüssen mit 30 Leitungen, auf denen Faxe und Voic s versendet und empfangen werden, implementiert. Hier kann es vorkommen, dass z. B. bei hohem Faxaufkommen keine Voic s mehr entgegengenommen werden bzw. keine Telefonate via ISDN geführt werden können. Dadurch bekäme der Anrufer (bei Voic ) die Folgen von zu geringer Kanalkapazität direkt zu spüren, indem z. B. ein Besetzt-Zeichen signalisiert wird. statisch; dynamisch Da Voice-Verbindungen priorisiert behandelt werden müssen, kann eine gewisse Anzahl von den (30) lizenzierten Leitungen für Voic Inbound reserviert werden. Die Reservierung kann statisch und dynamisch erfolgen. Statisch bedeutet, dass die konfigurierte Anzahl an Kanälen für Voice freigehalten wird. Beispiel 3.5. Werden von 30 möglichen Kanälen z. B. 20 statisch für Voice reserviert, werden maximal 10 Kanäle für Fax und Festnetz-SMS genutzt, obwohl derzeit evtl. nur 12 von den 20 Voice-Verbindungen belegt sind. Bestehen bereits 20 Voice-Verbindungen, werden keine neuen Voice-Verbindungen mehr entgegen genommen (Voic Inbound) und dem Anrufer wird der Besetztton signalisiert. Außerdem werden keine Voice-Verbindungen mehr aufgebaut (CTI Outbound) obwohl vielleicht noch 6 von 10 möglichen Fax- / SMS-Verbindungen frei sind. Beispiel 3.6. Werden von 30 möglichen Kanälen z. B. 4 dynamisch für Voice reserviert, werden maximal 26 Kanäle für Fax und Festnetz-SMS genutzt, wenn aktuell keine Kanäle mit Voice-Verbindungen belegt sind. Bestehen jedoch Voice- Verbindungen, werden immer 4 weitere Leitungen für evtl. kommende Voice-Verbindungen reserviert. Bestehen mittlerweile 20 Voice-Verbindungen, stehen für Fax und Festnetz-SMS nur 6 Leitungen zur Verfügung. Maximal sind 30 Leitungen für Voice-Verbindungen verfügbar, wobei keine weiteren Rufe (weder Fax, SMS noch Voice) entgegen genommen werden können Dienst-Auswahl (eingehend) Da ankommende Rufe entweder als Fax, Festnetz-SMS oder als Voic angenommen werden, muss Office- Master bereits im Vorfeld entscheiden, um welchen dieser Unified Messaging Dienste es sich handelt. Für diese Entscheidung stehen die ISDN-Merkmale Calling Party Number, Redirecting Number und Called Party Number zur Verfügung. Abbildung 3.12: Dienst-Auswahl 65

77 Konfiguration OfficeMaster Beispiel 3.7. (vorkonfiguriert) Für Festnetz-SMS wird diese Entscheidung anhand der im ISDN-Protokoll enthaltenen Nummer des Anrufers (Calling Party Number) gefällt. Ist dies die Nummer eines bekannten SMS-Centers, handelt es sich um eine Festnetz-SMS. Andernfalls wird der Ruf als Fax oder als Voic entgegengenommen. Um Voic s zuverlässig als solche zu identifizieren, kann die Nummer der umleitenden Nebenstelle (Redirecting Number) genutzt werden. Ist diese Nummer zwei bis vier Stellen lang, handelt es sich wahrscheinlich um eine hausinterne Nebenstelle, die Anrufe auf die Voicebox schickt. Da die Redirecting Number nur an Punkt-zu-Mehrpunkt-Anschlüssen verlässlich signalisiert wird, sollten Voic s an Punkt-zu-Punkt-Anschlüssen anhand der Called Party Number identifiziert werden. Jeder Ruf, der nicht als Festnetz-SMS oder Voic identifiziert wurde, wird als Fax entgegen genommen.» Beispiel Ende Die Zuordnung der Nummern zum Unified Messaging Dienst findet pro ISDN-Anschluss auf der Karteikarte Dienst-Auswahl (eingehend) statt. Hier konfiguriert man sogenannte Filter, die in der angegebenen Reihenfolge auf die empfangenen Rufnummern angewendet werden. Alle Anrufe, auf die kein Filter zutrifft, werden nicht entgegengenommen. Sind keine Filter vorhanden, werden alle Rufe als Fax empfangen. Hinweis! Mit Rechts-Maus-Klick öffnet sich das Kontextmenü, in dem die Werkseinstellungen für die Dienst-Auswahl gesetzt werden können. Für Voic müssen die Werkseinstellungen individuell erweitert werden. Filter Die Dienstauswahl erfolgt anhand einer Liste mit Filtern, die nacheinander auf die Informationen des Anrufes angewendet werden. Ein Filter besteht dabei im einfachsten Fall aus der kompletten Rufnummer. So werden z. B. eingehende Anrufe vom SMS-Center der T-Com durch den Filter Calling Party Number = als Festnetz- SMS identifiziert. Die Angabe der kompletten Rufnummer als Filter ist jedoch nicht zwingend erforderlich, da die Filterangabe ebenso unter Verwendung von regulären Ausdrücken erfolgen kann (siehe Anhang C: Reguläre Ausdrücke auf Seite 369). Beispiel 3.8. Das Sternchen (*) verleiht dem vorhergehenden Zeichen die Bedeutung beliebig oft. Angewendet auf die obige Rufnummer bedeutet der Ausdruck 0* , dass die führende Null beliebig oft auftreten kann, wodurch alle Anrufe von , und als Festnetz-SMS gewertet werden. Da in Abhängigkeit von einer vorhandenen Telefonanlage die Telefonnummer des Anrufers gegebenenfalls mit Amtsnull gemeldet wird (also ), ist die Konfiguration mit Sternchen auch die Werkseinstellung des Messaging Servers (setzbar per Kontext-Menü).» Beispiel Ende Die eingestellten Filter werden beginnend beim Ersten nacheinander auf die empfangenen Telefonnummern angewendet. Ankommende Rufe werden gemäß dem ersten passenden Filter (First Match) behandelt. Mit Nach oben und Nach unten kann die Rangfolge der Filter angepasst werden. 66

78 Konfiguration OfficeMaster Erkennen von Festnetz-SMS In den Werkseinstellungen wird zunächst die anrufende Telefonnummer (Calling Party Number) dahingehend überprüft, ob diese von einem der drei in Deutschland bekannten Festnetz-SMS-Center stammt. Ist dem so, wird der Anruf als Festnetz-SMS entgegengenommen. Erkennen von Voic s Hinweis! Da die Dienst-Auswahl für Voic s kundenspezifisch ist, kann sie nicht in den werksseitigen Einstellungen vorhanden sein. Sie muss vor Ort aktiviert werden. Abbildung 3.13: Dienst Voic Informations-Element; Filter; Dienst; Voice-Server; Voice-Connector Zur Erkennung von Voic s kann als Informations-Element entweder die Redirecting Number oder die Called Party Number genutzt werden. Passt das ausgewählte Informations-Element auf den konfigurierten Filter, wird dieser angewendet. Sollen beispielsweise alle Rufe mit einer dreistelligen Redirecting Number (=interne Rufnummer der umleitenden Nebenstelle) als Voice mail entgegengenommen werden, können drei Punkte ( ) als Filter genutzt werden. Empfangsvorgänge, die anhand der Redirecting Number einem Unified Messaging Dienst zugeordnet wurden, werden vom System nur noch anhand der Redirecting Number verarbeitet. Diese wird somit zur Called Party Number des Empfangsvorgangs. Steht jedoch die Redirecting Number an einem Punkt-zu-Punkt-Anschluss nicht zur Verfügung, muss ein separater Durchwahlnummernbereich für Voice bereitgestellt werden. Beispiel 3.9. Alle Rufe im Durchwahlnummernbereich von 300 bis 350 werden als Voic empfangen, wenn 3[0-5]0 als Filter für die Called Party Number konfiguriert wurde. 67

79 Konfiguration OfficeMaster In beiden Fällen müssen zusätzlich ein Voice-Server (voice0) und ein Voice-Connector (msx2kgate0 bzw. notesvoice0) konfiguriert werden. Nach dem Hinzufügen der Adressfilter für Voice sollten diese mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten zwischen den Adressfiltern für Festnetz-SMS und Fax platziert werden.» Beispiel Ende Hinweis! Die Einstellungen, welche mit Erweitert erreicht werden, dürfen nur für IVR-Systeme ohne Pinabfrage benutzt werden. Erkennen von Faxen Am Ende des Adressfilters, das heißt, wenn es sich nicht um Festnetz-SMS oder Voic handelt, sollte ein Filter für die Called Party Number stehen, der alle restlichen Rufe als Fax entgegen nimmt Routing (ausgehend) Bei der Installation mit mehreren ISDN-Anschlüssen, die sich auch auf mehrere ISDN-Karten verteilen können, werden Sendeaufträge je nach Auslastung auf die zur Verfügung stehenden ISDN-Anschlüsse verteilt. In größeren Installationen, bei denen die ISDN-Karten innerhalb eines Messaging-Server-Systems regional auf verschiedene Standorte verteilt sind, stellt sich oft die Frage, wie der Versand über die einzelnen Standorte bzw. ISDN-Anschlüsse beeinflusst werden kann. -.* verhindert den Match aller Rufnummern 68

80 Konfiguration OfficeMaster.* matcht auf alle Rufnummern Abbildung 3.14: Routing Hier soll das so genannte Outbound Routing für Fax, SMS und Voice in der Regel als Least Cost Routing oder als Location Based Routing implementiert werden. Least Cost Routing Sendeaufträge werden über den ISDN-Anschluss verschickt, der die geringsten Übertragungskosten zum Empfänger verursacht. Location Based Routing Seit der Liberalisierung des bundesdeutschen Telefonmarktes rentiert sich Least Cost Routing nur noch auf internationaler Ebene. Unterschiedliche ISDN-Anschlüsse eines Messaging Servers innerhalb der Bundesrepublik werden meistens auf Location Based Routing eingestellt, d. h. dass die Übertragungskosten dort anfallen, wo sie verursacht werden. Location Based Routing wird auch vermehrt international angewendet. Beispiel Ein Unternehmen mit den Standorten Berlin und Wien hat ein Messaging-Server-System mit je einem ISDN- Anschluss pro Standort. Nun sollen Faxe und Kurznachrichten über den ISDN-Anschluss in Berlin versendet werden, wenn sie an Empfänger in der Bundesrepublik gerichtet sind, unabhängig davon, ob der unternehmensinterne Absender am Standort Berlin oder Wien sitzt. Analog sollen Faxe über den Wiener ISDN-Anschluss versendet werden, wenn sich der Empfänger in Österreich befindet. Das Routing erfolgt dabei in Abhängigkeit von der Empfänger-Adresse. 69

81 Konfiguration OfficeMaster Für das Beispielunternehmen mit Standorten in Berlin und Wien bedeutet dies, dass Faxe von dem Standort des Absenders versendet werden, unabhängig davon, ob es sich um einen bundesdeutschen oder einen österreichischen Empfänger handelt. Location Based Routing orientiert sich an der Absender-Adresse.» Beispiel Ende Das Outbound Routing wird im Expertenmodus pro ISDN-Anschluss auf der Karteikarte Routing (ausgehend) konfiguriert. Dazu werden Adressfilter in Form von regulären Ausdrücken (siehe C.3. Reguläre Ausdrücke des Messaging Servers auf Seite 370) pro Kommunikationsdienst (Fax, SMS, Voice) hinterlegt. Diese Adressfilter beziehen sich auf die normalisierte Empfänger-Nummer und auf die Absender-Information, die von dem sendenden Connector (SAPCONN, MSX2KGATE, NOTESCONN, etc.) in Form eines Routing-Strings mitgegeben werden. Least Cost Routing Least Cost Routing wird anhand der normalisierten Empfängernummer konfiguriert. Normalisiert bedeutet, dass alle Leer-Zeichen aus der Nummer entfernt wurden. Beispiel Wird ein Fax an 0049 (3328) geschickt, ergibt dies die normalisierte Nummer 0049(3328) Diese Nummer kann für den Adressfilter genutzt werden. Da es jedoch ziemlich umständlich ist, jede mögliche Empfängernummer als Adressfilter anzugeben, kann die Nummer mit regulären Ausdrücken variabel gestaltet werden.» Beispiel Ende Beispiel Alle Faxe in die Bundesrepublik sollen durch einen bestimmten ISDN-Anschluss bearbeitet werden. Für ihn wird als Adressfilter für Fax der Eintrag 0049.* beim Empfänger vorgenommen. Auf das obige Beispiel bezogen würde das bedeuten, dass der ISDN-Anschluss in Berlin nur Faxe in die Bundesrepublik und der Wiener ISDN- Anschluss Faxe in beliebige Länder, also auch nach Deutschland, senden kann. Damit der Wiener ISDN-Anschluss dies unterlässt, muss dessen Adressfilter für Fax von.* auf 0043.* umkonfiguriert werden. Diese Konfiguration hätte jedoch zur Folge, dass durch den Messaging Server nur Faxe nach Deutschland und Österreich bearbeitet werden würden. Aus diesem Grund ist es für Least Cost Routing oft einfacher, mit ausschließenden Regeln zu arbeiten. Das heißt, dass der Berliner ISDN-Anschluss keine Faxe nach Österreich senden soll und der Wiener ISDN-Anschluss keine Faxe nach Deutschland. Faxe an andere internationale Empfänger 70

82 Konfiguration OfficeMaster (Frankreich, Schweiz, USA, etc.) werden vom Messaging Server zufällig verteilt. Soll darauf Einfluss genommen werden, müssen die Länderkennungen dieser Länder ebenfalls in die Listen der Fax-Adressfilter aufgenommen und somit ausgeschlossen werden. Um einen ausschließenden Adressfilter zu konfigurieren, ist ein Minuszeichen vor dem Adressfilter zu setzen (Abbildung 3.15). Abbildung 3.15: Adressfilter für Berlin (links) und Adressfilter für Wien (rechts) Einen Überblick über mögliche Konfigurationsbeispiele gibt die nachstehende Tabelle 3.4. Tabelle 3.4: Konfigurationsbeispiele Fax Empfänger Adressfilter für ISDN-Anschluss Zuständiger ISDN-Anschluss für Faxe in Deutschland (D) in Österreich (A) nach Deutschland nach Österreich in die Schweiz in die verbleibenden Länder.*.* D und A D und A D und A D und A 0049.*.* D und A A A A 0049.* 0043.* D A keiner keiner 0049.* 0043.*.* D und A A A A 0049.* 0041.* 0043.* D A D keiner * * D A beide beide * * * D A D beide» Beispiel Ende 71

83 Konfiguration OfficeMaster Location Based Routing Location Based Routing findet anhand der Absenderinformation statt. Die Absenderinformation ist im einfachsten Fall die Fax-, SMS- bzw. Voice-Nummer des Absenders. Der Konfigurationsaufwand im Vergleich mit Least Cost Routing ist somit geringer, da es sich bei den Absenderadressen um einen eingeschränkten Adressbereich handelt. Diese Absenderinformation wird durch den Connector im Sendeauftrag in Form des Routing-Strings mitgeschickt. Dieser besteht aus drei durch Kommata separierte Token, die durch den sendenden Connector festgelegt werden. Tabelle 3.5: Aufbau des Routing Strings Connector Teil 1: Komponentenname Aufbau des Routing Strings Teil 2: Benutzerinfo Teil 3: Absendernummer CTI z. B. cti0 <leer> Absenderrufnummer FILEGW Applicom (R / 3) z. B. filegw0 <LA-ID> SAP-System und Mandant <USERINFO> SAP-Benutzername FILEGW Applicom (Open-Xchange) z. B. filegw0 <leer> USERINFO FILEGW HP Scanner z. B. filegw0 <leer> Benutzername FILEGW XEROX Scanner z. B. filegw0 <leer> Benutzername CLIENTGW z. B. clientgw0 Benutzer SAPCONN z. B. sapconnprd_100 <leer> Faxnummer des Benutzers Faxkennung des Benutzers Absenderadresse aus R / 3 Benutzerstamm VOICE z. B. voice0 <leer> Absenderrufnummer MSX2KGATE z. B. msx2kgate0 Die als Adressfilter für den Absender eingetragenen regulären Ausdrücke beziehen sich im Standard nur auf den dritten Teil des Routing-Strings, da in der Regel die Absenderrufnummer, die an dieser Stelle angegeben wird, ausreichend ist. Beispiel Wird als Adressfilter für den Absender mit der Berliner Nummer angegeben, betrifft dies alle Benutzer mit dieser Nummer. Auch hier kann mit regulären Ausdrücken gearbeitet werden. Für den Wiener ISDN- Anschluss mit dem Absender-Adressfilter 0043.* werden nur die österreichischen Absender zugelassen und am Berliner ISDN-Anschluss mit dem Absender-Adressfilter 0049.* werden nur die deutschen Absender zugelassen. Zwar könnte die Absenderangabe mit * und * noch feiner angegeben werden, da jedoch nur die Benutzer der Standorte Berlin und Wien das System nutzen können, ist dies normalerweise nicht erforderlich.» Beispiel Ende 72

84 Konfiguration OfficeMaster Beispiel Soll eine bestimmte Benutzergruppe aus einer Active Directory Organisation Unit oder ein definierter Benutzer nicht über einen ISDN-Kanal versenden, kann diese Blockade mit folgendem Eintrag erfolgen: Benutzer1 blocken -msx2kgate0,lab.ofma.de/cn=schulze/ou=ofma User/DC=hq/DC=ofma/DC=de gesamte OU blocken -msx2kgate0,lab.ofma.de/cn=.*/ou=ofma User/DC=hq/DC=ofma/DC=de eine Rufnummer/Durchwahl (388) blockieren -388 Rufnummernbereich ( ) blockieren -38. Sind Sie an der Stelle unsicher, welche Formatierung erforderlich ist, kann ein Job vom Messaging Server abgefangen werden und in der Beschreibung nach dem korrekten Format gesucht werden» Beispiel Ende Hinweis! Während bei Empfänger-Adressen mit der Doppelnull (00) vor dem Ländercode gearbeitet wird, entfällt diese eventuell bei den Absenderadressen. Das liegt daran, dass z. B. das R / 3 die Absenderadressen in der Form statt übergibt und der Messaging Server zur einfacheren Konfiguration nicht numerische Zeichen entfernt. Um sicherzugehen, dass bei den Absenderadressen die Doppelnull vorhanden ist, können die Absender- und Empfänger-Angaben, anhand derer der Messaging Server die Jobs verteilt, in der Messaging Server Konfiguration unter Ansicht > Job-Status abgelesen werden. Soll für das Absender-basierte Routing eine Information aus den ersten beiden Teilen des Routing-Strings genutzt werden (siehe Tabelle 3.5), muss der komplette String inklusive der Kommata als Trennzeichen angegeben werden. Die Angabe der Absenderinfo * ist demnach gleichbedeutend mit.*,.*, * Ein Szenario, bei dem Sendeaufträge nicht nur anhand der Absendernummer auf die ISDN-Anschlüsse verteilt werden sollen, wäre die Verteilung von Sendeaufträgen von verschiedenen SAPCONN-Connectoren auf verschiedene ISDN-Anschlüsse, damit die Gebührenabrechnung pro Anschluss umgelegt werden kann. Für diesen Fall würde der Adressfilter für den Absender auf sapconnaustria,.*,.* eingestellt werden Fallback und Fehlerverhalten Das Fallback wurde mit OfficeMaster 5 eingebaut um zum ausgehenden Routing eine häufig notwendige Ergänzung zu schaffen. Relevanz bekommen diese Einstellungen jedoch erst, wenn mehr als ein ISDN Kanal oder SIP-Trunk verwendet werden soll. 73

85 Konfiguration OfficeMaster Die Einstellungen für das Fallback-Verhalten der OfficeMaster Suite werden an zwei Stellen vorgenommen. Der erste Schritt ist die Definition, wann ein Fallback eintreten soll. Ein Fallback auf einen anderen Kanal ist nicht immer sinvoll oder aber je nach Kundenszenario unterschiedlich erforderlich. OfficeMaster kennt verschiedene Fehlerszenarien, und für jeden dieser Fälle kann das Verhalten definiert werden. Eine Vorbelegung wird von OfficeMaster natürlich mitgeliefert, kann jedoch von Ihnen jederzeit angepasst werden. Schritt 0 Wann greifen Fallback-Einstellungen? Abbildung 3.16: Ab wann wird auf Fallback zugegriffen? Unter dem Menüpunkt Tools ->System Settings wird auf dem Kartenreiter Error Processing ein Fehlertyp ausgewählt und anschließend mit Auto Resend der nächste Unterdialog aufgerufen. Default Error Group Settings In diesem Dialog für die Fehlerverarbeitung kann für alle Fehler diesen Typs (bspw. ISDN-Fehler) das gleiche Verhalten definiert werden. Die Einstellungen lassen sich auch in den Fehlern finden und entsprechend individuell anpassen. Retry attempts Anzahl der versuchten Wiederholungen bei Auftreten eines Fehlers der entsprechenden Definition. 74

86 Konfiguration OfficeMaster Minimum seconds between retries Wie lange soll minimal zwischen zwei Versuchen gewartet werden. Bei besetzter Gegenstelle ist ein erneuter Anwahlversuch meist erst nach einer gewissen Zeitspanne sinvoll. Maximum seconds between retries Wann sollte der Versende Job spätestens wieder (hoch priorisiert) eingereiht werden. Fallback after failed attempts Die Anzahl der Versuche vor dem Eingreifen des Fallback-Mechanismus wird hier hinterlegt. Ist die Anzahl der Versuche kleiner als die Anzahl der eingestellten Sendewiederholungen (Retry Attempts), wird für diesen Fehler oder diese Fehlergruppe kein Fallback ausgeführt und der Job als fehlerhaft zurückgestellt. Fallback delay Die zusätzliche Verzögerung vor dem Eintreten der Fallback-Mechanismen Schritt 1 Routing-Einstellungen Abbildung 3.17: Fallback-Einstellungen je D-Kanal Sind wie in Abbildung 3.17 alle Filter auf.* gesetzt übernimmt dieser Kanal, unabhängig von den Einstellungen unter Outbound Routing im Fallback-Fall den Versand der Dokumente. Eine Änderung an dieser Stelle ist nur sinnvoll, wenn: 1. mehr als zwei D-Kanäle verfügbar sind oder 2. für einzelne Ziel- oder Absenderrufnummern ein erneuter Anwahlversuch nicht gewünscht ist. Die Einstellungen unter Fallback konfigurieren das Verhalten des D-Kanals wenn ein Fehler auftritt und ob dieser D-Kanal für die Übernahme des Jobs geeignet ist und ihn übernimmt. Dies betrifft alle Fehler, D-Kanalübergreifend (also auch über mehrere Devices/OfficeMaster Gate). 75

87 Konfiguration OfficeMaster Beispiel Der Versand von Nachrichten über das lokale OfficeMaster Gate mit Fallback auf einen anderen Standort. Tabelle 3.6: Fallback Routing-Einstellungen Standort Outbound Routing (Sender) Fallback (Sender) Berlin Hamburg Wien * -.* * +43.* -.*.* * -.* Das OfficeMaster Gate (OMG) in Berlin übernimmt in diesem Fall den Versand, für Wien und Hamburg sobald dort der Versand nicht möglich ist. OMG in Hamburg übernimmt für Berlin, falls dort das Fallback benötigt wird. OMG in Wien übernimmt keine Fallback-Aufgaben.» Beispiel Ende Erweiterte Einstellungen Die Konfigurationsoptionen auf der Karteikarte Erweiterte Einstellungen sind im Wesentlichen für zwei Anwendungsfälle gedacht: zur Rufnummernkorrektur, um falsche Empfängerrufnummern zu korrigieren und umzulenken um Log-Level zu setzen, die bei Supportfällen von der Hotline angefordert werden. Rufnummernkorrektur Abbildung 3.18: Erweiterte Einstellungen OfficeMaster Messaging Server kann die Rufnummern-Syntax von Sendevorgängen analysieren und die Rufnummer bei Bedarf korrigieren. 76

88 Konfiguration OfficeMaster Beispiel Sind Rufe zwar für interne Teilnehmer bestimmt, aber deren Rufnummer wird dennoch komplett, d. h. inklusive Ortsvorwahl und Stammnummer an OfficeMaster übergeben, ist aus ökonomischer Sicht eine Rufnummernkorrektur sinnvoll, um innerhalb der Telefonanlage und nicht über eine Amtsverbindung abrechnen zu können. Die Rufnummernkorrektur umfasst zwei Funktionen, die pro ISDN-Anschluss bzw. D-Kanal eingestellt werden automatische Korrektur anhand einer Konfigurationstabelle mit länderspezifischen Telefonparametern, einstellbare Ersetzungstabelle für die ersten Zeichen einer Telefonnummer.» Beispiel Ende Land Die automatische Korrektur addiert bzw. entfernt nationale und internationale Netzkennzahlen in Abhängigkeit vom konfigurierten Standort des D-Kanals zu den bzw. von den Rufnummern von Sendevorgängen. Neben der Steuerung der Netzkennzahlen werden auch fehlerhaft angegebene Rufnummern korrigiert. Um die automatische Korrektur für einen ISDN-Anschluss zu aktivieren, ist auf der Karteikarte Erweiterte Einstellungen (im Expertenmodus) das Land auszuwählen, in dem sich der ISDN-Anschluss befindet. Beispiel Soll ein Faxauftrag an +49 (3328) über einen ISDN-Anschluss versandt werden, der sich in der Bundesrepublik Deutschland befindet, wird die internationale Netzkennzahl (+49) entfernt und die Nummer mit der notwendigen Ortsvorwahlnull versehen. Es ergibt sich Befindet sich der ISDN-Anschluss z. B. in Österreich, würde nur das Pluszeichen der internationalen Kennzahl in eine Doppelnull umgesetzt werden, was zur Empfängernummer führt. Würde die Nummer die Ortsvorwahlnull enthalten, also +49 (03328) , würde dies bei der Rufnummernkorrektur berücksichtigt werden, so dass sich für die beiden oben beschriebenen Fälle die gleichen, korrekten Rufnummern ergeben würden.» Beispiel Ende Edit Rules Als Erweiterung zur automatischen Korrektur kann eine Ersetzungstabelle gepflegt werden, welche die ersten Zeichen einer Telefonnummer gegen andere Zeichen austauscht oder löscht. Dies ist eventuell notwendig: um Rufe an eine interne Nummer auch bei Angabe der vollständigen Telefonnummer intern durchzuführen ( > <nichts>), für eine Providerwahl bei Rufen in bestimmte Länder (0081 -> ): für Call by Call (3U -> 01078; sofern vom Gateway unterstützt) um Eventualitäten und Lücken der automatischen Korrektur zu schließen 77

89 Konfiguration OfficeMaster Über die Schaltfläche Regeln bearbeiten wird die in Abbildung 3.19 dargestellte Konfigurationsoberfläche erreicht. Diese Einstellungen gelten nur für den jeweils ausgewählten ISDN-Kanal. Es können Regeln für eingehende und ausgehende Rufe auf verschiedene Art und Weise bearbeitet, hinzugefügt und gelöscht werden. Abbildung 3.19: Rufnummernkorrektur; Ersetzungstabelle Beispiel Die Telefonanlage der Ferrari electronic AG in Teltow hat die Stammnummer 455 und dreistellige Durchwahlen. Ein Fax oder Voice-Ruf an die Nummer würde selbst bei aktivierter Nummernkorrektur unweigerlich übers Amt abgewickelt werden, obwohl es sich um den internen Teilnehmer 200 handelt. Damit OfficeMaster Rufe an diese Nummer dennoch intern durchführen kann, werden in der Ersetzungstabelle die aufgeführten Präfixe ohne Ersatz hinterlegt: Als Ergebnis werden bei Vorgängen, deren Rufnummern mit den oben genannten Zeichen beginnen, die angegebenen Zeichenfolgen entfernt und durch die in Ersetzung eingetragenen Werte ausgetauscht. Somit werden die Vorgänge in diesem Beispiel intern vermittelt. Hinweis! Die Ersetzungstabelle kann nur bei aktivierter Rufnummernkorrektur (Reguläre Ausdrücke verwenden) genutzt werden. Debug-Level Die Logempfindlichkeit kann auf verschiedene Stufen eingestellt werden. Änderungen an den Einstellungen, sind nur unter Rücksprache mit dem Ferrari electronic AG Support zu empfehlen. 78

90 Konfiguration OfficeMaster 3.4. SMS-Komponenten OfficeMaster kann Kurznachrichten über drei Wege versenden und empfangen: als Festnetz-SMS über die vorhandenen ISDN-Anschlüsse (Abschnitt auf Seite 63) als SMS über ein seriell oder über USB angeschlossenes Funkmodem (Abschnitt auf Seite 79) als SMS über einen Internet Service Provider (Abschnitt auf Seite 82) OfficeMaster GSM Funkmodem für SMS Für den Versand und Empfang von Kurznachrichten (SMS) mit einem GSM-Funkmodem ist die Sende- / Empfangskomponente GSMSMS des Messaging Servers zuständig. Eine GSMSMS-Komponente kommuniziert über die seriellen Anschlüsse (COM-Ports) oder USB-Ports mit einem oder mehreren GSM-Funkmodem / s. Falls das Funkmodem an einer anderen Serverhardware angeschlossen wurde, weil am Hauptserver keine passenden Anschlüsse verfügbar sind (z. B. bei VM-Ware), kann GSMSMS als abgesetzte Installation auf verschiedenen Servern betrieben werden. Ein Messaging Server System unterstützt den Betrieb mehrerer GSM-Komponenten. GSMSMS-Komponente anlegen In der Standardinstallation des Messaging-Servers wird eine GSMSMS-Komponente (meist gsmsms0) mit installiert. Falls keine GSMSMS-Komponente existiert oder eine weitere hinzugefügt werden soll, wird sie entweder über die Komponenten-Tabelle oder über den Konfigurationsdialog von SMS via Funkmodem hinzugefügt. Mit Komponente erstellen kann jeweils eine GSMSMS-Komponente angelegt werden. Hinweis! Soll GSMSMS auf einem Nebenserver betrieben werden, weil dort das Funkmodem an einem seriellen Anschluss liegt, wird die IP-Adresse oder der aufgelöste Name des Nebenservers als Host angegeben. GSMSMS-Komponente konfigurieren Die Konfiguration kann über die Menüfolge Bearbeiten>Weitere Sender/Empfänger>SMS via GSM-Funkmodem erreicht werden. Eine GSMSMS-Komponente kann mehrere Funkmodems bedienen, wobei jedes Funkmodem an einem eigenen seriellen Anschluss oder USB-Anschluss des Servers betrieben wird. Die Konfiguration erfolgt pro Anschluss bzw. Funkmodem. Welches Funkmodem konfiguriert werden soll, wird über die Auswahlliste am Fuß der Konfiguration bestimmt (Abbildung 3.20). Die Auswahlliste erscheint nur, wenn mehr als ein Funkmodem für diese GSMSMS- Komponente eingestellt wurde. Zum Hinzufügen bzw. Entfernen von Funkmodems wird die entsprechende Schaltfläche neben der Auswahlliste gewählt. Abbildung 3.20: Auswahlliste 79

91 Konfiguration OfficeMaster Auf der Karteikarte Modem (Abbildung 3.21) werden die Standardinformationen und die Anschlussinformationen für das Modem eingetragen. Abbildung 3.21: Karteikarte Modem Steuerung Anschluss Pro Funkmodem muss GSMSMS der Anschluss mitgeteilt werden, an dem sich das GSM-Funkmodem befindet. Unter Windows werden die seriellen Anschlüsse durch COM1, COM2 usw. adressiert. PIN Neben dem Anschluss wird die PIN der SIM-Karte benötigt, die GSM SMS zur Kommunikation mit dem Funkmodem nutzen soll. Nutzt GSM SMS mehrmals die falsche PIN zur Berechtigungsprüfung, wird die SIM-Karte gesperrt. In diesem Fall muss die SIM-Karte in ein herkömmliches Mobiltelefon eingelegt und durch Eingabe des PUK-Codes bzw. der Super-PIN entsperrt werden. Netz wählen Das Mobilnetz wird durch die verwendete SIM-Karte vorgeschrieben. In grenznahen Regionen kann das Funkmodem jedoch automatisch auf einen ausländischen Anbieter wechseln, falls das Heimnetz (temporär) nicht verfügbar sein sollte. Da bei Fremdnetzen Roaming-Gebühren anfallen könnten, kann mit Netz wählen das Mobilnetz fest vorgegeben werden. Sollte das vorgegebene Heimnetz nicht verfügbar sein, werden die Sendeaufträge dem Absender als fehlerhaft gemeldet. SMS-Center Die Rufnummer des SMS-Centers ist meist im Auslieferungszustand auf der SIM-Karte enthalten. Soll für den SMS-Versand ein anderes SMS-Center genutzt werden, ist dessen Nummer einzugeben. Dies ist bei solchen Mobilfunkanbietern sinnvoll, die mehrere SMS-Center mit unterschiedlichen Übertragungsgebühren anbieten (z. B. ein SMS-Center für Privatkunden und eins für Geschäftskunden). Flash-SMS-Markierung Anhand der Flash-SMS-Markierung erkennt GSMSMS, welche Kurznachricht als Flash-SMS versendet werden soll. Eine Flash-SMS wird dem Empfänger umgehend auf dem Display des Mobiltelefons signalisiert. Stimmt der Anfang der zu versendenden Kurznachrichten mit der hier hinterlegten Flash-SMS-Markierung überein, wird die Nachricht als Flash-SMS versendet. 80

92 Konfiguration OfficeMaster Empfangene Nachrichten Empfangene Kurznachrichten werden von GSMSMS aus dem Funkmodem ausgelesen und im Messaging Server weiterverarbeitet. Ausschlaggebendes Kriterium für die Weiterverarbeitung von Empfangs-Nachrichten im Messaging Server ist die Nummer, an welche die Nachricht gesendet wurde. Bei Kurznachrichten, die per Festnetz-SMS empfangen wurden, wird diese Nummer im ISDN vorgegeben. Kurznachrichten, die per GSMSMS empfangen wurden, verfügen jedoch über keine Rufnummern, die ausgewertet werden können. Standard-Empfänger Um per GSM empfangene Nachrichten im Messaging Server zu verteilen, kann eine Rufnummer als Standard-Empfänger konfiguriert werden, die allen Empfangsnachrichten zugeordnet wird, die keine Empfängerangabe enthalten. Basis-Nummer Eine Empfängerangabe kann vom Absender im Text der SMS vorgenommen werden. Sie muss am Anfang der SMS stehen, mit einem Punkt beginnen und mit einem Punkt abgeschlossen werden. Beispiel Hat die Kurznachricht den Inhalt.960. Das ist eine SMS wird die 960 aus dem SMS-Text entfernt und als Empfängerangabe interpretiert. Die konfigurierte Basis-Nummer wird als Präfix für die Empfängerangabe genutzt, so dass sich Basis-Nummer und Empfängerangabe als Rufnummer für die weitere Verarbeitung der Nachricht ergeben. Hinweis! Die Empfängerangabe muss nicht als Zahl in die SMS geschrieben werden. Zur Vereinfachung werden auch die der Zahl zugeordneten Buchstaben als Empfängerangabe interpretiert. So verbirgt sich beispielsweise hinter der Empfängerangabe FERRARI die Rufnummer Adressfilter für SMS Sollen Kurznachrichten durch den Messaging Server auf mehreren Wegen versendet werden, z. B. über ein GSM-Funkmodem, über ISDN (als Festnetz-SMS) und über Provider SMS, ist es sinnvoll, ein Routing für SMS- Sendeaufträge einzurichten. Dazu gibt es auf der Karteikarte Routing (ausgehend) die Adressfilter für SMS. Empfänger / Absender Als Adressfilter können im einfachsten Fall die kompletten Telefonnummern von Absender und Empfänger eingegeben werden. Zur Vereinfachung kann man den Adressfilter auch unter Nutzung von regulären Ausdrücken konfigurieren. Bei der Auswahl des zu nutzenden SMS-Dienstes gilt das First-Match-Prinzip: Das erste GSM-Funkmodem, der erste ISDN-Anschluss bzw. der Provider-SMS-Anbieter, dessen SMS-Adressfilter auf die Absender und Empfängerrufnummer des Sendeauftrages passt, wird zum Versand genutzt. Hinweis! Sollen Kurznachrichten nur über GSMSMS und nicht über ISDN (OMCUMS) versendet werden, ist es in den meisten Fällen einfacher, den SMS-Versand an den in Frage kommenden ISDN-Anschlüssen zu deaktivieren (Abschnitt auf Seite 59). 81

93 Konfiguration OfficeMaster OfficeMaster SMS via Service Provider Für den Versand und Empfang von Kurznachrichten (SMS) über einen Internet Service Provider (ISP) ist die Sende- / Empfangskomponente PROVIDERSMS des Messaging Servers zuständig. Sie kommuniziert über das Hyper Text Transfer Protokoll (HTTP) mit einem über das Netz verfügbaren SMS Anbieter. Die Verbindung zu Whatever Mobile ist dabei vorkonfiguriert. Hinweis! Hierzu ist ein Account bei Whatever Mobile notwendigs! Die Beantragung eines solchen Accounts erfolgt telefonisch über die +49 (0) bzw. via an jeweils mit dem Hinweis auf die Nutzung von OfficeMaster für SMS over IP der Ferrari electronic AG. PROVIDERSMS-Komponente anlegen Falls keine PROVIDERSMS-Komponente existiert, wird sie in der Komponententabelle hinzugefügt. Zur Komponententabelle gelangt man über die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung 3.22). Komponente erstellen Abbildung 3.22: Komponententabelle Mit Komponente erstellen kann eine PROVIDERSMS-Komponente angelegt werden. Als Komponenten-Typ wählt man SMS via Provider (PROVIDERSMS). Name (Modus benutzerdefiniert) Das Präfix des Namens providersms ist bereits durch die Wahl des Komponenten-Typs vorbestimmt. Man ergänzt z. B. zu providersms0. Host (Modus benutzerdefiniert) Soll PROVIDERSMS die Verbindung mit dem ISP von einem Nebenserver aufbauen, wird die IP-Adresse oder der aufgelöste Name des Nebenservers als Host eingetragen. 82

94 Konfiguration OfficeMaster PROVIDERSMS-Komponente konfigurieren Zur Konfiguration wählt man die Menüfolge Bearbeiten > Weitere Sender / Empfänger > SMS via Internet Service Provider. In der linken Dialoghälfte werden die im Messaging Server vorhandenen PROVIDERSMS-Komponenten angezeigt (in der Regel provider sms0, siehe Abbildung 3.23). Abbildung 3.23: Konfiguration von PROVIDERSMS Verbindungseinstellungen In den Verbindungseinstellungen werden alle Nutzerdaten für den gewählten Internet Service Provider angegeben. Url / Benutzername / Kennwort Für das Versenden und Empfangen von SMS über Whatever Mobile ist der Pfad bereits eingetragen und es sind lediglich die persönlichen Login-Daten einzugeben. Absender Ausgehende Kurzmitteilungen werden mit einer Absenderrufnummer versehen. Standard-Adresse Für alle nicht konfigurierten Absender kann eine Standard-Adresse angegeben werden. Regeln bearbeiten Eine Manipulation der Absenderadresse ist über den Verweis Regeln bearbeiten möglich. Dies kann notwendig werden, wenn z. B. Rundmeldungen abgeschickt werden, aber die Antwortadresse aus Bearbeitungsgründen zur Absendertelefonnummer variieren soll. Erweitert Die erweiterten Einstellungen sind nur in Sonderfällen notwendig. Lokaler Port Über den hier angegebenen Port 7010 werden SMS-Nachrichten empfangen. Im Falle von Konflikten mit der lokalen Installation ist dies ohne Probleme änderbar. 83

95 Konfiguration OfficeMaster Feldbelegungen Die Vorgaben der Feldbelegungen entsprechen den Belegungen von Whatever Mobile. Sollte ein anderer Provider genutzt werden, kann es notwendig sein, dass Feldbelegungen abgeändert werden müssen. Diese Änderungen sind bei dem entsprechenden Anbieter zu erfragen. Routing (ausgehend) Wenn Kurznachrichten durch den Messaging Server auf mehreren Wegen versendet werden sollen, gilt bei den drei SMS-Versandmöglichkeiten (ISDN, GSM, Provider) das First-Match-Prinzip der SMS-Adressfilter. 84

96 Konfiguration OfficeMaster 3.5. Voice Server OfficeMaster erlaubt mit der Basislizenz zahlreiche Voic -Funktionen, die im Nachfolgenden beschrieben werden. Dabei ist auch zwischen normaler Voic funktionalität und dem Extended Voice zu unterscheiden. Zunächst sollen jedoch die allgemeinen Zusammenhänge erläutert werden Gesamt-Ablauf der Voice-Kommunikation Anders als beim Fax muss bei Voicecalls direkt bei der Annahme entschieden werden, für welchen Benutzer der Anruf gelten und welches Verhalten dabei eintreten soll. Es ist bei Rufannahme zu entscheiden, welches Projekt, welche Ansage und welche Sprache zu verwenden sind. Dementsprechend ist ein eingehender Voicecall deutlich zeitkritischer als ein Fax, worauf die gesamte IT-Infrastruktur angepasst sein muss. Ablauf eines Voicecalls Der Rufaufbau erfolgt von einem OfficeMaster Gate oder der Komponente JCISDN (CAPI-Ansteuerung) in Richtung Hardware-Controller des Messaging Servers. Der Hardware-Controller ermittelt den zu diesem Ruf zugehörigen Voice-Connector (bspw. msx2kgate) und den entsprechenden Voice-Server (meist voice0). Für diese Ermittlung können alle übertragenen Rufnummernelemente verwendet werden (called, calling, redirected usw.). Der Voice-Server baut eine UDP-Verbindung zum OfficeMaster Gate oder JCISDN auf und übernimmt die direkte Kommunikation. Hinweis! Für die ausgehende Verbindung vom Voice-Server in Richtung OfficeMaster Gate ist u.u. eine entsprechende Regel in der Windows Firewall einzurichten. Ein deutliches Zeichen für Firewall-Probleme ist es, wenn bei Testanrufen auf Faxnummern das Faxsignal zu hören ist, nicht jedoch bei Anrufen auf Voiceboxen die entsprechende Standardansage Mitgelieferte Projekte im Voice-System OfficeMaster stellt nach der Installation mehrere Projekte zur Verfügung, die ohne größeren administrativen Aufwand verwendet werden können und verschiedene Basisfunktionalitäten zur Verfügung stellen. Diese Projekte werden im Data-Verzeichnis des Messaging Servers in Form von Unterordnern mit Beschreibungsdatei und LUA-Script angelegt. Das Voice-System besteht aus mehreren hintereinander geschalteten Projekten, zwischen denen ständig gewechselt wird. Diese Projekte sind wie einzelne Zustände in einem Zustandsgraphen zu verstehen. Es gibt oft mehrere Ein- und Ausstiegspunkte. Damit eine gewisse Übersicht erhalten bleibt, sind nicht alle Projekte als Startprojekte auswählbar. Welches ladbar ist oder nicht, wird in der jeweiligen.ini Datei durch das Flag loadable definiert. 85

97 Konfiguration OfficeMaster Voicebox über Pilot-ID projectvoxdidcpn Die Calling Party Number wird auf die Called Party Number gesetzt, danach erfolgt der Sprung in das Projekt Extended Voic (evoice_projectstart) Extended Voic Ist aus Lizenzgründen Extended Voic nicht verfügbar, so erfolgt ein Rückfall auf die anschließend beschriebene Standard Voicebox. Die einzelnen Projekte übernehmen folgende Aufgaben: evoice_projectstart Einstiegspunkt mit Setzen der einzelnen Werte für die Variablen evoice_projectrecord Abspielen einer Ansage mit anschließendem Aufnehmen einer Sprachmitteilung evoice_projectplayaudio Ist die Aufnahme für einen Zeitraum oder eine Voicebox deaktiviert, wird nur die gewünschte Ansage abgespielt und danach aufgelegt. evoice_projectannouncementfromphone über das Web-Interface gesteuerte Aufnahme der eigenen Ansagen evoice_projectannouncementtophone über das Web-Interface gesteuertes Abspielen der eigenen Ansagen Standard Voicebox (ab 5.1 nicht mehr ladbar aber noch Fallback) Bei der Standard Voicebox wird der Anrufer mit einer Ansage begrüßt und gebeten, eine Nachricht zu hinterlassen. Drückt der Anrufer *, wird er aufgefordert, die PIN der angerufenen Voicebox via Telefonwahltasten einzugeben. Nach erfolgreicher Eingabe der PIN gelangt der Anrufer in das Konfigurationsmenü, um seine Ansage oder die PIN zu ändern und die aufgezeichneten Anrufe abzuhören bzw. zu löschen. projectvox Einstiegspunkt für die Standard Voicebox projectrecord Projekt, in dem die Ansage abgespielt und die Aufnahme gestartet wird. Bei Verwendung von Extended Voice ist dies vereinfacht über die Weboberfläche möglich projectpin, projectloadpin Zur Überprüfung der Berechtigung des Anrufers auf diese Voicebox kann sowohl die Absenderrufnummer als auch die eingegebene PIN verwendet werden. projectabfrage Abfrage der neuen hinterlassenen Sprachmitteilungen 86

98 Konfiguration OfficeMaster projectabfrageold Abfrage der zuvor bereits abgehörten Sprachmitteilungen projectreplay eine Nachricht erneut abspielen projectconfig Projekt für die Aufnahme der eigenen Begrüßung und Änderung der PIN projecthangup Ende des Anrufs, hier wird die Verbindung des Messaging Servers beendet Standard Voicebox ohne Aufnahme (ab 5.1 nicht mehr ladbar aber noch Fallback) projectvoxprompt Einstiegspunkt projectnorecord Abspielen der Ansage und anschließender Sprung in projecthangup Mitschnittfunktion projectrecordcall Bei Aufruf dieses Projektes wird eine kurze Mitteilung gegeben, dass der Ruf mitgeschnitten wird und danach die Aufnahme gestartet. Nach Beendigung des Gespräches wird dem Benutzer eine Nachricht mit dem entsprechenden Mitschnitt zugestellt. Es ist aus Speicherplatzgründen dringend empfohlen, die Audiokonvertierung zu.mp3 zu aktivieren! Auswahl der anzurufenden Voicebox projectvoxdid, projectdid Der Anrufer wird aufgefordert, per Tastendruck auszuwählen, mit welcher Voicebox er verbunden werden will. Aufnahmestudio projectrecstudio Aufnehmen einer Ansage, insbesondere zum Erstellen von Ansagen für IVRs. Erzeugt eine Audiodatei im gültigen Dateiformat, um diese im System weiter zu verwenden. IVR-Vorlagen Beispiel für das Scripten eines eigenen IVRs mit den wichtigsten Funktionen. ivrexample_start Einstiegspunkt mit Stundenplan, Feiertagen usw. ivrexample_normal Das Unternehmen ist offen. Der Anrufer hat die Wahl eine Verbindung zu einem anderen Teilnehmer aufzubauen oder eine Nachricht zu hinterlassen. 87

99 Konfiguration OfficeMaster ivrexample_closed Das Unternehmen ist geschlossen. Der Anrufer bekommt eine Ansage vorgespielt Extended Voice Extended Voice steht in der großen OfficeMaster 5 Version, d.h. in der ohne Benutzerbegrenzung, zur Verfügung. Hierbei wird den Benutzern erlaubt, ihre eigene Voic box per Weboberfläche zu verwalten. Basiskonfiguration Die Grundlagen für das Zusammenspiel zwischen Voiceserver und den Komponenten der Web-Services werden durch das OfficeMaster-Server-Setup gelegt. Hierbei wird der Internet Information Service (IIS) als Feature des Windows Servers angelegt und aktiviert. Es werden unter %ProgramFiles(x86)%\FFUMS\fmsrv\Webservice die entsprechenden Web-Seiten für den IIS zur Verfügung gestellt. Die Konfiguration der Web-Services für Extended Voice wird über die Konfiguration des Voice Servers aufgerufen. Die Konfiguration ist u.u. nur vom Server selbst aus möglich. Abbildung 3.24: Konfiguration der Webseite für Voice aufrufen Anschließend öffnet sich ein separates Konfigurationsprogramm, durch das auch die relevanten Einstellungen am IIS angepasst werden können. Abbildung 3.25: Start des Konfigurationsprogramms mit Eingabe des der URL und des Zugriffpasswortes 88

100 Konfiguration OfficeMaster Website Address Hier wird die Adresse der Webseite eingegeben, die konfiguriert werden soll. Sofern die Standard-Adresse nach der Installation nicht händisch am IIS verändert wurde, ist dies Password Der Zugriff auf die Konfiguration ist im Auslieferungszustand durch das Passwort OfficeMaster! geschützt. Webseiten-Konfiguration Nach erfolgreicher Anmeldung am Server muss der Betriebsmodus der Webseite, der Voice-Server und der entsprechende Connector für die Benutzerinformationen konfiguriert werden. Abbildung 3.26: Einstellung für die Website von OfficeMaster Operation Mode Ist der Haupt-Connector Exchange, Notes oder der SMTP-Connector, ist hier Voice only auszuwählen. Voice Component Hier wird die verwendete Voice-Server-Komponente des OfficeMaster hinterlegt. Im Standardfall ist dies voice0 und muss nicht weiter geändert werden. 89

101 Konfiguration OfficeMaster Voice Gateway Der Voice-Server benötigt eine Komponente, von der die Benutzerinformationen erfragt und an die Nachrichten zugestellt werden können. In Umgebungen mit Exchange ist dies meist msx2kgate0. In anderen Umgebungen ist dies entsprechend notesvoice0, univoice0 oder clientgw0. Change Password Es wird empfohlen das Standard-Passwort zu verändern, damit kein unbefugter Zugriff auf das System erfolgen kann. Hinweis! Einige Punkte sind nur für den Einsatz des vollständigen Web-Client (inkl. Fax) zu verwenden. Berechtigungsstufen Die Details zur Bedienung sind im Arbeitsplatz-Handbuch zu finden. Bei der Einrichtung des Voice Servers muss zusätzlich die Berechtigungsstufe der Benutzer gepflegt werden. Derzeit sind folgende Stufen mit den dazu aufgelisteten Berechtigungen verfügbar: ohne Voic Hat ein Benutzer keine VOX-Nummer in seinen Benutzerdaten, so ist Voic automatisch deaktiviert. ohne Extended Voice Berechtigung Sobald einem Benutzer eine VOX-Nummer zugeordnet wird, ist Voic aktiviert und es wird das Standard-Projekt verwendet. Bis OfficeMaster ist dies projectvox, ab OfficeMaster 5.1 wird evoice_projectstart verwendet. evoice_projectstart fällt automatisch auf projectvox zurück, wenn die Lizenzbedingung nicht erfüllt wird. evoice_projectstart fällt automatisch auf projectvox zurück, wenn noch keine persönlichen Einstellungen vorgenommen wurden. Extended Voice Benutzer Das persönliche Profil eines Benutzers wird initial angelegt, sobald der Benutzer selbst oder der Administrator das Profil erstmalig editieren möchte. Durch die Intelligenz der Webseite wird ein Standardprofil generiert. Dadurch wird auf dem Messaging Server ein Unterordner anhand der VOX-Nummer für den Benutzer angelegt, in dem eine Profil-Beschreibungsdatei liegt. Der Benutzer kann dabei folgende Attribute editieren: eigenes Profil laden/ändern/speichern Sprache der automatisierten Ansagen und der telefonischen Menüführung PIN für die Fernabfrage Hinterlegen der abfragebrechtigten Rufnummern Auf mein Telefon -Rufnummer ändern eigene Ansagen hochladen/aufnehmen/umbenennen/löschen einzelnen Tagen/Zeitspannen/Wochentagen Aktionsstartpunkte zuordnen Ansagen zu Aktionsstartpunkten hinzufügen entscheiden, ob zu den Aktionsstartpunkten eine Nachricht hinterlassen werden darf oder nur Ansagen erfolgen 90

102 Konfiguration OfficeMaster Administrator für Extended Voice Profile folgende Punkte sind zusätzlich zum normalen Voice-Benutzer vorhanden fremdes Profil laden/ändern das Voice-Projekt ändern Typ der Aktionsstartpunkte wählen zwischen Projekt (anschließende Auswahl des Zielprojektes) und Voic Audiodateien Der Voice-Server arbeitet mit Audiodateien auf Dateiebene. Hierbei erfolgt die Abarbeitung projektbasiert. Wenn im Projekt ivrexample_normal das Audiofile greeting.raw aufgerufen wird, schaut das System zunächst im Unterordner ivrexample_normal nach dieser Datei. Ist sie dort nicht zu finden, wird auf globaler Ebene im Ordner Audio danach gesucht. Damit ergibt sich die Möglichkeit, sowohl verschiedene Dateien aus verschiedenen Unterprojekten auf einer Ebene zu pflegen als auch gleich benannte Dateien unterschiedlichen Inhalts in den einzelnen Projekten zu verwenden Einstellungen am Voice-Server Im Expertenmodus der Messaging Server Konfiguration kann der Voice-Server unter der Menüfolge Bearbeiten > Weitere CTI / Voice Komponenten > Voice-Server konfiguriert werden. In der linken Dialoghälfte wird der gewünschte Voice-Server selektiert und anschließend in der rechten Hälfte konfiguriert. Aufnahme kürzen; Aufnahme verzögern Abbildung 3.27: Konfiguration von Voice-Server Nachdem der Anrufer eine Nachricht hinterlassen hat, wird das Telefonat eventuell durch Auflegen des Hörers beendet. Da bei einigen Telefonen beim Auflegen noch laute Geräusche übertragen werden, kann der Voice- Server die Aufnahme kürzen. Zusätzlich kann der Voice-Server die Aufnahme verzögern. Beide Angaben erfolgen in Millisekunden. MP3 Konverter (Lame) Standardmäßig werden alle Voic s im WAV-Format dem Benutzer zugestellt. Da WAV jedoch im Vergleich zu MP3 ein sehr speicherintensives Audioformat ist, können empfangene Voic s vor Zustellung mit einem externen Konverter nach MP3 konvertiert werden. Das MP3- Format benötigt für die Speicherung der gleichen Audiodaten nur ein Zehntel der Speicherkapazität einer WAV-Datei gleichen Inhalts. Hinweis! Als Konverter empfiehlt Ferrari electronic das Programm Lame (Freeware). 91

103 Konfiguration OfficeMaster Zur Benutzung müssen der Pfad und die ausführbare Datei der auf dem Server befindlichen Lame-Installation zusammen mit den Kommandozeilenparametern angegeben werden, welche die Konvertierung von WAV zu MP3 und von MP3 zu WAV (für Fernabfrage) ermöglichen. Der Aufruf zum Wandeln lautet: C:\Lame3.97\lame %s %s (von WAV zu MP3 ) C:\Lame3.97\lame --decode %s %s (von MP3 zu WAV) Der Platzhalter %s wird vom Voice-Server während der Laufzeit durch die Dateinamen für Original- und Zieldatei ersetzt. Alternativ zu Lame können auch andere Konverter angewendet werden, sofern diese mit Kommandozeilenparametern vom Voice-Server adressiert werden können. Zugriffsberechtigung Zur Berechtigungsprüfung für die Fernabfrage kann pro Voicebox die Rufnummer des Anrufers (Calling Party Number) oder der PIN-Code herangezogen werden. Im Standard ist beides möglich, d. h. ein Anrufer kann die Fernabfrage durchführen, wenn er entweder von einem Telefon mit berechtigter Rufnummer anruft oder den PIN-Code eingibt. Alternativ kann zentral am Voice-Server die Berechtigung auf eine der beiden Merkmale reduziert werden, so dass nur die Anrufer die Voicebox fernabfragen dürfen, die entweder von einer abfrageberechtigten Rufnummer anrufen oder die PIN kennen. Die Akzeptanz von leeren PIN-Codes kann de / -aktiviert werden. 92

104 Konfiguration OfficeMaster 3.6. Zentralkonvertierung (CONV/OLECONV) Hinweis! Einstellungen für die Zentralkonvertierung sind über die Schnellstartleiste nur im Expertenmodus erreichbar. Eine der wichtigsten Funktionalitäten der OfficeMaster Suite ist die zentrale Konvertierung der Faxdokumente auf dem Server mit der OfficeMaster Installation. Dabei werden u.a. durch Aufruf von Drittanbietersoftware, wie Microsoft Word oder Adobe Acrobat Reader zu versendende Dokumente in ein verfaxbares grafisches Format gewandelt. Bei der Installation von Microsoft Word ist darauf zu achten, dass auf keinen Fall Microsoft Outlook mit installiert wird. Durch die Installation von Outlook würde die MAPI mitinstalliert werden. Hierdurch würden die Funktionsweisen der Exchange Connectoren (inkl. Online Connector) gestört werden. Die Exchange Connectoren verwenden Funktionen der lokalen MAPI, auch wenn der Versand und Empfang der Nachrichten über alternative Wege erfolgt. Hinweis! Es wird empfohlen, den Zentralkonverter unter einem Dienstaccount mit Administrationsrechten auf dem System zu starten. Gewähren Sie dem Dienstaccount Vollzugriff auf das Verzeichnis %ProgramData%\ffums. Dadurch bleiben Aufträge nach einem Neustart des Systems nicht in der Queue liegen, sondern werden abgearbeitet. Hinweis! Es ist zwingend erforderlich, die zur Konvertierung eingesetzten Programme einmal mit dem zum Betrieb der Komponente genutzten Account zu starten und alle Dialoge (z. B. Initialienabfrage) und automatische Updates zu deaktivieren. Beim Adobe Acrobat Reader ist ab Version 10 der Protected Mode zu deaktivieren. Für einige Dokumentenformate steuert CONV externe Konvertersoftware an. Dabei werden zwei Techniken unterschieden: Via OLE: CONV benutzt OLE (Object Linking and Embedding), um das Dokument auf dem Server mit dem externen Konverter auf den ferrarifax32/64-windowsdrucker auszugeben und nach Grafik zu konvertieren. Via Kommandozeile: CONV startet den Konverter und übergibt Name und Speicherort der zu konvertierenden Dateien als Kommandozeilenparameter (Command Line Parameter). Die Konvertierung läuft ohne die Nutzung des ferrarifax32/64-windowsdruckers ab. Folgende Konverter werden derzeit unterstützt: Tabelle 3.7: Art der Konvertierung Konverter Dateiformat Art der Konvertierung Adobe Acrobat Reader PDF OLE AFPL Ghostscript PDF, PS Command Line Lotus Notes NTF, NSF OLE 93

105 Konfiguration OfficeMaster Konverter Dateiformat Art der Konvertierung Lotus Smart Suite Lotus 1-2-3, WordPro, Freelance OLE Microsoft Excel XLS, XLSX OLE Microsoft PowerPoint PPT, PPTX OLE Microsoft Word DOC, DOCX, RTF, HTM, HTML OLE QuickView GIF, TIF OLE Anschließend kann CONV über die Menüfolge Bearbeiten > Konverter konfiguriert werden. Abbildung 3.28: OLE-Konvertierung Konfigurationsbeispiel für die Verwendung des IrfanViewers Abbildung 3.29: Converter IrfanViewer 94

106 Konfiguration OfficeMaster In der benutzerdefinierten OLE Konvertierung werden die Regeln eingetragen. Beispiel GIF wird zu DCX konvertiert, TIF wird zu DCX konvertiert Abbildung 3.30: benutzerdefinierte OLE Konvertierung Konverter als Dienst Ab der Installation von OfficeMaster 4 wird neben dem OfficeMaster Messaging Server auch der OfficeMaster Konverter angelegt (siehe Abbildung 3.31). Der Dienst OfficeMaster Konverter wird durch den Messaging Server (im Detail durch die Komponente CTRL) gesteuert und darf nicht unter Verwaltung/Dienste des Servers geändert werden. Abbildung 3.31: Die zwei Dienste des OfficeMaster 95

107 Konfiguration OfficeMaster Bei einer Installation ab Windows Server 2008 R2 ist der Start des Konverters als Dienst für die OLE Konvertierung erforderlich. Hierfür ist in der Messaging Server Konfiguration unter den Eigenschaften der Konverter Komponente das zu benutzende Dienstkonto einzutragen und die Auswahl Als Dienst starten zu treffen (Abbildung 3.32). Abbildung 3.32: Eigenschaften der Komponente CONV Ghostscript als Konverter einrichten Abbildung 3.33: Ghostscript als Konverter hinzufügen Gostscript ist die schlanke Alternative zum Acrobat Reader. Hierbei wird ein deutlich höherer Durchsatz beim Konvertieren erreicht. Demnach ist Ghostscript als Konvertierungstool für PDF und PS gerade in Umgebungen mit hohem Faxaufkommen (outbound) empfehlenswert. 96

108 Konfiguration OfficeMaster Executable path Hier wird der Pfad inklusive Binary-Name von Ghostscript angegeben. Dabei ist darauf zu achten, dass die Commandline-Versionen (gswin32c.exe bzw. gswin64c.exe) verwendet werden müssen. Disable PDF conversation OCR Soll Ghostscript nur für die Konvertierung von PS-Dokumenten verwendet werden, so ist diese Option zu aktivieren. Verfügt OfficeMaster über eine lizenzierte Schnittstelle zur Schrifterkennungssoftware von Abbyy, können hier einige Kommandozeilenparameter konfiguriert werden. Supported languages Welche Sprachen in den Texten sollen unterstützt und entsprechend von der OCR-Software erkannt werden. Diese Zusätzliche Information für den Abbyy-FineReader erhöht die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Schrifterkennung. PDF creation mode PDF mit erkanntem Text setzen sich aus einem Bild und dem Text zusammen. Die Anordnung kann entsprechend definiert werden. Soll ein PDF von einer Archivierungslösung verschlagwortet und korrekt einsortiert werden, aber vom Benutzer trotzdem nicht kopierbar (Text Markieren und Kopieren) sein, so muss das Bild über dem Text liegen. Soll Kopieren möglich sein, ist der Text über das Bild zu legen. Fast mode (veraltet) Die OCR-Technologie ist relativ rechenaufwändig. Zu Zeiten mit sehr schwachen Systemen wurde diese Option häufig aktiviert, um die Rechenlast gering und damit auch die aufgewendete Zeit niedrig zu halten. Die Qualität der Erkennung sinkt dabei jedoch. Tabelle 3.8: Konverter für Druckformate Postscript (PS) Druckformat Konverter AFPL Ghostscript Vorteile dieses Formats bzw. dieses Konverters Erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien (bei Briefpapier-Verzicht) Interpretiert eingebettete Steuerbefehle in nahezu jeder Schriftart Freeware zum freien Download Printer Common Language (PCL) Text (vornehmlich bei Anbindung an Host-Systeme) Interner JetPCL-Konverter* Interner Text-Konverter Entfernt Steuerbefehle bei der Konvertierung aus dem Dokument Entfernt Steuerbefehle bei der Konvertierung aus dem Dokument * nicht beim benutzerlimitierten OfficeMaster 10/25 Für viele Geschäftsdokumente, die Grafiken und sonstige Formatierungen, wie Fett- und Kursivschrift, enthalten, werden in den meisten Fällen PS oder PCL als Druckformate eingesetzt. 97

109 Konfiguration OfficeMaster Hinweis! Die benutzerlimitierten Versionen OfficeMaster 10 und OfficeMaster 25 verfügen nicht über den PCL-Konverter. Die Konvertierung muss zwangsläufig mit AFPL Ghostscript stattfinden. AFPL GhostScript ist als Freeware unter verfügbar. Über Obtaining AFPL Ghostscript können die Windows-Installationspakete heruntergeladen werden. Nach der Installation muss Ghostscript als Konverter in der Messaging Server Konfiguration hinterlegt werden (siehe Abschnitt auf Seite 96) Alternativer Zentralkonverter für Microsoft Office und PDF Aufgrund der zu jedem Release eines neuen Windows Betriebssystems steigenden Restriktionen für automatisch installierte Druckertreiber und deren Verwendung entwickelt Ferrari electronic seit langer Zeit alternative Konzepte für die Zentralkonvertierung. Im Standardfall ist die normale Zentralkonvertierung noch mit sehr geringem administrativen Aufwand verwendbar. Aus diesem Grund wird der alternative Konverter (im Nachfolgenden OLE- Konverter) noch nicht im Auslieferungszustand aktiviert und konfiguriert. Der im Nachfolgenden beschriebene OLE-Konverter zeichnet sich durch einen höheren Durchsatz als der normale Zentralkonverter aus. Der Einsatz kann zudem bei eingeschalteter UAC (User Access Control) verwendet werden. Anlegen des OLE-Konverters In der Schnellstartleiste der Messaging Server Konfiguration rufen Sie Converter > OLE Converter auf und fügen anschließend eine neue Komponente diesen Typs hinzu. Abbildung 3.34: Anlegen eines neuen OLE-Converters Die Erstellung dieser neuen Komponente wird durch den Standard Wizard begleitet, bei dem die zusätzliche Frage nach einem Service-Account erfolgt. 98

