SEPA Lastschriften. 1. Grundsätzliche Vorbereitungen
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- Elisabeth Simen
- vor 8 Jahren
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1 SEPA Lastschriften Ab dem nimmt Ihre Bank Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften an. Damit der Übergang vom bisherigen Lastschriftenverfahren reibungslos funktioniert, haben wir Ihnen in dieser Anleitung alle notwendigen Dinge zusammengestellt. Unter den Punkten 6-8 haben wir Ihnen eine ToDo-Liste als Fahrplan zusammengestellt. 1. Grundsätzliche Vorbereitungen 1.1. Update Um alle nachfolgend beschriebenen Funktionen nutzen zu können, müssen Sie Ihre Version von smile mit einem Update auf den neusten Stand bringen. Das geschieht mit der Funktion Update im Menü?, das Sie in der rechten oberen Ecke im Tagesplan finden Gläubiger-ID Um am SEPA-Verfahren teilnehmen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-ID, die Sie über die Bundesbank bekommen. Die Internetadresse lautet laeubiger_identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsnummer.html Antrag zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftenverfahren Damit Sie Ihren Einzug via SEPA-Lastschriftenverfahren durchführen können, müssen Sie einen entsprechenden Antrag bei Ihrer Hausbank stellen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre Hausbank Ihre Kontodaten Die Abbuchungen laufen nun nicht mehr wie bisher über Kontonummer und Bankleitzahl, sondern über IBAN und BIC. Der IBAN enthält dabei Ihre Kontonummer und Bankleitzahl sowie eine Prüfziffer und ein Länderkennzeichen. Der BIC entspricht im eigentlichen Sinne der Bankleitzahl. Diese Daten müssen Sie später in smile eingeben Abbuchung Die Abbuchung geschieht analog dem bisherigen Lastschriftenlauf. Allerdings muss nun aus banktechnischen Gründen ein Vorlauf von 6 Werktagen eingeplant werden. Wenn Sie also Ihr Geld zum ersten eines Monats haben möchten, müssen Sie SEPA-Datei schon sechs Tage vorher erstellen und an die Bank senden. Wenn Sie die Datei zu spät einreichen, wird keine Abbuchung vorgenommen und Sie müssen den Lauf neu erstellen und einreichen. Bei der Erstellung des SEPA- Laufs zeigt Ihnen smile an, wann die Beiträge gutgeschrieben werden. Um die Vorfälligkeit zu erreichen, tut smile einfach so, als wenn der Fälligkeitstag der heutige Tag ist. Wenn Sie zum Beispiel am ihr Geld haben möchten, müssen Sie den SEPA-Lauf am wegen dem Vorlauf von sechs Tagen am erstellen. Smile stellt dann alle Beiträge bis fällig, wodurch diese dann abbuchbar sind Informationspflicht Sie müssen Ihre Kunden informieren, dass Sie bei der nächsten Abbuchung via SEPA abbuchen werden. Um Ihre Kunden nicht einzeln anschreiben zu müssen, haben wir in smile die Möglichkeit geschaffen, dieses mit dem letzten Lastschriftenlauf zu erledigen. Hier müssen Sie dem Kunden mitteilen, dass Sie bei nächsten Mal via SEPA-Lastschrift buchen werden und seine Kunden-ID und Ihre Gläubiger-ID anzeigen. Erstellen Sie dazu den Lastschriftenlauf wie gewöhnlich. Im letzten Schritt fragt smile nach Ihren Kontodaten (das hat das System immer schon gemacht, allerdings klicken hier die meisten einfach weiter, weil sich hier ja nichts ändert). Das folgende Fenster erscheint dann:
2 Im Verwendungszweck können Sie dann die notwendigen Angaben machen. Im Fall des obigen Beispiels lautet diese Beitrag Sprenger Software. Achtung nächster Einzug via SEPA. Ihre id bei uns <kdnid>, unsere ID DE36ZZZ Der Platzhalter <kdnid> fügt die eindeutige in smile hinterlegte ID des Kunden ein. Bei unsere ID müssen Sie Ihre Gläubiger-ID eintragen. Auf dem Kontoauszug des Kunden erscheint dann die entsprechende Information (zusätzlich zu den sonstigen Abbuchungstexten) und Sie haben Ihrer Informationspflicht genügt neue Kunden Wenn Sie einen neuen Kunden haben, müssen Sie von diesem IBAN und BIC erhalten, sowie ein SEPA-Mandant unterschreiben lassen. Diese Dinge arbeiten Sie am einfachsten direkt in Ihren Mitgliedsvertrag ein. Was genau in einem SEPA-Mandant angegeben werden müssen, können Sie in der Kundenverwaltung sehen, indem Sie die Funktion SEPA-Mandant im Menü Vorlagen aufrufen.
