Kassenbuch Online mit Agenda FIBU

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1 Kassenbuch Online mit Agenda FIBU Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Allgemeine Hinweise 2 3. Überblick 2 4. Ersteinrichtung Kassenbuch Online aktivieren Mandanten-Programmdaten einrichten Buchungskreis Kasse einrichten 9 5. Arbeiten mit Kassenbuch Online Posteingang für Kassenbücher Kassenbuch abrufen Kassenbuch verbuchen Hinweismeldungen in der Buchungserfassung Besonderheiten in der Buchungserfassung Import»fehlerhafter«Buchungen Feld»Notiz«aus Kassenbuch Online Wichtige Informationen 14

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Buchungen aus Kassenbuch Online in Agenda FIBU eingelesen werden. 2. Allgemeine Hinweise Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Buchführung. Stellt der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen Schätzungsbefugnis Anspruch nehmen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassenbuchführung zu vermeiden. Mit Kassenbuch Online geben wir Ihnen die technische Infrastruktur an die Hand, die Sie bei der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung unterstützt. 3. Überblick Mit Kassenbuch Online kann der Mandant Kassenbücher führen und seinem Steuerberater zum Import in die Finanzbuchführung bereitstellen. Folgende Schritte sind hierbei vorgesehen: Kassenbuchungen erfassen Der Mandant legt das Kassenbuch mit den gleichen Daten wie in der FIBU an und erfasst die laufenden Kassenbuchungen im Kassenbuch Online. Die Daten werden sofort im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Kassenbuchungen festschreiben/bereitstellen Der Mandant schreibt fertiggestellte Monate fest und stellt sie auf Knopfdruck dem Steuerberater zum Import bereit. Eine automatisch generierte -Benachrichtigung informiert den Steuerberater über die Bereitstellung der Buchungen. Import der Buchungen in FIBU Die bereitgestellten Kassenbuchungen lesen Sie über eine Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum in die Agenda FIBU ein. Unmittelbar nach dem Abruf der Kassenbuchungen nehmen Sie die Kontierung in der gewohnten Buchungserfassung vor.

3 Seite 3 4. Ersteinrichtung 4.1. Kassenbuch Online aktivieren Mit welchem Mandanten Sie Kassenbuch Online nutzen möchten, entscheiden Sie individuell. Hat Ihr Mandant bereits eine Agenda-Kundennummer, können Sie diese in den Mandanten-Adressdaten eintragen und Kassenbuch Online direkt aktivieren:»agenda ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen«. Hat Ihr Mandant noch keine Agenda-Kundennummer, fordern Sie im Register»Cloud-Anwendungen«diese und die Zugangsdaten für das Unternehmens-Portal mit wenigen Klicks an. Anschließend übergeben Sie Ihrem Mandanten sein persönliches Aktivierungsschreiben. Vorgehensweise 1. Option <Kassenbuch Online kostenpflichtig aktivieren> aktivieren und auf <Speichern> klicken. 2. Auf <Agenda-Kundennummer anfordern> klicken.

4 Seite 4 3. Auf <Weiter> klicken und weiteren Anweisungen folgen. Nachdem alle notwendigen Daten erfasst sind, wird Ihr Auftrag an Agenda übertragen. 4. Auf <Schließen> klicken. 5. Mandanten-Adressdaten mit Klick auf verlassen. Sie erhalten spätestens am nächsten Arbeitstag eine mit den weiteren Schritten zur Aktivierung (Betreff:»Aktivierung von Agenda Cloud-Anwendungen«). 6. Nach Erhalt der schließen Sie die Aktivierung ab:»agenda ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen«.

5 Seite 5 7. Auf <OK> klicken. 8. Login. Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei den Agenda Cloud-Anwendungen. 9. Absenderdaten der Kanzlei eingeben und auf <PDF öffnen> klicken. 10. PDF-Dokument ggf. mit Klick auf <Ja> speichern.

