Gestaltung und Durchführung des BEM

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1 Gestaltung und Durchführung des BEM von Bettina Schmidt 1. Auflage Verlag C.H. Beck München 2014 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhalts- und Sachverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 II. Anhang 2: Anlagen Über die Vereinbarung betreffend die weiteren Maßnahmen im Rahmen des BEM ist ein gemeinsames Protokoll anzufertigen, aus dem sich ergibt, ob und ggf. welche konkreten Maßnahmen im Einzelnen erforderlich sind. Die mit Ihnen durch das BEM-Team festgelegten BEM-Maßnahmen werden ausschließlich auf dem Maßnahmen-Blatt Betriebliches Eingliederungsmanagement dokumentiert und gemeinsam unterschrieben. Auch über alle weiteren Gespräche mit Ihnen wird jeweils ein schriftliches Protokoll erstellt und durch alle Beteiligten unterschrieben. Sie können jederzeit Ihnen sinnvoll erscheinende Vorschläge und Lösungsmöglichkeiten in das BEM-Verfahren einbringen, die durch das BEM-Team im BEM-Verfahren mitberücksichtigt werden. Wie werden die beschlossenen BEM-Maßnahmen umgesetzt? Hat die Prüfung der in Betracht kommenden Maßnahmen ergeben, dass Leistungen zur Teilhabe am oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen, und sind Sie damit einverstanden, so zieht das BEM- Team, mit Ihrer schriftlicher Zustimmung, unverzüglich gemäß 84 Abs. 2 S. 4 SGB IX die zuständige gemeinsame örtliche Servicestelle, bei Schwerbehinderten auch das zuständige Integrationsamt, zum betrieblichen Eingliederungsmanagement hinzu. Steht fest, welche weiteren BEM-Maßnahmen, vor allem im Betrieb, in Betracht kommen, hat das BEM-Team mit Ihrer Zustimmung den Arbeitgeber hierüber zu informieren und diesen zur Umsetzung aufzufordern. Die Verantwortung für die vom BEM-Team mit Ihrer Zustimmung befürworteten Maßnahmen trägt der Arbeitgeber. Das BEM-Team überwacht die Umsetzung und die Effektivität der vereinbarten Maßnahmen und wird vom Arbeitgeber über die Umsetzung der in Betracht kommenden Maßnahmen unverzüglich und umfassend informiert. Es kann in diesem Zusammenhang jederzeit Einblick in die Dokumentation nehmen und gegebenenfalls weitere notwendige Folgemaßnahmen initiieren. Wie wird das BEM-Verfahren abgeschlossen? Im Rahmen eines Abschlussgespräches wird durch das BEM-Team zusammen mit Ihnen überprüfen und dokumentieren, ob die BEM-Maßnahmen erfolgreich waren oder nicht. Dabei wird das BEM-Team mit Ihnen abschließend klären, ob alle in Betracht kommenden Lösungsmöglichkeiten und BEM-Maßnahmen im BEM-Verfahren berücksichtigt worden sind. Auch über dieses Abschlussgespräch wird ein gemeinsames Protokoll erstellt und durch alle Beteiligten unterschrieben und dem Arbeitgeber durch das BEM-Team zugeleitet. 139

3 140 beck-shop.de B. Anhang: Mustertexte zum BEM Das BEM-Verfahren wird wieder aufgenommen, wenn Sie oder der Arbeitgeber neue Sachverhalte vortragen, die Ihre Einsatz- und Arbeitsfähigkeit betreffen und die Einleitung bzw. Wiederaufnahme des BEM-Verfahrens beantragt wird. Wenn Sie das BEM zunächst abgelehnt oder abgebrochen haben, wird Ihnen bei andauernder Arbeitsunfähigkeit nach drei Monaten in geeigneter Weise ein erneutes Angebot unterbreitet. Sie können auch jederzeit die erneute Einleitung oder die Wiederaufnahme oder Fortführung des BEM- Verfahrens verlangen. Wie wird der Datenschutz sichergestellt? Die Einhaltung der Schweigepflicht und Beachtung des Datenschutzes gehören zu den besonderen Verpflichtungen der Mitglieder des BEM- Teams. Ihre persönlichen Daten werden vertraulich behandelt. Alle Mitglieder des BEM-Teams, die Schwerbehindertenvertretung und auch alle hinzugezogenen