110 Konfiguration OfficeMaster Wichtig! Dieser Service-Account muss lokaler Administrator sein. Abbildung 3.35: Eintragen des Service-Accounts im Wizard für den OLE-Konverter Die anschließenden Dialoge zur Benennung entsprechen wieder dem Standard-Wizard und können entsprechend durchgeführt werden. Nach erfolgreichem Anlegen des Ole-Konverters ist die allgemeine Konfiguration der Komponente verfügbar. Ghostscript Program Path Abbildung 3.36: Konfigurationsübersicht des OLE-Konverters für Microsoft Office und PDF Pfad zum Ghostscript inklusive ausführbarer Datei. Hierbei ist eine der Commandline-Versionen (gswin32c. exe bzw. gswin64c.exe) zu verwenden. PDF Conversion enabled Wenn der OLE-Konverter sich für die Konvertierung des Dokumententyps PDF registrieren soll, ist hier der entsprechende Haken zu setzen. 99

111 Konfiguration OfficeMaster OLE Office Conversation Hier werden die Dokumententypen ausgewählt, für die sich der OLE-Konverter registrieren soll. Nur wenn die Registrierung für einen Dokumententyp durchgeführt wird, kann das Dokument durch den OLEKonverter entsprechend in eine Grafik gewandelt werden. Internal Image Conversion Soll der OLE-Konverter auch für Grafikformate verwendet werden, ist hier das entsprechende Format zu aktivieren. 100

112 Konfiguration OfficeMaster De-Registrierung des Zentralkonverters CONV Wurde der OLE-Konverter erfolgreich eingerichtet, sind Einstellungen am Zentralkonverter notwendig. Dieser darf sich nicht mehr für die zuvor konfigurierten Dokumententypen registrieren. Hierfür rufen Sie die Konfigurationsseite des CONV auf und über Custom erreichen Sie einen Unterdialog Abbildung 3.37: Übersicht der Einstellungen am Zentralkonverter Abbildung 3.38: Deaktivieren der einzelnen Dokumententypen am Zentralkonverter Unter Disable Converter wählen Sie alle Typen aus, die mit dem CONV nicht mehr konvertiert werden sollen. Anschließend starten Sie den CONV neu und den OLE-Konverter erstmals. 101

113 Konfiguration OfficeMaster 3.7. Autodruck für empfangene Faxe (PRINTGW) Um empfangene Faxe automatisch auf Netzwerkdruckern auszugeben, verfügt der Messaging Server über die Gateway-Komponente PRINTGW, der wie jedem anderen Messaging Server Gateway Empfangs-Rufnummern zugeteilt werden können. Zusätzlich kann PRINTGW von anderen Messaging Server Komponenten, wie SAP- CONN und Undeliverable (UNDLVRBL) mit dem Druck von Dokumenten beauftragt werden. Die Konfiguration erfolgt im Expertenmodus in der Schnellstartleiste unter Drucken/OCR>Automatischer Druck. Abbildung 3.39: Printgateway einrichten Falls die Komponente gelöscht wurde oder eine weitere genutzt werden soll, erzeugt man über die Komponenten-Tabelle oder den Button Neu... eine neue Komponente. Als Komponententyp wählt man Print Gateway (PRINT). Der Name ist bis auf das Präfix printgw frei wählbar. Die meisten Messaging Server Komponenten werden nummeriert (z. B. printgw0, printgw1, etc.). Soll der Druck von empfangenen Faxen auf mehreren, im Haus verteilten Druckern erfolgen, können auch sprechende Namen wie printgwvertrieb oder printgwfibu verwendet werden, falls jedes PRINTGW nur einen Drucker bedienen soll. Hinweis! Der angegebene Drucker muss per UNC-Pfad von dem Faxserver aus erreichbar sein. Dies kann z.b. über Start->Ausführen->\\Printservername\Drucker kontrolliert werden - dabei darf keine Treiberabfrage kommen. Es muss sich ohne Nachfrage die Druckerwarteschlange öffnen. Bei Host handelt es sich in der Regel um die IP-Adresse bzw. den aufgelösten Namen des Hauptservers. Neu.../Bearbeiten/Entfernen Darüber fügt man einen neuen Drucker hinzu, kann einen bestehenden bearbeiten oder ihn löschen. Drucker Wird PRINTGW im Komponentenstatus der Messaging Server Konfiguration gestartet, sucht es zunächst alle im Netzwerk (z. B. alle in der Windows-Domäne) verfügbaren Drucker. Einer dieser Drucker kann anschließend in der gewünschten PRINTGW-Komponente zugeordnet werden. Alternativ kann der Druckername auch manuell in der Form \\SERVERNAME\DRUCKERNAME eingetragen werden. Papierfach Wenn der Drucker über die Druckersuche des PRINTGW gefunden wurde, werden auch die möglichen Papierfächer zur Auswahl angeboten. 102

114 Konfiguration OfficeMaster Fax-Adressfilter Der Fax-Adressfilter bezieht sich auf die Faxnummer (Calling Party Number) der Eingangsfaxe. Der Filter wird als Liste bestehend aus regulären Ausdrücken (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) hinterlegt. Ein regulärer Ausdruck besteht im einfachsten Fall aus der kompletten Ziffer. Beispiel Sollen Faxe an die Nummern 349, 342 und 348 automatisch gedruckt werden, trägt man diese Zahlen nacheinander in die Liste ein: Mit dem regulären Ausdruck 34[928] lassen sich diese drei Zahlen in einer Zeile konfigurieren.» Beispiel Ende Statusdrucker Drucker Name Wenn das PRINTGW gesendete Faxe ausdruckt und die Adressfilter keine Zuordnung zu einem der konfigurierten Drucker zulassen, wird dieser Drucker für den Ausdruck der Statusnachrichten gewählt. Papierfach Hier wird das Papierfach des gewählten Statusdruckers ausgewählt Nur die erste Seite drucken Auf Wunsch kann nur die erste Seite gedruckt werden. Dies genügt meist für einen Statusbericht. Verschiedenes Statuszeile drucken Das PRINTGW kann auf jedem Dokument die wichtigsten Informationen in eine Zeile zusammengefasst drucken. Druckersuche beim Starten unterbinden Um die Startzeit des PRINTGW zu verkürzen, lässt sich die Suche nach den Druckern mit dieser Option deaktivieren. 103

115 Konfiguration OfficeMaster 3.8. Druck-Integration in Drittanbietersoftware (LPD) Dokumente als Fax oder -Anhang versenden Die Vorteile von OfficeMaster zeigen sich beim Versand von Geschäftsdokumenten wie Angebote, Bestellungen, Mahnungen etc. überzeugend. Die Integration in die vorhandene kaufmännische ERP-Software (z. B. Axapta, cd2000, Infor, Navision, proalpha, sage KHK, SAP Business One, Varial) erfolgt am einfachsten über die Druckfunktion. Die Geschäftsdokumente werden auf OfficeMaster ausgegeben, eventuell mit einer elektronischen Signatur versehen und als Fax oder als PDF-Anhang einer versendet. Nach dem Versand erhält der ERP-Anwender den Sendestatus per in sein Mailpostfach (Microsoft Outlook, Notes). Für die Druck-Beauftragung bietet OfficeMaster Messaging Server ein LPD-Gateway (Line Printer Daemon, kurz: LPD), das Druckdaten entgegennimmt, den erforderlichen Sendeauftrag erstellt und damit die weitere Verarbeitung des Drucks durch das System bestimmt. Die Druckdaten umfassen das zu versendende Dokument und Informationen, wie den Namen der gedruckten Datei und den Netzwerknamen des druckenden Anwenders, anhand dessen der Vorgang einem Benutzer zugeordnet und der Sendestatus zugestellt werden kann. Die für den Versand erforderlichen Informationen, wie Rufnummer des Faxanschlusses, -Adresse des Empfängers, Sendezeitpunkt usw., entnimmt OfficeMaster direkt dem Dokument. Dazu müssen diese Informationen in mehreren, im Dokument des ERP-Systems eingebetteten Kommandos angegeben werden. Diese Kommandos werden im Folgenden Steuerbefehle genannt. Die nachstehende Tabelle zeigt die einzelnen Verarbeitungsschritte, die ein Dokument beim Versand mit Office- Master durchläuft. Tabelle 3.9: Dokumentenversand OfficeMaster Messaging Server Beschreibung Verarbeitungsschritt - ERP-Client am Benutzer-Arbeitsplatz oder ERP-Server Gibt das Dokument mit eingebetteten Steuerbefehle auf den für OfficeMaster eingerichteten Drucker aus. - LPD CONV NOTESCONN, MAILGW, FILEGW, MSX2KGATE oder CLIENTGW Drucker mit Drucker-Spooler sowie für OfficeMaster konfigurierter IP-Adresse & Druckerwarteschlange Line Printer Daemon Konverter mit internem PCL- Konverter und/oder AFPL GhostScript Gateway für Notes, Mail-Gateway, Dateischnitt stelle Konvertiert das gedruckte Dokument in ein Druckformat (PCL, PDF, PS oder Text) und sendet es per LPR an die IP-Adresse von OfficeMaster Empfängt das Dokument sowie weitere Druckdaten (Absender und Dateiname) und bestimmt die weiteren Verarbeitungsschritte anhand der vom Drucker genutzten Druckerwarteschlange Konvertiert das Dokument aus dem Druckformat nach Grafik (für Fax) bzw. nach PDF (für ) und extrahiert dabei die enthaltenen Steuerbefehle Ordnet das Dokument anhand des LPD-Absenders einem Gateway-Benutzer zu und erstellt den Sendeauftrag mit benutzerspezifischen Parametern (wie eigene Faxkennung) SIGNDS (optional) OMCUMS (bei Fax) Signaturserver-Anbindung mit digiseal server ISDN-Hardware-Ansteue rung Versieht das Dokument (sofern angegeben) mit einer elektronischen Signatur Versendet das Dokument als Fax über die konfigurierte ISDN- Hardware SMTPTX (bei ) Mail-Versender Versendet das Dokument als PDF-/ -Anhang per SMTP NOTESCONN, MAILGW, FILEGW, MSX2KGATE oder CLIENTGW Gateway für Notes, Mail-Gateway, Dateischnitt stelle oder WebClient Stellt dem Gateway-Benutzer den Sendestatus zu (NOTESCONN per Notes-Mail, MAILGW und Exchange-Gateway per , FILEGW per Datei) 104

116 Konfiguration OfficeMaster Die Anbindung eines ERP-Systems mittels LPD ist somit recht komplex und erfordert einmalige Einstellungen im verwendeten ERP-System, im Mail-System und an einigen Komponenten im OfficeMaster Messaging Server. Einen Überblick über die notwendigen und optionalen Konfigurationsschritte gibt die Tabelle Tabelle 3.10: Konfigurationsschritte Konfigurationsschritt Abschnitt OfficeMaster Connector SMTP Notes Exchange Ghostscript als Konverter für Postscript einrichten auf Seite 96 X X X LPD-Gateway hinzufügen und konfigurieren X X X MS Exchange (MSX2KGATE) X IBM Notes/Domino (NOTESCONN) X - Mail-Connector (MAILGW) X - - Daten per LPR-Kommando senden X X X Windows-Drucker für LPD einrichten X X X ERP-System X X X Dateischnittstelle (FILEGW) Optional Optional Optional LPD-Gateway hinzufügen und konfigurieren Zur Konfiguration des LPD-Gateways wählt man Bearbeiten>Weitere Gateways>Line Printer Daemon im Expertenmodus der Messaging Server Konfiguration. Im linken Dialogfeld werden alle LPD-Gateways angezeigt, die im Messaging Server System vorhanden sind. Dabei handelt es sich im Standard um das Gateway lpd0. Sollte es sich um eine Update-Installation handeln, wurde das LPD-Gateway zwar installiert, muss aber manuell in der vorhandenen Konfigura tion registriert werden. Ist lpd0 nicht vorhanden, muss es zunächst über Komponente erstellen in der Komponententabelle eingerichtet werden. Wichtig! Voraussetzung für den Betrieb des LPD ist, dass auf dem System kein Printserver installiert ists! 105

117 Konfiguration OfficeMaster Das LPD-Gateway sollte z. B. lpd0 heißen. Als Host sollte die IP-Adresse oder der aufgelöste Name des Servers gewählt werden, auf dem das LPD-Gateway laufen soll (meistens der Hauptserver). Anschließend werden die neuen Einstellungen übernommen und die Anzeige wird aktualisiert. Abbildung 3.40: Einstellungen von lpd0 Die Standard-Einstellungen des LPD-Gateways passen für den Großteil der Installationen und müssen nur in folgenden Fällen geändert werden (nach Häufigkeit sortiert): 1. OfficeMaster 10 oder OfficeMaster 25 verfügt über keinen PCL-Konverter (anzupassender Parameter: Dateiformat). 2. Die LPD-Sendeaufträge sollen von einem Gateway, wie dem Fax-Connector für Exchange (MSX2KGATE), dem Fax-Gateway für Notes (NOTES CONN), dem Mail-Gateway (MAILGW) oder der Dateischnittstelle (FILEGW) bearbeitet werden. Das ist z. B. dann erforderlich, wenn OfficeMaster die Geschäftsdokumente auch als versenden soll. 3. Das LPD-Gateway soll Aufträge entweder auf einem anderen Port, nur auf bestimmten IP-Adressen entgegennehmen (anzupassende Parameter: Port, Interface, Nachrichten verarbeiten von). Im letzten Fall sind die Parameter im Rahmen Netzwerk zu ändern. Bei 1 bis 3 muss die im Rahmen Druckerwarteschlange eingetragene Regel angepasst bzw. müssen neue Regeln hinzugefügt werden. 106

118 Konfiguration OfficeMaster Netzwerk-Einstellungen Auf dem gleichen Kartenreiter sind auch die Netzwerk-Einstellungen vorzunehmen. Port Standardmäßig empfängt das LPD-Gateway die Datenströme auf dem dafür vorgesehenen Port 515 (so genannter Well Known Port). In dem Fall müssen die per LPD/LPR druckenden Anwendungen ihre Datenströme ebenfalls auf den neuen Port senden. Beim Einrichten eines Druckertreibers kann dieser Port auf Windows- Seite jedoch nicht angepasst werden. Interface Analog zur Port-Einstellung kann als Interface die IP-Adresse angegeben werden, auf der das LPD-Gateway auf ankommende Datenströme warten soll. Dies ist besonders auf Servern mit mehreren Netzwerkkarten und Router-Funktionen sinnvoll, bei denen das LPD-Gateway nur Datenströme aus einem Netzsegment entgegennehmen soll. Mit der Standardeinstellung bindet sich das LPD-Gateway an jedes Interface bzw. an alle IP-Adressen und nimmt Sendeaufträge aus allen Netzsegmenten entgegen. Nachr. verarbeiten von Unter Nachr. verarbeiten von kann mittels regulärer Ausdrücke (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) eine Liste von IP-Adressen angegeben werden, die Daten an das LPD-Gateway senden dürfen. Mit der Standardeinstellung (.*) akzeptiert das LPD-Gateway Datenströme von jeder IP-Adresse. Druckerwarteschlangen Wie die empfangenen Datenströme im Messaging Server weiterverarbeitet werden, wird über die Druckerwarteschlange gesteuert, auf die der Absender die Sendeaufträge druckt. In der werksseitigen Einstellung werden Sendeaufträge, egal an welche Druckerwarteschlangen sie gedruckt wurden, identisch verarbeitet. Hinweis! Die Druckerwarteschlange legt der druckende Absender fest. Der im Standard eingetragene Name.* muss nur dann geändert werden, wenn Sendeaufträge durch verschiedene Messaging Server Connectoren weiterverarbeitet werden sollen, z. B. Faxe durch MSX2KGATE und s durch FILEGW. Das LPD-Gateway muss die Druckerwarteschlangen unterscheiden, indem pro zu unterscheidender Druckerwarteschlange eine Regel angelegt wird. Name Der Name der Druckerwarteschlange kann in Klarschrift und als regulärer Ausdruck (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) hinterlegt werden. Im Standard werden Sendeaufträge an alle Druckerwarteschlangen (.*) auf die gleiche Art verarbeitet. Der Name muss nur dann konfiguriert werden, wenn mehrere Regeln angelegt wurden, um verschiedene Verarbeitungswege anhand der genutzten Warteschlange zu realisieren. Gateway-Komponente Nachdem das LPD-Gateway einen Sendeauftrag empfangen hat, wird er an die für die Druckerwarteschlange konfigurierte Gateway-Komponente weitergeleitet. Die Gateway-Komponente prüft den Auftrag ( Darf der Absender Dokumente versenden? ), setzt benutzerspezifische Sendeparameter ( Soll der Auftrag signiert werden? ) und sorgt nach erfolgtem Versand dafür, dass der Absender eine Statusmeldung erhält. In Abhängigkeit von der vorhandenen OfficeMaster-Lizenz können bzw. sollten folgende Gateway-Komponenten genutzt werden. 107

119 Konfiguration OfficeMaster Tabelle 3.11: Gatewaykomponenten in Abhängigkeit von der Umgebung Messaging Server Komponente Mit LPD unterstützte Versandarten OfficeMaster Gateway SMTP Notes Exchange Clientgw Connector für Exchange (MSX2KGATE) Fax - - X Gateway für Notes (NOTESCONN) Fax und - X - Mail-Gateway (MAILGW) Fax und X - - Dateischnittstelle (FILEGW) Fax und optional optional optional optional CLIENTGW Fax X Dateiformat Da das Dateiformat, welches vom LPD-Gateway empfangen und vom Messaging Server konvertiert werden muss, nicht automatisch bestimmt werden kann, muss es für jede einzelne Druckerwarteschlangen-Regel konfiguriert werden. Dateiformate, die von OfficeMaster Messaging Server konvertiert werden können, sind PCL (Printer Common Language), PDF (Portable Document Format), PS (Postscript) und TXT (ASCII-Text). Für die Konvertierung von TXT und PCL in Grafik (für Fax) bzw. PDF (für ) verfügt OfficeMaster Messaging Server in Windows-Umgebungen über eigene Konverter. Hinweis! Der PCL-Konverter ist nur im benutzerfreien OfficeMaster enthalten, so dass Kunden mit OfficeMaster 10 bzw. OfficeMaster 25 die PS-Konvertierung nutzen müssen. Dazu muss AFPL Ghostscript herunter geladen, auf dem Server installiert und eingerichtet werden. Hinweis! Auf den ersten Blick erscheint der Einsatz von AFPL GhostScript auf Grund des zusätzlichen Installationsaufwands als nachteilig, jedoch können durch die PS- Konvertierung durchsuchbare PDF-Dokumente (für s!) erstellt werden. Bei Verwendung des PCL-Konverters wird das gedruckte Dokument als Bitmap in die PDF-Datei eingebunden Connector für Microsoft Exchange (MSX2KGATE) Der LPD-Sendeauftrag wird dem Fax-Connector für Exchange (MSX2KGATE) zugeordnet. MSX2KGATE erkennt den Vorgang als LPD-Sendeauftrag und prüft im Active Directory die benutzerspezifischen Parameter. Anschließend initiiert MSX2KGATE den Versand des Dokuments. Um den Active Directory Benutzer zu identifizieren, wird entweder der vom LPD-Gateway empfangene Anmeldename des LPD-Benutzers oder die im Steuerbefehl 108

120 Konfiguration OfficeMaster des Dokumentes enthaltene Fax-Adresse (U-Parameter) herangezogen. Dieser wird mit den im Active Directory gespeicherten FAX-Adressen der Benutzer verglichen. Dazu kann jeder Active Directory Benutzer mit mehreren FAX-Adressen, z.b. mit einer FAX-Adresse für Faxempfang bzw. -Kennung und einer FAX-Adresse für die Zuordnung von LPD-Sendeaufträgen, versehen werden. Abbildung 3.41: Mailadressen eines für die Faxnutzung freigegebenen Postfachs Beispiel Lautet der im Dokument enthaltene Steuerbefehl: wird das Dokument dem Active Directory Benutzer zugeordnet, dessen FAX-Adresse im Exchange mit dem beim Drucken empfangenen Anmeldenamen (LPD-Benutzer) übereinstimmt. Kann der Anmeldename des LPD-Benutzers nicht für die Benutzerzuordnung herangezogen werden, weil der Druckprozess z. B. von einem automatischen Server-Task immer unter dem gleichen Anmeldenamen ausgelöst wird, kann der zuständige Active Directory Benutzer im Steuerbefehl mit Hilfe des U-Parameters übergeben werden: Beispiel Ende 109

121 Konfiguration OfficeMaster Hinweis! Es lassen sich über den LPD auch s versenden, die dann über den Exchange-Server weitergeleitet werden müssen (Exchange Relay). Hierfür muss der Exchange Server für die Weiterleitung dieser s freigeschaltet werden. Hinweis! Der Exchange Connector unterstützt ebenfalls das HTML-Template mit den Platzhaltern im stationary-verzeichnis (siehe MailGW). Zusätzlich kann man neuerdings exclusiv für den -Versand statische Attachments (AGB, Disclaimer, etc.) anfügen Gateway für Notes (NOTESCONN) Druck- bzw. Sendeaufträge, die vom LPD-Gateway an NOTESCONN weitergeleitet wurden, werden einem Notes-Benutzer im Namens- und Adressbuch zugeordnet. NOTESCONN nutzt entweder den LPD-Namen, der beim Drucken als Absender übermittelt wurde, oder den Namen, der im eingebetteten Steuerbefehl als U-Parameter enthalten war. Sobald der Name als U-Parameter vorhanden ist, wird nach diesem gesucht. Beispiel ohne U-Parameter Der Benutzer ist mit dem Benutzerkonto MUSTERMANN im Computernetzwerk angemeldet und druckt aus dem ERP-System ein Angebot, das folgenden Steuerbefehl enthält: Das LPD-Gateway empfängt das Angebot mit der Benutzerinformation MUSTERMANN und leitet es als Sendeauftrag an NOTESCONN. NOTESCONN sucht nun im Namens- und Adressbuch ein Personendokument für MUSTERMANN und prüft benutzerspezifische Daten, ob MUSTERMANN senden darf, welche Faxkennung dem Empfänger dabei kommuniziert werden soll usw.. Anschließend übergibt NOTESCONN das Dokument als Sendeauftrag an 0123/ dem Messaging Server und stellt später dem Notes-Benutzer die Sendequittung zu.» Beispiel Ende Beispiel mit U-Parameter Der Benutzer ist mit dem Benutzerkonto MUSTERMANN im Computernetzwerk angemeldet und druckt aus dem ERP-System ein Angebot, das folgenden Steuerbefehl enthält: Das LPD-Gateway empfängt das Angebot zusammen mit der Benutzer information MUSTERMANN und leitet es als Sendeauftrag an NOTES CONN, der nach einem Personendokument für VERTRIEB sucht, um darin die benutzerspezifischen Daten etc. zu finden und den Messaging Server mit dem Fax-Versand an 0123/ zu beauftragen. 110

122 Konfiguration OfficeMaster Unabhängig davon, ob der LPD-Benutzername aus dessen Netzwerk-Anmeldenamen oder aus dem U-Parameter des Steuerbefehle ermittelt wird, muss dieser Name in dem für NOTESCONN konfigurierten Namens- und Adressbuch gefunden werden. Hier wird der Benutzername im Alias- Feld gesucht, sofern in der NOTESCONN-Konfiguration keine abweichenden Einstellungen getätigt wurden.» Beispiel Ende Mail-Gateway (MAILGW) Das Mail-Gateway (MAILGW) bearbeitet LPD-Sendeaufträge ähnlich wie das Gateway für Notes (NOTESCONN). Zunächst wird anhand des LPD-Absenders der dazugehörige MAILGW-Benutzer gesucht. Als Absender wird entweder der Absendername, der dem LPD-Gateway beim Empfang des Druckauftrages kommuniziert wurde, genutzt oder der Absendername, der im eingebetteten Steuerbefehl des gedruckten Dokumentes als U-Parameter angegeben wurde. Auch hier gilt, dass der als U-Parameter angegebene Absendername bevorzugt behandelt wird. Beispiel ohne U-Parameter Der Benutzer ist mit dem Benutzerkonto MUSTERMANN im Computernetzwerk angemeldet und druckt aus dem ERP-System ein Angebot, das folgenden Steuerbefehl enthält: Das LPD-Gateway empfängt das Angebot zusammen mit der Benutzerinformation MUSTERMANN und leitet es als Sendeauftrag an MAILGW. MAILGW sucht einen Benutzer mit dem Namen MUSTERMANN und prüft benutzerspezifische Daten, z. B. ob MUSTERMANN senden darf oder ob MUSTERMANN für den im Steuerbefehl angegebenen Signaturserver autorisiert ist. Anschließend übergibt MAILGW das Dokument als Sendeauftrag an 0123/ an den Messaging Server und stellt die Sendequittung dem Benutzer später per zu.» Beispiel Ende Beispiel mit U-Parameter Der Benutzer ist mit dem Benutzerkonto MUSTERMANN im Computernetzwerk angemeldet und druckt aus dem ERP-System ein Angebot, das folgenden Steuerbefehl enthält: Das LPD-Gateway empfängt das Angebot zusammen mit der Benutzerinformation MUSTERMANN und leitet es als Sendeauftrag an MAILGW. MAILGW sucht einen Benutzer mit dem Namen VERTRIEB, um darin die benutzerspezifischen Daten zu finden und den Messaging Server mit dem Fax-Versand an 0123/ zu beauftragen. Zur Zuordnung des Vorganges zu einem Benutzer vergleicht das Mail-Gateway den ermittelten Namen entweder mit dem am Mail-Gateway hinterlegten Benutzernamen (bei Benutzerverwaltung am MAILGW) oder mit dem im Verzeichnisdienst gespeicherten Benutzernamen (bei Benutzerverwaltung per LDAP).» Beispiel Ende 111

123 Konfiguration OfficeMaster Daten per LPR-Kommando senden Nach Installation und Konfiguration des LPD-Gateways sollte die Funktion zunächst ohne Interaktion einer Drittanbietersoftware (wie Winword) getestet werden. Da dies nur mit vom Messaging Server konvertierbaren Dateien (PCL, PS oder TXT) erfolgen kann, erstellt man eine Textdatei mit einigen Beispielsätzen und fügt einen einfachen Steuerbefehl ein: Beispiel electronic Dies ist mein erstes Fax per LPD und OfficeMaster Messaging Server. Um diese Datei manuell an das LPD-Gateway zu senden, nutzt man unter Windows das Kommando lpr. Abbildung 3.42: lpr-kommando Um das erstellte Text-Dokument auch als -Sendeauftrag an das LPD-Gateway zu übergeben, wird die Faxnummer in eine -Adresse umgewandelt. electronic Dies ist meine erste per LPD und OfficeMaster Messaging Server.» Beispiel Ende Hinweis! Für den -Versand muss die Messaging Server Komponente SMTPTX eingerichtet und gestartet sein (siehe Abschnitt 3.2.2). Außerdem muss FILEGW oder MAILGW als Gateway-Komponente am LPD-Gateway ausgewählt werden. 112

124 Konfiguration OfficeMaster Windows-Drucker für das LPD-Gateway einrichten Da nur die wenigsten Anwendungen die Dokumente nach PCL, PS oder TXT konvertieren und anschließend an das LPD-Gateway senden können, empfiehlt es sich, einen Windows-Drucker einzurichten, der die Konvertierung und den Versand der Daten an das LPD-Gateway übernimmt. Dieser Drucker kann entweder auf jedem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz oder zentral auf dem Server eingerichtet und freigegeben werden. Das erfolgt im Druckerinstallations-Assistenten in der Windows-Systemsteuerung durch die Auswahl Drucker hinzufügen. Im Begrüßungsfenster wählen Sie Lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker als Administrator hinzufügen aus und klicken auf Weiter. Abbildung 3.43: Drucker als Administrator hinzufügen 113

125 Konfiguration OfficeMaster Als Administrator ausgeführt, kann ein neuer Anschluss für den Drucker hinzugefügt werden. Hierbei wird der Standard TCP/IP Port verwendet und dieser muss auf den Server mit der LPD-Komponente zeigen. Abbildung 3.44: Neuen Druckeranschluss auf TCP/IP Basis hinzufügen Hostname oder IP-Adresse Hier wird der OfficeMaster Server mit der LPD-Komponente hinterlegt. Empfehlenswert ist es hierbei, die IP-Adresse zu verwenden. Anschlussname Der Anschlussname wird automatisch durch den Assistenten mit dem Wert des Hostnamens gefüllt und kann meist so belassen werden. 114

126 Konfiguration OfficeMaster Im nächsten Schritt wird die Erkennung des TCP/IP-Ports durchgeführt... Abbildung 3.45: Erkennung des Ports 115

127 Konfiguration OfficeMaster Der Installationsassistent kann dabei den Drucker nicht ermitteln und die weiteren Schritte sind Benutzerdefiniert einzutragen. Abbildung 3.46: Anschlussinformationen hinzufügen Abbildung 3.47: Warteschlangenname angeben Hierbei sind Portname und Druckername bzw. IP-Adresse bereits vorausgefüllt, es ist lediglich darauf zu achten das Protokoll auf LPR einzustellen, die Bytezählung zu aktivieren und den Warteschlangennamen zu hinterlegen. 116

128 Konfiguration OfficeMaster Hinweis! Der Warteschlangenname ist meist beliebig, aber kann im OfficeMaster in der Komponente LPD auch als Filter verwendet werden. So wird ein LPD wie in Abbildung 3.40: Einstellungen von lpd0 auf Seite 106 sich für alle Warteschlangen interessieren. Würde anstelle des.* ein Name eingetragen, wäre dies der Filters! Nach Abschließen des Dialoges soll der entsprechende Druckertreiber installiert werden. Ist dieser nicht in der Liste der verfügbaren Druckertreiber zu finden, muss zunächst mit Windows Update nach dem passenden Treiber gesucht werden. Abbildung 3.48: Druckertreiber via Windows Update finden Soll PCL-Code über den LPD versendet werden, suchen Sie im anschließenden Dialog als Hersteller HP und wählen den HP LaserJet 5 aus. Soll der Druck als PS-Code erfolgen, so empfiehlt sich ein HP LaserJet 2300L PS. Abbildung 3.49: HP LaserJet 5 für PCL-Druck auswählen 117

129 Konfiguration OfficeMaster Im nachfolgenden Dialog wird der zu vergebene Druckername abgefragt und mit den anschließenden Kommentaren zu Standort und Anwendungszweck wird die Installation abgeschlossen. Abbildung 3.50: Aussagekräftigen Druckernamen angeben ERP-System Um Dokumente aus dem ERP-System per Druck automatisiert mit OfficeMaster zu versenden, muss zunächst ein LPD- bzw. IP-Drucker eingerichtet werden, wie es in Abschnitt 3.8 auf Seite 104 exemplarisch für ein Windows-Betriebssystem beschrieben wurde. Anschließend ist es eventuell erforderlich, diesen LPD-Drucker im ERP- System als (Fax- und -) Drucker bekannt zu machen. Einige ERP-Systeme verfügen bereits über Faxschnittstellen für Druckertreiber, die ohne jegliche Formularanpassungen die erforderlichen Sendeinformationen in den Druckdatenstrom einmischen. In Classic Line von Sage KHK kann die Syntax für die eingebetteten Kommandos und die dafür erforderliche druckerinterne Schriftart (Courier 10) in der Faxschnittstelle konfiguriert werden. Bietet das ERP-System für den Drucker keine implementierte Fax-Schnittstelle, müssen die Steuerbefehle über Formularanpassungen in die Dokumente eingepflegt werden. Gleiches gilt in der Regel auch für den automatisierten Dokumentenversand als -Anhang, was in den meisten ERP-Systemen nicht über die Druck-Schnittstelle geregelt wird. Es folgen nun zwei Beispiele für die gängigsten Steuerbefehle: Beispiel Dokumentenversand per Fax Sehr geehrte Damen und Herren, 118

130 Konfiguration OfficeMaster dieses Dokument wird am 17. Juni 13 um 22:00 Uhr automatisch an die Faxnummer 030/ geschickt und im entsprechenden Gateway dem Benutzer Mustermann zugeordnet. Vor dem Versand wird das Dokument mit dem auf dem Messaging Server gespeicherten Briefpapier brief.pcx versehen und mit der Signaturkomponente signdsfax signiert.» Beispiel Ende Beispiel Dokumentenversand per geehrte Damen und Sehr geehrte Damen und Herren, dieses Dokument wird als PDF-Anhang einer an geschickt und im entsprechenden Gateway dem Benutzer Mustermann zugeordnet. Vor dem Versand wird das Dokument mit dem auf dem Messaging Server gespeicherten Briefpapier brief.pcx versehen und mit der Signaturkomponente signds signiert. Die trägt Ihr Dokument als Betreff und als Absenderadresse. Der Mailtext wird aus der Datei mail.html gewonnen, nachdem darin der Platzhalter gegen Sehr geehrte Damen und Herren ersetzt wurde.» Beispiel Ende Dateischnittstelle (FILEGW) Die Dateischnittstelle (FILEGW) erstellt aus per LPD empfangenen Dokumenten sofort einen Sendeauftrag und verschickt somit das Dokument ohne weitere Prüfung. Anschließend speichert FILEGW (wie bei jedem Sendevorgang) das gesendete Dokument im IN-Verzeichnis und erstellt die Beschreibungsdatei im ACK- Verzeichnis. Die per FILEGW angebundene Drittanbietersoftware kann OfficeMaster Messaging Server somit per LPD und per FILEGW beauftragen. Unabhängig von der Beauftragungsart erfolgt die Statusmeldung immer auf die gleiche Weise. 119

131 Konfiguration OfficeMaster 3.9. Basis- bzw. Systemeinstellungen Unzustellbare Empfangsnachrichten (UNDLVRBL) Eingangsnachrichten (Fax, SMS und ), die innerhalb des Messaging Servers keinem Gateway zugeordnet werden können, werden an die Komponente Undeliverable weitergeleitet. Undeliverable verfügt über vier verschiedene Modi für den Umgang mit eingangsseitig unzustellbaren Nachrichten: Modus Ablegen: Die Eingangsnachricht wird in einem Verzeichnis auf dem Server gespeichert. Modus Print (nur bei Fax): Die Eingangsnachricht wird über eine PRINTGW-Komponente gedruckt und anschließend abgelegt. Modus Weiterleitung: Die Eingangsnachricht wird innerhalb des Messaging Servers auf eine andere Adresse gleichen Typs weitergeleitet. Modus Benachrichtigung: Die Eingangsnachricht wird per SMTP an einen beliebigen internen oder externen Mailempfänger geschickt. Zur Konfiguration von Undeliverable wählt man Bearbeiten > Weitere Basis-Komponenten > Unzustellbare Nachrichten. Allgemein Auf der Karteikarte Allgemein werden die Rahmenparameter für die oben genannten Modi konfiguriert. Abbildung 3.51: Konfiguration für unzustellbare Nachrichten Ablage-Pfad Im Ablage-Pfad werden die unzustellbaren Nachrichten (Fax, SMS, ) gespeichert (Standard unter Windows: %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\work\undeliverable\dump bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\ work\undeliverable\dump (bei 64bit). Absender -Adresse Die Absender -Adresse wird für die Benachrichtigungsmail genutzt. Auf DSN warten (h) Mit der hier konfigurierten Stundenanzahl legt man fest, wie lange Undeliverable auf DSN warten soll (Delivery Status Notification), der einer vorausgehenden Benachrichtigungs-Mail eventuell folgt, bevor die unzustellbare Nachricht gelöscht wird. Damit DSN vom Messaging Server empfangen werden kann, muss dieser auch unter der konfigurierten Absender -Adresse von extern erreichbar sein. Auf den folgenden Karteikarten wird der gewünschte Modus für jeden einzelnen Nachrichtentyp (Fax, SMS und ) konfiguriert. 120

132 Konfiguration OfficeMaster Fax Ablegen Nach der Installation läuft Undeliverable standardmäßig im Modus Ablegen. Alle empfangenen und im Messaging Server unzustellbaren Nachrichten werden in dem auf der Karteikarte Allgemein konfigurierten Ablage-Verzeichnis gespeichert, neben allen Nachrichten, bei denen Weiterleitung oder Benachrichtigung fehlschlug. Pro unzustellbarer Nachricht werden zwei Dateien erzeugt: eine Jobdatei (erkennbar an der Dateiendung FMJ, enthält alle Informationen zum Vorgang, u. a. den Dateinamen der Dokumentdatei) die Dokumentdatei (eigentliche Nachricht). Da die Dateien im Ablage-Verzeichnis vom Messaging Server nicht bearbeitet werden, bleiben sie darin gespeichert, bis sie vom Netzwerk-Administrator gelöscht werden. Druck Der Modus Druck steht nur für Faxe zur Verfügung. Hierfür muss eine eingerichtete PRINTGW-Komponente ausgewählt werden, der das Dokument zugestellt wird. Abbildung 3.52: PRINTGW-Komponente für Faxdruck Weiterleitung Im Modus Weiterleitung wird die unzustellbare Nachricht innerhalb des Messaging Servers an eine neue Adresse gleichen Typs weitergeleitet. Dabei bleibt die Absenderinfo erhalten. Für die Weiterleitung muss eine Weiterleitungsadresse hinterlegt werden. Dabei handelt es sich um eine interne Adresse gleichen Typs (Fax bei Fax, bei ). Weitergeleitete Dokumente, die erneut unzustellbar sind, werden im Ablageverzeichnis gespeichert. Beispiel Von wird ein Fax auf der Nummer 999 empfangen. Diese Nummer ist keinem Connector zugeordnet, weshalb der Vorgang an Undeliverable weitergeleitet wird. Hier ist für unzustellbare Fax- Nachrichten eine Weiterleitung an die interne Fax-Adresse 960 konfiguriert. Undeliverable erzeugt nun eine neue Fax-Eingangsnachricht an die Weiterleitungs-Nummer 960. Die Absenderinformation der Gegenstelle bleibt jedoch weiterhin Somit wird der Vorgang dem für 960 zuständigen Connector, wie NOTESCONN, SAPCONN und MSX2KGATE zugeordnet.» Beispiel Ende 121

133 Konfiguration OfficeMaster Benachrichtigung Sollen unzustellbare Eingangsnachrichten per versendet werden, ist der Modus Benachrichtigung die richtige Wahl. Dies erfordert jedoch zusätzlich den Betrieb der Messaging Server Komponenten SMT- PTX (für die Benachrichtigungs-Mail) und SMTPRX (für evtl. eingehende Statusmails). Weiterhin muss auf der Karteikarte Allgemein eine Absenderadresse eingestellt werden, die von Undeliverable bei der -Benachrichtigung kommuniziert wird (wie Diese -Adresse muss von extern erreichbar sein, damit Undeliverable über evtl. auftretende Sendefehler per DSN (Delivery Status Notification) informiert wird. Für den Benachrichtigungs-Modus muss eine externe oder interne -Adresse als Benachrichtigungs- Adresse hinterlegt werden, an die unzustellbare Empfangsnachrichten gesendet werden. Für unzustellbare Faxnachrichten kann zusätzlich zwischen TIF und PDF als Dateiformat für den Faxanhang gewählt werden. Abbildung 3.53: Benachrichtigungs-Adresse für unzustellbare Nachrichten Kann die Benachrichtigungs-Mail nicht gesendet werden (z. B. weil der Mailversender SMTPTX nicht eingerichtet ist) oder erhält der Messaging Server über den Mailempfänger SMTPRX eine Unzustellbarkeitsnachricht (DSN), wird die ursprüngliche Eingangsnachricht im Ablageverzeichnis gespeichert. Ansonsten wird die Nachricht nach Ablauf der auf der Karteikarte Allgemein konfigurierten Wartezeit gelöscht. Beispiel Von der Gegenstelle wird ein Fax auf der Nummer 999 empfangen. Die Nummer ist keinem Gateway zugeordnet, der Vorgang wird an Undeliverable weitergeleitet. Undeliverable versendet die Fax-Eingangsnachricht an die konfigurierte Benachrichtigungs adresse Beim Versand wird die konfigurierte Absenderadresse kommuniziert, was den Empfang und die Auswertung von Statusmails (DSN) ermöglicht.» Beispiel Ende 122

134 Konfiguration OfficeMaster Wahlwiederholung und Versandsteuerung (SPLIT) Die Konfiguration der Behandlung fehlerhafter Sendevorgänge erfolgt im Expertenmodus unter der Menüfolge Extras>Systemeinstellungen> Feh lerbearbeitung in der Messaging Server Konfiguration. Hier befindet sich die zentrale Versandsteuerung für Fehlerfälle im ISDN- und im Fax-Protokoll. Für die einzelnen Fehlercodes können die Anzahl von Wahlwiederholungen und die Pausen dazwischen konfiguriert werden. Abbildung 3.54: Konfiguration für fehlerhafte Sendevorgänge Faxabruf (POLL) Die POLL-Komponente des Messaging Servers stellt den Faxabrufdienst zur Verfügung. Pro Messaging Server System kann eine POLL-Komponente eingerichtet werden. Konfiguration Die Konfiguration erfolgt im Expertenmodus unter der Menüfolge Bearbeiten>Weitere Basis-Komponenten>Faxabruf. Abbildung 3.55: POLL-Komponente für Faxabruf 123

135 Konfiguration OfficeMaster Dokumenten Verzeichnis Hier konfiguriert man das Faxabrufverzeichnis, in dem die zum Abruf vorgesehenen Dokumente gespeichert sind. Die Zuordnung zwischen Faxabruf-Nummer und Dokument erfolgt durch den Dateinamen. Signalisiert die Gegenstelle im Faxprotokoll, dass sie ein Dokument abrufen möchte, wird das Dokument übertragen, dessen Dateiname (ohne Dateiendung) mit der empfangenen Durchwahl übereinstimmt. Standard Datei Die Standard Datei wird immer dann an die Gegenstelle übertragen, wenn im Faxabrufverzeichnis kein (versendbares) Dokument unter der empfangenen Nummer (Called Party Number) gespeichert ist. Unterstützte Grafikformate Folgende Dateiformate können im Original zum Faxabruf bereitgestellt werden: BFF, DCX, PCX, SFF, TXT Andere Formate und zusammengesetzte Dokumente Dokumente in den Formaten DOC, PDF, PPT, XLS können als zusammengesetzte Dokumente zum Faxabruf bereitgestellt werden, sofern die Konvertier-Komponente (CONV) auf dem Server über entsprechende Konvertersoftware, wie z. B. Microsoft Word, verfügt. Mit zusammengesetzten Dokumenten wird es möglich, mehrere Dokumente mit einem Verbindungsaufbau abzurufen. Dazu wird eine ASCII-Datei erzeugt, in der die Namen der Dokumente nacheinander aufgeführt sind: Dokument1.doc Dokument2.xls Dokument3.dcx Preisliste.pdf Diese ASCII-Datei erhält den Namen 4711.par und wird im Faxabrufverzeichnis gespeichert. Wählt der Abrufer nun die Rufnummer 4711, werden ihm alle vier Dokumente übermittelt. Hinweis! Befinden sich die Dokumente nicht im Faxabrufverzeichnis, sondern in anderen Verzeichnissen auf diesem Computer, muss in der PAR-Datei der Dateiname inklusive Pfadangabe erfolgen Erstellen von Briefpapier Erstellen einer Briefpapierdatei (Kurzanleitung) Standardmäßig hat eine Faxseite eine Breite von 1728 Pixel. Die Auflösung beim Faxen entspricht 8 Pixel/mm in horizontaler Richtung. Dies führt zu einer Seitenbreite von 1728/8 = 216 mm. D. h. eine Faxseite ist um 6 mm breiter als das Standardformat DIN A4. In vertikaler Richtung wird bei Faxen eine Auflösung von 7,7 Pixel/mm verwendet. In der Regel wird eine Faxseite in vertikaler Richtung durch 2338 Pixel entsprechend einer Länge von 303,6 mm dargestellt. Dies ist 6,6 mm länger als eine DIN A4 Seite. 124

136 Konfiguration OfficeMaster Da auch bei Faxgeräten der Ausdruck von empfangenen Faxen auf DIN A4 Papier erfolgt, muss das empfangene Fax entsprechend skaliert werden. Dabei verwenden Faxgeräte unterschiedliche Methoden, so dass das gleiche Fax bei einem Gerät auf einer Seite und bei einem anderen Gerät auf zwei Seiten ausgedruckt wird. Um den Ausdruck in jedem Fall auf eine Seite zu beschränken, muss das Ausgangsfax gegebenenfalls in seiner Länge beschnitten werden. Die richtige Länge kann nur experimentell ermittelt werden. Für die Signierung und die anschließende Hinterlegung von Briefpapier wird eine Briefpapierdatei im TIF-Format mit einer Auflösung von 200 x 200 dpi benötigt. Es wird empfohlen, das Briefpapier mit einem entsprechenden Programm (z. B. Word oder Corel Draw) zu entwerfen, wobei als Papierformat DIN A4 eingestellt werden sollte. Die Vorlage für die erste und für die folgenden Seiten werden in einem Dokument erstellt, d.h., das Briefpapier besteht insgesamt aus zwei Seiten, wobei die zweite Seite für alle Dokumentseiten (außer der ersten) gilt. Mit dem ferrarifax-druckertreiber wird dieses Dokument gedruckt und mit dem dazugehörenden Viewer geöffnet und als DCX-Datei gespeichert. Anschließend wird das Konverterprogramm DCX2TIFF.exe (das sich im BIN-Verzeichnis befindet) aufgerufen, das die DCX-Datei in das Tiff-Format bei einer Auflösung von 200 x 200 dpi umwandelt und gleichzeitig erlaubt, die Länge der Seiten auf den gewünschten Wert abzuschneiden. Beim Kürzen auf eine Länge, die weniger als die standardmäßig eingestellten 2338 Pixel beträgt, ist darauf zu achten, dass keine relevante Information abgeschnitten wird. 125

137 Konfiguration OfficeMaster SNMP OfficeMaster Suite unterstützt das Simple Network Management Protocol (SNMP). Dieses Netzwerkprotokoll dient der zentralen Überwachung von Netzwerkelementen. Um die Überwachung per SNMP auf dem OfficeMaster Messaging Server zur Verfügung zu stellen, wurde der Messaging Server an die Laufzeitumgebung des Windows SNMP Dienstes gebunden. Damit der Windows SNMP Dienst die SNMP-Bibliothek von OfficeMaster richtig einbindet und der Office- Master Dienst die entsprechenden Informationen bereitstellt, muss der OfficeMaster Dienst vor dem Windows SNMP Dienst gestartet werden. Es empfiehlt sich an dieser Stelle den Windows SNMP Dienst auf verzögerten Start einzustellen. Hinweis! Nach der Installation der OfficeMaster Software sollte der Windows SNMP Dienst neu gestartet werden, damit der Windows SNMP Dienst den SNMP Agent vom Messaging Server richtig einbindet. Soll trotz aktiviertem SNMP Service der OfficeMaster keine SNMP-Nachrichten übertragen, muss der Port (siehe Abschnitt auf Seite 126) auf den Wert 0 gesetzt werden. Ist ein Netzwerkmanagement-Programm vorhanden, kann dieses genutzt werden, um die OfficeMaster Software per SNMP zu überwachen. Abbildung 3.56: Beziehung von FSNMP und Messaging Server (FMSRV) Portfreigabe Der SNMP Agent arbeitet über folgende Ports: 3216 ausgehend, um mit dem Controller des Messaging Servers zu kommunizieren konfigurierter Port eingehend, um Fehlernachrichten vom Messaging Server zu empfangen Der Windows SNMP Dienst selbst arbeitet über Port 161 (ausgehend) und Port 162 zum Versenden der Traps. 126

138 Konfiguration OfficeMaster Installation des Windows SNMP Dienstes Der Windows SNMP Dienst wird über die Windows Features auf dem OfficeMaster Server hinzugefügt. Dafür wird entsprechend unter SNMP Services der SNMP Dienst ausgewählt. Das Feature SNMP WMI ist nicht notwendig. Durch Klicken auf Next wird die Installation durchgeführt. Abbildung 3.57: SNMP als Feature hinzufügen Konfiguration des Windows SNMP Dienstes Abbildung 3.58: SNMP Dienst konfigurieren Die Konfiguration des SNMP Dienstes auf dem OfficeMaster Server erfolgt über die Diensteverwaltung von Windows. In den Eigenschaften des Windows SNMP Dienstes gibt es zwei Reiter mit den Titeln Traps und Sicherheit. Traps Unter Traps wird mindestens ein Communityname und ein Ziel für die Traps definiert. 127

139 Konfiguration OfficeMaster Beispiel Communityname: public; Trapziel: Abbildung 3.59: Sicherheitseinstellungen für den SNMP Dienst einstellen» Beispiel Ende Security Hier wird eingestellt, welche Rechte ein Communityname bekommt und von welchen Rechnern SNMP-Anfragen empfangen werden dürfen. Beispiel Communityrechte: LESEN SCHREIBEN; Communityname: public; Rechner: localhost Wenn ein Netzwerkmanagement-Programm zum Einsatz kommt, sollte die Adresse des Rechners, auf dem das Netzwerkmanagement-Programm läuft, dieser Liste hinzugefügt werden. Ansonsten hat das Netzwerkmanagement- Programm keine Rechte einen SNMP Befehl (GET, SET oder WALK) zu senden.» Beispiel Ende Hinweis! Damit der Windows SNMP Dienst und der OfficeMaster Messaging Server kommunizieren können, muss der konfigurierte Port freigeschaltet seins! 128

140 Konfiguration OfficeMaster Konfiguration des OfficeMaster SNMP Agenten Die Konfiguration des Officemaster SNMP Agenten erreichen Sie über die Menüfolge Tools>System Settings>SNMP. Basic Settings Port Abbildung 3.60: OfficeMaster System Settings Hier wird der Port zum Empfangen von OfficeMaster internen SNMP Meldungen definiert. Dieser muss entsprechend bei eingesetzter Firewall empfangsseitig zugelassen werden. Hinweis! Standardmäßig ist dieser Wert auf 0 gesetzt, somit werden keine Meldungen verarbeitet. Trap-Event Log Directory exceeds Überschreitet die Größe des Log-Verzeichnisses (\ProgramData\FFUMS\Fmsrv\Log) den angegebenen Wert in MB, wird von dem OfficeMaster SNMP Agenten ein SNMP Trap an den eingerichteten Server ausgelöst. Work Directory exceeds Überschreitet die Größe des Arbeits-Verzeichnisses (\ProgramData\FFUMS\Fmsrv\work) den angegebenen Wert in MB, wird von dem OfficeMaster SNMP Agenten ein SNMP Trap, an die unter Kapitel eingerichteten Server ausgelöst. 129

141 Konfiguration OfficeMaster Log Settings Number of Files Angabe der maximal zu schreibenden Log-Dateien des OfficeMaster SNMP Agenten. Log Dateien werden täglich geschrieben, sofern die maximal konfigurierte Dateigröße nicht überschritten wird. Maximum Size Angabe der maximalen Logdateigröße in MB. Bei Überschreitung der Dateigröße wird automatisch eine neue Logdatei geschrieben. Log Level Änderung des Logverhaltens, welches bei Supportfällen von der Hotline angefordert werden kann um mehr Ausschriften zu erhalten. Pfad zum Regelwerk Dateipfad und -name zum Regelwerk der OfficeMaster SNMP Traps. Über den Bearbeiten Knopf wird das aktuell konfigurierte Regelwerk (standardmäßig RegEx.txt) im Standardeditor geladen. Die Konfiguration wird im folgenden Abschnitt beschrieben. Hinweis! Bei einem Update der OfficeMaster Suite, wird das Standardregelwerk (RegEx. txt) ersetzt. Somit ist es notwendig bei Verwendung eines eigenen Regelwerks, einen anderen Namen, als den standardmäßig vorgeschlagenen zu benutzens! Hinweis! Nach Änderungen an der Konfiguration des OfficeMaster SNMP Agenten ist es notwendig den Windows SNMP Dienst neu zu starten um diese Änderungen zu übernehmen Übertragene Nachrichten (Traps) filtern Aktuell wurde im OfficeMaster keine separate Fehlerklasse für zu sendende Traps implementiert. Es werden standardmäßig alle Fehler (Error) weitergegeben. Im Normalfall soll nicht jeder Fehler des Messaging Servers als Trap zum SNMP Überwachungssystem gesendet werden. Es empfiehlt sich, diese Fehler schon vorher zu filtern. Hierfür werden Einträge im Regelwerk (RegEx. txt) vorgenommen. Diese befindet sich mit einer Standardkonfiguration und entsprechenden Beispielen im Program- Data Ordner (C:\ProgramData\FFUMS\fmsrv\data\snmp) des Messaging Servers. Das Regelwerk ist als Blacklist zu verstehen, d.h. wenn eine Regel (regulärer Ausdruck) auf eine Fehlermeldung matched wird diese Fehlermeldung nicht vom Agenten verarbeitet. Beispiel Fehlermeldungen vom OMCUMS, die die Zeichenkette SYSLOG enthalten, sollen nicht als SNMP Trap versendet werden. Für diese Anforderung wäre folgender reguläre Ausdruck im Regelwerk einzutragen: Error.* (omcums[0-9]*:.*syslog.*).* ###No error from OMCUMS for SYSLOG 130

142 Konfiguration OfficeMaster Dieser Ausdruck verhindert, dass Fehlermeldungen (Error) vom OMCUMS mit der Zeichenkette SYSLOG als SNMP Trap versendet werden.» Beispiel Ende Wichtig! Jeder reguläre Ausdruck im Regelwerk muss ein Kommentar besitzen, eingeleitet mit der Zeichenfolge ###, ansonsten wird dieser Ausdruck nicht vom Agenten verarbeitet Transferlogs Der OfficeMaster SNMP Agent legt zusätzlich zum normalen Log ein so genanntes Kommunikations-Log an (C:/ProgramData\FFUMS\fmsrv\log\snmp\snmp TrapLog.X). In diesen Logdateien werden alle SNMP Traps die der OfficeMaster SNMP Agent dem Windows SNMP Dienst übergibt protokolliert Management Information Base Zur Auswertung in einem Netzwerkmanagementprogramm wird die Ferrari electronic Management Information Base (MIB) benötigt. Diese finden Sie unter folgendem Pfad: C:\ProgramData\FFUMS\fmsrv\data\snmp\ferrari-electronic-mib.txt Die MIB der Ferrari electronic beinhaltet die nötigen Informationen, um OfficeMaster Suite und OfficeMaster Gate per Netzwerkmanagement-Programm zu überwachen. Hinweis! Die MIB kann auch über die Webseite des eingesetzten OfficeMaster Gate bezogen werden. Tabelle 3.12: Ferrari electronic Management Information Base (MIB) Name OID Typ Beschreibung Common Folder Productname String Name des Produkts Location String Computername SoftwareVersion String Version des OfficerMaster Messaging Server UtilityVersion String betrifft Hardware (OfficeMaster Gate) ModulVersion String betrifft Hardware TrapMessage String Nachricht für Trap Software Folder 131

143 Konfiguration OfficeMaster Name OID Typ Beschreibung fmsrv Folder fmsrvjobcount Integer Anzahl der Aufträge in der Warteschlange seit dem Start fmsrvcomponents Folder fmsrvcomponentsundev String to be defined fmsrvjobcountcurrent Integer Anzahl der aktuellen Aufträge in der Warteschlange 132

144 Kapitel 4 Web- Connector/Client OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

145 Web-Connector/Client 4. Web-Connector/Client Mit dem Web-Connector bietet OfficeMaster einen Basis-Connector für zwei Anwendungsfälle. 1. Web-Client OfficeMaster Arbeitzplatz G5 ermöglicht die komfortable Fax-& SMS-Kommunikation für die Benutzer ohne eine Installation auf dem Arbeitsplatzrechner. 2. Web Services sie ermöglichen Software von Drittanbietern den Zugriff auf die Funktionen des Messaging Servers. Für den Betrieb des OfficeMaster Web-Clients ohne Unterstützung einer externen Groupware ist ein Microsoft SQL Server 2008/2012 im Netzwerk notwendig. Der SQL Server übernimmt dabei die Benutzerverwaltung und Speicherung der Daten. Hinweis! Eine kurze Anleitung für die Installation eines Microsoft SQL Server Express finden Sie im Kapitel 2. Installation OfficeMaster Suite auf Seite Ablauf der Kommunikation Web-Client, Sicht des Anwenders Für den Einsatz der webbasierten Benutzeroberfläche werden Techniken verwendet, die den kompletten Funktionsumfang ohne zusätzliche Installation von Plugins für die Web-Browser ermöglichen. Hierfür wird eine entsprechende URL (beispielsweise aufgerufen. Hierbei wird auf JavaScript gesetzt. Dies ist entsprechend bei Einsatz von Terminalservern zu beachten. Internet Information Service (IIS) SQL Auf dem IIS werden Web-Services ausgeführt und Webseiten bereitgestellt, die Gespeicherten Prozeduren auf dem SQL Server aufrufen. Die SQL Server Instanz stellt den Zugang zur Datenbank bereit, in der die Daten der Benutzer, Sprach-, Faxund Textnachrichten gespeichert sind. Gespeicherte Prozeduren, Abfragen und Funktionen in der Datenbank werden von den Web-Services durch den Web-Client verwendet. So werden beispielsweise, wenn am Web-Client ein neuer Faxauftrag erstellt wird, diese Daten durch die We-Services in der SQL-Datenbank abgelegt. Zeitgleich wird durch Datenbanktrigger die Messaging Server Komponente ClientGW über den zu versendenden Auftrag benachrichtigt. Die Komponente ClientGW speichert Informationen über versendete und empfangene Nachrichten ebenfalls in der Datenbank, die dann über die Web-Services durch die Web-Clients dem Anwender sichtbar gemacht werden. OfficeMaster Suite In der OfficeMaster Suite übernimmt die Komponente CLIENTGW die Kommunikation mit dem SQL Server. Die Jobs werden von hier in den restlichen Messaging Server zur Weiterverarbeitung eingequeued. 134

146 Web-Connector/Client 4.2. Einstellungen an der Komponente Clientgw Einrichten einer neuen Komponente durch die Installationshilfe Komponente erstellen Nach dem Setup ist am OfficeMaster noch kein Eintrag für das Clientgw vorhanden. Dies müssen Sie über die Messaging Server Konfiguration als Komponente hinzugefügen. Die Details über das Hinzufügen einzelner Komponenten finden Sie in diesem Dokument unter Komponenten erstellen / löschen auf Seite 53. Durch die Erstellung der Komponente wird ein Installationswizard aufgerufen, der Ihnen die wichtigsten Punkte gleich voreinstellt. Dienstkonto auswählen Für den Betrieb der Komponente benötigen Sie ein Dienstkonto, welches zur Gruppe der lokalen Administratoren gehören und dem SQL Server als Administrator hinzugefügt werden muss. Abbildung 4.1: Tragen Sie das Dienstkonto ein 135

147 Web-Connector/Client Datanbankverbindung einrichten Auf dem nächsten Dialog können Sie entscheiden, ob Sie einen vorhandenen SQL Server verwenden, oder einen neuen durch den Installationshelfer anlegen lassen. Abbildung 4.2: Einen neuen SQL Server Express 2012 anlegen Wenn Sie einen SQL Server installieren, wird das Setup vom Wizard gleich mit den notwendigen Parametern aufgerufen und durchgeführt. Dabei wird das zuvor festgelegte Dienstkonto als Administrator hinzugefügt und eine SQL Server Instanz mit dem Namen OFFICEMASTERSQL angelegt. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Hinweis! Für einen reibungslosen Ablauf des SQL Server Setups müssen Sie zuvor alle betriebssystembedingten Neustarts des Installationsservers durchführen. Wird das Setup aufgrund dieser Ursache abgebrochen, beenden Sie den Wizard über abbrechen und starten das Anlegen der Komponente nach den fälligen Neustarts neu. 136

148 Web-Connector/Client Nach erfolgreichem Durchlauf des Setups für den SQL Server wählen Sie den von der zu erstellenden Komponente SQL Server aus und legen den Datenbanknamen an. Die Datenbank wird beim ersten Start der Komponente angelegt und initialisiert. Wählen Sie im abschließenden Dialog Komponente starten aus und der Vorgang wird getstartet. Abbildung 4.3: Zu verwendeden SQL Server und Datenbank auswählen Nach dem optionalen Installationsvorgang der SQL-Server Instanz und dem Start der Komponente wird die unter Database gelistete Datenbank initial angelegt. Dieser Vorgang kann einige Minuten andauern Konfigurieren des Zugriffs auf den SQL Server Hinweis! Sofern Sie die automatische Installation des SQL Servers aus dem vorherigen Abschnitt durchgeführt und die gewünschte Datenbank ausgewählt haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen und zu Optionen auf Seite 143 springen. 137

149 Web-Connector/Client Nach dem Öffnen des Konfigurationsmenüs für die Komponente Clientgw gelangen Sie auf den Kartenreiter Allgemein, in dem der zu verwendende SQL Server und die Datenbank hinterlegt werden. Abbildung 4.4: SQL Server Anbindung SQL Server Wählen Sie den SQL Server in Ihrem Netzwerk aus, der für die Benutzerpflege und Datenhaltung verwendet werden soll. Datenbank Der hier angegebene Datenbankname wird verwendet um eine neue Datenbank auf dem SQL Server anzulegen oder die bereits vorhandene Datenbank mit diesem Namen zu verwenden. Im Standard wird OfficeMaster als Datenbankname verwendet, sollten Sie an dieser Stelle eine Änderung vornehmen, ist im Abschnitt 4.3. Einstellungen für die Webseite auf Seite 139 entsprechend die Datenbank abzuändern. Authentifizierung Hier wird empfohlen die Windows Authentifizierung zu verwenden. Dabei wird das der Komponente hinterlegte Servicekonto übernommen und zur Authentifizierung verwendet. 138

150 Web-Connector/Client 4.3. Einstellungen für die Webseite Die Konfiguration der Webseite erfolgt über die Einstellungen des Internet Information Service (IIS). Ein kleines Zusatztool ermöglicht den Zugang zu diesen Werten, ohne die Konfiguration des IIS aufrufen zu müssen. Zusätzlich werden webseitenspezifische Werte hinterlegt. Das Konfigurationstool wird über die Konfiguration des Clientgw aufgerufen: Website Configuration Abbildung 4.5: Konfiguration der Webseite aufrufen 139

151 Web-Connector/Client Nach dem Aufruf des Zusatz-Konfigurations-Tools geben Sie als erstes den entsprechenden Web-Server und das Magic Word (OfficeMaster!) an und drücken auf Connect. Abbildung 4.6: Konfiguration der Web-Services Operation Mode Full (SQL) - Einstellung, wenn, wie in diesem Kapitel beschrieben, die komplette Benutzerverwaltung über das Clientgw und damit im SQL Server erfolgen soll Voice only - Diese Auswahl wird getroffen, wenn die Benutzerdaten beispielsweise im Active Directory (Mailgw/Exchange Connector) gespeichert werden und das erweiterte Voicesystem mit webbasierter Voiceboxkonfiguration verwendet werden soll. Fire and forget (experimental) SQL Server Instance Hier wird die verwendete SQL Server Instanz hinterlegt. SQL Database Name Name der Datenbank in der SQL Server Instanz 140

152 Web-Connector/Client Logon Domain Wird hier die Domäne hinterlegt, können Benutzer den Login über die Weboberfläche ohne Angabe der Domäne durchführen. Messaging Server In diesem Bereich werden alle Einstellungen vorgenommen, die den OfficeMaster selbst betreffen. Dabei wird im Wesentlichen der korrekte Workflow sichergestellt. Diese Einstellungen werden durch das Setup automatisch an ihre Umgebung angepasst und müssen im Standard nicht mehr umkonfiguriert werden. Computer Name FQDN oder IP-Adresse des OfficeMaster Servers Port Kommunikationsport des Controllers (Standard 3216) Userinfo Component Hier wird die Komponente angegeben, die die Benutzerinformationen verwaltet. In der Konstellation dieses Kapitels ist das clientgw0 einzutragen. Voice Component Angabe des Voice-Servers, der die Kommunikation zwischen der Webseite und dem Messaging Server ermöglicht; im Standard voice0. Voice Gateway Behavior Die Komponente, die die Kommunikation zum Voice-Server aufbaut. Bei der hier beschriebenen Umgebung ist dies auch das clientgw0, welches als Userinfo Component agiert. Im Abschnitt Behavior werden die Einstellungen für die Logdateien vorgenommen, und es besteht die Chance, das Zugriffspasswort (Change Magic Word) zu editieren. Website Settings Abbildung 4.7: Basis-Einstellungen der Webseite 141

153 Web-Connector/Client Reachability via SSL (https) In den meisten Unternehmen gelten Sicherheitsvorschriften, die verschlüsselte Kommunikation erfordern. Sofern die IIS entsprechend vorkonfiguriert sind, kann dies hier aktiviert werden. Maximum Request Length/ Execution Timeout Diese Werte werden durch das OfficeMaster Setup entsprechend der Anforderungen durch die Web-Oberfläche für die Seite im IIS angepasst. Ein administrativer Eingriff ist im Standardfall nicht notwendig. Bei einem Update zu Versionen nach OfficeMaster 5.1 kann es erforderlich sein, dass diese Werte händisch vergrößert werden müssen. Applicationpool User/Password Durch diesen hier zu hinterlegenden Benutzer wird der Application-Pool der Webseite im IIS gesteuert. Es ist demnach ein Benutzer mit administrativen Rechten notwendig. Hier wird der Service-Account empfohlen, der auch für den Start des CLIENTGW verwendet wird und zugleich SQL Administrator ist. Set Application Pool User Erst nach Betätigen erfolgt das Setzen des Benutzers für den Application-Pool Wichtig! Alle hier vorgenommenen Änderungen zeigen erst nach einem Neustart des Application-Pools Wirkungs! Jetzt sind mit der Auswahl des SQL Servers, dem Anlegen der Benutzer und der Grundkonfiguration der Webseite alle Schritte zur erfolgreichen Inbetriebnahme des Web-Clients durchgeführt. 142

