Dienstanweisung für die Poststelle

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1 Dienstanweisung für die Poststelle Inhaltsverzeichnis Vorwort Posteingang Postarten Nicht zu öffnende Post und Pakete mit Angabe des Adressaten Normales Postgut ohne Angabe von Fachbereich oder Personen Nachweisbare Sendungen Sonstige Sendungen Postverteilung Ein- und Ausgangspost der Geschäftsstellen Postausgang Deutsche Post Südmail Servicezeiten Besondere Tätigkeiten in der Poststelle Portoabrechnungen Vertretung Inkrafttreten Personen und Funktionsbezeichnungen gelten in dieser Dienstanweisung jeweils sinngemäß in männlicher und in weiblicher Form.

2 Vorwort Die Poststelle ist der Abteilung Organisation und Zentrale Dienste beim Fachbereich Personal, Organisation und IuK zugeordnet. Die Beschäftigten der Poststelle sind im besonderen Maße gehalten, schnell und in verschwiegener Zusammenarbeit untereinander und mit den Dienststellen ihre Aufgaben zu erfüllen. 1. Posteingang Die Poststelle erhält ihre Post durch: Eigenabholung beim Postamt in der Eisenbahnstraße Uhr: Schließfach 4753 Leitbereich Post sollte vor Ort grob vorsortiert werden, an Submissionstagen muss das Sortierende abgewartet oder nachgefragt werden, ob noch Post zu erwarten ist; Leerung des Hauptbriefkastens am Rathaus (bei Dienstbeginn und nach der Mittagspause, ggf. kurz vor Submissionen); Entgegennahme von Post durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Infotheke des Bürgerbüros (Einschreiben und Pakete). Die Post wird dort von den Angestellten der Poststelle abgeholt; Annahme von Post und Paketen durch Personal der Deutschen Post bzw. der Paketdienste; Empfang der Postbox (graue Kiste) des Rechenzentrums KIRU Beschäftigte von den außenliegenden Dienststellen der Stadtverwaltung (z.b. Schulen und sonstige Einrichtungen) und verschiedenen Behörden und Einrichtungen im Stadtgebiet (Landratsamt, Polizeidirektion, EBTH und Stadtwerke); Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Haus (Ablage der hausinternen und externen Post in den dafür vorgesehenen Postfächern); Abholung und Überbringung der Post in die Geschäftsstellen Möhringen und Nendingen (vormittags zwischen Uhr und Uhr) durch das Personal der Poststelle oder anderen Mitarbeitern der Stadtverwaltung; Telefaxe (über die Zentralnummer ); s (Info-Postfach, Virtuelle Poststelle)

3 Sendungen mit Nachgebühren werden in der Regel nicht angenommen (Ausnahme: z. B. Schriftgut von Behörden). 2. Postarten 2.1. Nicht zu öffnende Post und Pakete mit Angabe des Adressaten erhalten auf dem Umschlag den Eingangsstempel und werden anschließend in das Postfach des jeweiligen Fachbereichs verteilt. Irrtümlich geöffnete Sendungen sind wieder zu verschließen und mit einem Vermerk sowie mit dem Stempel der Poststelle zu versehen. Von den Beschäftigten der Poststelle dürfen folgende Sendungen nicht geöffnet werden (siehe auch Ziffer 2.2.a)). a) Post mit persönlich genannten Empfängern, z. B. Herr Müller obere Zeile Stadt Tuttlingen Adresszeile darunter b) Post an folgende Geschäftsbereiche, Fachbereiche, Stabsstellen bzw. Abteilungen Oberbürgermeister Erster Bürgermeister Bürgermeister Referat des Oberbürgermeisters Medien, Stadtmarketing und Tourismus Rechnungsprüfung Personalrat Personalabteilung Arbeitsschutz Finanzen (kommunale Steuern) Stadtkasse Standesamt Eigenbetrieb Tuttlinger Hallen c) Verschluss Sachen (VS) - 3 -

