Neues Mail- und Groupware-System Informationen zur Einführung

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1 Neues Mail- und Groupware-System Informationen zur Einführung Dr. Sebastian Kiesel, Stefan Jakobs, Sören Berger, Herbert Franz Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 1

2 Übersicht 1. Eine Veränderung! Wieso eigentlich? 2. Neue Möglichkeiten! 3. Was bedeutet das konkret? Was Sie tun bzw. beachten müssen Als normaler Nutzer Als Mail-Administrator einer Einrichtung 4. Fragen? Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 2

3 PROJEKTVORSTELLUNG Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 3

4 Aufgabenstellung Ausgangssituation (2011) Zwei Alt-Systeme für Mitarbeiter bzw. Studenten Hardware am Ende der wirschaftl. sinnvollen Lebensdauer Fremdkörper im aktuellen DataCenter-Konzept Veraltetes Storage System kleine Mailbox-Quota Nutzung primär für persönliche Mailboxen Wesentliche Defizite der Software Groupware (z.b. Abteilungs-Kalender, Ressourcen-Verwaltung) Web-Frontend Einbindung mobiler Geräte Manuelle bzw. nur teil-automatische Verwaltungs-Prozesse Auswahl & Umstellung auf ein neues Mail- & Groupware-System Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 4

5 Evaluierte Systeme Citadel Open-Xchange CommuniGate Pro Stylite egroupware Kerio Connect IBM Lotos Domino Microsoft Exchange Novell Groupwise Xandros Scalix Simple Groupware SOGo VIPcom teamxchange Zarafa VMware Zimbra Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 5

6 Auswahlverfahren Umfangreicher Prozess mit langem Anforderungskatalog Ziel: Ermitteln der insgesamt wirtschaftlichsten Lösung Leistungsmerkmale Universelle Verwendbarkeit: Marktführer und offene Standards Integrierbarkeit in unsere IT-Landschaft, Administrierbarkeit Verfübarkeit von ext. Dienstleistern / Beratern Kosten (Lizenz, Hardware, Personal, Schulungen, ) Gewinner: Zarafa (www.zarafaserver.de) Beste Exchange-Kompatibilität aller nicht-microsoft-lösungen Gleichzeitig gute Standard-Schnittstellen + Web-Interface Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 6

7 Projektverlauf / Zeitplan 2012 Evaluierung verschiedener Systeme 11/2012 Entscheidung für Zarafa 1Q Q 2013 Schulungen der Administratoren Aufbau von Test-Systemen Dimensionierung/Beschaffung Production System 10/2013 Beschaffung Zarafa-Campuslizenz (3 Jahre Laufzeit) 11/2013 Migration (nur Mail) und Produktivsetzung der Stud. 3Q Q 2014 Implementierung von Programmen zur Migration von Kalender-/Kontakt-/Filterdaten Anpassung AdminPortal / SIAM 06/2014 Migration und Produktivsetzung TIK 09/2014 Migration und Produktivsetzung erster Pilotnutzer Ab 10/2014 Migration aller MBOX-Nutzer Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 7

8 VORSTELLUNG DES NEUEN SYSTEMS ZARAFA Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 9

9 Vorstellung. Collaborations Platform nicht nur Mailsystem System (IMAP, SMTP, POP3) Kalender-, Kontakte-, Aufgaben-, Notizenverwaltung Ressourcen- und Raumverwaltung Alles kann geteilt werden Clients für Browser Mailclients (z.b. Thunderbird) Outlook ActiveSync (Android, iphone, Windows Mobile) Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 10

10 Webclient Zarafa Webapp Moderner Client für den Browser Alle Funktionen (Mail, Kalender, Kontakte, geteilte Resource) sind integriert Keine Installation von Software nötig Betriebssystemunabhängig Webapp-Demo Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 11

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15 Outlook Vollständige Outlookunterstützung (32bit) Fast funktionsäquivalent zu Exchange Einfache Installation über Plugin Automatische Plugin Updates Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 16

16 Standard Mail Client Zugriff auf Mails über IMAP, POP3 Zugriff auf Kalender über ical bzw. CalDAV Unendliche Anzahl von Clients im Web verfügbar Vom TIK getestet und unterstützt: Thunderbird Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 17

17 Mobilgeräte Zarafa beherrscht ActiveSync Einfache Konfiguration über Exchange Account Synchronisation von Mails Kontakten Kalender Handy- und Tabletunterstützung für iphone Android Windows Mobile Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 18

18 Änderungen zu CGP (MBOX) Verbesserungen zu CGP (MBOX) richtige Collaborationsunterstützung Modernes Webinterface Einfache Wiederherstellung gelöschter Elemente Sehr gute Outlookunterstützung Sehr guter Support für Mobilgeräte Nachteile von Zarafa Nur grobe Mailfilterung möglich (serverseitiger) Ressourcenverbrauch etwas höher Durch die Umstellung Neue Adressen für IMAP, POP3 und SMTP Server Neues Outlook Plugin Neue Adresse für Webinterface Verwendung der AC Accounts (falls noch nicht umgestellt) Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 19