3 2. Einstellungen in smile Bevor Sie den ersten SEPA-Lastschriftenlauf erstellen können, müssen Sie in smile einige Vorbereitungen treffen Eingabe Ihrer Daten Um die Daten, die die Bank von Ihnen in einem SEPA-Lauf benötigt, einzugeben, rufen Sie in der Kundenverwaltung die Funktion Einstellungen im Menü Optionen auf. Wechseln Sie in den Reiter Check-IN / Check-OUT und dort in den Unterreiter Lastschriftenlauf. Smile zeigt Ihnen dann den folgenden Dialog an: Hier machen Sie dann folgende Angaben: Setzen Sie die Markierung SEPA-Lastschrift benutzen. Wählen Sie als SEPA-Standard RB 6.0. Tragen Sie Ihre Gläubiger-ID ein. Geben Sie Ihre Gläubiger-Adresse (also Ihre Firmenanschrift) ein. Tragen Sie Ihre Kontonummer ein (kein IBAN sondern wirklich die Kontonummer). Das Länderkennzeichen lautet DE für Deutschland und AT für Österreich. Setzen Sie keinen Haken bei Kundennummer als ID benutzen. Setzen Sie den Buchungsvorlauf auf 6 Tage. Setzen Sie die Markierung BIC auf Länge prüfen und den zugehörigen Wert auf 11 Zeichen. Wenn Sie diese Markierung nicht setzen, erstellt smile den SEPA-Lauf ohne Prüfung des BIC. Sind dort falsche BIC s enthalten, kann der Lauf bankseitig nicht gebucht werden. Smile prüft nicht, ob die BIC syntaktisch richtig ist, sondern nur ob diese 11 Zeichen laut Konvention lang ist.
4 Setzen Sie den minimalen Vorlauf für Erstlastschriften. Der Standardwert ist hier 5 Tage. Dieser ist aktuell der kleinste von den Banken akzeptierte Wert. Beachten Sie, dass wenn Sie diesen Wert unterhalb dessen setzen, den Ihre Bank für Erstlastschriften akzeptiert, der Lastschriftenlauf nicht angenommen wird. Setzen Sie den minimalen Vorlauf für Folgelastschriften. Der Standardwert ist hier 5 Tage. Dieser ist aktuell der kleinste von den Banken akzeptierte Wert. Beachten Sie, dass wenn Sie diesen Wert unterhalb dessen setzen, den Ihre Bank für Folgelastschriften akzeptiert, der Lastschriftenlauf nicht angenommen wird. Wenn Sie alle Ihre Angaben gemacht haben, bestätigen Sie das mit OK Erstellung der IBAN aus den gespeicherten Bankinformationen Für alle Kunden muss nun der IBAN aus der Kontonummer und der Bankleitzahl erstellt werden. Das geht sehr einfach mit dem Schalter für alle Kunden berechnen im Dialog, den Sie unter 2.1. kennengelernt haben Eingabe der BIC s Um die BIC Ihren in smile angelegten Banken zuzuordnen gehen Sie wie folgt vor: 1. Laden Sie das aktuelle Update 2. Rufen Sie die Funktion Einstellungen im Menü Optionen in der Kundenverwaltung auf. 3. Wechseln Sie in den Reiter Lastschriftenlauf 4. Klicken Sie auf den Schalter BLZ / BIC einlesen. Smile übernimmt nun die aktuellen Bankinformationen lt. Tabelle der deutschen Bundesbank in die Datenbank. Da es leider vorkommt, dass zu einer Bankleitzahl mehrere BIC gehören, kann die Zuordnung der BIC zu den von Ihnen in smile angelegten Banken leider nicht automatisiert erfolgen. Um die BIC Ihren Banken zuzuweisen, gehen Sie nun wie folgt vor: 1. Rufen Sie in der Kundenverwaltung von smile die Funktion Kundendaten Banken im Menü Optionen auf. Alle Banken, bei denen noch kein BIC eingetragen wurde, sind mit (*) markiert. 