154 Web-Connector/Client Optionen In den Optionen werden die globalen Einstellungen für alle Benutzer und Gruppen des Web-Connectors vorgenommen. Diese Einstellungen greifen, sofern beim Benutzer oder der Gruppe die jeweilige Einstellung nicht vorgenommen wurde. Feedback Abbildung 4.8: Optionen des Web-Connectors Rückmeldungen sind beim Faxversand ein wichtiges aber auch einfaches Thema. Es wird eine Rückmeldekomponente für versendete Faxe benötigt und die Definition, wann Rückmeldungen erfolgen sollen. Component Hier wird aus den verfügbaren Komponenten am Messaging Server diejenige ausgewählt, an die jegliche Art von Rückmeldungen geleitet werden sollen. Die Auflösung des entsprechenden Adressaten wird dabei von der Rückmeldekomponente übernommen. Im Standard ist das derzeit konfigurierte Clientgw als Komponente hinterlegt. Fax Feedback Hier wird angegeben, wann eine Rückmeldung erzeugt werden soll. für alle versendeten Nachrichten nur für fehlgeschlagene Zustellungen nur für erfolgreich zugestellte Nachrichten 143

155 Web-Connector/Client Archive Messages Eine automatische Archivierung auf dem SQL Server kann aktiviert werden. Dabei werden die Nachrichten, die älter als die einzustellenden Tage sind, zu einer frei definierbaren Zeit in eine separate Tabelle verschoben. Dies erleichtert die Backup-Prozeduren am SQL Server, falls nicht alle Nachrichten archiviert werden sollen, und ermöglicht zudem eine kürzere Bearbeitungszeit des Nachrichtenspeichers bei großen Datenmengen Benutzerverwaltung Abbildung 4.9: Übersicht der angelegten Benutzer Hinzufügen Nach der Auswahl, ob ein Benutzer oder eine Gruppe angelegt werden soll, wird der Dialog für die Benutzereinstellungen aufgerufen. Bearbeiten Wird ein Benutzer in der Übersicht markiert und anschließend bearbeiten ausgewählt, so öffnet sich der Dialog Benutzereinstellungen für diesen Benutzer oder diese Gruppe. Entfernen Der markierte Benutzer oder die Gruppe werden endgültig aus der Datenbank entfernt. 144

156 Web-Connector/Client Kopieren Wie bei Hinzufügen wird ein Dialog zur Erstellung einer neuen Gruppe oder eines neuen Benutzers geöffnet. Alle Felder sind identisch belegt, wie die Felder des ursprünglich markierten Elementes. Erst nach Bestätigen dieses Dialogfensters werden die Daten gespeichert Benutzereinstellungen Die nachfolgend beschriebenen Einstellungen gelten sowohl für Gruppen als auch für Benutzer. Abbildung 4.10: Allgemeine Benutzer-Einstellungen Allgemein Login Displayname Der Anzeigename für Benutzer wird unter anderem in der Weboberfläche angezeigt und sollte entsprechend lesbar sein. Loginname Der Benutzername kann entweder aus dem lokalen Active Directory (AD) übernommen werden oder neu angelegt und nur für den Gebrauch mit den OfficeMaster Web Services verwendet werden. Bei Verwendung der Benutzerdaten aus dem AD werden die entsprechenden Anmeldeinformationen (Benutzername, Passwort) für Domänen-Benutzer verwendet. 145

157 Web-Connector/Client Adresses Angabe, unter welchen Adressen der Benutzer erreichbar ist und unter welchen dieser versendet. , SMS, Fax Account and Permissions Account disabled Das Konto ist eingerichtet, soll aber nicht verwendet werden. User Administration Der Benutzer darf zusätzliche Einstellungen für andere Benutzer vornehmen. Beispielsweise beim Voice- Server für andere Benutzer die Projekte festlegen und Ansagen einstellen. Job Manager Ist diese Option aktiviert, wird eine Übersicht über alle eingehenden und ausgehenden Faxnachrichten ermöglicht. Fax Number Abbildung 4.11: Benutzer-Einstellungen für Fax Notification Hier sollen zusätzliche/alternative Empfänger angegeben werden können. 146

158 Web-Connector/Client Transmission Headline Hinterlegen der übertragenen Kopfzeile CSID Mit der hier angegebenen Rufnummer wird die Faxnummer des Versenders signalisiert. Voice Voice Box Abbildung 4.12: Benutzer-Einstellungen für Voic Die Voicebox eines Benutzers kann unter einer bestimmten Rufnummer erreicht werden. Hierbei kann es sich um eine normale Sprachmailbox mit Aufnahmefunktion, ein spezielles Interactive Voice Response System (IVR) oder ein beliebiges hinterlegtes Projekt handeln. Voice Box, PIN Rufnummer und PIN der Voice-Box Project Mit dem Projekt wird das Verhalten der Voice-Box definiert. Hier wird für das normale Benutzerverhalten evoice-projectstart empfohlen. Nur damit ist das extended Voice mit der Web-Konfiguration möglich. 147

159 Web-Connector/Client Language Unabhängig vom Projekt unterstützt OfficeMaster verschiedene Sprachen bei gleichem Verhalten. Es werden Stand August 2013 die Sprachen Deutsch und Englisch mit ausgeliefert und stehen hier zur Auswahl. Sollte darüber hinaus eine andere Sprache mit Standardtexten gewünscht sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei der Ferrari electronic AG. MWI An welchem Telefon bzw. welcher Rufnummer soll Message Waiting Indication aktiviert werden. To my Telephone Bei Einsatz des Web-Clients wird für das Abfragen hinterlassener Sprachmitteilungen und auch für das Aufsprechen bzw. Anhören von Ansagen das eigene Telefon angerufen. Dies kann hier hinterlegt oder aber aus der Web-Oberfläche des Clients durch den Benutzer selbst eingetragen werden. Remote Inquiry Authorised Numbers Hier werden bis zu drei abfrageberechtigte Rufnummern hinterlegt, bei denen keine Eingabe der PIN notwendig ist, um die Voic s abzufragen. Mitglieder (nur bei Gruppen) Verwaltung der Mitglieder dieser Gruppe Mitglied von Hinterlegen der entsprechenden Gruppenmitgliedschaften um entsprechenden Zugriff auf Kontaktdaten und Nachrichten zu erhalten. 148

160 Web-Connector/Client Servicekonto prüfen Während der Installation des Clientgw wird der Service-Account abgefragt und für den Start der Komponente hinterlegt. Sollte hier eine manuelle Änderung notwendig sein, kann dies über die Eigenschaften der Komponente vorgenommen werden. Diese sind entweder über die Komponententabelle oder aber über die Ansicht Komponentenstatus erreichbar. Details hierzu sind in Komponenten konfigurieren auf Seite 55 zu finden. Abbildung 4.13: Hinterlegen des Servicekontos Die Komponente darf nicht unter dem Systemkonto gestartet werden, da sonst die Zugriffsberechtigungen am SQL Server nicht korrekt übertragen werden können. Demnach ist Anmelden als entsprechend mit einem Servicekonto zu hinterlegen. Das Servicekonto muss Mitglied der lokalen Administratoren sein, um entsprechende Berechtigungen auf dem System zum Anlegen und Löschen von Jobdateien zu erhalten. Weiterhin ist dieser Benutzer in der SQL Datenbank als Administrator zu hinterlegen. Hinweis! Wird extra für die OfficeMaster Suite ein SQL Server aufgesetzt, empfiehlt es sich diesen Benutzer gleich beim Ausführen des SQL Setups zu hinterlegen. 149

161 Kapitel 5 Connector für Microsoft Exchange OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

162 5. Connector für Microsoft Exchange Connector für Microsoft Exchange OfficeMaster integriert sich in Microsoft Exchange Server 2000 bis Ein Connector steht für alle Kommunikationsdienste (Fax, SMS, Voic ) zur Verfügung. Der Connector kann auf beliebigen Mitgliedservern in der Exchange-Organisation betrieben werden. OfficeMaster kann auch direkt auf einem Exchange-Server installiert werden (wird jedoch aus Wartungsgründen nicht empfohlen). Der Exchange-Connector greift per ADSI (Active Directory-Service Interface) auf die im Active Directory gespeicherten Benutzerdaten zu. Alle für den Benutzer relevanten Parameter wie Faxkennung, SMS-Durchwahl und Voice-PIN, werden in der automtisch installierten Microsoft Management Console OfficeMaster Exchange Verwaltung gepflegt. Hierfür werden vorhandene Felder genutzt, um das Active Directory-Schema für den Einsatz von OfficeMaster nicht erweitern zu müssen. Zur Kommunikation mit dem Exchange-Server nutzt der Connector SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), MAPI (Mail Application Programming Interface) und ab Exchange 2010 EWS (Exchange Web-Services). Tabelle 5.1: Kommunikationsprotokolle Voice SMTP MAPI EWS (ab Exchange 2010) zustellen und versenden kodieren und dekodieren Benutzerdaten auslesen Fernabfrage (Zugriff auf das entsprechende Benutzerpostfach) Fernabfrage (Zugriff auf das entsprechende Benutzerpostfach) Hinweis! Da sowohl das Active Directory als auch der Exchange-Server den Zugriff per LDAP bzw. MAPI nur bei Vorhandensein bestimmter Berechtigungen gewährt, muss bei der Inbetriebnahme von OfficeMaster besondere Sorgfalt auf das von dem Connector zu nutzende Dienstkonto gelegt werden Connectoren für Microsoft Exchange Hinweis! Der nachfolgende Abschnitt behandelt die technische Anbindung an Microsoft Exchange und die Integration in das Active Directory. Der Inhalt ist für Spezialisten gedacht, die mehr über die interne Funktion von OfficeMaster- Connectoren wissen möchten. Deshalb sind Details über die Connector-Basis- Technik enthalten, die für die Inbetriebnahme und den Betrieb der Lösung jedoch nicht essentiell benötigt werden. Obwohl es sich bei dem OfficeMaster Exchange-Connector um eine Messaging Server Komponente handelt, ist er tief in die Struktur des Exchange-Servers und des Microsoft Active Directories integriert. Es wird dabei eine Technik benutzt, die keine Erweiterung des Active Directory-Schemas benötigt. Eine komplette Unified Messaging- Anbindung besteht aus denen in Abbildung 5.1 schematisch dargestellten Bestandteilen: 151

163 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.1: Basistechnik der OfficeMaster Exchange-Connectoren Der Einfachheit halber ist ein kombinierter Exchange Server dargestellt. Dies entspricht einem Exchange Server 2010 mit installierter Hubserver-, Postfachspeicher- und Client Access-Rolle. Nachrichtenfluss 1. Abschicken der Nachricht aus dem Outlook Nach dem Abschicken der Nachricht wird diese vom Exchange Server an den Messaging Server per SMTP übermittelt. 2. Empfangen der Nachricht vom Microsoft Exchange-Server Die Nachricht liegt zur Verarbeitung im Messaging Server vor. Dort wird sie der Connector-Komponente übergeben. 3. Verarbeiten der Nachrichtendateien Vom Exchange Server bereitgestellte Daten werden von der zuständigen Connector-Komponente verarbeitet. Diese Verarbeitung umfasst: Auflösen des Absenders durch ADSI-Abfragen im Microsoft Active Directory Bearbeiten der Daten anhand von Rechtevorgaben des Benutzers bzw. globaler Vorgaben Erzeugen eines Faxsendeauftrages und Übergabe an den Messaging Server 4. Faxen des Dokumentes Der Messaging Server erhält von der Connector-Komponente den Versendeauftrag und sendet die Nachricht als Fax. 5. Rückmeldung über den Erfolg des versendeten Faxdokuments Der Messaging Server teilt dem Connector den Status des Dokumentenversandes mit. 152

164 Connector für Microsoft Exchange 6. Erzeugung einer Rückmeldung Der Connector-Komponente wird ein Versandstatus gemeldet. Dieser wird in die benutzerspezifische Form konfiguriert. 7. Zustellen der Rückmeldung an den Benutzer Die Rückmeldung wird dem Exchange Server per SMTP zugeteilt. Das Gateway verarbeitet Nachrichten sowohl mit dem Microsoft Active Directory als auch direkt mit dem globalen Adressbuch des Exchange- Servers. Dementsprechend muss dem Dienstkonto auch eine Rechtestruktur zur Verfügung gestellt werden. Flexible Installation Durch die Weiterentwicklung der MAPI-Anbindung (GMAPI2-Interface) und der SMTP-Technologie ist es möglich, das komplette Connectorsys tem inklusive des Exchange Gateways auf einem externen Computer zu installieren, der per Netzwerk mit dem Exchange-Server verbunden ist. Da keine physische Installation auf dem Exchange-Server erfolgen muss, ist die Installation wesentlich flexibler (der OfficeMaster Exchange-Connector funktioniert nicht auf der Basis von Transport Agents oder Foreign Connectors). Die eingesetzte Technologie ermöglicht einen Einsatz auf einem Cluster-System. Konfiguration ohne Schemaerweiterung Die Konfigurationseinstellungen der Connectoren werden im Microsoft Active Directory abgelegt. Für diese Einstellungen ist keine Schemaerweiterung notwendig. Es werden vorhandene Attribute benutzt. Die Konfigurationsattribute der Connectoren werden dabei in einem komprimierten Format abgespeichert. Um die Konfiguration domänenübergreifend zu gestalten, werden die globalen Einstellungen in einem zentralen Zugangspunkt installiert. Dies hat die komplette Unabhängigkeit von Domänen zur Folge. Hinweis! Der Zugriff auf diesen Bereich des Active Directory setzt mindestens Leserechte der Exchange Organisation voraus. 153

165 Connector für Microsoft Exchange 5.2. Installation OfficeMaster kann unter folgenden Betriebssystemen installiert werden: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows XP ab Service Pack 2 Microsoft Windows Server 2003 ab Service Pack 1 Microsoft Windows Server 2008 und Windows Server 2008 R2 Microsoft Windwos Server 2012 Hinweis! Microsoft Windows/NT, Microsoft Windows 2000 Professional Server oder Advanced Server wird nicht unterstützt. Es werden folgende im Netz befindliche Exchange Server unterstützt: Microsoft Exchange Server 2000 ab Service Pack 2 Microsoft Windows Small Business Server 2000 ab Exchange Service Pack 2 Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Windows Small Business Server 2003 Microsoft Exchange Server 2007 in allen Varianten Microsoft Exchange Server 2010 in allen Varianten Microsoft Exchange Server 2013 Hinweis! Exchange Server Versionen unterhalb Exchange Server 2000 werden nicht mehr unterstützt Administrationskomponenten Auf dem Installationscomputer wird die Installation der Exchange-Systemverwaltungstools empfohlen. Dies bietet die Möglichkeit der Administration der Connectoren nach der Installation. Die Installation integriert sich in: Benutzerverwaltung Active Directory-Benutzer und -Computer Exchange System Manager für Exchange 2000/2003 Systemverwaltungskonsole von Exchange Server 2007/2010/2013. Während der Installation müssen alle Verzeichnisfreigaben mit dem Namen Address aller Exchange Server der Organisation über das Netzwerk erreichbar sein. Hinweis! Ist dies nicht der Fall oder ist es aus Rechtegründen nicht möglich, sollte auf den nicht erreichten Exchange Servern eine Proxy-Erweiterungsinstallation durchgeführt werden (zum Zeitpunkt der Drucklegung noch nicht verfügbar). 154

166 Connector für Microsoft Exchange Auf dem Installationsrechner sollte die Zentralkonvertierungssoftware (Microsoft Office, Ghostscript, etc.) unter dem Dienstkonto der Komponente CONV laufen. Die Administration der Connectoren erfolgt zum einen in den Systemverwaltungswerkzeugen des Exchange-Servers und zum anderen im Active Directory-Benutzer und -Computer. Die OfficeMaster spezifischen Registerkarten sind erst sichtbar, wenn die Administrationskomponenten der Connectoren installiert wurden. Auf dem Connectorserver werden diese Komponenten standardmäßig installiert. Auf jedem anderen Computer, von dem administriert werden soll, müssen die Komponenten zusätzlich installiert werden. Auf dem Messaging Server in der Verzeichnisfreigabe \\<Komponentenserver>\FFACCESS\REDIST\Install befinden sich die beiden Installationen: Setup-OfficeMaster-Exchange-Administration64.exe zur Installation der Administration auf Windows-Betriebssystemen basierend auf einem x64-prozessor. Setup-OfficeMaster-Exchange-Administration.exe zur Installation der Administration auf Windows-Betriebssystemen basierend auf einem i386-prozessor Für die Unterstützung der organisationsweiten Empfänger-Aktualisierungen (ehemals RUS) liefert OfficeMaster während der Installation der Connectoren für jeden Adresstyp entsprechende Proxy-Beschreibungsobjekte, die auf jedem Exchange Server der Organisation präsent sein müssen Anlegen des Dienstkontos Das Dienstkonto des OfficeMaster-Connectors ist das Anmeldekonto der Komponente msx2kgate. Diese Komponente muss unter einem speziellen Dienstkonto gestartet werden. Wenn die Komponente im Kontext des Dienstes OfficeMaster Messaging Server gestartet wird, ist dieses Konto mit entsprechenden Rechten auszustatten. Wird der Dienst OfficeMaster Messaging Server nicht mit dem lokalen Systemkonto betrieben, muss die Komponente msx2kgate unter der Option OfficeMaster Messaging Server Dienstkonto betrieben werden. Die Installation der Exchange-Connectoren muss mit einem Konto mit folgenden Rechten erfolgen: Domänenadministrator Exchange Organisationsadministrator (vollständig) Hinweis! Mit diesem Installationskonto kann auch das Dienstkonto angelegt werden. Da das Dienstkonto begrenzte Berechtigungen besitzen soll, sind Installationskonto und Dienstkonto zwei verschiedene Benutzerkonten. Anlegen des Dienstkontos für den Betrieb des Exchange-Connectors Über Active Directory-Benutzer und -Computer bzw. der Exchange 2007/2010 Systemverwaltungskonsole wird ein Benutzerkonto angelegt, das Mitglied der Domänen-Benutzer ist. Dieses Konto benötigt ein eigenes Postfach. Das Postfach darf nicht in der globalen Adressliste unterdrückt sein. Hinweis! Da die Komponente das Postfach in festen Abständen leert, kann dieses Postfach nicht als Standardempfänger benutzt werden. 155

167 Connector für Microsoft Exchange Das Konto bekommt vollständige Leseberechtigungen der Exchange-Organisation (siehe Tabelle 5.2) Das Konto wird in die Gruppe der lokalen Administratoren des Installationscomputers hinzugefügt. Hinweis! Beim Einsatz von Voic muss das Dienstkonto für den Exchange Connector Schreiberechte auf dem Benutzerobjekt haben, damit bspw. die Pin per Fernabfrage geändert werden kann. Tabelle 5.2: Leseberechtigung der Exchange-Organisation einstellen Exchange Server 2000/2003 Setzen der Leseberechtigung 200/2003 System Manager des Exchange Servers öffnen und den Objektverwaltungsassistenten aufrufen (unter der Organisation mittels rechter Maustaste). Mit Hilfe des Assistenten dieses Benutzerkonto der Objektverwaltung hinzufügen (Exchange Administrator Nur Ansicht) Hinzufügen des Kontos in die Gruppe Exchange View-Only Administrators 2010/2013 Konto der Gruppe Pub lic Folder Management hinzufügen Hinweis! Ein Domänencontroller besitzt keine lokalen Administratoren. Soll ein Office- Master Exchange-Connector auf einem Domänencontroller installiert werden, ist das Dienstkonto in die Gruppe der Administratoren aufzunehmen. Zugriffsberechtigung des Dienstkontos für den Postfachspeicher der Benutzer vornehmen: Für den Einsatz von Fax und SMS werden keine weiteren Berechtigungen benötigt. Für eine Fernabfrage der Sprachmailboxen über den Exchange-Connector ist der Zugriff auf die entsprechenden Postfächer notwendig. Tabelle 5.3: Zugriffsberechtigung auf Postfächer einstellen Exchange Server Erteilen der Zugriffsberechtigung 2000/2003 Im Exchange System Manager lassen sich die Eigenschaften des/der Postfachspeicher(s) der entsprechenden Benutzer anzeigen. In der Registerkarte Sicherheit wird das Dienstkonto mit vollständigen Zugriffsberechtigungen hinzugefügt /2010 via Exchange-Powershell add-adpermission Datenbank -user Domäne\Konto -accessrights GenericAll 2010/2013 (mit EWS) via Exchange-Powershell New-ManagementRoleAssignment Name:OfficeMasterVoiceAccess Role:ApplicationImpersonation User:<Domain\ServiceAccount> Der Connector kann mittels Messaging Server Konfiguration hinzugefügt werden. 156

168 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Wenn dieses Konto ebenfalls für die Konverterkomponente conv benutzt werden soll, ist eine einmalige lokale Anmeldung auf dem Installationscomputer erforderlich, bei der die Konvertersoftware (Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader) einmal manuell gestartet wird, um Konfigurationsdialoge zu bestätigen und eventuelle abschließende Installationen oder Online-Updates zu beenden. Im Acrobat Reader sollten die automatischen Updates deaktiviert werden, um Blockierungen durch neu öffnende Dialoge zu vermeiden. Hinweis! Auf dem Installationscomputer sollte davon abgesehen werden, Microsoft Outlook zu installieren. Der Outlook Client wird nicht für den Connectorbetrieb benötigt und führt in den häufigsten Fällen zu Inkompatibilitäten mit der vom Connector benutzten MAPI-Client-Komponente. Dies kann den produktiven Betrieb der Komponente msx2kgate erheblich stören. Dies gilt auch für den Betrieb des Online Connectors, auch wenn dieser die MAPI nicht für die Kommunikation verwendet, so benötigt er dennoch einige Funktionen der MAPI. Abbildung 5.2: Postfachberechtigungen für Voice-Zugriffe unter Exchange 2007/ Installation des OfficeMaster Exchange-Connectors Der OfficeMaster Connector für Microsoft Exchange Server ist Bestandteil der Komplettinstallation von Office- Master. Nachdem die Installation von OfficeMaster vorgenommen wurde, ist der Connector zur Installation bereit. Hinweis! Der Connector benötigt das in auf Seite 155 beschriebene Dienstkonto, das also bereits angelegt sein sollte. Nach der Komplettinstallation von OfficeMaster steht in der Schnellstartleiste des Konfigurationsprogramms ein Ordner namens Exchange zur Verfügung. Nach Doppelklicken der Komponentenadministration FAX/SMS/Voice/ CTI erscheint im Hauptfenster der Konfiguration die Anzeige der bisher installierten Connectoren. Wenn noch keine Connectoren vorhanden sind, erscheint der in Abbildung 5.3 dargestellte Dialog. 157

169 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.3: Komponente msx2kgate erstellen Durch den Knopf Komponente erstellen kann eine Connector-Instanz für alle Kommunikationsdienste hinzugefügt werden. Es erscheint ein separater Installationsassistent (Abbildung 5.4). Abbildung 5.4: Willkommensdialog Das Anlegen und Löschen der Komponenten sollte nur durch diesen Installationsassistenten erfolgen. Es lassen sich mit dem Assistenten Connectoren ab Version 3.0 (de-)installieren. Hinweis! Für den Fall, dass ein Connector der Version 2.0 oder früher betrieben wird, sind die Dienste mit der Deinstallationsroutine aus der Systemsteuerung zu entfernen. 158

170 Connector für Microsoft Exchange Nach dem Willkommensdialog verlangt die Installation die Angabe eines Exchange-Servers. Der hier anzugebende Exchange Server (lokaler Bridgehead) wird zur bidirektionalen Kommunikation mit dem Exchange-Connector verwendet. Dieser Server sendet s zum Exchange-Connector, und an diesen Server werden alle eingehenden Dokumente und Rückmeldungen verschickt. Wenn dieser Server ein Exchange 2007/2010-Server sein soll, ist sicherzustellen, dass er ein Exchange-Hubserver ist (siehe Abbildung 5.5). Abbildung 5.5: Auswahl des Exchange-Kommunikationspartners Bei Bestätigung des Exchange Servers ruft der Installationsassistent zur Sichtung der Installationsparameter auf. Es können hier nur einige Parameter angegeben werden (siehe Abbildung 5.6). Messaging Server Im Eingabefeld des Messaging Servers kann der Server ausgewählt werden, auf dem die Komponente msx2kgate als Instanz ausgeführt werden soll. Das Feld zeigt im Standardfall den Haupt-Messaging Server an. Hier kann auch ein anderer Messaging Nebenserver angegeben werden. Sollte die Liste nicht vollständig sein, weil vom Konfigurationsprogramm nicht vollständig auf einige Nebenserver zugegriffen werden kann, ist es möglich, den Namen des Nebenservers manuell einzugeben. Abbildung 5.6: Installationsparameter 159

171 Connector für Microsoft Exchange Exchange Server Der angezeigte Exchange Server, ist der Server, der zuvor ausgewählt wurde. Dieses Feld kann nicht verändert werden und dient lediglich der Information. Empfangsconnector erstellen Bei einem angewählten Exchange 2007/2010 Hubserver ist es möglich, einen speziellen Empfangsconnector anzulegen, der einen anderen Port bekommt als der standardmäßig vorhandene Empfangsconnector des Hubservers, da sich auf einem Exchange Server die Daten der Empfangsconnectoren nicht überlappen sollten. Der vorgeschlagene Port kann individuell verändert werden. Empfangsconnector (Exchange 2007/2010 Hubserver) Standardmäßig besitzen Exchange 2007/2010 Hubserver bereits entsprechende Connectoren. Diese sind jedoch nur für Client- und Intersite Transportzwecke gedacht. Ein solcher Empfangsconnector nimmt keine anonyme Authentifikation entgegen. Wenn das Dienstkonto für den Connector für eine Connector-Kommunikation freigeschaltet werden soll, müssten entweder die Sicherheitseinstellungen des Standard-Connectors verändert werden (dies geschieht automatisch bei Abwahl des Punktes Empfangs-Connector erstellen) oder der Connector müsste für anonyme Authentifikation freigeschaltet werden. Beides sind sicherheitstechnisch diskussionsbedürftige Eingriffe. Eine Alternative bietet daher das Anlegen eines Empfangsconnectors, der nur zur Kommunikation mit dem Messaging Server dient. Der Installationsassistent konfiguriert diesen Empfangsconnector automatisch wie folgt: Name: Connector for UMS (ExchangeServer-MessagingServer) Konfiguration des Empfangs nur über den angegebenen Port keine anonyme Authentifikation NTLM-Authentifikation wird aktiviert Dienstkonto wird speziell für diesen Connector freigeschaltet Kommunikation zu diesem Connector wird nur von der IP-Adresse des Messaging Servers gestattet Sendeconnector Neben der Alternative, einen Empfangsconnector einzurichten, wird ein SMTP-Sendeconnector automatisch angelegt, der folgende Konfiguration besitzt: Name: Connector for UMS (Exchange Server - Messaging Server) SMTP Port 25 keine ausgehende Authentifikation aktiviert Sendeserver (Local Bridgehead) ist der ausgewählte Exchange Server Empfangsserver (Smarthost) ist der angegebene Messaging Server, der die Komponente des Connectors beherbergt Die angelegten Connectoren sollten nach der Installation sofort betriebsbereit sein. Es steht natürlich jedem Administrator frei, diese Connectoren individuell der Organisation anzupassen. Hinweis! Hinweiss! Die Connectoren sollten nicht umbenannt werden, da der Installationsassistent den Namen der Connectoren als Kriterium für die Installation und Deinstallation verwendet. 160

172 Connector für Microsoft Exchange Globales Verzeichnis Das globale Verzeichnis bezieht sich auf eine Verzeichnisfreigabe der Messaging Server Installation. Jeder Messaging Server ab Version 3.0, der eine OfficeMaster für Microsoft Exchange Server-Option als Installationsvariante angewählt hat, verfügt über eine Verzeichnisfreigabe FFACCESS. Diese Verzeichnisfreigabe enthält folgenden Inhalt. Tabelle 5.4: Verzeichnisfreigabe am MessagingServer Verzeichnis Inhalt Cover Deckblätter im Rich-Text-Format (RTF), können vom Administrator oder von Benutzern hinterlegt werden Sign Unterschriftendateien im Rich-Text-Format (RTF), können vom Administrator oder von Benutzern hinterlegt werden. Letter DCX-Bilddokumente (Multiseiten-PCX), die in die ausgehenden Faxdokumente eingemischt werden, können vom Administrator oder von Benutzern hinterlegt werden Picture Bilddateien im Portable Network Graphics -Format (PNG). Die Bilder können verschiedenen Benutzern zugeordnet werden und erscheinen in den Sprachnachrichten. Die Bilder sollten eine Größe von ca. 160 Pixel (Breite) x 180 Pixel (Höhe) nicht überschreiten. Können vom Administrator oder von Benutzern hinterlegt werden Das globale Verzeichnis ist die Basis für alle Administrations-SnapIns und alle Connectoren. Alternativ kann eine Verzeichnisfreigabe auf einem Datei-Server angegeben werden, unter der sich derselbe Inhaltsbaum wie in obenstehender Tabelle befinden sollte. Die Eintragung des globalen Verzeichnisses wird möglicherweise von einer anderen Installation verändert. Auf diesen Umstand wird hingewiesen. Lizenzgruppe Im Feld der Lizenzgruppe wird bei den Small Business Varianten (OfficeMaster 10 oder OfficeMaster 25) die Lizenzgruppe angegeben, in welche die lizenzierten Benutzer eingetragen werden müssen. Standardmäßig wird die Lizenzgruppe automatisch im Container Users angelegt und trägt den Namen OfficeMaster Lizenzgruppe. Es können hier auch alternative Gruppen angegeben werden. In OfficeMaster ist die Lizenzgruppe nicht hinterlegbar. Hinweis! Die Lizenzgruppe sollte nach der Installation nicht verschoben werdens! Es wird nur der entsprechende Bezug gespeichert. Dieser wird bei einer manuellen Verschiebung nicht automatisch korrigiert. Bei einer Verschiebung der Lizenzgruppe, sollte der Connector überinstalliert und der Eintrag für die Lizenzgruppe manuell vorgenommen werden. Dienstkonto Im Eingabefeld für das Dienstkonto wird das zuvor vorbereitete Konto (Abschnitt auf Seite 155) der Komponente msx2kgate eingetragen. Dieses ist dann mit dem Eintrag des vorbereiteten Dienstkontos auszutauschen. Das Konto wird für den Zugriff auf den Connector speziell berechtigt. Hinweis! Eine Änderung bzw. nachträgliche Angabe des Kontos kann nur durch eine erneute Installation (Überinstallation) des Connectors vorgenommen werden. 161

173 Connector für Microsoft Exchange Globale Einstellung: Basis-Konfigurationsobjekt global installieren (empfohlen) Die globalen Benutzereinstellungen werden als Vorlage für alle Benutzer verwendet, die nicht direkt administriert werden. Diese Einstellungen werden in einem Objekt gespeichert, das zentral repliziert und organisationsweit zur Verfügung gestellt wird. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung für Organisationen mit einer einzigen administrativen Gruppe oder nur einer Routinggruppe. Basis-Konfigurationsobjekt domänenweit installieren In größeren Organisationen kann es vorkommen, dass das entsprechende Dienstkonto bzw. das höchstzulässige Installationskonto des Standortes nicht das Recht hat, die globalen Einstellungen organisationsweit zu speichern. In diesem Falle können die Einstellungen in das aktuelle Domänenobjekt geschrieben werden. Alle anderen Standorte sollten die Installationsform ebenfalls in dieser Weise durchführen. In jedem Standort (bzw. jeder Domäne) gelten dann andere globale Einstellungen. Hinweis! Die Art der Speicherung der globalen Einstellungen sollte nur einmal gewählt werden und für zukünftige Installationen immer entsprechend beibehalten werden. Veränderungen bei kurz aufeinanderfolgenden Installationen hätten eine doppelte Objektinstallation zur Folge. Dieses Problem kann nur durch eine Deinstallation wieder behoben werden. Sollte je ein Speicherobjekt organisationsweit und in der lokalen Domäne installiert worden sein, greifen die Einstellungen des lokalen Domänenobjektes. Nach Bestätigung der Installationsparameter wird der Connector installiert und initialisiert (siehe Abbildung 5.7). In diesem Schritt werden alle konfigurierten Optionen angelegt. Hauptsächlich werden die Connectoren im Active Directory angelegt. Wenn das aktuelle Anmeldekonto nicht genügend Rechte besitzt, werden entsprechende Probleme in dieser Ansicht angezeigt. Abbildung 5.7: Installationsstatus 162

174 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Für Supportzwecke wird grundsätzlich im Wurzelverzeichnis des Laufwerks C eine Datei finstallhelp.log angelegt. Diese Logdatei wird bei jedem Installations- und Deinstallationsvorgang fortlaufend beschrieben und kann für die Ferrari electronic Hotline hilfreich sein. Die Installation legt neben der Komponente für den Exchange Connector eine SMTP-Empfangskomponente an (smtprx). Es ist zweckmäßig, dass ein Messaging Server nur eine SMTP-Empfangskomponente besitzt und die Dokumente dann weiterverteilt, da noch weitere Messaging Server Komponenten (mailgw, sapcon) auf diese Schnittstelle aufsetzen und parallel betrieben werden können. Sollte noch keine SMTP-Empfangskomponente existieren, die den aktuellen Messaging Server als Empfangsbasis benutzt, wird eine solche Komponente angelegt. Hinweis! Für den Fall, dass die Installation direkt auf einem Exchange Server stattfindet, kann der Sendeport nicht Port 25 sein, da der Sendeconnector dann seinen eigenen Empfangsconnector beliefern würde. Um nicht IP-Adressen umkonfigurieren zu müssen, wird der Sendeconnector auf einen anderen Port (10026) konfiguriert und die Komponente smtprx auf diesen Port automatisch vorbereitet. Solche Installationen erfolgen vollautomatisch vom Installationsassistenten, können aber bei Bedarf mit den Administrations-SnapIns nachkonfiguriert werden. Verteilung der Proxy-Adressgeneratoren Im weiteren Verlauf der Installation erscheint ein Dialogfeld zur Verteilung der Proxy-Adressgeneratoren für die Unterstützung des organisationsweiten Empfänger-Aktualisierungsdienstes (Abbildung 5.8). Dieser Dienst benötigt auf jedem Exchange Server eine bestimmte Generator-Komponente. Auf Servern, auf denen kein Installationsrecht besteht, sollte diese Komponente manuell nachinstalliert werden. Ist dieser Punkt schon zuvor bei einer Installation ausgeführt worden, kann diese durch den Knopf Auswahl löschen abgeschaltet werden. Mit Weiter gelangt man zum nächsten Installationsschritt. Ansonsten wird mit dem Knopf Installation die Verteilung eingeleitet. Über den Erfolg der Verteilung gibt die Serverliste Aufschluss. Abbildung 5.8: Proxy-Adressgenerator verteilen Man kann hier Fax- und SMS Adressen erstellen, mit denen ausgehende Aufträge verarbeitet werden können, da die Connectoren diese Adressen als Absender-Authentifikation benutzen können. 163

175 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Empfängerrichtlinien werden nicht angelegt. Mit Empfängerrichtlinien kann man keine sinnvollen Fax-, SMS- oder Voice-Adressen erstellen. Die Verwendung der Empfängeraktualisierungsdienste zum Erstellen von Fax-, SMS- und Voice-Adressen wird nicht empfohlen. Fax-, SMS- und Voice-Adressen sollten immer nur manuell oder per Skript angelegt werden. Im folgenden Dialog wird mit Fertigstellen der Installationsassis tent geschlossen. Die Komponente wurde nun im Messaging Server angelegt (siehe Abbildung 5.9), und gestartet. Hinweis! Neben der Connectorkomponente msx2kgate sollte überprüft werden, ob die entsprechende SMTP-Empfangskomponente smtprx gestartet ist. Ist dies nicht der Fall, muss die Komponente manuell nachgestartet werden. Wenn die Komponente smtprx nicht gestartet werden kann, liegt dies in der Regel an dem laufenden Windows-Dienst Simple Mail Transfer Protocol. Dieser Dienst müsste deaktiviert oder auf einen anderen Port bzw. eine andere IP gelegt werden. Abbildung 5.9: Installierte Komponente msx2kgate Mehrere Connectoren innerhalb einer Organisation Werden mehrere Connectoren in einer Organisation mit mehreren Microsoft Exchange Servern installiert, muss der in Abschnitt auf Seite 157 beschriebene Installationsvorgang jeweils wiederholt werden. Es kann nur ein Connector zu demselben Exchange Server auf einem Komponentenserver installiert werden. Auf einem Komponentenserver können jedoch mehrere Connectoren zu unterschiedlichen Exchange Servern installiert werden. 164

176 Connector für Microsoft Exchange Beispiel 5.1. Zwei Connectoren können auf einem Komponentenserver installiert werden, wenn beide auf verschiedene Exchange Server Bezug nehmen Installation auf einem Exchange 2000 / 2003 Server Hinweis! Es wird entgegen der Vorgängerversionen 2.x und 3.0 nicht empfohlen, die Installation direkt auf einem Exchange Server 2000/2003 durchzuführen. Die im Folgenden beschriebene Problematik kann umgangen werden, wenn die SMTP- Empfangskomponente smtprx des OfficeMaster Messaging Servers auf einem Nebenserver installiert wird. Die Installation auf einem Exchange 2000/2003-Server bedarf einiger manueller Handgriffe, wenn die SMTP- Empfangskomponente smtprx des OfficeMaster Messaging Servers ebenfalls auf dem Exchange Server ausgeführt werden soll (unter Exchange Server 2007/2010 wird der Konflikt mit einer automatischen Portkonfiguration umgangen). Das Problem, das hier hauptsächlich auftritt, ist eine Konkurrenz zwischen dem virtuellen SMTP-Server des Exchange 2000/2003-Servers und der Komponente smtprx, die bei der Installation des Connectors angelegt wird. Da bei der Installation ein SMTP-Connector erstellt wird, der als Empfänger seiner ausgehenden s den Namen des Exchange Servers konfiguriert hat, führt dies zu einem Versandproblem, da der Name des Exchange Servers, dem Namen der lokalen Maschine entspricht. Konfigurationsfolge 1. In den Netzwerkeinstellungen des Servers werden mindestens zwei IP-Adressen konfiguriert. Abbildung 5.10: TCP/IP-Einstellungen des Exchange Servers 2. Der virtuelle Exchange Server (siehe Abbildung 5.11), der sich auf den lokalen Exchange Server bezieht, ist auf die erste IP-Adresse (siehe Abbildung 5.12) einzustellen. Dies geschieht in den Eigenschaften des virtuellen Exchange Servers, der sich unter dem Punkt SMTP unter den Protokollen in den Eigenschaften des aktuellen Exchange Servers befindet. 165

177 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.11: Virtueller Standardserver für SMTP Abbildung 5.12: Ändern der Empfangs-IP-Adresse des virtuellen Standardservers für SMTP 3. Neben dem Connector for UMS unter dem Knoten OfficeMaster befindet sich der eigentliche Versende-Connector direkt unter dem Connector-Knoten. Dort wird der Smarthost des Connectors in die zweite IP-Adresse abgeändert. Diese Eintragung muss in eckigen Klammern erfolgen (siehe Abbildung 5.14). 166

178 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.13: SMTP-Sendeconnector Connector for UMS Abbildung 5.14: Korrektur des Smarthost-Eintrages als IP-Adresse 4. Mit diesen Einstellungen sind die Anpassungen auf Seiten des Exchange Servers vollzogen. Um Auflösungsprobleme innerhalb der Domäne zu vermeiden, ist sicherzustellen, dass beim Aufrufen des vollqualifizierten Domänennamens des Exchange Servers auch die erste primäre IP-Adresse zurückgegeben wird. Dies ist gegebenenfalls mit einer Eintragung im DNS-Server, entsprechenden Netz werkeinstellungen oder einem Host- Tabellen-Eintrag zu korrigieren. Abbildung 5.15: Kontrolle der IP-Adresse 167

179 Connector für Microsoft Exchange 5. In der Empfangskomponente smtprx des OfficeMaster Messaging Servers wird nun die zweite IP-Adresse als Empfangsadresse konfiguriert. Hinweis! Dieser Konfigurationsschritt kann nur bei aktiviertem Expertenmodus in der Messaging Server Konfiguration vorgenommen werden (Menü Extras>Expertenmodus). Abbildung 5.16: Konfiguration der Komponente smtprx auf die neue IP-Adresse 6. Nach dieser Konfiguration kann die Komponente gestartet werden. Abbildung 5.17: Neustart der Komponente smtprx 7. Der OfficeMaster Exchange-Connector ist nach der Anpassung der IP-Adressen und SMTP-Komponenten betriebsbereit. 168

180 Connector für Microsoft Exchange Aktualisierung der Connectoren (Überinstallation) Sollte schon ein OfficeMaster Exchange-Connector installiert worden sein, und es wird eine weitere Installation durchgeführt, die sich auf denselben Exchange Server bezieht, wird die alte Installation auf den neuesten Stand aktualisiert und gegebenenfalls repariert. Die Installation aktualisiert alle möglicherweise fehlenden Parameter. Im Zuge einer solchen Reparaturinstallation kann die OfficeMaster-Lizenzgruppe oder auch das Dienstkonto verändert werden. Bei bestehenden Connectoren werden die bisherigen Konfigurationseinstellungen weitestgehend beibehalten. Es werden nur serverspezifische Daten korrigiert. Eine Einstellung, die möglicherweise verändert wird, ist das globale Verzeichnis (siehe Abbildung 5.6 auf Seite 159). Wenn dieses Verzeichnis verändert werden soll, fragt der Installationsassistent nach. Abbildung 5.18: Änderung des gemeinsamen Bezugsverzeichnisses Wenn das Verzeichnis während einer früheren Installation bereits korrekt angegeben wurde, besteht keine Veranlassung, die Eintragung zu überschreiben. In diesem Falle sollte das Dialogfeld mit Nein quittiert werden. 169

181 Connector für Microsoft Exchange 5.3. Globale OfficeMaster Einstellungen Sämtliche Einstellungen der Connectoren erfolgen über SnapIns der Microsoft Exchange Administration. Nachdem die Connector-Komponenten installiert wurden, sind die installierten Objekte auf dem Installationscomputer sichtbar. Daher sollten die Exchange-Administrationsprogramme ebenfalls auf dem Server der Office- Master-Installation vorhanden sein. Tabelle 5.5: SnapIns der Microsoft Exchange Administration / OfficeMaster Installation Microsoft Exchange Administration SnapIn OfficeMaster Administration Exchange 2000/2003 Exchange System Manager integriert Exchange 2007 Exchange 2010 Exchange System Management Konsole Exchange System Management Konsole Start>Programme>OfficeMaster> Office Master Exchangeverwaltung integriert; alternativ: Start>Programme>OfficeMaster>OfficeMaster Exchangeverwaltung Die Karteikarten für die einzelnen Einstellungen erscheinen entweder in deutsch, englisch oder französisch, abhängig von der Sprachversion des Betriebsystems. Abbildung 5.19: Exchange 2000/2003 System Manager In den Administrationswerkzeugen des Exchange Servers 2000/2003 sind die Connector-Einstellungen unter dem Punkt Connectors (siehe Abbildung 5.19) sichtbar. Unter diesem Punkt ist auch der SMTP-Connector sichtbar, der das eigentliche Versendeobjekt darstellt. Dieser Connector enthält jedoch nicht die OfficeMaster spezifischen Eigenschaften. Diese sind getrennt unter dem Punkt OfficeMaster als zusätzliche Objekte zu administrieren. Der Aufruf der OfficeMaster-Objekteigenschaften der Exchange-Server-Struktur führt zu einem Dialog, in dem eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden können, die das Verhalten des Connectors bzw. aller installierten Connectoren global steuern. Die globalen Eigenschaften aller installierten OfficeMaster Connectoren werden in den Eigenschaften des Objektes OfficeMaster im System Manager vorgenommen. Es handelt sich hierbei um Eigenschaften, die sämtlichen Benutzern als globale Vorgabe ohne Administration zugewiesen werden können bzw. Eigenschaften, die alle Connectoren zentral betreffen. 170

182 Connector für Microsoft Exchange Die OfficeMaster Eigenschaften sind in allen administrativen Gruppen bzw. in allen Routinggruppen sichtbar. Die zugehörigen Connectoren in den entsprechenden Standorten sind jeweils nur in der entsprechenden Routinggruppe sichtbar. In den Administrationswerkzeugen des Exchange Servers 2007 und 2010 sind die globalen Einstellungen unter dem Punkt OfficeMaster in der Organisationsadministration sichtbar (siehe Abbildung 5.20). Abbildung 5.20: Globale Konfiguration in der Exchange 2007/2010-Verwaltungskonsole Die OfficeMaster-Connectoren sind in der Serveradministration unter dem Punkt OfficeMaster als Eigenschaften (siehe Abbildung 5.21) der jeweiligen Exchange Server sichtbar. Diese Darstellung lässt ebenfalls eine Administration aller Vorgängerversionen der Connectoren zu. Abbildung 5.21: Connector-Konfiguration in der Exchange 2007/2010-Verwaltungskonsole Die Eigenschaftendialoge der Administrationswerkzeuge sind nahezu identisch. Zur Dokumentation werden nachfolgend nur Dialoge der Exchange Server 2010 Administrationskonsole verwendet Allgemeine (Connector-) Einstellungen Auf dem Kartenreiter Allgemeine Einstellungen (siehe Abbildung 5.22) können globale allgemeine Einstellung vorgenommen werden, an denen sich alle OfficeMaster Exchange-Connectoren der Organisation orientieren. 171

183 Connector für Microsoft Exchange Globales Verzeichnis (für Deckblätter etc.) Für das Hinterlegen von Deckblättern, Unterschriftendateien, Briefpapierdateien und Anruferbildern ist hier ein globales Verzeichnis als UNC-Pfad anzugeben, welches der Struktur der FFACCESS-Freigabe entspricht. Das bedeutet, die Connectoren erwarten an dieser Stelle Unterverzeichnisse mit den Namen COVER (Deckblätter), LETTER (Briefpapierdateien), SIGN (Unterschriften) und PICTURE (Anruferbilder). Eine Administration dieser Verzeichnisse ist an dieser Stelle nur sinnvoll, wenn mehrere OfficeMaster-Connectoren in einer Organisation existieren. Im Rahmen der Installationen kann es vorkommen, dass dieses Verzeichnis verändert wird. Der Administrator hat hier die Möglichkeit, in Abstimmung mit den Betreibern der weiteren Connectoren, ein Basisverzeichnis anzugeben. Wird bei der Installation die Variante globale Einstellungen domänenweit installieren gewählt, verfügt jeder Standort über ein eigenes globales Verzeichnis. Sprache Hier kann eingestellt werden, ob die Benachrichtigungen, welche die Connectoren an die Benutzer schicken, in Deutsch, Englisch oder Französisch erzeugt werden sollen. In den empfängerspezifischen Einstellungen können die Benutzer die Einträge ändern. Nachrichtenformat Die OfficeMaster-Connectoren sind in der Lage, die Rückmeldungen sowie die eingehenden Dokumente in verschiedenen grafischen Anpassungen zu erzeugen. Es kann zwischen folgenden internen Optionen gewählt werden: Abbildung 5.22: Registerkarte Allgemeine Einstellungen Nur Text Die Dokumente werden als im Textformat erzeugt. Diese Einstellung bietet die größte Kompatibilität zu allen Benutzerprogrammen, die mit dem Exchange Server verbunden werden können. 172

184 Connector für Microsoft Exchange HTML-Layout: Neutral, OfficeMaster und Outlook Die HTML-Layouts sind grafische Nachrichtenformate. Die Nachricht wird als HTML-Nachricht erzeugt und enthält bei Faxdokumenten die jeweils erste Seite der Dokumente im Anhang als Vorschau. Da Rückmeldungen die konvertierten Anhangdateien einzeln enthalten, wird jeweils die erste Seite jedes Anhangobjektes in der Nachricht direkt angezeigt. Das Format der enthaltenen Vorschaugrafik (PNG) ist unabhängig vom eingestellten Format der eigentlichen Anhangdateien. Die drei auswählbaren internen Layouts enthalten verschiedene farbliche Gestaltungen. Es obliegt dem Administrator, das Layout auszuwählen. Standardmäßig ist das Layout OfficeMaster eingestellt. HTML-Vorlage Neben den intern implementierten HTML-Formatvorlagen können für weitere Anpassungen spezielle externe Formatvorlagen geladen werden. Diese werden in einer speziellen HTML/XML-Variation erzeugt und können im globalen Cover-Verzeichnis neben den normalen RTF-Deckblättern abgelegt werden. Diese speziellen Vorlagendateien (*.HTL) speichern komplette Sprachsätze an HTML-Vorlagen und können somit das Erscheinungsbild der eingehenden Dokumente nachhaltig beeinflussen und gegebenenfalls an das Corporate Design der eigenen Firma angepasst werden. Das HTL-Editor-Programm kann dem Verzeichnis <SERVER>\FFACCESS\Redist\Tools entnommen werden. Ermitteln von Absender- und Empfängerinformationen Die Connectoren können ein- und ausgehende Rufnummern in Namensinformationen auflösen. In welchen Datenbanken standardmäßig gesucht werden soll, kann hier angegeben werden. Globales Adressbuch / Microsoft Active Directory Bei Aktivierung dieser Option werden eingehende Rufnummern und ausgehende Deckblattinformationen aus Active Directory-Benutzerdaten bzw. Active Directory-Kontaktdaten ermittelt. Diese Option stellt sicher, dass interne Rufnummern aufgelöst werden, da Kontaktdaten in aller Regel nicht im Active Directory gespeichert werden. Private Kontakte (Benutzer- -Profil) Private Kontakte sind Informationen, die im Mailprofil des Absenders bzw. bei eingehenden Dokumenten des Empfängers gespeichert sind. Dabei handelt es sich nicht um private Ordnerdateien (PST-Dateien), die in das Mailprofil eingebunden wurden. Es sind hier die Kontakteordner des -Profiles gemeint. Diese Funktion kann nur erfolgreich benutzt werden, wenn das Dienstkonto der Connector-Komponente entsprechende Leserechte auf dem Postfachspeicher des entsprechenden Benutzers besitzt. Öffentliche Ordner Die Adressbuchauflösungen der Connectoren beziehen sich auf Deckblattfelder und Informationen der Absender eingehender und ausgehender Dokumente oder Nachrichten. Da die meisten Informationen solcher Absender nicht als Active Directory-Kontakte gespeichert werden, sondern als Kontaktelemente in Öffentlichen Ordnern zur Verfügung stehen, kann bei Aktivierung dieser Funktion ein solches Element als Datenquelle benutzt werden. Es gilt das erste gefundene Kontaktelement. Doubletten werden anhand des Anzeigenamens eingegrenzt. Da jedoch keine weiteren Informationen zum Auffinden der Daten benutzt werden können, werden Doubletten nicht als Fehler erkannt. Hinweis! Die angegebene Suche in den privaten Kontakten und den Öffentlichen Ordnern beziehen sich bei diesen Einstellungen auf Echtzeitsuche. Solche Suchprozesse können beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen. Als Alternative steht den Connectoren die Metacache-Datenbank zur Verfügung, die unabhängig von diesen Einstellungen funktioniert. 173

185 Connector für Microsoft Exchange Versandvorgaben Visitenkarten (VCARDS) als zusätzliche Faxseite versenden Im Microsoft Outlook kann individuell eingestellt werden, ob die elektronische Visitenkarte des Outlook mit versendet wird. Diese für übliche Option kann auch beim Faxversand benutzt werden. Beim Einschalten dieser Option wird die Visitenkarte zusätzlich als separate Seite in das Fax konvertiert. ECM (Fehlerkorrektur) verwenden Mit dieser Option wird festgelegt, dass die Übertragung eines Faxes bzw. einer Datei unter Ausnutzung der Fehlerkorrekturmöglichkeit erfolgen soll, falls die Gegenstelle diese technische Funktion unterstützt. Dadurch erfolgt bei schlechteren Übertragungsleitungen die Übermittlung der Daten fehlerfrei. Der fehlerbehaftete Datenblock wird erkannt und wiederholt. Es wird empfohlen, diese Funktion nicht auszuschalten, da sie ggf. von den Anwendern je Auftrag abgeschaltet werden kann. Feinauflösung (200 x 200 dpi) verwenden Wird diese Option deaktiviert, werden alle Faxe mit Standardauflösung (200 dpi horizontal, 100 dpi vertikal) übertragen. Dies spart gegenüber der Feinauflösung (200 x 200 dpi) erhebliche Übertragungszeit und Kosten ein. Der einzelne Benutzer hat die Möglichkeit, für seinen Versandauftrag im Rahmen der Versendeoptionen die Auflösung individuell vorzugeben. Deckblattmodus Bei einer über Microsoft Exchange als Fax verschickten Nachricht kann standardmäßig ein Deckblatt vorangestellt werden. Mit dem Auswahlfeld kann das Deckblatt bzw. der Vorspann beeinflusst werden. Deckblatt nie unterdrücken Mit dieser Option wird erreicht, dass immer ein Deckblatt (falls eingerichtet) gesendet wird. Deckblatt unterdrücken, wenn Nachricht leer Falls in der eigentlichen Nachricht kein Text enthalten ist, sondern ausschließlich ein Dateianhang, kann mit dieser Option das Deckblatt unterdrückt werden. Enthält das Feld Betreff Daten, werden diese ignoriert. Davon sollte Gebrauch gemacht werden, wenn der Dateianhang selbst entsprechende Informationen enthält, z.b. ein in einem Textprogramm erstelltes Deckblatt. Deckblatt unterdrücken, wenn Nachricht und Betreff-Feld leer Mit dieser Option wird ein Deckblatt nur dann unterdrückt, wenn sowohl die Nachricht als auch das Feld Betreff leer sind. Sie sollte also benutzt werden, wenn in jedem Fall ein Deckblatt erzeugt werden soll, falls das Feld Betreff ausgefüllt wurde, da dieses typischerweise auch in das Deckblatt integriert wird. Zeit- und Dringlichkeitssteuerung (Versand anhand der -Priorität) Mit diesen Optionen können die Versandzeiten von Fax- und SMS-Dokumenten anhand der -Priorität eingestellt werden. Mit der Option priorisiert kann angegeben werden, ob die Dokumente im versendenden Messaging Server ebenfalls priorisiert innerhalb der Warteschlangen behandelt werden. Die Option priorisiert sollte nur bei hoher -Priorität verwendet werden, da sie die Einordnung der Dokumente in der Server- Warteschlange beeinflusst Benutzervorgaben (FAX) Als globale Einstellung kann hier eine Vorgabe erstellt werden, die allen Benutzern der Organisation automatisch zugeordnet wird. Neben diesen globalen Einstellungen kann jeder Benutzer individuell administriert werden. In Abbildung 5.23 dargestellte Registerkarte zeigt die Einstellungsmöglichkeiten für die Fax-Kommunikation. 174

186 Connector für Microsoft Exchange Kennung Abbildung 5.23: Registerkarte Benutzervorgaben (Fax) Hier kann global für die Benutzer der Organisation die Faxkennung eingestellt werden, die in der Kopfzeile eines versendeten Faxes erscheint. Die Angabe sollte nach internationaler Norm in der Form +Ländercode Vorwahl (ohne führende 0) Rufnummer Durchwahlnummer erfolgen. Durch die individuelle Angabe der Kennung wird erreicht, dass die Faxnummer des Absenders einschließlich Durchwahlnummer korrekt übermittelt wird, entsprechende Antwortfaxe also direkt an ihn adressiert werden können. Wird die Angabe weggelassen, werden die Daten verwendet, die bei der Einrichtung des Messaging Servers festgelegt wurden. Beispiel » Beispiel Ende Kopfzeile In dieser Zeile kann global für die Benutzer der Organisation ein Kopfzeilentext eingegeben werden. Dies kann z.b. der Firmenname ergänzt um die jeweilige Abteilungsbezeichnung sein. Deckblatt Das Deckblatt ist eine RTF-Datei, deren Name im zugehörigen Feld eingetragen wird. Deckblätter werden in dem Unterverzeichnis COVER gespeichert, das bei der Installation automatisch angelegt wird (siehe Abschnitt auf Seite 157). Die Standardeinstellung für das Deckblatt ist inaktiv. Wurde ein Deckblatt aktiviert, gilt dieses für alle Faxe, die über die Connectoren dieser Organisation versendet werden, falls nicht der jeweilige Benutzer das Recht hat, das zentral vorgegebene Deckblatt abzuschalten bzw. durch ein eigenes zu ersetzen. 175

187 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Falls zum Erzeugen eines Deckblatts Microsoft Word verwendet wurde, ist auch für die zentrale Konvertierung der Nachricht Microsoft Word zu nutzen. Microsoft Word erzeugt RTF-Dateien, die vom Exchange internen RTF-Konverter in der Regel nicht richtig interpretiert werden können, insbesondere, wenn in Microsoft Word komplexere Formate wie Tabellen und Positionsrahmen verwendet wurden. Unterschrift Es kann der Name einer Unterschriftendatei angegeben werden. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Angezeigt werden die Namen aller Unterschriftendateien, die im Unterverzeichnis SIGN gespeichert wurden. Die Angabe eines weiteren Namens ist möglich, wobei sichergestellt werden muss, dass eine entsprechende Unterschriftsdatei in das Unterverzeichnis SIGN gespeichert wird, bevor das System genutzt wird. Hinweis! Es liegt in der Verantwortung des Administrators, den einzelnen Benutzern ihre zugehörige Unterschriftendatei zuzuordnen. Die Unterschriftendatei muss vom Typ RTF sein, damit sie an der richtigen Stelle in die Microsoft Exchange Nachricht integriert werden kann. Unterschriftendatei erstellen Unterschrift einscannen in einer Grafikdatei z.b. vom Typ PCX ablegen in eine RTF-Datei als Objekt importieren Hinweis! Der interne Konverter kann keine Objekte in RTF-Dateien konvertieren, deshalb muss für diesen Fall Microsoft Word als Konverter eingestellt werden. Kostenstelle Die Angabe der Kostenstelle bezieht sich auf einen Eintrag der Logdatei, die vom Messaging Server erzeugt wird. Die Angabe an dieser Stelle ergibt nur Sinn, wenn Benutzer keine Kostenstellenangabe besitzen und der Wert auf den hier eingestellten Wert gesetzt werden soll. Eine Kostenstelle ist ein maximal 12 stelliger Bezeichner, der den Benutzer eindeutig in der Logdatei identifiziert. Briefpapier Anhang Die Voreinstellung für dieses Feld ist Standard. Das für den Fax-Connector zentral eingestellte Briefpapier für Anhänge wird für den Benutzer verwendet. Dieser kann aber ein abweichendes Briefpapier einstellen. In dem Kombinationsfeld werden die Namen aller im Unterverzeichnis LETTER gespeicherten Briefpapierdateien angezeigt. Ein neuer Name kann eingetragen werden, wenn sichergestellt wird, dass eine entsprechende Briefpapierdatei vor Inbetriebnahme des Systems in das Unterverzeichnis LETTER gespeichert wird. Die Nutzung der Briefpapierdatei bei mehrseitigen Dokumenten wird durch die Kontrollkästchen gesteuert: Briefpapier wiederholen (letzte Seite) nur die erste Seite des Briefpapiers verwenden Es gibt vier mögliche Kombinationen der Optionen: 176

188 Connector für Microsoft Exchange Fall 1: a=aus, b=aus Jede Seite des Briefpapiers wird der entsprechenden Seite von Deckblatt bzw. Nachricht hinterlegt. Haben Deckblatt bzw. Nachricht mehr Seiten als das Briefpapier, erfolgt für die Seiten von Deckblatt bzw. Nachricht, für die kein Briefpapier vorhanden ist, keine Hinterlegung. Fall 2: a=ein, b=aus (Standardeinstellung) Jede Seite des Briefpapiers wird der entsprechenden Seite von Deckblatt bzw. Nachricht hinterlegt. Haben Deckblatt bzw. Nachricht mehr Seiten als das Briefpapier, erfolgt für die Seiten von Deckblatt bzw. Nachricht, für die kein Briefpapier vorhanden ist, die Hinterlegung der letzten Seite des Briefpapiers. Fall 3: a=aus, b=ein Vom Briefpapier wird nur die erste Seite benutzt; sie wird der ersten Seite von Deckblatt bzw. Nachricht hinterlegt. Die evtl. vorhandenen Folgeseiten des Briefpapiers werden nicht benutzt. Alle Folgeseiten von Deckblatt bzw. Nachricht bleiben ohne Hinterlegung. Fall 4: a=ein, b=ein Vom Briefpapier wird nur die erste Seite benutzt; sie wird allen Seiten von Deckblatt bzw. Nachricht hinterlegt. Rückmeldungen Jeder Benutzer, der ein Fax versendet, kann eine entsprechende Rückmeldung als Reaktion auf den Faxversand bekommen. Diese Rückmeldungen können entsprechend der Möglichkeiten des Exchange Servers unterschiedlich konfiguriert werden. Die Rückmeldungen geben Aufschluss, ob der Versand erfolgreich beendet werden konnte oder nicht. Wird eine Unzustellbarkeitsnachricht angefordert, erhält der Absender für den Fall, dass der Faxversand nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte, einen Non Delivery Report (NDR), der einerseits die Fehlerursache beschreibt und andererseits die Änderung der Faxnummer und die Wiederholung des Vorgangs erlaubt. positive und negative als Mail Positive und negative Rückmeldungen werden als Mail ohne konvertiertes Fax in das Senderpostfach gesandt. positive als Mail, negative als NDR Die positiven Rückmeldungen werden als Mail ins Postfach gestellt, die negativen Rückmeldungen als Unzustellbarkeitsnachricht (NDR - Non Delivery Report) generiert. Der Non Delivery Report hat den Vorteil, dass man die Nachricht ohne Probleme mit einem speziellen Knopf erneut senden kann. nur im negativen Fall, als Mail Die Rückmeldungen werden nur im negativen Fall als Informationsmail ins Postfach gesandt. nur im negativen Fall, als NDR Es wird jeweils nur bei Sendefehlern eine Rückmeldung in Form eines NDR generiert. positive und negative als Mail mit Anhang In den positiven sowie negativen Rückmeldungen ist hier jeweils das Fax als konvertiertes Attachment zur Ansicht enthalten. 177

189 Connector für Microsoft Exchange positive als Mail mit Anhang, negative als NDR Positive Rückmeldungen werden als Mail mit konvertiertem Fax gesendet, während die negativen Rückmeldungen als Unzustellbarkeitsnachricht ins Postfach gelangen. nur im negativen Fall, als Mail mit Anhang (empfohlen) Mit der Aktivierung dieser Option werden Quittungsnachrichten nur noch bei fehlerhaftem Versand erzeugt. Nach einem Faxversand wird vom Fax-Connector eine Nachricht an den Benutzer gesendet, der den fehlerhaften Versand mitteilt. Insbesondere bei Serienfaxen ist es nicht sinnvoll, alle erfolgreichen Faxübertragungen mit einer Meldung zu quittieren. gesammelte Rückmeldungen für Rundfaxe Dateiformat Als zusätzliche Option kann angegeben werden, dass Rundfaxe (ausgehende Faxdokumente desselben Inhaltes an mehrere Empfänger) statt je einer Rückmeldung pro ausgehendes Fax nur mit einer Sammelrückmeldung für alle fehlerfrei und alle fehlerhaft versendete Dokumente rückgemeldet werden. Diese Option gilt nicht für Serienbriefe, die als einzelne Aufträge behandelt werden müssen. Für Serienbriefe ist eine Zusammenfassung der Rückmeldungen nicht möglich. Das Standardformat, in dem eingehende Faxdokumente als Anhang geliefert werden, ist TIFF/G4. Es können aber auch die in der Liste angezeigten Formate selektiert werden. Welches Format für die Attachments benutzt werden soll, hängt davon ab, mit welchem Bildprogramm die Faxe zur Anzeige gebracht werden sollen. Die OfficeMaster-Arbeitsplatz-Software unterstützt unter anderem das DCX-Format. Benutzerrechner, die mit älteren Windows Betriebssys temen laufen, sind standardmäßig mit dem Viewer Imaging für Windows ausgestattet, der von der Firma Kodak entwickelt wurde. Dieser Viewer unterstützt sowohl das DCX-, als auch das TIFF-Format. Bei Benutzung des TIFF-Formats bietet der Viewer zusätzlich die Möglichkeit, auf einer angezeigten Faxseite Grafiken und Texte als Annotationen hinzuzufügen. Auf diese Weise ist es möglich, ein Fax mit Notizen oder anderen Merkmalen vor einer Weiterleitung zu ergänzen. Weiterhin kann auch das PDF-Format als eingehendes Faxformat ausgewählt werden. Benutzer mit dem Betriebssystem Windows XP und höher können für TIFF-Dokumente die integrierte Fax- und Bildanzeige benutzen. DCX wird jedoch bei diesem Programm nicht unterstützt. PDF mit OCR Informationen Als zusätzliche Option kann hier angegeben werden, dass bei eingeschalteter Texterkennungsfunktion des Messaging Servers ein durchsuchbares Dokument im PDF-Format an das eingehende Dokument angehangen wird (OCR). Elektronische Faxsignatur Es kann an dieser Stelle angegeben werden, ob ausgehende Faxdokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden sollen. Das Setzen dieser Signatur setzt voraus, dass die verantwortlichen OfficeMaster Exchange Connectoren eine entsprechende Signaturkomponente konfiguriert haben. Da solche Signaturen in aller Regel nur von Einzelpersonen benutzt werden, sollte das Einschalten nicht an dieser Stelle, sondern in der jeweiligen Benutzereinstellung vorgenommen werden Benutzervorgaben (Voice) Als globale Einstellung für die Voice-Connectoren kann in dieser Registerkarte (siehe Abbildung 5.24) eine Benutzervorgabe erstellt werden, die allen nicht einzeln administrierten Benutzern der Organisation automatisch zugeordnet wird. 178