6 Seite Aktivierungsschreiben»Zugang zum Unternehmens-Portal«ausdrucken und übergeben. Übergeben Sie persönlich Ihrem Mandanten das Aktivierungsschreiben. Nachdem Ihr Mandant mit diesem Dokument den Zugang zum Unternehmens-Portal eingerichtet hat, können Sie Kassenbuch Online gemeinsam nutzen.

7 Seite Mandanten-Programmdaten einrichten Vorgehensweise 1. Mandanten im gewünschten Wirtschaftsjahr öffnen, in dem erstmalig ein Kassenbuch übernommen werden soll. 2. Mandanten-Programmdaten öffnen:»agenda FIBU Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 3. Option <Kassenbuch Online verwenden> aktivieren. Es werden automatisch die Sachkonten für die Buchungen ohne Gegenkonto gefüllt.

8 Seite 8 Automatische Aktivierung Haben Sie in den Mandanten-Adressdaten das Kassenbuch Online aktiviert, wird Kassenbuch Online automatisch im höchsten Wirtschaftsjahr der Agenda FIBU aktiviert. Jedoch nur, wenn im Mandanten nur ein Buchungskreis»Kasse«vorhanden ist. Folgende Sachkonten werden automatisch eingetragen: SKR Kontonummer Bezeichnung Durchlaufende Einnahmen 0875 HG HG (bis 2014) 1370 ZA ZA (bis 2016) 1590 AE AE (bis 2016) 1590 Sie können eigene Sachkonten hinterlegen (z. B. individuelle Sachkonten). Wichtig ist nur, dass keine Finanzkonten (wie z. B. Bank) hinterlegt werden. Ohne ein Sachkonto kann Kassenbuch Online nicht aktiviert werden.

9 Seite Buchungskreis Kasse einrichten Definieren Sie die Buchungskreise für die Kasse in der FIBU, um Buchungen aus dem Kassenbuch Online zu übernehmen. Vorgehensweise 1.»Agenda FIBU Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise. 2. Buchungskreis»Kasse«per Doppelklick öffnen und Register»Buchungskreis«öffnen. 3. Option <Buchungskreis für Kassenbuch Online verwenden> aktivieren. Erst dann ist in der Buchungserfassung der Abruf der Buchungen möglich. Haben Sie Kassenbuch Online in den Mandanten-Adressdaten aktiviert, ist Kassenbuch Online automatisch im Buchungskreis aktiviert. Es darf nur ein Buchungskreis»Kasse«in FIBU vorhanden sein.

10 Seite Arbeiten mit Kassenbuch Online 5.1. Posteingang für Kassenbücher Bereitgestellte Kassenbücher Ihrer Mandanten werden im Agenda Unternehmens-Portal im Bereich»Kassenbuch Posteingang«übersichtlich dargestellt. Sie können über vordefinierte Favoriten bereitgestellte und abgeholte Monate selektieren. Zusätzlich erhalten Sie bei jeder Bereitstellung per eine Information, wenn diese Benachrichtigungsfunktion im Kassenbuch aktiviert ist agenda-unternehmens-portal.de 5.2. Kassenbuch abrufen Sie möchten ein über Kassenbuch Online bereitgestelltes Kassenbuch abrufen. Wählen Sie die gewünschte Abrechnungsnummer und den Buchungskreis»Kasse«. Klicken Sie auf <Kassenbuch Online buchen>. Es wird eine Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum (inklusive Anmeldung) aufgebaut, und geprüft, ob ein Kassenbuch verfügbar ist. Alle Buchungen werden in die Buchungserfassung übernommen.