2. Benutzen Sie den Schalter BIC um allen Banken, für die zur Bankleitzahl nur eine BIC existiert, mit der BIC aus der Bandesbanktabelle zu versorgen. 3. Klicken Sie bei den Banken, die mit einem (*) versehen sind, doppelt mit der linken Maustaste an oder benutzen Sie den EDIT-Schalter. 4. Klicken Sie doppelt in das Feld BIC. Die Daten werden dann übernommen. Alternative: Die Eingabe der BIC s erfolgt über die Liste der Banken, die Sie über die Funktion Banken im Menü Optionen Kundendaten aufrufen können. Klicken Sie die gewünschte Bank an und benutzen Sie dann den EDIT-Schalter. Geben Sie im Feld BIC den BIC ein. Dieser muss 11 Zeichen lang sein und darf keine Leerzeichen enthalten. Wenn Sie die Angaben bestätigen, übernimmt smile den BIC für alle Kunden, denen diese Bank zugeordnet ist. Leider können wir Ihnen keine Automatik anbieten, die aus den bisherigen Bankleitzahlen den BIC erstellt, da diese miteinander nichts zu tun haben und die Banken eine solche Funktion nicht bereitstellen. Es gibt lediglich Tabellen im Internet, die zeitnah aktualisiert werden. Am besten sie googeln das. Die Tabelle der deutschen Banken mit allen Informationen, die Sie benötigen, gibt es unter der Internetadresse verkehr/bankleitzahlen_download.html.
5 3. SEPA-Lauf erstellen Nachdem Sie nun alle Vorbereitungen getroffen haben, können Sie Ihren ersten SEPA-Lauf erstellen. Gehen Sie dazu wie gehabt über die Funktion Lastschriftenlauf (DTA) erstellen im Menü Rechnung / Zahlung der Kundenverwaltung oder benutzen Sie den Schalter mit dem lächelnden Smiley. Auf die Nachfrage, ob die Außenstände aktualisiert werden sollen, antworten Sie mit JA. Den nun folgenden Dialog kennen Sie: Der einzige Unterschied zu früher ist die Anzeige SEPA und die damit verbunden Einstellungsmöglichkeiten. Und hier ist dann auch der Knackpunkt: Da die Bank sechs Werktage benötigt, um Ihnen die Lastschriften gutzuschreiben, müssen Sie den SEPA-Lauf auch sechs Werktage vorher einreichen. Der Buchungstag zeigt Ihnen an, wann Sie mit der Gutschrift auf Ihrem Konto zu rechnen haben. Sie können diesen so verändern, dass das von Ihnen gewünschte Datum eingestellt wird. Bei der Erstellung des Lastschriftenlaufs wird zwischen Erstlastschriften und Folgelastschriften unterschieden. Aus technischen Gründen (ab Bankinstitut) müssen diese in getrennten Dateien gespeichert werden. Für Sie heißt das, dass Sie zunächst die Markierung Erstlastschrift setzen was zur Folge hat, dass alle Außenstände von Kunden angezeigt werden, bei denen Sie zum ersten Mal via SEPA-Lastschrift abbuchen. Erstellen Sie dann den Lastschriftenlauf wie gewohnt und senden Sie ihn an die Bank. Danach wiederholen Sie den Vorgang ohne die Markierung Erstlastschrift, so dass alle Kunden, von denen Sie bereits in der Vergangenheit per SEPA abgebucht haben, berücksichtigt werden. Dateien mit Erstlastschriften werden im Format SEPA-LST (ERST) Datum Uhrzeit.xml gespeichert, Folgelastschriften als SEPA-LST (FOLGE) Datum Uhrzeit.xml, wobei für Datum und Uhrzeit das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit eingesetzt werden.