190 Connector für Microsoft Exchange Aufzeichnung Der Aufzeichnungsmodus unterscheidet zwischen der Zustellung von reinen Sprachnachrichten mit Dateianhang ( Nur Voice Nachrichten ) und der zusätzlichen Zustellung einer Benachrichtigung des bloßen Anrufes ohne Dateianhang ( Alle Anrufe ), da der Anrufer keine Nachricht hinterlassen hat. Sprachverzeichnis Das Sprachverzeichnis bezeichnet den Sprachbaum des Messaging Servers. Jeder Messaging Server mit einem installierten Sprachbaum enthält Audioverzeichnisse, in denen die sprachrelevanten Ansagen hinterlegt wurden. Standardmäßig kann zwischen de (Deutsch Katrin Loquendo) und en (Englisch Simon Loquendo) gewählt werden. Voice-Projekt In diesem Feld wird das zu benutzende Voice-Projekt des Voice-Servers angegeben. Das Voice-Projekt bestimmt die Verhaltensweise des Servers bei eingehenden Sprachnachrichten. Anruferbild Abbildung 5.24: Registerkarte Benutzervorgaben (Voice) Das Anruferbild stellt ein Standard-Bild dar, wenn dem Benutzer kein Bild zugewiesen wurde bzw. der eingehende Anrufer nicht aufgelöst werden konnte. Dieses Bild ist eine hinterlegte Grafikdatei (PNG oder JPG), die sich im globalen Verzeichnis PICTURE befinden muss (siehe Abschnitt auf Seite 171). Die Grafik sollte 160 x 180 Pixel (Breite x Höhe) nicht überschreiten. Message Waiting Das Message Waiting-Verhalten bestimmt die Abschaltung einer Message Waiting Lampe am Telefon des Benutzers. Das Einschalten der Lampe wird maßgeblich durch die Messaging Server Konfiguration und die entsprechende Ansteuerung der Message Waiting-Funktion in der TK-Anlage bestimmt. Das Abschalten unterstützt drei Modi: Zurücksetzen durch allgemeine Fernabfrage Zurücksetzen durch Abhören mindestens einer Nachricht Zurücksetzen durch Abhören aller Nachrichten Audiodatei anzeigen In dem Auswahlfeld kann angegeben werden, ob die Sprachnachrichtendatei (WAV oder MP3) in der Nachricht angezeigt oder unterdrückt wird. Ein Unterdrücken hätte den Effekt, dass die Datei nicht mehr über den PC-Lautsprecher, sondern nur über eine Fernabfrage wiedergegeben werden kann. 179

191 Connector für Microsoft Exchange Initiale PIN Jeder Benutzer, der nicht direkt administriert wurde, benutzt diese Angabe der Initial-PIN bei der Fernabfrage seiner Voice-Box. Um den Funktionsablauf initial dem eigentlichen Verhalten anzupassen, kann hier die PIN hinterlegt werden. Abfrageerlaubnis 1-3 Hier können Telefonnummern angegeben werden, die bei Anrufen von diesen Apparaten die angerufene Voice-Box sofort in den Konfigurations modus versetzen. Die Abfrageerlaubnis ist nur der Vollständigkeit halber implementiert. Diese Funktion ist global nicht sinnvoll nutzbar Benutzerrechte Für den einzelnen Benutzer der OfficeMaster Exchange-Connectoren können eine Vielzahl von Berechtigungen durch den Administrator eingestellt werden. Allen Benutzern werden automatisch die angezeigten Rechte als zentrale Vorgabe zugeordnet, solange keine anderen Rechte individuell für den Benutzer eingestellt wurden. Im Fenster Benutzerrechte sind alle Rechte, die einem Benutzer durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens zugeteilt werden können, enthalten. Die einzelnen Rechte haben folgende Bedeutung: Sendezeitpunkt ändern Abbildung 5.25: Benutzerrechte Mit dieser Berechtigung ist der Benutzer in der Lage, das Datum und die Uhrzeit für den Versendezeitpunkt anzugeben. Wird die Option aktiviert, haben diese Angaben Priorität gegenüber der Dringlichkeitsauswahl hoch, mittel oder niedrig. Wird nur eine Uhrzeit ohne Datum vorgegeben, bezieht sie sich auf das heutige Datum, falls der Zeitpunkt nicht bereits verstrichen ist, sonst auf den folgenden Tag. 180

192 Connector für Microsoft Exchange Auflösung ändern Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer beim Faxversand zwischen Feinauflösung und Standardauflösung wählen. Es empfiehlt sich, vom Administrator die Standardauflösung vorgeben zu lassen, damit die Übertragungszeiten und -kosten niedrig bleiben. In Sonderfällen kann die Qualität der Auflösung individuell eingestellt werden. Deckblatt ausschalten In der zentralen Administration kann entweder ein Standarddeckblatt für alle Benutzer oder ein Deckblatt für einen individuellen Benutzer vorgegeben werden. Hat ein Benutzer das zu versendende Dokument in einem Textprogramm erzeugt und dort bereits mit einem eigenen Deckblatt versehen, kann er mit dieser Option das jeweils selektierte Deckblatt unterdrücken. Deckblätter bewirken zusätzliche Übertragungszeiten und -kosten Briefpapier für Deckblatt ausschalten Falls in der zentralen Administration die Verwendung von Briefpapier für Deckblätter eingestellt wurde, berechtigt diese Option den Benutzer, die Hinterlegung von Briefpapier zu unterdrücken. Briefpapier für Anhang ausschalten Falls in der zentralen Administration die Verwendung von Briefpapier für Anhänge eingestellt wurde, berechtigt diese Option den Benutzer, die Hinterlegung von Briefpapier zu unterdrücken. Dateitransfer Per Dateitransfer wird über die Faxverbindung sowohl die Nachricht als auch eventuell vorhandene Anhänge als Datei an die Gegenstelle übertragen. Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn bekannt ist, dass die Gegenstelle über die entsprechende Option des Faxprotokolls (ITU-Standard T.434) verfügt. Der Empfänger hat dann die Möglichkeit, die Dateien direkt weiterzuverarbeiten bzw. in den Dateien enthaltene Programme zur Ausführung zu bringen. Diese Option wird möglicherweise von der eingesetzten Faxhardware nicht unterstützt. Faxabruf Mit der Option wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten, Faxabrufdienste zu nutzen. Die als Faxadresse eingegebene Faxnummer wird angerufen und das Faxprotokoll signalisiert der Gegenstelle, dass ein zum Abruf bereitgestelltes Faxdokument übermittelt werden soll. Der Benutzer erhält dieses Dokument in der gleichen Weise wie ein Fax. ECM ausschalten Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die empfohlene Übertragung mit Fehlerkorrektur (Error Correction Mode - ECM) unterdrücken. Die OfficeMaster Hardware unterstützt die Übertragung im ECM. Es wird dringend empfohlen, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. In der Kommunikation mit Faxgegenstellen, die nicht über ECM verfügen, wird ECM automatisch unterdrückt. ECM sorgt dafür, dass Faxe fehlerfrei übertragen werden, da alle Übertragungsblöcke, bei denen Fehler auftreten, wiederholt werden. Bei schlechten Leitungsqualitäten kann dies zu einer geringfügigen Verlängerung der Übertragungsdauer führen. Die Unterdrückung von ECM sollte nur erfolgen, wenn durch sehr schlechte Übertragungsleitungen extrem lange Übertragungszeiten entstehen und wenn Übertragungsfehler toleriert werden können Rückmeldung mit Faxdokument anfordern Beim Faxversand kann eingestellt werden, dass der Benutzer eine Rückmeldung erhält, aus der hervorgeht, ob sein Fax fehlerfrei übermittelt werden konnte. Der Benutzer erhält, zusätzlich zu den Statusinformationen, auch das eigentliche Fax als Anhang in Form einer Grafikdatei. Diese Option ist immer dann sinnvoll, wenn der Benutzer mehrere Sendeaufträge ausgelöst hat und die Rückmeldungen nicht ohne weiteres zuordnen, sondern nur anhand des Originalfaxes identifizieren kann. 181

193 Connector für Microsoft Exchange Deckblatt/Briefpapier pro Auftrag spezifizieren Mit dieser Option wird der Benutzer vom Administrator zur Nutzung individueller Deckblätter und Briefpapiergrafiken autorisiert. Er kann über die Angabe eines Dateinamens ein Deckblatt und/oder Briefpapier auswählen, welches für das gerade zu sendende Fax benutzt werden soll. Vorausgesetzt wird, dass in der Installationsfreigabe <Messaging Server>\FFACCESS\Cover bzw. Letter ein entsprechendes Deckblatt oder Briefpapier hinterlegt ist. Unterschrift abwählen Über die zentrale Administration kann für einen Benutzer festgelegt werden, dass unter seine Nachrichten standardmäßig eine Unterschrift gesetzt wird, die in einer Datei in der Installationsfreigabe <Messaging Server>\FFACCESS\Sign gespeichert ist. Mit dieser Option wird der Benutzer berechtigt, die Einfügung einer standardmäßig vorgegebenen Unterschrift zu unterdrücken. Ausdruck des ausgehenden Faxes verbieten Der Administrator kann festlegen, dass alle versendeten Faxe automatisch auf einem selektierbaren Drucker ausgedruckt werden. Wird die Option aktiviert, kann der Benutzer den Ausdruck unterdrücken. Wichtig! Alle voranstehenden Berechtigungen des Benutzers erscheinen in den Office- Master Sendeoptionen für Outlook beim Versand einer Nachricht. Hinweis! Aufgrund der Microsoft Exchange internen Mechanismen ist es nicht möglich, dem Benutzer die für ihn aktivierten Rechte sichtbar zu machen. Es werden ihm grundsätzlich alle Einstellmöglichkeiten angezeigt. Welche er davon beeinflussen kann, muss ihm der Administrator mitteilen. Diese Funktion ist unabhängig von der Konfiguration etwaiger Druckerschnittstellen (printgw) in der Messaging Server Konfiguration. Wichtig! Die nachfolgenden Einstellungen wirken sich auf die Rechte des Benutzers aus, erscheinen aber nicht in den OfficeMaster Sendeoptionen für Outlook. Senden mit hoher Priorität Zu den Standardsendeoptionen gehört es, die Priorität für die Übermittlung einer Nachricht in den Stufen hoch, mittel und niedrig einstellen zu können. Da die Übertragung eines Faxes mit hoher Priorität sofort nach Beauftragung erfolgt, können bei längeren Faxen erhebliche Übertragungskosten entstehen. Es kann daher sinnvoll sein, Benutzern nur Prioritätsstufen zu erlauben, die in jedem Fall kostengünstig sind. Mit dieser Option wird dem Benutzer die Verwendung der höchsten Prioritätsstufe erlaubt. Faxe mit mittlerer Priorität senden Da die Übertragung eines Faxes mit mittlerer Priorität nicht zur kostengünstigsten Zeit erfolgt, kann es sinnvoll sein, Benutzern nur die Prioritätsstufe niedrig zu erlauben, die in jedem Fall kostengünstig ist. Damit wird dem Benutzer die Verwendung der mittleren Prioritätsstufe erlaubt. Faxversand Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob ein Microsoft Exchange Benutzer die Erlaubnis hat, Faxe zu senden. Faxempfang Hier kann der Administrator festlegen, dass ein Benutzer keine Faxe direkt empfangen darf. Die Faxe werden an das Postfach des Standardempfängers weitergeleitet, der dann entscheiden kann, ob er ein für den empfangsgesperrten Benutzer angekommenes Fax an diesen weiterleitet. 182

194 Connector für Microsoft Exchange Elektronische Signatur ausschalten Der Benutzer hat die Möglichkeit, mit einer Sendeoption die elektronische Faxsignatur auszuschalten. Das Recht dazu kann hier aktiviert werden. SMS-Versand Benutzer, die ohne eine Erlaubnis eine SMS versenden, erhalten eine Fehlermeldung. SMS-Empfang Der Empfang von SMS-Nachrichten kann mit dieser Einstellung abgestellt werden. Die Nachrichten werden an das Postfach des Standardempfängers weitergeleitet, der dann entscheiden kann, ob er eine für den empfangsgesperrten Benutzer angekommene SMS-Nachricht an diesen weiterleitet. SMS-Versand von aufgeteilten SMS Sollte der SMS-Versand generell erlaubt sein, können SMS-Nachrichten auch mit einer Überlänge versendet werden. Solche Nachrichten werden dann in mehrere Nachrichten mit max. 160 Zeichen Länge aufgeteilt und nacheinander versandt. Da diese Option entsprechend kostenintensiv werden kann, ist sie standardmäßig deaktiviert. Maximale Anzahl aufgeteilter SMS Für den SMS-Versand kann die maximale Anzahl an SMS-Nachrichten angegeben werden, in die überlange SMS-Texte aufgeteilt werden können. Ist dieses Maximum erreicht, wird die Nachricht abgeschnitten. Überlange Dokumente können maximal in 99 SMS-Nachrichten aufgeteilt versendet werden. Sperrliste ausgehender Dokumente Die Sperrliste dient dazu, Rufnummern bzw. Rufnummernbereiche zu definieren, die Benutzer nicht per Fax erreichen sollen. So bedeutet z.b. der Eintrag 0900, dass alle Rufnummern, die mit dieser Ziffernfolge beginnen, nicht angefaxt werden können. Die Ziffernfolge 00 bewirkt, dass diese Benutzer keine Faxe ins Ausland senden dürfen. Die Eingabe i (für intern) bewirkt, dass keine internen Faxe (innerhalb einer Telefonnebenstellenanlage) versendet werden dürfen. Einzelne Rufnummern der Liste werden durch ein Semikolon (;) getrennt. 183

195 Connector für Microsoft Exchange 5.4. Administration in Messaging Server Konfiguration Connector-Konfiguration Obwohl die Exchange-Connectoren alle relevanten Einstellungen in der MSX2010 Management Konsole ablegen, um die Integration der Komponenten in die Exchange Server-Umgebung zu bewerkstelligen, haben die einzelnen Komponenten auch Basiseinstellungen in der Messaging Server Konfiguration, die den reibungslosen Betrieb der Komponenten gewährleisten. Abbildung 5.26: Basiskonfiguration der Komponente msx2kgate In der Registerkarte Connector Konfiguration befinden sich die Basiseinstellungen. Microsoft Exchange Parameter Die hier angegebenen Parameter verweisen auf die im Acive Directory vorhandenen Container und sollten nur von Active Directory Administratoren editiert werden. Replicate Metacache Now Hiermit wird die Replikation des Metacache angestoßen. Diese wird sofort ausgeführt und kann den Connector unter Umständen stark auslasten, wodurch die aktuelle Verarbeitung der ein- und ausgehenden Faxe über den Connector beeinflußt werden kann. Connector for Fax, SMS and Voice Information Services Componennt Name Darstellung des Komponenten Namens Sign Component Falls ein Signatur-Server im einsatz ist, kann hier die zuständige Komponente angegeben werden. 184

196 Connector für Microsoft Exchange Notify Component Es kann eine zusätzliche Rückmelde-Komponente für versendete Nachrichten hinzugefügt werden Notify Options Besondere Einstellungen für den Einsatz des SAP-Connectors. Wie soll der zu benachrichtigende Benutzer aufgelöst werden. Auflösung über den Namen Auflösung über die Adresse keine Benachrichtigung per Mail Reque Interval Hier wird der Intervall angegeben, in dem Elemente erneut in die Versendequeue geschoben werden. Dies kann Jobs für s und Druckaufträge betreffen. Microsoft Exchange Server Parameter Diese Einstellungen werden vom Installationsassistenten gesetzt. Sie umfassen den Namen des Exchange-Connectors, den Pfad des Connectors im Microsoft Active Directory, den Namen des Exchange Servers für die Anmeldung, die X.400-Adresse der administrativen Gruppe und den Pfad des komplementären Konfigurationsknotens. Hinweis! Die Basiseinstellungen können zwar im Expertenmodus konfiguriert werden, doch wird die manuelle Administration nicht empfohlen. Die Basisparameter sollten nur vom Installationsprogramm eingestellt werden. Manuelle Veränderungen können den korrekten Betrieb der Komponenten empfindlich stören. Gateway für Fax-, SMS- Sprach- und Informationsdienste Die Einstellungen dieses Bereiches bestimmen die Interaktion der Exchange-Connector-Komponenten mit weiteren Messaging Server Komponenten. Komponentenname In diesem Feld wird der Name der Connector-Komponente angezeigt. Dieses Feld ist nicht veränderbar. Signaturkomponente Um digitale Signaturen zu unterstützen, kann hier eine Signaturkomponente ausgewählt werden, die mit der Connector-Komponente zusammen arbeitet, um die Signaturfunktionalität zu ermöglichen. Statuskomponente Eine Statuskomponente ist eine zusätzliche Komponente, die über den Status des versendeten Faxdokumentes oder der versendeten SMS informiert. Hier können z.b. Archiv-Gateways angegeben werden. Statusoptionen Die Komponente msx2kgate kann auch als Statuskomponente für andere Gateways fungieren. Hier stellt man zusätzliche Optionen ein. Statusmeldungen für SAP anhand des Benutzeradressfeldes In Zusammenarbeit mit einem SAP-Connector sapconn kann eingestellt werden, dass die Absenderbestimmung sich nach dem Auftragsfeld der Benutzeradresse richtet. Dieses Feld wird dann vom Connector zur Auflösung der Adresse im Active Directory benutzt. 185

197 Connector für Microsoft Exchange Statusmeldungen für SAP anhand des Benutzernamens In Zusammenarbeit mit einem SAP-Connector sapconn kann eingestellt werden, dass die Absenderbestimmung sich in diesem Fall nach dem Auftragsfeld des Benutzernamens richtet. Dieses Feld wird dann vom Connector zur Auflösung der Adresse im Active Directory benutzt. -Statusrückmeldungen unterdrücken Sollte der Connector an einen LPD angebunden sein, kann dieser neben Faxnummern auch Mailadressen verarbeiten. Die Rückmeldung, ob der LPD die s fehlerfrei über den Exchange Server per Relay- Weiterleitung verarbeitet hat, kann hier unterdrückt werden Empfangskonfiguration Die Registerkarte Empfang (siehe Abbildung 5.27) hat direkten Einfluss auf die eingehenden Dokumente. Die Rufnummern (Called Party Number), die für den Exchange-Connector vorgesehenen Empfangsvorgänge, können als Adressfilter für Fax bzw. SMS eingetragen werden. Mit der Standardeinstellung (.*) werden alle empfangenen Faxe oder Kurznachrichten an den Exchange-Connector weitergeleitet. Eine Änderung ist nur dann erforderlich, wenn empfangene Nachrichten auf verschiedene Gateways, wie sapconn oder filegw aufgeteilt werden sollen oder wenn Nachrichten von OfficeMaster nur auf bestimmten Rufnummern empfangen werden sollen. Letzteres, so genanntes Whitelist-Verfahren, kann unter Extras>Black-& Whitelist>unzustellbare Nachrichten ablehnen aktiviert werden. Hinweis! Wenn der Adressfilter ohne aktiviertes Whitelist-Verfahren auf bestimmte Rufnummern eingeschränkt wird, sollte die Komponente undeliverable des Messaging Servers konfiguriert werden, damit empfangene Nachrichten trotz bester Adressfilter-Konfiguration nicht unbemerkt auf dem Server gespeichert werden und liegen bleiben. 186

198 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.27: Empfangskonfiguration der Komponente msx2kgate Ein Adressfilter besteht im einfachsten Fall aus einer Liste von Nummern, die dem Connector zugeordnet werden. Sind beispielsweise alle Faxe an die Nummern 150 bis 154 für den Exchange Connector bestimmt, enthält die Liste des Adressfilters folgende Einträge: Die Einträge in dieser Liste können mit regulären Ausdrücken (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) zu dem Eintrag 15[0-4] zusammengefasst werden. Beispiel 5.3. Der Standardwert (.*) für den Adressfilter ist ebenfalls ein regulärer Ausdruck. Der Punkt (.) steht hier für ein beliebiges Zeichen. Der Stern verleiht dem davor stehenden Zeichen die Bedeutung beliebig oft. Es kann an dieser Stelle nur jeweils eine Adressangabe pro Zeile erfolgen. Das Zusammenführen von mehreren Ausdrücken in einer Zeile über das ODER ( ) oder das UND (&) ist nicht möglich.» Beispiel Ende Adressfilter automatisch anhand aktueller Adressen im Microsoft Active Directory erstellen Beim Aktivieren dieser Option wird bei jedem Start der Exchange-Connector-Komponente eine neue Liste an Rufnummern erzeugt. Die Komponente fügt alle Fax- und SMS-Adressen in die Listen ein, die im Active Directory gefunden werden. Die zu durchsuchenden Domänen werden den Einstellungen des Exchange- Connectors in den Exchange Systemverwaltungstools entnommen. 187

199 Connector für Microsoft Exchange 5.5. Administration in Exchange Systemverwaltungskonsole Allgemeine Einstellungen Jeder Exchange-Connector benötigt seine eigenen spezifischen Einstellungen. Diese werden in den Eigenschaften des entsprechenden Objektes administriert. Die nachfolgend beschriebenen Konfigurationen können in der Registerkarte Allgemein (siehe Abbildung 5.28) vorgenommen werden. Standardempfänger Abbildung 5.28: Allgemeine Einstellungen Unter Standardempfänger wird ein Empfänger angegeben, der alle Dokumente (Fax- oder SMS-Nachrichten) erhält, die nicht automatisch verteilt werden können. Die automatische Verteilung von Faxen setzt den Einsatz von ISDN-Hardware voraus, mit der es möglich ist, jedem Exchange Benutzer eine eindeutige Faxdurchwahlnummer zuzuweisen. Bei einem Faxanschluss, der keine Durchwahlen unterstützt, gelangen alle Faxe zum Standardempfänger. Es ist die Aufgabe des Standardempfängers, die ankommenden Faxe als Nachricht an die richtigen Empfänger weiterzuleiten. Wichtig! Es ist in jedem Fall erforderlich einen Standardempfänger einzurichtens! Sollte dieser Eintrag fehlen, können unzustellbare Dokumente niemandem per zugestellt werden und im Überlaufverzeichnis der Connector-Komponente unbemerkt stehenbleiben. Eingangskopie und Ausgangskopie Hiermit werden von allen Eingangs- und Ausgangsdokumenten (Fax und SMS) Kopien in zuvor eingerichtete öffentliche Ordner oder Postfächer abgelegt. Aus diesen Ordnern heraus ist es möglich, die gesamte Faxkommunikation zu archivieren, nach bestimmten Vorgängen zu durchsuchen oder Kopien nochmals zu versenden. In der jeweiligen Auswahlliste wird der entsprechende Kopieempfänger gewählt. Öffentliche Ordner befinden sich in der Auswahlliste des Ordners Microsoft Exchange System Objects. 188

200 Connector für Microsoft Exchange Drucker Eingang und Drucker Ausgang (UNC-Pfad nur für Faxdokumente) In diesen Feldern kann ein Drucker im Netzwerk ausgewählt werden, auf dem alle ankommenden Faxe für den Benutzer ausgedruckt werden sollen. Falls der gewünschte Drucker nicht gesucht werden soll, kann er in UNC-Schreibweise (Universal Naming Convention) per Hand eingetragen werden. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Damit der Connector die Ein- und Ausgangsfaxe auf dem ausgewählten Drucker tatsächlich ausdrucken kann, muss auf dem Rechner, auf dem die Connector-Komponente läuft, der Druckertreiber für den ausgewählten Drucker installiert sein. Hinweis! In der Messaging Server Konfiguration können Print-Gateways eingerichtet werden, welche diese Funktion ebenfalls beinhalten, jedoch ist eine solche Konfiguration nicht benutzerspezifisch. Um die Druckfunktionalität zu testen, kann das Tool MsxPrinterTest.exe benutzt werden. Das Tool befindet sich auf dem Server, auf dem die OfficeMaster Software installiert ist, im Verzeichnis <SERVER>\FFACCESS\Redist\Tools. Landeskennung An den meisten ISDN-Anschlüssen ist es nicht möglich, einen korrekten Ruf aufzubauen, wenn die Rufnummer die internationale Landeskennung des eigenen Landes enthält. Gibt man diese Landeskennung hier ein, wird der Exchange-Connector sie in eine Null umwandeln. Da man mit dem Messaging Server ein zentrales System aufbauen kann, in dem die OfficeMaster Gates über die Ländergrenzen verteilt sind, könnte der Connector ebenfalls für Dokumente ausländischer Standorte benutzt werden. In diesem Fall muss der Messaging Server in den ISDN-Einstellungen für diese Korrektur eingestellt werden. Es ist dann der Eintrag der Landeskennung entsprechend auf <leer> zu stellen. Adresspräfix Vergibt man in einer Microsoft Exchange Organisation mit mehreren Standorten, die jeweils über einen eigenen Exchange-Connector mit zugeordnetem Messaging Server verfügen, Durchwahlnummern für die Benutzer an den einzelnen Standorten, müssen diese Durchwahlnummern eindeutig sein. Sind mehrere Connectoren vorhanden, ist es erforderlich, für den Benutzer die komplette Faxnummer anzugeben. Da der Faxserver bei einem empfangenen Fax aber nur die Durchwahlnummer und nicht die komplette Empfängernummer auswerten und an den Exchange-Connector weiterleiten kann, muss als Präfix die Einwahlnummer in den Faxserver ohne Durchwahlinformation angegeben werden. Präfix und vom Faxserver gelieferte Durchwahlnummer ergeben zusammen die komplette Rufnummer des Empfängers, unter der er im globalen Adressbuch identifiziert werden kann. Beispiel 5.4. In einer Organisation gibt es die Standorte München (Amtsnummer des Faxservers ohne Durchwahl: ) und Stuttgart (Amtsnummer des Faxservers ohne Durchwahl: ). In beiden Standorten ist ein Fax-Connector mit Faxserver installiert. In München gibt es den Empfänger Huber mit der Faxdurchwahlnummer 105; In Stuttgart gibt es den Empfänger Pfleiderer ebenfalls mit der Durchwahl 105. Würden nur diese Durchwahlnummern für den Adresstyp FAX bei beiden Empfängern eingetragen werden, wäre wegen der identischen Durchwahlnummern eine Adressreplikation zwischen den Standorten nicht möglich. Daher sollte die komplette Faxkennung als Faxadresse für die Empfänger eingetragen werden. Huber: Pfleiderer:

201 Connector für Microsoft Exchange Für die Standorte ist im Fax-Connector folgender Präfix einzutragen München Stuttgart » Beispiel Ende Hinweis! Die Eintragung eines Adresspräfixes im Connector ist nur dann sinnvoll, wenn die Organisation mehrere Connectoren besitzt. Die Tendenz geht jedoch zu einem System, in dem nur ein Connector verwendet wird und in den verschiedenen Standorten OfficeMaster-Gates zum Einsatz kommen. In diesem Fall wird der entsprechende Präfix in der ISDN-Konfiguration des Gates (Durchwahlpräfix) vorgenommen. Einheitenpreis In einigen Telefonanlagen werden Gebühreninformationen als Gebühreneinheit im Ruf mitgegeben. Dies ist jedoch nicht üblich und wird so gut wie gar nicht unterstützt. Falls die eingesetzte Telefonanlage die Informationen bereitstellen kann, wird der Fax-Connector diese Information mit dem eingegebenen Einheitenpreis multiplizieren und in den Fax-Übertragungsinformationen anzeigen. Die Einheitenpreise schwanken zu verschiedenen Tageszeiten stark, somit stellt der errechnete Wert nur eine vage Kostenabschätzung dar. Währung Konform zum Einheitenpreis wird ein beliebiger alphanumerischer Wert angegeben, der die Währung des Einheitenpreises darstellt. Eingebettete Bilder Bilddaten, die im -Text enthalten sind, werden in der Regel aus dem Deckblatt entfernt. Die Funktion eingebettete Bilder unterstützen integriert die Bilder in das Deckblatt und überträgt sie unverändert per Fax. So werden Signaturen, die mit Bilddaten ergänzt wurden, unterstützt, wenn als Konverter für RTF, Microsoft Word aktiviert ist Server Anbindung Die Registerkarte Server-Anbindung (siehe Abbildung 5.29) konfiguriert den SMTP-Client des OfficeMaster Exchange-Connectors. D.h. hier werden die Eigenschaften des Messaging Servers für den Versand von SMTP- Mails an den Exchange Server gesetzt. 190

202 Connector für Microsoft Exchange Exchange Server Abbildung 5.29: Einstellungen zur Serveranbindung Der Name des Exchange Servers, der hier eingetragen wird, bezeichnet den Exchange Server, der als Installationsoption angegeben wurde. An diesen Server werden standardmäßig die s des Connectors ausgeliefert. Dieses Feld sollte immer unverändert bleiben. Postfach-Server/CAS-Server Der Postfachserver bzw. der zentrale Zugriffspunkt des Connectors, um allgemeine Postfachanfragen vorzunehmen, das öffentliche Adressbuch zu nutzen oder Sprachmailbox-Fernabfragen vorzunehmen wird während der Laufzeit des Connectors automatisch bestimmt. Es gibt jedoch Umgebungen, in denen diese Daten nicht einwandfrei vom Connector ermittelt werden können. Als Alternative kann hier die IP-Adresse des Postfachservers (Exchange 2003) bzw. des CAS-Servers (Exchange 2007 und höher) konfiguriert werden. DNS A-Record Zuweilen kommt es vor, dass die Rückmeldungen und eingehenden Dokumente nicht an den Server verschickt werden sollen, der als Kommunikationspartner gewählt wurde. Ebenso kommt es vor, dass der Kommunikationspartner die primären -Adressen seiner eigenen Benutzer ablehnt, da die Domäne für diesen Server nicht autoritativ ist, dann müssen die s an einen alternativen Eingangsserver (Smarthost) geschickt werden. Eine Umleitung auf eine Cluster-IP-Adresse oder einen DNS-A-Record ist ebenso denkbar. In einem solchen Fall kann hier ein FQDN (Full Qualified Domain Name) oder eine IP-Adresse angegeben werden, an welche die s alternativ verschickt werden. 191

203 Connector für Microsoft Exchange SMTP Sendeport An dieser Stelle wird der SMTP-Port angegeben, an den die Komponente die s an den oben eingetragenen Exchange Server schickt. Dies hat ebenfalls nichts mit dem Port der ausgehenden Mailübertragung des Exchange Servers zu tun. Die Richtung vom Messaging Server zum Exchange Server wird hier konfiguriert. Authentifizierung Die Authentifizierung bestimmt den Sicherheitsgrad der s vom Messaging Server zum Exchange Server. Es kann hier nicht willkürlich manuell administriert werden. Ein Dienstkonto, das hier eingetragen wird, muss mindestens einmal im Installationsassistenten während der Datenverifizierung angegeben werden, da hier eine spezielle Anpassung vorgenommen wird. Es kann hier zwischen zwei Arten gewählt werden: Keine (bevorzugt für Microsoft Exchange Server ) Bei dieser Option, wird keine SMTP-Authentifikation vorgenommen. Dies setzt voraus, dass der Exchange Server einen anonymen Zugang zum SMTP-Dienst zulässt. Exchange 2000/2003-Server sind standardmäßig für anonyme Zugänge offen. Somit wird diese Option für Exchange 2000/2003 allgemein empfohlen. NTLM (bevorzugt für Microsoft Exchange Server 2007 und 2010) Diese Art der Authentifizierung (NTLM, WindowsNT Challenge/Response, WindowsNT Lan Manager Authentication, Interne Windows-Authentifizierung) benutzt ein WindowsNT-Domänenkonto zur Anmeldung bzw. zum Versenden von SMTP-Mails. Das Konto wird in der Notation Domäne\Konto angegeben. Da in einer Exchange 2007/2010-Umgebung die Hub-Server keinen anonymen Zugriff auf den SMTP-Dienst erlauben, wird hier die NTLM-Authentifizierung bevorzugt. Da das Dienstkonto speziell auf dem Hub-Server freigeschaltet werden muss, kann hier nicht nachträglich eine willkürlich andere Eintragung erfolgen. Dienstkonto, Passwort Es kann an dieser Stelle das Dienstkonto und das Passwort angegeben werden. Die Änderung des Dienstkontos sollte nicht an dieser Stelle erfolgen. Für solche Änderungen sollte immer der Installationsassistent des Messaging Servers benutzt werden. Verbindungssicherheit Mit den Einstellungen der SMTP-Verbindungssicherheit kann die übermittlung sicherheitstechnisch konfiguriert werden. Die nachfolgenden Optionen sind verfügbar: Verbindung mit TLS (Transport Layer Security) durchführen Mit dieser Option wird die zum Exchange Server über eine TLS-Kommunikation verschlüsselt. Es werden dabei keine Zertifikate geprüft. Nur sichere Verbindungen zulassen Bei der Verbindung mit dem Exchange Server wird geprüft, ob eine sichere Kommunikation mittels TLS möglich ist, wenn dies nicht der Fall sein sollte, wird die Verbindung abgebrochen. Server-Zertifikat verifizieren Bei der Verbindung mit dem Exchange Server wird geprüft, ob das Serverzertifikat des gültig ist. Für diesen Vorgang muss sich ein installiertes Zertifikat im Windows-Zertifikatsspeicher des OfficeMaster Computers befinden. Globales OfficeMaster Zertifikatsverzeichnis benutzen Bei der Verbindung mit dem Exchange Server wird geprüft, ob das Serverzertifikat des gültig ist. Für diesen Vorgang muss sich das passende Zertifikat im OfficeMaster-Zertifikatsspeicher. Der OfficeMaster Zertifikatsspeicher ist im Zentralen OfficeMaster FFACCESS-Verzeichnis zu finden. (\\ [SERVERNAME]\FFACCESS\Cert) Das Basisverzeichnis wird in der Globalen Vorgabe konfiguriert. 192

204 Connector für Microsoft Exchange Postfach-Zugriff Der direkte Zugriff auf die Postfächer der Benutzer oder des eigenen Dienstkontos kann per MAPI oder mittels Exchange Webdiensten erfolgen. Die Exchange Webdienste sollten bei Exchange Server 2013 und höher grundsätzlich verwendet werden. Sie können ebenfalls für eine Anbindung an einen Exchange Server 2010 verwendet werden. Alle anderen Exchange Server Versionen müssen per MAPI angebunden werden. Hinweis! In Umgebungen mit direkter Anbindung an einen Exchange Server 2013 und höher sollte als Postfach-Zugang per Exchange Webdiensten erfolgen. Proxy Sicherheit Die Einstellung der Proxy-Sicherheit bezieht sich nur auf Umgebungen mit Exchange Server 2013 und höher. Die Konfiguration ist nur dann aktiv, wenn die Postfachanbindung per MAPI geschieht. Die Einstellung der Authentifizierungsart richtet sich nach den Einstellungen der Outlook Anywhere-Zugriffe in den Servereinstellungen des entsprechenden CAS Servers. Es wird empfohlen, diese Einstellung auf Automatische Ermittlung einzustellen, falls eine Anbindung an Exchange Server 2013 und höher per MAPI zwingend erforderlich ist Benutzerdaten Die Registerkarte Benutzerdaten (siehe Abbildung 5.30) kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit der ein- und ausgehenden Dokumente für Fax und SMS erhöhen. Metacache-Datei Abbildung 5.30: Angabe von Optionen zur Ermittlung von Benutzerdaten Die Metacache-Datenbank ist eine proprietäre Datenbank, die zur Laufzeit der Connector-Komponente erzeugt werden kann. Diese Datenbank beinhaltet ähnlich wie ein globaler Katalog alle relevanten Adressdaten der Domäne. Mit Angabe einer Datei der Endung.mcss wird die Datenbank anhand der weiteren Einstellungen im Zuge des Replikationsplanes erstellt. Die somit in schnellster Zeit zugriffsbereiten Daten werden zur Benutzerauflösung bei der Erstellung von Deckblättern und der Informationsgewinnung für eingehende 193

205 Connector für Microsoft Exchange Telefongespräche benutzt. Die Datenbank ist auf Schnelligkeit optimiert und kann ohne weitere Datenbanksysteme betrieben werden. Sie kann mit einer Schnittstelle erweitert werden, um auch andere Datenbanken über Drittanbieter-Plugins z.b. an CRM-Systeme anzubinden. Microsoft Active Directory in den Metacache replizieren Bei Aktivierung dieser Option wird der Active Directory-Forest der Benutzerdaten in die Datenbank kopiert. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Öffentliche Ordner in den Metacache replizieren Zusätzlich können öffentliche Kontaktordner in den Metacache kopiert werden. Dieser Vorgang setzt das Vorhandensein von öffentlichen Ordnern voraus und kann gegebenenfalls etwas Zeit in Anspruch nehmen. Nur diesen Öffentlichen Ordner mit Unterordner benutzen Um die Zugriffsgeschwindigkeit bei Zugriff auf die öffentliche Ordner-Datenbank zu optimieren, kann hier ein öffentlicher Kontakteordner ausgewählt bzw. angegeben werden, der die Suche der Ordner einschränkt. Interne Telefonnummern Da der Metacache alle Rufnummerndaten abspeichert, kann es bei internen Rufnummern, die nicht eindeutig vorliegen, zu Doubletten kommen. Um dies zu unterbinden, kann hier angegeben werden, wie die internen Rufnummern anhand ihrer Länge erkannt werden und ob sie einzelnen Domänen zugeordnet werden sollen. Replikationsplan Der Replikationsplan bestimmt den zyklischen Zeitpunkt des Kopierens der Daten. Jetzt replizieren Hiermit wird die Replikation des Metacache angestoßen. Diese wird sofort ausgeführt und kann den Connector unter Umständen stark auslasten, wodurch die aktuelle Verarbeitung der ein- und ausgehenden Faxe über den Connector beeinflußt werden kann Adressraum Mit dem Adressraum (siehe Abbildung 5.31) werden Adressbereiche oder -typen angegeben, für die der Connector ausgangsseitig seine Funktion bereitstellt. Da an einen Exchange Server nicht nur Outlook als -Programm angebunden werden kann, sondern auch andere Programme alternativ per SMTP bzw. POP3 auf den Server zugreifen können, muss auch hier eine Möglichkeit bestehen, die Fax- oder SMS-Adressen anzugeben. Wenn eine solche SMTP-Adressierung möglich sein soll, ist der Connector auf diese Adressierung vorzubereiten. Diese Vorbereitung wird im Adressraum der Connectoren vorgenommen (siehe Abschnitt 5.2.3). Man richtet zu diesem Zweck einen zusätzlichen SMTP-Adressraum ein, der einen aussagekräftigen Domänensuffix enthält. Dieser willkürliche Domänensuffix hat eine reine Adressierungsfunktion und bedarf keiner weiteren Administration im Exchange System Manager oder im DNS. 194

206 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Die Eintragung eines Adressraums zum Zwecke des Least Cost Routings ist nur dann sinnvoll, wenn die Organisation mehrere Connectoren besitzt. Die Tendenz geht jedoch zu einem System, in dem nur ein Connector verwendet wird und in den verschiedenen Standorten OfficeMaster Gates zum Einsatz kommen. In diesem Fall wird ein Least Cost Routing durch die entsprechenden Hardware- Einstellungen (Routing ausgehend Routing nach Empfänger) vorgenommen. Autoritative Domäne Abbildung 5.31: Einstellungen des Adressraumes Mit diesem Eingabefeld kann angegeben werden, mit welchem Domänensuffix, die s und Faxe aus dem Exchange Server an den OfficeMaster Messaging Server übermittelt werden. Hier sind nur dann Einträge nötig, wenn der OfficeMaster Messaging Server mit mehreren Exchange Connectoren in verschiedenen Exchange Organisationen arbeiten soll. Da alle diese Connectoren denselben SMTP-Empfangsagenten benutzen, müssen die Organisationen dann anhand ihrer Domänensuffixe unterschieden werden, weil ansonsten Connectoren angesprochen werden, die eine ganz andere Benutzerverwaltung abfragen. Es können an dieser Stelle mehrere Domänensuffixe (ohne eingetragen werden, die dann mit einem Semikolon (;) getrennt werden. Hinweis! Veränderungen an dieser Stelle können die Funktionalität empfindlich stören. Die Eintragung(en) sollte(n) deshalb mit größter Sorgfalt geprüft werden. Absenderadresse eingehender Nachrichten mit SMTP-Adressraum verknüpfen Der Connector versieht eingehende Dokumente mit einer Absenderadresse, die der Absenderkennung entspricht. Die Absenderadressen werden als Adresse vom jeweiligen Typ (FAX, SMS oder Voice) als Faxadresse, SMS-Adresse oder VOX-Adresse kodiert. Es gibt jedoch Umgebungen (insbesondere Exchange Server 2003 SP2 mit intelligentem Message Filter), die diese Kodierung nicht mehr auflösen und unbearbeitet dem Arbeitsplatzprogramm weiterreichen. Die Absenderadresse erscheint dann z.b. in folgender Form: 195

207 Connector für Microsoft Exchange Um diese unübersichtliche Adressauflösung auf Seiten des Exchange-Connectors wieder aufzulösen, ist es mit der Option Absenderadresse eingehender Nachrichten mit SMTP-Adressraum verknüpfen möglich, einen SMTP-Adressraum mit den entsprechenden Rufnummern zu verknüpfen. Dies setzt voraus, dass entsprechende Adressräume vom Typ SMTP angelegt wurden. Solche Adressräume können z.b. in folgender Form als Typ SMTP angelegt werden: fax.firma.de sms.firma.de voice.firma.de Durch die Präfixe fax, sms und voice (oder vox) kann der Connector die vorhandenen SMTP-Adressen als Dokumenttypen unterscheiden. Die Dokumente erhalten dann folgende Absenderadressen: Diese Form ist für die Empfänger leichter zu verstehen Adressauflösung Die Registerkarte Adressauflösung (siehe Abbildung 5.32) dient zur Leistungsoptimierung des Connectors. Beim Senden/Empfangen eines Dokuments wird der entsprechende Absender/Empfänger im Active Directory aufgelöst, um Informationen und Sende-/Empfangsrechte des Benutzers zu ermitteln. Bei einer weltweiten Organisation, wird standardmäßig in allen Domänen des Active Directory gesucht. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher kann in dieser Registerkarte explizit eine Domänenauswahl und Domänenreihenfolge festgelegt werden. Benutzer mit Hilfe des globalen Kataloges auflösen Abbildung 5.32: Adressauflösung Mit dieser Option kann die Geschwindigkeit in Netzen mit mehreren Domänen erhöht werden. Wenn es möglich ist, wird bei Aktivierung der Funktion der globale Katalog befragt. 196

208 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Die Multidomänenfähigkeit des OfficeMaster Exchange-Connectors bezieht sich nur auf Domänen desselben Active Directory- Domain-Trees. Fremddomänen, die mit einer Vertrauensstellung an das System angebunden werden, sind dem Connector unbekannt und werden nicht unterstützt. 197

209 Connector für Microsoft Exchange 5.6. Benutzeradministration Für Umgebungen mit dem Exchange Server wird in der Active Directory-Benutzer und -Computer-Konsole eine zusätzliche Registerkarte für die OfficeMaster Eigenschaften zur Verfügung gestellt (siehe Abschnitt auf Seite 154). Diese Registerkarte wird auf dem Connector-Server standardmäßig angezeigt. Auf anderen administrativen Rechnern muss das SnapIn separat installiert werden. Abbildung 5.33: Active Directory-Benutzer und -Computer Die Registerkarte OfficeMaster (siehe Abbildung 5.33) wird standardmäßig auch für Umgebungen mit Exchange Server 2007/2010 installiert. Hinweis! Die Registerkarte ist aus technischen Gründen nicht in Benutzerobjekten sichtbar, die über eine Suche aufgerufen werden. Für die professionelle Benutzeradministration steht in der Exchange-Systemverwaltungskonsole ein spezieller OfficeMaster-Knoten (siehe Abbildung 5.34) zur Verfügung. Die Administrationsprogramme des Microsoft Exchange Server 2007 unterbinden jegliche Erweiterung der Administration. Aus diesem Grund findet man dort die Administration in einer speziellen Verknüpfung unter Start>Pr ogramme>officemaster>officemaster Exchangeverwaltung. In der Exchange-Verwaltungskonsole des Microsoft Exchange Server 2010 ist die OfficeMaster-Administration vollständig integriert. Als performante Alternative kann jedoch auch dort unter Start>Programme>OfficeMaster >OfficeMaster Exchangeverwaltung eine spezielle Administrationsvariante gestartet werden. 198

210 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.34: Exchange-Systemverwaltungskonsole Fax-, SMS-, VOX-Adressen Da in den Standard-Microsoft Dialogen keine Unterstützung für zusätzliche Adresstypen vorhanden ist, kann in der OfficeMaster Exchangeverwaltungs-Konsole in der Registerkarte _Adressen ein Adressdialog aufgerufen werden, mit dem Unified Messaging Adresstypen anzulegen sind. Bei der Integration eines Exchange-Connectors erfolgt die Zuordnung von eingehenden Faxen anhand einer zusätzlichen -Adresse vom Typ FAX. Das gleiche gilt für SMS und Voic (VOX). Beispiel 5.5. Wird ISDN-seitig ein eingehendes Fax für die Durchwahl 1234 empfangen, so wird standardmäßig nach einer -Adresse vom Typ FAX mit dem Wert 1234 gesucht.» Beispiel Ende Mit den Exchange 2000/2003-Administrationswerkzeugen kann für einen Empfänger vom Administrator die Registerkarte -Adressen aufgerufen werden. Ist noch keine Adresse vom Typ Fax, SMS oder VOX angelegt, erfolgt dies über die Schaltfläche Neu... Man kann nun eine benutzerdefinierte Adresse des gewünschten Typs administrieren. Existiert bereits ein Eintrag vom Typ Fax oder SMS, kann über Doppelklick ein Dialog zum Editieren der FAX- Adresse geöffnet werden. Nach Bestätigung dieser Auswahl öffnet sich ein weiterer Dialog, der die Eingabe eines Namens und der Durchwahlnummer erlaubt. 199

211 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Es wird nicht empfohlen, FAX-, VOX- oder SMS-Adressen über Empfängerrichtlinien anzulegen. Die Vorbereitungen für Empfängerrichtlinien vom Typ Fax, SMS und VOX sind jedoch im Standardfall installiert. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Exchange Server im Netz bei der manuellen Eintragung von Richtlinien erreichbar sinds! In das Adressfeld wird die Faxdurchwahlnummer bzw. eine SMS-Nummer des Benutzers eingetragen. Für den Fall, dass in einer Organisation mehrere Microsoft Exchange Server und mehrere Connectoren installiert sind, muss vermieden werden, dass in den Adressbüchern die gleiche Durchwahlnummer mehrfach vorkommt. Dafür kann den Adressen ein Durchwahlpräfix vorangestellt werden (siehe Abschnitt auf Seite 188). Es ergibt sich die Adresse: <Durchwahlpräfix><Durchwahl> Registerkarte OfficeMaster Über die Registerkarte OfficeMaster werden benutzerspezifische Parameter eingestellt. Vorgabe Abbildung 5.35: OfficeMaster Registerkarte Hier kann ein Benutzervorgabenprofil ausgewählt werden; entweder die zentrale Vorgabe der OfficeMaster Einstellungen (siehe Abschnitt 5.3 auf Seite 170) oder die Vorgabe einer Benutzergruppe. Für die Benutzung einer Gruppenvorgabe legt man eine Gruppe vom Typ Sicherheit oder Verteiler an. Diese Gruppe hat eigene OfficeMaster Einstellungen, die als Vorlage für die Einstellungen der Benutzer ausgewählt werden können. Wird der Benutzer nicht administriert, werden nach der Installation automatisch die zentralen Benutzervorgaben eingetragen. Wird eine Benutzergruppe als Vorgabe angegeben, die nicht administriert wurde, gelten automatisch die zentralen OfficeMaster Einstellungen. Kennung Hier kann für den Benutzer die Faxkennung eingestellt werden, die in der Kopfzeile eines versendeten Faxes erscheint. 200

212 Connector für Microsoft Exchange Die Angabe sollte nach internationaler Norm in der Form erfolgen: +Ländercode Vorwahl (ohne führende 0) Rufnummer Durchwahlnummer. Beispiel Durch die individuelle Angabe der Kennung wird erreicht, dass die Faxnummer des Absenders einschließlich Durchwahlnummer korrekt übermittelt wird, entsprechende Antwortfaxe also direkt an ihn adressiert werden können. Wird die Angabe weggelassen, werden die Daten verwendet, die global im Connector eingestellt wurden. Sind dort keine Angaben gemacht worden, gelten die, welche bei der Einrichtung der ISDN-Hardware angegeben wurden. Die Einstellung einer individuellen Kennung je Benutzer ist besonders in Organisationen wichtig, in denen Benutzer aus unterschiedlichen Standorten senden, um gültige Adressen für Antwortfaxe zu übermitteln.» Beispiel Ende Kopfzeile In dieser Zeile kann je Benutzer (oder Benutzergruppe) ein individueller Kopfzeilentext eingegeben werden. Dies kann z.b. der Firmenname ergänzt um die jeweilige Abteilungsbezeichnung sein. Deckblatt Das Deckblatt bezeichnet den Namen einer benutzerspezifischen Deckblattdatei. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Angezeigt werden die Namen aller Deckblattdateien, die im Unterverzeichnis COVER gespeichert wurden, das auf dem Rechner, auf dem der Fax-Connector installiert wurde, automatisch angelegt wird. Es ist auch die Angabe eines weiteren Namens möglich, wenn sichergestellt ist, dass eine entsprechende Deckblattdatei in das Unterverzeichnis COVER gespeichert wird, bevor das System genutzt wird. Die Endung.rtf muss ebenfalls mit angegeben werden. Unterschrift Hier kann der Name einer Unterschriftendatei angegeben werden. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Angezeigt werden die Namen aller Unterschriftendateien, die im Unterverzeichnis SIGN gespeichert wurden. Es ist auch die Angabe eines weiteren Namens möglich, wenn sichergestellt ist, dass eine entsprechende Unterschriftendatei in das Unterverzeichnis SIGN gespeichert wird, bevor das System genutzt wird. Hinweis! Es liegt in der Verantwortung des Administrators, den einzelnen Benutzern ihre zugehörige Unterschriftendatei zuzuordnen. Die Unterschriftendatei muss vom Typ RTF sein, damit sie an der richtigen Stelle in die Microsoft Exchange Nachricht integriert werden kann. Unterschriftendatei erstellen Unterschrift einscannen in einer Grafikdatei z.b. vom Typ PCX ablegen in eine RTF-Datei als Objekt importieren Kostenstelle Als Kostenstelle kann eine beliebige alphanumerische Kennung von bis zu 12 Zeichen eingetragen werden, die automatisch in der Logdatei des Messaging Servers zu jedem von diesem Benutzer abgesetzten Sendeauftrag erscheint. 201

213 Connector für Microsoft Exchange TK-ID In manchen Organisationen werden die Kosten für die Telekommunikation zentral in der TK-Anlage erfasst. Damit an Anschlüssen, die von mehreren Benutzern genutzt werden, wie z.b. einer Faxleitung, der die Kosten verursachende Benutzer eindeutig identifiziert werden kann, muss er vor der Wahl der eigentlichen Rufnummer einen Zusatzcode wählen, mit dem er sich gegenüber der TK-Anlage ausweist. Dieser Code wird von der TK-Anlage interpretiert, ist aber nicht Bestandteil der von der TK-Anlage zu wählenden Rufnummer. Für diesen Fall kann die Amtsholung nicht vom Messaging Server durchgeführt werden, da sonst die Amtsholziffer vor die TK-ID gesetzt würde. Es muss dann die Amtsholung in die TK-ID integriert werden. SMS-Kennung Dieser Eintrag spezifiziert die Hauptabsenderadresse und -empfangsadresse für SMS-Nachrichten. Er hat für SMS-Large-Account-Zugänge eine Bedeutung. In allen anderen Fällen erfolgt die Benutzerzuordnung über die SMS-Adresse. Voice Aufzeichnung Bei der Auswahl, der aufzuzeichnenden Nachrichten kann unterschieden werden zwischen: alle Anrufe nur Nachrichten Wählt man alle Anrufe erhält der Empfänger auch eine Nachricht im Exchange Client, wenn nichts auf die Anrufbeantworterfunktion gesprochen wurde. Der Empfänger kann jedoch nachvollziehen, dass jemand angerufen hat und im Normalfall auch, wer angerufen hat. Wählt man nur Nachrichten erhält der Empfänger nur dann eine Nachricht im Exchange Client, wenn der Anrufer eine Nachricht auf der Anrufbeantworterfunktion hinterlassen hat. Voice Script Bei der Voice Script Funktion handelt es sich um die Auswahl des Voice-Projektes im Voice-Server. Voice PIN Hier kann die PIN für die Voice Box angegeben werden. Beim Wechsel in den Konfigurationsmodus wird diese PIN abgefragt OfficeMaster Details Nach dem Anklicken von Details erscheint ein eigenes Fenster (siehe Abbildung 5.36) mit mehreren Registerkarten für die weitergehende Administration des Benutzers. 202

214 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.36: OfficeMaster Benutzerdetails Allgemein Sprache Hier kann die Sprache (Deutsch, Englisch und Französisch) für die Rückmeldungen gewählt werden. Die Standardeinstellung ist die zentrale Vorgabe, d.h. es wird die Sprache verwendet, die in den globalen Connectoreinstellungen (siehe Abschnitt 5.3 auf Seite 170) voreingestellt wurde. Nachrichtenformat Um die Darstellung der Dokumente für den Benutzer flexibler zu gestalten, kann das HTML-Layout für den Benutzer an dieser Stelle angegeben werden. Folgende Optionen sind einstellbar: nur Text neutral OfficeMaster Outlook HTML-Vorlage Neben den intern implementierten HTML-Formatvorlagen können für weitere Anpassungen spezielle externe Formatvorlagen geladen werden. Diese werden in einer HTML/XML-Variation erzeugt und können im globalen Cover-Verzeichnis neben den normalen RTF-Deckblättern abgelegt werden. Diese speziellen Vorlagendateien (*.HTL) speichern komplette Sprachsätze an HTML-Vorlagen und können somit das Erscheinungsbild der eingehenden Dokumente nachhaltig beeinflussen und gegebenenfalls an das Corporate Design der eigenen Firma angepasst werden. Das HTL-Editor-Programm kann dem Verzeichnis <SERVER>\FFACCESS\Redist\ Tools entnommen werden. Betreffzeilenmodus Um die Betreffzeile der Rückmeldung eines Faxdokumentes oder einer Kurznachricht flexibler zu gestalten, kann die Art des Betreffs an dieser Stelle verändert werden. Sprachnachrichten sind von den Modi des Rückmeldebetreffs nicht betroffen. 203

215 Connector für Microsoft Exchange Es sind 3 Modi auswählbar: Übertragungsstatus entspricht der klassischen Form des Rückmeldebetreffs. Beispiel 5.7. Faxversand an <Faxnummer> 1 Seite ok» Beispiel Ende Originalbetreff Dieser setzt die Betreffzeile der versendeten Nachricht ebenfalls in die Rückmeldung. Vorteil: anhand des Betreffs sollen Rückmeldungen aus kaufmännischen Anwendungen ausgewertet werden. Anhand der Betreffzeile können solche Faxdokumente z.b. an einer Auftragsnummer unterschieden werden. Benutzerdefiniert Die Betreffzeile der Rückmeldung kann individuell zusammengestellt werden. Folgende Platzhalter sind möglich und werden entsprechend der Spracheinstellung eingesetzt: Tabelle 5.6: Benutzerdefinierte Rückmeldungen %S Originalbetreffzeile %T Versandtyp (Fax- oder SMS-Versand) %F an / von (je nach Versandtyp und eingestellter Sprache) %E Fehlerstatus ( OK oder Fehlerhaft ) %P Seitenzahl (z.b. 1 Seite, 2 Seiten, etc.) %A Empfänger (sofern auflösbar im Klartext, sonst Empfängernummer oder Faxkennung) %N Angerufene per ISDN übermittelte Telefonnummer %M Kurznachricht (Wort Kurznachricht in eingestellter Sprache) %% Prozentzeichen Beispiel 5.8. %S - %T %F %A %E Bei einem Betrefftext Angebot Nr und einem Faxversand an die Nummer sieht die Betreffzeile der Rückmeldung wie folgt aus: Angebot Nr Faxversand an OK» Beispiel Ende FAX In der Registerkarte FAX (Abbildung 5.37) können Detaileinstellungen speziell für den Faxdienst vorgenommen werden. 204

216 Connector für Microsoft Exchange Eingangskopie und Ausgangskopie Abbildung 5.37: Fax-Details Von Eingangs- und Ausgangsfaxen können Kopien in zuvor eingerichtete öffentliche Ordner oder Postfächer abgelegt werden. Aus diesen Ordnern heraus ist es möglich, die gesamte Faxkommunikation zu archivieren, nach bestimmten Vorgängen zu durchsuchen oder Kopien nochmals zu versenden. Im jeweiligen Feld wird der Kopieempfänger, der eine Mailadresse vom Typ FAX besitzt, ausgewählt. In dieser Auswahl befinden sich die öffentlichen Ordner im Unterordner Microsoft Exchange System Objects. Drucker Eingang (UNC) In diesem Kombinationsfeld kann ein Drucker im Netzwerk ausgewählt werden, auf dem alle ankommenden Faxe für den Benutzer ausgedruckt werden sollen. Falls der gewünschte Drucker nicht angezeigt wird, kann er in UNC-Schreibweise (Universal Naming Convention) spezifiziert werden. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Drucker Ausgang (UNC) In diesem Kombinationsfeld kann ein Drucker im Netzwerk ausgewählt werden, auf dem alle versendeten Faxe für den Benutzer ausgedruckt werden sollen. Falls der gewünschte Drucker nicht angezeigt wird, kann er in UNC-Schreibweise spezifiziert werden. Die Standardeinstellung ist inaktiv. Damit der Fax-Connector die Ein- und Ausgangsfaxe auf dem ausgewählten Drucker tatsächlich ausdrucken kann, muss auf dem Rechner, auf dem der Fax-Connector läuft, der Druckertreiber für den ausgewählten Drucker installiert sein. Hinweis! In der Messaging Server Konfiguration können Print-Gateways eingerichtet werden, welche diese Funktion ebenfalls beinhalten. Eine solche Konfiguration ist nicht benutzerspezifisch. Um die Druckfunktionalität zu testen, kann das Tool MsxPrinterTest.exe benutzt werden. Es befindet sich auf dem Server, auf dem die OfficeMaster Software installiert ist, im Verzeichnis <SERVER>\FFACCESS\ Redist\Tools. 205

217 Connector für Microsoft Exchange Briefpapier Anhang Die Voreinstellung für dieses Feld ist <leer>. Für den Fax-Connector wird zentral voreingestelltes Briefpapier, das Anhängen zugeordnet wird, für den Benutzer verwendet. Es kann aber ein abweichendes Briefpapier eingestellt werden. In dem Kombinationsfeld werden die Namen aller im Unterverzeichnis LETTER gespeicherten Briefpapierdateien angezeigt. Es kann auch ein neuer Name eingetragen werden, wenn eine entsprechende Briefpapierdatei vor Inbetriebnahme des Systems in das Unterverzeichnis LETTER gespeichert wurde. Die Nutzung der Briefpapierdatei bei mehrseitigen Dokumenten wird durch die Kontrollkästchen gesteuert: Briefpapier wiederholen (letzte Seite) nur die erste Seite des Briefpapiers verwenden Die damit möglichen Kombinationen sind in Abschnitt auf Seite 174 beschrieben. Briefpapier Nachricht Hier gelten sinngemäß die gleichen Angaben wie unter Briefpapier Anhang. Rückmeldungen Für den Benutzer kann hier explizit eingestellt werden, wie die Rückmeldungen in das Postfach gesendet werden. Folgende Optionen können ausgewählt werden (siehe auch Abschnitt auf Seite 174). positive und negative als Mail positive als Mail, negative als NDR nur im negativen Fall, als Mail nur im negativen Fall, als NDR positive und negative als Mail mit Anhang positive als Mail mit Anhang, negative als NDR nur im negativen Fall, als Mail mit Anhang (empfohlen) Sammelrückmeldungen bei Rundfaxen An dieser Stelle kann angegeben werden, ob die Rückmeldungen für Rundfaxe (Faxdokumente mit identischem Inhalt und mehreren Empfängern) gesammelt als Zustellbericht und Unzustellbarkeitsbericht gesendet werden sollen. Für Dokumente mit nur einem Empfänger gelten die Einstellungen der Auswahlliste Rückmeldungen. Dateiformat Sollte der Benutzer ein bevorzugtes Dateiformat in seiner Zustellung der Faxe wünschen, kann dieses Format in diesem Feld angegeben werden (siehe auch Abschnitt auf Seite 174). PDF-Format mit OCR-Informationen Zusätzlich zu den Dateiformaten kann angegeben werden, dass bei installierter OCR-Texterkennungssoftware eine PDF-Datei erzeugt wird, die einen durchsuchbaren Text enthält. Elektronische Fax-Signatur An dieser Stelle wird eingestellt, ob der Benutzer seine Faxdokumente mit einer elektronischen Signatur versieht. Eine eingeschaltete Signatur kann über die OfficeMaster Sendeoptionen für Outlook (bei entsprechendem Recht) abgeschaltet werden. Es sei darauf hingewiesen, dass der Messaging Server elektronische Faxsignaturen unterstützen muss (siehe auch Abschnitt auf Seite 174). Voice In der Registerkarte Voice (Abbildung 5.38) werden Detaileinstellungen speziell für die Features des personalisierten Anrufbeantworters vorgenommen. 206

218 Connector für Microsoft Exchange Sprachverzeichnis In diesem Feld kann ein Sprachbaum ausgewählt werden, der einer Voicebox-Sprache bzw. einer Voicebox- Stimme entspricht. Es sind standardmäßig die Sprachen Deutsch ( Katrin Loquendo) und Englisch ( Simon Loquendo) verfügbar. Anruferbild Abbildung 5.38: Voice-Details Das Anruferbild stellt ein Standard-Bild für Benutzer dar, denen kein Bild zugewiesen wurde bzw. der eingehende Anrufer nicht aufgelöst werden konnte. Dieses Bild ist eine hinterlegte Grafikdatei (PNG oder JPG), die sich im globalen Verzeichnis PICTURE (siehe Tabelle 5.4 auf Seite 161) befinden muss. Die Grafik sollte 160 x 180 Pixel (Breite x Höhe) nicht überschreiten. Message Waiting Das Message Waiting Verhalten bestimmt die Abschaltung einer Message Waiting Lampe (MWI) am Telefon des Benutzers. Das Einschalten der Lampe wird maßgeblich durch die Messaging Server Konfiguration und die entsprechende Ansteuerung der Message Waiting-Funktion in der TK-Anlage bestimmt. Das Abschalten unterstützt drei Modi: Zurücksetzen durch allgemeine Fernabfrage Zurücksetzen durch Abhören mindestens einer Nachricht Zurücksetzen durch Abhören aller Nachrichten Eigene Rufnummer Es kann nicht immer davon ausgegangen werden, dass die Nummer der Voicebox auch dem Telefon entspricht, das der Voicebox zugeordnet ist. In den meisten Fällen ist die direkte Telefonnummer des Telefons von der Voiceboxnummer abweichend. Hier muss die Nummer des Telefons eingetragen werden, dessen Lampe beim Abhören der zugeordneten Voicebox abgeschaltet werden soll. Dieser Eintrag spezifiziert also die Nummer des Arbeitsplatztelefons. Auf mein Telefon - Rufnummer In der Outlook-Integration der Voice-Lösung können Nachrichten an ein Telefon weitergeleitet werden. Dies ist in aller Regel das Arbeitsplatztelefon. Wenn der Standort des Arbeitsplatzes häufig wechselt, bzw. der Mailclient von verschiedenen Computern gestartet wird, muss nicht unbedingt das eigene Arbeitsplatztelefon in unmittelbarer Nähe griffbereit stehen. In diesen Fällen kann ein anderes Telefon angegeben werden. Abfrageerlaubnis 1 3 Hier können Telefonnummern angegeben werden, die bei Anrufen von diesen Apparaten die angerufene Voice-Box sofort in den Konfigurationsmodus versetzen. 207

