Whitepaper. Das Projekt E-Bilanz 7 Fragen zur praktischen Umsetzung

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1 Whitepaper Das Projekt E-Bilanz 7 Fragen zur praktischen Umsetzung Carsten Gerger Oktober 2012

2 Konzept E-Bilanz: Wie bereite ich mein Unternehmen auf die E-Bilanz vor? Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz wurde die Grundlage für die elektronische Bilanz (E-Bilanz) geschaffen. Nach 5b Einkommensteuergesetz (EStG) sind demnach alle bilanzierenden Unternehmen in Zukunft verpflichtet, ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln. Da die Finanzverwaltung gerade in der Anfangsphase viele Freiheitsgrade einräumt - so müssen z. B. Mussfelder nicht gefüllt werden (außer mit NIL), wenn keine separaten Hauptbuchkonten vorliegen - kann sich der Steuerpflichtige auf den Standpunkt stellen, dass nur die Mindestanforderungen erfüllt werden müssen. Klar ist aber, dass sich das Thema E-Bilanz durchsetzen wird. Die Vorgaben werden stetig steigen und die Freiheitsgrade damit kleiner werden. Deshalb sollte sich der Steuerpflichtige fragen, ob er das Projekt E-Bilanz einmal vollständig umsetzt oder in den kommenden Jahren stetig Anpassungen vornehmen muss, was wieder Zeit und Kosten verursacht. Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand von 7 Fragen zur praktischen Umsetzung auf, was Sie beim Projekt E-Bilanz beachten sollten. Das Umsetzungsprojekt E-Bilanz 1. Betrifft die E-Bilanz auch andere Abteilungen neben dem Rechnungswesen? 02 Die Einführung der E-Bilanz hat auf verschiedene Abteilungen im Unternehmen Einfluss. Neben dem Rechnungswesen auch die Steuerabteilung, die IT- Abteilung und gegebenenfalls die internen Kontrollorgane. Wichtig ist, dass ein Projektteam mit einem Projektleiter gegründet wird, der die Projektsteuerung übernimmt. Zusätzlich sollte aus allen betroffenen Abteilungen ein Projektverantwortlicher involviert werden, um so die Akzeptanz und Motivation zu erhöhen. 2. Was ist das Tax-Compliance-Niveau und wie beeinflusst es die E-Bilanz? Die Finanzverwaltung wird zukünftig aufgrund der übermittelten Daten ein Risikoranking der Unternehmen vornehmen, um den Turnus von Betriebsprüfungsintervallen zu bestimmen. Dabei spielt das Tax-Compliance-Niveau eine wichtige Rolle. Das Tax-Compliance-Niveau bezeichnet hierbei die Bereitschaft des Steuerpflichtigen, die geltenden Steuergesetze freiwillig zu achten und steuerlichen Pflichten nachzukommen. 1 Es sollte also sichergestellt werden, dass das Finanzamt alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt bekommt. Somit wird vermieden, dass ein Fehlen an Informationen negative Auswirkungen auf das Risikoranking des Unternehmens hat. Die Entscheidung über das Tax-Compliance-Niveau und damit über den Detaillierungsgrad der E-Bilanz trifft letztendlich jeder Unternehmer selber. Zurzeit besteht die Möglichkeit eine aggregierte E-Bilanz einzureichen, denn die Steuer-Taxonomie sieht viele Auffangpositionen vor, um einen Eingriff in das Buchungsverhalten der Unternehmen durch die Finanzverwaltung zu verhindern. Nach und nach ist jedoch zu erwarten, dass diese Auffangpositionen teilweise wieder gestrichen werden. Dies gilt besonders für Auffangpositionen in der Bilanz, da die Anpassungen die Unternehmen vor geringere Probleme stellen werden als in der GuV. 1 Vgl. Schmarbeck, Timo (2002)