6 Die Anzahl der maximal pro SEPA-Datei möglichen Datensätze beträgt ca Die Dateigröße für eine SEPA-Datei beträgt maximal zwischen 640KB und einem Megabyte bzw. es dürfen nicht mehr als 1000 Datensätze verarbeitet werden (Vorgaben der Bank). Wir haben die maximale Anzahl der in einer SEPA-Datei möglichen Datensätze in smile auf 500 eingestellt, so dass alle Spezifikationen erfüllt sind. Sie können das aber in der Einrichtung im Reiter "Check-IN / Check-OUT => Lastschriftenlauf" ändern. Wenn Sie mehr als 500 Datensätze übermitteln möchten, müssen Sie mehrere Lastschriftenläufe nacheinander machen, d.h. Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, usw. bis alle Abbuchungen verarbeitet sind. Neben dieser Funktionalität haben wir noch die Schalter IBAN-Prüfung und BIC-Prüfung eingebaut, mit denen Sie die Richtigkeit der in der Tabelle vorhandenen IBAN und BIC prüfen können. Das sollten Sie vor jedem SEPA-Lauf machen, damit es keine Probleme bei der Übermittlung der SEPA-Datei gibt. Für die Richtigkeit der BIC-Daten, die in der Exceltabelle der Bundesbank zur Verfügung gestellt werden, übernehmen wir keine Verantwortung. Also: 1. Legen Sie den Buchungstag (der Tag, an dem das Geld auf Ihrem Konto sein soll) fest. Smile stellt automatisch alle Saldi fällig, die bis zu diesem Datum vorhanden sind. Auch werden die Verträge, die ggf. auslaufen, mit diesem Datum verlängert. Grob gesprochen tut smile hier so, als sei heute der eingestellt Buchungstag. 2. Geben Sie den Zeitraum an, bis zu dem die lt. Fälligkeit vorhandenen Außenstände der Mitglieder berücksichtigt werden sollen. 3. Wenn Sie das Datum der Gutschrift so wählen, dass es größer als alle bisher benutzen ist, teilt Ihnen smile mit, dass die Verträge entsprechend geprüft werden müssen. Dazu wird dann rechts der Schalter Verträge prüfen eingeblendet. Solange Sie diese Prüfung nicht durchgeführt haben, können Sie keinen Lastschriftenlauf erstellen. Am besten wird das an einem Beispiel deutlich. Nehmen wir an, dass Sie am die Beiträge Ihrer Mitglieder haben möchten (d.h. dann sollen alle Beträge, die inkl. dem fällig sind, auf Ihrem Konto sein). Der ist ein Freitag. Wenn wir nun sechs Werktage (der Samstag ist auch ein Werktag) zurückrechnen, sind wir am Das ist also der Tag, an dem Sie Ihren SEPA-Lauf spätestens erstellen und zur Bank geben müssen (Sie müssen den Lauf wirklich spätestens an diesem Tag zu Bank geben. Sollten Sie das einen Tag später machen, wird das Fälligkeitsdatum überschritten und keine Abbuchung durchgeführt. Also Vorsicht hier). Den Zeitraum geben Sie wie üblich ein, in unserem Fall also mit dem Enddatum (dem Buchungstag). Nun klicken Sie wie gehabt auf anzeigen, was dazu führt, dass die fälligen Belastungen angezeigt werden. Hier prüft smile nochmals nach, ob auch alle IBAN s und BIC vorhanden sind und eventuelle Fehler an. Ist alles korrekt, klicken Sie auf OK. Nun folgt die Nachfrage nach Ihren Kontodaten, d.h. das Konto, auf dem die Beiträge gutgeschrieben werden sollen:
7 Statt Kontonummer und Bankleitzahl geben Sie hier nun Ihre IBAN und Ihren BIC ein und bestätigen das mit OK. Smile zeigt Ihnen nun folgenden Dialog an: Smile hat Ihren SEPA-Lauf im Ordner c:\tmsdaten in der Datei SEPA-LST-XML abgelegt und zusätzlich noch eine Sicherung in die Datei xml geschrieben. Die Datei SEPA-LST-XML müssen Sie nun umgehend an Ihre Bank übertragen. Die kann entweder direkt über den Internetauftritt Ihrer Bank geschehen oder mit einem Bankprogramm erfolgen. Für Informationen hierzu wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Bank.