219 Connector für Microsoft Exchange Voice Dateianhang In dem Auswahlfeld kann angegeben werden, ob die Sprachnachrichtendatei (WAV oder MP3) in der Nachricht angezeigt oder unterdrückt wird. Ein Unterdrücken bewirkt, dass die Datei nicht mehr über den PC- Lautsprecher, sondern über eine Fernabfrage wiedergegeben werden kann. Benutzerrechte Die Registerkarte Benutzerrechte administriert die benutzerspezifischen Rechte. Die einzelnen Rechte werden in Abschnitt auf Seite 180 erläutert. SMS-Aufteilungsmaximum Abbildung 5.39: Benutzerrechte Beim SMS-Aufteilungsmaximum kann die maximale Anzahl an SMS-Nachrichten angegeben werden, in die überlange SMS-Texte aufgeteilt werden können. Ist dieses Maximum erreicht, wird die Nachricht abgeschnitten. Überlange Dokumente können maximal in 99 SMS-Nachrichten aufgeteilt, versendet werden. Rechte, Sperrliste und SMS-Aufteilung laut Vorgabe Bei der Aktivierung dieser Option werden die Benutzerrechte anhand der Rechtevorgabe eingestellt. Es gilt dann die Konfiguration des unter Vorgabe angegebenen Profils (siehe Abschnitt auf Seite 180). Ist die Option aktiviert, kann in den entsprechenden Feldern kein Eintrag erfolgen OfficeMaster Gruppen- und Ordnerassistent In größeren Unternehmen mit mehreren OfficeMaster-Connectoren kann es vorkommen, dass einzelne Benutzergruppen bzw. Empfänger bestimmter Routinggruppen nicht die globalen Einstellungen (siehe Abschnitt 5.3 auf Seite 170) der Connectoren benutzen können. Die globalen Einstellungen entsprechen bei diesen Benutzern möglicherweise nicht den Unternehmensvorgaben. 208

220 Connector für Microsoft Exchange Um die Benutzereigenschaften dennoch zu verändern, ohne jedes Objekt einzeln vom Administrator öffnen und administrieren zu lassen, kann der OfficeMaster Gruppen- und Ordnerassistent diese Einstellungen vornehmen. Einzelne Eigenschaften können gezielt bei der automatischen Administration ignoriert werden, um den Originalwert beizubehalten. Um an den Gruppen- und Ordnerassistenten zu gelangen, lässt man sich die Eigenschaften des Ordners, der Organisationseinheit oder der Gruppe anzeigen. Diese Einstellungen sind in der Active Directory-Benutzer- und -Computer Konsole immer aufrufbar. Abbildung 5.40: Starten des Gruppen- und Ordnerassistenten In den Administrationswerkzeugen des Exchange Server 2007/2010 kann in der Empfängerkonfiguration unter OfficeMaster eine Empfänger-Strukturansicht gewählt werden. In dieser Ansicht werden auch Ordner und Organisationseinheiten angezeigt, um den Gruppen- und Ordnerverwaltungsassistenten aufrufen zu können. Auch dieses Objekt hat eine spezielle OfficeMaster-Registerkarte (siehe Abbildung 5.40). Bei Containern und Organisationseinheiten lässt sich dann ein Verwaltungsassistent starten. Bei Gruppen ist dies eine Mitgliederverwaltung. 209

221 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.41: Ordnerverwaltung Bearbeitungsoptionen Nur Objekte dieses Ordners bearbeiten Die Option veranlasst den Assistenten, nur die enthaltenen Benutzer des Ordners zu bearbeiten. Sollte dieser Ordner noch andere Ordnerobjekte besitzen, die ebenfalls Benutzerobjekte beinhalten, werden diese Benutzer nicht administriert. Diese Funktion ist nur in der OfficeMaster-Ordnerverwaltung verfügbar. Objekte dieses Ordners und aller Unterordner bearbeiten Diese Option veranlasst den Assistenten auch Benutzer des Ordners zu bearbeiten, die in Unterordnern enthalten sind. Die Funktion ist nur in der OfficeMaster-Ordnerverwaltung verfügbar. Gruppenobjekte in die Bearbeitung mit einbeziehen Auch Verteilerlisten und Sicherheitsgruppen können die gewünschten Einstellungen bekommen. Hinweis! Gruppenobjekte für die OfficeMaster-Connectoren stellen keine Absender, sondern Eigenschaftsvorgaben dar. Allgemeine Einstellungen Der Assistentendialog Allgemeine Einstellungen (siehe Abbildung 5.42) spiegelt die Haupteigenschaften der Registerkarte OfficeMaster der Benutzer wider. Eine Beschreibung liegt in Abschnitt auf Seite 200 vor. 210

222 Connector für Microsoft Exchange Kennung Abbildung 5.42: Allgemeine Einstellungen Als spezielle Optimierung der Einstellung der Faxkennung kann der Wert in diesem Dialog erweitert werden. Zusätzlich zum manuell eingetragenen Wert, kann ein zuvor eingestellter Wert des Benutzers ergänzt werden. Mit Hilfe des Tool-Knopfes [ ] öffnet sich ein nützlicher Hilfsdialog (siehe Abbildung 5.43). Die Faxkennung lässt sich aus vorgefertigten Daten zusammensetzen. Folgende Eigenschaften lassen sich der Faxkennung automatisch hinzufügen: Privatnummer (Erste Nummer aus dem Active Directory-Feld Rufnummern - Privat) Funkrufnummer (Erste Nummer aus dem Active Directory-Feld Rufnummern - Funkruf) Mobilnummer (Erste Nummer aus dem Active Directory-Feld Rufnummern - Mobil) Faxnummer (Erste Nummer aus dem Active Directory-Feld Rufnummern - Fax) IP-Telefon (Erste Nummer aus dem Active Directory-Feld Rufnummern - IP-Telefon) FAX-Adresse (Standard-Antwortadresse vom Typ FAX, wenn diese numerisch ist) 211

223 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.43: Spezielle Absenderkennung konfigurieren Die angegebenen Rufnummern können nicht immer sinnvoll für die Absenderkennung genutzt werden. Im Punkt Ergänzungstext auszugsweise übernehmen wird die Anpassungen in Bezug auf die Ziffern der Rufnummern vorgenommen. Details Die Assistentenseiten (siehe Abbildung 5.44) Details (FAX) und Details (Voice) stellen die Eigenschaften des Knopfes Details der Karteikarte OfficeMaster der Benutzer dar. Die einzelnen Eigenschaften sind im Abschnitt auf Seite 200 beschrieben. Abbildung 5.44: Fax- und Voice-Details 212

224 Connector für Microsoft Exchange 5.7. Installation des Voice-Formulars Um eingehende Sprachnachrichten im Outlook-Client mit einem Lautsprechersymbol zu kennzeichnen, wird empfohlen, das mitgelieferte Voice-Formular in der Exchange-Organisation in einer Bibliothek für organisatorische Formulare zu veröffentlichen: Im Microsoft Outlook 2003 sollte über Extras>Optionen> -Format vorübergehend die Option E- Mail mit Microsoft Office Word bearbeiten ausgeschaltet werden (Outlook 2007 unterstützt dies nicht). Im REDIST-Verzeichnis der Installationsfreigabe FFACCESS (<MessagingServer>\FFACCESS\Redist) befindet sich eine Outlook-Vorlagedatei namens FFVoice.oft. Diese Datei wird mit einem Outlook-Client (im einfachsten Fall per Doppelklick) geöffnet. Es ist nun eine geöffnete neue zu sehen (siehe Abbildung 5.45). Dieses Element muss in der zuvor erstellten Bibliothek für organisatorische Formulare veröffentlicht werden. Im Outlook folgt man dem Menü Extras>Formulare>Formular veröffentlichen unter Abbildung 5.45: Öffnen der Voice-Outlook-Vorlage Das Formular wird unter dem Namen FFVoice veröffentlicht. Nach Bestätigen der Veröffentlichung (siehe Abbildung 5.46) werden automatisch alle eingehenden Sprachnachrichten im Outlook mit einem Lautsprechersymbol versehen. Abbildung 5.46: Veröffentlichen der Vorlage in der Bibliothek für organisatorische Formulare 213

225 Connector für Microsoft Exchange Hinweis! Sollte die Bibliothek für organisatorische Formulare nicht verfügbar sein, ist diese im Exchange System Manager für Exchange 2000/2003 anzulegen. Weitere Hinweise können dem Artikel der KB (http://support.microsoft.com/kb/821922/ en-us) entnommen werden. Für den Exchange Server 2007 gab es zur Zeit der Drucklegung den Hinweis KB (http://support.microsoft.com/kb/933358/en-us). 214

226 Connector für Microsoft Exchange 5.8. Deinstallation des Connectors In der Messaging Server Basiskonfiguration für die Connectoren (Abbildung 5.47) wird über Entfernen der Installationsassistent aufgerufen. Abbildung 5.47: Komponente entfernen Im Willkommensdialog (Abbildung 5.48) wird die Deinstallation der Komponenten angewählt. Abbildung 5.48: Willkommensdialog Im darauffolgenden Deinstallationsschritt (siehe Abbildung 5.49) können die Connectoren explizit angewählt werden, die deinstalliert werden sollen. Es können hier auch Exchange-Connector-Komponenten der Vorgängerversion 3.0 und 4.0 deinstalliert werden. 215

227 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.49: Auswahl des Connectors Während der Deinstallation wird versucht, die globalen Einstellungen zu entfernen. Diese Einstellungen werden möglicherweise von noch vorhandenen Connectoren benötigt. Der Deinstallationsassis tent fragt nach, ob der zu löschende Connector, der letzte Connector ist (Abbildung 5.50). Wenn das Hinweisfenster mit Ja quittiert wird, werden die globalen Einstellungen aus dem Microsoft Active Directory entfernt. Abbildung 5.50: Löschen des globalen Konfigurationsobjektes Befindet sich noch ein installierter Connector in der Organisation, sollte die Antwort im Hinweisfenster Nein lauten. Die globalen Einstellungen der installierten Connectoren bleiben dabei erhalten. Abbildung 5.51: Löschen des Empfangsconnectors Ebenso können installierte Exchange Empfangsconnectoren deinstalliert werden (Abbildung 5.51). 216

228 Connector für Microsoft Exchange Abbildung 5.52: Status der Deinstallation Die Deinstallationsschritte werden in einer Tabelle (Abbildung 5.52) zusammengefasst. Mit Weiter gelangt man zum Ende der Deinstallation, welche mit dem nächsten Dialog abgeschlossen wird. Hinweis! Sollten bei der Deinstallation Fehler aufgetreten sein, die der Hotline der Ferrari electronic AG gemeldet werden sollen, kann dem Support die Datei C:\finstallhelp.log als Hilfestellung übermittelt werden. Diese Logdatei wird bei jedem Installations- und Deinstallationsvorgang fortlaufend beschrieben. 217

229 Connector für Microsoft Exchange 5.9. Deckblätter Einer mit Exchange gefaxten Nachricht kann ein Deckblatt vorangestellt werden, in das automatisch bestimmte Absender- und Empfängerdaten aufgenommen werden können. Das Deckblatt selbst kann mit einem Textverarbeitungsprogramm erzeugt werden, das in der Lage ist, eine RTF-Datei zu generieren (z.b. WordPad). In das Deckblatt können folgende Felder aufgenommen werden: Felder mit fester Bedeutung sämtliche Felder, die im globalen Adressbuch von Exchange enthalten sind Tabelle 5.7: Deckblattfelder Bedeutung Feldname Absender Faxnummer des Absenders Empfänger (alle) Faxnummer der Empfänger (alle) Empfänger Carbonkopie (CC)(alle) ORIGINATORNAME ORIGINATOR RECEIVERNAME RECEIVER CCRECEIVER Feste Feldnamen, die im Formular als Platzhalter verwendet werden, müssen mit folgender Schreibweise eingefügt werden: Für alle Felder, in denen eine Liste angegeben werden kann (Empfänger, Faxnummer des Empfängers, weiterer Empfänger (CC), Empfänger Blindkopie (BCC)) gilt, dass im Deckblatt auch die komplette Liste erscheint. Die für die Platzhalter benutzten Textattribute (Schriftart, -grad und -schnitt) werden beim Ersetzen durch die entsprechenden Inhalte übernommen. Hinweis! Die Attribute für einen Platzhalter müssen für den gesamten Platzhalter einschließlich der konstant sein, d.h. Schriftart, -grad und -schnitt dürfen nicht innerhalb der Platzhalterzeichenkette geändert werden und es darf kein expliziter Zeilenvorschub in den Platzhalter eingefügt werden. Faxnachricht Absender: Faxdurchwahl: / Empfänger: Faxnummer: Kopie an: Betrifft: Um Felder aus dem globalen Adressbuch in ein Deckblatt zu integrieren, wird folgende Syntax verwendet: 218

230 Connector für Microsoft Exchange Tabelle 5.8: Felder des Adressbuchs integrieren AdressIdentifikation NummerAusAdress- Liste AdressbuchFeld eine der vier Adressierungsziele FROM, TO, CC, BCC die Platznummer, die eine selektierte Adresse in der Adressliste einnimmt den (englischen) Namen, unter dem das Feld im globalen Adressbuch angesprochen werden kann Tabelle 5.9: Beispielparameter für Deckblätter mit Erläuterung Eintrag im Deckblatt Wirkung im Adressbuch angezeigter Name des Absenders Telefonnummer des Absenders Name des ersten Adressaten in der An-Liste Abteilungsbezeichnung des ersten Adressaten in der An-Liste Telefonnummer des zweiten Adressaten der CC-Liste» Beispiel Ende Da eine Nachricht immer nur einen Absender hat, ist für die AdressIdentifikation FROM immer NummerAusAdressListe = 1 einzusetzen. Eine besondere Syntax ist für die AdressIdentifikation TO erlaubt: Das Zeichen * (Stern) dient als Platzhalter und wird nacheinander beim Abarbeiten der Adressliste durch das AdressbuchFeld des jeweiligen Empfängers ersetzt. Dies ist für Rundfaxe an eine umfangreiche Empfängerliste gedacht, bei der nicht alle Empfängernamen auf dem Deckblatt erscheinen sollen, sondern nur jeweils der Empfänger, der das Fax erhält. Werden in die Felder CC bzw. BCC Adressen eingegeben, wird in deren Deckblatt die komplette Adressliste des An-Feldes aufgeführt. Beispiel 5.9. Faxnachricht Empfänger: Abteilung: Absender: Telefonnummer: Betrifft: Das Deckblatt an den zweiten Empfänger der An-Liste hätte dann etwa folgendes Aussehen: 219

231 Connector für Microsoft Exchange Faxnachricht Empfänger: Johann Deutinger Abteilung: Vorstand Empfängerverteiler: Holger Schröder, Ferrari electronic AG Johann Deutinger, Ferrari electronic AG Peter Schröder, OfficeMaster GmbH Bert Mittelstedt, Ferrari electronic AG Absender: Holger Schröder Telefonnummer: Betrifft: Deckblattdesign In dem Deckblattentwurf stehen unter kompletter Verteiler Platzhalter für fünf Adressaten. Da nur vier angegeben wurden, bleibt der fünfte Eintrag leer. Ist die Liste der Adressaten länger als die Zahl der Platzhalter, erfolgt für diese ebenfalls kein Eintrag. Mit der zuvor beschriebenen Syntax können Daten des im globalen Adressbuch eingetragenen Empfängers in das Deckblatt übernommen werden. Wird im globalen Adressbuch ein Eintrag in dem Feld Fax der Karteikarte Telefon / Anmerkungen gemacht, kann auf dieses Feld mit dem AdressbuchFeld PRIMARY_FAX_NUMBER zugegriffen werden. Hinweis! Mit dem Eintrag in dem Feld Fax wird durch Exchange keine Adresse vom Typ Fax angelegt, die zum Versenden eines Faxes an diesen Empfänger benutzt werden kann; es handelt sich lediglich um eine Information. Die eigentliche Faxnummer des Empfängers muss über die Karteikarte Adressierung spezifiziert werden. Die dort eingegebene Faxnummer wird in kein Feld des Adressbuchs übernommen, auf das mit einem AdressbuchFeld Bezug genommen werden kann. Auf einem Deckblatt soll die tatsächliche Faxnummer des Empfängers erscheinen. Dafür steht eine weitere Syntax zur Verfügung: Der Platzhalter RECEIVER steht dabei stellvertretend für die tatsächlich benutzte Faxnummer des Empfängers, wobei die Faxnummer entweder aus dem Adressbuch (Adresse vom Typ Fax) stammen kann oder aus einer manuell in das An-Feld einer Nachricht eingegebenen Adressangabe. Der Platzhalter Stern (*) sorgt dafür, dass nicht alle Faxnummern einer Verteilerliste auf dem Deckblatt erscheinen, sondern jeweils nur die Faxnummer des Empfängers aus der Adressliste, der das Fax erhält. Tabelle 5.10 enthält die Bezeichnungen, die im Deckblatt als AdressbuchFeld benutzt werden können und gibt an, welchen Feldern in den Karteikarten des globalen Adressbuchs diese Namen zugeordnet sind. Gegebenenfalls ist nicht jedes Attribut in der Benutzerverwaltung direkt administrierbar. Tabelle 5.10: Adressbuch-Feld für Deckblätter Abkürzung Variablenbezeichnung AD Benutzer- und Computer Feld AS ALIAS Allgemein AD-Registerkarte Beschreibung AT ASSISTANT 220

232 Connector für Microsoft Exchange Abkürzung AN Variablenbezeichnung ASSISTANT_TELEPHONE_NUMBER AD Benutzer- und Computer AD-Registerkarte Feld BC BUSINESS_ADDRESS_CITY Adresse Stadt BY BUSINESS_ADDRESS_COUNTRY Adresse Land / Region BB BUSINESS_ADDRESS_POST_OFFICE_BOX Adresse Postfach BP BUSINESS_ADDRESS_POSTAL_CODE Adresse PLZ BS BUSINESS_ADDRESS_STATE_OR_PROVIN- CE Adresse Bundesland / Kanton BT BUSINESS_ADDRESS_STREET Adresse Strasse BF BUSINESS_FAXNUMBER Rufnummern Fax BH BUSINESS_HOME_PAGE Allgemein Webseite BN BUSINESS_TELEPHONE_NUMBER Allgemein Rufnummer BU CN CU BUSINESS2_TELEPHONE_NUMBER CALLBACK_TELEPHONE_NUMBER CAR_TELEPHONE_NUMBER CO COMMENT Rufnummern Anmerkung CM COMPANY_MAIN_PHONE_NUMBER CE COMPANY_NAME Organisation Firma CW CI COMPUTER_NETWORK_NAME CUSTOMER_ID DN DEPARTMENT_NAME Organisation Abteilung DE DISPLAY_NAME Allgemein Anzeigename DP EA DISPLAY_NAME_PREFIX _ADDRESS ES _ADDRESS_SMTP Allgemein FS GE FTP_SITE GENERATION GN GIVEN_NAME Allgemein Vorname GI HO HC HY HB GOVERNMENT_ID_NUMBER HOBBIES HOME_ADDRESS_CITY HOME_ADDRESS_COUNTRY HOME_ADDRESS_POST_OFFICE_BOX 221

233 Connector für Microsoft Exchange Abkürzung HP HS HT HF Variablenbezeichnung HOME_ADDRESS_POSTAL_CODE HOME_ADDRESS_STATE_OR_PROVINCE HOME_ADDRESS_STREET HOME_FAX_NUMBER AD Benutzer- und Computer Feld HN HOME_TELEPHONE_NUMBER Rufnummern Privat HU HOME2_TELEPHONE_NUMBER IS INITIALS Allgemein Initialen IN KW LE LN MN ISDN_NUMBER KEYWORD LANGUAGE LOCATION MANAGER_NAME ME MHS_COMMON_NAME Allgemein AD-Registerkarte (Objektname) MA MIDDLE_NAME MT MOBILE_TELEPHONE_NUMBER Rufnummern Mobil NN NICKNAME Exchange (Allg.) Alias OL OI ON OC OY OB OP OS OT OU OFFICE_LOCATION ORGANIZATIONAL_ID_NUMBER ORIGINAL_DISPLAY_NAME OTHER_ADDRESS_CITY OTHER_ADDRESS_COUNTRY OTHER_ADDRESS_POST_OFFICE_BOX OTHER_ADDRESS_POSTAL_CODE OTHER_ADDRESS_STATE_OR_PROVINCE OTHER_ADDRESS_STREET OTHER_TELEPHONE_NUMBER PN PAGER_TELEPHONE_NUMBER Rufnummern Pager PH PA PB PERSONAL_HOME_PAGE POSTAL_ADDRESS PREFERRED_BY_NAME PF PRIMARY_FAX_NUMBER Rufnummern Fax PT PRIMARY_TELEPHONE_NUMBER 222

234 Connector für Microsoft Exchange Abkürzung PR Variablenbezeichnung PROFESSION AD Benutzer- und Computer Feld RN RADIO_TELEPHONE_NUMBER SN SPOUSE_NAME SE SURNAME Allgemein Nachname TN TELEX_NUMBER TE TITLE Allgemein Anrede TD TRANSMITABLE_DISPLAY_NAME Allgemein AD-Registerkarte (Objektname) TP TTYTDD_PHONE_NUMBER Hinweis! Um die Faxnummer eines Empfängers oder Absenders aus dem globalen Adressbuch in ein Deckblatt zu übernehmen, muss das Adressbuchfeld PRIMA- RY_FAX_NUMBER angegeben werden und nicht BUSINESS_FAX_NUMBER. Das Deckblatt kann mit jedem Textprogramm erstellt werden, das in der Lage ist, eine RTF-Datei zu erzeugen. Das Deckblatt wird verwendet, wenn der Name der Datei im Rahmen der Administration ausgewählt wird (global siehe Abschnitt auf Seite 174, benutzerdefiniert siehe Abschnitt auf Seite 200) und die Deckblattoption aktiviert ist. Die Deckblattdatei muss im Unterverzeichnis COVER auf dem Server mit dem Fax-Connector gespeichert werden. In das Deckblatt sind auch Grafiken integrierbar, z.b. ein Firmenlogo. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass im Rahmen der Administration Microsoft Word aktiviert wurde, damit auch die grafischen Objekte ins Faxformat konvertiert werden können. Hinweis! Falls zum Erzeugen eines Deckblatts Microsoft Word verwendet wurde, ist auch für die zentrale Konvertierung der Nachricht Microsoft Word zu nutzen. Microsoft Word erzeugt RTF-Dateien, die vom Exchange internen RTF-Konverter in der Regel nicht richtig interpretiert werden können, insbesondere, wenn in Microsoft Word komplexere Formate wie Tabellen und Positionsrahmen verwendet wurden. Beim Faxvorgang wird aus dem Deckblatt keine eigene Seite erzeugt, sondern der Text der Exchange Nachricht schließt unmittelbar an das Deckblatt an, um Übertragungszeit und ggf. Papierverbrauch zu minimieren. Enthält die eigentliche Exchange Nachricht keinen Text, kann festgelegt werden, dass kein Deckblatt erzeugt werden soll. Die Nutzungsmöglichkeiten von Deckblättern werden durch den Administrator bestimmt. Da die Deckblätter zentral im globalen Verzeichnis (Tabelle 5.4 auf Seite 161) abgelegt werden, obliegt die Sicherheit dieses Verzeichnisses, sowie der Inhalt des Verzeichnisses dem Administrator. Insgesamt gibt es folgende Möglichkeiten: 223

235 Connector für Microsoft Exchange Standarddeckblatt für alle Microsoft Exchange-Benutzer Dies wird für alle Faxsendungen benutzt, falls es durch den Administrator aktiviert wurde. Der Administrator kann für jeden Benutzer einstellen, ob es ihm erlaubt ist, dieses Deckblatt im Rahmen seiner individuellen OfficeMaster Sendeoptionen für Outlook auszuschalten. Standarddeckblatt pro Benutzer Der Administrator kann für einen Benutzer ein spezifisches Deckblatt einrichten, das bei allen Faxsendungen dieses Benutzers verwendet wird. Der Administrator kann zusätzlich für diesen Benutzer einstellen, ob es ihm erlaubt ist, sein Standarddeckblatt im Rahmen seiner individuellen OfficeMaster Sendeoptionen für Outlook auszuschalten. Dazu wird dasselbe Kontrollkästchen benutzt, mit dem auch das Standarddeckblatt für alle Microsoft-Exchange Benutzer ausgeschaltet werden kann. Individuelles Deckblatt je Sendeauftrag Der Administrator erlaubt dem Benutzer, je Sendeauftrag ein individuelles Deckblatt per Namen anzugeben. Die Vorlage zu diesem Deckblatt, also eine entsprechende RTF-Datei, muss auf dem Rechner vorhanden sein, auf dem der Fax-Connector installiert wurde. Hinweis! Aus den OfficeMaster Sendeoptionen für Outlook (siehe Handbuch OfficeMaster Arbeitsplatz : Sendeoptionen für Outlook) kann der Benutzer nicht ersehen, welche Berechtigungen ihm der Administrator zugeteilt hat. 224

236 Kapitel 6 Connector für IBM Notes/Domino OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

237 6. Connector für IBM Notes/ Domino Connector für IBM Notes/Domino Für die Anbindung an IBM Lotus Notes / Domino Server verfügt OfficeMaster über ein Fax-/SMS- (NOTE- SCONN) und ein Voice-Gateway (NOTESVOICE). Die Gateways benutzen zur Kommunikation mit dem Domino-Server einen Lotus Notes Basic Client, der auf dem Server von OfficeMaster installiert und mit einer für OfficeMaster vorgesehenen Notes-User-ID nebst Mailbox eingerichtet werden muss. Während die Fax- und SMS- Benutzer im vorhandenen Namens- und Adressbuch (kurz: NAB) gepflegt werden können, umfasst OfficeMaster eine Datenbankschablone zur Verwaltung der Voice-Benutzer. Für Sendeberechtigungen, Standardempfänger und Benutzerpflege sind Benutzergruppen im Namens- und Adressbuch zu erstellen oder vorhandene zu nutzen Initiale Konfigurationsschritte Lotus Notes Basic Client mit Notes-User-ID Notwendige Arbeitsschritte: 1. Notes User ID anlegen 2. Notes Basic Client installieren Durch den Lotus Notes Client werden für das Fax- und SMS-Gateway (NOTESCONN) und für das Voice- Gateway (NOTESVOICE) die relevanten Informationen zur Verbindung mit dem Domino-Server auf dem Server- Computer eingerichtet. Zusätzlich nutzt der Messaging Server für jedes ausgehende Fax den Lotus Notes Client, um damit Notes-Mails in Fax-Deckblätter zu konvertieren. 226

238 Connector für IBM Notes/Domino Es ist notwendig, den Lotus Notes Client auf dem Server von OfficeMaster unter einer Notes-User-ID ohne Kennwort laufen zu lassen. Die Notes-User-ID kann mit der Notes-Server-ID identisch sein, sofern der Domino- Server auf dem gleichen Rechner läuft, ansonsten wird eine eigene Notes-User-ID vergeben. Abbildung 6.1: Notes-User-ID im Domino Admin anlegen Für die Inbetriebnahme von OfficeMaster müssen einige Einstellungen auf dem Domino-Server und dem Office- Master Messaging Server vorgenommen werden. Abbildung 6.2: Passwort Notes-User-ID 227

239 Connector für IBM Notes/Domino Hinweis! Eine Notes-User-ID ohne Kennwort kann nicht im Namens- und Adressbuch gespeichert werden. Bei der Registrierung der Notes-User-ID ist die Speicherung im Namens- und Adressbuch zu deaktivieren. Abbildung 6.3: Notes-User-ID-Info Weiterhin benötigt die Notes-User-ID uneingeschränkten Zugriff auf die Notes-Postfächer der Anwender, die Voic s fernabfragen möchten. Der Empfang von Voic s ist auch ohne diesen Vollzugriff möglich Outbound Routing und Mailbox (administrativer Client) Zu sendende Dokumente werden von den Benutzern als Notes-Mail an bzw. geschickt, wie z. B. oder Bei den Domänenangaben handelt es sich jeweils um eine Fremde Domäne (Foreign Domain). Die Nachrichten werden vom Notes- Mailrouter in einer Mailbox auf dem Domino-Server gespeichert, auf dem sie vom NOTESCONN-Gateway des Messaging Servers gefunden und verarbeitet werden. Zur Inbetriebnahme müssen nun für Fax und SMS je eine Fremde Domäne eingerichtet werden, die Sendeaufträge in der Übergabedatenbank von NOTESCONN speichern. Im Standard werden für die Domänen die Namen fax und sms benutzt. Sollten davon abweichende Namen, wie z. B. berlin-fax oder fax01 Verwendung finden, sind diese in der NOTESCONN-Konfiguration zu berücksichtigen. Für die Domänen wird eine Mailbox benötigt, die von NOTESCONN auf neue Sendeaufträge überwacht wird. Die User-Mailbox kann entweder mit der angelegten Notes-User-ID (siehe Abschnitt auf Seite 226) oder einer neu anzulegenden Mailbox (bisher ffax.box) als Übergabedatenbank genutzt werden. Im Folgenden werden beide Schritte beschrieben. User-Mailbox der Notes-User-ID als Übergabedatenbank Standardmäßig nutzt NOTESCONN die User-Mailbox der Notes-User-ID als Übergabedatenbank. Dadurch müssen keine speziellen Zugriffsberechtigungen konfiguriert werden. Test-Fax- und SMS müssen jedoch immer von einem Arbeitsplatz-Computer mit eigener User-ID versendet werden. 228

240 Connector für IBM Notes/Domino Separate Mailbox als Übergabedatenbank Alternativ zur User-Mailbox der Notes-User-ID kann eine separate Mailbox als Übergabedatenbank angelegt werden. Dies muss manuell auf dem für NOTESCONN zuständigen Domino-Server erfolgen. Der Standardname der separaten Mailbox lautet ffax.box. Hinweis! Um Berechtigungskonflikten aus dem Weg zu gehen, ist es ratsam, die Mailbox mit dem Lotus Notes Client vom OfficeMaster Messaging Server aus anzulegen. Hierfür wählt man in Lotus Notes die Menüfolge Datei>Datenbank>Neu (File>Application>New). Abbildung 6.4: Mailbox anlegen 229

241 Connector für IBM Notes/Domino Da der Messaging Server eventuell die in den Dokumenten verwendeten Masken zur Deckblatt-Gestaltung nutzen soll, ist beim Anlegen der ffax.box die Standard-Mail-Schablone (Mailxx.ntf) zu verwenden. So ist die Standard- Mail-Maske gleich in der ffax.box enthalten. Abbildung 6.5: Standard Mail-Maske Nach Anlegen der Mailbox ist in der Zugriffskontrollliste (ACL) zu berücksichtigen, dass die Notes-User-ID, mit der das NOTESCONN-Gateway betrieben wird, Dokumente öffnen, drucken und löschen kann. Läuft das NO- TESCONN-Gateway unter der Server-ID, muss der Server zusätzlich als Person deklariert werden, um die notwendigen Berechtigungen zu erhalten. 230

242 Connector für IBM Notes/Domino Fremde Domänen für Fax / SMS (Foreign Domains) Die Fremden Domänen für Fax und SMS werden im unternehmensweiten Namens- und Adressbuch (names. nsf) unter Konfiguration > Nachrichtenaustausch > Domänen (Configuration > Messaging > Domains) konfiguriert. Abbildung 6.6: Konfiguration Fremde Domäne 231

243 Connector für IBM Notes/Domino Es wird eine Domäne für Fax und eine Domäne für SMS benötigt. Diese Domänen sind vom Typ Fremde Domäne bzw. Foreign Domain. Der Name der Domäne kann frei gewählt werden. Erfahrungsgemäß haben sich die Namen fax und sms als sinnvoll erwiesen, da diese beim Notes-Benutzer eine hohe Akzeptanz der Lösung erzielen. In größeren Installationen, mit mehreren Fax-Gateways, müssen sich die Domänennamen natürlich unterscheiden, wie fax-berlin und sms-vertrieb. Abbildung 6.7: Domäne für Fax Abbildung 6.8: Domäne für SMS 232

244 Connector für IBM Notes/Domino Unter Gateway server name wird der Name des Domino-Servers eingetragen, auf dem die Übergabedatenbank (officema.nsf bzw. ffax.box) gespeichert ist. Der Mail-Dateiname des Gateways besteht aus dem Pfad und dem Dateinamen der Übergabedatenbank auf dem Gateway-Server. Wird die Mailbox der Notes-User-ID des Gateways als Übergabedatenbank genutzt, muss entsprechend mail\officema.nsf als Mail-Dateiname konfiguriert werden. Abbildung 6.9: Name des Gateway-Servers für Fax Abbildung 6.10: Name des Gateway-Servers für SMS Handelt es sich um eine separate Mailbox, ist deren Name (wie ffax.box) einzutragen. Abbildung 6.11: Name des Gateway-Servers für Fax Abbildung 6.12: Name des Gateway-Servers für SMS Hinweis! Nach dem Einrichten einer neuen Domäne muss gegebenenfalls der Router- Task des Domino-Servers neu gestartet werden. 233

245 Connector für IBM Notes/Domino Journaldatenbank (ffaxlog.nsf) Zugriff mit Administratorrechten Das Fax- und SMS-Gateway kann jeden Sende- und Empfangsvorgang zusätzlich einem Journal-Empfänger zustellen. Als Journal-Empfänger kann jeder Notes-Benutzer, jede Notes-Benutzergruppe und jede Mail-In Datenbank dienen. Soll eine spezielle Mail-In Datenbank benutzt werden, bietet OfficeMaster eine Notes-Schablone an, welche die Journal-Einträge in der Journal-Datenbank optisch aufwertet. Die Journal-Datenbank trägt den Standardnamen ffaxlog.nsf. Abbildung 6.13: Notes-Schablone Das Installationsprogramm stellt auf dem Server-Computer von OfficeMaster die Schablone ffaxlog_om3.ntf für die Gestaltung der Journaldatenbank zur Verfügung. Diese Schablone beinhaltet die Maske FFAX. Standardmäßig werden die einzelnen Faxvorgänge mit dieser angezeigt. Darin sind die wichtigsten Informationen über den Vorgang enthalten. Hinweis! Wird OfficeMaster installiert, bevor der Lotus Notes Basic Client auf dem Rechner vorhanden ist, werden die OfficeMaster Schablone im Verzeichnis C:\Program Files (x86)\lotus\notes\data abgelegt. Diese müssen in das korrekte Notes Data Verzeichnis geschoben werden, damit ein Zugriff aus dem Notes Client möglich ist. 234

246 Connector für IBM Notes/Domino Bearbeitung der Schablonen mit dem Notes Designer Abbildung 6.14: Schablone für Journaldatenbank (ein geöffneter Eintrag) Abbildung 6.15: veränderbare Schablone Faxvorgang 235

247 Connector für IBM Notes/Domino Über die Funktion Eigenschaften>Dokument.., welche über die rechte Maustaste für den selektierten Journaleintrag aktiviert werden kann, besteht die Möglichkeit, sich detailliert über alle Parameter des Vorgangs zu informieren. Abbildung 6.16: Parameter Faxvorgang Zugriffsberechtigte Benutzer können die Ein- und Ausgangsjournale für alle Faxvorgänge sehen. Die Schablone OfficeMaster Journal bieten die Ansichten: Abbildung 6.17: OfficeMaster Journal Eines der beiden folgende Zugriffsrechte auf die Datenbank müssen zugeteilt werden: Leserechte: nur die eigenen Nachrichten sind lesbar Spezialrechte: die Zugriffsrechte sind beliebig auf die Datenbank verteilbar Zusätzlich werden Rechte auf das entsprechende Dokument benötigt: lesbar durch Empfänger/ Versender alle LocalDomainAdmins (Standardgruppe im Dominodircetory), damit Backup/ Fallback von OfficeMaster möglich ist Besitzer der Rolle Operator 236

248 Connector für IBM Notes/Domino Standardempfänger im NAB (FFAXcentral) Empfangene Faxe und Kurznachrichten, die aufgrund einer Durchwahlnummer nicht dem richtigen Empfänger zugestellt werden können, gelangen zunächst an einen oder mehrere speziell dafür vorgesehene Standardempfänger, die eine manuelle Verteilung vornehmen können. Sie werden in einer speziellen Gruppe definiert. Der standardmäßig vorgeschlagene Name ist FFAXcentral. Abbildung 6.18: Standardempfänger Da die Adressierung der Gruppe der Standardempfänger am Fax- und SMS-Gateway anhand des Gruppennamens erfolgt, muss die Gruppe nicht über eine Fax-Durchwahl verfügen, die Angabe des Namens erfolgt unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung Berechtigungsverwaltung In der Standardkonfiguration von OfficeMaster ist jeder Notes-Benutzer, der in dem für die Gateways konfigurierten Namens- und Adressbuch (names.nsf) aufgeführt wird, zum Versand und Empfang von Faxen und Kurznachrichten berechtigt (eine ausreichende Anzahl an OfficeMaster Benutzerlizenzen vorausgesetzt). Sollen Faxe und Kurznachrichten nur von ausgewählten Notes-Benutzern versendet und empfangen werden, können diese Notes-Benutzer in einer Gruppe zusammengefasst werden. Dies ist meistens dann notwendig, wenn die Benutzeranzahl im Namens- und Adressbuch die für OfficeMaster lizenzierte Benutzeranzahl überschreitet. Diese Gruppe muss zunächst eingerichtet werden. Der in der NOTESCONN-Konfiguration vorgeschlagene Name für die Gruppe ist FFAXUser Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten. In der Gruppe muss jede faxberechtigte Person einzeln eingetragen werden. Das Eintragen von Gruppen ist nicht zulässig. Für den Start des Gateways wird vorausgesetzt, dass mindestens ein Benutzer Mitglied dieser Gruppe ist. Beim Versand / Empfang von Faxen und Kurznachrichten durch einen Notes-Benutzer wird überprüft, ob er Mitglied der Gruppe FFAXUser ist. Alternativ zu einer Gruppe, können Fax- und SMS-Berechtigungen für Notes-Benutzer auch anhand von Feldern im Personendokument geprüft werden. Hierfür stehen zusätzlich drei Varianten zur Verfügung: Nach Bedingung: Alle Personen, die im Personendokument ein Feld mit einem bestimmten Wert haben (z. B. den Firmeneintrag Ferrari electronic / Teltow), sind faxberechtigt. 237

249 Connector für IBM Notes/Domino Feld mit beliebigem Wert: Alle Personen, die einen beliebigen Eintrag in einem bestimmten Feld haben, z. B. eine eingetragene Faxnummer, sind faxberechtigt. Nach Formel: Alle Personen, die in einer Ansicht (View) stehen, sind faxberechtigt. Anzugeben ist nicht der Name der Ansicht, sondern die entsprechende Formel. Sendet ein nicht berechtigter Benutzer ein Fax oder eine SMS an OfficeMaster, wird diese Nachricht an den Absender mit einer Fehlermeldung zurückgesendet Adressbuch für Voice-Benutzer (fvoice.nsf) Um die notwendigen Berechtigungen sicherzustellen, sollte das Adressbuch vom OfficeMaster Server aus angelegt werden. Dazu öffnet man den Lotus Notes Client und wählt die Menüfolge Datei>Datenbank>Neu (File>Database>New). Abbildung 6.19: Adressbuch Der Name des Adressbuches ist frei wählbar. Im weiteren Verlauf wird von dem Namen fvoice.nsf ausgegangen. Das Adressbuch ist auf dem Domino-Server zu erstellen, da hier auch andere Notes Clients zur Benutzerpflege im Rahmen ihrer Berechtigungen auf das Adressbuch zugreifen können. Als Schablone (Template) muss OfficeMaster Voice genutzt werden. Diese Schablone wird mit OfficeMaster installiert und ist lokal auf dem OfficeMaster Server verfügbar. 238

250 Connector für IBM Notes/Domino Nachdem das Adressbuch angelegt wurde, müssen der Notes-User-ID von OfficeMaster in der Zugriffskontrolle (ACL) alle Rollen zugeteilt werden, damit die implementierten Skripte zum Anlegen von Benutzern gestartet werden können. Diese Rollen müssen natürlich auch den Notes-Benutzern zugeteilt werden, die Voice-Benutzer pflegen sollen. Abbildung 6.20: Rollenzuteilung Hinweis! Damit die Notes-User-ID nun Benutzer hinzufügen kann, muss das Adressbuch eventuell geschlossen und über Datei>Datenbank>Öffnen wieder geöffnet werden. Im Adressbuch kann man über die Werkzeugleiste Notes-Benutzer hinzufügen und anschließend administrieren. Abbildung 6.21: Voice-Benutzerdatenbank Weitere Infos zur Benutzerpflege befinden sich in Abschnitt 6.2 auf Seite

251 Connector für IBM Notes/Domino Zugriff auf User-Mailbox Empfangene Voic s werden ausschließlich in der User-Mailbox des entsprechenden Notes-Benutzers gespeichert. Soll eine Voic im Rahmen der Fernabfrage am Telefon vorgespielt werden, muss der Voice-Connector die Voic aus der User-Mailbox an den Voice-Server übergeben. Dazu muss der Notes-User-ID von OfficeMaster der Zugriff auf die User-Mailbox gestattet werden. Da Voic s im Rahmen der Fernabfrage nicht nur abgeholt, sondern auch gelöscht werden können, ist es sinnvoll, der Notes-User-ID den Vollzugriff auf die User- Mailboxen aller Notes-Benutzer zu gestatten, die Voic s mit dem Telefon abhören wollen. Abbildung 6.22: Zugriffsrechte der Notes-User-ID Da dies besonders in größeren Unternehmen problematisch ist, kann darauf teilweise verzichtet werden. Empfangene Voice-Nachrichten werden dann nicht mit dem Telefon abgehört, sondern werden nur mit den PC-Lautsprechern am Arbeitsplatz wiedergegeben. Der Empfang von Voic s ist davon unbeeinträchtigt. 240

252 Connector für IBM Notes/Domino 6.2. Benutzerpflege Fax- und SMS-Benutzer Die Fax- und SMS-Benutzer werden im Namens- und Adressbuch (names.nsf), das in der NOTESCONN-Konfiguration angegeben wurde, gepflegt. Standardmäßig wird die Durchwahlnummer, unter der ein Notes-Benutzer per Fax erreichbar ist, in das Feld Fax (Büro) (OfficeFaxPhone Number) eingetragen. Soll aus organisatorischen Gründen ein anderes Feld verwendet werden, kann dies durch entsprechende Einträge in der NOTESCONN-Konfiguration festgelegt werden. Abbildung 6.23: Namens- und Adressbuch Hinweis! Bei der Schreibweise der Durchwahlnummern ist zu beachten, dass die Durchwahlziffern rechtsbündig ohne Sonderzeichen stehen müssen. Links von diesen Ziffern sind beliebige Zeichen erlaubt. Es ist sinnvoll, die gesamte Faxnummer inklusive Vorwahl und evtl. auch Länderkennzeichen einzutragen, da dieses Feld z. B. auch in Dokumente übernommen werden kann. Beispiel 6.1. Die folgenden Beispiele sind alle gleichwertig: (49) (0) Mustermann Fax-Nr.: (03328)

253 Connector für IBM Notes/Domino» Beispiel Ende Die Faxdurchwahl kann ebenfalls als Absenderkennung an die Rumpfnummer des Unternehmens angehängt werden. NOTESCONN übernimmt die rechts vom letzten Trennzeichen stehenden Ziffern als Faxkennung Gruppen und Mail-In Datenbank Soll einer Gruppe oder einer Mail-In Datenbank (nachfolgend wird nur die Gruppe beschrieben) eine Durchwahlnummer zugewiesen werden, geschieht dies standardmäßig im Feld Beschreibung (Description) Description Im Feld Description gelten die gleichen syntaktischen Regeln wie bei einzelnen Personen. Vor die Faxnummer muss ein Trennzeichen gestellt werden. Im Rahmen der Administration kann in der NOTESCONN-Konfiguration ein anderes Feld festgelegt werden. Dadurch wird erreicht, dass alle Mitglieder der Gruppe ein ankommendes Fax automatisch erhalten. Abbildung 6.24: Gruppe einrichten Voice-Benutzer Die Voice-Benutzer werden im separat zu pflegenden Adressbuch fvoice.nsf administriert. Hier kann man in der Werkzeugleiste neue Benutzer hinzufügen. Abbildung 6.25: Werkzeugleiste für neue Benutzer 242

254 Connector für IBM Notes/Domino Die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt, können bereits eingerichtete Benutzer editiert werden. Notes username Abbildung 6.26: Benutzer editieren Zur Konfiguration wird der Notes-Benutzer aus dem Namens- und Adressbuch ausgewählt und angezeigt. Voicebox number Die Voicebox-Nummer ist davon abhängig, ob ein separater Durchwahlnummernbereich für die Voice-Benutzer zur Verfügung steht (Called Party Number) oder ob die entsprechende Voicebox anhand der Umleitungsinformation (Redirecting Number) adressiert werden soll. Letzteres setzt voraus, dass der ISDN-Anschluss diese Umleitungsinformation dem Voice-Server signalisiert. To my telephone - number Diese Rufnummer benutzt OfficeMaster Flex um Sprachnachrichten auf diesem Telefon abzuspielen. Voicebox PIN Die PIN schützt die Voicebox vor unberechtigten Zugriffen per Voice-Fernabfrage. Bei der PIN handelt es sich um eine Ziffernkombination, die ein bis beliebig viele Zeichen lang sein kann. In der Praxis haben sich vier- bis sechsstellige PIN-Codes durchgesetzt. Message waiting telephone An dem Telefon mit dieser Rufnummer wird bei neuen Sprachnachrichten die Nachrichtenlampe (Message Waiting Indicator) aktiviert. Allowed number x Zusätzlich können pro Benutzer bis zu drei abfrageberechtigte Nummern hinterlegt werden. Diese Rufnummern werden mit der Calling Party Number des Anrufers (also auch mit der eventuell vorangestellten Amtsnull) verglichen. Bei Rufnummerngleichheit wird auf die PIN-Abfrage verzichtet und der Anrufer gelangt direkt in den Konfigurationsmodus. Voice project Für den Benutzer kann mit Projekt einer der Voicebäume eingestellt werden, die sich z. B. in der Menüführung unterscheiden. Ist der Eintrag leer, wird standardmäßig projectvox vom Voice-Server als Voicebaum genutzt. Language Die Sprache kann pro Benutzer eingestellt werden. OfficeMaster wird mit deutschsprachigen (DE) und englisch sprachigen (EN) Ansagen ausgeliefert. Die Sprachkonfiguration betrifft die Menüführung zur Abfrage und Konfiguration der Voicebox und die Standardbegrüßung, wenn vom Benutzer keine persönliche Begrüßung hinterlegt wurde. 243

255 Connector für IBM Notes/Domino 6.3. Connectoren für Notes Durch die Installation von OfficeMaster-Server-[Version]-Setup32.exe bzw. OfficeMaster-Server-[Version]-Setup64.exe werden initial die Gateways notesconn0 notesvoice0 angelegt, so dass sofort mit der Konfiguration der Gateways begonnen werden kann. Dazu wird folgende Menüfolge in der Messaging Server Konfiguration gewählt Bearbeiten > Fax/SMS für Notes (für NOTESCONN) bzw. Bearbeiten > Weitere Voice-Komponenten > Voice für Notes (für NOTESVOICE) (Abbildung 6.27). Abbildung 6.27: Fax und SMS Gateways für Notes Hinweis! Sind die Gateways noch nicht als Komponenten des Messaging Servers eingerichtet, müssen sie manuell in der Komponententabelle hinzugefügt werden. 244

256 Connector für IBM Notes/Domino Gateways in Komponententabelle anlegen Zur Komponententabelle gelangt man über die Option Komponenten erstellen in der Konfiguration von NOTESCONN bzw. NOTESVOICE oder direkt über die Menüfolge Bearbeiten>Komponententabelle (Expertenmodus). Abbildung 6.28: Komponententabelle Abbildung 6.29: Komponentenbeschreibung für Fax/SMS Abbildung 6.30: Komponentenbeschreibung für Voice 245

257 Connector für IBM Notes/Domino Allgemeine Einstellungen für Fax und SMS Sind die Gateways im Messaging Server verfügbar, kann unter Bearbeiten>Fax / SMS für Notes das Fax- und SMS-Gateway (NOTES CONN) konfiguriert werden. Alle für die Inbetriebnahme notwendigen Parameter können hier eingestellt werden. Hinweis! Die Einstellungen der optionalen Parameter können nur bei aktiviertem Expertenmodus in der Messaging Server Konfiguration vorgenommen werden (Menü Extras>Expertenmodus). Abbildung 6.31: Konfiguration von NOTESCONN Lotus Notes Notes.ini Damit das Fax- und SMS-Gateway den Lotus Notes Client nutzen kann, werden Name und Pfad zur Notes. ini benötigt. Wird die Messaging Server Konfiguration auf dem Server von NOTESCONN ausgeführt, kann die Notes.ini über die dahinter befindliche Schaltfläche [ ] ausgewählt werden. Die notes.ini befindet sich meistens im Lotus-Notes-Verzeichnis unter \Programme\Lotus\Notes. Fax- und SMS-Benutzer Domino-Server; Adressbuch Zusätzlich zur Notes.ini werden der Domino-Server und das Adressbuch benötigt, worin die Fax- und SMS- Benutzer in Lotus Notes gepflegt werden. Dabei handelt es sich in der Regel um das unternehmensweite Namens- und Adressbuch (names.nsf) und dessen Domino-Server. 246

258 Connector für IBM Notes/Domino Bei weltweit tätigen Unternehmen mit mehreren internationalen Standorten kann gerade das unternehmensweite Namens- und Adressbuch mehrere tausend Einträge umfassen. In solchen Umgebungen ist es sinnvoll, die für OfficeMaster vorgesehenen Notes-Benutzer in einem separaten Adressbuch zu pflegen. Dies reduziert die Zugriffszeiten des Gateways auf die für jeden Sendevorgang erforderlichen benutzerspezifischen Parameter und erhöht somit den Nachrichtendurchsatz. Dieses separate Adressbuch kann als Teilre plik des unternehmensweiten Namens- und Adressbuches im Netz auf beliebigen Domino-Servern gespeichert werden. Soll die Datenbank auf dem OfficeMaster-Server gespeichert werden, wird der zu konfigurierende Domino-Server leer gelassen. Da die Fax- und SMS-Benutzer meistens in der names.nsf, dem unternehmensweiten Namens- und Adressbuch, gepflegt werden, kann der Name für das Adressbuch nur im Expertenmodus geändert werden. Auch die Zuordnung für Fax und SMS relevante Parameter zu entsprechenden Feldern des Adressbuches kann nur im Expertenmodus erfolgen. Dies ist über die Schaltfläche Felder möglich. Journal-Empfänger Empfänger; Faxe speichern (Empfang; Versand) Sämtliche Sende- und Empfangsvorgänge die von NOTESCONN bearbeitet werden, können zwecks Protokollierung / Loging per Notes-Mail einem Journal-Empfänger zugestellt werden. Hinter dem Journal-Empfänger verbirgt sich entweder ein Notes-Benutzer, eine Notes-Personengruppe oder eine Mail-In Datenbank. Mit der OfficeMaster-Installation wird die Datenbankvorlage ffaxjournal.ntf installiert, die angepasste Sichten (Views) enthält, mit denen die empfangenen Notes-Mails in Sende- und Empfangsvorgänge unterteilt werden können. Ob die versendeten bzw. empfangenen Faxe als Mailattachment in den Notes-Mails an den Journal-Empfänger enthalten sein sollen, kann über die beiden Kontrollkästchen Empfang und Versand eingestellt werden. Auftragsdatenbank Fax-Domäne; SMS-Domäne Damit NOTESCONN Fax-Sendeaufträge von SMS-Sendeaufträgen unterscheiden kann, müssen die Namen für die Fax-Domäne und die SMS-Domäne (siehe Abschnitt auf Seite 228) konfiguriert werden. Polling-Intervall Das Polling-Intervall gibt die Sekunden an, in welchem Abstand das Gateway die Übergabedatenbank nach neuen Sendeaufträgen durchsuchen soll. Der Standardwert (20 Sekunden) ist für den Produktivbetrieb ausreichend und sollte nur zu Testzwecken geändert werden. Daher kann diese Einstellung nur im Expertenmodus geändert werden. Eigene Auftragsdatenbank Im Standard nutzt NOTESCONN die Mailbox des Gatewaybenutzers als Auftragsdatenbank. Alternativ kann eine Eigene Auftragsdatenbank auf neue Sendevorgänge überwacht werden. Diese Datenbank muss neu angelegt werden und der Fremden Domäne jeweils im Namens- und Adressbuch zugewiesen werden (siehe Abschnitt auf Seite 228). Dateiformat; Faxvorschau Als Dateiformat für empfangene Faxe und Statusmeldungen stehen PDF, TIF-G4 und DCX (mehrseitiges PCX) zur Verfügung. Um dem Notes-Benutzer die Orientierung zu vereinfachen, können Statusmeldungen und empfangene Faxe bereits geöffnet in der Notes-Mail zugestellt werden. Diese Standardeinstellung kann mit dem Kontrollkästchen Faxvorschau geändert werden. 247

259 Connector für IBM Notes/Domino Sollen die benutzerspezifischen Parameter anderen, als denen im Namens- und Adressbuch vorgesehenen, Feldern entnommen werden, oder wird eine gänzlich andere Datenbankvorlage, als das typische Notes-Adressbuch, für das Adressbuch von NOTESCONN genutzt, können die Karteikarte Notes Felder konfiguriert werden. Abbildung 6.32: Benutzerspezifische Parameter Personen / Kontakte Empfangsnummer Die Empfangsnummer, Mailadresse und die Kopfzeile (für Sendeaufträge) eines Notes-Benutzers werden standardmäßig dem Feld OfficeFaxPhoneNumber entnommen. Dabei wird nur der Feldinhalt vom letzten Leerzeichen bis zum Feldende interpretiert. Enthält OfficeFaxPhone Number z. B. den Wert , wird die 960 als Empfangsnummer und SMS-Nummer genutzt. Enthält das Feld auch Buchstaben, wie Fax- DW 960, wird ebenfalls die 960 als zu verarbeitender Wert genutzt. In die Faxkennung für Sendeaufträge wird der komplette Feldinhalt geschrieben. Mailadresse Die Mailadresse einer Person wird von NOTESCONN für Empfangsvorgänge benötigt. Zunächst werden die Notes-Benutzer aus dem konfigurierten Adressbuch herausgesucht, deren Empfangsnummer (OfficeFax- PhoneNumber) auf die Rufnummer (Called Party Number) passt, unter der das Fax bzw. die SMS empfangen wurde. Anschließend wird das Dokument an die ermittelte Mailadresse gesendet. Kopfzeile Die Kopfzeile eines Faxes wird aus dem Feld CompanyName des Personendokumentes des Absenders generiert. Für eine feste Kopfzeile, lässt man das Feld CompanyName leer und hinterlegt in der ISDN-Konfiguration einen Eintrag. 248

260 Connector für IBM Notes/Domino Gruppen Empfangsnummer Name Um Empfangsvorgänge speziellen Notes-Benutzergruppen zustellen zu können, müssen ihnen Empfangsnummern zugeordnet werden. Im Standard wird das Feld ListDescription genutzt, wo die Rufnummer mit gleicher Syntax wie in OfficeFaxPhoneNumber enthalten sein muss. Als Wert für die Empfangsnummer wird der Text, beginnend beim letzten Leerzeichen, genutzt. Empfangsvorgänge an Notes-Benutzergruppen werden über Name zugestellt. Als Feld für Name wird standardmäßig ListName genutzt. Mail-In Datenbank Empfangsnummer Name Um Empfangsvorgänge einer speziellen Notes-Mail-In Datenbank zustellen zu können, müssen ihnen Empfangsnummern zugeordnet werden. Im Standard wird das Feld Description genutzt, wo die Rufnummer mit gleicher Syntax wie in OfficeFaxPhoneNumber enthalten sein muss. Als Wert für die Empfangsnummer wird der Text, beginnend beim letzten Leerzeichen, genutzt. Empfangsvorgänge an Notes-Benutzergruppen werden über Name zugestellt. Als Feld für Name wird standardmäßig FullName genutzt. Status anderer Gateways Werksseitig werden die Absenderinformationen von LPD und SAPCONN im Feld FullName gesucht. Hinweis! Sollen Statusmeldungen von anderen Gateways dem Absender zusätzlich über NOTESCONN zugestellt werden, muss die Absenderinformation des Fremd-Benutzers bzw. -Gateways (LPD, SAPCONN) im Adressbuch dem gewünschten Notes-Benutzer hinterlegt werden. 249

261 Connector für IBM Notes/Domino Auf der Karteikarte Versand werden die Standardwerte für Deckblatt, Sendeoptionen und Druck konfiguriert. Diese Einstellungen greifen, wenn im Sendeauftrag (in der Notes-Mail bzw. im Adressbuch) keine abweichenden Parameter enthalten sind. Daher ist die Karteikarte nur im Expertenmodus zugänglich. Deckblatt-Typ Abbildung 6.33: Karteikarte Versand Faxsendeaufträge können von OfficeMaster vor dem Versand mit einem Deckblatt versehen werden. Das Deckblatt wird aus einer Deckblattvorlage erstellt, in welches die dem Sendeauftrag zugehörigen Werte (Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, etc.) eingefügt werden. Als Deckblattvorlage dient entweder die Notes-Maske des Sendeauftrags (meistens die Memo-Maske) oder ein auf dem OfficeMaster Server gespeichertes Rich-Text-Dokument. Somit kann als Deckblatt-Typ entweder Notes Format (NTF) oder Rich Text Format (RTF) ausgewählt werden. RTF-Deckblatt Beim Notes-Deckblatt wird die Notes-Maske des Sendeauftrages genutzt. Diese Notes-Maske kann in der Übergabedatenbank (Mailbox) des Gateways mit dem Notes Designer angepasst und als Faxdeckblatt gestaltet werden. Dadurch werden alle dem Lotus Notes Client zugänglichen Datenbanken und alle mit Notes- Skript realisierbaren Techniken zur Deckblattgestaltung herangezogen. Die Verwendung des RTF-Deckblattes bietet den Vorteil, dass das Deckblattdesign z. B. mit Microsoft Word, ohne weitere Notes-Kenntnisse erstellt werden kann. Zusätzlich erzielt die Konverterkomponente CONV des Messaging Servers einen höheren Durchsatz als bei der Notes-NTF-Konvertierung. Zwar können eine Vielzahl der dem Sendeauftrag zugehörigen Informationen aus Lotus Notes im RTF-Deckblatt genutzt werden, jedoch existieren mehr Gestaltungsmöglichkeiten bei NTF-Deckblättern. Ist die zu verwendende RTF-Deckblattvorlage auf dem Server, auf dem der Konverter CONV des Office- Master Messaging Servers betrieben wird, im Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\gespeichert, kann sie als RTF-Deckblatt ausgewählt werden. 250

262 Connector für IBM Notes/Domino Für die zentrale Konvertierung des Deckblattes nutzt OfficeMaster Drittanbietersoftware. Notes-Deckblätter werden mit Lotus Notes und RTF-Deckblätter mit Microsoft Word konvertiert. Beide Drittanbieterprogramme müssen auf dem Server von CONV installiert sein und können dann für die Verwendung von OfficeMaster konfiguriert werden. Deckblatt unterdrücken Um die Verwendung des eingestellten Deckblattes zu steuern, können die Betreff-Zeile (Subject) und der Nachrichtentext (Mailbody) herangezogen werden. Soll NOTESCONN das Deckblatt unterdrücken, stehen die Optionen niemals, wenn Betreff leer, wenn Nachricht leer, wenn Betreff und Nachricht leer, immer zur Verfügung. In der Praxis hat sich die Einstellung wenn Betreff und Nachricht leer bewährt. So können Notes-Mails, die ausschließlich fertig formatierte Dokumente enthalten, ohne Deckblatt versendet werden. Optionen Notes-Prioritäten interpretieren Um die Reihenfolge der Abarbeitung von Sendeaufträgen zu beeinflussen, kann OfficeMaster die Notes- Prioritäten interpretieren, mit denen die Notes-Mails vom Absender versehen wurden. Dabei überholen Sendeaufträge mit hoher Priorität an nahezu jeder Messaging Server Komponente solche mit niedrigerer Priorität. Die Priorisierung betrifft besonders die Komponenten NOTESCONN (um den Sendeauftrag im OfficeMaster Messaging Server zu erzeugen), CONV (für die Konvertierung) und OMCUMS (für den Versand), die maßgeblich für die Verarbeitungszeit des Faxaufkommens verantwortlich sind. Tabelle 6.1 enthält Beispiele, welche Prioritäten für welche Benutzergruppen bzw. Sendedokumente gewählt werden können. Tabelle 6.1: Priorität Notes-Priorität Dokumentenart Benutzergruppe Hoch Dringende Dokumente, wie Bestellungen, Rückrufe usw. Geschäftsführung, Disposition bei Just-In-Time Normal Normaler Faxversand Standard-Benutzer Niedrig Serienfax, Gruppenfax Marketing Sendestatus nur bei Fehler; Sendestatus mit Faxdokument Der Sendestatus wird Notes-Benutzern nach dem Versand als Notes-Mail zugestellt entweder nur bei Fehler oder mit Faxdokument. Druck versendete Faxe drucken; Druckkomponente Soll OfficeMaster versendete Faxe drucken, werden diese an eine zuvor eingerichtete Druckkomponente (PRINTGW; siehe 3.7 auf Seite 102) weitergeleitet. Um empfangene Faxe automatisch zu drucken, müssen die Rufnummern (Called Party Number), auf denen die zu druckenden Faxe empfangen wurden, mittels regulärer Ausdrücke (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) an der entsprechenden Druck-Komponente (PRINTGW) hinterlegt werden. 251

263 Connector für IBM Notes/Domino Archivieren ausgehender Faxe Dateischnittstelle OfficeMaster kann alle ausgehenden Faxe über eine bestehende Dateischnittstelle (FILEGW) archivieren, die hier ausgewählt wird Empfang von Fax, Kurznachrichten / SMS Der Fax- / SMS-Empfang wird auf der Karteikarte Empfang eingestellt. Standard-Empfänger Abbildung 6.34: Karteikarte Empfang Die Rufnummer von empfangenen Faxen und Kurznachrichten wird mit der Rufnummer verglichen, die den Benutzern des Adressbuches zugeordnet werden. Im Auslieferungsumfang wird dort die Rufnummer im Feld OfficeFaxPhoneNumber gesucht. Diese Einstellung kann geändert werden, sollte die Rufnummer in einem anderen Feld des Adressbuches gespeichert sein. Befindet sich unter der Rufnummer kein Eintrag im Adressbuch wird der Vorgang dem Standard-Empfänger weitergeleitet. Als Standard-Empfänger kann z. B. ein Notes-Benutzer, eine Notes-Benutzergruppe oder eine Mail-In Datenbank dienen. Der Standardwert FFAXcentral für den Standard-Empfänger muss je nach Installation angelegt werden (siehe Abschnitt auf Seite 237). Adressfilter Neben dem Standard-Empfänger können die Rufnummern (Called Party Number), von den für NOTESCONN vorgesehenen Empfangsvorgängen, als Adressfilter für Fax und SMS eingetragen werden. Mit der Standardeinstellung (.*) werden alle empfangenen Faxe und Kurznachrichten an das NOTESCONN- Gateway weitergeleitet. Eine Änderung ist nur dann erforderlich, wenn empfangene Nachrichten auf verschiedene Gateways, wie NOTESCONN, SAPCONN und FILEGW aufgeteilt werden sollen, oder, wenn 252

264 Connector für IBM Notes/Domino Nachrichten von OfficeMaster nur auf bestimmten Rufnummern empfangen werden sollen. Letzteres, so genanntes White List-Verfahren kann unter Extras>System-Einstellungen über die Option Unzustellbare Nachrichten ablehnen aktiviert werden. Hinweis! Wenn der Adressfilter ohne aktiviertes Whitelist-Verfahren auf bestimmte Rufnummern eingeschränkt wird, sollte die Undeliverable-Komponente des Messaging Servers konfiguriert werden, damit empfangene Nachrichten trotz bester Adressfilter-Konfiguration nicht unbemerkt auf dem Server gespeichert werden und liegen bleiben. Ein Adressfilter besteht im einfachsten Fall aus einer Liste von Nummern, die NOTESCONN zugeordnet werden. Beispiel 6.2. Sind alle Faxe an die Nummern 150 bis 154 für NOTESCONN bestimmt, enthält die Liste des Adressfilters folgende Einträge: 150, 151, 152, 153, 154. Die Einträge in dieser Liste können mit regulären Ausdrücken (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) zu dem Eintrag 15[0-4] zusammengefasst werden. Der Standardwert (.*) für den Adressfilter ist ebenfalls ein regulärer Ausdruck. Der Punkt (.) steht hier für ein beliebiges Zeichen. Der Stern verleiht dem davor stehenden Zeichen die Bedeutung beliebig oft.» Beispiel Ende Erweiterte Optionen für Fax und SMS Benutzerverwaltung Berechtigte Benutzer Zur Berechtigungsprüfung und Lizenzkontrolle müssen die Notes-Benutzer angegeben werden, die mit OfficeMaster arbeiten dürfen. Zu Berechtigte Benutzer zählt jeder Benutzer, des angegebenen Adressbuches. Diese Einstellung muss nur dann geändert werden, wenn: nur ausgewählte Notes Benutzer Faxe und Kurznachrichten mit OfficeMaster versenden und empfangen sollen oder die Anzahl der im konfigurierten Adressbuch enthaltenen Benutzer die Anzahl der lizenzierten OfficeMaster Benutzer übersteigt. Alternativ zum gesamten Adressbuch können die berechtigten Benutzer auch in einer Notes-Benutzergruppe zusammengefasst werden. In dem Fall muss der Name der Benutzergruppe angegeben werden. Als weitere Möglichkeit, die berechtigten Benutzer zu ermitteln, können Felder angegeben werden, die im Personendokument des Notes-Benutzers entweder einen beliebigen oder einen definierten Wert haben müssen, damit dieser als berechtigt anerkannt und zur Lizenzermittlung herangezogen werden kann. 253