3 3. Was muss im Rechnungswesen für die korrekte Abbildung der E-Bilanz beachtet werden? Werden auch heute schon vielfach steuerliche Daten in der Buchhaltung berücksichtigt, kommt zukünftig ein viel höherer Detaillierungsgrad auf die Unternehmen zu. Hierfür wird es in vielen Fällen notwendig sein, neue Konten und zusätzliche Buchungsanweisungen einzuführen. Die wichtigsten Themen, mit denen sich das Rechnungswesen beschäftigen sollte, drehen sich um den verwendeten Kontenrahmen, den geplanten Umfang der Datenübermittlung und in welchem Umfang externe Unterstützung, z. B. im Rahmen des Abgleichs des verwendeten Kontenrahmens mit der Taxonomie, bei der Erstellung der E-Bilanz genutzt werden soll. 03 Durch die Einführung der Steuer-Taxonomie erhält der Austausch der Informationen zwischen Rechnungswesen und Steuern einen höheren Stellenwert. Die Abhängigkeit der Steuerberater bzw. der Steuerabteilungen vom Rechnungswesen wird durch den höheren Detaillierungsgrad deutlich größer. Folglich müssen auch die Mitarbeiter im Rechnungswesen hier sensibilisiert und geschult werden, da Geschäftsvorfälle auch aus einer steuerlichen Perspektive bei der Verbuchung beurteilt werden müssen. Hierzu zählen z. B. Verbuchung von steuerlichen Sachverhalten (Bewirtungsaufwendungen, Spenden, Geschenke, betriebliche Veranstaltungen etc.). In diesem Zusammenhang ist in Unternehmen häufig eine Buchungsrichtlinie vorhanden, die gegebenenfalls an die neuen Anforderungen angepasst werden sollte. Gerade vor dem Hintergrund der Buchungskontinuität ist dies wichtig, um Stetigkeit im Mehrperiodenvergleich sicherzustellen und nicht im Risikoranking der Finanzverwaltung aufzufallen. 4. Welche Alternativen habe ich bei der IT-seitigen Umsetzung? Die Einführung der E-Bilanz ist ein logischer Schritt, der den Systembruch (Einreichung des Jahresabschlusses in Papierform) in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung beheben soll. Je nach Vorgehen muss das IT-System in der Lage sein: a. die Kontenstruktur in der Steuer-Taxonomie abzubilden; b. einen Datenexport der Steuer-Taxonomie zur Verfügung zu stellen; c. eine steuerliche Überleitungsrechnung abbilden zu können oder d. eine Verbuchung der Steuerbilanz, -GuV über ein separates Ledger gewährleisten zu können; e. eine Übermittlung der E-Bilanz in ERiC sicher zu stellen. Für die IT-seitige Umsetzung bestehen verschiedene Möglichkeiten. Zum einen gibt es ERP-Systeme, die Funktionalitäten für die E-Bilanz bereitstellen, zum anderen können Speziallösungen wie LucaNet.E-Bilanz genutzt werden, die sich als nachgelagertes System mit dem Thema E-Bilanz beschäftigen. Die Frage, wie das Unternehmen die E-Bilanz abbildet, ist vom Einzelfall abhängig. Zumal es nicht selten ist, dass in einem Konzernverbund unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz sind, sodass es sich anbietet, eine Speziallösung zu nutzen, die mit allen vorhandenen ERP-Systemen kompatibel ist, statt in allen ERP-Systemen ein E-Bilanz-Modul einzurichten. 5. Sollte ich die E-Bilanz aus meiner Buchhaltungssoftware übermitteln? Anbieter mittelständischer Rechnungswesensoftware stellen zum Teil E-Bilanz-konforme Kontenrahmen zur Verfügung und beabsichtigen so, eine Überleitung in den XBRL- Standard per Exportschnittstelle zur Verfügung zu stellen. Allerdings gilt dies nicht für alle Hersteller, sodass es sein kann, dass Unternehmen eine Drittlösung einsetzen müssen. Je nach Art des Kontenrahmens (z. B. Standard-

