Update INSIEME -Version 10

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2 Update INSIEME -Version 10 Sehr geehrter INSIEME - Anwender Aus den verschiedenen internen Ideen und den eingegangenen Anwenderwünschen haben wir eine neue Version von INSIEME zusammengestellt. Weitere hilfreiche Funktionen und Anpassungen wurden in die INSIEME -Version 10 integriert. Zudem haben wir interne Strukturanpassungen an der Software vorgenommen. Wir sind überzeugt, dass mit der neuen Version die Vereinsorganisation weiter optimiert wird. Bitte lesen Sie vor dem Installieren die Anleitung durch (speziell die Punkte 1+2). Freundliche Grüsse Curion Informatik AG Adriano Schrofer Geschäftsführer Unsere Partner: Schweizerischer Kirchengesangsverbund Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 2 / 19

3 Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG WICHTIGE HINWEISE Sicherung erstellen Eigene Berichte sperren INSTALLATION INSIEME -VERSION Berichte aktualisieren... 6 DIE NEUERUNGEN STAMMDATEN Stammdatentabelle Titel (NEU) Stammdatentabelle Anreden (ANGEPASST) Stammdatentabelle Konfiguration (ERWEITERUNG) Stammdatentabelle Standardbuchungen (ERWEITERUNG) Stammdatentabelle Texte (ERWEITERUNG) MODUL ADRESSEN Feld Titel Felder Name 2 und Vorname Adresstypen/Zusatzinformationen MODUL ABSENZENKONTROLLE Funktion Absenztyp-Serie vergeben Funktion Alle Absenzenlisten des Jahres bereinigen MODUL EINSATZPLANUNG Automatische Sperre bei der Einteilung von Personen FAKTURIERUNG Anpassung beim Menü Faktura/Zahlungseingänge in FIBU übertragen Versand Faktura per Faktura-Nummer Neue Druckfunktion Betrag offen nachrechnen MODUL FIBU Direkter Aufruf des Kontoauszugs für ein Konto aus Buchungsliste Automatische Gewinnverbuchung bei Abschluss/Neueröffnung einer Buchungsperiode BERICHTE Neue Berichte Geänderte Berichte: Berichte in den Benutzergruppen frei schalten SCHLUSSWORT Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 3 / 19

4 EINLEITUNG 1 Wichtige Hinweise 1.1 Sicherung erstellen Bevor Sie die INSIEME -Version 10 installieren, sichern Sie Ihre Datenbank insieme.ins (c:/software/curion/insieme) 1.2 Eigene Berichte sperren Wenn Sie speziell angepasste Berichte haben, müssen diese im Berichtgenerator mit Update Nein markiert sein. So werden diese durch unsere angepassten Berichte nicht überschrieben. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 4 / 19

5 2 Installation INSIEME -Version 10 Sobald Sie INSIEME aufstarten wird das Programmaktualisierungsfenster geöffnet. Sollten Sie über keine aktuelle Datensicherung verfügen, dann drücken Sie den Knopf Abbrechen und erstellen Sie eine Sicherung gemäss Punkt 1.1. Wenn Sie die Programmaktualisierung und die angepassten Berichte importieren wollen, dann drücken Sie den Knopf OK. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 5 / 19

6 Das Programmaktualisierungsfenster können Sie über den Menüpunkt Optionen öffnen. 2.1 Berichte aktualisieren Die neuen und angepassten Berichte können vom Server heruntergeladen werden. Drücken Sie den Menüpunkt Optionen - Programm, Hilfedokumente oder Berichte aktualisieren. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 6 / 19

7 Die zu importierenden Berichte werden aufgelistet. Durchgestrichene Berichte sind im Berichtgenerator mit Update Nein markiert. Sollen diese Berichte trotzdem importiert werden, so können diese mit den Pfeiltasten in das rechte Fenster verschoben werden. Hier werden alle Berichte aufgelistet, welche importiert werden. Mit den Pfeiltasten nach links können Berichte für den Import entfernt werden. Wenn die Aktualisierung durchgeführt wurde erscheint folgendes Fenster. Schliessen Sie nun INSIEME. Sobald INSIEME das nächste Mal aufgestartet wird, werden die Neuerungen und Berichte/Listen im Hintergrund aktiviert. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 7 / 19