11 Seite Kassenbuch verbuchen In der Buchungserfassung werden die Buchungen, die ohne Gegenkonto in Kassenbuch Online erfasst wurden, automatisch mit dem in den Mandanten-Programmdaten gespeicherten Gegenkonto vorkontiert. Diese Buchungen werden nach dem Import automatisch farbig markiert. Diese Buchungen müssen Sie nachbearbeiten Hinweismeldungen in der Buchungserfassung Bei der Bearbeitung von Buchungen aus Kassenbuch Online in Agenda FIBU erhalten Sie unterschiedliche Meldungen. Diese Meldungen sollen darauf hinweisen, dass durch Änderungen Buchungen nicht mehr mit den im Kassenbuch Online erfassten Buchungen übereinstimmen. Beispiele für Meldungen bei folgenden Aktionen: Abweichung beim Anfangsbestand laut FIBU Erfassen einer neuen Buchung Löschen von Buchungen Ändern einer Buchung im Betrag oder Datum Reihenfolge der Buchungen ändern Einfügen einer Gruppen-/Zwischensumme Buchungen umsortieren Erneuter Abruf von Buchungen über Kassenbuch Online

12 Seite Besonderheiten in der Buchungserfassung Abrechnungsnummer Das Kassenbuch Online kann nur in die Abrechnungsnummern der laufenden Buchhaltung eingelesen werden. Der Import in folgende Abrechnungsnummern ist nicht möglich: Abrechnungsnummer Zeitraum Eigenschaft Abrechnungsnummer für die Eröffnungsbilanzwerte aus der automatischen Jahresübernahme Abrechnungsnummer für die Jahresabschlussbuchungen. Zeiträume (Abrechnungsnummer/Perioden) In Agenda FIBU können Sie Buchungszeiträume (Perioden) monatlich, vierteljährlich und jährlich anlegen. Im Kassenbuch Online werden die Buchungszeiträume immer monatlich geführt. Deshalb gilt es, folgende Besonderheiten zu beachten: Monatliche Buchhaltung in FIBU (Rumpfwirtschaftsjahr) Periodenzeitraum FIBU Buchungsdatum Kassen- Beschreibung buch Online Import möglich Import nicht möglich Import möglich Import nicht möglich Informieren Sie den Bearbeiter des Kassenbuchs (z. B. Mandanten) über die verwendete Periodenstruktur in Agenda FIBU. Es dürfen also keine Buchungen im Kassenbuch außerhalb der Periodenstruktur der FIBU erfasst werden. Vierteljährliche Buchhaltung in FIBU Bei vierteljährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU muss immer der letzte Monat des Quartals bereitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen. Jährliche Buchhaltung in FIBU Bei jährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU müssen immer alle Monate des Jahres bereitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen.

13 Seite Import»fehlerhafter«Buchungen Werden Buchungen aus dem Kassenbuch Online importiert, erhalten Sie eventuell einen Hinweis auf vorhandene Fehler in den Buchungen. Sie können die fehlerhaften Buchungen trotzdem importieren. Diese sind jedoch nachzubearbeiten werden. Buchungen werden als fehlerhaft gekennzeichnet: Fehlersituation Abhilfe Im Kassenbuch erfasste Kostenstelle ist in FIBU nicht vorhanden. Die Kostenstelle muss in der übernommenen Buchung neu angelegt werden. Buchungserfassung: Feld»Kost1/2«Taste <F3> Im Kassenbuch erfasstes Gegenkonto Das Gegenkonto muss in der übernommenen Buchung neu ist in FIBU nicht vorhanden. angelegt werden. Buchungserfassung: Feld»Gkto«Taste <S> 5.7. Feld»Notiz«aus Kassenbuch Online Sie können in Kassenbuch Online zu einer Buchung eine Notiz erfassen. Sie wird in Agenda FIBU in das Feld»Notiz«übernommen. Notiz aufrufen Gibt es zu einer Buchung eine Notiz, rufen Sie dieses über in der Buchungserfassung auf.

14 Seite 14 Notiz bearbeiten Um eine Notiz zu bearbeiten, übernehmen Sie die Buchung in die Buchungserfassung. Aktivieren Sie die Funktion»Darstellung Zusatzfelder Zusatzfelder anzeigen«. Sie können dann im Register»Allgemein«die Notiz bearbeiten. Speichern Sie die Buchung ab. 6. Wichtige Informationen Nr Agenda Unternehmens-Portal Nr Schnelleinstieg Kassenbuch Online (Mandanten-Version)

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