weiteren Personen aus dem Betrieb sind verpflichtet, über die ihnen wegen ihrer Teilnahme am BEM-Verfahren und ihrer Tätigkeit im BEM-Team bekannt gewordenen persönlichen Verhältnisse und Angelegenheiten, insbesondere derjenigen der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihrer Bedeutung oder ihrem Inhalt nach einer vertraulichen Behandlung bedürfen Stillschweigen zu bewahren. Diese Pflicht gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit. Sie gilt nicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, den Integrationsämtern, der örtlichen gemeinsamen Servicestelle oder anderen Sozialversicherungs- oder Rehaträgern, soweit deren Aufgaben es erfordern und Sie einer Entbindung von der Schweigepflicht zugestimmt haben. Alle Mitglieder des BEM-Teams sind auf ihre besondere Schweigepflicht gegenüber allen anderen Personen zu verpflichten. Die Verpflichtung erfolgt schriftlich und wird in der Personalakte des Verpflichteten abgelegt. Spätestens im Erstgespräch bitten wir Sie, die Erklärung zum Datenschutz sowie Vereinbarung über den Schutz persönlicher Daten im Rahmen der Maßnahmen des BEM (Anlage 3) zu unterschreiben, mit der Sie Ihr Einverständnis mit der Durchführung des BEM sowie der Erhebung und Verwendung der erforderlichen Daten erklären. Die Weitergabe personenbezogener Daten oder gesundheitlicher Informationen, sowie die Erörterung mit Personen, die nicht zum BEM- Team gehören, darf nicht erfolgen. Im Rahmen des BEM kann dies nur nach entsprechender Information und ausschließlich mit Ihrer schriftlicher Zustimmung (Anlage 11) und nach einer eventuell erforderlichen Entbindung von der Schweigepflicht (Anlage 12) geschehen. Darüber hinaus dürfen BEM-Dokumente nicht in die Personalakte aufgenommen werden, weder in Papierform noch elektronisch. In der Personalakte dürfen lediglich folgende Informationen festgehalten werden:

4 II. Anhang 2: Anlagen Einladungsschreiben (Anlage 1) Mitarbeiterinformation/Kurzbeschreibung BEM (Anlage 2) Vereinbarung zum Datenschutz (Anlage 3) Entscheidung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters über die Einleitung des BEM oder deren/dessen Nichtzustimmung (Anlage 4) ggf. Erinnerungsschreiben an Mitarbeiter (Anlage 5) ggf. Formblatt des BEM-Teams bei Schweigen des Mitarbeiters (Anlage 6) Antrag einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters auf Teilnahme am BEM Maßnahmen, bei denen die Mitwirkung des Arbeitgebers erforderlich ist Protokoll des Abschlussgespräches (Anlage 10) Die Dokumentation der Gesprächsergebnisse des Erstgespräches (Anlage 8), der Folgegespräche sowie der BEM-Maßnahmebogen (Anlage 9) haben das Ziel der Umsetzung und der Evaluation der vereinbarten Maßnahmen im Rahmen des BEM und dürfen nicht zur Personalakte genommen werden. Sie erhalten, wie auch die von Ihnen ausgewählten beiden Mitglieder des BEM-Teams und bei Schwerbehinderung und Gleichstellung auch die Schwerbehindertenvertretung eine Kopie des gemeinsam ausgefüllten BEM-Maßnahmeblattes (Anlage 9) bzw. der jeweiligen Protokolle. Das BEM-Maßnahmeblatt (Anlage 9) sowie die schriftlichen Protokolle werden ausschließlich in der von der Personalakte strikt getrennten BEM- Akte abgelegt. Diese Unterlagen dürfen durch das BEM-Team nur mit Ihrer schriftlicher Einwilligung unter Entbindung von der Schweigepflicht Dritten bekannt gemacht oder an Dritte weitergeleitet werden. Die BEM-Akte wird durch die jeweiligen persönlichen Ansprechpartner im BEM-Team in einem nur durch ihn zugänglichen abschließbaren Schrank aufbewahrt. Die im Rahmen des BEM erhaltenen und von Mitgliedern des BEM-Teams erhobenen Gesundheitsdaten sind von den persönlichen