8 DIE NEUERUNGEN 3 Stammdaten 3.1 Stammdatentabelle Titel (NEU) Neu kann zu jeder Adresse ein Titel erfasst werden (siehe Kap. 4.1 ) Kurzbezeichnung Dr. Dr. iur. Dr. med. Dr. med. dent. Dr. phil. Dr. sc. nat. Jur. Prof. Prof. Dr. Bezeichnung Dr. Dr. iur. Dr. med. Dr. med. dent. Dr. phil. Dr. sc. nat. Jur. Prof. Prof. Dr. 3.2 Stammdatentabelle Anreden (ANGEPASST) Neu können in der Anrede die neuen Felder Name 2 und Vorname 2 verwendet werden (siehe Kap. 4.2 ). Dazu können folgende Anreden konfiguriert werden. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 8 / 19

9 Id Nr. Kurzbezeichnung Anrede mit Name Anrede mit Vorname Adressanrede Briefanrede Anrede- Namensfeld 1 1 Herr Sehr geehrter Herr Lieber Herr Sehr geehrter Herr ADR_NAME 8 2 Herr Du Lieber Lieber Herr Lieber ADR_VORNAME 2 3 Frau Sehr geehrte Frau Liebe Frau Sehr geehrte Frau ADR_NAME 9 4 Frau Du Liebe Liebe Frau Liebe ADR_VORNAME 3 5 Herr + Frau Sehr geehrte Herr und Frau Herr + Frau Sehr geehrte Herr und Frau ADR_NAME 14 6 Herr + Frau (Name 2) Sehr geehrter Herr #ADR_NAME#, sehr geehrte Frau #ADR_NAME2# Herr + Frau Sehr geehrter Herr #ADR_NAME#, sehr geehrte Frau #ADR_NAME2# ADR_MANANREDE 13 7 Herr + Frau Du (Name 2) Lieber #ADR_VORNAME#, liebe #ADR_VORNAME2# Lieber #ADR_VORNAME#, liebe #ADR_VORNAME2# ADR_MANANREDE 6 8 Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Damen und Herren ADR_NAME 7 9 Familie Sehr geehrte Familie Sehr geehrte Familie ADR_NAME Firma Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Frau und Herr ADR_NAME 5 11 An den Präsidenten Sehr geehrter Herr Geschätzter Präsident Sehr geehrter Herr Präsident ADR_NAME 4 12 Dr. med. Sehr geehrter Herr Dr. med. Geschätzter Herr Dr. med Sehr geehrter Herr Dr. med. ADR_NAME Manuelle Anrede ADR_MANANREDE Im Feld Anrede mit Name und Briefanrede können die Platzhalter #ADR_NAME#, #ADR_NAME2#. #ADR_VORNAME# und #ADR_VORNAME2# verwendet werden. Diese werden beim Drucken der Dokumente durch die entsprechenden Namen ersetzt. 3.3 Stammdatentabelle Konfiguration (ERWEITERUNG) Zusätzlich Name 2 / Vorname 2 Um die neuen Felder Name 2 und Vorname 2 in der Adressmaske einzublenden, müssen folgende Zeilen in die Tabelle Konfiguration eingefügt werden (siehe Kap. 4.2 ). Variablenname Variablenwert ADR_NAME2_CAPTION Name 2 ADR_VORNAME2_CAPTION Vorname 2 Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 9 / 19

10 Konfiguration versand Um den Versand s zu ermöglichen (siehe Kapitel 7.2), müssen folgende Zeilen in die Tabelle Konfiguration eingefügt werden. Versand über Outlook Variablenname _MODE Variablenwert OUTLOOK Versand über SMTP (Massenversand) Variablenname _MODE _1 Variablenwert _1 MODE=SMTP HOST=<Postausgangsserver> (z.b. smtpauth.bluewin.ch) PWD=<Passwort> USER=<Benutzername> (z.b. SEND_ADR=<Mailadresse Absender> (z.b. SEND_NAME=<Name Absender> (z.b. Max Insieme) Für die Mitgliederkarte (Bericht Mitgliederkarte mit Adresse ) können Logos eingefügt werden. Dazu müssen diese im Installationsordner als Bilddateien gespeichert werden und folgende Einträge in die Tabelle Konfiguration eingefügt werden. Variablenname Variablenwert LOGO_MITGLIEDERKARTE_LINKS LOGO_MITGLIEDERKARTE_RECHTS Logo_Mitgliederkartelinks.jpg Logo_Mitgliederkarterechts.j pg Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 10 / 19