265 Connector für IBM Notes/Domino Einstellungen für Voice Zur Konfiguration des Voice-Gateways (NOTESVOICE) wählt man Bearbeiten>Weitere Komponenten>Voice für Notes. Voice- Abbildung 6.35: Konfiguration von NOTESVOICE Die erste Inbetriebnahme erfordert Angaben zum Voice-Server, der für dieses Voice-Gateway zuständig ist, und Angaben zum Adressbuch, in dem die für Voice relevanten Parameter der Notes-Benutzer gepflegt werden. Dieses Adressbuch muss vor der NOTESVOICE-Konfigura tion eventuell als separates Adressbuch (fvoice.nsf) für Voice angelegt werden, da die in Lotus Notes vorhandenen Adressbücher (names.nsf) im Standard über keine Felder verfügen, in denen Voice-spezifische Parameter, wie PIN und Sprache, gespeichert werden können (siehe Abschnitt auf Seite 238). Notes.INI Abbildung 6.36: Adressbuch Voice Die Verbindung zum Domino-Server wird in der auf dem Server vorhandenen Lotus Notes Konfigurationsdatei notes.ini gespeichert. Daher ist Name und Pfad zur Notes.INI für das Voice-Gateway zu konfigurieren. 254

266 Connector für IBM Notes/Domino Domino-Server; Adressbuch; Felder Ebenfalls gibt man den Domino-Server und das Adressbuch an, in dem die Voice-Benutzer gepflegt werden. In ein bestehendes Adressbuch (z. B. names.nsf), müssen darin die für Voice erforderlichen Felder eventuell durch eine Schemaerweiterung bereitgestellt werden. Anschließend werden die Feldbezeichner am Voice- Gateway den Voice-Parametern zugeordnet. Die Zuordnung ist über die Karteikarte Adressbuchfelder möglich. Alle weiteren Parameter stellen Optionen dar, die das Voice-Gateway optimal in die individuelle Umgebung des Kunden implementieren. Daher sind diese Optionen nur im Expertenmodus zugänglich. Benachrichtigung über Wurde der Anrufer zwar mit der Voicebox verbunden, hat jedoch keine Nachricht bzw. Voic hinterlassen, kann das Voice-Gateway dies als Anruf ohne Voic dem Notes-Benutzer melden. Dieses Verhalten wird zentral für alle Notes-Benutzer hier de- / aktiviert. Message Waiting Bei Telefonanlagen kann man bei den der Voicebox zugehörigen Telefonen Message Waiting anschalten. Über die Auswahlbox kann entschieden werden wann Message Waiting wieder abgeschaltet werden soll. Formate Voic s, die dem Notes-Benutzer vom Voice-Gateway zugestellt werden, bestehen aus einer Betreffzeile, dem Nachrichtentext mit zusätzlichen Informationen und der Audiodatei, in der die Nachricht gespeichert ist. Dafür können am Voice-Gateway zwei Formate ausgewählt werden: Deutsch Standard und Englisch Standard. Alternativ können die Voic s in einer anderen Sprache, mit anderen Bezeichnern oder mit einem gänzlich anderen Layout vom Voice-Gateway erstellt werden. Die dafür notwendige Konfiguration erfolgt über die Schaltfläche [...]. als gelesen markieren Das Voice-Gateway kann die übers Telefon abgehörten Nachrichten als gelesen markieren (entsprechende Berechtigungen in der User-Mailbox vorausgesetzt). Da Lotus Notes diese Markierungen erst nach erneutem Replizieren abgleicht, ist die Markierungsänderung eventuell erst nach einem größeren Zeitraum in der User- Mailbox ersichtlich. Erfolgt die Abfrage vom Arbeitsplatz-Telefon aus, kann es sein, dass die Nachricht vom Notes-Benutzer mit dem Notes Client zwischenzeitlich gelöscht wird, was eventuell zu Irritationen bei dem betroffenen Benutzer führt. Daher kann dieses Verhalten hier zentral de- / aktiviert werden. Erweiterte Einstellungen für Voice Über die Schaltfläche Erweiterte Einstellungen können weitere, vom Standard abweichende Informationen zu den vom Voice-Gateway verwendeten Datenbanken und Feldern gemacht werden. Adressbücher Neben den Informationen, die OfficeMaster über den Anruf zur Verfügung stehen, kann das Voice-Gateway weitere Informationen über den Anrufer aus einem beliebigen Notes-Adressbuch mit der Voic zum Notes- Benutzer transportieren. Die Identifikation des Anrufers erfolgt anhand der Calling Party Number, (im ISDN signalisierte Rufnummer), die in den Voic s bereits als Von-Nummer angezeigt wird. Diese Rufnummer muss im Feld Benutzername (Full Name) des im Notes-Adressbuch gespeicherten Personendokumentes des Anrufers als weiterer Eintrag zugeordnet sein. Caller info DB Im Standard werden alle dem Voice-Gateway zugänglichen Adressbücher genutzt, also das lokale Adressbuch sowie das unternehmensweite Namens- und Adressbuch (names.nsf). Alternativ kann der Name und Pfad der Anruferdatenbank (Caller info DB) angegeben werden. 255

267 Connector für IBM Notes/Domino Wird ein Personendokument gefunden, das die Called Party Number des Anrufers als Eintrag in Full Name enthält, werden ausgewählte Informationen dieses Personendokumentes in der Voic als Nachrichtentext und als Feldinhalt aufgenommen. PIN-Feld; DID-Feld; Standard PIN Alternativ zur angelegten Benutzerdatenbank können die PIN-Codes der Notes-Benutzer in einer separaten Notes-Datenbank (PIN DB) gespeichert werden. Hierfür werden der Speicherort und der Name der PIN- Datenbank benötigt. Damit der Voice-Connector die korrekte PIN-Information bekommt, müssen in dieser Datenbank die PIN-Codes (PIN-Feld) unter Referenz auf die entsprechende Voicebox-Nummer (DID-Feld) gepflegt werden. Zusätzlich kann eine Standard PIN hinterlegt werden, die genutzt wird, wenn dem Notes- Benutzer bisher keine PIN zugewiesen wurde. Um zu vermeiden, dass die eingestellten PIN-Codes von nicht autorisierten Personen gelesen oder gar geändert werden können, sollten in der Zugriffskontrolle (ACL) der PIN-Datenbank nur die Notes-User-ID des Voice-Connectors und die des Notes-Benutzers für den Zugriff auf das entsprechende Personendokument bzw. PIN-Dokument autorisiert werden. Dies gilt natürlich auch für die Benutzerdatenbank fvoice.nsf. Abbildung 6.37: PIN-Codes Memo Flags Die erforderlichen Berechtigungen vorausgesetzt, kann der Voice-Server zusammen mit dem Voice-Gateway die Nachrichten der gewählten User-Mailbox am Telefon vorspielen. Um zu unterscheiden, ob die Nachricht bereits abgehört wurde oder nicht, wird die Gelesen-Markierung benutzt. 256

268 Connector für IBM Notes/Domino Mail; Fax; Voice; SMS Da dies jedoch bei Lotus Notes eventuell keine 100%ig zufriedenstellende Lösung ist (siehe Nachrichten als gelesen markieren weiter oben), kann das Voice-Gateway in einem separaten Feld innerhalb der Voic zwischen bereits abgehörten und neuen Nachrichten unterscheiden. Dies ist im Feld Gelesen durch FREAD gekennzeichnet. Abbildung 6.38: Memo Flags Zusätzlich muss das Voice-Gateway bei der Fernabfrage zwischen den Nachrichtentypen unterscheiden können, um dediziert z. B. Voic s oder eben s per Text-To-Speech abhören zu können. Diese Unterscheidung findet ebenfalls anhand von Flags statt, durch deren Existenz die verschiedenen Nachrichtentypen eindeutig unterschieden werden können. Tabelle 6.2 gibt Aufschluss über die Flags, die standardmäßig zur Identifikation vom Voice-Gateway genutzt werden. Tabelle 6.2: Flag Flag Nachrichtentyp CopyTo FFAX FSMS FVOICE Empfangene s Faxe, die mit OfficeMaster empfangen wurden Kurznachrichten (SMS), die mit OfficeMaster empfangen wurden Voic s, die mit OfficeMaster empfangen wurden 257

269 Connector für IBM Notes/Domino Verschiedenes Auf der Karteikarte Verschiedenes kann der Voice-Connector für den Einsatz mit im Cluster laufenden Domino- Servern und für den Einsatz mit verschlüsselten User-Mailboxen konfiguriert werden (Abbildung 6.39). Verschlüsselung Cluster Abbildung 6.39: Konfiguration von Voice-Connector für Cluster Sind die User-Mailboxen der Notes-Benutzer verschlüsselt, ist der Zugriff auf die Voic s für das Voice- Gateway nicht möglich. Um Nachrichten trotzdem mit dem Telefon abhören zu können, kann für das Voice- Gateway ein Schlüssel hinterlegt werden, mit dem er die User-Mailboxen entschlüsseln kann. Werden mehrere Domino-Server gemeinsam als Cluster eingesetzt, kann das Voice-Gateway zu einer Reihe von Domino-Servern konfiguriert werden, mit denen es bei Ausfall des aktuellen Domino-Servers nacheinander versucht, Verbindung aufzunehmen. Auf diesen Domino -Servern muss die Benutzerdatenbank fvoice. nsf in der gleichen Verzeichnisstruktur zu finden sein, damit OfficeMaster den Betrieb reibungslos fortsetzen kann. 258

270 Connector für IBM Notes/Domino 6.4. Konvertierung und Deckblätter Da beim Faxen im Gegensatz zum Versand einer keine Dateien, sondern grafische Informationen an den Empfänger übermittelt werden, muss die zu versendende Nachricht zuvor in das Faxformat konvertiert werden. Dabei werden in Abhängigkeit von der Art bzw. dem Aufbau des Dokuments unterschiedliche Verfahren benutzt: Zentral durch den OfficeMaster Messaging Server, der einen eigenen Notes-Client ansteuert. Eingefügte (embedded) Dokumente werden zusammen mit den Notes-Dokumenten konvertiert. Angehängte (attached) Dokumente werden immer zentral vom Messaging Server konvertiert, nachdem das zugehörige Notes-Dokument konvertiert wurde. Alternativ zur Notes-Maske können RTF-Dokumente am Messaging Server hinterlegt und als Deckblatt genutzt werden Konvertierung mit dem Lotus Notes Client Die Konvertierung der Dokumente erfolgt direkt auf der Mailbox des Fax-Gateways, indem das eintreffende Fax dort wie eine Mail geöffnet und über den ferrarifax32/64-windowsdrucker konvertiert wird. Da das Fax dort nach Notes-Mechanismen mit der im Feld Form gespeicherten Maske geöffnet wird, kann jedes Notes-Dokument verfaxt werden, wenn der Mailbox die entsprechende Maske zur Verfügung steht. Abbildung 6.40: Notes-Maske Für diese Konvertierung benutzt das Fax-Gateway den auf dem Server befindlichen Notes-Client (im folgenden auch Konvertierungsclient genannt). Die Verwendung des Notes-Clients für die zentrale Konvertierung hat folgende Vorteile für den Anwender: Alle eigenen Notes-Dokumente können gefaxt werden, ohne dass Anpassungen an die Faxlösung notwendig sind. Wird für die zentrale Konvertierung auf dem Server die aktuelle Version des Notes-Clients installiert, können sämtliche RTF-Elemente konvertiert werden, auch wenn auf eine neuere Version von Notes umgestiegen wird. Durch die Verwendung des aktuellsten Clients ist OfficeMaster immer in der Lage, die neuesten Notes-RTF- Elemente zu konvertieren. Auf diesem Client kann eine sehr einfache zentrale Verwaltung und Erstellung von Faxformularen erfolgen. Wird ein Notes-Dokument versendet, sind folgende Möglichkeiten in Bezug auf die Maske und die Konvertierung denkbar: 259

271 Connector für IBM Notes/Domino 1. Die verwendete Maske ist auf dem Konvertierungsclient nicht vorhanden. Das Dokument wird mit der dort definierten Standardmaske geöffnet und konvertiert, wobei die Felder des Dokumentes angezeigt werden, die in der Standardmaske vorhanden sind. 2. Die verwendete Maske ist auf dem Konvertierungsclient unter dem gleichen Namen wie die Original-Maske vorhanden. Das Dokument wird mit der Original-Maske geöffnet und konvertiert. 3. Die verwendete Maske ist auf dem Konvertierungsclient nicht vorhanden, aber in dem Dokument abgespeichert. Das Dokument wird mit der Original-Maske geöffnet und konvertiert. 4. Die verwendete Maske ist auf dem Konvertierungsclient nicht vorhanden, aber eine andere Maske unter dem gleichen Namen ist im Konvertierungsclient gespeichert. Mit dieser wird das Dokument geöffnet und konvertiert. Bei der zweiten und dritten Variante sieht das Fax wie ein Ausdruck des Originaldokuments aus. Bei der vierten Variante kann man an zentraler Stelle Faxdeckblätter gestalten, ohne Modifikationen an den Mailschablo nen der Benutzer machen zu müssen. So kann ein Benutzer in seiner Standard-Memomaske ein Fax schreiben, was später beim Senden das Standard-Faxdesign der Firma bekommt RTF-Deckblätter (empfohlen) Alternativ zu Notes-Schablonen können Rich-Text-Dokumente am Messaging Server hinterlegt und als Deckblatt genutzt werden. Die Deckblätter werden auf dem Messaging Server im Verzeichnis %ProgramFiles%\ FFUMS\FMSRV\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ gespeichert. In dem RTF-Dokument können Platzhalter eingebettet werden, die zusätzliche Informationen zum speziellen Sendevorgang enthalten. Diese Informationen werden von NOTESCONN beim Erstellen des Sendeauftrages in dem Auftrag mitgeschickt und vor der Konvertierung durch den Messaging Server (CONV) im RTF-Deckblatt ersetzt. Hinweis! Um das RTF-Deckblatt-Design zu nutzen, müssen entsprechende Deckblätter auf dem OfficeMaster-Server hinterlegt und in der Messaging Server Konfiguration für NOTESCONN adressiert werden. 260

272 Connector für IBM Notes/Domino Notes Deckblätter/Schablonen (Alternative zu RTF-Deckblättern) Abbildung 6.41 zeigt ein Faxformular, das auf der Basis der Memo-Maske und entsprechender Teilmasken erstellt wurde. Die eigentliche Notes-Maske dient als Formular. Ein angehängtes Dokument befindet sich in einem speziell dafür eingerichteten Feld mit der Eigenschaft Nicht drucken, das Icon wird also nicht mitkonvertiert. Jeder Anhang beginnt grundsätzlich auf einer neuen Seite. Ebenso kann ein Deckblatt mit Seitenumbruch erstellt werden, bei dem der eigentliche Text auf der nächsten Seite beginnt. Abbildung 6.41: Fax, mit individueller Notes-Maske erstellt Es handelt sich um eigene erstellte Notes-Masken, die auf dem Benutzerclient vorhanden sind und einen eigenen Form-Namen haben. Diese müssen bei zentraler Konvertierung dem Konvertierungsclient zur Verfügung stehen, indem sie entweder im Dokument oder in der Mailbox des Fax-Gateways abgespeichert wurden. Zentrale Umwandlung der Memo-Maske Möchten Notes-Benutzer Nachrichten sowohl an Mail-, als auch an Faxempfänger senden, ist eine speziell angepasste Maske für die Mail-Empfänger nicht nötig und oft auch nicht gewünscht. Durch die Nutzung des zentralen Konvertierungsclients ist hierbei eine sehr einfache Lösung zur Deckblattgestaltung vorhanden: Der Notes-Client öffnet das Fax mit der Maske, deren Name ihm übergeben wurde. Ist diese Maske anders als die ursprüngliche Maske gestaltet, wird diese vom Notes-Client bei der Konvertierung benutzt. Beispiel 6.3. Hier wurde auf dem Konvertierungsclient in der Maske Memo der übliche Briefkopf entfernt und durch Firmenanschrift und Logo ersetzt. Abbildung 6.42: Beispiel Memo-Maske Der Anwender schickt nun vom Notes-Client aus seiner Mailmaske eine Nachricht an Mail- und an Faxempfänger. 261

273 Connector für IBM Notes/Domino Mailempfänger öffnen die empfangene Mail in der Regel mit der gleichen standardisierten Maske. Der Konvertierungsclient öffnet die bei ihm eingegangene Mail mit der angepassten Maske und konvertiert diese. Abbildung 6.43: angepasste Memo-Maske Faxempfänger erhalten die Nachricht auf einem Faxformular mit Firmenanschrift und Logo. Abbildung 6.44: Standard-Subform Um Empfängernamen und -nummern in Deckblätter zu übernehmen, speichert das Fax-Gateway in den definierten Feldern FFAX_ReceiverName, FFAX_ReceiverNumber und FFAX_ReceiverDomain die einzelnen Teile der Mailadresse. Diese können in die Maske auf dem Konvertierungsclient integriert werden. Auch auf Dokumenten, die vom Absender an mehrere Adressaten verschickt werden, befindet sich in diesem Fall der individuelle Empfängername auf dem Deckblatt.» Beispiel Ende In den Notes-Masken auf dem Konvertierungsclient können sämtliche Gestaltungsmöglichkeiten von Notes genutzt werden, wie z. B. Datenbankabfragen und benutzerabhängige Teilmasken. Die Auswahl eines Deckblattes kann auch durch die Übergabe eines bestimmten Parameters oder eines Scripts, welches den Namen der gewählten Form übergibt, erfolgen. Den Möglichkeiten zur Deckblattgestaltung sind so gut wie keine Grenzen gesetzt. 262

274 Connector für IBM Notes/Domino Eingefügte (embedded) Dokumente In den Textbereich einer Notes-Mail kann ein weiteres Dokument, z. B. eine Microsoft Word-Datei, eingefügt werden. Diese Datei wird damit Bestandteil der Nachricht. Sie wird wie die Nachricht über den Druckertreiber ins Faxformat konvertiert, wobei alle RTF-Attribute erhalten bleiben, und erscheint an der Stelle, an der die Einfügung im Dokument erfolgte. Abbildung 6.45: in Notes-Mail eingefügtes Word-Dokument Wird die gleiche Datei über die Notes-Funktion Anhängen als Anhang definiert, wird sie zentral vom Fax- Gateway ins Faxformat umgewandelt. Dabei bleiben die Formatfestlegungen innerhalb des Dokuments erhalten, wenn sichergestellt ist, dass beim zentralen Konvertieren auch alle Schriftarten (Fonts) bereitstehen, die bei der Erzeugung des Dokuments benutzt wurden. Im Unterschied zum eingefügten Dokument beginnt jedes angefügte Dokument auf einer neuen Seite. 263

275 Connector für IBM Notes/Domino 6.5. Zusammenhänge beim Empfang von Nachrichten Auflösung der Rufnummern Standardmäßig sucht NOTESCONN in den Personendokumenten des öffentlichen Adressbuches im Feld FAX- Büro (OfficeFaxPhoneNumber) nach der Durchwahlnummer, wobei es diese auch aus der vollständigen Faxnummer ausliest. Abbildung 6.46: Personendokument Steht keine durchwahlfähige Empfangshardware zur Verfügung oder wird eine Durchwahlnummer angewählt, die keinem Notes-Benutzer zugewiesen wurde, werden die empfangenen Faxe den Mitgliedern einer Standardempfänger-Gruppe (FFAXcentral) als Notes-Mail zugestellt, die diese Faxe manuell an die Notes-Benutzer weiterleiten können. Ist eine Durchwahl versehentlich doppelt vergeben worden, wird das Fax ebenfalls an die Mitglieder der Standardgruppe geleitet. Abbildung 6.47: Standardempfänger-Gruppe (FFAXcentral) 264

276 Connector für IBM Notes/Domino Eine Durchwahlnummer kann auch einer Gruppe zugewiesen werden; die Faxe werden an alle Mitglieder dieser Gruppe als Notes-Mail zugestellt. Abbildung 6.48: Durchwahlnummer für eine Gruppe Das Mitglied einer Gruppe kann auch eine Mail-In Datenbank sein. Berechtigte Benutzer können auf die darin gesammelten Faxe zugreifen.ist ein Fax für einen Lotus-Notes-Benutzer eingetroffen, erhält er in der Statuszeile seines Fensters den üblichen Hinweis für neu eingetroffene Nachrichten. Das Fax steht in seinem Eingangspostfach und kann von ihm wie jede andere Mail behandelt werden. Abbildung 6.49: Fax im Eingangspostfach FFAX in der Spalte Who sagt aus, dass es sich um ein Fax handelt. Im Feld Subject wird die Absenderkennung des empfangenen Faxes angezeigt, falls der Absender eine gültige Faxkennung an seinem Gerät eingestellt hat. Ein Doppelklick öffnet die Notes-Mail und zeigt das eigentliche Fax als Dateianhang im Body-Feld SMS-Kommunikation Versand der Nachrichten Beim Versenden einer Kurznachricht aus einer beliebigen Notes-Datenbank steht die Nachricht im Body-Feld also im Texteingabefeld einer neuen Mail. Nur der Inhalt dieses Feldes wird als Kurznachricht versendet. Um eine Nachricht als Kurznachricht zu versenden, muss die Mobilnummer des Empfängers in Form einer Mailadresse angegeben und an die bei der Installation des SMS-Gateways angelegte fremde Domäne gesendet werden. Um eine SMS zu versenden, muss in das An-Feld (SendTo) die Adresse in der Form Domäne angegeben werden, bspw. 265

277 Connector für IBM Notes/Domino Empfang bei mehreren Rufnummern Stehen für OfficeMaster verschiedene SMS Rufnummern zur Verfügung, sei es durch mehrere GSM-Funkmodems, einen SMS-fähigen Festnetzanschluss oder durch einen Account bei einem Internet Service Provider (ISP) mit mehreren Rufnummern, können SMS wie empfangene Faxe anhand der vom Sender gewählten Rufnummer verteilt werden. Beim Telefondienstanbieter müssen die entsprechenden Rufnummern als SMS-fähige Rufnummern registriert werden, damit der Anbieter Kurznachrichten an die Rufnummer des Notes-Benutzers nicht per Text-To-Speech in Sprache wandelt. Eine empfangene SMS wird dem Notes-Benutzer zugestellt, dessen Durchwahl im Personendokument (Office- FaxPhoneNumber) mit der empfangen Rufnummer (Called Party Number) der SMS übereinstimmt. Empfang bei nur einer Rufnummer OfficeMaster bietet die Möglichkeit, Kurznachrichten zu empfangen und Empfängern in die eigene Mailbox weiterzuleiten. Es kann sein, dass nur eine Rufnummer für den Versand/Empfang zur Verfügung steht. Gibt es somit keine Durchwahlen, erfolgt die Weiterleitung der Nachrichten auf folgende Weise: 1. Automatisches Verteilen Um eingehende Kurznachrichten automatisch weiterzuleiten, muss eine Durchwahlnummer im Text der Nachricht mit übergeben werden. Dies erfolgt am Anfang der Nachricht in der Syntax.Durchwahl.Text oder +Durchwahl+Text Beispiel Bitte rufen Sie mich im Büro an. +66+Neue Preisliste im Downloadbereich Um die Eingabe zu vereinfachen, ist es möglich, statt der Zahlen die entsprechenden Buchstaben über die Tastatur einzugeben. Diese Eingabemethode betrifft nur konventionelle Handys mit Nummernblock.» Beispiel Ende Beispiel 6.5. statt.349..dgw. statt MM+» Beispiel Ende Da es sich bei diesen Nummern um willkürliche, also rein imaginäre Nummern handelt, können hierfür z. B. die Fax- oder die Telefondurchwahlnummern gewählt werden. NOTESCONN liest die Telefonnummer aus dem Personendokument als Durchwahlnummer aus (Feld OfficePhone Number). Ebenso kann jedes andere Feld aus dem Personendokument, wie die Faxnummer (OfficeFaxPhoneNumber) oder die Mobilfunknummer (CellPhone) genutzt werden. Die Auswahl muss in der NOTES CONN-Konfiguration eingestellt werden. 266

278 Connector für IBM Notes/Domino 2. Manuelles Verteilen Alle nicht zuzuordnenden Kurznachrichten werden dem Standardempfänger zur manuellen Weiterleitung zugestellt. Standardempfänger sind alle Mitglieder einer speziell dafür eingerichteten Gruppe im Adressbuch Voic s Zunächst muss für den ISDN-Anschluss die Dienstauswahl (eingehend) (siehe Abschnitt auf Seite 65) konfiguriert werden. Zum Test kann hier eine Regel eingestellt werden, die alle Anrufe als Voic behandelt. Tabelle 6.3: Regel für Voic -Test Info Element Filter Dienst Voice-Server Voice-Connector Called Party Number.* Voice voice0 notesvoice0 Diese Regel muss mit der Schaltfläche Nach oben an den Anfang der Liste bewegt werden. Hinweis! Die hier beschriebene Regelkonfiguration bewirkt, dass testweise alle Anrufe als Voic behandelt werden, wodurch kein Faxempfang möglich ist. Deswegen muss Dienstauswahl (eingehend) für den produktiven Einsatz (siehe Abschnitt auf Seite 65) neu konfiguriert werden. Anschließend muss eine Voicebox angelegt werden. Als Voicebox-Nummer kann zum Test eine der Rufnummern (Called Party Number) des ISDN-Anschlusses genutzt werden. Nun ruft man die Voicebox direkt an und hinterlässt eine Nachricht von mindestens fünf Sekunden Länge. Die aufgesprochene Voice-Nachricht wird dem Benutzer als Notes-Mail in seine Lotus Notes Inbox zugestellt, kann hier geöffnet und über die Lautsprecher abgehört werden. Ist für den Notes-Benutzer in der Voice-Benutzerdatenbank eine PIN konfiguriert und verfügt die Notes-User-ID von OfficeMaster über die entsprechenden Berechtigungen, kann die Nachricht auch per Telefon fernabgefragt werden. 267

279 Kapitel 7 SMTP-Connector und Univoice OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

280 SMTP-Connector und Univoice 7. SMTP-Connector und Univoice Der Mail-Connector des OfficeMaster Messaging Servers dient als universeller Fax- und SMS-Connector für nahezu jeden Mail-Server. Soll zusätzlich Voic eingesetzt werden, wird dies über die Komponente UNIVOICE (siehe Abschnitt 7.5 auf Seite 295) gesteuert. Empfangene Faxnachrichten werden als Grafik-Anhang einer an den Mail-Empfänger gesendet. Dokumente, die als Fax verschickt werden sollen, kann der Anwender über verschiedene Wege senden: mit seinem Mail-Programm als Anhang einer , über den für den Messaging Server eingerichteten LPD-Netzwerkdrucker (siehe Abschnitt 7.3 auf Seite 279). Die Statusmeldung über den erfolgten Versand wird dem Mail-Absender per zugestellt (wie beim Fax-Empfang). Neben Fax unterstützt das Mail-Gateway zusätzlich den Versand und Empfang von Kurznachrichten als SMS. Für den Betrieb des Mail-Gateways (MAILGW) wird der Zugang zu den benutzerspezifischen Daten benötigt, um z. B. ein empfangenes Fax anhand der Rufnummer einer -Adresse zuordnen zu können oder um für den Faxversand ein speziell für den Absender gestaltetes Deckblatt zu benutzen. Das Mail-Gateway kann die benutzerspezifischen Daten entweder einem Verzeichnisdienst (wie Active Directory Service [ADS], Novell Directory Service [NDS], Open- Xchange Directory [OX] etc.) oder einer am Mail-Gateway gepflegten Benutzerliste entnehmen. Wird das Mail-Gateway für eine geringe Anwenderzahl genutzt, um z. B. die Statusmeldung eines zuvor aus der Warenwirtschaft per Netzwerk-Druck (LPD) versendeten Faxes zuzustellen, ist die Benutzerverwaltung am Mail- Gateway empfehlenswert. Die Einrichtung erfolgt schnell und unkompliziert, doppelte Benutzerpflege ist in dieser Größenordnung akzeptabel. Die Benutzerpflege muss am Mail-Gateway erfolgen, wenn kein Verzeichnisdienst vorhanden ist. Steigt die Benutzeranzahl auf mehr als 20, sollte die Integration in einen Verzeichnisdienst angestrebt werden. Tabelle 7.1 gibt einen Überblick über notwendige und optionale Konfigurationsschritte: Tabelle 7.1: Konfigurationsfolge beim Mail-Gateway Abschnitt Benutzerverwaltung im Verzeichnisdienst (per LDAP) Benutzerverwaltung am MAILGW Mail-Versand und -Empfangskomponenten konfigurieren 7.1 auf Seite 271 X Mail-Gateway anlegen und konfigurieren 7.2 auf Seite 274 X Benutzerverwaltung im Verzeichnisdienst (LDAP) 7.3 auf Seite 279 X Benutzerverwaltung am Mail-Gateway (MAILGW) 7.4 auf Seite 291 X Gateway für Voice einrichten 7.5 auf Seite 295 X X Zentrale Konvertierung von und Dateianhängen 3.6 auf Seite 93 Für den Versand von Faxnachrichten 269

281 SMTP-Connector und Univoice Senden von Nachrichten (Domäne für Fax / SMS) Die Beauftragung von OfficeMaster Messaging Server per Mail-Gateway erfolgt über SMTP-Mail mit der Syntax bzw. Dazu muss der im Einsatz befindliche Mailserver die Domäne kennen und Mails an diese Domäne an den Server, auf dem das Mail-Gateway des Messaging Servers läuft, weiterleiten. Viele Mailserver können Nachrichten auch direkt an den Server senden. In dem Fall kann die Adressierung mit erfolgen. 270

282 SMTP-Connector und Univoice Versand / -Empfang (SMTPTX, SMTPRX) Für die -Kommunikation benötigt der OfficeMaster Messaging Server den Mailversender SMTPTX und den Mailempfänger SMTPRX. Die Komponenten können in der Messaging Server Konfiguration über die Menüfolge Bearbeiten>Weitere Sender/Empfänger eingerichtet werden. -Versand Für den -Versand leitet SMTPTX alle Mails an den firmeninternen Mailserver (Relaying Server), der die Mails ins Internet verschickt. Bei diesem Mailserver kann es sich um alle SMTP-basierten Mailserver, wie Lotus Domino, Microsoft Exchange, Sendmail etc. handeln. Die Konfiguration von SMTPTX wird im Expertenmodus unter Bearbeiten>Weitere Sender / Empfänger> -Versand... erreicht. Name des Mailservers; Port Abbildung 7.1: Konfiguration von SMTPTX Als Name des Mailservers wird die IP-Adresse bzw. der aufgelöste Name des firmeninternen Mailservers benötigt (z. B. mail.firma.local). Zusätzlich muss für SMTPTX der Port eingestellt werden, auf den s gesendet werden sollen, also der Port, auf dem der Relaying Server den -Empfang erwartet. Hierbei handelt es sich in der Regel um Port 25; dem Standardport für -Empfang (Well Known Port). Angepasster Host Beim Mailversand kommuniziert SMTPTX den Namen des Hosts, auf dem SMTPTX betrieben wird, an den konfigurierten Mailserver. Alternativ kann der als Angepasster Host konfigurierte Name dem Mailserver mitgeteilt werden. Dies ist dann notwendig, wenn der Mailserver für den Mailversand die Angabe des voll qualifizierten Namens erfordert. Trägt der Host von SMTPTX zum Beispiel den Namen faxsrv und wird dieser Name vom Mailserver nicht akzeptiert, kann faxsrv.firma.de als angepasster Host konfiguriert werden. 271

283 SMTP-Connector und Univoice Sollen Internet-Mails über den OfficeMaster Messaging Server (z. B. aus SAP oder per LPD-Gateway) versendet werden, muss der firmeninterne Mailserver Mail-Relay für den Servercomputer, auf dem der Mailversender SMTPTX des Messaging Servers läuft, zulassen. Man kann die erfolgreichen bzw. erfolglosen Sendeversuche für in den Log-Dateien von SMTPTX (Ansicht>Log-Dateien) einsehen. Bei den meisten Mailservern ist Mail-Relay im Standard deaktiviert. -Empfang Eingehende Mails werden vom firmeninternen Mailserver an SMTPRX weitergeleitet. Zur Konfiguration wird die Menüfolge Bearbeiten > Weitere Sender / Empfänger > -Empfang im Expertenmodus der Messaging Server Konfiguration gewählt. Abbildung 7.2: Konfiguration von SMTPRX Die Standardkonfiguration kann in der Regel übernommen werden. Änderungen sind unter anderem dann erforderlich, wenn Port der Empfangsport auf dem Computer durch einen anderen (Mail-) Server, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes oder Sendmail belegt ist, der -Empfang reglementiert werden soll, also SMTPRX nicht alle s verarbeiten soll, ein Whitelist-Verfahren für s aktiviert werden soll, bei dem s an Adressen, die dem Messaging Server unbekannt sind, gar nicht erst entgegengenommen werden sollen. Für den -Empfang bindet sich SMTPRX an einen Port einer oder aller IP-Adressen und wartet auf eingehende Verbindungen. Im Auslieferungszustand ist es Port 25; der Standardport für SMTP-Empfang. Läuft auf dem Server von SMTPRX ein Drittanbieter-Mailserver mit gleicher Port- und Interface-Konfiguration (was z. B. unter Linux Standard ist), wird der Start von SMTPRX unter Umständen abgebrochen. Umgedreht startet eventuell die Empfangskomponente des Drittanbieter-Mailservers nicht. In diesem Fall werden alle s von SMTPRX empfangen und vom Messaging Server an vorhandene Gateways (MAILGW, SAP- CONN, FILEGW) oder zum Standardempfänger Undeliverable geleitet. Zur Lösung werden für SMTPRX und den Drittanbieter-Mailserver verschiedene Ports und / oder Interfaces bzw. IP-Adressen für den Mail empfang konfiguriert. Alternativ kann SMTPRX innerhalb des Messaging Servers auf einen anderen Server-Computer ausgelagert werden. Interface Im Standard werden s von SMTPRX auf allen dem Server zugeteilten IP-Adressen bzw. Netzwerkkarten empfangen. Verfügt der Server über mehrere IP-Adressen bzw. Netzwerkkarten, kann SMTPRX so konfiguriert werden, dass s nur auf einer IP-Adresse entgegengenommen werden. 272

284 SMTP-Connector und Univoice Damit kann der Computer eine Router-Funktion zwischen mehreren Netzwerken wahrnehmen und darf nur E- Mails von einem der Netze entgegennehmen. Diese IP-Adresse muss als Interface hinterlegt werden. Im Auslieferungszustand ist als Interface konfiguriert, so dass SMTPRX auf allen verfügbaren IP-Adressen auf s wartet. Maximale Nachrichtengröße Neben dem Port und dem Interface kann der -Empfang auch anhand des Datenvolumens reglementiert werden. Die maximale Nachrichtengröße, bis zu der s entgegengenommen werden sollen, wird in Megabyte eingestellt. Unzustellbare Nachrichten ablehnen Verfügt der Messaging Server über eine oder mehrere Gateway-Komponenten, die empfangene s verarbeiten (wie FILEGW, MAILGW bzw. SAPCONN), kann für jedes Gateway ein Adressfilter für den E- Mail-Empfang hinterlegt werden. Dieser steuert die Verteilung der empfangenen s und führt in der Standardkonfiguration (.*) dazu, dass jedes Gateway jede empfangene erhält. Wurde der Adressfilter für jedes Gateway angepasst, d.h. wurde für jedes Gateway eine Liste gepflegt, die alle dem Gateway zuzuordnenden -Adressen umfasst, kann SMTPRX von vornherein unzustellbare Nachrichten ablehnen, da der OfficeMaster Messaging Server alle gültigen Adressen kennt. Nachrichten verarbeiten von Um die geringe Wahrscheinlichkeit von Hacker- und Spam-Angriffen auf SMTPRX bzw. auf den OfficeMaster Messaging Server weiter zu verringern, kann eine Liste der zulässigen und unzulässigen Absenderadressen in Form regulärer Ausdrücke (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) hinterlegt werden. Alternativ kann über diese Funktion auch die Berechtigungsprüfung im Hinblick auf die vom Mail-Gateway MAILGW des Messaging Servers bereitgestellten Dienste (z. B. Wer darf Faxaufträge per übermitteln?) stattfinden. Editierbar ist die Liste über das Kontext- bzw. Rechts-Mausklick-Menü. Im Auslieferungszustand akzeptiert SMTPRX alle Adressen (.*). Hinweis! Damit s empfangen werden können, müssen diese vom firmeninternen Mailserver an den Computer, auf dem SMTPRX läuft, weitergeleitet werden. Dieses Routing kann an diversen Stellen (Mailserver, Netzwerk-Router) im Netz eingerichtet werden. Als Kriterium für das Routing haben sich in der Praxis Unterdomänen, wie sap.firma.de (bei SAPCONN) oder fax.local bzw. sms.local (bei MAILGW), bewährt. s an diese Unterdomänen werden vom Netzwerk an den OfficeMaster Messaging Server weitergeleitet. 273

285 SMTP-Connector und Univoice 7.2. Mail-Gateway anlegen und konfigurieren Zum Anlegen eines neuen Mail-Gateways wird entweder die Option Komponente erstellen in der Mail-Gateway-Konfiguration gewählt oder im Expertenmodus über das Menü Bearbeiten direkt in die Komponententabelle gewechselt. Anschließend wird die Option Komponente erstellen genutzt. Nachdem als Komponenten-Typ das Mail-Gateway (MAILGW) ausgewählt wurde, kann ein weiteres Mail-Gateway mit den Standardeinstellungen hinzugefügt werden Konfiguration Zur Konfiguration wählt man Bearbeiten > Mail-Gateway in der Messaging Server Konfiguration. Hier werden alle im Messaging Server vorhandenen Mail-Gateways angezeigt. Sollte bisher kein Mail-Gateway angelegt worden sein, muss dies zunächst, wie in auf Seite 111 beschrieben, vorgenommen werden. Abbildung 7.3: Allgemeine Konfiguration des Mail-Gateways -Adressen Mail-Connector Empfangsvorgänge und Statusmeldungen werden vom Mail-Connector als an die Benutzer geschickt. Bei diesen SMTP-Mails wird der für Mail-Gateway konfigurierte Wert als Absenderadresse genutzt. 274

286 SMTP-Connector und Univoice Hinweis! Zusätzlich wird die bei Mail-Gateway hinter dem Klammeraffen angegebene Domäne verwendet (im Beispiel pmctest2.teltow ), um von der SMTPRX- Komponente des Messaging Servers empfangene s dem Mail-Gateway zuzuordnen. Die Domänen-Angabe muss somit gleich lautend zur verwendeten Fax-Domäne konfiguriert werden. Administrator An die als Administrator angegebene -Adresse werden alle Vorgänge weitergeleitet, die von nichtberechtigten Benutzern erstellt wurden, oder die keinem Benutzer zugeordnet werden können. Fax-Anhang Dateiformat Faxe, die empfangen oder versendet wurden, werden dem Anwender als Datei-Anhang einer zugestellt. Die Faxdatei kann in folgenden Dateiformaten zugestellt werden: TIF (G4 oder MH) PDF (nicht durchsuchbar) PDF-OCR, sofern der Messaging Server über eine lizenzierte OfficeMaster OCR Installation verfügt OCR-Text Ist OfficeMaster OCR vorhanden, kann der auf dem Fax erkannte OCR-Text zusätzlich in der -Nachricht angegeben werden. Der Text wird entweder sichtbar oder unsichtbar in die Mail geschrieben. Unsichtbarer Text kann bei einer automatischen Suche vom Mailprogramm gefunden und interpretiert werden. Wird der Text sichtbar in die Mail geschrieben, kann er vom Anwender zusätzlich kopiert und weiter verarbeitet werden. Fax-Deckblatt Bei zu versendenden Faxen wird der Text der -Nachricht in eine Deckblatt-Vorlage eingefügt und für diesen Sendevorgang als Fax- Deckblatt verwendet, sofern dem Mail-Absender eine am Messaging Server vorhandene Deckblatt-Vorlage zugeordnet wurde. Die Deckblatt-Vorlagen werden als RTF-Dateien auf dem Messaging Server im Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\ data\stationery\ gespeichert und können z. B. mit Winword an das Corporate Design angepasst werden. unterdrücken Das Mail-Gateway kann die Verwendung des Mail-Textes als Fax-Deckblatt fallweise unterdrücken, wenn z. B. der fertig formatierte Mail-Anhang als Fax versendet werden soll. Ausschlaggebendes Kriterium ist der Text-Inhalt der Betreff-Zeile und der . Wenn eines von beiden leer ist, wird abhängig von der Konfiguration kein Deckblatt verwendet. In einem Fax-Deckblatt können verschiedene Informationen aus dem Sendevorgang verwendet werden, wie der -Text, die Betreffzeile und andere der Mail zugehörige Informationen (Absender, Empfänger). Diese Informationen werden vom Mail-Gateway dem Sendeauftrag oder der Benutzerverwaltung entnommen und können durch Platzhalter in der Deckblatt-Vorlage referenziert werden. Eine Auflistung der Standard- Platzhalter gibt Tabelle

287 SMTP-Connector und Univoice Tabelle 7.2: Platzhalter für Deckblätter Parameter Beschreibung Herkunft Name des Absenders (Display-Name aus CFG / LDAP) Benutzerverwaltung Faxnummer des Absenders Benutzerverwaltung -Adresse des Absenders Benutzerverwaltung Empfängeradresse (Faxnummer) Empfängername aus SMTP- To-Header-Feld bei Mailauftrag Sendeauftrag ( oder LPD) Sendeauftrag ( ) Betreffzeile bei Mailauftrag Sendeauftrag ( oder LPD via +PAR) Body-Text bei Mailauftrag Sendeauftrag (bei ) Datum bei Konvertierung Systemzeit Uhrzeit bei Konvertierung Systemzeit Platzhalter Zusätzlich können weitere benutzerspezifische Informationen als Platzhalter in der Deckblatt-Vorlage referenziert werden. Mit der Schaltfläche Definieren wird eine Liste geöffnet, worin die zusätzlichen Parameter definiert werden. Die Liste enthält im Standard bereits den Platzhalter DisplayName und kann um weitere Parameter ergänzt werden. Der Inhalt für die Parameter wird auf der Karteikarte Benutzer definiert. Abbildung 7.4: Zur Verfügung stehende Platzhalter 276

288 SMTP-Connector und Univoice Empfang von Nachrichten Auf der Karteikarte Empfang (Abbildung 7.5) werden die betreffenden Parameter konfiguriert. Fax-Empfang aktivieren; SMS-Empfang aktivieren Abbildung 7.5: Adressfilter für Fax-/SMS-Empfang Generell können Fax- und SMS-Empfang unabhängig voneinander aktiviert/deaktiviert werden. Für den Nachrichtenempfang müssen alle Rufnummern bestimmt werden, die für das Mail-Gateway relevant sind. Sie können entweder als Adressfilter angegeben oder vom Mail-Gateway aus den konfigurierten Benutzerdaten ermittelt werden. Adressfilter Ein Adressfilter besteht im einfachsten Fall aus einer Liste der Nummern, die für das Mail-Gateway vorgesehen sind. Beispiel 7.1. Sollen Faxnachrichten an die Nummern 305, 306, 307 und 308 durch das Mail-Gateway bearbeitet werden, sind sie untereinander als Adressfilter einzutragen. Da das Mail-Gateway eventuell über eine Vielzahl von Rufnummern verfügt, kann die Rufnummerneingabe durch reguläre Ausdrücke (siehe Abschnitt Anhang C auf Seite 369) zusammengefasst und vereinfacht werden. Die vier Nummern lassen sich auf den Eintrag 30[5-8] reduzieren.» Beispiel Ende In der Standardkonfiguration besteht der Adressfilter aus einem Punkt gefolgt von einem Sternchen (.*). Der Punkt ist ein regulärer Ausdruck und steht für ein beliebiges Zeichen. Das Sternchen verleiht dem vorherigen Zeichen die Bedeutung beliebig oft. Somit werden standardmäßig die Empfangsvorgänge aller Rufnummern an das Mail-Gateway weitergeleitet. Adressfilter automatisch ermitteln Alternativ zum Adressfilter kann das Mail-Gateway die relevanten Rufnummern auch aus dem Benutzerstamm ermitteln, unabhängig davon, ob die Benutzer direkt am Mail-Gateway oder im Verzeichnisdienst gepflegt werden. Empfangsvorgänge an die gefundenen Rufnummern werden im OfficeMaster Messaging Server dem Mail-Gateway zugestellt. Dazu muss das Kontrollkästchen Adressfilter automatisch ermitteln am unteren Rand der Karteikarte aktiviert werden. Die hinterlegten Adressfilter werden ungültig und von der Messaging Server Konfiguration ausgegraut. 277

289 SMTP-Connector und Univoice Hinweis! Wird der Adressfilter eingeschränkt, werden Empfangsvorgänge, die auf nicht gepflegten Rufnummern empfangen wurden, nicht mehr an das Mail-Gateway und dessen Administrator geschickt, sondern durch die Komponente Undeliverable (UNDLVRBL) des Messaging Servers abgelegt. Es ist wichtig, die Komponente Undeliverable, wie in Abschnitt auf Seite 120 beschrieben, zu konfigurieren, damit keine Empfangsnachrichten unbemerkt verloren gehen. Adress-Präfix Unabhängig davon, ob die Rufnummern mittels Adressfilter oder aus den Benutzerdaten bestimmt werden, ist es unabdingbar das Adress-Präfix zu konfigurieren. Wenn im Verzeichnisdienst komplette Rufnummern wie z. B. +49 (3328) hinterlegt werden, kann das Mail-Gateway die Benutzer im LDAP nicht finden, da nur die Durchwahl 960 an OfficeMaster übermittelt wird. Um das zu vermeiden wird das Empfangspräfix +49 (3328) 455 jeweils für Fax und SMS eingetragen. Bei einem Eintrag des Präfixes im ISDN-Anschluss (Abschnitt auf Seite 59) ist es nicht notwendig, hier einen Eintrag vorzunehmen, da dies für alle Connectoren im Messaging Server Gültigkeit besitzt. 278

290 SMTP-Connector und Univoice 7.3. Benutzerverwaltung im Verzeichnisdienst (LDAP) Benutzer einrichten Die Benutzerverwaltung kann entweder in einem LDAP-fähigen Verzeichnisdienst oder in der Benutzerverwaltung direkt am Mail-Gateway gepflegt werden. Abbildung 7.6: LDAP Zugang konfigurieren Die Arbeit in einem Verzeichnisdienst vereinfacht die Benutzerpflege, weil alle Benutzereinstellungen zentral im Verzeichnis vorgenommen werden können. Da abhängig vom vorhandenen Verzeichnisdienst die Inbetriebnahme jedoch mit Mehraufwand verbunden ist, rechnet sich der Vorteil der einheitlichen Nutzeradministration erst ab einer entsprechend hohen Nutzerzahl. Generell enthalten die meisten Verzeichnisse eine große Anzahl benutzerspezifischer Felder, die für die Faxkommunikation sinnvoll sind. Z. B. facsimiletelephonenumber als Feld für die Fax-Rufnummer des Benutzers. Es gibt auch benutzerspezifische Parameter, für die ein Standardverzeichnis keine initialen Felder bietet (z.b. beim Einsatz von OfficeMaster Sign, bei dem jedem Benutzer auch die Messaging Server Komponenten hinterlegt werden müssen, die dessen Sendeaufträge mit einer elektronischen Signatur versehen dürfen). Benutzerspezifische Fax- / SMS-Parameter, für die explizit keine Felder im Verzeichnis vorhanden sind, können entweder in neu angelegten Feldern oder in zweckentfremdeten und bisher ungenutzten Feldern gespeichert werden. Da neue Felder eine oft nicht umkehrbare Schemaerweiterung des Verzeichnisses bedeuten, ist das Zweckentfremden von bisher ungenutzten Feldern meistens zu favorisieren. Viele Parameter können auch von der Gruppenzugehörigkeit des Benutzers abgeleitet werden. Konkret müssen die in Tabelle 7.3 gelisteten spezifische Parameter pro Benutzer im Verzeichnisdienst gespeichert werden. 279

291 SMTP-Connector und Univoice Tabelle 7.3: Notwendige Parameter im Verzeichnisdienst Benutzerspezifische Parameter Benötigt für Empfohlenes Feld im Active Directory (ohne Exchange-Server) Alternativfeld im Active Directory (mit Exchange-Server) Name Zuordnung von LPD-Benutzer zu Mail-Gateway- Benutzer samaccountname proxyaddresses - Adresse Zustellung empfangener Nachrichten und Zuordnung von Mail-Aufträgen mail mail Fax- Adresse Fax-Empfang facsimiletelephone- Number proxyaddresses SMS- Adresse SMS-Empfang facsimiletelephone- Number proxyaddresses Fax erlaubt Berechtigungsprüfung Versand memberof memberof SMS erlaubt Berechtigungsprüfung Versand memberof memberof Fax- Kennung Kennung für Fax-Versand facsimiletelephone- Number facsimiletelephonenumber Kopfzeilentext Kopfzeile Fax-Versand department department Fax-Deckblatt Ermittlung des Fax-Deckblattes memberof memberof Fax-Signatur Elektronische Signatur von Sendevorgängen memberof memberof Max. Priorität Verarbeitungpriorität memberof memberof TK-Präfix Präfix für Empfängerrufnummer bei Fax- und SMS-Versand pager pager OAD Absenderrufnummer bei Fax- und SMS-Versand facsimiletelephone- Number facsimiletelephonenumber Hinweis! Unabhängig vom OfficeMaster Messaging Server sollte ein LDAP-Browser eines Drittanbieters auf dem Server in Betrieb genommen werden, um einzelne Felder nachzuschlagen und die zu konfigurierenden Parameter beispielhaft suchen zu können. LDAP-Browser sind im Internet als Freeware erhältlich, wie z. B. der Softerra LDAP Browser (www.ldapbrowser.com). Das Mail-Connector greift auf die Felder lesend zu. Der Zugriff erfolgt auf die Felder (LPD-)Name, - Adresse, Fax-Adresse und SMS-Adresse, um den passenden Benutzer für die zu bearbeitenden Sende- und Empfangsvorgänge herauszusuchen. Beispiel 7.2. Suchender Zugriff auf den Verzeichnisdienst Tabelle 7.4: Anwendungsbeispiele für Suchfelder Feld -Adresse Fax-Adresse Anwendungsfall Wird ein Sendeauftrag per empfangen, sucht das Mail-Gateway anhand der - Adresse des Absenders den zugehörigen Benutzer im Verzeichnisdienst und ermittelt im Anschluss die benutzerspezifischen Parameter, wie Deckblatt, Faxkennung, etc. Die Rufnummer, unter der ein Fax empfangen wurde, wird in dem für Fax-Adresse konfigurierten Feld des Verzeichnisdienstes gesucht, um die -Adresse zu bestimmen, an die das Fax per Mail geschickt werden soll. 280

292 SMTP-Connector und Univoice Feld Anwendungsfall Name Ein per LPD / Netzwerkdruck empfangener Sendeauftrag wird anhand des LPD-Namens dem Benutzer im Verzeichnisdienst zugeordnet, um dessen -Adresse zu ermitteln oder die Sendeerlaubnis zu prüfen. Nahezu alle Felder werden lesend genutzt. Wurde der Benutzer zu der -Adresse eines Sendeauftrages herausgesucht, liest das Mail-Gateway das dazugehörige Deckblatt und die für diesen Benutzer zu verwendende Fax-Kennung aus dem Verzeichnis. Der Zugriff auf die Felder im Verzeichnisdienst erfolgt dabei immer nach dem Schema: Suchen Finden Im Verzeichnisdienst wird der zutreffende Eintrag bzw. Benutzer anhand des LPD-Benutzernamens (bei LPD- Sendeaufträgen), der -Adresse (bei per empfangenen Sendeaufträgen) oder anhand der Faxbzw. SMS-Adresse (bei Empfangsvorgängen) identifiziert. Dem gefundenen Eintrag bzw. Benutzer werden die zur weiteren Verarbeitung benötigten LDAP-Parameter entnommen. Diese sind meistens die -Adresse (bei Empfangsnachrichten), die Liste der Signaturkomponenten (bei LPD-Sendeaufträgen) und das Deckblatt (bei - Sendeaufträgen). Ersetzen (optional) Falls die im Verzeichnisdienst gefundenen Parameter in der dort gespeicherten Syntax nicht für das Mail- Gateway genutzt werden können, ist es möglich, die relevanten Job-Parameter von dem im Verzeichnis vorhandenen Feldinhalt (LDAP-Parameter) abzuleiten. So kann z. B. nur ein Teil des identifizierten Feldinhalts vom Mail-Gateway interpretiert werden. Sind die Fax-Rufnummern in der Form im Verzeichnisdienst gespeichert, können Empfangsvorgänge nicht zugestellt werden, da meistens nur die Durchwahl, (in diesem Fall 960) als Empfänger (Called Party Number) im ISDN signalisiert wird. Das Mail-Gateway kann nur die letzten drei Stellen der im Verzeichnisdienst gespeicherten Fax-Rufnummern zum Vergleich heranziehen. Statt nur einen Teil des Feldinhalts zu interpretieren, können Parameter vollkommen abstrahiert vom Feldinhalt abgeleitet werden. Beispiel 7.3. Hat das Feld memberof im Verzeichnisdienst den Inhalt Buchhaltung, kann das Mail-Gateway so konfiguriert werden, dass daraus auf die Signaturkomponente signds0 geschlossen wird. Eine solche Ersetzung ist nicht im Auslieferungszustand enthalten, da sie sich auf eine spezifische Installation bezieht und erst bei Bedarf zu konfigurieren ist. Sollen die Benutzerdaten einem Verzeichnisdienst entnommen werden, wird am Mail-Gateway auf der Karteikarte Benutzer (Abbildung 7.6) die Option Verwaltung im LDAP-Server gewählt. Bevor die einzelnen Felder eingestellt werden können, müssen die Zugangsdaten zum Verzeichnisdienst konfiguriert werden. Unter Zuhilfenahme eines auf diesem Server installierten LDAP-Browsers eines Drittanbieters sollten die Zugangsdaten auf ihre Korrektheit überprüft werden.» Beispiel Ende 281

293 SMTP-Connector und Univoice LDAP-Zugang Server; Port; Protokoll-Version Als LDAP-Server muss die IP-Adresse oder der aufgelöste Name des Verzeichnis-Servers konfiguriert werden. Bei dem voreingestellten Port handelt es sich um den Well Known Port 389, auf dem standardmäßig LDAP-Verzeichniszugriffe erwartet werden. Sollte der konfigurierte Verzeichnis-Server LDAP-Anfragen auf einem anderen Port erwarten, muss dieser hier eingestellt werden. Die meisten LDAP-Server unterstützen die Protokoll-Version 2/3. Benutzer; Passwort Weiterhin wird ein administrativer Benutzer benötigt, der lesend per LDAP auf den Verzeichnisdienst zugreifen darf. Dieser Benutzer (z. B.: CN=administrator,CN=users,DC=firma oder wird unter Benutzer und Passwort angegeben. LDAP-Abfragen Basis-DN Mit Basis-DN wird der Container angegeben, ab dem das Mail-Gateway im Verzeichnisdienst nach Benutzerdaten suchen soll. Gerade bei größeren Verzeichnissen sollte aus Performance-Gründen ein Container angegeben werden, der alle Benutzer enthält, bzw. der sich unmittelbar über allen Containern mit Benutzern befindet. Im Active Directory handelt es sich um den Container CN=users. Sollten sich alle firmeninternen Benutzer in einem eigenen Container befinden, kann dieser direkt adressiert werden. Beispiel 7.4. Bei der Ferrari electronic AG ergäbe sich die Basis-DN OU=Ferrari electronic AG Benutzer,DC=Teltow.» Beispiel Ende Benutzer-Filter Der Benutzer-Filter wird auf die Einträge bzw. Benutzer der Basis-DN angewendet. Dieser Filter ist im Standard (objectclass=*) und wird zur Lizenzüberwachung genutzt. Ist die Anzahl der in der konfigurierten Basis- DN enthaltenen Einträge bzw. Benutzer kleiner als die erworbene Benutzerlizenz von OfficeMaster, kann der Filter beibehalten werden. Ergibt der Filter mehr aktive Benutzer als Benutzerlizenzen vorhanden sind, wird dies durch das Mail-Gateway im Komponentenstatus der Messaging Server Konfiguration durch den Text license error, required X, allowed Y signalisiert (X, Y = variable Benutzerzahlen). In diesem Fall müssen entweder Benutzererweiterungen lizenziert oder der Benutzer-Filter verkleinert werden. In Tabelle 7.5 werden einige Beispielkonfigurationen zur Verkleinerung des Filters aufgeführt. Tabelle 7.5: Konfiguration zur Verkleinerung des Benutzer-Filters Berechtigte Benutzer Basis-DN Benutzer-Filter Alle eines Containers OU=Ferrari electronic AG Benutzer,DC=Teltow (objectclass=*) Alle in der Gruppe OfficeMaster Benutzer Alle mit Faxnummer DC=Teltow OU=Ferrari electronic AG Benutzer,DC=Teltow (memberof=cn=officemaster Benutzer,OU=Spezielle Postfächer, DC=Teltow) (facsimiletelephonenumber=.*) bzw. (proxyaddresses=fax:.*) 282

294 SMTP-Connector und Univoice Berechtigte Benutzer Basis-DN Benutzer-Filter Alle als Mailadresse DC=Teltow Hinweis! Bei den meisten Feldern kann mit dem Sternchen (*) als Platzhalter gearbeitet werden. Eine Ausnahme ist jedoch das Feld memberof, wo der gesamte Inhalt bzw. der vollqualifizierte Name angegeben werden muss. Gerade hier empfiehlt es sich, den Filter mit einem LDAP-Browser und ohne Interaktion mit dem Messaging Server auszuprobieren. Benutzer-Attribute Bei der Benutzerdatenpflege im Verzeichnisdienst stehen die gleichen benutzerspezifischen Parameter wie bei der Benutzerdatenpflege am Mail-Gateway zur Verfügung. Zur Konfiguration der erforderlichen Benutzer-Attribute wählt man die Schaltfläche Definieren. Die sich bietenden Einstellungen werden nachfolgend beschrieben. Einrichtungsassistent Karteikarte Allgemein (Abbildung 7.7) UID & Name Abbildung 7.7: allgemeine Benutzerattribute Der Name bzw. die UID wird für die Benutzer-Zuordnung von Sendeaufträgen genutzt, die an OfficeMaster übergeben wurden. Druckt z. B. ein LPD-Benutzer Administrator einen Sendeauftrag an OfficeMaster, wird der Vorgang dem Benutzer im Verzeichnisdienst zugeordnet, dessen Name im hier konfigurierten Feld ebenfalls Administrator lautet. Der Name wird standardmäßig im Feld samaccountname gespeichert. Sind LPD-Benutzername und der Benutzer im Verzeichnis nicht identisch, gibt es folgende Möglichkeiten für die Benutzerzuordnung: Im eingebetteten Steuerbefehl (U-Parameter) des Druckjobs wird als LPD-Benutzer der korrekte Name des Benutzers im Verzeichnisdienst angeben. Im Verzeichnisdienst werden die LPD-Benutzernamen gepflegt. Dabei kann auch ein anderes Feld im Verzeichnis genutzt werden, was jedoch in der Konfiguration des Mail-Gateways berücksichtigt werden muss. Der Benutzername wird von den im Verzeichnisdienst gespeicherten Werten abgeleitet. 283

295 SMTP-Connector und Univoice Hinweis! Das Ableiten von Parametern der im Verzeichnisdienst gespeicherten Werte ist relativ komplex, erhöht aber die Flexibilität des Mail-Gateways, so dass es nahezu in jeder vorherrschenden Verzeichnisstruktur eingesetzt werden kann. ; Fax; SMS; Voice (Adressen) Unter Adressen werden die Felder für die -, Fax-, SMS- und Voice-Adresse angegeben. Anhand der hier eingetragenen Adressen werden die entsprechenden Benutzer aus dem Verzeichnisdienst herausgesucht. Wird OfficeMaster per SMTP-Mail an mit dem Versand von Faxen beauftragt, wird der Benutzer anhand der im Feld gespeicherten Absender-Adresse identifiziert. Wird z. B. eine Mail von empfangen, wird es dem Benutzer im Verzeichnisdienst zugeordnet, dessen hinterlegte -Adresse diesen Wert hat. Sollten die Absender andere -Adressen beim Versand verwenden, als die im Verzeichnis gespeicherten, stehen die gleichen Methoden wie zur Ermittlung des Anmeldenamens zur Verfügung. Um empfangene Faxe einem Benutzer per zustellen zu können, werden die Benutzerdaten anhand der Rufnummer ermittelt, unter der das Fax empfangen wurde. Das Feld, in dem die Rufnummern den Benutzern im Verzeichnisdienst zugeordnet werden, muss als Fax-Adresse angegeben werden. In den meisten Verzeichnisdiensten ist das Feld facsimiletelephonenumber für die Pflege der Faxnummer eines Benutzers vorgesehen. Da facsimiletelephonenumber in der Regel die komplette Rufnummer, z. B. im kanonischen Nummernformat wie +49 (3328) , enthält, und bei Empfangsvorgängen vom ISDN nur die Durchwahl 960 an OfficeMaster kommuniziert wird, ist eine einfache Zuordnung zwischen Rufnummer und LDAP-Benutzer meistens nicht möglich. In dem Fall stehen mehrere Wege zur Problemlösung zur Verfügung: Die Rufnummer in facsimiletelephonenumber wird auf die von Office Master bekannte Rufnummer reduziert. Im Messaging Server wird +49 (3328) 455 für die betroffenen ISDNAnschlüsse als Empfangspräfix konfiguriert (Abschnitt auf Seite 59). Das Empfangspräfix +49 (3328) 455 wird nur für das Mail-Gateway konfiguriert (Abschnitt auf Seite 111), da die zuvor genannte Problemlösung alle im Messaging Server vorhandenen Gateways betrifft. Der Suchausdruck für die Faxnummer wird auf facsimiletelephone-number=+49 (3328) 455 modifiziert. Handelt es sich bei dem Verzeichnisdienst um einen Active Directory Service mit entsprechender Schemaerweiterung durch einen Exchange-Server, kann alternativ das Feld proxyaddresses für die Faxnummer genutzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass dieses Feld meistens den Inhalt hat, was dann bei dem zu nutzenden Such-Ausdruck zu berücksichtigen ist. Die Zuordnung empfangener Kurznachrichten zum LDAP-Benutzer erfolgt über das bei SMS-Adresse angegebene Feld. Kurznachrichten werden meistens als Festnetz-SMS über die vorhandene ISDN-Hardware empfangen, wobei die gleiche Rufnummer wie für den Faxempfang genutzt wird. Daher wird die Rufnummer für den SMS-Empfang im Standard ebenfalls im Feld facsimiletelephonenumber vermutet. Sollte der SMS- Empfang durch das OfficeMaster GSM Funkmodem oder über einen Internet Service Provider erfolgen, sind die Rufnummern für Fax- und SMS-Empfang jedoch verschieden. In dem Fall sollte ein anderes Feld, z. B. mobile, für die Speicherung der SMS-Rufnummern genutzt werden. Egal in welchem Feld die Rufnummer für den SMS-Empfang gepflegt ist, muss immer darauf geachtet werden, dass oft nur die Durchwahl als Empfängernummer kommuniziert wird. Da im Verzeichnisdienst die Rufnummer meistens komplett angegeben wird, gelten somit die gleichen Rahmenbedingungen, wie bei der Fax-Adresse (s. o.). In den meisten Fällen reicht es aus, auf der Karteikarte Empfang (siehe Abschnitt auf Seite 277) das Adress-Präfix korrekt zu konfigurieren. 284

296 SMTP-Connector und Univoice Fax; SMS (Berechtigung) Im Rahmen Berechtigung können die LDAP-Bedingungen angegeben werden, die erfüllt sein müssen, um einen LDAP-Benutzer für die entsprechende Kommunikationsart zu aktivieren oder zu sperren. Zur Berechtigungsprüfung ist die Gruppenzugehörigkeit (memberof) am besten geeignet. LDAP-Gruppen können über die hinter dem Textfeld befindliche Schaltfläche angegeben werden. Über den Editier-Button (neben den Textfeldern befindlich) können zu jedem Attribut Erweiterte Einstellungen vorgenommen werden. Abbildung 7.8: Fax-/SMS-Berechtigungen Karteikarte Fax / SMS (Fax) Auf der Karteikarte Fax/SMS werden benutzerspezifische Parameter für Sendeaufträge konfiguriert. Es existieren Parameter speziell für Fax und für Fax & SMS. Rahmen Fax Kennung; Kopfzeile In vielen Fällen ist es wünschenswert, dass jeder Benutzer seine eigene Kennung und seine eigene Kopfzeile für zu sendende Faxe verwendet. Diese Werte werden dem Verzeichnisdienst entnommen. Für die Kennung eignet sich das Feld facsimiletelephonenumber, das im Standard auch zur Ermittlung der Fax-Adresse genutzt wird. Ist darin die Faxnummer im Format +49 (3328) gespeichert, kann sie vollständig als Kennung übernommen werden. Wird das Feld auch für die Fax-Adresse genutzt, muss +49 (3328) 455 auf der Empfangs-Karteikarte als Empfangspräfix hinterlegt werden. Soll der Text der Kopfzeile pro Benutzer individuell gestaltet werden, empfiehlt sich ein eigenes Feld wie department zur Speicherung der Werte. Werden für Kennung und / oder Kopfzeile keine Felder referenziert, tragen ausgehende Faxe die am ISDN- Anschluss konfigurierten Standardwerte als Kopfzeilentext. 285