Ansprechpartnern und bei Schwerbehinderung und Gleichstellung auch von der Schwerbehindertenvertretung räumlich und sachlich getrennt von der sonstigen Personalaktenführung in einer gesonderten BEM-Akte und in einem abschließbaren Aktenschrank aufzubewahren. Zugriff und Schlüssel zu diesem Schrank haben nur die auf die Schweigepflicht besonders verpflichteten Mitglieder des BEM-Teams. Soweit die Schwerbehindertenvertretung am BEM-Verfahren beteiligt ist, wird eine weitere BEM-Akte geführt und durch die Schwerbehindertenvertretung in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt. Medizinische Dokumente, insbesondere Berichte medizinischer Rehaverfahren, müssen durch Sie im BEM-Verfahren nicht im vollen Wortlaut vorgelegt werden. Sie werden insbesondere nicht Bestandteil der BEM- 141

5 B. Anhang: Mustertexte zum BEM Akte, sondern nach Kenntnisnahme der Leistungsfähigkeit bzw. etwaiger Leistungseinschränkungen durch das BEM-Team an Sie zurückgegeben. Mit Ihrer Zustimmung können für die Dauer des BEM-Verfahren Auszüge aus medizinischen Dokumenten, die Ihre Leistungsfähigkeit und ggf. vorhandene Leistungseinschränkungen betreffen, in der BEM-Akte verwahrt werden. Zwei Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens werden Ihnen sämtliche BEM-Unterlagen ausgehändigt oder vernichtet. Ergebnisse von BEM-Verfahren dürfen nicht Gegenstand von Zielvereinbarungen sein. Auch Leistungsbeurteilungen werden so erstellt, dass das BEM und die mit ihm im Zusammenhang stehenden Maßnahmen unberücksichtigt bleiben. Darüber hinaus können Sie jederzeit die Vorlage der zum BEM-Verfahren geschlossenen Betriebsvereinbarung verlangen. Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne jederzeit Ihr BEM-Team. Zögern Sie nicht, uns anzusprechen. 142

6 II. Anhang 2: Anlagen b) BEM-Mitarbeiterinformation ohne Betriebsvereinbarung 234 BEM-Mitarbeiterinformation der B-GmbH Was bedeutet BEM? BEM steht für Betriebliches Eingliederungsmanagement. Der Gesetzgeber hat mit der Verabschiedung des 84 Abs. 2 SGB IX dafür Sorge getragen, dass der Arbeitgeber bei einer länger als sechs Wochen andauernden Arbeitsunfähigkeit gemeinsam mit Ihnen in einem strukturierten Verfahren Maßnahmen plant, die Ihnen den Wiedereinstieg ins Unternehmen erleichtern. Gemäß 84 Abs. 2 SGB IX wird ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchgeführt, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten, zu verbessern und wiederherzustellen, die Arbeitszufriedenheit und Arbeitsmotivation zu steigern sowie die betrieblich beeinflussbaren Fehlzeiten und Krankheitskosten zu reduzieren. Was sind die Ziele des BEM? Ziele des BEM sind, Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen, Arbeitsunfähigkeit möglichst zu überwinden, Chronische Krankheiten und Behinderungen bei Arbeitnehmern zu vermeiden und das Verbleiben am Arbeitsplatz, vorrangig am ursprünglichen, zu sichern, geeignete und anforderungsgerechte Arbeitsplätze für gesundheitlich beeinträchtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sichern oder zu schaffen sowie die Gesundheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dauerhaft zu erhalten. Im Rahmen der Ziele des BEM ist dabei festzustellen: wie Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann, mit welchen Hilfen und Leistungen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann, ob Arbeitsunfähigkeit in einem direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Tätigkeit der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters steht, welche Maßnahmen für eine erfolgreiche Wiedereingliederung erforderlich sind, 143