11 3.4 Stammdatentabelle Standardbuchungen (ERWEITERUNG) Für die automatische Verbuchung des Jahresgewinns (siehe Kap. 8.2 ) müssen in der Stammdatentabelle Standardbuchungen folgende Buchungen erfasst werden. Kurzbezeichnung Konto Soll Konto Haben Buchungstext Verbuchung Jahresgewinn/- verlust (am ) Umbuchung Jahresgewinn/- verlust (am ) Auswahl Bilanz- Durchlaufkonto Auswahl Konto für Gewinn- /Verlustvortrag Auswahl Konto für Gewinn-/Verlustvortrag Auswahl Konto für Gewinnverbuchung (z.b. Eigenkapital) Verbuchung Jahresgewinn Umbuchung Jahresgewinn 3.5 Stammdatentabelle Texte (ERWEITERUNG) Die Brieftexte für die Berichte Mitgliederkarte mit Adresse und Zahlungseingänge Spenderbrief müssen in der Tabelle Texte konfiguriert werden. Dazu sind folgende zwei Einträge notwendig (die Texte können nach Bedarf angepasst werden). Die Variable #ZAHLUNG_BETRAGKORR_ABS# kann im Text des Spenderbriefs verwendet werden. Sie wird beim Druck durch den effektiven Spendenbetrag ersetzt. TXT_TXT TXT_TXT_1 TXT_TXT_2 bis TXT_TXT_5 Mitgliederkarte Beispieltext: <Bleibt leer> Ein neues Jahr, eine neue Mitgliederkarte. Unsere Buchhaltung hat deinen Jahresbeitrag verbuchen dürfen. Herzlichen Dank. Anbei erhältst du deine Mitgliederkarte fürs Wir wünschen dir damit viel Spass beim Spiel und viele schöne Stunden mit deinen Kollegen. Verein Curion Max Insieme Präsident Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 11 / 19

12 Spenderbrief Beispieltext: Wir haben Ihre Spende von Fr. #ZAHLUNG_BETRAGKORR_ABS# erhalten. <Bleibt leer> Für den Zustupf in unsere Vereinskasse danken wir Ihnen herzlich. Sie bekunden damit Ihre grosse Verbundenheit mit dieser kulturellen Institution und leisten mit Ihrer finanziellen Unterstützung einen wertvollen Beitrag zu einem gesunden Vereinshaushalt. Diese zusätzlichen Einnahmen sind uns für die Finanzierung unserer musikalischen Aktivitäten und der dazu notwendigen Infrastruktur äusserst willkommen. Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Freude. Verein Curion Max Insieme Präsident 4 Modul Adressen 4.1 Feld Titel Neues Feld Titel in Adressmaske. Der Titel wird in der Anrede (Briefe und s) verwendet. Die verfügbaren Titel können in der Stammdatentabelle Titel (siehe Kap. 3) konfiguriert werden. 4.2 Felder Name 2 und Vorname 2 Neue Felder Name 2 und Vorname 2 in der Adressmaske: In diesen Feldern kann für jede Adresse ein zweiter Name erfasst werden (z.b. bei Herr und Frau der Name der Frau). Die Adressfelder und Anreden für Briefe wurden ebenfalls angepasst, damit beide Namen angezeigt werden. Damit die Felder Name 2 und Vorname 2 im Modul Adressen eingeblendet werden, muss in der Stammdatentabelle Konfiguration je ein Eintrag ADR_NAME2_CAPTION und ADR_VORNAME2_CAPTION eingefügt werden. Als Variablenwert wird die gewünschte Bezeichnung des Feldes eingetragen (z.b. Name 2 und Vorname 2 ). Siehe dazu Kapitel Stammdatentabelle Konfiguration. Die Konfiguration der Anreden muss in der Stammdatentabelle Anreden erfasst werden. Siehe dazu Kapitel Adresstypen/Zusatzinformationen Neu können bis max. 100 Adresstypen erfasst werden. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 12 / 19