19 Zarafa an der Uni Stuttgart Folgetermin Zarafa effizient nutzen an der Universität Stuttgart Behandlung typischer Aufgaben und Anforderungen Einrichtung von Gruppenpostfächern und Gruppenkalendern Rechtevergabe und Terminabsprache in der Praxis Einrichten von Mailgruppen und Mailinglisten Einrichtung einer Raumverwaltung uvm. Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 20

20 WAS ÄNDERT SICH FÜR DIE NUTZER? Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 21

21 Änderungen aus Nutzersicht Was gleich bleibt Die nach außen sichtbaren Mailadressen u.a.) Was sich dauerhaft ändert Neue Adressen für IMAP, POP3 und SMTP Server Neues Outlook Plugin Neue Adresse für Webinterface Verwendung der AC Accounts (falls noch nicht umgestellt) Neue Leistungsmerkmale, mehr Quota Was einmalig getan werden muss Kopieren der Daten und Umschalten aller Funktionen auf die neuen Server ( Migration ) Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 22

22 Daten kopieren: Einfacher Fall Übernahme der Daten 1:1 Evtl. Wechsel von Alt-Account nach AC-Account Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 23

23 Daten kopieren: Komplexer Fall Accountzuordnung möglich Alle Accounts und Daten werden gleichzeitig kopiert Bei Konflikten: an Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 24

24 Zeitlicher Ablauf der Migration W: -3 Information der BV-Admins eines Instituts W: 0 Festlegung des Migrationstermins, Information der Nutzer W: 0-4 Benutzer können Migrationstermin individuell vorverlegen W: 4 W: 5 Automatische Migration Aufräumarbeiten durch TIK (Nach erfolgreicher Migration aller Accounts) Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 26

25 Was ist vor der Migration zu beachten? Informieren sie ihre Benutzer! Login nur noch mit AC-Account möglich Ausnahme: Funktionsaccounts Outlook Benutzer: Neuen MAPI Client installieren Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 27

26 Was muss der Benutzer wissen? Anmeldung nur noch mit AC-Account: ac / gs / fn ALLE Clients müssen neu eingerichtet werden Neues Webinterface: https://mail.uni-stuttgart.de Nach der Migration noch einmal auf Mbox einloggen. in INBOX zeigt Status an Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 28

27 Was wird migriert? Alle Accounts eines Benutzers, inkl. s Kalender (ohne Anhänge) Aufgaben (ohne Anhänge) Kontakte (ohne Anhänge) Filterregeln (die häufigsten) Notizen Aliase Mailgruppen, Weiterleitungen, Mailinglisten Nach dem Ablauf des Migrationsfensters Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 29

28 Wie startet der Benutzer die Migration Wir informieren wann es los geht Benutzer erhält Siehe: Self-Service Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 30

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36 Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 38

37 Was passiert nach der Migration Auf Mbox wie bisher mit adresse einloggen In der INBOX befindet sich eine mit dem Status der Migration Erfolgreich Fehlgeschlagen enthält Hinweise zum weiteren Vorgehen Siehe: https://mbox.uni-stuttgart.de Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 39

38 Migration war Erfolgreich Webinterface aufrufen: https://mail.uni-stuttgart.de Und mit AC-Account einloggen Konfiguration aller Clients anpassen Hilfe: Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 40

39 Migration ist Fehlgeschlagen in der INBOX beachten: Betreff: ACHTUNG! Die Migration Ihrer Mailbox nach Zarafa ist gescheitert Mit der Mbox bis auf weiteres weiterarbeiten Wir kontaktieren: BV-Admin Benutzer Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 41

40 Während und nach der Migration Keine Änderungen an folgenden Konfigurationen möglich: Mailinglisten Mailgruppen Weiterleitungen Aliase Änderungen daran nur über Antrag möglich: Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 42

41 WAS ÄNDERT SICH FÜR DIE MAIL-ADMINISTRATOREN EINES INSTITUTS? Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 43

42 accounts beantragen Mitarbeiteraccount: Explizite Beantragung nicht nötig Erhält jeder Mitarbeiter bei Einstellung Eine Mailadresse wird für jedes Beschäftigungsverhältnis automatisch generiert Funktionsaccount: Formlose Beantragung weiterhin nötig Gastaccount: Formlose Beantragung weiterhin nötig Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 44

43 Adressen, Gruppen, In Planung für Adminportal Mailverteiler Weiterleitungen Aliase Abwesendheitsnachricht nach dem Ausscheiden Bis auf weiteres: Formloser Antrag Mailinglisten Nur über Mailman Dienst Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 45

44 Weitere Informationen Diese Folien und weitere Informationen gibt es unter: Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 46

45 FRAGEN Informationsveranstaltung neues Mail-System 2014 Universität Stuttgart, 47

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