7 144 beck-shop.de B. Anhang: Mustertexte zum BEM wie der Arbeitsplatz erhalten, die Fähigkeiten der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters weiter genutzt und die Einsatzfähigkeit möglichst sichergestellt werden können und mögliche Quellen einer Gesundheitsgefährdung beseitigt werden können. Der vertrauensvolle und offene Umgang aller am BEM Beteiligten miteinander ist hierbei Voraussetzung. Führungskräfte haben bei der Durchführung des BEM und insbesondere bei der Einleitung präventiver Maßnahmen eine besondere Verantwortung. Ihre persönlichen Rechte werden dabei gewahrt. Wer führt das BEM-Verfahren in unserem Betrieb durch? Das BEM-Verfahren wird in unserem Betrieb von einem BEM-Team durchgeführt, das aus einem BEM-Koordinator und dem Betriebsarzt besteht. Der BEM-Koordinator ist Ihr persönlicher Ansprechpartner und koordiniert alle gemeinsam festgelegten BEM-Maßnahmen. Die Beschlüsse und Entscheidungen im BEM-Team werden einstimmig getroffen (Konsensprinzip). Das BEM-Team arbeitet im Rahmen seiner Aufgabenstellung weisungsfrei und hat insbesondere die Aufgabe, Vorschläge zu entwickeln, auf welche Weise weitere Krankheitszeiten vermieden werden können, auf welche Weise erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann und welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um Ihre Weiterbeschäftigung bei gleichzeitiger Vermeidung oder Verringerung krankheitsbedingter Fehlzeiten zu ermöglichen. Wie wird das BEM-Verfahren eingeleitet? Das BEM ist einzuleiten, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten (nicht Kalenderjahr) insgesamt mindestens 42 Tage arbeitsunfähig erkrankt war. Weiterhin ist das BEM einzuleiten, falls Sie dies schriftlich für sich beantragen, wobei die Mindestdauer der Arbeitsunfähigkeit in den letzten 12 Monaten mindestens 28 Kalendertage betragen haben muss. Bereits in dem Einladungsschreiben werden Sie schriftlich über die Ziele und den Ablauf des betrieblichen Eingliederungsmanagements informiert sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen ( 84 Abs. 2 S. 3 SGB IX). Sie sind im gesamten BEM-Verfahren nicht verpflichtet, Diagnosen Ihrer Erkrankung mitzuteilen. Bitte entscheiden Sie sich innerhalb von zwei Wochen bezüglich der weiteren Vorgehensweise und senden Sie uns die Rückantwort zurück.

8 II. Anhang 2: Anlagen Was geschieht, wenn ich mit dem BEM-Verfahren nicht einverstanden bin oder die Rückantwort nicht zurücksende? Lehnen Sie im Rahmen der Rückantwort eine Teilnahme am BEM ab, wird ein BEM-Verfahren zunächst nicht durchgeführt. Sie können aber jederzeit um Durchführung eines BEM-Verfahrens bitten, auch wenn Sie dies zuvor abgelehnt haben. Was geschieht, wenn ich mich mit dem BEM-Verfahren einverstanden erkläre? Nach Vorliegen Ihres Einverständnisses durch Rücksendung der Rückantwort vereinbaren wir ein erstes Informationsgespräch mit Ihnen. In diesem Erstgespräch möchten wir mit Ihnen überlegen, welche betrieblichen Bedingungen zu Ihrer Gesundung bzw. Gesunderhaltung verändert werden müssten und welche Schritte unternommen werden können, um einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen. Auf Ihren Wunsch kann eine weitere Person des Vertrauens, z.b. (falls im Betrieb vorhanden, ein Betriebsratsmitglied, die Schwerbehindertenvertretung), ein/e Rechtsanwältin/Rechtsanwalt oder ein Vertreter des Integrationsfachdienstes bzw. Integrationsamtes, am Erstgespräch und an den weiteren Gesprächen im Rahmen des BEM-Verfahrens teilnehmen. Das Erstgespräch wird anhand einer Checkliste geführt und ausschließlich auf dem Dokumentationsblatt für das Erstgespräch dokumentiert, von dem Sie eine Kopie erhalten. Uns ist wichtig, dass Sie wissen, dass im BEM nichts ohne