4 kontenrahmen, Individualkontenrahmen oder internationaler Kontenrahmen) stellt sich dabei natürlich auch die Frage, inwiefern eine Anpassung des Kontenrahmens überhaupt möglich ist. Gerade bei einem international vorgegebenen Kontenrahmen müssen dementsprechend Buchungen außerhalb des Vorsystems erfolgen. 04 Nach wie vor bleibt auch die Frage, ob es Sinn macht, ein separates Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung vorzuhalten (Tax Ledger), um die steuerlichen Anpassungen zu buchen. Dagegen spricht zum einen, dass das separate Hauptbuch angelegt und administriert werden muss. Je nach ITseitiger Umsetzung kann dies zu einem großen Anstieg an Datenvolumen führen. Zum anderen muss sichergestellt werden, dass das Tax Ledger auch rückwirkend - evtl. Jahre später nach einer erfolgten Betriebsprüfung - geändert werden kann, somit können die Perioden jahrelang nicht abgeschlossen werden. Der Administrationsaufwand ist verhältnismäßig hoch, sodass fraglich ist, ob diese Variante sich in der Praxis durchsetzen wird. Die Alternative hierzu ist der Einsatz einer Drittlösung, da die benötigten Informationen nicht kontenbasiert zur Verfügung gestellt werden können. Von daher muss zunächst mit den bestehenden Software-Lieferanten abgeklärt werden, welche Möglichkeit mit den vorhandenen Rechnungswesensystemen besteht. Sollte hier keine zufriedenstellende Lösung angeboten werden, muss sich das Unternehmen mit den am Markt angebotenen E-Bilanz-Tools auseinandersetzen. In diesem Fall ist die Schnittstelle zum Hauptsystem sehr wichtig, da hier die Möglichkeit besteht, eine Transformation im Rahmen des Importprozesses zu hinterlegen, die aus unterschiedlichen Quellen (Konten, Steuerschlüsseln etc.) Datensätze generiert, die dann der Steuertaxonomie zugeordnet werden können. Somit wird eine automatisierte Datenübernahme weitestgehend gewährleistet. 6. Wie sollte die Erstellung der E-Bilanz ausgestaltet sein? Für den Prozess der Übermittlung ist zu unterscheiden, ob das Unternehmen die E-Bilanz selber erstellt und diese via XBRL- Schnittstelle an das Finanzamt übermittelt oder, wie bisher oft anzutreffen, die handelsrechtlichen Daten an den Steuerberater übermittelt werden. Dieser nimmt die steuerlichen Anpassungen vor und übermittelt letztendlich die E-Bilanz zusammen mit der Steuererklärung via XBRL an das Finanzamt. Anders als in der Vergangenheit ist in diesem Fall zwischen Ansatz und Bewertung zu unterscheiden. Vor diesem Hintergrund gibt es in der Regel drei Möglichkeiten der Ausgestaltung: a. Der Ansatz erfolgt im Rahmen der unterjährigen Verbuchung im Sinne der Steuertaxonomie (Kontenrahmen) und muss durch das Rechnungswesen erfolgen. Die Bewertung kann weiterhin durch den steuerlichen Berater vorgenommen werden. Nach der Bewertung übermittelt der Steu erberater die E-Bilanz an das Finanzamt. b. Entscheidet sich das Unternehmen, die E-Bilanz vollständig im eigenen Rechnungswesen abzubilden, muss neben Ansatz auch die steuerliche Bewertung gesetzeskonform durchgeführt werden und die eingesetzte Software muss über die notwendige XBRL-Schnittstelle verfügen. c. Natürlich besteht auch die Möglichkeit unter Mithilfe des steuerlichen Beraters, die Bewertungsan passungen im eigenen Rechnungswesen durchzuführen. Möglichkeit b. und c. wird oftmals dann auftreten, wenn es große Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz gibt und dadurch latente Steuern im Handelsabschluss ausgewiesen werden müssen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, Synergieeffekte zu nutzen und sich für eine Software zu entscheiden, die die Unterschiede zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz nachvollziehbar aufzeigt und so die Berechnung erleichtert.