8 4. Eingabe der Kundendaten Bei der Eingabe der Kundendaten müssen Sie nun statt der Kontonummer den IBAN des Kunden eingeben. Bei der Eingabe der Bank ist neben der Bankleitzahl nun auch die BIC notwendig. Alternativ zur Eingabe der IBAN können Sie auch wie bisher die Kontonummer und die Bankverbindung des Kunden eingeben und den Schalter berechnen neben dem IBAN-Feld benutzen, um die IBAN des Kunden zu errechnen. Wenn Sie eine IBAN eingetragen haben, können Sie durch einen Doppelklick auf das IBAN-Eingabefeld prüfen, ob die IBAN gültig ist. 5. Rücklastschriften Die Eingabe der Rücklastschriften erfolgt wie bisher. Die Abbuchung ist hat sich ebenfalls nicht verändert.
9 6. Grundsätzliche Fragen und Probleme Im Rahmen des Hypes, den die Banken rund um das Thema SEPA gemacht haben, sind mehr Probleme und Fragen entstanden, als durch deren Informationsmaterial gelöst wurde. Im speziellen habe ich bei meinen diversen Konferenzen mit den Banken gemerkt, dass die speziell dafür geschulten Berater oft mit einem gefährlichen Halbwissen glänzten oder auch überhaupt keine Ahnung hatten. Das was ich nun hier zusammengetragen habe, ist das Ergebnis vieler Einzelgespräche mit kompetenten Beratern bei verschiedenen Bankinstituten und Recherchen auf der Internetseite der deutschen Bundesbank. Grundsätzlich ist ein Lastschriftenlauf im SEPA-Format nichts anderes als der bisherige Lastschriftenlauf DTA: Sie erzeugen eine Datei, in der die Abbuchungen, die Sie laut den in smile eingegebenen Verträgen, in einem für die Bank korrekten Format aufbereiten. Es gibt jedoch einige Ergänzungen und Unterschiede. Für die Abbuchung wird nicht wie bisher Bankleitzahl und Kontonummer sondern die sogenannte IBAN benötigt. Diese ist eigentlich nur eine Zusammenfassung aus Bankleitzahl und der Kontonummer ergänzt durch ein Länderkennzeichen und eine Prüfziffer. Smile kann aus den bestehenden Daten die IBAN des Kunden errechnen. Das bedeutet für Sie, dass Sie bei den bestehenden Kunden die IBAN nicht einzeln eingeben müssen. Statt des bisherigen BLZ wird im SEPA die BIC benutzt. Diese sieht zwar komplett anders aus wie die BLZ hat aber dieselbe Funktion. Smile kann auch den eingegeben Bankinformationen die BIC über eine Tabelle der deutschen Bundesbank ermitteln. Leider gibt es hier ein kleines Problem: zu machen BLZ existieren mehrere BIC. Diese werden dann auch nicht automatisch übernommen, d.h. Sie müssen diese manuell ändern. Smile bietet Ihnen in diesem Fall die verfügbaren BIC an. Sie müssen dann die für Sie korrekte auswählen. Wenn Sie die BIC für eine Bank eintragen oder eine BIC ändern, wird das automatisch auf die Daten der Kunden übernommen, für die diese Bankverbindung eingetragen wurde. Sie müssen also nicht bei jedem Kunden einzeln die BIC eintragen, sondern dieses nur in den Stammdaten der Banken machen. Der SEPA-Lastschriftenlauf muss mit einem Vorlauf von aktuell mindestens sechs Tagen eingereicht werden. Bisher konnten Sie die Datei erzeugen und direkt zur Bank schicken. Die eben angesprochenen sechs Tage beziehen sich auf sogenannte SEPA-Tage. Diese wiederum sind alle Werktage und Samstag abzüglich sechs Feiertage. Das hört sich