Ihr Wissen und Ihre Einwilligung geschieht. Ihre Zustimmung ist Voraussetzung sowohl für die Einleitung als auch für die Durchführung des BEM in jeder Phase des BEM-Verfahrens. Müssen personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, werden wir Sie darüber aufklären und Ihre schriftliche Einwilligung sowie eine Entbindung von der Schweigepflicht einholen. Der Betriebsarzt ist für alle arbeitsmedizinischen Fragestellungen zuständig, wobei es nicht Aufgabe des Betriebsarztes ist, Ihre Arbeitsunfähigkeit zu überprüfen oder Diagnosen zu erheben und uns mitzuteilen. Soweit es um die Beurteilung arbeitssicherheitstechnischer Fragestellungen geht, kann die Fachkraft für Arbeitssicherheit beteiligt werden. Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, wird die örtliche gemeinsame Servicestelle oder bei schwerbehinderten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern das Integrationsamt zum BEM-Verfahren hinzugezogen. Hält das BEM-Team die Hinzuziehung weiterer externer oder interner Fachleute für erforderlich, um die Ziele des BEM zu erreichen, so können diese nach Ihrer Zustimmung zu den Beratungen hinzugezogen werden, z.b. 145

9 146 beck-shop.de B. Anhang: Mustertexte zum BEM die Führungskraft ein externer BEM-Beauftragter der behandelnde Haus- und/oder Facharzt ein Vertreter der Berufsgenossenschaft ein Vertreter des Integrationsamtes und/oder Integrationsfachdienstes ein Vertreter von Arbeitsagentur und/oder Sozialversicherungsträgern und/oder Rehabilitationseinrichtungen. Daran anschließend werden wir zügig gemeinsam mit Ihnen die weiteren BEM-Maßnahmen klären. Dazu gehört insbesondere, ob ein kausaler Zusammenhang zwischen Ihren physischen/psychischen Einschränkungen und Ihrem Arbeitsumfeld besteht bzw. die Tätigkeit zu gesundheitlichen Beschwerden führt, ob und inwieweit Arbeitsinhalt, Arbeitsumgebung, Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und anderen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern oder sonstige Fragen Ihre Arbeitszufriedenheit beinträchtigen, ob mit Ihrer Zustimmung unter Konsultation der beteiligten betrieblichen Stellen Schwierigkeiten durch Maßnahmen innerhalb des Betriebes überwunden werden können; dabei insbesondere, inwieweit Veränderungen am Arbeitsplatz, insbesondere auch technischer Ausstattung des Arbeitsplatzes, im Arbeitsumfeld, in der Arbeitsorganisation oder der Arbeitszeit möglich sind, ob und inwieweit mit Ihrer Zustimmung Schwierigkeiten durch externe Hilfen, insbesondere Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben, überwunden werden können, ob in Absprache mit Ihnen eine Kontaktaufnahme mit dem Betriebs-, Ihrem Hausarzt oder anderen Sie behandelnden Ärzten sinnvoll ist, ob in Absprache mit dem Mitarbeiter gesundheitliche Maßnahmen insbesondere medizinische Leistungen zur Rehabilitation angebracht sind, ob eine stufenweise Wiedereingliederung gemäß 28 SGB IX für Sie in Frage kommt. Dabei werden wir alle Möglichkeiten zu erörtern, wie die Ziele des BEM am besten erreicht werden können. Das weitere Vorgehen ist einvernehmlich festzulegen (Konsensprinzip). Über diese Vereinbarung betreffend die weiteren Maßnahmen im Rahmen des BEM werden wir ein gemeinsames Protokoll anfertigen, aus dem sich ergibt, ob und ggf. welche konkreten Maßnahmen im Einzelnen erforderlich und mit Ihnen gemeinsam abgestimmt sind. Die mit Ihnen festgelegten BEM-Maßnahmen werden ausschließlich auf dem Maßnahmen-Blatt Betriebliches Eingliederungsmanagement dokumentiert und gemeinsam unterschrieben. Auch über alle weiteren Gespräche Ihnen wird jeweils ein schriftliches Protokoll erstellt und durch alle Beteiligten unterschrieben.