5 7. Muss ich das Interne Kontrollsystem (IKS) für die E-Bilanz anpassen? Zur Sicherstellung der Qualität und der gesetzeskonformen Einführung der E-Bilanz werden Kontrollmechanismen benötigt. In der Vergangenheit war dies häufig der externe Berater. Allerdings macht es Sinn, durch die Umstellung auf die steuerliche Buchhaltung im Rahmen der E-Bilanz, diese Sachverhalte in das Interne Kontrollsystem (IKS) zu integrieren. Der Schwerpunkt besteht in diesem Zusammenhang in der Beantwortung von steuerrechtlichen Fragestellungen und der Überprüfung der entwickelten Prozessabläufe. Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen 05 Die Einführung der E-Bilanz hat auf verschiedene Abteilungen im Unternehmen Einfluss, sodass ein Projektteam aus allen Abteilungen eingerichtet werden sollte. Die Analyse des bisherigen Zustands ist essentiell, weil sich hieraus Rückschlüsse hinsichtlich Anforderungen an das IT-System als auch den zukünftigen Prozess ziehen lassen. Sollte die E-Bilanz nicht über die vorhandenen Rechnungswesen-Systeme abgebildet werden können, besteht die Möglichkeit, das Projekt an den Steuerberater outzusourcen oder ein E-Bilanz-Tool einzuführen. Aber auch bei der Abgabe an den Steuerberater wird nach wie vor das eigentliche Mapping in die Steuer-Taxonomie vom Unternehmen vorgenommen werden müssen. Ein Vorteil eines Spezialtools ist, dass die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz hier gebucht bzw. dokumentiert werden können, ohne das Vorsystem anpassen zu müssen. Eine erhöhte Transparenz und Dokumentation ist somit langfristig sichergestellt. Gehen Sie das Projekt E-Bilanz jetzt an. Wir stellen Ihnen gerne unsere Software-Lösung LucaNet. E-Bilanz vor, die unabhängig von der Umsetzungsalternative zum Einsatz kommen kann und für eine effiziente Einführung der E-Bilanz sorgt. Des Weiteren ermöglicht Ihnen unsere Software eine erhöhte Nachvollziehbarkeit im Bereich der latenten Steuern. Gerne unterstützen wir Sie auch beratend mit unserer Erfahrung aus diversen E-Bilanz-Projekten während Ihres Umstellungsprozesses. Dies gilt insbesondere für den Abgleich Ihrer Kontenstruktur mit der Taxonomie. Literaturangaben Schmarbeck, Timo: Tax Compliance Ein ganzheitlicher Ansatz für die Modernisierung des Steuervollzugs, in Monatsbericht des Bundesministerium der Finanzen, Berlin 2002

6 06 Über die LucaNet AG Simply intelligent das heißt nicht nur einfach intelligente Software, sondern auch einfach intuitive Bedienung, einfach professioneller Service, einfach zukunftsweisende Technologien. Diese Attribute bringen unsere Kompetenzen in den Bereichen Konsolidierung, Finanzplanung und -controlling auf den Punkt. Und durch diesen Anspruch haben wir uns seit der Gründung 1999 zu einem der führenden Anbieter im Bereich Business Intelligence im Rechnungswesen entwickelt. Wir bieten Ihnen nicht nur innovative Software-Lösungen, sondern auch umfassende Schulungen sowie fundierte fachliche Beratung an. Kontaktieren Sie uns LucaNet AG Alexanderplatz 1 D Berlin Telefon: info@lucanet.com Telefax: Internet: LucaNet AG - Alle Rechte vorbehalten. Veröffentlichung, Vervielfältigung und Weitergabe an Dritte nicht gestattet.