kompliziert an und wäre es auch, wenn wir in smile nicht eingegriffen hätten. Beim SEPA-Lauf zeigt smile das Datum an, wann Sie frühestens Ihr Geld bekommen könnten (vom aktuellen Datum ausgehend gerechnet). Smile achtet auch immer darauf, dass Ihr Wunschdatum so liegt, dass die Frist von sechs Tagen mindestens gewahrt wird. In der Statuszeile der Kundenverwaltung zeigt Ihnen smile das Datum an, das von heute aus gesehen das früheste wäre, an dem der Ertrag resultierend aus einem SEPA-Lastschriftenlauf auf Ihrem Konto gebucht würde. Sie müssen also in Zukunft auf dieses Datum achten, damit Sie Ihr Geld rechtzeitig zum gewünschten Termin bekommen. Generell lässt sich aber feststellen, dass wenn Sie Ihren SEPA-Lauf sieben Tage vor dem Wunschtermin erstellen und einreichen, Ihre Geld rechtzeitig eingehen wird. Für den SEPA-Lastschriftenlauf benötigen Sie eine Gläubiger-ID die Sie von der Bundesbank erhalten. Ihr Kunde erhält durch smile eine eindeutige Mandaten-ID. Abbuchungen via SEPA- Lastschrift können nur mit der Kombination aus beiden erfolgen. Das wurde eingeführt, damit der Kunde nachvollziehen kann, wer auf seinem Konto Geld abgebucht hat. Der Kunde kann darüber hinaus eine sogenannte White-List erstellen, auf der alle Gläubiger-IDs
10 verzeichnet sind, die abbuchungsberechtigt sind. Wenn er so etwas macht (was aber unwahrscheinlich ist) können Sie im Umkehrschluss nicht von seinem Konto abbuchen, wenn er eine White-List angelegt hat und Sie nicht auf dieser gelistet sind. In den ersten Anweisungen zum SEPA-Verfahren hieß es, dass Sie von jedem bestehenden Kunden ein Mandat einholen müssten, mit der Kunde Ihnen bestätigt, dass Sie von seinem Konto abbuchen dürfen. Davon ist man inzwischen abgerückt. Nun heißt es nur noch, dass Sie den Kunden informieren müssen, dass Sie über Ihre Gläubiger-ID und die Mandanten-ID des Kunden in Zukunft Abbuchungen vornehmen werden. Kunden, die neu in die Kundenverwaltung aufnehmen, müssen dieses Mandat allerdings unterschreiben. Am besten Sie machen es zu einem Bestandteil Ihres Aufnahmeantrags. Smile vergibt eine eindeutige Mandanten-ID die für die Abbuchung benutzt wird. Wenn Ihre Trainer handschriftlich Verträge ausfüllen, ist diese ID nicht bekannt (sie wird ja erst bei der Eingabe des Kunden in smile erzeugt). In Zukunft müssen Sie also entweder dem Trainer erlauben, den Kunden in smile einzugeben um eine ID zu erhalten oder die ID nach der Eingabe auf dem Vertrag nachtragen und dem Kunden dann eine Kopie des Vertrags geben. Die Datei, die Sie an die Bank oder ein Bankprogramm übergeben heißt nun nicht mehr DTAUS0.TXT sondern SEPA-LST.XML. Leider ist es so, dass Fehler bei der Eingabe von IBAN oder BIC dazu führen, dass der gesamte Lastschriftenlauf abgelehnt wird. Schlimmer noch ist, dass die Bankprogramme nicht angeben, wo der Fehler liegt (also falsche BIC im Datensatz xxx bei Kunden yyy), sondern lediglich einen allgemeinen Fehler anzeigen. Auf Nachfrage bei den Banken hieß es nur, dass Sie als Kunde nun danach suchen und dann den Lauf neu einreichen müssten. Eine genauere Beschreibung des Fehlers ist bankseitig nicht implementiert und nicht vorgesehen (was eigentlich eine