4 d) Ausschreibungsangebote, sofern diese auf dem Briefumschlag als solche gekennzeichnet sind (z. B. Submissionen). Sendungen mit der Anschrift Stadt Tuttlingen, zu Händen..., dürfen grundsätzlich geöffnet werden, sofern nicht zuerst der Name der Person und dann erst die Dienststelle erwähnt wird (siehe Ziffer 2.1 a).). 2.2 Normales Postgut ohne Angabe von Fachbereich oder Personen a) Die nachfolgenden Sendungen werden mit Datumsstempel versehen, ungeöffnet in eine Postmappe gelegt und dem Sekretariat des Oberbürgermeisters vorgelegt: an den Oberbürgermeister persönlich gerichtete Sendungen des Regierungspräsidiums der obersten Landes- und Bundesbehörden der Abgeordneten der Fraktionen oder einzelner Mitglieder des Gemeinderats der Sonderbehörden Verwaltungsgericht Arbeitsgericht erkennbar wichtige Angelegenheiten. b) Aus den geöffneten Umschlägen wird der Inhalt entnommen, wobei die Schriftstücke entfaltet und Anlagen mit Heftklammern angeheftet und ggf. vermerkt werden. Bei fehlender Absenderangabe werden die Umschläge dem Schriftgut beigefügt. Die geöffnete Post ist jeweils mit dem Eingangsstempel der Poststelle zu versehen und zugleich zu sortieren, d.h. das Schreiben wird inhaltlich kurz gelesen, damit die Sortierung in die Postfächer der einzelnen Fachbereiche erfolgen kann. Die Sortierung setzt allgemeine Kenntnisse der Verwaltungsgliederung voraus. Diese Arbeit muss so rechtzeitig beendet sein, dass eine planmäßige Weiterleitung der Post an die Dienststellen gewährleistet ist

5 2.3 Nachweisbare Sendungen werden von der Deutschen Post direkt in der Poststelle abgegeben. Hierbei handelt es sich um: a) Einschreibesendungen Die bei der Poststelle eingegangenen Einschreibesendungen werden grundsätzlich geöffnet (Ausnahmen siehe 2.1 a c) und mit dem Eingangsstempel versehen. b) Wertsendungen Arbeitsablauf wie bei a) c) Nachnahmesendungen Nachnahmesendungen werden in der Regel nicht angenommen. (Ausnahme: z. B. Schriftgut von Behörden). d) Briefe gegen Postzustellungsurkunde Arbeitsablauf wie bei a) e) Verschluss Sachen (VS) mit Geheimhaltungsgrad Verschlusssachen mit Geheimhaltungsgrad sind mit dem Eingangsstempel zu versehen. Grundsätzlich werden diese Sendungen sofort persönlich an den leitenden Sachbearbeiter für Verschluss-Sachen, bzw. dessen Stellvertreter übergeben. 2.4 Sonstige Sendungen Hierbei kann es sich um nachfolgende Sendungen handeln: a) Ausschreibungsangebote Ausschreibungsangebote, die als solche auf dem Briefumschlag gekennzeichnet sind, dürfen nicht geöffnet werden (siehe 2.1 d). Sie erhalten auf dem Umschlag den Eingangsstempel. Ausschreibungsangebote, die als - 5 -

6 solche nicht gekennzeichnet waren, sind zu verschließen und mit dem Vermerk Angebot über..., Termin der Angebotseröffnung (Datum und Uhrzeit) und mit dem Stempel der Poststelle zu versehen. Vom Fachbereich Planung- und Bauservice - Abteilung Bauservice wird die Poststelle und das Bürgerbüro frühzeitig (schriftlich) über den Termin der Angebotsabgabe informiert. Unmittelbar vor dem Termin wird der Briefkasten beim Rathaus nochmals geleert. Alle Angebote, auch die, die bei der Infotheke am Bürgerbüro abgegeben wurden, sind unverzüglich der Abteilung Bauservice (FB 7.4) zu übergeben. b) Telefaxe Telefaxe sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und in das Postfach des zuständigen Fachbereichs zu legen. c) Eilbriefe Eilbriefe sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und unverzüglich dem zuständigen Fachbereich oder Mitarbeiter zu übergeben. d) Express- Sendungen Arbeitsablauf wie bei c) e) Terminschreiben und Ladungen Bei kurzfristigen Terminsachen sind diese sofort den zuständigen Fachbereichen oder Mitarbeitern zuzuleiten. f) Sendungen aus dem Briefkasten des Rathauses Die Sendungen, welche aus dem Briefkasten des Rathauses entnommen werden, sind durch den Bediensteten mit Datum des Eingangs zu versehen. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, aus welchen der beiden Einsätze im Briefkasten die Briefe entnommen werden. Die Briefe sind getrennt zu bearbeiten