297 SMTP-Connector und Univoice Deckblatt Das unter Deckblatt angegebene LDAP-Feld wird zur Bestimmung des Deckblattes genutzt, in welches E- Mail-Text, Betreff und andere Informationen des Sendeauftrages eingepasst und in Grafik konvertiert werden. Hier eignet sich erneut die Gruppenzugehörigkeit des Absenders (memberof) zur Ermittlung des Deckblattes. Mit einem Klick auf die Schaltfläche hinter dem Textfeld öffnet sich der Dialog, wo die Gruppen mit vollqualifiziertem Namen (CN=Vertrieb,CN=users,DC=Firma) einer bestimmten Deckblatt-Vorlage zugeordnet werden können. Das Deckblatt muss im Rich Text Format auf dem Computer, auf dem der Konverter CONV des Messaging Servers läuft, im Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ bzw. unter %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ gespeichert werden. Werden Geschäftsdokumente, wie Rechnungen und Gutschriften, per Netzwerkdruck (LPD) automatisch von einer kaufmännischen Drittanbietersoftware an das Mail-Gateway übergeben, können die gedruckten Dokumente in der weiteren Verarbeitung mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dabei wird im eingebetteten +PAR-Kommando des Druckjobs auf die zu verwendende Signaturkomponente verwiesen. Um den (versehentlichen) Missbrauch von Signaturkomponenten zu unterbinden, prüft das Mail-Gateway für jeden Benutzer, welche Signaturkomponenten für ihn zulässig sind. Das erfolgt ebenfalls unter Verwendung von Gruppen, denen die möglichen Signaturkomponenten zugewiesen werden. Signatur Unter Signatur wird das für die Gruppenzugehörigkeit ausschlaggebende Feld im Verzeichnisdienst (Standard: memberof) angegeben. Die Zuordnung von Gruppen zu Signaturkomponenten erfolgt über die neben dem Textfeld befindliche Schaltfläche. Rahmen Fax und SMS Für Fax und SMS können zusätzlich die maximale Priorität, das TK-Präfix und die Absendernummer (OAD) konfiguriert werden. OfficeMaster Messaging Server kann Sendeaufträge mit verschiedenen Prioritäten verarbeiten. Dabei werden Aufträge mit höherer Priorität (wie Bestellungen) an entscheidenden Stellen (zum Beispiel bei der Konvertierung mit CONV und beim Versand mit OMCUMS) bevorzugt behandelt. Sie überholen somit Sendeaufträge mit geringerer Priorität (wie Massenfaxe). Der Absender kann bei der Beauftragung verschiedene Prioritäten angeben. Tabelle 7.6: Priorität Priorität bei Beauftragung per Die Priorität wird anhand der Wichtigkeit der Mail (in Outlook: Pfeil nach unten = niedrig, Ausrufezeichen = hoch) ermittelt. Netzwerkdruck / LPD Im eingebetteten +Kommando kann die Priorität über den Parameter P übergeben werden Max. Priorität Um den (versehentlichen) Missbrauch der Priorität zu unterbinden, kann für jeden Benutzer eine maximale Priorität vorgegeben werden. Dazu stehen die vier Prioritäten sehr niedrig, niedrig, normal und hoch zur Verfügung. Sendeaufträge mit einer höheren Priorität werden mit der für den Benutzer zulässigen maximalen Priorität verarbeitet. Die Prioritätensteuerung sollte ebenfalls anhand der Gruppenmitgliedschaft erfolgen. Die Zuordnung von Prioritäten zu Gruppen erfolgt über die rechts neben dem Textfeld befindliche Schaltfläche. TK-Präfix Das TK-Präfix ist erforderlich, wenn die Telefonanlage die Sendevorgänge zwecks Gebührenauswertung über eine Vorwahl einzelnen Benutzern zuordnen soll. Diese Vorwahl (TK-Präfix) wird pro Benutzer im Verzeichnisdienst gepflegt. Hierfür empfiehlt sich das Feld pager, was bei den meisten Verzeichnissen ungenutzt ist. Alternativ kann ein anderes, freies Feld im Verzeichnisdienst referenziert werden. 286

298 SMTP-Connector und Univoice OAD Telefonanlagen führen die Gebührenauswertung meistens anhand der Absenderinformation Originator Address Digit (OAD) durch. Diese OAD wird beim Rufaufbau als Calling Party Number an die Telefonanlage kommuniziert, sofern der Messaging Server für die Verwendung von auftragsabhängigen OADs konfiguriert ist. Die OAD kann im Normalfall anhand der Fax-Adresse bzw. der Fax-Kennung also auf Basis des im Feld facsimiletelephonenumber gespeicherten Wertes ermittelt werden. Da die OAD meistens jedoch nur aus der Durchwahl der Fax-Adresse besteht, muss der Inhalt von facsimiletelephonenumber für das Mail-Gateway über die Schaltfläche am Ende des Textfeldes angepasst werden. Teil übernehmen Handelt es sich bei der OAD um die letzten X Ziffern des im Verzeichnisdienst gespeicherten Wertes, wird Teil übernehmen gewählt und die Anzahl der Ziffern ab Ende eingestellt, die mit der Länge der Durchwahlen identisch sind. Karteikarte Deckblatt-Platzhalter Auf der Karteikarte Deckblatt-Platzhalter können zusätzliche Felder im Verzeichnisdienst als Platzhalter definiert werden, auf die in der Deckblatt-Vorlage referenziert werden kann. So können beispielsweise der Abteilungsname (department) oder die Beschreibung (description) als Platzhalter im Deckblatt genutzt werden. Benutzer-Attribute anpassen (LDAP) Abbildung 7.9: Deckblatt-Platzhalter Die notwendigen Einstellungen, um benutzerspezifische Parameter von den im Verzeichnisdienst gespeicherten Werten abzuleiten, tätigt man auf den beiden Karteikarten Suche und Eigenschaften (erreichbar über die Schaltfläche hinter dem betroffenen Textfeld) Umgang mit Job-Parametern Karteikarte: Suche Die Karteikarte Suche beschreibt den Umgang mit den Parametern, die dem Mail-Gateway durch die Beauftragung mitgeteilt wurden, wie LPD-Benutzername oder -Adresse des Absenders (Job-Parameter). 287

299 SMTP-Connector und Univoice Auf der Karteikarte Suche wird angegeben, in welchem Feld das Mail-Gateway nach der Faxnummer suchen soll, um den Benutzer zu identifizieren. Dazu werden Such-Ausdrücke genutzt, die aus zwei Teilen bestehen: aus der eigentlichen LDAP-Abfrage und dem darin enthaltenen Job-Parameter, der dem Mail-Gateway bekannt ist. In diesem Fall ist der Job-Parameter die Faxnummer. Angepasster Such-Ausdruck Abbildung 7.10: Karteikarte Suche Im Rahmen LDAP Suche kann ein angepasster Such-Ausdruck (LDAP-Query) definiert werden. Standardmäßig wird das betroffene Feld mit dem Job-Parameter verglichen Der Job-Parameter wird durch den Platzhalter repräsentiert. Wird der Such-Ausdruck modifiziert, muss der Platzhalter Verwendung finden. Im Rahmen Parameter für Suche formatieren kann der Wert auf drei Arten modifiziert werden: Komplett übernehmen Der gesamte Wert von facsimiletelephonenumber wird als Fax-Adresse interpretiert, das heißt, der im Verzeichnisdienst gespeicherte Wert würde komplett annehmen. Teil übernehmen Nur ein Teil des Wertes wird für die Suche herangezogen. Sollen nur die am Ende stehenden drei Zeichen interpretiert werden, würde die im Verzeichnisdienst gespeicherte Faxnummer +49 (3328) den Wert 960 annehmen. Reguläre Ausdrücke anwenden Mit Reguläre Ausdrücke anwenden kann der per LDAP ermittelte Wert unter Zuhilfenahme von regulären Ausdrücken (Abschnitt Anhang C auf Seite 369) formatiert werden. 288

300 SMTP-Connector und Univoice Karteikarte: Eigenschaften Auf der Karteikarte Eigenschaften wird der Umgang mit den im Verzeichnisdienst gespeicherten Parametern konfiguriert (LDAP-Parameter). Nachdem der korrekte Benutzer im Verzeichnisdienst gefunden wurde, muss dem Verzeichnis der LDAP-Parameter entnommen werden. Komplett übernehmen Abbildung 7.11: Karteikarte Eigenschaften Der gefundene Wert wird durch das Mail-Gateway komplett als Parameter z. B für die Fax-Kennung umgesetzt. Bei facsimiletelephonenumber bedeutet dies, dass der gesamte gespeicherte Wert unverändert verwendet wird. Teil übernehmen Nur ein Teil des Feldinhaltes wird als Parameter umgesetzt. Reguläre Ausdrücke anwenden Mit Reguläre Ausdrücke anwenden kann der LDAP-Parameter nahezu beliebig umgeformt werden. Gruppen können mit einem vollqualifizierten Namen angegeben und anschließend mit der gewünschten Berechtigung (Ja bzw. Nein) versehen werden: Beispiel 7.5. CN=Administratoren,CN=Builtin,DC=Teltow bzw. CN=PMC,OU=Ferrari electronic AG Benutzer,DC=Teltow 289

301 SMTP-Connector und Univoice Die Verwendung von Platzhaltern im Feld memberof ist bei vielen Verzeichnisdiensten unzulässig. Mit Bearbeiten bzw. Hinzufügen wird ein Dialog für die Ersetzung für durch reguläre Ausdrücke erfasste Eingaben erreicht. Abbildung 7.12: LDAP-Parameter mit Regulärem Ausdruck» Beispiel Ende 290

302 SMTP-Connector und Univoice 7.4. Benutzerverwaltung am Mail-Gateway Für eine begrenzte Anzahl von Anwendern (1 bis 20), ist es ratsam, die Benutzerpflege direkt am Mail-Gateway vorzunehmen. Das erspart den erhöhten Aufwand, den eine Integration in einen bestehenden Verzeichnisdienst, wie Active Directory oder Novell Directory, mit sich bringt. Dazu werden die vorgesehenen Benutzer über die Schaltfläche Hinzufügen im Mail-Gateway eingetragen. Mit der Schaltfläche Bearbeiten können die Benutzerdaten jederzeit geändert werden. Abbildung 7.13: Benutzerverwaltung am Mail-Gateway Karteikarte Allgemein Name Der hier anzugebende Name dient der Zuordnung von Netzwerkdruck- / LPD-Jobs zu Mail-Gateway-Benutzern. Der Anmelde-Name des LPD-Benutzers muss mit dem hier konfigurierten Namen des Mail-Gateway- Benutzers übereinstimmen. ; Fax; SMS (Adressen) Anhand der -Adresse identifiziert das Mail-Gateway den Absender von Fax- oder SMS-Sendeaufträgen, um benutzerspezifische Parameter (Deckblatt, Kopfzeile, etc.) einzusetzen. Die Rufnummern von empfangenen Fax- und Kurznachrichten werden mit der hinterlegten Fax- bzw. SMS- Adresse verglichen. Bei einer Übereinstimmung wird der Empfangsvorgang dem Benutzer zugeordnet und per an die hinterlegte -Adresse zugestellt. Zum Vergleich wird die Rufnummer mit dem auf der Karteikarte Empfang konfigurierten Adress-Präfix versehen. 291

303 SMTP-Connector und Univoice Beispiel 7.6. Wurden die Nachrichten unter der Rufnummer 960 empfangen und lautet der Adress-Präfix , muss dem Benutzer die Fax-Adresse zugeordnet werden. Fax; SMS; Voice Abbildung 7.14: Karteikarte Allgemein mit Berechtigung und Rufnummern Die Dienste können einzeln je Benutzer erlaubt werden. Dazu werden die entsprechenden Kontrollkästchen am Fuß der Karteikarte de- / aktiviert. Sendevorgänge von Benutzern ohne Berechtigung, werden mit einer Fehler-Mail beantwortet. 292

304 SMTP-Connector und Univoice Karteikarte Fax / SMS Für Fax- und SMS-Sendeaufträge können optional die zu verwendende Kennung, die Kopfzeile, ein Deckblatt und die erlaubten Signaturkomponenten konfiguriert werden. Kennung; Kopfzeile; Deckblatt Abbildung 7.15: Karteikarte Fax/SMS Die für Kennung und Kopfzeile hinterlegten Werte erscheinen bei jedem Sendevorgang dieses Benutzers im Kopf der versendeten Faxnachricht. Wurden die Parameter nicht gepflegt, werden die an der ISDN-Karte eingestellten Standardwerte dafür genutzt. Das Deckblatt wird als Deckblatt-Vorlage im Verzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ gespeichert. In der Vorlage können aus dem Sendeauftrag bekannte Parameter mit Platzhaltern (z. B. eingesetzt werden. Signatur Die für Signatur aktivierten Komponenten werden zur Berechtigungsprüfung für per Netzwerkdruck (LPD) übermittelte Sendeaufträge genutzt. Wurde in einem LPD-Sendeauftrag zum Beispiel die Komponente signds0 mit dem eingebetteten Kommando angegeben, muss diese Komponente für den Benutzer am Mail-Gateway aktiviert werden. Wurde der Benutzer nicht für diese Signaturkomponente autorisiert, wird das Dokument unsigniert versendet. Die am Mail-Gateway angegebenen Signaturkomponenten dienen somit zur Berechtigungsprüfung für Sendeaufträge, die per LPD / Netzwerkdruck an den OfficeMaster Messaging Server übergeben wurden. 293

305 SMTP-Connector und Univoice Auto-Druck Archiv Sollen eingehende Nachrichten parallel auf einem Drucker ausgedruckt werden, so kann hier das entsprechend definierte Printgateway angegeben werden. Ist eine Archivierungskomponente definiert (bspw. Filegateway), kann dies hier hinterlegt werden. Max. Priorität Mit der maximalen Priorität kann eine Obergrenze definiert werden, mit der die Sendeaufträge des Benutzers bearbeitet werden. Übermittelt ein Anwender seinen Auftrag mit einer höheren Priorität (einstellbar in Outlook über Pfeil nach unten oder Ausrufezeichen bzw. bei LPD Netzwerkdruck über P-Parameter im +FAX- Kommando) wird der Auftrag mit der hier konfigurierten Priorität weiterverarbeitet. TK-Präfix OAD Einige Telefonanlagen verlangen von jedem Benutzer eine individuelle, mehrstellige Ziffernfolge, um die durch den Anruf entstehenden Kosten dem Benutzer zuordnen zu können. Um diese Kostenzuordnung ebenfalls für Fax und SMS zu nutzen, kann die Ziffernfolge als TK-Präfix konfiguriert werden. Das TK-Präfix wird von der ISDN-Karte bei jedem Sendevorgang voraus gewählt und wird als Präfix für die Empfängerrufnummer (Called Party Number) genutzt. Meistens nutzen Telefonanlagen die Absenderrufnummer Originator Address Digit (OAD) zur Gebührenauswertung. Die hier hinterlegte OAD wird beim Rufaufbau als Absendernummer (Calling Party Number) an die Telefonanlage kommuniziert, sofern die ISDN-Hardware auf die Verwendung auftragsabhängiger OADs konfiguriert wurde. Karteikarte Voice Die Karteikarte Voice ist nur für den Betrieb des Mail-Gateways als Userinfo-Server von OfficeMaster relevant. 294

306 SMTP-Connector und Univoice Karteikarte Deckblatt-Platzhalter Sofern aktiviert, wird jeder Sendevorgang mit dem auf der Karteikarte Versand-Optionen angegebenen Deckblatt versehen. Sollen in dem Deckblatt über den Standardumfang hinausgehende benutzerspezifische Parameter erscheinen, müssen diese mit entsprechenden Platzhaltern in die Deckblatt-Vorlage eingearbeitet und anschließend auf der Karteikarte Allgemein für das Mail-Gateway definiert werden. Die Werte der Platzhalter werden für jeden Benutzer auf der Karteikarte Deckblatt-Platzhalter eingestellt. Abbildung 7.16: ausgewähltes Deckblatt 7.5. Universales Gateway für Voice (UNIVOICE) Für den Empfang von Voic s im Cyrus IMAP Server von SuSE, Open-Xchange und Netline Open-Xchange oder in Novell GroupWise umfasst der OfficeMaster Messaging Server das Voice-Gateway UNIVOICE, das empfangene Voic s per SMTP den Mailempfängern zustellt und auf die Benutzerpostfächer zwecks Fernabfrage per IMAP zugreift. In Umgebungen ohne Microsoft Exchange Server oder Lotus Domino kann UNIVOICE als Voice-Gateway eingesetzt werden. Die nachstehende Tabelle 7.7 zeigt die Unterschiede zwischen den einzelnen Voice-Gateways. Tabelle 7.7: Einsatz der verschiedenen Gateways für Voic Voice-Gateway UNIVOICE NOTESVOICE MSX2KGATE CLIENTGW Umgebung SMTP-Mailserver IBM Notes/Domino Microsoft Exchange WebConnector Unterstützte Mailserver / Speicherorte Empfangene Voic s zustellen Cyrus IMAP Sever, Novell GroupWise, Store-Server SMTP, Proprietär Notes / Domino-Server Microsoft Exchange SQL Notes-Mail MAPI WebServices Benutzerverwaltung und Zugriff auf Benutzerstammdaten LDAP, Proprietär Notes-API (Namens- und Adressbuch) ADSI SQL Zugriff auf die Benutzerpostfächer IMAP, Proprietär Notes-API (User-Mailbox) MAPI SQL 295

307 SMTP-Connector und Univoice Für den Betrieb des UNIVOICE-Gateways sind folgende Einstellungen notwendig: Zugriff auf die Benutzerdaten (LDAP-Berechtigungen, Feldzuordnung), Zugriff auf die Benutzerpostfächer (Berechtigungen) und -Versand per SMTP (Relay-Server) Hinweis! Die Komponente UNIVOICE ersetzt die früheren STOREVOICE und IMAPVOICE, funktional wird weiterhin beides unterstützt. Bei einer Updateinstallation werden bestehende IMAPVOICE und STOREVOICE auf UNIVOICE migriert. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Forum und in einer späteren Auflage auch im Handbuch Voice-Gateway anlegen Zum Anlegen eines neuen Voice-Gateways wird entweder die Option Komponente erstellen in der Voice-Gateway-Konfiguration gewählt oder im Expertenmodus über das Menü Bearbeiten direkt in die Komponententabelle gewechselt und anschließend die Option Komponente erstellen genutzt. Als Komponenten-Typ wird Universales Voice-Gateway (UNIVOICE) ausgewählt Zugriff auf Benutzerpostfächer und Benutzerdaten Auf der Karteikarte IMAP (Abbildung 7.17) kann die Kommunikation mit dem IMAP-Server bestimmt werden. Verbindungseinstellungen Unter Verbindungseinstellungen ist der Zugriffsmodus auf den IMAP-Server auszuwählen, der das Loginverhalten des Gateways bestimmt. Für volle Funktionalität des Gateways ist bei einigen IMAP-Servern die Auswahl des Authentifikationsmodus notwendig. Abbildung 7.17: Verbindung via IMAP einrichten 296

308 SMTP-Connector und Univoice Modus Derzeit werden die Modi Novell, Cyrus, Apple und UserLogin unterstützt. UserLogin ist ein generischer Modus und funktioniert mit allen gängigen IMAP-Servern, dabei meldet sich das Gateway mit dem jeweiligen Benutzernamen und Passwort des Zielpostfaches am IMAP-Server an. Für Novell Groupwise und den Cyrus IMAP Server sind spezielle Modi vorgesehen, mit denen der Zugriff auf den Nachrichtenspeicher ermöglicht wird. Dabei kann ohne Angabe der Benutzerpasswörter auf das Voice- System zugegriffen werden. Server; Port Im Feld Server muss der Name oder die IP-Adresse des IMAP-Servers eingetragen werden. Zusätzlich ist es möglich, im Feld Port abweichend vom Standardport 143 einen anderen TCP-Port für die Verbindung anzugeben. Benutzer; Passwort Die Felder Benutzer und Passwort werden je nach Modus anders belegt. Bei UserLogin sind die Felder deaktiviert da die Informationen für den Login aus der Benutzerverwaltung übernommen werden. Im Modus Novell schreibt man in das Feld Benutzer den Namen der Trusted Application und in das Feld Passwort den dazu passenden Key. Diese Informationen sind mit dem Programm OfficeMaster Trusted Application Wizard zu ermitteln. Bei Anbindung an einen Cyrus IMAP-Server sind in den Fel dern der Benutzername und das Passwort eines autorisierten Benutzers einzutragen, der Zugriff auf alle betroffenen Postfächer hat. Benachrichtigung per über Es kann gewählt werden, wann benachrichtigungen dem Benutzer zugesandt werden. Entweder sobald ein Anrufer auf die Mailbox weitergeleitet wurde, oder nur, wenn eine Nachricht aufgesprochen wurde. Wird die Nachricht per Telefon gelöscht Wird die Nachricht bei der Fernabfrage gelöscht, kann eines der folgenden Verhalten gewählt werden: In den Trash Ordner verschieben Als gelöscht markieren In einen Ordner verschieben <OrdnerName> Sende Message Waiting Meldung zum Telefon Mit dem Message Waiting Modus kann vorgegeben werden, ob UNIVOICE neue Voic s durch eine Message Waiting Lampe am Arbeitsplatztelefon unter folgenden Bedingungen signalisieren soll. Wenn die Voicebox durch den Anwender angerufen wurde Wenn eine neue Voic durch den Anwender abgefragt wurde Wenn alle neuen Voic s durch den Anwender abgefragt wurden Bis die konfigurierte Bedingung erfüllt wurde, bleibt die Message Waiting Lampe aktiviert. Sollen die Voice-Benutzerdaten nicht in dem konfigurierten Store-Server sondern in einem LDAP-fähigen Verzeichnisdienst administriert werden, müssen auf der Karteikarte Benutzer (Abbildung 7.18) zum einen der Zugang zum Verzeichnis-Server und zum anderen die Zuordnung zwischen LDAP-Feld und Parameter des Benutzerdatensatzes konfiguriert werden Benutzerspeicher auswählen Bei Auswahl des Kartenreiters Benutzer kann der Modus der Benutzerverwaltung gewählt werden. Konfigurationsmöglichkeiten werden abhängig vom Speicherort der Benutzer (LDAP oder lokaler Storage Server) angeboten. 297

309 SMTP-Connector und Univoice Benutzerverwaltung im LDAP Nachfolgend wird zunächst die Konfiguration für die LDAP-Abfrage beschrieben. Host; Port; Benutzer; Passwort; Basis-DN; Suchformat Der Zugriff auf Benutzerdaten über LDAP eignet sich, um eine doppelte Benutzerpflege zu vermeiden. Unter den Verbindungseinstellungen, sind alle LDAP-Server-Verbindungsinformationen anzugeben. Abbildung 7.18: Benutzerdaten per LDAP abfragen Dazu zählen der Host und der Port, unter dem der Server erreichbar ist, der Bind-DN, ein Benutzer und ein Passwort für den Zugriff auf den LDAP-Server und ein Basis-DN, um den Suchbereich einzuschränken. Die Zuordnung einer Rufnummer zu einem Benutzer erfolgt durch eine Formel, die unter Suchformat hinterlegt ist. Hier ist der Platzhalter für die eingehende Rufnummer %s. Benutzer-Attribute Im Bereich Benutzer-Attribute können die Felder im LDAP-Schema angegeben werden, in denen für Voice relevante Informationen enthalten sind. Sinnvolle Vorbelegungen können über den Knopf Lade LDAP Standards, passend zum Zielsystem, getroffen werden. 298

310 SMTP-Connector und Univoice Zugriff per Storage-Server Bei kleineren Benutzergruppen existiert unter Umständen kein LDAP für die Benutzerverwaltung. Um dort UNIVOICE einsetzen zu können, ist die Benutzerverwaltung lokal möglich. Dazu muss der Storeserver ausgewählt werden, der die Benutzerdaten verwalten soll. Für die Einstellung der eigentlichen Benutzerdaten, ist das Konfigurationsmodul Store Server zu verwenden. Abbildung 7.19: Benutzerdaten im OfficeMaster Storage Server Voic -Versand per SMTP Bei Auswahl des Kartenreiters Mail-Versand können in der Oberfläche die Einstellungen für die SMTP-Zustellung der Voic s in das Benutzerpostfach vorgenommen werden. Übermittlung; Format Im Bereich Übermittlung ist der Server für den Versand der Daten und eine Zieladresse für unzustellbare Nachrichten zu hinterlegen. Unter Format kann das Aussehen des Betreffs, die Absenderadresse und der angezeigte Absendername eingestellt werden. Abbildung 7.20: Versand-Einstellungen für die Voic s 299

311 SMTP-Connector und Univoice Erweiterte Einstellungen (Abbildung 7.21) Für den Fall einer unvollständigen adresse im LDAP, kann bei Adress Modifikation ein zusätzlicher Suffix bestimmt werden. Abbildung 7.21: Erweiterte Anpassung der daten des Benutzers 300

312 Kapitel 8 Connector für SAP OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

313 Connector für SAP 8. Connector für SAP Die Anbindung an SAP erfolgt über die SAPconnect-Schnittstelle. SAPconnect wird seit der R / 3-Version 3.1G in der R / 3-Basis mit ausgeliefert und basiert auf Remote Function Calls (RFC). Seit R / 3-Version 4.7 mit Web Application Server (WAS) Version 6.10 kann SAPconnect alternativ auf Basis von Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) betrieben werden. Das Konzept hinter SAPconnect ist unabhängig von RFC und SMTP. Die einzelnen SAP-Anwendungen (MM, SD, FI, CO) erstellen Sendeaufträge, die von SAPconnect per RFC oder per SMTP an OfficeMaster übertragen werden. Nachdem OfficeMaster den Sendeauftrag abgearbeitet hat, wird der finale Sendestatus ebenfalls per RFC oder SMTP an R / 3 zurück gemeldet. Um die beiden SAPconnect-Techniken bedienen zu können, umfasst OfficeMaster den RFC-Connector SAPCONN und das SMTP-Gateway SAPSMTP. SAPconnect kann über zwei Wege angebunden werden: mit RFC über SMTP Sowohl RFC als auch SMTP unterstützen den Versand von Dokumenten per Fax, SMS und , jedoch bietet die RFC-Variante einen größeren Funktionsumfang und eine bessere Integration als die SMTP-Variante. Durch die Zustand-und-Trace-Funktion der RFC-Variante können der Systemstatus des Messaging Servers und detaillierte Log-Dateien in der SAPconnect-Administration eingesehen werden, was mittels SMTP konzeptbedingt nicht möglich ist. Zur Inbetriebnahme sind verschiedene Einstellungen sowohl im R / 3-Sys tem als auch im Messaging Server von Nöten. Die erforderlichen Einstellungen sowie die empfohlene Reihenfolge können der nachfolgenden Tabelle entnommen werden. Tabelle 8.1: Konfigurationsschritte für OfficeMaster für SAP Konfigurationsschritt RFC-Connector (SAPCONN) SMTP-Connector (SAPSMTP) CPIC-Benutzer einrichten X - SAP SAPconnect via RFC einrichten X - OM RFC-Connectoren anlegen und konfigurieren - X SAP SAPconnect via SMTP einrichten - X 302

314 Connector für SAP Konfigurationsschritt RFC-Connector (SAPCONN) SMTP-Connector (SAPSMTP) SAPSMTP-Gateways anlegen und konfigurieren - X OM Mail-Empfang und Versand einrichten Optional (für ) X Benutzerverwaltung X X SAP Nachrichtenübermittlung einplanen X X Testnachricht mit SAP Business Workplace X X 303

315 Connector für SAP 8.1. SAPconnect via RFC einrichten In Abhängigkeit von der SAPconnect-Anbindung per RFC oder SMTP, muss SAP auf die Verwendung eines SAPconnect-Knotens für Fax, SMS und konfiguriert werden. Über diesen wird entweder der RFC-Connector von OfficeMaster (SAPCONN) oder das SMTP-Gateway von OfficeMaster (SAPSMTP) erreicht. Hinweis! Weitere Informationen zur SAPconnect-Konfiguration befinden sich in SAP-Hinweis Telefax in verschiedenen SAP-Releases. Der SAPCONN-Connector von OfficeMaster muss in jedem Mandanten eines SAP-Systems eingerichtet werden. Er stellt im R / 3 einen SAPconnect-Knoten dar, dem das zu sendende Dokument mit der dazugehörigen Empfängerliste per RFC übergegeben wird. Zwecks Übersichtlichkeit wird in diesem Kapitel das notwendige Customizing für SAP ECC 6 beschrieben. Für den Betrieb des RFC-Connectors wird ein CPIC-Benutzer benötigt, dessen Konfiguration im folgenden Abschnitt beschrieben wird CPIC- / System-Benutzer anlegen Transaktion: SU01 Der RFC-SAPCONN-Connector benötigt ein CPIC-Benutzerkonto, unter dem er sich am R / 3 anmelden und Statusmeldungen sowie eingegangene Dokumente übermitteln kann. Dieses Benutzerkonto wird in der R / 3-Benutzerverwaltung SU01 (siehe Abbildung 8.1) wie folgt angelegt: Das Benutzerkonto, wie z. B. FERRARI_CPIC, wird angegeben und mit Anlegen in der Werkzeugleiste bestätigt. Der Nachname des Benutzers ist beliebig wählbar, z. B. OfficeMaster. Abbildung 8.1: CPIC Benutzer anlegen 304

316 Connector für SAP Karteikarte Logondaten (siehe Abbildung 8.2) Kennwort Hier wird ein Kennwort für den Benutzer vergeben. Das vergebene Kennwort wird später dem SAPCONN- Connector zugeordnet. Benutzertyp Der Benutzertyp wird auf System bzw. CPIC (in neueren Systemen ggf auch Kommunikation) umgestellt. Berechtigungsprofil S_A.SCON Mit Berechtigungsprofil S_A.SCON werden dem Benutzerkonto auf der Karteikarte Profile die benötigten Rechte gegeben. Nun wird das Benutzerkonto gesichert. Sollte es bereits ein Benutzerkonto mit den o. g. Einstellungen geben, kann es mitgenutzt werden. Mehrere Connectoren eines Mandanten können sich auch ein CPIC-Benutzerkonto teilen. Abbildung 8.2: Logindaten des CPIC-Benutzers RFC-Kommunikation Die SAPconnect-Schnittstelle zwischen R / 3 und Kommunikationssystemen verwendet RFC-Verbindungen zum Datenaustausch. Remote Function Call (RFC) ist die SAP-Implementation des Konzepts des Remote Procedure Calls (RPC). Dieses Konzept beschreibt das Ausführen von Unterprogrammen auf entfernten Rechnern einschließlich der Übertragung von Parametern und Rückgabewerten. 305

317 Connector für SAP Zu einer RFC-Verbindung gehören immer zwei Seiten. Auf der einen Seite bietet der RFC-Server die Ausführung von Funktionen für andere Prozesse an. Auf der anderen Seite ruft der RFC-Client diese Funktionen auf. Da eine RFC-Verbindung aus einem Server und einem Client besteht, können Funktionsaufrufe nur in einer Richtung erfolgen. Deshalb werden zur Kommunikation zwischen R / 3 und Kommunikationssystemen zwei RFC-Verbindungen benötigt. Die erste RFC-Verbindung übergibt die zu sendenden Daten vom R / 3 an das Kommunikationssystem. Hier ist das R / 3-System der RFC-Client und ruft Funktionen des Kommunikationssystems, welches der RFC- Server darstellt. Die zweite RFC-Verbindung übergibt Rückmeldungen über den Erfolg der Kommunikation. Sie transportiert empfangene Nachrichten vom Kommunikationssystem in das R / 3-System. Das Kommunikationssystem ruft als RFC-Client Funktionen im R / 3-System auf, welches hier der RFC-Server ist. Diese beiden Richtungen der Kommunikation werden im Folgenden getrennt betrachtet. Vom R / 3 zum Kommunikationssystem Ein Kommunikationssystem wird im R / 3-Datenbestand durch einen SAPconnect-Knoten repräsentiert. Diesem Knoten ist eine sogenannte RFC-Destination zugeordnet. Die Attribute dieser RFC-Destination sind die Informationen, die R / 3 benötigt, um eine RFC-Verbindung zu einem Kommunikationssystem aufzubauen. RFC-Destinationen können mit der Transaktion SM59 angesehen und bearbeitet werden. Startet man Transaktion SM59, findet man eine Vielzahl von RFC-Destinationen unterschiedlicher Typen vor. Soll eine RFC-Destination für die SAPconnect-Schnittstelle verwendet werden, muss sie vom Typ TCP / IP sein. Diesen Typ gibt es in den Varianten Anstarten: R / 3 startet bei der Ausführung eines Remote Function Calls ein externes Programm und wartet auf dessen Beendigung. Registrierung: muss für SAPconnect gewählt werden. Ein externes Programm registriert sich beim R / 3 und wartet auf Remote Function Calls. Solche RFC-Destinationen haben drei Attribute: Gateway-Host Gateway-Service Programm-ID Beispiel 8.1. Gateway ist hier ein R / 3-Prozess, der die Kommunikation mit einer externen Komponente abwickelt. Gateway- Host ist der Netzwerk-Name oder die TCP / IP-Adresse des R / 3-Applikations-Servers, über den die Kommunikation laufen soll. Gateway-Service ist der TCP / IP-Port, der für diese Kommunikation genutzt werden soll. Hier kann man entweder direkt die Portnummer ( ) oder den von SAP definierten Namen (sapgw00-sapgw99) eintragen. Gewöhnlich entsprechen die letzten beiden Ziffern des Gateway-Services der System-Nummer des R / 3-Sys tems. Die Programm-ID schließlich ist ein eindeutiger Name, mit der unterschiedliche RFC-Partner, die sich am gleichen Applikations-Server am gleichen Port registrieren, unterschieden werden.» Beispiel Ende 306

318 Connector für SAP Der anderen Seite der RFC-Verbindung (SAPCONN-Connector von OfficeMaster) genügen ebenfalls diese drei Parameter, um sich am SAP-Gateway zu registrieren. Es ist sicherzustellen, dass Netzwerk- und Port-Name auch auf dem Rechner bekannt sind, auf dem der SAPCONN-Connector läuft. Wenn man also Gateway-Host, Gateway- Service und Programm-ID auf Seiten von R / 3 und von SAPCONN gleichlautend konfiguriert und den SAPCONN- Connector gestartet hat, ist es bereits möglich, Faxaufträge vom R / 3-System an SAPCONN zu übergeben. In Transaktion SM59 kann man das Bestehen dieser RFC-Verbindung mit der Funktion Verbindung testen überprüfen. Alternativ kann über die Menüfolge Springen > Angemeldete Systeme im Gateway Monitor (Transaktion SMGW) jedes registrierte System angezeigt werden. Vom Kommunikationssystem zum R / 3 In der umgekehrten Kommunikationsrichtung übergibt OfficeMaster Informationen an das R / 3-System. Für den Verbindungsaufbau wird der Netzwerkname des Applikations-Servers und die System- bzw. Instanznummer des Systems, für das die Nachricht bestimmt ist, benötigt. Im Normalfall wird der Applikations-Server hier der gleiche Rechner sein, der für die RFC-Verbindung vom R / 3-System zum Kommunikationssystem als Gateway-Host angegeben wurde. Da Ausnahmen möglich sind, können beide Rechnernamen in der Konfiguration des SAPCONN- Connectors getrennt konfiguriert werden. Sollen Statusmeldungen für Faxaufträge oder empfangene Faxe an das R / 3-System übergeben werden, müssen Daten im R / 3-System geändert werden. Das erfordert Rechte, die nur Nutzern zugeordnet werden können. Das Kommunikationssystem muss sich als R / 3-Nutzer identifizieren. Dazu wird im R / 3 ein so genannter CPIC- bzw. RFC-User mit den vom Kommunikationssystem benötigten Rechten angelegt. Das Kommunikationssystem muss die Anmeldedaten dieses Nutzers bei jeder Kommunikation an das R / 3-System übergeben. Die Anmeldedaten umfassen den Namen und das Passwort des CPIC-Users sowie den Namen des Mandanten, für den der CPIC-User angelegt wurde. Konfigurationsdateien Es kann vorkommen, dass die TCP / IP-Konfiguration des Rechners, auf dem der SAPCONN-Connector läuft, angepasst werden muss. Dies erfolgt durch das Editieren der Hosts-Datei und der Services-Datei. Die Hosts-Datei enthält eine Zuordnung von Namen zu TCP / IP-Adressen. Unter Windows befindet sie sich im Verzeichnis %systemroot% \system32\drivers\etc und heißt hosts. Kann also der Name des R / 3-Servers auf dem Rechner, auf dem der SAPCONN-Connector läuft, nicht aufgelöst werden, wird eine Zeile mit dem Namen und der IP-Adresse des R / 3-Servers zur Hosts-Datei hinzugefügt. Die Services-Datei enthält eine Zuordnung von Namen zu TCP / IP-Ports. Sie befindet sich im Verzeichnis %systemroot%\system32\drivers\etc (unter Windows) und heißt services. Verwendet man in der SAPCONN- Connector Konfiguration Namen der Form sapgwxx anstelle der Port-Nummern 33XX, fügt man für jeden verwendeten Namen eine Zeile mit Name und Port-Nummer zur Services-Datei hinzu. Diese Einstellungen werden durch die Installation eines SAPguis automatisch vorgenommen. 307

319 Connector für SAP RFC-Destination anlegen Transaktion: SCOT beziehungsweise SM59 Der SAPCONN-Connector des Messaging Servers stellt sich im R / 3 als SAPconnect-Knoten dar. Diesem Knoten wird eine RFC-Destination zugeordnet, wohin die Aufträge nach der Konvertierung gesendet werden. Die RFC- Destination kann auch während der Installation des Knotens angelegt werden. Zur Pflege der RFC-Destination gelangt man mit Transaktion SM59 oder durch den Knotenassistenten der SAPconnect-Administration (siehe Abschnitt auf Seite 308). Mit Anlegen in der Werkzeugleiste wird eine RFC- Destination (siehe Abbildung 8.3 auf Seite 308) erstellt. RFC-Destination Bei Pflege der RFC-Destinationen handelt es sich um systemweite Einstellungen. Da die Destination später mit mandantenbezogenen Einstellungen des SAPconnect-Knotens verbunden wird, sollte ein Name mit Mandantennummer (z. B. fercon_100 für SAPCONN-Connector für Mandant 100) gewählt werden. Verbindungstyp Abbildung 8.3: RFC Destination anlegen Die Verbindung erfolgt über TCP/IP, es ist dafür T auszuwählen. Aktivierungsart Die Aktivierungsart muss auf Registriertes Serverprogramm eingestellt werden. Entsprechend der Auswahl kann anschließend die zugehörige Programm ID eingetragen werden. Um die Eindeutigkeit zu wahren, kann der Name der Destination (im Beispiel: fercon_100) genutzt werden (Groß- & Kleinschreibung beachten!). Gateway-Optionen Bei Gateway-Host wird der Hostname des R / 3 Servers eingetragen. Unter dem Gateway-Service versteht man den TCP-Port, über den SAPconnect den RFC-Call zum SAPCONN-Connector aufbaut. Hier trägt man sapgwxx ein, wobei XX für die zweistellige System- bzw. Instanznummer des R / 3 Systems steht (z. B. sapgw00). Zuletzt wird die RFC-Destination gespeichert SAPconnect-Knoten anlegen Transaktion: SCOT, Menü: Sicht>Knoten Abbildung 8.4: Name und Typ des Knotens 308

320 Connector für SAP Jeder SAPconnect-Knoten in SAP wird mit Hilfe eines R / 3 Assistenten angelegt. In der Transaktion SCOT unter dem Menüpunkt Sicht>Knoten wählt man die Schaltfläche Knoten anlegen aus der Werkzeugleiste. Als Erstes erscheinen die Aufforderungen (siehe Abbildung 8.4), den Knotennamen (z. B. FERCON) mit Beschreibung anzugeben. Damit der RFC-Knoten Sendeaufträge per RFC an den SAPCONN-Connector übergeben kann, benötigt er eine RFC-Destination. Dieser kann im anschließenden Dialog (siehe Abbildung 8.5) eingetragen werden. Er wird mit der Schaltfläche RFC-Destination angelegt, wie in Abschnitt auf Seite 308 beschrieben. Im Anschluss wählt man die RFC-Destination aus und betätigt Weiter. Abbildung 8.5: RFC-Verbindung festlegen 309

321 Connector für SAP Fax mit SAPconnect via RFC Im Folgenden wird die Erstellung eines Knotens vom Adresstyp Fax beschrieben (siehe Abbildung 8.6). Die Beschreibungen für Internet-Mail und SMS folgen anschließend. Adressbereich Abbildung 8.6: Auswahl des Adresstyps Im nächsten Dialog (siehe Abbildung 8.7) wird ein Fax-Adressbereich für diesen Knoten angegeben, damit ausgehende Faxnachrichten an ihn geleitet werden. Dieses Routing kann an Hand der Empfängerfaxnummer eingestellt werden. Zum Einrichten nur eines SAPconnect Knotens bzw. SAPCONN-Connectors, wird * im Adressbereich eingetragen. Bei mehreren SAPCONN-Connectoren (und damit mehreren Knoten), teilt man die Adressbereiche für die einzelnen Knoten auf (bspw. CH* für den Knoten FAX_Z oder DE 030* für den Knoten FAX_B). 310

322 Connector für SAP Dokumentformate Im nächsten Schritt werden die Dokumentformate (siehe Abbildung 8.8) angegeben, die vom Messaging Server verarbeitet werden können. Für die Faxkommunikation mit SAP kommen folgende Dokumentformate in Frage: PCL oder PS (schließen sich gegenseitig aus), PDF und RAW. Abbildung 8.7: Routingeinstellungen des Adressbereiches Hinweis! Die Konverter-Komponente des Messaging Servers ist entsprechend zu konfigurieren. Bei PS als genutztem Dateiformat ist die Installation von Ghostscript als Konvertierungssoftware erforderlich. 311

323 Connector für SAP Es werden die Formate PCL und TIF favorisiert, da für diese der interne PCL-Konverter genutzt werden kann. Abbildung 8.8: Dokumentformate des RFC-Knotens Dokumente im R / 3 internen Dokumentenformat (wie bspw. ALI, SCR), werden im R / 3-Spool in das PCLoder PS-Format umgewandelt. In Abhängigkeit von dem vorher konfigurierten Dokumentenformat wird der Druckertreiber HPLJ5 (für PCL) oder POST2 (für PS) als Gerätetyp angegeben. Optional können im folgenden Dialog die Sendezeitpunkte für die drei verschiedenen Prioritätsstufen angegeben werden. 312

324 Connector für SAP Konfiguration des Standortes Anschließend folgt die Konfiguration des Standortes (siehe Abbildung 8.9). Das Länderkürzel (bspw. DE) gibt den Standort des OfficeMaster Messaging Servers an. Diese Eingabe wird für die Steuerung der Ländervorwahl der Faxnummern (wie +49) benötigt. Abbildung 8.9: Länderkennung des RFC-Knotens festlegen Nach Klicken auf Weiter können entweder weitere Adress typen (Internet-Mail und SMS) dem Knoten hinzugefügt oder der Konfigurationsassistent beendet werden. 313

325 Connector für SAP Sollen keine weiteren Adresstypen hinzugefügt werden, können mit Auswahl Nein im folgenden Dialog (siehe Abbildung 8.10) Einstellungen für alle Adressbereiche des Knotens vorgenommen werden. Abbildung 8.10: Keine weiteren Adressbereiche für den Knoten anlegen Maximale Wartezeit für Sendeversuch-Wiederholungen Als erste Einstellung für den gesamten Knoten wird das Intervall für Sende-Wiederholversuche (siehe Abbildung 8.11) eingetragen, falls während der Übertragung vom R / 3 zu SAPCONN ein RFC-Fehler auftritt. Abbildung 8.11: Intervall für Sende-Wiederholversuche 314

326 Connector für SAP Knoten kann Pfad-Referenzen auflösen / Knoten soll vom Alertmonitor überwacht werden Die Kontrollkästchen Knoten kann Pfad-Referenzen auflösen und Knoten soll vom Alertmonitor überwacht werden, sollen nicht angekreuzt werden. Knoten ist betriebsbereit Abbildung 8.12: Pfad-Referenzen Zuletzt wird das Kontrollkästchen Knoten ist betriebsbereit aktiviert. Ergebnis: Abbildung 8.13: Knotenkonfiguration abschließen Es wurde der SAPconnect-Knoten FERCON für den SAPCONN-Connector eingerichtet. Der Knoten kann bei Bedarf umkonfiguriert werden. 315

327 Connector für SAP Internet-Mail mit SAPconnect via RFC Für den Versand von Internet-Mails wird äquivalent zu Fax ein (weiterer) Adressbereich für den Knoten angelegt. Die Dialoge sind entsprechend angepasst. Falls nur dieser SAPconnect-Knoten mit Internet-Mail-Funktionalität im R / 3 Mandanten spezifiziert werden soll, genügt der Eintrag * (Stern) im Adressbereich. Die Übertragung von s beschränkt sich in der Regel auf kein bestimmtes Dokumentenformat. Daher werden generell alle Dokumentenformate unterstützt. Sollen Bestellungen und Listen der Formate OTF, SCR, ALI und INT vorher durch SAPconnect in extern verständliche Formate konvertiert werden, sollten diese Formate ausgeschlossen werden. Dazu wird die Option Alle Formate außer folgenden gewählt und die oben genannten Formate durch Betätigen der Schaltfläche SAP int. Formate der Liste hinzugefügt. Zusätzlich sollten die Formate PCL und PS vom Mailversand ausgeschlossen werden. Durch den vorherigen Schritt werden alle SAP-internen Formate in Abhängigkeit von den eingestellten Konvertierungsregeln vermutlich nach PDF oder HTM konvertiert. Somit wird kein Gerätetyp benötigt. Nun sind alle für notwendigen Einstellungen getätigt. Auf Wunsch kann noch Paging / SMS konfiguriert werden. Andernfalls wird Nein gewählt. Paging / SMS mit SAPconnect via RFC SAPconnect unterstützt seit R / 3 Version 4.5 den Versand und Empfang von Kurznachrichten / SMS. Voraussetzung ist eine eingerichtete SMS-Kommunikationsschnittstelle am OfficeMaster Messaging Server (siehe Abschnitt 3.4 auf Seite 79). Unter diesen Voraussetzungen wird als Adresstyp Pager (=SMS) ausgewählt. Bei der Konfiguration des Adressbereiches für diesen Knoten erfolgt ein Routing der Kurznachrichten zum Knoten. Falls nur dieser SAPconnect-Knoten mit SMS-Funktionalität angesprochen werden soll, wird * im Adressbereich eingegeben. Für eine genauere Spezifikation können Pager-Sub-Typen wie E+.* oder 02:017* angegeben werden. Für die Übertragung von Kurznachrichten werden RAW-Daten (ASCII) unterstützt. Um die R / 3 internen Daten (z. B. SCR) in RAW umzusetzen, wird als Gerätetyp ASCIIPRT benötigt SAPconnect-Knoten konfigurieren (optional) Seit SAP 4.7 müssen dienstabhängig für die vier SAP-internen Formate externe Formate eingestellt werden. Es ist nicht notwendig Konvertierungsregeln, Ausgabegeräte oder unterstützte Dokumentenformate zu konfigurieren. Tabelle 8.2 gibt einen Überblick über die empfohlenen Zielformate. Tabelle 8.2: Interne und externe Formate SAP-interne Formate Empfohlenes Zielformat Fax SMS / Pager Internet-Mail SAPscript / Smart Forms PCL oder PS TXT PDF ABAP Liste PCL oder PS TXT HTM Business Objekt / Verweis TXT TXT HTM RAW Text TXT TXT TXT 316

328 Connector für SAP 8.2. RFC-Connector (SAPCONN) Die Anbindung eines R / 3-Systems an den Messaging Server erfolgt durch die Gatewaykomponente SAPCONN. Pro SAP-Mandant muss mindestens eine Gatewaykomponente als Connector angelegt, konfiguriert und betrieben werden. Dazu wählt man Bearbeiten>Weitere Gateways>RFC-Connector für SAP in der Messaging Server Konfiguration. Auf der linken Seite werden alle erstellten Connectoren angezeigt. Der jeweils ausgewählte SAPCONN-Connector kann auf der rechten Seite konfiguriert werden. Wird kein Connector angezeigt, müssen entsprechende SAP- CONN-Connectoren über die Schaltfläche Hinzufügen angelegt werden RFC-Connector anlegen Es wird eine neue Komponente vom Typ SAPCONN für den Messaging Server angelegt (siehe Abbildung 8.14). Dabei wird für jeden SAP-Mandanten bzw. für jeden SAPconnect-Knoten einen SAPCONN-Connector eingerichtet. Abbildung 8.14: Komponenten-Typ Da die Connectoren namentlich durchnummeriert werden, empfiehlt es sich, sprechende Anzeigenamen zu verwenden, um später die Adminis tration zu vereinfachen. Zum Beispiel können das SAP-Systemkürzel und die SAP- Mandantennummer im Anzeigenamen verwendet werden, wodurch sich Namen wie SAP_DEV_100 ergeben. 317

329 Connector für SAP RFC-Connector an SAP anbinden Die ersten Konfigurationsschritte für die Komponente SAPCONN beziehen sich auf die direkte Anbindung an das SAP-System und werden in der Registerkarte SAP vorgenommen (Abbildung 8.15). Abbildung 8.15: Messaging Server Konfiguration RFC-Modus Im Rahmen RFC-Modus wird die Art der RFC-Verbindung bestimmt. Die hier getätigte Wahl ändert die Eingabemöglichkeiten der Registerkarte: Im RFC-Modus Normal erfolgt sowohl die RFC-Server- als auch die RFC-Client-Verbindung ohne Lastverteilung. Hierbei handelt es sich um den Standardfall, d. h. diese Einstellung trifft auf den größten Teil der Installation zu. Im RFC-Modus Lastverteilung unterliegt die RFC-Client-Verbindung der Lastverteilung. Da diese Einstellung nur eingehende Nachrichten und Statusmeldungen betrifft, ist diese Option nur bei einem sehr geringen Teil der Installationen sinnvoll. Der RFC-Modus RFC INI ist nur für Experten gedacht, welche die RFC-Verbindung manuell in der Konfigurationsdatei saprfc.ini beschreiben möchten. Hinweis! Bei den meisten Installationen ist Normal als RFC-Modus ausreichend. Der RFC-Modus kann nur bei aktiviertem Expertenmodus des Konfigurationsprogramms geändert werden. 318

330 Connector für SAP RFC-Client Im Rahmen RFC-Client werden Angaben zur RFC-Inbound-Verbindung von SAPCONN zum R / 3 System getätigt (abhängig vom RFC-Modus). Host; System-Nummer (RFC-Modus normal) Beim RFC-Modus Normal muss als Host die TCP / IP-Adresse oder der aufgelöste Namen des R / 3-Applikations-Servers eingetragen werden. Als System-Nummer wird die zweistellige System- bzw. Instanznummer des R / 3-Systems benötigt. Diese Nummer kann z. B. im SAPlogon-Programm abgelesen werden. Host; Name; Gruppe (RFC-Modus Lastverteilung) Im RFC-Modus Lastverteilung muss als Host die TCP / IP Adresse oder der aufgelöste Name des R / 3-Message-Servers eingetragen werden, der die Lastverteilung zur Verfügung stellt. Name ist der Name des R / 3-Systems und Gruppe der Name der Gruppe von R / 3 Applikationsservern mit Lastverteilung. Sofern solche Systeme zur Verfügung stehen, findet man diese Angaben ebenfalls im SAPlogon-Programm vom SAPgui. RFC-Abschnitt (RFC-Modus RFC INI) Es wird der Abschnitt in der saprfc.ini angegeben, der die RFC-Verbindung zum R / 3 System beschreibt (Groß- / Kleinschreibung beachten!). Client-Trace (alle Modi) Unabhängig vom RFC-Modus kann mit Client-Trace der RFC-Trace de- / aktiviert werden. Die Tracedateien werden im Work-Verzeichnis des SAPCONN-Connectors abgelegt. Das Work-Verzeichnis befindet sich in %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\work\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\work\. RFC-Server Im Rahmen RFC-Server wird die RFC-Outbound-Verbindung vom R / 3 System zu SAPCONN konfiguriert. Diese Angaben müssen sich mit den Angaben im R / 3 gleichen, und somit später gleichlautend im R / 3 für die RFC- Destination (SM59) konfiguriert werden. Gateway-Host; Gateway-Dienst (RFC-Modus normal, Lastverteilung) Als Gateway-Host muss die TCP / IP-Adresse oder der aufgelöste Name des R / 3-Applikations-Servers (normaler RFC-Modus) bzw. des Rechners, auf dem das SAP-Gateway läuft (Lastverteilung), angegeben werden. Unter Gateway-Dienst wird der aufgelöste TCP / IP-Port, über den die RFC-Verbindung laufen soll, angegeben. Der Name des Gateway-Dienstes (z. B. sapgw00, sapgw01) muss eventuell auf dem Server in der Datei services aufgelöst werden (siehe Abschnitt auf Seite 305). Programm-ID (RFC-Modus normal, Lastverteilung) Als Programm-ID wird ein eindeutiger Text konfiguriert, unter dem sich SAPCONN im R / 3 registriert. Über diese Programm-ID findet das R / 3 den SAPCONN-Connector. Dazu wird im R / 3 in der dem SAPconnect- Knoten zugeordneten RFC-Destination im R / 3 die gleiche Programm-ID hinterlegt (Groß- / Kleinschreibung beachten!). RFC-Abschnitt (RFC-Modus RFC-INI) Im RFC-Modus RFC INI muss als RFC-Dest. der Abschnitt in der saprfc.ini angegeben werden, der die Verbindung vom R / 3-System zu SAPCONN beschreibt (Groß- / Kleinschreibung beachten!). Registrierungs-Intervall (alle Modi) Nach dem Connectorstart registriert sich SAPCONN mit der konfigurierten Programm-ID am R / 3. Durch diese Registrierung können Sendeaufträge über die im R / 3 konfigurierte RFC-Server-Verbindung (SM59) an den Connector übergeben werden. Da das R / 3-System in einigen Umgebungen z. B. zu Backup-Zwecken regelmäßig beendet wird, wiederholt SAPCONN die Registrierung in dem hier eingestellten Registrierungs- Intervall. Würde die erneute Registrierung unterbleiben, könnte das R / 3 nach dem Neustart über keinen registrierten Connector verfügen, was bei allen Sendeaufträgen zu einem RFC-Fehler führen würde. 319

331 Connector für SAP Server-Trace (alle Modi) Unabhängig vom RFC-Modus kann der Server-Trace de- / aktiviert werden. Die Tracedateien befinden sich dann im Work-Verzeichnis von SAPCONN (wie oben). CPIC Hier wird ein CPIC- bzw. RFC-Benutzerkonto, was als Dienstkonto für SAPCONN im R / 3 angelegt werden muss (siehe Abschnitt auf Seite 308), angegeben. Mandant; Benutzer; Passwort; Passwort bestätigen Dafür trägt man bei Mandant die dreistellige Nummer des R / 3 Mandanten ein, in dem das CPIC-Benutzerkonto angelegt wird. Als Benutzer wird der R / 3-Benutzername des CPIC-Benutzerkontos angegeben. Abschließend wird das Kennwort des CPIC-Benutzerkontos in den Feldern Passwort und Passwort bestätigen hinterlegt. Allgemein Log-Dateien Zusätzlich kann SAPCONN die Verbindung mit R / 3 täglich in einem so genannten Kommunikations-Log protokollieren. Dazu wird unter Log-Dateien die Anzahl der Tage eingegeben, wie lange ein Kommunikations-Log aufgehoben werden soll. Sollen alle Log-Dateien aufgehoben werden, konfiguriert man den Wert 0. Zeichen-Kodierung Werden vom R / 3 unformatierte Dateien als Text (TXT oder RAW) versendet, kann man ihnen die Zeichen- Kodierung nicht entnehmen. Da Faxe meistens als formatierte Datei in PCL, PS oder PDF übergeben werden, betrifft dies hauptsächlich Kurznachrichten (SMS) und s. Stimmt die Zeichen-Kodierung der Datei nicht mit der SAPCONN-Einstellung überein, können einzelne Zeichen der Datei falsch umgesetzt werden. Die Zeichen-Kodierung kann von der SAPCONN bei unformatierten Daten wie im Abschnitt auf Seite 321 beschrieben, konfiguriert werden. 320

332 Connector für SAP RFC-Connector für Fax konfigurieren Auf der Karteikarte Fax werden die Faxfunktionen für den RFC-Connector konfiguriert. Benutze die Faxnummer des R / 3 Benutzers als... Abbildung 8.16: Faxeinstellungen des RFC-Connectors Für jeden Sendevorgang kann eine eigene Faxkennung ermittelt werden, die im Faxprotokoll kommuniziert und in die Kopfzeile eingetragen wird. Sind für SAPCONN keine Werte für Fax-ID und Kopfzeile gepflegt, werden die an OMCUMS konfigurierten Standardwerte genutzt. Tabelle 8.3: Kopfzeile und Kennung für den Faxversand Auswahl Kennung Kopfzeile (deaktiviert) wie für OMCUMS hinterlegt wie für OMCUMS hinterlegt Kopfzeile wie für SAPCONN hinterlegt Faxnummer des R / 3 Absenders Kennung Faxnummer des R / 3 Absenders wie für SAPCONN hinterlegt 321

333 Connector für SAP Benutze die Faxnummer des R / 3 Benutzers als OAD Zur Bestimmung der ISDN-Absendernummer bzw. der OAD (Originator Address Digit), die für Sendeaufträge von SAPCONN durch OMCUMS an die Telefonanlage kommuniziert wird, unterstützt der Connector zwei Modi: es wird immer die OAD von der jeweiligen ISDN-Hardware genutzt (Auswahl: Fax Hardware) oder die OAD wird pro Sendevorgang in Abhängigkeit von der dem Absender im R / 3 hinterlegten Faxnummer ermittelt. Im letzteren Fall kann die OAD automatisch von der Fax-Absender-Nummer ermittelt werden oder es werden die letzten x Ziffern von der Fax-Absender-Nummer dazu genutzt. Bei der automatischen Ermittlung wird die Nummer herangezogen, die im R / 3 als Faxdurchwahl für den Benutzer hinterlegt wurde. Übermittle den Übertragungsstatus zusätzlich einem anderen Gateway Zusätzlich zur Statusmeldung ins R / 3 kann der Messaging Server den finalen Sendestatus über andere im Messaging Server konfigurierte Komponenten an den Benutzer senden. Die Benutzerinfo, die an den gewählten Connector weitergegeben wird, besteht aus der Faxnummer, wie sie dem Absender im R / 3-Benutzerstamm zugeordnet wurde, inklusive Ländervorwahl jedoch im normalisierten Zustand. Die normalisierte Faxnummer muss im Active Directory (bei Exchange) bzw. im Namens- und Adressbuch (bei Notes) dem Benutzer bzw. dem Objekt (Datenbank, Verteilerliste, Gruppe) zugeordnet werden, dem der Sendestatus zugestellt werden soll. Im Active Directory erfolgt die Zuordnung durch eine weitere FAX-Adresse, die an den Benutzer verteilt wird. Im Namens- und Adressbuch wird die normalisierte Nummer dem Benutzer in der Regel als weiterer Alias eingetragen. Tabelle 8.4: Normalisierung der Rufnummern Land des R / 3 Benutzers Faxnummer des R / 3 Benutzers Normalisierte Faxnummer Deutschland Österreich Gesendete Faxe drucken Optional kann OfficeMaster Messaging Server die von SAPCONN versendeten Faxe nach dem Versand auf einen Netzwerk-Drucker ausgeben. Dazu muss im Messaging Server zunächst eine Druck-Komponente PRINTGW (siehe Abschnitt 3.7 auf Seite 102) eingerichtet werden. Anschließend wird das entsprechende PRINTGW am Connector als Komponente ausgewählt. 322

334 Connector für SAP RFC-Connector für SMS/SMTP konfigurieren Die Kommunikation per SMS und Internet-Mail wird auf der Karteikarte SMS/SMTP konfiguriert. Abbildung 8.17: SMS und SMTP Einstellungen des RFC-Connectors SMS-Versand SMS-Text Herkunft ist Während Faxnachrichten und s aus mehreren Seiten bzw. Dateien bestehen, beschränkt sich eine Kurznachricht / SMS auf Text. Für diesen Text kommen in SAP-Dokumenten die Betreffzeile und / oder der Nachrichtentext in Betracht. Dementsprechend kann als SMS-Text Herkunft entweder der Text aus der Betreff-Zeile, aus dem Nachrichtentext oder aus Betreff-Zeile und Nachrichtentext genutzt werden. Überschreitet der sich ergebende SMS-Text die maximal für eine Kurznachricht / SMS zulässige Anzahl von 160 Zeichen, kann die Nachricht in mehrere Kurznachrichten aufgeteilt werden. Dafür kann unter Extras>System-Einstellungen (Expertenmodus) die Höchstzahl an Kurznachrichten angegeben werden, auf die eine Nachricht verteilt werden sollen. Benutze die SMS-Nummer des R / 3-Benutzers oder einen festen Wert als OAD Für letzteren Fall kann mit Benutze die SMS-Nummer des R / 3-Benutzers als OAD eine von der ISDN-Konfiguration abweichende Nummer als SMS-Absendernummer bzw. OAD bestimmt werden, die beim Rufaufbau an die Telefonanlage kommuniziert wird. Als SMS-Absenderadresse wird dabei die dem SAP-Benutzer im R / 3-Benutzerstamm zugeordnete Mobilfunknummer herangezogen. Generell sind dabei drei Modi möglich entweder wird die OAD automatisch oder anhand der letzten Ziffern der Mobilfunknummer bestimmt. Oder die OAD kann durch einen festen Wert ersetzt werden. 323

335 Connector für SAP SMTP-Versand Komprimiere Anhänge die größer sind als Für den Versand von -Attachments kann mit Komprimiere Anhänge die größer sind als die Größe von Dateianhängen in kbyte angegeben werden, ab welcher der OfficeMaster Messaging Server die Dateianhänge automatisch in ZIP-Archive verpacken sollen Briefpapier, Signatur, Archivierung (RFC-Connector) Nicht alle Nachrichten aus dem R / 3 werden permanent mit Briefpapier oder mit einer elektronischen Signatur versehen. Diese beiden Funktionen können in Abhängigkeit von der in jedem Sendevorgang enthaltenen Betreffzeile über den Kartenreiter Briefpapier/Signatur (siehe Abbildung 8.19) aktiviert werden. Abbildung 8.18: Briefpapier, Signatur und Archivierung des RFC-Connectors 324

336 Connector für SAP Briefpapier Wird Fax-Briefpapier aktiviert, können verschiedene Briefpapiere hinterlegt werden. Durch Drücken von Hinzufügen wird ein Dialog (siehe Abbildung 8.19) geöffnet, in dem die dafür notwendigen Einstellungen vorgenommen werden. Hier kann eine Grafikdatei angegeben werden, die ausgehenden Nachrichten und deren Dateianhängen als Briefpapier hinterlegt wird. Das Briefpapier wird auf dem Hauptserver im Unterverzeichnis %ProgramFiles%\ FFUMS\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\data\stationery\ gespeichert. Die Grafik muss als TIF oder als DCX (mehrseitiges PCX) in schwarz / weiß mit 1728 Pixel Breite und 2200 Pixel Höhe (Empfehlung) gespeichert werden. Betreff; Briefpapier; Pixel-Optionen Abbildung 8.19: Briefpapiereinstellungen Welches Briefpapier genutzt werden soll, wird nach dem Inhalt der Betreff-Zeile entschieden, der in Form von regulären Ausdrücken angewendet wird (siehe Anhang C auf Seite 369). So steht der reguläre Ausdruck.* (PunktStern) für eine Betreffzeile mit beliebigem Inhalt. Soll Dokumenten mit der Betreffzeile Angebot 123xyz ein spezielles Briefpapier zugeordnet werden, kann dieses Briefpapier durch eine Regel mit dem regulären Ausdruck Angebot.* der Liste hinzugefügt werden. Für mehrseitiges Briefpapier sollte ein Modus angegeben werden, wie das Briefpapier vom Messaging Server zu verwenden ist. Folgende Modi stehen zur Verfügung: kein Briefpapier nur erste Seite verwenden alle Seiten verwenden erste Seite wiederholen, letzte Seite wiederholen Zusätzlich kann man die Pixeloperation bestimmen, die bei der Verwendung des Briefpapiers durchgeführt werden soll. 325

