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1 Bedeutung der elektronischen Steuerprüfung für den Steuerpflichtigen IHK Osnabrück 8. Juni 2006 Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt Compario, Berlin 1 Bedeutung der elektronischen Steuerprüfung Wo stehen wir heute? Was tun? Prüfsoftware kennen lernen Dialog zwischen Steuerrechts- und IT-Experten organisieren Steuerlich relevante Daten qualifizieren Lösungskonzept entwickeln Verfahrensdokumentation erstellen 2 1

2 Wo stehen wir heute? Konventionelle Geschäftswelt Elektronische Geschäftswelt 1995 GoBS 2000 Steuersenkungsgesetz 2001 GDPdU veröffentlicht 2002 GDPdU treten in Kraft Geschäftswelt im Übergang Konventionelle Geschäftswelt Händische Unterschrift Brief Regale mit Ordnern Schreibmaschine Kein / kaum IT-Management Gesetzliche Anforderungen Konventionelle Steuerprüfung Elektronische Geschäftswelt Elektronische Signatur DMS, ECM, Archivsystem ERP-System Komplexes IT-Management IT-Governance Gesetzliche Anforderungen Compliance Elektronische Steuerprüfung 4 2

3 Prüfsoftware Hohe Geschwindigkeit bei der Verfolgung von Zusammenhängen Standardroutinen für gängige Prüfungsfelder Vollständige Prüfung statt Stichproben Prüfung bisher kaum prüfbarer Sachverhalte Mathematisch-statistische Methoden 5 Lösungsansatz pragmatisch: eigentlich ganz einfach Bisher wussten wir ja auch was aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind; wer mit diesen Unterlagen im Unternehmen befasst ist; was steuerlich relevante Daten sind; was den Prüfer (besonders) interessiert. wo leicht geschummelt und manipuliert werden kann 6 3

4 Lösungsansatz akademisch: höchst problematisch Komplexität von IT-Systemen Dokumentation der IT und der IT-gestützten Prozesse Kommunikation zwischen Steuerrechts- und IT- Experten Übergang von der konventionellen in die elektronische Geschäftswelt 7 Beispiel: Was entspricht einer in der konventionellen Geschäftswelt? Brief Briefumschlag für Anlagen(n) Mündliche Kommunikation per Telefon Welche dieser s müssen aufbewahrt werden? Wie müssen s aufbewahrt werden? 8 4

5 Steuerrecht und IT im Dialog Innerhalb eines Unternehmens Unternehmen Steuerabteilung IT-Abteilung 9 Steuerrecht und IT im Dialog Unternehmen mit IT-Abteilung und Steuerberater Unternehmen IT-Abteilung Steuerberater 10 5

6 Steuerrecht und IT im Dialog Unternehmen mit Outsourcing Unternehmen Steuerberater Systemhaus 11 Steuerlich relevante Daten Excel Lohn Faktura Webshop Fibu Warenwirtschaft Kasse Anlagen Reisekosten 12 6

7 Steuerlich relevante Daten Buchhaltungssysteme Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, Electronic Banking, Registrierkassen,... Weitere Systeme (Inhalte spezifisch) Warenwirtschaft/Materialwirtschaft, Kostenrechnung/Leistungsrechnung, Webshop,... Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten ERP-System,... Office-Systeme (Inhalte unspezifisch) , Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank,... Datenadministrationssysteme (Inhalte unspezifisch) Datenbank, Data-Warehouse, Archivierungssystem, Dokumenten-Management-System, Webserver, Steuerliche Relevanz von s Elektronische Rechnungen Rein elektronisch oder als Anlage (z.b. PDF) Stark strukturierte Anlagen Beispiel: Reisekostenabrechnung in EXCEL Elektronische Aufbewahrung Schwach strukturierte / Anlagen Ggf. ausdrucken (hält Finanzverwaltung für unzulässig) Dokument oder Daten? Dokument: Aufbewahrung nach GoBS Daten: Aufbewahrung nach GDPdU 14 7