7 Post bis 24 Uhr im unteren Briefkastenfach wird mit Datum vom Vortag gestempelt, Post ab 24 Uhr und nach dem Wochenende im oberen Briefkastenfach - wird mit Tagesdatum gestempelt. Bei dieser Tätigkeit ist wegen den eventuellen Folgen mit größter Sorgfalt vorzugehen. Ferner ist darauf zu achten, dass nach Entnahme der Post die Trennklappe wieder hochgestellt wird. 3. Postverteilung Die eingegangene Post wird nach der Sortierung mit dem Eingangsstempel der Poststelle versehen. Anschließend wird diese in die jeweiligen Ablagefächer der einzelnen Fachbereiche zur Abholung bereit gelegt. Die ankommenden Pakete werden den Mitarbeitern der Fachbereiche in den Verwaltungsgebäuden direkt oder den zuständigen Sekretariaten zugestellt. Hierfür steht den Mitarbeitern der Poststelle ein Sackkarren zur Verfügung. 4. Ein- und Ausgangspost der Geschäftsstellen Die Post für die Geschäftsstellen Möhringen und Nendingen wird in der Zeit von Uhr Uhr von den Mitarbeitern der Stadtverwaltung ausgefahren. Gleichzeitig wird die sich in den Geschäftsstellen befindliche Ausgangspost mit ins Rathaus genommen und dort verteilt bzw. versandt. 5. Postausgang Der Postversand ist nach Kostenstellen zu sortieren und wird im Laufe des Tages wie folgt zugeordnet: 5.1 Deutsche Post: alle Briefsendungen vom OB Briefsendungen bei denen vermerkt ist, dass der Versand über die Deutsche Post erfolgen soll Postzustellungsaufträge (PZA) Einschreiben Päckchen - 7 -

8 Pakete über 2 kg Pakete, deren Inhalt zusätzlich versichert werden soll 5.2 Südmail: sonstige Briefsendungen (In- und Ausland) Infobriefe (hierbei handelt es sich um Sendungen die inhalts-, formats- und gewichtsgleich sind, Mindestmenge 100 Stück) ein Muster muss beifügt werden Infopost (hierbei handelt es sich um Sendungen die inhalts-, formats- und gewichtsgleich sind, Mindestmenge 200 Stück) ein Muster muss beifügt werden Büchersendungen Pakete bis 2 kg Die Postsendungen über die Fa. Südmail werden in der Regel um kurz vor 16 Uhr bzw. am Freitag um kurz vor 12 Uhr von den Mitarbeitern der Fa. Südmail abgeholt. Die Sendungen, die über die Deutsche Post zugestellt werden, bringen die Mitarbeiter der Poststelle an den Tagen, an denen ganztags gearbeitet wird gegen Uhr zur Filiale der Deutschen Post in die Wilhelmstraße. An Tagen, an denen nur vormittags gearbeitet wird, wird die Post gegen Uhr zur Postfiliale gebracht. Umfangreichere Versandaktionen sind der Poststelle frühzeitig mitzuteilen. Befindet sich auf der Ausgangspost kein Fachbereichs- oder Abteilungsstempel; so ist es notwendig, dass die Post zusammengefasst und mit einem Zettel, der Angaben zum Fachbereich enthält, versehen wird. Dies ist notwendig, damit der Ausgangspost die jeweilige Kostenstelle zugeordnet werden kann

9 6. Servicezeiten Die Poststelle ist zu den nachfolgenden Zeiten besetzt: Mo Do 8:30 10:30 Uhr 14:00 15:30 Uhr Fr 8:30 11:00 Uhr Ferner ist die Andienung und Abholung der internen und externen Post jederzeit über die vorhandenen Postfächer (Zugang mit Schlüssel an der Außenfront der Poststelle) möglich. Die Schlüssel sind an die, für die Post zuständigen Mitarbeiter der jeweiligen Fachbereiche und Außenstellen ausgegeben worden. Weiterer Bedarf ist bei den Mitarbeitern der Poststelle schriftlich zu beantragen. In dringenden Fällen muss die Poststelle nach Weisung der Leiterin der Zentralen Dienste auch außerhalb dieser Öffnungszeiten Aufträge ausführen. 7. Besondere Tätigkeiten in der Poststelle Bei der Poststelle wird ein Verteilerverzeichnis für die Gesetzblätter, Zeitungen und Fachzeitschriften geführt. 8. Portoabrechnungen Die Portogebühren der Fa. Südmail werden von der Firma monatlich direkt in Rechnung gestellt. Die Abrechnung der Gebühren über die Deutsche Post erfolgt halbjährlich über die Abteilung Organisation und Zentrale Dienste. 9. Vertretung Die Mitarbeiter der Poststelle vertreten sich gegenseitig

10 10. Inkrafttreten Die Dienstanweisung tritt zum in Kraft und ersetzt die bisherige Dienstanweisung für die Poststelle vom Tuttlingen, den Michael Beck Oberbürgermeister