13 5 Modul Absenzenkontrolle 5.1 Funktion Absenztyp-Serie vergeben Wenn Personen während einer längere Zeit die gleiche Absenz haben, so kann bei Extras das Menü Absenztyp-Serie vergeben ausgeführt werden. Aus der geöffneten Adressauswahlmaske die gewünschten Personen auswählen. Es wird die Absenztyp-Serie-Maske geöffnet. Hier können die benötigten Angaben ausgefüllt werden. Mit OK kann die Eingaben abgeschlossen werden. 5.2 Funktion Alle Absenzenlisten des Jahres bereinigen Die Personen, welche an einem Anlass teilnehmen, werden beim Anlass im Feld Personen mittels der Adresstypen ausgewählt. Diese Auswahl kann auch nach dem Erstellen der Absenzenliste geändert werden. Ebenfalls können neue Personen den Adresstypen zugeordnet oder entfernt werden. Wenn solche Änderungen gemacht wurden, können mit der Funktion Alle Absenzenlisten des Jahres bereinigen alle Absenzenlisten bereinigt werden (die Liste der teilnehmenden Personen wird bereinigt). 6 Modul Einsatzplanung 6.1 Automatische Sperre bei der Einteilung von Personen Bei der Einsatzplanung können neu nur noch Personen ausgewählt werden, die zum gesuchten Zeitpunkt noch nicht eingeteilt wurden (automatische Sperre). Es wird damit verhindert, dass eine Person zum gleichen Zeitpunkt mehrfach eingeteilt wird. Nicht wählbare Personen sind durchgestrichen. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 13 / 19

14 7 Fakturierung 7.1 Anpassung beim Menü Faktura/Zahlungseingänge in FIBU übertragen - Die Buchungsperiode wird automatisch gemäss aktuellem Datum gewählt. - Die Konti Soll und Haben für den Übertrag in FIBU werden aus der Faktura respektive dem erfassten Zahlungseingang übernommen. Zusätzlich kann das Konto Soll und Konto Haben in der Maske Faktura/Zahlungseingänge in FIBU übertragen ausgewählt werden. Diese Konti werden verwendet, wenn in der Faktura/Zahlungseingang kein Konto vorhanden ist. 7.2 Versand Faktura per - Die Rechnungen können neu per versendet werden. Versand über Outlook oder SMTP (Massenversand) möglich. - Text und Betreff können in den Stammdaten (Tabelle s -> #FAKTURA #) hinterlegt werden. Der Text kann auch formatiert werden (HTML-Text). Eine HTML-Vorlage ist bereits hinterlegt (Spalte HTML-Text ). Kurzbezeichnung Bezeichnung Betreff Text HTML Text #FAKTURA # #FAKTURA # Ihre Rechnung #ANREDE_TXT2# #ANREDE_ANRNAMEFIELD# Im Anhang erhalten Sie Ihre Rechnung mit der Bitte um Begleichung innerhalb 30 Tagen ab Rechnungsdatum. Freundliche Grüsse Curion Informatik AG Vorlagen\Faktura Text.htm Die HTML-Vorlage befindet sich im Installationsverzeichnis von INSIEME (Unterordner Vorlagen ) und kann mit Microsoft Word bearbeitet werden (Rechtsklick -> Edit / Bearbeiten). Die Konfiguration für den Versand ist in Kapitel 3 beschrieben. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 14 / 19

15 7.3 Faktura-Nummer - In der Konfiguration wird die Faktura-Nummer hinterlegt, welche für die nächste Rechnung verwendet wird. Die Nummer wird nicht über den Datenabgleich abgeglichen. Neu kann die Faktura-Nummer in Konfiguration (abgeglichen) eingetragen werden. So wird die Faktura-Nummer abgeglichen. Nun können mehrere Vorstandsmitglieder Rechnungen erstellen, ohne dass eine Faktura-Nummer mehrmals verwendet wird (Achtung: Nicht gleichzeitig Rechnungen erfassen und immer vor und nach der Arbeit den Datenabgleich durchführen). Variablenname FAKTURA_NR Variablenwert <Nächste zu verwendende Nummer> 7.4 Neue Druckfunktion Druck von Faktura: Beim Drucken einer Rechnung kann der Druckerschacht für Seiten mit Einzahlungsschein und derjenige für die restlichen Seiten gewählt werden. So kann auch bei mehrseitigen Rechnungen das Papier mit vorgedrucktem Einzahlungsschein verwendet werden. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 15 / 19

16 Übrige Dokumente: Es kann jeweils der Druckerschacht für die ersten Seiten (Angabe der Seitenzahl) und derjenige für die folgenden Seiten (Angabe der Seitenzahl) gewählt werden. 7.5 Betrag offen nachrechnen Werden durch das Löschen von Zahlungseingängen Beträge in der Liste nicht korrekt angezeigt, kann beim Menüpunkt Extras die Funktion Vertrag offen nachrechnen angewählt werden. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 16 / 19