Unverschämtheit ist). Wir haben smile daher so programmiert, dass Sie vor der Erstellung der Lastschriftendatei prüfen können, ob IBAN und BIC bei allen Kunden richtig eingegeben sind. Die Anzahl der maximal pro SEPA-Datei möglichen Datensätze beträgt ca Die Dateigröße für eine SEPA-Datei beträgt maximal zwischen 640KB und einem Megabyte bzw. es dürfen nicht mehr als 1000 Datensätze verarbeitet werden (Vorgaben der Bank). Wir haben die maximale Anzahl der in einer SEPA-Datei möglichen Datensätze in smile auf 500 eingestellt, so dass alle Spezifikationen erfüllt sind. Sie können das aber in der Einrichtung im Reiter "Check-IN / Check-OUT => Lastschriftenlauf" ändern. Wenn Sie mehr als 500 Datensätze übermitteln möchten, müssen Sie mehrere Lastschriftenläufe nacheinander machen, d.h. Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, Lastschriftendaten erzeugen, bei der Bank einreichen, usw. bis alle Abbuchungen verarbeitet sind. Da die Eingabe der IBAN immer wieder zu Fehlern führt (zu lang und kompliziert, der Kunde hat die IBAN nicht korrekt angegeben, BIC vom Kunden falsch angegeben), raten wir, auf dem Vertragsformular, dass der Kunde unterschreibt, weiterhin Kontonummer und BLZ zu erfragen. Bei der Eingabe in smile können Sie aus der BLZ einfachst die Bank mit BIC ermitteln, aus Kontonummer und BLZ errechnet smile die IBAN. Wird fortgesetzt
11 8. Fahrplan zur Umstellung auf SEPA Nachfolgend haben wir Ihnen Schritt für Schritt zusammengestellt, welche Dinge Sie nacheinander erledigen müssen, um auf das SEPA-Verfahren umzustellen. Die genauen Anleitungen zu den einzelnen Punkten finden Sie oben im Dokument. 1. Beantragung der Gäubiger-ID bei der Bundesbank 2. Definition der SEPA-Daten in der Einrichtung der Kundenverwaltung 3. Auf dem letzten Lastschriftenlauf per DTA dem Kunden mitteilen, über welche Gläubiger-ID und Mandanten-ID Sie beim nächsten Lastschriftenlauf im SEPA-Verfahren abbuchen. 4. Aufnahmeanträge SEPA-tauglich machen 5. BIC bei allen Banken in smile eingeben 6. Umstellen auf SEPA über die Einrichtung in smile 7. Die IBAN für alle Kunden in der Einrichtung von smile berechnen lassen 8. Fahrplan zur Erstellung eines SEPA-Lastschriftenlaufs Nachfolgend haben wir für Sie Schritt für Schritt zusammengestellt, wie Sie einen SEPA- Lastschriftenlauf erzeugen und zur Bank geben. 1. Alle Verträge wie gewohnt eingeben. IBAN des Kunden eintragen und bei Neuanlage einer Bank die BIC nicht vergessen. 2. In der Statuszeile der Kundenverwaltung nachschauen, welches der nächst mögliche SEPA-Termin vom aktuellen Daten aus gesehen ist, damit Sie Ihren Wunschtermin nicht verpassen. 3. Funktion Lastschriftenlauf aufrufen 4. Wunschdatum falls abweichend von Ihrem einstellen. 5. Ggf. Verträge prüfen lassen (roter Schalter, Verlängerung, Kündigung, usw.) 6. Zeitraum eingrenzen, dabei darauf achten, dass das Enddatum nicht nach dem Wunschtermin liegt, da diese Saldi nicht berücksichtigt werden. 7. IBAN und BIC prüfen und ggf. in den Kundendaten bzw. Bankdaten korrigieren. 8. SEPA-Datei erstellen 9. Umgehend über den Internetauftritt der Bank oder ein Bankprogramm einreichen.
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