8 Elektronische Rechnungen Voraussetzung für Vorsteuerabzug qualifizierten elektronischen Signatur Prüfung vor der Weiterverarbeitung, ob Signatur auch tatsächlich vom Absender stammt (Authentifizierung), dieser zur Signatur berechtigt war (ein gültiges Signatur- Zertifikat besitzt), die Signatur unversehrt ist (Integrität). Verpflichtungen für den Empfänger Ergebnis jeder Prüfung protokollieren, alle Daten so speichern, dass eine Änderung nicht mehr möglich ist Signaturprüfschlüssel aufbewahren den Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung sowie die weitere Verarbeitung protokollieren (und die Protokolle ebenfalls archivieren) 15 Elektronische Rechnungen Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie z. B. Standard-Telefax an Computer-Telefax oder Fax-Server wird eine qualifizierte elektronische Signatur gefordert. 16 8

9 Elektronische Rechnungen Bei Fahrausweisen ( 34 UStDV) wird für den Vorsteuerabzug auch der Online-Abruf akzeptiert, wenn eine Belastung auf dem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und der Kunde zusätzlich einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufbewahrt. 17 Lösungskonzepte Datenträgerüberlassung (Z3) Datenexport aus dem Produktivsystem Softwarehersteller sind gefordert! (Un)mittelbarer Datenzugriff (Z1, Z2) Zugriff auf DV-System des Unternehmens 10-jährige Aufbewahrungsfristen Langzeitverfügbarkeit der Daten + Auswertungsmöglichkeit Unternehmen ist gefordert! 18 9

10 Aufbewahrung Archivierung Aufbewahrung Erfüllung gesetzlicher Anforderungen GDPdU fordern keine bestimmte Speichertechnologie GDPdU fordern insbesondere kein Archivsystem Archivierung Erfüllung unternehmerischer Anforderungen Viele gute Gründe! 19 Aufbewahrungsstrategie Anforderungen Sichere und vollständige Aufbewahrung der Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Grundsatz Heute Daten großzügig archivieren Unmittelbar vor der Prüfung den Zugriff auf die Daten einschränken 20 10

11 Aufbewahrung: Produktivsystem Zugriff: Produktivsystem Probleme Versionswechsel / Migration Wachsende Datenmenge sprengt die Kapazitäten des Systems Lahmlegen des Systems während der Prüfung 21 Aufbewahrung: Archivsystem Zugriff: Auswertungssystem Vorteile Jedes System braucht nur genau das zu leisten, wofür es konzipiert wurde 22 11

12 Archiv + Auswertungssystem Vorteile Heterogenes Produktivsystem unproblematisch Praktikable und wirtschaftliche Lösung Lösung für alle 3 Zugriffsarten Geringere Personalanforderungen bei Z2 Zeitgewinn: heute archivieren erst vor der Prüfung präzisieren 23 IT-Governance Compliance IT-Governance Unternehmerische Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die sicherstellen, dass mit Hilfe der eingesetzten IT die Geschäftsziele abgedeckt, Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken angemessen überwacht werden. Compliance Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien im Unternehmen Beispiel: Verfahrensdokumentation nach GoBS 24 12

13 IT-Governance Aufgaben Beschreibung des Einsatzgebietes Beschreibung der sachlogischen Systemlösung Technische Systemlösung und Migration IT-Sicherheit Technischer Betrieb Prozesse Mitarbeiterqualifikation Test Wartung 25 Compliance: GoBS Aufgaben Beschreibung des Einsatzgebietes Beschreibung der sachlogischen Systemlösung Technische Systemlösung und Migration IT-Sicherheit Technischer Betrieb Prozesse Mitarbeiterqualifikation Test Wartung 26 13

14 Zusammenhang IT-Governance Compliance Compliance IT-Governance 27 Forum Elektronische Steuerprüfung Magazin redaktionell unabhängig aktuelle Berichterstattung Hintergrundinformation Messe Lösungsanbieter stellen sich vor Newsletter monatlich kostenlos 28 14

15 Ausblick: Vom Übel zur Chance GDPdU als Anlass zum Handeln sehen und nicht als Ursache Chance zur Strategische Neuausrichtung der Unternehmens - IT Einstieg ins Qualitätsmanagement Wer die Anforderungen der GDPdU und der GoBS erfüllt, ist mit seinem Unternehmen fit für die elektronische Geschäftswelt der Zukunft! 29 Nutzen wir die Chancen! Vielen Dank 30 15

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