337 Connector für SAP Bei der Pixeloperation or (oder; echtes Briefpapier) ist ein Pixel im Ergebnis schwarz, sobald die zusammengehörenden Pixel im Sende dokument oder im Briefpapier schwarz sind (sonst weiß). Bei der Pixeloperation xor (exklusives oder unechtes Briefpapier) ist ein Pixel im Ergebnis schwarz, sobald die Pixel im Sendedokument oder im Briefpapier schwarz sind. Sind beide Pixel schwarz, ist das Pixel im Ergebnis weiß. Die Briefpapierkonfiguration kann für das erste Dokument und für Folgedokumente unterschiedlich vorgenommen werden. Elektronische Signatur Verfügt die Installation über den Signaturserver von OfficeMaster Sign können zu versendende Dokumente vor dem Versand mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dabei werden die Dokumente nur dann signiert, wenn deren Betrefffeld einem bestimmten Signatur-Muster entsprechen. Die Signatur kann durch die Applikation und / oder den R / 3-Benutzer aktiviert und deaktiviert werden (z. B. wenn das Betrefffeld dem Betreff einer Rechnung entspricht). Betreff Abbildung 8.20: Signatur für definierte Nachrichten einstellen Der Betreff wird in Form von regulären Ausdrücken hinterlegt, die auf die Betreffzeile der Nachricht angewendet werden (siehe Anhang C auf Seite 369). Sollen z. B. alle Rechnungen mit dem Betreff Rechnung signiert werden, trägt man Rechnung als Signatur-Muster in die Liste ein. Da jedoch nicht nur die Rechnung mit der Nummer signiert werden soll, kann die Nummer im Betreff-Feld durch reguläre Ausdrücke variabel gestaltet werden. Das Signatur-Muster wäre demnach Rechnung.* (PunktStern). Neben dem Betreff müssen für und für Fax separate SIGNDS-Komponenten ausgewählt werden. Diese wurden im Rahmen der Installation des Signaturservers von OfficeMaster Sign bereits eingerichtet. Archivierung Für alle über den RFC-Connector gesendeten Dokumente kann eine Archivierungsschnittstelle ausgewählt werden. 326

338 Connector für SAP Einstellungen für Fax- / SMS- / -Empfang Fax-Empfang aktivieren; Basis Nummer Bei aktiviertem Fax-Empfang werden Faxe dem entsprechenden R / 3-Benutzer im SAP Business Workplace (Transaktion SBWP) zugestellt. Für den Faxempfang muss die Stammfaxnummer mit Länderkennung des Landes, das für die Benutzer im R / 3 angegeben wurde, als Basis Nummer konfiguriert werden (z. B / 455 wenn dem Benutzer im R / 3 Benutzerstamm die Länderinfo Deutschland und die Faxnummer / zugeordnet wurde). Dabei muss die Länderkennung mit einem Pluszeichen (keine Doppelnull) angegeben werden. Standard-Empfänger Neben der Basis Nummer wird die vollständige Rufnummer des R / 3 Benutzers (Stammfaxnummer zuzüglich Durchwahl bzw. Called Party Number) als Standard-Empfänger benötigt, dem alle empfangenen Faxe zugestellt werden, die keinem R / 3-Anwender zugeordnet werden können. Die Eingabenotation entspricht der Basis Nummer (siehe oben). Adressfilter Abbildung 8.21: Empfangsregeln für den RFC-Connector festlegen Zusätzlich muss ein Adressfilter hinterlegt werden, der angibt, welche Faxe von SAPCONN ins R / 3 gemeldet werden sollen. Der Adressfilter wird in Form von regulären Ausdrücken gepflegt. Wenn Faxempfang im R / 3 gewünscht ist, bekommt der Connector mit dem Eintrag.* (Punkt Stern) alle vom Messaging Server empfangenen Faxe. Überschneiden sich die Adressfilter mehrerer Connectoren, bekommt jeder zutreffende Connector die Faxeingänge. 327

339 Connector für SAP SMS-Empfang aktivieren; Basis Nummer; Standard-Empfänger Analog zum Faxempfang kann man den SMS Empfang aktivieren, so dass vom Messaging Server empfangene Kurznachrichten ebenfalls ins R / 3 übertragen werden. Wie auch beim Faxempfang benötigt man dazu die Basis Nummer und einen Standard-Empfänger. Beide Angaben werden mit der gleichen Notation wie bei Fax konfiguriert (siehe vorherigen Abschnitt). Allerdings wird für den SMS-Empfang die Mobilfunknummer, wie sie dem Benutzer im R / 3-Benutzerstamm hinterlegt wurde, zum Vergleich herangezogen. Weiterhin muss ein Adressfilter in Form von regulären Ausdrücken angegeben werden, der auf die Adressen der empfangenen Kurznachrichten (SMS) angewendet wird. SMTP-Empfang aktivieren; Standard-Empfänger; Adressfilter Vom Messaging Server empfangene s werden dem Empfänger in den SAP Business Workplace zugestellt. Für den Empfang muss noch die -Adresse eines Benutzers als Standard-Empfänger hinterlegt werden, dem alle Nachrichten zugestellt werden, deren Empfängeradressen nicht im R / 3 gepflegt werden. Zusätzlich benötigt SAPCONN einen Adressfilter, in Form von regulären Ausdrücken, der auf die - Adresse empfangener Nachrichten angewendet wird. 328

340 Connector für SAP 8.3. SAPconnect via SMTP einrichten Transaktion: SCOT, Menü: Sicht>Knoten Im Unterschied zu der RFC-Variante muss bei der Anbindung via SMTP kein separater SAPconnect-Knoten angelegt werden. Da Fax- und SMS-Sendeaufträge per Mail an das SMTP-Gateway von OfficeMaster übergeben werden, wird der bereits für vorhandene SAPconnect-Knoten genutzt. Hinweis! Der Einsatz der SMTP-basierten SAPconnect-Variante erfordert Profileinstellungen am genutzten SAP Web Application Server (WAS). Details zu diesen Einstellungen können dem SAP-Hinweis Konfiguration ,Fax,Paging / SMS über SMTP entnommen werden. Zur Konfiguration wechselt man mit der Transaktion SCOT in die SAPconnect-Administration und wählt die Menüfolge Sicht>Knoten. Hier werden alle vorhandenen SAPconnect-Knoten angezeigt. Seit SAP R/3 Version 4.7 wird der Knoten SMTP initial mit ausgeliefert. Über diesen Knoten werden - Sendeaufträge per SMTP an den firmeninternen Mail-Server übermittelt. Zur Konfiguration führt man einen Doppelklick auf den Knoten aus. Mail-Host; Mail-Port Abbildung 8.22: SMTP-Knoten anlegen Als Mail-Host wird der voll-qualifizierte Name oder die IP-Adresse des firmeninternen Mail-Servers angegeben, an den SAPconnect die Mails über den WAS weiterleitet. Neben der IP-Adresse wird die Port-Nummer benötigt, auf der s durch den Mail-Server entgegen genommen werden. Hierbei handelt es sich meistens um den Standard-Port 25 für den Mail-Empfang. 329

341 Connector für SAP Die Fax- und SMS-Sendeaufträge werden von SAPconnect zunächst per Mail an den konfigurierten Mail- Host geschickt, der sie dann an OfficeMaster weiterleitet. Die Weiterleitung erfolgt anhand der Computer- und Domänen-Angabe, an welche die Mails gesendet werden. Zur Konfiguration wählt man die Schaltfläche Fax einstellen bzw. SMS einstellen. Adressbereich Unabhängig davon, ob es sich um einen RFC- oder SMTP-Knoten handelt, wird jedem Knoten ein Adressbereich zugewiesen. Dieser Adressbereich bezieht sich auf die Empfängeradresse, also auf die Faxnummer oder auf die -Adresse des Empfängers. Abbildung 8.23: Adressbereich für SMTP-Knoten Verfügt SAPconnect in einem Mandanten über mehrere aktive Knoten, die einen Kommunikationsdienst unterstützen (z. B. mehrere Knoten für Fax), müssen die Sendebereiche aufgeteilt werden. Dazu werden alle relevanten Adressen in einer Liste hinterlegt. Innerhalb der Liste kann mit * (Stern) als Platzhalter gearbeitet werden. Beispiel 8.2. Soll der Knoten beispielsweise alle Faxe nach Deutschland und nach Österreich versenden, müssen die beiden Adressbereiche DE* und AT* in der Liste angegeben werden. Wenn ein Knoten nur Faxe nach Berlin verarbeiten soll, gibt man DE030* als Adressbereich an. Meistens sollen jedoch alle Faxe an den gleichen Knoten zum Versand übergeben werden, so dass dessen Adressbereich auf den Eintrag * (Stern) reduziert werden kann.» Beispiel Ende 330

342 Connector für SAP Ausgabeformate für SAP-Dokumente (nur bei Fax) Vor der Übergabe werden Dokumente im SAP-internen Format in ein extern weiterverarbeitbares Format konvertiert. OfficeMaster Messaging Server verfügt über eigene Konverter für PCL und TXT. Standardmäßig sollten folgende Formate eingestellt werden: Tabelle 8.5: Einstellung der Versandformate SAPscript / Smart Forms PCL ABAP Liste PCL Business Object / Verweis TXT RAW Text TXT Bei Bedarf kann SAPconnect die Dokumente vom Typ SAPscript / Smart Forms und ABAP Liste auch nach PDF oder PS konvertieren. Beispiel 8.3. Das Übergabeformat sollte nur dann auf PS bzw. PDF geändert werden, wenn zwischen dem von SAPconnect erzeugten PCL und dem erzeugten PDF / PS des gleichen Dokumentes signifikante Layout-Unterschiede existieren.» Beispiel Ende Umsetzung der Internetadresse Damit der Mail-Server s von Faxen und Kurznachrichten unterscheiden und an OfficeMaster weiterleiten kann, sendet SAPconnect diese Sendeaufträge an eine bestimmte Mail-Domäne, die als Domain im Rahmen Umsetzung der Internetadresse hinterlegt wird. Abbildung 8.24: SAPconnect Adresstyp dem Knoten hinzufügen Im Mail-Server muss ein Mail-Routing für diese Adresse eingestellt werden, so dass alle Mails für diese Domäne an OfficeMaster geleitet werden. 331

343 Connector für SAP Beispiel 8.4. Im Konfigurationsbeispiel (siehe Abbildung 8.24) wurde die Domain SAPSMTP_DEV_100.company.local angegeben. SAPconnect sendet Faxe an die Adresse und SMS e an Beispiel Ende Wichtig! Die hier hinterlegte Domäne muss auch bei der für das SMTP-Gateway des Messaging Servers konfigurierten -Adresse verwendet werden (siehe Abschnitt 8.4 auf Seite 333). 332

344 Connector für SAP 8.4. SAPSMTP-Gateway (für SAP via SMTP) In SAP Version 4.7 mit SAP Web Application Server ab Version 6.10 kann SAPconnect auf SMTP-Basis betrieben werden. Das dazugehörige Gateway seitens OfficeMaster wird durch die SAPSMTP-Komponente bereitgestellt. Die Konfiguration erfolgt in der Messaging Server Konfiguration über die Menüfolge Bearbeiten>Weitere Gateways>SMTP-Gateway für SAP. Hinweis! Das SMTP-Gateway für SAP setzt voraus, dass der Messaging Server über korrekt eingerichtete Komponenten für den Mail-Versand und -Empfang (SMTPTX, SMT- PRX) verfügt. Weitere Infos hierzu befinden sich im Abschnitt auf Seite SAPSMTP-Gateway anlegen Das Anlegen eines SMTP-Gateways erfolgt in der Komponententabelle des Messaging Servers über die Schaltfläche Komponente erstellen aus der SAPSMTP-Konfiguration heraus. Mit Hilfe des startenden Assistenten richtet man für jeden SAP-Mandanten bzw. für jeden SAPconnect-Knoten ein SAPSMTP-Gateway ein (siehe auch auf Seite 316). Abbildung 8.25: Anlegen der Komponente SAPSMTP Da die SAPSMTP-Gateways namentlich durchnummeriert werden, empfiehlt es sich, sprechende Anzeigenamen zu verwenden, um später die Administration zu vereinfachen. Zum Beispiel können das SAP-Systemkürzel und die SAP-Mandantennummer im Anzeigenamen verwendet werden, wodurch sich Namen wie SAP_DEV_100 ergeben. 333

345 Connector für SAP Allgemeine Einstellungen Zur Konfiguration wählt man Bearbeiten>Weitere Gateways>SMTP-Gateway für SAP in der Messaging Server Konfiguration. Hier werden alle im Messaging Server vorhandenen SMTP-Gateways angezeigt. Sollte bisher kein SMTP-Gateway angelegt worden sein, muss dies zunächst, wie in Abschnitt auf Seite 333 beschrieben, vorgenommen werden. Abbildung 8.26: Karteikarte Allgemein in der Konfiguration von SAPSMTP -Adressen Gateway Adresse Empfangsvorgänge und Statusmeldungen werden vom SMTP-Gateway als an SAP geschickt. Bei diesen SMTP-Mails wird der für SMTP-Gateway konfigurierte Wert als Absenderadresse genutzt. Wichtig! Zusätzlich wird die für SMTP-Gateway hinter dem Klammeraffen angegebene Domäne (im Beispiel sapsmtp_dev_100.company.local ) verwendet, um von der SMTPRX-Komponente des Messaging Servers empfangene s dem SMTP-Gateway zuzuordnen. Die Domänen-Angabe muss somit gleich lautend zu der im SAPconnect-Knoten verwendeten Fax-Domäne sein. Standardempfänger An die als Standardempfänger angegebene -Adresse werden alle Vor gänge weitergeleitet, die von nichtberechtigten Benutzern erstellt wur den, oder die keinem Benutzer eingangsseitig zugeordnet werden können. Fax-Anhang Dateiformat Faxe, die empfangen oder versendet wurden, werden dem Anwender als Datei-Anhang einer zugestellt. Die Faxdatei kann in folgenden Dateiformaten zugestellt werden: 334

346 Connector für SAP TIF (G4 oder MH), PDF (nicht durchsuchbar) und PDF-OCR, sofern der Messaging Server über eine lizenzierte OfficeMaster OCR Installation verfügt Briefpapier, Signatur (SAPSMTP-Connector) Nicht alle Nachrichten aus dem R / 3 werden permanent mit Briefpapier oder mit einer elektronischen Signatur versehen. Diese beiden Funktionen können in Abhängigkeit von der in jedem Sendevorgang enthaltenen Betreffzeile über den Kartenreiter Briefpapier/Signatur (siehe Abbildung 8.27) aktiviert werden. Abbildung 8.27: Briefpapier, Signatur und Archivierung des SAPSMTP-Connectors 335

347 Connector für SAP Briefpapier Wird Fax-Briefpapier aktiviert, können verschiedene Briefpapiere hinterlegt werden. Durch Drücken von Hinzufügen wird ein Dialog (siehe Abbildung 8.28) geöffnet, in dem die dafür notwendigen Einstellungen vorgenommen werden. Abbildung 8.28: Briefpapiereinstellungen Hier kann eine Grafikdatei angegeben werden, die ausgehenden Nachrichten und deren Dateianhängen als Briefpapier hinterlegt wird. Das Briefpapier wird auf dem Hauptserver im Unterverzeichnis %ProgramFiles%\FFUMS\ FMSRV\data\stationery\ bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\data\stationery\ gespeichert. Die Grafik muss als TIF oder als DCX (mehrseitiges PCX) in schwarz / weiß mit 1728 Pixel Breite und 2200 Pixel Höhe (Empfehlung) gespeichert werden. Betreff; Briefpapier; Pixel-Optionen Welches Briefpapier genutzt werden soll, wird nach dem Inhalt der Betreff-Zeile entschieden, der in Form von regulären Ausdrücken angewendet wird. So steht der reguläre Ausdruck.* (PunktStern) für eine Betreffzeile mit beliebigem Inhalt. Soll Dokumenten mit der Betreffzeile Angebot 123xyz ein spezielles Briefpapier zugeordnet werden, kann dieses Briefpapier durch eine Regel mit dem regulären Ausdruck Angebot.* der Liste hinzugefügt werden. Für mehrseitiges Briefpapier sollte ein Modus angegeben werden, wie das Briefpapier vom Messaging Server zu verwenden ist. Folgende Modi stehen zur Verfügung: kein Briefpapier nur erste Seite verwenden alle Seiten verwenden erste Seite wiederholen, letzte Seite wiederholen Zusätzlich kann man die Pixeloperation bestimmen, die bei der Verwendung des Briefpapiers durchgeführt werden soll. 336

348 Connector für SAP Bei der Pixeloperation or (oder; echtes Briefpapier) ist ein Pixel im Ergebnis schwarz, sobald die zusammengehörenden Pixel im Sende dokument oder im Briefpapier schwarz sind (sonst weiß). Bei der Pixeloperation xor (exklusives oder unechtes Briefpapier) ist ein Pixel im Ergebnis schwarz, sobald die Pixel im Sendedokument oder im Briefpapier schwarz sind. Sind beide Pixel schwarz, ist das Pixel im Ergebnis weiß. Die Briefpapierkonfiguration kann für das erste Dokument und für Folgedokumente unterschiedlich vorgenommen werden. Elektronische Signatur Verfügt die Installation über den Signaturserver von OfficeMaster Sign können zu versendende Dokumente vor dem Versand mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dabei werden die Dokumente nur dann signiert, wenn deren Betrefffeld einem bestimmten Signatur-Muster entsprechen. Dadurch ist es möglich, dass die Signatur durch die Applikation und / oder den R / 3-Benutzer aktiviert und deaktiviert werden kann (wenn das Betrefffeld z. B. dem Betreff einer Rechnung entspricht). Betreff Der Betreff wird in Form von regulären Ausdrücken hinterlegt, die auf die Betreffzeile der Nachricht angewendet werden. Beispiel 8.5. Sollen alle Rechnungen mit dem Betreff Rechnung signiert werden, trägt man Rechnung als Signatur-Muster in die Liste ein. Da jedoch nicht nur die Rechnung mit der Nummer signiert werden soll, kann die Nummer im Betreff-Feld durch reguläre Ausdrücke variabel gestaltet werden. Das Signatur-Muster wäre demnach Rechnung.* (PunktStern). Neben dem Betreff müssen für und für Fax separate SIGNDS- Komponenten ausgewählt werden. Diese wurden im Rahmen der Installation des Signaturservers von OfficeMaster Sign bereits eingerichtet. Abbildung 8.29: Signatur für definierte Nachrichten einstellen» Beispiel Ende 337

349 Connector für SAP Fax- und SMS-Empfang Auf der Karteikarte Empfang werden die den Empfang betreffenden Parameter konfiguriert. Fax-Empfang aktivieren; SMS-Empfang aktivieren Abbildung 8.30: Empfangsparameter einstellen Generell können Fax- und SMS-Empfang unabhängig voneinander aktiviert und deaktiviert werden. Für den Nachrichtenempfang werden alle Rufnummern angegeben, die für das SMTP-Gateway relevant sind. Adressfilter Ein Adressfilter besteht im einfachsten Fall aus einer Liste der Nummern die für das SMTP-Gateway vorgesehen sind. Sollen Faxe an die Nummern 305, 306, 307 und 308 durch das SMTP-Gateway bearbeitet werden, trägt man diese Rufnummern untereinander als Adressfilter ein. Bei einer Vielzahl von Rufnummern kann die Rufnummerneingabe durch reguläre Ausdrücke zusammengefasst und vereinfacht werden (für obiges Beispiel: 30[5-8]). In der Standardkonfiguration besteht der Adressfilter aus einem Punkt gefolgt von einem Sternchen (.*). Der Punkt ist ebenfalls ein regulärer Ausdruck und steht für ein beliebiges Zeichen. Das Sternchen verleiht dem vorherigen Zeichen die Bedeutung beliebig oft. Somit werden die Empfangsvorgänge an beliebige Rufnummern (also alle) an das SMTP-Gateway weitergeleitet. Hinweis! Wird der Adressfilter eingeschränkt, werden Empfangsvorgän ge, die auf nicht gepflegten Rufnummern empfangen wurden, nicht mehr an das SMTP-Gateway und dessen Administrator geschickt, sondern durch die Komponente Undeliverable (UNDLVRBL) des Messaging Servers abgelegt. Es ist wichtig, die Komponente Undeliverable zu konfigurieren, damit keine Empfangsnachrichten unbemerkt verloren gehen. Adress-Präfix In den meisten Installationen, wo Faxe und / oder Kurznachrichten (SMS) per SMTP-Gateway in SAP empfangen werden, ist es unabdingbar, einen Adresspräfix zu konfigurieren. Da die Rufnummern komplett (z. B / ), das heißt mit Ortsvorwahl usw. als Fax nummer beim R / 3-Benutzer hinterlegt werden, wird SAPconnect den Benutzer im R / 3 nicht finden, da im ISDN nur die Durchwahl 960 an OfficeMaster kommuniziert wird. Es muss hier das Empfangspräfix +49 (3328) 455 für Fax und SMS eingetragen werden, da SAP die Faxrufnummern intern im so genannten kanonischen Nummernformat speichert. Wurde das Empfangspräfix bereits am ISDN-Anschluss hinterlegt, gilt es für alle Gateways im Messaging Server und muss nicht erneut für das SMTP-Gateway eingestellt werden. 338

350 Connector für SAP Versand / -Empfang (SMTPTX, SMTPRX) Für die -Kommunikation stehen dem OfficeMaster Messaging Server der Mailversender SMTPTX und der Mailempfänger SMTPRX zur Verfügung. Die Komponenten können in der Messaging Server Konfiguration über die Menüfolge Bearbeiten > weiterer Sender/Empfänger eingerichtet werden. -Versand Für den -Versand leitet SMTPTX alle Mails an den firmeninternen Mailserver (Relaying Server) weiter, der die Mails ins Internet verschickt. Bei diesem Mailserver kann es sich um alle SMTP-basierten Mailserver, wie Lotus Domino, Microsoft Exchange, Sendmail etc. handeln. Die Konfiguration von SMTPTX wird im Expertenmodus unter Bearbeiten > Weitere Sender / Empfänger > -Versand... erreicht. Name des Mailservers; Port Abbildung 8.31: Konfiguration von SMTPTX Als Name des Mailservers wird die IP-Adresse bzw. der aufgelöste Name des firmeninternen Mailservers benötigt (z. B. om3exchange.company.net). Zusätzlich muss für SMTPTX der Port eingestellt werden, auf den s gesendet werden sollen, also der Port, auf dem der Relaying Server den -Empfang erwartet. Hierbei handelt es sich in der Regel um Port 25; dem Standardport für -Empfang (Well Known Port). Angepasster Host Beim Mailversand kommuniziert SMTPTX den Namen des Hosts, auf dem SMTPTX betrieben wird, an den konfigurierten Mailserver. Alternativ kann der als Angepasster Host konfigurierte Name dem Mailserver mitgeteilt werden. Dies ist dann notwendig, wenn der Mailserver für den Mailversand die Angabe des voll qualifizierten Namens erfordert. Trägt der Host von SMTPTX zum Beispiel den Namen faxsrv und wird dieser Name vom Mailserver nicht akzeptiert, kann faxsrv.company.net als angepasster Host konfiguriert werden. Bei den meisten Mailservern ist Mail-Relay im Standard deaktiviert. Sollen Internet-Mails über OfficeMaster Messaging Server (z. B. aus SAP oder per LPD-Gateway) versendet werden, muss der firmeninterne Mailserver Mail-Relay für den Servercomputer, auf dem der Mailversender SMTPTX des Messaging Servers läuft, zulassen. Man kann die erfolgreichen bzw. erfolglosen Sendeversuche für in den Log-Dateien von SMTPTX (Ansicht>Log-Dateien) einsehen. 339

351 Connector für SAP -Empfang Eingehende Mails müssen vom firmeninternen Mailserver an SMTPRX weitergeleitet werden. Zur Konfiguration wird die Menüfolge Bearbeiten>Weitere Sender / Empfänger> -Empfang im Expertenmodus der Messaging Server Konfiguration gewählt. Abbildung 8.32: Konfiguration von SMTPRX Die Standardkonfiguration kann in der Regel übernommen werden. Änderungen sind unter anderem dann erforderlich, wenn Port der Empfangsport auf dem Computer durch einen anderen (Mail-) Server, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, belegt ist der -Empfang reglementiert werden soll, d. h. wenn SMTPRX nicht alle s verarbeiten soll ein Whitelist-Verfahren für s aktiviert werden soll, d. h. wenn s an Adressen, die dem Messaging Server unbekannt sind, gar nicht erst entgegengenommen werden sollen. Für den -Empfang bindet sich SMTPRX an einen Port einer oder aller IP-Adressen und wartet auf eingehende Verbindungen. Im Auslieferungszustand ist es Port 25; der Standardport für SMTP-Empfang. Läuft auf dem Server von SMTPRX ein Drittanbieter-Mailserver mit gleicher Port- und Interface-Konfiguration (was z. B. unter Linux Standard ist), wird der Start von SMTPRX unter Umständen abgebrochen. Umgedreht startet eventuell die Empfangskomponente des Drittanbieter-Mailservers nicht. In diesem Fall werden alle s von SMTPRX empfangen und vom Messaging Server an vorhandene Gateways (MAILGW, SAP- CONN, FILEGW) oder zum Standardempfänger Undeliverable geleitet. Zur Lösung werden für SMTPRX und den Drittanbieter-Mailserver verschiedene Ports und / oder Interfaces bzw. IP-Adressen für den Mailempfang konfiguriert. Alternativ kann SMTPRX innerhalb des Messaging Servers auf einen anderen Server-Computer ausgelagert werden. Interface Im Standard werden s von SMTPRX auf allen dem Server zugeteilten IP-Adressen bzw. Netzwerkkarten empfangen. Verfügt der Server über mehrere IP-Adressen bzw. Netzwerkkarten, kann SMTPRX so konfiguriert werden, dass s nur auf einer IP-Adresse entgegengenommen werden. Dies ist evtl. dann notwendig, wenn der Computer eine Router-Funktion zwischen mehreren Netzwerken wahrnimmt und nur s von einem der Netze entgegennehmen darf. Diese IP-Adresse muss als Interface hinterlegt werden. Im Auslieferungszustand ist als Interface konfiguriert, so dass SMTPRX auf allen verfügbaren IP- Adressen auf s wartet. 340

352 Connector für SAP Maximale Nachrichtengröße Neben dem Port und dem Interface kann der -Empfang auch anhand des Datenvolumens reglementiert werden. Dazu wird die Maximale Nachrichtengröße in Megabyte eingestellt, bis zu der s entgegengenommen werden sollen. Unzustellbare Nachrichten ablehnen Verfügt der Messaging Server über eine oder mehrere Gateway-Komponenten, die empfangene s verarbeiten (wie FILEGW, MAILGW bzw. SAPCONN), kann für jedes Gateway ein Adressfilter für den E- Mail-Empfang hinterlegt werden. Dieser Adressfilter steuert die Verteilung der empfangenen s und führt in der Standardkonfiguration (.*) dazu, dass jedes Gateway jede empfangene erhält. Wurde der Adressfilter für jedes Gateway angepasst, dass heißt, wurde für jedes Gateway eine Liste gepflegt, die alle dem Gateway zuzuordnenden -Adressen umfasst, kann SMTPRX von vornherein unzustellbare Nachrichten ablehnen, da der Messaging Server alle gültigen Adressen kennt. Nachrichten verarbeiten von Um die ohnehin schon geringe Wahrscheinlichkeit von Hacker- und Spam-Angriffen auf SMTPRX bzw. auf OfficeMaster Messaging Server zu verringern, kann eine Liste der zulässigen und unzulässigen Absenderadressen in Form regulärer Ausdrücke hinterlegt werden. Alternativ kann über diese Funktion auch die Berechtigungsprüfung im Hinblick auf die vom Mail-Gateway MAILGW des Messaging Servers bereitgestellten Dienste (z. B. Wer darf Faxaufträge per übermitteln?) stattfinden. Editierbar ist die Liste über das Kontext- bzw. Rechts-Mausklick-Menü. Im Auslieferungszustand akzeptiert SMTPRX alle Adressen (.*). Hinweis! Damit s empfangen werden können, müssen diese vom firmeninternen Mailserver an den Computer, auf dem SMTPRX läuft, weitergeleitet werden. Dieses Routing kann an diversen Stellen (Mailserver, Netzwerk-Router) im Netz eingerichtet werden. Als Kriterium für das Routing haben sich in der Praxis Unterdomänen, wie sap.company.net (bei SAPCONN) oder fax.local bzw. sms. local (bei MAILGW), bewährt. s an diese Unterdomänen werden vom Netzwerk an OfficeMaster Messaging Server weitergeleitet. 341

353 Connector für SAP 8.6. R/3 Benutzerverwaltung Transaktion: SU01 oder SU51 R / 3-Benutzern sollten aus folgenden Gründen Faxnummern, Funknummern und adressen im R / 3 Benutzerstamm zugewiesen werden: Nur Benutzer mit einer Absenderadresse in der gewünschten Kommunikationsart dürfen Nachrichten auf diese Art und Weise versenden, d. h. nur Benutzer mit einer Telefaxnummer dürfen faxen. Die gepflegte Absendernummer bzw. -Adresse wird auch als Absenderadresse dem Empfänger kommuniziert. Die Zuordnung empfangener Faxe, Kurznachrichten und s geschieht über die im R / 3-Benutzerstamm gepflegten Rufnummern bzw. die -Adressen. In den Log-Dateien des SAPCONN-Connectors sind die Vorgänge eines bestimmten R / 3-Benutzers durch dessen Absenderadresse im R / 3 Benutzerstamm gekennzeichnet. Das Pflegen der Faxnummer kann selbstverständlich auch in der Transaktion SU51 (System>Benutzervorgab en>benutzeradresse) vorgenommen werden. 342

354 Connector für SAP 8.7. Nachrichtenübermittlung Transaktion: SCOT, Sicht>Jobs Das R / 3-interne Programm RSCONN01 ist für die Übergabe der Nachrichten aus dem R / 3 über RFC an OfficeMaster zuständig. Damit dies geschieht, wird ein Job eingeplant, der alle min das Programm startet. Je nachdem wie sensibel in einem Unternehmen die Kommunikation gehandhabt wird, sollte das Intervall für die Programm ausführung gewählt werden. Es sollte 5 Minuten nicht unterschreiten. Mit Sendeprozess einplanen in der Werkzeugleiste der SAPconnect Administration wird der Vorgang aktiviert und die Eingabe eines Namens für den Job erwartet. Abbildung 8.33: Namen für den Versandjob festlegen Danach wird mit dem Cursor die Variante FAX ausgewählt und mit Einplanen bestätigt. Abbildung 8.34: Einplanen des Fax-Jobs 343

355 Connector für SAP Über Periodisch einplanen kann das Zeitintervall für die Programmstarts von RSCONN01 eingegeben werden. Der erste Starttermin liegt generell eine Stunde in der Zukunft. Nach dem Speichern dieser Einstellungen ist der Job eingeplant. Abbildung 8.35: Periodisches Einplanen des Jobs Analog läuft das Verfahren mit Internet-Mail und Pager / SMS. Zum Testen der Konfiguration kann die Übertragung der Faxe, Kurznachrichten und s auch manuell und nicht jobgesteuert gestartet werden. Dies ist auch in der SAPconnect Administration möglich. Dafür steht die Schaltfläche Sendeprozess starten zur Verfügung. Als Adresstyp wird FAX, Pager, INT oder * ausgewählt. Alternativ kann das Übertragungsprogramm (RSCONN01) in der Transaktion SE38 gestartet werden. Hinweis! Ein weiteres, sehr nützliches R / 3-Programm ist RSCONN05. Es erlaubt das Wiederversenden von fehlerhaften Faxen ohne das Neuerstellen der Dokumente mit den R / 3-Applikationen (wie MM, SD etc.). Dieses Programm kann über die Transaktion SOST bzw. die Menüfolge Hilfsmittel>Übersicht Sendeaufträge erreicht werden. Mehr Informationen dazu gibt es im SAP Hinweis Nummer

356 Connector für SAP 8.8. Testnachricht mit SAP Business Workplace Um eine Testnachricht aus SAP zu senden, müssen sowohl der Messaging Server als auch die Connectoren gestartet sein. Man meldet sich mit der SAPgui am R / 3 an. Jetzt wird eine neue Nachricht im Business Workplace (Transaktion SBWP) erstellt. Die Empfängernummer muss in der Syntax <Ländercode> Nummer eingegeben werden (z. B. DE , US / 89), die automatisch vom R / 3 als Faxnummer erkannt wird. Abbildung 8.36: Nachricht im Workplace versenden 345

357 Connector für SAP Mit der Senden-Schaltfläche aus der Werkzeugleiste wird das Dokument als Sendeauftrag im Büro-Ausgang gespeichert. Hier wartet es auf die Übermittlung an den Connector durch das ABAP Programm RSCONN01. Im Büroausgang kann jederzeit der aktuelle Sendestatus des Dokumentes in der Karteikarte Empfängerliste abgelesen werden. Diese Karteikarte ist der Nachricht zugeordnet. Abbildung 8.37: Sendestatus der Nachricht Analog erfolgt die Statusabfrage anderer SAP-Dokumente, wie z. B. Bestellungen. Die SAP-Anwendungen nutzen Business Workplace als Transportmedium und legen daher die Faxaufträge im Büro-Ausgang ab. Ein Dokument hat im Laufe des Versands folgende Statusmeldungen: Tabelle 8.6: Statusmeldungen während des Versands R / 3 Release 4.x vor RSCONN01 nach RSCONN01 und vor Abschluss des Versandes durch den Messaging Server nach erfolgreichem Abschluss des Versandes durch den Massaging Server nach fehlerhaftem Abschluss des Versandes durch den Messaging Server wartet Nachricht von Knoten... an Kommunikationssystem übergeben Auslieferung an... Keine Auslieferung Sollte das Dokument nicht versendet werden können, erhält der R / 3 Absender zusätzlich ein Expressdokument, was ihn auf diesen Umstand aufmerksam macht. 346

358 Kapitel 9 Application Programming Interface (API) OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

359 9. Application Programming Interface (API) Application Programming Interface (API) Die OfficeMaster Suite stellt zwei grundlegend verschiedene APIs zur Verfügung. 1. Dateischnittstelle 2. Web-Services Modi der Dateischnittstelle Die Dateischnittstellen-Komponente (FILEGW) der OfficeMaster Suite stellt eine Schnittstelle zu externen Systemen dar, die Dateien als Kommunikationsmedium verwendet. Um den Anforderungen unterschiedlicher externer Systeme gerecht zu werden, kann die Dateischnittstellen-Komponente in verschiedenen Modi betrieben werden: 1. HP Digital Sender (MFP) siehe Abschnitt 9.1 auf Seite Xerox Workcentre Abschnitt 9.2 auf Seite Konica Minolta Abschnitt 9.3 auf Seite Laserfax Abschnitt 9.4 auf Seite Appli/Com (OfficeMaster) Abschnitt 9.5 auf Seite 355 Die Auswahl ist im oberen Bereich des Aktionsbereiches der Messaging Server Konfiguration zu treffen: Abbildung 9.1: Auswahl des Modus für die Dateischnittstelle 9.1. Dateischnittstelle HP Digital Sender (MFP) Die Dateischnittstelle im Modus Digital Sender (MFP) versendet von einem Hewlett Packard Scanner erzeugte Dokumente als Faxe. In diesem Modus werden Textdateien mit Beschreibungen der Versandaufträge sowie die gescannten Dokumente aus einem konfigurierbaren Verzeichnis gelesen, zum Versand an den Messaging Server und schließlich an eine Gateway-Komponente übergeben, die dem Benutzer die Überprüfung des Versandstatus ermöglicht. 348

360 Application Programming Interface (API) Seitens HP ist bei jedem HP Digital Sender der HP Digital Sending Service enthalten und optional für HP MFP Produkte erhältlich. Der HP Digital Sending Service wird auf einem Server installiert und übergibt Sendeaufträge über ein Job-Verzeichnis an die Dateischnittstelle (FILEGW) des Messaging Servers. Arbeitsverzeichnisse Aufträge Abbildung 9.2: Dateischnittstelle im HP Scanner Modus Sowohl die eingescannten Dokumente als auch die Textdateien mit den Auftragsbeschreibungen werden vom HP Scanner in einem Verzeichnis abgelegt. Hier legt die Dateischnittstelle ein weiteres Verzeichnis mit dem Namen error an. Dort werden Auftragsbeschreibungen abgelegt, die wegen ihres fehlerhaften Inhaltes nicht versandt werden konnten. Weitere Verzeichnisse zur Übermittlung des Versandstatus oder von empfangenen Dokumenten sind, der Natur eines Scanners entsprechend, nicht vorhanden. Versandoptionen Auflösung Die gescannten Dokumente können mit einer vertikalen Auflösung von 200 dpi (fein) oder 100 dpi (normal) übertragen werden. Die horizontale Auflösung beträgt bei jeder Faxübertragung 200 dpi. Zwar gewährleistet die Feinauflösung eine höhere Bildqualität bei der Faxübertragung, jedoch sind die Übertragungszeiten pro Faxseite etwas länger. Statusnachrichten Connector und Benutzer Als Komponente wird der Connector an der OfficeMaster Suite ausgewählt, über den die Statusmeldung für den Versand erfolgen soll. Die Statusmeldung erfolgt an den Benutzer, der im Adressbuch das am Digital Sender benutzte Login als Faxadresse hat. 349

361 Application Programming Interface (API) Installation der Digital Sending Software Zur Installation und Basiseinrichtung der HP MFP Digital Sending Software (Version 4.0), gehört die Einrichtung der -Funktion und die Authentifizierung. Die Faxfunktion kann innerhalb der Digital Sending Software auf der Karteikarte Fax konfiguriert werden. Faxmethode Abbildung 9.3: Grundeinstellung für Fax vornehmen Um die Faxfunktion zu aktivieren, wählt man als Faxmethode LAN-Fax. LAN-Fax/Produktbeschreibung Die Anpassung der Digital Sending Software auf die Fähigkeiten des filegw, erfolgt über die Produktbezeichnung des LAN-Fax Allgemeines LanFax-Produkt mit Benachrichtigungsunterstützung. Der Übergabepfad an das filegw soll mit dem in der Messaging Server Konfiguration übereinstimmen. Abbildung 9.4: Erweiterte Einstellung des LAN-Fax 350

362 Application Programming Interface (API) Für die Feinkonfiguration öffnen Sie Erweitert. Hier wird das Dateiformat für die Übergabe eingestellt, bevorzugt MTIFF/G4 oder PCL 5 (unkomprimiert). Abbildung 9.5: Benutzereinstellung für den Digital Sender Rückmeldungen im OfficeMaster-Format werden über der Erkennung der MFP-Benutzer erzeugt. Dem Fax wird als Erkennungsmerkmal, im Standard der cn (common name) des angemeldeten Benutzers übergeben. unter Abfragen von Der Loginname (SAMAccountName) kann als Ersatz dienen. Diesen stellt man mit Name mit Attribut von ein. Nach Einrichtung der Faxfunktion in der Digital Sending Software werden die Faxfunktionen an den angeschlossen MFP-Geräten aktiviert. Dazu wählt man das gewünschte Gerät auf der Karteikarte MFP-Konfiguration aus und drückt Konfigurieren des MFP-Geräts. Im erscheinenden Fenster findet man die Karteikarte An Fax senden. Hier hakt man An Fax senden aktivieren an. Danach wird Faxnachrichten senden auf über den Digital Sending-Dienst eingestellt. Abbildung 9.6: Aktivierung der Faxfunktionalität für den MFP Für eine Rückmeldung an den Benutzer wird auf der Karteikarte Authentifizierung die Anmeldung für Fax aktiviert, ansonsten ist der Absender unbekannt. Diese Einstellungen genügen, um über die Digital Sending Software zu faxen und Rückmeldungen zu bekommen. 351

363 Application Programming Interface (API) 9.2. Dateischnittstelle Xerox Scanner Xerox Workcentre bietet die Möglichkeit, eingescannte Dokumente direkt mit OfficeMaster per Fax zu versenden. Dazu kommuniziert Xerox Workcentre mit der Dateischnittstelle der OfficeMaster Suite, die im Expertenmodus unter Bearbeiten > Weitere Gateways > Datei-Schnittstelle konfiguriert wird. Als Gateway-Modus ist für diesen Fall Xerox Workcentre erforderlich. Arbeitsverzeichnis Aufträge Abbildung 9.7: Gateway-Modus Xerox Workcentre Das JOB-Verzeichnis wird kontinuierlich auf neue Sendeaufträge vom Xerox Workcentre überwacht. Aufträge bestehen aus dem zu versendenden Dokument als TIF-Datei und einer Auftragsdatei, in der auf die Dokumentdatei verwiesen wird. Die Auftragsdatei enthält zusätzlich die Rufnummer des Empfängers und den Namen des Absenders. Statusnachrichten Connector Als Komponente wird der Connector ausgewählt, über den die Statusmeldung für den Versand erfolgen soll. Detaillierter Blick auf das Auftragsformat Für jeden Auftrag wird im Übergabeverzeichnis ein Auftragsverzeichnis angelegt, dessen Name auf.xsm endet. Hier befindet sich unter anderem die Auftragsbeschreibungsdatei, deren Name auf.xst endet. Sie ist eine Textdatei, die in mehrere Abschnitte gegliedert ist. Jeder Abschnitt beginnt mit einer Zeile, die nur den in eckige Klammern eingeschlossenen Namen des Abschnitts enthält. Darauf folgt eine Zeile, in der nichts als eine öffnende geschweifte Klammer steht. Abgeschlossen wird der Abschnitt mit einer Zeile, die eine schließende geschweifte Klammer enthält. Es kann eine von runden Klammern eingeschlossene Status-Zeichenkette folgen. Die letzte Zeile eines Abschnitts enthält nur das Schlüsselwort end. Zwischen den Zeilen mit der öffnenden und der schließenden Klammer können beliebig viele Zeilen mit Parametern stehen. Jede Parameterzeile beginnt mit einer Zeichenkette, die den Typ des Parameters festlegt. Darauf folgen der Name des Parameters, ein Gleichheitszeichen, der Wert des Parameters und ein Semikolon. Der Wert des Parameters kann in Anführungszeichen eingeschlossen sein. Leere Zeilen können an jeder Stelle der Auftragsbeschreibungsdatei stehen. 352

364 Application Programming Interface (API) Im Abschnitt doc_object xrx_document der Auftragsbeschreibungsdatei befindet sich der Wert DocumentObjectName. Ergänzt um die Zeichenkette.dat, gibt dieser Wert den Namen der Dokumentenlistendatei an. Die Dokumentenlistendatei enthält nur Zeilen mit den Namen der zum Auftrag gehörenden Dokumentdateien. Diese Dateien müssen vom Typ TIF sein. Die Dateinamen werden ohne Pfadangaben angegeben. Tabelle 9.1: Parameter eines Versandauftrages im Modus Xerox Scanner Abschnitt Name Bedeutung doc_object xrx_document Resolution Auflösung: RES_FAX_FINE oder RES_FAX_STANDARD DocumentObjectName Name der Dokumentenlistedatei ohne Pfad und ohne Dateinamenserweiterung.dat service xrx_svc_ general NetworkUsername Name des Benutzers, dem der Auftrag zugeordnet werden soll service xrx_svc_fax PhoneNumber zu wählende Faxnummer Nachfolgend ein Beispielaufbau für eine solche Auftragsdatei: [doc_object xrx_document] { enum_docformat DocumentFormat = XSM_TIFF_V6; string DocumentObjectExtension = XSM ; enum_resolution Resolution = RES_FAX_FINE; integer BitsPerPixel = 1; enum_compression Compression = G4; string DocumentObjectName = «0004»; string ImageFileName = « »; } end service xrx_svc_general] { enum_dcs DCSDefinition = DCS65; string JobTemplateCharacterEncoding = ASCII ; string JobTemplateDescription = Xerox WorkCentre Pro FAX job from MFP ess at Wed Jan 21 14:32: ; string JobTemplateLanguageVersion = ; string NetworkUsername = bert ; enum_confmethod ConfirmationMethod = PRINT; enum_confirmationstatus ConfirmationConditions = XRX_STATUS_ABORTED; enum_confstage ConfirmationStage = AFTER_JOB_COMPLETE; string OutputURL = service:printer:lpr:// ; string ServiceDefinitionUsedVersion = less_2.r tgz:intelinside:lynx:0.r :10/22/2003 ; } end [service xrx_svc_scan] { enum_autoexposure AutoExposure = LEAD_EDGE; integer Contrast = 0; integer Darkness = 0; enum_imagemode DocumentImageMode = MIXED; enum_mediasize InputMediaSize = AUTO; integer Sharpness = 0; enum_sided SidesToScan = TWO_SIDED; enum_magnification Magnification = NONE; } end 353

365 Application Programming Interface (API) [service xrx_svc_file] { string DocumentPath = \\rightfax ; string RepositoryName = ; string UserNetworkFilingLoginName = anonymous ; enum_filingprotocol FilingProtocol = FTP; }(XRX_STATUS_COMPLETED) end { } [service xrx_svc_fax] string PhoneNumber = ; end 9.3. Dateischnittstelle Konica Minolta Die Dateischnittstelle im Modus Konica Minolta versendet von einem Scanner der Firma Konica erzeugte Dokumente als Faxe. Hierbei müssen lediglich die entsprechenden Arbeitsverzeichnisse angegeben werden. Abbildung 9.8: Dateischnittstelle im Modus Konica Minolta Hinweis! Um die Aufträge von einem MFP zu versenden, werden Einstellungen über das von Konica Minolta zur Verfügung gestellte Right Fax Setup Utility vorgenommen. Arbeitsverzeichnisse Das JOB-Verzeichnis wird kontinuierlich auf neue Sendeaufträge überwacht. Aufträge bestehen aus dem zu versendenden Dokument als TIF-Datei und einer Auftragsdatei, in der auf die Dokumentdatei verwiesen wird. Die Auftragsdatei enthält zusätzlich die Rufnummer des Empfängers und den Namen des Absenders. Statusnachrichten Als Komponente wird der Connector ausgewählt, über den die Statusmeldung für den Versand erfolgen soll. 354

366 Application Programming Interface (API) 9.4. Dateischnittstelle Laserfax Ähnlich zum LPD-Gateway (siehe Abschnitt 4.8.2) können Sendeaufträge als Datei im PS- oder PCL-Format an OfficeMaster Messaging Server übergeben werden. Dazu wird die Dateischnittstelle im Modus Laserfax betrieben. Die Konfiguration erfolgt unter Bearbeiten > Weitere Gateways > Dateischnittstelle. Arbeitsverzeichnisse Abbildung 9.9: Dateischnittstelle im Modus Laserfax konfigurieren Die Dateischnittstelle überwacht das hier für Aufträge eingestellte Verzeichnis auf neue Dateien mit den Endungen PCL, PDF, PS oder TXT. Die den Versand betreffenden Parameter, wie Rufnummer bzw. -Adresse des Empfängers, entnimmt Dateischnittstelle im Dokument eingebetteten Steuerbefehlen (siehe Whitepaper Steuerbefehle). Rückmeldung Die Statusmeldung über den Versand erfolgt in dem für Rückmeldung eingestellten Verzeichnis in Form einer Text-Datei pro Auftrag. Die dazugehörigen Sendedokumente werden im Verzeichnis Eingang gespeichert. Statusnachrichten Alternativ kann die Statusmeldung über eine konfigurierte Komponente geschickt werden Dateischnittstelle Appli/Com (OfficeMaster) Die Dateischnittstelle des OfficeMaster Messaging Servers im Modus Appli/Com (OfficeMaster) ist angelehnt an die APPLI/COM-Schnittstelle, die im Standard T.611 der ITU beschrieben wird. 355

367 Application Programming Interface (API) Für Nachrichtendokumente, Metainformationen und Rückmeldungen gibt es jeweils getrennte Zielverzeichnisse, was diesen Modus der Dateischnittstelle sehr flexibel macht. Arbeitsverzeichnisse Aufträge Abbildung 9.10: ToDo Modus Appli/Com (OfficeMaster) Im Job-Verzeichnis werden Versandaufträge an den Messaging Server übergeben. Diese Versandaufträge bestehen aus Textdateien, die nur Sendeattribute enthalten. Für jeden Auftrag wird eine Datei mit der Dateinamenserweiterung.job im Job-Verzeichnis abgelegt. Nachdem der Messaging Server diese Datei gelesen und ausgewertet hat, entfernt er sie aus dem Job-Verzeichnis. Rückmeldung Der Messaging Server schreibt Empfangsaufträge und erledigte Versandaufträge ins Ack-Verzeichnis. Die im Ack-Verzeichnis abgelegten Auftragsdateien haben die gleiche Dateinamenserweiterung.job wie Auftragsdateien im Job-Verzeichnis. Die zu den Versandaufträgen gehörenden Dokumentdateien werden vom Messaging Server gelöscht. Ihre Namen werden aus den Auftragsdateien entfernt, bevor diese in das Ack-Verzeichnis kopiert werden. Die zu den Empfangsaufträgen gehörenden Dokumentdateien befinden sich im In-Verzeichnis. Fehler Im Err-Verzeichnis werden Auftragsdateien abgelegt, die wegen syntaktischer Fehler nicht gelesen werden können. Ausgang Im Out-Verzeichnis müssen zu versendende Dokumente abgelegt sein, bevor die dazu gehörenden Auftragsdateien in das Job-Verzeichnis verschoben werden. 356

368 Application Programming Interface (API) In-Verzeichnis Im In-Verzeichnis legt der Messaging Server empfangene Dokumente ab, bevor er die dazu gehörenden Auftragsdateien in das Ack-Verzeichnis verschiebt. Diese können durch das Untermenü Eingangsverzeichnisse parametrisieren... detaillierter angepasst werden. Eingangsverzeichnisse parametrisieren... Für die Anpassung der Eingangsordner können spezifische Regeln angelegt werden. Diese werden anfangs ohne Eintrag abgebildet. Abbildung 9.11: Übersicht der Eingangsregeln ohne Eintrag Durch Hinzufügen wird der Dialog zur Erstellung eine neuen angepassten Regel aufgerufen. Anzeigename Der Anzeigename kann beliebig gewählt werden, sollte natürlich den Inhalt widerspiegeln. Der Name wird für die Übersicht aus Abbildung 9.11 verwendet. Basisverzeichnis Je Eingangsregel kann ein eigenes Basisverzeichnis gewählt werden, auf dem die nachfolgend beschriebenen Unterverzeichnisse basieren. Format Für Nachrichten, die auf dieses Regelwerk matchen, wird das hier eingestellte Format durch den Zentralkonverter zur Verfügung gestellt. 357

369 Application Programming Interface (API) Hinzufügen Hiermit werden dem Regelwerk einzelne Regeln hinzugefügt. Abbildung 9.12: Regel für Durchwahlen mit 3xx dem Satz hinzufügen Filter In diesem Feld wird eingetragen, welche Nachrichten durch diese Regel abgegriffen werden. Die Eingrenzung kann mittels regulärer Ausdrücke erfolgen. Eine Auflistung der möglichen Kommandos befindet sich hinter dem Button neben dem Eingabefeld. Job Eigenschaft Hier wird eingetragen, auf welche Jobeigenschaft sich der Filter beziehen soll. Im Normalfall ist es die Empfänger-Adresse. Die meist genutzten Eigenschaften sind beispielhaft durch den Button hinter dem Eingabefelde aufrufbar. Basisverzeichnis erweitern um Vorlage Hier wird festgelegt, wie das zusätzlich für diese Regel erstellte Unterverzeichnis benannt werden soll. Mit bspw. dem dynamischen Eintrag wird für jede auf diese Regel zutreffende Zielrufnummer ein Unterordner mit der Durchwahl erzeugt. Die entsprechenden Jobs an diese Durchwahl werden dort abgelegt. Die Beschreibungsdatei wird auf Basis der eingestellten Vorlage erstellt. Bei der Vorlage handelt es sich um eine Text-Datei, die sich auf jedem Computer der Messaging Server Installation im Verzeichnis %Programme%\ FFUMS\FMSRV\work\templates befinden muss. Die nach dieser Vorlage erzeugten Beschreibungsdateien haben zum einen die gleiche Dateiendung und zum anderen den gleichen inhaltlichen Aufbau. Der Inhalt wird in der Vorlage durch die Verwendung von Platzhaltern beispielhaft definiert. Für jede Versandinformation existiert ein Platzhalter in der Vorlage, wie für den Zeitpunkt des Versands bzw. Empfangs oder für die Rufnummer. Die Vorlage kann an viele Formate (INI, XML, etc.) angepasst werden, wodurch die Beschreibungsdateien nahezu beliebige Strukturen annehmen können. Standardmäßig wird die Beschreibungsdatei archive.txt installiert, die eine große Auswahl an Platzhalter enthält und bei Bedarf kopiert sowie angepasst werden kann. Nachstehende Tabelle listet Platzhalter auf.... weiter im Kartenreiter Allgemein Auftragsformate Die Sende- und Empfangsaufträge sind Textdateien im ASCII-Zeichensatz. Die einzelnen Zeilen bestehen aus einem Parameternamen, optionalen Leerzeichen, einem Doppelpunkt, optionalen Leerzeichen und dem Parameterwert. Kommentare beginnen mit einem Semikolon und können sowohl am Anfang einer Zeile als auch nach einem Parameterwert stehen. 358

370 Versandaufträge Application Programming Interface (API) Versandaufträge enthalten die in unten stehender Tabelle beschriebenen Parameter. Es können beliebige weitere Parameter hinzugefügt werden, solange dadurch kein Namenskonflikt mit den für erledigte Versandaufträge vorgesehenen Parametern entsteht. Nicht benötigte Felder werden nicht in die Auftragsdatei geschrieben. Tabelle 9.2: Parameter eines Versandauftrages im Modus Applicom (OfficeMaster) Parametername Beschreibung Werte FUNCTION definiert den Typ des Auftrags SENDACK REQID eindeutige Kennzeichnung des Auftrags beliebig USERINFO Benutzername; wird im Messaging Server zur Anzeige benutzt beliebig SERVICE Kommunikationsdienst FAX/SMS/SMTP ADDRESS FILELIST Telefonnummer des Empfängers aus zwei durch Komma getrennten Teilen bestehende Beschreibung des zu versendenden Dokumentes Teil 1: Format der Dokumentdatei: siehe folgende Tabelle Teil 2: Name der Dokumentdatei ohne Pfadangabe kann wiederholt werden, um Aufträge zu beschreiben, die mehrere Dokumentdateien enthalten; fehlt, wenn der POLL-Parameter den Wert YES hat POLL gibt an, ob es sich um einen Abrufauftrag handelt YES, NO USEBPS gewünschte Übertragungsgeschwindigkeit 2400, 4800, 7200, 9600, 12000, 14400, MAX DISABLEECM Abschaltung von ECM YES, NO USEDPI gewünschte Auflösung 100, 200 USET4MODE gewünschte Kodierung MH, MR, MMR HEADER USECSID SENDER SUBJECT Kopfzeile Absender-CSID Absenderadresse für SMTP Betreffzeile für SMTP DSCOMPONENT Name einer Messaging-Server-Komponente für die digitale Signatur z. B. signds0 SENDTIME PRIORITY KEEPFILES OAD OADEXT MAXPARTS NOTIFYADDRESS Spezifikation von Beginn und Ende des Zeitraumes, während dessen der Versand erfolgen soll, Format YYYY-MM-DD hh:mm:ss/yyyy-mm- DD hh:mm:ss Priorität, empfohlene Werte: 100: Massenversand 200: geringe Priorität 300: normale Priorität 400: hohe Priorität optionaler Parameter im Modus Applicom (OfficeMaster): verhindert, dass die zu versendenden Dokumente aus dem Out-Verzeichnis entfernt werden optional: komplette Absender-OAD optional: Durchwahl, die an eine am D-Kanal konfigurierte Basis-OAD angehängt wird optional: gibt an, in wieviele Teile eine SMS gespalten werden darf -Adresse eines MAILGW-Benutzers, der über den Versandstatus informiert werden soll (nur im Modus Applicom (OfficeMaster)) :00:00/ :00: YES, NO 359

371 Application Programming Interface (API) Parametername Beschreibung Werte NOTIFYNAME COVERNAME COVERPAR Name eines MAILGW-Benutzers, der über den Versandstatus informiert werden soll (nur im Modus Applicom (OfficeMaster)) Name einer Deckblattdatei im Briefpapierverzeichnis des Messaging Servers (nur im Mo dus Applicom (OfficeMaster)) Platzhalterdefinition für das Deckblatt im Format <name>=<wert>. Der COVERPAR-Parameter kann mehrfach auftreten, um mehrere Platzhalter-Werte zu definieren (nur im Mo dus Applicom (OfficeMaster)) Tabelle 9.3: Dateiformate im Modus Applicom (OfficeMaster) Bezeichner Beschreibungen unterstützte Dienste Fax SMS SMTP TXTUTF8 Text kodiert nach UTF8 X X X TXTLATIN1 Text kodiert nach ISO Latin 1 (Western Europe) oder Windows Code Page 1252 (Western Europe) X X X TXTLATIN2 Text kodiert nach ISO Latin 2 (Eastern Europe) X X X TXTWIN1250 Text kodiert nach Windows Code Page 1250 (Central Europe) X X X BFF S/W-Grafik für den Faxversand X X BMP Microsoft Bitmap-Format X DCX_ANY DCX-Grafikdatei X DCX_FAX DCX-Grafikdatei für den Faxversand: s/w, 1728 Pixel breit X X DOC Microsoft Word (wird zur Konvertierung benötigt, nur unter Windows verfügbar) * X FFF S/W-Grafik für den Faxversand X X GIF Grafikformat für das WWW X HTML WWW X JPG komprimierte Grafik X PCL HP Druckersprache (nur unter Windows verfügbar) * X PCX einseitige S/W-Grafikdatei X X PDF Adobe PDF (Acrobat Reader oder Ghostscript zur Konvertierung benötigt) * X PNG Grafikformat für das WWW X PPT Microsoft Power Point X PS RTF Postscript Druckersprache (Ghostscript zur Konvertierung benötigt) Microsoft Rich Text (MS Word zur Konvertierung benötigt, nur unter Windows verfügbar) * X * X SFF S/W-Grafik für den Faxversand X X TIF_MH S/W-Tiff-Datei mit Komprimierung nach Modified Huffman X X TIF_G3 S/W-Tiff-Datei mit Komprimierung (Fax Gruppe 3) X X TIF_G4 S/W-Tiff-Datei mit Komprimierung (Fax Gruppe 4) X X TIF_UNCMP S/W-Tiff-Datei ohne Komprimierung X X XLS Microsoft Excel (zur Konvertierung benötigt, nur unter Windows verfügbar) * X ZIP X 360

372 Application Programming Interface (API) Beispiel 9.1. Tabelle 9.4: Versandauftrag im Modus Applicom (OfficeMaster) FUNCTION SENDACK REQID 123 USERINFO Max Mustermann SERVICE FAX ADDRESS FILELIST BFF, bff POLL NO USEBPS MAX DISABLEECM NO USEDPI 200 USET4MODE MMR HEADER ferrarifax USECSID +49 (3328) » Beispiel Ende Erledigte Versandaufträge Erledigte Versandaufträge enthalten neben den ursprünglichen Parametern zusätzliche Eintragungen, die in unten stehender Tabelle beschrieben werden. Der im ursprünglichen Versandauftrag außer beim Faxabruf vorhandene FILE- LIST-Parameter wird ebenso wie die durch diesen Parameter spezifizierten Dateien vom Messaging Server gelöscht. Bei Abrufaufträgen wird der FILELIST-Parameter durch den Messaging Server gesetzt. In diesem Fall muss die durch diesen Parameter spezifizierte Datei von OfficeMaster gelöscht werden. Tabelle 9.5: Zusätzliche Parameter erledigter Versandaufträge im Modus Applicom (OfficeMaster) Parametername Beschreibung Werte BPSUSED verwendete Übertragungsgeschwindigkeit 2400, 4800, 7200, 9600, 12000, ECMUSED Verwendung von ECM YES, NO DPIUSED verwendete Auflösung 100, 200 T4MODEUSED verwendete Kodierung MH, MR, MMR REMOTECSID FILELIST STATUS STATTXT Empfänger-CSID aus zwei durch Komma getrennten Teilen bestehende Beschreibung eines beim Abruf empfangenen Dokumentes: Teil 1: Format der Dokumentdatei: BFF; im Modus Applicom (OfficeMaster) auch TIFF Teil 2: Name der Dokumentdatei ohne Pfadangabe zwei durch einen Schrägstrich getrennte Zahlen, die einen allgemeinen Status und einen statusabhängigen Fehlercode angeben ein dem Feld Status entsprechender Fehlertext TRANSMISSIONTIME Zeitpunkt der Übertragung im Format YYYY-MM-DD hh:mm:ss 361

373 Application Programming Interface (API) Parametername Beschreibung Werte DURATION Dauer der Übertragung in Sekunden (bei Fax) PAGESTRANSFERRED Anzahl der übertragenen Seiten (bei Fax) Beispiel 9.2. Tabelle 9.6: Versandauftrag erledigt im Modus Applicom (OfficeMaster) FUNCTION SENDACK REQID 123 USERINFO Max Mustermann SERVICE FAX ADDRESS FILELIST BFF, bff POLL NO USEBPS MAX DISABLEECM NO USEDPI 200 USET4MODE MMR HEADER ferrarifax USECSID +49(3328) BPSUSED ECMUSED YES DPIUSED 200 T4MODEUSED MMR REMOTECSID +49(3328) STATUS 0/0 STATTXT NO ERROR TRANSMISSIONTIME :31:51 DURATION 29 PAGESTRANSFERRED 1» Beispiel Ende Tabelle 9.7: Platzhalter für Vorlagen/Templates Platzhalter bei FILEGW Beschreibung Benutzerangaben Name des Benutzers Identifikation des AD- oder SAP-Benutzers (Kostenstelle) Connector, der die Nachricht versendet hat (z. B. notesconn0, msx2kgate0) Kommentar 362

374 Application Programming Interface (API) Platzhalter bei FILEGW Beschreibung Eindeutige Nummer des Jobs im Messaging Server Senderichtung (Sendevorgänge = send, Empfangsvorgänge = rec) Nachrichtenart (Fax Standardauflösung = fax100, Fax Feinauflösung = fax200, Kurznachricht = sms) Rufnummer bzw. Durchwahl des Empfängers Angaben zur Übertragung Sende-/Empfangszeitpunkt im Format yyyy-mm-dd hh:mm Dauer des Vorgangs in Sekunden Genutzte Karte und genutzter Kanal Anzahl der Sendeversuche Anzahl der gemeldeten Gebühreneinheiten Eine der Fehlernummern, die man im Dialog Extras > System-Einstellungen > Fehlertexte findet. Eine der Fehlernummern, die man im Dialog Extras > System-Einstellungen > Fehlertexte findet. Einen der Fehlertexte, die man im Dialog Extras > System-Einstellungen > Fehlertexte findet Kommaseparierte Liste der übertragenen Dokumente Gesamtanzahl der Seiten des zu versendenden Faxes Angaben zur Faxübertragung Anzahl der gesendeten bzw. empfangenen Seiten Faxkennung der Gegenstelle Übertragungsgeschwindigkeit in Baud (2400, 4800, etc.) Fax-Kodierung: Modified Huffman (MH), Modified Read (MR), Modified Modified Read (MMR) Error Correction Mode ( on oder off ) 363

375 Kapitel 10 Anhang OfficeMaster Suite Ferrari electronic AG

376 Anhang A: Log-Dateien Jede Komponente des Messaging Servers protokolliert Vorgänge während der Laufzeit in Log-Dateien im Text- Format. Dabei werden zwei Arten von Log-Dateien unterschieden: das Kommunikations-Log und das Funktions-Log. Das Kommunikations-Log enthält Informationen zur Datenkommunikation der Komponente, d. h. zur Auftragsverfolgung und Auswertung vor Ort. Es ist prädestiniert für Auswertungen jeglicher Art durch den Kunden. Das Funktions-Log besteht aus technischen Informationen zur Sicherstellung und Überwachung der Funktion der betreffenden Messaging Server Komponente, wie Debug-Informationen für den Support. Somit wird das Funktions-Log hauptsächlich zur Fehlerbehebung durch den Installateur und durch die Hotline der Ferrari electronic AG genutzt. A.1. Kommunikations-Log Die Komponente OMCUMS protokolliert Sende- und Empfangsvorgänge in Kommunikations-Logs. Kommunikations-Logs werden als Tabelle im Textformat gespeichert. Speicherort ist %ProgramFiles%\FFUMS\FMSRV\ log\komponentenname bzw. %ProgramData%\FFUMS\FMSRV\log\Komponentenname auf dem Server, auf dem die entsprechende Komponente betrieben wird. Jede Log-Datei enthält sämtliche Vorgänge eines Tages der betreffenden Komponente. Die Log-Dateien tragen den Namen der Komponente (wie im Komponentenstatus dargestellt) und das Datum, wie omcums txt. Die Anzahl der Log-Dateien kann in der Messaging Server Konfiguration unter Extras > Systemeinstellungen auf der Karteikarte Allgemein mit der Option Sende- / Empfangsprotokolle aufbewahren für x Tage bestimmt werden (siehe Abbildung A.1). Bei Überschreiten der konfigurierten Tagesanzahl wird die älteste Datei gelöscht. Ist als Loganzahl 0 eingestellt, werden alle Log-Dateien aufgehoben. Abbildung A.1: Sende- / Empfangsprotokolle aufbewahren 365

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