17 8 Modul FIBU 8.1 Direkter Aufruf des Kontoauszugs für ein Konto aus Buchungsliste Aus der Buchungsliste kann für ein Konto direkt der Kontoauszug erstellt werden (Rechtsklick auf Buchung). 8.2 Automatische Gewinnverbuchung bei Abschluss/Neueröffnung einer Buchungsperiode - Beim Abschluss der Buchungsperiode kann gewählt werden, ob der Jahresgewinn/-verlust automatisch verbucht werden soll. Die Buchung wird dann vor dem Abschluss der Buchungsperiode erstellt. Der Gewinn/Verlust wird automatisch berechnet (Ergebnis gemäss Schlussbilanz). - Beim Neueröffnen der Buchungsperiode kann gewählt werden, ob der Jahresgewinn/-verlust automatisch umgebucht werden soll. Dabei wird der auf dem Konto Gewinn-/Verlustvortrag befindliche Betrag umgebucht. - Die Buchungen müssen in den Stammdaten (Standardbuchungen) hinterlegt werden und können dann beim Abschluss/Neueröffnen der Buchungsperiode ausgewählt werden (siehe Kapitel Stammdatentabelle Standardbuchungen ). Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 17 / 19

18 9 Berichte 9.1 Neue Berichte Kontoauszug mit Fremdwährung: Führt alle Buchungen mit Fremdwährung auf. Anlasskalender: Übersicht über alle Anlässe des Jahres. Erfolgsrechnung 2016, Bilanz 2016, Budget 2016: Berichte mit neuer Formatierung (Summen auf Titelzeile zusammengefasst). Kursteilnehmer 9.2 Geänderte Berichte: Mitgliederkarte mit Adresse: - Über die Auswahl kann PP-Text, A- und B-Post eingefügt werden - Adressfeld wurde für Anrede, Titel und für Adressen mit zwei Namen (Name 2, Vorname 2) konfiguriert - Konfigurierbare Logos für die Mitgliederkarte (Stammdaten - > LOGO_MITGLIEDERKARTE_LINKS, LOGO_MITGLIEDERKARTE_RECHTS). Siehe Kapitel Stammdatentabelle Konfiguration. - Brieftext kann konfiguriert werden (Stammdaten -> Texte -> Mitgliederkarte). Siehe Kapitel Stammdatentabelle Texte. Faktura, Mahnung, Brief (mit/ohne Logo), Couvert C5/C6: - Über die Auswahl kann PP-Text, A- und B-Post eingefügt werden - Adressfeld wurde für Anrede, Titel und für Adressen mit zwei Namen (Name 2, Vorname 2) konfiguriert Spenderbrief - Der Brieftext kann konfiguriert werden (Stammdaten -> Texte -> Spenderbrief). Beispielkonfiguration siehe Kap. 3. Absenzenliste Jahr Export - Der Absenztyp wird im Export als Text ausgegeben (bisher: ID des Absenztyps). Präsenzliste GV neuer Name: Präsenzliste Anlässe) - Neu wird der Filter im Modul Adressen verwendet (im Bericht werden alle Personen angezeigt, welche durch die Filterung im Modul Adressen sichtbar sind). Damit können alle Adresstypen gefiltert werden. Kontoauszug - Die Parameter von und bis werden automatisch gemäss der Filterung im Modul Buchungen vorgefüllt. Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 18 / 19

19 Geburtstagsliste: - Die Geburtstagsliste kann nach Alter gefiltert werden. Es werden nur die Personen angezeigt, die am angegebenen Datum ein bestimmtes Alter haben. Automatische Grössenanpassung des Logos - In allen Berichten mit Vereinslogo wurde die automatische Grössenanpassung des Logos eingerichtet. Das Seitenverhältnis des Logos wird somit beibehalten. Achtung! Damit die Berichte Faktura Mahnung Mitgliederkarte mit Adresse Couvert (C5/C6) Brief (mit und ohne Logo) mit der INSIEME Version 10 verwendet werden können, müssen die neuen Berichte importiert werden (Update = Ja). 9.3 Berichte in den Benutzergruppen frei schalten Sollten die neunen Berichte nicht sichtbar sein, dann müssen Sie diese bei Einstellungen Benutzergruppen freischalten. SCHLUSSWORT Wir sind sicher, dass sich unsere Vereinssoftware INSIEME mit der Integration der verschiedenen Ideen und Wünsche noch mehr von einer normalen Mitgliederverwaltung abgrenzen wird. Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Installieren des INSIEME -Version 10 und anschliessend viel Spass beim Einsatz der Neuerungen. Sollten Sie Fragen haben, dann sind wir gerne für Sie da. Ihr INSIEME -Team Copyright Curion Informatik AG Version: 10 Erstellt am: Seite 19 / 19